Manual do Administrador v4.2 Agosto de 2016 - Box Check-In

Manual do Administrador v4.3
Setembro de 2016
Manual v4.3
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Conteúdo
1) Visão geral da versão ................................................................................................................ 4
1.1) Novas funcionalidades ....................................................................................................... 4
2) Cadastro de professores ........................................................................................................... 5
3) Cadastro de modalidades ......................................................................................................... 7
4) Cadastro de definição de planos ............................................................................................... 9
5) Cadastro de horários ............................................................................................................... 13
6) Cadastro de alunos.................................................................................................................. 14
6.1) Histórico do aluno ............................................................................................................ 17
6.2) Relatório de aniversariantes ............................................................................................ 18
6.3) Peso e altura .................................................................................................................... 18
6.4) Alterar o login do aluno ................................................................................................... 19
6.5) Inativando o cadastro ...................................................................................................... 20
7) Planos do aluno ....................................................................................................................... 21
7.1) Transferência de planos ................................................................................................... 24
8) Chave de segurança ................................................................................................................ 26
9) Bloqueio (trancamento de plano e férias) .............................................................................. 29
10) Cadastro de treinos (WODs) ................................................................................................. 31
11) Perfil do aluno ....................................................................................................................... 33
12) Reserva de horários (check-in).............................................................................................. 35
13) Conclusão de treinos ............................................................................................................. 39
14) Perfil do box .......................................................................................................................... 43
15) Regras de check-in ................................................................................................................ 50
16) Prospects ............................................................................................................................... 51
17) Relatório de alunos / horário ................................................................................................ 53
18) Projeção ................................................................................................................................ 54
19) Reposição de horários ........................................................................................................... 56
20) Cadastro de avaliação física .................................................................................................. 59
21) Drop-In .................................................................................................................................. 60
22) Exercícios (PR) ....................................................................................................................... 63
23) Personal Records................................................................................................................... 64
24) Rankings ................................................................................................................................ 68
25) Faltas ..................................................................................................................................... 70
26) Feriados (folgas) .................................................................................................................... 72
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27) Atendentes ............................................................................................................................ 73
28) Mural de recados .................................................................................................................. 76
29) Fornecedores ........................................................................................................................ 79
30) Produtos ................................................................................................................................ 80
31) Alertas ................................................................................................................................... 84
31) Relatório de alunos ausentes ................................................................................................ 89
32) Atestados .............................................................................................................................. 90
33) Unidades ............................................................................................................................... 92
34) Avaliação de Movimento ...................................................................................................... 93
35) Relatório novos x evasão x retenção .................................................................................... 94
36) Correio................................................................................................................................... 96
37) Log de operações (auditoria) ................................................................................................ 97
38) Calendário ............................................................................................................................. 98
39) Relatório Financeiro .............................................................................................................. 99
40) Cadastro de Ativos Imobilizados ......................................................................................... 100
41) Seguros ................................................................................................................................ 101
42) Cadastro de Contas Bancárias ............................................................................................. 102
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1) Visão geral da versão
Esta versão é composta por uma série de melhorias e correções no site.
1.1) Novas funcionalidades
1. Ajuste no calendário de presenças para exibir todos os alunos presentes no mês selecionado
em uma única visão, com totalizador por horário e total geral;
2. Nova visão de WODs por calendário (facilita a visualização dos treinos passados na hora de
prescrever novos treinos);
3. Inclusão de um link para a renovação de planos no relatório de planos;
4. Novo parâmetro para envio automático de recibos de planos por e-mail;
5. Novo parâmetro para envio automático de recibos de mensalidades por e-mail;
6. Bug-fix: arredondamento do valor da mensalidade no relatório de planos;
7. Bug-fix: aumento do tamanho máximo do campo Bairro no cadastro de alunos para evitar
problemas com o carregamento automático dos dados pelo CEP;
8. Inclusão de dados para recebimento de notas fiscais no perfil do box;
9. Relatório Financeiro com cálculo de data de recebimento e taxas de cartão;
10. Novo cadastro de ativos imobilizados;
11. Novo cadastro para registro de seguros com controle de expiração;
12. Ferramenta de transferência de valores entre contas bancárias;
13. Parâmetro para impedir descontos no plano do aluno (evita erros de digitação);
14. Ferramenta para trocar o login dos alunos;
15. Facilitador para o lançamento de múltiplas contas a pagar (recorrência);
16. Ajuste para não permitir espaços em novos logins de alunos, professores e atendentes;
17. Bug-fix: correção da exibição de alunos cadastrados na data atual no relatório de Novos x
Evasão x Retenção.
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2) Cadastro de professores
Este cadastro é utilizado para armazenar informações dos professores e instrutores. Vale
ressaltar que não é obrigatório cadastrar todos os professores. Inclusive, é possível optar por
não cadastrar nenhum professor. No entanto, recomendamos fortemente o cadastro de
professores para facilitar a identificação dos horários e demais filtros do sistema.
O cadastro de professores é realizado através do menu Cadastros > Professores. A tela inicial
lista todos os professores cadastrados no sistema.
Lista do cadastro de professores
Para adicionar um novo professor, basta clicar no botão Adicionar, preencher os campos
obrigatórios (marcados com um asterisco) e clicar em Salvar.
Formulário de cadastro de professores
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Observe que o botão Imagem do Perfil é exibido na tela de edição do cadastro e pode ser usado
para definir a foto do professor conforme ilustra a imagem abaixo. Para isso, basta selecionar a
imagem através do botão Escolher Arquivo e depois clicar em Salvar.
Recomenda-se usar uma foto com dimensões 250x250 pixels de até 1 MB de tamanho.
Formulário de envio da foto do professor
Observação: nas versões anteriores, a foto do perfil era importada do Facebook do professor
definido no campo Username Facebook. Infelizmente, esse procedimento já não é mais válido,
uma vez que o Facebook adotou um novo critério de privacidade.
Ao término dos cadastros, é possível liberar o acesso do professor para que ele possa visualizar
o cadastro de alunos, relatório de alunos por horário, avaliações físicas e visualizar/cadastrar
WODs. Para isso, basta clicar sobre o botão Criar Login!
Na sequência, basta definir o login*, senha e confirmar a senha. Por fim, clique em Salvar para
finalizar a operação.
Tela de liberação de acesso para o professor
*Assim como no cadastro de alunos, recomenda-se a utilização do e-mail no campo login, para
evitar problemas de duplicidade.
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3) Cadastro de modalidades
O sistema foi desenvolvido para suportar diversos tipos de atividades físicas. Por isso, foi criado
o cadastro de modalidades, onde é possível cadastrar as mais variadas modalidades. Isso é feito
através do menu Cadastros > Modalidades. A tela inicial exibe a lista de todas as modalidades
cadastradas no sistema.
Lista do cadastro de modalidades
É possível cadastrar novas modalidades através do botão Adicionar.
Formulário de cadastro de modalidades
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O campo “Sigla” define a identificação da modalidade nos aplicativos móveis. Isso é necessário
devido a limitação de espaço desses dispositivos. Recomendamos uma sigla de 2 letras
maiúsculas. Exemplo: CF para CrossFit, PI para Pilates, MF para Musculação Funcional etc.
Atenção para a opção “Permite Check-In”. Apenas as modalidades marcadas com “Sim” neste
campo estarão disponíveis para reserva de horários via website e aplicativo móvel.
Acréscimo chave seg. define se essa modalidade poderá ser utilizada na chave de segurança de
qualquer plano com chave (Não) ou então somente em planos com cobrança diferenciada pela
chave (Sim). Saiba mais sobre a chave de segurança consultando a seção Chave de Segurança
desta documentação.
O sistema pode ser configurado para não permitir mais de um check-in no mesmo dia. Isso é
feito através do parâmetro Apenas 1 hor/dia no perfil do box (saiba mais na seção Perfil do Box
desta documentação). No entanto, é possível definir algumas modalidades como exceção desta
regra. Assim, o box pode manter esse comportamento de não permitir mais de uma aula por
dia, mas escolher certas modalidades como exceção, permitindo duas reservas no mesmo dia.
Esta exceção é definida através do campo “Bypass param. 1 hor/dia”.
Exemplo: um box tem 3 modalidades, sendo elas CrossFit, Musculação Funcional e Pilates. Os
administradores definiram que não será possível fazer mais de uma aula no mesmo dia. No
entanto, o Pilates é a exceção. Com isso, os alunos poderão fazer uma aula de Pilates e outra de
CrossFit ou Musculação Funcional no mesmo dia, mas não poderão fazer aulas de CrossFit e
Musculação Funcional no mesmo dia!
No exemplo acima, o administrador deve configurar o “Bypass param. 1 hor/dia” da modalidade
de Pilates como “Sim” e as demais como “Não”. Também, deve certificar que o parâmetro
“Apenas um horário por dia” está marcado como “Sim” nos parâmetros de check-in do perfil.
O parâmetro “Grátis” é utilizado em aulas que não serão cobradas, por exemplo o “Aulão de
Sábado”, onde todos os alunos podem participar sem descontar seus créditos semanais.
Portanto, se o aluno possui um plano de três vezes por semana, ele poderá consumir três aulas
semanais, mais aquelas que tiverem o parâmetro “Grátis” marcado com “Sim”. Isso se aplica
para check-ins, chaves de segurança e drop-ins.
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4) Cadastro de definição de planos
A definição de planos é fundamental para a utilização do módulo financeiro do sistema. Em
geral, uma definição de plano é um conjunto de informações que define o funcionamento de
um plano. Exemplo: Plano 3x por semana mensal com horário livre R$ 260,00.
Para isso, basta acessar o menu Cadastro > Definição de planos. A tela inicial lista todos os
planos cadastrados no sistema, conforme mostra a figura abaixo.
Lista do cadastro de definição de planos
Para cadastrar uma nova definição de plano, clique em Adicionar. Não existe limitação de
quantidade de planos. Cadastre quantos planos forem necessários. Caso um plano não esteja
mais disponível para vendas, altere sua situação para “Inativo” usando o botão alterar (Alt).
Formulário de cadastro de definição de planos
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Segue uma breve descrição dos principais campos deste formulário:
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Chave de Segurança: permite ou não a reserva recorrente de horários. Este processo de
reserva recorrente é chamado de Chave de Segurança e será discutido com mais
detalhes no capítulo 9 desta documentação;
Acréscimo chave seg: identifica planos que possuem um acréscimo mensal para a
reserva recorrente de horários (chave de segurança);
Dias por semana: informa a quantidade de vezes que o atleta poderá efetuar check-in
durante a semana. Exemplo: 3x, 5x, ilimitado etc. As quantidades superiores a sete dias
são para Boxs que oferecem modalidades diferentes no mesmo dia, sendo assim o aluno
poderá optar por planos onde irá frequentar o Box mais de uma vez por dia;
Duração em meses: é o tempo de duração do plano. Exemplo: 1 mês (mensal), 3 meses
(trimestral), 6 meses (semestral), 12 meses (anual) etc;
Parcelas: quantidade de parcelas a serem geradas para o aluno no ato da matrícula. Por
costume, planos semestrais costumam gerar 6 parcelas, planos anuais, 12 parcelas e
assim sucessivamente;
Valor total: é o valor total do plano, ou seja, a soma de todas as parcelas. Esse parâmetro
é especialmente útil para gerar o comprovante de pagamento de planos no cartão de
crédito ou com cheques;
Expiração por dias corridos: caso esse parâmetro esteja marcado com “Sim”, a data de
expiração/vencimento será calculada somando 30 dias a partir do primeiro vencimento
em todas as parcelas. Exemplo: para data de primeiro vencimento 01/01/2014, a data
de vencimento da segunda parcela será dia 31/01/2014, pois somamos 30 dias na data
do primeiro vencimento. Caso o parâmetro esteja marcado como “Não”, o sistema
manterá a o dia do primeiro vencimento na data de expiração/vencimento. Exemplo:
para data de primeiro vencimento 10/01/2014, a data de vencimento da segunda
parcela será dia 01/02/2014, pois manteremos o dia fixo da data do primeiro
vencimento, neste caso, todo dia primeiro;
Unidade: aparece somente se o parâmetro “Múltiplas unidades” do perfil do box estiver
marcado com “sim”. Nele, é possível identificar a qual unidade pertence este plano. É
usado para limitar as reservas em apenas uma unidade. Escolha a unidade <Todos> caso
queira permitir com que o aluno possa fazer check-ins em todas as unidades.
É possível vincular uma ou mais modalidades com a definição de plano criada. Isso é bastante
interessante para permitir check-ins em apenas uma ou mais modalidades e evitar que o aluno
faça check-ins em qualquer modalidade oferecida pelo box. Outra possibilidade é criar uma
modalidade promocional disponível em certos horários. Por exemplo, modalidade MMT Manhã,
disponível nos horários de segunda a sexta às 10h. Nesse caso, os alunos que contratarem o
plano vinculado à modalidade MMT Manhã somente poderão fazer check-ins no horário das
10h de segunda a sexta.
Para isso, basta clicar no botão Modalidades da tela de visualização da definição de plano. A tela
inicial mostra as modalidades vinculadas à definição de plano em questão.
Para incluir uma nova modalidade à definição de plano, basta clicar no botão Adicionar e
selecionar a modalidade na lista. Caso não seja vinculada nenhuma modalidade à definição, o
sistema considerará que a definição é válida para todas as modalidades.
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Tela de visualização da definição de planos (destaque para o botão azul Modalidades)
Tela de modalidades da definição de plano
Tela de seleção de modalidades
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No contexto do sistema, um plano também pode ser entendido como um contrato, devido à sua
estrutura. Assim, ao cadastrar uma definição de plano, é possível definir um modelo de contrato
para o plano em questão. Esse modelo de contrato poderá ser criado utilizando algumas
variáveis previamente definidas, que são códigos definidos pelo sistema e que serão
automaticamente substituídos pelo seu valor no ato da impressão ou visualização.
Para criar o modelo de contrato, basta clicar no botão azul Contrato na tela de visualização da
definição de planos. A figura a seguir ilustra a tela de definição do modelo de contrato. Destaque
para a lista de variáveis presentes na parte direita da tela. Note que toda variável começa e
termina com um sinal de porcentagem (%).
Tela de edição do modelo de contrato
Assim, preencha o contrato no campo de edição, troque as regiões dos dados dos alunos e
planos pelas devidas variáveis e salve.
Observe que se digitarmos %aluno_nome% este valor será substituído automaticamente pelo
nome do aluno no ato da impressão ou visualização do contrato! A mesma lógica se aplica às
demais variáveis.
É importante destacar que as variáveis %aluno_bloco% e %plano_bloco% criam
automaticamente uma tabela com os principais dados do aluno e do plano respectivamente. A
linha de assinatura do aluno, da academia e das testemunhas será gerada automaticamente
pelo sistema e não precisa de uma variável específica para isso.
A impressão do contrato e a opção de aceite digital serão explicadas na seção Plano do Aluno.
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5) Cadastro de horários
Os horários das aulas podem ser cadastrados através do menu Cadastros > Horários. A tela
inicial lista todos os horários cadastrados.
Lista de horários cadastrados
Para cadastrar um novo horário, basta clicar no botão Adicionar. É obrigatório selecionar o dia
da semana e o horário de início. O campo “Limite de alunos” define a quantidade de vagas por
horário disponíveis para reserva.
Os campos “Modalidade” e “Professor” não são obrigatórios. No entanto, recomendamos
fortemente sua utilização para facilitar a identificação dos horários na tela de check-in.
O campo “Unidade” aparece somente se o parâmetro “Múltiplas unidades” do perfil do box
estiver marcado com “sim”. Nele, é possível identificar a qual unidade pertence este horário.
Formulário de cadastro de horários
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6) Cadastro de alunos
O ponto principal na implantação do sistema é o cadastro de alunos. Ele é feito através do menu
Cadastros > Alunos. A tela inicial lista todos os alunos cadastrados. Você pode cadastrar um
novo aluno através do botão Adicionar. O botão Contador de alunos c/ planos ativos exibe o
número de alunos com planos ativos na data atual.
Lista de alunos
Para cadastrar um novo aluno, é necessário informar alguns dados. Atenção para o “login” e
“senha”. Eles serão utilizados para liberar o acesso do aluno ao sistema, possibilitando a
realização de check-ins, entre outras coisas. Recomendamos que o login seja preenchido com o
e-mail do aluno. Não se preocupe, pois o aluno poderá alterar a senha futuramente.
Cadastro de alunos
Ao cadastrar um aluno, será exibida uma janela perguntando se você deseja gerar mensalidades
para este aluno. Clique em Sim para definir o plano e gerar as mensalidades. Caso a opção
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escolhida seja Não, você será redirecionado para a lista de alunos. No entanto, ainda assim será
possível vincular um plano ao aluno através do botão Plano da lista de alunos.
Opção de geração de mensalidades após o cadastro do aluno
Para cadastrar um plano para o aluno, será necessário informar a definição de plano e a data do
primeiro vencimento. A data de vencimento das demais parcelas do plano serão geradas
automaticamente pelo sistema.
Cadastro de planos para o aluno
O campo Inf. Valor Dif. define se o sistema deverá usar um valor diferenciado, caso marcado
com sim. Com isso, a diferença entre o valor do plano definido no cadastro de definição de
planos e o valor informado pelo usuário entrará como desconto. Ex.: o plano mensal custa R$
210,00, mas o usuário informou que o aluno deverá pagar apenas R$ 150,00. Então, o sistema
calculará o percentual de desconto com base na diferença entre 210 - 150 = 60.
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Ao clicar em Salvar, o plano será gravado, as parcelas serão geradas e a data de expiração será
calculada. O sistema exibirá uma tela com os detalhes do plano, onde você poderá clicar em
Imprimir para imprimir um comprovante do plano.
Detalhes do plano cadastrado para o aluno
Por fim, é possível consultar as mensalidades geradas para o aluno através do menu Financeiro
> Mensalidades. Ainda nessa tela, pode-se realizar recebimentos de mensalidades, estornos,
alterações, impressão de recibo e envio de recibo por e-mail através dos ícones de Ação.
Lista de mensalidades do aluno
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6.1) Histórico do aluno
É possível realizar anotações sobre um determinado aluno através do Histórico do Aluno. Este
recurso permite registrar qualquer tipo de informação sobre o aluno. Algumas telas do sistema
registram ações no histórico do aluno. Como exemplo, podemos citar a tela de transferência de
planos, que registra o aluno origem, destino e quantidade de dias transferidos.
O histórico do aluno pode ser acessado através do menu Cadastros > Alunos > ícone Visualizar
> Histórico. A tela inicial mostra os registros do aluno e permite a realização de alguns filtros.
Lista do histórico do aluno
Pode-se incluir novas informações através do botão Adicionar. Basta preencher a data e o
campo texto, que armazenará a informação a ser registrada no histórico.
Formulário de cadastro do histórico do aluno
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6.2) Relatório de aniversariantes
A data de nascimento definida no cadastro de alunos é utilizada pela consulta do relatório de
aniversariantes, que pode ser acessado através do menu Relatórios > Relatório de
aniversariantes. A intenção é exibir os alunos que fazem aniversário dentro de um intervalo de
dias definidos dentro de um mesmo mês.
Relatório de aniversariantes
A tela inicial contém um filtro pelo mês e pelo intervalo de dias. Exemplo de filtragem: mês de
março, do dia 10 ao dia 20. Para facilitar o pagamento de “burpees”, o sistema faz o cálculo da
idade e a exibe na listagem. No entanto, deve-se tomar cuidado com essa informação, pois ela
é calculada com base na data atual. Assim, se um determinado aluno faz aniversário amanhã e
o relatório foi executado hoje, a idade do aluno ainda não será incrementada.
6.3) Peso e altura
É possível definir o peso e altura do aluno através do botão Peso e altura na edição do cadastro
do aluno. Este botão também está disponível no perfil do aluno e o procedimento é o mesmo.
Edição do cadastro do aluno (botão Peso e altura azul)
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A tela inicial exibe todos os registros definidos anteriormente, seja através deste cadastro ou
pelo cadastro de avaliação física, descrito na seção Avaliação Física desta documentação.
Lista de peso e altura definidos no cadastro do aluno
Para incluir uma nova medição, basta clicar no botão Adicionar e preencher a data, peso e altura.
Formulário de cadastro do peso e altura do aluno
6.4) Alterar o login do aluno
Em alguns casos, pode ser necessário alterar o login de um aluno previamente cadastrado. Para
isso, utilize o botão Alterar Login, presente na tela de alteração do cadastro do aluno em
questão. No formulário de alteração de login, defina um novo login, digite uma nova senha,
repita a nova senha no campo confirmar senha e salve. Lembrando que a senha deve ter pelo
menos seis dígitos e pode ser a mesma senha anterior.
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6.5) Inativando o cadastro
Inativar o cadastro do aluno é uma solução melhor do que deletar um aluno. Isso acontece por
questões de segurança, uma vez que é possível reverter uma inativação, mas não é possível
reverter uma exclusão. Portanto, o procedimento de inativação do aluno é mais seguro e mais
simples do que o processo de exclusão. Ele também é bastante interessante em caso de criação
de um aluno com login errado.
A inativação é feita através do link “Desejo inativar minha conta” que fica no canto inferior
direito da tela de edição do cadastro de alunos, conforme ilustra a imagem abaixo.
Observe o link “Desejo inativar minha conta” no canto inferior direito da tela
Ao clicar neste link, o sistema apresentará uma tela de confirmação da inativação. Clique em
Sim para prosseguir.
Tela de confirmação da inativação do cadastro do aluno
Uma vez que o cadastro do aluno for inativado, seus eventuais planos também serão inativados
e o aluno perderá acesso ao site e novos check-ins serão bloqueados. O procedimento pode ser
desfeito através do link “Desejo reativar minha conta” na mesma tela de edição do cadastro de
alunos. No entanto, o administrador deverá cadastrar um novo plano para o aluno para permitir
novas reservas de horário.
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7) Planos do aluno
Os planos do aluno podem ser acessados a qualquer hora a partir da lista de alunos disponível
em Cadastros > Alunos no ícone Plano.
Lista do cadastro de alunos destacando o cadastro de planos do aluno
A tela inicial mostra os planos cadastrados para o aluno. Observe que é possível acessar o
cadastro de bloqueios do plano através do ícone Bloq. Também, é possível visualizar e imprimir
o contrato do aluno (se existir um modelo de contrato para a definição de plano em questão)
através do ícone Cont.
Lista do cadastro de planos do aluno
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Para cadastrar um novo plano para o aluno, basta clicar em Adicionar. Se o aluno já possui um
plano e você deseja realizar a renovação, clique em Renovar. Selecione a definição de plano, a
data do primeiro vencimento e clique em Salvar.
Dica: caso você queira marcar todas as mensalidades deste aluno como recebidas após o
cadastro, basta marcar o campo “Baixar mensalidade auto” como “Sim”. Você também pode
ajustar a forma de pagamento e a conta bancária deste recebimento através dos campos “Forma
pagto” e “Conta bco” respectivamente.
Formulário de cadastro de plano do aluno
Observe que a data de expiração é calculada automaticamente com base na data do primeiro
vencimento e na quantidade de parcelas da definição do plano. Para dar descontos no valor do
plano pode-se proceder de duas maneiras: informando o valor com desconto no campo “Valor
com desconto” (é necessário marcar “Informar valor diferente” com “Sim”) ou escolher a
porcentagem do desconto em “Desconto (%)”.
O campo “Forma de cálculo da data de pagto.”, quando marcado com “Utilizar a data de hoje
em todas as parcelas” simplesmente define a data atual como sendo a data de pagamento de
todas as parcelas daquele plano. Já a opção “Utilizar a data do primeiro vencimento em todas
as parcelas (a vista)” registra todos os pagamentos com a mesma data do vencimento, ou seja,
significa que todas as parcelas foram pagas no dia da matrícula, enquanto que a opção “Utilizar
a data do vencimento do cada parcela (parcelado)” registra os pagamentos nas datas de
vencimento das parcelas, ou seja, destina-se a pagamento parcelado com cheques e cartões de
crédito. É importante observar que estas opções só fazem sentido se a opção “Baixar
mensalidade auto.” está marcada com “Sim”.
Após o desenvolvimento da rotina de renovação de planos, não é mais possível definir mais de
um plano ativo para o mesmo aluno.
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Pode-se visualizar os planos que expiram em um determinado período através do relatório de
planos, que está disponível no menu Relatórios > Relatório de planos.
Relatório de planos
Os filtros podem ser feitos pelo “Plano”, “Isento” (desconto de 100% na mensalidade), “Contrato
Aceito”, “Data exp.” ou data de expiração, onde pode-se selecionar um intervalo de tempo
fechado (selecionando as duas datas) ou aberto (deixando uma ou as duas datas em branco).
O botão “Alunos sem plano cadastrado” lista todos os alunos que estão sem nenhum plano
(inclusive aqueles cujo plano foi inativado).
Ao término do cadastro, você será redirecionado para a tela de detalhes do plano, que também
pode ser visualizada através do menu Alunos > ícone Plano > ícone Visualizar.
Detalhes do plano do aluno
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Além de conferir os dados do plano cadastrado, você pode realizar a visualização do contrato,
impressão do recibo e enviar o recibo por e-mail para o aluno. Essas ações são feitas por meio
dos botões Contrato, Imprimir e Recibo por e-mail respectivamente.
Na área do aluno no site, o aluno poderá visualizar uma tela de detalhes do plano específica para
alunos, que inclui a funcionalidade de aceite do contrato. Trata-se de um aceite digital do
contrato para facilitar o registro e diminuir o acúmulo de papel. Os alunos podem acessar os
detalhes do plano através do menu User > Perfil > botão azul Plano. Destaque para o botão
laranja Aceitar contrato, que redirecionará para a tela de confirmação do aceite.
Tela de detalhes do plano na visão dos alunos
7.1) Transferência de planos
A transferência de planos também é feita através do botão Transferir da tela de detalhes. Para
iniciar a transferência, basta selecionar o aluno destino, ou seja, aquele que receberá o plano e
clicar em Prosseguir.
Tela inicial da transferência de planos
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Na sequência, deve-se selecionar a data de efetivação da transferência e o valor da taxa que
poderá ser aplicada ao aluno de destino e clicar em Salvar.
Para aplicar a taxa, deve-se marcar o campo “Aplicar taxa” com “Sim” e definir o valor no campo
“Valor da taxa”. É possível consultar a taxa através do menu Financeiro > Mensalidades.
Vale ressaltar que a data de efetivação é a data na qual se iniciará a contagem dos dias restantes
do plano do aluno. Ela também definirá o início da vigência do plano do aluno de destino.
Formulário de transferência de planos
Existem três regras para a transferência de planos que devem estar claras para o administrador:
1. Aluno destino não possui plano ativo. Nesse caso, o sistema criará o mesmo plano para
o aluno de destino com data de expiração ajustada para a quantidade de dias restantes
do aluno origem a partir da data de efetivação;
2. Aluno destino possui plano ativo igual ao plano do aluno origem. Com isso, o sistema
apenas atualizará a data de expiração somando a quantidade de dias restantes do plano
do aluno de origem a partir da data de efetivação;
3. Aluno destino possui um plano ativo diferente do plano do aluno origem. O sistema
apenas atualizará a data de expiração somando a quantidade de dias restantes do plano
do aluno de origem a partir da data de efetivação. Pede-se atenção para o administrador
nesse caso, para efetuar as devidas cobranças em casos extremos;
No final do processo, o sistema lançará um registro no histórico dos dois alunos para
documentação.
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8) Chave de segurança
A chave de segurança é um recurso que permite a reserva de automática de horários no plano
do aluno. Por exemplo, é possível reservar o horário das 19h de segunda, quarta e sexta da
modalidade de Crossfit para um determinado aluno.
Para viabilizar a reserva automática de horários, é necessário que a definição do plano do aluno
possua o parâmetro Chave de Segurança marcado como “Sim”.
As configurações da chave de segurança do plano do aluno podem ser acessadas através da tela
de detalhes do plano do aluno, botão Horários (chave). Para isso, entre em Cadastros > Alunos
e clique no ícone Plano do aluno. Clique no botão visualizar (Vis.) e clique em Horários (chave).
Detalhes do cadastro de planos do aluno
A primeira tela listará todos os horários definidos para a chave de segurança do plano
selecionado conforme ilustra a imagem abaixo.
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Lista de horários definidos na chave de segurança do aluno
Inclua novos horários na chave de segurança do plano do aluno através do botão Adicionar.
Basta clicar no ícone Sel. da lista de horários.
Tela de seleção de horários para a chave de segurança do plano do aluno
Vale lembrar que é possível reservar um número de horários que seja igual ou inferior a
quantidade máxima de horários definidos no plano. Exemplo: um aluno que comprou um plano
de 5x por semana poderá reservar até cinco horários.
Observe que o campo Vagas informa a quantidade de vagas disponíveis para reserva automática
no horário. Ela é calculada automaticamente subtraindo o total de vagas definido no cadastro
de horários do total de reservas de outros alunos no mesmo horário.
Se não existirem vagas disponíveis no horário, o sistema não permitirá a inclusão do horário na
chave de segurança do plano do aluno.
Para facilitar a identificação de vagas, existe uma outra forma de visualizar vagas por horários.
Isso é feito através do menu Fichas > Horários disp. para chave.
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Lista de horários disponíveis para chave de segurança
Ao clicar no botão visualizar (Vis.) de algum horário, o sistema exibirá todos os alunos
cadastrados na chave de segurança daquele horário, conforme mostra a imagem a seguir.
Lista de alunos por horário (chave)
Acréscimo
Um detalhe importante é que o sistema controla as modalidades que possuem acréscimo na
chave. Assim, somente é permitida a inclusão de modalidades com acréscimo se o plano do
aluno possuir acréscimo.
Exemplificando, imagine que a reserva de horários na chave de segurança da modalidade
Crossfit é condicionada ao pagamento de uma taxa extra no plano. Dessa forma, somente os
alunos que pagarem a taxa extra poderão entrar na chave de segurança do Crossfit!
No sistema, a taxa extra é configurada em Cadastros > Definição de planos > campo Acréscimo
chave. Já a configuração das modalidades que exigem pagamento de taxa extra é feita no menu
Cadastros > Modalidades > campo Acréscimo chave.
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9) Bloqueio (trancamento de plano e férias)
O cadastro de bloqueios permite trancar o plano de forma flexível. Em resumo, serão escolhidos
a quantidade de dias de bloqueio e a data de início. Com isso, o sistema automaticamente
calculará a nova data de expiração do plano.
A tela de cadastro de bloqueios do plano pode ser acessada a partir do ícone Bloq. da tela de
planos do aluno. Para isso, basta acessar o menu Cadastros > Alunos e clicar no ícone Plano. Na
tela de planos do aluno, clique no ícone Bloq.
Lista de cadastro de planos do aluno
O campo situação poderá exibir quatro valores distintos: ativo, inativo, expirado ou bloqueado.
A tela de bloqueio listará todos os bloqueios já aplicados ao plano do aluno em questão.
É possível efetuar um novo bloqueio através do botão Adicionar. Para isso, basta informar a
quantidade de dias de bloqueio, a data de início e clicar em Salvar.
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Formulário de cadastro de bloqueios para o plano do aluno
Uma vez realizado o bloqueio, a data de expiração será alterada e não será possível realizar
novos bloqueios enquanto existir um bloqueio vigente.
Detalhes do cadastro de bloqueio para o plano do aluno
Prezando pela flexibilidade, o sistema permite a exclusão de bloqueios. Isso é interessante para
a eliminação de bloqueios indevidos e também para facilitar o cancelamento de um período de
bloqueio. Para isso, basta clicar no botão Del. da lista de bloqueios do plano do aluno. Uma vez
que um bloqueio for deletado, o sistema ajustará automaticamente a data de expiração
subtraindo os dias bloqueados.
Outra opção de flexibilidade é a realização de bloqueios retroativos. Assim, o sistema permitirá
a inclusão de um bloqueio onde a data de início é inferior a data atual. Isso é importante para a
realização de cancelamentos de bloqueios na metade. Exemplo: um aluno pediu um bloqueio
de 30 dias por causa de um atestado médico. No entanto, após 15 dias de descanso, ele se
recuperou da lesão e quer voltar a treinar. Logo, será necessário deletar o bloqueio vigente e
realizar um novo bloqueio de 15 dias com data retroativa.
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10) Cadastro de treinos (WODs)
WOD é uma sigla do inglês e significa treino do dia (workout of day). O cadastro de treinos não
é obrigatório, mas é muito interessante para disponibilizar um registro dos exercícios realizados
no dia. Assim, alguns alunos podem repetir o treino quando estiverem viajando ou quando não
puderem comparecer no horário do treinamento.
O cadastro de treinos é feito através do menu Fichas > WODs.
Lista do cadastro de treinos (WODs)
Para cadastrar um novo treino, basta clicar no botão Adicionar, preencher a data, o nome do
treino, a descrição e selecionar uma modalidade. O campo modalidade não é obrigatório, mas
é muito importante para filtrar corretamente os treinos em um estúdio com N modalidades.
Formulário de cadastro de treinos (WODs)
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Durante o cadastro do WOD, é possível referenciar um benchmark através da coluna
benchmark. Com isso, você não precisará digitar o conteúdo do WOD no campo descrição, pois
ele buscará tal informação do cadastro do benchmark selecionado.
Para visualizar todos os benchmarks disponíveis no sistema, basta acessar o menu Fichas >
Benchmarks. Apesar de ser algo padronizado, o cadastro é editável e você pode incluir seus
próprios benchmarks através do botão Adicionar.
Detalhes do cadastro de benchmarks
Pedimos uma atenção especial para o campo “Tipo de Score”. Esta informação será usada na
conclusão do treino, caso o aluno selecione o WOD do dia. Dessa forma, se o WOD estiver
marcado com tipo de score tempo, o aluno poderá informar o tempo de execução do WOD na
conclusão do treino. O mesmo procedimento vale para o tipo de score repetições. O campo
carga sempre estará disponível para ser preenchido, independentemente do tipo de score.
Na tentativa de facilitar a prescrição dos treinos, foi desenvolvida uma visualização em formato
de calendário. Dessa forma, pode-se visualizar os últimos treinos em uma única tela de forma
simplificada. A visão de calendário fica em Fichas > WODs > botão Ver Calendário. Ao clicar
sobre o nome de um treino, será exibida uma tela com os dados do treino.
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11) Perfil do aluno
Além de realizar o agendamento online (check-in), o aluno também pode atualizar seus dados
pessoais, resetar sua senha, consultar a documentação do sistema e também visualizar dados
do plano através do perfil do aluno.
O perfil do aluno pode ser acessado através do menu com o nome do login que se encontra no
menu User > Perfil.
Perfil do aluno
Observe que o botão Imagem do Perfil é exibido na tela de edição do cadastro e pode ser usado
para definir a foto do aluno conforme ilustra a imagem abaixo. Para isso, basta selecionar a
imagem através do botão Escolher Arquivo e depois clicar em Salvar.
Recomenda-se usar uma foto com dimensões 250x250 pixels de até 1 MB de tamanho.
Formulário de envio da foto do aluno
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Observação: nas versões anteriores, a foto do perfil era importada do Facebook do aluno
definido no campo Username Facebook. Infelizmente, esse procedimento já não é mais válido,
uma vez que o Facebook adotou um novo critério de privacidade.
O botão Drop-Ins pode ser usado para consultar as últimas compras de aulas avulsas ou pacotes
e também para verificar o saldo de aulas disponíveis.
Lista de compras de drop-ins do aluno
O botão Planos dá acesso às informações do seu plano vigente. Também, é possível consultar
dados sobre suas mensalidades e horários da chave de segurança.
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12) Reserva de horários (check-in)
A reserva de horários pode ser realizada a partir do menu Check-In > Check-In. Em linhas gerais,
basta filtrar a lista pela data desejada e selecionar um horário através do ícone Sel.
Horários disponíveis para check-in
Um detalhe importante é que o administrador poderá realizar check-ins com atraso marcando
a opção Vis. hor. atraso como “Sim”. Isso é interessante para registrar a presença de alunos que
chegaram atrasados e não fizeram check-in (fila de espera) ou que treinaram em datas passadas
sem fazer a reserva. Por padrão, o sistema apenas mostra os horários posteriores à hora atual.
Na próxima tela, selecione o aluno, confirme os dados do horário selecionado e clique em Salvar.
Formulário de check-in
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Ao salvar o cadastro, será exibida uma tela com os detalhes do horário selecionado.
Detalhes do check-in
O aluno poderá realizar o cancelamento de um check-in via sistema através do menu Check-In
> Cancelamento. Para isso, basta realizar o filtro pela data e clicar no ícone Del (X) e confirmar,
conforme mostra a imagem abaixo.
Cancelamento de check-ins (aluno)
O administrador do box pode configurar o tempo máximo para a realização do cancelamento do
check-ins em horas através do parâmetro Tempo cancel. check-in do perfil.
Além disso, o administrador também pode excluir agendamentos através do sistema. Para isso,
basta acessar o menu Check-In > Histórico e clicar no ícone Del (X) da lista. Observe que a coluna
tipo informa a origem do check-in. Ele pode ser um check-in normal feito pelo aluno ou feito
pelo administrador, check-in de prospect, reposição de aula ou drop-in.
A imagem a seguir ilustra a tela de histórico de check-in.
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Histórico de check-ins
O administrador do box pode monitorar a realização de check-ins por horário através do
relatório de quantidade de check-ins por horário, que fica disponível através do menu Relatórios
> Relatório qtd. check-ins por horário.
Relatório de quantidade de check-ins por horário
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É possível também monitorar a realização de check-ins por alunos através do relatório de
quantidade de check-ins por aluno, que fica disponível através do menu Relatórios > Relatório
qtd. check-ins por aluno.
Relatório de quantidade de check-ins por aluno
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13) Conclusão de treinos
É possível definir informações sobre o treino realizado através do menu Check-In > Conclusão.
A primeira tela exibirá os WODs da data selecionada e possui um filtro por data.
Seleção de WOD na conclusão de treino
Para selecionar um WOD, basta clicar no ícone verde de seleção Sel. Com isso, você será
redirecionado para a página onde deverá informar o score de acordo com o tipo de score
definido no cadastro do WOD. Assim, se o tipo de score do WOD for tempo, o aluno deverá
informar o tempo na conclusão. O mesmo vale para os tipos de score repetições e carga. Para
saber mais sobre o cadastro de WODs, por favor, consulte a seção 11 desta documentação.
Lembrando, o tempo deve ser informado no formato horas : minutos : segundos. Assim, para
registrar um treino com duração de 7 minutos e 15 segundos, basta digitar 00:07:15. Já o campo
carga aceita casas decimais e deve ser separado por vírgula. Ex.: 25,50. É possível alternar a
unidade de medida de Kg para Libras e vice-versa.
Formulário de conclusão de treino (score)
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Ao concluir um treino por repetições, será possível informar a quantidade de rounds e reps. Caso
o aluno queira informar o score 10+5, então, basta informar 10 rounds e 5 reps. Caso contrário,
ele pode informar o número total de repetições no campo reps. A ordenação é feita sempre
pelos rounds seguidos das reps nos rankings. Recomendamos que o box padronize o formato de
conclusão para facilitar a análise dos relatórios e rankings.
Caso você não deseje relacionar um WOD à conclusão, clique no botão Não vincular WOD
(avançado). Isso é especialmente útil quando o box não publica os WODs diariamente no
sistema. No entanto, recomendamos fortemente que você publique os WODs diariamente.
Consideramos a opção de não vincular o WOD como avançada, porque a pessoa poderá informar
os três tipos de score na mesma conclusão, conforme ilustra a imagem abaixo.
Formulário de conclusão com a opção não vincular WOD (avançado)
O sistema permite gerar gráficos com os resultados das conclusões por data, por aluno, tipo de
score, benchmark e também permite comparar o resultado de dois atletas através do menu
Check-In > Conclusão > Gráficos. A opção “filtrar por” indica se o sistema deve considerar
apenas o resultado de acordo com o tipo de score do WOD ou deve considerar todas as
informações digitadas pelo usuário (avançado). A figura abaixo ilustra todas as opções.
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Parâmetros do gráfico de conclusão
Uma vez preenchidos os parâmetros, clique em Gerar Gráfico para exibir o gráfico na parte
inferior da tela conforme mostra a figura abaixo.
Gráfico de evolução por tempo de um atleta
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Gráfico de evolução comparando dois atletas
Por fim, pode-se exibir um relatório das conclusões realizadas por data e por aluno através do
botão Relatório da tela Check-In > Conclusão. Nessa tela, existe a opção de alterar uma
conclusão e também deletar conclusões realizadas de forma incorreta. Para isso, basta clicar nos
ícones de alteração e deleção da linha em questão.
Lembre-se que a reserva de horários e a conclusão de treinos também podem ser feitos através
do aplicativo Box Check-In, disponível gratuitamente para Android e iOS.
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14) Perfil do box
O perfil do box, studio ou academia deve ser preenchido corretamente para um melhor
aproveitamento do sistema. Ele pode ser acessado através do menu User > Perfil.
Exemplo de acesso ao perfil do box
O perfil é dividido em quatro partes: (1) dados do box, (2) personalização, (3) parâmetros de
check-in e (4) parâmetros de drop-in. A primeira parte permite a alteração de dados do box, tais
como o nome, cidade, telefone e senha do administrador.
Já a segunda parte permite definir algumas personalizações do sistema. Os quatro campos de
título definem as quatro linhas que são exibidas na impressão de relatórios e no cabeçalho dos
e-mails de recibo de mensalidade e recibo de planos. Os links sociais definem os links que
aparecem na tela inicial do aplicativo personalizado do box. A foto da Fan Page é exibida na tela
de detalhes do perfil, indicando que a configuração foi realizada com sucesso. O parâmetro
“Moeda” define qual cifra será utilizada (R$ ou €), a “Unidade de Peso Padrão” define a unidade
de medida padrão (Kg ou Libras) e o “Foco” aplica-se ao tipo do box, por exemplo: a opção
CrossFit destina-se a box de CrossFit, enquanto a opção Studio destina-se a Pilates, Yoga, etc.
Personalização do perfil do box
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Existem alguns parâmetros fixos e configuráveis para a aplicação das regras de reserva de
horários. Os parâmetros fixos não podem ser alterados pelo usuário e os parâmetros
configuráveis podem ser alterados pelo administrador através do Perfil, conforme mostra a
figura a seguir. Observe que os campos Parâmetros Check-In são os parâmetros configuráveis.
Parâmetros configuráveis do check-in
Segue uma breve descrição dos parâmetros configuráveis do agendamento online.

Valida plano: quando está marcado com SIM, este parâmetro faz a validação de planos
no ato do check-in. Ele é responsável por verificar e impedir o agendamento em caso de
planos bloqueados, expirados, inativos e mensalidades em aberto. Caso a academia não
queira utilizar o financeiro, marque o parâmetro com NÃO para evitar essas verificações;

Apenas um horário por dia: quando marcado com SIM, este parâmetro limita a entrada
do cliente em uma vez por dia. Assim, o aluno não poderá agendar dois horários no
mesmo dia. Se o parâmetro estiver marcado com NÃO, serão permitidos vários
agendamentos no mesmo dia para o mesmo aluno. Este parâmetro também é aplicado
na chave de segurança. Dessa forma, se o parâmetro estiver marcado com SIM, não será
possível cadastrar mais de um horário no mesmo dia para um mesmo aluno;
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
Permite check-in pendente: quando marcado com NÃO, este parâmetro não permite
novos check-ins se o usuário possuir um horário pendente. Exemplo: o aluno faz um
agendamento para hoje à noite e tenta fazer outro agendamento para amanhã a noite.
Nesse caso, se o estiver marcado com NÃO, o não permitirá o segundo agendamento
até que a primeira aula tenha começado. Marque SIM para não realizar essa validação;

Tempo de bloqueio após check-in: define um tempo em horas de bloqueio após a
realização de uma aula para a realização de novos check-ins. Esse parâmetro é muito
importante para o controle de concorrência por horários. Exemplo: se o parâmetro
estiver definido com 2 horas e um aluno fizer o check-in 7h, então ele poderá realizar
um novo check-in somente após as 9h (7 + 2 = 9);

Dias máximos para check-In: quantidade máxima de dias futuros para permitir
agendamentos. Ele é definido automaticamente com o valor 2. Exemplo: considerandose que hojé é segunda-feira, o usuário poderá somente realizar agendamentos na
segunda, terça e quarta. Assim, todos os agendamentos a partir de quinta serão negados
pelo sistema;

Janela para check-in: define um período anterior à aula para que os check-ins possam
ser feitos. Este campo só é habilitado quando o parâmetro “Dias max check-in” está
preenchido com “Apenas a data atual (hoje)”. É importante se atentar com o parâmetro
abaixo (Tempo min Check-In) que impede o check-in antes do treino, ou seja,
exatamente o oposto deste parâmetro. O ideal é que, ao optar pela “janela”, o
parâmetro “Tempo Min Check-In” seja zero, ou no máximo um período
significativamente menor que a janela.

Tempo mínimo para check-In: define a quantidade mínima de horas para a realização
do agendamento. Por padrão, ele é definido automaticamente com o valor 2. Portanto,
somente é possível realizar um agendamento com no máximo duas horas de
antecedência. Exemplo: considerando-se que agora são 14h, será possível realizar um
agendamento para as 17h, mas não será possível realizar o agendamento para as 15h;

Tempo para cancelamento de check-ins: define o tempo máximo para a realização do
cancelamento do check-ins em horas. Assim, caso o administrador defina esse
parâmetro como 3, os alunos poderão cancelar um check-in com até 3 horas de
antecedência.

Qtde de dias para considerar atraso de mensalidade: este parâmetro é ajustado
automaticamente com 5 e é usado como uma folga para considerar uma mensalidade
em aberto na validação do agendamento. Assim, uma mensalidade que vence dia
01/08/2014 será considerada vencida e o check-in será bloqueado a partir de
05/08/2014. Lembrando que isso somente se aplica se o parâmetro “Valida plano”
estiver marcado como SIM;

Qtde de dias para considerar atraso do plano: aumenta o prazo de bloqueio do checkin de alunos com o plano expirado, ou seja, se o plano expira hoje o procedimento
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normal seria que a partir de amanhã não será mais possível fazer check-in, no entanto,
ao marcar este parâmetro com “x”, o aluno poderá fazer check-ins dentro dos próximos
“x” dias.

Qtd de horários da projeção: quantidade máxima de horários anteriores à hora atual
para serem exibidos na tela de projeção. Ele é definido automaticamente com o valor 3;

Tempo de atualização da projeção (segundos): tempo em segundos para a troca de
página na projeção. Dessa forma, o valor 60 indica que cada horário será exibido na tela
de projeção por 60 segundos. Após isso, serão exibidos os dados do próximo horário;

Qtde máxima de prospects por horário: define a quantidade máxima de prospects que
serão permitidos por horário. Por padrão, este parâmetro vem definido com o valor 3;

Permite espiar: define se o box permitirá que alunos vejam quem são os alunos que já
fizerem o check-in naquele horário antes de confirmar a reserva. Uma vez que o
parâmetro estiver marcado com Sim, o sistema exibirá um ícone visualizar (Vis.) na tela
de lista de horários disponíveis para check-in ao lado do botão seleção do site. No app,
o botão “Apenas Espiar” ficará visível na tela de confirmação da reserva;

Valida atestado médico: define se o sistema deverá verificar atestados médicos no ato
do check-in. Caso o aluno estiver com um atestado pendente, então o sistema bloqueará
seu check-in e será exibida uma mensagem de aviso. Consulte a seção Atestados para
maiores informações sobre o processo de solicitação de atestados;

Qtde de dias max. para entrega de atestado: determina a quantidade máxima de dias
em que um aluno pode treinar sem entregar o atestado médico. Após este período, o
sistema não permitirá novos check-ins enquanto o atestado não for entregue. Este
parâmetro só é valido se o parâmetro “Valida atestado médico” estiver marcado como
Sim. Consulte a seção Atestados para maiores informações sobre o processo de
solicitação de atestados;

Bloqueio total de aluno com pendência: o bloqueio total de aluno pendente restringe
o acesso ao sistema caso ele tenha alguma mensalidade pendente ou plano expirado.
Por padrão (quando está selecionado "não"), o sistema impede o check-in dos alunos
com pendência, mas ao ativar esta opção (selecionando "sim"), o aluno perderá o acesso
a todas as funcionalidades do sistema;

Múltiplas unidades: permite que o sistema gerencie mais de uma unidade no cadastro
de horários. Com esta opção ativada será possível cadastrar horários simultâneos em
unidades diferentes;

Bloqueia check-in se conclusão pendente: impede que o aluno faça um novo check-in
caso o último treino ainda não tenha sido concluído no sistema;

Exibir WODs: altera as condições de exibição do WOD.
o Sempre que ativo: o aluno poderá visualizar todos os WODs ativos;
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o
o
Somente após 23h59 da data anterior: o aluno poderá visualizar o WOD apenas
no dia em que ele ocorre (a partir da meia-noite);
Somente após a realização do check-in: o aluno poderá visualizar apenas os
WODs dos dias em que ele fez check-in e os anteriores (independentemente de
ter feito check-in);

Permite alterar perfil de aluno: quando marcado como “Sim” permite que o aluno
altere seus dados através do menu “Perfil”. É importante lembrar que a senha do aluno
pode ser alterada independentemente da ativação deste parâmetro;

Conta bancária obrigatória: exige que a conta bancária seja informada nas telas onde
há registro de entradas e saídas de dinheiro;

Importar horários chave seg. na renovação: com este parâmetro marcado com “Sim”,
ao renovar um plano com chave de segurança, os horários reservados pela chave antiga
são copiados na renovação. É importante lembrar que o plano renovado deve ser o
mesmo ou com quantidade de dias por semana superior ao antigo. É necessário também
que haja vagas nos horários em questão. Se alguma destas condições não forem
cumpridas, uma mensagem de erro será exibida, o plano será renovado, mas a chave de
segurança será perdida, sendo necessário fazê-la manualmente outra vez. Com o
parâmetro marcado com não, em todas as vezes que o plano for renovado, as chaves
de segurança devem ser feitas manualmente;

Permite check-in em caso de falta na data: quando marcado como “Sim”, o sistema
permitirá que o aluno possa fazer check-ins em datas nas quais ele possui falta. Se for
marcado como “Não”, então o sistema não permitirá os check-ins se houver alguma
falta na data em questão;

Filtra lista de horários pela unidade/modalidade do plano: quando marcado como
“Sim”, o sistema exibirá apenas os horários cuja modalidade ou unidade estão definidas
no plano vigente do aluno;

Filtra WODs pela modalidade do plano: quando marcado como “Sim”, o sistema
somente exibirá os WODs de modalidades definidas no plano vigente do aluno;

Baixa automática "Sim" obrigatória: quando marcado como “Sim”, o sistema sempre
considerará que a baixa automática é igual a sim na tela de renovação de planos,
evitando esquecimentos. Este parâmetro se aplica apenas aos boxes que não trabalham
com planos com mensalidades em aberto (por exemplo, boxes que vendem planos cuja
forma de pagamento é boleto não devem ativar esse parâmetro);

Valida estoque min. na venda de produtos: quando marcado como “Sim”, o sistema
passará a validar o estoque mínimo definido no cadastro de produtos nas novas vendas.
Assim, as novas vendas serão impedidas quando o estoque mínimo for atingido;

Conta bancária da venda de produtos: ao definir uma conta bancária para venda de
produtos, ela será sempre utilizada em todas as novas vendas de produtos. Este
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parâmetro é interessante para evitar erros na seleção da conta durante a venda. Caso
deseje selecionar outras contas no momento da venda, então defina este parâmetro
com o valor <Nenhuma>;

Qtd. dias p/ bloq. check-in em caso de venda prod. não pago: define a quantidade de
dias máximos de inadimplência na venda de produtos. Após esse prazo, o aluno perderá
o direito de fazer novos check-ins até que situação da venda ou das vendas sejam
alteradas para pago. Caso não deseje bloquear os check-ins devido aos atrasos nas
vendas de produtos, então marque o parâmetro como “Não Bloquear”.
Segue uma descrição dos parâmetros globais do sistema:




Recibos automáticos no cadastro ou renovação de alunos em um plano: quando
marcado com o valor “Sim”, o sistema fará o disparo automático do recibo para o e-mail
do aluno no ato da matrícula ou renovação do plano;
Recibos automáticos na baixa de mensalidades: quando marcado com o valor “Sim”, o
sistema fará o disparo automático do recibo para o e-mail do aluno no ato da baixa da
mensalidade, presente no menu Financeiro > Mensalidades > ícone Baixa (moedas);
Dias para expiração do seguro: define o prazo em dias para a expiração dos seguros. A
data de expiração será calculada somando a quantidade de dias definidas neste
parâmetro a partir da data de início da vigência do seguro;
Permitir desconto em planos: quando marcado como “Sim”, será possível conceder
descontos no ato da matrícula ou renovação dos planos. Quando marcado como “Não”,
os campos de desconto não ficarão visíveis na matrícula e renovação de planos.
Segue uma descrição dos parâmetros fixos do agendamento online.

BloqueiaAlunoInativo: alunos marcados como inativos no perfil não poderão realizar
novos agendamentos e também não conseguirão entrar no sistema;

QtdCheckInsDeUmProspectPorModalidade: define a quantidade máxima de
agendamentos que um prospect pode fazer por modalidade. Por padrão, este
parâmetro fixo vem setado com o valor 1, significando que um mesmo prospect pode
fazer apenas uma aula experimental em cada modalidade oferecida.
Segue uma breve descrição dos parâmetros de integração com PagSeguro.

Habilita Integração: quando marcado com o valor Sim, permite com que os alunos
possam fazer os pagamentos das mensalidades via PagSeguro. O aluno poderá visualizar
e pagar as mensalidades através do menu User > Perfil > botão Mensalidades;

Token: código identificador usado para vincular o pagamento à sua conta. Ele pode ser
obtido através do menu Integração do site do PagSeguro;
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
E-mail: preencha com o e-mail utilizado para fazer o login no site do PagSeguro. Assim
como o token, ambos são utilizados para identificar a conta de destino para receber os
pagamentos.
Por fim, os parâmetros de drop-in são explicados na sessão Drop-In dessa documentação.
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15) Regras de check-in
Uma vez que a academia utilize o parâmetro Valida plano, serão aplicadas regras quando o
aluno possuir um plano com chave de segurança e regras para planos sem chave de segurança.
Segue um breve resumo dessas regras.

Com chave de segurança: somente será possível realizar o check-in de acordo com a
quantidade de dias definidos no plano subtraídos dos horários já definidos na chave.
Exemplo: o aluno comprou um plano de 5x por semana e definiu três horários em sua
chave de segurança. Logo, ele poderá agendar até dois horários durante a semana;

Sem chave de segurança: somente será possível realizar o check-in de acordo com a
quantidade de dias definidos no plano. Exemplo: o aluno comprou um plano de 3x por
semana. Logo, ele poderá agendar até três horários durante a semana.
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16) Prospects
Prospects são possíveis clientes e também são conhecidos como alunos experimentais! Eles
podem ser alunos de outras academias / CrossFits ou então novos praticantes de atividades
físicas. Independentemente de sua origem, é muito importante registrar os dados desses alunos
para fazer um contato posteriormente. O sistema está preparado para essas situações e permite
um cadastro simplificado destes futuros clientes.
Para isso, basta cadastrar um novo aluno marcando o campo Prospect com SIM. Ao modificar
seu conteúdo, o formulário será automaticamente convertido para o padrão prospect, exigindo
menos informações. Preencha os campos obrigatórios e clique em Salvar. Recordando, o
cadastro de novos alunos é feito através do menu Cadastros > Alunos > Adicionar.
Formulário de cadastro de prospects
Ao término do cadastro, será possível fazer a reserva da aula experimental para o prospect
através do menu Check-In > Check-In (prospect) respeitando o parâmetro Qtd prospects p/
horário discutido na seção Perfil do Box.
Lembrando que o sistema limita em uma reserva grátis por modalidade. Assim, não será possível
realizar duas ou mais reservas na mesma modalidade para o mesmo prospect.
Boa parte das reservas de horários para prospects é feita por telefone. Portanto, criamos o
Relatório para agendamento de prospects, que fica localizado no menu Relatórios > Relatório
p/ ag. de prospects. Seu objetivo é facilitar a visualização de horários disponíveis nos próximos
dias durante a ligação, evitando ter que pesquisar horários dia por dia. Além disso, ele possui o
filtro “Vis apenas hor. c/ alunos” que, quando marcado como SIM, mostra apenas horários que
já possuem pelo menos uma reserva. Isso evita com que o aluno prospect treine sozinho!
Ao gerar o relatório, também será possível efetuar a reserva clicando no ícone de seleção (Sel.)
do horário desejado. Este processo é idêntico ao procedimento de reserva de horários definido
na seção Reserva de horários (check-in) desta documentação.
Segue a imagem do relatório de agendamento de prospects filtrando apenas os horários com
alunos no período de seis dias (de 17/05/2015 até 22/05/2015).
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Relatório para agendamento de prospects
Além disso, é possível converter um prospect para cliente regular aproveitando os dados
cadastrados anteriormente. Para isso, basta acessar a tela de detalhes do aluno e clicar em
Converter. A tela de detalhes do aluno é chamada a partir do menu Cadastros > Alunos > Vis.
Botão de conversão de prospects na visualização do cadastro do aluno
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17) Relatório de alunos / horário
Uma das principais tarefas administrativas do sistema é permitir a visualização rápida dos alunos
que comparecerão ao treino em um determinado horário. Essa informação pode ser obtida
através do menu Relatórios > Relatório de alunos / horário. A primeira tela exibe todos os
horários do dia selecionado e também permite filtros por modalidade e professor.
Tela inicial do relatório de alunos / horário
Para visualizar os alunos do horário, basta clicar no ícone visualizar (Vis.). Serão exibidos os
alunos que fizeram check-in, prospects e alunos que estão presentes na *chave de segurança.
Lista de alunos por horário (projeção)
*Alunos da chave com planos vencidos, bloqueados ou inativos não serão exibidos no relatório.
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18) Projeção
A projeção é o módulo responsável por exibir os alunos presentes em cada horário do dia. Além
do nome do aluno, também é possível exibir a carga máxima, tempo e número de repetições
definidos na conclusão do treino de cada aluno.
Assim, a ideia da projeção é simular e automatizar a lousa do Box! Sugerimos que esta tela seja
projetada em uma TV de 42´ ou em um projetor com boa resolução.
Em grande parte dos Box, os alunos colocam o nome na lousa abaixo do horário escolhido para
reservar seu horário. Ao final do treino, eles anotam o tempo, número de repetições ou carga
máxima em frente ao seu nome na lousa para facilitar a comparação com os demais atletas.
A projeção faz exatamente isso: exibe os alunos que fizeram check-in em um determinado
horário e atualiza o resultado em tempo real com os dados de conclusão de treino informados
pelo atleta através da conclusão de treinos do app ou do site.
Antes de começar, ajuste o parâmetro “Quantidade de horários da projeção” em User > Perfil.
Ele define a quantidade de horários que serão exibidos na tela de projeção. Por padrão, este
parâmetro vem configurado com o valor 3. Dessa forma, o sistema exibirá o horário atual e os
dois últimos horários. Também, ajuste o parâmetro “Tempo de atualização da projeção”, que
define o valor em segundos para a atualização (troca) das telas.
Ainda em User > Perfil, é possível personalizar as cores e o logotipo da projeção, utilizando os
campos “Cor da projeção 1”, “Cor da projeção 2”, “Cor da projeção 3” e “Exibir logo customizado
da projeção” presentes na seção Personalização. A cor 1 define a cor do texto do score, a cor 2
define a cor dos demais textos e a cor 3 define a cor do fundo da lista dos alunos. O logotipo é
definido em User > Perfil > botão azul Personalizar Imagens.
Para utilizar a projeção, basta acessar o menu Check-In > Projeção. Na primeira tela, selecione
uma modalidade ou deixe com o valor padrão “<Selecione>” para exibir os horários de todas as
modalidades. Na sequência, escolha se serão exibidos os WODs, resultados e clique em Iniciar.
Segue uma rápida descrição das opções de configuração da projeção:

Modalidade: força a exibição de dados referentes a uma modalidade específica;

Exibir WOD: além de mostrar os horários, ao marcar esse parâmetro como SIM, a
projeção também exibirá o WOD da modalidade selecionada. Se nenhuma modalidade
for selecionada, será exibido o primeiro WOD cadastrado para o dia atual. Caso haja
mais de um WOD no dia, eles aparecerão de maneira intercalada, ou seja, aparece o
primeiro WOD, em seguida os horários, resultados, ranking (caso estejam selecionados
para exibir na projeção), em seguida aparece o segundo WOD e repete-se as outras
informações (horários, resultados...). O processo se repete até que todos WODs sejam
apresentados. Os WOD são cadastrados através do menu Fichas > WODs;

Exibir Resultados: exibe o score do treino do aluno. O resultado aparecerá em vermelho
abaixo do nome do aluno;

Exibir horários posteriores: define se além de exibir os horários anteriores, o sistema
também exibirá horários posteriores à hora atual;

Exibir ranking: exibe o ranking do dia da modalidade selecionada.
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Tela de configuração da Projeção
É importante citar que a tela de projeção exibirá todos os alunos que registraram presença
naquele horário. Ou seja, ela exibirá alunos regulares que fizeram check-in através do app ou
site, prospects e também alunos da chave de segurança.
Devido à limitação de resolução de algumas TVs e projetores, o sistema está preparado para
comportar até 50 alunos por horário, dividindo a tela em 5 partes.
Para melhorar a visualização dos dados da projeção, recomendamos a utilização do modo tela
cheia do seu navegador. No Internet Explorer, basta apertar o botão F11 para entrar em modo
tela cheia (full screen). Para sair, basta apertar F11 novamente.
Tela de projeção de horários para Crossfit (full screen)
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19) Reposição de horários
A reposição de horários é um recurso da chave de segurança que permite com que o
administrador reagende a aula de um determinado aluno, gerando um crédito de reposição que
poderá ser consumido futuramente. Recomendamos fortemente que o crédito seja consumido
imediatamente.
Dessa forma, o procedimento de reposição de horários é feito em duas etapas: seleção do
horário de ausência e check-in no novo horário.
Para começar, deve-se selecionar a aula da chave de segurança na qual o aluno estará ausente
através do menu Check-In > Reposição de horário. A tela inicial mostra as reposições de horário
já realizadas anteriormente.
Lista de reposições de horário
Para iniciar uma nova reposição, clique em Adicionar. Informe o nome do aluno, data da aula a
ser reposta e clique em Próximo, conforme mostra a imagem abaixo.
Informe os dados do aluno e da aula a ser reposta
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A próxima tela exibirá os horários da chave de segurança referentes ao aluno e a data
informados. Para selecionar um horário, basta clicar no ícone Sel. V (verde).
Lista de horários da chave de segurança do aluno na data informada
Ao clicar, será exibida a tela de detalhes da reposição do horário e será contabilizado um crédito
de reposição no plano do aluno.
Tela de detalhes da reposição de horários.
Por fim, deve-se realizar o check-in de reposição, informando o novo horário. Para isso, basta
clicar no botão Check-In (reposição). O procedimento é exatamente igual a um check-in normal.
A diferença é que serão exibidos apenas os alunos que possuem crédito de reposição no plano
ativo. Ao final, o crédito de reposição do aluno será consumido.
O botão Ajustes na tela “Lista de reposição de horário”, permite que o box conceda créditos de
reposição ao aluno independente do vínculo da chave de segurança. Ao clicar neste botão, a tela
abaixo é exibida.
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Tela de ajustes de créditos efetuados
Aqui é possível visualizar os créditos que já foram concedidos. Para fazer um novo ajuste, basta
clicar em Adicionar. Selecione o aluno no campo “Aluno” e digite a quantidade de créditos no
campo “Quantidade”. Em seguida, clique em “Salvar”.
Tela de cadastro de ajuste de reposição
Obs: valores negativos também são aceitos na quantidade. Isto serve para uma correção dos
créditos já concedidos. Por exemplo, o box, por engano, concedeu seis créditos a um aluno
enquanto deveria ter concedido apenas três. Para corrigir este problema, pode-se gerar um
crédito de “menos três” (-3) e o saldo de créditos do aluno voltará ao valor esperado no início.
Vale ressaltar que a opção “Reposição de horário” foi adicionada no menu “Check-In” no site do
aluno, onde ele poderá desmarcar aulas e consumir os seus créditos de reposição. Isto também
pode ser feito pelo aplicativo através das opções “Cancelamento” e “Reposição de horários”
respectivamente do menu principal.
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20) Cadastro de avaliação física
Este cadastro é utilizado para armazenar informações sobre a avaliação física do aluno. Vale
ressaltar que esta avaliação física é simplificada e não tem foco em Fisioterapeutas. Ela possui
anamnese, exame do Par-q, cálculo do percentual de gordura, VO2 max, IMC, peso ósseo,
medidas, perímetros e outras funcionalidades.
O cadastro de avaliação física é realizado através do menu Fichas > Avaliação física. A tela inicial
lista todas as avaliações cadastrados no sistema.
Listagem do cadastro de avaliação física
Para adicionar uma nova avaliação física, basta clicar no botão Adicionar, selecionar o aluno,
preencher os campos obrigatórios (marcados com um asterisco) e clicar em Salvar (conclusão).
Tela de cadastro de avaliação física
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21) Drop-In
O drop-in é um recurso que permite a venda de aulas avulsas ou pacotes de aulas. Com isso, o
aluno acumulará um saldo de drop-ins que poderá ser usado para realização de check-ins do
tipo drop-in, que seguem as mesmas regras do check-in convencional.
O cadastro de drop-ins é realizado através do menu Check-In > Drop-In. A tela inicial lista todas
as vendas de drop-ins realizadas.
Listagem do cadastro de drop-in
Para adicionar um novo drop-in, basta clicar no botão Adicionar, selecionar o aluno, preencher
os campos obrigatórios (marcados com um asterisco) e clicar em Salvar.
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Tela de cadastro de drop-ins
Observe que o campo “Gera financeiro” permite gerar uma conta a pagar para o aluno no valor
definido na tela Perfil > Parâmetros drop-in > Valor aula, porém este valor também pode ser
informado manualmente e parcelado usando o campo parcelas.
Em alguns casos, o administrador pode não querer cobrar o valor da aula, pois trata-se de uma
aula adquirida através de outro sistema (GymPass) ou é uma bonificação / ajuste no plano do
aluno. Nesses casos, basta marcar “Não” no campo Gera financeiro e nenhuma parcela será
adicionada para o aluno.
As parcelas geradas pelo drop-in podem ser filtradas na tela de mensalidades através do campo
Tipo. Para acessar a tela de mensalidades, basta navegar pelo menu Financeiro > Mensalidades.
O sistema determinará automaticamente a data de expiração do drop-in a partir do parâmetro
de quantidade de dias para expiração. Ele é definido em dias através da tela Perfil > Parâmetros
Drop-In > Qtd dias exp. drop-in, mas pode ser definido manualmente através do campo “Qtd.
dias expiração”. Caso este parâmetro esteja marcado com zero, o drop-in expirará em um ano
após data de criação.
Por fim, o check-in de drop-ins é feito através da tela Check-In > Drop-In no botão Check-In
(drop-in). Perceba que esse botão é fundamental para descontar o saldo de drop-ins do aluno.
Caso contrário, o sistema procurará por um plano válido e poderá exibir a mensagem de plano
inválido, se o aluno não possuir um plano ativo!
A utilização da tela de Check-In (drop-in) segue o mesmo formato do check-in convencional. A
diferença é que, além de descontar o crédito do drop-in, ele listará apenas os alunos que
possuem saldo positivo de drop-ins.
Tela de check-in de drop-ins
O botão “Saldos positivos” da tela “Listagem do cadastro de drop-in” gera uma lista de todos os
alunos com saldos de drop-in positivos e não expirados.
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É possível também consultar o saldo de drop-ins do aluno através da tela de detalhes do aluno,
que pode ser acessada através do menu Cadastros > Alunos > ícone Visualizar > coluna Saldo
drop-in. Este mesma tela exibe a informação de saldo expirado, caso exista.
É possível reativar créditos expirados através do botão Reativar, presente na tela Check-In >
Drop-In. O processo de reativação é semelhante ao de uma venda, no entanto, a diferença é
que deve-se informar a quantidade de créditos a serem reativados e não a quantidade total da
venda. Logo, não será possível reativar uma quantidade de créditos superior ao total expirado.
Caso você deseje reativar créditos e fazer uma venda nova, então, primeiro reative os créditos
expirados e depois faça uma nova venda. É possível fazer uma nova venda sem reativar os
créditos expirados. Dessa forma, eles continuarão expirados e os novos créditos estarão
disponíveis para uso.
Tela de reativação de créditos expirados
Caso você não deseje que os alunos vejam o saldo de drop-ins expirados no app e no site, então
marque o parâmetro Exibe saldo expirado de drop-in para alunos como “Não” no perfil do box
(User > Perfil).
Por padrão, o sistema não permite com que os alunos de drop-in façam check-in pelo site ou
pelo app e sempre acusará problemas no plano. No entanto, existe um parâmetro chamado
Permite check-in de drop-in no perfil do box (User > Perfil) que serve justamente para alterar
esse comportamento. Uma vez que o administrador marcar este parâmetro com “Sim”, o
sistema passará a aceitar os check-ins de alunos que possuem saldo de drop-in. A regra é bem
simples: se o aluno possuir crédito de drop-in, então, o sistema descontará o crédito e permitirá
a reserva da aula. Caso contrário, se o aluno não possuir crédito, o sistema verificará se ele tem
algum plano ativo para tentar obter permissão para a reserva da aula.
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22) Exercícios (PR)
O cadastro de exercícios é utilizado pelo Personal Records para registrar as marcas pessoais dos
atletas por exercício e por data. O cadastro de exercícios pode ser acessado através do menu
Check-In > Exercícios (PR). A tela inicial lista todos os exercícios cadastrados no sistema.
Listagem do cadastro de exercícios
Para facilitar, o sistema já vem com alguns exercícios cadastrados, mas o administrador pode
incluir novos exercícios através do menu Cadastros > Exercícios (PR) > Adicionar. Preencha os
campos obrigatórios (marcados com um asterisco) e clicar em Salvar.
Tela de cadastro de exercícios
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23) Personal Records
O cadastro de Personal Records é utilizado para registrar as marcas pessoais dos atletas por
exercício e por data. Uma vez feito esse registro, será possível gerar gráficos de evolução por
exercício, por período, comparar atletas em gráfico e no modo X1, que simula uma comparação
entre lutadores!
Este cadastro é acessado através do menu Fichas > Personal Records. A tela inicial lista todos os
exercícios cadastrados no sistema e seus respectivos tipos de score.
Listagem dos exercícios disponíveis para PR
Clique no ícone verde (Sel.) para selecionar o exercício desejado. Preencha os campos
obrigatórios (marcados com um asterisco) e clique em Salvar. O tipo de score do exercício é
definido no cadastro de exercícios. Ele pode ser editado através do menu Cadastros > Exercícios.
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Tela de cadastro de personal records
Conforme já citamos, a tela inicial pode ser acessada através do menu Fichas > Personal
Records. Ela permite a geração de gráficos, relatórios e comparativos entre dois atletas. Essas
opções são realizadas através dos botões Gráficos, Relatório e X1 respectivamente.
O relatório permite a visualização dos personal records registrados dentro de um período. É
possível visualizar o score e também realizar filtros por aluno e por exercício. Ainda nesta tela,
é possível alterar o score ou então deletar o personal record através dos ícones de alteração e
deleção presentes na listagem, conforme ilustra a imagem abaixo.
Exemplo da tela inicial do relatório de personal records
Com relação aos gráficos, a primeira tela exibe os parâmetros para geração do gráfico. É
necessário informar o aluno, o período e o exercício. Para comparar este aluno com outro, basta
selecioná-lo no campo “Aluno cmp”.
Parâmetros iniciais da geração de gráficos de evolução dos personal records
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Ao término do preenchimento dos parâmetros, clique em Gerar gráfico. Seguem exemplos de
gráficos considerando apenas um aluno e outro comparando a evolução de dois alunos.
Gráfico de evolução de um aluno no exercício Push-ups
Gráfico de evolução do exercício Push-ups comparando os alunos 1 e 2
Por fim, um dos recursos mais interessantes desse cadastro é a possibilidade de gerar um
comparativo no formato 1vs1 (um contra um), também conhecido como X1. Esse formato é
muito utilizado para apresentar as estatísticas de lutadores e também em desafios do CrossFit.
Para isso, navegue no menu Fichas > Personal Records e clique no botão X1.
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Tela inicial do comparativo X1
Selecione os dois alunos através dos campos Aluno e Aluno cmp, defina o tipo Personal Records,
Benchmarks ou Todos e clique em Comparar. Com isso, o sistema selecionará os melhores
scores destes alunos, quando ambos possuírem PRs nos mesmos exercícios ou scores nos
mesmos Benchmarks. A seguir, apresentamos um exemplo dessa comparação.
Exemplo de comparação de PRs entre dois atletas fictícios, o Bear e o Clown
Além de exibir os scores, o sistema também exibirá a idade, peso e altura dos atletas, caso
estejam definidos. A idade é calculada de acordo com a data de nascimento cadastrada no perfil
do aluno. Já o peso e a altura são definidos no botão Peso / Altura também no perfil do aluno.
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24) Rankings
Existem dois rankings no sistema: (1) Ranking por treino e (2) Ranking por horário. O primeiro
exibe a classificação de todos os alunos que concluíram um determinado WOD na mesma data.
Ou seja, ele considera todos os alunos, independentemente do horário ou professor. Já o
segundo ranking classifica os alunos de um determinado horário. Exemplo: ranking dos alunos
do dia 15/05/2015 das 19h.
Por que o sistema agora inclui rankings? A ideia é permitir que o box possa realizar programas
fidelidade com os alunos a fim de motivá-los e também incentivar a conclusão de treinos no app
e no site. Assim, o box poderá premiar os melhores alunos de determinados horários ou então
realizar um dia de competição e premiar os vencedores!
Ranking por treino
Conforme já foi citado anteriormente, este relatório classifica todos os alunos que concluíram
um determinado WOD. Ele pode ser acessado através do menu Relatórios > Ranking por treino.
A primeira tela exibirá os WODs da data atual. Faça o filtro pela data desejada e clique no ícone
verde de seleção (Sel.) do registro desejado.
Tela de seleção do WOD do ranking por treino
É importante citar que o critério de ordenação é definido da seguinte forma: as conclusões RX
são exibidas na frente das conclusões Scale, independentemente do score informado.
São considerados os menores tempos e as maiores quantidades de repetições ou carga. O
critério de desempate é a maior carga, seguido da ordem alfabética. Além disso, é importante
notar que o ranking é do tipo “row number”, ou seja, não existe empate na mesma posição.
Com isso, será gerado o ranking conforme exemplo abaixo. Os nomes dos alunos estão riscados
por uma questão de privacidade nesta documentação.
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Ranking por treino
Ranking por horário
O ranking por horário exibe a classificação dos alunos em um determinado horário. Ele pode ser
exibido através do Relatório de alunos por horário, disponível no menu Relatórios > Relatório
de alunos / horário. Observe que esse relatório foi modificado para ordenar os resultados de
acordo com o mesmo critério do ranking por treino.
Os alunos não possuem acesso ao relatório de alunos por horário através do menu relatórios.
No entanto, eles podem utilizar o ícone de ação Ranking no histórico ou no relatório de
conclusão de treinos conforme mostra a imagem abaixo.
Ícone de ação Ranking (amarelo) no histórico de check-ins do aluno
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25) Faltas
É possível marcar faltas através do menu Relatórios > Relatório de alunos / horário. Isso é feito
no ícone (Fal.) mediante confirmação. Caso deseje confirmar, basta clicar no botão Sim.
Tela de confirmação da marcação de faltas
Importante: registrar uma falta é punitivo. Assim, a vaga será liberada, mas o aluno ficará com
o débito, como se tivesse participado da aula. Se você não deseja punir o aluno, então use o
menu Check-In > Histórico para cancelar check-ins, drop-ins, prospects e reposições. O
cancelamento de chaves de segurança pode ser feito através da opção Reposição de horários
presente no menu Check-In > Reposição de horários.
Segue uma tabela que mostra a punição de acordo com o tipo de reserva:
TIPO
Check-In
Prospect
Drop-in
Reposição de horário
Chave de segurança
PUNIÇÃO
Conta uma presença naquela semana.
Não permite novas aulas experimentais na modalidade.
Não repõe o saldo de drop-ins.
Não repõe o crédito de reposição.
Não contabiliza crédito de reposição.
O menu Cadastros > Faltas também possibilita o registro de faltas. Nesta tela, é exibido o
relatório das faltas marcadas em um determinado período, conforme mostra a imagem abaixo.
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Relatório de faltas registradas por período
É possível adicionar novas faltas através do botão Adicionar e excluir faltas através do ícone de
deleção (X). A exclusão de faltas não recupera a reserva desfeita anteriormente. Apenas remove
a falta do relatório e permite um novo check-in naquela semana.
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26) Feriados (folgas)
O cadastro de feriados é utilizado para definir datas nas quais o box estará fechado. Assim,
nenhum horário dessa data aparecerá como disponível para check-ins. O cadastro de feriados
pode ser acessado através do menu Cadastros > Feriados. A tela inicial lista todos os feriados
cadastrados no sistema.
Listagem do cadastro de feriados (folgas)
Por padrão, o sistema não vem com nenhum feriado cadastrado, mas o administrador pode
incluir novos feriados através do menu Cadastros > Feriados > Adicionar. Informe a data e o
nome do feriado e clicar em Salvar.
Tela de cadastro de feriados (folgas)
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27) Atendentes
O cadastro de atendentes é utilizado para criar um usuário limitado. Seu objetivo é reduzir as
permissões de uma secretária por exemplo. Lembrando que, por padrão, o sistema possui
outros três tipos de usuário: (1) administrador, (2) professores e (3) alunos.
O cadastro de atendentes pode ser acessado através do menu Cadastros > Atendentes. A tela
inicial lista todos os atendentes cadastrados no sistema.
Listagem do cadastro de atendentes
O cadastro de novos atendentes é feito através do menu Cadastros > Atendentes > Adicionar.
Informe os dados obrigatórios (marcados com um asterisco) e clique em Salvar.
Tela de cadastro de atendentes
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Ao término do cadastro, será exibida a tela de detalhes do atendente, conforme ilustra a imagem
abaixo. Utilize o botão Criar Login para definir o login e senha que serão utilizados pelo
atendente para acesso ao site. Lembrando que, o atendente poderá alterar a senha futuramente
através do Perfil, mas não poderá alterar o login.
Tela de detalhes do atendente
Além de criar os dados de acesso ao site, o administrador também pode definir quais serão as
permissões do atendente através do botão Permissões. Ao clicar neste botão, você será
redirecionado para a tela que lista as permissões do atendente e permite a inclusão ou remoção
desses itens conforme mostra a imagem abaixo. Por padrão, o sistema já vem com algumas
permissões básicas para o atendente recém cadastrado para agilizar o processo.
Tela de permissões do atendente
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Para excluir uma permissão, basta clicar no ícone de deleção (Del.) da permissão em questão.
Já para incluir uma nova permissão, basta clicar no botão Adicionar. Na próxima tela, clique no
ícone de seleção (Sel.) da permissão desejada para confirmar a escolha conforme mostra a
imagem abaixo.
Tela de seleção de novas permissões para o atendente
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28) Mural de recados
O mural de recados é utilizado para comunicação com os alunos. As publicações estarão
acessíveis no site e no aplicativo também. Sempre que um novo recado é publicado, o ícone
Recados do app se tornará vermelho para incentivar a leitura.
O mural pode ser acessado através do menu Cadastros > Recados (avisos). A tela inicial lista
todos os recados cadastrados no sistema.
Listagem do cadastro de recados (avisos)
O cadastro de novos recados é feito através do menu Cadastros > Recados (avisos) > Adicionar.
Informe os dados obrigatórios (marcados com um asterisco) e clique em Salvar.
Tela de cadastro de recados (avisos)
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A tela de detalhes do recado apresenta um botão de ação extra: Notificar. Ele é usado para
enviar uma notificação do tipo push ou e-mail para todos os alunos ativos do box.
Tela de detalhes do recado (aviso). Observe o terceiro botão azul Notificar.
Ao clicar em Notificar, o sistema exibirá uma tela de confirmação e escolha do formato de envio
(“Email”, “Push” ou “Todos”). O Push será enviado para os alunos ativos nos últimos 90 dias.
Para ser considerado um aluno ativo no app, o aluno deve ter lido pelo menos um recado nos
últimos 90 dias. As notificações podem ser feitas para todos os alunos ativos (desconsiderando
o plano) selecionando a opção “Alunos com fichas ativas (desconsidera o plano)” no campo
“Destino” ou para todos os alunos que possuem planos ativos, ou com saldo de drop-in positivo,
selecionando a opção “Alunos com planos ativos ou saldo positivo de drop-in”.
Tela de confirmação do envio de notificações.
A lista de todos os dispositivos móveis aptos para o recebimento de notificações pode ser
encontrada na seguinte opção: User > Saiba mais > Devices.
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Lista de dispositivos móveis para recebimento de notificações.
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29) Fornecedores
O cadastro de fornecedores faz parte do módulo financeiro e é utilizado para o cadastro de
contas a pagar e também para o relacionamento com produtos vendidos.
Ele pode ser acessado através do menu Financeiro > Fornecedores. A tela inicial lista todos os
fornecedores cadastrados no sistema.
Listagem do cadastro de fornecedores.
O cadastro de novos fornecedores é feito através do menu Cadastros > Fornecedores >
Adicionar. Informe os dados obrigatórios (marcados com um asterisco) e clique em Salvar.
Tela de cadastro de fornecedores.
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30) Produtos
O cadastro de produtos faz parte do módulo financeiro e é utilizado para o cadastro de contas
a receber e vendas avulsas (geladeira, camisetas etc).
Ele pode ser acessado através do menu Financeiro > Produtos. A tela inicial lista todos os
produtos cadastrados no sistema.
Listagem do cadastro de produtos.
O cadastro de novos produtos é feito através do menu Cadastros > Produtos > Adicionar.
Informe os dados obrigatórios (marcados com um asterisco) e clique em Salvar.
Tela de cadastro de produtos.
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Já a venda de produtos pode ser feita através do botão Vendas da tela inicial do cadastro de
produtos ou através do menu Financeiro > Venda de Produtos. A primeira tela mostra todas as
vendas efetuadas na data atual. É possível usar os filtros para gerar relatórios de vendas por
período. Para isso, basta alterar as datas (de-até) e clicar no botão Pesquisar.
Tela de venda de produtos do cadastro de produtos.
Para efetuar uma nova venda, basta clicar no botão Vender Produto, preencher os campos
marcados com um asterisco e clicar em Salvar. Observe que é possível vender múltiplos
produtos para o aluno. Para isso, basta clicar no ícone “+” para adicionar um novo produto no
formulário. O campo quantidade define a quantidade de itens a serem vendidos. No exemplo
abaixo, estamos vendendo duas unidades de um refrigerante para o Aluno Teste.
Tela de nova venda de produtos.
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É possível vender um produto sem efetuar a baixa (caderneta). Dessa forma, quando o aluno for
acertar os valores, basta fazer um filtro pelo nome do aluno e situação Não Pago. Para realizar
a baixa, deve-se clicar no ícone de ação baixar (moedas) e preencher os campos obrigatórios.
Caso você queira desfazer uma baixa, então clique no ícone de ação estorno (círculo laranja).
Quando um aluno é vinculado a uma venda, então este aluno poderá gerar um relatório de
últimas compras e também visualizar as compras em aberto. Isto é feito através do menu User
> Loja na área do aluno no site. A tela inicial mostra as últimas compras em aberto.
Tela de compras do aluno
O botão Versão sintética por aluno do menu Financeiro > Produtos exibe todas as vendas
agrupadas por aluno e possui filtros por aluno e por situação. Na lista, há dois ícones de ação. O
primeiro exibe a lista dos produtos agrupados e o segundo permite a baixa de todos os produtos
(muito útil para quem trabalha com caderneta). O ícone visualizar exibe o cadastro do aluno.
Venda de produtos por aluno
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Ainda sobre a tela Financeiro > Produtos, o botão Análise Custo x Receita gera um relatório para
análise de todas as compras e vendas de um produto efetuadas em um determinado período.
No final, são exibidos os totalizadores de custo (valor total da soma das compras), receita (valor
total da soma das vendas) e um total que subtrai as receitas dos custos.
Análise de custo x receita de um produto
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31) Alertas
O cadastro de alertas é utilizado avisar os alunos sobre certas ocorrências, tais como
aniversariantes, alunos com planos a expirar, mensalidades a vencer ou alunos ausentes há
alguns dias.
Ele pode ser acessado através do menu Cadastros > Alertas. A tela inicial lista todos os alertas
cadastrados no sistema.
Listagem do cadastro de alertas.
O cadastro de alertas depende da configuração das mensagens a serem enviadas para os alunos
em dada situação. Essas mensagens são definidas através do botão Config. Textos. A tela inicial
exibirá todos os textos cadastrados. Clique no botão Adicionar para configurar um novo texto,
informe os dados obrigatórios (marcados com um asterisco) e clique em Salvar.
Tela de cadastro de configuração de textos.
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Uma vez cadastrados os textos das mensagens, você poderá criar os alertas através da tela
Cadastros > Alertas > Adicionar.
Tela de cadastro de alertas. Exemplo: cadastro de alerta para aniversariantes.
O exemplo da imagem acima mostra como cadastrar um aviso para os aniversariantes do dia.
Para isso, definimos o tipo “Aniversariantes do dia” e o texto referente à mensagem de feliz
aniversário. O título do texto será usado como assunto do e-mail enviado. É interessante
destacar o nome do box no título do e-mail para que o aluno saiba que aquele e-mail foi enviado
pelo seu box. Ex.: Feliz aniversário – CrossFit XYZ.
Na sequência, selecionamos o formato de notificação Todos, que inclui envio de e-mail e
notificação push. Com isso, será enviado um e-mail para o endereço definido no cadastro do
aluno e também serão enviadas notificações para os dispositivos móveis ativos do aluno. A lista
de dispositivos móveis ativos pode ser obtida através do menu User > Saiba mais > Devices.
Lista de dispositivos móveis ativos no sistema.
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Agora, vamos abordar um exemplo mais prático. Queremos enviar um alerta para os alunos cujo
plano irá expirar nos próximos 5 dias. Este alerta deve ser reemitido após 3 dias. Assim, o
primeiro passo é definir o texto da mensagem a partir do menu Cadastros > Alertas > Config.
Textos > Adicionar.
Utilizaremos a seguinte mensagem para a configuração do alerta:
Título
Mensagem
Seu plano está expirando - Box Testes
Olá!
Gostaríamos de lembrá-lo que seu plano irá expirar em alguns dias.
Por favor, não deixe de renová-lo o quanto antes. Procure já a administração do
box para regularizar o seu cadastro.
Atenciosamente,
Equipe Box Testes
Exemplo de criação de uma mensagem para planos a expirar em 5 dias.
Na sequência, incluiremos o alerta. Isso é feito através do menu Cadastros > Alertas > Adicionar.
Escolheremos o tipo “Planos a expirar em X dias”, definiremos a quantidade de dias com o valor
5, selecionaremos o texto previamente cadastrado e usaremos o formato “Todos”, pois
queremos notificar o aluno via e-mail e via push.
Por fim, basta definir o valor 3 para o campo “Tempo p/ reemissão”, marcar a situação como
Ativo e salvar o cadastro.
O mesmo procedimento pode ser feito para “Mensalidades a vencer em X dias”, no entanto esta
opção irá criar alertas para as mensalidades que estão próximas do vencimento.
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Tela de cadastro simulando um alerta para avisar alunos cujo plano irá expirar em 5 dias.
Ao salvar o alerta, ele entrará para a fila de notificações a ser processada e o mesmo será
reemitido após 3 dias. Caso deseje remover o alerta da fila, basta alterar a situação para inativo.
Importante: os alertas automáticos para drop-ins possuem uma regra interna que somente
inclui pacotes com quantidades iguais ou superiores a 8, evitando disparos desnecessários.
É possível verificar o resultado do envio dos alertas usando o botão Logs. A tela permite o filtro
por data e também por aluno. Recomenda-se acompanhar esses resultados e também executar
os respectivos relatórios frequentemente.
Tela de log diário de execução dos alertas.
Existe um formato de alerta chamado “Apenas log”. Este tipo de alerta é interessante quando o
box estiver passando por um período de implantação e quiser conhecer o funcionamento do
módulo de alertas sem disparar o e-mail ou notificação para os alunos. Com isso, será possível
verificar a execução da fila e os alunos envolvidos nos testes sem efetivamente enviar as
notificações para os alunos.
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Importante: evite definir o formato Push e prefira sempre usar o formato E-mail ou Todos. Isso
porque o envio de notificações push não é garantido pelo provedor (Google ou Apple) e o tempo
de expiração da mensagem é relativamente baixo em comparação com os envios de e-mail.
Além disso, o envio depende da atividade recente do aluno no aplicativo.
A fila de alertas é processada apenas uma vez por dia, sempre considerando o horário de Brasília.
Assim, não há um horário definido, uma vez que todos os alertas são processados em uma
sequência.
Por padrão, os e-mails são enviados através do SMTP (serviço de envio de e-mails) do Box CheckIn ([email protected]). No entanto, é possível personalizar este e-mail de saída. Será
necessário informar os seguintes dados do SMTP: host, e-mail, login, senha e porta. Esta
configuração será feita pelo time de suporte do sistema. Por favor, entre em contato com o
suporte para saber mais.
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31) Relatório de alunos ausentes
Um dos tipos de alertas discutidos na sessão anterior é responsável por notificar alunos que não
efetuaram nenhum check-in nos últimos dias. Existe um relatório que apresenta essa
informação. Ele pode ser acessado através do menu Relatórios > Relatório de alunos ausentes
(check-in). A primeira tela exibe todos alunos ausentes nos últimos cinco dias, exceto aqueles
que foram matriculados na data corrente.
Tela inicial do relatório de alunos ausentes (check-in).
Este relatório mostra todos os alunos com planos ativos ou crédito de drop-in positivo que não
possuem nenhum vínculo com horários da chave de segurança e que não fizeram check-in nos
últimos dias. O campo Qtd. Dias é responsável por fazer o filtro da quantidade de dias a serem
considerados na listagem. Por padrão, ele é definido com 5 dias, sendo possível ajustá-lo de
acordo com a necessidade. Clique no botão Pesquisar para atualizar a lista.
Observe que existe um ícone de visualização em cada um dos itens da lista. Esse ícone é um
atalho para o cadastro do aluno em questão e tem por objetivo facilitar a consulta de
informações específicas deste aluno, tais como o seu plano, mensalidades etc.
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32) Atestados
O cadastro de atestados é utilizado para controlar a entrega de atestados médicos para autorizar
a prática de atividades físicas. Ele é utilizado em conjunto com os parâmetros “Valida atestado
médico” e “Qtd dias max atestado” podendo autorizar ou bloquear o check-in de alunos
dependendo da situação de entrega do documento. Ele pode ser acessado a partir do menu
Fichas > Atestados. A tela inicial lista todos os atestados solicitados no sistema.
Esse cadastro somente entrará em vigor se o parâmetro “Valida atestado médico” for igual a
Sim e a “Qtd dias max atestado” for maior que zero. Consulte a seção Perfil do Box para mais
informações sobre os parâmetros.
Listagem do cadastro de atestados.
A solicitação de novos atestados é feita a partir do botão Adicionar. Informe os dados
obrigatórios (marcados com um asterisco) e clique em Salvar.
É possível solicitar atestados para todos os alunos ativos. Isso é feito a partir do botão Solicitar
a todos. Assim, o sistema incluirá uma solicitação de atestado para todos os alunos ativos que
não possuírem nenhuma solicitação de atestado anterior.
Tela de solicitação de atestados para todos os alunos ativos.
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Tela de solicitação de atestados para um aluno.
Quando um aluno entregar o atestado médico, então o administrador deverá editar a solicitação
de atestado, ajustar a data de entrega, definir a situação como “Entregue” e salvar. O
procedimento é feito clicando no ícone de alteração do cadastro correspondente.
Tela de edição da solicitação de atestado.
Os alunos poderão visualizar a data de solicitação do atestado através do menu User > Perfil >
botão Atestado. Assim, eles poderão ficar por cientes da data de solicitação.
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33) Unidades
O cadastro de unidades é utilizado para definir as unidades do box. Assim, será possível vincular
planos a uma unidade e também montar a grade de horários de acordo com as unidades. O
cadastro de unidades pode ser acessado através do menu Cadastros > Unidades. A tela inicial
lista todas as unidades cadastradas no sistema.
É importante destacar que todas as operações envolvendo o cadastro de unidades dependem
da ativação do parâmetro “Multiplas Unidades” no perfil do administrador.
Listagem do cadastro de unidades
O administrador pode incluir novas unidades através do menu Cadastros > Unidades >
Adicionar. Informe o nome da unidade e clicar em Salvar.
Tela do cadastro de unidade
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34) Avaliação de Movimento
A ficha de avaliação de movimento é utilizada para avaliar a execução de movimentos funcionais
nos alunos, totalizando uma nota que vai de 0 a 21.
Ele pode ser acessado através do menu Fichas > Avaliação Mov. A tela inicial lista todas as fichas
cadastradas no sistema.
Listagem das fichas de avaliação de movimento funcional.
O cadastro de novas fichas é feito através do menu Fichas > Avaliação Mov. > Adicionar. Informe
os dados obrigatórios (marcados com um asterisco) e clique em Salvar.
Tela de cadastro de ficha de avaliação de movimento.
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35) Relatório novos x evasão x retenção
Este relatório permite ter uma visão ampla do fluxo de alunos no box. Todos os meses podem
ter alunos se matriculando ou deixando de frequentar o box. Aqui, será possível fazer uma
consulta rápida de quantos alunos se matricularam, quantos planos expiraram e quantos alunos
já estavam matriculados e permanecerão no box dentro do período analisado. Abaixo, segue
uma descrição mais detalhada de cada um destes grupos:



Novos: Alunos que foram cadastrados dentro do período analisado;
Evasão: Alunos cujo plano expirou ou expira dentro do período analisado;
Retenção: Alunos cujo plano expira somente após o período analisado.
Para acessar este relatório, clique em Relatórios > Relatório novos x evasão x retenção.
Acesso ao relatório
A tela inicial deste relatório apresenta um filtro por tipo (novos, evasão ou retenção) e período
(data inicial e final). Na parte inferior da página aparecem a lista de alunos com fichas ativas e
a o tipo em que ele se enquadra dentro do período analisado.
Tela inicial do relatório
O botão gráfico dá acesso a um gráfico de barras que representa as quantidades de alunos de
cada tipo.
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Gráfico novos x evasão x retenção
Para se ter uma boa visualização do fluxo de alunos no seu box é importante selecionar o período
corretamente. Eles costumam ser escolhidos em intervalos de semanas, meses, bimestre,
trimestre, semestre e assim por diante. Estes períodos podem ser escolhidos no passado,
presente ou futuro.
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36) Correio
O correio é utilizado para enviar uma mensagem específica para um aluno ou professor. Ele é
muito interessante para avisar um aluno sobre o esquecimento de um determinado objeto no
box ou sobre alguma outra questão pontual. O correio pode ser acessado através do menu User
> Correio. A tela inicial lista todas as mensagens recebidas.
Listagem das mensagens recebidas
É possível enviar mensagens através do botão User > Correio > Escrever. Informe o tipo (aluno
ou professor) e clique em Próximo. Selecione o nome do destinatário no campo “para”, defina
o assunto da mensagem e o texto da mensagem propriamente dita nos campos assunto e
mensagem respectivamente. O campo cópia por push determina se, além de enviar o e-mail, o
sistema também tentará enviar o texto definido por push. Finalizando, clique em Enviar.
Tela da nova mensagem
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37) Log de operações (auditoria)
Presente no menu User > Log de operação, a tela lista as ações executadas no sistema para
auditoria. Assim, sabe-se a data e hora, o login do responsável e a ação executada, além de
algumas outras informações sobre a atividade realizada. A tela inicial mostra todas as ações
realizadas na data atual. Também, é possível executar um filtro por período e por login. Nesta
versão, a auditoria se aplica às seguintes ações:



Venda de produtos: baixa de produto;
Venda de produtos: nova venda;
Venda de produtos: baixa total de produtos (feita dentro do relatório sintético).
Tela inicial do log de operações
O ícone Vis. (visualizar) exibe mais informações sobre a ação em questão, conforme demonstra
o exemplo abaixo para uma ação de venda de produtos.
Tela de detalhes do log de operações para a ação de nova venda de produtos
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38) Calendário
Presente no menu Relatórios > Calendário, esta tela tem por objetivo facilitar a identificação de
presenças dos alunos no mês atual ou no mês anterior. Isso é bastante útil em estúdios e
pequenas academias para analisar presenças em certos períodos e facilitar a visualização da
utilização dos créditos e o acompanhamento das presenças de determinados alunos.
Por padrão, a tela inicial não apresentará nenhum resultado. Deve-se selecionar o aluno, o mês
e clicar em Pesquisar para que o calendário possa ser gerado.
Também, é possível visualizar as presenças de todos os alunos no período. Para isso, basta deixar
o campo Aluno marcado com o valor “<Selecione>”. Ao visualizar a presença de todos os alunos,
é possível clicar sobre um horário e será exibida a lista dos alunos presentes naquele horário.
A figura a seguir ilustra o funcionamento da tela de calendário.
Calendário de presenças
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39) Relatório Financeiro
Presente no menu Relatórios > Relatório Financeiro, esta tela tem por objetivo facilitar a análise
de receitas e despesas em um determinado período. Além disso, a tela permite analisar a data
de recebimento e as taxas aplicadas às receitas. Assim, é possível analisar as taxas e as data
previstas para recebimento das mensalidades pagas com cartão de crédito no mês anterior.
Lembrando que, para viabilizar o cálculo de taxas e de data de recebimento, é necessário
configurar a quantidade de dias para recebimento, percentual de taxas por transação e valor
fixo por transação (se aplicável) nas formas de pagamento desejadas. Isso pode ser feito através
do cadastro de formas de pagamento, presente em Financeiro > Formas de Pagto.
A tela inicial do Relatório Financeiro permite filtros por formato (receitas, despesas ou todos),
Data de Recebimento, Data de Pagamento (obrigatória) e também possibilita a exibição do saldo
anterior ao período analisado. O saldo anterior é calculado a partir da soma das receitas
anteriores à data inicial de pagamento definida no filtro subtraídas da soma das despesas
também anteriores à data inicial de pagamento selecionada.
Por fim, são exibidos os totalizadores de valor e de valor recebido. O valor total desconsidera as
taxas e o valor recebido subtrai o valor das taxas. Com isso, o “Valor Total” pode ser entendido
como sendo o faturamento do período e o “Valor Total Recebido” representa o valor esperado
para recebimento no período.
Exemplo de utilização de filtros do Relatório Financeiro
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40) Cadastro de Ativos Imobilizados
Os ativos imobilizados podem ser cadastrados através do menu Cadastros > Ativos
imobilizados. A tela inicial lista todos os ativos cadastrados.
Lista de ativos imobilizados
Para cadastrar um novo ativo imobilizado, basta clicar no botão Adicionar. É obrigatório
preencher a descrição e a situação do ativo, conforme ilustra a figura abaixo.
Formulário de cadastro de ativos imobilizados
Observação: nesta versão, não é feito o controle automático de depreciação dos ativos.
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41) Seguros
Os seguros dos alunos podem ser cadastrados através do menu Cadastros > Seguros. A tela
inicial lista todos os seguros cadastrados.
Lista de seguros
Para cadastrar um novo seguro, basta clicar no botão Adicionar. É obrigatório selecionar o aluno,
definir a data de início da vigência do seguro e a situação, conforme ilustra a figura abaixo. É
importante destacar que a data de expiração do seguro será calculada automaticamente a partir
da data de início e do parâmetro “Quantidade de dias para expiração do seguro”, que pode ser
definido em User > Perfil.
Formulário de cadastro de seguros
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42) Cadastro de Contas Bancárias
Uma conta bancária pode ser usada para centralizar receitas e despesas, facilitando análise das
movimentações financeiras. De uma forma macro, contas bancárias podem ser usadas como
caixa e também como centros de custos. As contas bancárias podem ser cadastradas através do
menu Financeiro > Contas Bancárias. A tela inicial lista todas as contas bancárias cadastradas.
Lista de contas bancárias
Para cadastrar uma nova conta bancária, basta clicar no botão Adicionar. É obrigatório
preencher o nome e a situação da conta, conforme ilustra a figura abaixo.
Formulário de cadastro de contas bancárias
O botão Transferência permite a movimentação de valores entre contas duas bancárias
distintas. Para isso, selecione a conta de origem, a conta de destino, o valor a ser transferido, a
forma de pagamento e a data da transferência. Assim, o sistema gerará automaticamente um
débito da conta de origem e um crédito na conta de destino.
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Transferência entre contas bancárias
O ícone Ext. (extrato) presente na lista de contas bancárias permite a análise de débitos e
créditos de uma determinada conta em um período. Assim, será possível analisar as receitas e
despesas da conta de forma simplificada. É importante dizer que o extrato analisa lançamentos
marcados como pagos e cuja data de pagamento e conta bancária estejam de acordo com os
filtros definidos. Assim, lançamentos não recebidos, com datas de pagamento diferentes do
período analisado ou de outras contas bancárias não serão exibidos no extrato.
Extrato de conta bancária