07 Manual acolhimento_Ed03
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07 Manual acolhimento_Ed03
Engenharia, Ambiente e Qualidade de Vida Manual do Colaborador Bem vindo à Prospectiva, Na Prospectiva assumimos que a nossa maior força é o trabalho em equipa. Apresentamos este Manual para dar a conhecer um pouco melhor a nossa Empresa e inteirar-se dos procedimentos mensais necessários. Contamos consigo e com a vossa melhor colaboração. Sistema Integrado LISBOA - Sede Rua Major Neutel de Abreu, nº 16 A/B/C 1500 - 411 Lisboa Portugal ALBUFEIRA - Delegação Rua do Estádio, Urb. Qtª da Bela Vista, Lote A20, Loja 4 e 5 R/C 8200 - 083 Albufeira Portugal T +351 217 711 970 F +351 217 742 322 [email protected] T +351 289 58 03 60 F +351 289 58 97 95 [email protected] www.prospectiva.pt QUALIDADE, AMBIENTE E SEGURANÇA desde 09 / 2009 Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 Manual De Acolhimento Edição 03 MD.02/02 Página 1 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Função Nome e Assinatura Data Andreia Arruda Elaborado por GS Pilar Brito Aprovado por ADM MD.02/02 Página 2 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ÍNDICE 1 Ao Novo Colaborador ______________________________________________________ 5 2 Apresentação do Manual ____________________________________________________ 6 2.1 Objectivo _______________________________________________________________ 6 2.2 Porquê um Manual do Colaborador? ________________________________________ 6 2.3 Comunicação da Gerência ________________________________________________ 7 3 Actividades a Realizar na Entrada do Novo Colaborador _________________________ 8 3.1 Conhecer a Equipa de Trabalho ____________________________________________ 8 3.2 Recolha de Dados _______________________________________________________ 8 3.3 Assinatura do Contrato ___________________________________________________ 8 4 Apresentação da Empresa _________________________________________________ 10 4.1 Historial _______________________________________________________________ 10 4.2 Administração da PROSPECTIVA__________________________________________ 10 4.3 Instalações e Localização da PROSPECTIVA ________________________________ 11 4.4 Funções dos Colaboradores ______________________________________________ 12 5 Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho ___________________________________ 13 5.1 Formação Profissional___________________________________________________ 13 5.2 Conhecimento de Regras e Segurança e Saúde ______________________________ 14 5.3 Conhecimento da Organização dos Serviços de Segurança e Saúde ____________ 14 MD.02/02 Página 3 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 5.4 6 Boas Práticas Ambientais ________________________________________________ 14 Cultura Organizacional ____________________________________________________ 15 6.1 Valores________________________________________________________________ 15 6.2 Direitos e Deveres ______________________________________________________ 15 6.3 Relações Humanas no Local de Trabalho ___________________________________ 16 7 Comunicação ____________________________________________________________ 17 7.1 Meios de Comunicação __________________________________________________ 17 7.2 Área de Colaboradores da PROSPECTIVA __________________________________ 17 8 Procedimentos Gerais _____________________________________________________ 17 8.1 Férias _________________________________________________________________ 17 8.2 Descanso Semanal, Feriados, Tolerâncias De Ponto __________________________ 18 9 Procedimentos Electrónicos ________________________________________________ 20 9.1 Material Informático e Procedimentos ______________________________________ 21 10 Procedimentos Específicos_______________________________________________ 21 MD.02/02 Página 4 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 1 Ao Novo Colaborador Desde já o nosso agradecimento e consideração pela escolha que fizeram. São, a partir de agora, colaboradores da PROSPECTIVA e vão iniciar a vossa actividade. Estamos certos de que o farão, com o maior profissionalismo e empenho, o que virá a fortalecer a nossa Cultura Organizacional, assente num forte espírito de solidariedade e voluntarismo. A principal riqueza de uma organização é os seus Recursos Humanos. Temos consciência dessa realidade e, como é natural, procuraremos sempre responder de forma clara e peremptória a toda e qualquer solicitação da vossa parte. No entanto, aqui como em qualquer Organização que se preze, a cada direito dos colaboradores corresponde um dever dos mesmos perante a PROSPECTIVA. Para que se atinja a entropia desejável na relação Colaborador – Prospectiva é fundamental a clarificação dos Deveres e Direitos de ambos, visando uma adequada articulação entre a Empresa e as Pessoas que nela trabalham. Esse é o objectivo deste documento. Acolher um novo elemento é, acima de tudo, fornecer-lhes as melhores condições de integração para que, o mais rapidamente possível, se sinta membro desta instituição. Este documento foi feito a pensar em si, que passa participar na vivência da prospectiva. É nossa intenção, fornecer-lhe uma imagem, a mais aproximada possível, desta empresa e prestar-lhe todas as informações que possam contribuir para que a sua actividade na Prospectiva seja pautada por um bom desempenho. Sem pretender ser exaustivo, este manual deve ser encarado por si como um “guia” do funcionamento desta empresa. MD.02/02 Página 5 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 2 Apresentação do Manual 2.1 Objectivo O presente manual visa o fornecimento de melhor informação sobre a PROSPECTIVA aos novos colaboradores. Este documento deverá permitir a qualquer novo colaborador tomar conhecimento da estrutura da organização, do seu funcionamento, a sua cultura e fundamentalmente o seu modo de estar no mercado. Espera-se, ainda, que este manual contribua para a criação de um bom ambiente de trabalho que, naturalmente, terá consequências benéficas sobre o seu desempenho e progressão na Prospectiva. 2.2 Porquê um Manual do Colaborador? A quem se destina? O Manual do Colaborador destina-se, em particular, a todos os colaboradores que iniciam a sua actividade na empresa. No entanto, dele podem tirar proveito, igualmente, os outros colaboradores já com algum tempo de permanência na empresa, os quais desempenham um papel determinante na integração dos novos colaboradores. Para quê serve? O Manual do Colaborador procura criar as melhores condições de integração aos novos colaboradores para que se identifiquem o mais rapidamente possível com a cultura da empresa e se sintam membros activos da mesma. Tem, ainda, a finalidade de prestar todas as informações úteis no sentido de servir de “guia” ao funcionamento da empresa e contribuir para o bom desempenho sócio-profissional. MD.02/02 Página 6 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 2.3 Comunicação da Gerência Desde já o nosso agradecimento e consideração pela escolha que fizeram. São, a partir de agora, colaboradores da PROSPECTIVA e vão iniciar a vossa actividade. Estamos certos de que o farão, com o maior profissionalismo e empenho, o que virá a fortalecer a nossa Cultura Organizacional, assente num forte espírito de solidariedade e voluntarismo e melhores valências técnicas. A principal riqueza de uma organização é os seus Recursos Humanos. Tomando esta consciência desta realidade, pretende-se sempre uma resposta clara e peremptória a qualquer solicitação da vossa parte. Acolher um novo elemento é, acima de tudo, fornecer-lhes as melhores condições de integração para que, o mais rapidamente possível, se sinta membro desta instituição. Este documento foi feito a pensar em si, para que possa participar na vivência da prospectiva. É nossa intenção, fornecer-lhe uma imagem, a mais aproximada possível, desta empresa e prestar-lhe todas as informações que possam contribuir para que a sua actividade na Prospectiva seja pautada pelo seu melhor desempenho. Sem pretender ser exaustivo, este manual deve ser encarado por si como um “guia” do funcionamento desta empresa. Seja Bem Vindo à PROSPECTIVA Pilar Brito _____________ Admnistração MD.02/02 Página 7 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 3 Actividades a Realizar na Entrada do Novo Colaborador 3.1 Conhecer a Equipa de Trabalho A necessidade de recrutamento da Prospectiva resultou, de um conjunto de contactos que envolveram o seu futuro responsável directo. Possivelmente ainda não conhece a equipa com quem vai trabalhar directamente. Durante o acolhimento será apresentado à sua equipa de trabalho, por um colaborador designado pela gerência, e será transmitido a hierarquia que deverá seguir. Será conduzido numa visita às instalações e apresentado aos diversos serviços de apoio. 3.2 Recolha de Dados Após a fase de recrutamento, será necessário a recolha de dados fundamentais para a empresa. É da responsabilidade de cada colaborador a entrega dos seguintes elementos: • CV actualizado em suporte digital “Word”; • Cópias do Certificado de Habilitações que indica no CV; • Cópia do Bilhete de Identidade actualizado, ou Cartão do Cidadão; • Número de beneficiário da Segurança Social; • Cópia do Cartão de Contribuinte ou Cartão do Cidadão; • 2 fotografias tipo passe; • Número de Identificação Bancária 3.3 Assinatura do Contrato Posteriormente será fornecido o contrato de trabalho, ou prestação de serviços e a respectiva cópia, em consonância com o estatuto que o ligará à PROSPECTIVA. Qualquer que seja o contrato de trabalho, assumirá o compromisso de confidencialidade perante a Organização. MD.02/02 Página 8 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 No caso de ter assinado o contrato de trabalho, deverá tomar consciência de que são obrigatórios os seguintes procedimentos: • Consulta da medicina no Trabalho até ao 15º dia da assinatura do contrato. Para tal, será abordado pela Gestora de Recursos Humanos; • Ter um seguro de Trabalho. Para tal será-lhe indicado aquando a assinatura do contrato; • Receber ou adquirir EPI´s em acordo com a Avaliação de Riscos do seu posto de trabalho. É obrigatório o preenchimento do MD.59 pelos colaboradores. No caso de ser um prestador de serviço, deverá tomar consciência de que são obrigatórios os seguintes procedimentos: • Apresentar uma declaração sob o compromisso de honra de conhecimento dos riscos inerentes às funções e a respectiva aquisição de equipamentos, nomeadamente EPI´s para o desempenho do serviço; • Apresentação de atestado de Robustez Física e Psíquica, ou em alternativa, ficha de aptidão médica para o desempenho de Funções; • Apresentação do Seguro de Trabalho. • Fotocópia do Impresso de Início/Reinício da Actividade MD.02/02 Página 9 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 4 Apresentação da Empresa 4.1 Historial A PROSPECTIVA – Projectos, Serviços, Estudos, Lda. iniciou a sua actividade no ano de 1977, tendo como primeiro cliente a Câmara Municipal de Palmela e, desde essa data, opera no mercado dos serviços, englobando a execução de estudos e projectos, nos mais diversos domínios, a coordenação e fiscalização de empreitadas, representando estas duas áreas cerca de 95% da facturação da Empresa. Trabalhamos há já 30 anos praticamente em regime de exclusividade para Autarquias, Organismos Públicos, Direcções Gerais e Regionais, para quem temos desenvolvido um trabalho que tem sido bem aceite. No entanto, a nossa carteira de clientes também inclui entidades particulares Nacionais/ Internacionais e outros. A PROSPECTIVA – Projectos, Serviços, Estudos, Lda., dispõe de equipas de técnicos especializados nos vários domínios de Planeamento, Engenharia, Informática, Coordenação e Fiscalização de Empreendimentos, Auditorias, etc. 4.2 Administração da PROSPECTIVA Eng. J. F. Bernardo Luz Eng. Luís Oliveira Brito Maria do Pilar Luz Brito N.º Contribuinte: 501 773 339 MD.02/02 Página 10 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 4.3 Instalações e Localização da PROSPECTIVA PROSPECTIVA – Projectos, Serviços, Estudos, S.A. Administradores: Eng. J. F. Bernardo Luz Eng. Luís Oliveira Brito Maria do Pilar Luz Brito N.º Contribuinte: 501 773 339 Capital Social: 500 200 Euros (Quinhentos mil e duzentos euros) Sede Social: Rua Major Neutel de Abreu, 16 A/B/C 1500-411 Lisboa Telefone: 21 771 19 70 Fax: 21 774 23 22 Email: [email protected] Delegação Sul: Rua do Estádio – Urb. Quinta da Bela Vista, Lt. A20 – Loja 4 e 5 R/c 8200-083 Albufeira Telefone: 289 589 797 Fax: 289 589 795 Email: [email protected] MD.02/02 Página 11 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 4.4 Funções dos Colaboradores Nota: As funções de todos os colaboradores estão no Manual de Funções. As suas funções estão em anexo (ver anexo IX) MD.02/02 Página 12 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 5 Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho O cumprimento das regras de saúde, higiene e segurança são parte fundamental das condições de trabalho de uma instituição, para se atingir a necessária qualidade de vida, quer pessoal quer profissionalmente. Actividades de saúde, higiene e Segurança no trabalho visam a prevenção de riscos profissionais a promoção da saúde do trabalhador e aplicam-se a nível individual e colectivo. A Prospectiva possui uma equipa de técnicos especializados para a prestação de serviços na área de segurança e higiene no trabalho, em que visam desenvolver ou promover actividades para o cumprimento das normas de segurança no trabalho. No âmbito da medicina do trabalho – que abrange os trabalhadores contratos – são realizados exames médicos à posteriori a admissão do colaborador e de 2 em 2 anos, com vista a verificar a aptidão laboral dos colaboradores. No caso dos colaboradores tiverem menos que 18 anos de Idade, ou tiverem idade superior a 50 anos, são realizados exames médicos Anuais. A medicina no trabalho é sempre realizada por um médico com a especialidade de medicina no Trabalho. Anualmente as Instalações e os postos de Trabalho são visitados pelo Médico do Trabalho. 5.1 Formação Profissional Para o desenvolvimento profissional dos seus colaboradores, a PROSPECTIVA procura assegurar a sua participação em acções de formação profissional, quer internamente, quer promovidas por entidades externas. A formação dos Recursos Humanos da Prospectiva decorre de necessidades emergentes dos seus colaboradores, bem como das diversas áreas de intervenção. Estas acções devem procurar conjugar as necessidades da PROSPECTIVA com os interesses de aperfeiçoamento e desenvolvimento profissional dos Colaboradores. MD.02/02 Página 13 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 5.2 Conhecimento de Regras e Segurança e Saúde A segurança dos colaboradores da PROSPECTIVA é fundamental para a organização. O colaborador deverá ter conhecimento dos seguintes documentos: • Procedimento de Identificação de Perigos e Riscos • Plano de Emergência Interno da Sede • Plano de Emergência Interno da Delegação Sul • Folheto de Segurança (ANEXO III deste manual) • Matriz de identificação de Perigos e Avaliação de Riscos Estas Informações podem ser consultadas no Site da prospectiva, de acordo com o ponto 6 deste manual. 5.3 Conhecimento da Organização dos Serviços de Segurança e Saúde O Responsável pela Segurança da PROSPECTIVA é a Engª Sara Martinho, Colega da Fiscalização/CSO e da Equipa de Gestão do Sistema. O Representante dos Trabalhadores dos Colaboradores da PROSPECTIVA é a D. Lurdes Simões, Colega do Departamento Administrativo e Financeiro. As obrigações destes colaboradores estão descritas no Manual de Funções. Os Serviços de Segurança e Saúde da PROSPECTIVA são da Responsabilidade de uma Entidade Externa, bem como os Serviços de Medicina no Trabalho. 5.4 Boas Práticas Ambientais Qualquer Prestação de Serviços da PROSPECTIVA, nutre um profundo respeito pelo Ambiente e pelas Partes Interessadas. Os Colaboradores deverão consultar o Manual de Boas Práticas. Qualquer questão relativa ao Ambiente, deverá ser contactada a Engª Ana Carla, responsável pelo Ambiente MD.02/02 Página 14 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 6 Cultura Organizacional 6.1 Valores Os Valores da PROSPECTIVA estão descritos no Manual do Sistema. O colaborador, durante o seu período de experiência, deverá familiarizar-se com os valores que a organização defende. 6.2 Direitos e Deveres Direitos Aqui apresentamos alguns dos mais importantes direitos dos Colaboradores: • Ser-lhe paga pontualmente a retribuição, que deve ser justa e adequada ao trabalho; • Ter boas condições de trabalho, tanto do ponto de vista físico como moral; • Ter acesso a formação profissional; • Ser respeitada a autonomia técnica do Colaborador que exerça actividades cuja regulamentação profissional o exija; • Ser-lhe fornecida informação, formação e equipamento adequado à prevenção de riscos de acidente e doença, bem como ser assegurada a higiene, segurança e saúde no trabalho conforme as prescrições legais vigentes; • O colaborador tem direito à um Seguro de Acidentes de Trabalho da Real Seguro com a Apólice nº 038139. Deveres Referenciámos alguns direitos dos Colaboradores, agora damos conta de algumas considerações sobre os seus deveres: • Respeitar e tratar com urbanidade e probidade o empregador, os superiores hierárquicos, os companheiros de trabalho e as demais pessoas que estejam ou entrem em relação com a empresa; MD.02/02 Página 15 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 • Comparecer ao serviço com assiduidade e pontualidade; • Realizar o trabalho com zelo e diligência; • Cumprir as ordens e instruções do empregador em tudo o que respeite à execução e disciplina do trabalho, salvo na medida em que se mostrem contrárias aos seus direitos e garantias; • Guardar lealdade ao empregador, nomeadamente não negociando por conta própria ou alheia em concorrência com ele, nem divulgando informações referentes à sua organização, métodos de produção ou negócios; • Zelar pela conservação e boa utilização dos bens relacionados com o seu trabalho que lhe forem confiados pelo empregador; • Promover ou executar todos os actos tendentes à melhoria da produtividade da empresa; • Cooperar para a melhoria do sistema de segurança, higiene e saúde no trabalho, bem como cumprir as prescrições de segurança, higiene e saúde no trabalho estabelecidas nas disposições legais ou convencionais aplicáveis, bem como as ordens dadas pelo empregador. 6.3 Relações Humanas no Local de Trabalho O Ambiente de Trabalho da PROSPECTIVA requer: • Cooperação entre Colaboradores; • Compreensão e entreajuda; • Produtividade elevada e bens estar pessoal do Colaborador; • Realização profissional estimulante e Qualidade no Serviço desempenhado; MD.02/02 Página 16 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 7 Comunicação 7.1 Meios de Comunicação O meio de Comunicação preferencial dentro da organização é o E-mail, e a rede Informática. Todos os colaboradores da PROSPECTIVA deverão consultar pelo menos uma vez por dia o seu E-mail. 7.2 Área de Colaboradores da PROSPECTIVA Para aceder a noticias ou informação pertinente, os colaboradores devem consultar o site da PROSPECTIVA www.prospectiva.pt Para aceder a área dos colaboradores, deverão usar as seguintes codificações, deverá ser contactado por E-mail o departamento de Gestão Integrada, [email protected] 8 Procedimentos Gerais 8.1 Férias A marcação anual das férias é efectuada até 31 de Março do correspondente ano civil, em folha própria distribuída pela PROSPECTIVA, sendo que a sua alteração tem que ser efectuada com pelo menos 1 mês de antecedência do período que irá ser gozado. Os novos Colaboradores assim que perfazem 6 meses de contrato têm a obrigação de enviar a folha de marcação de férias o mais rapidamente possível para o departamento jurídico e recursos humanos. O período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis. A duração do período de férias é aumentada no caso de o trabalhador não ter faltado ou ter apenas faltas justificadas no ano a que as férias se reportam, nos seguintes termos: MD.02/02 Página 17 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 - Três dias de férias, até uma falta ou dois meios-dias; - Dois dias de férias, até duas faltas ou quatros meios-dias; - Um dia de férias, até três faltas ou seis meios-dias. 8.2 Descanso Semanal, Feriados, Tolerâncias De Ponto 8.2.1 Descanso Semanal Os Colaboradores têm direito, em princípio, a dois dias de descanso por semana, sendo um de descanso semanal obrigatório e um de descanso semanal complementar, os quais, sempre que seja possível na organização dos horários, devem ser gozados consecutivamente. Os dias de descanso dados são, normalmente, aos Sábados e Domingos. 8.2.2 Feriados A PROSPECTIVA observa como feriados facultativos a Terça-feira de Carnaval e os feriados municipais do concelho onde o Colaborador esteja a exercer funções. 8.2.3 Tolerâncias de Ponto Sempre que circunstâncias de calendário o justifiquem, a PROSPECTIVA poderá conceder tolerâncias de ponto em determinados dias desse calendário, dispensando os Colaboradores de comparecer ao serviço. 8.2.4 Horário de Trabalho e Controlo de Assiduidade O horário principal de trabalho é: 09h00 – 13h00 e 14h30 – 18h30 na Sede; 09h00 – 13h00 e 14h00 – 18h00 na Delegação Sul; 08h00 – 12h00 e 13h – 17h00 na Fiscalização. Todos os Colaboradores que tenham como local de trabalho a Sede da PROSPECTIVA serão titulares de um cartão de ponto, devendo utilizá-lo para accionar o respectivo registo sempre que entram ou saem do edifício. MD.02/02 Página 18 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 Todo e qualquer Colaborador que se ausente ao serviço, deve comunicar impreterivelmente ao seu superior hierárquico, e em simultâneo deve informar por e-mail o departamento jurídico e recursos humanos. Isto visa, não só instituir um procedimento que leve a uma maior disciplina dos trabalhadores, mas também servir de instrumento de gestão de pessoal. 8.2.5 Faltas No sentido de proceder à um adequado controlo de ausências, todas as faltas, totais ou parciais, justificadas ou injustificadas devem ser regularizadas mediante introdução da justificação de ausência no Sistema de Registo de Faltas, sendo entregues no RH os respectivos documentos justificativos da ausência. O empregador pode, nos dias 15 dias seguintes à comunicação das faltas, exigir ao trabalhador prova dos factos invocados para justificação. MD.02/02 Página 19 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 9 Procedimentos Electrónicos - Utilizador de rede / Correio electrónico A quando a entrada de um novo colaborador é criado um utilizador de rede ( sede e delegação ) tal como um endereço de correio electrónico personalizado. Ex: Luis Silva – Dep. Informática [email protected] O utilizador de rede é criado na Active Directory posteriormente é configurado um computador. O correio electrónico é criado no Servidor de correio electrónico POP3 Dominios.pt O mail pode ser consultado através do Site mail.prospectiva.pt ou através do Outlook. Assim basta ter acesso á Internet e colocar no URL do browser mail.prospectiva.pt Colocar o endereço de mail e respectiva palavra passe nos campos de preenchimento Para configurar o Outlook por favor contactar o departamento de informática. A instalação de software nos equipamentos da Prospectiva terá de ter obrigatoriamente a aprovação da gerência e respectivo departamento informático. MD.02/02 Página 20 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 9.1 Material Informático e Procedimentos A aquisição de qualquer equipamento terá passar pelo preenchimento da requisição do impresso 46 (Requisição de Material de Informática) que se encontra nos anexos, do presente manual, tal como a sua aprovação. Qualquer equipamento informático de áudio vídeo imagem ou respectivos periféricos têm como obrigatório o preenchimento da respectiva requisição. A instalação de software nos equipamentos da Prospectiva terá de ter obrigatoriamente a aprovação da gerência e respectivo departamento informático. A utilização do correio electrónico da Prospectiva é obrigatória. Qualquer dúvida ou esclarecimento adicional necessários por favor contactar: Dep. Informática – Luis Silva 10 Procedimentos Específicos Os colaboradores devem desenvolver o seu trabalho ao abrigo das ferramentas do S.G.I. É proibido adulterar os logotpos da Empresa e de marcas associadas, como as da certificação. O uso das marcas LNEC e S.G.I., são alvo de regulação especifica. Aproveitamos para informar que a empresa é associada da AECOPS, podendo todos os colaboradores entrar em contacto para solicitar explicação de dúvidas ou expor questões. Para isso, basta dar o nome da empresa e do colaborador MD.02/02 Página 21 de 41 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ANEXO I CONTROLO DAS ALTERAÇÕES DO MANUAL Edição Data Capitulo Página Alterada Motivo 01 26-12-2008 Todos Todas Redacção Inicial 02 28-04-2008 Todos Todas Reformulação do Manual 03 08-02-2010 Todos Todas Alteração do Logotipo ANEXO II DEFINIÇÕES, SIGLAS E ABREVIATURAS ANEXO III FOLHETO DE SEGURANÇA ANEXO IV DEPARTAMENTO DE PROJECTO, DAF E DEPARTAMENTO COMERCIAL ANEXO V DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO ANEXO VI LISTA DE E-MAILS ANEXO VII LISTA DE TELEFONES INTERNOS DA PROSPECTIVA ANEXO VIII PLANO DE EMERGÊNCIA INTERNO ANEXO IX AS SUAS FUNÇÕES MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ANEXO II DEFINIÇÕES, SIGLAS E ABREVIATURAS ADM – Administração RG – Representante da Gestão GS – Gestor do Sistema RA – Responsável pelo Ambiente RS – Responsável pela Segurança RT – Representante dos Trabalhadores GRH – Gestor de Recursos Humanos GI – Gestor de Infra-Estruturas DC – Director Comercial DAF – Departamento Administrativo e Financeiro DEP – Departamento de Estudos e Projectos DFC – Departamento de Fiscalização e Coordenação DJ – Departamento Jurídico RH – Recursos Humanos Colab. - Colaboradores MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ANEXO III FOLHETO DE SEGURANÇA MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ANEXO IV DEPARTAMENTO DE PROJECTO, DAF E DEPARTAMENTO COMERCIAL Procedimentos Obrigatórios: Os procedimentos Obrigatórios dos Colaboradores da Sede são: • Registo Diário do Relógio de Ponto através do Cartão Magnético Atribuído. Note-se que este cartão é pessoal e intransmissível. O registo do Horário de Trabalho por todos os colaboradores da SEDE é registado por meios informáticos e controlados pelo Gestor de Recursos Humanos. • Imputação de Horas no Software GESTO • Comunicação de Férias à GRH, através por E-mail, com o preenchimento do Modelo MD.83 para [email protected] • Comunicação de Falta e Respectiva Justificação; • Deslocação em Serviço Externo. Pode ser realizado por E-mail para [email protected] • Expedição de Correspondência através do Registo interno. Para tal contactar [email protected] • Requisição de Material Diverso através do Preenchimento do MD.91 através de contacto para [email protected] Horário de Trabalho O horário de trabalho nas instalações da PROSPECTIVA é: 09h00–13h00 e 14h30–18h30 na Sede; MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 Imputação de Horas no GESTO Após admissão, é atribuído a todos os colaboradores uma palavra-chave de acesso ao GESTO para imputação das horas laborais diárias e as respectiva tarefas. A Imputação das horas devem ser o mais real possível onde deve referir os trabalhos realizados, designando o código do trabalho, o nome do mesmo, a actividade realizada e a tarefa/fase. É de notar que todos estes dados já estão pré-definidos no programa ao que o colaborador apenas deverá seleccionar os campos correspondentes as funções desempenhadas e preencher o campo das horas semanais. Caso se verifique bloqueio informático durante o horário laboral, este deve ser assinalado ao proceder a imputação das horas. Para proceder ao registo das horas de trabalho deve ter em atenção as seguintes nomenclaturas dos trabalhos: Códigos Gerais: P.01.99 Geral P.01.01 Departamento Administrativo e Financeiro P.01.02 Informática P.01.03.1533 Apoio Geral H3P P.01.03.1637 Apoio Geral NORAFR P.02.99 Propostas P.03.01 Gerência P.03.02 Gerência P.03.03 Gerência P.04.99 Projecto P.05.99 Geral/Fiscalização P.06.99 Geral/Comercial MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 P.07.99 Geral/Qualidade P.08.99 Geral/Formação Quando se quer especificar um determinado trabalho a nomenclatura do código é a seguinte: Trabalho relativo a Projecto P.04.XX.0000 (os XX correspondem ao código da coordenação do projecto, os quatros zeros deverão ser substituídos pelos dígitos ref. ao nº do trabalho em causa) P.04.01 Eng. Luís Brito P.04.02 Engª. Ana Martins P.04.03 Rede Viária P.04.04 Eng. Jorge Santos P.04.05 Eng.Luis Ferreira P.04.06 Engª. Maria Fátima Leal P.04.07 Engª. Maria João Almeida P.04.08 Eng. Pedro Azinheirinha P.04.09 Eng. Renato Xavier P.04.11 Eng. André Duarte P.04.12 Eng. João Ornelas P.04.13 Trabalhos Externos P.04.13 Trabalhos Mistos Internos/Externos P.04.15 Trabalhos Internos/Mistos P.04.16 Consórcios P.04.17 Eng. Gonçalo Delca Obrigações Legais A Comunicação de Férias e faltas seguem as disposições do código do Trabalho em Vigor em Portugal. MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 A marcação anual das férias é efectuada até 31 de Março do correspondente ano civil, no MD.83. sendo que a sua alteração tem que ser efectuada com pelo menos 1 mês de antecedência do período que irá ser gozado. Tolerâncias de Ponto Sempre que circunstâncias de calendário o justifiquem, a PROSPECTIVA poderá conceder tolerâncias de ponto em determinados dias desse calendário, dispensando os Colaboradores de comparecer ao serviço. Deslocação em Serviço Externo Todos os Colaboradores que se desloquem em serviço externo e que estão afectos às instalações da sede, são obrigados a: • Enviar um E-mail a [email protected], com a seguinte informação: o Dia previsto para a deslocação o Horas previstas de ausência do posto de trabalho Horas afectas ao trabalho (indicar o P.) Correspondência Recebida e Expedida A correspondência dirigida à Prospectiva é entregue pelos Correios de Portugal ou empresas privadas de correio, directamente nas nossas instalações. Toda a correspondência institucional é aberta e registada centralmente no IPRO, ou na base de dados da PROSPECTIVA e enviada posteriormente para os respectivos destinatários. A correspondência para o exterior é depositada nos correios de Portugal pelas 18:00, pelo que deve estar no depósito de correspondência da empresa até as 17:00, para que o nosso estafeta possa ter tempo para organizar, verificar e endereçar toda a correspondência. Quando existir correio expresso, este deve estar no mesmo depósito às 16:30. O registo da Correspondência é tratada na SEDE através de E-mail para [email protected] e na Delegação Sul para [email protected] MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 Serviço de Correio interno A circulação de correspondência na sede e na delegação da empresa é assegurada pelos administrativos. A distribuição do correio é realizada uma vez por dia. Alguns colaboradores da sede possuem uma gaveta para o recebimento de correspondência interna, para qual solicitamos uma constante verificação de forma a obter eficazmente todas as informações que lhe forem dirigidas. Os comunicados elaborados por qualquer sector da empresa deverão ser distribuído em mãos aos colaboradores da sede/delegação e por correio electrónico aos demais colaboradores que se encontram deslocados da sede/delegação, quando assim se justifique. Requisição de Material A requisição de Material, pode ser realizada através de E-mail para [email protected], ou através do contacto com a D. Carla Gouveia. MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ANEXO V DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO Os colaboradores destacados em Obra deveram realizar as seguintes actividades, no âmbito do bom desenvolvimento da empresa: 1. Horário de Trabalho 2. Preenchimento das Afectações; 3. Despesas de Caixa 4. Comunicação de Férias 5. Comunicação da Justificação das Faltas 6. Períodos de Descanso e Férias Horário de Trabalho O horário de trabalho nas instalações da PROSPECTIVA é o 09h00 – 13h00 e 14h30 – 18h30 na Sede; 09h00 – 13h00 e 14h00 – 18h00 na Delegação Sul; 08h00 – 12h00 e 13h – 17h30 na Fiscalização No caso dos Colaboradores destacados em obra, o horário de trabalho dos mesmos deverá ser idêntico ao que é previsto no P.S.S. Afectações O Mapa de Afectações é um quadro individual onde cada Colaborador imputa diariamente a carga horária e as respectivas tarefas, com a maior veracidade/realidade possível do dia-a-dia: • Nos meses em que se registem ausências ao trabalho, agradecemos que as considerem no Mapa de Afectações/Mensal e enviem um justificativo dessas ausências para a Sede ao c/ Sandra Caldeira, através de e-mail [email protected] • Nos meses em que se registem férias, agradecemos que em simultâneo com o envio do Mapa façam a descrição do período de férias gozado. MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 O preenchimento correcto do referido mapa, após importação no programa “GESTO” efectuada pelo DAF/Sede, contribui de forma fulcral para fornecer elementos sobre a rentabilidade de cada trabalho. Alertamos para o facto de que o envio por parte de V. Exas. atempadamente de toda a documentação inerente à prestação de serviços (recibo verde, Mapa de Afectação), é fundamental à empresa para o apuramento real de todos os custos e carga horária de cada colaborador. Os Mapas de Afectações deverão ser enviados mensalmente para a Sede – Ao c/ Sandra Caldeira – [email protected], excepto os colaboradores afectos à Delegação que deverão enviar ao c/ Manuela Amaro – [email protected]. Os Mapas de Afectações deverão ser recepcionados até dia 01 do mês seguinte e só serão validados quando enviados em suporte informático. A estrutura do mapa nunca deverá ser alterada, nem em dimensão nem no seu conteúdo, apenas se deverão preencher os seguintes “campos”: Nome Colaborador Data Inicio do mapa em conformidade com as afectações do mês respeitante (dia-mês-ano). Nº Colaborador (fornecido pelo DAF na Admissão) MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 Na matriz não se deverá nunca escrever texto nas linhas. Estas são exclusivamente destinadas ao Nº do Trabalho (código Projecto), ao código da Actividade e ao Nº de Horas/Dia (estes três campos terão que ser obrigatoriamente preenchidos quando houver imputação de horas). Coluna – Código Projecto Existem os seguintes códigos GERAIS: P.01.99 Geral P.01.01 Departamento Administrativo e Financeiro P.01.02 Informática P.01.03.1533 Apoio Geral H3P P.01.03.1637 Apoio Geral NORAFR P.02.99 Propostas P.03.01 Gerência P.03.02 Gerência P.03.03 Gerência P.04.99 Projecto P.05.99 Geral/Fiscalização P.06.99 Geral/Comercial P.07.99 Geral/Qualidade P.08.99 Geral/Formação Códigos Gerais Coordenação/Fiscalização: P.05.01 P.05.01 - Barlavento P.05.02 P.05.02 - Sotavento P.05.03 P.05.03 - Centro P.05.05 P.05.05 - Açores P.05.06 P.05.06 - AML MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 P.05.07 P.05.07 - Norte Trabalho relativo a Fiscalização P.05.0X.0000 (o X corresponde ao código da coordenação da fiscalização, os quatros zeros deverão ser substituídos pelos dígitos ref. ao nº do trabalho em causa) Coluna – Código Tarefas 1 Peças Desenhadas 2 Memória Descritiva 3 Cálculos 4 Medições 5 Cópias 6 Serviço Administrativo - Projecto 7 Deslocações a Clientes - Projecto 8 Reuniões - Projecto 9 Aguardar trabalho 10 Grafismo 11 Deslocações a Obras - Fiscalização 12 Fiscalização 13 Gestão de Qualidade 14 Pausa 15 Fiscalização/Gestão de Qualidade Escritório 16 Escritório S/P 17 Serviço Administrativo - Fiscalização 18 Reuniões - Fiscalização 19 Arrumações 20 Bloqueio Informático MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 21 Projecto 22 Administração 23 Levantamento Topográfico - Fiscalização 24 Levantamento Topográfico - Projecto 25 Propostas - Fiscalização 26 Propostas - Projecto 27 Verificação de Projecto Obrigações Legais A Comunicação de Férias e faltas seguem as disposições do código do Trabalho em Vigor em Portugal. A marcação anual das férias é efectuada até 31 de Março do correspondente ano civil, no MD.83. sendo que a sua alteração tem que ser efectuada com pelo menos 1 mês de antecedência do período que irá ser gozado. Despesas de Caixa Relativamente às despesas de caixas, os colaboradores com caixa atribuida deverão proceder do seguinte modo: • Os Caixas Mensais deverão ser enviadas para a Sede – Ao c/ Sandra Caldeira ([email protected]), no máximo, até dia 1 do mês seguinte, aquele a que respeitam; • Modelo de caixa Mensal é enviado para o e-mail do Colaborador aquando da admissão; • Os documentos de despesa apresentados devem contemplar apenas as despesas efectuadas no mês em causa; • Todas as despesas apresentadas devem ser comprovadas através de: a) Factura / Recibo b) Venda-a-Dinheiro MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 • Os documentos de despesa que se encontrem ilegíveis e em mau estado de conservação não são aceites e em consequência serão devolvidos; • Em todos os documentos de despesa devem constar o nome da empresa e o número de contribuinte – 501 773 339, caso as despesas não apresentem o respectivo número de contribuinte não serão aceites; • Quando os documentos de despesas estiverem impressos em papel “tipo fax” devem ser acompanhados da sua fotocópia, agrafada ao documento original. - Esta medida serve para viabilizar consultas futuras, uma vez que a impressão em papel “tipo fax” tem tendência a desaparecer; • As despesas apresentadas nos Caixas Mensais devem ser agrupadas por tipo de despesa e por nº de trabalho. Este procedimento deverá abranger as fotocópias referidas no ponto anterior. • Os caixas devem ser validadas pelo coordenador de área. • Todos os documentos de despesas têm que estar obrigatoriamente identificados, a lápis, no verso com o(s) respectivo(s) nº(s) do(s) trabalho(s), de acordo com os Códigos Projecto mencionados no item “Afectações Mensais” deste Manual. Nesses documentos, nunca deverá constar o nome do colaborador. A aquisição/compra de determinado bem/serviço ou material de informática deverá seguir o que está definido no processo de Infra-estruturas. Em \\Daf_server\Qualidade, ou no suporte informático que lhe é distribuído. O MD.38 deve ser devidamente preenchido e enviado para a Sede ao cuidado do Sr. Luís Silva - [email protected] (informático da empresa). O mesmo procedimento, referido no parágrafo anterior, deve ser aplicado para as reparações/revisões de automóveis através do Modelo 71 – Serviço Auto, conforme cópia anexa. Caso esse procedimento não se verifique, correrá o risco de penalização de não ser liquidado, por não ter aprovação / autorização prévia da Gerência. Este impresso deve ser preenchido devidamente e enviado para a Sede ao cuidado de José Gouveia ([email protected]). O mesmo será, posteriormente, remetido ao emissor com o resultado da apreciação. MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 • Sendo os Caixas Mensais recepcionadas, impreterivelmente, até dia 1 do mês seguinte, o pagamento das despesas efectua-se na última semana do mês seguinte da entrega, depois de serem validadas e contabilizadas. O pagamento é efectuado através de depósito na conta bancária, para o qual solicitamos a V/ atenção para a entrega e confirmação do NIB. • Não são aceites despesas de caixa, sem a respectiva folha devidamente preenchida. • As caixas entregues até ao prazo estabelecido, serão pagas no próprio mês. Se forem entregues após o prazo, apenas serão liquidadas no mês seguinte. MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ANEXO VI LISTA DE E-MAILS MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ANEXO VII LISTA DE TELEFONES INTERNOS DA PROSPECTIVA MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ANEXO VIII PLANO DE EMERGENCIA INTERNO Algarve Sede Obra (consulta P.S.S.) MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI Manual de Acolhimento Edição 03 - Data: 08/02/2010 ANEXO IX AS SUAS FUNÇÕES MD.02/02 Este documento quando impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI