C -GESP XXI info
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Nº 4 / Dezembro de 2003 Próximo Nº Abril de 2004 C-GESP XXI info Campanha de troca de Impressoras ELTRON P300 Prepare-se: 2004 está à porta... Para que comece o Ano novo da melhor mane ira, especialmente a nível de utilização do CGESP XXI, voltamos a dedicar especial ate nção à preparação do CGESP XXI para o ano de 2004. No destacável poderá encontrar todas as instruções necessárias para levar a tarefa de encerramento a bom termo. O processo é extremamente simples e não deverá levar mais de 20 a 30 minutos. No entanto, e especialmente para quem iniciou a utilização do CGESP XXI em 2003, não queremos deixar de o alertar para pequenas situações que deverá esclarecer previamente, como por exemplo, que numeração de documentos deverá utilizar em 2004. Todos os responsáveis, em geral, não deverão deixar de se preocupar com a nomeação do operador que irá proceder ao encerramento do ano—operação que só poderá ser levada a cabo após o encerramento dos Caixas, e por um Operador que tenha acesso ao CGESP XXI (G), Consultas de Gestão. Para o podermos ajudar, a CEDIS estará a funcionar nos dias 31 de Dezembro, até às 17:00h, e no dia 2 de Janeiro a partir das 7:30h. Novidades C-GESP XXI: Dispensadores de Toalhas e Venda automática de Bilhetes Apresentamos no 2º Salão das Piscinas e do Lazer, que decorreu no CNEMA em Santarém, um novo equipamento dispensador de Toalhas (ver Pág. 4). A integração deste equipamento a nível do C-GESP XXI procura responder aos problemas de distribuição de toalhas, e à sua posterior recolha, que tem elevados custos anuais nos HealthClubs. Em conjunto com este equipamento, apresentamos ainda um sistema Self-Service preparado para o Check-in de Actividades, equipado com écran “touchscreen”, computador, impressora e leitor de cartões. Na área da Bilhética com integração de Controlo de Acessos, onde a CEDIS conta também já com alguns Clientes, a parceria com uma Empresa Portuguesa permitiu encontrar equipamentos para a Ve nda Automática de Bilhetes (ver Pág. 4). NOTA DO EDITOR Muito Obrigado! As primeiras palavras destas notas não podem deixar de ser para manifestar o nosso agradecimento a todos aqueles que responderam ao Inquérito à qualidade dos serviços que levamos a cabo através da SQD. As suas respostas ajudaram-nos a compreender melhor as suas dificuldades, e os nossos defeitos, que iremos tentar corrigir com a máxima brevidade. Em segundo lugar, gostaríamos de chamar a sua atenção para as iniciativas de formação que iremos implementar já a partir de Janeiro de 2004. Serão com certeza importantes para reciclar os seus conhecimentos e os dos seus Utilizadores na utilização do CGESP XXI, e das suas novas funcionalidades. Por último, e não menos importante, gostaríamos de chamar a sua atenção para as novidades que lançamos. Realçam mais uma vez a nossa incansável forma de estar no mercado, com permanentes inovações. Temos a certeza que também é por isso que continua a preferir trabalhar connosco e com o C-GESP XXI. Bom Natal e Feliz Ano Novo! Paulo Pinheiro [email protected] Nesta edição: Instalação e Licenciamento do C-GESPXXI Mais Formação... 2 Serviços automáticos: como activá-los... Sabia que... 3 Novidades C-GESP XXI 4 Novas funcionalidades do C-GESP XXI Instruções para Abertura do ano de 2004 A 2 3 B Novidades C-GESP XXI: Dispensadores de Toalhas e Venda automática de Bilhetes das Instalações (que podem até ser os mesmos critérios definidos para o acesso às instalações —pagamento, horário, declaração médica, etc.). A definição pode ainda passar pelo nº ou pelo tipo de toalhas que o Utente pode levantar (pequenas, grandes, Urb. Vale Flores Prcta Diogo Silves Nº 7 R/C Dto 2710-679 Sintra Telefone: +351.21.922 96 90 Fax: +351.21.922 96 99 E-Mail: [email protected] Assistência Técnica: +351.21.926 91 00 E-Mail: [email protected] Vamos consigo a qualquer lado... WWW.CEDIS.PT Dispensador de Toalhas Sendo que o problema da distribuição das toalhas é um problema que afecta quase todas as Instalações Desportivas que disponibilizam este tipo de serviço aos seus Clientes, ascendendo o prejuízo do desaparecimento das mesmas a vários milhares de euros por ano, a CEDIS procurou ajudar os seus clientes a resolver este problema, através da disponibilização de um equipamento automático para distribuição de toalhas. Interligado com o C-GESP XXI, este equipamento permite a utilização do Identificador de Utente (Cartão Magnético, de Código de Barras ou de Proximidade), disponibilizando a(s) toalha(s) em função dos critérios definidos pela gestão Ficha Técnica Dispensador de Toalhas Pequenas/Grandes Capacidade: 200/190 toalhas Altura: 2 m / 2 m Largura: 0,845 m / 1 m Profundidade: 0,8 m / 1 m Tempo máximo entre a utilização do identificador e a obtenção da toalha: 4 segundos Equipamento de Recolha de 1 ou 2 Toalhas Altura: 1 m Largura: 0,6 m Profundidade: 0,4 m São possíveis outras dimensões e capacidades. Contacte-nos para mais informações... Página 4 etc.). No máximo, em 4 segundos, o Utente terá na sua mão a(s) toalha (s) que necessita para praticar o seu desporto com a máxima comodidade. Para assegurar que a devolução é efectuada, são disponibilizados equipamentos de recolha, nos quais o Utente coloca a (s) sua(s) toalha(s) e se identifica (através da utilização do seu cartão). Se esta operação não for efectuada, o CGESP XXI debita automaticamente a conta corrente do Utente, tendo este que proceder ao seu pagamento. Para Instalações Desportivas que não utilizem o C-GESP XXI, este equipamento pode também ser adaptado a outros sistemas informáticos ou ainda para venda das Toalhas, através da utilização de um moedeiro” (equipamento que permite pagar através da utilização de mo e das). E ainda pode aproveitar para fazer publicidade nos painéis frontal e laterais... Venda automática de Bilhetes Este equipamento vem responder às solicitações para Venda Automática de Bilhetes para utilização directa no Controlo de Acessos (Torniquetes, Cancelas de Parques de Estacionamento, ou qualquer outro equipamento), sem intervenção de Utilizadores ou Operadores. Equipado com um dos módulos do Software C-GESP XXI (B), Bilheteira, permite a informatização completa de recintos como Piscinas de Acesso Livre (com pagamento diário), Castelos, Museus, etc., dado que o seu écran TFT permitirá a disponibilização da informa ção de venda em várias línguas. O Utente poderá obter Bilhetes individuais ou Séries que, através da integração com o Controlo de Acessos, permit irá o acesso até que a série se esgote. Dado que está integrado com o C-GESP XXI, será possível obter mapas estatísticos sobre as Vendas de Bilhetes efectuadas, bem como determinar, das séries vendidas, o número de bilhetes que ainda se encontram por utilizar. Equipado com Modem ou ligado em Rede, a sua manutenção ou parametrização é efectuada remotamente, apenas havendo necessidade de intervenções locais para a troca do cofre ou para carregamento dos rolos de papel. Este equipamento pode ainda ser personalizado ou alterado em função das necessidades do Cliente. Ficha Técnica (Equipamento tipo) Dispensador de Bilhetes Computador Leitor de Cartões Híbrido Receptor de moedas até 12 denominações com reciclagem Monitor TFT com 12” Teclas de selecção anti-vandálicas Impressora de Recibos e de Bilhetes Alarme de intrusão Fonte de alimentação ininterrupta Estrutura em aço com 2,5mm de espessura Dimensões aproximadas 450x930x307 C -G E S P X X I I N F O Serviços automáticos: como activá-los (em Windows 2000)... Para que serve o Serviço Desde sempre que o C-GESP XXI disponibiliza rotinas de execução automática que permitem executar determinadas funções necessárias ao bom funcionamento da Instalação. Entre outras, algumas das mais utilizadas são as Limpezas automáticas, o Débito de Circuitos e de Dispensadores, a Actualização de Categorias e de dados noutros sistemas (ACT! 2000, Fitness Advisor, etc.), os Processamentos de integração contabilistica e o Backup para sistemas baseados em MSDE. A especificação das funcionalidades de cada uma destas rotinas transcende o objectivo deste artigo. O utilizador poderá consultar o manual INSTRUÇÕES PARA CONFIGURAÇÃO DE ROTINAS AUTOMÁTICAS.doc Ver. 1.2.20030910 na pasta ..\Gespxxi \Manual para obter informações detalhadas sobre cada uma das rotinas e respectiva parametrização. Na Ver. 1 do C-GESP XXI, este processo era conseguido através do C-GESP XXI (P), Parametrização. Este programa tinha de ser deixado em execução todos os dias para garantir que as rotinas eram executadas. Esta situação apresentava três principais desvantagens: A) a primeira advinha de, por vezes, os Utilizadores se esquecerem de deixar o programa carregado, ficando as rotinas por executar; B) pelo facto do software ter de estar permanentemente carregado, não se podia sair da sessão do Utilizador, a nível do Sistema Operativo, o que nalguns Sistemas Operativos poderia criar problemas de segurança; C) a terceira decorria do facto de que, enquanto o C-GESP XXI (P) estava carregado, ocupava uma Licença de execução da Base de Dados, o que em instalações com poucas licenças provocava alguns incómodos; Para resolver este problema, a CEDIS desenvolveu um serviço que é normalmente carregado no Servidor (por normalmente este estar sempre ligado). Por outro lado, pelo facto de ser um Serviço, arranca automaticamente quando o Servidor é ligado e fica sempre carregado, não obrigando a haver uma sessão aberta por parte de um Operador, a nível do Sistema Operativo, o que reduz os problemas de segurança. Como arrancar com o Serviço Para que possa instalar o Serviço é necessário conhecer o Nome e a Senha de Acesso de administração do sistema, e ter o C-GESP XXI instalado no Servidor. Depois de entrar no sistema com a conta de administrador, aceda ao botão Iniciar (Start) e escolha depois a opção Executar (Run). No écran que aparece, digite a drive, o caminho e o nome do serviço que deseja carregar, tal como ilustrado na Figura ao lado. Depois de “clicar” no botão OK, e se a instalação foi efectuada, receberá uma mensagem do sistema a indicar que o serviço foi instalado com sucesso. Deverá depois aceder ao Painel de Controlo, escolher a opção Ferramentas Administrativas e de seguida a opção Serviços. No écran ilustrado na Fig. seguinte, deverá localizar a linha que menciona o GESPXXISA. Depois de seleccionar essa linha, “clique” no botão direito do rato, e escolha a opção Iniciar (Start) do menu que aparece. Parar e desinstalar o Serviço Para desinstalar o Serviço, deverá primeiro pará-lo. Para o fazer, proceda como indicado para o iniciar, mas escolha a opção Interromper (Stop). Depois do serviço parado, aceda ao botão Iniciar (Start), e indique o comando: d:\gespxxi\gespxxisa.exe /uninstal l Cuidados a ter Antes de instalar e iniciar o serviço, deverá proceder à sua parametrização, através do CGESP XXI (P), Parâmetros. Sempre que alterar a parametrização, é conveniente que pare o serviço, desinstale e volte a instalar e a iniciar com o serviço. E, principalmente, nunca se esqueça: a parametrização efectuada é gravada num ficheiro local GESP.INI, pelo que, quer a parametrização inicial, quer alterações efectuadas à parametrização, deverão sempre ser efectuadas no computador onde o serviço está a ser executado. Sabia que... F6 - Na Ficha de Inscrição, esta Tecla permi- Declaração de valores te emitir a Venda a Dinheiro em nome da En- recebidos—Nesta altura do ano, a tidade definida como Responsável na Ficha de Outros Dados do Utente. Esta facilidade permitirá, por exemplo, emitir a Venda a Dinheiro em nome da Empresa a que o Utente está associado, ou em nome do Pai (ou da Mãe) da criança que está inscrita. Para realizar esta operação, o Utilizador deverá procurar o Utente pretendido, e antes de emitir a Cobrança, pressionar a Tecla F6. Note que esta tecla não é de Ligar / Desligar, pelo que se pretender efectuar a mesma operação para outro Utente, o Utilizador deverá pressionar de novo a Tecla F6. A utilização desta opção deverá ser acompanhada de uma intervenção a nível do desenho da Venda a Dinheiro, que permita claramente distinguir pela sua observação, que a mesma foi emitida por este processo. Caso contrário, o Operador poderá ser induzido em erro, ao tentar localizar a Venda a Dinheiro no extracto da Entidade Responsável, em vez de no extracto do próprio Utente. Também no fecho de caixa, a Venda a Dinheiro aparece em nome do próprio Utente. Página 3 emissão deste tipo de declaração é fundamental nas Instalações Desportivas, pelo que é extremamente importante saber como utilizála. Antes de mais, é necessário saber que este tipo de declaração pode ser emitido quer por integração com o MS-Word, quer na inexistência deste. No entanto, o Utilizador deverá ter a noção que a configuração do modelo é diferente em cada caso, e que é o próprio software que detecta a existência ou não do M S-Word. O ficheiro de configuração que o C-GESP XXI utiliza chama-se Modelo para IRS.rtf e encontra-se por defeito na pasta \Gespxxi\Documentos. Ao aceder à opção Declaração de Valores Recebidos, encontra um botão com o nome CAMPOS. “Clicando” neste botão, o C-GESP XXI indica-lhe todos os campos que pode utilizar, juntamente com um exemplo. Mantendo este écran aberto, o Utilizador poderá agora escolher abrir o Word ou o WordPad, conforme deseje utilizar o MS-Word ou não, e copiar o modelo exemplo, procedendo depois às alterações desejadas. A formatação em Word inclui a existência de uma tabela com uma linha e duas colunas, formatadas conforme o Utilizador deseje. A primeira coluna deverá ser mais larga, dado que será onde irá aparecer a descrição dos itens recebidos. A segunda coluna conterá o valor pago pelo Utente, e deverá ser formatada com alinhamento à direita. Imediatamente na linha anterior à tabela deverá surgir a indicação <INSCRITO_EM>. Só assim, o C-GESP XXI saberá que deverá preencher os dados nessa tabela. Se não vai utilizar o Word, a formatação e alinhamento deverá ser efectuada pelo Utilizador, só se conseguindo resultados aceitáveis quando é utilizado o tipo de letra Courier New (que tem espaçamento fixo). Neste caso, o Utilizador deverá indicar os campos <DESCRICAO_ITEM> e <VALORES_PAGOS_EUR> lado a lado, indicando em cima os títulos que desejar. Em qualquer das formas, o ficheiro deverá ser gravado na pasta onde estão os documentos (normalmente \Gespxxi\documentos), com o nome Modelo para IRS e com a extensão RTF (Rich Text Format). C -G E S P X X I I N F O Campanha de Troca Impressoras ELTRON ou PRIVILÉGE P300 Os Clientes que adquiriram Impressoras de Cartões de marca ELTRON, PRIVILÉGE (ou outra), modelo tipo P300 ou anteriores, têm agora a oportunidade de renovar a sua impressora. Na aquisição de um dos novos modelos, valorizamos a sua Impressora antiga. Mais uma vantagem de ser cliente da CEDIS... Contacte-nos! Mais Formação... Instalação e Licenciamento do C-GESP XXI Ao adquirir o C-GESP XXI, o Cliente está a adquirir, nada menos, nada mais, que o direito de utilizar o referido Software, que funcionará sobre uma Base de Dados num Servidor—e que designamos por Licença de Servidor—, e num determinado número de Postos de Trabalho que foram adquiridos—a que design amos por Licença de Cliente. O CD-ROM que criamos, e que distribuímos pelos nossos Clientes, possibilita a instalação de qualquer número destes tipos de Licença. No entanto, essa licença, quer seja de Servidor ou de Cliente, só está devidamente licenciada quando a CEDIS tem conhecimento dessa instalação e concedeu a respectiva autorização de instalação, através do fornecimento de uma chave de activação. Esta chave de activação tem associada, para além do Nome da Empresa, o nº de série e o nº de licenças associado a essa chave, pelo que é fácil para a CEDIS perceber a origem de determinada chave, e o nº de licenças que tem associado. Assim sendo, a aquisição de novas licenças de utilização por parte do Cliente implicará agora apenas o envio de um documento especificando uma nova chave, que o Cliente deverá indicar quando procede à instalação da licença de Cliente. Para novas licenças de Servidor, a CEDIS fornecerá outro CD-ROM de Instalação. Uma licença instalada com o CD-ROM apresenta um écran de entrada ligeiramente diferente do usual, mostrando o nome da Empresa para o qual está licenciado. Uma vez que o licenciamento é efectuado por Posto de Trabalho, poderá obter a mensagem “Este Software não está devidamente licenciado” num Posto, e noutros não, significando que já foram excedidas o nº de licenças adquiridas e licenciadas. Nesta situação, o Cliente deverá informar a CEDIS de tal facto, para que esta possa proceder ao correcto licenciamento. A pedido do Cliente, a CEDIS poderá informá-lo de quais os Computadores que fazem uso das licenças, e de quais estão ou não licenciados. Até à data, e apesar da mensagem de licenciamento incorrecto, a utilização do software não é impedida. No entanto, num futuro próximo, esse impedimento será efectivo, pelo que o licenciamento incorrecto (ou não efectuado) poderá implicar a paragem de utilização do C-GESP. Anualmente, o Cliente deverá comunicar à CEDIS o aumento do nº de licenças. Quando tal não acontecer, incorrerá nas penalizações previstas nas Leis vigentes sobre utilização de Software ilegal. C-GESP XXI Ver. 2 A partir de Janeiro de 2004, o CD-ROM é distribuído com a Versão 2 do C-GESP XXI. Esta versão utiliza componentes de Software mais exigentes, pelo que é aconselhada a utilização do Sistema Operativo Windows 2000 ou versão mais recente. Em resposta às deficiências de formação que que a que se consegue quando as mesmas são No término da acção da formação, o formanalguns Utilizadores relataram nas suas respos- realizadas nas Instalações do Cliente. Pensado efectuará um pequeno teste de avaliação, tas ao Inquérito efectuado, resolveu a CEDIS mos também que o convívio entre Utilizadores do qual conhecerá automaticamente o resulcriar acções de formação específicas, a levar a de várias Instalações e também com os Técni- tado, e que permitirá determinar o grau dos cabo nas suas Instalações. cos da CEDIS permitirá a troca de experiênci- conhecimentos adquiridos. No final da acEstas acções têm o seu inicio previsto para as e também aumentar o aproveitamento da ção, cada formando receberá um Certificado Janeiro de 2004, e as datas em que ocorrerão acção de formação. de Frequência e Aproveitamento, corresponserão oportunamente divulgadas junto dos A adesão dos Utilizadores a este tipo de fordente ao curso que frequentou. nossos Clientes. Serão também permanentemação levará à incrementação das mesmas, e à As áreas em que decorrerão as acções commente divulgadas no nosso sítio (www.cedis. sua distribuição por outros locais, nomeadapreendem: pt), por E-Mail e por Fax. mente no norte do País, onde a CEDIS conta • Utilização genérica do C-GESP XXI As Acções de Formação terão como principais também com grande número de Clientes. Em • Identificadores, Controlo de Acessos e objectivos: 2004, os Clientes com Contrato de Assistência resolução de problemas • Formar novos funcionários e utilizadores terão um crédito de 2 acções de formação para • Reserva de Espaços e Concessões dois operadores. Para os Clientes sem Contrato • Marcações e Concessões nas áreas de maior utilização do Sistema; de Assistência ou para os Clientes que já esgo• Abordar, de uma forma exaustiva, áreas • Emissão de Mailings taram o crédito, cada acção de formação terá específicas do Software; • Consultas de Gestão um custo de 100,00€ + IVA por formando. • Apresentar características e funcionali• Controlo de Ponto dades de novas versões do C-GESP Calendário de Acções de Formação As acções de formação estão já XXI; 1º Trimestre 2004 agendadas para o 1º Trimestre de A escolha da CEDIS para realização Acção de Formação Duração Data 2004, conforme a tabela anexa. destas acções tem como principal razão Dado que o nº de vagas é limitado, Utilização Genérica C-GESP XXI 2 dias 14/15 Jan o facto de se conseguirem reunir mais faça a(s) sua(s) inscrição(ões) o Identificadores, Controlo de Acessos facilmente as condições necessárias à 2 dias 21/22 Jan mais cedo possível, através de Fax realização das mesmas, quer no que con- e resolução de problemas (+351.21.922.96.99) ou por E-Mail cerne a equipamento informático dispo- Controlo de Ponto 2 dias 4/5 Fev ([email protected]). nível e adequadamente preparado, quer Reserva e Concessão de Espaços 2 dias 18/19 Fev Poderá consultar os planos de forno que concerne a equipamentos pedaMarcações e Concessões 2 dias 25/26 Fev mação em www.cedis.pt, ou solicigógicos e documentação. A própria con- Emissão de Mailings 1 dia 17 e 18 Mar tá-los por telefone. centração do Utilizador na própria acção Consultas de Gestão 1 dia 24 e 25 Mar de formação será certamente melhor do C -G E S P X X I I N F O Página 2