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Definindo a Metodologia de Gestão
Orçamentária ideal para empresa
Qual o nível deste material?
Básico
Este conteúdo é ideal para
aqueles que estão dando os
primeiros passos no mundo
da Gestão Orçamentária.
Aqui o conteúdo será
abordado de uma forma
didática e simples.
Intermediário
Os materiais de nível
intermediário são
destinados para aquelas
pessoas que já estão
familiarizadas com vários
termos relacionados a
Gestão Orçamentária.
Estes materiais possuem
conteúdo um pouco mais
aprofundado.
Avançado
Os materiais de nível
avançado são mais
complexos e por isso
exigem um nível de
conhecimento sobre
Gestão Orçamentária maior.
Ideais para profissionais
com bastante experiência
na área e que estejam
sempre buscando novos
conhecimentos.
A realização do Orçamento Empresarial
consiste em um processo de extrema
importância para empresa, é a partir dela
que decisões importantes serão tomadas,
essas decisões por sua vez influenciarão
diretamente na saúde e no futuro da
empresa.
Sumário
Introdução
Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para
sua Empresa............................................................................6
Apenas Recapitulando: O que é Orçamento Empresarial......7
Composição do Orçamento Empresarial................................9
Modelos e Metodologias de Gestão Orçamentária...........12
Orçamento Estático.........................................................13
Vantagens do Orçamento Estático......................................15
Desvantagens do Orçamento Estático.................................15
Orçamento Flexível.........................................................16
Vantagens do Orçamento Flexível.......................................18
Desvantagens do Orçamento Flexível.................................18
Orçamento Contínuo..........................................................19
Vantagens do Orçamento Contínuo....................................21
Desvantagens do Orçamento Contínuo..............................21
Orçamento Revisado (Forecast).........................................23
Vantagens do Orçamento Revisado....................................26
Desvantagens do Orçamento Revisado................................26
Orçamento Base Zero (OBZ).............................................27
Vantagens do Orçamento Base Zero....................................28
Desvantagens do Orçamento Base Zero..............................29
Orçamento Base Histórico (OBH).....................................30
Vantagens do Orçamento Base Histórico.............................31
Desvantagens do Orçamento Base Histórico........................31
Orçamento Matricial........................................................32
Vantagens do Orçamento Matricial......................................34
Desvantagens do Orçamento Matricial.................................35
Orçamento Colaborativo (Descentralizado).....................36
Considerações Finais.......................................................39
Sobre o Treasy.................................................................41
Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa
Introdução
Introdução
Definindo a metodologia de Gestão
Orçamentária ideal para sua empresa
8 metodologias e práticas orçamentárias para sua
empresa não errar na escolha!
caia nesta armadilha. Entre eles, temos o Orçamento
Empresarial como uma das ferramentas mais simples e ao
mesmo tempo mais poderosas para auxiliar na tomada de
decisões estruturadas e garantir as melhores opções para
o futuro de sua empresa.
No mundo corporativo existe uma frase bastante repetida
que diz que uma empresa sem planejamento é como um
barco a deriva no meio do oceano.
Apesar das infinitas possibilidades que o oceano oferece, a
empresa jamais conseguirá sair do lugar se ficar esperando
pelo vento ou correnteza para descobrir até onde eles a
podem levar. Concordamos que esta definitivamente não é a
melhor opção e ninguém quer isto, certo?
Felizmente, na Gestão Empresarial contamos com vários
instrumentos de planejamento para evitar que sua empresa
6
Introdução
Sem uma boa Gestão Orçamentária, uma empresa fica
literalmente a deriva, sem ideia do que está por vir pela
frente e sem nenhuma base de comparação para saber se os
resultados obtidos estão acima ou abaixo do esperado.
Além disto, a empresa corre um sério risco de tomar
decisões equivocadas, baseadas no famoso “feeling” e que
podem gerar impactos significativos nos negócios.
Mas se você chegou até este e-book, acredito que você já
esteja ciente da importância do Orçamento Empresarial e
não vamos alongar mais este assunto.
Todavia, tão importante quanto tomar a decisão de adotar
a Gestão Orçamentária em sua empresa, é saber qual o
modelo mais adequado a cada organização.
E sobre isto que vamos falar neste e-book. Esperamos que
r
aprecie o material e obtenha ótimos resultados para sua
empresa!
Apenas recapitulando rapidamente: o que é
Orçamento Empresarial
Antes de falarmos sobre Modelos de Orçamento
Empresarial, precisamos entender, mesmo que de forma
bem resumida, o que é Orçamento Empresarial.
O Orçamento Empresarial tem como função realizar o
planejamento das Receitas, Custos, Despesas e
Investimentos que a empresa terá em um período futuro.
Geralmente é realizado para um período de 1 a 3 anos, mas
dependendo do setor de atuação da empresa, pode ser feito
para períodos menores, como nas empresas ligadas a moda
ou tecnologia ou em alguns casos pode chegar até algumas
décadas, como acontece frequentemente com empresas de
concessão e exploração.
7
Introdução
A prática do Orçamento Empresarial é uma das técnicas
administrativas mais utilizadas pelas grandes instituições
empresariais (nacionais e multinacionais) e está se tornando
cada vez mais presente também na administração de
empresas de pequeno e médio porte, já sendo utilizado até
mesmo em microempresas e startups.
Seu principal objetivo é estabelecer metas e objetivos, para
que a empresa possa assim acompanhar e comparar os
resultados e tomar ações corretivas ou preventivas caso seja
necessário. Logo o Orçamento Empresarial estabelece, da
forma mais precisa possível, como se espera que
transcorram os negócios da empresa, proporcionando uma
visão bem aproximada da situação futura desejada.
Até por isso costumamos dizer que o Orçamento
Empresarial é a tradução do Planejamento Estratégico em
números e que com ele é possível estabelecer metas e
objetivos, estimando como se espera que transcorram os
negócios da empresa, com uma visão clara das ações que
cada pessoa precisa executar para atingir os objetivos
globais.
E não há como realizar um bom Planejamento Estratégico
sem alinhar as metas e objetivos ao Orçamento Empresarial.
8
Introdução
Composição do Orçamento Empresarial
O Orçamento de uma empresa geralmente é composto por:
• Orçamento de Vendas: quanto a empresa espera faturar
com cada um de seus produtos e em cada um de seus
canais de vendas;
• Orçamento de Deduções sobre Vendas: fretes,
comissões, impostos, devoluções, abatimentos e outras
taxas que serão pagas sobre o faturamento;
• Orçamento de Despesas Operacionais: recursos para
manter a empresa operando, como alugueis, água, luz e
telefone;
• Orçamento de Investimentos: para que a empresa possa
crescer, é preciso que ela invista em máquinas,
equipamentos e também na capacitação das pessoas que
fazem parte de sua estrutura.
• Orçamento de Custos Variáveis: também conhecido com
Orçamento de produção, são os gastos com matériaprima, insumos e mão-de-obra para fabricação dos
produtos que serão comercializados;
• Orçamento de Gastos com Pessoal: gastos para pagar as
pessoas envolvidas nos processos da empresa, desde as
áreas produtivas até a administração;
9
Introdução
Saídas do Orçamento Empresarial
Após a elaboração do orçamento pelas áreas, com as
informações disponíveis é possível a geração dos três
relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer
empresa:
mostrando cada entrada e saída de dinheiro e a “saúde do
caixa” da organização.
• Projeção de DRE (Demonstrativo de Resultados do
Exercício): organiza as informações referentes às Receitas,
Custos e Despesas da empresa em uma forma lógica,
mostrando se a companhia está gerando riqueza, o que
permitirá remunerar o capital investido pelos acionistas;
• Projeção de BP (Balanço Patrimonial): este
relatório mostra o quanto a empresa está crescendo seu
valor, seu patrimônio, mês a mês;
• Projeção de DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa): e
não menos importante, a Projeção de Fluxo de Caixa,
10
Modelos e Metodologias de Gestão
Orçamentária
Modelos e Metodologias de
Gestão Orçamentária
Existem vários modelos e metodologias de Gestão
Orçamentária, utilizados pelas mais diversas organizações e
saber qual o mais adequado a sua empresa é fundamental
para obter sucesso com a adoção.
Para ajudar nesta missão, separamos a seguir os principais
modelos utilizados pelo mercado para que você possa
conhecer a essência de cada um deles e escolher o mais
adequado a sua empresa.
Nas próximas páginas abordaremos sobre:
• Orçamento Estático;
• Orçamento Flexível;
• Orçamento Continuo;
• Orçamento Revisado (Forecast)
• Orçamento Base Zero
• Orçamento Base Histórico
• Orçamento Matricial
• Orçamento Colaborativo (Descentralizado)
12
Orçamento Estático
O Orçamento Estático ainda hoje é uma das práticas
orçamentárias mais conhecidas e utilizadas entre as
empresas brasileiras.
Sua principal característica está na elaboração de todas as
Peças
Orçamentárias (Receitas, Custos, Despesa,
Investimentos etc.) a partir de volumes de produção ou
vendas pré fixados. Ou seja, esses volumes determinarão o
volume das atividades que serão realizadas por cada setor
da empresa, dando base para os Orçamentos de Gastos com
Pessoal, Despesas Operacionais e Investimentos.
Uma vez fechada uma versão oficial do orçamento, a
administração não permite nenhuma alteração nas Peças
Orçamentárias, mesmo que durante a execução das
atividades a empresa considere que tais volumes não serão
atingidos.
r
Definindo
a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa
Apesar deste aparente “engessamento” e inflexibilidade,
esse modelo de Gestão Orçamentária é amplamente
utilizado, principalmente por grandes corporações, em razão
da grande necessidade de consolidação dos orçamentos de
todas as suas unidades em um orçamento único.
Em casos como estes de grandes corporações, o Orçamento
Estático faz sentido, já que eventuais alterações de volume
em algumas de suas divisões não necessariamente
impactarão de forma significativa no total dos orçamentos.
Obviamente, quando os impactos de alterações de volumes
em todas as unidades da corporação forem significativos,
não há motivo para manter um Orçamento Estático, que não
tenha validade para o processo decisorial e uma Revisão
Orçamentária pode ser necessária.
14
Vantagens do Orçamento Estático
Uma das vantagens deste modelo orçamentário está na
facilidade na elaboração do planejamento, já que uma vez
elaborado, não é permitido nenhuma alteração, e fica muito
mais fácil planejar ações departamentais, já que os recursos
destinados para cada setor não sofrerão alterações.
Outra grande vantagem está no tempo de elaboração do
orçamento, uma vez que aprovada uma versão oficial, o
orçamento não sofrerá nenhuma alteração, reduzindo
também o tempo de manutenção do orçamento (Revisões e
Transferências Orçamentárias).
Além disto, o Orçamento Estático também acaba por forçar
os gerentes e os responsáveis pela elaboração do mesmo
a prestar atenção nas áreas onde o orçamento não
funcionou, deste modo fica mais fácil para monitorar
tendências e desvios.
E essa análise destes desvios vai criando na empresa uma
rica base de conhecimentos que ajudarão na elaboração dos
futuros orçamentos, tornando-os ainda mais precisos.
Desvantagens do Orçamento Estático
Como esse modelo orçamentário não permite alterações,
acaba-se criando um certo “engessamento”, que poderá
afetar a empresa caso ocorra alterações nos fluxos de venda
fazendo com que cada setor continue com os mesmos
valores em seus orçamentos.
Sendo assim, uma parcela significativa das Peças
Orçamentárias tende a perder valor para o processo de
acompanhamento, controle e análise das variações, e
também como base para projeções e simulações com os
dados orçamentários.
15
Orçamento Flexível
Para complementar e contornar as “deficiências” do
Orçamento Estático surgiu o conceito de Orçamento
Flexível.
Neste modelo orçamentário, ao invés de fixar todas as Peças
Orçamentárias com base em um volume de produção ou
vendas pré determinado, a empresa admite uma faixa de
variação dos Orçamentos de Custos, Despesas e
Investimentos base na variação dos volumes de produção ou
vendas.
Ou seja, caso o volume de vendas aumente, é admitido um
aumento proporcional aos orçamentos de Comissões,
Impostos, Matérias-Primas etc., afinal, para produzir e
vender mais, é logico que estes itens também precisarão
acompanhar.
Por exemplo, para vender 1.000 unidades de um produto,
serão necessários 500Kg de uma determinada matéria-prima
gerando uma Projeção de R$ 2.000 de Custo Variável.
Portanto, se o volume de vendas dobrar para 2.000
unidades, é totalmente aceitável que os Custos Variáveis
também dobrem para R$ 4.000, afinal será necessário a
compra do dobro de matéria-prima para produção dos itens
vendidos.
Também são admitidas variações nos Orçamentos de
Gastos com Pessoal e Despesas Operacionais, porém em
menor grau, pois estes itens são tidos como Despesas Fixas.
Ou seja, são despesas que não variam diretamente conforme
o volume de produção ou vendas.
Por exemplo, com a mesma equipe é possível produzir 1.000
ou 1.200 unidades de um determinado produto, mas para
produzir 2.000 itens talvez seja necessário um aumento do
quadro de pessoal.
Como definir o modelo de Orçamento Empresarial perfeito para a sua empresa
17
Dica: a base para a elaboração de um Orçamento Flexível
Desvantagens do Orçamento Flexível
pertinente é que a empresa possua uma boa distinção entre
Custos e Despesas. Os Custos seguirão o volume de vendas,
enquanto as Despesas terão o tratamento tradicional.
Em contrapartida, o Orçamento Flexível impõe uma
necessidade muito maior de monitoramento das alterações
existentes no negócio. É necessário que haja um
acompanhamento constante nos níveis de atividades da
empresa.
Vantagens do Orçamento Flexível
A principal vantagem do Orçamento Flexível está na
relevância mantida nas Peças Orçamentárias relacionadas a
Custos, Despesas e Investimentos. No Orçamento Estático, é
muito comum que partes do Orçamento percam a
relevância, afinal se o volume de vendas ou produção variar,
estas peças se tornam desconexas e deixam de fazer sentido.
Também é preciso que os envolvidos se adaptem
rapidamente as mudanças que ocorrem devido aos ajustes
no orçamento.
Como o Orçamento Flexível acompanha as variações de
vendas ou produção, acaba tornando as demais Peças
Orçamentárias muito mais pertinentes e alinhadas a
mudanças no cenário em que a empresa está inserida.
18
Orçamento Contínuo
O Orçamento Contínuo é uma metodologia bem
interessante e dinâmica, comumente utilizada para cobrir
orçamentos em um período de 12 meses, sendo que
quando um mês se encerra, o orçamento é revisado,
adicionando-se um novo mês no fim do período que está
sendo orçado. Deste modo tem-se continuamente um
orçamento de 12 meses estruturado pela frente.
uma capacidade maior de mobilização continua por parte
dos gestores .
O objetivo principal desta prática orçamentária é a
atualização periódica do orçamento, levando a maior
engajamento e comprometimento dos gestores e demais
envolvidos no orçamento, que por sua vez é a chave do
sucesso desta metodologia.
O Orçamento Continuo possui algumas características bem
marcantes como a integração com o controle de vários
processos, logo os gestores precisam ser flexíveis e agéis
para responder as mudanças inesperadas como também
20
Vantagens do Orçamento Contínuo
Muitas empresas realizam Revisões Orçamentárias em
períodos
pré
determinados
(trimestralmente
ou
semestralmente). Como o Orçamento Continuo sempre
mantém projeções para um período de 12 meses, tem-se a
oportunidade de realizar revisões continuamente,
eliminando a necessidade de parar a empresa para uma
“grande Revisão Orçamentária” e tornando o processo muito
mais eficaz.
Este modelo é bastante indicado para empresas que atuam
em segmentos com produtos com ciclos de vida curtos ou
em mercado muito voláteis, como moda ou tecnologia,
afinal trabalha de forma bastante dinâmica e ágil e mantem
as projeções sempre alinhadas as variações do cenário
econômico em que a empresa está inserida.
Além disto, o Orçamento Continuo proporciona um nível
muito maior de precisão da versão final do orçamento.
Desvantagens dos Orçamento Contínuo
Por exigir que a cada período (mês) fechado, o orçamento
seja incrementado, este método acaba necessitando de um
maior engajamento dos envolvidos no processo, o que pode
ser visto como uma desvantagem quando olhamos pela ótica
de tempo consumido, mas ainda assim é uma grande
vantagem quando analisamos os benefícios obtidos.
Este modelo não é muito aconselhável para empresas que
atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida
longos ou em mercado mais consolidados, como comodities
ou concessões, uma vez que estes modelos de negócio não
possuem tantas variações em espaços curtos de tempo e o
Orçamento Contínuo pode gerar mais trabalho do que
benefícios.
21
Além disto, o Orçamento Contínuo exige ainda uma cultura
organizacional direcionada à gestão de mudanças e que se
adapte rapidamente a novos cenários, com uma equipe de
Planejamento de Controladoria bastante atuante na
elaboração e manutenção do orçamento, bem como no
suporte aos gestores de departamento e demais envolvidos.
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Orçamento Revisado (Forecast)
O Orçamento Revisado, também é conhecido como Forecast,
é uma metodologia que se baseia no princípio de manter o
Planejamento Orçamentário sempre atualizado com base
nos acontecimentos e períodos já realizados (não confundir
com o Orçamento Contínuo).
Quando trabalhamos com o Orçamento Revisado, é comum
planejar os resultados de forma mensal, mas analisá-los
levando em consideração sempre o acumulado anual. Isto
porque, de forma bem resumida, nesta prática, a cada
período realizado, as informações planejadas para este
período são sobrepostas pelos valores realizados,
impactando assim o total planejado para o ano.
desde a elaboração do Orçamento Base, são apurados os
valores realizados e a empresa atingiu apenas R$ R$ 5.700
dos R$ 6.000 esperados para este período. Logo, é feito um
Orçamento Revisado, distribuindo a diferença pelos meses
que faltam para que a empresa possa trabalhar na
elaboração de planos de ações para recuperar o desvio e
alcançar a meta anual. Veja na tabela abaixo como ficaria:
Para facilitar o entendimento, imagine o seguinte exemplo:
sua empresa tem uma meta anual de vendas de R$ 12.000
para um determinado produto. Logo, a meta mensal de
vendas para este produto é de R$ 1.000. Passados 6 meses
Como definir o modelo de Orçamento Empresarial perfeito para a sua empresa
24
Vantagens do Orçamento Revisado
Empresas que adotam o Forecast como modelo
orçamentário costumam ter projeções constantemente
alinhadas entre o cenário planejado e com que realmente
está sendo realizado.
Além disto, o modelo possibilita que a empresa aproveite
novas oportunidades de mercado que podem não ter sido
previamente mapeadas, sem contar a quantidade de
aprendizado e crescimento que o processo gera com a
identificação de padrões de períodos que costumam sair do
previsto, bem como como prevenir tais cenários.
Desvantagens do Orçamento Revisado
Assim como o Orçamento Contínuo, o Orçamento Revisado
acaba por exigir um pouco mais de tempo em sua
elaboração e manutenção, uma vez que a cada ciclo
realizado (mensalmente, bimestralmente etc.), os valores
planejados referentes aos meses que já passaram precisam
ser sobrepostos e dos períodos a frente precisam ser
replanejados.
O Orçamento Revisado também exige uma cultura
organizacional ágil e que lide bem com mudanças, sem falar
da necessidade de uma equipe de Planejamento de
Controladoria atuante na elaboração e manutenção do
orçamento, bem como no suporte aos gestores de
departamento e demais envolvidos.
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Orçamento Base Zero
Orçamento Base Zero (OBZ)
O Orçamento Base Zero é um formato utilizado para
elaboração do Planejamento Orçamentário para um
determinado período a partir de uma base zerada, ou seja,
sem levar em consideração as Receitas, Custos, Despesas e
Investimentos de exercícios anteriores (a famosa Base
Histórica).
de cada Receita, Despesas, Custo ou Investimento, levando
em consideração os planos e necessidades estratégicas da
empresa, sem a utilização de bases históricas ou índices de
reajuste, como é feito no modelo tradicional. Só a partir daí
são estabelecidas as bases orçamentárias.
Vantagens do Orçamento Base Zero
A metodologia parte do princípio de que muitas empresas,
ao elaborar seu orçamento de forma convencional,
consideram que todos os gastos do último exercício serão
novamente necessários e que todas as metas de receitas
serão alcançadas, o que não é obrigatoriamente uma
verdade. Isto acaba gerando um orçamento inchado e
desalinhado com a estratégia, pois os números não são
analisados de forma detalhada e cuidadosa.
Uma das maiores vantagens na utilização do OBZ esta na
fácil identificação de Despesas e Custos supérfluos ou
Projeções de Vendas desalinhadas com a realidade. Por ter
que realizar o orçamento do zero, o gestor é obrigado a
analisar cada item detalhadamente, eliminando o que não é
necessário, alocando os recursos de forma mais eficiente
e liberando orçamento para investir em outros pontos que
poderiam passar despercebidos.
Para combater este problema, no Orçamento Base Zero
(OBZ) são analisadas premissas relacionadas com a função
Além disto, o Orçamento Base Zero gera uma enorme
28
Orçamento Base Zero (OBZ)
ampliação da Visão Estratégica de todos os gestores na
organização, afinal cada um precisará entender quais são os
planos macro da empresa para elaborar seus planos
departamentais e identificar os recursos (orçamento) que
precisará para colocar estes planos em prática.
O OBZ também obriga toda a empresa (tanto a área de
Planejamento e Controladoria, quanto os gestores de
departamento) a sair da zona de conforto. Dependendo da
empresa, isto pode gerar uma série de conflitos e vários
desafios para vencer as barreiras culturais vigentes.
Este processo aumenta significativamente a motivação dos
gestores ao receberem maior autonomia e responsabilidade
pela tomada de decisões e melhora também a comunicação
e coordenação dentro da organização.
A metodologia requer maior nível de honestidade por parte
dos gestores e confiança por parte da direção e em uma
organização de maior porte, sem uma ferramenta adequada
de Gestão Orçamentária, o processo envolvendo muitos
gestores e enormes quantidades de informações pode ser
bastante desafiador.
Desvantagens do Orçamento Base Zero
O lado negativo desta metodologia é que o processo acaba
demandando maior o envolvimento de todos os gestores de
departamentos na empresa. Isto (novamente) é ótimo pela
visão holística que proporciona, porém gera a necessidade
de maior dedicação de tempo de todos colaboradores para
a elaboração do orçamento.
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Orçamento Base Histórico
Orçamento Base Histórico (OBH)
Nesta técnica, oposta ao Orçamento Base Zero, o Plano
Orçamentário é gerado com base nos números do exercício
(ano base) anterior. Basicamente, é aplicado um percentual
de crescimento sobre os números do exercício anterior,
tomando como base o quanto se deseja elevar a Receita e o
quanto estima-se que os Custos e Despesas deverão subir
para dar suporte aos objetivos de aumento de Receita.
Vantagens do Orçamento Base Histórico
Uma das principais vantagens desta metodologia é que ela
envolve bem menos pessoas, afinal não é necessário
revisitar e justificar todas as atividades da empresa para
gerar o novo orçamento, sendo assim muito mais rápido de
ser gerado.
Além disto, o Orçamento Base Histórico carrega com ele
bastante aprendizado e experiência dos períodos anteriores,
podendo-se assim evitar distorções na hora de definir os
Custos de uma determinada atividade pois já se tem como
base o Custo do ano anterior e não vai ser necessário
estimar o Custo da atividade do zero.
Desvantagens do Orçamento Base Histórico
Uma das principais desvantagens do Orçamento Base
Histórico está em não analisar detalhadamente as Projeções
de Vendas, Custos, Despesas e Investimentos, podendo
gerar Planos Orçamentários inchados e descolados da
realidade, não condizentes com o cenário econômico atual
em que a empresa está inserida.
Ainda como efeito colateral, o OBH reduz a motivação dos
gestores em relação as metas, pois os mesmos não são
envolvidos na elaboração orçamentária, recebendo apenas
as metas de Vendas a serem batidas e limites de Custos e
Despesas a serem respeitados. Isto é ruim pela ótica
estratégica, pois desalinha os planos departamentais dos
planos globais da companhia.
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Orçamento Matricial
O Orçamento Matricial é uma das metodologias que vem
ganhando cada vez mais adeptos, principalmente pela
facilidade na elaboração e pela visão cruzada e objetiva
proporcionada em sua análise.
O método tem este nome exatamente por ser derivado de
uma matriz, onde temos dois eixos:
• Pacotes: neste eixo teremos os grupos de Receitas,
Despesas, Custos ou Investimentos da empresa;
• Entidades: já as entidades representam as subdivisões da
empresa (físicas ou virtuais) como unidades de negócios,
centros de custos ou departamentos.
33
O processo de elaboração do orçamento matricial é iniciado
com a elaboração dos Pacotes de Gastos e Receitas,
passando então para elaboração da relação das Entidades
da empresa, bem como com a definição de seus respectivos
gestores.
Um dos destaques da metodologia esta justamente na
relação do pacote e seu responsável.
Por exemplo, imagine que no Orçamento de Despesas, um
dos pacotes será Despesas de Viagens e o responsável por
este pacote será um funcionário da área de logística, que é
quem responde por todas despesas de viagem da
organização. Todas as despesas de viagens que forem
realizadas serão contabilizadas neste pacote, independente
do setor da pessoa que realizou a viagem.
Então mesmo que funcionários da área comercial, do
marketing, da área produtiva ou de qualquer outra área que
tenham realizado as viagens, quem responderá pela despesa
total e garantirá que o limite seja respeitado será o
responsável pelo pacote, que buscará de todas as formas
minimizar as despesas para atingir as metas estabelecidas.
Vantagens do Orçamento Matricial
O modelo matricial força que cada gestor faça seu
orçamento pensando estrategicamente como serão
realizados os gastos, e avaliando se existem formas de
aperfeiçoar a necessidade de recursos, que de outra forma
seriam orçados replicados para cada área (entidade).
Além disto, é uma forma eficaz de minimizar os riscos dos
gestores inflacionarem seus custos para criar uma “zona de
conforto” para atingir as metas mais facilmente, ou então
gastarem a verba aprovada, para não ser penalizado no
próximo orçamento, já que normalmente a controladoria
assume a despesa realizada no ano anterior como base.
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Inclusive este é mais um benefício do Orçamento Matricial,
uma vez que no processo tradicional, o controle dos gastos é
centralizado, o que cria um acúmulo de trabalho no setor de
Planejamento e Controladoria, e ainda, faz com que as
ineficiências sejam apenas detectadas apenas depois do fato
acontecido, quando se faz a análise mensal do Planejado x
Realizado e sua correção imposta ao gestor do centro de
custos ineficiente.
Desvantagens do Orçamento Matricial
Um grande desafio na implementação do Orçamento
Matricial está em lidar com conflitos internos que podem
surgir entre gerências funcionais no momento de
estabelecer prioridades de projetos ou produtos.
da empresa. Ou seja, um funcionário com perfil junior pode
ser responsável por um pacote orçamentário e poderá
enfrentar resistências de um funcionário com cargo de
gerente caso seja preciso pedir justificativas de uma despesa
ou algo assim.
Para lidar com estes desafios, é necessário o forte apoio e
“patrocínio” da alta direção da empresa, dando autoridade e
autonomia aos gestores do pacotes para tomar as decisões
necessárias e deixando bem claro a todos na organização a
diferenciação entre as estrutura de responsabilidades
orçamentárias e organizacionais.
Os relacionamentos de autoridade e responsabilidade nas
organizações matriciais são bastante complexos, haja vista
que as responsabilidades e atribuições orçamentárias não
possuem relação direta com a estrutura hierárquica da
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Orçamento Colaborativo
(Descentralizado)
(Descentralizado)
Se você já um leitor de nosso blog, já deve ter percebido o
quanto somos evangelizadores do Orçamento Colaborativo,
também conhecido por Orçamento Descentralizado ou
ainda Orçamento Participativo, um conceito que tem
ganhado cada vez mais força no ambiente empresarial.
em conjunto de como investir cada recurso. Na Gestão
Empresarial a coisa funciona de uma maneira um pouco
diferente, mas a ideia chave permanece, envolvendo os
principais gestores de departamentos no processo de
planejamento e acompanhamento.
Na administração pública já é bastante comum ouvirmos
falar do Orçamento Colaborativo, onde, por exemplo, cada
comunidade ajuda a decidir como o município utilizará
repassados pelo estado. Já na iniciativa privada, o uso é um
pouco mais recente, porém tem crescido cada vez mais
devido os ganhos proporcionados.
Aqui o termo chave para o sucesso da implementação desta
metodologia é cultura organizacional! O orçamento, bem
como acompanhamento das metas deve estar presente no
trabalho das pessoas que compõe a organização da mesma
maneira que já executam outras atividades rotineiramente.
Na administração publica, a ideia chave é que os cidadãos
possam sugerir e votar em projetos que considerem
importantes para suas comunidades ou para o seu município
e que os representantes públicos possam também se
manifestar sobre cada projeto, realizando assim uma decisão
Vantagens do Orçamento Colaborativo
O estabelecimento de uma Política Orçamentária
Colaborativa tem um impacto bastante relevante e positivo
sobre a cultura geral da empresa. Cada área passa a se
concentrar em seus objetivos e buscar alcançar suas metas.
Assim, a alta gestão tem menos trabalho de coordenar as
37
(Descentralizado)
partes e pode concentrar seus esforços em ações mais
estratégias.
O Orçamento Colaborativo tem ainda o poder de disseminar
uma noção mais acurada de responsabilidade, pois as partes
conseguem se sentir integrantes do todo. Conseguem
mensurar a sua contribuição com o resultado final e isso
serve como motivação, ajudando os gestores a conduzirem
suas equipes. E se atrelado a realização das Metas
Orçamentárias houverem bonificações e incentivos para
aqueles que conseguem, então a motivação pode ser ainda
melhor.
Mas o principal ganho é que as pessoas passam a se sentir
"donas" do orçamento, ou seja, quando a pessoa participa
da definição das metas e objetivos, naturalmente se
esforçará muito mais para alcança-las.
Desvantagens do Orçamento Colaborativo
Para implementar o Orçamento colaborativo a empresa
precisa, primeiramente, de um bom nível de
responsabilidade e maturidade dos gestores que
participarão da elaboração e acompanhamento, exigindo
assim um maior investimento em treinamento e capacitação
dos mesmos.
Outro ponto importante, é que sem uma ferramenta
adequada de Gestão Orçamentária, o processo envolvendo
muitos gestores e enormes quantidades de informações
pode ser bastante desafiador.
E por fim, é preciso tomar cuidado para o tiro não sair pela
culatra e os gestores defenderem mais os objetivos
departamentais do que os objetivos globais da organização.
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Considerações Finais
Considerações Finais
Como sabemos, na Gestão Empresarial não existe bala de
prata! Cada uma das Metodologias Orçamentárias
abordadas neste e-book possui seus pontos fortes e seus
pontos fracos.
Na hora de decidir qual o modelo mais adequado, o
importante é ponderar as vantagens e desvantagens de cada
modelo e compreender o que faz mais sentido para a sua
empresa, de acordo com o momento que a companhia está
vivenciando.
Alguns dos principais pontos a considerar para tomar sua
decisão são:
• Porte da empresa;
• Estágio de maturidade (se ela está começando ou se já
está consolidada no mercado);
• Ramo de atuação;
• Perfil dos funcionários;
• Planos de continuidade e crescimento.
Uma boa dica é usar a Regra de Pareto: quais são os 20% de
ações dentro da Gestão Empresarial que vão gerar 80% das
melhorias nos resultados para sua empresa?
Além disto, vale lembrar que a maioria dos modelos e
metodologias apresentados aqui são complementares. Por
exemplo, você pode utilizar o Orçamento Colaborativo
combinando o Orçamento Continuo, ou unir as vantagens do
Orçamento Revisado com a visão holística do Orçamento
Matricial
Ou seja, o ideal é analisar cada metodologia e montar uma
abordagem personalizada para sua empresa, obtendo assim
um modelo híbrido bastante poderoso e abrangente.
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Sobre o Treasy
Treasy
O Treasy é a solução completa de Planejamento e
Controladoria, onde sua empresa pode aplicar de forma fácil
e rápida todos os conceitos e metodologias abordados neste
e-book.
Confira alguns dos recursos que temos disponíveis para
auxiliar sua empresa a melhorar continuamente seus
resultados financeiros:
• Orçamento Empresarial Descentralizado
• Projeções, Simulações e Cenários
• Acompanhamento Planejado x Realizado x Histórico
• Relatórios e Análises Gerenciais
• Gráficos e Indicadores de Desempenho
• Integração com seu ERP e contabilidade
Além do software especializado, podemos auxiliar sua
empresa também com a adoção da metodologia de Gestão
Orçamentária e implantação das melhores praticas de gestão
que estão contribuindo com a melhoria contínua dos
resultados financeiros de nossos clientes em todo o Brasil.
Converse com um Especialista
[email protected]
+55 (47) 3431-7322
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www.treasy.com.br

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