Documentos Fiscais Documentos Fiscais

13/03/2012
Dn. Paulo Cesar Chagas Rodrigues [email protected]
Doutorando em Engenharia Mecânica
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Documentos Fiscais
Conceito: É o conjunto de documentos criados e instituídos
pelo poder Executivo, que todo sujeito passivo de obrigação
tributária deve manter, com a finalidade de comprovar as
operações e receitas decorrentes de serviços prestados ou
tomados, ainda que estes serviços não sejam tributados.
Exemplos: São documentos fiscais os Livros de registro de
impostos, as Notas Fiscais, os Cupons fiscais, as Declarações
fiscais, etc.
Guarda: Os documentos fiscais deverão ser mantidos em bom
estado de conservação, até que transcorra o prazo decadencial
ou até que prescreva o crédito correspondente ao imposto que
se vinculem.
Documentos Fiscais
Darseá a decadência (prescrição), quando o prazo para que a
Fazenda Pública constitua o crédito tributário através do
lançamento, expire sem que ela efetue o lançamento.
Prescrição Tributária: É o fato jurídico que consiste na perda
do direito que dispõe a Fazenda Pública de ajuizar a ação de
cobrança de créditos tributários ao devedor, transcorrido o
período de 5 anos.
Aspectos legais: CTN - Lei nº 5172 Art. 174
Art. 174. A ação para cobrança do crédito tributário prescreve
em cinco anos, contados da data da sua constituição
definitiva. (Código Tributário Nacional, Lei nº 5172 de
25/10/66)
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13/03/2012
Documentos trabalhistas
Conceito: São documentos decorrentes das relações
trabalhistas que geram ao empregador inúmeras
obrigações.
Guarda: Os documentos trabalhistas, tais como: recibo de
férias, demonstrativo de pagamento de salário, concessão
de aviso prévio, comprovante de pagamento de participação
de lucros e resultados (PLR), entre outros, devem ser
guardados pelo prazo mínimo de 05 anos contados da data
do pagamento ao empregado ou 2 anos da rescisão do
contrato de trabalho.
Obs: Para os trabalhadores menores não há prescrição.
Aspectos legais: Constituição Federal Art. 7º, XXIX e CLT
Arts. 11, 119, 149, 440 e 916.
Documentos previdenciários
Conceito: São documentos decorrentes das obrigações
previdenciárias. Como a documentação relativa ao
pagamento de salário-família, ao pagamento de saláriomaternidade (ex: atestado médico), demonstrativo de
descontos previdenciários etc.
Guarda: Todos os documentos previdenciários devem
permanecer guardados por prazo mínimo de 10 anos.
Desse modo, o direito da Seguridade Social apurar e
constituir seus créditos extingue-se após 10 (dez) , evitando
eventuais problemas com a fiscalização da Secretaria da
Receita Federal do Brasil (SRFB).
Aspectos legais: art. 45 da Lei nº 8.212/1991.
Documentos relacionados ao FGTS
Conceito: São documentos decorrentes das obrigações
com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) .
Guarda: Toda a documentação deverá permanecer
guardada por período mínimo de 30 anos, conforme prevê a
Lei nº 8.036/1990, art. 23, § 5º: "O processo de fiscalização,
de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo
disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do
FGTS à prescrição trintenária.". Entretanto, existem
posicionamentos doutrinários e decisões jurisprudenciais
sustentando que a prescrição em relação ao FGTS é de 5
(cinco) anos, dada sua natureza tributária e, portanto,
sujeita ao prazo para cobrança relativo a tributos.
Aspectos legais: Lei nº 8.036/1990, art. 23, § 5º
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13/03/2012
Exemplo prático
Exemplo Prático: Com a demissão sem justa causa, de um
empregado, no dia 10.06.2008, determinada empresa
estará obrigada a efetuar o pagamento das verbas
rescisórias e deduzir a contribuição previdenciária, além de
fornecer ao trabalhador as vias do requerimento do Segurodesemprego.
Como conseqüência dos procedimentos acima, a empresa
está obrigada a efetivar os recolhimentos das contribuições
previdenciárias e manter toda a documentação (inclusive
relativa ao Seguro-desemprego), sob sua guarda, pelo
tempo que a legislação determina.
Quais são esse prazos?
Exemplo prático
Então, somente em relação a alguns dos documentos
mencionados, a empresa se obriga a manter:
a) até 2 (dois) anos após a cessação do contrato de
trabalho ou após a data em que o empregado menor
completar 18 (dezoito) anos de idade, os documentos
relativos a créditos do empregado resultantes da relação de
emprego;
b) até 5 (cinco) anos (contados a partir da data da dispensa)
os comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa
(CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD) do
trabalhador dispensado;
c) até 10 (dez) anos os documentos relativos à retenção e
recolhimento de contribuições previdenciárias.
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