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Plateforme Collaborative de Communication
Programme Espace Atlantique
Manuel de l’utilisateur de la section « Projets »
Version - Juin 2010
Investir dans notre futur commun
Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010
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Sommaire
1. LA PLATEFORME COLLABORATIVE DE COMMUNICATION – SECTION GENERALE .................. 5
1.1 Qu’est ce que la section générale .............................................................................................................. 5
1.2 Les groupes d’utilisateurs de la section générale ...................................................................................... 5
1.3 Comment récupérer le mot de passe oublié pour accéder à la section générale..................................... 6
2. LA PLATEFORME COLLABORATIVE DE COMMUNICATION - SECTION PROJETS ...................... 7
2.1 Qu’est ce que la section Projets ? .............................................................................................................. 7
2.2 Groupes d’utilisateurs de la section Projets .............................................................................................. 8
2.3 Comment récupérer le mot de passe pour accéder à la section Projets .................................................. 8
2.4 Organisation de la section Projets ............................................................................................................. 9
2.5 Comment ajouter un nouveau membre à la section Projets .................................................................. 10
2.6 Définition des droits et profils d’accès des partenaires dans la section Projets ..................................... 11
2.7 Comment définir les droits d’accès aux contrôleurs financiers de premier niveau? .............................. 13
2.8 Comment ajouter des éléments dans la section de chaque projet? ....................................................... 13
2.9 Comment rendre les éléments publics (éléments en bleu)? ................................................................... 15
3. LA SECTION « RAPPORT D’EXECUTION ET DEMANDE DE PAIEMENT » ............................ 17
3.1 Comment utiliser la partie « Rapport d’exécution et demande de paiement » ? .................................. 17
3.2 Comment le Chef de File récupère il le rapport d’exécution mis à leur disposition ? ............................ 18
3.3 Comment le Chef de File met à disposition des partenaires les sous rapports ? .................................... 19
3.4 Comment chaque partenaire met-il son « sous rapport » d’exécution à la disposition du
contrôleur de premier niveau? ...................................................................................................................... 20
3.5 Comment chaque partenaire met-il son « sous rapport » d’exécution à la disposition du Chef
de File? ........................................................................................................................................................... 25
3.6 Comment le Chef de File met-il le rapport d’exécution à la disposition du STC ? .................................. 28
4. LES AUTRES PARTIES DE LA SECTION PROJET ............................................................. 31
4.1 Description du projet ............................................................................................................................... 31
4.2 Contacts ................................................................................................................................................... 35
4.3 Programme de travail .............................................................................................................................. 35
4.4 Etat de mise en oeuvre ............................................................................................................................ 36
4.5 Agenda ..................................................................................................................................................... 36
4.6 Actualités ................................................................................................................................................. 38
4.7 Liens ......................................................................................................................................................... 39
4.8 Foire Aux Questions (FAQ) ....................................................................................................................... 40
4.9 Demande d’information........................................................................................................................... 42
4.10 Documents internes ............................................................................................................................... 42
4.11 Documents publics ................................................................................................................................. 43
4.12 Candidature approuvée ......................................................................................................................... 44
4.13 Modifications du projet ......................................................................................................................... 44
4.14 Echanges avec AG-STC-CN ..................................................................................................................... 46
3
4
1. LA PLATEFORME COLLABORATIVE DE COMMUNICATION – SECTION GENERALE
1.1 Qu’est ce que la section générale
La Plateforme Collaborative de Communication (PCC) (www.coop-atlantico.com) est composée de
grandes sections : la section générale et la section des projets.
La section générale permet d’accéder aux informations concernant le Programme et les appels à
projets et, selon les profils d’utilisateurs et les différents droits d’accès, elle permet de partager ou
d’additionner des informations.
Pour se connecter dans la section générale, il vous faut cliquer sur « Se connecter » et introduire
votre identifiant et mot de passe. Pour avoir accès aux sections privées telles que les Idées de
Projets, la soumission de candidatures ou l’approbation de projets, vous devez être enregistrés en
cliquant sur «S’enregistrer ».
Vous ne pourrez accéder aux informations concernant le processus de soumission de votre
candidature ou le processus de contractualisation de projets, dans la section générale de la PCC,
uniquement via l’identifiant et le mot de passe utiliser pour soumettre la candidature.
1.2 Les groupes d’utilisateurs de la section générale
Chaque membre de la plateforme appartient à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs, et chaque
groupe possède des autorisations spécifiques de lecture et de modification dans les différents
domaines du site.
On peut distinguer les grandes catégories d’utilisateurs suivantes :
Les membres des projets approuvés constitué par les Chefs de File, les partenaires et
éventuellement les partenaires associés,
5
Les utilisateurs qui font partie des structures de gestion du programme, l’Autorité de Gestion,
le Secrétariat Technique Conjoint, les membres du Comité de Suivi, les Correspondants
Nationaux, les contrôleurs financiers de premier niveau, les membres des Autorités de
Certification ou d’Audit, les responsables de la Commission européenne,
Les utilisateurs qui ont déposés une candidature dans le cadre d’un appel à projets,
Le grand public.
1.3 Comment récupérer le mot de passe oublié pour accéder à la section
générale
Si vous avez perdu votre mot de passe :
Choisir l’option “Mot de passe oublié?” Dans le menu “Se connecter”,
Insérer votre identifiant,
Choisir l’option “Lancer la réinitialisation du mot-de-passe”,
Réception d’un e-mail de confirmation à votre adresse comprenant un lien que vous devrez
activer pour choisir un nouveau mot de passe.
ATTENTION : le courriel envoyé pourra être considéré comme un « SPAM » par votre boîte de
réception, veuillez vérifier votre répertoire « Publicité non sollicitée ».
NOTE : ce processus s’applique uniquement à la section générale de la PCC. La récupération du
mot de passe des utilisateurs de la section « Projets » doit être faite sur la page « Projets » et non
dans la page « Accueil » (voir « 2.3 Comment récupérer le mot de passe pour accéder à la section
Projets »)
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2. LA PLATEFORME COLLABORATIVE DE COMMUNICATION - SECTION PROJETS
2.1 Qu’est ce que la section Projets ?
La section Projets contient des informations sur les projets approuvés sur la mise en œuvre et les
résultats pour le grand public.
Il s’agit également d’un espace réservé pour les membres de chaque projet qui leur permet de:
Gérer le travail conjoint (programmation de réunions, réalisation de documents de travail,
préparation de rapports de projet,…),
Communication et l’échange de documents avec les organes de gestion du programme,
Le Secrétariat Technique Conjoint utilise cette section pour mettre à disposition du partenariat les
différents formulaires conçus pour la gestion du projet (formulaire de rapport d’exécution et
demande de remboursement, formulaire de demande de modification).
Pour accéder à cette section cliquez sur « Projets »
La section Projets est une section indépendante de la PCC, cela signifie qu’il faut faire un nouvel
enregistrement pour accéder à l’information réservé de chaque projet. Seul le Chef de File peut
attribuer des permissions aux membres d’accéder à cette section privée.
Le Chef de File est en charge de l’inscription des membres de l’équipe du projet et de la définition
des droits d’accès des différents partenaires dans la section « Projets ».
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Même si un utilisateur est déjà enregistré dans la section générale, il doit être inscrit par le Chef
de File en tant que membre de l’équipe du projet, dans la section « Projets » (voir section « 2.5
Comment ajouter un membre dans la section Projets ») pour que vous puissiez accéder aux
informations et aux documents du projet auquel vous participez. L’enregistrement dans la section
générale n’implique pas l’enregistrement automatique dans la section « Projets ». Ces deux
enregistrements sont indépendants.
Pour simplifier, les utilisateurs (Chef de file ou partenaires) peuvent et doivent utiliser le même
identifiant et mot de passe pour les deux bases de données.
2.2 Groupes d’utilisateurs de la section Projets
Cette section comprend les catégories d’utilisateurs suivantes :
Les membres des projets approuvés auxquels les Chefs de file ont attribués les permissions
nécessaires pour accéder à cette section (voir « 2.6 Définir les permissions et les profils d’accès
des partenaires à la section Projets »),
Les utilisateurs qui font partie des structures de gestion du programme, l’Autorité de Gestion,
le Secrétariat Technique Conjoint, le Comité de Suivi, les Correspondants Nationaux, les
contrôleurs financiers de premier niveau, les Autorités de Certification et d’Audit et les
responsables de la Commission Européenne.
Le public en général (ayant accès uniquement aux informations rendues publiques)
2.3 Comment récupérer le mot de passe pour accéder à la section Projets
Si vous avez perdu votre mot de passe :
Entrer dans la section Projets
Choisir l’option “Mot de passe oublié?” Dans le menu “Se connecter”,
Insérer votre identifiant,
Choisir l’option “Lancer la réinitialisation du mot-de-passe”,
Vous recevrez un e-mail de confirmation à votre adresse avec un lien que vous devrez activer
pour choisir un nouveau mot de passe.
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Attention : il existe également une option « mot de passe oublié » disponible à partir de la page
d’accueil, cependant elle concerne uniquement les utilisateurs enregistrés dans la section générale
de la PCC. Si vous souhaitez récupérer le mot de passe pour accéder à la section « Projets » vous
devez suivre les démarches décrites ci-dessus.
2.4 Organisation de la section Projets
Contacts
Programme de travail
Etat de mise en œuvre
Agenda
Réunions
Evènements
Actualités
Lettre d’information
Communiqué de Presse
Revue de presse
Liens
FAQ
Demande d’information
Documents internes
Documents publics
Candidature approuvée
Modifications du projet
Formulaire vierge
Demande de modification
Rapport d’exécution et demande de paiement
Formulaire vierge
Rapports du projet
Rapports des partenaires
Echanges avec AG-STC-Corresp. Natx.
Note :
L’utilisation d’un code couleur permet de distinguer les différents domaines publics et privés.
Les rubriques en Bleu sont accessibles au grand public.
Les rubriques en Rouge sont accessibles uniquement à un groupe restreint d’utilisateurs.
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Dans le tableau suivant, vous trouverez le détail des rubriques dont l’accès est restreint à certains
utilisateurs
Rubriques
Documents internes
Candidature approuvée
Modifications du projet
Formulaire vierge
Demande de modification
Rapport d’exécution et demande de paiement
Formulaire vierge
Rapport du projet
Echanges avec AG-STC-Corresp. Natx.
Partenariat
Administrateur
X
X
x
X
X
X
X
X
X
X
Membre
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Non Membre
X
X
AG / STC - CN
X
X
X
X
X
X
X
X
2.5 Comment ajouter un nouveau membre à la section Projets
Le Chef de File est en charge de l’inscription des membres de l’équipe du projet et de la définition
des droits d’accès des différents partenaires dans la section « Projets ».
Pour ajouter un nouveau membre à la section Projets, le Chef de File clique sur « Ajouter un
membre »
Ensuite il doit introduire :
Le nom du nouvel utilisateur
L’identifiant (log in)
Le courriel
Puis « Sauvegarder »
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Les nouveaux utilisateurs enregistrés par le Chef de File sur la section Projets reçoivent un courriel
avec un lien et des indications sur la manière de valider le processus d’enregistrement.
Pour valider l’enregistrement, chaque nouvel utilisateur doit :
Cliquer sur le lien envoyé par courrier électronique
Compléter les champs demandés
Sélectionner l’option « Choisir un mot de passe »
ATTENTION : le courriel envoyé pourra être considéré comme un « SPAM » par votre boîte de
réception, veuillez vérifier votre répertoire « Publicité non sollicitée ».
Note:
Dans le cas où l’utilisateur serait d’ores et déjà enregistré dans la section générale de la PCC, le
Chef de File doit l’enregistrer à nouveau en utilisant le même nom, identifiant et adresse
courriel et lui propose de passer à l’étape suivante de Gestion des membres.
Le Chef de File doit enregistrer comme membre, toutes les personnes (individus) participant au
projet et non les seules institutions participantes.
2.6 Définition des droits et profils d’accès des partenaires dans la section
Projets
Pour que les droits d’accès et les profils d’utilisateurs soient définis par le chef de file, tous les
partenaires et les partenaires associés doivent avoir un identifiant et un mot de passe pour
accéder à la section « Projets ».
Pour définir les profils des utilisateurs, le Chef de File doit :
1. Cliquer sur « Gérer les membres »
2. Rechercher dans la liste des utilisateurs le nom de la personne qu’il souhaite intégrer
3. La recherche s’effectue de la manière suivante:
Tapez tout ou partie du nom d’enregistrement puis cliquez sur « Rechercher » (pour accéder à
la liste complète des utilisateurs, tapez un espace, puis cliquez sur « Recherchez »)
11
4. Positionnez-vous sur la ligne de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter et attribuez lui un profil
en vous référant au tableau présenté ci-après
5. Cliquez sur « Appliquez les changements » (le tableau présenté en dessous affiche les
utilisateurs incorporés)
6. Répéter l’opération pour chaque nouvel utilisateur que vous souhaitez intégrer
7. Cliquez sur « Enregistrer »
8. Pour sortir de la fenêtre, cliquez sur l’une des rubriques du menu de gauche
12
Schématiquement les droits et profils s’organisent comme suit :
Rôle dans la PCC
Administrateur
Membre
Non Membre
Type de profil
PPL_admin
PPL_member
PPL_NonMember
Ajouter
Oui
Oui
Non
Droits associés
Modifier
Oui
Non
Non
Voir
Oui
Oui
Oui
2.7 Comment définir les droits d’accès aux contrôleurs financiers de
premier niveau?
Les partenaires des projets peuvent donner des droits d’accès aux contrôleurs financiers afin qu’ils
puissent accéder aux rapports d’exécution pour leur certification.
Le chef de file doit enregistrer le contrôleur financier de chaque partenaire via « Ajouter
membre ». La procédure pour ajouter le contrôleur est la même que pour les partenaires, comme
expliquer dans la section 2.5 « Comment ajouter un nouveau membre à la section Projets ».
Une fois que le contrôleur est enregistré, le Chef de file doit l’ajouter au
groupe « PPL_NonMembers_ <Project> ».
La procédure pour donner les droits d’accès au contrôleur est la même que pour les partenaires,
comme expliquer dans la section 2.6 « Définition des droits et profils d’accès des partenaires dans
la section Projets ».
En tant que membre du groupe « PPL_NonMembers_ <Project> », le contrôleur peut visualiser
tous les répertoires du projet exception faite pour: « Documents internes », « Modifications du
projet », « Formulaires vierges », « Rapports du projet » et « Échanges avec AG-STC-Corres.Nat. ».
Après ces démarches effectuées par le Chef de file, chaque partenaire peut permettre à son
contrôleur d’avoir accès à son rapport. Seul le partenaire peut donner ce droit d’accès au
contrôleur de premier niveau.
2.8 Comment ajouter des éléments dans la section de chaque projet?
Dans la section spécifique de chaque projet, il existe des répertoires (Agenda, Actualités, Liens,
Documents Publics) et des pages (Contacts, Programme de travail, État de mise en œuvre, FAQs,
Demande d’information) qui sont des instruments de communication externe.
Les projets sont responsables de la gestion de ces sections et doivent s’en servir pour promouvoir
leurs activités et leur mise en œuvre auprès des publics cibles et du public en général.
Des fichiers peuvent être déposés dans les répertoires et les pages doivent être directement
modifiées.
1. Entrez à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe dans la section « Projets »
2. Choisissez le répertoire dans lequel vous souhaitez déposer des documents
3. Choisissez dans l’onglet vert « Ajouter d’un élément » le tipe de document (répertoire ou
fichier). Veuillez noter que pour certains répertoires, seul un type de document peut être
ajouté (dans « Réunions » par exemple, la seule option est « Ajouter réunion »)
4. Quand il s’agit d’un répertoire, introduisez son titre
13
5. Quand il s’agit d’un fichier, introduisez son titre et téléchargez le fichier
Pour modifier le contenu des pages (Contacts, Programme de travail, État de mise en œuvre,
FAQs, Demande d’information)
1. Cliquez sur la page
2. Choisissez « Modifier »
3. Apportez les modifications souhaitées et choisissez « Enregistrer »
Note : cette explication s’applique à toutes les pages et également aux descriptions des
répertoires.
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2.9 Comment rendre les éléments publics (éléments en bleu)?
Les nouveaux éléments introduits dans la section Projets (répertoires ou fichiers) par le Chef de
file ou par un partenaire se trouvent dans un premier temps en « état Privé » ce qui signifie que
seuls les utilisateurs enregistrés en tant que membres du projet peuvent les visualiser.
Pour rendre ces éléments accessibles à tous les utilisateurs de la plateforme, il est nécessaire
qu’un membre du projet, ayant un profil d’Administrateur, change leur état et les rende "Public".
Activez l’élément que vous souhaitez rendre « Public », dans le bandeau vert :
cliquez sur « État : privé », puis
choisissez « Public »
15
Note: cette explication doit être appliquée à tous éléments un par un : répertoires ou fichiers. Par
exemple quand un nouveau répertoire est créé et qu’un fichier y est déposé, le statut des deux
éléments (répertoire + fichier) doit être modifié.
2.9.1 Comment publier des liens
Les liens sont ajouter de la même façon que les fichiers/répertoires : cliquer sur le bandeau vert
« Ajout d’un élément » dans le répertoire « liens » et choisissez « lien ».
Après avoir ajouté le(s) lien(s) vous devez cliquer sur « Contenu », choisir le(s) lien(s) et cliquer sur
« Changer l’état ».
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3. LA SECTION « RAPPORT D’EXÉCUTION ET DEMANDE DE PAIEMENT »
Cette section permet de gérer les formulaires de rapport d’exécution pré complétés qui sont mis à
la disposition du Chef de File par le STC, et également aux partenaires de mettre leur « sous
rapports » d’exécution à la disposition du Chef de File.
La partie du rapport d’exécution est divisée en quatre dossiers :
Formulaires vierges
Rapports du projet
Contrôle financier
3.1 Comment utiliser la partie « Rapport d’exécution et demande de
paiement » ?
Formulaires vierges
C’est dans ce dossier que le STC dépose et met à la disposition du Chef de file du projet le Rapport
d’exécution relatif à une période donnée et selon la périodicité choisie (trimestre / semestre).
Le Chef de File ou chacun des partenaires peut aller télécharger le fichier du formulaire mis à leur
disposition pour le compléter.
Rapports du projet
C’est dans ce dossier que le Chef de File dépose et met à la disposition du STC, le Rapport
d’exécution du projet une fois qu’il a consolidé toutes les informations provenant des « sous
rapports » fournis par chacun des partenaires.
C’est dans ce dossier que chacun des partenaires dépose et met à la disposition du Chef de File,
son « sous rapport d’exécution ».
Contrôle financier
C’est dans ce dossier que chaque partenaire met à disposition du contrôleur de premier niveau
son sous-rapport pour qu’il soit certifié.
CONSEIL
Le Chef de File ou les partenaires pourront créer dans le dossier « Rapports des Partenaires » des
sous dossiers portant le nom de chaque partenaire.
Ceci permettra d’organiser de manière plus claire les dépôts successifs qui auront lieu durant la vie
du projet.
17
3.2 Comment le Chef de File récupère il le rapport d’exécution mis à leur
disposition ?
Le STC dépose le formulaire vierge de rapport d’exécution dans le répertoire « Rapport
d’exécution et demande de paiement » dans le dossier « Formulaires vierges ».
Le Chef de File ou chacun des partenaires peut aller télécharger ce fichier et effectuer la
génération des « sous rapports « d’exécution spécifiques à chacun des partenaires.
18
3.3 Comment le Chef de File met à disposition des partenaires les sous
rapports ?
Si le Chef de File a décidé de faire lui-même cette génération des « sous rapports », il doit mettre
chacun des fichiers à la disposition des partenaires dans le dossier « Rapports Partenaires ».
Pour être le plus clair possible, le Chef de file doit créer un sous répertoire avec le nom de
l’organisme partenaire du projet.
Les formulaires vierges des sous rapports sont stockés dans chaque répertoire correspondant dans
le dossier « Rapports des partenaires » (dans cet exemple il s’agit du « Partenaire 2 ».
19
Vous obtiendrez l’écran suivant.
3.4 Comment chaque partenaire met-il son « sous rapport » d’exécution à
la disposition du contrôleur de premier niveau?
Une fois que chaque partenaire a complété le « sous rapport » il peut le mettre à la disposition de
son contrôleur financier (contrôleur financier externe ou « centralisé » pour le cas de l’Irlande du
Nord).
Cette procédure facilite sans aucun doute le processus de certification des dépenses.
1. Le Partenaire crée un répertoire spécifique à l’intérieur du dossier « Contrôle financier »,
via l’option « Ajouter rapport ».
20
Pour être le plus clair possible, il est recommandé d’introduire le nom de l’organisme partenaire
du projet.
Le sous répertoire est crée et vous obtenez l’écran suivant.
21
Pour télécharger le rapport d’exécution dans le dossier crée précédemment, le partenaire doit
choisir « Ajouter » et « Fichier ».
Ensuite il faut insérer le titre et télécharger le fichier.
22
Vous obtiendrez l’écran suivant.
23
Afin de permettre à leur contrôleur financier d’avoir accès au répertoire crée, le partenaire doit
cliquer sur le sous répertoire crée (Partenaire_organisation_1 dans cet exemple) et cliquer sur
« Add financial controller » dans le menu à droite.
Il faut alors rechercher le nom du Contrôleur financier. Quand vous l’avez trouvé, cochez la case
correspondante.
Sauvegarder en cliquant sur « Appliquer les changements » et ensuite « Enregistrer ».
24
ATTENTION:
N’oubliez pas que le contrôleur financier doit être enregistré au préalable par le Chef de file
comme PPL_NonMember (voir 2.7 Comment définir les droits d’accès aux contrôleurs financiers
de premier niveau?)
À présent quand le contrôleur est logué dans la section du projet, il peut voir le répertoire et le
fichier en question.
Notes:
-
Le contrôleur financier peut visualiser et ajouter des fichiers et des répertoires (et éliminer
ceux qu’il crée) dans le répertoire pour lequel un droit d’accès lui a été sonné.
En tant que membre du groupe « PPL_NonMembers_ <Project> », le contrôleur peut visualiser
tous les répertoires du projet exception faite pour: « Documents internes », « Modifications du
projet », « Formulaires vierges », « Rapports du projet » et « Échanges avec AG-STCCorres.Nat. ».
3.5 Comment chaque partenaire met-il son « sous rapport » d’exécution à
la disposition du Chef de File?
Après que chaque partenaire est rempli le rapport et que ses dépenses aient été certifiées par le
contrôleur financier, il doit être mis à disposition du Chef de file afin que celui-ci puisse effectuer
une consolidation à l’échelle de toute l’opération.
Les rapports des partenaires remplis doivent être sauvegardés dans le sous rapport « Rapports de
partenaires » (dans l’exemple répertoire « Partenaire 2 ») en cliquant sur « Ajout élément »
« Fichier ».
25
Une boite de dialogue s’ouvre dans laquelle, il doit compléter :
Titre du fichier :
« Rapport d’exécution « Nº du rapport » Complété »
Description :
Il précise mis à disposition du Chef de File et mentionne d’autres éventuelles informations qu’il
considère utiles de communiquer au Chef de File
Fichier :
Il charge le fichier Access du formulaire de rapport d’exécution complété.
UTILISEZ UN FICHIER ZIPÉ POUR UN TÉLÉCHARGEMENT PLUS RAPIDE
26
Vous obtiendrez l’écran suivant
27
3.6 Comment le Chef de File met-il le rapport d’exécution à la disposition
du STC ?
Une fois que le Chef de File a effectué la consolidation des sous rapports de chacun des
partenaires, qu’il a complété toutes les sections relatives à l’opération et joint toutes les pièces
nécessaires, il doit mettre le rapport à la disposition du STC.
Dans le menu de gauche, allez dans « Rapports d’exécution et demande de paiement ».
Cliquez sur « Rapport de projet », dans le bandeau vert cliquez sur « Ajouter un formulaire de
rapport ».
Indiquez le titre du rapport (son nº)
Insérez le fichier du formulaire de rapport d’exécution du projet.
Cliquez sur « Enregistrer »
UTILISEZ UN FICHIER ZIPÉ POUR UN TÉLÉCHARGEMENT PLUS RAPIDE
Vous obtenez l’écran suivant.
28
Cet écran contient les rubriques suivantes :
STC dossier de validation :
Cette rubrique est complétée par le STC, qui insère un fichier PDF contenant des éventuelles
demandes de corrections ou la déclaration de conformité accompagnant l’ordre de paiement de
l’AG.
Ordre de paiement de l’AG :
Cette rubrique est complétée par le STC, qui insère la date de transmission de l’ordre de paiement
de l’Autorité de gestion à l’Autorité de Certification
Paiement par l’AC :
Cette rubrique est complétée par le STC, qui insère la date de paiement effectuée par l’Autorité de
Certification au Chef de File
Paiement aux bénéficiaires :
Cette rubrique est complétée par le Chef de File, qui insère la date à laquelle a été effectué le
règlement des partenaires. Dans le cas de plusieurs règlements, choisir la dernière date de
paiement.
Justificatifs de paiement aux bénéficiaires :
Cette rubrique est complétée par le Chef de File, qui insère les documents justificatifs des
règlements effectués au profit des partenaires. Utiliser un seul document en format PDF dans
lequel sont regroupés tous les justificatifs.
Comment le Chef de File doit-il opérer pour insérer les documents concernés par ces différentes
rubriques ?
Dans le bandeau vert, cliquez sur « Modifier ». Vous obtenez l’écran suivant.
29
Dans le cas où vous souhaitez remplacer le fichier existant par un nouveau fichier, choisissez
« Remplacer par un nouveau fichier ». Insérez le nouveau fichier, puis cliquez sur « Enregistrez ».
Pour insérer la date de paiement aux bénéficiaires :
Cliquez sur le calendrier ou utilisez les menus déroulants
Pour insérer le fichier contenant les justificatifs de paiement aux bénéficiaires :
Joignez le fichier PDF concerné
Cliquez sur « Enregistrer »
UTILISEZ DES FICHIERS ZIPÉS POUR UN TÉLÉCHARGEMENT PLUS RAPIDE
30
4. LES AUTRES PARTIES DE LA SECTION PROJET
4.1 Description du projet
La description du projet est la page d’accueil de votre projet. Le Chef de File doit faire ici une brève
description du projet dans les quatre langues du programme.
Cette description s’adresse à tous les types de visiteurs du site et non pas à un public de
spécialistes, elle doit donc être brève et claire.
Cliquer sur « Description du projet » pour avoir accès à cette information.
Cliquez sur « Modifier » pour avoir accès à la possibilité d’insérer le texte de description.
Insérez un texte dans chacune des versions linguistiques :
Entre les symboles <en> et </en> insérez la description en anglais
Entre les symboles <es> et </es> insérez la description en espagnol
Entre les symboles <fr> et </fr> insérez la description en français
Entre les symboles <pt> et </pt> insérez la description en portugais
Ne jamais supprimer les symboles qui encadrent le texte de chacune des versions linguistiques.
Quand un visiteur choisit une langue via les petits drapeaux en haut de page, il visualisera la
description du projet dans cette langue. C’est la seule section du domaine projet où cela est
possible.
Si vous souhaitez introduire le texte dans une seule langue, effacez le texte dans le boîte et
remplacez le par votre texte.
31
En cliquant sur « Plus d’information » vous accédez à une page disposant des rubriques :
« identification du projet », mentionnant le titre, l’acronyme, le responsable du domaine du
projet sur la section Projets, priorité / objectif. Le Chef de file ne peut pas modifier
directement cette rubrique.
« Détails du projet », composée de 4 sous-rubriques, « Problématique », « Résumé du
projet », « Objectifs et Résultats » et « Description complète », la mise à jour est assurée par le
Chef de File. Le détail de la mise à jour est explicité plus avant.
« Partenariat », mentionnant le Chef de File et les partenaires. Le Chef de file ne pouvez pas
modifier directement cette rubrique.
32
« Calendrier », mentionnant la date de début et de fin du projet ainsi que la date de clôture
correspondant à la date à laquelle le domaine du projet dans la PCC est fermé. Le Chef de file
ne pouvez pas modifier directement cette rubrique.
« Sources de financement (en Euros) », mentionnant les montants approuvés de FEDER, de
contributions nationales et le montant total. Vous ne pouvez pas modifier directement cette
rubrique.
4.1.1 Comment mettre à jour la rubrique « Détails du projet » ?
Rappelez-vous que ceci s’adresse à tous les types de visiteurs du site et non pas à un public de
spécialistes, soyez bref et clair.
Cliquez sur « Modifier »
Pour la sous –rubrique « Problématique » insérez le texte correspondant.
33
Pour la sous –rubrique « Résumé du Projet » insérez le texte correspondant.
Pour la sous –rubrique « Objectifs et Résultats » insérez le texte correspondant.
Pour la sous –rubrique « Description complète » insérez un fichier PDF contenant un texte détaillé
de description du projet.
« Enregistrer » pour sauvegarder toutes les informations
34
4.2 Contacts
Permet d’indiquer quels sont les contacts du projet.
La présentation et la mise à jour de ces informations est de la responsabilité de chaque projet.
Cliquez sur « Modifier » pour insérer l’information que vous souhaitez rendre public.
N’oubliez pas d’effacer le texte qui se trouve dans cette boîte et de le remplacer pas votre propre
texte.
4.3 Programme de travail
Description du programme de travail du projet tel qu’approuvé ou éventuellement modifié
35
Cliquez sur « Modifier ».
Insérez les informations relatives au programme de travail, puis « enregistrer ».
texte.
4.4 Etat de mise en oeuvre
Description actualisée de la mise en œuvre du projet au fur et à mesure de son avancée.
Cliquez sur « Modifier ».
Insérez les informations actualisées relatives à la mise en œuvre, puis « enregistrer ».
texte.
4.5 Agenda
Description actualisée des réunions et des évènements programmés dans le cadre du projet.
36
Cliquez sur « Réunions » ou « Évènements » et puis cliquez sur « Ajouter une réunion » ou
« Ajouter un évènement ».
ATTENTION
N’oubliez pas de rendre les dossiers/ fichiers publics si vous souhaitez qu’ils soient visibles a tous
les utilisateurs de la plateforme.
37
4.6 Actualités
Ce répertoire contient les documents de communication du projet : Lettre d’Information,
Communiqués de Presse et Revues de Presse.
Pour ces trois rubriques vous pouvez insérer soit des dossiers, soit des fichiers. La création de
dossier permet une meilleure organisation des informations
38
Pour chaque répertoire, il est possible d’ajouter des documents PDF conçus par le projet dans le
cadre de ses actions de communication principalement.
Cliquez sur « Ajout d’un élément », « Dossier ou Fichier »
Préciser le titre du document,
Faites une brève description,
Joignez le fichier du document que vous souhaitez joindre,
Enregistrez.
ATTENTION
4.7 Liens
Ce répertoire permet au projet de faire des liens vers des sites internet lui paraissant intéressants.
Cela peut se faire au travers de la création d’une page d’information (choisissez « Document) ou
l’insertion d’un lien vers d’autres sites web (choisissez « Liens »).
39
Cliquez sur « Ajout d’un élément », « Document ou lien »
Précisez le titre du lien et faites une brève description.
Ajouter l’adresse du site.
ATTENTION
4.8 Foire Aux Questions (FAQ)
Ce répertoire permet de créer une série de FAQ concernant le projet et de répondre ainsi aux
interrogations les plus fréquentes posées par les visiteurs du site.
40
Cliquez sur « Modifier »
Compléter ensuite le texte
Vous pouvez faire un copier / coller d’un texte existant.
texte.
Enregistrez.
41
4.9 Demande d’information
Cette page permet aux visiteurs du site de faire parvenir directement au Chef de File des questions
sur le projet ou sa mise en œuvre.
Pour avoir accès au formulaire de demande d’information, l’utilisateur clique sur « Poser une
question ».
La question est envoyée au responsable du domaine du projet sur la PCC.
4.10 Documents internes
Ce répertoire permet de stocker tous les documents internes jugés utiles. Ces documents sont
exclusivement accessibles au partenariat ou à toute entité à qui le statut de membre a été donné
par le Chef de File.
Vous pouvez ajouter ici des fichiers, des répertoires, des images, des liens et des pages en cliquant
sur « Ajout d’un élément ».
42
4.11 Documents publics
Ce répertoire permet de stocker tous les documents jugés utiles, que le projet souhaite mettre à la
disposition du public.
Vous pouvez ajouter ici des fichiers, des répertoires, des images, des liens et des pages en cliquant
sur « Ajout d’un élément ».
ATTENTION
43
4.12 Candidature approuvée
Ce répertoire contient l’ultime version en format PDF de la candidature approuvée lors de la
signature du contrat ou de modifications ultérieures approuvées.
Ce document est mis à la disposition de tous partenaires ou partenaires associés ou entités à qui le
Chef de File a octroyé des droits d’accès équivalent.
Le fichier est téléchargé par le STC, vous ne pouvez pas modifier ce répertoire.
4.13 Modifications du projet
Ce répertoire permet la gestion des demandes de modifications du projet.
Le Chef de file fait une demande de modification auprès du STC.
44
Dans le dossier “Formulaire vierge” le STC dépose alors le fichier du formulaire de modification
pré-rempli. Ce formulaire doit être téléchargé et complété par le Chef de File.
Fichier acces Modif
45
Une fois que le Chef de File a complété le formulaire de demande de modification, il dépose celuici dans le répertoire « Demande de modifications ». Cliquez sur « Ajout d’un élément » /
« Dossier » ou « Fichier »
Vous pourrez organiser les demandes successives de modifications en créant des dossiers
spécifiques à chaque demande.
UTILISEZ DES FICHIERS ZIPÉS POUR UN TÉLÉCHARGEMENT PLUS RAPIDE
4.14 Echanges avec AG-STC-CN
Permet d’échanger des documents qui ne pourraient pas être utilisés dans les autres sections, avec les
différentes structures de gestion du programme (Autorité de Gestion, Secrétariat Technique Conjoint,
Correspondants Nationaux).
46
47

e-mail plateforme

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