V AL ORE S FUND AMENT AIS

Transcrição

VALORES FUNDAMENTAIS
Mensagem de Richard Reese, CEO
Nós da Iron Mountain valorizamos nossa reputação de honestidade e
integridade, assim como nossa reputação pela qualidade dos serviços
prestados. Acreditamos que agir de acordo com os mais altos padrões
éticos não é apenas a coisa certa a fazer, mas contribui para conquistarmos
a confiança de nossos clientes e para um sucesso duradouro.
Embora seja imprescindível obedecer a leis, normas e regulamentos que se
aplicam aos nossos negócios, nossas obrigações não acabam aí. Nós nos
comprometemos a seguir nossos Valores Fundamentais e a colocá-los em
prática todos os dias e em todos os lugares onde atuamos. No fim da contas, é o nosso compromisso
de fazer a coisa certa que nos permite realmente cumprir nossas promessas.
O Código de Ética e Conduta Profissional ajudará você a compreender o que consideramos certo e
errado no seu trabalho junto à Iron Mountain. Ele fornecerá as ferramentas necessárias para que você
tome decisões que sejam legítimas e éticas, além de lhe mostrar o caminho sempre que você precisar
de mais informações.
Em nome da Diretoria e da nossa equipe de gestão executiva, quero agradecer pela sua dedicação
contínua aos nossos Valores Fundamentais e pelo compromisso assumido de seguir o Código de Ética
e Conduta Profissional.
Índice
Mensagem de Richard Reese, CEO
1
Índice
2
Visão geral
4
>> Como obter mais informações
>> Como denunciar violações
>> Proibição de retaliação
>> Quem deve seguir o Código?
>> Linha Direta de Conformidade
Nossos Valores Fundamentais 7
1 SEGURANÇA 9
>> Bem-estar e segurança
>> Privacidade e segurança de dados
>> Violência no ambiente de trabalho
>> Informações confidenciais e proprietárias
2SATISFAÇÃO TOTAL DO CLIENTE 13
>> Excelência no atendimento a clientes
>> Práticas comerciais justas e éticas
>> Como proteger nossa marca e
nossa reputação
>> Meio ambiente e sustentabilidade
>> Cidadania corporativa
CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL DA IRON MOUNTAIN
ÍNDICE
3FRANQUEZA 17
7TRABALHO EM EQUIPE
>> Negociação com informação privilegiada
>> Assédio
>> Supervisão de parentes e amigos
>> Privacidade do funcionário
>> Política e outras crenças pessoais
>> Uso apropriado do computador
4INTEGRIDADE 21
Como obter mais informações 33
36
>> Políticas e procedimentos
>> Concorrência leal/Antitruste
>> Corrupção e fraude
Certificado de Conformidade
>> Presentes e entretenimento
>> Conflitos de interesse
5RESPONSABILIDADE 25
>> Como proteger o patrimônio da empresa
>> Segundo emprego
>> Controles de importação e exportação
>> Registros financeiros exatos/divulgação
pública
>> Direitos humanos
6ORIENTAÇÃO SOBRE QUAIS
MEDIDA TOMAR 29
>> Antidiscriminação, respeito à diversidade
e oportunidade igual de trabalho
>> Contratos governamentais
>> Gestão dos registros da empresa
www.IMComplianceHelpline.com
3
Visão geral
O Código de Ética e Conduta
Profissional, mais os nossos Valores
Fundamentais, determinam o
comportamento aceito pela Iron
Mountain. Embora nenhum documento
seja capaz de prever todas as situações
com que você pode deparar-se, o
Código fornece ferramentas e recursos
para ajudar você a fazer boas escolhas
em situações em que a resposta certa
talvez não seja tão óbvia.
COMO OBTER MAIS ORIENTAÇÃO
Se, depois de ler o Código, você ainda tiver dúvidas
sobre como agir em determinada situação, fale com seu
supervisor ou representante local de Recursos Humanos.
Você também pode fazer consultas ou buscar auxílio pela
nossa Política de Portas Abertas ou contatando a Linha
Direta de Conformidade.
Empresas do mundo inteiro
confiam em nós para ajudá-las
a gerenciar suas informações
vitais.
Visão geral
COMO DENUNCIAR VIOLAÇÕES
Os funcionários da Iron Mountain devem denunciar toda violação, conhecida
ou suspeita, do Código de Ética e Conduta Profissional. Para denunciar uma
violação, você pode falar com:
>> Seu gerente ou supervisor
>> Um nível superior de gerenciamento (pela Política de Portas Abertas)
>> O representante local de Recursos Humanos
>> O Conselho Geral da empresa
>> O grupo de Privacidade e Conformidade Global do Departamento
>> Os Serviços de Segurança Global
LINHA DIRETA DE
CONFORMIDADE
>> A Linha Direta de Conformidade
Você pode denunciar violações
Jurídico
Ao fazer uma denúncia via Linha Direta de Conformidade, você pode (desde
éticas, reportar preocupações e tirar
que permitido por lei) optar por permanecer totalmente anônimo.
dúvidas, 24 horas por dia, 365 dias
por ano, contatando a Linha Direta
PROIBIÇÃO DE RETALIAÇÃO
de Conformidade. A operação da
A Iron Mountain não tolera retaliação contra funcionários que denunciam de
Linha Direta é um serviço prestado
boa fé a ocorrência de violações de ética.
por uma empresa independente
Qualquer funcionário ou gerente que tentar retaliar (ou incentivar que
e (desde que permitido por lei)
terceiros o façam) um indivíduo que denunciou uma violação enfrentará grave
você pode optar por permanecer
ação disciplinar, incluindo a possibilidade de demissão.
totalmente anônimo.
QUEM DEVE SEGUIR O CÓDIGO?
O Código de Ética e Conduta Profissional é válido para todas as unidades de
negócios, pessoas jurídicas, joint-ventures controladas, afiliadas e parceiros
Ligação gratuita:
0800.8911667
diretores da Iron Mountain devem seguir o Código. Por meio do nosso rígido
Também é possível fazer a
denúncia via Internet, pelo
endereço:
processo de qualificação de serviços terceirizados, procuramos fornecedores,
associados à Iron Mountain. Todos os funcionários, agentes, executivos e
prestadores de serviços, empreiteiros e consultores que sigam padrões éticos
similares àqueles previstos no Código de Ética e Conduta Profissional.
5
VALORES FUNDAMENTAIS
Nós da Iron Mountain, somos unidos
pelos nossos Valores Fundamentais.
Seja no compromisso de obter a
Satisfação Total do Cliente ou na
vigilância constante que se faz necessária para preservar a Segurança,
nossos
dedicados
funcionários
colocam os Valores Fundamentais
em prática todos os dias, em todos
os lugares.
Nossos Valores
Fundamentais
O Jeito da Iron Mountain.
Segurança
Satisfação Total
do Cliente
Franqueza
Integridade
Responsabilidade
Atitude proativa
Trabalho em equipe
Protegemos as informações de nossos
clientes como se fossem as nossas.
Oferecemos o que nossos clientes esperam
e quando eles esperam.
Nossa comunicação se dá de maneira
aberta e sincera, construtiva e respeitosa.
Somos sempre honestos e nunca
comprometemos nossos Valores
Fundamentais.
Cada um de nós assume a
responsabilidade por nossos atos,
compromissos e resultados.
Estamos atentos a oportunidades e
problemas e agimos com senso de
urgência.
Trabalhamos em equipe, o que nos
leva a conquistar muito mais que
individualmente.
7
VOCÊ SABIA?
A Iron Mountain foi fundada em 1951,
quando Herman Knaust transformou
sua fazenda de produção de cogumelos
no primeiro centro de armazenamento
subterrâneo e seguro da América. Originalmente chamada de “Iron Mountain
Atomic Storage”, era um abrigo seguro
para proteger informações vitais do
risco da guerra nuclear.
Segurança
Protegemos as informações de
nossos clientes como se fossem
as nossas.
Segurança, proteção de dados e privacidade das informações são
pontos essenciais de nossas culturas e operações — nossa reputação
depende desse Valor Fundamental. Travar nossos veículos, instalar
alarmes em nossas dependências e criptografar informações
confidenciais são apenas algumas formas de manter a segurança.
A segurança vai muito além da proteção física das informações e
compreende a proteção de nosso bem-estar e de nossa segurança no
trabalho.
Como Montanhistas, demonstramos segurança ao:
>> Estabelecer um ambiente de trabalho seguro e saudável para nós e nossos colegas;
>> Proteger a segurança física de nossas dependências e seu conteúdo;
>> Manter a segurança do patrimônio de informações que gerenciamos em nome de
nossos clientes;
>> Manter informações confidenciais e proprietárias fora do alcance de mãos erradas;
>> Obedecer a todas as leis e políticas pertinentes à proteção de informações pessoais;
>> Denunciar imediatamente qualquer circunstância que possa afetar a segurança da
Iron Mountain ou o seu bem-estar e/ou a sua segurança.
9
VALOR FUNDAMENTAL
SEGURANÇA
O que você
deve fazer?
CENÁRIO: Uma caixa foi danificada
e alguns registros do cliente caíram.
O que fazer?
A. Examinar os documentos
espalhados para determinar se
houve uma violação da segurança
dos dados.
B. Colocar o material em uma nova
caixa, recolocá-la na prateleira e
continuar o trabalho normalmente.
BEM-ESTAR E SEGURANÇA
O bem-estar no local de trabalho começa ao se estabelecer um ambiente de
trabalho seguro e respeitoso. Nós seguimos — e aprimoramos constantemente
— procedimentos operacionais a fim de minimizar e eliminar incidentes
relacionados a bem-estar e segurança. Não importa se você está no escritório,
em trabalho externo, dirigindo ou na empresa de um cliente; sempre observe
as políticas e normas da empresa e obedeça às leis referentes a bem-estar,
segurança e meio ambiente.
Se ocorrer um incidente, é sua obrigação reportá-lo imediatamente. Depois de
reportar o ocorrido, basta aguardar a ação rápida e eficaz da gerência para
contornar a situação. Entretanto, se você acredita que não foi tomada a ação
adequada, repasse a questão para um nível superior de gerenciamento e a
C. Contar ao seu supervisor o
que aconteceu, pois pode ser
necessário gerar um relatório do
incidente.
denuncie via Linha Direta de Conformidade.
D. Rasgar os documentos para evitar
qualquer violação da segurança
dos dados.
do mundo. Isso exige atenção constante à privacidade e à segurança dos dados de
A opção C é a resposta correta. Embora
seja importante recolher os registros que se
espalharam, você também deve comunicar
seu supervisor. Em alguns casos, somos
obrigados por contrato a comunicar o
cliente da possibilidade de violação de
segurança, ou seja, é necessário gerar um
relatório do incidente.
PRIVACIDADE E SEGURANÇA DE DADOS
Nosso objetivo é oferecer o mais alto nível de serviços de gestão de informações
clientes e funcionários.
Algumas atitudes que você pode adotar para ajudar a preservar a privacidade e a
segurança das informações da Iron Mountain:
——Não acesse informações de clientes, salvo se isso for um requisito do
seu trabalho.
——Reduza o volume de coleta, retenção e divulgação de informações pessoais.
——Não grave dados confidenciais em mídia removível, como CDs ou
dispositivos de armazenamento pequenos.
——Não transmita dados confidenciais via Internet, exceto se estiverem
criptografados.
——Se você trabalha em casa, certifique-se de que o software de segurança
do seu computador está atualizado.
Para obter mais informações, consulte as políticas locais de privacidade e
segurança.
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SEGURANÇA
VIOLÊNCIA NO AMBIENTE DE TRABALHO
Nós mantemos um ambiente de trabalho seguro, respeitoso e cortês ao não
tolerar comportamento ameaçador, hostil, abusivo ou violento.
Denuncie qualquer conduta desse tipo imediatamente ao seu supervisor.
Se você achar que você ou um colega de trabalho está em perigo iminente,
acione a polícia local e denuncie o fato ao seu supervisor.
INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS E PROPRIETÁRIAS
Qualquer informação sobre nossa empresa pode ser valiosa para um
concorrente. Portanto, é importante proteger nossas informações comerciais
confidenciais e proprietárias. Estão incluídos nessa definição contratos,
tabelas de preços, relação de clientes, documentos estratégicos, segredos
comerciais, propriedade intelectual e qualquer outro tipo de informação
que possa ajudar um concorrente a entender como a Iron Mountain atua no
mercado.
Seja sempre cauteloso ao discutir questões comerciais fora do escritório.
Isso é importante especialmente em locais públicos, como aeroportos, trens,
bares, restaurantes e hotéis. Dentro de nossas dependências, certifique-se de
que os visitantes estejam devidamente acompanhados e não tenham acesso
a áreas restritas. Ao utilizar os serviços de prestadores de serviços, sempre
confirme se eles são confiáveis para ter acesso a nossas dependências e aos
dados confidenciais.
PERGUNTA: Encontrei alguns documentos na sala de
cópia e eles não me pertencem. O que fazer?
RESPOSTA: Evite lê-los o máximo possível. Se você
sabe ou imagina a quem eles pertencem, entregue-os
a essa pessoa ou informe a ela onde eles estão. Se
não for possível saber quem é o dono dos documentos
ou localizá-lo, fale com seu supervisor. Como último
recurso, visando a proteger a privacidade e a
segurança das informações, você pode depositá-los em
uma das fragmentadoras de papel.
E SE?
PERGUNTA: Às vezes, quando
ligamos as empilhadeiras a propano
em áreas internas, percebe-se a
fumaça do escapamento. Acredito
que isso ocorra porque as portas
e janelas ficam fechadas e eu não
tenho certeza se isso é seguro. Devo
dizer alguma coisa?
RESPOSTA: Sim. Embora seja
possível que esteja tudo bem, pode
ser que operar empilhadeiras em
locais fechados crie um problema de
qualidade do ar. Denuncie a situação,
assim a empresa pode investigar e
determinar a ação necessária.
PERGUNTA: Um indivíduo que eu
não conheço pede para eu segurar a
porta para ele. Ele não está usando
o crachá da Iron Mountain. Há algum
problema?
RESPOSTA: Sim. Pessoas nãoautorizadas nas dependências da
Iron Mountain (ou tentando entrar)
devem ser barradas, pois elas
podem trazer riscos à segurança.
Peça educadamente para ver a
identificação de funcionário da Iron
Mountain ou seu passe de visitante.
Se a pessoa não tiver nenhum
deles, acompanhe-a até a recepção,
onde será providenciado um passe.
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VOCÊ SABIA?
O Arquivo de Imagem e Som da Iron Mountain contribui
com a indústria de entretenimento para preservar e
proteger obras insubstituíveis. Armazenamos milhares
de tesouros culturais inestimáveis, incluindo negativos
originais dos maiores estúdios de cinema e gravações
master feitas por alguns dos mais famosos artistas da
história da música.
Satisfação Total
do Cliente
Oferecemos o que nossos clientes
esperam e quando eles esperam.
Nós da Iron Mountain esforçamo-nos para atender ou superar as
expectativas de nossos clientes ao oferecer um excelente serviço que
seja respeitoso, responsivo e confiável. Esse compromisso vai muito além
dos nossos centros de registros, centros de dados e edifícios comerciais.
Ele abrange o meio ambiente e as comunidades em que vivemos e
trabalhamos.
Como Montanhistas, demonstramos a Satisfação Total do
Cliente ao:
>> Estabelecer uma comunicação aberta e honesta com nossos clientes;
>> Satisfazer as expectativas dos clientes cumprindo nossas promessas;
>> Fornecer aos clientes informações precisas e pontuais;
>> Respeitar nossos clientes, clientes prospectivos e prestadores de serviços ao fazer
negócios de maneira justa e ética;
>> Ensinar aos nossos clientes o valor dos nossos serviços (não só preço deles);
>> Promover a marca e a reputação da Iron Mountain ao retratar, de forma positiva,
nossa empresa em público;
>> Colocar em prática a boa cidadania corporativa participando de práticas comerciais
éticas e contribuindo com as comunidades locais;
>> Respeitar o meio ambiente e buscar formas de aprimorar a sustentabilidade de
nossas operações comerciais.
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VALOR FUNDAMENTAL
SATISFAÇÃO TOT
O que você
deve fazer?
CENÁRIO: No seu trajeto regular de
entrega, você percebe que fez uma
confusão. Entregou as caixas do Dr.
Miller ao Dr. Katz e vice-versa. Voltar
para desfazer a troca vai atrapalhar
sua programação. O que você deve
fazer?
A. Não se preocupar. O Dr. Miller e
o Dr. Katz vão perceber o erro e
acertar as coisas.
B. Voltar aos dois escritórios e fazer
o possível para corrigir o erro.
Com sorte, você vai conseguir
resolver o problema sem ter que
contar ao seu supervisor.
C. Falar imediatamente com o
seu supervisor. Explicar o que
aconteceu e perguntar o que deve
fazer.
D. No momento, não fazer nada.
Continuar seu trajeto e informar o
supervisor ao final do turno.
A opção C é a resposta correta. A entrega
incorreta de documentos pode gerar
problemas que não se resumem à simples
inconveniência para seus clientes ou à
mudança na sua programação. Por exemplo,
os documentos podem conter informações
pessoais confidenciais que devem ser
acessadas exclusivamente pelo destinatário
indicado. A gerência foi treinada para
ajudar você a lidar com o impacto desse
tipo de problema e a minimizá-lo. Fale
imediatamente com o seu supervisor.
EXCELÊNCIA NO ATENDIMENTO A CLIENTES
Nossa capacidade de cumprir nossos compromissos comerciais e satisfazer
nossos clientes e os colegas de trabalho é fonte de orgulho para os
funcionários da Iron Mountain. Conseguimos isso ao:
——Acompanhar os problemas até sua solução;
——Satisfazer expectativas fornecendo atualizações frequentes e precisas;
——Retornar prontamente ligações e e-mails;
——Chegar a compromissos e reuniões no horário e preparados.
PRÁTICAS COMERCIAIS JUSTAS E ÉTICAS
Proporcionar Satisfação Total a clientes prospectivos durante o processo de venda
é a melhor maneira de ganhar o negócio. Nós sempre lidamos de forma justa e
honesta com todas as atividades relacionadas à venda.
Evite ativamente:
——Apresentar indevida ou exageradamente produtos e serviços;
——Desqualificar os concorrentes;
——Fazer alegações legais ou técnicas inexatas;
——Dar conselhos jurídicos;
——Infringir direitos autorais, logotipos ou outro tipo de propriedade intelectual;
——Tentar obter informações confidenciais sobre clientes prospectivos ou
concorrentes;
——Forçar os clientes a comprar mais do que precisam;
——Pedir aos clientes para não negociar com concorrentes em troca de
redução de preços ou outras vantagens;
——Prometer prazos de implementação inviáveis;
——Fechar um negócio sendo que você não tem autoridade para fazê-lo.
COMO PROTEGER NOSSA MARCA E NOSSA REPUTAÇÃO
A marca Iron Mountain é mais que um mero logotipo fixado nos caminhões
e nas caixas. É a impressão que as pessoas têm ao ouvir nosso nome, ver
nossas vans ou falar com nossos funcionários. É imprescindível proteger
nossa marca e nossa reputação para prestar um excelente serviço e, como
Montanhistas, temos que nos considerar embaixadores e guardiões do nome
Iron Mountain.
Devemos sempre retratar a empresa sob um olhar positivo em público.
Contudo, é importante lembrar que somente alguns funcionários designados
são oficialmente autorizados a falar em nome da Iron Mountain. Todos os
demais devem evitar situações em que suas opiniões ou crenças possam
ser interpretadas como se fossem as da empresa. Isso se aplica a pontos de
vista apresentados pessoalmente, por telefone, por escrito ou na Internet
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STC
TAL DO CLIENTE
(inclusive em sites de relacionamento, blogs, fóruns e painéis de mensagens).
Se você for procurado pela imprensa, não faça comentários e indique nosso
Departamento de Comunicação Corporativa.
Ao criar documentos que serão apresentados em público, certifique-se de
que determinados logotipos, cores e fontes sigam as diretrizes de estilo para
Marca e Publicidade.
Para obter mais informações, consulte os departamentos de Comunicação
Corporativa, Marketing, Jurídico, Propriedade Intelectual ou use a Linha
MEIO AMBIENTE E SUSTENTABILIDADE
É nosso compromisso fazer negócios de maneira ambientalmente
responsável. Estas são algumas ações que você pode adotar no trabalho para
ajudar a Iron Mountain a cumprir suas metas ambientais:
NO TRABALHO EXTERNO: descarte materiais e lixo perigoso com segurança,
de acordo com todos os regulamentos, leis e políticas da empresa. Recicle sempre
que possível e não se esqueça de apagar as luzes e desligar equipamentos
fora de uso.
NO ESCRITÓRIO: imprima apenas o necessário e sempre triture os papéis
descartados. A Iron Mountain Secure Shredding recicla a maior parte do papel
que utiliza, de modo que, quando você deposita seus papéis descartados
em uma fragmentadora da Secure Shredding, não só está contribuindo para
assegurar a privacidade e a segurança dos dados como faz bem para o meio
ambiente. Descarte itens como cartuchos de impressora, toner e outras peças
de computador de forma ambientalmente responsável, de acordo com todos
os regulamentos e leis aplicáveis e políticas da empresa.
E SE?
PERGUNTA: Li um artigo na Web que
citava o CEO de uma concorrente e
ele dizia que seu serviço é superior
ao da Iron Mountain. O site aceita
comentários dos leitores. Eu sei que
nosso serviço é melhor; posso postar
uma resposta?
RESPOSTA: Sim. Contudo, se você
decidir expressar uma opinião sobre
a Iron Mountain em um fórum
on-line, site de relacionamento, blog,
etc., deixe claro que seus pontos de
vista não representam a visão da
empresa. Para obter mais informações, consulte o departamento de
Comunicação Corporativa ou a Linha
CIDADANIA CORPORATIVA
Nós apoiamos e incentivamos a boa cidadania corporativa. Isso significa
prestar atenção em como nossas ações e decisões afetam nossos
funcionários, suas famílias, nossa comunidade, a sociedade e o meio
ambiente.
Nós nos comprometemos com níveis de desempenho muito além do que
é exigido legalmente. Isso se revela na dedicação aos nossos Valores
Fundamentais, a importância que damos às práticas comerciais éticas e aos
altos padrões que estabelecemos para as operações comerciais globais.
Fora do local de trabalho, comprometemo-nos a participar positivamente
das comunidades em que vivemos e trabalhamos, por meio de trabalho
voluntário, patrocínios e outras iniciativas beneficentes, como a Iron
Mountain Foundation.
PERGUNTA: Um amigo meu tem
um contato em um concorrente e se
ofereceu para me mostrar a tabela de
preços dele. Sei que isso pode ajudarnos a ganhar negócios. Devo aceitar
a oferta?
RESPOSTA: Não. Seria antiético e
iria contra os princípios representados
por nossos Valores Fundamentais
você aceitar a tabela de preços
de um concorrente. Além disso,
poderia ser ilegal. Recuse a oferta
do seu amigo e leve a questão ao
conhecimento do seu supervisor.
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VOCÊ SABIA?
A Iron Mountain abriu seu capital em
1996, quando começou a negociar ações
na NASDAQ. Em 1999, a empresa mudou
para a Bolsa de Valores de Nova York,
listada com o símbolo “IRM”. Desde
então, a Iron Mountain teve um aumento
de receita, passando de US$ 139 milhões
para mais de US$ 3 bilhões e foi incluída
no renomado S&P 500 Index em 2009.
Franqueza
Nossa comunicação se dá
de maneira aberta e sincera,
construtiva e respeitosa.
A comunicação franca permite-nos resolver os problemas de
maneira produtiva e pontual. Ela também nos possibilita tomar
decisões a partir do completo entendimento das circunstâncias. Nós
valorizamos a comunicação franca não apenas com os colegas de
trabalho, mas também com nossos associados de negócios, incluindo
clientes, prestadores de serviços e investidores.
Como Montanhistas, demonstramos franqueza ao:
>> Revelar e reportar problemas prontamente, sem demora;
>> Fazer comentários honestos e construtivos aos colegas de trabalho;
>> Não tirar conclusões sobre desavenças ocorridas no local de trabalho sem
antes conhecer todos os fatos;
>> Apresentar conselhos profissionais que refletem todo nosso conhecimento
das questões envolvidas;
>> Denunciar relacionamentos pessoais sempre que eles deem a impressão
de preferência ou favoritismo;
>> Manter as informações financeiras internas privadas e não usá-las para
fazer investimentos;
>> Respeitar os colegas de trabalho ao não promover causas particulares
no local de trabalho.
17
VALOR FUNDAMENTAL
FRANQUEZA
O que você
deve fazer?
CENÁRIO: Você ouve por acaso uma
conversa no corredor e fica sabendo
que a previsão de ganhos da empresa
mudará consideravelmente quando
forem publicados os últimos
relatórios financeiros. O que você
deve fazer?
A. Comprar ações com base nessa
informação. Já que você obteve
a informação por acaso e não
no decorrer do seu trabalho
normal, não se aplicam as regras
de negociação com informação
privilegiada.
B. Não fazer nada, mas falar para
o seu irmão fazer. Ele gosta de
negociar ações e vai achar essa
informação útil.
C. Contar aos colegas de trabalho.
Embora você não possa fazer
negócios porque obteve a
informação diretamente, eles
podem.
D. Nada. Evitar fazer investimentos
até que a informação seja
divulgada e você poderá fazer
o que quiser de acordo com a
política da empresa. Não repassar
a informação.
A opção D é a resposta correta. Você tem
informação privilegiada sobre a empresa
e não deve fazer negócios nem passar a
dica para terceiros. Isso vai contra a lei e a
política da empresa. Não importa se você
obteve ou não a informação no curso do seu
trabalho, o que interessa é que você tem
uma informação que o público não possui.
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NEGOCIAÇÃO COM INFORMAÇÃO PRIVILEGIADA
Alguns Montanhistas, como parte do trabalho deles, têm acesso a informações
financeiras internas confidenciais da Iron Mountain ou de empresas com
as quais ela negocia. A maior parte dessas informações pode ser divulgada
segundo normas do governo, mas algumas talvez nunca o sejam.
É ilegal e vai contra a política da empresa fazer investimentos com
base em informações internas da Iron Mountain. Isso inclui dar dicas ou
fazer recomendações a parentes e amigos que investiriam tendo esse
conhecimento. Acredita-se que os funcionários manterão a confidencialidade
e a proteção das informações a que têm acesso.
A Comissão de Valores Mobiliários e Câmbio monitora ativamente todas as
transações na bolsa e moverá ação contra indivíduos que negociam com
informação privilegiada. Em caso de dúvida se é apropriado ou não investir,
consulte o Departamento Jurídico ou use a Linha Direta de Conformidade. Se
você tomar conhecimento de uma situação em que alguém se aproveitou da
obtenção de informação privilegiada, denuncie à Linha Direta de Conformidade.
SUPERVISÃO DE PARENTES E AMIGOS
Embora nós incentivemos os relacionamentos de amizade entre os
funcionários, nossa lealdade deve ser sempre e em primeiro lugar para com a
empresa. Evite colocar-se em situações em que uma relação pessoal ou familiar
possa obscurecer seu julgamento profissional ou afetar sua produtividade.
Ninguém deve ter autoridade em termos de decisões, desenvolvimento
profissional ou subordinação direta em relação a um membro da família,
amigo pessoal ou parceiro de relacionamento afetivo. Mesmo que você pense
que dado relacionamento seja apropriado, lembre-se de que até a aparência
de favoritismo ou preferência pode afetar o ânimo dos seus colegas de
trabalho e ter um reflexo negativo na empresa como um todo.
Se você acredita que há uma relação inadequada entre funcionários,
comunique a gerência ou o RH ou denuncie à Linha Direta de Conformidade.
FRANQUEZA
POLÍTICA E OUTRAS CRENÇAS PESSOAIS
Estimulamos a comunicação franca e aberta sobre seus negócios.
Entretanto, o patrimônio e os recursos da empresa (inclusive o seu tempo)
não devem ser utilizados para outras crenças pessoais, que podem ser
políticas, religiosas ou sociais.
Devemos participar ativamente das nossas comunidades e do processo
político. Contudo, no local de trabalho, é inadequado fazer campanha,
arrecadar fundos, fazer pedidos, distribuir panfletos ou defender causas
políticas, religiosas ou sociais.
Fora do trabalho, tome medidas para garantir que as suas crenças pessoais
não sejam erroneamente interpretadas como se fossem da empresa. Por
exemplo, ao doar dinheiro para causas religiosas, sociais ou políticas,
contribua dentro da sua capacidade pessoal e não como funcionário da Iron
Mountain. Isso poderia dar a falsa impressão de que a Iron Mountain apoia
essas causas ou está tentando “comprar influência”. Isso poderia denegrir
gravemente nossa reputação e marca.
E SE?
PERGUNTA: Minha irmã está
concorrendo à diretoria da escola
local e estou ajudando em sua
campanha. Posso usar as copiadoras
e impressoras da Iron Mountain para
produzir panfletos para um evento
que vamos realizar?
RESPOSTA: Não. Isso caracterizaria
uso inadequado dos recursos
da empresa. As impressoras, as
copiadoras, os telefones ou o
e-mail da empresa não devem
ser empregados em apoio a uma
causa política particular. Isso
poderia passar erroneamente a
impressão de que a Iron Mountain
apoia o candidato ou tem peso na
campanha.
Se você crê que alguém na Iron Mountain está usando os recursos da
empresa para promover uma crença pessoal ou, fora do trabalho, está dando
a impressão de que a Iron Mountain apoia uma causa pessoal, denuncie o
caso ao RH ou à Linha Direta de Conformidade.
PERGUNTA: surgiu uma vaga no seu
departamento e você tem uma amiga próxima
para quem você gostaria de dar o emprego.
Na verdade, ela não possui a experiência
exigida na descrição do cargo, mas com seus
contatos na empresa, você acha que pode
ajudá-la. Há algo errado nisso?
RESPOSTA: Provavelmente. A Iron Mountain
decide quem contratar com base no mérito
e nas qualificações individuais. Embora
seja adequada (e estimulada) a indicação
de candidatos elegíveis à empresa, tentar
influenciar a decisão de contratação pode
criar um conflito de interesses devido ao seu
relacionamento pessoal.
PERGUNTA: Minha empresa foi
comprada pela Iron Mountain. Antes
da compra, usávamos a empresa de
transporte do meu cunhado para
fazer alguns serviços. Ele faz um
ótimo trabalho por um bom preço.
Podemos continuar usando os
serviços dele?
RESPOSTA: Discuta o caso com seu
gerente. Esse é o tipo de situação
em que uma relação pessoal pode
afetar sua capacidade de tomar
decisões profissionais objetivas.
Nesse caso, você poderia favorecer
seu cunhado, mesmo que outra
empresa oferecesse o mesmo
serviço por um preço menor. Para
garantir a imparcialidade, você deve
retirar-se do processo decisório.
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VOCÊ SABIA?
A maior instalação subterrânea da Iron Mountain fica a
67 metros abaixo das colinas da rural Pensilvânia.
Medindo 4,8 quilômetros de comprimento por 3,2
quilômetros de largura, conta com 32 quilômetros de
ruas e uma área desenvolvida de mais de 157 mil metros
quadrados. Cerca de 2.700 pessoas trabalham lá dentro,
protegidas por várias camadas de segurança e pela
brigada de incêndio da Iron Mountain, que conta com
dois veículos e certificado OSHA.
Integridade
Somos sempre honestos e nunca
comprometemos nossos Valores
Fundamentais.
Aplicamos ativamente os princípios que fazem parte dos nossos Valores
Fundamentais a toda decisão comercial que tomamos. Nossos colegas de
trabalho, clientes e outros associados de negócios podem ter certeza de
que fazemos o que falamos e cumprimos nossas promessas. Com
confiança, respeito e honestidade, não só fortalecemos nossa própria
reputação como também a reputação da Iron Mountain.
Como Montanhistas, demonstramos integridade ao:
>> Fazer o possível para agir da maneira certa, mesmo quando as opções
não são tão óbvias;
>> Sermos honestos com nossos clientes e colegas de trabalho;
>> Sempre competir de maneira justa no mercado;
>> Nunca oferecer nem aceitar subornos ou propinas;
>> Evitar conflitos de interesse entre a Iron Mountain e relações pessoais ou
atividades externas;
>> Oferecer ou aceitar presentes exclusivamente de acordo com a política da empresa;
>> Manter informações e registros financeiros precisos;
>> Denunciar qualquer situação que acreditamos violar nosso Código de Ética e
Conduta Profissional.
21
VALOR FUNDAMENTAL
INTEGRIDADE
E SE?
CONCORRÊNCIA LEAL/ANTITRUSTE
PERGUNTA: Na semana passada, em
uma feira de negócios, conversei com
alguns representantes de vendas de
empresas concorrentes sobre como
as margens de lucro em nosso setor
estão caindo. Esta manhã, li no jornal
que essas mesmas empresas estão
aumentando seus preços. Eu fiz algo
errado?
todos os nossos associados de negócios, inclusive concorrentes. Evitamos
RESPOSTA: Talvez. Seja muito
cauteloso ao discutir questões
comerciais com concorrentes. Esse
tipo de atividade poderia ser visto
como um esquema para fixar preços,
mesmo sem a existência de acordos
formais. Se você se vir em meio a uma
conversa com um concorrente que
envolva preços ou outras questões
comerciais delicadas, encerre a
conversa imediatamente ou saia de
perto, mesmo que isso pareça rude. Em
seguida, fale com seu supervisor ou use
a Linha Direta de Conformidade para
obter mais informações.
É nosso compromisso demonstrar nossos Valores Fundamentais ao lidar com
ativamente situações que poderiam sugerir ou mesmo passar a impressão de
parcialidade ou fraude.
O compartilhamento das informações a seguir com concorrentes poderia dar
a impressão de que a Iron Mountain está tentando manipular a concorrência
ou a base de clientes:
——Tabelas de preços e descontos;
——Relações de clientes;
——Estratégias comerciais;
——Planos de marketing.
É contra a lei fazer acordo com concorrentes sobre fatores como preços a
cobrar ou qual negócio queremos ou não ganhar.
CORRUPÇÃO E FRAUDE
A Iron Mountain proíbe terminantemente subornos, propinas ou recompensas
de qualquer tipo. Mesmo que oferecer dinheiro ou itens de valor seja algo
aceito e habitual ao se fazerem negócios em uma dada cultura, consideramos
tal atitude como prática de corrupção, que jamais serão permitidas. É
preferível perder um negócio a pagar suborno para ganhá-lo.
PERGUNTA: Uma funcionária do
governo local disse que sua repartição
gostaria de fazer negócios com a
Iron Mountain. No entanto, ela diz
que há certos “impedimentos” que
poderiam ser eliminados se a empresa
concordasse em custear um parque
e fizesse outros investimentos na
comunidade. O que ela está pedindo
não é muito. Devemos aceitar?
RESPOSTA: Não. Presentes e favores
concedidos por funcionários do governo
ou em seu nome com a intenção de
influenciar uma decisão comercial são
considerados suborno e podem resultar
em graves consequências jurídicas e
comerciais. Fale com a Linha Direta de
Conformidade ou com o Departamento
Jurídico para saber como lidar com
essa situação.
22
Nossa proibição da corrupção não se aplica somente à Iron Mountain e a
seus funcionários; esperamos que nossos agentes, prestadores de serviços e
parceiros em joint-ventures mantenham os mesmos padrões elevados. Temos
que nos esforçar para garantir que eles não ofereçam subornos ou propinas
em nosso nome.
Ajude a Iron Mountain a evitar alegações de fraude ou corrupção entregando
relatórios de despesas detalhados e mantendo livros e registros que
descrevem viagens, entretenimento e transações financeiras de forma
completa e precisa.
INTEGRIDADE
PERGUNTA: nosso departamento está enfrentado restrições
orçamentárias, mas ainda assim queremos fazer algo interessante para a festa da data comemorativa. Um de nossos
prestadores de serviços ofereceu seus favores para colaborar
com a festa. Podemos aceitar?
RESPOSTA: Não. Solicitar ou aceitar qualquer coisa de valor
de um prestador de serviços seria inadequado, pois isso daria
aos funcionários vantagens que poderiam influenciar (ou dar a
impressão de influenciar) uma decisão comercial futura.
PRESENTES E ENTRETENIMENTO
A troca de presentes com clientes é uma maneira comum de expressar
estima. No entanto, presentes e entretenimento nunca devem ser oferecidos
na tentativa de influenciar decisões comerciais, mesmo onde essa seja
uma prática comercial habitual ou um costume local. Sempre consulte a
Política para Presentes e Entretenimento local antes de oferecer ou aceitar
qualquer coisa de valor, inclusive presentes, favores, entradas para eventos de
entretenimento, convites para viagem, etc.
Aqui estão algumas perguntas para você se fazer antes de dar ou aceitar
um presente:
——O presente é superior ao que permite a Política para Presentes e
Entretenimento local?
——O presente está sendo oferecido a um funcionário do governo ou
oferecido por ele?
——O presente seria interpretado como suborno ou recompensa?
——A divulgação pública do presente seria constrangedora para a Iron Mountain?
Se a resposta a qualquer dessas perguntas for “sim”, então o presente é
inadequado.
Às vezes, é difícil saber quando um presente seria aceitável. Se você não
estiver certo sobre uma situação específica, fale com seu supervisor ou use a
Linha Direta de Conformidade.
CONFLITOS DE INTERESSE
Quando uma relação familiar, de amizade ou outra relação pessoal interfere
na sua capacidade de tomar decisões comerciais honestas e imparciais em
O que você
deve fazer?
CENÁRIO: Depois de três meses,
você descobre que o novo
funcionário que você contratou (que
está indo muito bem até agora) fez
declarações falsas no seu formulário
de emprego ao alegar ter ensino
superior quando não possui tal
formação. Como gerente dele, o que
você deve fazer?
A. Avaliar o desempenho dele, tempo
de serviço e o possível benefício a
longo prazo para a empresa antes
de falar com alguém.
B. Recomendar sua demissão por ter
mentido.
C. Discutir a questão com o RH para
determinar o melhor curso de
ação.
D. Guardar segredo da descoberta,
pois você está satisfeito com o
funcionário.
Essa é uma situação difícil, mas a melhor
resposta é a C. Quando surgir uma situação
ética difícil que envolva a contratação de
funcionários, consulte o RH para obter
informações.
nome da Iron Mountain, existe um conflito de interesse. Como a reputação da
nossa empresa depende das ações e da integridade de todos os Montanhistas,
é importante evitar até mesmo a aparência de conflito.
Às vezes, não é possível evitar um conflito de interesse aparente, por exemplo,
se houver apenas uma opção de prestador de serviços e acontecer de ser
alguém com quem você mantém um relacionamento. Nesse tipo de situação, é
importante esclarecer as circunstâncias, pois pode ser necessária a aprovação
do gerente sênior ou do Conselho Geral da empresa.
Se você não estiver certo se uma determinada relação comercial é ou não
adequada devido a um possível conflito de interesse, consulte a Linha Direta
de Conformidade ou o Conselho Geral da empresa.
23
VOCÊ SABIA?
Em 2000, a Iron Mountain deu início ao
seu negócio de destruição de informações: a Iron Mountain Secure Shredding.
Ao permitir que os clientes satisfaçam os
requisitos de conformidade sem comprometer seus valores ambientais, a Secure
Shredding recicla material processado,
poupando sete milhões de árvores e onze
bilhões de litros de água por ano.
Responsabilidade
Cada um de nós assume a
responsabilidade por nossos atos,
compromissos e resultados.
Estabelecemos metas ambiciosas e agora trabalhamos duro para
cumpri-las. Como funcionários responsáveis, sabemos que somos julgados
por nossas ações e por nossa falta de ação. Para nós, não basta obedecer
aos requisitos mínimos previstos em leis, normas e regulamentos.
Como Montanhistas, demonstramos responsabilidade ao:
>> Agir sempre de forma ética e ajudar os outros a agir eticamente;
>> Tomar decisões que sejam do interesse da empresa e não só do nosso
interesse particular;
>> Repassar questões quando as pessoas deixam de agir adequadamente e denunciar
qualquer conduta imprópria sempre que necessário;
>> Garantir o cumprimento de nossos compromissos priorizando a Iron Mountain com
relação a outros trabalhos;
>> Assumir um papel pessoal ao proteger o patrimônio físico e intelectual da
Iron Mountain;
>> Trabalhar com os prestadores de serviços a fim de garantir que eles tenham o
mesmo grau elevado de responsabilidade que nós;
>> Manter registros financeiros completos, pontuais e precisos;
>> Tomar medidas para garantir que nossos associados de negócios do mundo todo
respeitem os direitos humanos básicos.
25
VALOR FUNDAMENTAL
RESPONSABILIDA
COMO PROTEGER O PATRIMÔNIO DA EMPRESA
O que você
deve fazer?
CENÁRIO: Você é o gerente que está
revisando o texto redigido por uma
funcionária para um folheto publicitário. Ele contém ideias realmente
boas e bem elaboradas, que a funcionária disse ter criado sozinha. No
entanto, o texto lembra o artigo de
uma revista que você leu há alguns
meses. Ao consultar o artigo, você vê
que a funcionária copiou o texto na
íntegra. O que você deve fazer?
A. Nada. Provavelmente, ninguém
vai perceber.
B. Conversar a respeito com a funcionária e pedir para ela reescrever o texto. Não permitir que o texto
atual seja utilizado no folheto.
C. Levar a questão ao seu supervisor
e pedir seu conselho.
D. Denunciar a funcionária ao RH ou
à Linha Direta de Conformidade e
aguardar a devida ação.
Essa é uma situação difícil, mas a melhor resposta é a combinação de B e D.
Como gerente, você tem certos direitos e
responsabilidades com relação à ética e à
integridade dos seus funcionários. Embora
você deva deixar claro para a funcionária
que é totalmente inaceitável copiar o texto
dessa maneira, essa violação tem caráter
tão grave que pode dar margem a uma ação
disciplinar. A violação de direitos autorais
não só vai contra a política da empresa
como também é ilegal e poderia causar
danos consideráveis à empresa.
Quando os clientes confiam a nós suas informações, somos responsáveis por
protegê-las e devolvê-las em segurança. A proteção adequada do patrimônio da
empresa permite-nos cumprir consistentemente esse compromisso.
PATRIMÔNIO FÍSICO: a propriedade da empresa (computadores, veículos e
demais equipamentos) deve ser mantida em segurança e não deve ser utilizada
para outros fins que não sejam para o trabalho previsto. Denuncie de imediato
questões que afetam a segurança e a proteção de nosso patrimônio físico —
até os incidentes de menor importância, como a perda de um leitor portátil ou
o defeito de um alarme de porta. Deixar de fazê-lo pode pôr em risco nossa
segurança e a capacidade de cumprir o compromisso que assumimos com
nossos clientes.
PATRIMÔNIO INTELECTUAL: a Iron Mountain gera e detém um volume
considerável de informações confidenciais e propriedade intelectual. Estão
incluídos nessa categoria patentes, marcas comerciais, direitos autorais,
detalhes sobre nossos processos financeiros e comerciais e os produtos e
invenções criados por nossos funcionários no curso de seu trabalho. Como um
Montanhista responsável, você pode ajudar a proteger esse patrimônio ao:
——Garantir a assinatura de acordos de confidencialidade antes de enviar dados confidenciais para fora da empresa;
——Nunca divulgar segredos da empresa sem a devida autorização;
——Denunciar o uso indevido de propriedade intelectual ao Departamento
Jurídico.
SEGUNDO EMPREGO
Orgulhamo-nos de fazer bem nosso trabalho e sermos responsáveis pelos
compromissos assumidos no trabalho. Ter mais de um empregador pode afetar
nossa capacidade de tomar decisões objetivas ou nossa produtividade. Mais
ainda se o segundo emprego for em um fornecedor ou concorrente da Iron
Mountain.
Segundo emprego não se refere apenas a outro emprego no sentido convencional, mas também a serviços profissionais ou de consultoria que podem ser
realizados durante o horário de trabalho na Iron Mountain. Isso incluiria tarefas
como escrever o código para um projeto de desenvolvimento de software particular ou preparar documentos tributários ou jurídicos para um amigo durante
seu horário de trabalho. Lembre-se de que vai contra nossas políticas usar os
recursos da empresa (inclusive seu tempo durante o horário de trabalho) para
tarefas que não se relacionam com a Iron Mountain.
Se você está procurando um segundo emprego fora da Iron Mountain, converse
com seu supervisor para garantir que isso não criará um conflito de interesse nem
afetará sua capacidade de cumprir suas obrigações junto à Iron Mountain.
26
RESPONSABILIDADE
DADE
CONTROLES DE IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO
Por questões de segurança nacional, o governo dos Estados Unidos (e vários
outros governos ao redor do mundo) controla a importação e a exportação de
software de criptografia e outras informações delicadas relativas à tecnologia.
Vai contra a política da Iron Mountain tomar parte em qualquer forma de publicidade, venda ou serviço a países ou pessoas que constam nas listas de sanção
ou embargo dos EUA.
Antes de enviar ou transferir informações técnicas ou produtos para fora do
seu país, confirme se a seleção obrigatória para exportação foi realizada e se
certifique de seguir todos os requisitos pertinentes de conformidade e documentação.
Como é complicado determinar a legitimidade ou adequação de uma importação ou exportação, consulte o Grupo de Privacidade e Conformidade Global do
Departamento Jurídico para obter orientação.
REGISTROS FINANCEIROS EXATOS/DIVULGAÇÃO PÚBLICA
Sendo uma empresa de capital aberto, temos que divulgar ao público certas
informações sobre nossas finanças. Manter registros exatos e fornecer
relatórios financeiros transparentes são as melhores formas de prestar contas
aos acionistas e aumentar nossa credibilidade no mercado.
É compromisso da Iron Mountain fornecer aos acionistas e órgãos reguladores
relatórios financeiros completos, corretos, precisos, pontuais e legíveis. Conseguimos isso ao:
——Manter livros e registros que refletem as transações de forma precisa e
completa;
——Cumprir leis, normas e regulamentos pertinentes associados à
contabilidade e lançamentos.
——Denunciar qualquer suspeita de fraude ou outro crime financeiro ao Departamento de Auditoria Interna, ao Comitê Diretor de Auditoria ou pela Linha
DIREITOS HUMANOS
Demonstramos o valor dos direitos humanos em todos os lugares onde fazemos
negócios ao tratar nossos funcionários e associados de negócios com respeito e
dignidade. Oferecemos condições de trabalho, salários e horários adequados a
todos os membros do nosso quadro de funcionários e não empregamos mão de
obra infantil ou escrava. Temos convicção de que nossos associados de negócios
(prestadores de serviços, empreiteiros, consultores, fornecedores, agentes, parceiros, joint-ventures, etc.) devem apoiar e incentivar esses princípios onde quer
que mantenham operações.
E SE?
PERGUNTA: Ouvi dizer que um
motorista está usando o cartão de
combustível da Iron Mountain para
abastecer seu carro particular. Não
quero criar problema para ninguém
se eu não estiver absolutamente
certo, mas há alguma forma de
eu expor minha preocupação
anonimamente?
RESPOSTA: Sim, você pode entrar
em contato com a Linha Direta de
Conformidade e fazer uma denúncia
anônima. A Linha Direta de Conformidade está disponível por telefone
ou e-mail, no seu idioma nativo, e é
administrada por uma empresa
terceirizada para garantir o anonimato. (Observe que denúncias
anônimas são ilegais em alguns
países, mas a Iron Mountain manterá
sua identidade confidencial e proíbe
toda e qualquer retaliação motivada
por uma denúncia feita de boa fé.)
PERGUNTA: Um dos funcionários
do setor que armazena documentos
confidenciais do governo faltou hoje.
Posso colocar um temporário em
seu lugar?
RESPOSTA: Talvez. Em algumas
dependências, normas do governo e
cláusulas contratuais obrigam-nos
a restringir o acesso a funcionários
que tenham um extenso histórico e
passaram por verificações de
segurança. Embora seja possível
encontrar alguém para ocupar a
vaga, você terá que verificar se
essa pessoa se enquadra em todas
as restrições legais e contratuais.
27
VOCÊ SABIA?
A Iron Mountain mantém uma frota de mais de
3.500 caminhões e vans especialmente projetados e personalizados. Equipados com uma série
de recursos de segurança de última geração,
como alarmes ativados por rádio, portas com
trava automática e corte de ignição, nossos
veículos foram preparados para serem cofres
sobre rodas.
Atitude Proativa
Estamos atentos a oportunidades e
problemas e agimos com senso de
urgência.
Fazemos o possível para nos manter um passo à frente dos problemas
e resolvê-los de maneira positiva, proativa. Assumimos os problemas
e acompanhamos o caso até sua resolução. Mesmo quando nossos
processos estão funcionando bem, prevemos necessidades futuras e
agimos para fazer melhorias.
Como Montanhistas, demonstramos Atitude proativa ao:
>> Possibilitar o desenvolvimento profissional dos colegas de trabalho fornecendo a eles
ferramentas, recursos e apoio necessários;
>> Tomar a iniciativa em tarefas que estão sem um responsável definido;
>> Definir claramente ações de acompanhamento e prazos ao resolver problemas;
>> Tomar decisões de maneira pontual, especialmente quando outras pessoas dependem da
sua decisão para dar andamento ao trabalho delas;
>> Ajudar os clientes a resolver seus problemas oferecendo serviços capazes de atender às
necessidades deles e tentar prever necessidades futuras;
>> Gerenciar informações da maneira mais adequada a cada cliente;
>> Gerenciar ativamente registros internos de acordo com cronogramas e diretrizes
de retenção;
>> Contratar funcionários segundo o mérito, sem discriminação;
>> Tratar clientes governamentais de acordo com as normas rígidas de contratação
do governo.
29
VALOR FUNDAMENTAL
ATITUDE PROATI
O que você
deve fazer?
PERGUNTA: Recentemente, uma
mulher candidatou-se a uma vaga
na empresa. Ela tem ótimas qualificações, mas o trabalho exigiria
que ela trabalhasse até tarde da
noite em uma área perigosa da
cidade. Devo preferir um homem
para o emprego?
RESPOSTA: Não. Considere apenas
as qualificações do candidato para o
trabalho e não fatores como sexo,
raça, religião ou qualquer outra
característica pessoal protegida por
lei. Nossa preocupação é a mesma
com relação à segurança de todos
os funcionários e o tratamento
diferenciado dessa candidata devido
ao gênero seria considerado
discriminação.
ANTIDISCRIMINAÇÃO, RESPEITO À DIVERSIDADE E
OPORTUNIDADE IGUAL DE TRABALHO
O sucesso da Iron Mountain não seria possível sem o compromisso dos nossos
funcionários dedicados. A diversidade do nosso quadro de funcionários reflete a
diversidade dos mercados em que atuamos. Temos orgulho disso e acreditamos
que isso contribui diretamente com a nossa capacidade de satisfazer a grande
variedade de necessidades da nossa base de clientes internacional.
Trabalhamos ativamente para evitar e eliminar qualquer comportamento
discriminatório. Decisões que envolvem recrutamento, contratação,
desenvolvimento, promoção ou demissão de funcionários devem basear-se
exclusivamente no mérito e jamais em raça, gênero, religião, preferência e
orientação sexual ou qualquer outra classe protegida.
Agir de forma discriminatória:
——Gera sentimentos de desconfiança e desrespeito;
——Impede a empresa de atrair e manter os funcionários mais qualificados;
——Denigre nossa marca e nossa reputação;
——Desencoraja clientes e clientes prospectivos;
——Pode resultar em processo legal.
Se você está ciente da existência de atividade discriminatória na Iron
PERGUNTA: Durante as negociações
com um fornecedor local, o
representante de vendas me disse
que seu irmão é um funcionário
importante do governo. Acho que
ele está querendo dizer que, se
escolhermos a empresa dele para o
serviço, ele pode influenciar o irmão
para passar os contratos do governo
para a Iron Mountain. O que fazer?
RESPOSTA: Há regras rígidas que se
aplicam a interações com o governo.
A escolha por fazer negócios com um
parente de funcionário do governo
poderia ser vista como uma tentativa
de influenciar o governo ou ganhar
negócios de maneira antiética. Antes
de tomar uma decisão, peça orientação pela Linha Direta de Conformidade ou ao Departamento Jurídico.
30
Mountain, denuncie ao representante local de Recursos Humanos ou à Linha
CONTRATOS GOVERNAMENTAIS
Os governos do mundo todo confiam na Iron Mountain para proteger seus
registros vitais. Apesar de atuarmos com o mais alto grau de honestidade
e integridade com todos os nossos clientes, a prestação de serviços para
governos, em geral, traz uma responsabilidade extra, seja prevista na lei
ou em contrato.
Visando a garantir que nossa empresa cumpra todas as normas, regulamentos
e políticas da empresa aplicáveis no que diz respeito a contratos do governo,
conheça as políticas de contratação do governo local ou consulte o
Departamento Jurídico.
ATITUDE
PROATIVA
IVA
GESTÃO DOS REGISTROS DA EMPRESA
Os registros da empresa devem ser mantidos de maneira consistente e
confiável, de modo a possibilitar sua recuperação sempre que necessário.
Com isso, somos capazes não só de cumprir os compromissos internos como
também colaboramos para evitar processos judiciais, imposição por parte de
órgãos reguladores e o risco de denegrir nossa marca e nossa reputação.
Siga estes procedimentos para ajudar a garantir a gestão correta dos
registros da empresa:
——Mantenha os registros pelo tempo necessário, de acordo com o
Cronograma de Retenção de Registros local;
——Mantenha os registros em local seguro e protegido;
——Destrua os registros de forma segura quando o Cronograma de Retenção
indicar que tal ação é adequada.
Para obter mais informações, fale com o coordenador de registros local,
consulte o Grupo de Privacidade e Conformidade Globaldo Departamento
Jurídico ou a Linha Direta de Conformidade.
PERGUNTA: sou gerente de contas e mantenho
registros de todos os meus clientes em um armário
arquivo. Estive olhando os documentos e vi que vários
clientes não trabalham mais conosco. Posso destruir
seus registros?
RESPOSTA: Não. Mesmo no caso de clientes que não
trabalham mais com a Iron Mountain, é necessário
manter os arquivos por um determinado período, de
acordo com o Cronograma de Retenção de Registros
local. Para obter mais informações para determinar o
período de retenção adequado, consulte o site interno
de Gestão de Registros ou fale com o coordenador de
registros local. Você também pode consultar o Grupo
de Privacidade e Conformidade Global do
Departamento Jurídico.
E SE?
PERGUNTA: Desconfio que um
colega Montanhista esteja usando
drogas ou álcool durante o trabalho.
O que fazer?
RESPOSTA: Visando a manter um
ambiente de trabalho saudável,
seguro e produtivo, a Iron Mountain
tem uma política rígida com relação
ao uso de álcool e substâncias
ilícitas. Se você desconfia que um
colega esteja trabalhando sob a
influência de alguma dessas substâncias, denuncie o problema ao
seu supervisor ou a outro membro
da gerência. Trata-se de uma
situação de risco não só para o
funcionário, mas para seus colegas
de trabalho e até mesmo para
clientes. Se você se sente constrangido de denunciar o caso ao
seu supervisor, pode usar a Linha
Direta de Conformidade e optar por
permanecer anônimo (desde que
permitido por lei).
A Iron Mountain tem um compromisso com a saúde e o bem-estar de
seus funcionários. Se você está com
problema de uso de drogas, há diversos recursos à disposição. Para
obter mais informações, consulte o
capítulo que trata do assunto
(Substance Abuse) no seu Manual do
Funcionário.
31
VOCÊ SABIA?
O subsolo da Iron Mountain guarda uma imensa coleção
de fotografias e negativos de valor histórico. Os itens
mais valiosos são guardados em um ambiente projetado
para manter a temperatura de -20°C, com umidade
relativa de 35%, o que prorroga sua vida por mais de
2.000 anos.
Trabalho em equipe
Trabalhamos em equipe, o que nos
leva a conquistar muito mais que
individualmente.
Desde o início do processo de venda até a entrega final, os Montanhistas
trabalham em equipe para proporcionar aos clientes valor, consistência e
tranqüilidade.
Como Montanhistas, demonstramos trabalho em equipe ao:
>> Trabalhar em conjunto para cumprir as metas e os objetivos de toda a empresa;
>> Coordenar funções e linhas de negócios para garantir que os esforços não
sejam duplicados;
>> Pedir conselho aos supervisores quando se deparar com questões difíceis;
>> Ajudar os funcionários novos a adquirir as habilidades necessárias para fazerem
um bom trabalho;
>> Treinar os funcionários em funções diferentes para que eles possam auxiliar os
colegas quando necessário;
>> Apoiar os colegas de trabalho proporcionando um local de trabalho sem assédio;
>> Ganhar a confiança dos funcionários respeitando a privacidade deles;
>> Usar os computadores da empresa para cumprir as metas comerciais e não visando
a ganho pessoal ou entretenimento.
33
VALOR FUNDAMENTAL
TRABALHO EM E
O que você
deve fazer?
PERGUNTA: Eu sempre pergunto para
minha colega de trabalho se ela precisa
de ajuda para levantar caixas pesadas.
Fico preocupado achando que ela não
tem força o bastante e eu não quero
que ela se machuque, mas ela sempre
recusa a ajuda. Estou fazendo algo
errado?
RESPOSTA: Oferecer ajuda a uma
colega de trabalho que precisa é a
atitude certa, mas não se você estiver
tratando sua colega de maneira
diferenciada porque é uma mulher. Se
ela foi contratada para o trabalho,
deve estar apta a cumprir os requisitos da função, tanto física como em
qualquer outro aspecto. Continuar
oferecendo ajuda a ela pode ser
interpretado um comportamento de
assédio e representar uma violação da
política da empresa ou da lei.
ASSÉDIO
Todos os funcionários têm o direito de trabalhar em um ambiente aprobativo,
profissional e livre de assédio. Trabalho em equipe significa respeitar a
individualidade e a singularidade dos nossos colegas de trabalho e jamais
participar de atividade hostil, intimidante ou ofensiva. Seja sempre cuidadoso
com seus atos e não esqueça de que é possível alguém se sentir assediado
mesmo quando você sabe que tudo não passou de uma brincadeira.
Nossas políticas proíbem terminantemente assédio. Isso inclui:
Verbal: insultos direcionados a raça, etnia, nacionalidade, religião, gênero,
orientação ou preferência sexual, etc. de uma pessoa; fazer ameaças; gritar
ou xingar; fazer comentários lascivos; e enviar e-mail impróprio, ofensivo ou
com conteúdo de sexo explícito.
FÍSICO: contato físico indesejado ou agressão sexual; impedir fisicamente
que a pessoa deixe o ambiente; violência ou intimidação no local de trabalho;
e direção ou operação de maquinário de forma irresponsável.
Visual: adesivos ofensivos colados nos veículos da empresa e exibição
de fotografias, cartazes ou histórias em quadrinhos retratando conteúdo
impróprio ou sexual.
Se você for vítima ou testemunha de assédio, tem a obrigação de denunciá-lo.
Fale com seu supervisor ou gerente, com o representante local de Recursos
PERGUNTA: Um grupo de funcionários
frequentemente intimida um dos meus
colegas de trabalho e faz comentários
inadequados sobre ele pelas costas.
Quero denunciar esse comportamento,
mas tenho medo que eles se voltem
contra mim. O que fazer?
RESPOSTA: Denuncie o assédio
imediatamente. Uma equipe não será
eficiente se não tiver um ambiente de
trabalho profissional e incentivador.
Você deve ter um papel ativo para
que isso ocorra. Quando você faz uma
denúncia, a empresa então investigará
e (se for o caso) punirá os envolvidos,
além de não tolerar retaliação contra
você. Se você achar melhor fazer uma
denúncia anônima, pode fazê-la (desde
que permitido por lei) pela Linha
34
Humanos ou use a Linha Direta de Conformidad.
PRIVACIDADE DO FUNCIONÁRIO
O respeito que nutrimos pela privacidade das informações de nossos clientes
estende-se aos dados pessoais que solicitamos a nossos colegas de trabalho.
Como Montanhistas, alimentamos esse respeito ao:
——Informar a nossos colegas de trabalho por que estamos solicitando suas
informações pessoais e como elas serão usadas;
——Coletar informações pessoais somente quando houver uma
necessidade comercial;
——Não comentar as informações pessoais dos colegas de trabalho;
——Usar as informações pessoais somente naquilo para que elas foram
coletadas;
——Tomar as medidas adequadas para proteger as informações
confiadas a nós.
TRABALHO
EM EQUIPE
EQUIPE
USO APROPRIADO DO COMPUTADOR
Embora computadores e sistemas de informação possam contribuir para
aumentar a produtividade e facilitar a comunicação entre colegas de trabalho,
seu uso inadequado pode desperdiçar recursos, comprometer a segurança e
denegrir nossa marca e nossa reputação.
Ao usar os sistemas de computador da empresa:
——Não acesse sites inadequados;
——Não abra anexos de e-mail suspeitos;
——Não compartilhe nomes de usuário e senhas;
——Não envie mensagens contendo spam, lixo eletrônico, correntes ou com
teor ofensivo ou obsceno;
——Não publique informações sobre a Iron Mountain ou clientes em sites
externos, painéis de mensagens, blogs ou sites de relacionamento;
——Não use a Internet para fins particulares;
——Não baixe nem instale software que viole as políticas de segurança da
Iron Mountainou os direitos legais de terceiros.
Para obter mais informações, consulte as políticas locais de privacidade e
segurança.
PERGUNTA: Meu supervisor pediu para eu
registrar minha saída no horário normal hoje,
embora eu vá fazer hora extra. Ele me disse que
incluirá manualmente as horas na minha planilha
de horas da próxima semana. Posso aceitar?
RESPOSTA: Não. É incorreto mover horas de um
período de pagamento para outro, pois isso pode
gerar diferenças no pagamento do salário ou de
horas extras. As horas trabalhadas devem ser
indicadas com exatidão nas planilhas de horas e
não alteradas para outros dias ou períodos. Fale
com o departamento de Recursos Humanos ou
use a Linha Direta de Conformidade se esse tipo
de situação ocorrer.
E SE?
PERGUNTA: Um colega de trabalho
está chegando tarde e saindo cedo e
as pessoas estão comentando. Vi um
formulário na mesa do meu gerente
informando que o funcionário está se
ausentando por causa de uma
doença grave. Posso contar aos
outros funcionários para que eles
entendam o que está acontecendo?
RESPOSTA: Não. Informações
particulares dos funcionários,
inclusive sobre sua saúde, devem
ser mantidas sob total sigilo. Seu
gerente não devia ter deixado o
formulário onde você pudesse tê-lo
visto e você não devia tê-lo lido. Não
repasse a informação.
35
COMO OBTER MAIS
INFORMAÇÕES
Políticas e procedimentos
O Código de Ética e Conduta Profissional fornece instruções sobre questões
éticas com que você pode se deparar como funcionário da Iron Mountain. Além
de ler o Código, consulte as políticas e os procedimentos da nossa empresa, que
podem conter informações mais detalhadas.
Para obter a versão mais recente e local de uma determinada política, fale com
o seu supervisor ou gerente, com o representante local de Recursos Humanos,
com o Grupo de Privacidade e Conformidade Global do Departamento Jurídico
ou com a Linha Direta de Conformidade.
Podem ser aceitas renúncias das cláusulas do Código de Ética e Conduta Profissional em
raras situações. Se você procura uma renúncia, consulte o Conselho Geral da empresa.
O governo dos EUA exige que renúncias concedidas a membros da Diretoria ou a certos
membros a Iron Mountain em posição de liderança sejam reportadas à Comissão de
Valores Mobiliários e Câmbio.
36
Linha Direta de
Conformidade
Você pode denunciar violações éticas, reportar
preocupações e tirar dúvidas, 24 horas por dia,
365 dias por ano, contatando a Linha Direta de
Conformidade. A operação da Linha Direta é um
serviço prestado por uma empresa independente e
(desde que permitido por lei) você pode optar por
permanecer totalmente anônimo.
Ligação gratuita:
0800.8911667
Também é possível fazer a denúncia via Internet,
pelo endereço:
745 Atlantic Avenue
Boston, Massachusetts 02111
(800) 899-IRON
ironmountain.com
BR-ENT-BR-121109-003
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