ISCTE / GEI – 2004 / 2005 Processos Tecnológicos III — Teste de

ISCTE / GEI – 2004 / 2005
Processos Tecnológicos III — Teste de Auto Avaliação de 9 de Novembro de 2004
ESFORCE-SE POR RESPONDER SUCINTAMENTE ! QUATRO PÁGINAS SÃO SUFICIENTES !
QUESTÃO 1 (5 valores)
É frequente que os cadernos de encargos para consultas ao mercado referentes a Sistemas de
Informação para Gestão incluam listas extensas de funcionalidades elementares que a aplicação deve
garantir. Uma metodologia alternativa consiste em enunciar os problemas de gestão que a organização
quer resolver e solicitar a demonstração de como a aplicação resolve a questão.
a) Compare as duas alternativas, identificando vantagens e inconvenientes de cada uma.
b) Indique qual preferiria utilizar num caso real, justificando.
c) Estabeleça uma relação entre ‘problemas de gestão’ e ‘objectivos de negócio’. Dê um exemplo que
permita clarificar essa relação.
QUESTÃO 2 (5 valores)
Relembre o caso SISMETÁLICA discutido nas aulas.
a) Estabeleça, exclusivamente com base nos elementos do caso, o diagrama de Ishikawa referente ao
problema que preocupa o Sr. Armando: “O meu problema é que tenho o armazém cheio de
‘monos’” (pág. 5).
b) Proponha uma solução de gestão que reduza drasticamente o volume de ‘monos’ na
SISMETÁLICA.
c) Como é que um sistema ERP poderá ajudar a implementar a solução de gestão que propôs na alínea
anterior?
QUESTÃO 3 (4 valores)
A XtraZIP é um armazém grossista que implementou recentemente um sistema de leitura de códigos
de barras com interface para o sistema ERP já existente.
a) Que módulos de ERP lhe parecem mais convenientes para uma empresa como a XtraZIP ?
b) Como é que um sistema de código de barras com interface com o ERP pode contribuir para a
diminuição de atrasos nas entregas?
c) Que valor propõe para o dígito de verificação ‘x’ no código de artigo 583 170 42x? Explicite o
algoritmo que adoptou para o valor proposto.
d) Suponha que houve um erro de digitação e o código registado foi 523 170 48x. Determine como o
algoritmo analisa este erro e extraia as conclusões pertinentes.
QUESTÃO 4 (6 valores)
Considere o caso Cooper Materials Handling, no verso desta página.
a) Descreva, com o auxílio de um esquema, o processo que se inicia com uma consulta de um cliente
da CMH, chegada por e-mail, e o envio da proposta baseada na especificação do fornecedor, nos
seus preços e numa margem para a CMH.
b) Que objectivos visou a implementação de um novo software aplicacional de gestão na CMH?
c) Identifique os aspectos referentes ao “mundo das pessoas” que o caso refere.
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ISCTE / GEI – 2004 / 2005
Processos Tecnológicos III — Teste de Auto Avaliação de 9 de Novembro de 2004
CASO Cooper Materials Handling
A Cooper Materials Handling (CMH) é uma empresa familiar situada perto de Washington, que
revende equipamentos para armazéns, produzidos por mais de 500 fabricantes. Foi fundada em 1946 e
está na posse da família Downs desde 1970. O presidente, Philip Downs, e os irmãos trabalham na
empresa desde que concluíram a universidade. A empresa tem 10 empregados e o volume de vendas
anual é de cerca de 3 milhões de dólares, dos quais 25% são realizados para departamentos
governamentais e os restantes 75% para um leque vasto de clientes, desde os muito pequenos, até
organizações incluídas nas Fortune 500.
Em meados da década de 90 a CMH adoptou uma solução ERP que achou muito difícil de utilizar e
que não estava integrada com a aplicação de contabilidade. Com o advento da internet a CMH
começou a sentir-se “comida viva”, pelas empresas de venda por catálogo que passaram a aceitar
encomendas online. Tornou-se claro para os Downs que não podiam continuar a fazer negócio como
no passado e decidiram redefinir completamente o modelo de vendas da CMH. O Sr. Downs achava
que, se os vendedores se pudessem manter acessíveis para os clientes no meio de propostas, reuniões e
correspondência, poderiam triplicar os contactos efectuados no prazo de um ano.
Depois de uma pesquisa atenta do mercado de soluções empresariais, o Sr. Downs decidiu que a
solução Microsoft Small Business Server (MS/SBS) era ideal para a sua empresa, porque, disse ele,
“parecia concebida para uma empresa como a minha. Não me posso permitir ter um informático com
10 empregados e 3 milhões de dólares de facturação. Olhei para a interface de utilizador e disse
‘Graças a Deus’.”
A solução de software que mais lhe agradou foi a GoldMine, onde encontrou a fluidez que lhe
agradava e a integração necessária entre a contabilidade e as interfaces com o cliente. O Sr. Downs
acredita que a CMH pode ter um maior êxito se os vendedores visitarem mais vezes os grandes
clientes e mantiverem contactos frequentes e eficazes com os mais pequenos, que não exigem visitas.
“Com o GoldMine e com o correio e a agenda electrónicos, quando regressam ao escritório, podem
acompanhar as coisas sem deixar “fios soltos”. Com os “merge codes” e os “merge forms” fazem-se os
documentos muito rapidamente e muito profissionalmente. É cinco vezes mais rápido e é mais barato”.
A aplicação permite à CMH aceder às páginas web dos fornecedores e, se um cliente tem uma
encomenda pouco vulgar, rapidamente se encontra a especificação do produto na página do
fornecedor. Todas as páginas do catálogo da CMH, os pedidos de crédito e os diversos modelos de
carta estão também nas GoldMine “merge forms”. E o correio electrónico é constantemente usado.
“Em 1998, os meios normais de contactar os clientes são o e-mail e o fax” diz o Sr. Downs.
Os resultados da utilização do GoldMine e do MS/SBS pela CMH foram espectaculares. Um vendedor
elaborou, em três meses, três vezes mais propostas do que em todo o ano anterior. “É porque tem os
instrumentos na frente dele”, explica o Sr. Downs, que nota também que os clientes estão muito bem
impressionados com a melhoria da qualidade e do aspecto das propostas.
NOTA: o Microsoft Small Business Server (MS/SBS) é uma solução informática em rede que integra as funcionalidades
de uma rede local com as funcionalidades da internet.
Caso extraído de (http://www.presidiocorp.com/ecrm_bizflo.html)
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ISCTE / GEI – 2004 / 2005
Processos Tecnológicos III — Exame de 19 de Janeiro de 2005
ESFORCE-SE POR RESPONDER SUCINTAMENTE ! QUATRO PÁGINAS SÃO SUFICIENTES !
QUESTÃO 1 (6 valores)
Uma das formas de outsourcing de Sistemas de Informação é a oferecida pelos Application System
Providers (ASP).
a) Que razões podem levar uma empresa a optar pela contratação deste tipo de serviços? Justifique.
b) Que aspectos devem ser acautelados por uma empresa que decide contratar um ASP, nas fases de
contratação, implementação e operação?
c) Como deve ser aplicado o conceito de nível de serviço a um contrato com um ASP?
QUESTÃO 2 (4 valores)
A XtraDesign é uma empresa industrial cuja actividade se integra no modo design-to-order.
a) Liste os cinco módulos de ERP lhe parecem mais necessários para uma empresa como a
XtraDesign? Justifique.
b) Que vantagens pode ter a XtraDesign na integração de um sistema de CAD (Computer Aided
Design) com o sistema ERP?
QUESTÃO 3 (6 valores)
Considere o caso Wisconsin Plastics Inc. (WPI), no verso desta página.
a) A selecção e implementação de um sistema ERP traduzem-se num investimento elevado, cuja
amortização costuma ser feita em cerca de dez anos. Que motivos levaram a WPI a mudar de ERP,
apenas um ano após ter concluído a implementação?
b) A WPI está a levar a cabo um programa de redução de stocks. Que papel desempenha o sistema
ERP nesse programa?
c) No artigo Kettinger, William J. and James T. C. Teng. (1998). Aligning BPR to strategy: a
framework for analysis. Long Range Planning. Vol. 31(1):93-107, afirma-se: “As Tecnologias da
Informação são um catalizador, incrementando grandemente os efeitos regenerativos” (pág. 98).
Exemplifique a veracidade da afirmação, com elementos do caso WPI.
QUESTÃO 4 (4 valores)
Relembre o caso “Simultaneous engineering” (Ref.ª Roger Hannam, “Computer Integrated
Manufacturing: From Concepts to Realisation”, Addison-Wesley Pub. Co., 1998).
a) Como é que a integração apresentada no caso contribui para uma redução de custos de produção?
b) Quais as razões que levaram a estabelecerem-se limitações ao projectista nas formas e dimensões
das peças?
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ISCTE / GEI – 2004 / 2005
Processos Tecnológicos III — Exame de 19 de Janeiro de 2005
Caso Wisconsin Plastics Inc. (WPI)
Um sistema ERP integra uma organização com grande diversidade.
Adaptado de http://www.iqms.com/company/wisconsin.htm
Marty Christensen, Director of Information Services da Wisconsin Plastics Inc. (WPI) explica como o sistema
EnterpriseIQ vai ao encontro das diversas necessidades da empresa.
Há três anos a WPI concluiu que o sistema ERP existente não era adequado para satisfazer os pedidos da
empresa, dos empregados e dos clientes. O sistema estava implementado há um ano e ninguém estava satisfeito
com a resposta lenta, a falta de adaptação e de funcionalidades.
Foi difícil encontrar um novo sistema que satisfizesse a WPI que queria um sistema fácil de usar, adaptável e de
que os utilizadores gostassem. Outra dificuldade derivava da grande diversidade dos ambientes de produção da
WPI, dispersos por quatro divisões e cinco locais na zona de Wisconsin.
A Modern Plastics, com mais de trinta máquinas, especializou-se na injecção de plásticos e na montagem dos
produtos dos clientes, garantindo embalagens de qualidade. A Modern Stamping and Painting oferece
estampagem de chapa fina e fabricação, pintura e montagem por encomenda. A Modern Design and
Development desenvolve novos produtos, desde o conceito inicial até ao protótipo final. A Valley Plating and
Fabricating é uma metalomecânica pesada especializada em produção unitária ou por lotes, com prensas,
máquinas de corte e soldadura por plasma e oxigénio.
A WPI acabou por se decidir pelo IQMS pela sua capacidade de integração das actividades das quatro divisões e
contratou a IQ Consulting para apoiar na implementação.
Ao fim de um ano de utilização, a WPI está muito satisfeita. A IQMS está constantemente a recolher pedidos
dos utilizadores para melhorar o sistema, que é muito fiável e em que é fácil manter a informação
permanentemente actualizada. As actualizações (upgrades) são fáceis de implementar sem afectar a produção.
O IQMS é um ERP totalmente integrado, desde a concepção e desenvolvimento do produto até ao serviço ao
cliente. No próximo ano serão implementados os módulos de Gestão de Projectos e de Gestão da Manutenção.
CONTABILIDADE
Segundo Jeff Grathen, o responsável pela contabilidade, o IQMS é muito fácil de utilizar, com a interface
Windows e a capacidade de acesso a diversos módulos simultaneamente, sendo raro ter de consultar os manuais
para as operações diárias ou de fecho do mês.
"O IQMS poupa muito tempo, por permitir saltar de um ecrã para outro. Posso saltar de uma ordem de compra
para a guia de recepção, para a factura, ou para o registo do cheque que se pagou ao fornecedor. Anteriormente
eu tinha de ir procurar a informação em papel a vários arquivadores. Mesmo com o ERP anterior era
complicado validar um cheque ou uma factura. No IQMS basta clickar num botão”, diz Lisa Baierl responsável
pelas Contas de Fornecedores.
SERVIÇO A CLIENTES
Com o sistema anterior, o departamento não sabia que artigos estavam a ser produzidos ou para quando estava
planeada a sua produção. “Hoje, com o módulo Realtime, vejo que ordens de fabrico estão em curso e qual o
grau de avanço. Poupa tempo e, quando o cliente está ao telefone, dá-lhe uma boa imagem da WPI”, diz Lisa
Jansen, do Serviço a Clientes.
GESTÃO DE STOCKS
Anteriormente, ao fazer-se a conferência de inventário, havia desvios da ordem dos cem mil dollars porque não
se conseguia saber muito bem o que acontecia a matérias-primas ou produtos acabados. A última verificação
teve um desvio de cerca de mil dollars. O IQMS levou a mudanças de procedimentos que permitem detectar as
flutuações de stocks e corrigi-las antes de se tornarem um problema.
Um dos projectos em curso visa reduzir o stock de matérias-primas na Modern Plastics e na Stamping, com
Just-In-Time. Uma das vias que está a ser implementada é o estabelecimento de planos de reabastecimento com
muitos dos fornecedores. Já se reduziu o stock destes artigos em 25% e libertou-se espaço de armazém que
custava muito dinheiro. Outros fornecedores fazem entregas semanais, nas quantidades especificadas. A redução
global de stock já atingiu 17,5% e ainda se vai no princípio.
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ISCTE / GEI – 2004 / 2005
Processos Tecnológicos III — Exame de 3 de Fevereiro de 2005
ESFORCE-SE POR RESPONDER SUCINTAMENTE ! QUATRO PÁGINAS SÃO SUFICIENTES !
QUESTÃO 1 (5 valores)
A CookShop é uma empresa de média dimensão que fabrica e comercializa equipamentos de
cozinha, sob licença de uma empresa alemã. O catálogo da CookShop tem 23 modelos, obedecendo o
abastecimento e a produção a uma filosofia Just-In-Time.
a) Indique quais os cinco módulos de um sistema ERP que lhe parecem mais importantes para uma
empresa como a CookShop.
b) Parece-lhe importante para a CookShop ter implementado um sistema CAD (Computer Aided
Design)? Que aplicação poderá ter esse sistema?
c) Enuncie as vantagens e inconvenientes, para a CookShop da implementação das tecnologias EDI
(Electronic Data Interchange).
QUESTÃO 2 (5 valores)
Relembre o artigo Muscatello, Joseph R., Michael H. Small and Injazz J. Chen. (2003). Implementing
enterprise resource planning (ERP) systems in small and midsize manufacturing firms. International
Journal of Operations & Production Management. Vol. 23(7/8):850-871.
Resuma, para os casos estudados no artigo, quais os impactos da implementação do sistemas ERP:
a) de âmbito estratégico.
b) de âmbito táctico.
c) de âmbito operacional.
QUESTÃO 3 (5 valores)
Considere o caso Wisconsin Plastics Inc. (WPI), no verso desta página.
a) Quando se estuda um investimento em sistemas de informação, um dos aspectos que mais interesse
desperta é o do impacto estratégico que eles têm na organização. O caso WPI evidencia, em
diversos passos, alguns desses impactos. Identifique um deles, relacionando-o com o modelo de
análise estratégica de Michael Porter.
b) Exemplifique, com elementos retirados do caso, a integração dos “Três mundos: Pessoas, Negócio
e Tecnologia”.
c) Qual o aspecto de gestão que lhe pareceu fundamental para a WPI na selecção do novo sistema
ERP?
QUESTÃO 4 (5 valores)
Relembre o caso “Simultaneous engineering” (Ref.ª Roger Hannam, “Computer Integrated
Manufacturing: From Concepts to Realisation”, Addison-Wesley Pub. Co., 1998).
a) Como é que a integração apresentada no caso contribui para uma redução de custos de produção?
b) Quais as razões que levaram a estabelecerem-se limitações ao projectista nas formas e dimensões
das peças?
c) Qual a importância, num sistema CIM (Computer Integrated Manufacturing), da interligação do
sub-sistema “Shop Floor Control” com o sistema ERP? (Nesta alínea não necessita de se referir ao
caso).
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ISCTE / GEI – 2004 / 2005
Processos Tecnológicos III — Exame de 3 de Fevereiro de 2005
Caso Wisconsin Plastics Inc. (WPI)
Um sistema ERP integra uma organização com grande diversidade.
Adaptado de http://www.iqms.com/company/wisconsin.htm
Marty Christensen, Director of Information Services da Wisconsin Plastics Inc. (WPI) explica como o sistema
EnterpriseIQ vai ao encontro das diversas necessidades da empresa.
Há três anos a WPI concluiu que o sistema ERP existente não era adequado para satisfazer os pedidos da
empresa, dos empregados e dos clientes. O sistema estava implementado há um ano e ninguém estava satisfeito
com a resposta lenta, a falta de adaptação e de funcionalidades.
Foi difícil encontrar um novo sistema que satisfizesse a WPI que queria um sistema fácil de usar, adaptável e de
que os utilizadores gostassem. Outra dificuldade derivava da grande diversidade dos ambientes de produção da
WPI, dispersos por quatro divisões e cinco locais na zona de Wisconsin.
A Modern Plastics, com mais de trinta máquinas, especializou-se na injecção de plásticos e na montagem dos
produtos dos clientes, garantindo embalagens de qualidade. A Modern Stamping and Painting oferece
estampagem de chapa fina e fabricação, pintura e montagem por encomenda. A Modern Design and
Development desenvolve novos produtos, desde o conceito inicial até ao protótipo final. A Valley Plating and
Fabricating é uma metalomecânica pesada especializada em produção unitária ou por lotes, com prensas,
máquinas de corte e soldadura por plasma e oxigénio.
A WPI acabou por se decidir pelo IQMS pela sua capacidade de integração das actividades das quatro divisões e
contratou a IQ Consulting para apoiar na implementação.
Ao fim de um ano de utilização, a WPI está muito satisfeita. A IQMS está constantemente a recolher pedidos
dos utilizadores para melhorar o sistema, que é muito fiável e em que é fácil manter a informação
permanentemente actualizada. As actualizações (upgrades) são fáceis de implementar sem afectar a produção.
O IQMS é um ERP totalmente integrado, desde a concepção e desenvolvimento do produto até ao serviço ao
cliente. No próximo ano serão implementados os módulos de Gestão de Projectos e de Gestão da Manutenção.
CONTABILIDADE
Segundo Jeff Grathen, o responsável pela contabilidade, o IQMS é muito fácil de utilizar, com a interface
Windows e a capacidade de acesso a diversos módulos simultaneamente, sendo raro ter de consultar os manuais
para as operações diárias ou de fecho do mês.
"O IQMS poupa muito tempo, por permitir saltar de um ecrã para outro. Posso saltar de uma ordem de compra
para a guia de recepção, para a factura, ou para o registo do cheque que se pagou ao fornecedor. Anteriormente
eu tinha de ir procurar a informação em papel a vários arquivadores. Mesmo com o ERP anterior era
complicado validar um cheque ou uma factura. No IQMS basta clickar num botão”, diz Lisa Baierl responsável
pelas Contas de Fornecedores.
SERVIÇO A CLIENTES
Com o sistema anterior, o departamento não sabia que artigos estavam a ser produzidos ou para quando estava
planeada a sua produção. “Hoje, com o módulo Realtime, vejo que ordens de fabrico estão em curso e qual o
grau de avanço. Poupa tempo e, quando o cliente está ao telefone, dá-lhe uma boa imagem da WPI”, diz Lisa
Jansen, do Serviço a Clientes.
GESTÃO DE STOCKS
Anteriormente, ao fazer-se a conferência de inventário, havia desvios da ordem dos cem mil dollars porque não
se conseguia saber muito bem o que acontecia a matérias-primas ou produtos acabados. A última verificação
teve um desvio de cerca de mil dollars. O IQMS levou a mudanças de procedimentos que permitem detectar as
flutuações de stocks e corrigi-las antes de se tornarem um problema.
Um dos projectos em curso visa reduzir o stock de matérias-primas na Modern Plastics e na Stamping, com
Just-In-Time. Uma das vias que está a ser implementada é o estabelecimento de planos de reabastecimento com
muitos dos fornecedores. Já se reduziu o stock destes artigos em 25% e libertou-se espaço de armazém que
custava muito dinheiro. Outros fornecedores fazem entregas semanais, nas quantidades especificadas. A redução
global de stock já atingiu 17,5% e ainda se vai no princípio.
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