manual de procedimentos elaborar termo de referência de

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Unidade:
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
FOLHA:
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
Elaborar Termo de Referência de Serviços
1/13
ELABORAR TERMO DE REFERÊNCIA DE
SERVIÇOS
ESTA FOLHA ÍNDICE INDICA EM QUE REVISÃO ESTÁ CADA FOLHA NA EMISSÃO CITADA
R.
FL.
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
REV.
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12 13
R.
0
1
2
3
4 5
6
7
8
9
FL.
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
EMIS.
DATA
ELAB.
VERIF.
AUT.
DESCRIÇÃO
TIPO DE EMISSÃO
(A)
(B)
(C)
(D)
PRELIMINAR
PARA APROVAÇÃO
PARA CONHECIMENTO
CANCELADO
(E)
(F)
(X)
PARA COMENTÁRIOS
APROVADO
CADASTRAMENTO INICIAL
10
11 12
13
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
FOLHA:
2/13
Sumário
SUMÁRIO ............................................................................................................................. 2
1.1.
OBJETIVO ............................................................................................................. 2
1.2.
ESCOPO................................................................................................................. 2
1.3.
VISÃO SIPOC DO PROCESSO .................................................................................. 2
1.4.
PARTICIPANTES DA HOMOLOGAÇÃO DESTE PROCEDIMENTO ................................ 3
1.5.
CONCEITOS UTILIZADOS NESTE PROCEDIMENTO ................................................... 3
1.6.
REFERÊNCIAS PARA EXECUÇÃO DESTE PROCESSO................................................. 3
1.7.
EQUIPAMENTOS, SOFTWARE E MATERIAIS DE CONSUMO ....................................... 3
1.7.1.
Equipamentos e software ........................................................................... 3
1.7.2.
Materiais de consumo................................................................................ 3
1.8.
DIAGRAMA DO PROCESSO ..................................................................................... 4
1.9.
DETALHAMENTO DAS INSTRUÇÕES ....................................................................... 5
1.9.1.
010 – Encaminhar para análise da Equipe Técnica ................................. 5
1.9.2.
020 – Realizar análise para identificação do tipo de serviço ................... 6
1.9.3.
030 – Buscar informações e gerar novo modelo ....................................... 7
1.9.4.
040 – Adequar modelo à solicitação ......................................................... 8
1.9.5.
050 – Elaborar planilha orçamentária e Cronograma Físico Financeiro9
1.9.6.
060 – Revisar TR ..................................................................................... 10
1.9.7.
070 – Analisar e Validar Documentos .................................................... 11
1.9.8.
080 – Separar arquivos eletrônicos dos documentos .............................. 12
1.10. ANEXO I – PARTICIPANTES DA HOMOLOGAÇÃO DESTE PROCEDIMENTO ............. 13
1.1.
OBJETIVO
Elaboração de Termo de Referência (TR) de Serviços sob responsabilidade do
Ifes.
1.2.
ESCOPO
Serviços contratados sob a gestão do Ifes.
1.3.
VISÃO SIPOC DO PROCESSO
Fornecedores
Insumos
(Entradas)
Processo
Produtos (Saídas)
Cliente
- Reitor, Diretor de campus ou
responsável por obra
- Fornecedores de
equipamentos e serviços
- Solicitação de obra ou
projeto
- Cotações de preços que
não constam em tabelas
referenciais.
Elaborar Termo de
Referência de Serviços
- Termo de Referência
elaborado.
- Planilha
Orçamentária.
- Cronograma FísicoFinanceiro.
Reitor
Diretor de campus
Outros sob demanda.
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
1.4.
PARTICIPANTES DA HOMOLOGAÇÃO DESTE PROCEDIMENTO
Conforme Anexo 1.
1.5.
CONCEITOS UTILIZADOS NESTE PROCEDIMENTO
1.6.
REFERÊNCIAS PARA EXECUÇÃO DESTE PROCESSO
Embasamento legal:
-IBRAOP OT – IBR 002/2009 - Obra e serviço de engenharia
Leitura Obrigatória:
Leitura opcional:
-
1.7.
EQUIPAMENTOS, SOFTWARE E MATERIAIS DE CONSUMO
1.7.1. Equipamentos e software
Computadores e escâneres.
1.7.2. Materiais de consumo
Etiquetas para protocolos (no caso de entrada física de documentos).
Capas de processo padrão (no caso de entrada física de documentos).
FOLHA:
3/13
Unidade:
TÍTULO:
-
Nº:
MP-080.100.030.060
1.8.
DIAGRAMA DO PROCESSO
FOLHA:
4/13
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
1.9.
FOLHA:
5/13
DETALHAMENTO DAS INSTRUÇÕES
1.9.1. 010 – Encaminhar para análise da Equipe Técnica
1.
Descrição
(explicando
propósito da
Atividade
2.
Pessoas envolvidas nesta atividade (papéis
funcionais – roles; nomes)
3.
Formulários(s) usados na atividade
4.
Legislação aplicável especialmente a esta
atividade (Leis, portarias, acórdãos, referências,
normas técnicas, folhetos, manuais, outros)
Doc: Form 010 - Solicitação de
Entradas da
obra ou projeto
atividade
(insumos)
5.
6.
7.
Saídas da
atividade
(produtos:
documentos,
registro em
sistema, outros)
De fato, nesta atividade se inicia o processo:
1. O responsável por obras do Campus ou da Reitoria recebe autorização para
execução do serviço, em conjunto com o modelo “Solicitação de obra ou
projeto” e encaminha a solicitação para análise da equipe técnica. Este será o
gatilho do processo.
2. No caso do Termo de Referência (TR) está sob cuidado da:
a. CGPE: O Assessor técnico decidirá qual(is) profissionais serão
alocados como Equipe Técnica para este TR. Fará despacho indicando
a Equipe Técnica.
b. Campus: Responsável por obras negocia se solicitará apoio à CGPE,
arquiteto/engenheiro ou técnico de outro campus ou se executará o
mesmo, ocupando o papel de equipe técnica.
3. Encaminhar à Equipe Técnica,
Doc:
- Despacho do Assessor Técnico
da Reitoria / Arquiteto /
Engenheiro / Técnico do
Campus
Registro em sistema: --Outro:----Sistemas de apoio utilizados nesta Nome do Sistema
--atividade
Nome do Sistema
8.
9.
Escâner disponível
Perguntas / Dúvidas /
Observações:
Assessor Técnico da Reitoria / Arquiteto /
Engenheiro / Técnico do Campus
(Há pessoal de apoio nesta atividade): ( ) Sim (X )
Não. Se positivo, descrever: -
---
Origem
Gerado pelo
Sistema
( ) sim (X)
Não
Mídia: ( ) Papel
( ) Digital ( ) E-mail
( ) Outro:___________
Assinado:
( x ) sim ( )Não
Mídia: ( X ) Papel
( ) Outro:___________
Propósito do uso
--Propósito do uso
--(X) Sim ( ) Não. De que maneira está disponível?
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
FOLHA:
6/13
1.9.2. 020 – Realizar análise para identificação do tipo de serviço
1.
2.
3.
4.
1.
2.
5.
Descrição
(explicando
propósito da
Atividade)
1.
2.
É analisado e identificado o tipo de serviço solicitado no processo.
Verifica-se no banco de dados do setor de Arquitetura e Engenharia o modelo
de Termo de Referência(TR) pronto para o tipo de serviço solicitado e envia
para “Adequar modelo à solicitação”.
3. Os modelos estão disponíveis em “http://prodi.ifes.edu.br  Obras –
Engenharia Faça Corretamente  Modelos de Termo de referência”.
4. Se não há modelo de Termo de Referência pronto para o tipo de serviço
solicitado, envia para “Buscar informações e gerar novo modelo”.
Pessoas envolvidas nesta
Equipe Técnica Designada
atividade (papéis funcionais – (Há pessoal de apoio nesta atividade): ( ) Sim (X) Não. Se positivo,
roles; nomes)
descrever: Formulários(s) usados na
-atividade
Legislação aplicável
-especialmente a esta atividade
(Leis, portarias, acórdãos,
referências, normas técnicas,
folhetos, manuais, outros)
Origem
Mídia:
( ) Papel
Entradas novas da Doc:
Modelos de TR
-atividade
( ) Outro:___________
(insumos)
Gerado
pelo
Assinado:
Doc:
Mídia: ( ) Papel
Saídas novas da
Sistema
( ) sim ( ) Não ( ) Digital ( ) E-mail
atividade
( ) sim ( )
( ) Outro:___________
(produtos:
Não
documentos,
Registro em sistema: --registro em
Outro:-----sistema, outros)
Propósito do uso
Sistemas de apoio utilizados nesta Nome do Sistema
----atividade
Nome do Sistema
6.
7.
Perguntas / Dúvidas / Observações:
Propósito do uso
--(X) Sim ( ) Não. De que maneira está disponível?
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
FOLHA:
7/13
1.9.3. 030 – Buscar informações e gerar novo modelo
1.
2.
3.
4.
3.
4.
5.
6.
7.
Descrição
(explicando
propósito da
Atividade)
1.
A equipe técnica designada buscará informações que poderão lhe auxiliar a
gerar novo modelo de Termo de Referência para o tipo de serviço solicitado.
2. Este novo modelo será enviado à CGPE para ser inserido ao Banco de Dados
do setor de Arquitetura e Engenharia.
Equipe técnica designada
atividade (papéis funcionais (Há pessoal de apoio nesta atividade): ( ) Sim (X) Não. Se positivo,
– roles; nomes)
descrever: Formulários(s) usados na atividade
Legislação aplicável especialmente a esta atividade (Leis,
--portarias, acórdãos, referências, normas técnicas, folhetos,
manuais, outros)
Doc:
Origem
Mídia:
( ) Papel
Entradas novas
da atividade
( ) Outro:___________
(insumos)
Gerado
pelo
Assinado:
Doc:
Mídia:
( ) Papel
Saídas novas da
Sistema
( ) sim ( X )
( X ) Digital ( ) E-mail
- Modelo de Termo de Referência
atividade
( ) sim (X)
Não
( ) Outro:___________
(produtos:
Não
documentos,
Propósito do uso
----atividade
(X ) Sim ( ) Não. De que maneira está disponível?
Observações:
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
FOLHA:
8/13
1.9.4. 040 – Adequar modelo à solicitação
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Descrição
(explicando
propósito da
Atividade)
1.
Adequar o modelo de Termo de Referência já existente no Banco de Dados do
setor de Arquitetura e Engenharia ou o modelo criado através de pesquisa para
a contratação do serviço solicitado.
2. Após a adequação/elaboração do Termo de Referência, preparar os
documentos necessários para o processo licitatório: planilha orçamentária,
cronograma físico-financeiro. Deve-se observar:
a) Se os itens da planilha orçamentária constam em tabelas de valores
referenciais;
b) Se os itens da planilha orçamentária não constam em tabelas de valores
referenciais.
atividade (papéis funcionais (Há pessoal de apoio nesta atividade): ( ) Sim (X) Não. Se positivo,
– roles; nomes)
descrever: Formulários(s) usados na atividade
--Legislação aplicável especialmente a esta atividade (Leis,
--portarias, acórdãos, referências, normas técnicas, folhetos,
manuais, outros)
Doc:
Origem
Entradas novas
da atividade
(insumos)
Gerado pelo
Saídas novas da Doc:
Sistema
Termo
de
Referência
atividade
( ) sim (X)
(produtos:
Não
documentos,
Gerado pelo
Doc:
Sistema
registro em
( ) sim ( )
sistema, outros)
Não
5.
6.
7.
Mídia:
( ) Papel
( ) Outro:___________
Assinado:
( X ) sim (
)Não
Mídia: ( X ) Papel
( ) Outro:___________
Assinado:
( ) sim ( ) Não
Mídia: ( ) Papel
( ) Outro:___________
Registro em sistema: --Outro:-----Propósito do uso
----atividade
(X) Sim ( ) Não. De que maneira está disponível?
Observações:
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
FOLHA:
9/13
1.9.5. 050 – Elaborar planilha orçamentária e Cronograma Físico Financeiro
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Descrição
(explicando
propósito da
Atividade)
1.
Confeccionar os documentos necessários para o processo licitatório: planilha
orçamentária, cronograma físico-financeiro. Deve-se observar:
a) Se os itens da planilha orçamentária constam em tabelas de valores
referenciais: usar tabela referencial de preço para elaboração da planilha
orçamentária.
b) Se os itens da planilha orçamentária não constam em tabelas de valores
referenciais: deve-se realizar pesquisa de mercado para estes itens. Serão
realizadas, pelo menos, três cotações de valores para composição dos custos
do serviço.
2. Elaborar o cronograma físico – financeiro levando-se em consideração o
prazo da execução do serviço já estipulado no Termo de Referência.
roles; nomes)
-atividade
--especialmente a esta atividade
(Leis, portarias, acórdãos,
referências, normas técnicas,
folhetos, manuais, outros)
Origem
Mídia:
( X ) Papel
- Cotações de mercado
atividade
( ) Outro:___________
(insumos)
Gerado
pelo
Assinado:
Doc:
Mídia:
( X ) Papel
Saídas novas da
Sistema
(X) sim ( )
- Planilha Orçamentária
atividade
( ) sim (X)
Não
( ) Outro:___________
- Cronograma Físico - Financeiro
(produtos:
Não
documentos,
Nome do Sistema
Propósito do uso
Sistemas de apoio utilizados nesta
----atividade
Nome do Sistema
Propósito do uso
--8.
9.
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
FOLHA:
10/13
1.9.6. 060 – Revisar TR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Descrição
(explicando
propósito da
Atividade)
1.
Encaminhar o Termo de Referência e os documentos complementares para um
servidor designado pelo Assessor Técnico da Reitoria / Arquiteto /
Engenheiro / Técnico do Campus que terá a função de revisar estes
documentos e emitir nota técnica:
a) Caso a Nota Técnica do revisor não aponte pendências: o processo será
encaminhado ao Assessor Técnico da Reitoria / Arquiteto / Engenheiro /
Técnico do Campus para validação do Termo de Referência.
b) Caso a Nota Técnica do revisor aponte pendências: o processo deverá
retornar à equipe técnica designada para corrigir ou justificar as pendências.
Após a correção, o processo será encaminhado ao Assessor Técnico da
Reitoria / Arquiteto / Engenheiro / Técnico do Campus para validação do
Termo de Referência.
Revisor (Arquiteto, Engenheiro ou Técnico)
atividade (papéis funcionais
(Há pessoal de apoio nesta atividade): ( ) Sim (X) Não. Se positivo,
– roles; nomes)
-atividade
--especialmente a esta
atividade (Leis, portarias,
acórdãos, referências, normas
técnicas, folhetos, manuais,
outros)
Origem
Mídia:
( ) Papel
atividade
( ) Outro:___________
(insumos)
Gerado pelo
Assinado:
Doc:
Mídia: ( X ) Papel
Saídas novas da
Sistema
( X ) sim (
- Nota Técnica
atividade
( ) sim ( )
)Não
(
) Outro:___________
(produtos:
Não
documentos,
Propósito do uso
----atividade
Nome do Sistema
Propósito do uso
--8.
9.
Observações:
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
1.9.7.
1.
Descrição
(explicando
propósito da
Atividade)
1- Analisar o processo e validar o Termo de Referência.
a) Caso verifique pendência: o processo retornará à equipe técnica para
correção. Após correção, validará o Termo de Referência.
b) Caso não verifique pendência: o validará o Termo de Referência.
atividade (papéis funcionais
– roles; nomes)
3.
Formulários(s) usados na
atividade
acórdãos, referências,
normas técnicas, folhetos,
manuais, outros)
Doc:
Entradas novas
da atividade
(insumos)
Saídas novas da Doc:
-Despacho do Assessor Técnico da
atividade
Reitoria / Arquiteto /
(produtos:
Engenheiro / Técnico do
documentos,
Campus
registro em
sistema, outros) Registro em sistema: --Outro:-----Sistemas de apoio utilizados nesta Nome do Sistema
--atividade
5.
6.
7.
11/13
070 – Analisar e Validar Documentos
2.
4.
FOLHA:
Assessor Técnico da Reitoria / Arquiteto / Engenheiro / Técnico do
Campus
(Há pessoal de apoio nesta atividade): ( ) Sim (X) Não. Se positivo,
descrever: --
Nome do Sistema
Origem
Gerado pelo
Sistema
( ) sim (X)
Não
Mídia:
( ) Papel
( ) Outro:___________
Assinado:
(X) sim ( )Não
Propósito do uso
--Propósito do uso
--8.
9.
Observações:
Mídia: (X) Papel
( ) Outro:___________
Unidade:
-
TÍTULO:
Nº:
MP-080.100.030.060
FOLHA:
12/13
1.9.8. 080 – Separar arquivos eletrônicos dos documentos
1.
Descrição
(explicando
propósito da
Atividade)
1.
2.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Deve-se salvar os arquivos eletrônicos dos documentos elaborados
anteriormente: termo de referência, planilha orçamentária, cronograma físicofinanceiro em mídia digital e anexado ao processo.
Quando finalizado, o processo é encerrado.
roles; nomes)
-atividade
acórdãos, referências, normas
técnicas, folhetos, manuais,
outros)
Origem
Mídia:
(X) Papel
atividade
( ) Outro:___________
(insumos)
Gerado pelo
Assinado:
Doc:
Mídia: ( ) Papel
Saídas novas da
Sistema
( ) sim ( X )
- Mídia digital
atividade
( ) sim (X )
Não
(
) Outro:___________
(produtos:
Não
documentos,
Propósito do uso
----atividade
Nome do Sistema
Propósito do uso
--8.
9.
Unidade:
TÍTULO:
-
Nº:
MP-080.100.030.060
FOLHA:
13/13
1.10. ANEXO I – PARTICIPANTES DA HOMOLOGAÇÃO DESTE PROCEDIMENTO

manual de procedimentos elaborar termo de referência de

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