Baixar - Tableau

Seis dicas para criar
painéis de desempenho
de vendas melhores
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Você não vai querer esperar até o fim do trimestre para descobrir que estava errado.
É preciso ter certeza de que você e sua equipe estão tendo um bom desempenho e
tomando as melhores decisões possíveis. E, para isso, os painéis ainda são uma das
melhores, embora negligenciadas, ferramentas de vendas disponíveis hoje. Os painéis
de dados podem fornecer informações úteis relacionadas ao desempenho do pipeline
de vendas individuais, podem fornecer informações úteis e rápidas para tomadas de
decisões críticas. Permitir que as equipes usem uma única fonte de verdade proporcionará
o alinhamento de todos os setores da organização, fornecendo as mesmas informações
para gerentes e funcionários. Há um motivo para os painéis de vendas estarem em voga.
Você precisa encontrar sua próxima grande oportunidade de pipeline? Está curioso sobre a
lucratividade dos produtos? Já tentou fazer análises hipotéticas “what if” para o planejamento
regional? Você gasta horas analisando seus dados do Salesforce? Você precisa saber qual
é a receita do ano até a data em um mapa geográfico?
Painéis são eficazes. Eles funcionam. Você deve estar se perguntando agora o que precisa fazer
para começar a aplicá-los na operação de vendas de sua empresa. As práticas recomendadas
para os painéis de desempenho de vendas consistem em métricas claramente definidas e na
integração com seus processos de vendas. Use estas seis dicas para obter o máximo de seus
painéis de desempenho de vendas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Conheça seus dados
Otimize para uma única fonte de verdade
Escolha métricas relevantes
Use visualizações interativas
Use dados atuais e em tempo real
Possibilite a autossuficiência
3
1.
“Os recursos são
limitados, o tempo é
curto e os dados são
complexos. Por isso,
quando tentar responder
a uma pergunta, você
provavelmente encontrará
centenas de formas de
fazê-lo. Às vezes, tudo o
que você precisa é seguir
a orientação dos dados,
em vez de orientá-los.” “
—Danielle Miller, gerente de operações
de vendas da Amylin Pharmaceuticals
Conheça seus dados
Vamos começar do início. Você conhece seus dados? Onde eles são armazenados?
Qual é a sua aparência? Conhecer seus dados é extremamente importante, devido
às diversas oportunidades a serem consideradas.
Você precisa se conectar aos dados do pipeline e de vendas, que estão em planilhas,
bancos de dados, cubos, no Hadoop e, é claro, no Salesforce. Existem diversas
maneiras de levar os dados diretamente para o Salesforce, mas não se esqueça
dos outros dados, como os de dimensionamento de mercado, de cotas de vendas,
regionais ou demográficos.
Seus sistemas de vendas podem não capturar todas as transações, ou você pode
não conseguir atribuir resultados aos vendedores em um ambiente de vendas em
equipe. Os vendedores podem ser inconsistentes em seus registros de chamadas
e e-mails. Alguns de seus dados de vendas podem estar horas, dias ou até mesmo
semanas atrasados, ou terem sido alterados devido a erros de processamento.
Se algo demora a ser medido, você já pode ter interpretado os dados incorretamente,
ou pior, ter comprometido o desempenho do semestre.
Conhecimento é tudo.
A Amylin Pharmaceuticals é uma empresa biofarmacêutica que se dedica a melhorar
a qualidade de vida das pessoas, descobrindo, desenvolvendo e comercializando
medicamentos inovadores. Ela usa recursos, como MySQL e Infobright, para
armazenar muitas informações, por exemplo atividades de vendas, dados de
prescrições, informações demográficas e até mesmo dados de recenseamento para
encontrar modelos comerciais que a ajudem a descobrir como melhorar e dimensionar
suas equipes de vendas. Sobre o dimensionamento, podemos encontrar pelo menos
Assista ao vídeo para saber
mais sobre como a Amylin
Pharmaceuticals usa dados de
várias fontes em painéis para
melhorar sua operação de vendas.
100 milhões de registros de dados.
Danielle Miller, Gerente de Operações de Vendas da Amylin precisava que suas
equipes pudessem ver e entender todos esses dados em painéis otimizados para
agilizar a tomada de decisão.
“Nossa força de vendas fazia várias chamadas todos os dias, mas não tinha
ideia de quando atingiria a frequência da nossa região. Ao colocarmos isso em
um painel e mostrarmos o déficit em determinadas áreas com médicos que não
estavam sendo trabalhadas, houve um momento “eureca”. Nosso objetivo não era
repreender os funcionários e dizer que eles precisavam fazer mais chamadas. Ao
contrário, queríamos que eles soubessem o que estava acontecendo e mostramos
uma visualização com os dados de gerenciamento de cada área”, conta Danielle.
Usar dados organizacionais em painéis visuais como uma única fonte de verdade
transformou a análise, e essa transparência dos dados recém-encontrados
melhorou significativamente as operações de vendas na Amylin.
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2.
Otimize para uma única fonte de verdade
Os dados de vendas sozinhos, sem as indicações de região, empresa ou dados de
marketing, não são tão valiosos porque limitam a tomada de decisão. Usar várias
fontes de dados para uma exibição de painel é essencial para potencializar ao
máximo o valor das informações.
A combinação de dados, também conhecida como mash-up de dados, é a
capacidade de combinar ou juntar dados de várias fontes por um campo em
comum. Como os dados são combinados por um campo comum a todas as
fontes, esse método produzirá uma exibição unificada que incluirá seus clientes
em potencial, o pipeline de vendas, as contas e as metas de desempenho.
Veja os painéis abaixo para entender a vantagem competitiva:
Visão geral do cenário
Para os gerentes de vendas, o que importa é a eficiência operacional de suas
equipes, mas também é importante que todos tenham acesso às mesmas
informações. Combine vários conjuntos de dados, como os dados de desempenho
da equipe, os dados de cotas e regionais para ter uma visão geral da situação.
Em um único painel, você encontrará os totais da empresa e os desempenhos por
região, equipe e funcionário. Neste painel, está óbvio que a região central apresenta
um desempenho ruim. Se analisar atentamente os vendedores dessa região, você
descobrirá que, apesar de muitos deles já terem atingido a cota (as barras verdes),
outros estão muito longe disso, na região vermelha (barras cinzas).
Quota Dashboard
Company Total
$0
$2,000,000
$4,000,000
$6,000,000
$8,000,000
$10,000,000
Regional Total (click to see salespeople in region)
$12,000,000
$14,000,000 $16,000,000
Stats- All
Central
East
West
$0K $1,000K $2,000K $3,000K $4,000K $5,000K $6,000K $7,000K $8,000K
Sales
# of Sales People
# Hitting Quota
% Hitting Quota
% of Sales by Quota Hitters
Quota $
Sales $
Avg. Quota
Avg. Sales per Person
41
27
65.9%
86.6%
$11,825K
$15,603K
$275K
$380,558
Salespeople in All Region: Sales ($)
Barbara Davis
Betty Clark
Carol Allen
Charles Lee
Christopher Wright
Daniel Gonzalez
David Thompson
Deborah Adams
Donald Mitchell
Donna Walker
Dorothy Harris
Elizabeth Miller
Helen Rodriguez
James Williams
Jennifer Anderson
Jessica Baker
John Jones
View by Quota (%) or Sales ($)
%
$
Hit Quota
No
Yes
0K
200K
400K
600K
800K
Achievement: Quota (%) or Sales ($)
1000K
1200K
Neste painel, cada barra é um gráfico de marcadores: o sombreamento no plano de fundo indica
a porcentagem da cota que foi atingida. A zona vermelha indica que menos de 50% da cota foi
atingido. A zona verde mostra que 100% a 125% da cota foi atingido. Se algum vendedor atingir
a cota, a respectiva barra ficará verde automaticamente.
Para saber mais, clique na imagem e interaja com esse painel.
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Avaliação do desempenho do pipeline
Entender o desempenho das vendas corporativas é essencial para identificar os
ajustes que precisam ser feitos nos seus negócios. Fazer uma análise comparativa
básica, como a do crescimento anual, é tão simples quanto fazer um único cálculo,
mas você também precisa observar o desempenho histórico, de modo cumulativo
e para cada setor dos seus negócios. Combine os dados do Salesforce com dados
de produtos para entender as tendências e as novas oportunidades por região.
Sales Performance
South
West
Sales
Sales
East
Sales
Central
Sales
Furniture, Office Supplies, Technology Products
$60,000
Select Region:
Central
$41,343
$40,000
East
$20,000
$0
South
West
$60,000
$40,000
$27,106
$20,000
$0
Select Product Category:
Furniture
$71,647
$60,000
Office Supplies
$40,000
Technology
$20,000
$0
$60,000
$29,219
$40,000
$20,000
$0
01-Mar-10 01-May-10
01-Jul-10
01-Sep-10 01-Nov-10 01-Jan-11
Last Week's Sales
Running Total of
Sales
Cumulative Sales
$3,000,000
$75,914
$2,000,000
$1,000,000
$0
01-Mar-10 01-May-10
01-Jul-10
01-Sep-10 01-Nov-10 01-Jan-11
Este painel de desempenho de vendas mostra as tendências diárias de cada região filtradas
por produto. Para saber mais, clique na imagem e interaja com esse painel.
Este painel mostra as tendências de vendas por região e produto. A tendência
diária de vendas para cada região é mostrada na exibição superior, e a linha laranja
abaixo mostra o total operacional de todas as vendas. O filtro permite que você crie
exibições para cada região e produto pelos quais é responsável.
Usar representações visuais para analisar uma linha de tendência de uma influência
sazonal permite que você faça previsões e crie um planejamento adequado. Você
também pode tomar decisões analisando dados de trimestres historicamente ruins,
das quedas nas férias de verão e dos picos das festas de final de ano.
6
3.
Escolha métricas relevantes
Acima de tudo, as métricas dos seus painéis devem ser indicadores realmente
relevantes para as metas definidas. Para manter o foco nos objetivos, seja
extremamente seletivo ao definir as métricas que devem ser usadas em seus
painéis de vendas.
Considere o seguinte:
Saiba mais sobre análises de dados de
vendas neste tutorial em vídeo gratuito.
Quais são seus principais indicadores de desempenho e como você faz
para medi-los?
Faça a correspondência dos KPIs com os objetivos de cada equipe ou funcionário.
Se a equipe de vendas interna tem métricas diferentes do que as da equipe de
vendas em campo, não use o mesmo painel predefinido para as duas. Forneça
exibições personalizadas de dados para toda a sua força de vendas, sua equipe
de canais e seus executivos, diretamente em um navegador da Web ou tablet,
com segurança e atualizações automáticas.
Nesse painel de exemplo, filtre por departamento e equipe de vendas para ver os KPIs (Principais
Indicadores de Desempenho) com códigos de cores para as etapas mais importantes do processo
de conversão de cliente em potencial em contatos. Se sua organização estiver pagando $20,
$50 ou até mesmo $100 ou mais por cliente em potencial, você vai querer ter certeza de que os
vendedores estão fazendo o acompanhamento de cada um desses clientes de forma eficiente.
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Torne os KPIs úteis, não apenas informativos.
Em vez de analisar algo que os vendedores já fizeram, alinhe os processos com
uma meta futura. Por exemplo, em vez de analisar todos esses possíveis clientes
para os quais os vendedores não ligaram semana passada, veja se cada vendedor
gerou pipeline suficiente para esta semana.
Alinhe as ações com cada indicador. Use os painéis de desempenho de vendas para
Assista a este webinar para
saber como obter informações
com os dados de vendas, tomar
decisões melhores orientadas por
dados, aumentar a produtividade
e proporcionar mais confiança.
orientar as ações que você e sua organização esperam. Se a qualidade do pipeline
for exibida em vermelho, é melhor reorganizá-lo. Se suas métricas de tempo para
chamada mostrarem que os vendedores estão demorando muito para ligar quando
novos clientes em potencial aparecem, motive sua equipe de vendas ou investigue
o que está acontecendo.
Favoreça os indicadores de previsão
Selecione métricas de análises externas que afetam o desempenho.
O acompanhamento do número de chamadas de vendas deve incluir chamadas
não completadas, correios de voz ou enganos. Em vez disso, considere rastrear
o número de novos clientes em potencial qualificados por semana. Assim, você
tem mais informações sobre as oportunidades.
Quantas chamadas de descoberta o vendedor fez hoje? Quantas conversas ocorreram
para converter um cliente em potencial em uma oportunidade? Quantas oportunidades
o vendedor criou ou ganhou hoje?
Você provavelmente tem outras métricas de vendas específicas que são indicadores
de clientes em potencial das metas gerais da empresa. Essas métricas só devem ser
incluídas se sua relação com a meta corporativa for clara.
É importante que você consiga explicar com precisão como cada métrica em seu
painel está ligada aos objetivos da organização.
8
4.
“O processo não precisa
ser antiquado, você
não tem que gerar um
monte de relatórios e
fazer essas conexões
sozinho, porque não foi
contratado para isso. Você
é um representante de
vendas e seu trabalho
é vender. Todo o resto
deve ficar invisível em
segundo plano.”
—Rohan Mandelia da Progressive Insurance
Use visualizações interativas
Os painéis são importantes porque permitem que todos recebam as mesmas
informações. Se usuários diferentes estiverem interagindo com os mesmos conjuntos
de dados, os visualizadores terão perguntas sobre o que veem. Vendedores, gerentes
e diretores poderão interagir com os mesmos dados e obter as respostas para suas
próprias perguntas específicas.
Além disso, os painéis interativos permitem que os usuários executem tarefas
de análise, como filtrar exibições, ajustar parâmetros, fazer cálculos rápidos e
detalhar os dados para examinar os dados subjacentes – tudo isso com seleções
intuitivas diretamente no painel. Com essa interatividade, as pilhas de dados se
transformam em informações úteis e possibilitam uma tomada de decisão rápida.
Os vendedores e diretores da organização podem ajudar diretamente no fechamento
de mais negócios, na solução de problemas e na tomada de decisão, em vez de
perder tempo tentando entender os dados.
O Progressive Group of Insurance Companies é um dos maiores grupos de seguros
de automóveis privados dos EUA e tem uma força de vendas de aproximadamente
trezentas pessoas. Cada vendedor tem uma área grande para gerenciar, de 150
a 200 contas de agências individuais.
Rohan Mandelia, analista de dados da Progressive Insurance, precisava que
as pessoas e as equipes interagissem com facilidade e fizessem suas próprias
perguntas aos dados.
Com os painéis interativos, “Elas podem responder a perguntas imediatamente,
podem descobrir quem precisam visitar, o momento mais adequado para fazer
Assista ao vídeo para saber
mais sobre painéis interativos.
isso e sobre o que falar para melhorar os números – estão com a faca e o queijo
na mão”, conta Mandelia.
9
5.
“É tão dinâmico
que você pode
fazer alterações
imediatamente para
fazer novas perguntas
e encontrar respostas
que nunca imaginou.”
—Kris Munson da Watts Water
Technologies
Use dados atuais e em tempo real
Tudo o que dados antigos podem oferecer é uma falsa sensação de confiança para
tomar decisões. Certifique-se de que os dados presentes em seus painéis sejam
atuais e que as métricas selecionadas reflitam desafios comerciais oportunos.
Os dados podem ser deste trimestre, desta semana, de agora ou de alguns segundos
atrás. Seja qual for o período mais adequado para seus negócios, não há dúvidas
de que os painéis em tempo real podem melhorar suas operações de vendas.
A Watts Water Technologies, fabricante global de produtos para encanamento,
aquecimento e tratamento da água, tem uma equipe de aproximadamente sessenta
pessoas nos Estados Unidos. Com esses agentes, a empresa precisa atender à
demanda de preços regionais para responder a situações competitivas em tempo real.
Kris Munson, diretor de preços estratégicos, já sabe da importância de um fluxo de
dados em tempo real, por isso decidiu deixar o Excel de lado para obter informações
em 30 segundos.
Com os painéis em tempo real, os usuários podem ver as 25 milhões de transações
de preços de um ano inteiro e calcular os preços necessários na hora.
Os painéis interativos com um fluxo de dados em tempo real permitem responder
Assista ao vídeo para saber
mais sobre o sucesso da
Watts Water Technology com
os painéis em tempo real.
imediatamente a perguntas que não foram previstas e sempre oferecerão exibições
atualizadas quando você os acessar.
10
6.
Possibilite a autossuficiência
Você pode ver e entender os dados de vendas criando painéis e interagindo com
eles. Foi-se o tempo em que era necessário contratar uma empresa para gerar
relatórios corporativos personalizados e publicar painéis com os dados das vendas.
No mercado atual, não há tempo a perder esperando os processos ETL, que
podem durar horas ou até mesmo o dia inteiro. Você tem negócios para fechar.
Economizar tempo em cada etapa do fluxo de trabalho dos dados é essencial.
Instalar o software, acessar e analisar conjuntos de dados complexos, publicar painéis
interativos e compartilhá-los com toda a sua organização – tudo isso pode afetar seus
dados de vendas, por isso, o processo informação-decisão deve ser rápido.
Use melhor o seu tempo e os seus recursos conectando diretamente seus dados de
vendas com uma solução que permite aos usuários criar e compartilhar seus próprios
painéis. A equipe de TI não precisa gastar horas e horas por semana para criar
painéis e relatórios de vendas. Deixe ela se concentrar em projetos estratégicos que
proporcionam o crescimento da organização.
Você e sua equipe podem usar painéis de autoatendimento para acompanhar
seus clientes em potencial, o pipeline de vendas, suas contas e os principais
indicadores de desempenho (KPI).
Combine os dados do Salesforce com os clientes em potencial da campanha, o acompanhamento
na Web, os e-mails recebidos e os casos de suporte para identificar as melhores oportunidades.
Neste painel, veja quais clientes em potencial ou contas recentemente telefonaram, enviaram e-mail,
visitaram o site da empresa, iniciaram uma versão de avaliação ou registraram um caso de suporte.
Esse painel é uma excelente forma de permitir que cada um dos vendedores seja autossuficiente
e identifique para quem deve fazer a próxima chamada.
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Conclusão
Que números você pode atingir? Quais negócios você pode fechar? Quais são
as regiões mais importantes hoje? Não limite sua tomada de decisão. Para obter
os melhores resultados de vendas, otimize seus painéis de desempenho com o
máximo de flexibilidade e sofisticação adotando estas seis práticas recomendadas.
Se você já criou painéis de vendas, anote essas dicas e compare as informações
obtidas com os dados. Caso ainda não tenha usado painéis, além de se perguntar
por que ainda não fez isso, avalie também se experimentar esses métodos permitirá
que você identifique melhor os objetivos de curto e longo prazo das vendas.
Sobre os autores
Evan Randall, vice-presidente de operações de vendas da Tableau Software
Depois de três anos como cliente Tableau, Evan aproveitou a oportunidade de se juntar
à equipe da Tableau. Evan é responsável pelo gerenciamento do tempo, da eficiência
e da eficácia da equipe de vendas. Ele lidera treinamentos e capacitações de vendas,
estratégia e planejamento e o desenvolvimento do processo de vendas. Antes de fazer
parte da equipe da Tableau, Evan atuou em cargos de liderança de operações de
vendas nos setores de fabricação de semicondutores, telecomunicações e software
na AMD, Spansion, Dell e JDSU.
Phil Gilles, chefe da equipe de operações de vendas – processos e tecnologias
da Tableau Software
Phil é responsável por uma equipe de analistas de operações de vendas da Tableau
Software. Antes de integrar a equipe da Tableau, ele trabalhou na Doyenz, Inc. Lá,
ele criou painéis de processos e relatórios para ajudar a gerenciar uma organização
de vendas mais rápida em uma organização multinacional em crescimento. Phil
trabalha em uma função interdepartamental na Tableau, que inclui liderança de
vendas, finanças, operações e administradores de sistema. Seu trabalho ajuda
a garantir a escalabilidade das soluções, o cronograma e a validade dos dados
e uma experiência de usuário simples e positiva – tudo isso enquanto orienta o
aumento da produtividade e da capacidade de medição da organização de vendas.
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Sobre o Tableau
O Tableau oferece uma nova abordagem revolucionária para painéis de dados de análises de vendas.
Com a tecnologia “arrastar e soltar”, é muito fácil e rápido se conectar aos seus dados de vendas,
visualizá-los, compartilhá-los e gerar relatórios com eles em uma experiência integrada, do PC ao iPad.
Você pode até mesmo se conectar diretamente ao Salesforce.com, eliminando a necessidade de um
banco de dados independente. O usuário não precisa ter conhecimentos de programação para gera
painéis de dados visuais de autoatendimento com o Tableau. Veja o impacto que o Tableau pode ter em
seu pipeline de vendas baixando uma avaliação gratuita em www.tableau.com/pt-br/products/trial.
Recursos adicionais
Baixar a avaliação gratuita
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