(FAQ) da Staples EthicsLink

Perguntas mais frequentes (FAQ) da Staples EthicsLink
Introdução
O objectivo deste documento é informar os colaboradores da Staples sobre a linha de apoio de
ética e conformidade da empresa, conhecida como "Staples EthicsLink" e as condições em que
pode e deve ser usada. Em geral, a linha de apoio foi criada para ser usada globalmente pelos
colaboradores em todos os locais onde a Staples marca presença, incluindo a empresa-mãe nos
E.U.A., a Staples, Inc., 500 Staples Drive, Framingham, MA 01702, e suas afiliadas em todo o
mundo. A Staples não actuará sobre qualquer informação recolhida através da linha de apoio,
excepto se a lei o permitir.
No caso de ter quaisquer questões ou preocupações acerca desta comunicação ou sobre a
Staples EthicsLink, contacte Nan Stout, VP, Global Business Conduct & Ethics, Staples, Inc., 500
Staples Drive, Framingham, MA 01702, [email protected], 508-253-7960 ou 303-6642048.
O que é a Staples EthicsLink?
A Staples EthicsLink é a nossa linha de apoio de ética e conformidade, que permite aos
colaboradores colocar questões ou reportar preocupações nos seus próprios idiomas. Excepto
como indicado abaixo, a linha de apoio está disponível globalmente a todos os colaboradores da
Staples, 24 horas por dia, sete dias por semana. A EthicsPoint, Inc., situada em 6000 Meadow
Road, Suite 200, Lake Oswego, OR 97035, USA ("EthicsPoint") gere a linha de apoio nos
Estados Unidos em nome da Staples Inc. e suas afiliadas. O sistema pretende oferecer um
elevado nível de confidencialidade. O acesso a quaisquer questões ou preocupações que
submeta é restrito e absolutamente confidencial. Além disso, o sistema não pode rastrear
relatórios de volta ao endereço IP específico de onde um relatório foi enviado.
O uso da Staples EthicsLink é voluntário. Se tiver uma questão ou preocupação, tem a
responsabilidade de falar e comunicá-la, mas incentivamo-lo a fazê-lo através da forma que
mais lhe convier. Embora a Staples EthicsLink seja uma opção para muitos colaboradores,
geralmente o modo mais eficaz de tratar e resolver potenciais assuntos é falar com o seu
gerente ou através de outros canais locais.
A Staples não actuará disciplinarmente nem retaliará contra si por ter levantado uma
preocupação honesta, mesmo no caso de se concluir que a sua preocupação era infundada.
Que tipo de assuntos posso abordar?
Pode usar a Staples EthicsLink para colocar uma questão sobre como lidar com determinada
situação ao abrigo do nosso Código de Ética ou então reportar algo que o(a) preocupa sobre
potenciais violações legais, éticas ou de políticas de actuação numa das seguintes categorias.
(Note que requisitos diferentes se aplicam à Europa. Mais detalhes em baixo.)
Contabilidade e auditorias
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Suborno
Conflito de interesses (incluindo presentes e entretenimento)
Discriminação ou assédio
Falsificação de registos
Fraude
Privacidade e gestão da informação
Utilização indevida dos activos da empresa
Retaliação
Títulos e negociações internas
Concorrência injusta e "anti-trust"
Actividades ilegais ou violação do Código de Ética
Sou um colaborador europeu. Que género de assuntos posso reportar à Staples
EthicsLink?
Devido aos regulamentos de privacidade de dados na Europa, os colaboradores desta zona só
poderão utilizar a Staples EthicsLink para comunicar assuntos que envolvam sérios riscos para a
Staples nas seguintes áreas:
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Contabilidade
Suborno
Fraude
Irregularidades financeiras
A Staples EthicsLink não está neste momento disponível para os colaboradores na Bélgica e no
Luxemburgo.
Na Áustria, Portugal e Suécia, a Staples EthicsLink só pode ser usada para comunicar
preocupações sobre gerentes e outros funcionários chave.
Onde devo comunicar a minha preocupação se a Staples EthicsLink não for uma
opção?
Se a Staples EthicsLink não estiver disponível no seu país, ou se tiver uma preocupação acerca
de um assunto que não pode ser comunicado a partir da Europa através da Staples EthicsLink,
consulte a sua administração local ou use qualquer outra das opções indicadas no Código de
Ética da Staples.
Como posso usar o sítio da Staples EthicsLink para colocar uma questão ou
comunicar uma preocupação?
1. Seleccione "Ask a Question" (Colocar uma questão) ou "Report a Concern" "(Comunicar uma
preocupação) na página inicial em www.staplesethicslink.com.
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2. Seleccione o "Issue Type" (Tipo de assunto) que melhor se identifica com o que quer
comunicar (ver a lista acima).
3. Preencha o formulário online e siga as instruções.
O que posso esperar quando inicio a sessão no sítio da Staples EthicsLink?
O Sítio da Staples EthicsLink ajuda-o ao longo de todo o processo. Apresenta questões, oferece
menus suspensos e tem caixas de texto para poder escrever pormenores específicos sobre as
suas questões ou preocupações que pretende colocar-nos. Depois de ter prestado toda a
informação necessária, o sistema atribuir-lhe-á uma Report Key (Chave de Relatório). De
seguida, ser-lhe-á solicitado que crie uma palavra-passe para esta questão/preocupação em
particular. Guarde estas informações em local seguro porque irá precisar delas mais tarde, no
"Follow-up" (Seguimento), para verificar o estado do seu relatório.
Ser-me á solicitado para partilhar o meu nome com a Staple EthicsLink?
Não tem de nos dizer o seu nome nem o seu número de funcionário, excepto se a lei o exigir.
(Os relatórios anónimos não são permitidos na Polónia, Portugal ou Espanha). Se preferir o
anonimato (onde for possível), poderá não ser possível para a empresa realizar uma
investigação mais apurada. Incentivamo-lo a que se identifique, para que possamos dar à sua
questão ou preocupação um atendimento imediato e o mais completo possível. Está em
segurança. Lembre-se: é contra a política da Staples punir ou retaliar contra um funcionário
que, de boa fé, comunicou uma preocupação relacionada com ética ou conformidade.
O que acontece quando ligo para o número de telefone da Staples EthicsLink?
Falará com um técnico especializado do Call Center da EthicsPoint, Inc., a empresa que gere a
Staples EthicsLink nos Estados Unidos. Essa pessoa tomará devida nota da sua questão ou
relatório e pedir-lhe-á informações detalhadas. Sempre que legalmente permitido, pode preferir
o anonimato, mas ao fazê-lo está a limitar a nossa investigação sobre o assunto. Assim,
incentivamos-lhe a que se identifique. Quando terminar, o técnico especializado notificará a
equipa de Ética da Staples nos EUA sobre esta nova questão ou preocupação. O técnico
especializado do Call Center da EthicsPoint não poderá aconselhá-lo nem resolver o assunto
pelo telefone. Se o assunto for urgente, ele(a) indicar-lhe-á o contacto directo da equipa de
Ética para poder receber apoio imediato. O técnico especializado do Call Center irá fornecer-lhe
uma Report Key (Chave de Relatório) e a palavra-passe para poder aceder e seguir o estado do
seu relatório após cinco dias úteis.
Para onde vai a minha questão ou preocupação depois de a submeter à Staples
EthicsLink?
Pouco depois de enviar o seu relatório ou telefonar, o sistema de apoio da Staples EthicsLink
enviará, automaticamente, uma mensagem de correio electrónico para a equipa de Ética da
Staples nos EUA, chefiada pelo nosso VP de Conduta e Ética Comercial Global. Essa mensagem
de correio electrónico permitirá à equipa de Ética ler o seu relatório, iniciando sessão no sítio da
EthicsPoint protegido por palavra-passe. Normalmente, esta análise inicial ocorre nas primeiras
24 horas depois de ter enviado o relatório para a linha de apoio.
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Como trata a equipa de Ética os novos relatórios da Staples EthicsLink?
É política da Staples tratar e resolver todas as questões e preocupações que chegam à Staples
EthicsLink o mais rapidamente possível, com profissionalismo e dentro da maior
confidencialidade possível. A equipa de Ética contribui para manter a conformidade desta
importante política, analisando todos os relatórios que nos chegam pela linha de apoio em 24
horas, remetendo todas as questões éticas e preocupações aos respectivos especialistas para
seguimento. Dependendo das circunstâncias, o VP da Ética Comercial, pode tratar directamente
uma questão ou preocupação pela linha de apoio ou, quando for o caso, remetê-la para outros
especialistas na matéria nos departamentos de Recursos Humanos, Auditorias Internas, Jurídico
e/ou Prevenção de Perdas. Na medida em que a lei o permita, a Staples, Inc., pode
disponibilizar uma preocupação ou um relatório a outras afiliadas Staples, se necessário, para
uma investigação apurada do assunto comunicado, a firmas de advogados ou consultores
exteriores à empresa para assistência em certos aspectos de uma investigação, bem como a
agências de imposição da lei, como requerido ou adequado, em ligação com os respectivos
assuntos. Seja qual for a equipa que esteja a analisar uma determinada questão ética ou
preocupação, todos os relatórios enviados para a Staples EthicsLink são examinados pelo VP de
Conduta e Ética Comercial Global, para que mereçam o seguimento adequado, de acordo com a
lei em vigor, e para que, sempre que se detectem potenciais violações, a empresa lance as
devidas acções disciplinares e/ou correctivas.
Como funciona a ferramenta de seguimento do relatório e como posso utilizá-la?
Sensivelmente cinco dias úteis após ter enviado um relatório para a Staples EthicsLink, poderá
verificar o seu estado, utilizando "Follow-up" (Seguimento) no nosso sítio na Internet. Quando
entrar, verá que necessitamos de mais informações para processar a sua questão ou
preocupação. Enquanto o relatório se mantiver activo, tanto você como a empresa poderão
inserir comentários e colocar questões a título confidencial. Se pretender juntar mais
informações acerca do seu relatório, use a ferramenta de seguimento. Basta clicar em "Followup" (Seguimento) em www.staplesethicslink.com ou ligar para o número gratuito, indicando de
seguida a sua Report Key (Chave de Relatório) exclusiva e a palavra-passe. O seguimento é
particularmente importante se preferir o anonimato (se permitido) porque, nesse caso, não
teremos outra via para comunicar consigo.
Que devo fazer se perder a minha Report Key (Chave de Relatório) ou a palavrapasse?
Devido ao elevado nível de confidencialidade atribuído aos nossos relatórios, se perder a chave
do relatório ou a palavra-passe, ser-lhe-á solicitado que envie novo relatório. Pode mencionar
neste novo relatório que o assunto está relacionado com outro relatório anterior.
Durante quanto tempo ficará o meu relatório retido?
Os relatórios ficarão arquivados pelo período máximo permitido por lei. Sempre que a lei o
exija, todos os relatórios que não sejam abrangidos pelo âmbito permitido pela linha de apoio,
serão imediatamente eliminados.
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Que medidas estão a ser tomadas para garantir a devida protecção de dados?
A Staples e a EthicsPoint têm certificação Safe Harbor (Porto Seguro), segundo o acordo Safe
Harbor-EU-EUA indicando que fornecem um nível adequado de protecção de dados no âmbito
do entendimento da EC Data Protection Directive (Directiva de Protecção de Dados) para dados
pessoais recebidos através da Staples EthicsLink.
Quais os seus direitos relativamente a acesso, revisão e objecção do processamento
dos seus dados pessoais?
Quer comunique um assunto através da Staples EthicsLink ou seja alguém a usar o sistema
para enviar um relatório sobre si, continua a ter certos direitos de acordo com a lei vigente para
obter acesso ou para corrigir, bloquear ou eliminar quaisquer dados pessoais que a Staples
mantenha sobre si relativamente à Staples EthicsLink, ou contestar o processamento desses
dados em conformidade com a lei. A Staples honrará esses pedidos na medida em que a lei o
permita.
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