Manual do Hábil ERP NF-e

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Manual do Hábil ERP NF-e
Hábil ERP NF-e © 2009 - 2010 by Koinonia Software Ltda
(0xx46) 3225-6234
I
Manual do Hábil NF-e
Índice
Cap. I Introdução
1
1 O que é...................................................................................................................................
NF-e ?
1
2 Como funciona
...................................................................................................................................
a NF-e ?
1
3 Benefícios
................................................................................................................................... 2
4 O que necessito
...................................................................................................................................
?
3
5 O que é...................................................................................................................................
Certificado Digital ?
3
6 Como adquirir
...................................................................................................................................
o Certificado Digital ?
4
7 Minha empresa
...................................................................................................................................
é obrigada a utilizar a NF-e ?
5
8 Links relacionados
................................................................................................................................... 7
9 Situações
...................................................................................................................................
Adversas
8
10 Contingência
................................................................................................................................... 9
11 Formulário
...................................................................................................................................
de Segurança
10
Cap. II Hábil NFe
13
1 Conceito
................................................................................................................................... 13
2 Funcionamento
................................................................................................................................... 14
Autom ático
Manual
.......................................................................................................................................................... 14
.......................................................................................................................................................... 17
3 Como ...................................................................................................................................
iniciar o uso do Hábil ERP NF-e ?
17
4 Recursos
................................................................................................................................... 25
5 Recursos
................................................................................................................................... 26
Notas (F2)
.......................................................................................................................................................... 26
Configurações
..........................................................................................................................................................
(F3)
30
Utilitários (F4).......................................................................................................................................................... 37
Backup (F5) .......................................................................................................................................................... 38
6 Servidor
...................................................................................................................................
da NF-e
38
© 2010 Koinonia Software Ltda.
Introdução
1
Introdução
1.1
O que é NF-e ?
1
Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) como sendo um novo modelo de documento fiscal
em formato digital, assinado eletronicamente pela empresa emissora e que substitui as tradicionais
notas fiscais tipos 1 e 1A.
A validade é jurídica e garantida por meio de assinatura com Certificado Digital. A NF-e substitui o
documento impresso, sendo necessário apenas o armazenamento eletrônico para controle e referências
futuras.
Veja também:
Como funciona a NF-e ?
Links relacionados
1.2
Como funciona a NF-e ?
De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as
informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a
garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de
jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de
recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
A NF-e também será transmitida para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e
emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de
destino da operação e Suframa, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas. As
Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional), disponibilizarão consulta, através da Internet, para
o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento
eletrônico.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da
Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum,
em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet
e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e
pelas unidades fiscais.
O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento
auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse
documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ
na Internet.
O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os dados contidos no DANFE para a
escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos
das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização
de Uso. O contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.
2
Fonte: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/descricao.aspx
Acessado em: 08 de Junho de 2009.
Veja também:
O que necessito ?
Minha empresa é obrigada a utilizar a NF-e ?
1.3
Benefícios
O Projeto NF-e instituirá mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações
fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes e as administrações tributárias, conforme
descrito a seguir:
Benefícios para o Contribuinte Vendedor (Emissor da NF-e)
·
·
·
·
·
·
·
Redução de custos de impressão;
Redução de custos de aquisição de papel;
Redução de custos de envio do documento fiscal;
Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;
Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B);
Benefícios para o Contribuinte Comprador (Receptor da NF-e)
·
·
·
·
Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e;
Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B);
Benefícios para a Sociedade
·
·
·
·
Redução do consumo de papel, com impacto positivo no meio ambiente;
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota
Fiscal Eletrônica;
Benefícios para as Administrações Tributárias
· Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
· Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e
compartilhamento de informações entre os fiscos;
· Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de
mercadorias em trânsito;
· Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
· Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema
Introdução
3
Público de Escrituração Digital – SPED);
Fonte: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/beneficios.aspx
Veja também:
Links relacionados
O que necessito ?
1.4
O que necessito ?
Veja abaixo o que é necessário para que sua empresa faça a emissão da NF-e:
1. Certificado Digital
Para ser um emissor da NF-e você deve, primeiramente, obter um Certificado Digital junto a um
Autoridade Certificadora do seu Estado. Todos os procedimentos para aquisição, instalação e
utilização do certificado lhe serão repassados atraves da Autoridade Certificadora.
2. Hábil Enterprise
Sua empresa também precisa licenciar o Módulo Nota Fiscal Eletrônica do Hábil Enterprise. Para
adquirir este módulo do sistema, acesse http://www.habilenterprise.com.br/modulo-nfe.asp. Você
pode entrar em contato com a Koinonia Software através de um dos meios abaixo:
Fone: 0**46 3225-6234
E-mail: [email protected]
Skype: vendashabil1 ou vendashabil2
MSN: [email protected]
Fax: 0**46 3225-5546
Veja também:
O que é Certificado Digital ?
Como adquirir o Certificado Digital ?
1.5
O que é Certificado Digital ?
O certificado digital é um documento eletrônico que contém informações que identificam uma pessoa,
uma máquina ou uma instituição na Internet. Para fazer isso, ele usa um software como intermediário pode ser o navegador, o cliente de e-mail ou outro programa qualquer que reconheça essa informação.
O certificado digital é emitido a pessoas físicas (cidadão comum) e jurídicas (empresas ou municípios),
equipamentos e aplicações. A emissão é feita por uma entidade considerada confiável, chamada
Autoridade Certificadora.
Fonte: http://informatica.hsw.uol.com.br/certificado-digital1.htm
4
Veja também:
Links relacionados
1.6
Obter um certificado digital é simples. Basta fazer o pedido no site da Autoridade Certificadora e
comparecer a um posto da Autoridade de Registro credenciada para realizar a autenticação presencial.
O comparecimento no posto da AR é a única relação física no caminho do certificado. Veja o caminho da
certificação:
1. Faça o pedido no site de uma Autoridade Certificadora (veja abaixo o link com as certificadoras
autorizadas pela receita federal), preenchendo um formulário com seus dados de pessoa física ou
jurídica. Se a escolha recair sobre um certificado do tipo A3, é necessário, antes da solicitação, adquirir
um dispositivo de armazenamento (token ou cartão inteligente) e instalar o driver desse dispositivo no
computador. Quando você faz o pedido, são gerados uma senha e um par de chaves. A chave pública é
enviada à autoridade certificadora e servirá para identificá-lo em todos os processos relacionados ao
certificado, durante o período de validade. Memorize a senha escolhida. Você vai precisar dela para
instalar o certificado.
2. Após efetuar a solicitação, imprima 3 cópias do termo de titularidade que é gerado automaticamente
na última página do processo de solicitação.
3. Escolha uma das formas de pagamento e, de posse do comprovante de pedido/pagamento, dirija-se
ao posto da Autoridade de Registro credenciada pela Autoridade Certificadora escolhida, levando duas
cópias da documentação exigida e as três cópias do Termo de Titularidade. O termo de titularidade só
deverá ser assinado na presença do Agente Registrador, no posto da Autoridade de Registro. O
comparecimento no posto da AR é a única relação física no caminho do certificado. Todas as outras
transações são realizadas no mundo virtual. É nesta etapa que você receberá sua chave privada, que é
pessoal e intransferível.
4. Instale o certificado digital no seu computador, seguindo as orientações do Agente de Registro
(variam de acordo com o tipo de certificado).
Fonte: http://informatica.hsw.uol.com.br/certificado-digital7.htm
· Consulta das autoridades certificadoras liberadas pela receita federal:
http://www.receita.fazenda.gov.br/atendvirtual/solicemrenrevcd.htm
Veja também:
Links relacionados
Introdução
1.7
5
Minha empresa é obrigada a utilizar a NF-e ?
Veja abaixo a lista dos ramos de empresas que são obrigadas a utilizar a NF-e ou acesse o endereço
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado1.aspx#sc016 para consultar no site da
Secretaria da Fazenda.
Estabelecimentos obrigados a utilizar a NF-e
· I - fabricantes de cigarros;
· II - distribuidores de cigarros;
· III - produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e
autorizados por órgão federal competente;
· IV - distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal
competente;
· V - transportadores e revendedores retalhistas TRR, assim definidos e autorizados por órgão
federal competente.VI - fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e
motocicletas;
· VII - fabricantes de cimento;
· VIII fabricantes, distribuidores e comerciante atacadista de medicamentos alopáticos para uso
humano;
· IX frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou
congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícola;
· X - fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes;
· XI fabricantes de refrigerantes;
· XII agentes que assumem o papel de fornecedores de energia elétrica, no âmbito da Câmara
de Comercialização de Energia Elétrica CCEE;
· XIII
fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e
perfilados de aço;
· XIV fabricantes de ferro-gusa;
· XV - importadores de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas;
· XVI - fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veículos automotores;
· XVII - fabricantes de pneumáticos e de câmaras-de-ar;
· XVIII - fabricantes e importadores de autopeças;
· XIX - produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de
petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
· XX - comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petróleo;
· XXI - produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados de petróleo,
assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
· XXII - comerciantes atacadistas a granel de lubrificantes e graxas derivados de petróleo;
· XXIII - produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e revendedores
atacadistas a granel de álcool para outros fins;
· XXIV produtores, importadores e distribuidores de GLP gás liquefeito de petróleo ou de GLGN
- gás liquefeito de gás natural, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
· XXV produtores, importadores e distribuidores de GNV gás natural veicular, assim definidos e
autorizados por órgão federal competente;
· XXVI - atacadistas de produtos siderúrgicos e ferro gusa;
· XXVII - fabricantes de alumínio, laminados e ligas de alumínio;
· XXVIII - fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcoólicas e
refrigerantes;
· XXIX - fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas;
· XXX - fabricantes e importadores de resinas termoplásticas;
· XXXI - distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e
chopes;
6
· XXXII - distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes;
· XXXIII - fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e xarope utilizados na
fabricação de refrigerantes;
· XXXIV - atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e acondicionamento associada;
· XXXV - atacadistas de fumo;
· XXXVI - fabricantes de cigarrilhas e charutos;
· XXXVII - fabricantes e importadores de filtros para cigarros;
· XXXVIII - fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros, cigarrilhas e
charutos;
· XXXIX - processadores industriais do fumo;
· XL - fabricantes de cosméticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal;
· XLI - fabricantes de produtos de limpeza e de polimento;
· XLII - fabricantes de sabões e detergentes sintéticos;
· XLIII - fabricantes de alimentos para animais;
· XLIV - fabricantes de papel;
· XLV - fabricantes de produtos de papel, cartolina, papel-cartão e papelão ondulado para uso
comercial e de escritório;
· XLVI - fabricantes e importadores de componentes eletrônicos;
· XLVII - fabricantes e importadores de equipamentos de informática e de periféricos para
equipamentos de informática;
· XLVIII - fabricantes e importadores de equipamentos transmissores de comunicação, pecas e
acessórios;
· XLIX - fabricantes e importadores de aparelhos de recepção, reprodução, gravação e
amplificação de áudio e vídeo;
· L - estabelecimentos que realizem reprodução de vídeo em qualquer suporte;
· LI - estabelecimentos que realizem reprodução de som em qualquer suporte;
· LII - fabricantes e importadores de mídias virgens, magnéticas e ópticas;
· LIII - fabricantes e importadores de aparelhos telefônicos e de outros equipamentos de
comunicação, peças e acessórios;
· LIV - fabricantes de aparelhos eletromédicos e eletroterapeuticos e equipamentos de irradiação;
· LV - fabricantes e importadores de pilhas, baterias e acumuladores elétricos, exceto para
veículos automotores;
· LVI - fabricantes e importadores de material elétrico para instalações em circuito de consumo;
· LVII - fabricantes e importadores de fios, cabos e condutores elétricos isolados;
· LVIII - fabricantes e importadores de material elétrico e eletrônico para veículos automotores,
exceto baterias;
· LIX - fabricantes e importadores de fogões, refrigeradores e maquinas de lavar e secar para uso
domestico, peças e acessórios;
· LX - estabelecimentos que realizem moagem de trigo e fabricação de derivados de trigo;
· LXI - atacadistas de café em grão;
· LXII - atacadistas de café torrado, moído e solúvel;
· LXIII - produtores de café torrado e moído, aromatizado;
· LXIV - fabricantes de óleos vegetais refinados, exceto óleo de milho;
· LXV - fabricantes de defensivos agrícolas;
· LXVI - fabricantes de adubos e fertilizantes;
· LXVII - fabricantes de medicamentos homeopáticos para uso humano;
· LXVIII - fabricantes de medicamentos fitoterápicos para uso humano;
· LXIX - fabricantes de medicamentos para uso veterinário;
· LXX - fabricantes de produtos farmoquímicos;
· LXXI - atacadistas e importadores de malte para fabricação de bebidas alcoólicas;
· LXXII - fabricantes e atacadistas de laticínios;
· LXXIII - fabricantes de artefatos de material plástico para usos industriais;
· LXXIV - fabricantes de tubos de aço sem costura;
Introdução
·
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LXXV - fabricantes de tubos de aço com costura;
LXXVI - fabricantes e atacadistas de tubos e conexões em PVC e cobre;
LXXVII - fabricantes de artefatos estampados de metal;
LXXVIII - fabricantes de produtos de trefilados de metal, exceto padronizados;
LXXIX - fabricantes de cronômetros e relógios;
LXXX - fabricantes de equipamentos e instrumentos ópticos, peças e acessórios;
LXXXI - fabricantes de equipamentos de transmissão ou de rolamentos, para fins industriais;
LXXXII - fabricantes de máquinas, equipamentos e aparelhos para transporte e elevação de
cargas, peças e acessórios;
LXXXIII - fabricantes de aparelhos e equipamentos de ar condicionado para uso não-industrial;
LXXXIV - serrarias com desdobramento de madeira;
LXXXV - fabricantes de artefatos de joalheria e ourivesaria;
LXXXVI - fabricantes de tratores, peças e acessórios, exceto agrícolas;
LXXXVII -fabricantes e atacadistas de pães, biscoitos e bolacha;
LXXXVIII - fabricantes e atacadistas de vidros planos e de segurança;
LXXXIX - atacadistas de mercadoria em geral, com predominância de produtos alimentícios;
XC - concessionários de veículos novos;
XCI fabricantes e importadores de pisos e revestimentos cerâmicos;
XCII - tecelagem de fios de fibras têxteis;
XCIII - preparação e fiação de fibras têxteis;
Veja também:
Links relacionados
O que necessito ?
1.8
7
Links relacionados
· Consulta das autoridades certificadoras liberadas pela receita federal:
http://www.receita.fazenda.gov.br/atendvirtual/solicemrenrevcd.htm
· Perguntas mais frequentes sobre certificado digital:
http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/PerguntasFrequentes
· 7 Passos Fundamentais para Implantação da Nota Fiscal Eletrônica:
http://www.robertodiasduarte.com.br/?p=768
Postado em: 29 de Março de 2009.
· Um exemplo de contingência para pequenas empresas:
http://www.robertodiasduarte.com.br/?p=871
Postado em: 26 de Abril de 2009.
· Obrigatoriedade da NF-e:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado1.aspx#sc016
· Links das perguntas e respostas mais frequentes sobre NF-e:
8
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasfrequentes.aspx
· Formulário de Segurança
http://nfe.sefaz.se.gov.br/formularioDeSeguranca.htm
Acessado em: 18/06/2009.
1.9
Situações Adversas
Abaixo você encontrará alguns procedimentos que podem ser feitos ao ocorrerem situações adversas
durante o uso do Hábil ERP NF-e . Estas situações podem ser resultado da indisponibilidade ou
lentidão dos servidores da Secretaria da Fazenda ou ainda das dificuldades técnicas encontradas por
você. As instruções abaixo podem lhe ajudar a contornar estes problemas.
Lentidão na Comunicação com a SEFAZ
Casualmente, durante a comunicação entre o Hábil ERP NF-e com os servidores da
Secretaria da Fazenda, pode ocorrer lentidão. Neste caso, o sistema deverá retornar a mensagem
"Lote em processamento" após alguns segundos.
Isso pode ocorrer, por exemplo, enquanto você tenta enviar, consultar ou cancelar notas fiscais.
Para compreender melhor o que acontece durante a comunicação, acompanhe a explicação
abaixo:
· No momento em que você requisita um serviço (envio, consulta ou cancelamento), o Hábil
ERP NF-e se conecta aos servidores da SEFAZ e envia a nota fiscal
· Em resposta, a SEFAZ retorna um número de recibo
· O Hábil ERP NF-e envia este número, de forma automática, a SEFAZ e solicita o protocolo
referente ao mesmo
· Em caso de lentidão, a SEFAZ retorna a mensagem "Lote em processamento"
Nossa sugestão, neste caso, é que você faça novas tentativas de envio, consulta ou cancelamento
em intervalos de poucos minutos (entre 5 e 10 minutos).
Indisponibilidade da SEFAZ
Quando o ambiente da SEFAZ do seu Estado encontra-se inoperante, é possível habilitar o modo de
contingência do Hábil ERP NF-e . Neste modo, é possível realizar o envio de notas fiscais
usando o SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional).
No entanto, você apenas deve ativar o modo de contingência quando a SEFAZ do seu Estado
informa que o seu ambiente encontra-se inoperante. Veja o tópico Contingência para mais
detalhes.
Dificuldades Técnicas
Além das situações citadas acima, entendemos que o usuário do Hábil ERP NF-e também
pode se deparar com dificuldades técnicas em seus computadores, que podem impedi-los de
acessar a Internet. Neste caso, seria impossível emitir a NF-e.
Introdução
9
Para solucionar este problema, o Hábil ERP NF-e dispõe do modo de Contingência off-line,
que permite a emissão da NF-e quando não há conexão com a Internet. Para saber mais detalhes
sobre este modo de operação, veja o tópico Contingência.
Outros Problemas
Caso você se depare com problemas, dificuldades ou mensagens de erro ao utilizar o Hábil
ERP NF-e , entre em contato com nosso Departamento de Suporte através de um dos meios
abaixo:
·
·
·
·
Fone: 0**46 3225-6234
Fax: 0**46 3225-5546
Veja também:
Contingência
Notas (F2)
1.10
Contingência
O modo de contingência do Hábil ERP NF-e é usado em duas situações. Uma delas é quando o
ambiente da SEFAZ do seu Estado encontra-se inoperante (Contingência SCAN). A outra é quando sua
empresa está sem acesso à Internet (Contingência off-line). Veja as explicações abaixo:
Contingência SCAN
Esporadicamente, os servidores da Secretaria da Fazenda podem permanecer inoperantes por um
período de tempo indeterminado. Quando isso ocorre, o envio das notas fiscais pode ser feito
através de um sistema de contingência: o SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional).
O SCAN é a modalidade de contingência eletrônica que permite que o emissor possa transmitir as
NF-e para o Ambiente Nacional administrado pela Receita Federal do Brasil.
A contingência é ativada pela Secretaria da Fazenda de origem, ou seja, o SCAN só assume a
recepção e autorização das NF-e se ativado pela Secretaria da Fazenda da origem, significando
dizer que o uso do SCAN não é uma opção do emissor.
Você pode habilitar a modalidade de contingência do Hábil ERP NF-e acessando a opção
Configurações (F3) e escolhendo a opção Contingência SCAN no campo Forma Emissão. Clique no
botão Salvar Configurações para confirmar a alteração.
Contingência off-line
Este modo deve ser usado quando os computadores da sua empresa (e/ou o Servidor da NF-e)
10
estão sem acesso à Internet. Neste caso, é necessário alternar o modo de trabalho do Hábil
ERP NF-e para Contingência off-line. Para isso, você deve acessar a tela de Configurações (F3)
do Hábil ERP NF-e e alterar o campo Forma Emissão para Confingência off-line.
Ao fazer isso, o programa apresentará a tela abaixo:
Preencha os campos desta tela com as informações CNPJ e IE da sua empresa e clique em OK.
Lembre-se de clicar no botão Salvar Alterações, da tela de Configurações, para confirmar.
Após esta alteração, se você usa o modo Automático de emissão da NF-e, é importante observar
que será necessário imprimir o DANFE em Formulário de Segurança para cada nota fiscal emitida
no modo de contingência off-line. Para mais detalhes veja o tópico Automático.
IMPORTANTE !
Caso você tenha dúvidas em relação a qualquer um dos procedimentos explicados acima, entre em
contato com nosso Departamento de Suporte Técnico através de um dos meios abaixo:
·
·
·
·
Fone: 0**46 3225-6234
Fax: 0**46 3225-5546
Veja também:
Configurações (F3)
Formulário de Segurança
Automático
1.11
Formulário de Segurança
Os contribuintes que obrigatoriamente deverão utilizar a nota fiscal eletrônica NF-e em suas operações
comerciais, deverão atentar para a necessidade da aquisição de formulários de segurança que serão
utilizados em casos de contingência do sistema.
Em casos de problemas técnicos para obtenção da prévia autorização de uso da NF-e, a empresa deverá
emitir o respectivo "DANFE em contingência" em duas vias utilizando Formulário de Segurança. Uma das
vias deverá acompanhar às mercadorias, ficando a outra arquivada na empresa emitente para posterior
apresentação ao fisco.
Sanado a contingência, o contribuinte emitente deverá transmitir a Secretaria da Fazenda os arquivos
Introdução
11
digitais gerados pela situação da contingência.
O que é Formulário de Segurança ?
Papel com dispositivos de segurança, denominado Formulário de Segurança. O formulário possui
estampa fiscal, com recursos de segurança impressos e localizados na área reservada ao Fisco, e
terá, no mínimo, as seguintes características:
1. Papel de segurança com filigrana produzida pelo processo mould made;
2. Fibras coloridas e luminescentes;
3. Papel não fluorescente;
4. Micro cápsulas de reagente químico;
5. Micro poros que aumentem a aderência do toner ao papel;
6. Numeração seqüencial de 000.000.001 a 999.999.999, reiniciada a numeração quando atingido
esse limite e seriação de "AA" a "ZZ".
O Formulário de Segurança deve atender as disposições do Convênio ICMS 58, de 28 de junho de
1995. Nas hipóteses de utilização de formulário de segurança para a impressão do DANFE em
Contingência, devem ser observados:
I - As características do formulário de segurança, deverão atender ao disposto da cláusula segunda
do convênio ICMS 58/95;
II - Deverão ser observados os parágrafos 3º, 4º, 6º, 7º e 8º da cláusula quinta do Convênio ICMS
58/95, para a aquisição do formulário de segurança, dispensando-se a exigência da Autorização de
Impressão de Documentos Fiscais AIDF e a exigência de Regime Especial;
III - Não poderá ser impressa a expressão "Nota Fiscal", devendo, em seu lugar, constar a
expressão "DANFE";
IV - No campo modelo: modelo 55;
V - dimensões: no tamanho A4 (210 x 297mm);
VI - Informar no campo observações que se trata do modelo 55 Nota Fiscal Eletrônica, DANFE EM
CONTINGÊNCIA;
O Formulário de Segurança adquirido para uso como "DANFE em Continência" não deverá ser
empregado para outros fins.
Orientação ao contribuinte
1. O fabricante do formulário de segurança deverá ser credenciado junto à Comissão Técnica
Permanente do ICMS - COTEPE/ICMS, mediante ato publicado no Diário Oficial da União;
2. Deixar claro para a fabricante que se trata de formulário para impressão de DANFE / DANFE EM
CONTINGÊNCIA;
3. Recomenda-se que seja adquirido formulário no padrão A4;
4. No formulário não pode conter a expressão "NOTA FISCAL", devendo em seu lugar conter o
termo "DANFE";
5. O formulário adquirido para fins de DANFE não pode ser utilizado para outra finalidade;
6. DANFE não é nota fiscal eletrônica;
12
7. Formulário que contenha a expressão "NOTA FISCAL" não pode ser utilizado como DANFE; se
isso for feito, o contribuinte pode ser tributado duas vezes, pois haverá uma nota fiscal eletrônica e
uma nota fiscal papel;
8. O controle de utilização será exercido nos estabelecimentos do encomendante e do usuário do
formulário;
9. Relativamente às confecções subseqüentes à primeira, a respectiva autorização somente será
concedida, mediante a apresentação da 2ª via do formulário da autorização imediatamente
anterior.
Procedimentos para aquisição
O contribuinte deve procurar um dos fabricantes credenciados e preencher o Pedido de Aquisição
de Formulário de Segurança (PAFS), sendo este confeccionado em 3 vias;
De posse do PAFS, o contribuinte deve procurar a SEFAZ
GERCONT-(Gerência de Controle
Tributário), onde será verificada a situação cadastral e posterior liberação de autorização de sua
impressão.
Será retida a 1a via do PAFS pelo setor competente;
O contribuinte deve retornar ao fabricante e dar seguimento à confecção dos formulários.
Relação de fabricantes
CALCOGRAFIA CHEQUES DE LUXO BANKNOTE LTDA.
CNPJ: 33.376.237/0001-20
Endereço: Rua Silvério Augusto Tavares, 39, Bairro Polvilho, Cajamar, SP.
CASA DA MOEDA DO BRASIL
CNPJ: 34.164.319/0005-06
End: Rua René Bittencourt, 371 Distrito Industrial de Santa Cruz, RIO DE JANEIRO (RJ).
AMERICAN BANKNOTE S.A.
CNPJ: 33.113.309/0001-47
End: Rua Peter Lund, 146 São Cristóvão, RIO DE JANEIRO (RJ)
INTERPRINT LTDA.
CNPJ: 42.123.091/0001-00
End: Avenida Dr. Rudge Ramos, 1561 São Bernardo do Campo (SP)
THOMAS GREG & SONS LTDA.
CNPJ: 03.514.896/0001-15
End: Rua General Bertoldo Klinger nº 69/89 São Bernardo do Campo (SP)
ARJO WIGGINS LTDA. CNPJ atual, conforme alteração (DOU de 04.07.07 pág. 83 - Seção
1).
CNPJ: 45.943.370/0001-09
End: Rodovia Salto Itu, 30, bairro Porto Góes, Salto, SP.
Introdução
13
J. ANDRADES INDÚSTRIA E COMÉRCIO GRÁFICO LTDA
CNPJ: 62.115.217/0001-02
End: Rua Bandeirantes, 155 / 167 Vila Conceição, CEP 09912-230 Diadema SP.
CONVÊNIO ICMS 58/95 Clique Aqui !
Fonte: http://nfe.sefaz.se.gov.br/formularioDeSeguranca.htm
Acessado Em: 18/06/2009
Veja também:
Contingência
Situações Adversas
2
Hábil NFe
2.1
Conceito
Antes de iniciar a emissão da Nota Fiscal eletrônica através do Hábil ERP NF-e e/ou através do
Hábil Enterprise, você deve compreender alguns detalhes sobre o conceito de trabalho com estes dois
aplicativos. Veja as duas situações abaixo:
1. Eu uso o Hábil Enterprise em apenas um computador
· Se você usa o Hábil Enterprise em apenas um computador, você precisa seguir os passos
indicados no tópico Como iniciar o uso do Hábil ERP NF-e e realizar as configurações dos
programas explicadas no tópico Configurações (F3).
· A emissão da NF-e poderá ser feita de modo Automático ou Manual.
· Utilizando o modo Automático, o Hábil ERP NF-e deve permanecer sempre em execução.
Neste caso, o envio das notas fiscais será feito automaticamente após a realização de uma Saída
de Estoque. Veja mais detalhes no tópico Automático.
· Caso você opte por fazer a emissão da NF-e utilizando o modo Manual, você deverá usar a tela
Notas (F2) do Hábil ERP NF-e sempre que quiser fazer o envio das notas fiscais. Veja mais
detalhes no tópico Manual.
2. Eu uso o Hábil Enterprise em rede (mais de um computador)
· Se você usa o Hábil Enterprise em rede (mais de um computador), você precisa escolher um
dos computadores da rede para ser o Servidor da NF-e. Neste servidor, siga os passos indicados
no tópico Como iniciar o uso do Hábil ERP NF-e.
· Feito isso, realize as configurações dos programas explicadas no tópico Configurações (F3).
· A emissão da NF-e poderá ser feita, SOMENTE no computador que será o Servidor da NF-e, de
modo Automático ou Manual.
14
· Utilizando o modo Automático, o Hábil ERP NF-e deve permanecer sempre em execução
no Servidor da NF-e. Neste caso, o envio das notas fiscais será feito automaticamente após a
realização de uma Saída de Estoque. Veja mais detalhes no tópico Automático.
· Caso você opte por fazer a emissão da NF-e utilizando o modo Manual, você deverá usar a tela
Notas (F2) do Hábil ERP NF-e no Servidor da NF-e, sempre que quiser fazer o envio das
notas fiscais. Veja mais detalhes no tópico Manual.
Observações
· Durante a instalação você poderá criar um atalho na Área de Trabalho do Windows para facilitar
a execução do programa.
· LEMBRE-SE: Você pode deixar o programa minimizado para a bandeja do Windows, como
mostra a tela abaixo. Desta forma, a tela do programa não ficará aberta todo o tempo. Dê duplo
clique no ícone do programa para mostrar a tela principal do Hábil ERP NF-e .
Veja também:
Servidor da NF-e
Notas (F2)
Automático
Manual
2.2
Funcionamento
2.2.1
Automático
O modo de emissão Automático da NF-e é ativado quando você configura o sistema para tal situação.
Isto é, quando você marca a opção Emite Nota Fiscal Eletrônica nas configurações do Hábil Enterprise.
Hábil NFe
15
Ao marcar esta opção, você deve se certificar de que o Hábil ERP NF-e seja sempre mantido em
execução. Para isso, basta rodar o arquivo Habil_NFe.exe existente dentro da pasta de instalação do
programa.
IMPORTANTE !
Se você usa o Hábil Enterprise em rede (mais de um computador) rode o arquivo citado acima
SOMENTE no computador Servidor da NF-e.
Funcionamento
Neste modo de funcionamento, sempre que você salvar uma Saída de Estoque, o sistema emitirá a
seguinte pergunta:
Clicando em Sim o sistema iniciará o procedimento de emissão da NF-e. Caso você tenha
configurado o Hábil ERP NF-e para trabalhar no modo de Contingência off-line, após clicar
em Sim, será exibida a seguinte mensagem:
LEMBRE-SE: A mensagem acima somente será mostrada se você estiver usando o
NF-e em modo de Contingência off-line.
Em seguida, o programa apresentará a tela a seguir:
Hábil ERP
16
A - Imprimir o DANFE desta NFe: Marque esta opção para efetuar a impressão do DANFE após
clicar no botão Finalizar. O documento será impresso na impressora selecionada nas Configurações
do sistema. Caso a opção Imprime DANFE da tela de Configurações esteja desmarcada, esta opção
ficará desabilitada.
Se o Hábil ERP NF-e estiver trabalhando no modo de Contingência off-line você DEVE realizar
a impressão do DANFE em um Formulário de Segurança. Caso a impressão não seja feita através
desta tela, você poderá realizá-la através da opção Imprimir, do Hábil ERP NF-e .
B - Enviar o DANFE por email (Formato PDF): Marque esta opção para poder salvar o conteúdo
do DANFE em um arquivo PDF e enviá-lo por e-mail. Ao clicar no botão Finalizar, se esta opção
estiver marcada, o sistema abrirá uma nova mensagem de e-mail usando o seu gerenciador de emails padrão, anexando o arquivo PDF em questão.
C - Enviar o arquivo da Nota Fiscal Eletrônica (XML) por email: Marque esta opção para
enviar o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica por e-mail. Ao clicar no botão Finalizar, se esta
opção estiver marcada, o sistema abrirá uma nova mensagem de e-mail usando o seu gerenciador
de e-mails padrão, anexando o arquivo XML em questão.
D - Email do destinatário: Caso você marque as opções B e/ou C, informe o endereço de e-mail
de destino da mensagem.
E - Salvar na pasta: Marque esta opção se você deseja salvar os arquivos (XML e/ou PDF) em
uma pasta específica do computador. Você pode usar este recurso para poder enviar os arquivos
gerados através do seu Webmail mais tarde. Ao marcar esta opção, preencha o campo ao lado
dela, com o endereço da pasta (do seu computador) na qual serão salvos os arquivos (XML e/ou
PDF).
F - Finalizar: Clique neste botão para fechar a tela e realizar as ações definidas nas opções
explicadas acima.
Veja também:
Contingência off-line
Servidor da NF-e
Hábil NFe
2.2.2
17
Manual
O modo de emissão Manual da NF-e é ativado quando você configura o sistema para tal situação. Isto é,
quando você não marca a opção Emite Nota Fiscal Eletrônica nas configurações do Hábil Enterprise.
Desta maneira, o envio das notas fiscais deverá ser feito de forma manual através da tela Notas (F2) do
Hábil ERP NF-e . Basta rodar o arquivo Habil_NFe.exe existente dentro da pasta de instalação do
programa.
IMPORTANTE !
Se você usa o Hábil Enterprise em rede (mais de um computador) rode o arquivo citado acima
SOMENTE no computador Servidor da NF-e. Neste caso, o envio das notas fiscais deverá ser feito a
partir do Servidor da NF-e.
Para ver mais detalhes sobre o envio das notas fiscais usando o
Notas (F2).
Hábil ERP NF-e , veja o tópico
Veja também:
Notas (F2)
Servidor da NF-e
2.3
Como iniciar o uso do Hábil ERP NF-e ?
Os passos abaixo demonstram como configurar seu computador e seus softwares preparando-os para a
emissão da Nota Fiscal eletrônica. Caso você encontre alguma dificuldade, erro ou problema durante a
sequência dos passos abaixo, entre em contato com nosso Departamento de Suporte Técnico
através de um dos meios abaixo:
·
·
·
·
Fone: 0**46 3225-6234
Fax: 0**46 3225-5546
1. Configurando o Hábil Enterprise
Antes de iniciar o uso do Hábil ERP NF-e , você deve se certificar de que o Hábil Enterprise
esteja atualizado com a última versão homologada junto ao seu Estado. Para isso, execute o Hábil
Enterprise e acesse Utilitários > Informações do Sistema. Ao abrir esta tela você verá o campo
Build. Este campo deve conter a informação 1.0.1.5.
Caso o build da sua versão seja igual ou superior 1.0.1.5, ignore as Orientações sobre a
atualização (abaixo) mas faça a Configuração sugerida a seguir. Se o build da sua versão for
inferior a 1.0.1.5, será necessário atualizar o programa. Veja as instruções abaixo:
Orientações sobre a atualização
Se a sua versão do Hábil Enterprise é inferior a 1.0.1.5, siga os passos abaixo:
18
·
·
·
·
Baixe o arquivo de atualização disponível no endereço www.habil.com/down/heupg.exe
Feche o Hábil Enterprise e execute o arquivo heupg.exe que você acabou de baixar
Siga os passos da atualização
Ao final, execute o Hábil Enterprise
Configuração
Abra o Hábil Enterprise e acesse o Utilitários > Configurações do Sistema. Nesta tela, acesse a
área Globais e role a tela para baixo até a área Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Você verá a seguinte
tela:
A - Emite Nota Fiscal Eletrônica: Marque esta opção SOMENTE se você já possuir o Hábil
ERP NF-e instalado e configurado corretamente. Marcando-a, o sistema habilitará alguns
recursos para o uso da NF-e, como:
· Solicitação de emissão da NF-e após salvar uma Saída de Estoque;
· Geração dos arquivos XML com os dados das notas fiscais;
B - Caminho do Servidor: Defina neste campo o caminho da pasta Monitor que será usada para
a comunicação entre o Hábil Enterprise e o Hábil ERP NF-e .
Se você utiliza o Hábil Enterprise em apenas um computador, o caminho normal desta pasta é C:
\Arquivos de programas\Koinonia Software\Habil Enterprise NFe\Monitor. Caso você tenha
instalado o Hábil ERP NF-e em outro local, localize manualmente o caminho da pasta.
Se você utiliza o Hábil Enterprise em rede (mais de um computador), você deve indicar, neste
campo, o caminho da pasta Monitor que está no computador Servidor da NF-e.
Para isso você deve, primeiramente, compartilhar a pasta C:\Arquivos de programas\Koinonia
Hábil NFe
19
Software\Habil Enterprise NFe no micro Servidor da NF-e. Caso você tenha instalado o Hábil
ERP NF-e em outro local no Servidor da NF-e, localize e compartilhe a pasta do programa.
Depois disso, clique no botão de pesquisa que está ao lado deste campo e localize a pasta Monitor
que está dentro da pasta Habil NFe que você acabou de compartilhar.
Se você usa o Hábil Enterprise em rede (mais de um computador), será necessário preencher
este campo usando o nome do computador servidor mais o endereço da pasta Monitor. Mesmo que
você faça esta configuração estando no computador Servidor da NF-e.
Por exemplo: se o nome do computador Servidor da NF-e é SERVIDOR, preencha este campo com
o endereço:
\\SERVIDOR\Habil Enterprise NFe\Monitor
C - Impressoras disponíveis: Escolha a impressora que será usada para a impressão do DANFE.
Clique no botão Buscar (explicado abaixo) para que o sistema procure as impressoras disponíveis e
liste-as neste campo.
D - Imprime DANFE: Marque esta opção se você deseja fazer a impressão do DANFE após enviar
a nota fiscal. Este recurso será usado se você efetuar a emissão da NF-e usando o modo
Automático.
LEMBRE-SE:
· Antes de clicar neste botão você deve preencher o campo Caminho do Servidor (explicado
acima), pois o sistema buscará as impressoras disponíveis no computador em que será usado o
Hábil ERP NF-e ;
· Se você utiliza o Hábil Enterprise em rede (mais de um computador), o sistema buscará as
impressoras disponíveis no Servidor da NF-e;
2. Configurando o Hábil ERP NF-e
Se você ainda não instalou o
Hábil ERP NF-e , siga os procedimentos abaixo:
IMPORTANTE !
Se você utiliza o Hábil Enterprise em rede (mais de um computador) faça a instalação do
ERP NF-e SOMENTE na máquina que será o Servidor da NF-e.
Hábil
· Baixe o arquivo de instalação do programa que está disponível em www.habil.com/down/
setupnfe.exe;
· Execute o arquivo baixado para iniciar a instalação;
· Siga os passos da instalação até chegar na tela abaixo:
20
É recomendável que as duas opções acima sejam MARCADAS durante a instalação. Veja a
explicação abaixo:
A - Instala/Atualiza CAPICOM: Marque esta opção para instalar a biblioteca CAPICOM. Esta
biblioteca é um conjunto de arquivos e funções específicos para a comunicação entre o Hábil
ERP NF-e e os servidores da Secretaria da Fazenda. Deixando esta opção marcada, ao
prosseguir com a instalação do Hábil ERP NF-e , o sistema lhe apresentará a seguinte tela:
Hábil NFe
21
Mantenha a opção Copia da capicom.dll marcada e clique no botão Instalar. Ao final da instalação,
o sistema solicitará que o computador seja reiniciado. Reinicie a máquina.
B - Instala Raiz Certificadora: Marque esta opção para instalar um pacote de certificados
necessários para a utilização do Hábil ERP NF-e . Deixando esta opção marcada, ao
prosseguir com a instalação do Hábil ERP NF-e , o sistema lhe apresentará a seguinte tela:
22
Avance a instalação. Na próxima tela, deixe marcada a opção Selecionar automaticamente o
armazenamento de certificados conforme o tipo de certificado e avance novamente a instalação.
Em seguida, clique no botão Concluir para finalizar a instalação.
Por fim, você verá uma tela com o prompt do MS-DOS solicitando que você pressione qualquer
tecla várias vezes. Pressione qualquer tecla para concluir. Esta tela será fechada automaticamente.
Clique no botão Concluir da tela do instalador do Hábil ERP NF-e , que deve estar aberta ao
fundo da área de trabalho.
Após instalar o Hábil ERP NF-e , execute-o. Logo na tela principal, você verá o botão
Configurações (F3). Clique neste botão para visualizar as opções e configurações do programa.
Prencha os campos e defina as opções desta tela de acordo com o seu uso. Para ver mais detalhes
acesse o tópico Configurações (F3).
3. Instalação do Certificado Digital
Para fazer a instalação do certificado digital que a sua empresa adquiriu junto a uma Autoridade
Certificadora, você deve seguir todas as orientações que serão repassadas a você pela própria
Autoridade Certificadora. Isso significa que você apenas poderá efetuar a instalação do mesmo
após obter um certificado digital.
4. Testar comunicação com o servidor
Depois de ter seguido todos os passos da instalação e configuração dos programas necessários
Hábil NFe
23
para o uso da Nota Fiscal eletrônica, é recomendável que você faça um teste de comunicação com
o servidor do seu Estado. Desta forma é possível detectar e solucionar problemas antes de iniciar o
uso do aplicativo.
Execute o Hábil ERP NF-e e clique no botão Utilitários (F4). Nesta tela clique no botão Status
do Serviço. Se todas as configurações foram feitas corretamente E se o servidor do seu Estado
estiver disponível para comunicação com o software, você receberá uma confirmação sobre o
status do serviço, como mostrado abaixo:
Caso você receba uma mensagem indicando que o servidor não está em operação ou está
indisponível no momento, será necessário aguardar até que o serviço volte a ficar operante. Você
pode verificar a disponibilidade do sistema on-line da Secretaria da Fazenda clicando no botão
WebServices, da tela dos Utilitários.
Se o sistema retornar uma mensagem de erro, entre em contato com nosso Departamento de
Suporte Técnico solicitando ajuda. Você pode contactá-los através de um dos meios abaixo:
·
·
·
·
Fone: 0**46 3225-6234
Fax: 0**46 3225-5546
IMPORTANTE !
Se você receber a mensagem abaixo ao testar a comunicação com o servidor ou ao tentar enviar
as notas fiscais, siga as instruções a seguir para tentar solucionar o problema:
24
· Clique no botão Utilitários (F4) da tela principal do
· Clique no botão Opções Avançadas IE;
· Ao clicar você verá a seguinte tela:
Hábil ERP NF-e ;
Nesta tela, localize e marque a opção Usar SSL 2.0 (destacada na imagem acima).
Clique em OK
Após realizar este procedimento, clique novamente no botão Status Serviço da tela dos Utilitários
(F4) e verifique se a comunicação ocorre com sucesso. Caso o sistema retorne mensagens de
erro, entre em contato com nosso Departamento de Suporte Técnico.
Veja também:
Utilitários (F4)
Hábil NFe
25
Servidor da NF-e
2.4
Recursos
Esta é a tela principal do Hábil ERP NF-e . Os recursos do programa podem ser acessados através
de quatro botões principais, localizados no topo da tela, como mostra a imagem abaixo. Nos próximos
tópicos você encontrará explicações para cada recurso do programa.
1. Notas (F2)
Clique neste botão para visualizar as notas fiscais emitidas e as opções relacionadas as mesmas.
Para ver mais informações sobre esta tela, veja o tópico Notas (F2).
2. Configurações (F3)
Clique neste botão para visualizar as configurações necessárias para o funcionamento correto do
Hábil ERP NF-e . Para ver mais informações sobre esta tela, veja o tópico Configurações (F3).
3. Utilitários (F4)
Clique neste botão para acessar as ferramentas e utilitários do
mais informações sobre esta tela, veja o tópico Utilitários (F4).
Hábil ERP NF-e . Para ver
4. Backup (F5)
Clique neste botão para ver as configurações de backup automático ou para criar um novo backup
dos arquivos relacionados ao Hábil ERP NF-e . Para ver mais informações sobre esta tela,
veja o tópico Backup (F5).
5. Ajuda (F1)
26
Clique neste botão para obter ajuda no
Hábil ERP NF-e .
Veja também:
Notas (F2)
Utilitários (F4)
Backup (F5)
2.5
Recursos
2.5.1
Notas (F2)
Os recursos desta tela estão associados ao envio e consulta dos dados das notas fiscais. Veja as
explicações abaixo:
1. Filtro das Notas
A - Empresa: Escolha a empresa emitente das notas fiscais a serem mostradas na Lista de Notas
Fiscais. As empresas que aparecem neste campo são as mesmas cadastradas no Hábil
Enterprise.
B - Tipo: Escolha o tipo de notas fiscais que devem ser mostradas na lista (Todas, Saída,
Devolução de Cliente).
C - Data Inicial: Digite ou clique para selecionar a data de emissão inicial das notas fiscais a
serem mostradas na lista.
D - Data Final: Digite ou clique para selecionar a data de emissão final das notas fiscais a serem
Hábil NFe
27
mostradas na lista.
E - Atualizar: Clique neste botão para atualizar a Lista de Notas Fiscais. Ao clicar neste botão a
lista será atualizada de acordo com o filtro configurado, levando em consideração a empresa, o
tipo e as datas escolhidas.
2. Lista de Notas Fiscais
A lista de notas fiscais apresenta as informações das notas emitidas no Hábil Enterprise,
considerando o filtro configurado no topo da tela (explicado acima).
A - Número da Nota: Esta coluna mostra a numeração da nota fiscal.
B - Natureza da Operação: Esta coluna mostra a natureza da operação (CFOP) utilizada na
emissão da nota.
C - Cliente: Esta coluna mostra o código do cliente (código definido no Hábil Enterprise).
D - Nome: Esta coluna mostra o nome do cliente da nota fiscal.
E - Total Nota: Esta coluna mostra o valor total da nota fiscal emitida.
F - Status: Esta coluna mostra o status (situação) da nota fiscal em relação ao envio da mesma.
3. Dados
Os campos desta área da tela são preenchidos com informações da nota fiscal que estiver
selecionada na Lista de Notas Fiscais. Ao navegar entre os ítens da lista, estes campos são
atualizados automaticamente. IMPORTANTE: Estes dados somente são mostrados após o envio da
nota fiscal.
A - Autorizado Em: Mostra a data em que o envio da nota fiscal foi autorizado.
B - Protocolo Aut.: Mostra o protocolo da autorização.
C - Chave de Acesso: Mostra a chave de acesso referente a nota fiscal enviada.
D - Danfe Imp.: Mostra se houve ou não a impressão do DANFE.
E - Cancelado Em: Mostra a data em que a nota fiscal foi cancelada.
28
F - Protocolo Canc.: Mostra o protocolo do cancelamento.
4. Funções
Todos os botões desta área da tela realizam funções com a nota fiscal que estiver selecionada na
Lista de Notas Fiscais.
A - Enviar Nota: Clique neste botão para enviar a nota fiscal. LEMBRE-SE: se a nota selecionada
na lista já foi enviada através do Hábil Enterprise, este botão ficará desabilitado.
Ao clicar neste botão, o
Hábil ERP NF-e mostrará a pergunta abaixo:
Se a nota que você deseja enviar é uma nota de exportação/importação e você deseja inserir
dados adicionais ao envio da mesma, clique em Sim. Ao fazer isso, você verá a tela abaixo:
Hábil NFe
29
Defina se a nota a de Exportação ou de Importação através do campo Tipo, no topo da tela. Em
seguida, preencha os demais campos da tela, observando que você poderá editar as informações
da lista Dados Extras dos Produtos em todas as colunas que possuem um * (asterisco). Ex.: * CNPJ
Produtor.
Caso você preencha o campo Tipo com a opção Importação, você verá a tela abaixo:
Utilize os botões [ + ] e [ - ] logo abaixo da lista da parte inferior da tela para incluir informações
sobre a importação dos produtos.
Preencha os campos desta tela conforme necessário, de acordo com as informações das
mercadorias exportadas (UF de Embarque, Local de Embarque, País de Destino, CNPJ Produtor e
Informações Adicionais).
B - Consultar Nota: Clique neste botão para consultar a situação da nota fiscal.
C - Cancelar Nota: Clique neste botão para cancelar a nota fiscal.
D - Imprimir Nota: Clique neste botão para realizar a impressão do DANFE.
IMPORTANTE !
Caso o programa retorne alguma mensagem de erro relacionada a comunicação entre Hábil
ERP NF-e e o servidor do seu Estado, será necessário verificar se o servidor encontra-se
operante no momento. Para isso, acesse a opção Utilitários (F4) e clique no botão WebServices.
Se o servidor estiver indisponível, será necessário aguardar até que a situação do mesmo seja
regularizada.
30
Em alguns casos, a Secretaria da Fazenda do seu Estado pode manter o servidor indisponível por
tempo indeterminado. Neste caso, o envio das notas fiscais apenas será possível através do
sistema de Contingência permitido pelo Hábil ERP NF-e .
Veja também:
Utilitários (F4)
Contingência
2.5.2
Os campos desta tela são utilizados para a configuração do Hábil ERP NF-e . Todos os recursos
desta tela devem ser devidamente configurados para que o programa possa funcionar corretamente.
Veja abaixo:
1. Dados do Emitente
Preencha os campos deta área da tela com os dados da empresa emitente da Nota Fiscal
eletrônica. Veja abaixo como preencher os campos:
Hábil NFe
31
A - Chave de Registro: Preencha este campo com a chave de registro do Hábil ERP NF-e ,
que NÃO é a mesma chave de registro do Hábil Enterprise. Somente o Departamento de
Vendas da Koinonia Software pode lhe enviar esta informação. Por este motivo, se você não
possui a chave de registro, entre em contato conosco através de um dos meios abaixo:
·
·
·
·
·
Fone: 0**46 3225-6234
Skype: vendashabil1 ou vendashabil2
Fax: 0**46 3225-5546
B - Razão Social: Preencha este campo com a razão social da empresa emitente da NF-e.
C - Fantasia: Preencha este campo com o nome fantasia da empresa emitente da NF-e.
D - Fone: Preencha este campo com o número do telefone da empresa emitente da NF-e.
E - CEP: Preencha este campo com o CEP da empresa emitente da NF-e.
F - Logradouro: Preencha este campo com o logradouro (rua, avenida, travessa, etc.) da
empresa emitente da NF-e.
G - Número: Preencha este campo com o número do endereço da empresa emitente da NF-e.
H - Complemento: Preencha este campo com o complemento do endereço (se necessário) da
empresa emitente da NF-e.
I - Bairro: Preencha este campo com o nome do bairro da empresa emitente da NF-e.
J - Cidade: Preencha este campo com o nome da cidade da empresa emitente da NF-e.
K - UF: Preencha este campo com a unidade federativa (Estado) da empresa emitente da NF-e.
32
L - Cód. Cidade: Este campo será preenchido automaticamente no momento em que você
posicionar o cursor do teclado dentro deste campo. No entanto, para que ele seja preenchido
automaticamente, você PRECISA preencher os campos Cidade e UF corretamente.
2. Certificado
A - Opções do IE: Clique neste botão para abrir as opções do Internet Explorer (navegador de
internet), e assim poder verificar se você já possui o certificado necessário instalado.
B - Número de Série: Preencha este campo com o número de série do certificado. Para localizálo, siga as instruções existentes na tela. Clique no botão Opções do IE (explicado no item A,
acima).
Ao fazer isso, será aberta a tela de Configurações/Propriedades da Internet do navegador Internet
Explorer. Clique no botão Certificados.
Hábil NFe
Na tela que aparecer, selecione o certificado instalado e clique no botão Exibir.
33
34
Feito isso, acesse a aba Detalhes da tela que será aberta, e selecione o item Número de série.
Hábil NFe
35
Copie o conteúdo da caixa destacada em vermelho na imagem acima e cole no campo Número de
Série da tela de configurações do Hábil ERP NF-e .
3. WebService
A - Selecione UF de Destino: Neste campo você precisa selecionar a unidade federativa (Estado)
em que a sua empresa se localiza. Esta informação é importante para que o Hábil ERP NF-e
possa se comunicar com o servidor do seu Estado.
B - Selecione o Ambiente de Destino: Utilize este campo para indicar o ambiente de destino
36
das notas fiscais. As opções disponíveis são Produção e Teste.
Escolha a opção Teste se o programa estiver sendo usado apenas para teste de comunicação e
envio. Ou escolha a opção Produção se o programa já estiver em fase de uso para o envio de
notas fiscais e comunicação.
4. Geral
A - DANFE: Selecione o formato do DANFE (retrato ou paisagem).
B - Forma Emissão: Escolha a forma de emissão das notas fiscais. Normalmente, deve-se manter
este campo com a opção Normal on-line. As demais opções serão usadas para alternar o modo de
trabalho do Hábil ERP NF-e para o modo de contingência. Em caso de dúvidas, verifique o
tópico Contingência.
C - Logo Marca: Se necessário, digite ou clique no botão para localizar o arquivo que contem o
logotipo da empresa.
D - Salvar Arquivos de Envio e Resposta: Marque esta opção se você deseja que os arquivos
de envio e resposta (gerados durante a comunicação com o servidor) sejam salvos no computador.
E - Caminho da pasta: Preencha este campo caso a opção Salvar arquivos de Envio e Resposta
esteja marcada. Desta forma, os arquivos serão salvos no diretório (pasta) escolhido neste campo.
F - Arquivar notas na pasta: Escolha um diretório (pasta) aonde serão salvas as notas fiscais.
Se você utiliza o Hábil Enterprise em rede (mais de um computador), recomendamos que as
notas sejam salvas na pasta C:\Arquivos de programas\Koinonia Software\Habil Enterprise
NFe\Monitor, na máquina configurada como Servidor da NF-e. Se você não utiliza o programa em
rede, escolha o mesmo diretório, porém local.
G - Mostra Status da Comunicação: Marque esta opção se você deseja visualizar o status
(andamento) da comunicação com o servidor ao realizar envios ou consultas de notas fiscais.
Hábil NFe
37
5. Proxy
Preencha os campos desta área da tela se a sua conexão à internet necessita de um proxy.
A - Usuário: Digite o nome do usuário.
B - Senha: Digite sua senha.
Veja também:
Contingência
Servidor da NF-e
2.5.3
Utilitários (F4)
Esta tela oferece ferramentas úteis relacionadas ao envio e manutenção das notas fiscais. Veja as
explicações abaixo:
A - Status Serviço: Clique neste botão para receber uma mensagem de como está a disponibilidade
do serviço ou a comunicação com o servidor do seu Estado para o envio das notas fiscais.
B - Validar XML: Clique neste botão para validar um arquivo XML que contém informações sobre uma
nota fiscal. Ao clicar neste botão será necessário localizar o arquivo manualmente.
C - Consultar: Clique neste botão para fazer uma consulta através de um arquivo XML que contém
informações sobre uma nota fiscal. Ao clicar neste botão será necessário localizar o arquivo
manualmente.
D - WebServices: Clique neste botão para acessar o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica e saber
se os serviços estão operantes no momento. Ao clicar, o site será carregado dentro da janela do Hábil
ERP NF-e . Observe abaixo:
E - Alterar Banco de Dados: Clique neste botão para escolher outro banco de dados que contem
notas fiscais emitidas. Ao abrir o Hábil ERP NF-e , o sistema busca automaticamente as
informações existentes no banco de dados usado pelo Hábil Enterprise.
Caso você queira visualizar informações de outro banco de dados dentro do
neste botão e faça a localização do arquivo.
Hábil ERP NF-e , clique
38
F - Imprimir: Clique neste botão para imprimir o DANFE. Ao clicar, será necessário escolher o arquivo
XML que guarda as informações da nota.
G - Cancelamento NF: Clique neste botão para cancelar uma nota fiscal. Ao clicar, será necessário
localizar manualmente o arquivo XML que guarda as informações da nota.
H - Inutilizar NF-e: Clique neste botão para fazer a inutilização de uma nota fiscal. Ao clicar, será
necessário localizar manualmente o arquivo XML que guarda as informações da nota.
I - Impressoras Instaladas: Clique para ver quais impressoras estão instaladas em seu computador.
J - Opções Avançadas: Clique para abrir as configurações avançadas do Internet Explorer.
2.5.4
Backup (F5)
Utilize esta tela para agendar ou criar backups dos arquivos de notas fiscais armazenados na pasta
definida no campo Arquivar notas na pasta. O backup será salvo na pasta definida no campo Arquivar
backups na pasta (explicado abaixo). Os arquivos salvos no backup serão todos aqueles que possuirem a
expressão "-nfe" no nome.
A - Dias da Semana: Marque as opções correspondentes aos dias da semana em que você deseja que
o sistema realize backup automaticamente.
B - Hora: Escolha a hora em que os backups automáticos serão criados.
C - Arquivar backups na pasta: Digite ou clique para escolher a pasta na qual os arquivos de backup
serão salvos.
D - Criar Backup Agora: Clique neste botão para realizar um backup manualmente. Você pode utilizar
esta opção sempre que desejar, caso não queira agendar os backups automáticos.
Veja também:
2.6
Servidor da NF-e
IMPORTANTE !
As orientações descritas neste tópico devem ser usadas apenas se você utiliza o Hábil Enterprise em
rede (mais de um computador). Se você utiliza o programa em apenas um computador, o seu "servidor"
será a própria máquina em que você já usa o sistema.
O Servidor da NF-e é o computador a ser utilizado como mediador da comunicação entre o Hábil
Enterprise e os servidores da Secretaria da Fazenda. Este computador deve estar sempre disponível
(ligado e funcionando) para que as demais máquinas da rede possam utilizá-lo quando necessário. Veja
Hábil NFe
39
mais detalhes abaixo:
Qual computador deve ser o Servidor da NF-e ?
O Servidor da NF-e NÃO precisa ser, necessariamente, o mesmo servidor do banco de dados do
Hábil Enterprise. Você deve escolher um dos computadores da rede para atuar como servidor.
No entanto, deve-se observar alguns detalhes importantes antes de definir qual computador terá
esta responsabilidade:
· O Servidor da NF-e precisa estar disponível sempre que uma das máquinas requisitar o serviço
de envio de notas fiscais (desde que você esteja emitindo as notas usando o modo Automático);
· Este servidor precisa ter acesso à Internet para que a comunicação com os servidores da
Secretaria da Fazenda seja efetuada;
· O Hábil ERP NF-e deve permanecer sempre em execução para possibilitar o envio das
notas fiscais (caso você utilize o modo de emissão Automático);
· Este servidor deve possuir a instalação do Certificado Digital adquirido pela sua empresa;
O que devo instalar no Servidor da NF-e ?
Para desempenhar o papel de Servidor da NF-e, o computador escolhido deve conter a instalação
dos programas abaixo:
· Módulo Nota Fiscal Eletrônica + Hábil ERP NF-e (licenciado junto a Koinonia Software);
· Certificado Digital (adquirido junto a Autoridade Certificadora);
Qual a função do Servidor da NF-e ?
O Servidor da NF-e terá as seguintes funções:
·
·
·
·
Comunicação com os servidores da Secretaria da Fazenda;
Envio das notas fiscais;
Execução e manutenção do Hábil ERP NF-e ;
Armazenamento das Notas Fiscais
Quanto ao úlitmo item citado acima, a Koinonia Software recomenda que os arquivos de notas
fiscais emitidas (arquivos XML) sejam armazenados durante o período de 5 anos contados a partir
da data de emissão. Por este motivo, é interessante que os arquivos também sejam guardados no
servidor. Além disso, é recomendável realizar backups dos arquivos periodicamente.
Em qual computador devo rodar o Hábil ERP NF-e ?
Independentemente do modo em que você fará o envio das notas fiscais (Automático ou Manual), o
Hábil ERP NF-e deve ser executado SOMENTE no Servidor da NF-e.
Veja também:
40
Certificado Digital
Automático
Manual
Índice Remissivo
Índice Remissivo
Funções
26
-I-1-
Imprimir
26
Indisponibilidade
Internet
8
1
1
1A
1
-L-
-AAdquirir
Lentidão
8
Lista
26
4
-M-
-BBackup
Bandeja
8
Manual
25
13
-N-
-CCancelar
26
Certificado
4
Computador
38
Conceito
13
Conexão
8
Configurações
25
Consulta
7
Consultar
26
Necessário
3
NFe
17, 38
NF-e
17, 38
Notas
25, 26
-OObrigatoriedade
-P-
-DDificuldades
Digital
4
17
Passos
7
Perguntas
7
Problemas
8
8
-E-
-R-
Enviar
Erros
Recursos
25
Rede
38
26
8
-F-
-S-
Filtro
26
Formulário
7
Função
38
Funcionamento
Servidor
38
Status
26
1
7
41
42
-UUsar
13
Uso
13
Utilitários
25

Manual do Hábil ERP NF-e

Transcrição

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