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listas de verificação
EVENTOS SOCIAIS
Dicas e listas de verificação
1. Começando o planejamento:
Qual o objetivo do evento?
O orçamento já foi definido?
A lista de convidados já foi feita?
A data e horário do evento já foram definidos, assim como datas e horários alternativos
caso não haja disponibilidade?
Onde se pretende realizar este evento especial? Há um destino ou cidade em particular?
Será necessário reservar quartos para pernoite? Caso positivo, quantos serão necessários?
Gostaria de sugerir alguma refeição ou bebida a ser servida durante o evento?
Será necessário algum equipamento audiovisual?
Qual percentagem do orçamento será destinada para:
• Quartos para os convidados
• Sala de reunião
• Comida e bebida
• Aluguel de equipamento audiovisual
Há um cronograma definido para o evento?v
2. Encontrando o melhor local para o evento:
Que tipo de evento social pretende-se organizar?
O orçamento já foi definido?
Qual deve ser a distância máxima entre o aeroporto e o hotel?
O local do evento deve ser acessível para deficientes físicos?
Será necessário fornecer serviço de táxi ou limusine para os convidados?
E estacionamento no hotel, qual o espaço necessário?
O custo e a frequência de um serviço de van foram considerados?
Há voos suficientes para que todos consigam chegar ao evento na data e horário certos?
A chegada ao hotel ocorrerá na alta ou baixa temporadas?
O local ideal já foi procurado dentre os nossos 375 hotéis pelo mundo?
Um Pedido de Proposta com todas as necessidades já foi enviado à nossa empresa?
www.nh-hotels.com
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3. Quartos para os convidados:
O número de quartos e as datas das reservas já foram definidos?
Há preferência por determinados tipos de quarto (solteiro, duplo ou conectado)?
Quantos convidados ocuparão cada quarto?
Quantos quartos pretende-se reservar? Este é o número exato ou uma estimativa?
Alguns ou todos os quartos precisam estar no mesmo andar ou próximos?
Qual tarifa para os quartos dos convidados foi calculada no orçamento?
Cada um dos convidados será responsável pela própria reserva ou uma única pessoa
deverá lidar com as reservas?
É importante fornecer acesso à rede Wi-Fi nos quartos? Nós incluímos rede Wi-Fi gratuita
e sem complicações para todos os envolvidos. Podemos também oferecer limites mais
altos de uso, mediante solicitação.
4. Ferramenta para o evento (Página personalizada de grupo):
Será necessária uma página on-line personalizada para o grupo? Basta informar nosso
assistente de vendas.
Depois de fazer o check-in, peça uma cópia da lista de quartos; ela mostrará todos os
nomes dos convidados e os respectivos números dos quartos. Isto permite saber onde
todos estão e torna a coordenação do evento mais fácil.
5. Área do evento:
Há um cronograma com os horários do evento?
Caso o evento aconteça durante vários dias, os horários de início e de encerramento serão
diferentes a cada dia?
Quantas pessoas estarão presentes?
A distribuição de mesas e lugares foi planejada (recepção, teatro, formato U, conferência
ou mesa de baquete)?
Foram preparadas duas listas da distribuição de mesas e lugares (uma em ordem
alfabética e outra com a ordem do número das mesas)?
Que tipo de equipamento audiovisual será necessário para entretenimento e para os
oradores?
Será necessária uma estante de leitura/tribuna?
Será necessário um palco ou pista de dança?
Foram consideradas mesas extras para prêmios e bolsas com lembranças?
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6. Comida e bebida:
Quantas pessoas são esperadas para o serviço de bufê?
Pretende-se servir todos ao mesmo tempo ou aos poucos?
O menu e a carta de bebidas já foram escolhidos?
Será necessário haver uma sala mais reservada?
Qual a política do hotel sobre o próprio cliente providenciar o serviço de bufê? Você
entende o seguro de responsabilidade civil?
Algum dos convidados tem restrições alimentares?
Qual o custo do serviço de bufê?
7. Faturamento e pagamento:
É necessário algum pagamento antecipado? Caso positivo, há um plano de pagamento?
Quem estará autorizado a fazer alterações na reunião que possam ter custos extras?
Gostaria de solicitar a emissão de uma fatura única após o fechamento do faturamento?
Caso positivo, quais cobranças podem ser adicionadas e quem está autorizado a fazer
essas alterações?
Quem será responsável pelo pagamento dos quartos dos convidados?
8. Extras:
Há transporte disponível para ir e vir do aeroporto e do centro da cidade? Há horários
definidos ou é preciso fazer reserva? Há algum custo?
Os quartos, áreas comuns e espaços de eventos devem ser acessíveis para deficientes
físicos?
O hotel foi informado sobre os horários dos fornecedores para entrega e coleta?
E estacionamento no hotel, qual o espaço necessário?
Anotações:
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