Manual IPPR_2013 - Volkswagen do Brasil
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Manual IPPR_2013 - Volkswagen do Brasil
Manual de Treinamento e Apoio Irregularidades no Pedido de Peças de Reposição IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO ÍNDICE Quando abrir um processo de IPPR? 4 Tipos de ações e seus significados 4 Sistema Barcode 6 2.1 Consultando box number no portal da rede 7 2.2 Possiveis Erros 7 3 Prazos 8 4 Consulta de Crédito 8 5 Acessando o Sistema de IPPR 9 6 Consultando uma IPPR 10 7 Ação A 11 8 Ação B 13 9 Ação C 15 10 Ação D 17 11 Ação E 19 12 Ação F 21 13 Ação G 23 14 Ação H 25 15 Ação I 28 16 Ação J 31 17 Abertura de Sinistro 34 1.1 2 17.1 Classificação para reclamação de sinistros e IPPR 35 18 Dados de Transporte 36 19 Emissão de Carta de não Recuperação de Impostos 38 20 Registro de dados de NF de Faturamento Adicional 40 21 Canais de Comunicação - Dúvidas 41 Volkswagen do Brasil 1 2 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO Edição 2013 / Versão 1 APRESENTAÇÃO Caro Concessionário, O nosso objetivo é a sua satisfação. Por este motivo e com o intúito de possibilitar maior entendimento sobre o funcionamento do sistema, como utilizá-lo e o acompanhamento de cada ação desde o seu início até a sua finalização a equipe da Qualidade apresenta uma nova versão do manual de abertura de IPPR (Irregularidade de pedido de peças de reposição). Nós consideramos seu feedback e desejo de melhoria para este manual em acordo com as àreas envolvidas. O conteúdo está em detalhes com descrições e exemplos sistêmicos possibilitanto treinamentos para novos colaboradores bem como apoio e detalhamento à todas as pessoas. Esperamos que você tire bastante proveito deste material consultando-o sempre que necessário. Atenciosamente, Volkswagen do Brasil P&A Qualidade 3 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1. QUANDO ABRIR UM PROCESSO DE IPPR? O processo de IPPR deve ser aberto após a conferência do volume recebido e constatação de irregularidades, para tanto, note abaixo o que é necessário ser verificado: 1. Volume intacto, ou seja, sem violação ou danos. Em caso negativo, consultar ABERTURA DE SINISTRO na pag. 34 2. Verificar se o volume pertence à concessionária. Em caso negativo, receber os volumes corretos e anotar ressalva atrás da Nota Fiscal . Atenção para não coletar volumes de outros concessionários! 3. Confrontar o conteúdo do volume com a Nota Fiscal. Em caso de divergência, verificar tabela abaixo para abertura correta de IPPR NOTA: Primeiramente realizar a conferência do volume para depois coletar as informações no sistema BARCODE. 1.1 TIPOS DE AÇOES E SEU SIGNIFICADO Abaixo segue breve explicação sobre as ações disponíveis para abertura de IPPR. Entrega a menor (A) Descrição Item enviado a menor. DN deverá ser creditado Com ou sem devolução Sem (*) Exemplos Obrigatoriedade de abrir outra ação Sim -> Entrega de item a menor, porém com outro item no lugar, abrir ação I ou J. Não -> Item e/ou quantidade solicitadas não entregue. Entrega a maior (B) Entrega a maior (C) Item não solicitado (D) Item enviado a maior que o solicitado. DN tem interesse em ficar com a peça Item enviado a maior que o solicitado. DN tem não interesse em ficar com a peça Item gerado automaticamento pelo sistema Autopart. para preencher o campo “Observação” Informar o número de IPPR ação I ou J. Informar todos os nºs de box correspondetes às peças reclamadas do IPPR. Sem Não Nenhuma exigência de informação. Com Prazo: 15 dias Não Nenhuma exigência de informação. Não Justificar devolução informando a média de utilização do item na concessionária. Com Prazo: 15 dias Volkswagen do Brasil Motivo da reclamação e código da ação 4 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO Item trocado na embalagem (etiqueta com número de peça diferente do item) Com Prazo: 15 dias Solicitação incorreta (F) Item solicitado indevidamente pelo concessionário Com Prazo: 15 dias Informação errada (G) Informação de utilização incorreta fornecida pela VW (sistema ETKA) Com Prazo: 15 dias Problema de Qualidade (H) Problemas de qualidade e/ou avarias observados na peça Com Prazo: 15 dias Não Descrever avarias observadas no item e na embalagem e anexar fotos. Sem Não Informar intenção de abertura de ação A. Com Prazo: 15 dias Não Informar intenção de abertura de ação A. Item incorreto (E) Entrega a maior (I) Entrega a maior (J) Item enviado a maior, porém item não solicitado. DN tem interesse em ficar com a peça Item enviado a maior, porém item não solicitado. DN não tem interesse em ficar com a peça Não Não Não Informar código descrito na embalagem e código observado na peça. Nenhuma exigência de informação. Informar número de Ticket Etka ou Diss/Cotec. Volkswagen do Brasil (*) Para todas as ações informar o número contido na etiqueta, conforme abaixo. 5 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 2. SISTEMA BARCODE O Sistema Barcode foi desenvolvido para facilitar a conferência dos volumes e agilizar a análise e aprovação dos processos. Além disso, controla o tempo de entrega e vale como base na abertura de IPPR. Como utilizar o sistema Barcode? Comparar com as informações constantes de conhecimento. O Número do Box deve ser coletado primeiro e depois os itens contidos no Box, para que os dados migrem para o Portal da Rede. Coletar todos os volumes entregues pela transportadora. Caso não haja divergências de volume, liberar a transportadora; Se houver divergências na quantidade de volume abrir Sinistro. Coletar ou selecionar na tela do leitor o volume a ser conferido. Coletar todas as peças utilizando a etiqueta de identificação contida nas peças. NOTA 1: O Portal da Rede atualiza as informações a cada 30 minutos. NOTA 2: Solicitação de pedido de aparelho, login de usuário e senha, pedido de equipamentos e sistemas, acessar o site: www.assobrav.com.br Volkswagen do Brasil Quando não houver mais peças para coletar, selecionar a opção FINALIZAR. 6 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 2.1 CONSULTANDO BOX NUMBER NO PORTAL DA REDE Após a utilização manual do sistema Barcode o Portal da Rede deve ser acessado para a obtenção das informações, conforme abaixo. Em seguida, selecione Consulta de BN conforme abaixo. 2.2 POSSÍVEIS ERROS Durante a conferência no Portal é possível identificar erros conforme abaixo. No campo Status pode aparecer as seguintes inconsistências: A) 000 – Volume sem inconsistência. B) 003 – Volume com divergências. C) 004 – Volume não faturado ou não pertence ao Concessionário. D) 999 – Erro de transferência de dados do barcode para o Portal da Rede. (Contatar [email protected]) ou E) Erro de configuração do barcode. Volkswagen do Brasil (contatar Henrique da Assobrav, contato (011) 5078-5400) 7 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO Ao consultar o Box desejado já é possivel abrir a IPPR, conforme exemplo abaixo. 3 PRAZOS Abertura de IPPR A abertura de IPPR poderá ser realizada em até 10 dias a partir da data de recebimento; após esta data as IPPRs serão recusadas. Para ações E, o prazo de abertura de IPPR será de até 180 dias a partir da data do recebimento. Para ações H, nos casos de sinistros recusados por classificação de IPPR, o prazo é de 15 dias a contar da data da recusa do sinistro. Para ações D, os casos em que as peças de campanha foram faturadas em quantidade a maior, o prazo é de 15 dias a cotar da data de término da campanha. Análise e aprovação de IPPR A análise e aprovação por número de processo de IPPR é de 3 dias úteis após a data de abertura. Reanálise de um processo de IPPR Caso o concessionário não concorde com a análise da IPPR, o mesmo terá o prazo máximo de 10 dias para solicitar sua reanálise. Após este prazo as solicitações de reanálise serão recusadas. 4 CONSULTA DE CRÉDITO Volkswagen do Brasil O crédito deve ser verificado na movimentação da Conta Corrente com o código 2197. 8 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 5 ACESSANDO O SISTEMA DE IPPR Nos passos seguintes, mostraremos como acessar a IPPR e fazer o seu primeiro acesso ao Sistema. Para acessá-la, você deverá conectar-se à internet e digitar o endereço: http://www.portalredevw.com.br 1 Você visualizará a página do Portal Rede Volkswagen, conforme abaixo. 2 Faça o login digitando o seu CPF e sua senha recebida por e-mail. 3 Clique em Peças e Acessórios, no menu superior do portal, para abrir o submenu. Volkswagen do Brasil Clique em IPPR 2000, dentro do submenu, como você vê na tela a seguir. 9 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 6 CONSULTANDO UMA IPPR É possível consultar IPPRs já encerradas e/ou IPPRs em andamento. Lembrando que o sistema IPPR2000 informa apenas ipprs com notas fiscais emitidas a partir de março de 2009. No menu inicial selecione IPPR e, em seguida, Consultar. Preencha os campos abaixo e selecione Pesquisar. Também é possivel consultar pelo número de IPPR. Volkswagen do Brasil Selecione a IPPR que deseja para visualizar a etapa em que o processo se encontra. 10 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 7 AÇÃO A – Item enviado a menor Descrição: Item solicitado não entregue. 7.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Divergência” 3 Clicar em “Buscar dados” Volkswagen do Brasil 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “A” 3 Clicar em “Abrir IPPR” 11 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” ATENÇÃO: Quantidade divergente nunca será maior que a quantidade faturada, já que se trata de ação a MENOR. 7.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua). 7.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: Volkswagen do Brasil 1°) O DN envia a Emissão de Carta de ICMS/IPI (veja item 20 EMISSÃO DE CARTA DE NÃO RECUPERAÇÃO DE IMPOSTOS ICMS/IPI) 2°) A VW recebe a carta via Correio; 3°) A VW registra no sistema na etapa Recebimento de Carta de ICMS/IPI; 4°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. 5°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente. 12 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 8 AÇÃO B – Item enviado a maior que o solicitado (DN possui interesse em ficar com a peça) Descrição: Item solicitado foi entregue em quantidade maior que a solicitada. DN possui interesse em ficar com essas peças enviadas a mais. 8.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Divergência” 3 Clicar em “Buscar dados” Volkswagen do Brasil 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “B” 3 Clicar em “Abrir IPPR” 13 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” 8.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua). 8.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: Volkswagen do Brasil 1°) A VW informa a Nota Fiscal gerada para a IPPR na etapa Registro NF Adic. 2°) DN informa o recebimento da Nota Fiscal através da etapa Recebimento NF Adicional 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. 14 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 9 AÇÃO C – Item enviado a maior que o solicitado (DN não tem interesse em ficar com a peça) Descrição: Item solicitado foi entregue em quantidade maior que a solicitada. DN NÃO possui interesse em ficar com essas peças enviadas a mais. 9.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Divergência” 3 Clicar em “Buscar dados” Volkswagen do Brasil 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “C” 3 Clicar em “Abrir IPPR” 15 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” 9.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua). 9.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a liberação da nota fiscal adicional e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário. Volkswagen do Brasil 1°) A VW informa a Nota Fiscal gerada para a IPPR na etapa Registro NF Adic.; 2°) DN informa o recebimento da Nota Fiscal através da etapa Recebimento NF Adicional; 3°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 4°) O Operador logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 5°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. 16 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 10 AÇÃO D – Item gerado automaticamento pelo sistema Autopart Descrição: Por falha do sistema Autopart item foi faturado e entregue. 10.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Clicar em “Buscar dados” Volkswagen do Brasil 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “D” 3 Clicar em “Abrir IPPR” 17 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” 10.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua) e encaminha a reclamação ao analista de Autopart para verificação. 10.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário. Volkswagen do Brasil 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. 18 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 11 AÇÃO E – Item trocado na embalagem (etiqueta com número de peça diferente do item) Descrição: Código do item solicitado descrito na embalagem. Porém peça com código diferente. 11.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Clicar em “Buscar dados” Volkswagen do Brasil 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “E” 3 Clicar em “Abrir IPPR” 19 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” 11.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua) e encaminha a reclamação à Qualidade VW para verificação de estoque. 11.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário. Volkswagen do Brasil 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador Logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado; 4°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente. 20 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 12 AÇÃO F – Item solicitado indevidamente pelo concessionário Descrição: Item solicitado por engano pelo DN. 12.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Clicar em “Buscar dados” Volkswagen do Brasil 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “F” 3 Clicar em “Abrir IPPR” 21 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” 12.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua). 12.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador Logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado; 4°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente. ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário. Volkswagen do Brasil ATENÇÃO: Haverá cobrança de despesas administrativas e frete ao concessionário. 22 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 13 AÇÃO G – Informação de utilização incorreta fornecida pela VW (sistema ETKA) Descrição: Item solicitado indevidamente em razão de informação incorreta do sistema ETKA. 13.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Clicar em “Buscar dados” Volkswagen do Brasil 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “G” 3 Clicar em “Abrir IPPR” 23 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” 13.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes e evidências de informação errada por parte da Volkswagen. 13.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador Logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado; 4°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente. ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário. Volkswagen do Brasil ATENÇÃO: Caso a informação errada tenha sido fornecida através do ETKA (Webticket), informar o número dos tíquetes envolvidos como evidência. 24 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 14 AÇÃO H – Problemas de qualidade observados na peça Descrição: Item possuindo problemas de qualidade ou avarias. 14.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Clicar em “Buscar dados” Volkswagen do Brasil 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “H” 3 Clicar em “Abrir IPPR” 25 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” Limite 600 Kbts NOTA: Todos os processos neste tipo de ação deverão, obrigatoriamente, possuir imagens demonstrando condição da embalagem no momento do recebimento e detalhando local de danificação do produto e do volume. A imagem anexada deve obrigatoriamente contemplar toda a embalagem e não parcialmente. Lembrando que a foto apenas autoriza a devolução da mesma e sua avaliação física será realizada posteriormente, ou seja, a priori a foto não significa que a ação será aprovada. No caso de peças codificadas, encaminhar email para [email protected] antes de abrir o IPPR. 14.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua) e fotos anexas e encaminha a reclamação à Qualidade VW para verificação de estoque e, se necessário apuração do caso com a área Técnica e Engenharia. 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador Logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado; 4°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente. Volkswagen do Brasil 14.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 26 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário. Volkswagen do Brasil A Ação H deverá ser usada para ressarcimento das avarias que indevidamente foram classificadas inicialmente como sinistro: a) No momento da vistoria o Concessionário e o vistoriador da RSA deverão avaliar as mercadorias avariadas e verificar se existe alguma avaria que pode ser classificada como IPPR. Neste caso a abertura do IPPR dever ser feita de imediato pelo concessionário. b) No casos em que o sinistro for recusado e reclassificado como IPPR, o concessionário terá um prazo de 15 dias para abertura do IPPR a contar da data da recusa do sinistro. 27 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 15 AÇÃO I – Item enviado a maior, porém item não solicitado (DN tem interesse em ficar com a peça) Descrição: Item não solicitado entregue. DN possui interesse em ficar com essas peças a mais. 15.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Preencher o nº de Box referente ás peças reclamadas 4 Clicar em “Buscar dados” 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Clicar em “Peça não encontrada” Volkswagen do Brasil 1 Clicar em “selecionar” 28 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher o código da peça recebida sem NF 2 Sselecione a ação I (para ficar com a peça) 3 Clicar em “Buscar Produto” Volkswagen do Brasil 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” 29 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 15.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua). 15.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: Volkswagen do Brasil 1°) A VW informa a Nota Fiscal gerada para a IPPR na etapa Registro NF Adic. 2°) DN informa o recebimento da Nota Fiscal através da etapa Recebimento NF Adicional 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. 30 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 16 AÇÃO J – Item enviado a maior, porém item não solicitado (DN não tem interesse em ficar com a peça) Descrição: Item não solicitado entregue. DN NÃO possui interesse em ficar com essas peças a mais. 16.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir” 1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Preencher o nº de Box referente ás peças reclamadas 4 Clicar em “Buscar dados” 1 Clicar em “Selecionar” Volkswagen do Brasil 1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Clicar em “Peça não encontrada” 31 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 1 Preencher o código da peça recebida sem NF 2 Selecione a ação J (para devolver a peça) 3 Clicar em “Buscar Produto” Volkswagen do Brasil 1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” 32 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 16.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua). 16.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) A VW informa a Nota Fiscal gerada para a IPPR na etapa Registro NF Adic; 2°) DN informa o recebimento da Nota Fiscal através da etapa Recebimento NF Adicional; 3°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 4°) O Operador logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 5°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. Volkswagen do Brasil ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a liberação da nota fiscal adicional e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário. 33 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 17 ABERTURA DE SINISTRO Quando uma avaria na peça pode ser classificada como IPPR na ação H: • Volume intacto, ou seja, sem violação ou danos e peça avariada; • Volume e peça avariados onde a avaria do volume não guarde relação com a avaria da peça. • Peças avariadas recebidas sem embalagem • Peças avariadas embaladas sem as devidas proteções • Volume com leve avaria e peça avariada somente para faróis e lanternas • Peças avariadas onde os adesivos de impacto e direção (quando houver) encontram-se violados no momento da entrega Se as condiçoes forem diferentes destas citadas acima, acionar o seguro. 1. Fotografar o estado das mercadorias no momento da abertura do caminhão; 2. Avaliar se as sinalizações das embalagens foram respeitadas na arrumação da carga; 3. Verificar o estado geral do caminhão; 4. Verificar se o descarregamento foi feito de forma adequada respeitando a sinalização das embalagens; 5. Checar se a quantidade de volumes está de acordo com o Conhecimento de Embarque (CTE); 6. Identificar que a avaria da embalagem tenha relação com a avaria da peça; 7. Preservar as embalagens das peças avariadas no mesmo estado em que foram recebidas; 8. As ressalvas de lataria e vidros deverão ser feitas no momento da entrega e deverá conter a nº do documento e assinatura do motorista; 9. As ressalvas tanto no Conhecimento rodoviário como na Carta Protesto deverão OBRIGATÓRIAMENTE conter a descrição: a. dos códigos e das avarias das peças b. das avarias das embalagens 10. Preencher checklist; 11. Avaliar e comentar no checklist as possíveis causas que geraram avarias na carga.Faturar apenas as peças que serão indenizadas pelo processo de sinistro (caso na mesma NF tenha reclamações de sinistros e IPPR); 12. No momento da vistoria o Concessionário e o vistoriador da RSA deverão avaliar as mercadorias avariadas e verificar se existe alguma avaria que pode ser classificada como IPPR. Em havendo o vistoriador deverá informar no formulário”Laudo de vistoria Veículos e Peças ) 13. Entregar ao vistoriador todo material fotográfico e documentos que compõe cada processo de avaria. IMPORTANTE: a efetivação da vistoria, ajuste ou aprovação do orçamento não significam que o sinistro será indenizado. A cobertura estará condicionada a análise do processo do sinistros Volkswagen do Brasil Condições básicas a serem observadas pelos concessionários para o acionamento do seguro: 34 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 17.1 CLASSIFICAÇÃO PARA RECLAMAÇÃO DE SINISTROS E IPPR Situação Conferência de volumes no momento da entrega Característica Tipo de reclamação Sinistro IPPR Identificada a quantidade de volumes a menor(extravio) caixa intacta e peça avariada Latarias, caixa e peça avariadas desde que a avaria da peça tenha relação com a avaria da embalagem Caixa intacta e peça avariada Recebimento de faróis e lanternas Caixa com leve avaria e peça avariada Caixa com claros sinais de avarias e peças avariadas desde que a avaria da peça tenha relação com a avaria da embalagem Recebimento de peça sem embalagem Peças embaladas sem as devidas proteções (caracteriza falha no procedimento do operador logístico ou fornecedor do PAC Caixa intacta ou avariada e peça avariada Peça avariada Peça e embalagem avariadas Volkswagen do Brasil Recebimento de vidros totalmente moído 35 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 18 DADOS DE TRANSPORTE As ações de IPPR que implicam em algum tipo de devolução de peça será necessário informar os dados da transportadora no sistema, note as instruções a seguir. 1 No menu inicial, selecione Dados da NF de Devolução. 2 Preencha os argumentos de pesquisa e pressione pesquisar. 3 Selecione o número da IPPR que necessita consultar. ** Os dados foram preservados. Volkswagen do Brasil A seguinte tela será aberta. Siga as orientações conforme a seguir: 36 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO No passo Dados da NF devolução, é obrigatório o preenchimento dos itens: 1 Número da NF e série 2 Data de emissão No passo Dados de Transporte, verifique: Situação B Frete por responsabilidade da Concessionária Preencha os campos obrigatórios: 1 CNPJ, Razão Social 2 Transit Time previsto 3 Nr. Conhec. Embarque 4 Data de Embarque 5 Pressione OK para validar. ATENCÃO!!! CASO ESTE PASSO NÃO SEJA CONCLUIDO O PROCESSO NÃO SERA FINALIZADO. Volkswagen do Brasil Situação A Frete por responsabilidade da Volkswagen O sistema atribuirá automaticamente os dados, sendo obrigatório, preencher somente: 1 Nr. Conhec. Embarque 2 Data de Embarque 3 Pressione OK para validar. 37 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 19 EMISSÃO DE CARTA DE NÃO RECUPERAÇÃO DE IMPOSTOS ICMS/IPI Siga o procedimento abaixo para emitir a Carta de ICMS/IPI. 1 Selecione ICMS/IPI 2 Selecione a opção Dados Carta 1 Preencha os argumentos de pesquisa 2 Pressione “Pesquisar”. 1 Selecione o número da IPPR que necessita consultar. ** Os dados foram preservados. O sistema atribuirá um número de carta de ICMS/IPI automaticamente, conforme tela abaixo. Volkswagen do Brasil 1 Selecionar Imprimir Carta ICMS 2 Imprimir Carta IPI. 38 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO A carta será preenchida automaticamente pelo sistema e, deverá ser impressa em papel A4 timbrado da Concessionária sendo devidamente assinada como forma de declarar que não se beneficiará do valor dos impostos. Envie a carta pelos Correios através de uma correspondência registrada para: Volkswagen do Brasil Ltda. P&A Qualidade - A/C Análise de IPPR Automóveis Av. Das Indústrias, s/n CEP: 13280-000 – CPI 5000 Vinhedo - SP Após o envio da carta você deverá registrar no sistema o número de protocolo no campo abaixo. Para chegar nesta tela, basta consultar o número da IPPR que o próprio sistema indicará o passo abaixo. Volkswagen do Brasil ATENÇÃO!!! JUNTAMENTE COM A CARTA DEVE-SE ENTREGAR A VIA/PROCESSO DO IPPR REFERENTE INFORMANDO O NÚMERO DO MESMO. FIQUE ATENTO AO ENVIO DA CARTA E A ATUALIZAÇÃO DOS DADOS DENTRO NO SISTEMA, CASO CONTRÁRIO A CONCESSIONÁRIA TERÁ O VALOR DOS IMPOSTOS DEBITADOS. 39 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 20 REGISTRO DE DADOS DE NF DE FATURAMENTO ADICIONAL Siga o procedimento abaixo para registrar o recebimento da NF de Faturamento Adicional referente à IPPR a ser debitada da sua Concessionária. 1 Selecione “Dados NF Fat. Adic” no submenu “Notas Fiscais” 1 Preencha os argumentos de pesquisa 2 Pressione “Pesquisar” 1 Selecione o número da IPPR que necessita consultar. ** Os dados foram preservados. Volkswagen do Brasil Após receber a NF de Faturamento Adicional é necessário registrar o recebimento da NF de faturamento pelo correio, selecione Sim e, em seguida, OK para finalizar o processo. 40 IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO 21 CANAIS DE COMUNICAÇÃO – DÚVIDAS Para maiores esclarecimentos sobre a utilização do sistema eletrônico de IPPR, a Volkswagen disponibiliza uma equipe de profissionais para prestar o suporte necessário à Rede de Concessionárias Automóveis. Problemas em geral com as IPPRs Contatar seu Regional ou Dealer Care Problema de Qualidade Email: [email protected] Pedido de Barcode Através do site: www.assobrav.com.br Volkswagen do Brasil Itens codificados Email: [email protected] 41