Untitled - BEST Porto

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Índice
Introdução _______________________________________________________________________4
Conceito das 24h BEST Engineering Competitons_________________________________________5
II 24H BEC _______________________________________________________________________6
Taste 24H _______________________________________________________________________
Planeamento geral, formato e logística_________________________________________________
Orçamento inicial e rescaldo de contas ________________________________________________
Promoção do Evento _______________________________________________________________
Inscrições _______________________________________________________________________
Balanço das Inscrições _____________________________________________________________
Júri das provas ___________________________________________________________________
Avaliação durante o evento _________________________________________________________
Feedback ________________________________________________________________________
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INTRODUÇÃO
Este relatório, realizado no âmbito do decorrer da 2ª edição da “24H BEST Engineering
Competition”, tem como principal objectivo descrever o planeamento, desenvolvimento e conclusão
do evento de uma forma sucinta, focando os mais importantes aspectos positivos e negativos.
O evento decorreu entre 13 e 15 de Março de 2010, e contou com 10 equipas participantes em
cada modalidade, Team Design ou Case Study, compostas por alunos da Faculdade de Engenharia e
da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto.
O planeamento deste evento iniciou-se em Dezembro com a escolha da coordenadora do evento,
Juliana Oliveira. No entanto, a organização e os trabalhos apenas começaram a meados de
Dezembro, uma vez que o evento também estava dependente do formato da Competição Nacional,
na qual os vencedores iriam ter acesso. Toda a organização e planeamento tiveram assim uma
duração aproximada de 2 meses e meio.
Com este documento pretende-se sobretudo que seja útil para próximas edições de eventos deste
tipo, servindo como base para aplicação de alguns métodos ou opções tomadas, dando
continuidade ao que correu bem e evitando os erros cometidos.
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CONCEITO DAS 24H BEST ENGINEERING COMPETITIONS
A competição de engenharia é uma prova organizada e promovida pelo BEST Porto, e conta com a
participação de alunos da Faculdade de Ciências e Faculdade de Engenharia da Universidade do
Porto. Este evento surge no âmbito de educação complementar, e com objectivo de:
· Possibilitar a aplicação prática de conhecimentos teóricos
· Fomentar o trabalho em grupo
· Motivar a aprendizagem através de novas experiências
· Promover o debate de ideias
· Desenvolver a capacidade de resolução, sob pressão, de problemas ao nível da Engenharia
· Proporcionar momentos de lazer e diversão
II 24H BEC
Nesta segunda edição, com o objectivo de abranger cada vez mais participantes e diversas áreas de
engenharia, os participantes tiveram a possibilidade de escolher entre as 2 modalidades que
decorreram em paralelo:
Team Design: Construção de um protótipo a partir de materiais simples e sujeito a restrições, tendo
em vista atingir um determinado objectivo.
Case Study: Desenvolvimento uma solução hipotética perante a apresentação de uma situação
prática de um determinado problema, ou optimização de um sistema já existente, tendo em conta
as informações e limitações que o desafio impõe.
A competição em si, teve a duração de 3 dias, incluindo a Sessão de Abertura, resolução da prova
(24H), avaliação dos protótipos e das soluções dos problemas e entrega de prémios.
As duas equipas vencedoras da modalidade Team Design e a equipa vencedora da modalidade
Case Study desta competição tiveram acesso à Competição Nacional, em Coimbra, onde
participaram as 15 melhores equipas portuguesas das faculdades do Porto, Aveiro, Coimbra, Lisboa
e Almada:
Por sua vez, os vencedores da Competição Nacional de ambas as modalidades (CS e TD) foram à
Competição Europeia, realizada em Cluj-Napoca (Roménia), infelizmente não foi apurada nenhuma
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equipa do Porto, mas que mesmo assim mereceram a 2ª e 3ª classificação na modalidade de TD, na
Competição Nacional
TASTE 24H
A Taste 24H foi um conceito paralelo à competição 24 horas que permitiu que BESTies de qualquer
canto da Europa viessem cá para experienciar o que é uma competição 24 horas, observarem como
se organiza uma para poderem organizar nos seus LBGs (Grupos Locais BEST).
Uma vez que em 2009 o BEST Porto foi o primeiro LBG a organizar uma competição com duração
de 24H, muitos LBGs mostraram-se interessados, após o mediatismo do evento e começaram a
pedir informações sobre a competição 24 horas. Perante isto,
decidiu-se oferecer-lhes a
possibilidade de estarem presentes durante o evento e contactar com os participantes, promovendo
de certa forma ainda mais convívio e troca de conhecimento entre diferentes culturas!
Na realidade os BESTies internacionais, eles estavam mais interessados em divertir-se do que em
ver como se organiza uma competição, além de que se teve que despender recursos humanos para
estarem com eles.
Estes ficaram em casa de organizadores e não quiseram ficar na faculdade durante as 24h o que
acabou por dificultar levá-los e trazer, quando os organizadores supostamente teriam de estar no
evento.
Por sua vez, alguns tasters de LBGs portugueses, mostraram-se bastante interessados e
participativos durante o evento.
PLANEAMENTO GERAL , FORMATO E L OGÍSTICA
Até à realização da Competição, o planeamento da mesma passou por várias fases, que se pretende
que sejam descritas claramente em seguida, revelando os aspectos mais importantes.
Como dito anteriormente, o planeamento deste evento dito iniciou-se em meados de Dezembro,
começando por avaliar viabilidades dos possíveis formatos do evento, analisando vantagens e
condicionantes. Começou-se pela definição dos responsáveis pelas principais áreas: marketing,
website, Fundraising, responsável pela prova Team Design, Responsável pela prova Case Study,
mini-tasks, Taste 24H.
De seguida, foram estabelecidas, conjuntamente com os responsáveis e a direcção do BEST Porto,
prazos para determinadas tarefas.
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Ao longo do tempo foram realizados updates de como se estavam a desenvolver as tarefas
previstas, alteração de tarefas por soluções mais viáveis, implementados Feedbacks até à data do
evento. [Ver todos os detalhes na Pasta “Logística”]
ORÇAMENTO I NICIAL
O orçamento inicialmente acordado para a II 24H BEC, definido pelo Board e respectivos associados
da organização foi de 1662€ com base nos gastos da primeira 24BEC
€ 250,00
€ 390,00
€ 70,00
€ 190,00
€ 762,00
Marketing
Logistica
Prémios
Alimentação
Materiais Compie
Na realidade, a II 24H BEC teve um custo associado de 1262€, de salientar que não se gastou tanto
em prémios pois tivemos o apoio da “Não há tectos” e também tivemos um bom FR a nível de
materiais para as provas.
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Prémios ;
50,00 €
Marketing;
187,27 €
Gasolina;
25,00 €
Alimentação;
852,80 €
Materiais;
146,86 €
PROMOÇÃO DO EVENTO
A divulgação do evento iniciou-se através do website: http://eventos.bestporto.org/ii24hbec/,
aquando as inscrições online, a 19 de Fevereiro. Através deste, os alunos puderam informar-se
acerca do conceito de “competição de engenharia”, tal como obter detalhes acerca desta edição:
formato, calendário, regulamento e parceiros do evento.
Assim como foram publicadas 2 notícias no website da FEUP e da FCUP, e também foi criado um
evento no Facebook. Foram enviados e-mails dinâmicos informativos para os estudantes sobre o
evento – de notar que a maioria dos participantes tiveram conhecimento através da mensagem de
e-mail – e foram feitos convites para o primeiro e último dia do evento para alunos, docentes, e
director da Faculdade de Engenharia.
Para além da parte “virtual” de promoção, também foram afixados posters em ambas as faculdades
e um roll-up na FEUP, nos pontos de maior afluência de estudantes e flyers e autocolantes
informativos do evento distribuídos em mão e espalhados por salas e corredores.
Lançou-se uma notícia sobre o evento, através da Engenharia Rádio, que foi divulgada do site deles
e na AEFEUP.
Como tem vindo a ser habitual em eventos desta dimensão, também foi instalada uma banca de
promoção de 4 a 10 de Março, no átrio principal da FEUP, onde era possível o esclarecimento de
quaisquer dúvidas com os membros do BEST Porto, tal como a inscrição na competição.
Vários materiais promocionais, folhetos das empresas parceiras estiveram expostos assim como os
prémios dos vencedores, com o objectivo de atrair os estudantes a informar-se sobre o evento e
esclarecer eventuais dúvidas sobre o mesmo.
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Foi igualmente elaborada uma lona com os logótipos dos patrocinadores do evento, e autocolantes
para serem usados nos protótipos. E para recordação do evento foram também feitas nametags
personalizadas para os participantes, júris, tasters e organizadores e sinaleiros para identificar os
devidos locais do evento.
INSCRIÇÕES
As inscrições procederam-se do seguinte modo:
Via online, em equipas ou individualmente
Na banca de inscrições na FEUP, de 04 a 10 de Março, junto aos auditórios.
O pagamento das cauções foi realizado na secretaria da AEFEUP e AEFECUP de 22 de Fevereiro a
03 de Março ou na banca de inscrições promovida pelo BEST Porto
As condições de inscrição, como foi referido anteriormente, cingia os alunos a inscrever-se apenas
numa das modalidades, Team Design ou Case Study, e ainda, o facto de se inscreverem em equipas
com menos de 4 elementos apenas seria admitido em situações excepcionais, que deveriam ser
expostas à organização, para validar ou não a inscrição.
BALANÇO DE INSCRIÇÕES
Como já estávamos à espera, houve maior adesão de inscrições para a modalidade de TD, pois esta
não era uma novidade, e não exige de certo modo um domínio específico, como no CS, em que as
inscrições foram maioritárias de alunos de Gestão, que já estão habituados a resolver casos de
estudo.
O facto de ser uma modalidade nova, até mesmo para os organizadores, o CS foi difícil de divulgar e
incentivar os alunos a participar.
Também pela razão de o evento ter uma duração relativamente razoável e ser uma altura de
bastante trabalho (na FEUP não sei quando não é!) faz com que os alunos não dispensem algum
tempo para eventos extra faculdade.
Assim contemplamos um total de 10 equipas inscritas para a modalidade de TD e 9 equipas para o
CS, totalizando portanto um total de 76 participantes no evento.
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JÚRI DAS PROVAS
Para esta competição foram contactados vários Professores e representantes das Empresas/
Entidades que colaboraram connosco na realização do evento, convidando-os para fazer parte de
algo essencial numa prova deste tipo: o júri.
Sendo esta uma competição de engenharia, para estudantes, dos mais variados ramos, era
extremamente aconselhável a escolha de um júri igualmente variado mas, acima de tudo, com o
espírito para este tipo de iniciativas.
Para a modalidade Tem Design fez parte integrante do júri:
Engº Carneiro Campos (Cinclus)
Prof. Francisco Piqueiro (Departamento de Engenharia Civil, Praticante de aeromodelismo)
Prof. José Esteves (Departamento de Engenharia Mecânica)
Prof. Raimundo Delgado (Departamento de Engenharia Civil)
Relativamente à modalidade de Case Study contamos com a presença do:
Engº Rosário de Trindade (Cinclus)
Prof. Manuel Moniz e Cunha (Departamento de Gestão)
Prof. Nuno Pereira (Director Escola Gestão Porto)
Prof.ª Gabriela Beirão (Departamento de Gestão)
Ao júri coube a responsabilidade da avaliação das apresentações/ soluções e relatórios de equipas,
para além de uma avaliação criativa e funcional do desempenho do protótipo na fase de testes, no
TD.
AVALIAÇÃO DURANTE O EVENTO
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O evento teve início no dia 13 de Março pelas 10h com a Sessão de Abertura, onde se apresentou o
BEST Porto, o evento em si, as provas a serem desenvolvidas, se realizou o sorteio para a
distribuição das equipas para as respectivas salas, e esclarecimento de dúvidas (Apresentação da
mesma em anexo).
No final da mesma, tirou-se a foto de grupo com os participantes, representantes de empresas e
organizadores, encaminhando-se de seguida os participantes para o almoço à cantina da FEP. A
Coordenadora do evento e o Presidente do BEST Porto foram almoçar ao Campus com os
representantes das Entidades que apoiaram o evento.
Às 14h, de acordo com o Schedule começava a realização das provas em si, a “loja” já se
encontrava aberta para as equipas de TD, foram distribuídos os guiões e regulamentos. A sala da
base de Testes já estava igualmente preparada caso as equipas quisessem a priori avaliar as
condições de teste dos protótipos. As dúvidas respeitantes ao TD foram esclarecidas ao longo do
decorrer da prova por o Responsável do TD e/ou Coordenador da equipas das Competições. O Prof
Nuno Pereira, da EGP, distribuiu os respectivos enunciados dos CS.
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Por volta das 17h, os participantes desta modalidade tiveram oportunidades de esclarecer
eventuais dúvidas do Guião, com o mesmo, a partir desse momento, todas as eventuais duvidas,
foram esclarecidas pela Responsável do CS, Daniela Silva.
Relativamente à logística surgiu um pequeno problema no que concerne à distribuição das salas,
pois inicialmente tinha-se planeado ter numa sala uma equipa de CS e outra de TD, no entanto os
participantes consideraram que não seria muito viável trabalhar nestas condições sobretudo para
as equipas de CS, as quais necessitavam de bastante concentração e o ruído provocado pela uso de
ferramentas da equipa de TD, não o permitia.
O problema foi facilmente contornado, uma vez que se tinha reservado salas suficientes para ter
uma equipa por sala, caso existisse algum problema. Assim permitiu-se a quem quisesse ir trabalhar
para uma sala isolada o fizesse, depois de dar conhecimento à coordenadora do evento e esta os
encaminhasse para a devida sala.
Às 19h, os organizadores do evento começaram a preparação do jantar (sopa, salada, pizza, batatas
fritas - pacote e fruta), no final as equipas voltaram ao trabalho.
Ao longo das 24h os participantes tinham disponível uma sala de convívio para relaxar um pouco,
jogar ou cantar singstar, se assim o entendesse, tinham igualmente coffe break contínuo para
“recarregar baterias”, foi neste espaço decorreu também as mini-tasks, nova actividade introduzida
nesta edição, que tinha como objectivo uma maior interacção entre os participantes, organizadores
e tasters, esta actividade consistiu na participação das equipas em actividades lúdicas e divertidas
a decorrer a horas marcadas (ver Guião das mini-taks em anexo). A equipa vencedora, também teve
direito a prémio.
Foram realizadas rondas ao longo da noite por parte da coordenadora e responsáveis das provas
para averiguar se estava tudo a correr como planeado, se precisavam de alguma coisa e também
para esclarecimento de dúvidas.
A sala da base de testes para os protótipos também esteve sempre disponível para as equipas
testarem os seus protótipos, se o pretendessem.
Existiu igualmente uma sala de descanso com colchões para os participantes que quisessem dormir
um pouco.
Às 14h do dia 14 de Março terminou as 24h para a resolução das provas. Recolheu-se os Relatórios
e Apresentações, e os responsáveis de cada equipa guardaram os protótipos numa sala sob
responsabilidade da organização. Seguidamente decorreu o almoço.
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Às 16h iniciaram-se as apresentações em paralelo das equipas de ambas as modalidades, das
quais os júris retiram algumas informações relevantes para a futura classificação da prova. Todas as
apresentações foram feitas em inglês.
No final, a organização procedeu à arrumação de todos os espaços utilizados para o decorrer do
evento.
Na segunda-feira, 15 de Março, pelas 14h teve inicio no relvado central da FEUP o início dos testes
dos protótipos da modalidade de TD e posteriormente os testes indoor, no laboratório de Mecânica.
Foi o momento máximo do evento, onde os alunos da faculdade puderam visualizar o trabalho
desenvolvido pelos participantes. Com umas soluções menos eficazes, outras um pouco melhores, a
realidade é que todos deram o seu melhor, se divertiram e este evento foi alvo de grande cobertura
mediática.
Entretanto foram contabilizados os resultados e avaliações do júri de forma a obter as classificações
dos vencedores
A sessão de encerramento e entrega de prémios teve inicio às 18h30, ao contrário do que estava
previsto, pois como houve desistência de algumas equipas e logo, sobrou tempo, que a priori se
tinha planeado.
Nesta foram feitos os agradecimentos a todas as pessoas e entidades envolventes neste evento, os
júris teceram alguns pareceres acerca do desempenho das equipas e, no final, foram anunciadas as
equipas vencedoras da II 24h BEC, entregues os prémios aos primeiros classificados de cada
modalidade, também aos vencedores das mini-tasks e diplomas de participação para todos os
participantes. Foi ainda entregues os questionários para avaliação do evento por parte das equipas.
Team Desgin:
1º Classificado: Atira Pedras a Pique (FCUP)
Case study:
1º Classificado: Case da Serra (FEUP)
Mini-tasks:
1º Classificado: Schnappi das Kleine Krokodil (FEUP)
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