Untitled - BEST Porto
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Untitled - BEST Porto
2 Índice Introdução _______________________________________________________________________4 Conceito das 24h BEST Engineering Competitons_________________________________________5 II 24H BEC _______________________________________________________________________6 Taste 24H _______________________________________________________________________ Planeamento geral, formato e logística_________________________________________________ Orçamento inicial e rescaldo de contas ________________________________________________ Promoção do Evento _______________________________________________________________ Inscrições _______________________________________________________________________ Balanço das Inscrições _____________________________________________________________ Júri das provas ___________________________________________________________________ Avaliação durante o evento _________________________________________________________ Feedback ________________________________________________________________________ 3 INTRODUÇÃO Este relatório, realizado no âmbito do decorrer da 2ª edição da “24H BEST Engineering Competition”, tem como principal objectivo descrever o planeamento, desenvolvimento e conclusão do evento de uma forma sucinta, focando os mais importantes aspectos positivos e negativos. O evento decorreu entre 13 e 15 de Março de 2010, e contou com 10 equipas participantes em cada modalidade, Team Design ou Case Study, compostas por alunos da Faculdade de Engenharia e da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto. O planeamento deste evento iniciou-se em Dezembro com a escolha da coordenadora do evento, Juliana Oliveira. No entanto, a organização e os trabalhos apenas começaram a meados de Dezembro, uma vez que o evento também estava dependente do formato da Competição Nacional, na qual os vencedores iriam ter acesso. Toda a organização e planeamento tiveram assim uma duração aproximada de 2 meses e meio. Com este documento pretende-se sobretudo que seja útil para próximas edições de eventos deste tipo, servindo como base para aplicação de alguns métodos ou opções tomadas, dando continuidade ao que correu bem e evitando os erros cometidos. 4 CONCEITO DAS 24H BEST ENGINEERING COMPETITIONS A competição de engenharia é uma prova organizada e promovida pelo BEST Porto, e conta com a participação de alunos da Faculdade de Ciências e Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. Este evento surge no âmbito de educação complementar, e com objectivo de: · Possibilitar a aplicação prática de conhecimentos teóricos · Fomentar o trabalho em grupo · Motivar a aprendizagem através de novas experiências · Promover o debate de ideias · Desenvolver a capacidade de resolução, sob pressão, de problemas ao nível da Engenharia · Proporcionar momentos de lazer e diversão II 24H BEC Nesta segunda edição, com o objectivo de abranger cada vez mais participantes e diversas áreas de engenharia, os participantes tiveram a possibilidade de escolher entre as 2 modalidades que decorreram em paralelo: Team Design: Construção de um protótipo a partir de materiais simples e sujeito a restrições, tendo em vista atingir um determinado objectivo. Case Study: Desenvolvimento uma solução hipotética perante a apresentação de uma situação prática de um determinado problema, ou optimização de um sistema já existente, tendo em conta as informações e limitações que o desafio impõe. A competição em si, teve a duração de 3 dias, incluindo a Sessão de Abertura, resolução da prova (24H), avaliação dos protótipos e das soluções dos problemas e entrega de prémios. As duas equipas vencedoras da modalidade Team Design e a equipa vencedora da modalidade Case Study desta competição tiveram acesso à Competição Nacional, em Coimbra, onde participaram as 15 melhores equipas portuguesas das faculdades do Porto, Aveiro, Coimbra, Lisboa e Almada: Por sua vez, os vencedores da Competição Nacional de ambas as modalidades (CS e TD) foram à Competição Europeia, realizada em Cluj-Napoca (Roménia), infelizmente não foi apurada nenhuma 5 equipa do Porto, mas que mesmo assim mereceram a 2ª e 3ª classificação na modalidade de TD, na Competição Nacional TASTE 24H A Taste 24H foi um conceito paralelo à competição 24 horas que permitiu que BESTies de qualquer canto da Europa viessem cá para experienciar o que é uma competição 24 horas, observarem como se organiza uma para poderem organizar nos seus LBGs (Grupos Locais BEST). Uma vez que em 2009 o BEST Porto foi o primeiro LBG a organizar uma competição com duração de 24H, muitos LBGs mostraram-se interessados, após o mediatismo do evento e começaram a pedir informações sobre a competição 24 horas. Perante isto, decidiu-se oferecer-lhes a possibilidade de estarem presentes durante o evento e contactar com os participantes, promovendo de certa forma ainda mais convívio e troca de conhecimento entre diferentes culturas! Na realidade os BESTies internacionais, eles estavam mais interessados em divertir-se do que em ver como se organiza uma competição, além de que se teve que despender recursos humanos para estarem com eles. Estes ficaram em casa de organizadores e não quiseram ficar na faculdade durante as 24h o que acabou por dificultar levá-los e trazer, quando os organizadores supostamente teriam de estar no evento. Por sua vez, alguns tasters de LBGs portugueses, mostraram-se bastante interessados e participativos durante o evento. PLANEAMENTO GERAL , FORMATO E L OGÍSTICA Até à realização da Competição, o planeamento da mesma passou por várias fases, que se pretende que sejam descritas claramente em seguida, revelando os aspectos mais importantes. Como dito anteriormente, o planeamento deste evento dito iniciou-se em meados de Dezembro, começando por avaliar viabilidades dos possíveis formatos do evento, analisando vantagens e condicionantes. Começou-se pela definição dos responsáveis pelas principais áreas: marketing, website, Fundraising, responsável pela prova Team Design, Responsável pela prova Case Study, mini-tasks, Taste 24H. De seguida, foram estabelecidas, conjuntamente com os responsáveis e a direcção do BEST Porto, prazos para determinadas tarefas. 6 Ao longo do tempo foram realizados updates de como se estavam a desenvolver as tarefas previstas, alteração de tarefas por soluções mais viáveis, implementados Feedbacks até à data do evento. [Ver todos os detalhes na Pasta “Logística”] ORÇAMENTO I NICIAL O orçamento inicialmente acordado para a II 24H BEC, definido pelo Board e respectivos associados da organização foi de 1662€ com base nos gastos da primeira 24BEC € 250,00 € 390,00 € 70,00 € 190,00 € 762,00 Marketing Logistica Prémios Alimentação Materiais Compie Na realidade, a II 24H BEC teve um custo associado de 1262€, de salientar que não se gastou tanto em prémios pois tivemos o apoio da “Não há tectos” e também tivemos um bom FR a nível de materiais para as provas. 7 Prémios ; 50,00 € Marketing; 187,27 € Gasolina; 25,00 € Alimentação; 852,80 € Materiais; 146,86 € PROMOÇÃO DO EVENTO A divulgação do evento iniciou-se através do website: http://eventos.bestporto.org/ii24hbec/, aquando as inscrições online, a 19 de Fevereiro. Através deste, os alunos puderam informar-se acerca do conceito de “competição de engenharia”, tal como obter detalhes acerca desta edição: formato, calendário, regulamento e parceiros do evento. Assim como foram publicadas 2 notícias no website da FEUP e da FCUP, e também foi criado um evento no Facebook. Foram enviados e-mails dinâmicos informativos para os estudantes sobre o evento – de notar que a maioria dos participantes tiveram conhecimento através da mensagem de e-mail – e foram feitos convites para o primeiro e último dia do evento para alunos, docentes, e director da Faculdade de Engenharia. Para além da parte “virtual” de promoção, também foram afixados posters em ambas as faculdades e um roll-up na FEUP, nos pontos de maior afluência de estudantes e flyers e autocolantes informativos do evento distribuídos em mão e espalhados por salas e corredores. Lançou-se uma notícia sobre o evento, através da Engenharia Rádio, que foi divulgada do site deles e na AEFEUP. Como tem vindo a ser habitual em eventos desta dimensão, também foi instalada uma banca de promoção de 4 a 10 de Março, no átrio principal da FEUP, onde era possível o esclarecimento de quaisquer dúvidas com os membros do BEST Porto, tal como a inscrição na competição. Vários materiais promocionais, folhetos das empresas parceiras estiveram expostos assim como os prémios dos vencedores, com o objectivo de atrair os estudantes a informar-se sobre o evento e esclarecer eventuais dúvidas sobre o mesmo. 8 Foi igualmente elaborada uma lona com os logótipos dos patrocinadores do evento, e autocolantes para serem usados nos protótipos. E para recordação do evento foram também feitas nametags personalizadas para os participantes, júris, tasters e organizadores e sinaleiros para identificar os devidos locais do evento. INSCRIÇÕES As inscrições procederam-se do seguinte modo: Via online, em equipas ou individualmente Na banca de inscrições na FEUP, de 04 a 10 de Março, junto aos auditórios. O pagamento das cauções foi realizado na secretaria da AEFEUP e AEFECUP de 22 de Fevereiro a 03 de Março ou na banca de inscrições promovida pelo BEST Porto As condições de inscrição, como foi referido anteriormente, cingia os alunos a inscrever-se apenas numa das modalidades, Team Design ou Case Study, e ainda, o facto de se inscreverem em equipas com menos de 4 elementos apenas seria admitido em situações excepcionais, que deveriam ser expostas à organização, para validar ou não a inscrição. BALANÇO DE INSCRIÇÕES Como já estávamos à espera, houve maior adesão de inscrições para a modalidade de TD, pois esta não era uma novidade, e não exige de certo modo um domínio específico, como no CS, em que as inscrições foram maioritárias de alunos de Gestão, que já estão habituados a resolver casos de estudo. O facto de ser uma modalidade nova, até mesmo para os organizadores, o CS foi difícil de divulgar e incentivar os alunos a participar. Também pela razão de o evento ter uma duração relativamente razoável e ser uma altura de bastante trabalho (na FEUP não sei quando não é!) faz com que os alunos não dispensem algum tempo para eventos extra faculdade. Assim contemplamos um total de 10 equipas inscritas para a modalidade de TD e 9 equipas para o CS, totalizando portanto um total de 76 participantes no evento. 9 JÚRI DAS PROVAS Para esta competição foram contactados vários Professores e representantes das Empresas/ Entidades que colaboraram connosco na realização do evento, convidando-os para fazer parte de algo essencial numa prova deste tipo: o júri. Sendo esta uma competição de engenharia, para estudantes, dos mais variados ramos, era extremamente aconselhável a escolha de um júri igualmente variado mas, acima de tudo, com o espírito para este tipo de iniciativas. Para a modalidade Tem Design fez parte integrante do júri: Engº Carneiro Campos (Cinclus) Prof. Francisco Piqueiro (Departamento de Engenharia Civil, Praticante de aeromodelismo) Prof. José Esteves (Departamento de Engenharia Mecânica) Prof. Raimundo Delgado (Departamento de Engenharia Civil) Relativamente à modalidade de Case Study contamos com a presença do: Engº Rosário de Trindade (Cinclus) Prof. Manuel Moniz e Cunha (Departamento de Gestão) Prof. Nuno Pereira (Director Escola Gestão Porto) Prof.ª Gabriela Beirão (Departamento de Gestão) Ao júri coube a responsabilidade da avaliação das apresentações/ soluções e relatórios de equipas, para além de uma avaliação criativa e funcional do desempenho do protótipo na fase de testes, no TD. AVALIAÇÃO DURANTE O EVENTO 10 O evento teve início no dia 13 de Março pelas 10h com a Sessão de Abertura, onde se apresentou o BEST Porto, o evento em si, as provas a serem desenvolvidas, se realizou o sorteio para a distribuição das equipas para as respectivas salas, e esclarecimento de dúvidas (Apresentação da mesma em anexo). No final da mesma, tirou-se a foto de grupo com os participantes, representantes de empresas e organizadores, encaminhando-se de seguida os participantes para o almoço à cantina da FEP. A Coordenadora do evento e o Presidente do BEST Porto foram almoçar ao Campus com os representantes das Entidades que apoiaram o evento. Às 14h, de acordo com o Schedule começava a realização das provas em si, a “loja” já se encontrava aberta para as equipas de TD, foram distribuídos os guiões e regulamentos. A sala da base de Testes já estava igualmente preparada caso as equipas quisessem a priori avaliar as condições de teste dos protótipos. As dúvidas respeitantes ao TD foram esclarecidas ao longo do decorrer da prova por o Responsável do TD e/ou Coordenador da equipas das Competições. O Prof Nuno Pereira, da EGP, distribuiu os respectivos enunciados dos CS. 11 Por volta das 17h, os participantes desta modalidade tiveram oportunidades de esclarecer eventuais dúvidas do Guião, com o mesmo, a partir desse momento, todas as eventuais duvidas, foram esclarecidas pela Responsável do CS, Daniela Silva. Relativamente à logística surgiu um pequeno problema no que concerne à distribuição das salas, pois inicialmente tinha-se planeado ter numa sala uma equipa de CS e outra de TD, no entanto os participantes consideraram que não seria muito viável trabalhar nestas condições sobretudo para as equipas de CS, as quais necessitavam de bastante concentração e o ruído provocado pela uso de ferramentas da equipa de TD, não o permitia. O problema foi facilmente contornado, uma vez que se tinha reservado salas suficientes para ter uma equipa por sala, caso existisse algum problema. Assim permitiu-se a quem quisesse ir trabalhar para uma sala isolada o fizesse, depois de dar conhecimento à coordenadora do evento e esta os encaminhasse para a devida sala. Às 19h, os organizadores do evento começaram a preparação do jantar (sopa, salada, pizza, batatas fritas - pacote e fruta), no final as equipas voltaram ao trabalho. Ao longo das 24h os participantes tinham disponível uma sala de convívio para relaxar um pouco, jogar ou cantar singstar, se assim o entendesse, tinham igualmente coffe break contínuo para “recarregar baterias”, foi neste espaço decorreu também as mini-tasks, nova actividade introduzida nesta edição, que tinha como objectivo uma maior interacção entre os participantes, organizadores e tasters, esta actividade consistiu na participação das equipas em actividades lúdicas e divertidas a decorrer a horas marcadas (ver Guião das mini-taks em anexo). A equipa vencedora, também teve direito a prémio. Foram realizadas rondas ao longo da noite por parte da coordenadora e responsáveis das provas para averiguar se estava tudo a correr como planeado, se precisavam de alguma coisa e também para esclarecimento de dúvidas. A sala da base de testes para os protótipos também esteve sempre disponível para as equipas testarem os seus protótipos, se o pretendessem. Existiu igualmente uma sala de descanso com colchões para os participantes que quisessem dormir um pouco. Às 14h do dia 14 de Março terminou as 24h para a resolução das provas. Recolheu-se os Relatórios e Apresentações, e os responsáveis de cada equipa guardaram os protótipos numa sala sob responsabilidade da organização. Seguidamente decorreu o almoço. 12 Às 16h iniciaram-se as apresentações em paralelo das equipas de ambas as modalidades, das quais os júris retiram algumas informações relevantes para a futura classificação da prova. Todas as apresentações foram feitas em inglês. No final, a organização procedeu à arrumação de todos os espaços utilizados para o decorrer do evento. Na segunda-feira, 15 de Março, pelas 14h teve inicio no relvado central da FEUP o início dos testes dos protótipos da modalidade de TD e posteriormente os testes indoor, no laboratório de Mecânica. Foi o momento máximo do evento, onde os alunos da faculdade puderam visualizar o trabalho desenvolvido pelos participantes. Com umas soluções menos eficazes, outras um pouco melhores, a realidade é que todos deram o seu melhor, se divertiram e este evento foi alvo de grande cobertura mediática. Entretanto foram contabilizados os resultados e avaliações do júri de forma a obter as classificações dos vencedores A sessão de encerramento e entrega de prémios teve inicio às 18h30, ao contrário do que estava previsto, pois como houve desistência de algumas equipas e logo, sobrou tempo, que a priori se tinha planeado. Nesta foram feitos os agradecimentos a todas as pessoas e entidades envolventes neste evento, os júris teceram alguns pareceres acerca do desempenho das equipas e, no final, foram anunciadas as equipas vencedoras da II 24h BEC, entregues os prémios aos primeiros classificados de cada modalidade, também aos vencedores das mini-tasks e diplomas de participação para todos os participantes. Foi ainda entregues os questionários para avaliação do evento por parte das equipas. Team Desgin: 1º Classificado: Atira Pedras a Pique (FCUP) Case study: 1º Classificado: Case da Serra (FEUP) Mini-tasks: 1º Classificado: Schnappi das Kleine Krokodil (FEUP) 13