números de cartões virtuais

NÚMEROS DE CARTÕES VIRTUAIS
UMA GUIA PARA AGENTES DE VIAGENS
Como os números de cartões virtuais podem
ajudar aos agentes de viajens responder aos
desafios de suas empresas
WHIT
PAPERE
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CONTÉUDO
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Introdução
O que é um número de cartão virtual?
Todos ganham na sua empresa
Os números de cartões virtuais são usados para o que?
Quais são os benefícios dos números de cartões virtuais?
Um melhor controle
Uma melhor eficiência
Dados melhores
Como funcionam os números de cartões virtuais?
O quão rápido estão crescendo os números de cartões virtuais?
Como introduzir os números de cartões virtuais no seu programa
de viagens
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INTRODUCÃO
Números de Cartões Virtuais
Uma revolução em controle de pagamento e simplicidade, os números de
cartões virtuais são o novo padrão para pagamentos corporativos. Eles são uma
melhora dramática, tão dramática como a introdução de cheques no século 17
ou a introdução de cartões de crédito de plástico no século 20.
700aC
(dinheiro)
A Sua Guia Para os Números de
Cartões Virtuais
Os números de cartões virtuais estão atraindo muita atenção, mas como
qualquer conceito novo, leva um tempo para ser establecido e entendido. Esse
white paper está projetado para ajudar você a entender tudo o que você precisa
saber sobre os números de cartões virtuais – o que eles são, como eles são
usados, como apresentá-los e como eles podem melhorar a sua empresa.
Na Conferma, nós não gostamos de jargão, por isso temos evitado tanto quanto
possível. Isso parece apropriado porque o objetivo principal de números de
cartões virtuais é o de simplificar os processos complicados que existem agora,
especialmente nos pagamentos de viagem.
Nóspodemos tornar as coisas mais simples, e também torná-las menos caras.
Grandes vitórias podem ser obtidas com a adopção dos números de cartões
virtuais. Esperamos que este artigo vai explicar exatamente como.
1650
(cheques)
1950
cartões de
crédito)
Simon Barker
Chief Executive
Conferma
Ahora
(números
de cartões
virtuais)
Outros nomes para os números de cartões virtuais
A indústria de pagamentos virtuais ainda não
tem um nome padronizado para os números
virtuais que genera. Na Conferma, nós os
classificamos como números de cartões
virtuais, mas em outros lugares você pode
vê-los chamados:
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— contas de utilização única
— contas-fantasmas de uso único
— cartões de crédito virtuais
— números de conta virtuais
— cartões virtuais
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O QUE É UM NÚMERO DE CARTÃO VIRTUAL?
Um número de cartão virtual é um número
de 16 dígitos que se usa do mesmo jeito
do que um número na parte da frente de
um cartão de crédito ou débito normal.
A diferença com um número de cartão
virtual é:
— Ele é gerado digitalmente no ponto de
venda
— O número é usado para só um pagamento
e depois é descartado imediatamente
Se for necessário, um código de segurança
do cartão virtual, também conhecido como
CVV, CVV2 ou CVC (os três dígitos impressos
na parte traseira de um cartão de plástico),
pode ser gerado ao mesmo tempo que
o número de cartão virtual. Você também
pode colocar restrições para o que se utiliza
o número de cartão virtual – incluindo
o fornecedor, a quantidade e o intervalo
de datas para cobrar o número de cartão
virtual.
De onde é que vêm os números?
Os emitentes, geralmente bancos, costumam
gerar seus própios números a partir de
suas próprias faixas licenciadas de trilhões
de números de cartão, também conhecidos
como números de identificação bancária
(BINs em inglês). Todos os principais regimes
(por exemplo, Visa, MasterCard e American
Express) e os principais bancos corporativos
oferecem agora números de cartões virtuais.
Seus clientes têm uma variedade de opções
de pagamento com eles desde crédito total
até débito e pré-pago. No caso de viagens
corporativas, o pagamento do número
de cartão virtual é geralmente faturado
centralmente numa conta de alojamento.
Ao contrário de contas de alojamento que já
existem há mais de 40 anos, as contas dos
números de cartões virtuais aplicam um
número único para casa transação.
Além disso, as contas de alojamento
tradicionais levam algumas preocupações de
segurança. Em alguns casos, os detalhes da
conta de alojamento podem ser conhecido
por muitas pessoas na reserva (e essas
pessoas estão pagando) por sua viagem. Seja
ela armazenada dentro de perfis, escrita em
papel ou, pior ainda, memorizado por vários
agentes de viagens. Porque essa conta de
alojamento é usada para várias reservas
de viagem, ele carrega um grande limite
de crédito suficiente para cobrir todas
as reservas de hotel de sua empresa,
passagens aéreas etc. deixando sua empresa
exposta à possibilidade de mau uso do cartão
ou mesmo fraude. Quando um número de
cartão virtual diferente é utilizado para cada
transação, o limite de crédito disponível pode
ser rastreado até o último centavo.
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TODOS GANHAM NA SUA EMPRESA
Os números de cartões virtuais ajudam
muitas funções diferentes dentro da sua
empresa. Estão aqui alguns exemplos:
Gestor de Viagens
Departamento de Finanças
O Viajante
— Dados detalhados, rápidos e
precisos sobre as despesas de
viagens
— Um melhor cumprimento da política
de viagens
— Potencial para apoiar as estratégias
de reserva abertas
— Traz gastos de viajantes pouco
frequentes (por exemplo,
contratados) no programa global
de viagens
­— Reconciliação automatizada de
compras e pagamentos
— Redução do risco de fraude ou gastos
excessivos
— Os detalhes completos e específicos
da empresa para a realocação
de custo
— Integração automatizada com
gerenciamento de despesas,
contabilidade geral ou sistemas
de ERP
— Custos de processamento mais
baixos para viagens e parceiros
de finanças
— O fluxo de caixa melhora
— Pode ser usado com os bancos
existentes e com outros parceiros
de serviços financeiros
— Ganhe abatimentos do seu banco
nos pagamentos
— Não há necessidade de levar (e
perder) cartões
— Nenhuma responsabilidade pessoal
— Pagamento automático rápido que
pode ser verificado online
— Sem contacto - em essência o
viajante corporativo não precisa
sequer sabem sobre o método de
pagamento que está sendo usado
Recursos Humanos (RH)
Informática
— Maior controle dos gastos dos
empregados
— Processo de pagamento compatível
para todo o pessoal, incluindo
contratados e estagiários
— Método de pagamento mais seguro
para viajantes
— Capacidade de vincular cada
transação pelo número de
funcionário
— Solução global
— Trabalho limitado paro o
departamento
— Melhoria da segurança de dados
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Como os números de cartões virtuais podem resolver
as principais prioridades dos gestores de viagens
A cada ano, uma pesquisa é conduzida para os gestores de viagens a nível mundial para
entender suas principais prioridades para o próximo ano. Números de cartões virtuais
ajudam a resolver as seis principais prioridades em 2014:
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Encontrar formas inovadoras
para gerar poupanças
Impulsionar o crescimento
na Internet
Otimizar o processo de viagem
Como os números de cartões
virtuais ajudam:
­— Melhores dados para melhores
negociações com fornecedores
— Menores taxas para processos
— Baixos custos administrativos
reconciliation)
Como os números de cartões
virtuais ajudam:
— Como um processo digital, os
números de cartões virtuais são
a solução ideal para pagamento
de reservas online
Como os números de cartões
virtuais ajudam:
— Os números de cartões virtuais
facilitam os pagamentos das
viagens, fornecendo um único
número que passa por todas as
partes do processo
— Os relatórios de despesas após a
viagem podem ser removidos
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Continuar promovendo o
programa de viagens
Reformular a política de viagens Desenvolver uma
estratégia móvel
Como os números de cartões
virtuais ajudam:
— Traz viajantes sem cartões plásticos
corporativos no programa de
viagens
— Permite pagamentos em destinos
onde o uso de cartões de
plástico corporativos podem ser
considerados inseguros
— Permite a opção de fazer uma
reserva aberta através do canal
de reserva que o viajante escolhe,
desde que pague com um número
de cartão virtual de uma empresa
Como os números de cartões
virtuais ajudam:
— Ao invés de viajantes que tenham
a lembrar qual é a política, as
regras são incorporadas no
processo de pagamento. Isso faz o
descumprimento impossível
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Como os números de cartões
virtuais ajudam:
— Os números de cartões virtuais são
o método de pagamento perfeito
para reserva móvel porque não há
nenhuma exigência para armazenar
números de cartão permanentes
no dispositivo, oferecendo maior
segurança. Os números de
cartões virtuais também podem
ser utilizados num futuro em
restaurantes, taxis, etc., melhorando
o relatório de despesasimproving
expense reporting
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OS NÚMEROS DE CARTÕES VIRTUAIS
SÃO USADOS PARA O QUE?
A resposta é muito simples. Os números
de cartões virtuais podem ser usados
para pagar qualquer fornecedor que
aceite pagamentos com cartão. Eles são
especialmente úteis em setores da indústria,
um setor com frequentes e recorrentes
transações eletrônicas.
A conexão de viagem
Os números de cartões virtuias foram
originalmente criados para resolver desafios
específicos da industria de viagens, como
os recibos de hotéis virtuais (veja abaixo)
e reservas aéreas de baixo custo. Hoje,
números de cartões virtuais podem pagar
por qualquer tipo de reservas de viagens,
incluindo (ver diagrama à direita):
Fornecedores aceitam números de cartões
virtuais diretamente dos clientes e outros
intermediários. Por exemplo, os agentes de
viagens on-line usam números de cartões
virtuais, muitas vezes para pagar por hotéis
e outras despesas incluídas numa viagem.
Vôos
Acomodação
Ferroviário
Aluguel de carro
Balsa
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QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DOS
NÚMEROS DE CARTÕES VIRTUAIS?
VCNs’ killer application
Um número exclusivo para cada transação
Os muitos benefícios dos números de
cartões virtuais podem ser divididos em
três grupos:
— Um melhor controle
— Dados melhores
— Uma melhor eficiência
Por baixo de todos os beneficios está a
grande vantagem dos números de cartões
virtuais. Cada compra corresponde a um
número único. Isto permite que os dados
possam ser personalizados e você pode
acompanhar a reserva o tempo todo.
A identificação exclusiva faz pagamentos
mais simples e mais flexíveis.
Um melhor controle
Elimine a fraude e os gastos não autorizados
Controle o que os funcionários gastam
Você pode ver todos os parâmetros que você
quiser nas compras feitas com números de
cartões virtuais. Controles personalizados
incluim:
— A quantidade máxima ou a quantidade
exacta que foi pagada
— Quem pagou
— Quando o pagamento foi feito
Minimize o fraude
Um cartão de crédito de plástico pode ser
roubado ou se pode perder. Com os números
de cartões virtuais, o fraude é quase
imposível.
Maximize a transparência
Os números de cartões virtuais dão para a
sua empresa uma trilha de auditoria clara de
exatamente quem pagou por cada compra e
a rastreabilidade é uma prioridade crescente
para as empresas.
Controle sem interferência
Os números de cartões virtuais deixá-lo
permanecer no comando, sem ficar no
caminho de seus funcionários. Além de ter
que fornecer informações obrigatórias da
empresa (como o número de funcionários e
centro de custo), não há processos novos ou
diferentes que têm que percorrer para
fazer um pagamento com um número de
cartão virtual.
Manter a conformidade
Na Conferma, todas as transações
são compatíveis.
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Uma melhor eficiência
Abandone os processos de administração
manuais desatualizados
Os cartões de plástico foram uma invenção
genial do século 20 mas hoje eles ainda
trazem desafios de administração do século
20. Tornando os pagamentos de cartões
plásticos para pagamentos virtuais, tira
esses problemas.
Reconciliação automatizada
Ou, mais precisamente, livrar-se da
necessidade de reconciliação. Todas as
empresas não gostam do trabalho manual
de roconciliar as ordens de compra e as
declarações de pagamento.Sem mencionar
que o processo está sujeito a erro humano.
Com números de cartões virtuais, o
número de pagamento único gerado no
ponto de venda significa que a compra e
pagamento são inerentemente reconciliados
assim que o pagamento é feito.
Alcançar correspondência garantida
Mesmo depois de muitas horas de trabalho,
a reconciliação manual raramente é 100
por cento precisa. Graças à identificação
única dos números de cartões virtuais, sua
correspondência pode agora ser perfeita
pela primeira vez, levando a uma melhor
gestão de informação.
Reduzir o número de funcionários
A eliminação da reconciliação manual reduz
o número de empregados dentro do seu
próprio negócio, o que lhe permite implantar
recursos em outros lugares. Isto resulta em
taxas mais baixas.
Integrar perfeitamente com os seus
outros processos
Dados dos números de cartões virtuais vão
automaticamente no seu sistema contábil
com mínimo ou nenhum impacto sobre os
seus fluxos de trabalho habituais. O mesmo
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é verdade para os seus prestadores de
serviços - que continuam a trabalhar quase
exatamente como antes.
Gerenciar todos os viajantes
As empresas não gostam de dar cartões
corporativos para todos os funcionários que
viajam. Existem também alguns países em
que cartões de plástico são inadequados
por motivos culturais ou económicos. Os
números de cartões virtuais oferecem uma
maneira eficienta para pagar portodos os
viajantes na sua empresa.
Melhorar o fluxo de caixa
Levar mais viajantes sob o guarda-chuva de
soluções de pagamento corporativos através
dos números de cartões virtuais também
melhora o fluxo de caixa. Isso pode levar
a melhores relações com os fornecedores
porque eles recebem o pagamento mais
rápido e alivia qualquer preocupação de fluxo
de caixa.
Reduzir o tempo do relatório de
despensas pós-viagem
Pagamentos dos números de cartões
virtuais podem ser alimentados diretamente
em sistemas automatizados de relatórios
de despesas no ponto de venda. Isso deixa
menos despesas para ser recuperadas após
a viagem, economizando tempo para os
viajantes e administradores de
financiamento.
Ganhe uma solução de pagamento
universal
Números de cartões virtuais são aceitos:
— Em qualquer país onde cartões de plástico
são aceitos
— Por milhões de prestadores de serviços e
fornecedores
— Através de uma ampla gama de divisas
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Porque os números de cartões virtuais
dão para você mais opções de fornecedores
e intermediários
Mais um outro beneficio dos números de
cartões virtuais é que dão para as empresas
mais opções, mais flexibilidade e mais
independência.
Misture seus prestadores de serviços
de viagens
Os números de cartões virtuais são uma
solução universal que pode ser usado com
muitas tecnologias diferentes. Por isso, você
pode misturar seus prestadores de serviços
sem nenhum problema.
Mantenha relações bancárias
e independência
Todos os bancos com divisões corporativas
agora oferecem números de cartões virtuais,
então relações bancárias que já existem
se podem manter e novas relações podem
começar sem problema.
Dados melhores
Mais valioso, mais rápido
Tradicionalmente, gestores de viagens
reunem seus dados de dois fontes principais:
Ganhe dados detalhados
Tradicionalmente, gestores de viagens reuniam
seus dados de dois fontes principais:
O jeito tradicional
— Detalhado mas só mostra a reserva, não
mostra a fatura final com coisas adicionais
— Os dados do cartão mostram a fatura final
mas náo tem muito detalhe
Com números de cartões virtuais
Números de cartões virtuais não tem esse
problema porque incluem as duas coisas. Pela
primeira vez, você tem dados detalhados e que
mostram tudo o que foi pago.
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Ganhe dados completos
Com os números de cartões virtuais,
o número único do cartão fazem para que
os dados nunca possam se perder. Os dados
também são mais compreensivos porques
as faturas dos viajeros não frecuentes podem
se comparar com os dados dos viajantes
mais regulares.
Ganhe dados mais valiosos
Os números de cartões virtuais podem
oferecer informação muito detalhada para
sua empresa.
— Dados da reserva – todos os detalhes no
ponto de venda
— Dados do pagamento – toda a informação
depois do que o pagamento é feito
— Dados da fatura – incluindo itemização do
custo total
— Dados da empresa – todas as coisa
relacionadas com a empresa
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Acelere os relátorios
Pagamentos tradicionais
Com pagamentos corporativos tradicionais,
o cliente recebe uma fatura mensual que
contém detalhes limitados.
Pagamentos com o número de
cartão virtual
Essos pagamentos oferecem um reporte
ao outro dia, como toda a informação
necessária.
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A ração que a informação dos números de
cartões virtuais ajudam a sua empresa
Data professionals talk about the Three Vs of
business intelligence:
— Volume
— Variedade
— Velocidade
Como nós vimos, os números de cartões
virtuais ayud as 3 “Vs”. A melhora pode
ajudar aos gestores de viagens em muitas
formas, incluindo:
— Gestão de fornecedores
— Gestão dos funcionários
— Mexer mais rápido
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COMO FUNCIONAM OS NÚMEROS
DE CARTÕES VIRTUAIS?
No caso de números de cartões virtuais processados pela Conferma, a forma como um
viajante que, normalmente, pagava com cartão é praticamente inalterada.
O pagamento de um bilhete de avião
Passo #1 A Reserva
O cliente usa sua ferramenta de reserva na Internet
(KDS, GetThere, etc)
Ou
Os consultores da empresa de viagens reservam
um vôo através de um sistema de distribuição global
(Abacus, Amadeus, Sabre o Travelport)
Ou
A reserva se faz através de um site de Internet de
reserva direita.
Passo #2 O Pagamento
Tradicionalmente, o consultor teria que copiar e colar
qualquer número de cartão de crédito plástico do viajante
ou número de conta central do seu empregador. Em vez
disso, com números de cartões virtuais, o agente faz
duas coisas:
Digitar as informações do funcionário
O pagamento não pode ocorrer até que os campos
obrigatórios, como o número do funcionário e
o código do cliente são preenchidas.
Gerar um número de cartão virtual
O agente digita uma opção da reserva na tela para
gera o número de cartão virtual. O processo demora
menos de um segundo. O agente aceita o número como
uma transação “Titular do cartão não presente” e o
pagamento é concluído, à medida que flui através da rede
de aceitação de cartões padrão.
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O pagamento de uma reserva de hotel
Passo #1 A Reserva
O cliente usa sua ferramenta de reserva na Internet
Ou
Os consultores da empresa de viagens reservam um
vôo através da página de internet que quiser (GDS,
Hotels.com, etc).
Pagamentos do hotel
(usando qualquer método)
são ligeiramente diferentes.
Os hóspedes normalmente
não sabem no momento da
reserva qual será o valor da
sua factura final.
Passo #2 A garantia de reserva
O mesmo processo do que no passo #2 para um bilhete
de avião, só que o número de cartão virtual é gerado não
para completar o pagamento mas para garantir a reserva.
Passo #3 O nível de tolerância
A empresa ou a ferramenta de reserva na internet
comunica com o hotel um valor máximo que pode ser
cobrado no número de cartão virtual. Normalmente, esta
é a taxa de quarto reservado além de um nível adicional
de “tolerância” para permitir extras, incluindo comida,
bebidas e impostos. Por exemplo, se o viajante vai se
quedar num hotel no aeroporto de Londres por uma taxa
de £200, seu empregador pode definir uma tolerância de
20 por cento, de modo que o máximo a pagar através do
número de cartão virtual será £ 240.
Passo #4 O pagamento no final
Ao sair, o hóspede verifica a conta e, em seguida, o
funcionário do hotel faz o pagamento completo usando o
número do cartão virtual dado no momento da reserva.
Se o anfitrião excedeu o valor permitido do cartão virtual
máximo, o cartão será rejeitado e o hóspede terá que
pagar a diferença fora do bolso, ou se há uma razão
razoável para o gasto excessivo, eles podem entrar
em contato com a empresa de viagens para receber
outro número de cartão virtual.
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O QUÃO RÁPIDO ESTÃO
CRESCENDO OS NÚMEROS DE
CARTÕES VIRTUAIS?
Expansão Rápida
Ainda não há números de toda a indústria,
mas todos os fornecedores de tecnologia
de números de cartões virtuais relatam um
forte crescimento.
Conferma disse em novembro de 2014 que
movimentou 265 por cento maior volume de
transações de pagamento virtual na
setembro 2014 do que em setembro de 2013.
Airplus International disse em agosto de
2014, que os seus negocios dos cartões
virtuais aumentaram 50-60 por cento de ano
a ano.
Citibank disse em maio 2014, que o seu
volume de transações de cartões virtuais
duplicou em 2012 e triplicou em 2013.
Travelport disse em março 2014, que sua
subsidiária pagamentos virtuais eNett
experimentou um crescimento percentual
de três dígitos em 2013.
Um fenômeno mundial
Um benefício adicional de números
de cartões virtuais para corporações
multinacionais é que o processo é
consistente para uso em todo o mundo.
Apenas Conferma tem facilitado pagamentos
com números de cartões virtuais para
fornecedores em 184 países diferentes.
A infra-estrutura para o crescimento está
em vigor
Todos os principais pilares da indústria de
viagens corporativas estão actualmente
ligados à números de cartões virtuais,
oferecendo uma plataforma para o
crescimento rápido. A partir de janeiro de
2015, por exemplo, todos as quatro principais
empresas de viagens globais estão
usando números de cartões virtuais,
bem como quase todas as principais
ferramentas de reserva corporativas,
incluindo Amadeus e-Travel Management,
GetThere, KDS e Traveldoo.
Mapa mostrando todos os 184 países em que Conferma tem tratado um pagamento com número de cartão virtual.
Azul Aceitam pagos con
número de cartão virtual
Amarillo mercado em
evolução
Gris Não aceitam pagos con
número de cartão virtual
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COMO INTRODUZIR OS NÚMEROS DE CARTÕES
VIRTUAIS NO SEU PROGRAMA DE VIAGENS
Fácil de convencer a gerência sênior
Números de cartões virtuais têm muitas
vantagens. A única razão que a gerência
sênior poderia resistir seria por causa de
desconhecimento com números de cartões
virtuais ou por uma cultura que não gosta
de mudanças.
As principais vantagens que normalmente
atraem mais à gerência sênior são:
— Redução de fraudes
— Controle sobre o que pode ser pago aos
fornecedores e quando
— A capacidade de quebrar e alocar custos
para centros de custo
— Nenhuma interrupção aos intermediários
financeiros e os intermediários viajeros
existentes
Fale com sua empresa de gestão
de viagens
A maneira mais fácil e mais eficaz para
introduzir os números de cartões virtuais é
pedir o serviço através da sua empresa de
gestão de viagens. Sua empresa de gestão
de viagens vai assumir a tarefa de o conectar
com as partes interessadas relevantes,
incluindo:
— Seu banco
— O provedor de tecnologia de números de
cartões virtuais
— Seu provedor de reservas na Internet
Comprometa-se com um cronograma
e responsabilidades. Quase tudo deve ser
a responsabilidade da empresa de gestão
de viagens, não sua.
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Fale com seu banco
Seu banco vai processar o pedido, vai
configurar uma conta de cartão virtual e
vai confirmar as credenciais necessárias
através de Conferma ou outro fornecedor de
tecnologia de números de cartões virtuais.
O que o fornecedor de tecnologia de
números de cartões virtuais vai fazer
O provedor de tecnologia criará as ligações
com a empresa de viagens, a ferramenta
de reservas na internet, ou com qualquer
empresa necessaria e vai testar o processo
antes de ir ao vivo.
Não há necessidade de informar os
viajantes e as pessoas que efectua a
reserva
Normalmente, não há necessidade de
avisar ao viajante ou à pessoa que efectua
a reserva, porque a mudança para eles é
quase invisível. A principal exceção a isso
é se você vai modificar o pagamento do
hotel de cartão de crédito plástico para um
número de cartão virtual. Se for esse o caso,
altere a sua política para desviar a nova
regra e comunicá-la rapidamente para o
viajante. Você vai conhecer pouca resistência
porque o novo método vai lhe poupar tempo
ao seu cliente.