organização, sistemas e métodos na administração pública

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA:
GESTÃO DE PROCESSOS NA BIBLIOTECA SETORIAL PROFESSOR VIRGÍLIO
TRINDADE MONTEIRO DO CAMPUS VII DA UEPB
ORGANIZACIÓN, SISTEMAS Y MÉTODOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA:
GESTIÓN DE PROCESOS EN LA BIBLIOTECA PROFESOR VIRGÍLIO TRINDADE
MONTEIRO DE CAMPUS VII DE LA UEPB
ORGANIZATION, SYSTEMS AND METHODS IN THE PUBLIC ADMINISTRATION:
MANAGEMENT OF PROCESSES IN THE SECTORIAL LIBRARY PROFESSOR
VIRGÍLIO TRINDADE MONTEIRO OF CAMPUS VII OF UEPB
DANTAS, Esdras Renan Farias*
SAMPAIO, Débora Adriano**
RESUMO: O estudo pretende verificar a dinâmica administrativa da Biblioteca Setorial do
Campus VII da UEPB a partir da organização, dos sistemas e métodos empregados na
preparação dos recursos informacionais no contexto da gestão de processos, buscando
refletir sobre a importância da OSM para a Gestão Pública. Nos baseamos em Cury (2010),
Araújo (2011a, 2011b), Oliveira (2011) e D’Ascenção (2011) para fundamentar os principais
conceitos abordados. Por meio desses conceitos, os autores nos proporcionam o
entendimento de OSM e gestão de processos. Em relação à metodologia adotada, nos
fundamentamos em Gil (2002) para considerar alguns aspectos metodológicos. Quanto aos
fins a pesquisa é exploratória e descritiva. Quanto aos meios, o estudo tem delineamento
bibliográfico e documental. Segundo a natureza dos dados coletados, a investigação
desenvolve uma abordagem qualitativa. Para o desdobramento do estudo, utilizamos o
método teórico indutivo, necessário ao desenvolvimento satisfatório da pesquisa. A
observação in loco da estrutura organizacional do Centro de Ciências Exatas e Sociais
Aplicadas da UEPB, e da dinâmica administrativa da BSC7, nos propiciou ilustrar a
departamentalização da biblioteca, tendo como gestor o Bibliotecário, e dispostos
hierarquicamente a ele, os diversos setores da biblioteca. Ilustrativamente, o Bibliotecário se
apresenta no topo, coordenando administrativamente as atividades dos setores. A
identificação dos processos de recepção, tratamento e organização dos recursos
informacionais, bem como de disseminação desses recursos, permitiu a construção do fluxo
de informação do ambiente pesquisado, indo desde a recepção dos recursos, passando
pelo processamento técnico, com o tratamento desses recursos, finalizando na circulação,
momento em que a informação chega até o usuário. A análise da dinâmica administrativa da
Biblioteca Setorial do Campus VII nos permite considerar que a gestão de processos, por
meio da função administrativa OSM, tem possibilidades de aplicação nesse contexto
organizacional. A descrição dos processos de tratamento e organização de recursos
informacionais, bem como o entendimento da estrutura do organismo dentro da UEPB, dão
possibilidades de uma futura manualização das atividades exercidas pelos servidores do
setor, e propiciam o pleno desenvolvimento da gestão de processos.
Palavras-chave: OSM na Administração Pública. Gestão de processos. Biblioteca Setorial
Virgílio Trindade Monteiro.
*
Patos, Paraíba, Brasil. Biblioteconomia. [email protected]. Universidade Estadual da
Paraíba, Centro de Ciências Exatas e Sociais Aplicadas, Biblioteca Setorial Professor Virgílio
Trindade Monteiro, Rua Alfredo Lustosa Cabral, S/N, Bairro Salgadinho, CEP: 58706-560.
**
Juazeiro do Norte, Ceará, Brasil. Biblioteconomia. [email protected]. Universidade
Federal do Cariri, Avenida Tenente Raimundo Rocha, S/N, Bairro Cidade Universitária, CEP: 63048080.
RESUMÉN: El estudio tiene como objetivo verificar las dinámicas administrativas de la
Biblioteca Sectorial de Campus VII de UEPB de la organización, sistemas y métodos
utilizados en la preparación de los recursos de información en el contexto de la gestión de
procesos, tratando de reflexionar sobre la importancia de la OSM para la Gestión Pública.
Nos basamos en Cury (2010), Araújo (2011a, 2011b), Oliveira (2011) y D'Ascensión (2011)
para apoyar los principales conceptos tratados en nuestro estudio. A través de estos
conceptos, los autores nos dan una comprensión de los procesos de OSM y de gestión. En
cuanto a la metodología, nos basamos en Gil (2002) a considerar algunos aspectos
metodológicos. En cuanto a los propósitos de investigación es exploratoria y descriptiva. En
cuanto a los medios, el estudio tiene un diseño bibliográfico y documental. Dependiendo de
la naturaleza de los datos recogidos, la investigación se desarrolla un enfoque cualitativo.
Para el desarrollo del estudio, hemos utilizado el método inductivo teórica necesaria para la
satisfactoria del desarrollo propuesto. La observación in situ de la estructura organizativa del
Centro de Ciencias Exactas y Social Aplicada de UEPB y dinámicas administrativas de
BSC7, llevó a ilustrar la departamentalización Biblioteca, con el gerente Bibliotecario, y
dispuesta jerárquicamente de él, los distintos sectores de la biblioteca . De forma ilustrativa,
el bibliotecario realiza en la parte superior, la coordinación de las actividades administrativas
de los sectores. La identificación de los procesos de recepción, procesamiento y
organización de los recursos de información, así como la difusión de estos recursos,
permitió la construcción del flujo de información en el entorno investigado, que van desde la
recepción de los recursos, a través del procesamiento técnico, con el tratamiento de dichos
recursos, poner fin a la circulación, en el que la información llegue al usuario. Análisis de las
dinámicas administrativas del VII Campus Biblioteca Sector nos permite considerar que los
procesos de gestión a través de la función administrativa OSM tiene posibilidades de
aplicación en este contexto organizacional. La descripción de los procesos de tratamiento y
recursos de información de la organización, así como la comprensión de la estructura del
organismo dentro del UEPB, dan posibilidades para un futuro manualização de las
actividades llevadas a cabo por los servidores de la industria, y proporcionar el pleno
desarrollo de los procesos de gestión.
PALABRAS CLAVE: OSM en la Administración Pública. Gestión de procesos. Biblioteca
Virgílio Trindade Monteiro.
ABSTRACT: The study intends to verify the administrative dynamic of Biblioteca Sectorial of
Campus VII of UEPB from the organization, systems, methods used in the preparation of
information resources in the context of the management of processes, seeking to reflect on
the importance of OSM for the Public Administration. This was based on Cury (2010), Araujo
(2011a, 2011b), Oliveira (2011) and D’Ascenção (2011) to substantiate the main concepts
mentioned in our study. Through these concepts, the authors gave us the understanding of
OSM and management of processes. In relation to the methodology used, this was based
on Gil (2002) to consider some methodological aspects. As for the ways of research, it is
exploratory and descriptive. As for the means, the study has bibliographical and documental
outline. According to the nature of the collected data, the investigation develops a qualitative
research. For the unfolding of the study, we used the theorical inductive method, necessary
to the satisfying development of the proposed study. Therefore, the observation in loco of the
organizational structure of Centro de Ciencias Exatas and Sociais Aplicadas (CCEA) of
UEPB and the dynamic administration of BSC7 allowed us to illustrate the
departmentalization of the library, having as manager the librarian, and hierarchically to it,
the several sections of the library. Illustratively, the librarian presents itself in the top,
coordinating administratively the activities of the divisions. The identification of processes of
reception, treatment and organization of information resources as well as the dissemination
of these resources allowed the construction of the flow of information in the researched field,
from the reception of the resources to the circulation, moment when the information gets to
the user. The analysis of the administrative dynamic of the Sectorial Library of Campus VII
allows us to consider that the management of processes through the administrative function
OSM has possibilities of application in the organizational context. The description of
processes of treatment and organization of information resources as well as the
understanding of the structure of the organism inside the UEPB make activities done by hand
possible in the future by the employees in the sector and provide the wide development of
the management of processes.
Keywords: OSM in Public Administration. Process Management. Sectorial Library
Virgílio Trindade Monteiro.
1 INTRODUÇÃO
Em organizações como bibliotecas, em que a informação é o produto de
interesse do público alvo, o ato de disponibilizá-la por meio de produtos e serviços é
antecedido por análise, preparação e organização. Para tanto, entender o fluxo
informacional, bem como mapear processos de análise e tratamento de materiais
informacionais, que podem ser entendidos como um conjunto de documentos que
tornarão acessível a informação, é algo crucial, no sentido de tornar ágil os
processos de preparação que antecedem a disseminação da informação aos
usuários. É nesse sentido, que a temática organização, sistemas e métodos (OSM),
assumem um importante desempenho no entendimento da estrutura organizacional,
na contextualização desta, por meio da teoria de sistemas, bem como, na utilização
de um conjunto de técnicas de análise, desenvolvimento e implantação de
metodologias administrativas, tudo isso, antecedente a gestão de processos,
necessária para ao tratamento e preparação de recursos informacionais.
A pesquisa pretende responder aos seguintes questionamentos: como se dá
a gestão da Biblioteca Setorial do Campus VII (BSC7) da UEPB a partir da
organização, dos sistemas e métodos empregados na preparação dos recursos
informacionais que compõem o seu acervo? Como ocorre a gestão dos processos
de tratamento e organização dos recursos informacionais componentes do acervo
da BSC7? E, qual a importância da OSM para a Gestão Pública?
Diante da vivência desses processos de tratamento e organização da
informação, no tocante a necessidade de entender a complexidade da dinâmica
organizacional do ambiente público, o proponente encontra justificativa profissional
para o desenvolvimento do estudo. Além de justificativa profissional, o proponente
depara-se com uma motivação pessoal pelos estudos e pesquisas voltados a OSM e
gestão de processos para a Administração Pública.
Expostas as inquietações e as justificativas que nos motivaram, o estudo
pretende verificar a dinâmica administrativa da Biblioteca Setorial do Campus VII da
UEPB a partir da organização, dos sistemas e métodos empregados na preparação
dos recursos informacionais no contexto da gestão de processos, buscando refletir
sobre a importância da OSM para a Gestão Pública. Para obter êxito na consecução
do objetivo maior, precisamos alcançar alguns objetivos específicos, quais sejam:
identificar as etapas de preparação dos recursos informacionais; observar os
recursos humanos, a estrutura e situações de trabalho; refletir os processos de
preparação dos recursos informacionais; e, compreender o fluxograma dos
processos informacionais.
2 ENTRE FUNDAMENTOS E REFLEXÕES:
FERRAMENTA ADMINISTRATIVA
OSM
COMO
UMA
NOVA
Para este estudo, entendemos a biblioteca, organismo do setor público,
como parte de um sistema aberto, que segundo Cury (2010), é o microssistema
(instituição) componente do macrossistema – a sociedade – que recebe dela, os
insumos importados do ambiente (recursos humanos, materiais, recursos científicos,
tecnológicos etc.). Para o autor, a efetividade da organização como sistema aberto,
depende do desenvolvimento de produtos e serviços com valor social, isto é, com
ampla aceitação da comunidade atendida. Para alcançar esse resultado, é evidente,
a organização, ao formular sua estratégia, deve considerar, conforme sua natureza,
o ambiente, mais particularmente, a tecnologia. Para Chandler (1962), e estratégia
consiste na relação dos objetivos básicos e de longo prazo com a adoção de
ações e alocação de recursos, necessários para a consecução de metas.
No Século XXI, quando a incerteza domina o ambiente das instituições,
qualquer estudo tem de levar em consideração que elas diferem umas das outras.
Estrutura, pessoal e funcionamento, divergem mesmo que as organizações
pesquisadas produzam o mesmo produto ou prestem os mesmos serviços, tenham
os mesmos números em recursos humanos e atuem no mesmo espaço geográfico
(ARAÚJO, 2011a).
Nos organismos públicos, o ambiente de incertezas ainda é maior. A
dinâmica do espaço organizacional do setor público propicia a diversidade de
recursos humanos, estrutura e situações, pano de fundo das instituições. Essa
diversidade faz da gestão pública, um processo menos padronizado, e, portanto,
mais dificultoso, do que a administração em ambientes do setor privado.
Essa dinamicidade das instituições públicas dificulta a reflexão do setor sob
a ótica da organização, sistemas e métodos. Entretanto, se nas empresas, é
importante priorizar atividades e tarefas, combinando estratégia e organização, em
setores públicos, em que a informação é produto e serviço, tratada e disponibilizada
aos usuários/clientes, isso também se configura de suma importância. A
organização, o sistema e os métodos indicados para o tratamento e organização da
informação devem ser consistentes.
Nesse sentido, é importante a reflexão a partir de OSM e Gestão Pública.
Todavia, o objetivo deste estudo é averiguar a prática de gestão a partir da aplicação
de OSM e gestão de processos em biblioteca universitária, garantindo a ligação
deste espaço organizacional com a temática, considerando ser possível o elo entre
OSM e Gestão Pública.
É importante ressaltar que a temática OSM, segundo Araújo (2011b), surge
para a Administração Pública. Por volta da Segunda Guerra Mundial, na Inglaterra, a
OSM fora incorporada às práticas de gestão de unidades da administração pública,
encarregadas dos processos de arranjo do trabalho, com vistas a torná-lo mais
eficaz e menos dispendioso. Em meados de 1950, pouco mais de 20 nações
passaram a contar com um setor de O&M. Essa área da Administração tomou corpo
na Inglaterra e logo depois se espalhou para o resto da Europa. Causa-nos
curiosidade, sabermos que OSM surge na Administração Pública e, depois, alcança
os ambientes empresariais privados, tendo nesse espaço, maior desenvolvimento e
conotação.
Apesar de ligação notória, atualmente, a prática da gestão propiciada por
OSM, é observada, sobretudo, na administração de empresas, garantindo a
gerência de corporações nos mais diversos ramos. A inexistência de pesquisas
sobre a temática relacionada à Administração Pública revelada por pesquisa em
bases bibliográficas ressalta a dificuldade de rever as pesquisas científicas
desenvolvidas sobre OSM e Gestão Pública, impondo obstáculos a consecução de
uma revisão de literatura. Entretanto, apoiamo-nos em Cury (2010), Araújo (2011a),
Oliveira (2011) e D’Ascenção (2011) para fundamentar a nossa pesquisa.
Para Araújo (2011b), D’Ascenção, Oliveira (2011) e Cury (2010), a estrutura
organizacional deve ser elaborada combinada com os objetivos e as estratégias
estabelecidos pelas organizações, constituindo-se o pilar para o alcance das
situações objetivadas. Para os autores, a estrutura organizacional representa a
organização da ferramenta OSM. Acrescenta Oliveira (2011, p. 63), que
“organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos,
visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos”.
A parte dos sistemas, que compõem a sigla OSM, ratifica a teoria de
sistemas tão presente na administração de empresas e contextualiza a estrutura
organizacional, bem como os métodos de gestão, na sociedade. Para Oliveira
(2011), o sistema, componente maior da teoria de sistemas fundamental ao
entendimento da dinâmica de OSM, consiste num conjunto de elementos
complementares e interdependentes que, unidos, compõem um todo unitário com
algum objetivo, cada um efetuando funções específicas.
Ainda segundo Oliveira (2011), por sua vez, os métodos da atividade de
OSM caracterizam-se como o conjunto de técnicas de análise, desenvolvimento e
implantação de metodologias administrativas.
3 METODOLOGIA
A Biblioteca Virgílio Trindade Monteiro, é a unidade de informação setorial
do Campus VII da UEPB, situado na cidade de Patos, e foi escolhida como campo
de estudo, por ser ambiente de trabalho do pesquisador, favorecendo a observação
necessária para a conclusão da pesquisa.
Em relação à metodologia adotada, nos fundamentamos em Gil (2002) para
considerar alguns aspectos metodológicos. Quanto aos fins a pesquisa é
exploratória e descritiva. Quanto aos meios, o estudo tem delineamento bibliográfico
e documental. Segundo a natureza dos dados coletados, a investigação desenvolve
uma abordagem qualitativa. Para o desdobramento do estudo, utilizamos o método
teórico indutivo, necessário ao desenvolvimento satisfatório dos objetivos propostos.
4 DINÂMICA ORGANIZACIONAL DA BIBLIOTECA SOTORIAL DO CAMPUS VII
DA UEPB
Compreender a estrutura organizacional é primordial para o incremento e a
implantação do plano organizacional. O esboço, os principais aspectos necessários
ao seu delineamento e a ligação com os objetivos da organização, fazem da
estrutura organizacional um instrumento básico para a concretização do processo de
gestão dos ambientes administrativos. A observação in loco da estrutura
organizacional do Centro de Ciências Exatas e Sociais Aplicadas (CCEA) da UEPB,
e da dinâmica administrativa da BSC7, nos propiciou ilustrar a departamentalização
da biblioteca, tendo como gestor o Bibliotecário, e dispostos hierarquicamente a ele,
os diversos setores da biblioteca, como mostra a Ilustração 1.
Ilustração 1 – Departamentalização da BSC7
Fonte: Dados da pesquisa, 2015.
Ilustrativamente, o bibliotecário se apresenta no topo, coordenando as
atividades dos setores de recepção dos recursos informacionais, de processamento
técnico e, de disseminação da informação, dispostos logo abaixo. O setor de
disseminação
da
informação
subdivide-se
em
duas
seções,
dispostas
hierarquicamente logo abaixo, em circulação e serviço de informação ao usuário. A
circulação se encarrega da disseminação da informação presente no acervo de
livros, coleções especiais (trabalhos de conclusão de cursos impressos) e mídias
digitais. O serviço de informação ao usuário se encarrega da disseminação de
informações referentes aos serviços de periódicos impressos, acervo de referência,
e, repositórios institucionais. Essa divisão da biblioteca está ligada aos setores com
acervos que não saem para empréstimos, ou acervos digitais, disponíveis na íntegra
por meio da página na web.
A identificação dos processos de recepção, tratamento e organização dos
recursos informacionais, bem como de disseminação desses recursos, permitiu a
construção do fluxo de informação no ambiente pesquisado, conforme mostra a
Ilustração 2.
Ilustração 2 – Fluxograma de processos da BSC7.
Atividade
Parada
Tomada de decisão
Separação de materiais
Início ou fim de fluxo
Fonte: Dados da pesquisa, 2015.
A Ilustração 2, nos permite perceber a dinâmica de preparação e
disponibilização dos recursos informacionais da BSC7, iniciando com a fase de
recepção dos documentos, passando pelo processamento técnico, com o tratamento
dos recursos, finalizando na circulação, momento em que a informação chega até o
usuário.
5 SINTETIZANDO IDEIAS, CONSOLIDANDO O ESTUDO
Atentos aos objetivos propostos, podemos observar a organização
hierárquica e de divisões de trabalho da BSC7, o que nos deu subsídio para ilustrar
a departamentalização da biblioteca. Foi possível, também, a partir da verificação
dos processos de preparação e disseminação dos recursos informacionais, ilustrar o
fluxograma de processos de gestão.
A análise da dinâmica administrativa da Biblioteca Setorial do Campus VII
nos permitiu considerar que a gestão de processos, por meio da função
administrativa OSM, tem possibilidades de aplicação nesse contexto organizacional.
É a OSM possibilitando a prática de gestão na dinamicidade das instituições
públicas, ambiente de incertezas, de diversidade de recursos humanos, de layouts
físicos, de estruturas e de situações. As linhas que nos fundamentam e o alcance
dos objetivos deste estudo, ilustram o processo de construção do conhecimento e
nos presenteiam com um passeio pela temática OSM. Esse processo de construção
da ciência, viabilizado em novo espaço, revela um novo constructo teórico na
Gestão Pública.
A descrição de processos de tratamento e organização de recursos
informacionais, bem como o entendimento da estrutura do organismo biblioteca
dentro da UEPB, dão possibilidades de uma futura manualização das atividades
exercidas pelos servidores do setor, e propiciam o pleno desenvolvimento da gestão
de processos.
REFERÊNCIAS
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ARAÚJO, L. C. G. A evolução da teoria e da prática nas organizações. In: ______.
Organização, sistemas e métodos: e as tecnologias de gestão organizacional. 5.
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CHANDLER, A. D. Strategy and structures: chapters in the history of the American
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CURY, A. Organização & métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2010.
D’ASCENÇÃO, L. C. M. Organização, sistemas e métodos: análise, redesenho e
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GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas,
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KATZ, D.; KAHN, E. Psicologia social das organizações. São Paulo: Atlas, 1974.
OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial.
20. ed. São Paulo: Atlas, 2011.