principais dicas

Guia para Colaborar Através
das Fronteiras
Supere as distâncias e obtenha o máximo das videoconferências empresariais internacionais
#DefyDistance
CONTEÚDO
- Introdução por Dave Coplin
Chief Envisioning Officer, Microsoft Reino
Unido
- Visão Global: Utilização e
Tendências da
Videoconferência
Empresarial
- Dicas de Colaboração por
País
- Austrália
- Bélgica
- Brasil
- China
- França
- Alemanha
- Índia
- Itália
- Japão
- Holanda
- Polônia
- Rússia
- Cingapura
- Reino Unido
- Estados Unidos da América
- Casos de Uso de Clientes –
Vídeo Colaboração em Ação
- 12 Dicas de Como Obter o Melhor
de Sua Videoconferência
#DefyDistance
INTRODUÇÃO,
por DAVE COPLIN
Chief Envisioning Officer,
Microsoft Reino Unido
U
ma das grandes
vantagens da ficção
científica é a liberdade
que ela dá aos autores. Ela
permite que eles criem um
mundo livre das limitações de
tecnologia e sociedade em
qualquer momento em particular,
e explorem suas ideias mais
selvagens e maravilhosas.
Algumas tecnologias da ficção científica
fizeram o salto do papel para a vida real, e
inovações como scanners corporais, voos
espaciais comerciais e carros autônomos
podem ter sido escritas como ficção científica
alguns anos atrás, mas agora estão se
tornando uma realidade. Porém,
provavelmente a previsão mais bem sucedida
da ficção científica, um componente tecnológico
constantemente encontrado desde Guerra nas
Estrelas até Jornada nas Estrelas, é a
videoconferência.
Podemos ainda não estar todos chamando
nossas famílias através de telas do tamanho da
parede, mas o uso do vídeo para se comunicar
socialmente e para fins empresariais
certamente já alcançou um ponto crítico nos
últimos anos. Isto provavelmente aconteceu
porque a maioria de nós diria que vivemos em
uma época em que a tecnologia tornou-se
uma parte normal e necessária de nossas
vidas cotidianas.
A videoconferência oferece um exemplo
embrionário do impacto desta nova geração
de TI consumerizada, com funcionários usando
uma tecnologia cada vez mais sofisticada para
dominar os processos diários da vida
profissional. E parte deste processo envolve se
comunicar e estabelecer um relacionamento
com os colegas e parceiros que estão
trabalhando em conjunto conosco. Uma falha
em se comunicar neste nível básico pode
resultar em repercussões sociais, profissionais
e até mesmo financeiras.
Sem dúvida, a videoconferência atualmente já
está transformando ativamente as maneiras
com as quais trabalhamos. Ela está permitindo
que os funcionários trabalhem com
flexibilidade e em movimento, removendo a
Evoluímos muito nos últimos 40 anos. De fato,
necessidade de reuniões baseadas em
chegamos muito longe nos últimos quatro
escritório, que são custosas e frequentemente
anos. As inovações tecnológicas recentes, em
inconvenientes; remove a necessidade das
particular, tendem a impactar os consumidores
caras (e poluentes) viagens aéreas; e equilibra
mais do que as empresas, transformando
a inconveniência dos fusos horários. Na
nossas vidas pessoais em ricas experiências
verdade, ser capaz de fazer negócios por
tecnológicas em praticamente todos os
vídeo é uma das mudanças
momentos. Portanto, certamente não
“Encontrar-se para trabalhar profissionais mais
é chegada a hora das empresas
alcançarem nossas vidas pessoais?
de maneira criativa não mais fundamentais e libertadoras
que já vimos em gerações.
necessariamente significa
Somos todos seres criativos
A questão agora é educar
profissionais e independentes,
reunir-se no escritório”
as pessoas sobre como
empregados por nossas empresas
usar esta maravilhosa e incrivelmente útil
para ajudá-las a alcançar grandes resultados, e
tecnologia. Um dos maiores desafios é que o
precisamos nos assegurar de que isso não se
elemento humano da equação não está
perca na corrida por um maior avanço
inteiramente confortável com isso.
tecnológico no mundo do trabalho.
#DefyDistance
“A videoconferência atualmente já
está transformando as maneiras com
as quais trabalhamos”
Este desconforto é causado por uma
combinação de fatores. Algumas pessoas
simplesmente não ficam confortáveis com a
ideia de “estar na frente da câmera”, e pode
levar algum tempo até que a preocupação
com a câmera finalmente seja superada. Além
disso, há o histórico problema de conexões
de Internet ruins ou lentas, que tornaram a
experiência de videoconferência lenta e
frustrante. Porém, à medida que a velocidade
da Internet aumentou com a banda larga e as
redes 3G e 4G, isto está se tornando um fator
menos relevante.
No fim das contas, em minha visão, parte do
desconforto tem raízes em atritos culturais
mais simples, bem como em preocupações
com a facilidade de uso. Muitas pessoas
simplesmente têm medo de ofender ou
parecer simplórios na frente de colegas,
clientes ou parceiros de outros países. O
complexo conjunto de regras que governam
as reuniões de negócios internacionais face a
face é, por alguma razão, totalmente
desordenado quando uma tela de vídeo é
adicionada.
Por que isso acontece? Por que anos de
experiência empresarial e etiqueta nos
abandonam quando uma câmera é colocada
em nossa frente? A remoção da necessidade
de encontrar as pessoas pessoalmente,
juntamente com todas as curiosidades
culturais que acompanham tais encontros,
não torna a videoconferência uma opção mais
preferível?
No mundo do trabalho flexível, onde a força
de trabalho está dispersa, torna-se ainda mais
importante construir confiança através de
uma melhor comunicação. E esta confiança só
pode ser fomentada por uma compreensão
mútua e empatia cultural. A videoconferência
sem dúvida é uma grande força positiva no
mundo empresarial atual – ela aumenta a
produtividade, poupa tempo, reduz custos e
promove um maior senso de colaboração.
O ponto é: encontrar-se para trabalhar de
maneira criativa não mais significa
necessariamente reunir-se sempre no
escritório. E, tanto para o homem de negócios
quanto para o “geek” em mim, isto é muito
empolgante.
Para obter uma cópia do
livro de Dave Coplin:
Business Reimagined
(Negócios Reimaginados)
acesse:
http://www.harriman-house.com/book/
view/557/business/dave-coplin/businessreimagined/
#DefyDistance
GRANDE DESCOBERTA
Até 2016, espera-se que a videoconferência seja o método preferido
de comunicação no mundo. À frente do email e de chamadas de voz.
COLABORANDO
ATRAVÉS DAS
FRONTEIRAS
De acordo com o documento “Visão
Global: Utilização e Tendências na
Videoconferência” (“Global View:
Business Video Conferencing
Usage and Trends”), uma pesquisa
recente com mais de 1200
tomadores de decisão empresariais
conduzida pela Redshift Research e
contratada pela Polycom, a
videoconferência é uma ferramenta
essencial para ajudar a aprimorar a
colaboração das equipes e a
diminuir a distância física e cultural
entre as pessoas que fazem
negócios a grandes distâncias.
email
Telefone
2°
Videoconferência
1°
3°
Videoconferência
email
2°
Telefone
1°
3°
#DefyDistance
A pesquisa mostrou que a videoconferência está
se tornando um padrão difundido e de comunicação
nas empresas em todo o mundo.
Algumas descobertas
da pesquisa:
• 96% dos empresários tomadores de decisão
acreditam que a videoconferência remove as
barreiras da distância e aumenta a
produtividade entre equipes em diferentes
cidades e países.
• Quando perguntados sobre seus métodos
preferidos de comunicação atualmente, os
respondentes elencaram a videoconferência
em terceiro (47%), atrás do e-mail (89%) e
chamadas de voz/audioconferência (64%), e
estes mesmos empresários e gerentes
prevêem que o vídeo será sua ferramenta de
colaboração preferida em 3 anos (52%),
seguido pelo e-mail (51%) e chamadas de
voz/audioconferências (37%).
• 76% dos respondentes disseram que
atualmente usam soluções de vídeo no
trabalho, e 56% dos usuários de
videoconferência participam de pelo menos
uma chamada de vídeo por semana.
• A pesquisa também revelou que 83% dos
respondentes, e quase 90% das pessoas
com idade de 20 a 39 anos, atualmente
usam soluções de videoconferência para
uso pessoal em suas casas, e quase a
metade de todos os respondentes usam a
videoconferência em casa pelo menos uma
vez por semana.
• As três maiores vantagens da
videoconferência são: melhor colaboração
entre colegas globalmente dispersos (54%),
maior clareza nos tópicos que estão sendo
discutidos (45%) e reuniões mais eficientes
(44%).
Os respondentes da pesquisa também
compartilharam suas opiniões sobre o que
torna as reuniões por vídeo mais úteis, as
principais distrações que atrapalham a
qualidade de uma reunião por vídeo, e quais
ferramentas eles precisariam para tornar a
videoconferência ainda mais efetiva para
conduzir negócios ao redor do mundo.
A grande maioria dos respondentes disseram
que é importante tentar compreender as
culturas dos diferentes países quando
estiverem se reunindo por videoconferência
(97%), e 89% dos respondentes pediram que
regras de etiqueta fossem estabelecidas para
ajudá-los a usar melhor a videoconferência em
negócios.
JIM KRUGER
VP Executivo e Chief Marketing Officer
na Polycom
“A crescente popularidade da
videoconferência doméstica,
especialmente na geração do milênio
que está entrando no mercado de
trabalho, é um grande estímulo à
maior preferência e adoção da vídeo
colaboração no local de trabalho.
“Alguns fatores fundamentais para
tornar o vídeo tão popular no
escritório quanto em casa é assegurar
que seja fácil de usar, proporcionar
uma conexão de alta qualidade,
prover segurança de nível corporativo,
além da disposição dos participantes
em aceitar e se adaptar às diferenças
culturais quando se comunicam
através das fronteiras.
“Estamos vendo empresas ao redor
do mundo superarem as distâncias
todos os dias usando a vídeo
colaboração, incluindo uma maior
produtividade, melhor engajamento
dos funcionários e menor tempo de
lançamento no mercado, além de
ajudarem a salvar vidas.”
#DefyDistance
FAÇA
Pedimos aos respondentes da pesquisa para compartilharem os principais
fatores para uma reunião por vídeo de sucesso. Eis o que nos disseram:
Conectar
FALE ALTO E CLARO
69% disseram que a habilidade
de ouvir a todos é importante.
Portanto, assegure-se de
que os microfones estejam
bem posicionados e fale claro
e lentamente, especialmente
quando participantes bilíngues
estiverem envolvidos.
FAÇA AS COISAS SIMPLES
60% disseram que uma
tecnologia simples é
fundamental. Portanto,
lembre-se, quanto mais
fácil você tornar o acesso
e o uso a sua tecnologia,
mais pessoas irão adotá-la.
MANTENHA CONTATO VISUAL
58% disseram que um bom
contato visual é vital para uma
reunião por vídeo de sucesso.
Portanto, olhe para seus colegas
na tela como se eles estivessem
na mesma sala, e assegure-se de
que todos os participantes por
vídeo estejam visíveis na tela.
#DefyDistance
NÃO FAÇA
Também pedimos aos respondentes que identificassem as maiores
distrações em uma reunião por vídeo típica. Eis o que descobrimos:
NÃO IGNORE SEU AMBIENTE
50% mencionaram ser distraídos por música,
ruído ou decoração. Portanto, remova
aquele poster do seu artista preferido e abaixe
a música antes de participar de uma chamada.
NÃO VERIFIQUE O FACEBOOK
51% perceberam pessoas que estavam fazendo outras
tarefas ou parecendo entediadas. Portanto, não
se esqueça, os colegas não precisam ver
sua tela para saber que você não está
totalmente focado na reunião.
Answer
NÃO TRAGA
PESSOAS ESTRANHAS
52% aconselharam evitar juntar-se a
reuniões de locais inadequados. Portanto,
evite se juntar a reuniões de aviões,
trens e shoppings.
NÃO SEJA AQUELE SUJEITO
58% descreveram celulares tocando
como assassinos de reunião. Portanto,
desligue seu celular antes de começar
sua próxima reunião por vídeo. #DefyDistance
Seu Guia de Campo para
uma Videoconferência
Global Mais Efetiva
Como uma especialista global em
videoconferência, e uma empresa
geograficamente dispersa que usa a
videoconferência em praticamente todos os
aspectos de seu negócio, a Polycom
desenvolveu este guia de colaboração para
ajudar as empresas de todo lugar a usarem o
vídeo para se tornarem mais bem sucedidas.
As reuniões por vídeo de hoje em dia
frequentemente juntam participantes de
múltiplos países e culturas, o que dá às
empresas a habilidade de tomar decisões
complexas mais rapidamente, construir maior
confiança entre colegas e clientes, e
proporcionar uma maior compreensão dos
desafios e oportunidades.
Contudo, para serem mais efetivos, os
participantes precisam investir algum tempo
desenvolvendo uma compreensão da
etiqueta profissional e das normas culturais
dos outros países representados na
chamada. A Polycom criou este guia para
ajudar a acelerar este processo, oferecendo
aos leitores uma referência rápida e fácil para
desenvolver tais habilidades e fazer reuniões
mais bem sucedidas.
Esperamos que você use estas percepções
sobre as variações culturais de 15 diferentes
países para obter o máximo de suas reuniões
por vídeo quando estiver colaborando
através das fronteiras.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
AUSTRÁLIA
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Os australianos geralmente preferem
dispensar o excesso de formalidades
profissionais. Use os primeiros nomes
rapidamente e espere que as reuniões
sejam leves e relativamente informais.
Os australianos são conhecidos por sua atitude aberta e relaxada, e esta
simpatia vai muito além das situações sociais, chegando a cultura
empresarial. Use a videoconferência para aproveitar este valioso atributo
e construa relacionamentos duradouros baseados na sinceridade.
• Os australianos apreciam a pontualidade.
Esforce-se para chegar no horário,
embora um atraso de 5 a 10 minutos seja
geralmente aceitável.
Esteja preparado para muito rapidamente chamar os australianos pelo primeiro nome, eles geralmente
preferem dispensar as formalidades profissionais utilizadas por outros países. Devido à natureza plana
da cultura empresarial, a tomada de decisão não necessariamente está nas mãos da pessoa mais
sênior na sala.
• Os australianos terão pautas para suas
reuniões, mas não as seguirão
estritamente, sendo que desvios são
geralmente aceitos se forem vistos como
construtivos.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Um em cada cinco australianos usa o vídeo no trabalho todos os dias e quase dois terços (64%) dos
respondentes australianos que usam videoconferência no trabalho o fazem pelo menos uma vez por
semana. Isto os coloca entre os cinco países que mais usam o vídeo no trabalho pelo menos uma vez
por semana, atrás da Índia (76%), empatados com a Rússia (64%) e ultrapassando Cingapura (56%) e
Brasil (51%).
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
BÉLGICA
A Bélgica inclui dois grupos culturais distintos – a Valônia de língua
francesa no sul e a Flandres de língua holandesa no norte.
A Bélgica é um país de múltiplos idiomas, com holandês, alemão e francês amplamente falados. As
estruturas hierárquicas são fortemente observadas, embora mais no sul do que no norte. É importante
para os belgas desenvolver um nível de confiança em seus parceiros de negócios. Ao usar
videoconferência, tenha a expectativa de que as primeiras reuniões se iniciem com conversas
informais para “quebrar o gelo”.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• O idioma é um assunto sensível na
Bélgica e é fácil ofender com a escolha
incorreta. Se estiver em dúvida, opte pelo
inglês.
• Os belgas tem a tendência de preferir manter
as reuniões formais, portanto prepare-se para
apresentar-se com seu título adequado e
sobrenome.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Com base nas descobertas da pesquisa da Polycom, o uso da videoconferência através de telefones
móveis deverá dobrar nos próximos 3 anos. Enquanto 25% dos usuários de vídeo belgas dizem usar
vídeo móvel profissionalmente hoje em dia, 50% dos respondentes disseram que pretendem usar um
tablet ou smartphone para videoconferência em até 3 anos.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
BRASIL
Ao fazer negócios no Brasil, é importante lembrar que os relacionamentos
têm importância fundamental, mais ainda do que acordos assinados.
Os brasileiros gostam de fazer negócios com pessoas que conhecem e confiam, e portanto você
frequentemente encontrará membros da mesma família trabalhando juntos. Reunir-se por vídeo pode
ajudar muito a conquistar a confiança e a construir um relacionamento pessoal sólido ao fazer
negócios no país.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Quando perguntados sobre quais métodos de comunicação eles irão preferir daqui a 3 anos, os
brasileiros elencaram de forma avassaladora a videoconferência como seu método preferido de
comunicação empresarial em 2016. O vídeo posicionou-se como o método preferido daqui a 3 anos
por 68% dos respondentes no Brasil, mais da metade do número de respondentes que selecionaram
os dois próximos métodos de comunicação em termos de preferência daqui a 3 anos: email (38%) e
chamadas de voz/audioconferência (33%).
Além disso, quando perguntados sobre qual tipo de dispositivo de videoconferência deverão estar
usando em 3 anos, 71% dos respondentes brasileiros disseram que usariam dispositivos móveis – o
máximo de todos os países da pesquisa – seguidos de PCs laptops ou desktop (64%) e salas de
conferência (49%).
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Os brasileiros gostam de cultivar
relacionamentos pessoais de negócios –
use a videoconferência para ajudar a
construir confiança e conexão.
• Os brasileiros são muito relaxados em
sua abordagem às reuniões. Não tente
apressar os assuntos de negócios, nem
espere que as reuniões sempre se
iniciem no horário marcado.
• A cultura brasileira considera o sinal de
'OK' – usando o polegar e o indicador –
como um insulto. Evite usar este gesto.
• Faça as chamadas de vídeo em locais
apropriados, tais como o escritório, um
home office ou outro local de trabalho
tranquilo. O que os brasileiros acham que
causa maior distração durante uma
reunião por vídeo são participantes que
se conectam de locais inadequados, tais
como transportes públicos ou lojas. 71%
dos brasileiros disseram que isso distrai a
atenção, quase 20 pontos percentuais a
mais que a média mundial.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
CHINA
Um estreito relacionamento pessoal baseado em confiança e respeito
é a base de muitas conexões na China, tanto em termos pessoais
quanto profissionais.
O conceito de respeito é onipresente na cultura chinesa. No encontro inicial com um colega
empresarial na China, mostrar uma atitude humilde é uma maneira efetiva de fazer uma primeira
impressão positiva.
Em uma cultura empresarial que põe forte ênfase no respeito e harmonia, é seguro esperar que a
comunicação com pessoas de negócios na China seja implícita e indireta de tempos em tempos. Como
resultado, dizer “não” pode ser desafiador em uma cultura que tende a usar frases similares a “vamos
ver” ou “talvez” significando “não.”
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• O respeito é fundamental nos negócios
com a China. Evite ações potencialmente
desrespeitosas, como interromper um
colega, que poderiam ser vistas como
descortesias. Dizer “não” diretamente
pode ser desafiante e criar uma situação
embaraçosa em uma reunião. Ao invés
disso, use uma comunicação mais
indireta e uma linguagem mais suave
enquanto você trabalha em direção a um
acordo.
• Posto e hierarquia são de fundamental
importância, portanto preste atenção
especial em ser respeitoso com as
pessoas seniores.
Empresários na China valorizam muito a pontualidade, e as reuniões quase sempre se iniciam no
horário marcado. Sempre que um grupo se junta a uma reunião, geralmente a última pessoa a entrar é
a mais sênior.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
FRANÇA
Uma das mais importantes coisas a ter em mente ao fazer negócios
na França é o grau em que se espera formalidade e profissionalismo.
Os empresários franceses colocam uma importância particular na aparência quando se trata de
primeira impressão, tanto em termos de vestimenta quanto de cuidado pessoal.
Embora seja geralmente recebido de forma positivo usar o francês para os cumprimentos, a menos
que você fale fluentemente tente não usá-lo para qualquer coisa além das amabilidades iniciais.
Quando chegar a hora de se apresentar, faça-o de forma completa e formal. Isto aplica-se em especial
ao usar videoconferência para se reunir com colegas franceses ou contatos ao redor do mundo. Não
se surpreenda se as outras pessoas se apresentarem primeiro por seus sobrenomes.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Os empresários franceses valorizam a
formalidade e o profissionalismo. Lembre-se
de sempre se referir aos participantes de uma
videoconferência usando seus títulos formais
apropriados.
• Mantenha qualquer conversa longe de
assuntos pessoais e não seja afetado por
interrupções ou comentários no meio de sua
fala. Evite comer durante uma chamada – isto
é visto como má educação.
• Na França, o sinal de 'OK' – com seu polegar
e indicador – significa 'zero' ou 'nada.' Evite
usar este gesto a menos que este seja o
significado que você deseja.
Ao falar com empresários franceses, especialmente em qualquer situação de grupo ou vídeo, sempre
se refira a elas como “Senhor” (“Monsieur”), “Senhora” (“Madame”) ou outro título apropriado
(especialmente títulos acadêmicos). Ao falar ou se apresentar para franceses, espere ser interrompido
por participantes fazendo perguntas ou comentários sobre o que está sendo dito. Isto não é uma
tentativa de minar ou de ser rude com o interlocutor, é parte do estilo normal francês de conversação.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Os empresários tomadores de decisão na França indicaram que “tecnologia que seja direta e fácil de
usar” é a característica mais importante em uma reunião por vídeo ideal (citado por 59% dos
respondentes).
Contudo, isto foi seguido de perto por um bom áudio – a habilidade de ouvir todos com nitidez – que
praticamente empatou com uma tecnologia que seja direta como a principal característica de uma
reunião por vídeo ideal (58% dos respondentes). Menos de um quarto (23%) dos respondentes
franceses vêem animais de estimação aparecendo na tela como causadores de distração durante uma
reunião por vídeo.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
ALEMANHA
Alemães são rigorosos em relação à pontualidade – de trens a encontros
sociais a reuniões de negócios. Chegar atrasado é inaceitável na cultura alemã.
Também há um forte senso de responsabilidade social entre o povo alemão, e se o seu
comportamento foi corrigido de alguma maneira, não fique ofendido. Isto certamente estará sendo
feito por um senso de dever, e não como uma forma de embaraçá-lo.
Os empresários alemães também apreciam uma rodada de saudações e apresentações no início de
uma reunião por vídeo. Hierarquia é importante nas organizações alemãs, especialmente em grandes
corporações. Além disso, os funcionários alemães raramente discordarão de seus superiores em
público e geralmente seguirão o que seus superiores dizem na maioria das situações.
O povo alemão também é conhecido por sua eficiência e franqueza – para eles é importante chegar
ao ponto nas discussões de forma direta e rápida.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Embora somente aproximadamente um quarto (27%) de todos os respondentes considerem uma
distração ver animais de estimação na imagem de uma chamada de videoconferência, um terço dos
respondentes na Alemanha acham que crianças na sala são uma distração. O que os alemães acham
que causa mais distração em uma videoconferência? Mais de metade (56%) dos respondentes
disseram que um telefone celular tocando é uma distração.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• O povo alemão valoriza a pontualidade.
Prepare-se para que as reuniões comecem no
horário marcado e seja formal em sua
abordagem.
• Hierarquia e respeito em relação a figuras
seniores são considerados muito importantes.
Permita que a pessoa mais sênior na reunião
por vídeo sente-se no meio da sala, com os
subordinados a seu redor.
• As especificidades gestuais na
Alemanha seguem um padrão similar a outras
nações europeias. Por exemplo, como na
França e na Itália, você deve evitar fazer um
sinal de 'OK' com seu polegar e indicador. Na
Alemanha, este gesto é considerado um
insulto.
• Além disso, não aponte seu indicador para
sua cabeça, pois isso é considerado um gesto
extremamente insultuoso.
• Alemães geralmente preferem um ambiente
de trabalho arrumado. Quando participar de
uma videoconferência, assegure-se de que
sua sala esteja arrumada e silenciosa. Um
traje conservador é preferido.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
ÍNDIA
No passado, ao se encontrar com empresários na Índia, mesmo por
videoconferência, a saudação apropriada era juntar as mãos como em
oração, curvar-se levemente e dizer “Namaste” (pronunciado na-mas-tei).
Atualmente todos ficam satisfeitos em saudar com um aperto de mãos quando se encontram
pessoalmente, embora a saudação tradicional ainda seja apreciada em reuniões por videoconferência.
Na Índia, a maioria do poder nas empresas se concentra nas figuras seniores (frequentemente uma
única pessoa), que também tenderão a ser os mais velhos. É esperado mostrar a eles um respeito
apropriado. Quando uma reunião começar haverá alguma conversa informal, na qual a família
frequentemente será o assunto. Perguntar e mostrar respeito à família de alguém, perguntando sobre
ela, será muito bem recebido.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
De todos os países no estudo, a Índia foi a líder no uso do vídeo no trabalho. Daqueles que usam
vídeo atualmente, mais de três quartos (76%) dos respondentes da Índia usam o vídeo no trabalho pelo
menos uma vez por semana e mais de um terço (34%) usa vídeo no trabalho todos os dias. Os
empresários tomadores de decisão também têm a maior preferência pelo vídeo como método de
comunicação em 2016, com mais de três quartos (77%) dos respondentes indicando que o veriam
como sua maior preferência em 3 anos.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Os negócios podem demorar um longo
tempo na Índia. Não espere que os assuntos
sejam resolvidos rapidamente e não tente
apressar as coisas.
• As reuniões frequentemente começam com
conversas informais, muitas vezes com
perguntas sobre a família. Ao se reunir por
videoconferência, recomenda-se que você
inicialmente se engaje em uma conversa
informal, pois seria considerado descortês
começar imediatamente a discutir os assuntos
de negócios.
• Um traje profissional apropriado é mais
importante na Índia do que em qualquer outro
dos 12 países pesquisados. A pesquisa
descobriu que 38% dos respondentes acham
que um traje apropriado ajuda a se obter uma
reunião por vídeo ideal, versus 21% de todos
os respondentes da pesquisa globalmente.
• Os líderes empresariais na Índia valorizam um
bom contato visual, com 74% dos
respondentes da pesquisa dizendo que isto é
o aspecto mais importante para uma reunião
por vídeo ideal. Este percentual pode ser
comparado aos 58% dos respondentes
globais da pesquisa que elencaram o contato
visual como importante para uma reunião por
vídeo ideal.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
ITÁLIA
Gestos e linguagem corporal são importantes na cultura italiana.
Os italianos preferem manter contato visual durante as conversas; uma das consequências disso é que
os empresários italianos ficam muito mais confortáveis fazendo negócios quando são capazes de ver a
pessoa com quem estão falando, algo que deve ser lembrado ao conduzir comunicações a longa
distância. Use a videoconferência para obter uma empatia com seus colegas italianos – eles
apreciarão ver que você está tão entusiasmado com o negócio quanto eles estão.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Não subestime o poder da visão; os italianos
valorizam muito a habilidade de ver e fazer
contato visual com aqueles com quem estão
fazendo negócios. Sempre que possível
escolha a videoconferência para ajudar a
construir a empatia.
• Os empresários italianos geralmente esperam
que os participantes das reuniões se
expressem verbalmente, por comentários
falados, e visualmente, por expressões faciais
e gestos. Não tenha medo de exibir
linguagem corporal ao se comunicar. Seja
aberto, relaxado e confiante, e você
perceberá que seu colega italiano geralmente
retribuirá da mesma forma.
• Não tenha medo de mostrar seu entusiasmo
durante as reuniões; isto será bem recebido e
ajudará a criar empatia.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
JAPÃO
O grupo é considerado mais importante que o indivíduo ao se conduzir
negócios no Japão. Com isso, o orgulho pessoal tem grande importância
na cultura japonesa.
A combinação destes fatores tende a significar que críticas diretas e confrontos são raros. Sutilezas e
indiretas são características importantes, e ser capaz de dizer “não” sem realmente dizer “não” é
fundamental para fazer negócios no Japão.
Tente evitar o uso de gestos e movimentos excessivos durante a fala. O orgulho pessoal e a lealdade
são altamente considerados na cultura japonesa, portanto não é surpresa que relacionamentos
pessoais construídos com base em confiança e respeito mútuos sejam fundamentais para fazer
negócios com sucesso no Japão. Conversas informais são comuns antes de iniciar as discussões
profissionais e são uma forma de conhecê-lo melhor, de modo que um relacionamento possa ser
construído.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Críticas e confrontos diretos são raros na
cultura japonesa. Aprenda como dizer “não”
sem realmente dizer “não.”
• Construir um relacionamento profissional com
base na confiança e respeito mútuo é
essencial. Respeite a hierarquia empresarial e
não tente passar por cima de seus parceiros e
colegas.
• O silêncio para reflexões e considerações é
comum em reuniões de negócios. Não fique
incomodado pelo silêncio na conversa. Use
outras ferramentas no vídeo – tais como
apresentações e demonstrações – para
manter a conversação fluindo.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
HOLANDA
A cultura empresarial holandesa é muito plana, e os membros seniores
da equipe são usualmente muito abertos ao diálogo com os funcionários
mais juniores.
A pontualidade nas reuniões é apreciada, e mudanças de planos devem ser comunicadas com a maior
antecedência possível. Ao usar soluções de vídeo mantenha o contato visual e não se surpreenda se
receber respostas diretas como “sim” ou “não”, um elemento fundamental na franqueza holandesa.
Mantenha sua apresentação ou discussão efetiva e curta.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Os holandeses apreciam interações diretas.
Evite conversas ao redor de um assunto e
simplesmente vá direto ao ponto.
• De acordo com a pesquisa da Polycom, os
empresários holandeses elencaram “sem
distrações externas” como o aspecto mais
importante de uma videoconferência ideal
(citado por 61% dos respondentes). Assegure
se de participar de uma videoconferência de
um local silencioso e minimize ou elimine as
distrações, como músicas de fundo ou
pessoas passando por trás de você.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Mais da metade (54%) de todos os respondentes da pesquisa na Holanda ou não estão atualmente
usando a videoconferência no trabalho, ou usam menos de uma vez por mês (citado por 16% dos
respondentes). Contudo, 46% dos respondentes na Holanda dizem que esperam que o vídeo seja um
de seus métodos preferidos de comunicação no trabalho em 3 anos, ficando em segundo lugar logo
atrás do email (48%). Muito deste crescimento no uso pode ser estimulado pela videoconferência em
dispositivos móveis. Atualmente na Holanda, 39% dos respondentes que atualmente usam vídeo
utilizam dispositivos móveis para videoconferência no trabalho. Até 2016, 52% dos respondentes que
atualmente usam vídeo prevêem que os dispositivos móveis serão seu dispositivo de vídeo preferido,
um aumento de 33%.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
POLÔNIA
Relacionamentos são uma parte vital da vida profissional do polonês,
particularmente se você deseja cultivar uma conexão empresarial de
longo prazo.
Usar a videoconferência para conhecer seus colegas e clientes pode ser um diferencial fundamental
entre você e a concorrência, ajudando a construir empatia e compreensão. Conversas pessoais
também são uma parte usual das reuniões de negócios, portanto use o início de suas chamadas de
vídeo para perguntar sobre família, feriados e o tempo antes de passar aos negócios.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Franqueza e honestidade são muito
valorizadas na sociedade polonesa, bem
como a cortesia e polidez. 59% dos usuários
de vídeo entrevistados na Polônia disseram
que um bom contato visual leva a uma reunião
ideal, nove pontos percentuais a mais do que
a média do resto do mundo. Esforce-se para
manter um bom contato visual durante uma
videoconferência.
• Atrasos são desaprovados. Chegue às
reuniões no horário marcado.
A estrutura hierárquica, na qual a idade e a educação são muitas vezes peças fundamentais do
ambiente de negócios, é regularmente observada pelos empresários poloneses. A cortesia profissional
básica – por exemplo, abordar as pessoas como "Sr." e "Sra." - é amplamente observada e apreciada.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Mais de metade (59%) dos respondentes na Polônia que atualmente usam vídeo dizem que usam ou
usariam a videoconferência no trabalho em situações de trabalho flexível.
Quase metade dos respondentes que usam vídeo na Polônia (49%) considera uma distração quando
vêem animais de estimação aparecer na imagem de uma videoconferência – a maior resposta entre
todos os países da pesquisa. Em comparação com alguns países europeus, apenas cerca de um
quarto das pessoas na França e na Alemanha, e cerca de um terço na Rússia, acham que animais de
estimação são uma distração.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
RÚSSIA
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Os empresários russos gostam de cultivar os
relacionamentos profissionais face a face. Use
as soluções de vídeo para ajudar a construir
confiança e empatia.
Ao realizar negócios na Rússia, esforce-se em desenvolver um forte
relacionamento profissional – isto vai ajudar muito.
• A cultura russa considera o sinal de “OK” –
usando o polegar e o indicador – como um
insulto. Evite usar este gesto.
Embora as empresas russas tenham uma estrutura hierárquica, deve-se lembrar que as decisões da
sociedade russa são muitas vezes feitas de maneira relativamente aberta e democrática. Dito isto,
mostrar o devido respeito a figuras seniores é um passo essencial para ser aceito pelos empresários
russos.
• Roupas chamativas podem ser vistas como
casuais demais. O traje profissional deve ser
conservador em termos de cor e estilo.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Dentre todos os 12 países do estudo, a Rússia lidera o uso da videoconferência para o trabalho flexível,
com cerca de dois terços (61%) dos respondentes que atualmente usam vídeo indicando que esta é ou
seria uma forma que eles usariam a videoconferência no trabalho. De fato, o trabalho flexível foi o
principal uso ou potencial de uso da videoconferência no trabalho por russos que atualmente usam
vídeo, seguido por reuniões locais/não-internacionais entre escritórios (53%) e desenvolvimento de
novos negócios/vendas (47%).
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
CINGAPURA
Introduções amigáveis são importantes ao fazer negócios com Cingapurianos,
mas conversas informais são frequentemente reservadas para depois que uma
relação seja estabelecida e, mesmo assim, isso depende muito da formalidade
da reunião. Boa cronometragem e pontualidade são essenciais.
As relações pessoais são quase tão valiosas quanto a empresa onde você trabalha, por isso esforcese em construir confiança e amizade em seus relacionamentos profissionais. Dito isto, os cingapurianos
apreciam ir direto ao ponto. A hierarquia é observada nos negócios e, em algumas empresas mais
antigas e tradicionais, os participantes das videoconferências podem não tomar seus lugares até que
indicado pelo pessoal sênior. Historicamente, era melhor tratar as pessoas pelo título e sobrenome,
embora hoje em dia referir-se às pessoas pelo primeiro nome seja mais comum.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Com mais da metade (56%) dos usuários de vídeo respondentes em Cingapura usando vídeo no
trabalho pelo menos uma vez por semana, e quase um quarto usando todos os dias, Cingapura só
perde para a Índia (onde 76% dos respondentes usam vídeo pelo menos uma vez por semana) em
termos do maior uso regular de vídeo no trabalho dentre todos os países do estudo da Polycom.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Seja aberto, amigável e civilizado, mas
respeite a natureza complexa das relações de
negócios de Cingapura. Use soluções de
vídeo para conhecer seus contatos tanto
socialmente quanto profissionalmente – um
aceno de cabeça, um sorriso e apresentações
detalhadas são sempre apreciados.
• Conversas informais não são largamente
observadas na primeira reunião. Planeje para
que a conversa permaneça bastante formal
até que o relacionamento esteja mais
desenvolvido.
• As decisões são tomadas muito rapidamente
– esteja preparado para discutir detalhes e
negociar os pontos principais em uma
conversa acelerada.
• Atrasos e demonstrações de emoção
geralmente não são bem recebidos. Chegue
no horário marcado e mantenha-se
equilibrado.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
REINO UNIDO
Em um ambiente de negócios, especialmente quando se reunem por
vídeo pela primeira vez, os executivos britânicos gostam de abordar
ou saudar os participantes na chegada e na saída.
A pontualidade é importante e é preferível que as reuniões sejam agendadas com muita antecedência
para que haja tempo para a preparação. Espere uma conversa educada e conversas informais antes
de prosseguir com quaisquer assuntos relacionados aos negócios.
Em termos de controle, decisões importantes em empresas britânicas serão feitas por membros
seniores da equipe, ou como um consenso do grupo. Como resultado, as decisões podem exigir
algum tempo para serem formalmente aprovadas e para assegurar que o procedimento correto seja
seguido. Use o vídeo como uma maneira de ajudar a acelerar o processo de tomada de decisão
quando lidar com empresas britânicas e sempre garanta que os decisores corretos estejam presentes.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Empresários britânicas gostam de abordar ou
saudar os participantes no momento da
chegada e ao sair de uma reunião. Ao se
reunir por vídeo pela primeira vez, sugira uma
'mesa redonda' virtual de apresentações.
• As decisões em grupo são particularmente
importantes na cultura empresarial britânica.
Espere que as decisões levem mais tempo e
utilize as soluções de vídeo para ajudá-lo a
alcançar essas decisões.
• Executivos de empresas britânicas são
reconhecidos por ter um senso de humor
único, que muitas vezes chega às discussões
de negócios, para ajudar a construir empatia
ou aliviar o clima. Não se incomode pelo uso
de humor ao se reunir por vídeo.
• Pessoas de negócios britânicas tendem a
preferir vernáculos simples. Tente evitar
linguagem ostensiva ou sensacionalista.
Quase quatro em cada cinco respondentes (79%) do Reino Unido que atualmente usam vídeo utilizam
um laptop ou desktop para fazer videoconferência com seus colegas, e 79% esperam trabalhar desta
forma daqui a três anos. A sensação britânica de decoro é evidente nos 91% dos respondentes que
acreditam que as empresas devem estabelecer regras de etiqueta para videoconferência.
#DefyDistance
PRINCIPAIS DICAS
ESTADOS UNIDOS
DA AMÉRICA
Com muitas empresas nos EUA tendo vários escritórios espalhados pelos 50
estados e pelo mundo, as soluções de vídeo são vistas como fundamentais
para a construção de equipes e para acelerar o processo de tomada de
decisão em todo o país, bem como no cenário mais amplo de negócios globais.
As reuniões são, sempre que possível, curtas mas sérias, com pouca conversa informal. Os
participantes normalmente recebem uma pauta antes da reunião.
FATO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Curiosamente, quando perguntados o que torna ideal uma videoconferência, respondentes dos EUA
escolheram um aspecto decididamente não-visual em uma chamada de vídeo: um bom áudio. Cerca
de quatro quintos (80%) dos empresários tomadores de decisões dos EUA escolheram "Eu posso ouvir
todos claramente" como sua principal preocupação para uma reunião ideal por vídeo.
PARA COLABORAÇÃO
INTERCULTURAL
• Quase dois terços (61%) dos respondentes
nos EUA que atualmente usam vídeo disseram
que a eliminação das distrações é
fundamental para a realização de uma reunião
de vídeo mais produtiva. Certifique-se de que
você esteja em um ambiente adequado para
uma reunião por vídeo, de modo que você
possa ser ouvido e visto.
• Frequentemente o líder da reunião sentará no
meio da sala e tipicamente conduzirá a pauta.
• Os americanos são mais propensos a fazer
perguntas em reuniões como um meio de
estimular a abertura e a transparência. Ao
participar de uma reunião por vídeo, preveja
que você será solicitado a contribuir para a
reunião e esteja preparado para falar diante
das câmeras.
• As reuniões tendem a começar e terminar no
horário marcado. Procure ser pontual.
#DefyDistance
Casos de Uso de Clientes
– Vídeo Colaboração em
Ação
Na Polycom somos apaixonados pelos
benefícios da videoconferência e, como um
dos maiores usuários de videoconferência no
mundo, desfrutamos destes benefícios todos
os dias.
Mas não acredite somente em nossa palavra;
nossos clientes também estão obtendo
enormes benefícios. De empresas de grande
porte globais como a Lonza e o Jaypee
Group, a instituições educacionais e start-ups,
vemos a videoconferência desempenhando
um papel cada vez mais importante em ajudar
as organizações a atingir suas metas.
#DefyDistance
O vídeo reduz as distâncias entre localidades
globais pelo menor custo total de propriedade
(TCO) no principal fornecedor para as indústrias
farmacêutica, de saúde e de ciências da vida.
O vídeo é crítico para melhorar a comunicação
entre equipes internas e subsidiárias do
Jaypee Group, um conglomerado industrial de
infraestrutura na Índia.
Com sede na Basileia, Suíça, a Lonza tem contatos em todo o mundo em 90
Com sede na Índia, o Jaypee Group, um conglomerado grande e
locais e 11 mil funcionários. A empresa orgulha-se de adaptar as suas ofertas
diversificado, utiliza as soluções de vídeo da Polycom de forma crítica para os
e serviços às necessidades dos clientes e às mudanças tecnológicas. No
seus negócios, melhorando a comunicação entre funcionários em 40
entanto, sob as pressões econômicas globais ela precisava aumentar a
escritórios dispersos e remotos. A solução de vídeo Polycom contribuiu para
produtividade e reduzir o tempo ocioso e custos de viagem.
reduzir em 40% as viagens e dobrar a produtividade dos funcionários, além
de fornecer uma solução econômica e escalável que é facilmente integrada
Usando as soluções de vídeo da Polycom, funcionários da Lonza – que estão
com os investimentos já existentes em comunicações unificadas (UC).
baseados em vários locais e envolvidos em uma ampla gama de projetos
farmacêuticos químicos e biológicos – comunicam-se de forma segura por
As soluções de vídeo da Polycom têm ajudado a acelerar a tomada de
vídeo, voz, e mensagens instantâneas, independentemente de onde os
decisão entre equipes, melhorar a comunicação entre as empresas do grupo
membros da equipe estejam localizados. Eles descobriram que a realização
e mesclar múltiplas 'ilhas de colaboração' sob uma única solução de UC. Para
de reuniões por vídeo evita não só os custos de viagem, mas também todo o
a empresa, o vídeo é visto como uma maneira essencial de transformar o
desperdício de tempo associado. O uso da videoconferência ajudou a Lonza
trabalho em equipe em projetos, incluindo aqueles com ciclos de vida longos,
a reduzir as distâncias entre as localidades globais de modo a cruzar as
tais como infraestrutura e energia. Com muitos funcionários precisando viajar
barreiras linguísticas e culturais. A vídeo colaboração tornou-se fundamental
para municípios para fiscalizar projetos, as soluções de vídeo colaboração
para o modo de fazer negócios da Lonza, e a gerência de viagens agora
são usadas em escritórios remotos para permitir discussões em tempo real
incentiva os funcionários a usar o vídeo ao invés de viajarem para reuniões.
do projeto e reuniões de atualização com os executivos na sede da empresa,
localizada a cerca de 30 km de distância.
As salas de telepresença imersiva Polycom OTX e as soluções de vídeo em
sala HDX estão sendo usadas por todos os funcionários da Lonza para uma
ampla variedade de reuniões – de reuniões de gerência e diretoria, de modo
a facilitar encontros entre departamentos e para acelerar as reuniões de
grupos de controle de qualidade. Adicionalmente, o RH utiliza as salas para
treinamento global e entrevistas sem a necessidade de viagens.
#DefyDistance
Usando o vídeo Polycom, os especialistas
podem agora avaliar e aconselhar os
'Médicos do gelo' em emergências cardíacas
ou neurológicas em um dos ambientes mais
remotos do planeta.
A vídeo colaboração conecta mais de 50 países
ao redor do mundo
A Smiths Group, empresa de tecnologia global com sede no Reino Unido,
tem cinco divisões que criam produtos, tecnologias e serviços para detecção
de ameaças e contrabando, dispositivos médicos, energia e mercados de
comunicações em todo o mundo. O grupo emprega atualmente mais de
Mais de 1400 cientistas, pesquisadores e pessoal de apoio americanos
23.000 pessoas em mais de 50 países para atender a diversos clientes em
localizados ao redor do Polo Sul passam os invernos isolados por muito frio,
uma variedade de indústrias. Com colaboradores dispersos ao longo de
pela a escuridão e por milhares de kilometros. A fim de obter ajuda em
tantos grupos empresariais e locais diferentes, a Smiths enfrentou desafios na
qualquer assistência médica eles usam uma rede de telemedicina baseada a
comunicação e colaboração em projetos, na velocidade da tomada de
9000 milhas de distância, operada pela University of Texas Medical Branch
decisão e no aumento dos custos de viagem.
em Galveston e proporcionada por soluções de vídeo colaboração da
Polycom.
A empresa agora está usando as soluções de vídeo Polycom RealPresence
combinadas com o Microsoft Lync Server 2010 para unificar as comunicações
O acesso ao conhecimento especializado pode fazer uma diferença profunda
por vídeo, voz e dados em 400 localidades em mais de 50 países.
em tratamentos médicos, especialmente quando cada minuto conta e o
transporte dos pacientes não é uma opção. Em casos de derrame, por
"A videoconferência Polycom mudou significativamente nossa forma de
exemplo, quanto mais cedo os neurologistas possam avaliar um paciente por
trabalhar, permitindo que a empresa quebrasse algumas das barreiras à
vídeo, mais rápido podem determinar se ao tratar o derrame com drogas anti-
comunicação com uma força de trabalho distribuída, e ao mesmo tempo
coagulantes como o ativador do plasminogênio tecidual (t-PA), o dano ao
reduzisse os custos de viagem, melhorando a colaboração dos funcionários e
cérebro do paciente será minimizado. Galveston, Texas, onde o UTMB está
aumentando a eficiência em todas as unidades de negócios.", Disse Simon
localizado, é distante quase 9000 km do Polo Sul. Para a telemedicina
Quintin, Director, Workplace Services, Smiths Group PLC.
resultar em um tratamento efetivo e eficiente, os médicos do UTMB devem
ser capazes de ver e ouvir os pacientes com extrema nitidez, algo que a
solução Polycom é capaz de proporcionar, de forma perfeita e fácil.
#DefyDistance
12
DICAS
de Como Obter o Melhor
de sua Videoconferência
Este guia traz uma discussão sobre as
diferenças culturais encontradas ao
conduzir negócios através das fronteiras
e culturas. A seguir estão algumas dicas
práticas de como tornar sua
videoconferência um canal bem
sucedido de comunicação para reuniões
de negócios eficazes, a qualquer hora.
#DefyDistance
FAÇA COM QUE SEJA
FÁCIL DE PARTICIPAR
Quando você enviar as informações para
convidar as pessoas para uma
videoconferência, assegure-se de incluir
instruções de discagem claras e fáceis de
seguir, de modo que seus colegas e clientes
tenham isso em mãos de forma rápida e fácil
juntamente com o convite.
CONECTE-SE MAIS
CEDO E COLOQUE
EM MUDO
Isto parece óbvio, mas vale a pena conectar-se
mais cedo à reunião por vídeo para assegurar
que tudo esteja funcionando corretamente e
para verificar se o seu dispositivo ou sala de
reunião está preparado antes que seus
colegas ou clientes juntem-se à conferência.
Além disso, prepare uma pauta para a reunião
– isto foi citado por todos os respondentes da
pesquisa como uma das cinco principais coisas
a se fazer para obter uma reunião por vídeo
ideal.
VERIFIQUE A IMAGEM
Verifique os ângulos de sua câmera antes de
iniciar uma chamada. Ajuste a câmera para
uma visualização ideal pelos participantes
remotos. Isto é especialmente importante em
grandes salas de conferência. Se você for o
único participante na sala, coloque a câmera
sobre seu monitor, no nível dos olhos, para
ajudar a manter o contato visual com os
demais, e enquadre-se no vídeo entre o meio
do peito e um pouco acima de sua cabeça.
VOCÊ PODE ME OUVIR?
Assegure-se de que seu microfone está
funcionando corretamente e, quando iniciar a
reunião, pergunte aos participantes se eles
conseguem ouvi-lo. Fale em seu tom de voz
normal, sem gritar, e não se incline para o
microfone. Nossa pesquisa mostrou que a
habilidade de ouvir claramente as pessoas é a
característica mais importante para se obter
uma reunião por vídeo ideal.
CONFORTOS
DOMÉSTICOS
Se você estiver se juntando a uma
videoconferência de casa, verifique seu
ambiente – há algo atrás de você que possa
causar distrações em seus colegas ou clientes?
Também verifique o ruído, desligue rádios e
TVs e tente evitar quaisquer interrupções.
Finalmente, mesmo ao participar de uma
videoconferência de casa, vista-se como se
estivesse no escritório.
O SILÊNCIO É DE OURO
Coloque seu microfone em mudo quando não
estiver falando. Isto facilita aos outros ouvirem
quem estiver falando. Comer ou mastigar,
mesmo com o microfone em mudo, não é
recomendável, pois você poderá precisar falar
a qualquer momento
#DefyDistance
LOCAL,
LOCAL,
LOCAL
Ao se juntar a uma reunião por vídeo usando
um dispositivo móvel, assegure-se de que o
local seja adequado – supermercados,
shoppings, trens, a rua ou um restaurante são
usualmente barulhentos e geralmente não são
locais adequados para uma videoconferência.
De acordo com a pesquisa da Polycom,
participar de uma chamada a partir de um local
inadequado foi indicado como o segundo
elemento que mais causa distrações a uma
videoconferência.
Ao invés disso, tente se conectar a partir de
uma sala de conferências, home office ou
espaço mais silencioso. Se você estiver em um
local cheio ou barulhento, tente se mover para
um espaço mais vazio e não deixe de usar o
botão de mudo quando não estiver falando.
MANTENHA O OLHAR
NAS PESSOAS
Manter um bom contato visual foi citado como
o terceiro elemento mais importante para uma
videoconferência de sucesso pelos
respondentes de nossa pesquisa, portanto
assegure-se de se referir aos colegas ou
clientes diretamente e a olhá-los nos olhos
quando estiver falando com eles.
PERMANEÇA
NA REUNIÃO
Lembre-se de que você pode ser visto durante
todo o tempo, portanto evite conversas
paralelas se houver outras pessoas na sala
com você, pois isso pode ser ofensivo aos
outros participantes.
LINGUAGEM
NÃO VERBAL
Pense em sua linguagem corporal. Muito do
que é transmitido em uma reunião ocorre de
forma não verbal. Incline-se para a frente
quando alguém estiver falando para indicar
que você está ouvindo, concorde com a
cabeça quando apropriado e assegure-se de
incluir todas as pessoas na conversa. Tenha
cuidado com gestos e com a linguagem
corporal (como acenos animados com a
cabeça), que podem ser percebidos
negativamente.
O MAIS
IMPORTANTE:
Participe da
videoconferência como
se estivesse
pessoalmente, e use
gestos naturais quando
falar. A videoconferência
tem a ver com o poder
da colaboração e
comunicação humana,
tanto visual quanto
auditiva.
UMA TAREFA POR VEZ
Fazer outras tarefas pode ser tentador quando
você está em um cenário de grupo, mas os
respondentes de nossa pesquisa consideram
que isso causa muita distração. Evite enviar
emails ou desempenhar outras tarefas
enquanto estiver na videoconferência.
#DefyDistance
OBRIGADO
Visite www.polycom.com/defydistance para mais informações, ferramentas
e recursos para ajudá-lo a obter o máximo da colaboração por voz e vídeo.
#DefyDistance