Prorrogação da vigência de contratos de natureza contínua - PGE-PE

Capítulo II
Procuradoria Geral do Estado de Pernambuco
Passo a passo PGE
Aditivos Contratuais: Prorrogação da vigência de
contratos de natureza contínua
Este passo a passo refere-se à prorrogação de vigência dos contratos de serviços contínuos ou de serviços de aluguel de equipamentos e utilização de programas de informática, com fundamento no art. 57, II e IV da Lei 8.666/93.
Nos contratos de escopo definido, como os de obras e serviços de engenharia, ou
de consultoria, por exemplo, os prazos de início de execução e entrega/conclusão
dos produtos apenas podem ser prorrogados na hipótese de ocorrência de algum
dos motivos elencados no art. 57, § 1º da Lei de Licitações. (Ver Passo a Passo –
Cap III)
Já os contratos de fornecimento são, em regra, instantâneos ou limitados a um
período de vigência de 12 meses e, portanto, improrrogáveis, admitindo-se, no máximo, a extensão de sua vigência no exercício financeiro seguinte a fim de completar o prazo inicial ajustado de 12 meses. Admite-se, excepcionalmente, a aplicação do art. 57 § 1º, da Lei de Licitações também para os contratos de fornecimento.
1º PASSO
ALERTA PARA O TÉRMINO DA VIGÊNCIA DO CONTRATO
O órgão ou entidade contratante, por meio de ato formal do Gestor do Contrato, comunicará, com a antecedência necessária, a proximidade do término da vigência contratual, para a adoção das providências cabíveis.
Para cumprir os trâmites legais da prorrogação e enviar o instrumento à PGE com a antecedência necessária, deve o órgão ou entidade instituir sistema interno de alerta, com
prazo razoável, antes do término da vigência do contrato.
O termo aditivo deverá ser celebrado previamente à expiração do prazo do contrato, de
modo a se evitar a execução dos serviços sem cobertura contratual. A solução de continuidade entre o prazo de vigência do contrato e o do novo termo aditivo ou, ainda, a assinatura do termo aditivo com data retroativa, configuram hipóteses de contratação verbal e, portanto, causas de nulidade do instrumento, o que impõe a abertura de procedimento administrativo para apuração de responsabilidade dos agentes públicos que se
omitiram ou concorreram para o atraso na formalização do aditamento contratual. (vide
Boletim Informativo PGE nº 06/2014)
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2º PASSO
IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE E APRESENTAÇÃO DA MOTIVAÇÃO ADMINISTRATIVA
O Gestor do Contrato identificará a manutenção da necessidade administrativa, apresentando as razões de interesse público que justificam a prorrogação do contrato.
A informação deverá atestar que o contratado vem cumprindo fiel e regularmente o
objeto do contrato, prestando serviços de qualidade.
3º PASSO
AUTUAÇÃO DO PROCESSO
O Gestor do Contrato solicitará a autuação do processo de prorrogação, que deverá
conter cópia do contrato principal e dos eventuais termos aditivos precedentes, todos
devidamente vistados pela PGE e acompanhados dos respectivos extratos de publicação no Diário Oficial do Estado.
Os documentos referidos nos passos seguintes também serão autuados no processo
administrativo.
4º PASSO
PROPOSTA COMERCIAL E DOCUMENTOS DE HABILITAÇÃO
O Gestor do Contrato enviará, com antecedência necessária, correspondência ao contratado, indagando se tem interesse na prorrogação do contrato.
Recomenda-se especial atenção ao prazo de resposta, de modo a evitar que a contratada informe seu desinteresse perto do exaurimento do contrato vigente, deixando a
Administração sem tempo hábil para promover novo certame
A manifestação de interesse deverá conter a proposta comercial e, obrigatoriamente,
os documentos atualizados de regularidade fiscal do contratado, além da declaração
de que todas as demais condições de habilitação permanecem válidas.
5º PASSO
RENOVAÇÃO DA GARANTIA CONTRATUAL
No caso de haver garantia contratual, a apólice deverá ser renovada/prorrogada, de
modo a estar vigente durante todo o prazo de aditamento.
6º PASSO
PESQUISA DE MERCADO PARA COMPROVAÇÃO DA VANTAJOSIDADE DA PRORROGAÇÃO
O órgão ou entidade contratante comprovará a vantajosidade da prorrogação contratual mediante pesquisa no portal de compras governamentais, em mídia especializada e sítios eletrônicos ou em contratações similares de outros entes públicos ou mePágina 2
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diante cotação com, pelo menos, três fornecedores.
Os 3 (três) orçamentos autuados devem conter , necessariamente, indicação de nome e n° da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ da empresa
consultada, endereço e telefone comerciais, nome e assinatura da pessoa responsável
pelo conteúdo da proposta e validade da proposta.
Na hipótese de prorrogação da vigência de contrato de serviços contínuos que utilize
planilhas de composição de custo, apenas será considerado válida a consulta de mercado que tenha como base o mesmo piso salarial profissional da categoria, previsto
na Convenção Coletiva de Trabalho vigente.
O órgão ou entidade interessada, obrigatoriamente, elaborará e autuará planilha que
consolide a consulta de mercado realizada e reflita a divisão do objeto a ser contratado (preço global, por lotes ou por itens), assinada pelo servidor público responsável.
Em casos excepcionais, devidamente justificados nos autos, a vantajosidade poderá
ser comprovada exclusivamente com declaração emitida pelo setor técnico competente.
A análise de vantajosidade da prorrogação deverá levar em consideração eventual direito a reajuste, se requerido, comparativamente à decisão de deflagrar novo certame.
(Ver Boletim Informativo PGE nº 01/2015).
7º PASSO
INDICAÇÃO DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA PELA QUAL CORRERÁ A DESPESA
O órgão ou entidade contratante, através do setor competente, indicará a dotação orçamentária pela qual correrá a despesa, com discriminação das respectivas classificação funcional programática e categoria econômica.
Sem que haja indicação de dotação orçamentária, nenhuma despesa poderá ser efetuada.
8º PASSO
AUTORIZAÇÃO ESCRITA PARA CELEBRAÇÃO DO TERMO ADITIVO
A celebração do termo aditivo será autorizada de forma expressa, mediante despacho
escrito, pelo Secretário ou dirigente do órgão ou entidade interessada, ou por outro
ordenador de despesa com autoridade delegada.
As prorrogações de prazo devem ser autorizadas pela SAD nas seguintes situações: (i)
independentemente do valor do contrato, quando houver estudo técnico da SAD e (ii)
contratos com valores superiores a R$ 300.000,00 (trezentos mil reais), exceto quando o objeto for obra ou serviço de engenharia.
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9º PASSO
VERIFICAÇÃO DO DIREITO AO REAJUSTE
Se houver direito a reajuste, mas este não tiver sido requerido pelo contratado em data
anterior à efetivação da prorrogação contratual, ocorre a preclusão de seu direito, devendo ser inserida no T.A cláusula expressa de renúncia a reajustes pretéritos. Na referida cláusula, deve-se consignar que novo reajuste apenas será concedido quando decorrido um ano a partir do fato gerador que daria ensejo ao último reajuste objeto da
renúncia, tendo como data-base sempre a data da apresentação da proposta ou do orçamento a que a essa se referir, conforme estipulado no edital e no contrato. (Parecer
98/2012 e 208/2012).
Caso haja pedido de reajuste pendente na data de prorrogação da vigência, orienta-se
que a cláusula contratual de preclusão ressalve os pedidos tempestivamente protocolados e que ainda se encontrem em processamento na SAD.
10º PASSO
EMISSÃO DA NOTA DE EMPENHO
O empenho deve dar cobertura a toda despesa contratada no mesmo exercício financeiro e a respectiva nota de empenho, devidamente assinada pelo ordenador de despesa,
deverá ser autuada e referida em cláusula contratual específica.
Caso o prazo aditado ultrapasse o exercício, o ordenador de despesa deverá emitir declaração em que assegure a existência de disponibilidade orçamentária no exercício seguinte. Nesta hipótese, o Termo Aditivo deve conter cláusula com a previsão do dever de
apostilamento da nota de empenho complementar a ser emitida no início do ano orçamentário, sob pena de rescisão antecipada.
11º PASSO
ELABORAÇÃO DA MINUTA DE TERMO ADITIVO
12º PASSO
ANÁLISE DA ASSESSORIA JURÍDICA DO ÓRGÃO
O órgão ou entidade competente para o processamento do aditamento autuará a minuta do termo aditivo e o encaminhará para análise e aprovação de sua assessoria jurídica, que deverá rubricar o instrumento em todas as suas folhas.
13º PASSO
ANÁLISE JURÍDICA PRÉVIA DA PROCURADORIA GERAL DO ESTADO
Será prévia e obrigatória a análise jurídica da Procuradoria Geral do Estado, por intermédio da Procuradoria Consultiva, nos termos aditivos aos contratos cujo valor seja igual ou superior a R$ 700.000,00 (setecentos mil reais), considerado um período de até
12 (doze) meses;
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Se essa etapa for prejudicada pela necessidade de se dar início à execução do contrato antes da aposição do visto final da PGE, o instrumento deverá ser posteriormente
encaminhado, com a máxima brevidade possível, já devidamente datado e assinado
pelas partes, acompanhado da justificativa para o atraso no envio.
14º PASSO
CONVOCAÇÃO DO CONTRATADO E ASSINATURA DO INSTRUMENTO
O órgão ou entidade competente para o processamento do aditamento convocará o
contratado para assinar o termo aditivo.
O termo aditivo será firmado: a) pela autoridade competente do órgão ou entidade interessada (Secretário da pasta/dirigente da entidade ou outro ordenador de despesas
por eles delegado); ou b) pelo Governador do Estado, quando o valor da contratação
for superior aos indicados no Decreto Estadual nº 18.404/1995, atualizados pelo Boletim nº 01/2015 da Secretaria da Controladoria Geral do Estado.
15º PASSO
PUBLICAÇÃO DO EXTRATO DO TERMO ADITIVO
O órgão ou entidade interessada providenciará a publicação do extrato do termo aditivo no Diário Oficial do Estado como condição indispensável para que o negócio jurídico produza efeitos.
16º PASSO
EMISSÃO DA ORDEM DE SERVIÇO
A Administração Pública não poderá exigir o cumprimento de qualquer obrigação
contratual antes deste passo.
17º PASSO
EXECUÇÃO CONTRATUAL
O gestor do Contrato fiscalizará sua execução, com vistas a garantir a fiel observância do previsto no instrumento contratual.
Ver Boletim Informativo PGE nº 06/2015.
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