Avaliação Conjunta 2016: Planeamento e elaboração de uma
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Avaliação Conjunta 2016: Planeamento e elaboração de uma
Avaliação Conjunta 2016 Avaliação Conjunta 2016: Planeamento e elaboração de uma Avaliação Conjunta Este documento de orientação destina-se a apoiar as partes interessadas no país, os parceiros da Aliança e o Secretariado da Gavi envolvidos no planeamento e realização da Avaliação Conjunta. Este documento explica a finalidade e os objectivos da Avaliação Conjunta e indica as etapas sugeridas para organizar com sucesso um processo de avaliação. Para mais informações sobre a elaboração de um relatório de Avaliação Conjunta, consultar o documento “Avaliação Conjunta 2016: Elaboração do Relatório de Avaliação Conjunta”. 1. Introdução Foram introduzidas em 2014 novas abordagens para reforçar os processos de gestão das subvenções da Gavi. Estas alterações destinam-se a simplificar o processo de proposta e análise das subvenções, diminuir os custos das transacções para os países, melhorar o empenhamento dos países e dos parceiros, obter um melhor alinhamento entre os apoios a vacinas e o sistema de saúde, assegurar uma melhor supervisão fiduciária e melhorar a monitorização de desempenho das subvenções. O financiamento da Gavi para Vacinas Novas e Sub-utilizadas (VNS) e para o Reforço do Sistema de Saúde (RSS) cobre um período de 3 a 5 anos e é, normalmente, assegurado durante a duração do plano nacional de saúde ou do Plano Plurianual Completo (PPAC). O apoio por via de subvenções da Gavi é renovado anualmente, dependendo do desempenho programático e financeiro do país. No passado, para a renovação dos financiamentos, os países deviam apresentar um Relatório de Progresso Anual (RPA) ao Secretariado da Gavi juntamente com o pedido para apoio a vacinas e financeiro para o ano seguinte. As decisões das renovações eram baseadas numa avaliação documental efectuada por um painel independente de peritos técnicos. No âmbito do novo modelo, foi introduzido o processo de Avaliação Conjunta e o Painel de Alto Nível, com o objectivo de deslocar a discussão sobre o progresso da implementação de subvenções e as necessidades futuras do país para o âmbito nacional e para comprometer de modo mais efectivo todos os que estejam mais familiarizados com os apoios concedidos pela Gavi. Os resultados da Avaliação Conjunta funcionam como a principal fonte de informação fornecida ao Painel de Alto Nível para tornar possível a recomendação do Director-Geral da Gavi sobre a renovação do apoio da Gavi para Introdução de Vacinas Novas e Sub-utilizadas (VNS) e/ou Reforço do Sistema de Saúde (RSS) para o ano seguinte.1 Os resultados são também transmitidos para as acções de assistência técnica prestadas pelos parceiros da Gavi. Foram recebidas opiniões e comentários de diversas partes interessadas sobre a abordagem da Avaliação Conjunta 2016; tais opiniões e comentários foram tidos em consideração no aperfeiçoamento dos documentos de orientação para 2016. Foi introduzida, para 2016, uma abordagem diferenciada, explicada em pormenor na nota de orientação na Secção 4. 1 O Painel de Alto Nível (HLRP) é composto pela administração superior da OMS, UNICEF e Secretariado da Gavi, assim como por peritos técnicos independentes. O Painel reúne regularmente 3 vezes por ano. Versão: Fevereiro de 2016 Avaliação Conjunta 2016 2. Definição e objectivos da Avaliação Conjunta O que é a Avaliação Conjunta e porque é necessária? A Avaliação Conjunta é uma etapa-chave no processo de renovação das subvenções da Gavi. A Avaliação Conjunta é realizada em cada país pelas diversas partes interessadas, para análise do progresso da implementação e desempenho dos programas de vacinação da Gavi e dos apoios financeiros concedidos ao país, assim como da sua contribuição para melhoramento dos resultados dos programas de vacinação. Apesar de algumas análises necessárias para esta avaliação poderem estar disponíveis nas análises recentes dos programas de vacinação, tais análises não devem ser consideradas como uma análise do programa nacional de vacinação. A natureza conjunta da avaliação destina-se a fomentar uma mais forte colaboração entre os interlocutores governamentais e da Gavi, e obter uma compreensão comum das oportunidades, desafios e necessidades fundamentais para apoio e assistência técnica através de um diálogo transparente. Ao nível dos países, esta acção ajuda a alinhar as partes interessadas de diversos departamentos, funções e agências com as questões programáticas e financeiras que requeiram atenção. A nível mundial, a ligação entre o desempenho histórico e programado constitui a base para as decisões da Gavi sobre as renovações das suas subvenções. A identificação de constrangimentos e riscos na implementação das subvenções, juntamente com as discussões sobre as prioridades futuras do programa de vacinação permite também transmitir informações para o modo como o apoio financeiro da Gavi e a assistência técnica dos parceiros da Aliança2) devem ser mais bem orientados no ano seguinte, de modo a maximizar o impacto do apoio. Quais são os objectivos das Avaliações Conjuntas? • • • Identificar os obstáculos persistentes que impeçam o progresso, particularmente de uma melhor cobertura e equidade, e os constrangimentos que devam ser abordados para promover a sustentabilidade técnica e financeira. Destacar as áreas com maiores necessidades a nível de investimentos e esforços nacionais e assistência técnica. Contribuir para as decisões da Gavi de renovar as suas subvenções e permitir a definição do modo de optimização do seu apoio catalítico, de modo a ajudar a melhorar os resultados dos programas de vacinação. Quem é responsável pela realização das Avaliações Conjuntas? Onde? A Avaliação Conjunta é realizada por uma “equipa de Avaliação Conjunta” normalmente composta pelas seguintes partes:3: • Funcionários relevantes do Ministério da Saúde e das Finanças do país apoiado pela Gavi; • Membros do Comité Coordenador Interagências (CCIA) e Comité Coordenador do Sistema de Saúde (CCSS), incluindo organizações da sociedade civil, quando apropriado; • Funcionários das organizações parceiras da Aliança; e • Pessoal relevante do Secretariado da Gavi. A Avaliação Conjunta é realizada no país em questão, com a presença física de todos os membros da equipa responsável pela sua realização. Em caso de impossibilidade de deslocação por parte dos parceiros regionais e globais para o país em questão, a Avaliação pode ser realizada telefonicamente com tais parceiros; nestas condições, os documentos e as minutas de relatórios devem ser circulados por correio electrónico. Em algumas situações, por razões de segurança, pode ser necessário realizar a totalidade da Avaliação Conjunta à distância. Independentemente da abordagem adoptada, foram desenvolvidos alguns princípios fundamentais para assegurar a qualidade dos resultados da Avaliação Conjunta (ver “Princípios de funcionamento” na Secção 3). 2 Parceiros da Aliança como a OMS, UNICEF, Banco Mundial, Centros para Controlo de Doenças dos Estados Unidos, PATH, John Hopkins University, John Snow, Inc., Agence de Médecine Préventive. Versão: Fevereiro de 2016 2 Avaliação Conjunta 2016 Quando são realizadas as Avaliações Conjuntas? Sempre que possível, as Avaliações Conjuntas devem ser programadas para estarem alinhadas com os ciclos fiscais e os processos de planeamento anuais existentes no país, ou com as análises e actividades multiparceiros no país. Outros factores incluem a programação dos pagamentos das subvenções para Reforço do Sistema de Saúde (RSS). Ver na Secção 4.1 mais informações sobre as considerações relativas a datas e programação, assim como um calendário de planeamento (Anexo 1) para a realização de Avaliações Conjuntas, relativamente às três reuniões do Painel de Alto Nível programadas para 2016. Qual é o resultado das Avaliações Conjuntas? O resultado da avaliação é um relatório onde são explicitadas as informações, análises, conclusões e recomendações da equipa de Avaliação Conjunta3. O relatório de Avaliação Conjunta cobre um conjunto de áreas relacionadas com o apoio da Gavi a programas nacionais. O relatório (assim como os objectivos, desempenho relatado sobre as subvenções e o pedido para a continuação de financiamento para Reforço do Sistema de Saúde) deve ser apoiado pelo Comité Coordenador Interagências (CCIA) e pelo Comité Coordenador do Sistema de Saúde (CCSS) ou outras partes equivalentes. O relatório é depois utilizado pelo Painel de Alto Nível para documentar as suas deliberações e recomendações sobre a renovação de subvenções e sobre a prestação de assistência técnica ao país. O modelo de relatório e as orientações respectivas encontram-se no documento “Avaliação Conjunta 2016: Elaboração do Relatório de Avaliação Conjunta”. 3. Princípios fundamentais da Avaliação Conjunta A Avaliação Conjunta deve ser suficientemente fiável para o Painel de Alto Nível poder utilizar as suas conclusões como base para as suas recomendações sobre a renovação de financiamentos. Independentemente da abordagem adoptada, são importantes alguns princípios fundamentais para assegurar a qualidade da Avaliação Conjunta e das respectivas conclusões. A Avaliação Conjunta deve: • • • • • • • • Ser convocada pelo Ministério da Saúde (MS) e pelo Secretariado da Gavi Incluir todas as partes interessadas nacionais e internacionais relevantes Fomentar as discussões de modo factual e imparcial Apoiar-se nos processos existentes no país e nos resultados de outras análises Ser realizada internamente, segundo um calendário definido pelo país Identificar recomendações claras e exequíveis Buscar o apoio explícito do Comité Coordenador Interagências ou Comité Coordenador do Sistema de Saúde para as suas conclusões e recomendações documentadas no relatório. Os objectivos, os relatórios de desempenho das subvenções e o pedido para a continuação do apoio de financiamento para Reforço do Sistema de Saúde devem também receber o apoio adequado aquando da Avaliação Conjunta. Ser apoiada através de um comprometimento pessoal inequívoco pelo Secretariado da Gavi A tabela seguinte indica algumas acções essenciais para um processo de Avaliação Conjunta fiável. 3 Em linha com a Política de Acesso à Informação da Gavi, o Resumo Executivo do relatório final da Avaliação Conjunta será tornado público (outras partes do relatório poderão também ser tornadas públicas. Versão: Fevereiro de 2016 3 Avaliação Conjunta 2016 Princípios fundamentais Significado para a Avaliação Conjunta Ser convocada pelo Ministério da Saúde (MS) e pela Gavi O Responsável de País da Gavi e um delegado do Ministério da Saúde devem convocar em conjunto o processo (com o apoio dos restantes parceiros), de modo a assegurar a clara satisfação das expectativas de gestão das subvenções da Gavi e que o processo é adequado às necessidades do país. Para a formalização do processo e clarificação prévia das funções e responsabilidades, recomenda-se que o Ministério da Saúde envie uma carta às partes interessadas envolvidas nas discussões da Avaliação Conjunta com a maior antecedência possível. Incluir todas as partes interessadas nacionais e internacionais relevantes Assegurar a presença de conhecimentos específicos e relevantes na equipa de Avaliação Conjunta, de modo a cobrir o conhecimento dos sistemas de vacinação e de saúde (subvenções para a Introdução de Vacinas Novas e Sub-utilizadas e de Reforço do Sistema de Saúde), assim como em gestão de programas e financeira. Incluir nas discussões da avaliação as partes interessadas relevantes dos ministérios relevantes (por exemplo, Ministério das Finanças) agentes de desenvolvimento, organizações da sociedade civil (OSC), instituições académicas e de formação nacionais, assim como parceiros a nível regional e mundial, que possam oferecer perspectivas diversas e linhas de discussão para as questões previamente identificadas. A selecção de participantes externos deve ser discutida com o Ministério da Saúde, os parceiros da Aliança e o Secretariado da Gavi. Fomentar as discussões de modo factual e imparcial Assegurar o diálogo franco entre as partes participantes e utilizar dados para suportar as discussões. Os dados relevantes devem ser disponibilizados à equipa de Avaliação Conjunta com um mês de antecedência, de modo a permitir a realização das análises necessárias e o estudo dos documentos e assim permitir a sua utilização no aperfeiçoamento da agenda da avaliação. Apoiar-se nos processos existentes no país e nos resultados de outras análises Analisar as conclusões de outras análises de situação do ano anterior, para além das análises da implementação dos planos de acção de outras análises, de modo a proporcionar à Avaliação Conjunta um contexto apropriado. Onde possível, fazer as ligações com e contribuir para o reforço dos mecanismos de análise já existentes. Ser moderada internamente, segundo um calendário definido pelo país O planeamento do calendário, do modo de realização e das partes intervenientes, deve ser realizado no início do ano e ter em consideração o planeamento nacional e os ciclos fiscais. Identificar recomendações claras e exequíveis As recomendações identificadas pelo processo de Avaliação Conjunta devem ser claras e exequíveis e definir as responsabilidades e o calendário de acompanhamento. Se for necessário financiamento, as recomendações devem indicar as fontes de financiamento respectivas e, se indisponíveis, o modo como podem tais fontes ser asseguradas. Após a consulta com os países, os grupos de trabalho regionais da OMS/UNICEF devem elaborar um calendário de actividades para cada região, com vista a facilitar o planeamento e a participação das partes interessadas regionais. Versão: Fevereiro de 2016 4 Avaliação Conjunta 2016 Buscar o apoio explícito do Comité Coordenador Interagências ou Comité Coordenador do Sistema de Saúde para as suas conclusões e recomendações documentadas em relatório O Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde ou outro equivalente a nível nacional deve participar em todas as etapas do processo. Ser apoiada através de um comprometimento pessoal inequívoco pelo Secretariado da Gavi O Secretariado da Gavi deve estar presente durante o desenvolvimento de todas as Avaliações Conjuntas e manifestar o seu comprometimento de apoio ao processo. O processo de Avaliação Conjunta e o respectivo relatório deve receber o apoio explícito do Comité Coordenador Interagências/Reforço do Sistema de Saúde, de modo a assegurar o acordo colectivo às acções a ser realizadas. Os dados/objectivos do quadro de desempenho devem também receber apoio explícito nesta altura. 4. Diferenciação do processo de Avaliação Conjunta Em 2015, a maioria dos países (cerca de 64%) realizou a Avaliação Conjunta com o pleno comprometimento das partes interessadas regionais e mundiais que se associaram às discussões internas de tais países. Esta participação foi considerada muito positiva para o reforço da participação da Aliança. Em outros países, estas discussões da Avaliação Conjunta foram apoiados pelos parceiros através de uma coordenação e suporte mais à distância. O investimento em tempo e recursos para a manutenção deste nível de empenhamento pelos diversos parceiros sugere uma necessidade para diferenciar o avanço do processo da Avaliação Conjunta. Assim, a partir de 2016, apesar de as discussões sobre o desempenho continuarem a ser uma parte integral do ciclo de subvenções anual, a Gavi não irá exigir a todos os países a realização anual de Avaliações Conjuntas completas com as partes interessadas mundiais e regionais. Os países apoiados pela Gavi dividem-se em duas categorias principais: País Prioridade do QEP Restantes países Tipo Avaliação Conjunto “Completa” Avaliação Conjunto “Completa” “Actualização” da Avaliação Conjunta Particicipação interna Partes interessadas internas, regionais e mundiais Partes interessadas internas, regionais e mundiais Partes interessadas internas (país) Frequência Mecanismo de análise Todos os anos Painel de Alto Nível A cada 2 (ou 3) anos Painel de Alto Nível Anos intercalares Secretaria revisão Em consonância com o Quadro de Empenhamento de Parceiros (QEP) da Gavi, foi considerado prioritário um subconjunto de países com base na escala e gravidade dos obstáculos relacionados com a cobertura e equidade dos programas de vacinação.4 Estes 20 países continuarão a realizar Avaliações Conjuntas anuais com a participação plena nos parceiros da Aliança e com a análise dos respectivos relatórios a ser realizada anualmente pelo Painel de Alto Nível. Além destes princípios, algumas circunstâncias especiais com que alguns países se deparam (por exemplo, os 4 Países incluídos: Índia, Nigéria, Paquistão, Etiópia, República Democrática do Congo, Indonésia, Quénia, Uganda, Afeganistão, Chade, Níger, Somália, Myanmar, Sudão do Sul, Moçambique, Madagáscar, República Centro-Africana, Papua Nova-Guiné, Haiti, Iémen. Versão: Fevereiro de 2016 5 Avaliação Conjunta 2016 países em fases de transição aceleradas) podem também recomendar a realização anual de Avaliações Conjuntas. Para os restantes países, pode ser programada uma Avaliação Conjunta completa com uma menor frequência, a cada 2 ou 3 anos, dependendo do nível de investimento e complexidade do apoio conferido pela Gavi. Tal deve-se a que os países e a Gavi devem revisitar regularmente (anualmente) o progresso da implementação, como parte da monitorização e elaboração de relatórios de rotina – mas sem todos os países a ser obrigados a envolver anualmente as partes interessadas regionais e mundiais. O Secretariado da Gavi deverá consultar com os governos e outros parceiros, com vista a decidir sobre o calendário e frequência mais apropriados para cada país. Os países que não tenham de realizar Avaliações Conjuntas completas devem apresentar à Gavi uma “actualização da Avaliação Conjunta” intercalar para análise e renovação. Os padrões/requisitos mínimos ajudarão a distinguir entre a Avaliação Conjunta completa e a menos extensa actualização da avaliação a ser realizada nos anos intercalares como actualização do progresso registado (ver na tabela seguinte a comparação das características de ambas as avaliações). As decisões de renovação serão tomadas oportunamente após a apresentação da actualização da Avaliação Conjunta, com vista a facilitar a realização de um planeamento antecipado. Características comuns Características Bases das discussões Calendarização Avaliação Conjunta completa Actualização da Avaliação Conjunta Com base nos resultados das Avaliações Conjuntas anteriores e com ênfase no progresso registado ou em alterações na situação do país Apoiar-se nos processos existentes no país e nos resultados de outras análises Realização no país em momento adequado determinado pelo país (cerca de 3 meses após o final do ciclo fiscal do país) Localização No país Liderança do processo e redacção do relatório Processo convocado pelo Ministério da Saúde e Secretariado da Gavi A redacção do relatório deve ser elaborada em concordância com a equipa da Avaliação Conjunta, a definir antes da reunião. Características diferenciadas Características Avaliação Conjunta completa Actualização da Avaliação Conjunta Objectivo Análise realizada por diversas partes interessadas ao progresso da implementação e desempenho do apoio da Gavi e a sua contribuição para o melhoramento dos resultados da vacinação e reforço da capacidade dos países para efectuar de modo independente os respectivos programas de vacinação. Relatório de progresso intercalar, monitorização de rotina e discussões dos documentos entre o Ministério da Saúde e a Gavi Conteúdo do relatório Relatório exaustivo sobre a análise do desempenho e identificação das acções recomendadas Participação Convocação pelo Ministério da Saúde (MS) e pelo Secretariado da Gavi Incluir todas as partes interessadas nacionais e internacionais relevantes Relatório sucinto para o Secretariado da Gavi sobre a actualização das acções recomendadas (objectivos atingidos e o que permanece ou é necessário para melhorar os resultados) Convocação pelo Ministério da Saúde (MS) e pelo Secretariado da Gavi Menor ênfase na participação dos parceiros internacionais Versão: Fevereiro de 2016 6 Avaliação Conjunta 2016 Apoio Mecanismo de avaliação Ser apoiada através de um comprometimento pessoal inequívoco pelo Secretariado da Gavi Apoio pelo Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde ou equivalente Ser apoiada através de um comprometimento pessoal inequívoco pelo Secretariado da Gavi Avaliação pelo Painel de Alto Nível Avaliação pela Secretaria Apoio pelo Director do Programa Alargado de Vacinação (PAV) ou equivalente 5. Processo de Avaliação Conjunta Nesta secção são descritas diversas etapas sugeridas para ajudar os países a compreender as implicações da organização e elaboração de uma Avaliação Conjunta. Dependendo da dimensão do país e da complexidade da carteira de subvenções da Gavi, os países podem decidir formar uma pequena equipa organizadora com membros do governo, parceiros da Aliança (OMS, UNICEF ou outros) e o Secretariado da Gavi para coordenar e supervisionar o planeamento, a implementação e o acompanhamento da Avaliação Conjunta. Planning • Acordo sobre o calendário da • avaliação conjunta • Acordo sobre a abordagem da avaliação • Definição da equipa de Avaliação • Conjunta e acordo sobre as funções/responsabilidades • • Análise do calendário de actividades e requisitos de • recursos • Discussão das maneiras de empenhar os membros do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde • Definição do programa/agenda da Avaliação Conjunta • Análise de documentos relevantes e análises de dados Conducting the joint appraisal Realização de discussões com diversas partes interessadas sobre o desempenho das subvenções Consolidação das conclusões da Avaliação Conjunta Análise final com o mecanismo de coordenação nacional Finalização da Avaliação Conjunta com as partes relevantes Post-appraisal steps • Análise pelo Painel de Alto Nível • Aprovações de renovações de subvenções • Acompanhamento das acções recomendadas 5.1. Planeamento da Avaliação Conjunta Planeamento antecipado É importante coordenar o planeamento da Avaliação Conjunta com a maior antecedência possível com todos as partes interessadas do país, os parceiros e o Secretariado. Nesta etapa inicial, é fundamental definir e confirmar uma compreensão comum sobre a finalidade da Avaliação Conjunta. A programação de uma série de conversações telefónicas pode ajudar um planeamento antecipado apropriado e a definir quaisquer questões de planeamento de trabalho que devam ser tratadas e resolvidas. Acordo sobre o calendário da Avaliação Conjunta Alguns factores devem ser discutidos pelas partes interessadas do país para definir o calendário apropriado para o processo de Avaliação Conjunta: Versão: Fevereiro de 2016 7 Avaliação Conjunta 2016 • Calendário de outros ciclos de planeamento e análise e actividades conexas no país (por exemplo, ciclo fiscal, avaliação, análise, planeamento anual). De um modo ideal, a Avaliação Conjunta deve ser programada para coincidir com o final do ciclo fiscal do país e com base numa análise em que as principais partes interessadas já se encontrem presentes no país. Deste modo, os resultados da análise poderão ser integrados na discussão da Avaliação. • Programação de outras actividades concorrentes no país, em que as principais partes interessadas possam não estar presentes (por exemplo, devido a eleições, introduções de vacinas, Semana Mundial da Vacinação, etc.) • Necessidade de pagamento da prestação seguinte do Reforço do Sistema de Saúde ou outras subvenções em dinheiro; este evento guiará a decisão sobre a qual das três reuniões do Painel de Alto Nível o país deve apresentar o seu relatório de avaliação. • Disponibilidade de fontes de dados centrais fundamentais para a Avaliação, como o Relatório de Progresso Anual (RPA), os relatórios de inquéritos às famílias e às instalações e outras avaliações relevantes, e o Formulário de Comunicação Conjunta OMS/UNICEF • Tempo necessário para finalizar o relatório de Avaliação Conjunta, o qual deve ser apresentado em primeira mão ao Secretariado da Gavi nos termos do calendário definido no Anexo 1. Acordo sobre a abordagem da Avaliação Conjunta A escala e a intensidade do processo de Avaliação poderão variar conforme o contexto do país e devem ser discutidas entre o governo, os parceiros da Aliança e o Secretariado da Gavi. A Avaliação Conjunta deve ser realizada no país com a participação de todos os membros a equipa da Avaliação Conjunta presentes fisicamente – ver na Secção 4 se deve ser realiza uma Avaliação completa ou apenas uma actualização da Avaliação. Os factores que irão determinar a abordagem seleccionada incluem, nomeadamente, a dimensão e a complexidade do investimento da Gavi, o desempenho ou fragilidade da cobertura, as questões de segurança, a fase de transição e as questões da capacidade de gestão financeira, assim como a sua possível ligação a uma análise conjunta já programada ou outra actividade semelhante. As perguntas seguintes destinam-se a ajudar a determinar a abordagem e a duração de uma Avaliação Conjunta. Para ilustração dos conceitos, são ainda apresentados alguns exemplos das diferentes abordagens para elaboração de uma Avaliação Conjunta. Questões a discutir sobre a abordagem e a duração da avaliação • Exemplos ilustrativos das diferentes abordagens Que partes interessadas fundamentais a nível nacional, regional e mundial são necessárias para participar na Avaliação Conjunta? • Existem diversas questões (exemplos no parágrafo anterior) que exijam reuniões presenciais entre as partes interessadas nacionais e os parceiros regionais/globais para uma efectiva resolução dos obstáculos? • Existem outras actividades da Avaliação Conjunta (por exemplo, análise do plano de trabalho anual do Programa Alargado de Vacinação (PAV), análise ao sector da saúde) programadas, em que o desempenho do programa de vacinação venha a ser discutido e que transmita dados para a discussão da avaliação? As partes interessadas já se encontram presentes? a. Workshop sobre a Avaliação Conjunta (com ou sem uma visita de estudo adicionais) a seguir a outras actividades, em que muitas das partes interessadas possam já estar presentes (2 a 3 dias); b. Workshop autónomo sobre a Avaliação Conjunta, não programado para coincidir com outra actividade realizada no país, com ou sem visita de estudo (1 semana); c. Workshop de curta duração sobre a Avaliação Conjunta não programado para coincidir com outra actividade realizada no país, complementado com Versão: Fevereiro de 2016 8 Avaliação Conjunta 2016 • Se estiverem programadas outras actividades da Avaliação Conjunta, o seu programa permite a realização de uma Avaliação Conjunta em paralelo ou após a sua conclusão? • Quais são os custos-benefícios da realização de uma visita de estudo para clarificar ou refinar as conclusões e recomendações da Avaliação? teleconferências e/ou intercâmbios de emails entre as partes interessadas. Análise do calendário de actividades e requisitos de recursos O processo de Avaliação Conjunta precisa do empenhamento em termos de tempo por parte de todos os seus participantes. Assim, é necessário considerar diversos arranjos para a condução da Avaliação Conjunta, incluindo a notificação dos entrevistados, a marcação das datas e horas das reuniões, a disponibilização das instalações, a comunicação da agenda de trabalho a todas as partes participantes, os serviços de tradução e interpretação, etc. A revisão e finalização da Avaliação Conjunta devem também ser programadas atempadamente, independentemente da abordagem adoptada para a Avaliação. O calendário de actividades e os recursos necessários devem ser discutidos nas fases mais precoces do processo e transmitidos claramente a todas as partes envolvidas. Definição da equipa de Avaliação Conjunta A “equipa de Avaliação Conjunta” é responsável pela realização da avaliação e pela comunicação dos respectivos resultados. A equipa deve incluir funcionários governamentais (dos ministérios da Saúde e das Finanças), parceiros da Alianças da OMS e da UNICEF a nível do país, regional e das respectivas Sedes e o Secretariado da Gavi. Outros parceiros a nível regional e/ou das sedes das organizações (por exemplo, Banco Mundial, Centros para Controlo e Prevenção de Doenças (CDC) e organizações da sociedade civil); podem ainda fazer parte da equipa agências técnicas e doadores bilaterais. Acordo sobre as funções e as responsabilidades Existem diversas funções no processo de planeamento, implementação e acompanhamento da Avaliação Conjunta. Estas funções devem ser partilhadas entre os membros da equipa da Avaliação Conjunta (as sugestões estão indicadas entre parênteses): • • • • • • • • • Gestão da totalidade do processo em conformidade com a abordagem e calendários de actividades acordados; acompanhamento de cada etapa do processo, até à conclusão, aprovação e apresentação do relatório ao Secretariado da Gavi (responsáveis do Ministério da Saúde e do Secretariado da Gavi); Definição e aperfeiçoamento do programa ou agenda para a Avaliação Conjunta (Ministério da Saúde e Secretariado da Gavi); Apoio logístico à Avaliação Conjunta incluindo a programação de reuniões com o pessoal e parceiros do programa relevantes, organização de teleconferências e planeamento das visitas de estudo (Ministério da Saúde e parceiros do país); Recolha de fontes de dados e documentos relevantes para as análises documentais (membros da equipa da Avaliação Conjunta); Elaboração da minuta de relatório da Avaliação Conjunta antes das discussões da Avaliação (membros da equipa da Avaliação Conjunta); Realização de reuniões e discussões exploratórias com o pessoal relevante do Governo e do programa, assim como outros parceiros da implementação e partes interessadas, para avaliação do progresso relativamente aos objectivos das subvenções da Gavi (membros da equipa de Avaliação Conjunta). Assegurar que os requisitos de gestão das subvenções (por exemplo, objectivos, actividades e orçamentos aprovados e requisitos de cumprimento da gestão financeira) se encontram reflectidos nas discussões (Secretariado da Gavi); Avaliação e documentação das conclusões (membros da equipa de Avaliação Conjunta); e Redacção, revisão e finalização do relatório (membros da equipa de Avaliação Conjunta). Versão: Fevereiro de 2016 9 Avaliação Conjunta 2016 Os membros da equipa deverão decidir entre si o membro mais adequado para tratar os diversos elementos do programa e o melhor modo de formular as suas questões, com vista a serem obtidos os resultados mais úteis. Alguns tópicos gerais (sugeridos) estão indicados no documento “Avaliação Conjunta 2016: Elaboração do Relatório de Avaliação Conjunta”. Discussão das maneiras de empenhar os membros do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde O empenhamento dos membros do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde (ou outra entidade nacional equivalente) é importante para assegurar a apropriação adequada das conclusões do processo de Avaliação Conjunta e para assegurar uma identificação equilibrada e rigorosa das necessidades do país. Desde a fase de planeamento, devem ser analisadas as maneiras mais eficazes para empenhar os membros da equipa ao longo de todo o processo, com vista a assegurar a aprovação final no fim da análise. A realização de uma reunião preliminar no início do processo e uma reunião de análise final após as discussões da Avaliação Conjunta informação constitui uma boa maneira para assegurar o apoio do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde às principais acções recomendas. Definição da agenda de Avaliação Conjunta Compete ao pessoal do Ministério da Saúde, com dados e informações da equipa de Avaliação, definir a agenda da Avaliação Conjunta. O programa da agenda pode incorporar reuniões, entrevistas e/ou discussões com os parceiros primários do Programa Alargado de Vacinação (PAV) e do Reforço do Sistema de Saúde (RSS) no interior dos ministérios (incluindo o ministério das Finanças/Orçamento/Planeamento), assim como com parceiros que apoiem a implementação do programa, como organizações da sociedade civil e outros parceiros de desenvolvimento. As reuniões podem ser realizadas a nível nacional e recomenda-se ainda a realização de visitas de estudo (se exequíveis) a regiões ou distritos para uma melhor análise dos sucessos e obstáculos à implementação do programa. Para que todas as partes interessadas estejam sintonizadas no início da reunião, é necessário reservar algum tempo para o país poder fazer uma breve apresentação sobre o panorama da vacinação; e solicitar ao Secretariado da Gavi a realização de uma apresentação sucinta sobre os requisitos e orientações estratégicas correntes da organização. O programa deve ser aperfeiçoado para um maior enfoque em questões que requeiram uma maior atenção, com base nas conclusões das análises documentais e em outras questões específicas que o Secretariado da Gavi possa enviar com antecedência. Análise documental de documentos relevantes e análises de dados É importante que a equipa de avaliação tenha uma compreensão abrangente do estado corrente do programa de vacinação, assim como do conteúdo e estado da implementação das subvenções da Gavi. Os membros da equipa devem analisar um conjunto de documentos “primários”, como, por exemplo, as propostas do país aprovadas, um plano plurianual completo, relatórios programáticos e financeiros de todas as subvenções (pedidas através do portal do país da Gavi), pedidos e planos do país para a continuação de ajudas, actualizações relevantes do Banco Mundial /FMI sobre a situação macroeconómica do país, etc. Se relevante, devem também ser analisados documentos “secundários”, como, por exemplo análises do PAC, avaliações pós-introdução. Ver no Anexo 2 uma lista indicativa de documentos primários e secundários. O quadro de desemprenho das subvenções deve ser analisado pelo país como parte da Avaliação Conjunta, devendo ainda (sempre que relevante) ser analisado e explicado no relatório o desempenho relativamente a métricas de avaliação. Todos os dados e documentos relevantes devem ser distribuídos aos membros da equipa de Avaliação Conjunta, de preferência um mês antes das discussões da avaliação, para permitir a sua análise e subsequente integração nas discussões. A programação e responsabilidade da recolha Versão: Fevereiro de 2016 10 Avaliação Conjunta 2016 dos documentos relevantes devem ser discutidas durante a etapa de planeamento, devendo todos os membros da equipa receber informações sobre tais documentos durante a etapa de preparação. 5.2. Condução da Avaliação Conjunta Fomentar a discussão entre as diversas partes interessadas sobre o estado da cobertura, equidade, sustentabilidade e desempenho das subvenções A equipa da Avaliação Conjunta deve seguir a agenda definida e realizar discussões com as principais partes interessadas, fazendo perguntas sobre a implementação das subvenções (incluindo os objectivos atingidos e os constrangimentos encontrados) e a gestão financeira das mesmas. Devem ainda ser discutidas as necessidades futuras em termos de pedidos de renovação e assistência técnica. Ver o documento “Avaliação Conjunta 2016: Elaboração do relatório de Avaliação Conjunta” para mais informações sobre as expectativas para as discussões da Avaliação Conjunta, tópicos para discussão e conteúdo do relatório. Consolidação das conclusões da Avaliação Conjunta Deve ser reservado um período adequado para a equipa poder consolidar, partilhar, analisar e discutir as conclusões do processo. Com base nas responsabilidades definidas durante a fase de planeamento, as pessoas responsáveis pela redacção do relatório devem consolidar os contributos recebidos dos participantes no processo de avaliação. É fundamental que este seja um esforço conjunto, independentemente do modo como a avaliação seja realizada. É também importante existir consenso entre as partes interessadas sobre o conteúdo e as recomendações do relatório da Avaliação Conjunta5. O Secretariado da Gavi disponibiliza um modelo de relatório de Avaliação Conjunta para assegurar a integralidade do relatório e a apresentação consistente das conclusões e resultados da avaliação ao Painel de Análise de Alto Nível. Análise final com o mecanismo de coordenação nacional O processo da Avaliação Conjunta e as respectivas conclusões, assim como os objectivos, desempenho relatado sobre as subvenções e o pedido para a continuação de financiamento para Reforço do Sistema de Saúde) deve ser apoiado pelo Comité Coordenador Interagências (CCIA) e pelo Comité Coordenador do Sistema de Saúde (CCSS) ou outras partes equivalentes. Esta análise final pode ser efectuada no fim do processo através de uma reunião para informação dos membros do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde sobre as conclusões da avaliação. As actas da reunião final podem ser enviadas juntamente com o relatório de Avaliação Conjunta; ou, uma breve descrição do modo como a Avaliação Conjunta obteve o apoio explícito pode ser incluída no próprio relatório, no espaço para tal reservado. Recomenda-se ainda que os membros discutam e acordem sobre o mecanismo mais apropriado para efectuar um acompanhamento efectivo das acções recomendadas. As questões debatidas na reunião de informação final, incluindo as opiniões discordantes ou quaisquer comentários adicionais dos membros do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde, parceiros ou Responsável de País da Gavi devem ser documentadas no relatório de Avaliação Conjunta. Após a finalização e obtenção do apoio explícito do relatório de Avaliação Conjunta pelo Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde ou outras entidades equivalentes, o relatório deve ser enviado para o Secretariado da Gavi através do Gestor de País (ver no Anexo 1 o calendário de envio de documentos). O relatório será depois distribuído para 5 Caso o consenso não seja atingido, deve ser descrita a posição maioritária, com as posições minoritárias referidas no final do relatório Versão: Fevereiro de 2016 11 Avaliação Conjunta 2016 análise aos membros do Painel de Alto Nível. 5.3. Etapas pós-avaliação: Aprovação das renovações de subvenções, discussões de gestão sobre assistência técnica e acompanhamento das acções recomendadas Durante a reunião do Painel de Alto Nível, o Gestor de País pode apresentar as principais conclusões da Avaliação Conjunta, incluindo o relatório sobre o estado das recomendações da análise anterior. O Painel de Alto Nível deve então discutir as conclusões e fazer as suas recomendações para aprovação da renovação do financiamento. O Painel de Alto Nível deve ainda fazer recomendações para as acções específicas a ser acompanhadas pelo país, o Secretariado da Gavi ou os parceiros da Aliança. As necessidades de assistência técnica do país para o ano seguinte devem também ser discutidas pelo Painel de Alto Nível, de modo a permitir a realização de análises transversais no país e permitir a atribuição de recursos por todos os parceiros da Aliança. Após estas acções, é enviada uma carta ao país, com informações sobre as conclusões do Painel de Alto Nível, incluindo as condições para a realização dos pagamentos. Após aprovação final pelo Director-Geral da Gavi, o país recebe uma Carta de Decisão, em que é pormenorizado o montante aprovado para as subvenções de vacinas e financeiras. Em cada ano, em Setembro/Outubro, todos os países são informados das respectivas obrigações de co-financiamento para o ano seguinte. O mecanismo de acompanhamento das acções recomendadas pela Avaliação Conjunta pode variar conforme o país. Os parceiros regionais e mundiais e o Secretariado da Gavi podem utilizar os fóruns de discussão ou as ferramentas do grupo de trabalho para ajudar a monitorizar o progresso verificado (por exemplo, através do quadro de desempenho), devendo ainda ser apresentado anualmente à Gavi uma actualização do estado das acções, através de uma Avaliação Conjunta completa ou uma actualização intercalar. Para permitir que as necessidades do país identificadas na Avaliação Conjunta sejam traduzidas, se necessário, em necessidades de assistência técnica, o Secretariado da Gavi e o país devem aprofundar a discussão sobre as necessidades identificadas. Para assegurar uma abordagem coordenada, deve ainda ser realizada uma discussão sobre a entidade responsável pelo apoio. Versão: Fevereiro de 2016 12 Avaliação Conjunta 2016 Anexo 1: 2016 Calendário de planeamento para as Avaliações Conjuntas A ser alinhado com o ciclo fiscal do país ou outro ciclo de elaboração de relatórios, se estes não seguirem o ciclo fiscal Cenário ideal para países com o ano fiscal de Janeiro a Dezembro LEGENDA = Objectivo da apresentação = Apresentação da Avaliação Conjunta, se possível após a apresentação do relatório Após a conclusão da Avaliação Conjunta, os países devem enviar o relatório de Avaliação para o Secretariado da Gavi através do Responsável de País. O relatório será depois distribuído para análise aos membros do Painel de Alto Nível. • • Datas para os países com Avaliação Conjunta ‘completa’ utilizando o modelo de relatório completo e com a presença das partes interessadas do país, regionais e mundiais Prazos para a Avaliação Conjunta Datas das reuniões do Painel de Alto Nível 20 de Abril 12-13 de Maio 27 de Junho 27-29 de Julho 5 de Setembro 5-7 de Outubro Datas para os países com ‘actualização’ da Avaliação Conjunta com uma versão mais sucinta do modelo de relatório e apenas com a presença das partes interessadas do país Prazos para a Avaliação Conjunta Datas da revisão do Secretariado 3-4 meses após o final do ciclo fiscal Imediatamente após a apresentação da Avaliação Conjunta Versão: Fevereiro de 2016 Avaliação Conjunta 2016 Anexo 2: Lista indicativa dos documentos a ser consultados/analisados durante a Avaliação Conjunta Alguns documentos devem ser obrigatoriamente enviados através do portal do país; estes documentos são fundamentais para as discussões da Avaliação Conjunta. A lista seguinte contém alguns documentos adicionais que poderão ajudar a esclarecer o processo de Avaliação Conjunta. Documentos primários • • • • • • • • • • • • • • • • • • Plano Plurianual Completo (PPAC) Relatório de Avaliação Conjunta 2015 Quadro de Desempenho Estratégia actual para o sistema de saúde nacional Última informação para o Formulário de Comunicação Conjunta OMS-UNICEF Plano de melhoramento de cobertura, com dados e inquéritos Orçamentos e relatórios financeiros (ano corrente e ano anterior) do Apoio ao Reforço do Sistema de Saúde (RSS), Apoio aos Serviços de Vacinação (ISS), subvenção a Organizações da Sociedade Civil (OSC), Subvenção para Introdução de Vacinas (SIV) ou Custos Operacionais de Campanhas Relatórios de auditorias Avaliações da qualidade dos dados e planos para o respectivo melhoramento, se existentes Relatórios de inquéritos a famílias ou instalações, ou outros estudos semelhantes Orçamento para Reforço do Sistema de Saúde (anterior, actual e, se disponível, para o ano seguinte), plano de trabalho para os Planos de Introdução de Vacinas Novas e Sub-utilizadas e plano de trabalho anual Avaliação e plano de transição da Gavi, se disponível Análises de fluxos financeiros e respectivos constrangimentos disponíveis Avaliação do financiamento da vacinação e plano de acção para países com desempenhos insatisfatórios, se disponíveis Informações sobre orçamentos e pagamentos do programa de vacinação para o ano anterior e orçamento para o ano corrente Plano de Desenvolvimento do Sistema de Saúde Análises do Sistema de Saúde ou Análise de Avaliação Conjunta (últimas versões) Lista de todos os parceiros aprovados para assistência técnica (ano anterior) • Documentos secundários • Inquéritos PAV, Avaliação Pós-Introdução (API) ou Relatório das Actividades Pós-Vacinação (últimas versões) • Avaliações existentes relevantes, como Avaliações de País Completas (APC)6, avaliação intercalar do Reforço do Sistema de Saúde e/ou avaliação final da subvenção (se relevante) • Relatório de Gestão Eficiente de Vacinas (GEV) e actualização através do Plano de Melhoramento • Relatórios dos stocks de vacinas • Memorando da Gavi/Requisitos de Gestão Financeira (Anexo 6 do PFA) e quaisquer Relatórios de Auditoria ao Programa Financeiro ou de Análise de Monitorização ou de Auditoria Externa • Termos de Referência do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde e actas das reuniões do ano anterior 6 Projecto aplicável ao Bangladesh, Moçambique, Uganda e Zâmbia. Versão: Fevereiro de 2016 14 Avaliação Conjunta 2016 Anexo 3: Lista de abreviaturas MAPI Manifestações Adversas Pós-Vacinação (eventos adversos pos-vacinacao) RPA Relatório de Progresso Anual PPAC Plano Plurianual Completo CDC Centros para Controlo e Prevenção de Doenças (Centers for Disease Control and Prevention) CES Coverage Evaluation Survey (Inquérito à Avaliação de Cobertura) CPA Cash Programme Audit (Auditoria do Programa Financeiro) OSC Organização da Sociedade Civil IDS Inquéritos Demográficos e de Saúde PAV Programa Alargado de Vacinação GEV Gestão Eficaz das Vacinas PAN High Level Review Panel Painel de Alto Nível) VPH Vírus do Papiloma Humano CCSS Comité Coordenador do Sistema de Saúde RSS Reforço do Sistema de Saúde (Reforço do Sistema de Saúde) CCIA Comité Coordenador Interagências IRC Independent Review Committee (Comité de Avaliação Independente) ISS Immunisation Services Support (Apoio a Serviços de Vacinação) JAR Joint Annual Review (Análise Conjunta Anual) JANS Joint Assessment of National Strategies (Avaliação Conjunta das Estratégias Nacionais) JRF WHO/UNICEF Joint Reporting Form (Formulário de Comunicação Conjunta OMS/UNICEF) MICS Multiple Indicator Cluster Survey (Inquérito de Grupo de Indicadores Múltiplos) MOH Ministry of Health (Ministério da Saúde) MOF Ministry of Finance (Ministério das Finanças) NVS New and Underused Vaccine Support (Apoio a Vacinas Novas e Sub-utilizadas) PIE Post-Introduction Evaluation (Avaliação Pós-Introdução) PBF Performance-Based Funding (Financiamento Baseado em Desempenho) SIA Supplementary Immunisation Activity (Actividade de Vacinação Suplementar) SCM Senior Country Manager (Gestor de País) UNICEF United Nations Children’s Fund (Fundo das Nações Unidas para a Infância) VIG Vaccine Introduction Grant (Subvenção para a Introdução de Vacinas) WHO World Health Organisation (Organização Mundial de Saúde) Versão: Fevereiro de 2016 15