como fazer uma apresentação oral

COMO FAZER UMA APRESENTAÇÃO ORAL?
1) Preparando a apresentação oral
Uma boa apresentação oral começa muito antes da hora de falar. Um preparo
cuidadoso da apresentação, com antecedência suficiente para definir aspectos
importantes e tomar as devidas providências, devem minimizar a probabilidade de que
seu desempenho propicie satisfação e aprendizagem para sua audiência e minimizar o
esforço e o sofrimento para você. Não necessariamente nesta ordem, você terá que
responder a questões como:
•
Para quem falar?
•
Com que objetivos:
•
Sobre o quê falar?
•
Em quais condições?
•
Que informações apresentar?
•
Como organizar a apresentação?
•
Com que recursos?
•
Com que preparo?
Para quem falar?
As características da audiência são aspectos fundamentais na definição de
características da apresentação. Não existem apresentações boas em si mesmas, que
sirvam para qualquer ocasião. Cada uma é única, e parte considerável dessa
especificidade vem das características da audiência.
Quais as características que importam é algo que terá que ser sempre
identificado por quem vai organizar a apresentação, mas algumas podem ser quase
sempre importantes:
•
Quantos são?
•
O que têm em comum?
•
Em que diferem uns dos outros?
•
O que sabem sobre o assunto (quando ele já está definido)?
•
O que pensam sobre o assunto?
Comece a preparar sua apresentação tendo bem claro quem é sua audiência. Se
não dispuser de informações suficientes sobre ela, identifique fontes possíveis e busque
todas as informações que considerar relevantes, mas sem tornar isso uma tarefa tão
grande que seja necessário adiar a apresentação até que você disponha de um dossiê
sobre cada um dos possíveis ouvintes. Basta você conseguir ter bem claro que tipo de
audiência ela é.
Com que objetivos?
Somente tendo-se em mente o que se deseja que a platéia tenha um
conhecimento ao fim da apresentação é que será possível prepará-la. Sem a
especificação clara dos objetivos da apresentação, não há como garantir um resultado
satisfatório.
Ao fim de uma apresentação, o locutor espera que sua audiência tenha saído dali
com alguma compreensão sobre o que foi falado. A exposição do assunto em pauta será
a meta a ser cumprida pelo locutor.
Procure refletir a respeito do que vai ser falado, o que você acha que seria mais
relevante para ser elucidado para aquele público. Procure ter clara a principal função da
apresentação.
Sobre o que falar?
Se o apresentador não definir sobre o que irá falar com antecedência suficiente,
ele ficará impossibilitado de tomar outras providências consideradas necessárias para
uma apresentação adequada, tais como: selecionar informações, definir os recursos que
serão necessários, definir o melhor modo de preparar-se para a apresentação, etc.
Não definir sobre o que falar significa deixar a apresentação ao acaso e enfrentar
as consequências indesejáveis que tal fato pode acarretar. A menos que o apresentador
domine muitos assuntos e a audiência se satisfaça com qualquer um deles, é
imprescindível saber sobre o que falar em uma apresentação. Aliás, em quase todos os
eventos (congressos, simpósios, palestras, etc.), o assunto da apresentação deve ser
informado com antecedência suficiente para que os responsáveis possam fazer a devida
divulgação. A propósito, você conhece alguém que se interessa por uma apresentação
sem saber do que se trata?
Decida sobre o que falar em função dos objetivos de sua apresentação, das
exigências (o professor pode ter definido um tema para cada aluno, os organizadores do
congresso não aceitam que determinados assuntos sejam abordados, etc.) e/ou de suas
chances de agradar a audiência. Confira também se há disponibilidade de materiais para
consulta sobre o que você decidiu falar.
Em quais condições?
Desconhecendo as condições em que a apresentação se dará, o apresentador fica
sem condições de definir os recursos audiovisuais que gostaria de usar, organizar
adequadamente sua apresentação, preparar-se para o evento, etc.
Saber em que condições a apresentação se dará significa obter informações
como:
•
Quanto tempo tenho para a apresentação?
•
Como é a iluminação do ambiente?
•
E a ventilação?
•
Tem lousa (ou similar)? E giz (ou similar)?
•
Tem tomada? A voltagem é compatível com a dos aparelhos a serem utilizados?
•
Há um computador disponível? Funciona?
•
Tem datashow ou retroprojetor? Está funcionando?
•
Há outros equipamentos audiovisuais (TV, DVD, aparelho de som, etc.)?
Funcionam?
O apresentador pode obter esses dados por meio de uma visita ao local da
apresentação e/ou entrando em contato com as pessoas mais indicadas para dar tais
informações (os organizadores do evento, o professor da disciplina, etc.). Assim, o
apresentador aumenta a probabilidade de que uma boa apresentação ocorra e diminui a
probabilidade de ficar ansioso com surpresas desagradáveis no momento da
apresentação, quando mais nenhuma providência pode ser tomada.
Que informações apresentar?
Depois que o tema de sua apresentação estiver definido, você deverá decidir que
tipo de informações dará à sua audiência. Conceitos? Dados históricos? Exemplos?
Estatísticas? Fotos/desenhos? Descrições? Para tomar sua decisão, procure refletir sobre
as seguintes questões:
•
O meu tema permite fornecer esse tipo de informação?
•
Qual(is) dessas informações pode tornar minha apresentação mais clara e
agradável?
•
De acordo com o tempo que terei para apresentar, quais informações posso dar?
Depois que o tipo de informação estiver escolhido, utilize os mesmos e outros
critérios que julgue relevantes para selecionar o conteúdo de cada tipo de informação
(quais conceitos, quais exemplos, etc.)
Como organizar a apresentação
Organize as informações selecionadas em ordem cronológica ou em ordem de
complexidade (primeiro as informações mais simples, que servirão de subsídios para as
mais complexas). Definida a sequência, decida como apresentará as informações.
Prepare os materiais que irá auxiliá-lo(a) no momento da apresentação: destaque
informações, faça lembretes, coloque os papéis em ordem, etc. Procedendo desta
maneira, você evita surpresas decorrentes do improviso que serão desagradáveis tanto
para você quanto para sua audiência.
Com que recursos?
As informações que você julga importante fornecer aos seus ouvintes podem ser
apresentadas de modo mais claro, agradável e simples se você utilizar alguns recursos?
Se sim, que recursos são esses? Quais você deve escolher? Utilize aqueles de que o
local onde será a apresentação dispõe ou aqueles que você pode providenciar com
facilidade. Escolha recursos com os quais você saiba lidar ou tenha possibilidade de
aprender.
Com que preparo?
Se você já apresentou o tema em outras ocasiões, domina o tema ou tem
facilidade para falar em público, provavelmente não precisará dispensar muito tempo se
preparando. Mas, se este não for o seu caso, estude, treine, apresente para pessoas com
características semelhantes às de sua audiência. Você estará preparado quando as
pessoas entenderem o que você expôs e quando sentir-se seguro(a).
2) Garantindo condições adequadas para apresentação:
Garantir condições adequadas para a apresentação é parte fundamental para
quem quer obter sucesso em sua apresentação. Para tanto, é necessário atentar-se para
os seguintes aspectos:
•
Adequar o ambiente para apresentação;
•
Garantir recursos para apresentação;
•
Manter postura adequada para a apresentação;
•
Prestar atenção nos ouvintes;
•
Manter ouvintes atentos;
•
Manter ouvintes dispostos a dialogar;
•
Favorecer participação dos ouvintes.
Adequar o ambiente para apresentação
Adequar o ambiente para sua apresentação significa manter ou alterar os
aspectos físicos considerando a influência que estes podem ter em relação à disposição
dos ouvintes, à atenção e à motivação.
O ambiente físico influi de modo considerável na qualidade de uma
apresentação. Um auditório pequeno para um grande número de pessoas, por exemplo,
poderá fazer com que os ouvintes se tornem cansados e impacientes, por causa do
desconforto físico e temperatura elevada.
O apresentador deve verificar a iluminação da sala, o posicionamento dos
móveis e a presença dos recursos disponíveis com um tempo suficiente pra providenciar
ou solicitar providências quanto a características consideradas negativas.
Garantir recursos para apresentação
Garantir recursos para a apresentação significa verificar com antecedência se
estão disponíveis os equipamentos e materiais necessários para a apresentação prevista.
Estes recursos podem ser de simples utilização, como cartazes, faixas, giz e lousa, ou
mais complexos, exigindo teste e, eventualmente, um treinamento prévio de seu
manuseio (como, por exemplo, retroprojetor e datashow). É aconselhável que o
apresentador avalie a necessidade do uso de microfones durante a apresentação em
função do tamanho da sala disponível e do nú8mero de ouvintes. Ele deve verificar
também as fontes de energia elétrica e as voltagens do local onde ocorrerá a exposição.
É necessário que o apresentador tenha habilidade com estes materiais ou
equipamentos, pois erros frequentes ou a demora em sua utilização podem causar maior
ansiedade no expositor e fazer com que o público perca a atenção ou a credibilidade
nele depositada. Procure se informar previamente sobre os recursos e as características
do local onde ocorrerá a apresentação. Se estes não estiverem disponíveis ou não
puderem ser utilizados no local, verifique as possibilidades de adaptação, a
possibilidade de mudança para outro local ou mudanças na forma de apresentação.
Manter uma postura adequada para a apresentação
Manter uma postura adequada é uma das formas de conquistar e manter a
confiança e o respeito da audiência.
O corpo tem sua própria fala e esta não deve, de modo algum, contradizer a
linguagem falada ou diminuir a imagem do expositor. Lembre-se de que você jamais
será convincente ao falar sobre assuntos alegres com expressão triste ou tentar mostrar
as qualidades de um produto com aspecto de cansaço ou desânimo.
Permaneça preferencialmente em pé, mostrando disposição e interesse pelo
assunto que está apresentando. Caso necessite ficar sentado durante a exposição,
providencie com antecedência um pequeno tablado, de modo a ficar em uma altura
superior à dos ouvintes, isto permitirá uma melhor visualização da apresentação, além
de demonstrar conhecimento e autoridade em relação ao assunto apresentado.
Movimente-se quando quiser enfatizar algo que julga importante durante a
exposição: isto despertará novamente a atenção dos ouvintes, fazendo-os acompanhar
seus passos... e sua fala.
Prestar atenção nos ouvintes
O comportamento dos ouvintes na sala é um excelente termômetro da qualidade
e do tempo disponível de uma apresentação.
O expositor deve observar seus ouvintes frequentemente, pois alguns de seus
comportamentos indicam o nível de atenção, interesse ou cansaço do público.
Para onde os ouvintes estão olhando, dirigindo sua atenção? Para você ou para
detalhes do ambiente como janelas, luzes ou cortinas? Como está a postura de seu
público? Há pessoas aparentando sono, desinteresse ou movimentos de saída?
As respostas a essas perguntas são dicas para que o expositor mantenha ou altere
seu modo de apresentação, além de indicar o quão próximo deve estar o fim de sua
apresentação.
Manter os ouvintes atentos
A atenção dos ouvintes deve ser despertada e mantida durante toda a
apresentação, pois somente desta forma você poderá garantir que o conteúdo de sua
exposição tenha sido captado pelo público.
Há várias maneiras de manter o público atento. Conte, por exemplo, uma
pequena história que venha estreita relação com o conteúdo da mensagem, formule uma
pergunta provocativa, comente sobre alguém que tenha falado anteriormente ou esteja
na platéia, etc.
Lembre-se também que grande parte da atenção dos ouvintes está relacionada
com a imagem que o expositor está tendo diante do público. Demonstre sutilmente que
conhece o assunto, cite frase de um autor respeitado pelos ouvintes e jamais se desculpe
por estar com problemas físicos ou por não estar devidamente preparado para falar.
Manter os ouvintes dispostos a dialogar com o apresentador
O apresentador deve se comportar de modo a favorecer os comentários e as
contribuições dos ouvintes durante sua exposição. Deve evitar confronto de opiniões ou
situações polêmicas.
O público geralmente tem variadas e importantes experiências em relação ao
assunto abordado e pode enriquecer a apresentação. Por outro lado, o apresentador deve
conduzir estas contribuições de modo a não permitir que os demais ouvintes se sintam
constrangidos com algumas opiniões.
Estimule o diálogo dos ouvintes, procure acolher as sugestões apresentadas e
respeite suas opiniões, desta forma estará desarmando resistências em relação a você e
ao tema abordado. Não permita, entretanto, que este comportamento substitua sua
exposição, caso contrário os ouvintes poderão penar que você desconhece o assunto e
está apenas “enrolando” a apresentação.
Demonstre satisfação com o conteúdo da exposição e principalmente com os
ouvintes; elogie-os pelas participações e não encerre seu discurso com frases vazias sem
objetividade, como “era isto que eu tinha para falar...”.
Favorecer a participação adequada dos ouvintes
Os ouvintes podem e devem participar da apresentação, e cabe ao expositor
favorecer este comportamento.
Um incentivo adequado à participação dos ouvintes demonstra respeito ao seu
conhecimento prévio, sem, contudo, causar constrangimentos a determinadas pessoas.
Inicialmente, diga ao público, de modo sintético, o assunto que irá abordar;
informe a audiência sobre o tempo de duração da apresentação de modo a criar somente
expectativas reais em relação a ela. Promova uma reflexão sobre o assunto abordado e
faça perguntas apenas quando realmente desejar uma resposta.
3) Desenvolvendo a apresentação
O momento da apresentação enfim chegou. Neste contexto, para garantir uma
apresentação com êxito, é preciso levar em conta os seguintes aspectos:
•
Apresentar informações adequadamente;
•
Conferir andamento das apresentações;
•
Modificar planos de apresentação.
Apresentar informações adequadamente
Apresentar informações adequadamente significa garantir que toda audiência
ouça as informações que estão sendo transmitidas, para que, então, possa (ou não) se
convencer do que foi exposto. Assim, alguns cuidados deverão ser tomados por quem
irá apresentar:
1. Olhar para todos os ouvintes enquanto expõe. Se você concentra sua atenção em
uma única pessoa ou direção, ou fala só para a primeira fileira, poderá colocar
em risco sua atuação, pois logo os demais se sentirão preteridos e começarão a
se dispersar.
2. Falar numa altura de voz adequada para o ambiente. Procure uma altura que seja
suficiente para que quem esteja longe escute ao mesmo tempo que não
incomode quem está mais próximo. Além disso, um volume alto demais
intimida os ouvintes e até mesmo prejudica o mecanismo da fala. Já quando a
altura é baixa demais, inicialmente as pessoas tentarão ouvir, mas, aos poucos,
cansarão e perderão o interesse.
3. Não falar rápido demais. Tente falar num ritmo moderado. Quando se fala
rápido demais, os ouvintes podem não entender o que está sendo dito ou então
não acompanhar a velocidade em que suas idéias estão sendo expostas,
prejudicando o entendimento das informações transmitidas.
4. Utilize vocabulário adequado. Deve-se utilizar palavras que façam parte da
realidade particular daquele grupo de pessoas, evitando a escolha de palavras
difíceis e uso de vícios linguísticos. Escolha bem as palavras com o objetivo de
não exagerar com o uso de termos técnicos ou simplórios demais.
5. Pronunciar bem as palavras. É importante conhecer bem os termos a serem
abordados na apresentação para não ser surpreendido com uma palavra difícil de
ser pronunciada e ser submetido a um verdadeiro trava-línguas em frente ao
público. Para isso, procure treinar antes de fazer a apresentação, faça uso de um
gravador e depois ouça, marcando as palavras ou períodos em que sua voz não
lhe pareceu muito audível ou bem colocada e vá corrigindo os erros assinalados.
Outra forma de treino consiste em apresentar para alguém e pedir o feedback.
6. Fazer uso de recursos de ênfase. Quando se está falando, uma pausa pode
corresponder a uma vírgula, dois pontos ou reticências. É preciso ter consciência
da importância deste tempo de “silêncio” já que ele pode servir como o tempo
de que o ouvinte precisa para entender bem a mensagem. Procure também
projetar a voz na hora em que isso for necessário, lembrando-se, entretanto, de
que projetar a voz não é gritar. Falar o tempo todo num único volume de voz é
cansativo para quem ouve. Module a voz aumentando e abaixando segundo as
exigências do momento. Atente-se também ao ritmo, há momentos em que falar
devagar se faz necessário. Por exemplo, na hora de passar uma informação
importante, procure falar pausadamente, depois retome a velocidade original.
7. Evitar constrangimentos. Evite, durante a apresentação, o uso de gírias, a menos
que isto seja necessário para criar empatia. Palavras de baixo calão podem
causar constrangimentos e o excesso de piadas pode distrair os ouvintes
prejudicando, assim, um melhor aproveitamento da apresentação.
8. Ser natural. A naturalidade é algo que se adquire com o treino. Mesmo assim,
procure relaxar, permanecer tranquilo, não antecipando dificuldades. Durante a
apresentação, ao observar coisas que não estão bem, reconheça e explicite para a
platéia. Procure comportar-se de acordo com as atitudes que normalmente
assume, do contrário, correrá o risco de parecer artificial e consequentemente
pouco convincente.
Conferir andamento das apresentações
Conferir o andamento de uma apresentação é verificar se o trabalho está
atingindo seus objetivos e transmitindo as informações com clareza. Agindo assim, você
estará garantindo que os ouvintes assimilem o conteúdo da apresentação além de mantêlos interessados na atividade. Para isso, você pode: fazer recapitulações dos conceitos e
ideias apresentados com a ajuda dos ouvintes, perguntar se todos estão ouvindo com
clareza sua voz, conferir se não há nada atrapalhando a visão de transparências ou textos
escritos, solicitar aos ouvintes que emitam opiniões sobre o andamento da apresentação.
Modificar planos de apresentação
Ter um bom planejamento da apresentação é um grande passo para se realizar
um bom trabalho, porém isso não significa que o planejamento deva ser seguido com
rigidez. Muitas vezes, você precisará adequar-se às situações para atingir seus objetivos,
seja ao deparar-se com situações adversas, como, por exemplo, um retroprojetor
queimado, ou ao conferir o andamento da apresentação perceber a necessidade de
alterações no planejamento para melhorar a qualidade de seu trabalho. Ao verificar que
a qualidade do som está comprometida, solicite aos ouvintes que se mudem de posição,
sentando mais próximos a você ou em círculo, por exemplo, ou ainda aproximando-se
mais da platéia; quando não puder utilizar um retroprojetor tente usar o quadro para
listar os tópicos e conceitos mais importantes; incentive os ouvintes a questionarem as
informações, ficando atento a dúvidas que sejam fruto de problemas da maneira como a
apresentação está sendo realizada; crie alternativas que promovam uma melhora na
apresentação.
Equipe ProEstudo, 2001