PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP Nº 01/01
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PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP Nº 01/01
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Área: Processo: Tarefa Crítica: Executor: POP Nº 01/01CALEDoc SUBCOMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS ORGANIZAÇÕES MILITARES – SCPAD-OM Nº 01: Avaliação de Documentos Equipe da SCPAD-OM Data da Vigência 2009 Objetivo: Avaliar a documentação anual da Organização Militar Finalidade: Listagem de eliminação de documentos para ser enviada ao Arquivo Histórico do Exército Custo: Zero Prazo: ATÉ 30 DE SETEMBRO DE 2009 Legislação: (todos disponíveis no Sítio do Arquivo Histórico do Exército, na Pasta Gestão Documental): a) Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. (Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências). b) IG 11.03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército); c) Tabela sub-classe “080”- Tabela de Classificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivo referentes às atividades-meio do Exército Brasileiro; d) Tabela de Classificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivos referentes às atividades-meio da administração pública- CONArq); e) Tabela de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo referentes às atividades-fim do Exército Brasileiro-TBTEx (em caráter experimental ); f) Ofício Nr 014-CPADEx, de 03 abr 09; (atentar para esse ofício, pois o mesmo alterou o modelo de Listagem da IG 11-03); g) Memento de Medição de Acervos-AHEx; h) Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos do Exército Brasileiro, constante do Ofício Nr 014-CPADEx, de 03 abr 09; i) Portaria nº 835, de 14 de novembro de 2007 (Aprova as Normas para Recolhimento de Acervos ao Arquivo Histórico do Exército e dá outras providências). j) Orientações gerais para preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos do Exército. Material Necessário Mesa Papel Computador Atividades Críticas 1. A escolha dos códigos de classificação requer extrema atenção. Manuseio do Material 1. Manusear as tabelas de temporalidades, o modelo de listagens e o memento de medição de acervos. Descrição da Tarefa 1. A Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos-SCPAD da OM deverá selecionar a documentação que não está mais na fase corrente da Seção ou OM. (atentar para a definição de fase corrente que depende do assunto do documento). Verificar a Tabela sub-classe “080”- Tabela de Classificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivo referentes às atividades-meio do Exército Brasileiro e fazer a análise da documentação (art 17º, da IG 11-03); Por exemplo: Folhas de Alterações (Assentamentos Individuais): Código nº 080.3 - a fase corrente dura enquanto o servidor permanecer na ativa; Ler as Orientações gerais para preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos do Exército. 2. Verificar o assunto de cada documento: (Por exemplo: As folhas de alteração (assentamentos) de um militar de 2004 – Código nº 080.3, da Tabela Sub-Classe 080: Fase Corrente: enquanto o militar permanecer na ativa; Fase intermediária: prazo máximo de 130 anos contando com a fase corrente; Destinação Final: Eliminação. Ex 2 – Legislação de pessoal do ano de 2004 – Código nº 080.1 (legislação) da Tabela Sub-classe “080”– Fase corrente: enquanto vigorar; Fase intermediária: 05 anos; Destinação Final: Guarda Permanente; 3. Lançar os códigos em uma planilha ou no próprio documento; 4. Contagem do número de documentos em cada código; 5. Medição do acervo – (ver o memento de medição no site do AHEx). 6. Separar em envelope os documentos por Códigos de Eliminação ou de Guarda Permanente; 7. Preparar a Listagem de Eliminação de Documentos (O modelo constante da folha 2, do Anexo B, da IG 11-03, não é mais válido! O modelo correto é o que está na página do Arquivo Histórico do Exército (AHEx), anexo ao Ofício Nr 014-CPADEx, de 03 abr 09, de conformidade com as exigências do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ. 8. Preparar o Ofício encaminhando a Listagem; 9. Enviar para o AHEx, a Listagem de Eliminação de Documentos do Exército Brasileiro; 10. Aguardar o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no âmbito Exército, em Diário Oficial da União. 11. Aguardar a Secretaria-Geral do Exército republicar o mesmo Edital no Boletim do Exército, no qual autorizará a eliminação das respectivas listagens, no prazo previsto, desde que não haja nenhum impedimento. 12. Decorrido o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias da publicação no BE, do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no âmbito Exército, no qual poder-se-á solicitar vistas de documentos, a SGEX autoriza a eliminação dos mesmos, exceto daqueles que foram desentranhados, mediante solicitação de interessados; 13. Uma vez autorizada a eliminação, as SCPAD da OM elaborarão o Termo de Eliminação de Documentos – Ver Modelo do termo no Anexo C, da IG 11-03. Resultados Esperados 1. Melhoria da Gestão de Documentos na Força-Terrestre. 2. Solução dos problemas referentes à devolução pelo CONARQ de listagens elaboradas pelo OM do Exército Brasileiro. Ações Corretivas 1. Em caso de documentação não adaptável à tabela Sub-classe “080” ou da atividade-meio do CONARQ, utilizar a TBTEX; 2. Criar uma rotina de classificação de documentos no recebimento e/ou expedição de documentos na OM; 3. Atuar junto às Seções de sua OM para adaptação do Arquivo (fase corrente e intermediária) ao art. 23º da IG 11-03. 4. Lembrar aos membros da SCPAD-OM que a liberação final para eliminação é de responsabilidade do CONARQ e que, portanto, eles não aceitam códigos genéricos (Ex: pessoal militar 020 – com 1.500 documentos). O certo é ver o assunto de cada documento e classificar de acordo com a classe, sub-classe, grupo e sub-grupo, PARTINDO DO GERAL PARA O ESPECÍFICO, de acordo com as Tabelas sub-classe “080” e CONARQ. 5. Não colocar na listagem de eliminação os nomes dos atuais Secretário-Geral do Exército e do Diretor do Arquivo Histórico do Exército. 6. Solicitar o apoio do Arquivo Histórico em caso de dúvidas (RITEX – 810 5113 ou (21) 2519 5113-Chefe da Comissão de Avaliação de Listagens de Eliminação de Documentos-AHEx (atualmente Cap Ferreira Jr); Elaborado por Responsável Aprovação Chefe Aprovação Ass SE-EB ___________________ Ferreira Júnior - Cap ___________________ Ferreira Júnior - Cap __________________ Ferreira Júnior - Cap ___________________ Rodrigues - Maj