Manual Financas FONGTIL 19042013 Final

Transcrição

FONGTIL
Matadalan ba Finansas
Update Abril 2013
FONGTIL Matadalan Finansas
Update Abril 2013
Page 1
INDEX
INDEX ............................................................................................................................................. 2
Anexos ............................................................................... Error! Bookmark not defined.
2. Staff nia Responsibilidades Nivel Autorizasaun ................................................................ 4
3. Konta Bankaria....................................................................................................................... 11
4. Cek ........................................................................................................................................... 12
5. Seguransa Osan...................................................................................................................... 13
6. Simu Osan ............................................................................................................................... 13
7.Petty Cash ................................................................................................................................ 14
7.1
Pagamentos husi petty cash .............................................................................. 15
7.2
Reconcilia Petty Cash ......................................................................................... 15
7.3
Reimbursumento Petty Cash............................................................................ 15
8.Advance hodi ba implementa projeitos ............................................................................. 15
8.1
Selu Advance ........................................................................................................ 15
8.2
Remata advance ................................................................................................... 16
9.Livros conta nian .................................................................................................................... 17
10 Nivel Contas nian (no codigo sistema seluk) ................................................................ 17
11. Orsamentu (Budget) .......................................................................................................... 17
12. Salariu Staf ........................................................................................................................... 18
13. Taxa........................................................................................................................................ 18
14. Rekonsiliasaun Fulfulan ...................................................................................................... 19
15. Relatorio Fulan- nian .......................................................................................................... 19
16. Relatorio ba doador no board ......................................................................................... 19
17. Arkivu dokumentos finansas............................................................................................. 20
18. Procurementu ...................................................................................................................... 20
19. Audit ...................................................................................................................................... 20
20Asset Fixo ............................................................................................................................... 21
20.1 Recordo Asset Fixo ............................................................................................ 21
20.2 Hasai Stock tinan-tinan (Annual Stocktake) .................................................. 22
20.3 Depreciasaun........................................................................................................ 22
20.4 Hasai Asset Fixo .................................................................................................. 22
21.Backup .................................................................................................................................... 22
Backup MYOB ................................................................................................................... 22
Documentos Microsoft Office ............................................................................................
22.Protesaun ba Virus (secsaun foun) .............................................................................. 22
23 Emandamentu no Data hahu Aplika
24 Anexos
Anexo 1: Voucher Pagamento
Anexo 2: Voucher Recibo
Anexo 3: Voucher Perdiem and Accommodation
Anexo 4: Voucher Foti Osan Banco Nian
Anexo 5: Voucher Deposit Banco
Anexo 6: Requeremento Advance
Anexo 7: Relatorio Advance
Anexo 8 : Statement Informasaun Simu Osan ba Donor
Update Abril 2013
Page 2
1. Introdusaun
1.1 FONGTIL.
Hanesan organizasaun sumbrinha nebe kontribui ba Prinsipio, Visaun no Misaun ba
organizasaun nian.
FONGTIL implementasaun programa persija fo atensaun mos sistema gestaun
internal organizasaun, balun mak hanesan kriar no dezenvolve matadalan financas
hodi hadia no haforsa sistema management financas organizasaun ho transparansia,
akuntabilidade no sustantabel ba future.
Matadalan financas ne’e importante ba FONGTIL hodi gere sistema financas
organizasaun nian nebe diak no standart inklui bele sai modelu no referensia mos
membru ONGs sira nebe mak sidauk iha.
Vizaun FONGTIL
Timor Leste nasaun ida ne’ebe dezenvolvidu, ho prosperu no livre hosi eksplorasaun,
diskriminasaun no korupsan, no kaer-metin prinsípius honestidade, justisa no
demokrasia, iha ne’ebe sidadaun hotu hetan suporta hosi sosiedade sivil ida ne’ebe
mak forte no independente.
Misaun FONGTIL
a) promove no hala’o advokasia ba setór hotu atu hetan prosperidade no interese
sidadaun Timor-Leste tomak;
b) buka hodi asegura povu Timor-Leste ne’ebe mak livre hosi kualkér formas
injustisa, inklui mos ki’ak, eksplorasaun no diskriminasaun, no iha oportunidade
atu partísipa ho nakloke no ho livre iha prosesu halo desizaun polítiku no
demokrátiku;
c) suporta no hametin setór ONG atu sai lian ne’ebe efektivu ba sidadaun TimorLeste tomak, liu-liu povu ne’ebe mak vulnerável liu iha ita nia komunidade.
Valor no prinsipiu ne’ebe FONGTIL tuir maka:
a) Ema hotu hanesan, respeita no valoriza tuir prinsípius direitus umanus.
b) Sentrál ba dezenvolvimentu iha Timor-Leste mak saúde, prosperidade
ekonómiku, sosiál no kulturál ba sidadaun hotu, liu-liu ema ne’ebe vulnerável liu
no dezvantajen liu iha ita nia komunidade.
c) Vítima violasaun direitus umanus iha tempu pasadu tenke hetan direitu ba justisa.
d) Sidadaun hotu iha direitu atu partísipa iha prosesu halo desizaun polítiku no
demokrátiku, no desizauns ne’ebe afekta povu Timor-Leste tenke halo tuir
prinsípius
naun-violénsia,
naun-diskriminasaun
no
naun-eksplorasaun,
transparénsia no akauntabilidade.
e) Kualkér formas diskriminasaun tamba kualkér razaun, ka tamba seksu, status
maritál, fiár relijiozu, fiar étiku, kór, rasa, oríjin étniku no nasionál, disabilidade,
idade, opiniaun polítiku, status empregu, status família, tenke elimína hodi fo
lisensa ba sidadaun hotu atu senti hanesan parte ida hosi komunidade no atu
partísipa ho másimu iha komunidade nia le’et.
Update Abril 2013
Page 3
f) Sosiedade sivíl ne’ebe forte no efektivu mak parte esensiál no lejítimu ba sistema
governu ne’ebe demokrátiku, no atu váoriza no hametin setór sosiedade sivíl
ne’e, importante atu asegura katak sidadaun hotu iha oportunidade atu partísipa
másimu iha prosesu halo desizaun demokrátiku iha nasaun Timor-Leste.
1.2 Objetivu Manual Ne’e:
a) hodi utiliza hanesan guia/matadalan (pedoman) ba knãr no responsibilidades atu
implementa sistema finansa iha FONGTIL.
b) Atu uza osan tuir regras ka politka internal ne’ebe iha
c) Dokumenta ba regras ne’ebe iha hodi ema hotu bele implementa ho efetivu
d) Sai matadalan ba membrus ONGs sira sidauk iha hodi implementa sira nia prosesu
jestaun finansa
1.3 Prosesu atu halo Manual
Manual ida ne’e prepara liu husi prosesu konsultasaun no diskusaun hamutuk ho Staff
Finansa, Ekipa Jestaun, no staff FONGTIL hotu. Esbosu manual ne’e mos hetan input husi
FONGTIL nia Konsellu, donor no auditor.
1.4 Manual ne’e ba se
a) Manual ida ne’e prepara hodi bele uza hanesan matadalan ba ema sira ne’ebe mak iha
responsibilidade iha jestaun finanseiru ninian, liu-liu Konsellu, Diretur/a, , Office
Manager Office Manager no ekipa Jestaun
b) Staff FONGTIL husi Diretur/a, ekipa Jesatun no mos staff hotu hotu.
c) Manual ida ne’e mak fo ba Staff Finansa atu utiliza hanesan guia/matadalan (pedoman)
konaba sira nia responsibilidades atu implementa sistema finansa iha FONGTIL.
d) Manual atu fo mos ba membrus hotu hodi fasilita treinumentu atu prepara sira nian
Matadalan Finansas rasik.
2. Staff nia Responsibilidades Nivel Autorizasaun
Update Abril 2013
Page 4
2.1 Strutura Organization
Struktura Sekretariadu FONGTIL 2013- 2015
Asembleia Jeral
Konsellu
Executive Director
Officer
Manager
1.
2.
3.
4.
5.
6.
MSO
Human
Resource
Logistic
Driver
Security
Cleaner
Finance
Manager
Accounting &
Finance
Assistant
Update Abril 2013
Studies &
Advocacy
Manager
1.
2.
3.
Gov.State
Institution &
Agency
Liaison
Networking
Liaison
Publication
& Media
District
Manager
-
District
Coordinator:
1. Lautem
2. Viqueque
3. Baucau
4. Dili, Manatuto
& Ermera
5. Manufahi
6. Ainaro & Aileu
7. Covalima
8. Bobonaro
9. Liquisa
10. Oe-Cusse
MSF Manager
1.
2.
3.
4.
Capacity
Building
Officer
IT Officer
Resource
Center
Officer
Fund Rising
Unit Officer
Page 5
FONGTIL nia Konsellu hasoru malu minimu fulan tolu dala ida.
Direktor mak responsavel ba Konsellu atu ejekuta FONGTIL nia budget no planu tinan –
tinan.
Team Manajementu mak Direktur, Office Manager ho Koordenador Divizaun, nebe hasoru
malu semana ida dala ida hodi koordena aktividade FONGTIL.
Kada fulan iha Enkontru Staff, Finance Manager hato’o relatorio finansas no halo esplikasaun
ba staff hotu
Wainhira iha isu balu konaba finansas, desizaun bele foti iha team Manajamentu.
2.2 Administrasaun/Unidade Finansas
a) Office Manager ho no ema finansa iha responsibilidade atu mantein kontrola
finanseiru tuir pratika diak akuntabilidade no tuir matadalan nebe aprovado.
b) Unidade Manajementu tenke fo hatene / hanoin ba staf foun sira kona ba sistema
finansas iha FONGTIL relasiona ba ninia posizaun no knar konaba finansa.
c) Unidade Manajementu mos tenke asegura katak staf hotu tuir regulamentu finansas
nian no fo treinu ba staff hodi ajuda sira komprende no tuir sistema.
Posisasun
Office Manager
Finance Manager
Responsabilidades
• Supervizaun ba sistema Finansas
• Revista relatorio kada fulan
• Supporta ba Finance Manager atu prepara ba audit.
• Revista no autoriza sura osan semanal
• Maneja prosesu prepara budget
• Garantia no Aprova relatorio hotu hosi finansa antes atu fo
ba Direktor, Board no doadores
• Halo Supervizaun ba Logistik atu mantein Registrasaun ba
propriedade
• Revista no autoriza sura osan loron loron.
• Halo registo osan tama-sai lor-loron iha sekretariadu
FONGTIL ba Program MYOB
• Halo relatorio finansas fulan-fulan ba divisaun hotu inklui ba
Executive Director
• Aprenjenta relatorio finansas ba inkontro kada fulan 3 entre
Management Team & Board
• Halo relatorio finansas ba Donor baseia ba MoU
• Hamutuk Manager Administrasaun Prepara relatorio annual
ba prosesu Audit iha fin de ano husi Auditor
• Hamutuk ho Manager Administrasaun prepara relatorio
Financas inklui resultadu Audit ba OM/DE, Board & AGM/GM
• Akompanha Executive Director ho Board halo aprezentasaun
relatorio financas audit iha Annual/ General Meeting
Update Abril 2013
Page 6
Asistenti Financa
• Halo Time Schedulle Report & Work flow ba Staff/ED,
Konsellu, Donors inklui Audit
• Asigura no executa orsamento ba projecto FONGTIL nebe
baseia ba aprovasaun Executive Director no Donors
• Kontrola orsamento no proposta atu evita double orsamento
• Halo Supervisaun ba Finance Assistant nia servisu
• Asegura segredu Finansas FONGTIL
• Fo’o hanoin no adviza manajer divizasaun hotu bainhira staf la
fo’o dokumentus financas hotu tuir tempo termina.
• Prepara voucher hodi selu Salary Staff
• Responsabilija ba Petty Cash
• Sura osan Petty Cash loron-loron antes fila ba uma
• Halo Relatorio Petty Cash ba gastos lor-loron ba Finance
Manager
• Prepara invoice no halo rekeremento ba membro ONG
• Servisu hamutuk ho Logistic Officer kontrola sasan nia folin
(halo kuotasaun)
• Revista transferensia osan husi donor iha banku inklui bank
slipt no bank statement
• Hadia no halo manutensaun ba sistema file nebe relasaun ho
Financas
• Ajuda Finance Manager prepara relatorio fulan-fulan ba Staff
no AM, PM no ED nebe sei aprezenta iha Inkontro Staff
• Ajuda Finance Manager prepara relatorio kada fulan 3 ba
Konsellu, kada fulan 6 ba donor (baseia ba MoU)
• Ajuda Finance Manager no Admin Maganer ba preparasaun
Audit
• Asegura segredu Financas FONGTIL
Tabel 1; Divizaun Administrasaun, Knar Office Manager, Unidade Finansa no Asistenti
Finansa - FONGTIL
2.3 Responsabilidade Staff FONGTIL
Staff hotu iha responsabilidade konaba finansa organisasaun atu maneja no mos tuir
prosedure ne’ebe establese iha Manual ne’e.
Posisaun
Director
Knar/Responsabilidade – finansas
• Aprovasaun Orsamento aktividade Organizasaun
• Asina Akordo entre FONGTIL ho organizasaun
Doadores
• Responsabiliza Orsamento Organizasaun ba Konsellu
no Doadores
• Asegura implementasaun rekomendasaun Audit
Update Abril 2013
Page 7
Wainhira Direktor la iha, liu husi autorizasaun nebe simu
husi Direktur, PM bele halao knar Direktor hanesan temi
ona iha leten maibe la inklui Asina akordu entre FONGTIL
ho Doadores.
Koodenador Divizaun
Koordenador unidade &
Staff
• Prepara proposta orsamento nivel divizaun
• Aprova
no autoriza rekeremento ba advance
(adiantamento) gastos tuir horario .
• Monitor no responsabiliza ba gastus ba programa hotu.
• Simu no analisa relatorio finanseiru kada fulan.
• Prepara rekeremento ba advance baseia ba orsamento
unidade nian nebe aprova
• Hato’o rekeremento ba advance ba Koordenador
divizaun
• Apresenta relatorio gastus ba koodenador Divizaun.
• Prepara planu servisu, planu asaun no orsamento
• Monitor no maneja Unidade nia orsamento tuir plano.
• Asegura resivu ba gastu tomak tuir plano orsamentu
FONGTIL nia.
2.4 Board nia Responsibilidade
Baseia ba Statuta FONGTIL (ART, Artigu 11: 1-6), board ninian knar mak hodi halao
kontrola ba manajementu orsamentu no halo audit internal :
1) Prezidente nia papél mak atu:
a)
Diriji FONGTIL no halo supervizaun ba nia operasauns, tuir Estatutu hakerek;
b)
Konvoka no prezidi enkontrus Konsellu nian,
c)
Konvoka Enkontru Jerál Tinan-tinan no Enkontru Jerál Estraordináriu tuir
presiza, no aprezenta relatóriu konaba aktividades Konsellu no sekretaridau
FONGTIL nian ba organizasaun membru sira;
d)
Asegura konformidade FONGTIL ho lei Timor-Leste.
2) Vise-Prezidente nia papél mak atu:
Hala’o papel Prezidente durante tempu ne’ebe Prezidente la bele hala’o tanba la
marka prezensa, moras ka razaun seluk ruma.
3) Sekretáriu/a nia papél mak atu:
a)
Halo minutas enkontrus Konsellu, no fornese minutas ne’e ba membru
Konsellu sira no Direitor/a Ezekutivu/a;
b)
Simu, responde no rai arkivu korespondénsia, ne’ebe Konsellu presiza;
c)
Hala’o relatóriu aktividades Konsellu atu aprezenta ba organizasaun membru
sira;
d)
Responsável ba uza Karimbu FONGTIL nian;
e)
Asegura sekretariadu FONGTIL rai rejistrasaun ne’ebe los ba organizasaun
membru sira;
Asegura sekretariadu FONGTIL rai arkivu no dokumentus FONGTIL nian.
f)
Update Abril 2013
Page 8
4) Tezoureiru/a nia papél mak atu:
a)
Fornese relatóriu finanseiru, deklarasaun kontas no operasaun orsamentu, ba
Enkontru Jerál Tinan-tinan, ka iha enkontru ruma seluk wainhira Konsellu
presiza;
Hatutan FONGTIL nia deklarasaun finanseiru kada tinan ba auditór
b)
independente ida ne’ebe hetan approvasaun hosi Enkontru Jerál Tinan-tinan,
no asegura aksaun hodi hatan ba rekomendasaun sira ne’ebe auditór bele
halo;
c)
Asegura sekretariadu FONGTIL maneiza lolos fundus hotu ne’ebe FONGTIL
simu no uza;
Asegura sekretariadu FONGTIL maneiza kontas bankaria FONGTIL nian;
d)
e)
Asegura sekretariadu FONGTIL kuidadu ho lós, arkivu ne’ebe la’o hela no ho
ezatu pozisaun finanseiru FONGTIL nian.
5) Membru Konsellu sira seluk sira nia papél mak atu:
a) Partísipa iha enkontrus no aktividades Konsellhu, inklui Enkontru Jerál Tinantinan no Enkontru Jerál Estraordináriu;
b) Ajuda Prezidente, Vise-Prezidente, Sekretáriu/a no Tesoreiru/a atu halo sira nia
papél no atu asiste realiza funsauns Konsellu seluk inklui sira ne’ebe hakerek iha
Artigu 11.6 no, wainhira presiza, reprezenta Konsellu iha eventu ruma ne’ebe
relasiona ho FONGTIL.
6) Funsaun Konsellu mak atu:
a)
Inisia polítika no foti desizaun konaba aktividades FONGTIL nian;
b)
Hala’o polítika ne’ebe hatu’ur ona iha Enkontrus Jerál Tinan-tinan ka iha
Enkontrus Jerál Estraordináriu;
c)
Keprezenta organizasaun membru sira FONGTIL nian tomak;
Hala’o avaliasaun tinan-tinan ne’ebe justu no nakloke ba lala’ok serbisu
d)
Diretor/a Ezekutivu/a nian, tuir objetivus, polítikas no programas FONGTIL
nian,
e)
Delega kna’ar relasiona kompeténsias ne’ebe hatu’ur ona iha Artigu 8.1, ka
papél ka funsaun Konsellu ruma ba Diretor/a Ezekutivu/a, ka sub-grupu ida
ne’ebe kompostu hosi membru Konsellu sira, wainhira presiza.
f)
Hala’o aktividades seluk ruma ne’ebe dezenvolve objetivus FONTIL nian, tuir
Estatutu hakerek.
Atu kontrola manajementu orsamentu iha FONGTIL, Board tenki:
a) Aprova Matadalan ba Finansas FONGTIL.
b) Simu relatorio finansa minimu loron tolu molok halao enkontru kada fulan 3 nian.
c) Iha inkontro ho Board, Direktor tenki rensposabilisa ba relatorio finansa.
d) Simu Relatorio Audit, hahu prosesu monitor ba implementasaun rekomendasaun
Audit.
e) Halo investigasaun se karik iha problema balu ho FONGTIL nia manejamentu finansa.
Update Abril 2013
Page 9
2.5 Orario Autorizasaun
Atu maneja sistema finansas nebe efektif no efisien, no mos ho akuntabilidade ba ninia
parseiro, FONGTIL iha sistema autorizasaun Finansa tuir mai ne’e:
AUTORIZASAUN ORARIO
Budget & Finance
Condisoens
Aprova Orsamento FONGTIL tinan 3 ba
Doadores
Aprova Orsamento Annual FONGTIL nian
Relatorio Financas ba donor
Tuir kontratu
ho donor
Hili Banku
Loke no taka konta iha Banku
Aprova Matadalan ba Finansas
Aprova politika konaba se mak asina iha
Banku
GASTUS LORLORON
Aprova Petty Cash to $49.99
Tuir
ne’ebe
ona.
Aprova Pagamento husi
Tuir
$50 to’o $999
ne’ebe
ona
Aprova Pagamento ba gastus despensas Tuir
(computador, motor, kareta no seluk-seluk ne’ebe
tan ho montante liu $ 1000
ona.
Direktor
Direktor
Direktor
Direktor
Konsellu
Konsellu /Direktor
Budget Finance Manager
aproba
Budget Direktor
aproba
budget Konsellu
aprova
Aprova gastus Petty Cash no Transfer Osan Tuir
budget
ba Petty Cash (to $1000)
ne’ebe aprova
ona
KONTRATU no MOU
Asina kontratu ba aluga kantor
Tuir
budget
ne’ebe aprova
ona.
Asina MOU ho donor
Asina MOU ho Organsasaun Lokal seluk
Tuir
Planu
Estrategik
Asina MOU ho Governu RDTL
Tuir
Planu
Estrategik
Asina kontratu ho consultant
Tuir
budget
ne’ebe iha
Update Abril 2013
Se
Konsellu
Direktor no Konsellu
Director
Director
Direktor
Direktor
Director
Page 10
3. Konta Bankaria
Direktor deit mak bele loke no taka konta iha banku.
FONGTIL nia konta ho naran: NGO Forum
3.1 FONGTIL nia Konta
FONGTIL iha konta hat:
Konta
ANZ 1:
Naran Konta
NGO Forum
Klase Konta
Cheque
Account
Numeru Konta
100628
Uza ba Saida
FONGTIL
Membership Fee
ANZ 2
NGO Forum
109326
Fundus husi donor
ANZ 3
NGO Forum
224747
Fundus EU
ANZ 4
NGO Forum
Cheque
Account
Cheque
Account
Cheque
Account
224758
FONGTIL Reserva
3.2 Asinatura iha Banku:
Direktor tenke aprova politika asinatura iha banku no mos wainhira atu muda ema ne’ebe
atu asina iha konta banku.
Ema nain ha’at iha sira nia asina rejistru atu hasai osan hosi banku:
Asinatura:
ANZ 1:
Direktor Executivu FONGTIL
Treasure Konsellu FONGTIL
Office Manager
ANZ 2-4:
Direktor Executivu FONGTIL
Office Manager
Finance Manager
Manager Programas
Atu hasai osan husi Banku presija hetan asinatura husi ema nain rua, no suplenti nain ida hodi
subtitui Direitor kuandu laiha fatin. Withdrawal hotu persiza Request (Rekermento) no Bank
Withdrawal Slip Form hodi justifika hasai osan ne’e ho ninia autorizasaun apropriadu.
Cek sei asina wainhira iha Request Form ho Bank Withdrawal Slip no hetan autorizasaun.
3.3 Foti osan hosi Banku
Osan sai hosi banku ho cek deit
Staff Finansa deit mak bele foti osan kas hosi banku.
Update Abril 2013
Page 11
Buat ne’ebe iha relasaun ho korespondensia/haruka karta ruma ba iha banko tenke uza logo
FONGTIL, hetan asinatura husi ema nain rua nebe fo autorizasun, no hetan karimbu husi
FONGTIL.
4. Cek
FONGTIL iha konta ida mak cek
Asina cek, tuir politika asinatura, hodi hasai osan hosi banku (3.2)
4.1 Wainhira uza cek.
Osan sira ne’ebe mak ninia valor liu hosi US$50 tenke selu ho cek.
Ne’e inklui salariu staf, Advance, selu konsultan, no mos direitu ba loja comercial.
4.2 Prepara no Maneja Cek
a) Finance Manager bele prepara cek wainhira simu Request Form/form
ulariu
rekerementu ho ninia autorizasaun.
b) Detalle iha cek, ema nia naran, ka bisnis ne’ebe mak atu simu cek, data, no total osan,
tenke hakerek detalle hotu iha “cek arkivu”, nebe rai hela iha finansa FONGTIL.
c) Cek hotu – hotu iha ninia Bank Withdrawal Slip (BWS) ho detalle iha leten no
numeru cek. BWS hetan autorizasaun tuir orariu Autorizasaun.
d) Labele hakerek Cek ho data diferente ho data aktual.
e) Wainhira selu ho cek, Finance Manager tenke hakerek detalle iha Project Book/livru
projetu.
f) Finance Manager recordo detailhados cheque iha MYOB – inclui mos
Numero Cheque nian
Data Cheque nian
Ema nebe simu (Payee)
Numero Slip Foti osan Banco nian
Projeito
Montante
Conta iha nivel conta nian (Account in Chart of Accounts)
4.3 Asegura
Cek ne’ebe prepara tiha ona maibe sidauk uza no cek mamuk sei rai iha brangkas nia laran.
4.4 Kansela cek
Karik Kansela cek tanba hakerek sala, nakles ou iha problema seluk, cek ne’ebe kansela
tenke tau iha livru cek nia kotuk depois tau marka kansela.
Karik cek lakon, prosedura nebe tenke halo lalais mak tuir mai ne’e:
a) Staff Financa tenki avizu lalais ba banko atu hapara pagamentu ba cek ne’e.
b) Karta ida ho detalle kona ba hapara cek nian sei haruka ba banko no karta ne’e tenke
hetan aprovasaun hosi banko katak cek ne’e hapara tiha ona.
c) Sekarik cek ne’e haruka ba ema seluk (ema parte 3), cek foun sei fo sai hafoin simu
konfirmasaun eskrita hosi banko katak cek ne’e hapara tiha ona depois de tempo
intervalhu loron lima (5)
Update Abril 2013
Page 12
5. Seguransa Osan
a) FONGTIL mantein Petty Cash masimu $1000 iha brankas
b) Staff finansa deit mak iha accessu ba kas.
c) Osan kas rai hela iha brankas no Finance Manager mak kaer xave.
d) Finance Manager no Finance Assistant deit mak tenke simu osan kas no mos selu
osan ba ema tuir formulariu rekerementu no fo autorizasaun.
e) See karik ema naok osan hosi oficiu ka iha kampo servisu, staff tenke informa ba
policia no mos hetan relatorio hosi policia.
f) Staff nebe mak atu ba foti osan iha Banku ho montante liu $ 500 tenki iha
akompanyamento husi security FONGTIL durante oras servisu ho kareta.
g) Osan programa nebe staff sira foti iha banku no lori ba uma karik akontese problema
ruma sei responsabiliza husi staff ne’e rasik.
6. Simu Osan
FONGTIL simu osan hosi doador, Membership Fee, no osan fundrising (fasilita treinu, fasilita
fatin, sound system, internet, nsst)
6.1 Simu Kas
a) Finance Assistant simu osan cash
b) Finance Assistant prepara Voucher Recibo cash nian (CRV)
c) Ema nebe fo osan assina CRV
d) Finance Assistant tau carimbo ba CRV
e) Finance Manager recordo detalhados CRV nian iha MYOB inclui
Numero Vouches Recibo cash nian
Data simu nian
Ema nebe selu
Projeito
Montante
f)
g)
h)
i)
j)
Osan nebe simu husi doador no restos husi projeito advance imediatamente hodi
kedas ba iha banco
Osan nebe simu husi membership fees no fundraising sei rai iha covre no sei hatama
iha banco iha loron ikus service nian kada semana.
Recibos hirak ne’e grava tiha ona iha MYOB ba Fundos nebe seidauk ba depositos.
Kona ba banco, Finance Manager prepara slip deposito banc
o nian iha MYOB
no confirma katak montantes nebe atu hodi ba tau iha banco hanesan ho montante
nebe iha Slip Depositos Banco nian
Osan hotu nebe tama ba FONGTIL tenke deposit ba banku iha konta ANZ regular
(numeru)
6.2 Simu Cek husi doador
Wainhira FONGTIL simu cek husi doador nia prosedur mak tuir mai nee:
a) Finansa simu cek hosi doador no mos halo fotocopia ba cek.
b) Asina recibu hosi doador – fotocopia ba FONGTIL nia arkivu.
c) Prepara Receipt Voucher no tau karimbu “received”.
d) Prepara deposit slip ba banku – finansa mak asina.
e) Hatama osan ba konta cek iha banku – banku tenke stamp deposit slip no fo seksi
ki’ik ba FONGTIL.
Update Abril 2013
Page 13
f) Finance Manager recordo detalhados cheque nian iha MYOB inclui
Data simu nian
Ema nebe selu
Projeito
Montante
6.3 Tranferencia Fundos Directo
Wainhira FONGTIL simu direct funds transfer, dala ruma doador haruka email ba Direktor.
a) Director kopia email ba Finance Manager.
b) Fianance Manager check iha banku katak osan tama ona
c) Finance Manager husu banku ba Transfer Slip.
d) Finance Manager fo hatene ba director. Director haruka email ba donor atu fo
hatene katak osan mai ona ho kopia Transfer Slip.
e) Email ne’e rai iha file finansa.
f) Finance Manager recordo detalhados transfer directo nian iha MYOB inclui
Numero Vouches Recibo cash nian
Data simu nian
Ema nebe selu
Projeito
Montante
FONGTIL Dala ruma hatene osan tama ona wainhira simu Bank Statement kada fulan.
a) Finance Manager husu banku atu fo Transfer Slip
b) Direktor haruka konfirmasaun ba doador ho kopia Transfer Slip.
c) Email ne’e tenke rai iha file finansa.
d) Finance Manager hatama income ba Project Book.
7. Selu Osan
FONGTIL bele selu staff nia salario, Grupos de Servicos ou membros ONGs atu
implementa actividades ou sosa sasan ruma ba programa. Atu implementa, processo maka
tuir mai ne’e:
FONGTIL selu osan liu husi processo rua:
a) Petty Cash (menus husi $49.99 - cash)
b) Advance (liu husi $50- cheque)
8 Petty Cash
a) Requeremento atu selu ba 100 $ ou liu halo hodi cheque. Requeremento atu selu
menus husi 50$ halo husi petty cash
b) Montante maximo $1000 maka rai iha Petty cash
Finance Assistant bele halo pagamento husi petty cash entre horas 9.30 dader to’o
3.30 loraik. Pagamento labele halo liu husi horas hirak ne’e
Update Abril 2013
Page 14
8.1 Pagamentos husi petty cash
a) Ema nebe requere osan completa formulario requeremento
b) Formulario requerementos tenke hetan autorizasaun molok fo osan atu bele
asegura katak osan hirak ne’e vale duni atu gasta
c) Petty cash fo ba ema nebe halo requeremento
d) Finance Assistant prepara voucher pagamento cash nian
8.2 Reconcilia Petty Cash
a) Loron-loron voucher pagamentos cash nian fo ba Finance Manager atu hatama iha
MYOB
b) Tuir mai Finance Assistant sei conta petty cash
c) Balaco petty cash nian nebe iha registo banco nian iha MYOB tenke reconcilia ho
osan nebe iha petty cash
d) Team Leader Administrasaun maka sei verifica count sheet ne’e
e) Wainhira iha diferencia entre recordo nebe iha MYOB ho osan nebe iha, depois
de investigasaun ba error, tenke refere ba Office Manager ou Director
f) Staff Financas nian maka sei taka lakon iha petty cash husi sira nian osan rasik
8.3 Selu Fali Petty Cash
a) Wainhira balanco petty cash nian menus husi $100, Finance Assistant sei prepara
requeremento petty cash no slip foti osan banco nian atu reimburso petty cash
to’o $1000
b) Finance Assistant maka conta petty cash
c) Finance Manager maka check balanco petty cash nian iha registo banco iha MYOB
atu asegura katak iha igualdado/ hanesan ona.
d) Finance Manager sei prepara Reconciliasaun Banco Petty Cash nian iha MYOB,
hili Voucher Pagamentos Cash hotu-hotu
e) Finance Manager sei print Relatorio Reconciliasaun
f) Relatorio reconciliasaun tau hamutuk ho documentasaun hotu-hotu sei fo ba
Director atu approva
g) Director sei verifica katak petty cash nia balanco hanesan ho relatorio
h) Director sei autoriza Requeremento ba Pagamento no Slip Foti osan Banco nian
i) Finance Assistant sei prepara cheque no foti osan husi banco
Finance Manager sei recordo cheque ne’e iha MYOB
9.
Advance hodi ba implementa projeitos
9.1 Selu Advance ba Programa Divizaun nebe iha Osan :
a) Osan sei fo uluk/ iha advance atu hodi hala’o projeito
b) Requeremento ida tenke prepara no hetan aprovasaun husi Team Leader
c) Ema nebe requere osan ne’e tenke aapresenta requerementos ba Financas, loron
tolu molok implementa programa ne’e
d) Finance assistant tenke hetan autorizasaun nebe presija tuir horario autorizasaun nian
e) Wainhira nia montante menus husi $50, sei selu husi petty cash, se lae, sei selu ho
cheque
f) Finance Assistant prepara Slip Foti osan banco nian ou voucher petty cash atu hetan
autorizasaun
g) Finance Assistant hakerek cheque
h) Finance Manager recordo pagamento iha MYOB inclui
Update Abril 2013
Page 15
Numero Slip Foti Osan Banco nian
Data Pagamento
Staff nia naran
Projeito
Montante
Montante kada conta iha nivel contas nian
i) Kada membros staff so bele iha advance ida deit. La bele halo advance seluk molok
remata advance nebe iha hela
9.2 Selu Advance ba Programa Divizaun nebe Sidauk iha Osan maske asina ona
akordo ho parseiro ruma :
a) Osan sei fo uluk/ iha advance ba programa divisaun nebe sidauk iha osan maximu 12% husi total orsamento managemen fee no membership fee FONGTIL hodi hala’o
sira nia projeito ho koinesemento Management Team no autorizasaun husi Board
FONGTIL
b) Bele selu iha advanca dala ida deit no tenki selu fali husi divisaun refere wainhira
hetan ona transferensia husi donor nebe suporta nebe tarde liu fulan ida hahu husi
selu advance.
c) Selu advance dala ida deit iha tinan fiskal nebe refere
d) Divisaun nebe halo rekeremento ba osan advance nian, tenke apresenta
rekeremento ba Financas, loron tolu molok implementa programa ne’e
e) Finance assistant tenke hetan autorizasaun nebe presija tuir horario autorizasaun nian
f) Finance Assistant prepara Slip Foti osan banco nian ou voucher petty cash atu hetan
autorizasaun
g) Finance Assistant hakerek cheque
h) Finance Manager recordo pagamento iha MYOB inclui
Numero Slip Foti Osan Banco nian
Data Pagamento
Staff nia naran
Projeito
Montante
Montante kada conta iha nivel contas nian
i) Kada membros staff so bele iha advance ida deit. La bele halo advance seluk molok
remata advance nebe iha hela
9.3 Remata advance (Liquidation)
a) Wainhira actividades halo completo ona, ema nebe simu advance ne’e tenke halo
remata advance hotu
b) Osan nebe mak selu iha advance ba programa divisaun sira tenki selu fali husi
divisaun refere wainhira hetan ona transferensia husi donor nebe suporta
c) Osan nebe mak advance ba salary staff husi orsamento programa/divisaun seluk
tenki selu fali ba programa/divisaun refere wainhira hetan transferensia husi donor
nebe suporta
d) Ema nebe halo servisu ne’e tenke prepara relatorio gastos hotu ho nia recibos no
ida ne’e tenke hetan koinesemento husi Gestor Divisaun
e) Relatorio Advance hotu tenki ho aprovasaun no koinesmento husi Office Manager
Direktor
f) Relatorio Advance nebe ho montante orsamento $ 1000 ba leten tenki ho
koinesemento Board FONGTIL (Treasure of Board)
Update Abril 2013
Page 16
g) Recibos ba gastos hotu hotu tenke fo ba Financas hamtuk ho osan nebe gasta la
hotu
h) Finance Manager tenke chek katak total recibos ho osan nebe la gasta hotu tenke
hanesan ho montante husi advance
i) Finance Manager prepara Voucher Recibo Cash ba osan resto nebe gasta la hotu
j) Voucher Recibos Cash nian ne’e sei recorda iha MYOB ba kada contas tuir idaidak nia pagamentos, atu nene’e projeito ne;’e bele reflete duni montantes actuais
nebe gasta
k) Osan ne’e tenke hodi kedas ba iha banco
l) Relatorio projeito nian prepara baseia ba figura iha MYOB atu nune’e gastos hotu
tenke halo lalais kedas
10. Livros conta nian
a) MYOB maka nudar sistema conta financial FONGTIL nian
b) Recibos hotu ho transaksaun pagamentos nian hatama lor-loron husi petty cash no
Voucher Recibos no mos Slip Foti osan banco nian
c) Transaksaun hotu-hotu tenke record projeito/ fundos ou NGO Forum
d) Relatorio ba doador ou relatorios projeitos nian prepara aparte de MYOB no
reconcilia ba MYOB
e) MYOB tenke sempre up to date atu asegura relatorio nebe corecto/ los ba
doadores, Board no Managemento
11
Nivel Contas nian (no codigo sistema seluk)
Nivel standard ida halo ona iha MYOB. Tuir mai ne’e iha 5 tipos contas nian
a) Asset
b) Liabilidade
c) Equidade
d) Income
e) Gastos
Nivel nee tenke halo tuir lolos no bele tuir donor no relatorio audit nia requerementos
Doadores hotu, staff no supplier mos tau hotu iha MYOB uza card file
Doadores
Consumidores
Membros
Consumidores
Supplier
Supplier
Staff
Ema nebe servisu
Ida ne’e atu bele ho facil tau pagamentos no recobos husi doadores, membros, ema nebe
servisu no supplier sira seluk
Fundos hotu tau iha MYOB nudar servisu – transaksaun hotu recorda iha servicsu (job)
atu bele halo relatorio gastos no orcamento no mos osan nebe iha, iha tempo hotu
wainhira presija
12. Orsamentu (Budget)
a) Divisaun ida-idak iha responsibilidade atu prepara ninia orsame
ntu
bazeia ba
planu servizu annual.
b) Officer unidade no staff prepara ninia orsamentu no hetan suporta informasaun
quotasaun hosi Logistics no Finance Manager.
Update Abril 2013
Page 17
c) Gestor Divisaun simu orsamentu hosi Koordenador unidade no staff hodi deskuti
ho Finance Manager atu finalisa Divisaun nia orsamentu..
d) Office Manager rekolla planu orsamentu hosi Divisaun hotu hodi apresenta ba
Director.
e) Direktor no Gestor Divisaun halo diskusaun ba orsamentu hodi finalisa.
f) Direktor haruka orsamentu ba Konsellu ka doador.
g) Wainhira orcamento aprovado ona husi Konsellu ou Doadores – ida ne’e sei
recorda iha MYOB
13. Salariu Staff
a) Direktor mak sei aprova salariu ba staff ho koinesemento ba Konsellu FONGTIL
b) Salary Staff sei selu iha fulan ikus kada dia 27
c) Salariu ba Staff hotu sei transfer direita ba numeru konta bankaria staff hotu ho
cek .
d) Wainhira simu salariu staff sira tenke asina BWS.
e) Finance Manager recorda pagamento iha MYOB inclui
Nuemero slip foti osan banco nian
Data pagamento
Staff nia naran
Projeito
Montantes
Nivel conta nian
f) Nesisidade ba programa DLO sira hanesan mina, manutensaun motorizada, cartaun
telemovel, encontros, talkshow, sei selu iha cheque
13.1 Impresta/Salary Advance
a) Staff FONGTIL bele impresta hosi FONGTIL wainhira staff sira iha emergencia,
hanesan moras, familia mate, nesesidade ekonomia ho koinesemento
Management Team no hetan aprovasaun husi Direktor
b) Advance salary ba staff sei foti husi fundus membership fee ka fundus reserva
FONGTIL ho koinesemento Board FONGTIL
c) Staff la bele impresta osan liu fali ninian salariu fulan ida nian.
d) Staff tenke haruka karta ba Direktor hodi hetan autorizasaun no cc: ba Finance
Manager.
e) Direktor asina karta detalle konaba osan hira mak impresta no ninia cc: ba
Finance Manager.
f) Staff impresta osan tenke selu hikas wainhira sira simu salariu.
g) Wainhira ema selu fali impresta, Finance Manager tenke:
Prepara Receipt Voucher
Deposit osan ba banku.
14. Taxa
a) Staff nia salariu iha orsamentu ba doador inklui taxa.
b) Finance Manager tenke kalkula taxa ba staff ida-idak.
c) Staff selu taxa ba Finance Manager ho kas.
d) Finance Manager prepara formulariu ba staff sira hodi asina
e) Finance Manager selu iha banku BNU ho kas.
f) Finance Office selu taxa fulfulan iha loron 15.
Update Abril 2013
Page 18
g) Wainhira pagamentos iha fulan ruma ba facilitadores sira no ba ema liur ruma nebe
liu husi $ 500, taxa tenke ser hamenus husi pagamento ne’e ho rate 10% ba
montantes nebe bot liu $500
15. Rekonsiliasaun Fulan fulan
a) Fulfulan, Finance Manager tenke ba banku no foti steitmentu banku/Bank Statement
ba konta ida-idak.
b) Finance Manager tenke reconcilia cada conta banco nian ba transaksaun iha MYOB
c) Finance Manager tenke print relatorio reconsiliasaun banco nian husi MYOB
d) Finance Manager tenke halo rekonsiliasaun Bank Statement no transaksaun iha
Project Book/livru projetu ba Konta Banku ida-idak.
e) Finance Manager tenke prepara relatoriu Rekonsiliasaun Banku.
f) Office Manager tenke revista no aprova relatoriu Rekonsiliasaun Banku no tau
relatoriu iha arkivu.
g) Wainhira Personal Financas hetan buat ruma ne’ebe salah kona ba statement mai hosi
banko, nia sei husu autoridade hosi banku atu hadia lalais.
h) Statement ne’ebe hetan koreksaun tenke prense ho koreksaun banku nian ne’ebe
relevante.
i) Karik iha cek nebe tempo liu ona iha rekonsiliasaun nebe deklara tiha ona katak liu
prazu ona (fulan 6) Personal Financas sei foti dalan necesariu atu kancela no hakerek
hikas fali ho aprovasaun hosi Director.
j) Atu remata tinan financeiru, Finance Manager hamutuk ho Office Manager prepara
relatoriu annual hodi apresenta ba Board. Depois Board apresenta ba Annual
General Meeting/General Meeting.
16. Relatoriu
16.1 Relatorio Fulan- nian
Kada fulan Finance Manager tenke prepara relatoriu tuir mai:
a) Rendimentu no gastus ba divizaun ida-idak ho detalhu.
b) Relata relatoriu orsamentu ba Divisaun ida-idak.
c) Relatorio financas kada fulan sei aprezenta ba staff sira iha inkontru staff inklui kada
divisaun sei hetan print out ba sira nia relatorio.
d) Divisaun sira iha direito atu hetan esplikasaun nebe detalhu husi parte financas
wainhira sidauk kompriende .
e) Financas iha direitu atu halo kanselemento/la simu receivo nebe mak la klaru inklui
laos origional
16.2 . Relatorio ba Doador no Konsellu
a) FONGTIL iha orariu relatoriu ba doador kada fulan 3,6 no relatorio final kada donor
(Tuir MoU nebe iha).
b) Direktor, no Office Manager mak responsabel atu monitor orariu relatoriu ba
doador
c) Finance Manager prepara relatoriu tuir formatu ne’ebe iha ka doador nian.
d) Relatoriu ba Office Manager, no Direktor atu revista.
e) Wainhira los hotu, Direktor haruka ba doador hamutuk ho relatorio narativo.
Update Abril 2013
Page 19
16.3 Relatoriu ba Konsellu
a) Relatoriu ba konsellu tenke halo kada fulan 3 husi Diretur no formatu ne’ebe sei uza
ba relatoriu ne’e tenke konkorda husi konsellu sira. Relatoriu ida ne’e sei fornese
informasaun konaba orgnaizasaun nia ezekusaun tuir meta no desizaun nomos asaun
ruma ne’ebe persiza atu foti.
b) Relatoriu ne’e tenke inklui “Income no expensess statement, sumairu orsamentu
projeitu no balance sheet. Dala ruma board mos sei persiza informasaun adisional
husi tempu ba tempu atu bele foti desizaun.
c) Relatoru ida ne’e sei hasai antes loron 10 ba diretur/a atu bele inklui ho relatoriu
narativu hodi bele aprezenta ba konsellu.
16.4 Relatoru Annaul
Relatoriu annua; sei produced iha fulan dezembru kada tinan no sei haruka ba auditor
wainhira kompleta ona atu bele hetan rekomendasaun ka hnoin ruma husi auditor.
18. Arkivu dokumentos finansas
a) Dokumentu hotu ne’ebe relasiona ho finansas tenke rai durante tinan hitu (7).
b) Dokumentu suporta hanesan Payment & Receipt Voucher, Request Form, Advance
Request, Bank Withdrawal Slip, Cash Payment Voucher, Advance Report, no mos
dokumentus suporta relevante seluk tan, tenki tau iha file tuir ninia data.
c) MOU ka Kontratu hotu ho doador tenke rai iha file ida iha finansas, Kopia rai ho
Direktor.
d) Tenki mantein file ketak ida kona ba taxa hotu: salariu, taxa rendimentu no taxa
aluga nian;
e) Dokumentu elektroniku sira tenki backup fulan-fulan no tau iha fatin ne’ebe seguru.
19. Procurementu
a) Wainhira Finance Manager simu formulariu rekerementu atu sosa sasan ho valor
$1000 ba leten tenke halo prosesu tuir mai:
b) Logistik mak responsabel atu hetan quote tolu (3).
c) Quote tolu ne’e tama ba Finance Manager.
d) Finance Manager ho input hosi ema ne’ebe mak tama atu eskoila supplier preferidu.
e) Sira fo rekomendasaun ba director atu hetan autorizasaun hosi board.
f) Depois sosa sasan, kwitansi original rai ho Finance Manager, maibe kopia kwitansi no
dokumentus seluk ba Logistic Officer atu hatama detalle ba Asset Register.
20. Audit
a) FONGTIL tenke halo audit tinan tinan iha fulan Fevereiru.
b) Auditor ida la bele halo audit ba FONGTIL liu hosi tinan lima.
c) Konsellu mak responsavel atu haruka Executivo atu prepara Audit.
d) Office Manager no Finance Manager maneja prosesu hodi hili auditor.
e) Office Manager, no Direktor halo “short-list” atu apresenta ba Konsellu ho ninia
rekomendasaun.
f) Kriteria atu hili FONGTIL nia auditor mak :
Ema ne’ebe demonstra kompetencia teknika atu halo audit
Ema ne’ebe demonstra experencia halo audit iha ONG.
Ema ne’ebe hetan lisensa legal halo audit iha Timor-Leste ka rai seluk.
Ema ne’ebe iha kredibilidade ho FONGTIL nia doador.
Update Abril 2013
Page 20
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
21.
Konsellu tenke aprova “short-list” no mos hili se mak atu halo audit ba FONGTIL
Office Manager tenke maneja prosesu audit
Finance Manager fo suporta ba auditor ho ninia necesidades informasaun.
Auditor haruka ninia relatorio ba Direktor
Direktor sei haruka relatorio ne’e ba Konsellu atu diskute rezultadu no
rekomendasaun iha enkontru Management Team ho Konsellu.
Konsellu tenke apresenta Relatorio Audit ba membrus iha AGM ou GM.
Konsellu tenke monitor katak FONGTIL implementa duni auditor nia
rekomendasaun.
Wainhira relatorio direitor simu ona, profit no loss no conta sheet balance nian iha
MYOB tenke ser hare fila fali atu bele asegura katak hanesan nebe maka Conta
Finansial audit ona.
Finance Manager responable ba journal ruma atu halo los MYOB wainhira presija.
Wainhira hanesan ona, statement financial MYOB apresenta ba direitor atu assina
Finance Manager tenke halo la’o processo ano fiscal foun iha MYOB – refere ba
manual MYOB. Ne tenke hala’o to’o audit completa ona no conta verifica tiha ona
Asset Fixo
21.1 Recordo Asset Fixo
a) Asset fixo nebe registo ona manutem ba item hotu liu husi $XXX nebe sei bele uza
liu husi tinan ida – exemplo motorizada, computador, air conditioning, equipamentos
oficio nian.
b) Asset nebe registo iha secsaun 4
Motorizada
V000
Equipamento Computador
C000
Equipamento Officio
F000
Equipamentos seluk
E000
c) Item Asset fixo hotu sei tau numero atu nune’e bele identifica aset ida nebe maka
registo ona iha relasaun ba item ida nebe. Label nebe ho goma ho numero asset nian
sei tau iha asset fixo.
d) Wainhira sosa item ida hanesan computador no nia iha monitor, keyboard, etc nebe
hotu-hotu inclui iha nia presu, ida-idak tenke iha label ho numero additional ruma.
Exemplo computador nia numero maka C005, nia monitor sei C005-1, keyboard
C005-2, mouse C005-3, etc, atu asegura identificasaun kada components husi sasan
nebe sosa.
e) Hanesan mos wainhira sosa hensan exemple armario rua ou cadeira hat. Sira iha linha
ida iha registo asset fixo nian, maibe iha item barak,
f) La iha ledger asset iha MYOB, tan ne asset fixo tenke recorda iha spreadsheet asset
fixo nian nebe sei mantem iha Excel
g) Wainhira iha asset foun nebe sosa, linha ida aumenta iha spreadsheet no dadus tuir
mai ne’e sei recorda
Data sosa
Montantes
Cheque
Supplier
Fatin
Descrisaun Item
Numero Asset
Update Abril 2013
Page 21
21.2
Hasai Stock tinan-tinan (Annual Stocktake)
a) Tinan-tinan Finance Manager/Logistic Officer tenke chek atu asegura katak asset
hotu-hotu sei iha
b) Relatorio ida sei halo kona ba asset hotu-hotu ho nia fatin no hirak nebe maka
lakon. Ida ne’e tenke apresenta ba Director atu halo review (hare fila fali)
21.3 Depreciasaun
a) Depresiasaun recorda kada tinan. Liu ba asset hotu-hotu deprecia ona 20% kada
tinan. Maibe oras ne’e regulamento foun troka ona e asset hotu-hotu deprecia ona
iha tinan nebe nia hola. Ida ne’e hatudu katak la dun importante ba asset fixo, asset
hotu-hotu nebe sosa sei recorda tuir nia folin.
b) So asset hirak nebe maka sai nudar propriedade FONGTIL nian maka sei deprecia.
Asset nebe hola husi fundus doadores nian normalmente sai nudar propriedade
doador ne’e ninian to’o projeito ne’e hotu no doador maka sei deprecia – refere ba
MoU atu bele cumpriende ba se maka sasan ne sai nudar propriedade.
21.4 Hasai Asset Fixo
Wainhira asset ruma la uza ona – at, lakon ou ema naok – tenke tau nota iha registrasaun
asset nian. Hanesan asset ne’e sei deprecia iha tinan nebe hola, la iha requeremento atu halo
conta adicional ruma atu tau iha hasai sasan husi record. Maske nune asset balun – exemplo
motorizadas nebe faan ba staff. Recibo osan nian tenke recorda
2.1.5 Asset Doasaun
Sekarik iha asset ruma ne’ebe nudar doasaun sei konsidera hanesan income iha konta finasas
nia tuir valor ne’ebe iha tuir doasaun nia folin ikus.
22. Backup
Dadus financial hotu tenke backup regular atu asegura katak dadus hirak ne’e sei la lakon
wainhira computador hetan problema. Backup tenke halo iha driver external ruma
recomenda atu uza CD – nebe tau label no tau iha fatin nebe seguro
a) Backup MYOB
Wainhira sai husi MYOB, mensagem fo hanoin atu backup ida tenke fo bebeik. Backup
tenke halo iha loron-loron wainhira remalta loron servisu nian. Backup bele halo iha
computador maibe la presija atu halo regular, maibe tenke copia ba CD ruma atu bele
proteje husi error disk nian. Data companhia nian tenke verifica nia backup atu asegura
katak la iha error iha dadus ne’e, no ida ne’e mos tenke set up atu automaticamente
mosu.
b) Documentos Microsoft Office
a) Documentos Word no Excel hotu nebe iha informasaun kona ba companhia tenke
halo backup ho regular.
b) Backup tenke halo iha external driver ruma – recomenda atu uza CD
23
Protesaun ba Virus (secsaun foun)
a) Kada PC tenke iha proresaun ba virus nebe foun. Facil tebes atu transfere virus husi
PC ida ba PC seluk wainhira transfere file ruma. Wainhira file nebe backup ona iha
virus iha laran, iha potensia atu dadus hirak iha laran ne’e sai lakon hotu, tan ne’e
Update Abril 2013
Page 22
importante atu asegura katak anti virus nebe uza ne’e update no file sira sei scan ho
regular atu protégé husi virus
b) Nota katak maske protesaun virus nian tau ona iha computador, presija atu regista
periodicamente hodi liga ba internet atu update protesaun virus nian. Virus foun sei
alarma bebeik no companhia nebe fo protesaun ba virus sei update mais ou menos
semana ida. Subscrisaun annual sei fo licensa mai ita atu download no uza update
hirak ne’e
23 Emandamentu no Data hahu Aplika
a. Emendamentu
1) Matadalan Financas FONGTIL nian bele emenda wainhira baseia situasaun no
kondisaun organizasaun nian no sei deside liu husi inkontru Management
Team FONGTIL
2) Emendamentu Matadalan Financas nian ne’e sei akontese tinan ida dala ida
deit
b. Data hahu Aplika
Matadalan Financas ne’e hahú aplika iha loron/data :
ne’ebe hetan aprovasaun husi :
Arsenio Pereira da Silva
Director Executivu FONGTIL
Update Abril 2013
Abril’ 2013
Justino da Silva
Presidenti Konselhu FONGTIL
Page 23
24
Formatu Kwitansi/Voucer Financas FONGTIL :
Caicoli Street, Dili -Timor Leste /Mobile Phone 7742 2821/7723 6782/[email protected]/[email protected]
CPV No.
: ________________________
Date
: ________________________
CASH PAYMENT VOUCHER
Paid to
The sum of
: ____________________________________________________
: USD
In words : ___________________________________________
____________________________________________________
Being for
: ____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Donor code
:
Staff Code
:
Prepared by
: ____________________
Approved by
: _______________________ _______________________
Received by
: ________________________ _______________________
Update Abril 2013
Program/Budged Code
_______________________
Page 24
CRV No.
: ________________________
Date
: ________________________
CASH RECEIPT VOUCHER
Received From
: ____________________________________________________
The sum of
: USD
In words : ___________________________________________
____________________________________________________
Being for
: ____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Donor code
:
Staff Code
:
Prepared by
: ____________________
_______________________
Acknowledged by
: _______________________
_______________________
________________________
_______________________
Paid
by
:
Update Abril 2013
Program/Budged Code
Page 25
LPARV No.
: ________________________
Date
: ________________________
LOCAL PERDIEM AND ACCOMMODATION RECEIPT VOUCHER
Received From
: ____________________________________________________
The sum of
: USD
In words : ___________________________________________
____________________________________________________
Being for
: ____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
1. Accommodation
: @ .......... x ......... Day=
2. Perdiems
: @ .......... x ......... Day=
3. Transportation
: @ ........... x ........ Day=
4. Others : ...................
Prepared by :..........................................
Update Abril 2013
Received by...................................
Page 26
BWS No.
: ________________________
Date
: ________________________
BANK WITHDRAWAL SLIP
Paid to
The sum of
:
: USD
In words : ___________________________________________
____________________________________________________
Being for
: ____________________________________________________
____________________________________________________
Bank
:
Donor code
:
Staff Code
:
Prepared by
: ____________________
_______________________
Cheeked by
: _____________________
_______________________
Approved by
: _______________________
_______________________
Authorized by
: ________________________
______________________
Received By
: ________________________
______________________
Update Abril 2013
Cheque No.
Program/Budged Code
Page 27
BDS No.
: ________________________
Date
: ________________________
BANK DEPOSIT SLIP
Received From
: ____________________________________________________
The sum of
: USD
In words: ___________________________________________
____________________________________________________
Being for
: ____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Bank
:
Donor code
:
Cheque No.
Program/Budged Code
Prepared by
: ____________________
_______________________
Acknowledged by
: _______________________
_______________________
Paid
: ________________________
_______________________
by
Update Abril 2013
Page 28
CHRV No.
: ________________________
Date
: ________________________
CHEQUE RECEIPT VOUCHER
Received From
: ____________________________________________________
The sum of
: USD
In words : ___________________________________________
____________________________________________________
Being for
: ____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Staff Code
:
Donor code
:
Prepared by
: ____________________
_______________________
Acknowledged by
: _______________________
_______________________
Paid
: ________________________
_______________________
by
Update Abril 2013
Cheque No.
Program/Budged Code
Page 29
ARQ No.
:________________________
Date
: ______________________
ADVANCE REQUEST
Name
:
Job Title
Advance Request for
Place of Duties
Activity Stars on
Activity Ends on
Funds Provided by
Program Title
:
:
:
:
:
:
:
Program
Budget
Code
Descriptions
Qt
Unit
(a)
Freq
Unit (b)
Price/unit
(c)
Balance
(a*b*c)
TOTAL
Prepared by
: ________________________
____________________
Checked By 1
: ________________________
_____________________
Checked By 2
: ________________________
_____________________
Approved by
: _______________________
_____________________
Acknowledged by
: _______________________
_____________________
Update Abril 2013
Page 30
ARQ No.
:________________________
Date
: ________________________
ADVANCE REPORT
Name
:
Job Title
Advance Request for
Place of Duties
Activity Stars on
Activity Ends on
Funds Provided by
Program Title
:
:
:
:
:
:
:
Balance
No
Descriptions
Qtt
Unit
Price
(USD)
Advance
Request
(USD)
Actual
ExpenDiture
(USD)
Sub Total
Prepared by
: ________________________
_________________
Checked By 1
: ________________________
_________________
Checked By 2
: ________________________
_________________
Approved by
: ________________________
_________________
Acknowledged by
: ________________________
_________________
Update Abril 2013
Page 31
(Name and Address of Donor)
................................................
................................................
We herewith acknowledge receipt of following transfer :
CURRENCY
AMOUNT
Amount received by our bank
: ______________________________________
Amount after currency change
: ______________________________________
Bank Cost
: ______________________________________
Amounth of transferred to our account
: ______________________________________
Date on which our account was credited for this amount : ____________________________
Amount deisignated for project number
: ______________________________________
Letter number
: ______________________________________
Signature
: ______________________________________
Place
: ______________________________________
Date
: ______________________________________
Update Abril 2013
Page 32

Manual Financas FONGTIL 19042013 Final

Transcrição

Documentos relacionados

escola técnica informática