XL Reporter

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XL Reporter

Outubro de 2004
Português
XL Reporter
Manual do Usuário
Add-On para o SAP Business
One
SAP AG
Neurottstr. 16
69190 Walldorf
Alemanha
SAP Business One 2004
XL Reporter – Manual do usuário
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SAP Library document classification: PUBLIC
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Índice
XL Reporter........................................................................................................................................... 9
Introdução........................................................................................................................................... 9
Objetivo............................................................................................................................................... 9
Principais componentes do XL Reporter............................................................................................ 9
Report Composer............................................................................................................................... 10
Utilizando o Report Composer ......................................................................................................... 11
Criando um relatório e ajustando seu conteúdo .............................................................................. 11
Abrindo, gravando e imprimindo relatórios....................................................................................... 13
Drill down para ver transações básicas............................................................................................ 13
Report Organizer................................................................................................................................ 15
Utilizando o Report Organizer .......................................................................................................... 16
Criando novos itens.......................................................................................................................... 16
Editando itens existentes.................................................................................................................. 17
Exportando relatórios ou definições de relatório.............................................................................. 17
Importando relatórios ou definições de relatório .............................................................................. 18
Eliminando itens do Report Organizer ............................................................................................. 18
Deslocando ou copiando itens no Report Organizer ....................................................................... 19
Executando relatórios iniciais ........................................................................................................... 19
Definindo conteúdos de pacotes de relatórios e jobs de relatórios ................................................. 20
Definindo propriedades de um job de relatórios .............................................................................. 20
Gravando o livro de relatório no disco ou distribuindo-o por e-mail................................................. 22
Report Designer ................................................................................................................................. 24
Utilizando o Report Designer – Auto-tutorial para a criação de relatório.................................... 25
Parte 1: Criando uma nova definição de relatório............................................................................ 25
Parte 2: Especificando as contas ..................................................................................................... 27
Parte 3: Especificando os atributos de dimensão ............................................................................ 30
Parte 4: Especificando os períodos para obtenção de dados.......................................................... 32
Parte 5: Especificando valores da transação e fórmulas de totais .................................................. 35
Parte 6: Especificando uma linha separada para ‘Resultado’.......................................................... 38
Parte 7: Especificando uma coluna para diferenças........................................................................ 39
Parte 8: Executando uma definição de relatório .............................................................................. 40
Parte 9: Especificando seleções para valores acumulados............................................................. 41
Parte 10: Inserindo o título principal e ocultando as linhas de detalhe............................................ 43
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Parte 11: Executando uma definição de relatório final..................................................................... 44
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Ícones
Ícone
Significado
Cuidado
Exemplo
Nota
Recomendação
Sintaxe
Convenções tipográficas
Estilo de letra
Descrição
Texto de exemplo
Palavras ou caracteres que aparecem na tela. Estes incluem nomes de
campo, títulos de telas, botões e nomes de menus, caminhos e opções.
Referências a outra documentação.
Texto de exemplo
Palavras ou frases em destaque no corpo do texto, títulos ou gráficos e
tabelas.
TEXTO DE EXEMPLO
Nomes de elementos no sistema. Estes incluem nomes de relatórios,
nomes de programas, códigos de transações, nomes de tabelas e
palavras-chave individuais de uma linguagem de programação, quando
rodeadas por corpo de texto, por exemplo, SELECT e INCLUDE.
Texto de exemplo
Saída na tela. Isto inclui nomes e caminhos de files e diretórios,
mensagens, código fonte, nomes de variáveis e parâmetros, assim
como nomes de ferramentas de instalação, atualização e banco de
dados..
TEXTO DE EXEMPLO
Teclas do teclado, por exemplo, teclas de função (como F2) ou a tecla
ENTER.
Texto de exemplo
Entrada exata do usuário. Estas são palavras ou caracteres que você
entra no sistema exatamente como aparecem na documentação.
<Texto de exemplo> Entrada de usuário variável. Estes colchetes indicam que estas
palavras e caracteres devem ser substituídos pelas entradas
adequadas.
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XL Reporter
Introdução
Este manual dirige-se a novos usuários do XL Reporter. Fornece uma síntese breve do software
e suas propriedades. Para maiores informações, consulte a ajuda online e outros manuais
disponíveis.
Objetivo
O XL Reporter é uma aplicação de relatório, integrada ao SAP Business One e Microsoft Excel.
A aplicação retira dados diretamente das tabelas de transação no SAP Business One, por todos
os diferentes módulos. É fácil criar relatórios de demonstração de resultados, saldos, previsões,
índices e relatórios analíticos, como vendas por produto, projeto, empregado e assim por diante.
A combinação das funções do XL Reporter com as funções standard no Microsoft Excel faz com
que o XL Reporter se torne uma ferramenta muito poderosa. Além do mais, é de fácil utilização.
A seguir, alguns pontos importantes do produto:
•
Integração direta com o SAP Business One. Não é necessário nenhum armazenamento
temporário de dados.
•
Interface do usuário baseada em”Drag & Drop”.
•
Usuários podem efetuar um ”drill down” para o nível de transação do SAP Business One.
•
Usuários podem utilizar o Microsoft Excel como interface para definição e execução de
relatórios.
•
Funções standard para relatório financeiro.
•
Execução automática e programada de relatórios individuais ou pacotes de relatórios
•
Distribuição automática de relatórios executados e pacotes de relatórios
Principais componentes do XL Reporter
O XL Reporter contém atualmente três componentes:
•
Report Composer
•
Report Organizer
•
Report Designer
Cada um destes componentes está descrito em detalhes neste documento.
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Report Composer
O Report Composer é uma ferramenta intuitiva e de fácil utilização, sendo muitas vezes o ponto
inicial para a criação de relatórios do Microsoft Excel.
Neste componente, você pode criar relatórios em todos os módulos do SAP Business One com o
design de relatório “arrastar e soltar”: basta marcar os itens que pretende incluir no relatórios (por
exemplo, contas, departamento, produtos ou valores), arrastá-los para uma visão de relatórios e
a seguir agrupá-los do modo como deseja que apareçam no relatório. Assim, sem conhecer
fórmulas complicadas e ainda sem tocar no teclado, você pode gerar relatórios avançados em
apenas alguns segundos.
O Report Composer pode também ser utilizado como uma ferramenta fácil para consultas no
sistema SAP Business One. Clicando sobre um índice, por exemplo o saldo de uma conta de um
determinado período, todas as respectivas entradas aparecerão automaticamente em uma janela
separada, onde você pode criar e ver detalhes, como o número do comprovante, data da fatura,
data da entrega, número do documento, comentários e assim por diante.
Uma vez estruturado o relatório com os dados desejados, você pode transferi-lo para o Microsoft
Excel para apresentação. É também possível convertê-lo em um componente do Report
Designer, onde você pode incluir outras funções avançadas e cálculos ampliados, gráficos, etc.
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Utilizando o Report Composer
Criando um relatório e ajustando seu conteúdo
Procedimento 1
Selecionar dados do banco de dados para incluí-los em um relatório
1. A partir da seleção de itens na parte superior da janela, selecione os itens que você
pretende incluir, arraste-os e solte-os na visão do relatório.
Para “arrastar e soltar” um item, selecione-o pressionando o botão esquerdo do
mouse, arraste-o ao destino e solte a seguir o botão. Este documento utiliza, na
maioria das vezes, apenas o termo “arrastar”.
2. Selecione Renovar relatório para renovar os dados na janela drill-down.
Procedimento 2
Agrupar dados verticalmente
1. No relatório, selecione o título de coluna do item de dados, onde você pretende agrupar os
dados.
2. Arraste o título de coluna selecionado para a área azul acima do relatório.
3. Se você desejar criar um sub-grupo abaixo de um grupo já criado, repita o procedimento
acima.
Você pode ter quantos sub-grupos desejar.
Procedimento 3
Expandir dados horizontalmente em colunas
1. No relatório, clique no título de coluna que pretende expandir e selecione Expandir <item>
como coluna.
2. Isto desloca o título de coluna selecionado para um nível superior e cria sub-títulos para os
dados retirados do banco de dados para este item.
Procedimento 4
Especificar uma seleção
1. A partir da seleção de itens de dados no topo da janela, selecione o item para o qual você
pretende especificar uma seleção, arraste-o para Seleção de área (a área entre a área de
relatório e a área de dimensão e medida no topo) e solte-o aí.
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Aparece um campo de seleção vazio para o tipo de dados selecionado.
2. À direita do campo de seleção em branco, selecione Browse.
Isto abre a janela separada Visão para dimensões, que lista os dados acessados e que
existem atualmente no banco de dados para o item selecionado. A partir da lista, selecione
os dados que pretende incluir na seleção:
a. Para selecionar um intervalo sucessivo de dados, selecione a primeira linha que
pretende incluir, segure o botão do mouse, arraste o ponteiro do mouse para a lista,
até que você chegue à última linha que pretende incluir. A seguir, solte o botão do
mouse.
b. Para selecionar várias listas não exibidas sucessivamente na tabela, pressione e
segure a tecla <Ctrl> e selecione as linhas que pretende incluir.
3. Para aplicar sua seleção no relatório, selecione OK e a seguir Renovar relatório.
Procedimento 5
Incluir ou ver outros atributos
1. No relatório, clique o item de dados para o qual você pretende incluir um atributo, selecione
Exibir mais atributos e selecione o atributo que pretende incluir no relatório.
Para atualizar seu relatório com o atributo selecionado, selecione Renovar.
2. Para modificar o atributo Nome ou Código, e attribute, clique com o botão direito do mouse e
selecione Exibir <dimensão> Nome ou Exibir <dimensão> Código.
Você pode afetar todas as colunas de uma só vez selecionando Exibir nome para todas as
dimensões ou Exibir código para todas as dimensões.
Procedimento 6
Selecionar ordenação de dados
1. Para ordenar por um determinado item no relatório, selecione o título de coluna do item,
onde você pretende ordenar os dados.
Os dados serão ordenados de modo alfanumérico, em ordem descendente ou ascendente,
de acordo com o item na coluna selecionada.
2. Para passar da ordem ascendente para a descendente, e vice-versa, selecione o título de
coluna novamente.
Procedimento 7
Incluir totais
Clique o botão direito do mouse em qualquer coluna e selecione Totais do menu. Os totais são
exibidos no topo de cada grupo, e o total de todos valores da transação em cada coluna é
exibido na linha superior do relatório.
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Abrindo, gravando e imprimindo relatórios
Procedimento 1
Abrir um relatório
1. Selecione Abrir relatório predefinido.
Isto abre a caixa de diálogo Relatórios predefinidos, onde você pode encontrar os relatórios
predefinidos disponíveis.
2. A partir desta lista de relatórios, selecione um desejado e selecione Abrir.
Procedimento 2
Gravar um relatório
1. Selecione Gravar relatório no fundo da janela do Report Composer.
Aparece a caixa de diálogo Relatórios predefinidos.
2. No campo Nome do arquivo, dê um nome descritivo ao seu relatório e selecione Gravar.
O relatório é gravado com a extensão de arquivo *.rcr.
Procedimento 3
Imprimir um relatório
1. Selecione Imprimir relatório no fundo da janela do Report Composer.
Aparece a caixa de diálogo Imprimir.
2. No campo Nome no topo da caixa de diálogo, certifique-se de que a impressora correta está
marcada e selecione OK.
Drill down para ver transações básicas
Procedimento 1
Consultar transações básicas
1. Clique com o botão direito do mouse na linha, cujos dados básicos você pretende consultar e
selecione Drill down, ou simplesmente clique-a duas vezes.
Isto abre uma janela Drill down separada, na qual você vê as transações básicas da linha
selecionada.
2. Para obter mais informações sobre as transações, arraste mais dados para a visão de
relatório drill down e selecione Renovar relatório.
Renovam-se os dados na janela drill down.
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Procedimento 2
Converter visão de relatório em definição do relatório
1. Selecione Microsoft Excel na parte inferior direita da janela do Report Composer.
Na caixa de diálogo Gerar que se abre, procure a pasta na qual você quer incluir a nova
definição de relatório e certifique-se de que está marcada.
2. No campo Nome, entre o nome da sua nova definição de relatório.
3. Para Atividade, selecione a opção Editar definição.
4. Caso deseje aplicar um modelo de pasta de trabalho próprio do Microsoft Excel, selecione o
campo de seleção Utilizar modelo Excel.
Aparecerá a opção para selecionar um modelo próprio, mais adiante no procedimento. Se
este campo não for selecionado, será utilizado o modelo de pasta de trabalho standard do
Microsoft Excel.
5. Selecione OK.
Com base na sua visão de relatório, o sistema criará uma definição de relatório e o abrirá no
Report Designer, onde você pode incluir mais funções avançadas e cálculos ampliados,
gráficos, etc, antes de executá-lo em um relatório Microsoft Excel final.
Para maiores informações referentes à edição de uma definição de relatório, consulte
Utilizando o Report Designer – Auto-tutorial para a criação de relatório. Mais tarde, a
definição de relatório pode ser aberta a partir do Report Organizer.
Procedimento 3
Converter visão de relatório em relatório final Microsoft Excel
1. Selecione Microsoft Excel na parte inferior direita da janela do Report Composer.
1. Na caixa de diálogo Gerar que se abre, procure a pasta na qual você pretende colocar a
nova definição de relatório (criado em background de modo standard) e certifique-se de que
está marcada.
2. No campo Nome, entre o nome da definição de relatório criada em background.
3. Para Atividade, selecione a opção Executar relatório.
4. Caso deseje aplicar um modelo de pasta de trabalho próprio do Microsoft Excel, selecione o
campo de seleção Utilizar modelo Excel.
Aparecerá a opção para selecionar um modelo próprio, mais adiante no procedimento. Se
você não selecionar um modelo próprio, será utilizado o modelo de pasta de trabalho
standard do Microsoft Excel.
5. Selecione OK.
Com base na sua visão de relatório, o sistema criará uma definição de relatório em
background, gerará um relatório final e o abrirá no Microsoft Excel. Mais tarde você poderá
abrir o relatório no Report Organizer.
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Report Organizer
O componente Report Organizer é um explorer próprio do XL Reporter, a partir do qual você
organiza todos os itens relacionados à aplicação. Em uma estrutura hierárquica quase
semelhante ao “Windows Explorer”, você pode ver e administrar todos os arquivos, como
relatórios, livros de relatórios, pacotes de relatórios, programações para execução automática e
distribuição de relatórios.
Muitas das atividades efetuadas no XL Reporter podem ser efetuadas a partir deste componente.
A lista seguinte inclui algumas das atividades normalmente executadas:
•
Criação de definições de relatório
Definições de relatório são arquivos .xls, que dizem ao sistema quais dados devem ser
retirados do banco de dados e como deve ser o relatório final. São utilizadas para criar
os relatórios finais Microsoft Excel.
•
Execução de definições de relatório para gerar relatórios finais Microsoft Excel.
•
Definição de programações para execução automática de relatórios.
•
Definição de programações para distribuição automática de relatórios e livros de
relatório.
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Utilizando o Report Organizer
Criando novos itens
Procedimento 1
Criar uma pasta vazia, livro de relatório, pacote de relatórios ou job de
relatórios
1. À esquerda da janela, selecione a pasta na qual você pretende colocar o novo item.
2. Clique com o botão direito à direita da janela e selecione Novo → Pasta, Livro de relatório,
Pacote de relatórios, or Job do relatório.
Isto coloca o novo item na janela com um nome temporário.
3. Substitua o nome temporário por um descritivo e selecione ENTER.
Procedimento 2
Criar uma nova definição de relatório
1. À esquerda da janela, selecione a pasta na qual você pretende criar a nova definição de
relatório.
2. Clique com o botão direito à direita da janela e selecione Novo → Definição de relatório.
Isto cria uma nova definição de relatório na janela com o nome temporário “Nova definição”.
Aparecerá uma caixa de diálogo, perguntando se você deseja atribuir um modelo excel para
o seu relatório.
4. Se você não desejar utilizar um modelo próprio, selecione Não; neste caso será utilizado um
modelo de pasta de trabalho standard excel.
5. Caso pretenda utilizar um modelo próprio, selecione Sim e selecione um modelo próprio a
partir da nova caixa de diálogo que aparece.
6. Selecione OK para continuar.
A nova definição do relatório se abrirá no Report Designer.
Para maiores informações referentes ao que você pode fazer com uma definição de relatório,
consulte Utilizando o Report Designer – Auto-tutorial para a criação de relatório.
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Editando itens existentes
Procedimento
Modificar o nome de um item
1. Clique com o botão direito do mouse sobre o item, cujo nome você pretende modificar e
selecione Renomear.
2. Digite o novo nome e selecione ENTER.
Exportando relatórios ou definições de relatório
Procedimento 1
Exportação de uma definição de relatório
1. Clique com o botão direito sobre a definição de relatório que você pretende exportar e
selecione Exportar. (Pode-se também selecionar várias definições para exportação.)
Aparece a caixa de diálogo Exportar <definição de relatório>. Na caixa de diálogo, procure a
posição apropriada para a sua definição de relatório.
2. No campo Nome do arquivo, dê um nome à definição de relatório.
Como standard, a definição de relatório é automaticamente exportada como um arquivo do
tipo “objeto de relatório” (*.ixr). Se desejar exportar a definição do relatório como um arquivo
de pasta de trabalho excel, modifique o tipo de arquivo para *.xls, no campo Gravar como
tipo.
3. Selecione Gravar para exportar a definição do relatório.
Aparecerá uma caixa de diálogo, indicando que a definição do relatório foi exportada com
êxito.
4. Para fechá-la, selecione OK.
Procedimento 2
Exportação de um relatório
1. Clique com o botão direito sobre o relatório que você pretende exportar e selecione Exportar.
(Pode-se também selecionar vários relatórios para exportação.)
Aparece a caixa de diálogo Exportar <relatório>. Na caixa de diálogo, procure a posição
apropriada para a sua definição de relatório.
2. No campo Nome do arquivo, dê um nome ao relatório.
3. Se desejar exportar o relatório como um arquivo de pasta de trabalho excel, modifique o tipo
apropriado de arquivo (*.xls), no campo Gravar como tipo.
4. Para exportar o relatório, selecione Gravar.
Aparecerá uma caixa de diálogo, indicando que o relatório foi exportado com êxito.
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Importando relatórios ou definições de relatório
Procedimento 1
Importar uma definição de relatório
1. À esquerda da janela, selecione a pasta na qual você pretende criar a definição de relatório.
2. À direita da janela, clique o botão direito do mouse e selecione Importar.
3. Na caixa de diálogo Importar que aparece, procure e selecione o arquivo que você pretende
importar (você pode também selecionar vários arquivos) e selecione Abrir.
Aparecerá uma caixa de diálogo, indicando que a definição do relatório foi importada com
êxito.
Procedimento 2
Importar um relatório
1. À esquerda da janela, selecione o livro de relatório no qual você pretende criar o relatório.
2. À direita da janela, clique o botão direito do mouse e selecione Importar.
3. Na caixa de diálogo Importar que aparece, procure e selecione o arquivo que você pretende
importar (você pode também selecionar vários arquivos) e selecione Abrir.
Aparecerá uma caixa de diálogo, indicando que o relatório foi importado com êxito.
Eliminando itens do Report Organizer
Procedimento
Eliminar um item no Report Organizer
1. Clique com o botão direito sobre o item que você pretende eliminar e selecione Eliminar.
2. Para a questão se você pretende eliminar o item selecionado, selecione Sim para confirmar.
Isto eliminará o item e todo o seu conteúdo do Report Organizer.
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Deslocando ou copiando itens no Report Organizer
Procedimento 1
Deslocar um item no Report Organizer
•
À direita da jenala, selecione e arraste o item para a parte esquerda e solte-o no local de
destino.
Procedimento 2
Copiar um item no Report Organizer
•
À direita da janela, selecione o item e comece deslocando-o para o local de destino na parte
esquerda da janela, pressione e mantenha pressionada a tecla <Ctrl> e solte-o no local
desejado. A seguir, solte a tecla <Ctrl>.
Pastas não podem ser copiadas.
Executando relatórios iniciais
Procedimento 1
Executar uma definição de relatório para obter um relatório excel final
•
À direita da janela, clique o botão direito do mouse na definição do relatório e selecione
Executar.
Isto cria um relatório final no Microsoft Excel, que se baseia na definição de relatório
selecionada.
Procedimento 2
Abrir um relatório individual ou livro de relatório
•
À direita da janela, clique o botão direito do mouse no relatório ou livro de relatório e
selecione Abrir.
Isto abre um relatório ou um conjunto de relatórios Microsoft Excel.
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Definindo conteúdos de pacotes de relatórios e jobs de
relatórios
Procedimento 1
Incluir definições de relatório em um pacote de relatórios
1. À esquerda da janela, selecione a pasta na qual se encontra a definição de relatório que
você pretende incluir no pacote.
2. À direita da jenala, selecione e arraste a definição de relatório para a parte esquerda e soltea no pacote de relatórios desejado.
Uma definição de relatório em um pacote de relatórios não é uma cópia da definição
original, mas um link a ele. Isto significa que toda modificação efetuada na definição
de relatório original será incluída quando o pacote de relatórios for executado.
Procedimento 2
Incluir pacotes de relatórios em um job de relatórios
1. À esquerda da janela, selecione a pasta na qual se encontra o pacote de relatórios a ser
executado pelo job de relatórios.
2. À direita da jenala, selecione e arraste o pacote de relatórios para a parte esquerda e solte-o
no job de relatórios.
Um pacote de relatórios em um job de relatórios não é uma cópia do pacote original,
mas um link a ele. Isto significa que toda modificação efetuada no pacote de
relatórios original será incluída quando este for executado no job de relatórios.
Definindo propriedades de um job de relatórios
Procedimento 1
Selecionar saída a ser criada pelo job de relatórios
1. Clique com o botão direito do mouse no job de relatórios e selecione Propriedades.
2. Na caixa de diálogo Propriedades, vá à ficha Saída.
3. Em Opções de saída, Selecione um dos seguintes:
a. Selecione Gravar em livros de relatórios para gravar os relatórios finais em um livro
de relatório.
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É necessário especificar onde os arquivos no Report Organizer devem ser gravados.
Para tal, selecione Localizar no campo Selecionar pasta. Isto abre a caixa de diálogo
Selecionar pasta. Selecione a pasta na qual você pretende gravar o livro de relatório
com os relatórios finais e selecione OK.
Você não pode selecionar a pasta que contém o próprio job de relatórios.
É necessário selecionar uma pasta diferente.
b. Selecione Gravar no disco para gravar os relatórios finais no disco.
É necessário especificar onde os arquivos devem ser gravados. Para tal, selecione
Localizar no campo Selecionar pasta. Isto abre a caixa de diálogo Selecionar pasta.
Selecione a localização no disco para os seus relatórios finais e selecione OK.
c. Selecione Enviar por mail para distribuir automaticamente os relatórios finais por email.
É necessário especificar os endereços de e-mail das pessoais para as quais você
deseja enviar os relatórios. Para tal, selecione Localizar. Isto abre a caixa de diálogo
do livro de endereços standard do seu sistema de e-mail, onde você poderá
selecionar os destinatários da mensagem. Depois de entrar todos os novos
destinatários, selecione OK para fechar o diálogo. A seguir, no campo Assunto,
digite o assunto da mensagem. No campo Mensagem, digite a mensagem que
pretende enviar com os livros de relatórios.
d. Selecione Imprimir para efetuar uma impressão automática dos relatórios finais.
É necessário especificar a impressora. Para tal, selecione Localizar no campo
Selecionar impressora e, da lista de impressoras, selecione a que você pretende
utilizar e selecione OK.
4. Para gravar suas configurações, selecione Aplicar.
5. Para fechar a caixa de diálogo, selecione OK.
Procedimento 2
Definir uma nova programação para executar um job de relatórios
automaticamente
1. Clique com o botão direito do mouse no job de relatórios e selecione Propriedades.
2. Na caixa de diálogo Propriedades, vá à ficha Programação e selecione Programar job para
execução.
3. Na caixa de diálogo que aparece, dê um nome descritivo à sua programação e selecione
OK.
Será exibida a caixa de diálogo standard doMicrosoft Windows para programação da tarefa.
4. Para programar uma nova tarefa, vá à ficha Programar e selecione Novo.
5. Em Programar tarefa,selecione quantas vezes você deseja que o job de relatórios execute
os pacotes de relatórios nele incluídos.
6. Em Hora de início, especique a hora em que o job de relatório deve ser executado pela
primeira vez.
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7. Depois de completar a definição da programação, selecione Aplicar para gravar suas
configurações.
8. Na caixa de logon Windows que aparece, entre sua senha duas vezes e selecione OK.
Procedimento 3
Monitorar a execução de um job de relatórios
1. No Report Organizer, clique com o botão direito do mouse no job de relatórios e selecione
Propriedades.
2. Na caixa de diálogo Propriedades, vá à ficha Log.
3. Para expandir a informação na janela Log, clique no símbolo (+).
Gravando o livro de relatório no disco ou distribuindo-o
por e-mail
Procedimento 1
Gravar um livro de relatório no disco
1. Abra o livro de relatório que você pretende gravar como arquivo de pasta de trabalho
Microsoft Excel.
2. Com o livro de relatório aberto, selecione Arquivo → Gravar como.
3. Na caixa de diálogo do excel Gravar como, selecione a pasta na qual você pretende gravar
seu livro de relatório.
4. No campo Nome do arquivo, dê um nome descritivo ao livro de relatório.
5. No campo Gravar como tipo, certifique-se de que o tipo de arquivo excel da pasta de
trabalho (*.xls) está selecionado.
6. Para gravar o livro de relatório, selecionar Gravar.
Procedimento 2
Enviar um livro de relatório por e-mail
1. Clique no livro de relatório com o botão direito do mouse e selecione Enviar para →
Destinatário do mail.
Aparecerá uma mensagem de e-mail pronta, onde o livro de relatório se encontra anexado
como pasta de trabalho excel. Este e-mail inclui uma mensagem breve, com o nome do livro
de relatório e um tópico no campo Assunto.
2. Se necesário, modifique ou digite um novo texto no campo da mensagem ou no campo
Assunto, e selecione Enviar para enviar a mensagem.
O destinatário receberá a mensagem e o anexo da mesma forma que outras mensagens são
recebidas no sistema de e-mail.
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Report Designer
O Report Designer é um componente no qual você pode criar definições de relatório utilizando
outras funções avançadas e cálculos ampliados, gráficos, etc. Você pode também desenvolver
relatórios previamente estruturados no Report Composer.
Ao criar uma definição de relatório no Report Designer, você trabalha no ambiente familiar do
Microsoft Excel, com todas as características standard que ele oferece. Ao mesmo tempo, você
pode também acessar características especiais do XL Reporter. Esta combinação de funções
permite criar aquilo que se pretende ter em um relatório.
A seguir um exemplo de uma definição de relatório nova e “vazia” criada no Report Designer. A
folha de trabalho do Microsoft Excel e as barras de ferramentas e botões standard forneceidas
encontram-se na parte superior direita. O Advanced Report Builder encontra-se à esquerda. Ele
oferece características ampliadas do XL Reporter. Uma barra de ferramentas separada do
Report Designer fornece um acesso a maiores funções do XL Reporter.
You work in a
Microsoft Excel
worksheet and
can use all the
functionalities that
come with it.
The XL Reporter
functionality is
offered by the
Advanced Report
Builder on the left
and by the Report
Designer toolbar
on the right.
Depois de criar uma definição de relatório no Report Designer, você pode executá-lo para vero
resultado – um relatório final (arquivo .xls) em excel. Dependendo das especificações efetuadas,
uma definição de relatório pode também oferece um livro de relatório que inclua vários relatórios,
cada um apresentado em uma folha de trabalho sepadada.
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Utilizando o Report Designer – Auto-tutorial para
a criação de relatório
Para navegar pelas etapas básicas de criação do relatório no Report Designer, o exemplo a
seguir mostra como criar um simples P&L Report utilizando o Report Designer. Para uma síntese
completa de todas as funções no Report Designer, consulte a ajuda online da aplicação.
Parte 1: Criando uma nova definição de relatório
Utilização
Uma definição de relatório é um arquivo excel file (.xls), armazenado no banco de dados e que
contém várias fórmulas e funções que descrevem como deve ser o layout do relatório final. Uma
definição de relatório aplica-se como base para a execução dos relatórios finais Microsoft Excel.
Procedimento 1
Preparar um modelo Microsoft Excel para utilizar neste tutorial
1. Abra o Microsoft Excel e selecione
Novo na barra de ferramentas.
Isto fornece uma folha de trabalho em branco.
2. Nesta folha de trabalho, crie a formatação, estilo, texto e outras informações que pretende
ter em todas as novas folhas do mesmo tipo. No nosso exemplo, efetuamos o seguinte:
a. Damos à primeira linha uma cor de fundo e inserimos nosso logotipo modelo da
empresa.
b. Nas linhas número 6 e 7, especificamos uma cor de fundo mais escura e negrito, e
edição de texto branca. Isto porque planejamos utilizar estas duas linhas para
alguns dos títulos no relatório.
c.
Eliminamos as linhas de grade da folha de trabalho. Para isso, selecione Opções do
menu Ferramentas. Na ficha Visão da caixa de diálogo Opções, elimine a marca de
seleção para Linhas de grade em Opções de janela. A seguir, selecione OK para
fechar a janela.
3. Depois de incluir o que deseja na folha de trabalho, vá ao menu Arquivo e selecione
Propriedades.
4. Na ficha Sumário, na caixa de diálogo Propriedades, selecione o campo de seleção Gravar
visualização tela. A seguir, selecione OK para continuar.
5. Selecione Gravar como do menu Arquivo e no campo Gravar como tipo, selecione a opção
Modelo (*.xlt).
6. No campo Nome do arquivo, entre o nome do modelo.
Não modifique a pasta onde o modelo estará armazenado.
7. Selecione Gravar e feche o Microsoft Excel.
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Procedimento 2
Criar uma nova definição de relatório utilizando o modelo do Microsoft
Excel
1. À esquerda da janela do Report Organizer, selecione a pasta na qual você pretende criar a
nova definição de relatório.
2. Clique com o botão direito à direita da janela e selecione Novo → Definição de relatório. Isto
coloca a nova definição de relatório na janela com um nome temporário.
Aparecerá uma caixa de diálogo, perguntando se você deseja atribuir um modelo excel à sua
definição de relatório.
4. Selecione Sim para confirmar.
5. No campo de diálogo Novo que aparece, selecione o modelo que você criou. A seguir,
selecione OK para continuar.
Você verá que uma definição do relatório se abrirá no Report Designer.
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Parte 2: Especificando as contas
Utilização
Para obter dados de vendas e contas de custo desejados no relatório, é necessário especificar
algumas seleções.
O que é uma seleção? Trata-se de uma descrição de dados no banco de dados, os
quais você pretende incluir no seu relatório.
Procedimento 1
Especificar uma seleção para obter dados das contas de vendas
1. Na folha de trabalho da definição do relatório, selecione o número de linha 8.
2. No Advanced Report Builder à esquerda, selecione Grupo ampliado
.
O que é um grupo ampliado? Trata-se da repetição de uma seleção efetuada entre
um número desconhecido de números e colunas. Em vez de exibir apenas uma
única linha ou coluna com um total agregado de dados que a seleção contém, ele
oferece uma linha ou coluna para cada conta, que é incluída na seleção.
3. No campo Seleções, localize a dimensão Conta e clique nela.
Um botão de localização
aparece à direita.
O que é uma dimensão? Trata-se de um campo de dados ou valor de uma
transação, que possui uma tabela básica no banco de dados. Dimensões comuns
são Contas, Períodos, Itens, Clientes, Departamento, Fornecedor, Moeda e muitos
outros.
4. Selecione Localizar para abrir a janela Visão para dimensões.
5. Na janela Visão para dimensões, selecione Colunas, selecione o campo de seleção Conta
básica para colunas e selecione OK.
Os códigos de conta básica devem ser agora incluídos na lista de contas.
6. Para ordenar por Conta básica em vez de Código da conta, vá aos campos Seleção na parte
inferior da janela, clique no campo Atributo e selecione Conta básica da lista de atributos que
aparece. A seguir, selecione o campo Valor à direita.
7. A partir da lista acima, selecione do banco de dados os registros (dados) que a seleção deve
utilizar.
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No nosso exemplo, selecionamos as contas de vendas que, em nosso banco de dados, são
códigos de conta entre 41100000 e 44100000.
8. Para fechar a janela, selecione OK.
9. No Advanced Report Builder, selecione
Aplicar para gravar a seleção.
Se você se esquecer de selecionar Aplicar, suas ações se perderão e você terá que
efetuar as etapas 1-8 novamente.
Procedimento 2
Encontrar a seleção na folha de trabalho
•
Na definição do relatório, vá à barra de ferramentas do Report Designer e selecione
Marcações de definição da visão.
Isto lhe fornecerá marcações que indicarão onde as seleções se encontram na definição do
relatório. Linhas sólidas indicam grupos ampliados, enquanto linhas ponteadas indicam
seleções.
Além disso, se você passar o ponteiro do mouse sobre um ponteado vermelho no canto de
uma marcação, aparecerá um tooltip exibindo os critérios de seleção.
Procedimento 3
Entrar uma linha de total abaixo da seleção de contas de vendas
1. Na definição do relatório, selecione a célula B9, abaixo da marcação que indica a seleção
(grupo ampliado) efetuada na linha de número 8.
2. Entre a descrição, Total vendas, e modifique o formato da letra para Negrito.
Procedimento 4
Especificar uma seleção para obter dados das contas de custo
1. Na folha de trabalho da definição do relatório, selecione o número de linha 10.
2. No Advanced Report Builder à esquerda, selecione Grupo ampliado
.
3. No campo Seleções, localize a dimensão Conta e clique nela.
Um pequeno botão de localização
aparece à direita.
5. Na janela Visão para dimensões, vá aos campos Seleção na parte inferior da janela, clique
no campo Atributo e selecione Conta básica para efetuar a ordenação de acordo com este
atributo.
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6. Selecione o campo Valor à direita.
7. A partir da lista acima, selecione do banco de dados os registros (dados) que a seleção deve
utilizar.
No nosso exemplo, selecionamos as contas de custo que, em nosso banco de dados, são
códigos de conta entre 51100000 e 99200000.
8. Selecione OK para fechar a janela.
Procedimento 5
Entrar uma linha de total abaixo da seleção de custo
1. Na definição do relatório, selecione a célula B11, abaixo da marcação que indica a seleção
(grupo ampliado) efetuada na linha de número 10.
2. Entre a descrição, Total despesas, e modifique o formato da letra para Negrito.
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Parte 3: Especificando os atributos de dimensão
Utilização
Agora que definimos as seleções, precisamos especificar os atributos de dimensão que
pretendemos ter no relatório para cada uma das seleções.
O que é um atributo de dimensão? Um atributo de dimensão informa ao sistema
qual informação de uma dimensão ele deve exibir no relatório para os registros de
banco de dados que são selecionados. Os atributos de dimensão representam
diferentes colunas/campos que existem na tabela do banco de dados para uma
determinada dimensão. A maior parte das dimensões possui pelo menos um atributo
standard, que é em geral Código, e um outro atributo, como Nome.
Procedimento 1
Especificar atributos de dimensão para a seleção de contas de vendas
1. Na folha de trabalho da definição do relatório, selecione a primeira célula da linha na qual
você especificou a seleção de contas de vendas.
No nosso exemplo, seria a célula A8.
2. Na barra de ferramentas do Report Designer, selecione
Editor de fórmula.
Isto abre a janela Editor de fórmula, que exibe os atributos de dimensão disponíveis para a
célula selecionada.
3. Nesta caixa de diálogo, clique em
, o sinal de mais na frente da dimensão Conta.
Isto ampliará a lista, de modo que você poderá ver os atributos disponíveis para esta
dimensão.
4. Faça um clique duplo no atributo que você pretende ver no relatório.
No nosso exemplo, seria o atributo Conta básica. Isto coloca o atributo na célula
selecionada, na folha de trabalho.
5. Na folha de trabalho, selecione a segunda célula da linha na qual você especificou a seleção
de contas de vendas. No nosso exemplo, seria a célula B8.
6. No Editor de fórmula, faça um clique duplo no atributo Nome da conta. Isto coloca o atributo
na célula selecionada, na folha de trabalho.
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Procedimento 2
Especificar atributos de dimensão para a seleção de contas de custo
1. Na folha de trabalho, selecione a primeira célula da linha na qual você especificou a seleção
de contas de custo.
No nosso exemplo, seria a célula A10.
2. Se o Editor de fórmula não estiver aberto, selecione
ferramentas do Report Designer.
Editor de fórmula na barra de
3. No Editor de fórmula, amplie a dimensão Conta novamente e faça um clique duplo no
atributo Conta básica.
Isto coloca o atributo na célula selecionada, na folha de trabalho.
4. Na folha de trabalho, selecione a segunda célula da linha na qual você especificou a seleção
de contas de custo.
No nosso exemplo, seria a célula B10.
5. No Editor de fórmula, faça um clique duplo no atributo Nome da conta.
Isto coloca o atributo na célula selecionada, na folha de trabalho.
6. Feche o Editor de fórmula.
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Parte 4: Especificando os períodos para obtenção de
dados
Utilização
Agora que especificamos o tipo de dados que retirar do banco de dados, precisamos especificar
os períodos dos quais os dados serão obtidos. Na nossa definição de relatório, não pretendemos
efetuar a seleção fixa de um período. Porém, para poder utilizar a mesma definição de relatório
várias vezes para diferentes períodos, criamos um parâmetro de período, que podemos aplicar
para especificar as seleções de período.
O que é um parâmetro? Um parâmetro é utilizado em vez de valores fixos, e não
obtém um valor até que o relatório seja executado. Em vez de criar várias definições
de relatório para cobrir todos os períodos, você pode ter uma definição de relatório
que inclua um parâmetro de período. Quando o usuário executar a definição de
relatório, uma caixa de diálogo lhe perguntará pelo período desejado, antes que o
relatório seja completamente executado.
Ao utilizar um parâmetro em uma definição de relatório, ele é executado em duas
etapas:
1. Criar um parâmetro em si.
2. Selecione este parâmetro ao definir a seleção.
Procedimento 1
Criar um parâmetro de período para utilizar na seleção de períodos
1. No Advanced Report Builder à esquerda da folha de trabalho, selecione
Parâmetros.
2. Na caixa de diálogo que aparece, selecione Inserir.
3. No campo Nome, dê um nome ao parâmetro,por exemplo “MyPeriodParameter”.
4. Clique uma vez no campo Categoria, selecione
5. Clique uma vez no campo Tipo, selecione
6. Clique uma vez no campo Atributo, selecione
, e a seguir a categoria Dimensão.
, e a seguir o tipo Período.
, e a seguir o atributo Código.
7. A seguir, faça um clique duplo no campo Solicitação e entre a solicitação que você quer
exibir quando a definição do relatório for executada, por exemplo Especificar o
período.
8. Para gravar o parâmetro, selecione Encerrar.
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Procedimento 2
Especificando uma seleção de período utilizando o parâmetro de período
1. Na folha de trabalho da definição do relatório, selecione a coluna C.
2. No Advanced Report Builder à esquerda, selecione Seleção de coluna
.
3. No campo Seleções, localize a dimensão Período e clique nela.
aparece à direita.
5. Na janela Visão para dimensões, vá à ficha Parâmetros.
6. Da lista de parâmetros, selecione o parâmetro de período criado anteriormente, o chamado
“MyPeriodParameter”.
Procedimento 3
Especificar uma seleção de período para o exercício anterior utilizando a
função de período
1. Na folha de trabalho da definição do relatório, selecione a coluna D.
2. No Advanced Report Builder à esquerda, selecione Seleção de coluna
.
Um pequeno botão de localização
aparece à direita.
6. Da lista de parâmetros, selecione o parâmetro de período, novamente o
“MyPeriodParameter”.
8. No campo Completar seleção no topo do Advanced Report Builder, localize a sintaxe da
seleção de período que você já efetuou.
No nosso exemplo, a sintaxe da seleção de período é Code=@MyPeriodParameter.
O que é uma sintaxe de seleção? As seleções no XL Reporter são descritas
utilizando uma linguagem especial chamada IXL, abreviatura de IX Language. IXL é
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composto de diferentes combinações de elementos e utilizado internamente pelo
sistema para especificar as seleções de banco de dados efetuadas pelo usuário.
Para efetuar seleções próprias, o usuário pode modificar a sintaxe utilizada em uma
seleção.
9. Para manipular a seleção utilizando os dados do mesmo período do ano anterior, incluímos a
função de período, -12, que retira 12 períodos do especificado na execução.
A nova seleção de período será então a seguinte: Code=@MyPeriodParameter-12
10. Para gravar a seleção, selecione
Aplicar.
Procedimento 4
Especificar títulos e atributos de dimensão para as seleções de período
1. Na folha de trabalho, existem duas linhas que, com base no modelo, são formatadas com
uma cor laranja de fundo. Para que os títulos fiquem fora do fundo laranja, dê às duas linhas
a cor de letra branca, e atribua também a formatação de texto Negrito à primeira destas
duas linhas.
2. Em cada uma das duas células nas seleções de período, C6 e D6, entre o texto, Actual.
3. Selecione a célula C7 (dentro da primeira seleção de período).
Editor de fórmula.
Isto abre a janela Editor de fórmula, que exibe os atributos de dimensão disponíveis para a
célula selecionada.
, o sinal de mais na frente da dimensão Período.
Isto ampliará a lista, de modo que você poderá ver os atributos disponíveis para esta
dimensão.
6. Faça um clique duplo no atributo que você pretende ver no relatório.
No nosso exemplo, seria o atributo Código. Isto coloca o atributo na célula selecionada, na
folha de trabalho.
7. Na folha de trabalho, selecione a célula D7 (nas seleções de período).
8. No Editor de fórmula, clique em , o sinal de mais à frente da dimensão Período, para
ampliar os atributos disponíveis, a seguir clique duas vezes novamente no atributo Código.
Isto coloca o atributo na célula selecionada na folha de trabalho.
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Parte 5: Especificando valores da transação e fórmulas
de totais
Utilização
Agora que especificamos o tipo de dados que pretendemos retirar do banco de dados, assim
como o(s) período(s), precisamos especificar o tipo de medida que pretendemos ver no relatório.
O que é um valor da transação? São valores reais que são efetuados. Não
possuem nunca tabelas básicas no banco de dados. Valores da transação comuns
são Valores, Crédito, Débito, Data de vencimento, Line Memo, Taxa de desconto, Nº
de documento , e outros mais.
Procedimento 1
Especificar valores da transação para exibir no relatório
1. Na folha de trabalho, selecione a primeira célula que se encontra na seleção de contas de
vendas e a primeira seleção de período.
No nosso exemplo, seria a célula C8.
Editor de fórmula.
Isto abre a janela Editor de fórmula, que exibe os valores da transação disponíveis, além de
exibir os atributos dos valores da transação disponíveis.
, o sinal de mais na frente do módulo Razão.
Isto ampliará a lista, de modo que você poderá ver os valores da transação disponíveis para
este módulo.
O que é um módulo? Quando falamos em módulos no Editor de fórmula, referimonos a grupos de valores da transação, para os quais os dados estão de algum modo
relacionados entre si. Módulos comuns no XL Reporter são Razão, Orçamento,
Contas a receber, Contas a pagar, Pedido de venda, Compra e CRM.
4. Da lista de valores da transação no módulo Razão, clique duas vez no valor que você deseja
ver no relatório final.
No nosso exemplo, seria a medida Valor. Esta medida é assim incluída na célula
selecionada, na folha de trabalho.
5. De volta à folha de trabalho, selecione a célula que se encontra na seleção de contas de
vendas e a segunda seleção de período.
No nosso exemplo, seria a célula D8.
6. No Editor de fórmula, procure a medida Valor novamente e clique duas vezes.
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Esta medida é assim incluída na célula selecionada.
7. Na folha de trabalho novamente, selecione a primeira célula que se encontra na seleção de
contas de custo e a primeira seleção de período.
No nosso exemplo, seria a célula C10.
8. No Editor de fórmula, procure a medida Valor e clique duas vezes.
9. Na folha de trabalho, selecione a célula que se encontra na seleção de contas de custo e a
segunda seleção de período.
No nosso exemplo, seria a célula D10.
10. No Editor de fórmula, procure novamente a medida Valor e clique duas vezes.
Procedimento 2
Tornar positivos os valores das contas de venda
1. Na linha que contém a seleção de contas de venda, selecione a primeira célula na qual a
medida Valor foi especificada.
No nosso exemplo, é a célula C8.
Na barra de fórmulas do Microsoft Excel na parte superior da folha de trabalho, você verá a
seguinte fórmula: =ixGet(“Amount”).
2. Ao final desta fórmula, inclua a fórmula de multiplicação, *-1, da seguinte maneira:
=ixGet(“Amount”)*-1
3. Na linha com a seleção de contas de venda, selecione a célula seguinte, na qual a medida
Valor foi especificada.
4. No nosso exemplo, é a célula D8.
Na barra de fórmulas do Microsoft Excel, na parte superior, você verá novamente a seguinte
fórmula: =ixGet(“Amount”).
5. Ao final da fórmula, inclua novamente a fórmula de multiplicação, *-1:
=ixGet(“Amount”)*-1
Nas células onde os valores reais foram especificados juntamente com a fórmula *-1
(no nosso exemplo são as células C8 e D8), você verá apenas #VALUE!. Isto porque
ao incluir *-1, modificamos a função para uma fórmula, e uma vez que o Microsoft
Excel prevê números na fórmula, o programa não é capaz de calcular a fórmula até
que a definição do relatório seja executada e os índices sejam realmente retirados
do banco de dados. Porém, se você olhar na barra de fórmulas de cada célula, verá
a fórmula real.
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Procedimento 3
Especificar fórmulas para calcular os totais dos alores
1. Na folha de trabalho, selecione a célula C9 na linha que contém o título Total de vendas.
Editor de fórmula.
3. Na janela Editor de fórmula, vá à ficha Funções.
Isto lista as funções disponíveis.
4. Na lista, clique em
disponíveis.
, o sinal de mais na frente do tipo Totais, para ver as fórmulas de totais
5. Clique duas vez na fórmula Total da coluna.
Isto coloca a fórmula de total na célula selecionada, na definição do relatório.
Temporariamente, porque o conteúdo da célula acima (a célula que obterá os valores
quando a definição for executada) é #VALUE!, você verá #VALUE! nesta célula.
6. Na folha de trabalho, selecione a célula D9 na linha que contém o título Total de vendas.
7. No Editor de fórmula, faça um clique duplo em Coluna de total.
Isto coloca a fórmula de total na célula selecionada.
8. Na folha de trabalho novamente, selecione a célula C11 na linha que contém o título Total de
despesas.
9. No Editor de fórmula, faça um clique duplo na fórmula Coluna de total.
Isto coloca a fórmula de total na célula selecionada. Temporariamente, porque os valores da
transação não são retirados do banco de dados até que você execute a definição do
relatório, você verá um zero (0) nesta célula.
10. Na folha de trabalho novamente, selecione a célula D11 na linha que contém o título Total de
despesas. No Editor de fórmula, faça um clique duplo na fórmula Coluna de total.
Isto coloca a fórmula de total na célula selecionada.
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Parte 6: Especificando uma linha separada para
‘Resultado’
Utilização
Uma vez que estamos efetuando um relatório de demonstração de resultados, pretendemos
calcular e ver o resultado no relatório.
Procedimento 1
Entrar uma linha de total para ‘Resultado’
1. Na definição do relatório, selecione a célula B12, abaixo do título para as contas de custo na
linha de número 11.
2. Digite o texto do título, Net Income.
3. Selecione toda a linha, de número 11, e modifique o formato da letra para Negrito.
Procedimento 2
Entrar uma fórmula para calcular o ‘Resultado’
1. Na folha de trabalho, vá para a linha 12, onde você entrou Net Income e selecione a célula
que se encontra na primeira seleção de período.
No nosso exemplo, é a célula C12.
2. Porque você deseja retirar as despesas de vendas, entre a fórmula,
=C9-C11.
Porque o conteúdo de uma das células a ser calculada é #VALUE!, você verá apenas
#VALUE! na célula.
3. Na mesma linha, selecione a célula que se encontra na próxima seleção de período, célula
D12, e entre a fórmula, =D9-D11.
4. Novamente, você apenas verá #VALUE! na célula e a fórmula real na barra de fórmulas
acima, na folha de trabalho.
Procedimento 3
Ocultar as marcações de seleção na definição do relatório
Na definição do relatório, vá à barra de ferramentas do Report Designer e selecione
Marcações de definição da visão.
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Parte 7: Especificando uma coluna para diferenças
Utilização
Especificamos até agora duas colunas no nosso relatório:
•
uma coluna que fornece os dados de um determinado período deste exercício
•
uma coluna que fornece os dados do mesmo período, mas do exercício anterior
Além destas duas colunas, pretendemos especificar uma coluna separada, na qual são
calculadas as diferenças entre este exercício e o anterior.
Procedimento 1
Entrando um título para uma coluna, na qual as diferenças podem ser
calculadas
1. Na coluna anterior à segunda coluna de seleção de período, selecione a segunda célula que
possue o formato de fundo laranja.
No nosso exemplo, é a célula E7.
2. Entre o título, Diferença.
Assim como com os outros títulos de período, este deve estar em negrito e em letra branca.
Procedimento 2
Entrar fórmulas necessárias para calcular as diferenças
1. Na folha de trabalho, selecione a célula que se encontra na coluna de diferenças e a seleção
de contas de vendas.
No nosso exemplo, é a célula E8.
2. Para efetuar o cálculo, entre a fórmula, =C8-D8.
Novamente, você apenas verá #VALUE! na célula e a fórmula real na barra de fórmulas
acima, na folha de trabalho.
3. Selecione a próxima célula na coluna de diferenças, célula E9, e entre a fórmula de cálculo,
=C9-D9.
=C10-D10.
=C11-D11.
=C12-D12.
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Parte 8: Executando uma definição de relatório
Agora que especificamos a maior parte dos dados que pretendemos ver no relatório final,
efetuaremos algumas modificações de formatação na definição do relatório; a seguir ele será
executado para que possamos ver o resultado no relatório.
Procedimento 1
Efetuar modificações de formatação para exibir os dados no relatório de
modo efetivo
1. Primeiro, incluiremos algumas bordas na linha, na qual será exibido o valor para Resultado.
Para tal, selecionamos a linha (número 12), selecionamos Bordas na barra de ferramentas
do Microsoft Excel e a seguir o tipo de borda:
.
2. Acrescentamos a seguir alguns títulos para a listagem de contas; o título Conta na célula A7
e o título Descrição na célula B7.
3. Além disso, alinhamos os conteúdos da célula das colunas C, D e E para a direita.
Procedimento 2
Executar a definição do relatório para verificar o resultado
1. Com a definição do relatório aberta, selecione
Executar definição na barra de
Porque especificamos um parâmetro de período na nossa definição de relatório, aparece a
solicitação para especificar um período.
2. Na caixa de diálogo desta solicitação, selecione o campo Valor.
aparece à direita.
3. Selecione Localizar para abrir a janela Visão para dimensões. Nesta janela, selecione o
período que você deseja utilizar.
No nosso exemplo, desejamos selecionar os dados no período de Março de 2003 (com
código 200303).
5. Para executar a definição do relatório, selecione OK novamente.
A definição do relatório executada se abrirá como um novo relatório excel. Inclui os dados
necessários para as fórmulas e funções que especificamos até agora na definição do
relatório.
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Parte 9: Especificando seleções para valores
acumulados
Utilização
Até agora no nosso relatório de demonstração de resultados, obtemos os valores reais do
período atual (o período selecionado com a execução da definição do relatório) para este
exercício ou para o anterior. No nosso relatório, também pretendemos ver o valor acumulado de
Janeiro do período atual deste exercício, assim como de Janeiro do mesmo período do exercício
anterior. Além disso, pretendemos ver as diferenças entre os dois.
Procedimento 1
Especificar colunas para os valores acumulados
1. Primeiro, selecione o intervalo de células C6 a E12, copie seus conteúdos (pressione
<Ctrl>+C no teclado) e cole o conteúdo do clipboard na célula G6.
2. Na célula G7, onde você encontra o atributo de dimensão, código PER, substitua o atributo
de dimensão pelo título, Acum. este exercício.
3. Para abrir espaço para todo o título, clique na célula com o botão direito do mouse e
selecione Formato de células.
4. Na caixa de diálogo que aparece, abra a ficha Alinhamento, vá para Controle de texto e
selecione o campo de seleção Envolver texto.
5. Para fechar a caixa de diálogo, selecione OK.
O título aparecerá na definição do relatório da mesma maneira em que aparece aqui.
6. Na célula H7, onde você encontra o atributo de dimensão, código PER, substitua o atributo
de dimensão pelo título, Acum. exercício anterior.
7. Finalmente, envolva o texto da mesma maneira que na etapa 4 acima.
Procedimento 2
Especificar uma seleção para os indicadores acumulados para este
exercício
1. Na folha de trabalho, selecione a coluna G e, no Advanced Report Builder à esquerda,
selecione Seleção de coluna
.
aparece à direita.
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5. Da lista de parâmetros, selecione o parâmetro de período criado anteriormente, o chamado
MyPeriodParameter.
7. De volta à linha da dimensão Período, selecione o campo Seleções, onde você vê a sintaxe
de seleção.
8. Para manipular a seleção recolhendo dados acumulados de todos os períodos até o período
atual, inserimos a função de período Year-To-Date, YTD, à frente da seleção do
parâmetro.
Aparece da seguinte maneira (note os parênteses): Code=YTD(@MyPeriodParameter)
9. Selecione
Procedimento 3
Criar uma seleção para os indicadores acumulados para o exercício
anterior
1. Na folha de trabalho, selecione a coluna H e, no Advanced Report Builder à esquerda,
selecione Seleção de coluna
.
aparece à direita.
4. Da janela Visão para dimensões, vá à ficha Parâmetros. Da lista de parâmetros, selecione
novamente o parâmetro de período, MyPeriodParameter.
6. De volta à linha da dimensão Período, clique uma vez no campo Seleções, onde você vê a
sintaxe de seleção.
7. Para manipular a seleção recolhendo dados de todos os períodos até o período atual do
exercício anterior, inserimos a função Year-To-Date, YTD, à frente da seleção do
parâmetro.
8. Assim, inserimos a função de período, -12, ao final.
9. Aparece da seguinte maneira (note os parênteses): Code=YTD(@MyPeriodParameter)
10. Selecione
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Parte 10: Inserindo o título principal e ocultando as
linhas de detalhe
Utilização
Antes de executarmos novamente a definição do relatório, pretendemos dar ao relatório um
título. Também pretendemos agrupar as linhas em cada um dos grupos ampliados, de modo que
estejam ocultos no relatório final.
Procedimento 1
Entrar o título do relatório principal
1. Primeiramente, diminua a largura da coluna F para aproximadamente 20 pixels.
2. Selecione a célula F3 na definição do relatório, entre o título, Relatório de
demonstração de resultados e modifique o formato para negrito.
Por exemplo, utilize o tamanho de letra 14. Além disso, centralize o alinhamento de texto na
célula.
3. Selecione a segunda linha que inclui a seleção de contas, número 10 (o segundo grupo
ampliado) e, a partir do menu do Microsoft Excel, selecione Dados → Grupo e Estrutura →
Grupo.
Procedimento 2
Ocultar as linhas nos grupos ampliados
1. Selecione a primeira linha que inclui uma seleção de contas (o primeiro grupo ampliado).
No nosso exemplo, é a linha de número 8.
2. No menu do Microsoft Excel acima, selecione Dados → Grupo e Estrutura → Grupo.
3. Selecione
grupo.
, o sinal de menos à frente da seleção de linha para “ocultar” as linhas no
4. Selecione a segunda linha que inclui a seleção de contas, número 10 (o segundo grupo
ampliado) e, a partir do menu do Microsoft Excel, selecione Dados → Grupo e Estrutura →
Grupo.
5. Selecione
grupo.
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, o sinal de menos à frente da seleção de linha para “ocultar” as linhas no
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Parte 11: Executando uma definição de relatório final
Utilização
Agora que especificamos todos os dados que desejamos na definição do relatório, estamos
pronto para executá-lo e ver o resultado final.
Procedimento 1
Executar a definição do relatório para ver o resultado final
1. Com a definição do relatório aberta, selecione
Executar definição na barra de
2. Porque especificamos um parâmetro de período na nossa definição de relatório, aparece
novamente a solicitação para especificar um período.
3. Na caixa de diálogo desta solicitação, clique no campo Valor.
aparece à direita.
5. Nesta janela, selecione o período que você deseja utilizar.
Novamente no nosso exemplo, desejamos selecionar os dados no período de Março de
2003 (com código 200303).
7. Para executar a definição do relatório, selecione OK novamente.
Procedimento 2
Exibir linhas ocultas
Porque agrupamos os conteúdos das linhas 8 e 10 na definição do relatório, temos que clicar em
, o sinal de mais à frente destas linhas, a fim de exibir as linhas de cada um dos grupos de
linhas.
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