Fatores essenciais no cadastro de exemplares
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Fatores essenciais no cadastro de exemplares
Qualidade da Catalogação Fatores essenciais no cadastro de exemplares Inconsistências constatadas no preenchimento de dados de aquisição (Nota fiscal (NF), Nota de Empenho (NE), Valor do Exemplar, Patrimoniável) Caso 1 – Valor digitado incorreto Caso 2 – Número da NF trocado Caso 3 – Sem o número da NF Caso 4 – Valor do exemplar incorreto e sem o nº da NF Caso 5 - Campo “patrimoniável” não marcado (marcar somente para livros, teses e dissertações) Caso 6 – Acervo não atualizado após a inserção do exemplar Caso 1 – Valor do exemplar incorreto Valor digitado: R$ 5.565,00 Valor correto: R$ 55,65 Caso 2 – Número da NF trocado NF digitada: 1279 NF correta: 001278 Caso 3 – Sem o nº da NF NF digitada: 1279 NF correta: 1278 Caso 4 – Valor do exemplar incorreto e sem nº da NF Valor digitado: R$ 29,08 Sem NF Valor correto: R$ 29,48 NF: 1278 Caso 5 - Campo “patrimoniável” não marcado O campo “patrimoniável” deve estar sempre marcado para livros, teses e dissertações, pois a BU presta contas da aquisição dessas obras ao Setor de Patrimônio da UFC. Desmarcar para os demais tipos de material. Caso 6 – Acervo não atualizado após inserção do exemplar Sempre atualizar o acervo após a criação do(s) exemplar(es). Unidade à qual o item se destina Nº do processo e do empenho Obrigatório. Não pode ser zero (para todos os modos de aquisição de livros, teses e dissertações) Data da emissão da Nota Fiscal Nº igual ao da Nota Fiscal (com todos os dígitos e pontos) Identifica que o item faz parte do patrimônio. Obrigatório para livros, teses e dissertações. Dados de Aquisição – Exemplar Compra Como consta na Nota Fiscal (razão social). Não deve ser duplicado na tabela de fornecedores. Pesquisa Fornecedor Fornecedor duplicado Correto: Êxito Distribuidora e Comércio de Livros Ltda. Caminho para cadastro e alteração do fornecedor: Catalogação -> Fornecedor -> Cadastro Conferência dos dados inseridos Rel-Conferência de materiais-Exemplar (118) do Sist. Pergamum 1 - Há livro de compra sem NF? 2 - Há livro de compra com valor zerado? 3 – Há livro, tese e dissertação de doação com valor zerado? 4 – Há livro, tese e dissertação do retrospectivo com valor zerado? 5 - Conferência por NF 1 - Há livro de compra sem NF? Permite identificar outros materiais que possam estar indevidamente cadastrados como compra. 2 - Há livro de compra com valor zerado? Exemplo - Relatório gerado - Valor zerado 3 – Há livro, tese e dissertação de doação com valor zerado? Marcar livros, teses e dissertações 4 – Há livro, tese e dissertação do retrospectivo com valor zerado? 5 – Conferência por NF Cadastro de Material Adicional Para cadastrar o material adicional, é necessário primeiramente o exemplar do material principal. inserir O material adicional é vinculado a um material principal. Itens preenchidos: somente a unidade de informação e o tipo de obra. Não é necessário escrever a nota “Mat. Adicional” em nenhum campo. Cadastro de Material Adicional Informar o nº do exemplar do material principal Não é necessário informar valor, procedência da aquisição, nem NF. Preenchido automaticamente quando informamos o nº do exemplar Desmarcar esta opção Usado para informar um tipo de obra que não esteja cadastrado no sistema. Ex.: suplemento. A identificação do material adicional nos relatórios de conferência será feita por meio do tipo de obra na coluna Material Adicional Tipo de obra do material adicional Zerado por ser material adicional Qualidade da Catalogação Fatores essenciais NO CADASTRO DE EXEMPLARES – PARTE II Relatórios – Escolha de Filtros Modos de aquisição, situação do acervo e situação do exemplar são importantes filtros utilizados na geração dos relatórios de conferência da catalogação Dados de Aquisição – Modos de aquisição Modo de aquisição Descrição 1. Compra Material adquirido por meio de recursos financeiros destinados à atualização do acervo. 2. Doação Materiais doados à UFC, como forma de divulgação ou cortesia. 3. Permuta Troca de publicações da UFC com outras instituições. 4. Reposição Substituição de obras perdidas ou danificadas pelos usuários, mediante acordo com a administração da Biblioteca. Além do motivo, informar o nome do usuário no campo “observação interna”. 5. Multa Material adquirido pelo usuário como pagamento de multa. Extinto no Pergamum. Entrará como doação. 6. Reprodução Não deve haver materiais fotocopiados no acervo. Extinto no Pergamum. 7. Retrospectivo Materiais registrados anteriormente de forma manual (tombados) que, após avaliação, são mantidos nas coleções e inseridos no sistema automatizado (inclusive as doações/ todos os tipos de obra). Dados de Aquisição – Situação do acervo Situação Descrição 1. Normal Acervo com exemplares disponíveis para os usuários. 2. Excluído Se o acervo não tem histórico de exemplares e não vai mais ser utilizado, deve ser excluído fisicamente. Em extinção. 3. Interrompido Para periódicos, quando a publicação é interrompida. Livros, teses e dissertações não devem estar nessa situação. 4. Inativo Acervo que só possui exemplares na situação “excluídos”. Este acervo poderá ser reaproveitado, voltando para a situação “normal” quando forem adquiridos novos exemplares do título. Por causa do histórico dos exemplares, não deve ser excluído. 5. Pré-catalogação Extinto no Pergamum. Não realizamos esse procedimento. Dados de Aquisição – Situação do exemplar Situação Descrição Normal Materiais disponíveis para os usuários. Excluído Exemplares baixados do acervo. Materiais realmente desaparecidos ou inservíveis. O registro continua inserido no sistema, porém não será mais visualizado pelos usuários. Obrigatório esclarecer o motivo da exclusão. Esta opção é irreversível, por conta da prestação de contas ao Patrimônio. Empréstimo Permanente Em extinção. Os materiais abrigados em outros setores da UFC devem entrar no sistema como acervos agregados. Desaparecido Obrigatório informar a data da constatação do desaparecimento. Esta opção é reversível, ou seja, se o exemplar reaparecer, basta voltar a situação para normal. O registro não é visualizado pelos usuários. Indisponível Materiais temporariamente não disponíveis para os usuários. Obrigatório esclarecer o motivo da indisponibilidade. O registro não é visualizado pelos usuários. Malote Extinta no Pergamum. Não utilizamos empréstimo e devolução de materiais via malote. Preparo Técnico Extinta no Pergamum. Não é situação, é uma localização. Reaproveitamento e exclusão de acervos Reaproveitamento: quando o acervo ficar apenas com exemplares “excluídos”, alterar a situação do acervo para “inativo”. Este acervo poderá ser reaproveitado, voltando para a situação “normal” quando forem adquiridos novos exemplares do título. Exclusão física: quando estiver incompleto (aparece nos Incompletos), sem exemplares. Identificando acervo não disponível na consulta Identificando acervo não disponível na consulta Localizando todos os acervos incompletos Acessar Incompletos, no Módulo catalogação. Mostra os acervos que ainda não foram finalizados ou não estão aparecendo na consulta. OBS.: atualmente, temos em torno de 200 acervos Incompletos Localizando acervos incompletos Foi criado indevidamente. Será excluído. Excluir acervo Excluir acervo Reaproveitamento e exclusão de exemplares Reaproveitamento: o catalogador pode fazê-lo somente dentro do mês da sua criação. Evitar esse procedimento. Exclusão física: utilizada para exemplares incluídos por engano, que não possuam histórico de empréstimo. O exemplar é removido efetivamente do Sistema. A exclusão física de exemplares é realizada pela Divisão de Processos Técnicos (DPT), por meio de solicitação formal. O sistema reaproveita automaticamente os exemplares excluídos. Opção Gerar DSI Deve estar sempre marcada. Indica se o acervo fará parte da lista de novas aquisições que irão gerar Disseminação Seletiva da Informação (DSI). As classificações são utilizadas para acesso à DSI. Áreas de interesse para DSI Áreas de interesse para DSI Agradecemos sua atenção!
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