a experiência do cedric na gestão documental do centro tecnológico

XVI Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação
22 a 24 de julho de 2015
Resumo expandido
A EXPERIÊNCIA DO CEDRIC NA GESTÃO DOCUMENTAL DO CENTRO
TECNOLÓGICO DE CARVÃO LIMPO
Autor: Vanessa Levati Biff e Giovana Dalpont
Associação Beneficente da Indústria Carbonífera (SATC)
E-mail: [email protected]
Introdução
A Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de Santa Catarina (SATC),
instituição de ensino e pesquisa localizada em Criciúma/SC, ciente da importância de
preservar e colaborar na manutenção da informação histórica, científica e tecnológica do
setor carbonífero e áreas correlatas, criou um setor com o objetivo de reunir, tratar,
disseminar e suprir a demanda de informação referente à atividade carbonífera a nível
nacional, ampliando as oportunidades de acesso, e consequentemente, contribuindo
para o crescimento tecnológico cientifico.
Denominado Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão
(CEDRIC), o órgão viabilizado conjuntamente com a Fundação de Apoio a Pesquisa
Científica e Tecnologia do Estado de Santa Catarina (FAPESC), Sindicato da Indústria
de Extração do Carvão de Santa Catarina (SIECESC) e Rede de Pesquisa
Desenvolvimento e Inovação do Carvão Mineral (Rede Carvão) iniciou suas atividades
em 2004, propondo atender a comunidade de pesquisadores e técnicos das entidades
que atuam nas áreas relacionadas com a atividade carbonífera.
Este trabalho apresenta um breve relato das atividades desenvolvidas pelo
CEDRIC na área de Gestão Documental, demonstrando os resultados obtidos com as
práticas adotadas, visando contribuir para a melhoria da gestão e serviços de centros de
documentação e bibliotecas especializadas.
Relato da experiência
O CEDRIC iniciou suas atividades em 2004, com um acervo inicialmente composto
por livros, periódicos, plantas e documentos históricos proveniente do patrimônio
bibliográfico denominado “Cantinho do Carvão” pertencente SATC em parceria com o
SIECESC e Sindicato Nacional da Indústria Carbonífera (SNIEC).
Em 2008, o CEDRIC passou atuar como apoio à pesquisa e desenvolvimento do
Centro Tecnológico de Carvão Limpo (CTCL)1, atuando como repositório de informação
das áreas de meio ambiente, mineração, geologia e conversão.
1
Mantido pela Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de Santa Catarina (SATC), o CTCL integra
o Parque Tecnológico da SATC e tem por objetivo conduzir pesquisas e apoiar o setor carbonífero,
promovendo o desenvolvimento tecnológico e a inovação científica, por meio de uma equipe
multidisciplinar.
Desde 2011, o CEDRIC vem atuando como repositório institucional do CTCL,
onde implantou e operacionaliza a gestão documental.
A implementação da gestão documental vem garantindo ao CTCL a preservação
e recuperação da sua produção cientifica e documental, tendo em vista que o CEDRIC
adota instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de
documentos, por intermédio da implantação de um sistema de organização e
gerenciamento de arquivos.
Esse sistema conta com um setor de Protocolo, localizado no setor administrativo
do CTCL que controla a entrada e saída de documentos, preparando-os para posterior
arquivamento, cujo processo é realizado pelo CEDRIC, que é a unidade responsável
pelo tratamento, acondicionamento, guarda e recuperação dos documentos.
No CEDRIC, o sistema usado para gerenciamento dos documentos é o sistema
Pergamum, adaptando os campos NOBRADE para o MARC21.
O plano de classificação documental adotado, que define a organização física dos
documentos, constitui um referencial básico para sua recuperação, foi elaborado a partir
de uma classificação geral composta pelas classes principais correspondentes às
grandes áreas de atuação da instituição. Seguida das estruturas de classes e subclasses
que se definiu a partir da estrutura e atividades fim do CTCL, como se segue no exemplo
abaixo:
CLASSE
200 SATCTEC
SUBCLASSE
210 CTCL
FUNÇÃO
212 MEIO AMBIENTE
SUBFUNÇÃO
212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS
Atualmente o sistema de gerenciamento documental é adotado apenas no CTCL,
porém sua estrutura possibilita a ampliação a toda instituição. Dessa maneira o plano
proposto se compatibiliza com o modelo organizacional, e a gestão da instituição como
um todo, e contribui efetivamente para o aumento da qualidade e da eficiência de seus
processos, serviços e produtos.
O acondicionamento documental é realizado em envelopes alcalinos, após
higienização, e armazenados horizontalmente dentro de pastas suspensas em gavetas
de metal esmaltado, salvo materiais especiais tais como: encadernações, mapas e
plantas, fotografias e CDs, que recebem acondicionamento específico de acordo com a
tipologia documental.
Nos últimos anos, o CEDRIC tem registrado um crescimento expressivo de seu
acervo a partir da aquisição de documentos para apoio a projetos executados no CTCL
e doações provenientes de instituições e empresas ligadas ao setor, o que aumentou a
demanda de profissionais para atuarem na higienização, acondicionamento e
processamento técnico desses materiais.
Por isso de 2010 a 2014, o CEDRIC desenvolveu atividades através de bolsistas
CNPq. Tais atividades compreenderam desde a digitalização do acervo fotográfico, à
higienização, identificação e acondicionamento do acervo fotográfico, arquivístico e
cartográfico.
Atualmente grande parte do acervo documental já está disponível no catálogo
online, no entanto sua consulta é restrita aos colaboradores do CTCL, que necessitam
de login e senha para acessar o banco de dados disponível no site: www.cedric.com.br.
Considerações Finais
O CEDRIC tendo como missão coletar, processar, tratar, armazenar e disseminar
as informações dos acervos bibliográficos, cartográficos, iconográficos e de atos
legislativos no que tange a atividade carbonífera e assuntos correlatos, definiu a política
de gestão documental do CTCL no sentido de prover à suas diversas unidades ligadas
as áreas de mineração, conversão, geologia e meio ambiente, procedimentos, recursos
e métodos de gestão de documentos, que abranja a geração, recebimento, tramitação,
arquivamento, avaliação, e guarda permanente, assegurando a eficiência e a qualidade
de seus processos organizacionais.
No entanto, até o momento não foi definido uma tabela de temporalidade que
garanta a completa gestão deste acervo. A sistemática está documentada em manual
que descreve os padrões básicos de preservação e acesso dos documentos
arquivísticos, gerados em cumprimento das funções do CTCL, a serem utilizadas na
produção e/ou gestão dos órgãos e unidades correspondentes.
Além de criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e
tráfego de documentos na instituição, por intermédio da implantação de um sistema de
organização e gerenciamento de arquivos, essa experiência resultou ao CEDRIC um
novo desafio, o conhecimento e a prática necessários para o desenvolvimento de
serviços de consultoria na área de gestão documental.
Palavras-chave: Centro de documentação, gestão documental, centro tecnológico.
Agências financiadoras
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Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq)
Fundação de Amparo à Pesquisa e Inovação do Estado de Santa Catarina
(FAPESC);
Sindicato da Indústria de Extração de Carvão do Estado de Santa Catarina
(SIECESC);
Rede de Pesquisa, Desenvolvimento Tecnológico e Inovação em Carvão Mineral
(Rede Carvão).