IA 200 - Organização e Funcionamento das

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Aprovado por
Marcelo Elias/BRA/VERITAS
ÁREA
Tipo
Número
Título
M&O
Instrução Administrativa
Marcio Pereira
Marcio Pereira/BRA/VERITAS
em
em
em
23/10/2014
23/10/2014
04/11/2014
200
Organização e Funcionamento das atividades de inspeção da BU C033
Selecione o verificador do Documento: Marcio Pereira/BRA/VERITAS
Marcelo Elias23/10/2014
ÍNDICE:
OBJETIVO.
1. APLICAÇÃO.
2. DIRETRIZES
3. RESPONSABILIDADE PELA IMPLEMENTAÇÃO
4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
5. TERMINOLOGIA
6. PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
6.1 EMISSÃO DE PROPOSTAS
6.2 ANÁLISE CRÍTICA DE CONTRATOS
6.3 ABERTURA DE CONTRATOS NO SISTEMA ZIG
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6.4 FORMA DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
6.5 ATIVIDADES DE PLANEJAMENTO E ACOMPANHAMENTO
6.6 REALIZAÇÃO DA INSPEÇÃO
6.7 CONTROLE DE EVOLUÇÃO DOS SERVIÇOS
6.8 FATURAMENTO
6.9 DESPESAS REEMBOLSÁVEIS
6.10 TRAMITAÇÃO INTERNA DE DOCUMENTOS
6.11 MATRIZ DE ATRIBUIÇÃO DE RESPONSABILIDADES
ANEXO I - ORGANIZAÇÃO NA REDE
ANEXO II - MODELOS DE DOCUMENTOS
7. REVISÃO
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TEXTO DO PROCEDIMENTO
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:
O objetivo da presente documento é definir a organização e funcionamento do departamento de inspeção da BU
C033_IND_EQUIP (Certificação de Containers Offshore), pertencente à divisão M&O do Brasil.
Esse documento tem objetivo principal assegurar que as partes internas e externas atendam aos requisitos estabelecidos
com o cliente e é essencial para o sucesso da execução do mesmo, uma vez que falhas podem provocar impactos e
consequências de natureza técnica, financeira ou legal.
1. APLICAÇÃO
Este procedimento é aplicável a todos os profissionais que executam suas atividades nos contratos da BU
C033_IND_EQUIP
2. DIRETRIZES
Quanto a distribuição este procedimento estará disponível na base do Notes a todos os colaboradores. Este procedimento é
confidencial e estritamente para uso interno do BUREAU VERITAS. Não pode ser reproduzido por qualquer razão, sem
permissão expressa do DIRETOR GERAL do BUREAU VERITAS DO BRASIL.
3. RESPONSABILIDADE PELA IMPLEMENTAÇÃO
A responsabilidade pela implementação da presente Instrução é do Gerente de Atividade.
4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
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MPG - Procedimentos Gerais da Divisão Marítima do BUREAU VERITAS.
Normas e Regulamentos Nacionais e Internacionais atualizados.
IA TSE-01 - Organização e Funcionamento da O&G.
IA-IDD-001 – Organização e Funcionamento da Divisão Industrial Brasil;
PR41 – Controle de Documentos;
IA O&G-001 – Organização e Funcionamento da Diretoria de Óleo & Gás;
IA O&G-010 - Organização e Funcionamento do Rio de Janeiro Technical Center;
MA 01 Manual da Qualidade do Bureau Veritas do Brasil;
PR11 - ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO;
5. TERMINOLOGIA
BUREAU VERITAS BRASIL – Todos os escritórios e atividades do BUREAU VERITAS no Brasil.
M&O – Divisão Maritima e Offshore.
INSP_EQUIP – Divisão de Certificação de Containers Offshore
CA – Código de Arquivamento
O.S. – Ordem de Serviço.
RV – Relatório de Visita
BU – Business Unit (Unidade de Negócios);
ZIG – Sistema de Gerenciamento de Contrato de Clientes
TITAN – Software de Controle de Documentos;
6. PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
6.1 EMISSÃO DE PROPOSTAS
Após cada solicitação de serviço e antes da emissão de proposta o Gerente de Atividade efetua uma análise crítica da
solicitação que consiste na revisão dos seguintes itens:
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Black list - Assegurar que a empresa não se encontra com faturas em aberto junto ao Bureau Veritas.
Escopo do trabalho - Assegurar que o escopo do trabalho está de acordo com os limites de atuação da
M&O/TEC/IND_EQUIP
Análise crítica - Realizar análise crítica de contrato de acordo com PR-40, tomando as ações cabíveis.
A proposta é emitida segundo os preceitos do PGG-64.
Após recebimento do contrato ou documento de aceitação da proposta pelo cliente, é efetuada pelo Gerente da Atividade uma
análise para verificação da conformidade com a proposta emitida.
6.2 Análise Crítica de Contratos
O Gerente da Atividade efetua uma análise crítica da Documentação de contrato de acordo com o PR-040 Análise de Contrato,
considerando os seguintes aspectos:
Escopo do Trabalho - Assegurar que o escopo do trabalho está de acordo com os limites de atuação do BV.
Capacidade Técnica - Assegurar que existe pessoal capacitado e disponível para realizar o serviço proposto.
Recursos - Assegurar que os meios físicos e técnicos estão disponíveis (computadores, programas, etc.).
Prazo - Assegurar que o prazo proposto para o serviço é adequado aos meios disponíveis e que atende a necessidade do
cliente.
Contenciosos - Verificar se há algum contencioso envolvendo o serviço, já existente ou potencial. Em caso afirmativo,
informar o Diretor do Departamento.
Honorários - Assegurar que os honorários propostos remuneram adequadamente os serviços a serem prestados, fazendo o
registro do cálculo dos honorários quando necessário.
Identificação - Assegurar que o serviço está adequadamente identificado dentro da sistemática de arquivamento.
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6.3. Abertura de Contratos no Sistema ZIG
A partir da formalização do aceite do cliente, é encaminhado ao Assistente Administrativo previamente designado, uma
solicitação de abertura de contrato no sistema ZIG, na qual deverá conter todas as informações necessárias para a abertura
de contrato, contendo os dados do serviço a ser realizado, o documento do cliente com o aceite das condições técnicas e
comerciais e a proposta de execução do serviço.
6.4. Forma de Execução dos Serviços
Para todos os trabalhos desenvolvidos o Coordenador da inspeção é responsável por todas as informações referentes ao
serviço. Todas as decisões, bem como apresentação de documentos e sua aprovação, deverão necessariamente passar
pelo mesmo.
O pré requisito para a formação dos inspetores é de somente ter qualquer curso técnico com reconhecimento do CREA em
nível de 2º grau. O dossiê individual de todos os inspetores estão na pasta da rede (anexo I)
O Coordenador de inspeção também é responsável por gerar treinamentos e avaliações de performance dos inspetores e
dos serviços realizados.
O Coordenador deve comunicar a equipe envolvida no projeto o seguinte:
•
•
•
•
O escopo do serviço e a metodologia básica de execução;
As normas aplicáveis na versão requerida pelo cliente;
Os documentos a serem emitidos em cada vistoria
As datas de emissão dos entrega do relatório ou Certificado final.
Todos os procedimentos técnicos para realização das atividades de inspeção esta localizados na pasta na rede de acordo
com anexo I
6.5. Atividade de Planejamento e Acompanhamento
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Com objetivo de otimizar a utilização dos inspetores de campo, e em função da natureza e diversidade de serviços prestados
pela Divisão C033_IND_EQUIP, a assistente de logística é responsável para a programação e logística das inspeções a serem
realizadas em todo território brasileiro
Essa atividade de Programação e Logística responde ao Coordenador de inspeção e têm como atribuições:
Receber as solicitações de inspeção diretamente dos clientes e gerar uma programação mensal para os inspetores das
•
atividades;
Alocar pessoal técnico adequado ao trabalho a ser executado, de acordo com a qualificação individual; O Coordenado de
•
inspeção deverá fornecer instruções específicas para isso.
Manter comunicação com o coordenador de inspeção dos serviços para implementação em conjunto da logística
•
operacional mais adequada, a qual permita maior eficiência, agilidade e menor custo para a realização da inspeção;
Obedecer aos procedimentos estabelecidos na PR-36.
•
Além das atividades do assistente de logística, o outro assistente administrativo fica responsável pelas seguintes atividades:
Receber as solicitações de logística diretamente da atividade de programação e providenciar a devida cotação das
•
reservas necessárias à realização da inspeção (passagem aérea, hotel, locação de veículos e outros), obedecendo a PR36.
Quando de posse de todas as cotações necessárias, submetê-las à aprovação da Gerência da atividade ou responsável
•
nomeado para a devida aprovação;
Após o recebimento da aprovação, providenciar a devida emissão dos respectivos vouchers e enviá-los via e-mail ao
•
inspetor designado pela área de Programação para a respectiva prestação de serviços., obedecendo a O&G IA102
6.6. Realização da Inspeção
O Inspetor atenderá a inspeção com base na programação estabelecida pela
utilização de dados técnicos e demais documentos fornecidos pelo Cliente;
atividade de Programação e Logística, além da
O Inspetor preparará os documentos conforme padrão no anexo II e enviará ao escritório os demais Formulários pertinentes ao
atendimento realizado para processamento da área administrativa como: Ficha de Atendimento, Folha de Honorários e Despesas,
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Folha de Ponto e outros;
Todos os serviços executados no cumprimento das atividades técnicas são registrados utilizando-se formulários existentes
padronizados (Relatórios de Visita, Relatórios de Inspeção, Certificados, etc.no anexo II;
O Coordenador é responsável pela revisão técnica dos documentos emitidos pelo inspetor e os enviará ao Cliente quando
aplicável.
6.7. Controle da Evolução dos Serviços
O controle da evolução de cada serviço é responsabilidade do respectivo Coordenador.
Os serviços em curso na BV ficam registrados em pastas digitais, dentro do diretório conforme organização do anexo I
Para os serviços nos quais não existe nomeação específica de coordenação por membro da equipe técnica, a coordenação é
exercida diretamente pelo Gerente da Atividade.
O controle da Evolução do Serviço é efetuado através das seguintes ações:
·
.
·
Utilização do "Log Book " para controle de "OS",
Executar o controle permanente das pendências e prioridades referentes às atividades do serviço.
6.8. Faturamento
O Assistente Administrativo, designados para esta função, selecionam os seguintes documentos necessários para o
faturamento dos serviços, os quais serão enviados ao Cliente:
• Demonstrativo de serviços e fichas de atendimento
• Recibos de Despesas quando aplicável;
• Demonstrativo de Fatura, no qual são listados detalhadamente os serviços realizados e os preços cobrados com base
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•
•
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nas propostas aceitas e contratos;
Autorização de Fornecimento ou Ordem de Compra emitidas pelo Cliente, quando aplicável
Fatura e Boleto bancário;
Ao iniciar este processo, o Assistentes Administrativo em conjunto com o Coordenador Operacional, fazem a verificação de
todas as atividades realizadas no período de medição do contrato em processo de faturamento.
Antes da obtenção da autorização de faturamento enviada pelo cliente, dá-se início à conferência interna de todos os
demonstrativos e documentos pertinentes ao processo de faturamento, normalmente realizada pel0 Coordenador Operacional
e Coordenador de Inspeção.
Terminada a etapa de conferência, uma solicitação de autorização para faturamento é encaminhada ao cliente via e-mail e,
quando este emite sua aprovação, os valores correspondentes são lançados no ZIG. Em sequência, são gerados fatura e
boleto bancário e providencia-se o envio destes com demais documentos pertinentes em anexo ao cliente,
O Coordenador Operacional, quando solicitado pelo departamento financeiro, verificará as faturas que ainda não foram pagas
no prazo devido e, caso necessário, permanecerão em contato com o Cliente, cobrando-o regularmente, até que as mesmas
sejam pagas ou orientando a área financeira quanto às medidas cabíveis a serem tomadas.
6.9. Despesas Reembolsáveis
O Assistente Administrativo, designados para esta função, seleciona os seguintes documentos necessários para o lançamento
de despesas no sistema ZIG, os quais servirão para o processamento de reembolso de despesas e autorização de pagamentos
à colaboradores e prestadores de serviços autônomos:
•
•
•
•
Folha Semanal;
Comprovantes de Despesas Originais;
Ficha de Atendimento;
Folha de Ponto
O Coordenadores de Inspeção, verificará e validará ou não as despesas e horas extras referentes aos serviços realizados,
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apresentados pelos inspetores atuantes dos respectivos contratos em vigência.
Para isso deverá ser obedecido as instruções conforme O&G IA 100.
6.10 Tramitação Interna de Documentos
O arquivo dos documentos recebidos e enviados pela departamento é efetuado pela secretaria em pastas diferenciadas por
cliente de acordo com anexo I
6.11 Matriz de atribuição de responsabilidades é pré-requisitos de cargos
FUNÇÃO/
ATIVIDADES
PRÉ-REQUISITOS
Gerente da Atividade / Gerenciamento das atividades abaixo
Engenheiro
com
conhecimento da atividade
e das normas técnicas
Coordenador Operacional / - Follow up com todos os clientes;
Ensino médio técnico com - Avaliação dos clientes
CREA e conhecimento da - Cobrança faturas em atraso
atividade e das normas
técnicas
Assistente de Logística / - Receber as solicitações de inspeção diretamente dos clientes e gerar uma programação mensal para os
Ensino
médio
com inspetores das atividades;
experiência na atividade
− Alocar pessoal técnico adequado ao trabalho a ser executado, de acordo com a qualificação individual; O
Coordenado de inspeção deverá fornecer instruções específicas para isso.
- Manter comunicação com o coordenador de inspeção dos serviços para implementação em conjunto da logística
operacional mais adequada, a qual permita maior eficiência, agilidade e menor custo para a realização da
inspeção;
Assistente Administrativo / - Abertura de Contrato de clientes: reunir todas as informações necessárias e posterior envio à Gerência;
Ensino
médio
com - Compra de EPI’s e outros equipamentos para o Departamento;
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experiência na atividade
- Acompanhamento dos serviços executados nos clientes;
- Fazer cotações de reservas relacionadas aos atendimentos e encaminhar para aprovação da Gerência;
- Emissão de vouchers de passagens e hotéis, e posterior envio ao colaborador;
- Solicitação de adiantamentos de viagens, se necessário;
- Recebimento das Fichas dos Atendimentos realizados mensalmente;
- Conferência junto com a Coordenação Operacional;
- Emissão e envio de Demonstrativo de Fatura do cliente;
- Solicitar do cliente autorização para emissão da Nota Fiscal;
- Emitir e enviar Nota Fiscal e Boleto de Cobrança;
- Controle mensal do faturamento;
- Conferência de divergências no faturamento junto à Gerência;
- Recebimento e lançamento de Tempo e Despesas dos colaboradores, mediante PR 36;
- Envio à Controladoria todas as despesas relacionadas aos colaboradores do Departamento;
- Acompanhamento dos reembolsos;
- Fechamento de Folhas de Tempo e Despesas de colaboradores PJ (Pessoa Jurídica);
- Envio das Notas Fiscais ao GRH, dos colaboradores PJ;
- Lançamento de Notas Fiscais de serviços adicionais realizados por colaboradores PJ;
- Envio de Folhas de Ponto dos colaboradores CLT ao GRH;
Coordenador de Inspeção / - Responsável por todas as informações referentes ao serviço. (apresentação de documentos, aprovação)
Ensino médio técnico com - Comunicar ao inspetor:
CREA e conhecimento da As normas aplicáveis na versão requerida pelo cliente;
atividade e das normas Os documentos a serem emitidos em cada vistoria
técnicas
As datas de emissão dos entrega do relatório ou Certificado final.
- Dimensionamento da equipe
Inspetor / Ensino médio - Executar a inspeção
técnico com CREA e - Emitir Relatório de Visita/Ficha de Atendimento/Atestados
conhecimento da atividade
e das normas técnicas
7. Revisão
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Rev. 0 Em função das não conformidades registradas em auditoria interna.
Rev. 1 Inclusão de pré-requisitos de escolaridade para cada cargo.
ANEXO I Método do controle de documentos (ORGANIZAÇÃO NA REDE)
Para o controle dos serviços são utilizados as seguintes pastas na rede.
C033 PASTA PRINCIPAL
- Agenda de Atividades
- Apresentações
- Dossiê Colaboradores
- Modelos de Documentos
- Normas
- Coordenação
- Procedimentos Administrativos
- Procedimentos Técnicos
- Serviços em Andamento
COORDENAÇÃO:
Propostas
Propostas aguardando aceite e/ou em vigência;
Faturamento (planilha geral para todos os Clientes)
Levantamento de Inspeção (Controle mensal de HH);
Fechamento de Folha Mensal de Colaboradores PJ;
Outros;
SERVIÇOS EM ANDAMENTO
Certificação;
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Inspeção Periódica;
Type Approval;
Vistoria;
Pasta Específica por Cliente:
Abertura de Contrato;
Inspeção, subdivida em:
Certificados de Conformidade
Documentos
GRD
RI (Relatório de Inspeção)
Projeto, subdividida em:
Documentos recebidos
Documentos aprovados
Cartas e IRC’s
Medição, subdividida em:
Ano
Mês
Demonstrativo de Fatura (planilha)
Fichas de Atendimento (PDF)
Nota Fiscal e Boleto bancário (PDF)
ANEXO II Modelos de Relatórios
INSP 12 EN CERTIFICATE OF CONFORMITY.docINSP 13 EN Record of periodic inspection.doc INSP005-En - Português.doc INSP003-En - Português (NC).doc
FICHA DE ATENDIMENTO (Mascara Nova) nOVA).doc
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