Manual de Gestão de Requisições

Manual de Gestão de Requisições
Índice
1. Acesso à Plataforma.................................................................................. 3
1.1.
Certificado de Autenticação .................................................................. 3
1.2.
Autenticação perante a Plataforma ....................................................... 6
2. Acesso às Requisições ................................................................................ 7
2.1.
Listagem de Requisições ...................................................................... 7
2.2.
Visualizar uma Requisição .................................................................... 8
2.3.
Editar Requisição .................................................................................. 9
3. Gestão de Requisição................................................................................ 10
3.1.
Registo de Requisição ........................................................................ 10
3.1.1.
Ao Abrigo de um Catálogo ............................................................ 10
3.1.2.
Informação Geral .......................................................................... 10
3.1.3.
Artigos .......................................................................................... 13
3.1.4.
Anexos .......................................................................................... 14
3.1.5.
Requisições com múltiplos catálogos ........................................... 16
3.1.6.
Sem Catálogo Associado ............................................................. 18
3.2.
3.1.6.1.
Informação Geral ................................................................... 18
3.1.6.2.
Artigos .................................................................................... 19
3.1.6.3.
Fornecedores ......................................................................... 21
3.1.6.4.
Informação Preparatória ........................................................ 21
Validação de Requisição ..................................................................... 22
4. Estados de uma Requisição ...................................................................... 24
4.1.
Tipos de Estados de uma Requisição ................................................. 24
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1. Acesso à Plataforma
1.1.
Certificado de Autenticação
De forma a possibilitar a autenticação do utilizador perante o sistema, este
deverá identificar um certificado digital de autenticação. De seguida é descrito o
processo de instalação e configuração do certificado digital de autenticação
emitido pela acinGov.
É de ressalvar que este processo de configuração e instalação deverá ser
realizados apenas uma vez no computador usado para aceder à plataforma
acinGov.
A acinGov emite automaticamente um certificado digital de autenticação para
cada um dos utilizadores registados. O certificado digital deverá ser
descarregado para o computador do utilizador.
Para iniciar a configuração, o utilizador deverá deve clicar com duplo clique
sobre o certificado ou com o botão direito e selecionar ‘Instalar PFX’:
1. Clique em ‘Seguinte’.
Figura 1 - Fase inicial da configuração do certificado digital.
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2. O caminho para o ficheiro deverá aparecer por defeito na parte superior.
Figura 2 - Seleção do certificado.
3. Deve introduzir a chave de instalação do certificado e clicar em
‘Seguinte’. Esta palavra passe foi comunicada na altura da criação do
utilizador.
Figura 3 - Inserção da chave de instalação do certificado.
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4. Nesta fase a primeira opção deverá estar selecionada e clique em
‘Seguinte’.
Figura 4 - Arquivos de certificados.
5. Clique em ‘Concluir’.
Figura 5 - Fase final da instalação do certificado.
6. O certificado foi instalado com sucesso.
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1.2.
Autenticação perante a Plataforma
O acesso a plataforma é efetuado através do site www.acingov.pt
Figura 6 - Página inicial da plataforma.
O utilizador deve introduzir o nome de utilizador e palavra-passe. Depois dos
dois campos preenchidos deve clicar no botão ‘Aceder’ para efetuar a
autenticação.
É necessária a seleção do certificado instalado anteriormente.
Figura 7 - Escolha do certificado digital.
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2. Acesso às Requisições
Na plataforma acinGov todos os pedidos de requisição podem ser consultados
no separador ‘Requisições’. Neste separador é possível visualizar qualquer
requisição criada, verificar o estado, editar ou criar uma nova requisição.
2.1.
Listagem de Requisições
Ao aceder à área de requisições é apresentada uma listagem com todas as
requisições que foram criadas na plataforma.
Figura 8 - Listagem de requisições
É no entanto possível filtrar a apresentação de requisições através de diversos
parâmetros. Deste modo é possível visualizar requisições que obedeçam a
determinadas caraterísticas. É possível filtrar requisições por:
Estado - possibilidade de selecionar as requisições que se encontram num
determinado estado.
Figura 9 - Estados Requisição.
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Pesquisa - possibilidade de pesquisar por uma ou mais requisições que
obedeçam a determinados parâmetros de pesquisa.
Figura 10 - Formulário de pesquisa.
É possível combinar os dois métodos para uma listagem mais detalhada das
requisições.
2.2.
Visualizar uma Requisição
Uma ou mais requisições podem ser visualizadas ao clicar na imagem ‘lupa’ de
uma requisição.
Figura 11 - Ícones consulta/edição de requisição.
8
É apresentado um separador adicional com os detalhes da requisição, cuja
informação depende do estado da requisição.
Figura 12 - Detalhes de requisição.
2.3.
Editar Requisição
Existem requisições que podem ser retificadas se o estado da requisição assim
o permitir. Só podem ser editadas as requisições que estejam nos estados de
elaboração (pedido de requisição incompleto ou não submetido) ou pedidos de
requisição que foram recusados.
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3. Gestão de Requisição
3.1.
Registo de Requisição
3.1.1. Ao Abrigo de um Catálogo
A plataforma acinGov permite a emissão de notas de encomenda de recursos
existentes em contrato. Tal é possibilitado através da emissão de pedidos de
requisição que estejam ao abrigo de um catálogo existente.
3.1.2. Informação Geral
O botão ‘Nova’ permite criar uma nova requisição.
Figura 13 - Nova requisição.
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Será apresentado um novo separador com campos que devem ser preenchidos
para gerar uma nova requisição.
Figura 14 - Informação geral.
Imaginemos que pretende criar uma requisição ao abrigo de um catálogo. Para
cada
um
dos
campos
apresentados
pretende-se
que
sejam
preenchidos/escolhidos de acordo com as seguintes especificações:

Descrição - Neste campo deverá ser introduzida uma descrição da nova
requisição.

Serviço - É apresentado uma lista de serviços aos quais o utilizador
pode aceder. No caso de um utilizador com acesso a todos os serviços
da entidade adjudicante é apresentada uma caixa de pesquisa. Um
serviço, no contexto da entidade, pode representar uma unidade
orgânica, um departamento ou uma divisão.
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
Ao abrigo de um catálogo? - Supomos que a opção escolhida é ‘Sim’
(para a opção ‘Não’ por favor consulte o ponto 3.1.2). Uma tabela com
informação dos contratos disponíveis associados ao serviço escolhido
será listada. A partir da tabela é possível selecionar um contrato. É
possível ainda visualizar os bens/serviços de um contrato ao clicar na
lupa.

GOP - A GOP será automaticamente preenchida depois de escolhido
um contrato.

Classificação económica - A classificação é dependente do contrato
escolhido. Este campo será preenchido automaticamente quando
selecionado um contrato.

Finalidade da despesa - Deverá ser preenchido com finalidade do
propósito do pedido de requisição.
Local da entrega - Caso o serviço tenha uma morada associada, esta
será apresentada. É possível, no entanto introduzir outra morada ou não
aplicar uma morada de receção à requisição.
Responsável pela receção - Campo onde é possível escolher o
responsável da receção do pedido de requisição.



Data de entrega - Deverá ser preenchido com a data pretendida para
entrega do pedido de requisição. Tem de ser superior à data atual.

Observações disponíveis ao fornecedor: Informação adicional da
requisição para o(s) fornecedor(es) referentes ao contrato escolhido.

Note-se que os detalhes referentes à entrega referem-se à entrega da
encomenda que será gerada para o novo contrato que será celebrado
partindo do presente pedido de requisição. Depois de preenchidos os
campos anteriores é possível avançar para o passo seguinte - a
introdução dos artigos/serviços requisitados.
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3.1.3. Artigos
É apresentada a uma nova página contendo uma listagem de artigos:
Figura 15 - Listagem de artigos
Em cada artigo é possível introduzir a quantidade pretendida e alterar a taxa de
IVA que o artigo tem por defeito.
Figura 16- Artigo
É necessário ter em atenção qual o montante máximo permitido para realizar
uma nova encomenda relativamente ao contrato selecionado no 1º passo,
sendo este mostrado numa mensagem de alerta.
Figura 17 - Alerta montante máximo.
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A plataforma não permite avançar para o seguinte e último passo se o valor
deste montante for inferior ao valor total dos artigos requisitados.
3.1.4. Anexos
Concluída a introdução dos artigos a requisitar, é possível avançar para a
associação de anexos que por ventura se pretendam anexar ao pedido de
requisição:
Figura 18 - Listagem de anexos.
O botão ‘Associar Documento’ permite adicionar um novo documento em
anexo ao pedido de requisição. É apresentado uma caixa que permite o
carregamento de documentos:
Figura 19 - Carregamento de anexo.
Os documentos podem ser carregados de duas formas:

Arrastar ficheiros - ‘Arrastar’ os documentos pretendidos para a caixa.

Adicionar ficheiros - Através do botão adicionar ficheiros.
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Depois de adicionados os documentos pretendidos é necessário iniciar o envio
dos ficheiros para a plataforma através do botão ‘Iniciar o envio’. Logo que os
ficheiros tenham sido carregados para a plataforma é possível indicar se o
mesmo pode ser visualizado por um fornecedor (selecionar opção ‘Disp. ao
fornecedor’) e ainda adicionar uma descrição para o documento. É também
possível descarregar ou eliminar cada documento inserido.
Figura 20 - Listagem de anexos.
Terminado o anexo de documentos (caso pretendido), é possível concluir o
pedido de requisição. Logo que o pedido de requisição tenha sido submetido
uma página contendo a descrição completa do pedido de requisição criado é
apresentada.
Figura 21 - Detalhes de requisição.
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A partir deste momento para que a requisição possa estar concluída, é
necessário submeter a mesma para um aprovador, afim de este validar a
requisição. Para enviar a requisição para validação basta clicar em ‘Enviar para
validação’ e confirmar o pedido. Se o utilizador tiver permissões para validar
uma requisição, poderá fazê-lo de seguida.
3.1.5. Requisições com múltiplos catálogos
Consoante as definições da entidade, é também possível, a associação de
múltiplos catálogos à mesma requisição.
Para tal deverá aceder ao menu Entidade>Definições>Requisições e
selecionar a opção ‘Desabilitar emissão de requisições não catalogadas'.
Figura 22 - Desabilitar emissão de requisições não catalogadas.
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Esta funcionalidade possibilita o consumo de bens ou serviços disponibilizados
por diversos contratos, a partir de um único pedido de requisição. Este tipo de
requisição vem desencadear a emissão de diversas encomendas para os
diversos contratos selecionados.
Figura 23- Informação geral.
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3.1.6. Sem Catálogo Associado
A plataforma acinGov permite a celebração de novos contratos consoante as
necessidades de uma determinada entidade. Tal é possibilitado através da
emissão de pedidos de requisição que não sejam ao abrigo de um catálogo
existente.
3.1.6.1.
Informação Geral
Figura 24 - Registo de requisição não catalogada.
A primeira fase de registo de requisições não catalogadas é bastante
semelhante ao registo de requisições catalogadas. Para estas não se devem
associar catálogos e deve indicar-se:

Descrição - Neste campo deverá ser introduzida uma descrição da nova
requisição.

Serviço - É apresentado uma lista de serviços aos quais o utilizador
pode aceder. No caso de um utilizador com acesso a todos os serviços
da entidade adjudicante é apresentada uma caixa de pesquisa. Um
serviço, no contexto da entidade, pode representar uma unidade
orgânica, um departamento ou uma divisão.

Ao abrigo de um catálogo? – Cuja escolha deverá ser ‘Não’ (para a
opção ‘Sim’ por favor consulte o ponto 3.1.1).
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




GOP – A grande opção do plano do ano corrente a associar ao pedido.
Classificação económica – A classificação é dependente da GOP
selecionada. Este campo será preenchido automaticamente quando
selecionada uma GOP.
Finalidade da despesa – Deverá ser preenchido com finalidade do
propósito do pedido de requisição.
Local da entrega – Caso o serviço tenha uma morada associada esta
será apresentada. É possível, no entanto introduzir outra morada ou não
aplicar uma morada de receção à requisição.
Responsável pela receção – Campo onde é possível escolher o
responsável da receção do pedido de requisição.

Data de entrega - Deverá ser preenchido com a data pretendida para
entrega do pedido de requisição. Tem de ser superior à data atual.

Observações disponíveis ao fornecedor - Informação adicional da
requisição para o(s) fornecedor(es) referentes ao contrato escolhido.
Note-se que os detalhes referentes à entrega referem-se à entrega da
encomenda que será gerada para o novo contrato que será celebrado partindo
do presente pedido de requisição.
3.1.6.2.
Artigos
Tendo concluído o registo da informação mencionada, passamos ao passo de
associação de artigos à requisição.
Figura 25 - Associação de artigos ao pedido de requisição.
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Não sendo associado nenhum catálogo, é possível requisitar qualquer artigo
e/ou serviço desde que a sua classificação económica coincida com a
classificação económica associada ao pedido. Caso estas não coincidam, é
apresentada uma mensagem de alerta ao utilizador e o mesmo não poderá
prosseguir com o registo.
Para associar artigos à nova requisição basta clicar sobre ‘Pesquisar’,
pesquisar por artigos a partir do seu código e/ou descrição e clicar sobre
‘Associar’.
Figura 26 - Pesquisa de artigos.
Na associação de artigos é possibilitado ainda ao utilizador indicar para cada
artigo:

Quantidade pretendida;


Taxa de IVA;
Preço unitário.
É também possibilitada a consulta de disponibilidade de um artigo para os
catálogos existentes, bastando para isso clicar sobre o link apresentado a
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vermelho na coluna ‘Quant. Disponível’, onde se apresentam os contratos que
possuem o artigo em causa nos seus catálogos e que quantidades oferecem.
Figura 27 - Consulta de catálogo.
Para os artigos que se desejem requisitar mas que possuem catálogos com
disponibilidade é pedido ao utilizador que fundamente a sua escolha. Para tal,
é apresentado o campo ‘Fundamentação’, o qual deverá ser devidamente
preenchido.
3.1.6.3.
Fornecedores
Neste passo é possível associar fornecedores ao pedido de requisição que
serão posteriormente associadas ao procedimento.
Figura 28 - Fornecedores.
3.1.6.4.
Informação Preparatória
Concluída a associação de artigos a um pedido de requisição passamos à fase
de preenchimento de informação preparatória que possibilitará a abertura de
um novo procedimento.
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Figura 29 - Registo de informação preparatória.
No registo de informação preparatória o utilizador deve não só carregar o
documento de informação preparatória como também fundamentar em que
medida a aquisição/fornecimento visa substituir ou reforçar recursos existentes
ou atender a nova exigência, e ainda, a não existência de recursos próprios
disponíveis ou a possibilidade de reforço das capacidades existentes. Para
além destes o utilizador poderá também acrescentar as observações que achar
necessárias de modo a complementar o seu pedido e adicionar diversos
anexos, bem como, as suas descrições.
3.2.
Validação de Requisição
Somente um utilizador com permissões para validar uma requisição poderá
aprovar a mesma. É necessário escolher uma requisição por aprovar (ver ponto
1.1) ou dar continuidade a um pedido de requisição (ponto 2.1). Será
apresentado no fundo da página um campo para a inserção da fundamentação
que deverá ser preenchido de acordo com a recusa ou validação do pedido de
requisição. É possível ainda verificar quem submeteu a requisição para
avaliação.
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Figura 30 - Validação de requisição.
Uma vez validada a encomenda dá-se a continuidade do processo de
requisição, dependendo do seu modelo.
Se não se pretender validar o pedido de requisição é gerada informação sobre
a recusa do pedido de requisição:
Se um pedido de requisição é recusado é permitido a sua retificação para que
possa estar em conformidade com a fundamentação, para isso basta clicar no
botão ‘Retificar Pedido’ ou editar uma requisição recusada (ver capítulo 2). É
também possível enviar novamente o pedido de requisição para validação
através do botão ‘Reenviar para validação’.
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4. Estados de uma Requisição
Uma requisição na plataforma acinGov é criada de acordo com um fluxo. Esse
fluxo influência a estrutura e organização das requisições, permitindo que a
criação e pesquisa de uma requisição seja feita de um modo mais claro e fácil.
4.1.
Tipos de Estados de uma Requisição
Desde a criação e conclusão de uma requisição, esta pode assumir diversos
estados que contemplarão várias caraterísticas. Assim sendo, uma requisição
que se encontra em determinado estado, define-se como:

Em elaboração: Uma requisição que não foi submetida ou que se
encontra incompleta.

Em validação: É uma requisição que provém do estado anterior e que
carece de validação de um aprovador. Um pedido de requisição não
pode gerar um pedido de encomenda ou pedido de aquisição para
requisições associadas a um abrigo de catálogo ou sem catálogo,
respetivamente, enquanto não for validado. Somente utilizadores com
permissões para validar requisições podem validar um pedido de
requisição.

Em análise: Encontram-se neste estado as requisições sem um
catálogo associado que foram validadas e cujo pedido de aquisição está
à espera de aprovação.

Em tramitação: Requisições cujos pedidos de aquisição foram
aprovados mas que se encontram à espera de serem aprovadas pelos
serviços de contabilidade ou serviços de aprovação. As requisições que
geram pedidos de encomenda encontram-se igualmente à espera de
aprovação pelos serviços mencionados.

Recusado: Requisição cuja validação foi recusada. Estas requisições
podem ser retificadas a fim de cumprirem os propósitos da justificação
para a sua validade.

Concluído: Estado final de uma requisição quando uma encomenda
gerada pela requisição é entregue.
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