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CONCURSO PÚBLICO 2013
INSTITUTO FEDERAL DE
MATO GROSSO DO SUL − IFMS
CONHECIMENTOS
ESPECÍFICOS
AUXILIAR EM ADMINISTRAÇÃO
TEORIA
E
115 QUESTÕES POR TÓPICOS
¾ Coordenação e Organização:
Î Mariane dos Reis
1ª Edição
JUL − 2013
TODOS OS DIREITOS RESERVADOS. É vedada a reprodução total ou parcial deste material, por qualquer meio ou processo. A violação de direitos autorais é punível como crime, com pena de prisão e multa (art. 184 e parágrafos do
Código Penal), conjuntamente com busca e apreensão e indenizações diversas (arts. 101 a 110 da Lei nº 9.610, de
19/02/98 – Lei dos Direitos Autorais).
www.apostilasvirtual.com.br
[email protected]
[email protected]
RODRIGO XAVIER
CONHECIMENTOS
ESPECÍFICOS
TEORIA
115 QUESTÕES DE PROVAS DE CONCURSOS GABARITADAS
¾ Teoria e Seleção das Questões:
Î Prof. Rodrigo Xavier
¾ Organização e Diagramação:
Î Mariane dos Reis
1ª Edição
JUL − 2013
TODOS OS DIREITOS RESERVADOS. É vedada a reprodução total ou parcial deste material, por qualquer meio ou processo. A violação de direitos autorais é punível como crime, com pena de prisão e multa (art. 184 e parágrafos do
Código Penal), conjuntamente com busca e apreensão e indenizações diversas (arts. 101 a 110 da Lei nº 9.610, de
19/02/98 – Lei dos Direitos Autorais).
[email protected]
[email protected]
SUMÁRIO
1.
DOCUMENTAÇÃO E REDAÇÃO OFICIAL; CONCEITUAÇÃO: ata, atestado, certidão, circular, comunicado,
convite, convocação, edital, memorando, ofício, ordem de serviço, portaria, requerimento ............................. 07
Questões de Provas de Concursos .................................................................................................................................. 22
2.
QUALIDADE NO ATENDIMENTO: comunicação telefônica e formas de atendimento................................. 25
2.
TIPO DE ORGANIZAÇÃO: estruturas organizacionais; departamentalização; organogramas e fluxogramas ..... 31
NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO E AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: planejamento, organização, direção
e controle............................................................................................................................................. 37
3.
NOÇÕES DE RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E CAPACITAÇÃO............................................................ 44
NOÇÕES DE LIDERANÇA, MOTIVAÇÃO E COMUNICAÇÃO .......................................................... 46
5.
NOÇÕES DE PROTOCOLO .............................................................................................................. 55
6.
CONCEITOS BÁSICOS DE PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO ....................................................... 57
GABARITOS ....................................................................................................................................... 67
Conhecimentos Específicos
Teoria e Questões por Tópicos
Prof. Rodrigo Xavier
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
1
DOCUMENTAÇÃO E REDAÇÃO OFICIAL;
CONCEITUAÇÃO: ata, atestado, certidão, circular, comunicado, convite, convocação,
edital, memorando, ofício, ordem de serviço, portaria, requerimento.
CONCEITOS
Maiores detalhes poderão ser encontrados no:
f
Manual de Redação da Presidência da República
www.planalto.gov.br
f
Manual de Correspondências e de Atos Oficiais da
UFMS
http://www.ufms.br/padroniza/documentos/Manu
al%20de%20Correspondencias%20e%20Atos%20Ofi
ciais%20-%20UFMS%20-%202007.pdf.
Segundo o Manual da Presidência da República, redação
oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações.
ATRIBUTOS DA REDAÇÃO OFICIAL
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade,
uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão,
formalidade e uniformidade.
• CORREÇÃO: evite os erros gramaticais, as gírias e a linguagem complicada. Consulte um dicionário e/ou uma boa
gramática sempre que tiver dúvidas.
• PRECISÃO: cuidado com o uso de sinônimos. Na redação técnica, as palavras geralmente têm um significado diferenciador. Sua troca pode trazer outro entendimento.
• OBJETIVIDADE e IMPESSOALIDADE: use somente as palavras
necessárias ao perfeito entendimento da mensagem.
Cada frase deve ter sua presença justificada. Evite as
palavras vazias e as bajulações. O objetivo é expressar
e não impressionar.
• CLAREZA: faça períodos curtos e diretos. Procure se expressar de uma forma que não deixe dúvidas na interpretação.
• HARMONIA: evite o emprego de cacofonias (Ex.: "la tinha" - "latinha"), de palavras rimadas ou ecos (repetição sucessiva de finais idênticos). São falhas desagradáveis que se percebe lendo o texto em voz alta.
• POLIDEZ: faça uma redação simples e respeitosa, sem
intimidades ou ironias. Evite palavras agressivas e sem
cordialidade. Até as censuras são feitas com elevação,
sem insultos. É importante lembrar que qualquer correspondência é sigilosa e a discrição, ou seja, os comentários desnecessários, dentro ou fora do serviço,
devem ser evitados.
Antes de passarmos à sua análise, vejamos os aspectos
comuns a quase todas as modalidades de comunicação
oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma
dos fechos e a identificação do signatário.
PRONOMES DE TRATAMENTO
Concordância com os pronomes de tratamento
Concordância de gênero
Com as formas de tratamento, faz-se a concordância
com o sexo das pessoas a que se referem:
•
Vossa Senhoria está sendo convidado (homem)
a assistir ao III Seminário da FALE.
•
Vossa Excelência será informada (mulher) a respeito das conclusões do III Seminário da FALE.
Concordância de pessoa
Embora tenham a palavra "Vossa" na expressão, as
formas de tratamento exigem verbos e pronomes referentes a elas na terceira pessoa:
•
Vossa Excelência solicitou...
•
Vossa Senhoria informou...
•
Temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria
e sua equipe para... Na oportunidade, teremos
a honra de ouvi-los...
A pessoa do emissor
O emissor da mensagem, referindo-se a si mesmo,
poderá utilizar a primeira pessoa do singular ou a primeira do plural (plural de modéstia). Não pode, no entanto,
misturar as duas opções ao longo do texto:
•
Tenho a honra de comunicar a Vossa Excelência...
•
•
Temos a honra de comunicar a Vossa Excelência...
•
Cabe-nos ainda esclarecer a Vossa Excelência...
Emprego de Vossa e Sua
•
Vossa − É tratamento direto. Usa-se para dirigirse a pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a correspondência
Exs.: Vossa Excelência, Vossa Senhoria, Vossa
Eminência.
AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
Esse ponto abordará os diversos tipos de correspondências
ou expedientes utilizados pelo serviço público.
Cabe-me ainda esclarecer a Vossa Excelência...
7
•
Sua − Em relação à pessoa de quem se fala
Exs.: Sua Excelência, Suaa Senhoria, Sua Eminência.
Exemplos:
Abreviatura das formas de tratamento
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
A forma por extenso demonstra maior respeito, maior
deferência, sendo de rigor em correspondência dirigida ao Presidente da República. Fique claro, no entanto, que qualquer forma de tratamento pode ser escrita por extenso, independentemente do cargo ocupado pelo destinatário.
Vossa Excelência
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal
Federal,
Para esses três cargos, todas as expressões devem
vir por extenso: Vossa Excelência e Excelentíssimo
Senhor
2.
Poder Executivo
3.
4.
Observação:
Para os particulares e demais autoridades não enquadradas
nos casos acima, serão tratados com o vocativo Senhor
ou Senhora, seguido do respectivo cargo ou do nome:
Poder Judiciário
Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais;
Juízes; Auditores da Justiça Militar.
Exemplos:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Outros Pronomes de Tratamento
Papa
Vossa Eminência ou
Vossa Eminência Reverendíssima
Cardeal
Eminentíssimo Senhor Cardeal,
ou
Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,
Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de
Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes
das Câmaras Legislativas Municipais.
Vossa Santidade
Papa
Santíssimo Padre,
Poder Legislativo
Reitor
Reitor
Magnífico Reitor,
Presidente da República; Vice-Presidente da República;
Ministros de Estado; Governadores e Vice-Governadores de
Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e
demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais.
Vossa Magnificência
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
Senhora Diretora,
Senhor Fulano de Tal,
Cardeal
ENDEREÇAMENTO NO ENVELOPE
Vossa Excelência Reverendíssima
Arcebispo e Bispo
Vossa Reverendíssima ou Vossa
Senhoria Reverendíssima
Monsenhor, Cônego
e superiores religiosos
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas
às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:
Vossa Reverência
sacerdotes, clérigos
e demais religiosos.
Ex. 1:
A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Ministro de Estado da Justiça
70.064-900 – Brasília. DF
Vossa Senhoria
As demais autoridades e particulares que não foram citados acima.
Ex. 2:
VOCATIVO
Aparece antes do corpo do expediente.
Senador Fulano de Tal
Senado Federal
70.165-900 – Brasília. DF
Ex.: (...)
Ex. 3:
Tratamento e cargo ou função do destinatário.
Senhor Secretário,
Fulano de Tal
Juiz de Direito da 10a Vara Cível
Rua ABC, no 12301.010-000 – São Paulo. SP
(...)
Vocativos Especiais:
1.
Chefes de Poder
O vocativo a ser empregado em comunicações
dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
8
Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades
e para particulares. O vocativo adequado é:
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura
em página isolada do expediente. Transfira para essa
página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Senhor Fulano de Tal,
(...)
PADRÃO OFÍCIO
No envelope, deve constar do endereçamento:
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes
pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o
memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar
uma diagramação única, que siga o que chamamos de
padrão ofício.
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, no 123
70.123 – Curitiba. PR
Partes do documento no Padrão Ofício
Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado
o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades
que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para
particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento
Senhor.
Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e
sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente.
Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações
dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às
comunicações.
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão
que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF
Aviso 123/2002-SG
Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com
alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 1991.
Obs: Mês por extenso e ponto após a data obrigatório.
FECHOS PARA COMUNICAÇÕES
c) assunto: resumo do teor do documento.
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário
O Manual estabelece o emprego de somente dois fechos
diferentes para todas as modalidades de comunicação
oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da
República:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia
inferior:
Atenciosamente,
IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da
República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)
Nome
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
Obs: Vem alinhado à esquerda e em Negrito. O ponto
no final do assunto não é obrigatório.
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é
dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento
de documentos, o expediente deve conter a seguinte
estrutura:
– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a
comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra
de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”,
empregue a forma direta;
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o
texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas
devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
(espaço para assinatura)
Nome
Ministro de Estado da Justiça
O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes
partes:
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos
casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
9
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
Exemplo de Ofício
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente
que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento
não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação
do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando
a seguir os dados completos do documento encaminhado
(tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de
1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de
abril de 1990, do Departamento Geral de Administração,
que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a
anexa cópia do telegrama nº 12, de 1º de fevereiro de
1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”
– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar
fazer algum comentário a respeito do documento que
encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento;
em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento
em aviso ou ofício de mero encaminhamento.
f) fecho
g) assinatura
h) identificação do signatário
OFÍCIO
Definição e Finalidade
Modalidade de correspondência oficial utilizada para
comunicação externa. Tem como finalidade o tratamento
de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública
entre si e, também com particulares.
Forma e Estrutura
Segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do
vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
É o único, entre os três textos, que traz a identificação completa do destinatário (nome, cargo e endereço)
Exemplos:
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as
seguintes informações do remetente:
– nome do órgão ou setor;
– endereço postal;
– telefone e endereço de correio eletrônico.
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AVISO
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado
para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.
Expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para
autoridades de mesma hierarquia, ou seja, utilizado por
ministros de Estado para comunicação com outros ministros.
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação
do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela
rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos.
Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser
dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no
memorando.
Definição
Forma e Estrutura
Segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do
vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplos:
Senhora Ministra,
Forma e Estrutura
Senhor Chefe de Gabinete,
Traz o destinatário identificado apenas pelo nome e o
cargo.
Exemplo de Aviso
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do
padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário
deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
Exemplo de Memorando
MEMORANDO
Definição
O memorando é a modalidade de comunicação entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem
estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente.
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
11
MENSAGEM
– relato das medidas praticadas na vigência do estado
de sítio ou de defesa (Constituição, art. 141, parágrafo único);
É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes
dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo
para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias
que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar
veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo
quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.
Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos
Ministérios à Presidência da República, a cujas assessorias
caberá a redação final.
As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional têm as seguintes finalidades:
– proposta de modificação de projetos de leis financeiras (Constituição, art. 166, § 5º);
– pedido de autorização para utilizar recursos que ficarem sem despesas correspondentes, em decorrência de
veto, emenda ou rejeição do projeto de lei orçamentária anual (Constituição, art. 166, § 8º);
– pedido de autorização para alienar ou conceder terras públicas com área superior a 2.500 ha (Constituição,
art. 188, § 1º); etc.
Forma e Estrutura
As mensagens contêm:
a) a indicação do tipo de expediente e de seu número,
horizontalmente, no início da margem esquerda:
Mensagem nº
b) encaminhamento de medida provisória.
b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento
e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da
margem esquerda;
c) indicação de autoridades.
Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,
d) pedido de autorização para o Presidente ou o VicePresidente da República se ausentarem do País por mais
de 15 dias.
c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo;
a) encaminhamento de projeto de lei ordinária, complementar ou financeira.
e) encaminhamento de atos de concessão e renovação de
concessão de emissoras de rádio e TV.
f) encaminhamento das contas referentes ao exercício
anterior.
g) mensagem de abertura da sessão legislativa.
h) comunicação de sanção (com restituição de autógrafos).
d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a
margem direita.
A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário.
Exemplo de Mensagem
i) comunicação de veto.
j) outras mensagens.
Também são remetidas ao Legislativo com regular freqüência mensagens com:
– encaminhamento de atos internacionais que acarretam
encargos ou compromissos gravosos (Constituição, art. 49, I);
– pedido de estabelecimento de alíquotas aplicáveis às
operações e prestações interestaduais e de exportação
(Constituição, art. 155, § 2º, IV);
– proposta de fixação de limites globais para o montante da dívida consolidada (Constituição, art. 52, VI);
– pedido de autorização para operações financeiras externas (Constituição, art. 52, V); e outros.
Entre as mensagens menos comuns estão as de:
– convocação extraordinária do Congresso Nacional
(Constituição, art. 57, § 6º);
– pedido de autorização para exonerar o ProcuradorGeral da República (art. 52, XI, e 128, § 2º);
– pedido de autorização para declarar guerra e decretar mobilização nacional (Constituição, art. 84, XIX);
– pedido de autorização ou referendo para celebrar a
paz (Constituição, art. 84, XX);
– justificativa para decretação do estado de defesa ou
de sua prorrogação (Constituição, art. 136, § 4º);
– pedido de autorização para decretar o estado de sítio
(Constituição, art. 137);
12
TELEGRAMA
CORREIO ELETRÔNICO
Definição e finalidade
Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os
procedimentos burocráticos, passa a receber o título de
telegrama toda comunicação oficial expedida por meio
de telegrafia, telex, etc.
O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.
Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos
cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringirse o uso do telegrama apenas àquelas situações que não
seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a
urgência justifique sua utilização e, também em razão
de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve
pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza).
Forma e Estrutura
Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a
estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos
Correios e em seu sítio na Internet.
FAX
O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é
uma forma de comunicação que está sendo menos usada
devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para
a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele
segue posteriormente pela via e na forma de praxe.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em
certos modelos, se deteriora rapidamente.
Forma e Estrutura
Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico
é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso
de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.
O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do
remetente.
Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado,
preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que
encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar
da mensagem pedido de confirmação de recebimento.
Valor documental
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem
de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para
que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
OUTROS DOCUMENTOS OFICIAIS
Forma e Estrutura
Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a
estrutura que lhes são inerentes.
É conveniente o envio, juntamente com o documento
principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário
com os dados de identificação da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir:
Exemplo de Fax
13
f
Ata
f
Atestado
f
Certidão
f
Circular
f
Comunicado
f
Convite
f
Convocação
f
Ordem de Serviço
f
Portaria
f
Requerimento
ATA
Definição:
É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo
fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões
ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo
com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada,
com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que
redige os termos de abertura e de encerramento.
O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaços em branco ou
rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, durante a redação, usar-se-á a palavra digo; se for constatado erro ou omissão, depois de escrito o texto, usar-se-á
a expressão em tempo. Quem redige a ata é o secretário (efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a reunião). A ata vai assinada por todos os presentes, ou somente pelo presidente e pelo secretário, quando houver
registro específico de freqüência.
Observações:
Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas, para posterior encadernação em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos
de abertura e fechamento, rubricando-se as páginas e
mantendo-se os mesmos cuidados referentes às atas
manuscritas. Dispensam-se as correções do texto, como
indicado anteriormente.
No caso de se identificar, posteriormente, algum erro ou
imprecisão numa ata, faz-se a ressalva, apresentando nova redação para o trecho. Assim, submetida novamente
à aprovação do plenário, ficará consagrada. O novo
texto será exarado na ata do dia em que foi aprovado,
mencionando-se a ata e o trecho original.
Estrutura:
Cabeçalho, onde aparece o número (ordinal) da ata e o
nome do órgão que a subscreve.
Texto sem delimitação de parágrafos, que se inicia pela
enunciação da data, horário e local de realização da
reunião, por extenso, objeto da lavratura da Ata.
Fecho, seguido da assinatura de presidente e secretário,
e dos presentes, se for o caso.
Exemplo de Ata
GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA
CONSELHO ESTADUAL DE CULTURA
ATA da 1022ª Sessão Plenária do Conselho Estadual de
Cultura
Aos dezenove dias do mês de maio de mil novecentos e
noventa e nove, às dez horas, em sua sede na Avenida
Erasmo Braga, cento e dezoito, décimo andar, realizouse a milésima vigésima segunda Sessão Plenária do Conselho Estadual de Cultura, presentes os Senhores Conselheiros Moacyr Werneck de Castro - no exercício da Presidência, Caíque Botkay, Dina Lerner, Edino Krieger, Fausto Wolff, Fernando Cotta Portella, João Leão Sattamini
14
Netto, José Lewgoy, Léa Garcia, Martha Carvalho Rocha, Paulo Roberto Menezes Direito, Ubiratan Corrêa e Suplentes - Luiz Carlos Ribeiro Prestes e Frederico Augusto
Liberalli de Góes. Justificaram a ausência os Senhores
conselheiros Luiz Emygdio de Mello Filho - Presidente,
Ana Arruda Callado - Vice-Presidente, Arthur Moreira Lima, Beth Carvalho, Carlos Heitor Cony, Lena Frias, Nélida
Piñon e Oscar Niemeyer. No expediente: ata da sessão
anterior - aprovada; convite do MinC, para a exposição
"KENE", convite da UFRJ, para a exposição de fotos e textos "Dois séculos de poesia"; comunicado da Academia
Brasileira de Música, com programação de evento, em
continuidade à Série Brasiliana; Ofício do MinC, encaminhando resposta ao Ofício vinte, de noventa e nove,
deste Conselho, que solicitava uma ação daquele Ministério sobre a retenção das obras de Frans Krajeberg; nas
Publicações: JORNAL DA CÂMARA, cinqüenta e nove a
sessenta e um; CULTURA DE HOJE, sessenta; NOTÍCIAS DE
ANGOLA, cento e quatro; INFORMATIVO FILATÉLICO, quatro. Iniciando os trabalhos, o Senhor Conselheiro Moacyr
Werneck de Castro, dizendo-se constrangido em assumir
a Presidência dos trabalhos, em função do dispositivo
regimental que atribuía ao Conselheiro com mais idade
aquela substituição, passou à apreciação da Ordem do
Dia - Visitas do Conselho a instituições culturais e de personalidades da Cultura ao Conselho. Declarando haver
um número excessivo de convites para a realização de
Sessões em outras localidades e, com isso, segundo entendia, tais reuniões, embora proveitosas, deixaram o
Plenário com dificuldades para tratar dos problemas que
lhe diziam respeito. A Conselheira Dina Lerner, com a palavra, declarou que considerava contraproducente realizar as Sessões fora da sede do Conselho, dizendo que,
no caso especial da ida à Ilha Fiscal - apesar de aquela
recuperação ter sido um ganho extraordinário para o
Estado -, os realizadores de tal obra não haviam seguido
as orientações do INEPAC e que estariam ainda em dívida com o Estado, por não entregarem o dossiê sobre a
restauração realizada. Em aparte, o Conselheiro Luiz Carlos
Ribeiro Prestes, concordando com as palavras da Conselheira Dina Lerner, sugeriu que o órgão responsável pela obra realizada na Ilha Fiscal mantivesse contato com
o Conselho de Cultura, opinando, ainda, no sentido de
que as visitas fossem realizadas em dias diferentes dos
das Sessões Plenárias. O Conselheiro Moacyr Werneck,
intervindo, considerou uma questão diplomática a ação
de solicitar o projeto de recuperação da Ilha Fiscal e
que sua preocupação, no momento, cingia-se à periodicidade das visitas. O Conselheiro Fernando Portella, no
uso da palavra, indagou a Presidência sobre possíveis
assuntos submetidos pela Secretaria de Estado de Cultura à apreciação do Conselho, declarando que, se tal
ação não acontecesse, o Conselho somente produziria
para consumo interno. Retomando a palavra, o Conselheiro Moacyr Werneck de Castro foi de opinião de que
a atividade do Conselho não dependeria somente de
matéria encaminhada pela Secretaria de Estado de Cultura, mas também de estudos e tarefas inerentes à função de assessoramento, levando propostas e sugestões
às autoridades superiores. A seguir, ainda sobre as visitas
do Conselho já relacionadas, o Conselheiro Moacyr
Werneck de Castro, dado que alguns dos Conselheiros
não poderiam dispor de outros horários para realizá-las,
sugeriu que fosse designada uma Comissão para comparecer aos locais programados, apresentando, posteriormente, relato em Plenário. Como segunda opção, sugeriu que fossem consideradas voluntárias as adesões às
visitas ou, ainda, que tais visitas fossem adiadas para mais
tarde, uma vez que o colegiado ainda estava em fase
de instalação. O Conselheiro Fausto Wolff, em aparte,
declarou que não poderia dispor de outro horário para
comparecer às reuniões fora da sede. O Conselheiro
Caíque Botkay, com a palavra, foi de opinião de que
seria razoável que fosse enviado ofício ao Ministério da
Marinha solicitando o dossiê relativo à restauração da
Ilha Fiscal, uma vez que o tombamento daquele imóvel
era da alçada do Estado. A Conselheira Dina Lerner, intervindo, informou que eram muitos os problemas daquela ordem no Estado e que o IPHAN não acompanhara a obra, por ser um bem tombado pelo Estado. Comprometeu-se, então, em levantar a documentação sobre a questão e apresentá-la em reunião próxima. O
Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, considerou que
o encaminhamento das discussões o levaram a propor
que as visitas ficassem em suspenso, o que foi aprovado
pelo Plenário. A seguir, o Conselheiro Luiz Carlos Prestes
apresentou ao Plenário o cineasta Paulo Thiago, solicitando permissão para que o mesmo fizesse um relato
sobre a situação da área do audiovisual. O Conselheiro
Moacyr Werneck de Castro convidou o visitante para
compor a Mesa, solicitando, no entanto, ao Conselheiro
proponente que submetesse ao Plenário, antecipadamente, os nomes das personalidades a serem convidadas. Com a palavra, o cineasta Paulo Thiago considerou
da maior relevância o Governo do Rio de Janeiro criar
uma política de produção audiovisual para o Estado,
dado que, nos dias atuais, havia quase uma hegemonia
paulista no processo cultural brasileiro, o que considerava prejudicial para o País. Destacou que, por exemplo,
na Feira do Livro realizada em São Paulo, haviam sido
relacionados os -considerados - melhores livros de todos
os tempos, em várias áreas, sem a participação do Rio
de Janeiro, impondo-se a escolha paulista. Declarou, ainda, o convidado, que ficara chocado ao verificar que
nenhuma das obras de Darcy Ribeiro estava relacionada e que não conseguira detectar, também, obras de
autores do Rio de Janeiro nem do eixo nordestino. Ainda
com a palavra, o cineasta Paulo Thiago declarou que,
caso não houvesse uma reação dos intelectuais do Rio
de Janeiro, a presença política do nosso Estado continuaria, gradativamente, sofrendo perdas, considerandose, ainda, que o Ministro da Cultura era paulista. O Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, agradeceu a presença do cineasta Paulo Thiago, trazendo a Plenário
questão tão relevante, que, no seu entender, deveria ser
melhor estudada em Sessão próxima, aduzindo que o
descrédito dos valores intelectuais do Rio de Janeiro poderia ser reiterado pelas menções do Conselheiro José
Lewgoy quanto ao caso da TV Manchete e, ainda, pela
situação falimentar com que se defrontava o JORNAL
DO BRASIL. A seguir, propôs - e o Plenário aprovou - voto
de pesar pelo passamento do dramaturgo Alfredo Dias
Gomes, destacando que o povo comparecera em massa ao velório realizado na Academia Brasileira de Letras,
representando a sensibilidade da extensa obra daquele
homem de letras. Nada mais havendo a tratar, o Conselheiro Moacyr Werneck de Castro deu por encerrados os
trabalhos, antes convocando os Senhores Conselheiros
para a próxima Sessão, a ser realizada no dia vinte e seis
de maio, às dez horas. Eu, Paulo Pimenta Gomes, Secretário Geral, lavrei a presente ata.
ATESTADO
Definição:
Documento firmado por servidor em razão do cargo que
ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa.
Estrutura:
Título (a palavra ATESTADO), em letras maiúsculas e centralizado sobre o texto.
Texto constante de um parágrafo, indicando a quem se
refere, o número de matrícula e a lotação, caso seja
servidor, e a matéria do Atestado.
Local e data, por extenso.
Assinatura, nome e cargo da chefia que expede o Atestado.
Exemplo de Atestado
ATESTADO
Atesto, para os devidos fins, que José da Silva, Redator,
classe A, matrícula n.º 0000-0, lotado na Assessoria de
Imprensa desta Secretaria, teve freqüência integral no
período de 1º de janeiro a 30 de abril do corrente ano.
Rio de Janeiro, 6 de maio de 1999
JOSÉ DA SILVA
Assessor-Chefe
CERTIDÃO
Definição:
Documento fornecido pela administração ao interessado, afirmando a existência de atos ou assentamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas repartições públicas. Pode ser de inteiro teor –
transcrição integral, também chamada traslado ou resumida, desde que exprima fielmente o conteúdo do original. A certidão autenticada tem o mesmo valor probatório do original, como documento público, e seu fornecimento gratuito por parte da administração pública que
a expediu; conforme artigo 5º, XXXIV b da Constituição
da República Federativa do Brasil – 1998. e sua expedição é no prazo improrrogável de 15 dias – Lei nº 9.051,
de 18 de maio de 1995.
Competência:
Todas as unidades, dentro de sua esfera de competência.
Estrutura:
título: a palavra “CERTIDÃO”, em caixa alta e centraliza-
Presidente
Secretário
da no texto;
15
texto: transcrição do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Não deve conter emendas nem rasuras. Qualquer engano ou erro poderá ser retificado, empregando-se a palavra “digo” ou “em tempo: na linha
..., onde se lê ..., leia-se ....”.;
Texto paragrafado, contendo a exposição do(s) assunto(s)
e o objetivo da Circular.
Fecho de cortesia, seguido do advérbio Atenciosamente.
Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que
subscreve a Circular.
local e data: preenchimento do campo local e data (por
Exemplo de Circular
extenso);
assinatura: nome ou carimbo do emitente e visto da autoridade responsável pela emissão.
CIRCULAR SUPDIN / n.º 227 Salvador, 10 de abril de 1999
Para: Titulares de Órgãos Públicos
Exemplo de Certidão
CERTIDÃO n.º 254/99
Certifico, em cumprimento do despacho exarado em quatro de outubro de mil novecentos e oitenta e nove pelo
Senhor Diretor do Departamento de Cadastro da Superintendência Central de Recursos Humanos desta Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação, no
processo autuado sob o número E-03/22743/99, em aditamento à certidão número 076, datada de 11/05/87,
para fins de prova junto à Câmara Municipal do Rio de
Janeiro, que, de acordo com o consignado no processo
número E-03/0000/66, a ex-servidora Maria José da Silva,
matrícula 000, gozou 6 (seis) meses de licença especial
de 7/8 a 6/11/71, 3 (três) meses e de 16/2 a 15/5/72, 3 (três)
meses referentes ao período-base de tempo de serviço
apurado entre 07/04/60 a 04/04/70. E, por nada mais constar, eu José da Silva, Agente Administrativo, matrícula número 000-0, datilografei a presente certidão que dato e
assino.
Rio de Janeiro, 15 de janeiro de 1999
Assunto: Manual de Organização do Poder Executivo A
Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação
deverá elaborar, no prazo de 90 (noventa) dias, o Manual de Organização do Poder Executivo, conforme o
art. 9º do Decreto n.º 25.205 de 05 de março de 1999.
Para este fim, solicito encaminhar à Superintendência de
Desenvolvimento Institucional, unidade administrativa
daquela Secretaria e responsável pela organização do
citado Manual, documentos referentes à estrutura básica, competência e organogramas para subsidiar os trabalhos de edição.
Atenciosamente
MARIA JOSÉ DA SILVA
Superintendente de Desenvolvimento Institucional
COMUNICADO
Definição:
O comunicado é um tipo de aviso ou recado oficial, que
é utilizado com o objetivo de passar uma determinada
informação. Uma empresa, um colégio, órgãos da administração pública, entre outros costumam promover eventos, reuniões, etc., com divulgação nos meios de comunicação. Essa divulgação é feita através do comunicado.
Confere
JOSÉ DA SILVA
Agente Administrativo
Visto
O comunicado apresenta duas formas de circulação que
podem ser interna ou externa, de acordo com o objetivo.
ANTÔNIO DE SOUSA
Diretor do Departamento de Cadastro
A comunicação interna circula dentro da própria instituição e apresenta um formato semelhante ao formato do
memorando.
CIRCULAR
Já a comunicação externa é divulgada para outras instituições e apresenta um formato semelhante ao formato
do edital.
Definição:
Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para
diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.
Estrutura:
Nome dos organizadores:
Exemplo: Prefeitura Municipal de Natal; Escola de Pesca
do Rio Grande do Norte.
Estrutura:
Título (a palavra CIRCULAR), em letras maiúsculas, sigla
do órgão que o expede e número, à esquerda da folha.
Objetivo:
2. Local e data à direita da folha, e por extenso, na mesma
Exemplo: A inauguração do Centro de Integração foi
transferida para outra data.
linha do título.
Local e data:
3. Destinatário, após a palavra Para (com inicial maiúscu-
Exemplo: Natal, 15 de maio de 2007.
la).
Assinatura:
4. Assunto, expressado sinteticamente.
Exemplo: Fulano de Tal/ Cargo
16
Exemplos de Comunicado
CONVITE
Exemplo 1
É um instrumento de comunicação escrita por meio do
qual se chama, convoca ou solicita o comparecimento
de alguém a algum local, em horário marcado, e com
finalidade determinada.
Estrutura:
f
A redação deste documento limita-se a dizer o essencial:
a) Nome do órgão, instituição ou pessoa que convida;
b) Formulação do convite;
c) Nome dos convidados;
d) Indicação do evento;
e) Dia, hora e local em que o evento ocorrerá.
No Exemplo 1, temos o modelo de um comunicado externo.
Esse comunicado tem o objetivo de informar a mudança
de datas de um determinado evento de inauguração.
Exemplo 2
f
Nos convites de cerimônias de casamento, formatura e outros do gênero, o nome dos convidados só
constam escrito no envelope.
f
O Convite deve ser redigido em papel timbrado quando for emitido por entidade, instituições e/ou empresas.
Exemplo de Convite
No Exemplo 2, temos um modelo de comunicado interno.
Perceba que, no início, logo após o nome da instituição,
temos o nome comunicado interno, o número do comunicado e o ano. Logo após, temos a ordem de quem está
mandando o comunicado e para quem é destinada esta informação. Após, temos no corpo do texto as informações essenciais atingindo o objetivo do comunicado,
que é informar.
17
CONVOCAÇÃO
Fecho: encerramento do edital, com as determinações
finais sobre sua divulgação.
Definição:
Local e data por extenso.
Convocação é uma forma de comunicação escrita em
que se convida ou chama alguém para uma reunião.
Na elaboração do texto, é necessário especificar local,
data, finalidade. A garantia da inteligibilidade do texto
advém da escolha de um vocabulário simples (palavras
conhecidas, utilizadas no dia-a-dia) e uso das frases curtas. O objetivo da convocação deve ser reconhecido
prontamente.
Exemplo de Convocação
Assinatura e cargo da autoridade responsável.
Exemplo de Edital
EDITAL
TOMADA DE PREÇOS N.º 00/99
O Departamento de Material da Secretaria de Estado
de Administração e Reestruturação, em decorrência de
superior autorização exarada no Processo n.º, torna público, para conhecimento dos interessados, que às 10:00
horas do dia 1º de abril de 1999, na repartição situada
na Av. Erasmo Braga, 118 sala 1202, Centro, Rio de Janeiro, RJ, será realizada, em sessão pública, pela Comissão
Permanente de Licitação desta Secretaria, designada
pela Resolução SARE/n.º 00, de 1º de abril de 1999, publicada no Diário Oficial de 1º de abril de 1999, a licitação sob a modalidade de Tomada de Preços, do tipo
menor preço, observados os preceitos legais em vigor,
especialmente a Lei Federal n.º 8.666, de 21.06.93, a Lei
Estadual n.º 287, de 04.12.79, os Decretos Estaduais n.º
3149, de 28.04.80 e n.º 16.672, de 28.06.91 e suas alterações subseqüentes, bem como os regulamentos e normas vigentes no Sistema de Suprimentos do Estado do
Rio de Janeiro.
1 - OBJETO DA LICITAÇÃO
EDITAL
Definição:
Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos
deliberativos etc.
Observação:
É obrigatória a divulgação do edital, pela imprensa, integralmente ou como "aviso de Edital", dando informações gerais e o local onde é possível obtê-lo na íntegra.
Estrutura:
Título (a palavra EDITAL, em letras maiúsculas, em negrito
Prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva em 40 (quarenta) equipamentos gráficos, incluindo a eletromecânica, assistência técnica, fornecimento
de peças originais, transporte e todo material que se fizer
necessário ao bom funcionamento dos equipamentos,
de acordo com as especificações e condições constantes na Proposta-Detalhe e no Anexo, considerados partes integrantes deste Edital.
2 - DOS RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS
2.1 - Os recursos orçamentários à prestação de serviços
ora licitada, correrão à conta da dotação orçamentária
no exercício de 1999.
PROGRAMAÇÃO DE TRABALHO: 1203.03070212.250
NATUREZA DA DESPESA: 34903 9.17
2.2 - O saldo complementar deverá ser oportunamente
empenhado à conta da dotação orçamentária no exercício de 2000.
e centralizada sobre o texto).
3 - CONDIÇÕES DE PARTICIPAÇÃO NA LICITAÇÃO
CITAÇÃO DO OBJETO DO EDITAL em letras maiúsculas, em
3.1 - Poderão participar da licitação as empresas com
atividade específica do ramo pertinente ao objeto desta Tomada de Preços que estejam com inscrição válida
no Registro Central de Fornecedores do Estado, mantido
pela Superintendência de Suprimentos da Secretaria de
Estado de Administração e Reestruturação.
negrito alinhado à esquerda.
Preâmbulo: parte introdutória, apresentando o assunto e
a identificação do órgão responsável.
Texto: parte fundamental do edital que define o objeto e
estabelece as condições de participação.
18
3.1.1 - Terá o mesmo valor da inscrição no Registro Central de Fornecedores do Estado, de que trata o item 3.1,
o original da declaração exarada pela Superintendência de Suprimentos, específica para esta licitação, que
ateste o atendimento de todas as condições exigidas para o cadastramento e que deverá ser obtida até 72 (setenta e duas) horas antes da data de realização da licitação.
3.2 - Estes documentos que habilitam a participação na
licitação deverão ser entregues em envelope opaco tamanho ofício, fechado, denominado DOCUMENTAÇÃO,
com identificação do proponente e da licitação, na sala 1313 onde se realizará a licitação, ou na sala 7777,
Departamento de Material, até 30 (trinta) minutos antes
da abertura do pleito, contra recibo.
3.3 - As empresas participantes da Tomada de Preços
poderão ser representadas por representante legalmente habilitado, desde que apresentado o instrumento habilitatório, com firma reconhecida, ou ainda original ou
cópia autenticada do ato constitutivo acompanhado
de Carteira de Identidade, na hipótese de Sócio ou Diretor.
4 - PREÇOS
4.1 - O preço proposto deverá corresponder ao praticado pelo licitante à data da realização da presente Tomada de Preços, englobando todas as despesas relativas à prestação de serviços, inclusive os gastos com a
troca de qualquer peça do equipamento, para pagamento à vista, vedado embutir no preço a expectativa
inflacionária ou quaisquer formas de compensação financeira em razão das obrigações de pagamento por
parte da Administração.
4.2 - O valor proposto será irreajustável durante o período de vigência do contrato, de acordo com a legislação em vigor.
4.3 - Caso surjam dúvidas, de qualquer natureza, quanto
aos valores apresentados por qualquer licitante, a Comissão poderá solicitar que eles sejam demonstrados mediante planilhas.
5 - IMPRESSO PADRONIZADO PROPOSTA-DETALHE
5.1 - O impresso deverá ser preenchido rigorosamente
em conformidade com as observações nele constantes,
sendo assinado pelo representante legal da empresa.
5.2 - O licitante deverá apor a razão social, o endereço
comercial, o C.G.C., a Inscrição Estadual e Municipal, o
número de inscrição no RCF e o número do certificado
do ano, Resolução SARE/n.º 100/99.
5.3 - A Proposta-Detalhe deverá ser entregue em envelope
opaco tamanho ofício, fechado, denominado PROPOSTA,
com identificação do proponente e da licitação, na sala
1313 onde se realizará a licitação, ou na sala 7777, onde
foi retirada, até 30 (trinta) minutos antes da abertura do
pleito, devidamente recibado. Não serão considerados
os envelopes entregues em local diferente ou após o horário previsto.
19
5.4 - Os preços por extenso serão apostos na coluna destinada à especificação, prevalecendo, em caso de discordância, estes valores sobre os expressos em algarismos.
6 - ABERTURA E JULGAMENTO
6.1 - No dia, hora e local mencionados no preâmbulo desta Tomada de Preços, após atendidas as exigências de
habilitação enumeradas no item 3, os envelopes PROPOSTA
dos licitantes habilitados serão abertos à vista de todos
os interessados presentes e por todos rubricados, proclamando-se de imediato o vencedor, se outras diligências
não forem necessárias, a juízo da Comissão, ou se houver desistência expressa de interposição de recurso.
6.2 - O critério de julgamento das propostas será o de
menor preço, observadas as especificações da Proposta-Detalhe deste Edital, e das normas e princípios estabelecidos pela legislação vigente, inclusive a compatibilidade das cotações com os preços correntes de mercado.
6.3 - Em caso de empate entre duas ou mais propostas,
procederá a Comissão em conformidade com o disposto no parágrafo 2º do art. 3º da Lei Federal n.º 8666/93,
observada a Emenda Constitucional n.º 06, publicada
no DOU de 16-08-95; caso persista a igualdade na classificação, será realizado sorteio, em ato público, para o
qual todos os licitantes serão convocados.
6.3.1 - Na hipótese de o julgamento ocorrer na sessão de
abertura das propostas, será realizado de imediato o sorteio.
7 - PRAZO
7.1 - O prazo para a prestação dos serviços será de 12
(doze) meses, a partir da data da assinatura do contrato.
8 - PAGAMENTO
8.1 - O pagamento será efetuado obrigatoriamente,
mediante crédito, em conta no BANCO S.A., cujo numerário e agência deverão ser informados pelo licitante
vencedor no prazo de 10 (dez) dias, contados da homologação do resultado.
8.2 - Os pagamentos dos valores contratados dar-se-ão
em 30 (trinta) dias a contar da data final de cada período de aferição, a qual coincidirá com o último dia útil
de cada mês de execução dos serviços, mediante apresentação da correspondente fatura devidamente atestada por dois funcionários da Divisão de Serviços Gráficos/DGA/SARE, que não seja o Ordenador de Despesa.
8.3 - Para fins do disposto no art. 40, inciso XIV, alínea "d"
da Lei n.º 8666, de 21.06.93, fica estabelecido o seguinte:
a)havendo atraso no pagamento, incidirá sobre os valores
respectivos, compensação financeira, "pro rata tempore",
pela variação diária da TR, limitada ao percentual de 1%
ao mês;
b) nas eventuais antecipações de pagamento, incidirão
sobre os valores respectivos descontos "pro rata tempore",
pela variação da TR, limitada ao percentual de 1% ao
mês.
ORDEM DE SERVIÇO
9 - OBRIGAÇÕES DA SARE
A SARE fica obrigada a:
a) oferecer condições de fácil acesso às dependências
da Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação aos empregados da CONTRATADA, para a execução dos serviços pertinentes;
b) manter ação fiscalizadora para verificar a perfeita execução dos serviços no rigoroso cumprimento do Contrato.
10 - RESPONSABILIDADE DA CONTRATADA
10.1 - A contratada assume, como exclusivamente seus,
os riscos e as despesas decorrentes com a eletromecânica, assistência técnica, fornecimento de peças originais, transporte e com todo material necessário ao bom
funcionamento dos equipamentos.
10.2 - Responsabiliza-se, também, pela idoneidade e pelo comportamento de seus empregados, prepostos ou
subordinados, e ainda por quaisquer prejuízos que sejam
causados ao ESTADO, ou a terceiros.
11 - SANÇÕES ADMINISTRATIVAS:
11.1 - Aos licitantes, adjudicatários ou contratados inadimplentes, serão aplicadas as sanções administrativas
constantes na Lei n.º 8666/93 (artigos 86 a 88) e da Resolução SARE n.º 2150, de 20.05.93, normatizada pela Portaria AMT n.º 38, de 02.07.93.
Definição:
Ato por que se baixam instruções a respeito de normas
de serviço ou de administração de pessoal. São objeto
de ordens de serviço, datadas e numeradas, as determinações administrativas de caráter específico e as decisões relativas a pessoal, desde que não sejam estas
objeto de portarias.
Estrutura:
Título (a expressão ORDEM DE SERVIÇO), número e data,
por extenso, em letras maiúsculas e negrito.
Preâmbulo:
* denominação da autoridade expedidora, em letras
maiúsculas e negrito;
* fundamento legal e a matéria em pauta;
* a palavra RESOLVE, em letras maiúsculas e negrito, seguida de dois pontos, à esquerda da página.
Texto: explicitação da matéria desdobrada em artigos,
parágrafos, alíneas e incisos, se for o caso.
Local e data.
Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que expede a Ordem de Serviço.
11.2 - As penalidades mencionadas no item anterior darse-ão sem prejuízo das mencionadas na Seção III do
Capítulo IV da Lei Federal n.º 8666/93.
11.3 - O licitante, adjudicatário ou contratado que elevar arbitrariamente os preços, prestar serviço diferente
do previsto, ou ainda tornar injustamente mais onerosa a
proposta, ficará sujeito a pena de detenção de 03 (três)
a 06 (seis) anos e multa, mediante ação penal pública
incondicionada, promovida pelo Ministério Público.
12 - DISPOSIÇÕES FINAIS
12.1 - O vencedor deverá apresentar-se ao Departamento de Material do Departamento Geral de
Exemplo de Ordem de Serviço
ORDEM DE SERVIÇO SUCTOF N.º 001, DE 7 DE ABRIL DE 1999
O SUPERINTENDENTE CENTRAL DE TRANSPORTES OFICIAIS
DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista a necessidade de disciplinar a distribuição das quotas de combustível,
RESOLVE:
Administração da SARE, no prazo de até 03 (três) dias
úteis, contados de sua convocação, prorrogável por igual período, para a assinatura do Contrato, sob pena
de decair do direito à contratação, sem prejuízo das
sanções cabíveis.
Art. 1º - A entrega da quota mensal de combustível ao
órgão participante do sistema de controle de combustível será feita a pessoa credenciada, mediante ofício do
órgão participante, indicando o quantitativo desejado,
que só será liberado após análise desta SUCTOF.
12.2 - Na hipótese do não-comparecimento, procederá
a Administração conforme o disposto no parágrafo 2º
do artigo 64 da Lei Federal n.º 8666/93.
Art. 2º - Esta Ordem de Serviço entrará em vigor na data
de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
12.3 - Constituem anexos a este Edital de Tomada de
Preços a Proposta-Detalhe e o Anexo, em 05 (cinco) vias
e a minuta de Contrato.
Rio de Janeiro, 7 de abril de 1999
12.4 - Os esclarecimentos e informações complementares relativos a esta licitação poderão ser obtidos no Departamento de Material, na Av. Erasmo Braga, 118, sala
7777, tel.: 513-7777, Fax: 577-1313, das 10 às 17 horas.
Antônio Carlos G. de Lima
Superintendente Central de Transportes Oficiais
Rio de Janeiro, de de 1999
JOSÉ DA SILVA
Presidente
Comissão Permanente de Licitação
DGA/SARE
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PORTARIA
Art. 3º - A Divisão de Material e Serviços Gerais, após receber as faturas, encaminhará a cada usuário o total de
suas ligações particulares, com vistas a seu ressarcimento, no prazo máximo de 5 (cinco) dias.
Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de
órgãos) determinam providências de caráter administrativo, visando a estabelecer normas de serviço e procedimentos para o(s) órgão(s), bem como definir situações
funcionais e medidas de ordem disciplinar.
Art. 4º - Os telegramas fonados deverão ser requisitados,
diretamente, à chefia imediata que, após aprová-los,
providenciará sua expedição.
Definição:
Estrutura:
Título ( a palavra PORTARIA), seguido da sigla do órgão,
numeração e data, em letras maiúsculas, e em negrito.
Ementa da matéria da Portaria, em letras maiúsculas, à direita da página.
Preâmbulo: denominação completa da autoridade que
expede o documento, em maiúsculas e negrito; fundamentação legal, seguida da palavra RESOLVE, também
em maiúsculas, acompanhada de dois pontos, à esquerda da folha.
Texto, subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria da Portaria.
Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.
Exemplo de Portaria
Art. 5º - Cada chefia deverá instruir seus subordinados,
no sentido do pleno atendimento às disposições desta
Portaria.
Art. 6º - Quaisquer ligações interurbanas ou para telefones móveis (celulares) não identificadas nos formulários
próprios terão o respectivo valor rateado entre os servidores do setor que as originou.
Art. 7º - Caberá ao Diretor de Administração e Finanças
implantar os formulários a que se referem os artigos 1º e
2º.
Art. 8º - O não-cumprimento da presente Portaria acarretará as penalidades previstas no Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Estado do Rio de Janeiro.
Art. 9º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua
publicação, revogadas as disposições em contrário, em
especial a Ordem de Serviço DAF n.º 002/98
Rio de Janeiro, 03 de maio de 1999
ANTÔNIO CÉSAR E SILVA
Presidente
PORTARIA IPEM / GP N.º 011, DE 03 DE MAIO DE 1999
DISCIPLINA O USO DE LINHAS TELEFÔNICAS
EM LIGAÇÕES INTERURBANAS E TELEGRAMAS
FONADOS.
O PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PESOS E MEDIDAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO -IPEM-RJ, no uso de suas atribuições legais,
RESOLVE:
Art. 1º - O uso das linhas telefônicas em ligações interurbanas ou para telefones móveis (celulares) obedecerá
aos seguintes critérios:
I. Todas as ligações interurbanas ou para telefones móveis (celulares) somente poderão ser feitas mediante solicitação à telefonista.
II. Ao solicitar a ligação, o servidor deverá informar à telefonista, que anotará no formulário próprio, se esta será
em caráter particular ou a serviço.
Art. 2º - No caso de setores que disponham de linhas diretas, bem como nas Regionais, deverá ser preenchido,
diariamente, formulário próprio anotando-se, ao lado de
cada ligação efetuada, os termos "a serviço" ou "particular".
Parágrafo Único - Ao final de cada semana, os formulários a que se refere o "caput" desta cláusula serão encaminhados à Divisão de Material e Serviços Gerais, para controle e devidas anotações.
21
REQUERIMENTO
Definição:
Documento pelo qual o interessado solicita ao Poder
Público algo a que se julga com direito, ou para se defender de ato que o prejudique.
Estrutura:
Vocativo: a palavra Senhor, precedida da forma de tratamento, o título completo da autoridade a quem se
destina, seguida de vírgula.
Preâmbulo: nome do requerente (em maiúsculas), seguido dos dados de identificação: nacionalidade, estado
civil, filiação, idade, naturalidade, domicílio, residência etc.
Sendo funcionário do órgão, apresentar apenas os dados de identificação funcional.
Texto: exposição do pedido, de forma clara e objetiva,
citando o fundamento legal que permite a solicitação.
Fecho: parte que encerra o documento, usando-se, alinhada à esquerda a fórmula:
Nestes Termos,
Pede Deferimento.
Assinatura do requerente.
Observação: Entre o vocativo e o preâmbulo é praxe
deixarem-se oito espaços.
Exemplo de Requerimento
Excelentíssimo Senhor Governador do Estado do Rio de
Janeiro,
JOSÉ JOAQUIM, agente administrativo, nível I, matrícula
n.º 0000-0, lotado nesta Secretaria, com exercício no
Departamento Geral de Administração, requer revisão
de seus proventos, por discordar do disposto em seu
contracheque.
Nestes Termos,
Pede Deferimento.
Rio de Janeiro, 26 de abril de 1999
Assinatura
QUESTÕES DE PROVAS DE CONCURSOS
Como não foram encontradas questões de provas de concursos organizadas por instituições de Mato Grosso do Sul, selecionamos questões
da FCC e da UFMT para que fosse possível exercitar sobre o tema e se ter uma noção de como ele pode ser cobrado na prova.
1. [Téc. Jud.-(Ár. Adm.)-(CH08)-(T1)-TRE-SP/2012-FCC].(Q.10)
Constante de correspondência oficial enviada a um
Ministro de Estado, a frase redigida de modo correto e adequado é:
a) Solicitamos a Sua Excelência, Senhor Ministro, que avalieis a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexo à esse documento.
b) Solicitamos a Sua Excelência, Senhor Ministro, que avalies a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexada a este documento.
c) Solicitamos a Vossa Excelência, Senhor Ministro, que avalie a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexa a este documento.
d) Solicitamos a Vossa Senhoria, Senhor Ministro, que avalie a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexado à este documento.
e) Solicitamos a Vossa Excelência, Senhor Ministro, que avalieis a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos em anexo a esse documento.
2. [Téc. Jud.-(Ár. Ap. Esp.)-(Espec. Oper. Comp.)-(CI09)(T1)-TRE-SP/2012-FCC].(Q.30) O trecho redigido de acordo com as qualidades exigidas em um documento oficial, principalmente clareza e correção, é:
a) Em obediência às normas deste Departamento, encaminhamos este relatório, que tem por objetivo informar a
V. Sa. o andamento de nossos serviços durante o bimestre, em que as metas foram integralmente cumpridas.
b) Enquanto Chefe deste Departamento, devo dirigir-me
à V. Sa. para que sabeis dos nossos procedimentos durante o bimestre, com a meta a ser atingida por nossos
serviços, já determinada antes.
c) Devemos encaminhar a V. Sa. este relatório de que,
na qualidade de Chefe do Departamento, damos conta
dos nossos serviços no bimestre, feitos com toda a boa
vontade de atender bem nosso público.
22
d) Me dirijo a V. Sa., como o Chefe deste Departamento,
para informar-vos que estamos atingindo a meta prevista de realização no bimestre, em que atuamos de acordo com as regras estabelecidas.
e) Cumprimos nosso dever, como o Chefe do Departamento, para informar V. Sa. que o andamento dos nossos serviços se saiu de acordo com o que já estava sendo previsto desde o início, meta que conseguimos, felizmente, atingir.
3. [Téc. Jud.-(Ár. Adm.)-(CH08)-(T1)-TRE-CE/2012-FCC].(Q.10)
As normas de redação dos documentos oficiais estão
inteiramente respeitadas em:
a) Devemos informar a V. Exa., com a máxima exatidão
o que vem acontecendo nas nossas unidades de prestação de serviços a esta comunidade, criando então
problemas de reclamações que não podemos atender.
b) Nos dirigimos, com todo respeito, à V. Exa., para informar que estamos providenciando mudanças em nossa sede, no sentido de atender essas pessoas em condição melhor e assim evitar as freqüentes queixas que
chegam a V. Exa.
c) Para que V. Exa. fiqueis sabendo, é nosso dever informar-vos, nossa equipe de atendimento ao público vem
desenvolvendo esforços no sentido de bem encaminhar
as solicitações que nos enviam.
d) Dirigimo-nos a V. Exa. para esclarecer os fatos que deram origem às queixas enviadas a esse órgão e informar
as providências que estão sendo tomadas quanto à qualidade e à agilidade na prestação de nossos serviços.
e) É com a devida atenção que enviamos à esse órgão
superior, as informações que necessitam para V. Exa. mandar realizar algumas alterações em nosso serviço, o qual
precisa ser remodelado para atender com maior presteza o público.
4. [Téc. Bancário I-(CC03)-(T1)-BANESE/2012-FCC].(Q.10)
As qualidades exigidas na redação de um documento
oficial estão respeitadas em:
a) Mui prezado Senhor: estou vos encaminhando este relatório para comprovar que não houveram os problemas
denunciados a esta diretoria, e bem como justificar o
que nós estamos fazendo, para atender com satisfação
o nosso público.
b) Já que nos é necessário, estamos enviando a V. Sa.,
este relatório, que vai mostrar como o andamento dos
nossos serviços estão sendo feitos de modo seguro e profissional, sem interferências desastrosas para chegar à
nossa meta de produção.
c) No envio deste, estamos apresentando à V. Sa., como
nos compete ao final do semestre, uma demonstração do
que foi feito nesse tempo, aqui no nosso setor, com propostas de melhorar o atendimento ao público e atingir metas.
d) Encaminhamos a V. Sa. este relatório, que expõe as
atividades realizadas durante o semestre, período em que
foi atingida a meta de produtividade, com a obtenção
de lucros consistentes.
e) É este o relatório que vos enviamos a V. Sa., no sentido de que tomeis o devido conhecimento do que foi feito
neste semestre, com os lucros que se obteve nas atividades por nós desempenhadas.
d) Quando se procurou resolver os problemas de pessoal
aqui neste departamento, faltaram um número grande
de servidores para os andamentos do serviço.
e) Do nosso ponto de vista pessoal, fica difícil vos informar
de quais providências vão ser tomadas para resolver essa confusão que foi criado pelos manifestantes.
7. [Escriturário-(C01 a 06)-(T1)-BB/2011.1-FCC].(Q.20) Analise:
1.
2.
Atendendo à solicitação contida no expediente
acima referido, vimos encaminhar a V. Sa. as informações referentes ao andamento dos serviços sob responsabilidade deste setor.
Esclarecemos que estão sendo tomadas todas
as medidas necessárias para o cumprimento dos
prazos estipulados e o atingimento das metas estabelecidas.
A redação do documento acima indica tratar-se
a) do encaminhamento de uma ata.
b) do início de um requerimento.
c) de trecho do corpo de um ofício.
d) da introdução de um relatório.
e) do fecho de um memorando.
5. [Escriturário-(CESC)-(T1)-BB/2011.3-FCC].(Q.20) A frase
cuja redação está inteiramente correta e apropriada
para uma correspondência oficial é:
8. [Escriturário-(CA01)-(T1)-BB/2010-FCC].(Q.10) A respeito dos
padrões de redação de um ofício, é INCORRETO afirmar
que:
a) É com muito prazer que encaminho à V. Exa. Os convites para a reunião de gala deste Conselho, em que se
fará homenagens a todos os ilustres membros dessa diretoria, importantíssima na execução dos nossos serviços.
b) Por determinação hoje de nosso Excelentíssimo Chefe
do Setor, nos dirigimos a todos os de vosso gabinete, para informar de que as medidas de austeridade recomendadas por V. Sa. já está sendo tomadas, para evitar-se os atrasos dos prazos.
c) Estamos encaminhando a V. Sa. os resultados a que
chegaram nossos analistas sobre as condições de funcionamento deste setor, bem como as providências a serem tomadas para a consecução dos serviços e o cumprimento dos prazos estipulados.
d) As ordens expressas a todos os funcionários é de que se
possa estar tomando as medidas mais do que importantes
para tornar nosso departamento mais eficiente, na agilização dos trâmites legais dos documentos que passam
por aqui.
e) Peço com todo o respeito a V. Exa., que tomeis providências cabíveis para vir novos funcionários para esse
nosso setor, que se encontra em condições difíceis de
agilizar todos os documentos que precisamos enviar.
a) Deve conter o número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede.
b) Deve conter, no início, com alinhamento à direita, o
local de onde é expedido e a data em que foi assinado.
c) Deverá constar, resumidamente, o teor do assunto do
documento.
d) O texto deve ser redigido em linguagem clara e direta,
respeitando-se a formalidade que deve haver nos expedientes oficiais.
e) O fecho deverá caracterizar-se pela polidez, como por
exemplo: Agradeço a V. Sa. a atenção dispensada.
6. [Escriturário-(CESC)-(T1)-BB/2011.2-FCC].(Q.20) A redação inteiramente apropriada e correta de um documento oficial é:
a) Estamos encaminhando à Vossa Senhoria algumas
reivindicações, e esperamos poder estar sendo recebidos
em vosso gabinete para discutir nossos problemas salariais.
b) O texto ora aprovado em sessão extraordinária prevê a
redistribuição de pessoal especializado em serviços gerais
para os departamentos que foram recentemente criados.
c) Estou encaminhando a presença de V. Sa. este jovem,
muito inteligente e esperto, que lhe vai resolver os problemas do sistema de informatização de seu gabinete.
23
9. [Of. Def. Pública-(T1)-DPE-SP/2010-FCC].(Q.20) A afirmativa
INCORRETA, considerando-se a redação de um ofício, é:
a) O local e a data devem aparecer por extenso, com
alinhamento à direita da página.
b) Devem constar o tipo e o número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede.
c) Deve haver identificação do signatário, constando nome e cargo abaixo da assinatura, exceto se for o Presidente da República.
d) O fecho deve conter as expressões Respeitosamente
ou Atenciosamente, de acordo com a autoridade a que
se destina o documento.
e) É facultativa a indicação do teor do documento, ou
seja, o assunto, pois ele vem expresso no corpo do ofício.
10. [Assist. Adm.-(NM)-UFMT/2013].(Q.21) Sobre o documento Ata, analise as afirmativas.
I - Registro minucioso, claro e fiel das ocorrências de uma
reunião de pessoas para um determinado fim previamente
divulgado.
II - Por se tratar de documento de valor jurídico, deve ser
lavrada de forma que nada lhe poderá ser acrescentado ou modificado.
GABARITOS (115 QUESTÕES)
DOCUMENTAÇÃO E REDAÇÃO OFICIAL;
1
CONCEITUAÇÃO: ata, atestado, certidão, circular, comunicado, convite, convocação, edital, memorando, ofício, ordem de serviço, portaria, requerimento.
1
C
2
A
3
D
2
1
B
4
D
5
C
6
B
7
C
8
E
9
E
10 11 12 13 14 15
B C B C A D
QUALIDADE NO ATENDIMENTO: comunicação telefônica e formas de atendimento.
2
A
3
C
4
B
5
B
6
B
7
C
8
B
9
A
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
A C A D B D D A D D
TIPO DE ORGANIZAÇÃO:
estruturas organizacionais; departamentalização; organogramas e fluxogramas.
3
NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO E AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS:
planejamento, organização, direção e controle.
1
D
2
C
3
C
4
E
5
B
6
A
7
D
8
D
9
C
NOÇÕES DE RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E CAPACITAÇÃO.
4
NOÇÕES DE LIDERANÇA, MOTIVAÇÃO E COMUNICAÇÃO.
1
2
3
4
5
E
E
E
B D
25 26 27 28 29
C C D A C
6
B
7
A
8
B
9
B
5
1
C
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
A B A A C D C D C C B
E
E
E A
NOÇÕES DE PROTOCOLO
2
E
3
C
4
B
5
A
6
1
D
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
A E D D C D A B
B A B
E C E C
6
E
7
E
8
E
9
B
10 11
E C
CONCEITOS BÁSICOS DE PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO
2
A
3
C
4
B
5
E
6
E
7
A
8
C
9
C
10 11 12 13 14 15 16 17
C C C D E C C E
67

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