Diligent coloca reuniões da Southern Railway de volta nos trilhos

Estudo de caso
Diligent coloca reuniões da
Southern Railway de volta
nos trilhos
A Southern Railway oferece serviços de trens de
Londres para a costa sul da Inglaterra em 660
quilômetros de trilhos. A operadora da estrada de ferro
gerencia 156 estações, opera uma frota de cerca de 300
trens, entre novos e reformados, sete dias por semana, e
emprega mais de 4.000 pessoas, a maioria das quais
trabalha nas estações da empresa ou a bordo dos trens.
Devido às implicações ambientais em operar uma
empresa de transporte, a Southern Railway gerou várias
iniciativas de sustentabilidade para minimizar sua
pegada ecológica. Uma delas foi a implementação de
uma solução de portal para o conselho.
DESAFIO
Uma empresa ferroviária que se orgulha de transportar 176 milhões de passageiros
todo ano precisa dos mais altos padrões de governança. Todo mês a Southern
Railway faz reuniões do conselho executivo e reuniões de grupo. São nessas reuniões
que as atividades de todos os quatro subconselhos da empresa ferroviária (do RH
ao financeiro, passando pelo gerenciamento de frota) são analisadas com o diretorgerente, Charles Horton. Por sua vez, os subconselhos da empresa ferroviária também
mantêm uma programação mensal de reuniões.
Porém, o processo de reunir a documentação de cerca de 20 fontes diferentes era
desafiador. Imprimir, organizar, compilar e distribuir a documentação de diferentes
conselhos e subconselhos em pacotes individuais para cada conselho consumia
até três dias inteiros do tempo da equipe. De acordo com Heather Spring, do
departamento administrativo da Southern Railway: “Gastávamos a metade do dia só
organizando o material para cada um dos diferentes grupos. Ao todo, eram três dias
de recursos valiosos desperdiçados todo mês. Ainda que seja um trabalho importante,
realizá-lo de forma mais eficiente nos permitiria nos concentrarmos em assuntos mais
urgentes.”
diligent.com
Diligent coloca reuniões da Southern Railway de volta nos trilhos
Estudo de caso
ABORDAGEM
Frustrada pela ineficiência dos processos em papel, a gerência decidiu que a
Southern Railway deveria modernizar-se e adotar uma abordagem digital nas
reuniões do conselho. Várias soluções de portal do conselho foram examinadas
por uma equipe da empresa e, por fim, a solução Diligent Boards™ foi selecionada
devido a sua segurança e a seus recursos impressionantes.
Inicialmente, os conselhos executivos e conselhos de grupo adotaram a solução,
seguidos de todos os quatro subconselhos. Membros do conselho, diretores e
equipes administrativas foram treinados por um gerente de conta dedicado da
Diligent sobre como usar a solução baseada em tablet. A transição do papel
para a tecnologia digital foi praticamente instantânea. Heather Spring explicou:
“O que mais queríamos era adotar a solução sem termos problemas de
produtividade. E como a solução Diligent Boards é muito intuitiva, nenhum de
nossos diretores teve problemas.”
“O que mais queríamos era
adotar a solução sem
termos problemas de
produtividade. E como a
solução Diligent Boards é
muito intuitiva, nenhum de
nossos diretores teve
problemas.”
RESULTADOS
Do ponto de vista de um membro do conselho, a solução Diligent Boards evita
que sejam transportados pacotes imensos de reunião para reunião. Além disso,
ela permite fazer anotações nos relatórios com mais facilidade. Do ponto de vista
administrativo, a solução economiza tempo: em vez de três dias, agora basta
meia hora para preparar as informações — desde carregar o material do conselho
até vinculá-lo à agenda e publicá-lo para os diretores. A solução também
economiza papel, toner e outros resíduos, algo importante devido ao foco da
empresa em reduzir a pegada ecológica em suas instalações e em toda a zona
rural da Inglaterra. Um benefício inesperado, de acordo com Heather Spring:
“Também facilita o compartilhamento de documentos com outras pessoas
importantes, como auditores externos.”
De forma geral, usar a solução Diligent Boards resultou em uma redução tangível
de tempo e de custos ambientais para a equipe da Southern Railway. Como
disse Heather Spring: “Estamos felizes que o sistema continue a funcionar tão
bem para nós.”
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