Configurações da Minha Empresa

Guia do usuário SGV – Módulo III -versão 3.0.7 –
Configurações da Minha Empresa
Versão 3.0.7
BBTUR VIAGENS E TURISMO
27/08/2014
1
Sumário
1. Cadastro de colaboradores...............................................................................................5
1.1 Cadastrar/Pesquisar um Colaborador...................................................................................5
1.1.1 Dados pessoais...................................................................................................................6
1.1.2 Dados Funcionais...............................................................................................................7
1.1.3 Empresas...........................................................................................................................7
1.1.4 Centro de Custo e Cargo do Viajante................................................................................8
1.1.5 Preferências do Viajante...................................................................................................9
1.1.6 Visualizar o Fluxo de Autorização no Cadastro do Colaborador........................................9
1.1.7 Perfis de Acesso ao SGV ..................................................................................................10
2. Cadastro básico da empresa..........................................................................................11
2.1 Dados do Cliente................................................................................................................11
2.2 Cargos Vinculados..............................................................................................................11
2.3 Centro de Custo Vinculados...............................................................................................12
2.3.1 Vincular Cartão de Crédito ao Centro de Custo e Controle de Acesso........................... 13
2.4 Centro Financeiro.............................................................................................................. 13
2.5 Informações de Controle................................................................................................... 14
2.6 Projetos Vinculados........................................................................................................... 15
2.7 Motivo de Viagem............................................................................................................. 16
2.8 Justificativa Urgente...........................................................................................................16
2.9 Justificativa por não utilização da menor tarifa.................................................................17
3. Configurações das Formas de Pagamento......................................................................17
3.1 Cartão de Crédito................................................................................................................18
3.2 Forma de Pagamento..........................................................................................................18
4. Financeiro.......................................................................................................................19
4.1 Adiantamento de Viagens...................................................................................................19
4.1.1 Cadastro de Adiantamento de Viagem – Valor Fixo.........................................................20
4.1.1.1 Tipo de Adiantamento Valor – Valor Fixo.....................................................................21
4.1.2 Cadastro de Adiantamento de Viagem – Região..............................................................22
4.1.2.1 Tipo de Adiantamento Valor – Região...........................................................................23
4.1.3 Cadastro de Adiantamento de Viagem – Tipo de Despesa..............................................24
4.1.3.1 Tipo de Adiantamento Valor – Tipo de Despesa...........................................................25
4.2 Orçamento.........................................................................................................................26
4.2.1 Cadastrar Orçamento.......................................................................................................26
4.2.1.1 Cadastrar Orçamento – Centro de Custo......................................................................27
4.2.1.2 Cadastrar Orçamento – Centro Financeiro....................................................................28
4.2.1.3 Cadastrar Orçamento – Empresa.................................................................................29
4.3 Prestação de Contas...........................................................................................30
4.3.1 Configuração da Prestação de Contas.................................................................30
4.3.2 Aprovar/Recusar da Prestação de Contas............................................................33
5. Política de Viagens.........................................................................................................34
5.1 Configurações Básicas (Contrato).......................................................................................34
5.1.1 Controle de Acesso...........................................................................................................35
5.2 Prazos de Solicitação e Atendimento.................................................................................36
5.3 Norma de Viagem........................................................................................................37
5.3.1 Norma...............................................................................................................................37
5.3.2 Norma para Aéreo............................................................................................................38
5.3.3 Norma para Hotel.............................................................................................................39
2
5.3.4 Norma para Veículo.......................................................................................................40
5.3.5 Vincular uma Norma de Viagem........................................................................................40
5.4 Fluxo de Autorização.....................................................................................................41
5.4.1 Cadastrar Fluxo de Autorização.........................................................................................41
5.4.2 Substituir Autorizador........................................................................................................42
6. Quadro de Avisos – Cadastrar novo Aviso.........................................................................44
7. Quadro de Comunicados – Cadastrar novo Comunicado.....................................................45
8. Outras funcionalidades do Módulo ‘Configurações da Minha Empresa’........................... 46
8.1 Importação de Arquivos.................................................................................................46
8.2 Tarifário de Hotéis................................................................................................................48
8.2.1 Cadastrar um tarifário de hotel.........................................................................................48
8.3 Configuração de Faturamento..............................................................................................49
8.3.1 Configurando Tipo de Faturamento para Hotel.................................................................49
8.2.2 Configurando Tipo de Faturamento para Veículo..............................................................49
9. Hierarquia de Norma de Viagem.......................................................................................50
10. Hierarquia de Fluxo de Aprovação................................................................................. 51
3
Modulo III - Configurações da Minha Empresa
Esse módulo permite administrar e gerenciar informações e dados gerais de uma
empresa/cliente.
Funcionalidades do módulo:
Após concluir esse módulo você estará apto a utilizar as seguintes funcionalidades:







Cadastro de colaboradores;
Cadastro básico;
Configurações de formas de pagamento;
Financeiro;
Política de viagem;
Quadro de avisos;
Quadro de comunicados;
O módulo ‘Configurações da Minha Empresa’ está disponível na tela inicial de
navegação do SGV
4
1. Cadastro de colaboradores
Permite pesquisar e cadastrar Usuários ou Viajantes no SGV.
Em Configurações da Minha
Empresa, clique em – Cadastro
de colaboradores.
1.1 Cadastrar/Pesquisar um Colaborador
Dica: Digite aqui o nome de um
Viajante/Usuário para pesquisá-lo
Clique aqui para cadastrar um
novo Viajante ou Usuário.
Permite editar os dados de um
Viajante ou Usuário já cadastrado no
sistema.
5
Em 5 passos realize o cadastro do Colaborador
1.1.1 Passo
1 - Dados Pessoais
Preencha os campos de Dados Pessoais;
O SGV informa quais são os dados obrigatórios e os dados opcionais no momento
do preenchimento.
Importante: No caso de passageiro
estrangeiro (sem CPF) selecione a
Nacionalidade e preencha os dados do
passaporte, desta forma desobrigará
preencher os dados de CPF.
Selecione a opção de cadastro, sendo Viajante ou
Usuário, ou ambos ¹.
Após
preencher
as
informações
clique
‘próximo’ para avançar para
o próximo passo.
Poderá preencher os Dados
Bancários para empresa que utiliza
o adiantamento de viagens através
do SGV.
¹ Quando o cadastro for realizado apenas como ‘Usuário’, este terá acesso ao SGV porém não
poderá viajar, e sim apenas solicitar viagens para outros colaboradores. Se o cadastrado for
realizado apenas como ‘Viajante’, o mesmo terá seu cadastro na base de dados do sistema
possibilitando que solicitem viagem em seu nome, mas não terá acesso ao sistema SGV.
6
1.1.2 Passo 2 - Dados Funcionais
É possível administrar o cadastro do usuário, determinando qual será Perfil, login,
senha inicial, validade do acesso no SGV, se utiliza serviço selfbooking, e os tipos
e-mails de alertas que deseja receber. Esse passo apenas será obrigatório quando o
cadastro for para um usuário. Se o cadastro for apenas para viajante, esse passo
será ignorado.
1) Selecione o Perfil desse usuário. Dica:
Consulte maiores informações sobre o
Perfil de Acesso na pag. 10, item 1.1.7
2) Digite qual será o login. Dica:
Verifique se a empresa utiliza um login
padrão: Ex: CPF do colaborador, ou
nome e sobrenome, etc.
3) Informe uma senha para o acesso
inicial. (O SGV solicitará a mudança
dessa senha no momento do primeiro
acesso do usuário).
4) Informe a validade do acesso desse usuário.
5) Selecione os Centros de Custos que
esse usuário terá acesso *
6)
Após
concluído
o
preenchimento dos campos,
clique próximo para avançar
para o próximo passo.
* Quando selecionados os Centros de Custos que o usuário terá acesso, o mesmo
conseguirá consultar/solicitar viagens para os colaboradores vinculados a
esses Centros de Custos. Para essa função ser aplicada e ficar disponível para
essa configuração, ela deve estar habilitada na política de viagem da empresa, em
configurações básicas conforme pag. 35 item 5.1.1
IMPORTANTE: Para o cadastro do login do usuário, o sistema não aceitará um
nome/valor no caso de já existir um login idêntico cadastrado. Exemplo: O login
será cadastrado como ‘joao.silva’. Caso já exista algum cadastro de login com esse
mesmo nome no sistema (independente da empresa ou grupo empresarial deste) o
sistema não permitirá outro cadastro com denominação igual.
7
1.1.3 Passo 3 - Empresas
É possível vincular o Viajante/Usuário a um Grupo Empresarial e uma ou mais
empresas desse grupo.
1) Selecione o Grupo
empresarial
desse
Usuário/Viajante quando
necessário.
2) Selecione a Empresa
do Grupo.
DICA: Clique aqui quando
necessário adicionar outro
Grupo Empresarial.
3) Clique em próximo para avançar
para o próximo passo.
1.1.4 Passo 4 - Centro de Custo e Cargo do Viajante
Nesse passo é possível especificar o cargo deste Viajante, assim como vincular a
um centro de custo padrão utilizar em suas viagens.
1) Selecione o Cargo e / ou
Centro de Custo desse
Usuário/Viajante.
Dica: Vincule os cartões da empresa
que serão utilizados por esse
passageiro. O cartão selecionado aqui
ficará vinculado ao passageiro.
3) Clique em próximo para
avançar para o passo 5.
Essas informações de Centro de Custo, Cargo e Cartão de Credito serão disponibilizadas desde que a
empresa utilize esses recursos e estejam devidamente parametrizados no SGV.
8
1.1.5 Passo 5 – Preferências do Viajante
Inclua as informações de preferências do Viajante, como cartões de milhagens das
cias aéreas, preferência de assentos, além de possibilitar cadastrar vistos e vacinas.
Esse passo apenas será disponibilizado quando o cadastro for para um viajante. Se
o cadastro for apenas para usuário esse passo não existirá.
Apos realizado o passo 5 clique
em Salvar para concluir o
cadastro.
1.1.6 Passo 6 – Fluxo de Autorização
Apos realizado o cadastro do viajante ou momento da pesquisa de um cadastro, o
SGV mostrará o fluxo de autorização vinculado a esse viajante. O fluxo de
autorização não é configurado nessa etapa. As parametrizações de fluxo de
aprovação são realizadas pelo Gestor de Viagens em outro módulo.
Fluxo de Autorização.
Tipo
de
fluxo
Autorização.
de
Ordenação do Fluxo de
Autorização.
Autorizadores
9
1.1.7 Perfis de acesso ao SGV
Gestor Comercial (Gerência Comercial da BB TURISMO): Responsáveis pelo
cadastro do Gestor Executivo e Grupos Empresariais que serão liberados para este
usuário.
Executivo de Contas (Executivos de contas da BB TURISMO): Responsáveis
pelo cadastro dos dados do Corporativo BENNER que serão replicados para o SGV,
e o cadastro do 1ª Gestor de Viagem do cliente. Este perfil também é responsável
pelo cadastro dos acordos comerciais nos provedores de acesso de cada cliente.
Gestor de Viagem: Responsável pela gestão de política de viagens e política de
autorização, módulo Financeiro, cadastro de Configurações básicas, cadastro de
cargos, passageiros e usuários (solicitante e aprovador e/ou outro Gestor de
Viagem). Este perfil tem permissão para aprovar viagens e adicionar novos
autorizadores em requisições já reservadas e liberadas.
Gestor de Financeiro: Responsável pelo modulo Financeiro do SGV, cadastrar
Orçamentos, Adiantamento de Viagem, Prestação de Contas.
Solicitante: Responsável por solicitar/liberar viagens para autorização. Este perfil
também tem permissão para cadastrar novos passageiros.
Aprovador: Responsável pela aprovação das viagens requeridas pelo solicitante.
Tem permissão para solicitar, liberar e alterar requisições, bem como cadastrar
novos passageiros.
10
2. Cadastro básico
Permite visualizar os dados da Empresa, Centros de Custo, Informação de Controle.
Permite também configurar Cargos, Centro Financeiros, Projetos, Motivos de
Viagem e Justificativa por não utilização de menor tarifa ou solicitação de viagem
urgente.
Em Configurações da Minha Empresa, clique em
– Cadastro básico.
2.1
Passo 1 - Dados do Cliente
É possível verificar as informações gerais da Empresa. Essas informações não são
editáveis e estão disponíveis apenas para consulta.
11
2.2
Passo 2 - Cargos
É possível cadastrar os Cargos para todos os níveis hierárquicos da empresa. Ao
cadastrar os cargos, possibilitará vinculá-los no cadastro do viajante e criar uma
Norma de Viagem por Cargo e parametrizar o Fluxo de aprovação por Cargo.
1) Clique aqui para adicionar
um novo Cargo para
Visualizar a janela abaixo:
Dica: Poderá parametrizar no sistema
quem será o Superior Imediato deste
novo Cargo. Para isso inicie o cadastro
do Cargo pelo maior nível hierárquico
da empresa.
2.3
2) Digite aqui o nome
do Cargo que deve ser
cadastrado;
Ex.
Gerente Geral.
3) Clique em Salvar para
finalizar o processo.
Passo 3 - Centros de Custo
Nesse passo é possível consultar os Centros de Custo da Empresa e o status
(ativo/inativo). O centro de custo é cadastrado e configurado no sistema AGM
(BackOffice) e replicado para o sistema SGV.
1) Preencha o nome de um Centro de Custo
para pesquisá-lo.
2) Editar: Poderá vincular os Cartões de Crédito
utilizados por esse Centro de Custo de acordo com
a IMAGEM “EDIÇÃO DE CENTRO DE CUSTO’
12
IMAGEM: EDIÇÃO DE CENTRO DE CUSTO:
2) Selecione aqui a opção
quando necessário.
2.4 Passo 4 - Centro Financeiro
Nesse passo é possível cadastrar um Centro Financeiro. Essa funcionalidade
permitirá que agrupe vários Centros de Custos para controle Orçamentário.
1) Clique em ‘Cadastrar um
novo Centro Financeiro’ e
visualize a janela abaixo:
2) Digite o nome desse Centro
Financeiro, e em seguida selecione
os Centros de Custos que devem
estar vinculados a ele ¹.
3) Clique em Salvar
para concluir.
¹ É possível criar mais de um Centro Financeiro. Somente é possível adicionar Centros de Custos que
ainda não estejam vinculados a outro Centro Financeiro.
13
2.5
Passo 5 - Informações de Controle
As informações de controle têm por objetivo registrar uma informação fornecida
pelo solicitante ou viajante referente à viagem. A informação de controle é
cadastrada e configurada no AGM (BackOffice) e replicada para o SGV.
1) Clique em Editar para
visualizar a janela abaixo.
2) Informe qual é o tipo da
informação e controle.
4) Informe a Ordem da
informação de Controle para
constar no relatório quando
existir mais de uma Informação
de Controle.
3) Informe em qual etapa do
fluxo
da
requisição
essa
Informação de Controle deverá
ser solicitada ao usuário.
5) Clique em Salvar
para concluir.
Obs. O cadastro de uma nova informação de controle é realizada através do sistema AGM.
14
2.6
Passo 6 - Projetos
É possível cadastrar um Projeto e criar uma norma de viagem especial ou temporária com
regras diferentes das normas padrões da empresa.
Quando o usuário criar uma requisição de viagem e selecionar esse Projeto, o SGV aplicará a
norma de Viagem vinculada a esse projeto e não mais a norma padrão da empresa.
Como cadastrar um Projeto:
1)
Clique
aqui
para
Cadastrar um novo projeto
e visualizar a janela abaixo.
2) Digite o nome do Projeto
que deseja cadastrar.
3) Poderá criar uma
sigla para o Projeto.
4) Informe a data de vigência
desse Projeto.
5) Poderá selecionar o Centro
de Custo para esse Projeto
especifico desse projeto.
7) Após preencher
todos os campos
clique em Salvar para
concluir
Dica: Se já existe a NORMA
de VIAGEM criada para o
projeto, poderá adicioná-la
aqui.*
*Caso não exista uma NORMA DE VIAGENS criada para ‘PROJETOS’ deverá ser criada esta Normal para
vincular a esse projeto cadastrado. Para criar a Norma de Viagem veja pag. 37 item 5.3.
15
2.7
Passo 7 - Motivo de Viagem
Quando cadastrados os ‘Motivos de Viagens’, no momento que o usuário criar uma requisição
de viagem o sistema solicitará que esse motivo seja preenchido.
1) Clique em ‘Cadastrar um
novo Motivo de Viagens’ para
exibição da janela abaixo:
2) Cadastre aqui um Motivo de
Viagem. Exemplo: Visita
Comercial
3) Clique em Salvar para
concluir
Obs. Através da Política de Viagens poderá ser parametrizado se essa informação será ou não obrigatória no
momento da criação da requisição de Viagem.
2.8
Passo
8 - Justificativa Urgente
Quando cadastrado a ‘Justificativa Urgente’ no momento da criação da requisição o
sistema SGV solicitará uma justificativa para solicitação dessa viagem fora do prazo
de antecedência pré-determinado pela empresa/cliente na Política de Viagens.
1) Clique em ‘Cadastrar uma
nova Justificativa’ para visualizar
a janela abaixo:
2) Descreva o nome da
Justificativa, e clique em Salvar
para concluir
3) Clique em Salvar para Concluir *
*Depois de cadastrada a Justificativa Urgente, deverá ser parametrizada seu uso na Política de Viagem.
16
2.9
Passo 9 - Justificativa para não utilização da Menor Tarifa
Ao cadastrar a justificativa, no momento da criação da requisição o SGV solicitará
uma justificativa para solicitação de viagem que não utilizar a menor tarifa dentre
as tarifas apresentadas pelos fornecedores (Aéreo. Hotel, Veículo).
1) Clique em ‘Cadastrar uma
nova Justificativa’ para visualizar
a janela abaixo:
2) Descreva o nome da
Justificativa.
3) Selecione o Tipo do
Serviço.
4) Clique em Salvar para concluir*
*Apos cadastrada a Justificativa para não utilização da menor tarifa, deverá ser parametrizado seu uso
na Política de Viagem.
3. Configurações das Formas de Pagamento
Permite cadastrar e alterar informações de Cartão de Crédito e período de
utilização, de acordo com os tipos viagens (Nacional ou Internacional), tipos de
serviços (Aéreo, Hotel, Veículo ou Miscelâneas), e administrar outras Formas de
pagamento para a empresa.
Clique em – Configurações de
formas de pagamento.
17
3.1
Passo
1 - Cartão de Credito
Nesse passo poderá incluir ou editar as informações dos Cartões de Credito e
definir os parâmetros para utilização:
1) Clique em ‘Cadastrar um novo
Cartão de Crédito’ para visualizar
a janela abaixo:
2) Preencha os
dados do Cartão de
Crédito.
3) Selecione
os
tipos de serviços
que serão utilizados
para esse cartão.
4) Informe para
qual tipo de viagem
será utilizado esse
Cartão.
3.2
5) Determine o período
de utilização do Cartão.
6) Clique em Salvar para
concluir.
Passo 2 - Forma de Pagamento
Permite editar os Tipos de Pagamentos da empresa, e determinar o Tipo de
Pagamento padrão. Para cada produto (aéreo, hotel, veículo, miscelâneas). A ação
deverá ser realizada individualmente para cada um dos produtos.
Tipo de
produto Aéreo.
1) Clique em Alterar Configuração, de acordo
com o tipo de produto para visualizar a janela
abaixo e alterar uma forma de pagamento
existente. Ou para cadastrar uma nova, clique
em ‘Configurar Agora’ (botão localizado no
lado direito inferior da tela).
2) Selecione os Tipos de
Pagamentos que a empresa
utiliza para esse produto.
3) Para os Tipos de
Pagamentos selecionados,
defina um como Padrão.
4) Clique em Salvar
para concluir.
18
4. Financeiro
Através do módulo financeiro é possível estabelecer parâmetros para utilização de
Adiantamento de viagens, Prestação de Contas e Controle Orçamentário através do
SGV. Esse módulo pode ser administrado pelo Gestor de Viagens ou pelo Gestor
Financeiro.
Em Configurações da Minha
Empresa,
clique
em
–
‘Financeiro’.
4.1
Adiantamento de Viagens
O Adiantamento de viagens está disponível nas modalidades VALOR FIXO, REGIÃO,
OU TIPO DE DESPESA. O Valor de adiantamento poderá ser definido por Pernoites,
ou Diárias. É possível a empresa cadastrar um tipo de adiantamento de viagens
para cada Norma de Viagens da Empresa.
1) Clique em ‘Adiantamento de
Viagem’ para acessar esse
modulo.
19
O SGV apresentará a tela com os tipos de Adiantamentos já cadastrados para a
empresa quando houver. Este poderá ser editado ou poderá cadastrar um novo
adiantamento. Os tipos de Adiantamentos de Viagens são: ‘Valor Fixo’, ‘Região’,
‘Tipo de Despesa’
1) Clique em ‘Cadastrar um
novo Adiantamento de Viagens.
4.1.1 Passo 1 - Cadastro de Adiantamento de Viagem- Valor Fixo
O Adiantamento de Viagens tipo ‘Valor Fixo’ permite cadastrar dois valores:
 Valor fixo para voos Domésticos (dentro do Brasil).
 Valor fixo para voos Internacionais (fora do Brasil).
Apos cadastrado o Adiantamento de viagens, deverá ser vinculado a uma Norma de
Viagem conforme pag. 37 item 5.3.1. É possível vincular apenas um tipo de
adiantamento por Norma de Viagem.
Cadastrando adiantamento por Valor Fixo:
1) Selecione aqui o tipo
Adiantamento por VALOR FIXO.
4) Defina os parâmetros
para esse cadastro de
Adiantamento.
2) Digite o nome que deverá
ter esse Adiantamento.
3) Selecione a forma que o
passageiro
receberá
o
adiantamento.
6) Inclua
Financeiro
5) Selecione o Gestor
Financeiro ²
de
o
Gestor
7)
Clique
em
’Próximo’
para
avançar para o
passo 2.
20
4.1.1.1
Passo 2 - Tipo Adiantamento Valor – ‘Valor Fixo’
Na tela anterior foi selecionado o tipo de Adiantamento por VALOR FIXO.
Preencha o passo 2:
1)Informe o valor (teto) para o
adiantamento
domestico
e
Internacional. O solicitante poderá
editar esse valor pré-definido para
menor ao criar a requisição.
2) Clique em ‘Concluir’ para finalizar o
processo ¹.
¹ É necessário vincular esse adiantamento a uma Norma de Viagem.
O Gestor Financeiro receberá a informação por e-mail referente ao adiantamento de
viagem, e poderá realizar o pagamento ao viajante. O Gestor Financeiro também
poderá retirar relatórios dos adiantamentos que estão aguardando pagamento e
dos adiantamentos de viagens que já estão pagos.
21
4.1.2 Passo
Cadastro de Adiantamento de Viagem- ‘Região’
O Adiantamento de viagens tipo ‘Região’ permite cadastrar valores por regiões,
sendo: Cidade, Estado, Capital, Interior, País, Continente.
Apos o cadastro, deverá vincular a uma Norma de Viagem conforme pag. 37 item
5.3.1. É possível vincular apenas um tipo de adiantamento para cada Norma de
Viagem da empresa.
Cadastrando um adiantamento tipo ‘Região’:
1) Selecione aqui o tipo
Adiantamento por Região.
4) Defina os parâmetros
para esse cadastro de
Adiantamento.
2) Digite o nome que deverá
ter esse Adiantamento.
3) Selecione a forma de
recebimento
desse
adiantamento.
6) Inclua
Financeiro
5) Selecione o Gestor
Financeiro ²
de
o
Gestor
7)
Clique
em
’Próximo’
para
avançar para o
passo 2.
22
4.1.2.1
Passo 2 - Tipo Adiantamento Valor – ‘Região’
Conforme a tela anterior selecionou-se o tipo de Adiantamento por REGIÃO.
Preencha o passo 2:
1) Selecione o Tipo de
Região.
2) Pesquise e inclua o
nome vinculado a essa
Região
quando
necessário.
3) Informe o valor da diária
aplicável a esse Tipo de
Adiantamento. O solicitante
poderá editar esse valor prédefinido para menor ao criar
a requisição.
5) Clique em Concluir
para finalizar
4) Clique em adicionar
¹ É necessário vincular esse adiantamento a uma Norma de Viagem.
O Gestor Financeiro receberá a informação por e-mail referente ao adiantamento de
viagem, e poderá realizar o pagamento ao viajante. O Gestor Financeiro também
poderá retirar relatórios dos adiantamentos que estão aguardando pagamento e
dos adiantamentos de viagens que já estão pagos.
23
4.1.3 Passo 1 - Cadastro de Adiantamento de Viagem- ‘Tipo de Despesa’
O Adiantamento de viagens por Tipo de Despesa permite cadastrar valor por
despesas como alimentação, diária, estacionamento, taxi, frigobar, telefone, dentre
outras.
Apos cadastrado o Adiantamento de viagens, deverá ser vinculado a uma Norma de
Viagem conforme pag. 37 item 5.3.1. É possível vincular apenas um tipo de
adiantamento por Norma de Viagem.
Cadastrando um adiantamento por Tipo de Despesa:
1) Selecione aqui o tipo de
Adiantamento por Tipo de Despesa
4) Defina os parâmetros
para esse cadastro de
Adiantamento.
2) Digite o nome que deverá
ter esse Adiantamento.
3) Selecione a forma de
recebimento
desse
adiantamento.
6) Inclua
Financeiro
5) Selecione o Gestor
Financeiro ²
o
Gestor
7)
Clique
em
’Próximo’
para
avançar para o
passo 2.
24
4.1.3.1
Passo 2 - Tipo Adiantamento Valor - ‘Tipo de Despesa’
Conforme tela anterior selecionou-se o tipo de Adiantamento por TIPO DE
DESPESA.
Preencha o passo 2:
1) Informe o valor da diária aplicável a cada
despesa para o Domestico e para o
Internacional. O solicitante poderá editar esse
valor pré-definido para menor ao criar a
requisição.
2) Clique em Concluir
para finalizar ¹
¹ É necessário vincular esse adiantamento a uma Norma de Viagem.
O Gestor Financeiro receberá a informação por e-mail referente ao adiantamento de
viagem, e poderá realizar o pagamento ao viajante. O Gestor Financeiro também
poderá retirar relatórios dos adiantamentos que estão aguardando pagamento e
dos adiantamentos de viagens que já estão pagos.
25
4.2
Orçamento
No modulo Financeiro, é possível cadastrar orçamentos, sendo tipos ‘Centros
Financeiros’, ‘Centro de Custo’ e ‘Empresa’.
Antes de iniciar o cadastro do Orçamento no modulo Financeiro, é necessário ativar
em CONFIGURAÇÕES DA MINHA EMPRESA > POLITICA DE VIAGEM >
CONFIGURAÇÕES BÁSICAS. Na Política de Viagem, em Configurações básicas,
determine o tipo de adiantamento que a empresa irá utilizar e se é permitido
exceder o valor. Uma empresa poderá utilizar apenas um tipo de orçamento dentre
essas opções.
Quando um orçamento já estiver parametrizado é possível editá-lo, removendo ou
adicionando valores.
Quando uma requisição é emitida o valor é subtraído do orçamento. A data
considerada é a data de emissão. Se a requisição for cancelada ou alterada após a
emissão, o valor aprovisionado não é reintegrado ao valor do Orçamento.
Quando uma requisição está no status ‘Aguardando Autorização’ ou ‘ Autorizada’
(ainda não emitida) o valor fica apenas aprovisionado. Se a requisição for
cancelada ou reprovada antes da emissão, o valor aprovisionado é reintegrado ao
valor do Orçamento.
4.2.1 Cadastrar Orçamento
Clique em ‘Orçamento’ para
cadastrar um orçamento.
26
A próxima tela exibe os orçamentos já cadastrados. Caso a empresa não possua
nenhum orçamento cadastrado, nenhuma informação será exibida. É possível criar
um novo orçamento ou editar um existente.
Clique aqui para cadastrar
um novo Orçamento.
4.2.1.1
Cadastrar Orçamento - Centro de Custo.
É possível realizar o cadastro de orçamento para cada centro de custo da empresa.
Após configurá-lo, no momento que o autorizador deste centro de custo realizar a
aprovação da viagem, poderá visualizar o valor disponível do orçamento para
aprovação.
Cadastrando um orçamento tipo ‘Centro de Custo’:
O sistema já informa automaticamente o tipo
de adiantamento que a empresa determinou na
Política de Viagem.
1)Adicione o centro de custo.
3) Informe o valor do
Orçamento.
2)Informe o período de vigência do
orçamento.
4)Selecione os tipos de Serviços que
sensibilizam esse orçamento.
5) Clique em Salvar para Concluir.
27
4.2.1.2
Cadastrar Orçamento – Centro Financeiro
É possível realizar o cadastro de orçamento para um Centro Financeiro.
Após configurá-lo, no momento que o autorizador deste centro de custo realizar a
aprovação da viagem, poderá visualizar o valor disponível do orçamento para
aprovação.
Antes de cadastrar um Orçamento por Centro Financeiro, é necessário criar os
centros financeiros conforme pag. 13 item 2.4.
Cadastrando orçamento tipo ‘Centro Financeiro’:
O sistema já informa automaticamente o tipo
de adiantamento que a empresa determinou na
Política de Viagem.
3) Informe o valor
determinado para esse
Orçamento. Ele poderá
ser excedido ou não
conforme parametrizado
no Contrato da empresa
1) Adicione os Centros de
Custos que deverão
pertencer a esse Orçamento
de Centro Financeiro
2) Informe a data Inicio e
data Fim para vigência desse
Orçamento
4) Informe os serviços que
sensibilizam esse Orçamento
4.2.1.3
Cadastrar Orçamento – Empresa
28
É possível realizar o cadastro de orçamento por Empresa, sem necessidade de
determinar centros de custos ou centros financeiros.
Após configurá-lo, no momento que o autorizador realizar a aprovação da viagem,
poderá visualizar o valor disponível do orçamento para aprovação.
Cadastrando um orçamento tipo ‘Empresa’:
4.3
Prestação de Contas
29
É possível realizar através do SGV a prestação de contas após a viagem ter
acontecido.
O acesso para configurações do modulo está disponíveis para o perfil Gestor de
Viagens, Gestor Financeiro, e Executivo de Contas.
Apos parametrizado o usuário/viajante poderá registrar a prestação de contas em
sua requisição de viagens de acordo com o Guia do Usuário modulo II –
Viagens.
4.3.1 Configuração da Prestação de Contas
Clique aqui para acessar e
parametrizar esse módulo.
É possível determinar regras da prestação de contas e os tipos de despesas que podem
estar vinculadas a prestação.
30
É possível determinar apenas um modelo de prestação de contas para cada empresa.
1) Informe aqui se o Gestor
Financeiro deve aprovar as
Prestações de Contas*
2) Determine as demais
regras para a Prestação de
Contas.
3) Selecione os tipos de despesas que
podem ser sensibilizadas pelo
viajante na Prestação de Contas.
*Quando o Gestor Financeiro precisa aprovar a prestação de Contas, ele receberá um e-mail de alerta para cada
nova prestação inserida ou editada pelo solicitante/usuário. Se o Gestor Financeiro não for selecionado, nenhum
alerta é enviado pelo SGV.
Nesse mesmo passo (mesma tela), após selecionar os Tipos de despesas que poderão
ocorrer na Prestação de Contas, selecione os tipos de moedas possíveis para as
prestações:
4)Selecione a moeda
5) Clique aqui para selecionar uma
ou todas as moedas.
6) Clique aqui para salvar
parametrizações realizadas.
as
Importante: Se foi selecionado ‘SIM’ para a opção: ‘Gestor financeiro aprova a
prestação de contas’, é necessário também selecionar para qual Gestor o alerta de e-
31
mail será direcionado. Caso não exista um Gestor Financeiro cadastrado na empresa, é
possível selecionar um Gestor de Viagens.
Apos realizados os parâmetros da Prestação de Contas, acesse o Menu inicial do SGV >
Configurações da Minha Empresa > Política de Viagem > Configurações básicas >
(conforme pagina 34 item 5.1) selecione ‘SIM’ para a opção ‘Utiliza prestação de
Contas’. Desta forma o processo de parametrização e ativação da Prestação de Contas
está concluído.
Para saber como o usuário/viajante realiza e visualiza a prestação de contas acesse o
‘Guia do Usuário - Modulo II – Viagens’.
4.3.2 Aprovação da Prestação de Contas.
32
Quando o Gestor Financeiro / Gestor de Viagens é selecionado na Política de Viagens
para a aprovação da Prestação de Contas, a aprovação ou recusa será necessária. O
Gestor Financeiro deverá acessar o SGV e no modulo Viagens > Consultar uma Viagem
e informar o número da requisição no campo ‘Requisição’ e clicar em ‘pesquisar’.
1) Clique em Aprovar/Recusar
Prestação de Contas.
O SGV mostrará os detalhes da Prestação de Contas solicitada e as opções para
Aprovar ou Reprovar a prestação:
5. Política de Viagens
33
Em 4 etapas parametrize as normas de viagem da empresa, cadastre fluxos de
aprovações, prazos de solicitações de viagens e prazos de atendimento.
1) Clique em ‘Política de
Viagens’ para cadastrar uma
Política.
5.1
Passo 1 - Configurações Básicas (contrato)
As ‘Configurações básicas’ são administradas pelo Executivo de Contas da BBTUR.
Nesse modulo é possível:
Cadastrar a vigência do contrato da empresa, Ponto de Atendimento, Ponto
de Atendimento 24hs, Filial BBTUR responsável pela empresa, Unidade BBTUR Office ID Amadeus (Identificação do escritório AMADEUS destinado a empresa).
Parametrização tais como; Se a empresa utiliza Centro de Custo e se é
mandatório no cadastro do Viajante e/ou na requisição de viagem; Se o Cargo é
mandatório no cadastro do viajante; Se permite que o autorizador autorize sua
própria viagem; agrupamento de requisições de viagens; Alertar e solicitar
justificativa para requisição criada em duplicidade; inclusão de passageiro de colo
(Infant) na solicitação de viagem; utilização de créditos referente a viagens
anteriores, e se o cliente utiliza o SGV (selfbooking) e informação para o CDS como
se é permitido cadastrar um viajante através do sistema de atendimento (CDS).
Parametrizar os tipos de produtos utilizados pelo cliente (aéreo, hotel,
veículo); Número de cotações a serem enviadas ao cliente; Se utiliza selfbooking ou
não para produto aéreo e hotel; Se permite uso de veículo compartilhado com outro
viajante.
Parametrizar se a empresa utiliza Adiantamento de Viagens, Prestação de
Contas, Orçamento de Viagens.
34
Parametrizar se o usuário poderá acessar a requisições e cadastros de
outros colaboradores, ou vincular essa apenas para centros de custos relacionados
ao cadastro desse usuário.
Tela para preenchimento do passo 1 – ‘Configurações Básicas’
Após preencher e parametrizar os
campos, clique em Próximo para
avançar para o passo 2
35
5.1.1 Controle de Acesso
Em Configurações Básicas existe a funcionalidade ‘Controle de Acesso’. Quando
selecionada essa opção, o SGV inibirá total ou parcialmente o acesso de
colaboradores (usuários do SGV) para que não visualizem o cadastro e viagens de
outros usuários ou viajantes da empresa.
Em Configurações Básicas, selecione ‘SIM’ no campo abaixo:
Controle de Acesso
Imagem ampliada:
Existem dois parâmetros para o bloqueio do acesso:
1) Quando selecionada a opção ‘Bloquear acesso ao cadastro e viagens criadas
por outros colaboradores’, não será possível que nenhum colaborador da
empresa tenha acesso as informações do cadastro de outro colaborador. O
colaborador somente poderá criar viagens para outros viajantes, porém só terá
acesso as requisições criadas por ele mesmo. Não terá acesso as viagens
criadas por outros usuários. Essa regra é válida para o perfil solicitante e
autorizador, não contempla o gestor de viagens que terá acesso a todas as
requisições de viagem e cadastros.
2) Quando selecionada a opção ‘Limitar acesso ao cadastro e viagens dos
centros de custos vinculados’, é necessário vincular ao cadastro do
colaborador os centros de custos que ele terá acesso, inclusive o seu próprio
centro de custo. Após isso este colaborador poderá acessar o cadastro, solicitar
viagens, e acessar as requisições de viagens de outro colaborador que possua
vínculo ao(s) centro(s) de custo informado(s).
36
5.2
Passo 2 - Prazos de Solicitação e Atendimento
Nesse passo é possível:

Estabelecer prazos para as solicitações de viagem, sendo por tipo de viagem
(Nacional e Internacional) e tipo de produto (Aéreo, Hotel e Veículo).

Parametrizar o SLA – Acordo de Nível de Serviço para o atendimento da
BBTUR em conformidade com o contrato do cliente.
Após preencher e parametrizar os
campos, clique em Próximo para
avançar para o passo 3
5.3
Passo 3 - Norma de Viagem
Cadastre uma ou mais Normas de Viagens de acordo com a necessidade da
empresa. As Normas podem ser por Centro de Custo; Cargo; Viajante ou Projeto.
Os viajantes vinculados a uma dessas Normas passam a seguir as regras desta.
5.3.1 Norma
Caso necessário vincular um
Adiantamento de Viagens a
essa Norma, primeiramente
cadastre um Tipo de
Adiantamento
conforme
1) Clique em Cadastrar uma
Nova Norma de Viagem para
visualizar a janela abaixo:
2) Selecione o Tipo de
Norma: Ex: ‘Cargo’.
3) Digite o nome para essa
Norma. Ex: Norma por
Cargo.
item 4.1 - pag. 19
4) Parametrize as informações
dessa Norma de Viagem.
5) Clique aqui para avançar
para o próximo passo.
5.3.2 Norma para Aéreo
37
Parametrize aqui
todos os itens
relacionados ao
serviço Aéreo.
Dica: Clique aqui
para Ajuda.
Clique
aqui
para
avançar
para
o
próximo passo.
38
5.3.3 Norma para Hotel
Permite parametrizar as normas para as reservas de hotéis e cadastrar os hotéis
preferenciais da empresa.
1) Parametrize aqui
todos
os
itens
relacionados
ao
serviço de Hotel.
Dica: Clique em
quando tiver uma
dúvida.
Cadastro de hotéis
preferenciais ¹
Dica: Clique aqui para
adicionar um novo
hotel preferencial ¹
2) Clique aqui para
avançar
para
o
próximo passo
¹ O hotel preferencial ficará vinculado a Norma de Viagem. Os hotéis preferências devem ser
parametrizados para cada Norma de viagem existente.
39
5.3.4 Norma para Veículo
Parametrize todos os
itens relacionados ao
Veículo.
Determine os tipos de
Grupos de veículos que
poderão ser solicitados
conforme a Política de
Viagem da empresa.
Clique aqui para avançar
para o próximo passo.
5.3.5 Vincular a Norma de Viagem
Nesta Norma de Viagem, foi exemplificado um cadastro de Norma vinculada a
‘CARGO’, então o próximo passo é selecionar os Cargos que ficarão vinculados e
seguirão as regras determinadas nesta.
Selecione os nomes
dos Cargos
vinculados a essa
Norma.
Clique em ‘Salvar ‘
para concluir.
40
5.4
Fluxo de Autorização
Nesse passo é possível cadastrar ou editar Fluxos de Autorizações, sendo por
Cargo, Viajante ou Centro de Custo. É permitido cadastrar um ou mais fluxos de
aprovação por empresa, possibilitando com isso criar regras de exceção.
Apos criado o fluxo de autorização é possível pesquisá-lo através do Cargo,
Viajante, Centro de Custo, Autorizador, Descrição, Tipo de Política, Tipo de
Autorização - Ordenada ou não ordenada.
5.4.1 Cadastrar Fluxo de Autorização
1) Clique em Cadastrar um novo Fluxo de
autorização para visualizar a janela abaixo.
3) Informe se será ordenada ou
não. Em caso de dúvidas clique
2) Digite o nome que deverá
ter esse Fluxo de Autorização.
em
.
4) Selecione um
Centro de Custo que
ainda não tenha um
Fluxo de Autorização
cadastrado ¹
6)
Selecione
o/os
Autorizador(es)
para
viagem Internacional.
5) Selecione o /os
Autorizador(es) para
viagem Nacional.
7) Informe o número mínimo de
autorizadores para o Nacional (Faça o
mesmo para o Internacional).
8) Clique em Salvar para
concluir
Dica: Consulte a Pirâmide Hierárquica de fluxo de aprovação na pag. 41 item 10.
41
5.4.2
Substituir Autorizador
Essa funcionalidade permite substituir um autorizador vinculado a vários fluxos de
autorizações através de uma única ação.
1) Clique em ‘Substituir um Autorizador’
para visualizar a janela abaixo.
2) Selecione o Autorizador que deve ser
substituído.
3) Clique em ‘Próximo’ para avançar.
Na próxima tela, selecione os fluxos nos quais esse autorizador deverá ser substituído:
4) Marque o Fluxo de autorização que esse
autorizador deve ser substituído.
5) Clique em ‘Próximo’
para avançar.
42
Agora, é necessário selecionar o novo Autorizador:
6) Selecione o novo Autorizador
7) Clique em ‘Confirmar’ para
finalizar a operação.
43
6. Quadro de Avisos – Cadastrar novo Aviso
Permite que o Gestor de Viagens disponibilize informações pertinentes a área de
viagens e procedimentos internos da empresa. Os usuários do sistema poderão
visualizar essas informações sempre acessarem o SGV.
1) Clique em
‘Quadro de Avisos’
Siga os passos abaixo para prosseguir com o Cadastro do Aviso;
2) Clique em Cadastrar um
novo aviso para visualizar a
janela abaixo:
3) Digite aqui o
Titulo do Aviso.
5) Informe o período
de vigência desse
aviso.
4) Descreva nesse campo a informação que
desejar sobre este aviso.
6) Determine os Perfis
que poderão visualizar
esses Avisos.
44
7. Quadro de Comunicados - Cadastrar novo Comunicado
Permite que a BBTUR disponibilize informações aos
funcionalidade está disponível para o perfil MASTER do SGV.
seus
clientes.
Está
1) Clique em ‘Quadro de
Comunicados.
Siga os passos abaixo para prosseguir com o Cadastro do Comunicado;
2)Clique em Cadastrar um
novo Comunicado para
visualizar a janela abaixo:
3)Digite aqui o
Titulo do
Comunicado
Aviso
5)Informe o
período de vigência
desse Comunicado
4)Descreva nesse campo a informação que
desejar sobre este Comunicado
6)Determine os Perfis
que poderão visualizar
esses Comunicados
7)Determine os Grupos
Empresarias que poderão
visualizar esses Comunicados
Dica: Clique aqui para
adicionar um novo Grupo
Empresarial
45
8. Outras funcionalidades do Módulo ‘Configurações da Minha
Empresa’.
Além dos itens disponíveis no Quadro de Acessos Rápidos, clicando em
Configurações da Minha Empresa na Barra de Menu poderá acessar as seguintes
funcionalidades.




8.1
Importação de Arquivos
Tarifário de hotéis
Acessos do selfbooking
Configuração de Faturamento
Importação de Arquivos
Através dessa funcionalidade é possível importar para o sistema dados de
colaboradores, cargos e o tarifário de hotéis da empresa. Essa função tem como
objetivo carga inicial de dados para o sistema. Funcionalidade disponível para o
Perfil ‘Executivo de Contas’.
Clique aqui para acessar essa
funcionalidade
Utilize o layout de importação padrão para o preenchimento dos campos
necessários. Os layouts para importação são:



Importação de Colaborador
Importação de Cargo
Importação de tarifário de Hotel
Veja os passos necessários para importar um novo arquivo nos próximos passos:
46
1) Visualize aqui o
layout necessário para
importação de dados ¹
2) Clique em ‘Importar um
novo arquivo’ para visualizar
a janela abaixo
4) Para incluir o arquivo já
formatado e salvo em seu
computador, clique aqui.
3) Selecione o tipo de arquivo para
importar, sendo CARGO, COLABORADOR
ou TARIFÁRIO DE HOTEL.
5) Clique em +Abrir
documentos para buscar o
local onde o arquivo foi
salvo em seu computador.
6) Abra o local onde salvou o
arquivo,
selecione
e
posteriormente clique em
salvar.
7) Selecione o arquivo
que
deverá
ser
importado , aguarde o
carregamento e clique
em ‘Salvar’.
¹ O arquivo de layout de importação deve ser utilizado como referência para o preenchimentos dos dados em que
deverão ser compilados em Excel, salvos no formato xls.
47
8.2
Tarifário de Hotéis
Permite cadastrar ou editar os hotéis com as tarifas acordo de uma determinada
empresa no Brasil ou exterior. As informações aqui cadastradas são visualizadas
pelos colaboradores da empresa no momento da pesquisa de disponibilidade de
hotel.
Clique aqui para acessar
essa funcionalidade
8.2.1 Cadastrar um tarifário de hotel
1)Clique aqui para
visualizar a janela
abaixo.
2) Selecione o hotel
que deseja incluir
no tarifário.
4) Informe a validade
do acordo da tarifa.
5) Selecione do Grupo
Empresarial.
3) Informe os valores de
tarifas e taxas.
7) Clique em Salvar
para concluir.
6) Selecione a
Empresa.
48
8.3
Configuração de Faturamento
Configure os tipos de faturamento determinados para a empresa, para hospedagem
e locação de veículo (Diárias, Diárias e Extras, etc.).
8.3.1 Configurando Tipo de Faturamento para Hotel
Clique aqui para adicionar
um tipo de faturamento que
deseja parametrizar para o
cliente.
Clique aqui para remover um
tipo de faturamento que já
parametrizar para o cliente.
Clique aqui para concluir.
8.3.2 Configurando Tipo de Faturamento para Veículo
Clique aqui para adicionar
um tipo de faturamento que
deseja parametrizar para o
cliente.
Clique aqui para remover um
tipo de faturamento que já
parametrizar para o cliente.
Clique aqui para concluir
49
9. Hierarquia de Norma de Viagem
Uma empresa pode cadastrar mais de uma Norma de Viagem de acordo com sua
necessidade. As normas são:

Empresa
É uma norma de viagem padrão, aplicada a todos os colaboradores da empresa.

Centro de Custo
Além da norma de viagem padrão, de Empresa, é possível criar normas para
determinados Centro de Custos. Com isso o sistema irá considerar a norma de
Centro de Custo e não a norma de Empresa. A norma ‘Empresa’. A norma ‘Centro
de Custo’ se sobrepõe a norma de ‘Empresa’.

Cargo
Uma norma por Cargo é mais especifica. Um colaborador vinculado a uma norma
de Cargo terá essa como regra, mesmo que vinculado a norma de Empresa ou
Centro de Custo. A norma por ‘Cargo
‘ se sobrepõe a norma por ‘Centro de
Custo’ e ‘Empresa.

Viajante
A norma por Viajante, é Norma mais especifica. Pode-se criar uma norma para
determinado Viajante, e essa se sobrepõe a todas as normas anteriores.

Projeto
É uma norma de exceção. Quando uma empresa tem um projeto especifico, com
viagens que precisem seguir uma regra diferente da norma estipulada na Empresa,
Centro de Custo, Cargo ou Viajante. Essa norma pode ser cadastrada para um
período especifico. No momento da solicitação da requisição no SGV o colaborador
poderá selecionar o projeto pré-cadastrado, e a partir desse momento a requisição
seguirá a norma do Projeto, desconsiderando as demais normas.
Pirâmide hierárquica – Norma de Viagem.
Projeto
Viajante
Cargo
Centro Custo
Empresa
50
10. Hierarquia de Fluxo de Aprovação
Uma empresa poderá ter mais de um fluxo de aprovação, criando fluxos de
exceções, e para tal existe uma hierarquia para aplicação da exceção.
Os tipos de aprovação são:

Centro de Custo
A aprovação por Centro de Custo, normalmente é utilizada como padrão nas
empresas.

Cargo
Pode-se criar um fluxo de aprovação especifico por ‘Cargo’, que sobrepõe o fluxo de
aprovação por ‘Centro de Custo’. Se existir um passageiro vinculado a um
determinado centro de custo, e a empresa criar uma política por Cargo, e este
esteja vinculado a esse Cargo, automaticamente a política de autorização que o
sistema irá validar será o de Cargo.

Viajante
Ainda mais especifico, pode-se criar um fluxo de aprovação por viajante, e esse se
sobrepõe ao fluxo de ‘Centro de Custo’ e de ‘Cargo’. Se existir um passageiro
vinculado a um determinado centro de custo ou Cargo, e a empresa criar uma
política por Viajante, e este esteja vinculado a essa Política, automaticamente a
política de autorização que o sistema irá validar será a de Viajante.
Pirâmide hierárquica – Política de Autorização.
Viajante
Cargo
Centro Custo
51