Total Economic Impact™ – Google Apps For Work

Um estudo Total Economic Impact™ Diretores do projeto:
da Forrester
Sean McCormick
Encomendado pela Google
Reggie Lau
Junho de 2015
Total Economic Impact™ –
Google Apps For Work
Sumário
Resumo executivo ....................................................................................... 3
Divulgações.................................................................................................. 5
Estrutura e metodologia TEI ...................................................................... 6
Análise .......................................................................................................... 7
Resumo financeiro .................................................................................... 21
Google Apps For Work: visão geral ....................................................... 22
Apêndice A: Descrição da organização composta .............................. 25
Apêndice B: Visão geral do Total Economic Impact™ ........................ 26
Apêndice C: Glossário .............................................................................. 27
SOBRE A FORRESTER CONSULTING
A Forrester Consulting fornece serviços de consultoria independente e objetiva
baseada em pesquisas para ajudar os líderes a obterem sucesso em suas
organizações. Desde o escopo de uma breve sessão estratégica até projetos
personalizados, os serviços da Forrester Consulting conectam você diretamente
a analistas de pesquisa que aplicam sugestões de especialistas a seus desafios de
negócios específicos. Para obter mais informações, visite forrester.com/consulting.
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no momento da pesquisa e estão sujeitas a alterações. Forrester®, Technographics®, Forrester Wave,
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as outras marcas registradas pertencem a suas respectivas empresas. Para obter informações adicionais,
acesse www.forrester.com.
3
Resumo executivo
A Google encomendou à Forrester Consulting um estudo
Total Economic Impact™ (TEI) e um exame do retorno do
investimento (ROI) em potencial que as empresas podem obter
ao implantar o Google Apps for Work. O intuito desse estudo
é proporcionar aos leitores uma estrutura para avaliar
o possível impacto financeiro do Google Apps for Work
em suas organizações.
O Google Apps for Work pode melhorar
a colaboração e comunicação e ajudar
a economizar custos, juntamente com uma
maior mobilidade da força de trabalho.
Os custos e benefícios ajustados ao risco
para uma organização composta de 12.000
funcionários, com base em entrevistas com
clientes, são:
Para compreender melhor os benefícios, custos e riscos
associados ao Google Apps for Work, a Forrester entrevistou
• Custos de licença: US$ 10 ao mês por
diversos clientes com vários anos de experiência no uso do
usuário.
Google Apps for Work. O Google Apps for Work é um conjunto
de aplicativos que inclui Gmail, Google Drive (armazenamento
• Custos iniciais e contínuos: US$ 1.163.395.
e compartilhamento de arquivos), Hangouts (reuniões e bate• Economia de custo total e benefícios:
papo com vídeo), Docs, Sheets, Slides, Forms, Calendar
US$ 17.083.603.
e Sites, incluindo controles de segurança e administração.
Muitas organizações ao redor do mundo estão utilizando
o Google Apps for Work para aumentar a colaboração, o engajamento e a produtividade em um esforço para aumentar
a inovação dos negócios, melhorar a experiência dos clientes e otimizar os processos comerciais. Além disso, elas estão
melhorando o engajamento dos funcionários concedendo a eles a capacidade de acessar informações e trabalhar em
qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
Antes do Google Apps for Work, as empresas haviam implementado ferramentas locais de email, armazenamento
e comunicações que não formaram uma solução de comunicação e colaboração abrangente. Os funcionários não
conseguiam acessar documentos remotamente e colaborar de forma eficaz. Essas limitações levaram à frustração,
perda de produtividade e sistemas de TI caros que não estavam suprindo as necessidades de sua força de trabalho.
Uma organização entrevistada precisava enviar discos rígidos por todo o país para combinar as informações nas unidades
locais. Com o Google Apps for Work, os funcionários conseguem agilizar os processos que exigem a intervenção de várias
partes interessadas, colaborar em tempo real usando o Google Docs e ter mobilidade de fato para trabalhar em qualquer
dispositivo, em qualquer lugar. Um diretor de tecnologia corporativa sênior disse: “... Além de economizar dinheiro e nos
permitir ser muito mais produtivos do que jamais fomos, ele mudou completamente nossa cultura... Ele realmente nos
permitiu chegar onde jamais pensamos que poderíamos, onde temos de chegar com o dobro da velocidade dos demais.
Todos precisam ser capazes de colaborar uns com os outros... E precisamos fazer isso em qualquer lugar. Ele mudou
completamente nosso modo de pensar por aqui.”
O GOOGLE APPS FOR WORK MELHORA A COLABORAÇÃO E A COMUNICAÇÃO
Nossas entrevistas com seis clientes reais e uma subsequente análise financeira descobriram que uma organização
composta de 12.000 funcionários e 10.000 usuários do Google Apps for Work obteve o ROI e os benefícios ajustados ao
risco mostrados na Figura 1.
A organização composta obteve benefícios de US$ 17,1 milhões versus custos de implementação de US$ 4,2 milhões,
somando-se a um valor presente líquido (VPL) de US$ 12,9 milhões. Isso se traduz em benefícios de US$ 170.836 por
100 usuários em um período de três anos. Com o Google Apps for Work, o Hangouts revolucionou a maneira como as
pessoas se comunicam e se reúnem. Os gerentes organizacionais podem treinar, avaliar e fornecer feedback aos
funcionários sem precisar se deslocar localmente. A organização composta obteve uma redução de 12 viagens por
gerente ao ano, gerando uma economia anual de US$ 2,4 milhões.
4
FIGURA 1
Resumo financeiro mostrando os resultados ajustados ao risco de três anos
ROI:
304%
VPL
por 100
usuários:
US$ 128.513
Total de
benefícios:
US$ 17.083.603
Eficiências em
colaboração:
US$ 8 milhões
Fonte: Forrester Research, Inc.
›
Benefícios. A organização composta obteve os seguintes benefícios ajustados ao risco que representam aqueles obtidos
pelas empresas entrevistadas:
• O aumento da eficiência na colaboração rendeu uma economia de US$ 8.013.311. Com a capacidade de
colaborar em tempo real usando o Google Docs, Sheets e Slides; criar espaços de colaboração de projetos em
Google Sites; acessar e compartilhar arquivos facilmente, mesmo remotamente, com o Google Drive, os
funcionários conseguiram agilizar processos comerciais e ainda colaborar de forma mais eficaz, gerando uma
economia de tempo em toda a organização que varia de 15 minutos a 2 horas por semana, por funcionário.
• A mobilidade melhorada reduziu os custos com viagens em US$ 5.371.600. A mobilidade permite que
os funcionários trabalhem no momento. Seja em trânsito a caminho do trabalho ou em um local do cliente, os
funcionários podem usar seu tempo com mais eficiência e melhorar sua capacidade de resposta. Poder utilizar
dispositivos pessoais, incluindo iPhone, iPad e Android, aumentou o engajamento, gerando uma maior agilidade
em toda a organização. Além disso, a capacidade de os funcionários trabalharem em casa, escritórios remotos ou
no campo reduziu a necessidade de estar nos lugares em pessoa, como nos casos de treinamentos ou avaliações
anuais. No geral, a mobilidade cria um ambiente onde os funcionários são capazes de trabalhar juntos, compartilhar
ideias, inovar, avaliar decisões e melhorar o desempenho nos negócios sem precisar estar em um escritório físico.
• Uma solução na nuvem reduziu os custos de TI legados em US$ 502.979. Uma solução de armazenamento
de arquivos e email na nuvem do Google eliminou a dependência de servidores e armazenamento legados locais,
reduzindo os custos de manutenção e permitindo que a TI se concentre nas atividades mais impactantes.
• Uma nova solução de telefonia resultou em uma economia de US$ 3.195.713 nos custos de telefonia
legados. O Google Hangouts fornece a plataforma de comunicação para conferência e chamadas, gerando uma
redução nos serviços de telefonia e de conferência.
›
Custos. A organização composta obteve os seguintes custos ajustados ao risco:
• Taxas de licenciamento de software de US$ 3.068.881 ao longo de três anos, ou US$ 10 ao mês por usuário.
Estes são os custos de licença mensais do Google Apps for Work.
• Taxas de serviços profissionais de US$ 231.000, ou US$ 23 por usuário ao longo de seis meses. O Google
Apps for Work recomenda o uso de um integrador terceirizado durante a implementação e execução do software
para organizações de médio a grande porte.
• Custos de gerenciamento de mudanças de terceiros de US$ 231.818, ou US$ 23 por usuário.
O gerenciamento de mudanças é fundamental para garantir altas taxas de adoção e aumentar a colaboração e as
melhorias. Com o uso de um serviço de gerenciamento de mudanças de terceiros, e em conjunto com o suporte do
Google por meio de sessões de transformação, nossa organização composta precisou de cinco meses de suporte
no primeiro ano.
5
• Custos de treinamento interno de US$ 700.576, ou US$ 70 ao longo de três anos por usuário. Embora muitos
funcionários usem o Google Apps em suas vidas pessoais, o que torna a adoção relativamente fácil e intuitiva,
recomenda-se treinamento interno para garantir que as melhorias de colaboração e produtividade sejam
maximizadas. Esses custos representam as horas que os funcionários gastarão em aulas de treinamento
e sessões de eLearning.
Divulgações
O leitor deve estar ciente do seguinte:
›
O estudo foi encomendado pela Google e entregue pela Forrester Consulting. Ele não se destina ao uso como uma
análise competitiva.
›
A Forrester não faz suposições sobre o retorno sobre o investimento em potencial que as outras organizações poderão
receber. A Forrester recomenda aos leitores usar suas próprias estimativas na estrutura fornecida pelo relatório para
determinar a adequação de um investimento no Google Apps for Work.
›
A Google reviu e forneceu feedback para a Forrester, mas a Forrester mantém controle editorial sobre o estudo e suas
descobertas e não aceita mudanças no estudo que contrariem as descobertas da Forrester ou que obscureçam
o significado do estudo.
›
A Google forneceu os nomes dos clientes para as entrevistas, mas não participou delas.
6
Estrutura e metodologia TEI
INTRODUÇÃO
Com as informações fornecidas pelas entrevistas, a Forrester construiu uma estrutura Total Economic Impact (TEI)
para organizações que pensam em implementar a Google Apps for Work. O objetivo desse suporte é identificar o custo,
o benefício, a flexibilidade e os fatores de risco que afetam a decisão de investimentos, ajudar as organizações a saber
como aproveitar benefícios específicos, reduzir custos e melhorar as metas de negócios gerais de ganho, atendimento
e retenção de clientes.
ABORDAGEM E METODOLOGIA
A Forrester tomou uma abordagem em vários passos para avaliar o impacto que o Google Apps for Work pode ter em uma
organização (veja a Figura 2). Especificamente, nós:
›
Entrevistamos o pessoal de marketing, de vendas e de produtos da Google junto com os analistas da Forrester para
coletar os dados relativos ao Google Apps for Work e ao mercado para o Google Apps for Work
›
Entrevistamos seis organizações que usam atualmente o Google Apps for Work para obter dados a respeito dos custos,
benefícios e riscos.
›
Elaboramos uma organização composta com base nas características das organizações entrevistadas (consulte
o Apêndice A).
›
Desenvolvemos um modelo financeiro representativo das entrevistas utilizando a metodologia TEI. O modelo financeiro
é populado com os dados de custos e benefícios obtidos das entrevistas conforme aplicados à organização composta.
›
Ajustamos ao risco o modelo financeiro com base nos problemas e nas preocupações que as organizações entrevistadas
destacaram nas entrevistas. O ajuste ao risco é uma parte fundamental da metodologia TEI. Embora as organizações
entrevistadas tenham fornecido estimativas de custo e benefício, algumas categorias incluíram uma ampla variedade de
respostas ou tiveram uma série de forças externas que podem ter afetado os resultados. Por isso, alguns totais de custos
e benefícios foram ajustados ao risco e são detalhados em cada seção relevante.
A Forrester empregou quatro elementos fundamentais da TEI na modelagem do serviço do Google Apps for Work:
benefícios, custos, flexibilidade e riscos.
Devido à sofisticação cada vez maior que as empresas têm com relação às análises de retorno sobre o investimento
relacionadas aos investimentos em TI, a metodologia TEI da Forrester fornece um cenário completo do impacto econômico
total de decisões de compra. Consulte o Apêndice B para obter informações adicionais sobre a metodologia TEI.
FIGURA 2
Abordagem TEI
Realizar
auditoria
detalhada
Fonte: Forrester Research, Inc.
Conduzir
entrevistas
com clientes
Elaborar
organização
composta
Construir
modelo
financeiro
utilizando a
estrutura TEI
Transcrever
estudo de
caso
7
Análise
ORGANIZAÇÃO COMPOSTA
Para este estudo, a Forrester realizou um total de seis entrevistas com representantes das seguintes empresas, que são
clientes globais da Google:
›
Uma empresa global que emprega 1.400 funcionários no setor de mídia e atingindo 275 milhões de consumidores digitais
ao mês em todo o mundo. Com sede nos EUA, essa organização também tem escritórios no Reino Unido e na China.
›
Rentokil Initial, organização com sede em Londres, com 28.000 funcionários e 14.000 usuários do Google Apps for Work.
Essa organização tem muitos escritórios em todo o mundo, com 80% de seus funcionários trabalhando no campo.
O Google Apps for Work tem sido fundamental no apoio a uma grande quantidade de aquisições nos EUA ao longo
dos últimos cinco anos. O Google Apps permitiu integrar rapidamente as empresas adquiridas à mesma plataforma de
comunicação e colaboração, permitindo que os funcionários trabalhem em conjunto e compartilhem ideias com mais
antecedência e ajudando a garantir o sucesso na aquisição.
›
Uma empresa profissional criativa, Imagination, com sede em Londres, com 22 escritórios em todo o mundo. Essa
organização tem uma força de trabalho distribuída, atuando em 1.150 cidades e 73 países. Com 1.200 usuários do
Google Apps for Work, a Imagination consegue capacitar sua força de trabalho global e usar o Google Drive e Sites como
um sistema de gerenciamento de conteúdo, suportando mais de 500.000 imagens de produtos, vídeos e estudos de caso
com marcações.
›
Uma agência de viagens online europeia com 1.900 funcionários, todos usuários do Google Apps for Work.
›
Uma empresa europeia multibilionária do setor de fabricação de produtos químicos. Essa organização emprega 30.000
pessoas (20.000 usuários do Google Apps for Work) e possui escritórios e fábricas espalhados por toda a Europa e Ásia.
›
Uma fábrica com sede nos EUA, com 12.000 usuários do Google Apps for Work. Essa organização B2B tem escritórios
no Reino Unido, na China e na Austrália.
Com base nas entrevistas, a Forrester criou uma estrutura TEI, uma empresa composta e uma análise do retorno sobre
o investimento associada que ilustra as áreas afetadas financeiramente. A organização composta que a Forrester sintetizou
a partir desses resultados representa uma organização com as seguintes características:
›
Uma empresa multinacional B2B com escritórios espalhados pelo mundo todo.
›
12.000 funcionários, com 10.000 usuários do Google Apps for Work.
›
Receita anual de US$ 4 bilhões.
›
Quatrocentos gerentes supervisionam funcionários espalhados por muitos escritórios e no campo.
Após um extenso processo de RFP e caso de negócios avaliando vários fornecedores, a organização composta escolheu
a Google e iniciou a implantação:
›
Os objetivos da organização composta eram melhorar a colaboração e comunicação; aumentar a mobilidade da força de
trabalho para permitir a tomada de decisão e o compartilhamento de ideias de forma mais rápida; executar com mais
eficiência; aumentar a produtividade; aumentar o engajamento dos funcionários, gerando melhor desempenho nos
negócios e maior satisfação do cliente no geral.
›
A organização composta queria promover economias de custos de TI migrando de uma solução de servidor local legada
para a nuvem.
8
›
Um integrador terceirizado foi utilizado pelo período de seis
meses, que incluiu design, piloto e implementação.
›
O Google Apps for Work foi liberado para todos os 10.000
funcionários ao mesmo tempo, mas a adoção, ou a taxa em que
os usuários incorporaram o uso Google Apps em suas rotinas de
trabalho, aumentou ao longo de três anos (60% no Ano 1, 75%
no Ano 2 e 100% no Ano 3).
›
As sessões de treinamento para todos os funcionários foram
ministradas com guias de aprendizagem online, e monitores de
diferentes departamentos prestavam auxílio com ensino em
tempo real.
›
A adoção e a colaboração aceleraram ao longo de cinco meses de gerenciamento de mudanças.
“O Google Sites foi a joia
escondida... Agora temos mais
de 300 sites de projetos de
autoatendimento ativos.”
~Diretor sênior, organização de mídia global
DESTAQUES DA ENTREVISTA
Na era do cliente, empresas do mundo todo estão enfrentando pressões cada vez maiores para manter-se competitivas
e satisfazer as necessidades de seus clientes. O Google Apps for Work transforma a maneira como as pessoas trabalham,
e com as ferramentas certas e maior engajamento, os funcionários agora estão compartilhando ideias, participando de
reuniões remotamente e colaborando com especialistas no assunto que anteriormente não eram acessíveis. O resultado
foi um aumento na inovação, levando a uma melhor qualidade de serviço e maior satisfação do cliente. Além disso, muitas
organizações de TI também sofrem a pressão dos custos para ajudar a contribuir com a receita. Um líder de TI que
entrevistamos tem uma missão de aumentar especificamente a colaboração e o engajamento em sua organização usando
a tecnologia.
Embora os motivos do investimento no Google Apps for Work sejam diferentes entre muitas organizações, há alguns
pontos em comum. A maioria das empresas entrevistadas expressaram seu interesse em transformar a maneira como sua
organização trabalha com o aumento da colaboração, mobilidade e inovação. Essas variáveis, juntamente com sistemas de
comunicação antiquados, têm motivado a necessidade de nossa organização composta optar pelo Google Apps for Work.
As entrevistas revelaram que o Google Apps for Work permitiu o seguinte:
›
Mobilidade. O Google Apps for Work, com seus aplicativos
móveis para iOS e Android, permite que os funcionários
acessem arquivos, enviem emails, participem de videochamadas
e colaborem em tempo real nos documentos sempre que
necessário. Essa capacidade tem motivado um maior
engajamento em toda a organização, aumentando não só
a inovação, mas também a moral dos funcionários. Muitos dos
gerentes entrevistados conseguiram ser mais flexíveis com
ambientes de trabalho de suas equipes, permitindo que os
funcionários trabalhem em casa em determinados momentos
do dia para evitar o tráfego ou reduzindo o deslocamento até os
escritórios locais com o uso do Hangouts em vez de reuniões
presenciais. Uma grande economia se deu com a redução de
viagens da gerência relacionadas a avaliações anuais ou
treinamentos trimestrais que antes ocorriam de forma presencial,
mas que agora estão sendo ministrados virtualmente com
o Google Hangouts.
“Se precisarmos nos reunir no
Google Hangout e falar sobre
algo, todos verão a mesma
coisa. Todos podem se
atualizar ao mesmo tempo.
Essa é uma tremenda
vantagem.”
~ Gerente de planejamento de infraestrutura
estratégica, fabricante global
9
›
Colaboração. O Google Apps for Work gerou uma vantagem para
as organizações com recursos de colaboração em tempo real,
controle de versão e economia de tempo. Com o Google Slides,
“Apresentamos o Hangouts
os processos de uma semana que antes exigiam que muitos
a eles. . . e eles tiveram uma
funcionários enviassem seus slides por email a uma central de
contato para consolidação agora só levam alguns minutos para
redução de 40% nos custos de
finalizar, já que a consolidação pode ocorrer em tempo real. Com
viagens da gerência.”
o Google Hangouts e Docs, as sessões de colaboração em reunião
tornaram-se mais comuns entre as organizações, encurtando
~Keith Chisholm, diretor de programas, Rentokil
discussões e reduzindo os tempos de reunião. Um líder de TI viu
Initial
em primeira mão como as sessões de colaboração podem reduzir
reuniões de horas para minutos em um exemplo que ele discutiu
com 20 pessoas que colaboravam em um documento do Google
ao mesmo tempo. Essa reunião foi organizada para trocar ideias
e criar soluções. Um moderador foi designado para estabelecer as regras básicas e a estrutura para ajudar a focar
o trabalho e a conversa e manter o objetivo de imaginar e criar. Outras organizações têm percebido uma maior
coordenação entre o alto e o baixo escalão da gerência, afirmando uma redução de 30% no tempo das pessoas que
usam o Google Docs. Outra empresa encarregou seus melhores cientistas de melhorar a precisão de suas previsões,
o que era um grande empreendimento que exigia a colaboração de especialistas em três locais diferentes. O líder
entrevistado afirmou: “Jamais poderíamos ter feito isso como uma equipe espalhada por todo o país sem o Google Apps,
sem poder fazer várias sessões no Hangouts, sem poder compartilhar documentos... [e sem uma cultura de colaboração,
isso não teria sucesso].”
›
Email e meios de comunicação modernizados. A plataforma de comunicação e colaboração na nuvem permitiu
que a organização desativasse seus servidores legados de email e armazenamento, economizando em manutenção
e suporte, juntamente com a redução dos custos de crescimento e reposição. Além disso, o ambiente na nuvem permite
que os funcionários acessem facilmente documentos, emails e outros arquivos em smartphones, tablets ou notebooks.
Permitir que as empresas sejam mais ágeis na resposta aos clientes acaba gerando maior satisfação do cliente. Com
o uso do Hangouts, agora os funcionários podem se comunicar com os colegas quando e onde quiserem. Isso permite
que perguntas sejam respondidas remotamente e melhora a forma como os funcionários trabalham e se comunicam.
Um chefe de TI corporativo disse: “Para mim, [o Hangouts] mudou minha vida... Não uso mais o telefone.”
10
BENEFÍCIOS
A organização composta obteve uma série de benefícios quantificados neste estudo de caso:
›
A maior eficiência na colaboração permite compartilhar ideias, documentos, planilhas e apresentações em vários locais
no mundo, resultando em melhorias de produtos, processos comerciais aprimorados e maior produtividade.
›
A maior mobilidade proporciona flexibilidade aos funcionários em seus ambientes de trabalho, reduzindo o desperdício de
tempo em viagens e levando ao aumento da moral e do engajamento.
›
Foi obtida a redução dos custos de TI legados, evitando a compra de novos servidores e armazenamento.
›
A economia de telefonia foi obtida com a redução das necessidades de serviços de telefonia e a menor demanda de
serviços de conferência.
Aumento da eficiência na colaboração
A organização composta indicou que um dos principais benefícios da implementação do Google Apps for Work
foi o aumento na colaboração dos funcionários com o uso das ferramentas Google Drive, Docs, Sheets, Slides
e Hangouts. Agora, os funcionários da organização composta podem trabalhar no mesmo documento,
apresentação ou planilha ao mesmo tempo e utilizar o Hangouts para realizar sessões de colaboração, incluindo
colegas geograficamente remotos. Por conta disso, os profissionais altamente colaborativos da organização
composta, que representam metade dos usuários do Google Apps for Word e são definidos como aqueles que
perceberiam o benefício máximo das ferramentas de colaboração, estão atingindo uma economia de 1 a 2 horas
por semana em uma variedade de processos, ao passo que os profissionais menos colaborativos estão tendo
uma economia de 25%, ou 15 a 30 minutos, por semana. Os exemplos de melhorias de processo incluem:
›
Ter os documentos mais atuais no início de uma reunião, o que gera ganhos de eficiência e garante que todos
tenham as informações corretas.
›
Realizar sessões de colaboração reduziu a carga de trabalho pós-reunião, trocas de mensagens, e melhorou
a velocidade geral da finalização de documentos.
›
Acessar e consolidar automaticamente documentos enviados por email.
›
Acessar informações e documentos em qualquer lugar, gerando um aumento na produtividade.
Após a implementação do Google Apps for Work, a organização composta percebeu um ganho de eficiência
de 32,5 horas dos funcionários por semana. A taxa de adoção anual da tecnologia, ou a taxa em que os
funcionários incorporaram o uso do Google Apps em suas rotinas de trabalho, foi de 60% no Ano 1,
aumentando para 100% no Ano 3. Com isso, a organização composta economizou 39 mil horas no Ano 1;
75.319 horas no Ano 2; e 137.917 horas no Ano 3. Em um salário médio de US$ 45 por hora para cada usuário
do Google Apps, o benefício total do aumento da eficiência na colaboração ao longo de três anos foi de
US$ 9.427.425, ou cerca de US$ 943 por usuário.
As organizações entrevistadas forneceram uma ampla variedade de melhorias de eficiência na colaboração, já
que há uma variedade de fatores externos que também podem afetar isso. Para compensar, esse benefício foi
ajustado ao risco e reduzido em 15%. O benefício total ajustado ao risco resultante da melhoria na colaboração
ao longo de três anos foi de US$ 8.013.311, ou cerca de US$ 801 por usuário. Consulte a seção sobre riscos
para obter mais detalhes.
11
TABELA 1
Melhorias da eficiência na colaboração
Ref.
Métrica
A1
Número de usuários do
Google Apps for Work
A2
Taxa de adoção
A3
Remuneração por hora
por funcionário
A4
A5
A6
A7
Número de horas
economizadas por
profissionais altamente
colaborativos ao ano
Número de horas
economizadas por
profissionais menos
colaborativos ao ano
Porcentagem de
profissionais altamente
colaborativos que usam
o Google Apps for Work
Porcentagem de
profissionais menos
colaborativos que usam
o Google Apps for Work
A8
Conversão em
produtividade
At
Melhorias da eficiência na
colaboração
Ajuste ao risco
Atr
Melhorias da eficiência
na colaboração
(ajustadas ao risco)
Fonte: Forrester Research, Inc.
Cálculo
Iniciais
Ano 1
Ano 2
Ano 3
10.000
10.300
10.609
60%
75%
100%
US$ 45,00
US$ 46,35
US$ 47,74
Os funcionários economizaram de
1 a 2 horas por semana
52
78
104
Economia de 25% das horas dos
profissionais altamente colaborativos
13,0
19,5
26,0
50%
50%
50%
50%
50%
50%
20%
20%
20%
US$ 0
US$
1.755.000
US$
3.491.024
US$
6.584.227
US$ 0
US$
1.491.750
US$
2.967.370
US$
5.596.593
1 - A6
(A1*A2*A3*A4*A6*A8)+
(A1*A2*A3*A5*(1-A6)*A8)
 15%
12
Maior mobilidade
A mobilidade, ou a capacidade de os funcionários trabalharem em qualquer lugar e em qualquer dispositivo,
significa que agora os funcionários têm a capacidade de acessar o Google Apps for Work em seus dispositivos
pessoais, seja um tablet, iPhone, iPad, Android ou computador pessoal. Em toda nossa organização composta,
ocorreu uma mudança cultural, aumentando o engajamento e a produtividade dos funcionários. Agora, eles
podem acessar arquivos sem usar um serviço de VPN, anexar arquivos a emails remotamente e participar de
reuniões sem estar fisicamente presentes, trabalhando essencialmente sem fronteiras. A organização composta
conseguiu reduzir significativamente as viagens da gerência com a instituição de uma mudança de política em
que os gerentes eram obrigados a treinar e avaliar os funcionários usando o Hangouts em vez de pessoalmente.
Como a organização tem 400 gerentes viajantes que faziam quatro viagens por ano para três locais distintos, foi
obtida uma redução de 4.800 viagens ao ano. Com cada viagem custando em média US$ 500, nossa
organização economizou US$ 2,4 milhões por ano, ou US$ 6.000 por gerente.
As organizações entrevistadas forneceram uma ampla variedade de economias de viagens, já que há uma
variedade de fatores internos e externos que também podem afetar isso. Para compensar, esse benefício foi
ajustado ao risco e reduzido em 10%. O benefício total ajustado ao risco resultante da economia de viagens ao
longo de três anos foi de US$ 5.371.600, ou cerca de US$ 5.400 ao ano por gerente. Consulte a seção sobre
riscos para obter mais detalhes.
TABELA 2
Benefício do aumento da mobilidade – economia de viagens da gerência
Ref.
B1
Métrica
Número de gerentes que viajam
anualmente
B2
Número de locais visitados por
gerente
B3
Custo médio da viagem
B4
Viagens por ano a cada local
Bt
Benefício do aumento da
mobilidade – economia de
viagens da gerência
Ajuste ao risco
Btr
Benefício do aumento da
mobilidade – economia de
viagens da gerência
(ajustado ao risco)
Fonte: Forrester Research, Inc.
Cálculo
B1*B2*B3*B4
Iniciais
Ano 1
Ano 2
Ano 3
400
400
400
3
3
3
US$ 500
US$ 500
US$ 500
4
4
4
US$ 0
US$ 2.400.000 US$ 2.400.000 US$ 2.400.000
US$ 0
US$ 2.160.000 US$ 2.160.000 US$ 2.160.000
 10%
13
Redução dos custos de TI legados
Ao migrar para o ambiente Google Apps for Work, a organização composta conseguiu remover os servidores
locais legados das operações, obtendo uma economia de aproximadamente US$ 3.000 por servidor nos
primeiros três anos e de aproximadamente US$ 1.500 de economia de custo de manutenção por servidor em
cada um dos três anos. Como a organização composta conseguiu desativar 100 servidores nesse período,
o total de economia de custo ao longo de três anos foi de US$ 558.866.
Como muitas das organizações entrevistadas percebeu um grau variável de desativação completa de servidores
devido principalmente a variáveis internas, uma diminuição com ajuste ao risco de 10% foi aplicada a esses
resultados. O benefício total ajustado ao risco resultante da redução dos custos de TI legados ao longo de três
anos foi de US$ 502.979. Excluir esse benefício da TEI gera um ROI de 292% e um VPL de US$ 12,3 ao longo
de três anos. Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes.
TABELA 3
Redução dos custos de TI legados
Ref.
C1
Métrica
Número de servidores evitados
ao longo de três anos
Cálculo
Iniciais
Ano 1
Ano 2
Ano 3
100
100
100
60%
75%
100%
60
15
25
C2
Taxa de adoção
C3
Número de servidores evitados
ao ano
C4
Custo médio por servidor
US$ 3.000
US$ 3.090
US$ 3.183
C5
Custo de manutenção anual por
servidor
US$ 1.500
US$ 1.545
US$ 1.591
Ct
Redução dos custos de TI
legados
US$ 0
US$ 270.000
US$ 162.225
US$ 238.703
US$ 0
US$ 243.000
US$ 146.003
US$ 214.832
Ajuste ao risco
Ctr
Custos de TI legados reduzidos
(ajustados ao risco)
Fonte: Forrester Research, Inc.
C1*C2 – soma dos anos
anteriores
C3*C4+(C3+soma dos
anos anteriores)*C5
 10%
14
Economia de serviços de telefonia legados
A organização composta percebeu economias em duas categorias de telefonia. A primeira foi a redução de
custos relacionados aos serviços de telefonia. Com o uso do Google Hangouts, a organização conseguiu
remover 7.800 telefones de uso ao longo de três anos, resultando em uma economia de US$ 3.378.590 (valor
presente). A segunda foi a redução na demanda por serviços de conferência. Novamente, o Google Hangouts
foi adotado no lugar dos serviços de conferência legados, economizando US$ 616.051 para a empresa ao longo
de três anos (valor presente) (veja a Tabela 4 para obter mais detalhes).
As organizações entrevistadas forneceram uma ampla variedade de economias de telefonia, já que há uma
variedade de fatores internos e externos que também podem afetar isso. Para compensar, esse benefício foi
ajustado ao risco e reduzido em 20%. O benefício total ajustado ao risco resultante da redução dos custos de
telefonia legados ao longo de três anos foi de US$ 3.195.713. Consulte a seção sobre riscos para obter mais
detalhes.
TABELA 4
Economia de serviços de telefonia legados
Ref.
D1
Métrica
Número de telefones
planejados para inutilização ao
longo de três anos
Cálculo
Iniciais
7.800 serão
inutilizados ao longo
de três anos
Ano 1
Ano 2
Ano 3
7.800
7.800
7.800
60%
75%
100%
4.680
5.850
7.800
D2
Taxa de adoção
D3
Número de telefones que serão
inutilizados por ano
D4
Custo anual do serviço por
telefone
US$ 226
US$ 226
US$ 226
Custo anual dos serviços de
conferência
Economia anual de planos de
conferência
Redução dos custos de
telefonia
US$
321.429
US$
192.857
US$
1.250.537
US$
321.429
US$
241.071
US$
1.563.171
US$
321.429
US$
321.429
US$
2.084.229
US$
1.000.430
US$
1.250.537
US$
1.667.383
D5
D6
Dt
Ajuste ao risco
Dtr
Redução dos custos de
telefonia (ajustada ao risco)
D1*D2
D5*D2
D3*D4+D6
US$ 0
 20%
US$ 0
Fonte: Forrester Research, Inc.
Total de benefícios
A Tabela 5 mostra o total de todos os benefícios nas quatro áreas listadas acima, bem como valores presentes (VPs)
descontados em 10%. Em três anos, a organização composta espera que o total de benefícios ajustados ao risco seja um
VP de US$ 17.083.603, ou US$ 170.836 a cada 100 usuários.
15
TABELA 5
Total de benefícios (ajustado ao risco)
Ref.
Atr
Btr
Ctr
Dtr
Categoria do benefício
Iniciais
Ano 1
Ano 2
Ano 3
Total
Valor
presente
US$ 0
US$
1.491.750
US$
2.967.370
US$
5.596.593
US$
10.055.713
US$
8.013.311
US$ 0
US$
2.160.000
US$
2.160.000
US$
2.160.000
US$
6.480.000
US$
5.371.600
US$
243.000
US$
1.000.430
US$
145.003
US$
1.250.537
US$
214.832
US$
1.667.383
US$
603.835
US$
3.918.350
US$
502.979
US$
3.195.713
US$
4.895.180
US$
6.523.910
US$
9.638.808
US$
21.057.897
US$
17.083.603
Melhorias da eficiência
na colaboração
Benefício do aumento
da mobilidade –
economia de viagens
da gerência
Economia de custo de
servidores
Redução dos custos de
telefonia
Total de benefícios
(ajustado ao risco)
US$ 0
US$ 0
US$ 0
Fonte: Forrester Research, Inc.
CUSTOS
A organização composta teve uma série de custos associados à solução Google Apps for Work:
›
›
›
›
Taxas de licença de software.
Serviços profissionais.
Taxas de gerenciamento de mudanças.
Custos de treinamento interno.
Estes representam a combinação de custos internos e externos obtida pela organização composta para o planejamento
inicial, a implementação e a manutenção contínua associada à solução.
Taxas de licenciamento de software
O Google Apps for Work tem uma estrutura de licenciamento bem simples. O custo arcado por nossa
organização composta foi de US$ 10 ao mês por usuário. Com 10.000 usuários no Ano 1 e aumentando em 3%
ao ano, nossa organização composta pagou um total de US$ 3.068.881 em taxas de licenciamento de software,
ou cerca de US$ 12.000 ao ano para cada 100 usuários.
TABELA 6
Custos de software
Ref.
E1
Métrica
Taxas de licença anuais por
usuário
E2
Número de usuários do Google
Apps for Work
Etr
Taxas de licença de software
Fonte: Forrester Research, Inc.
Cálculo
Iniciais
US$ 10/mês/usuário
E1*E2
US$ 0
Ano 1
Ano 2
Ano 3
US$ 120
US$ 120
US$ 120
10.000
10.300
10.609
US$
1.200.000
US$
1.236.000
US$
1.273.080
16
Serviços profissionais
A organização composta contratou um integrador terceirizado recomendado pela Google para ajudar na
implementação do Google Apps for Work. A implementação demorou seis meses, do projeto à implantação,
e custou US$ 35.000 ao mês em média. O custo total arcado pela organização composta nos primeiros seis
meses foi de US$ 210.000.
Os serviços profissionais variam mais de organização para organização, dependendo da complexidade da
implementação e do cronograma do projeto. Para compensar, esse custo foi ajustado ao risco para mais em
10%. O custo ajustado ao risco da manutenção anual ao longo de três anos foi de US$ 231.000. Consulte
a seção sobre riscos para obter mais detalhes.
TABELA 7
Serviços profissionais
Ref.
Métrica
F1
Tempo de implementação (em meses)
F2
Taxas de serviços profissionais por mês
Ft
Serviços profissionais (integrador
terceirizado)
Ajuste ao risco
Ftr
Serviços profissionais (integrador
terceirizado) (ajustados ao risco)
Cálculo
Iniciais
Ano 1
Ano 2
Ano 3
US$ 210.000
US$ 0
US$ 0
US$ 0
US$ 231.000
US$ 0
US$ 0
US$ 0
6
US$ 35.000
F1*F2
 10%
Fonte: Forrester Research, Inc.
Gerenciamento de mudanças
Práticas adequadas de gerenciamento de mudanças foram fundamentais para garantir a alta adoção entre
a força de trabalho da nossa organização composta. Uma empresa terceirizada foi contratada para ajudar
elaborar materiais de treinamento, incluindo webinars, ferramentas de eLearning e sessões de sala de aula,
além de supervisionar comunicações de gerenciamento de mudanças na organização. Em conjunto com chefes
de departamento internos e os recursos de transformação do Google, as atividades de gerenciamento de
mudanças ajudaram a maximizar o valor da organização composta obtido de sua integração do Google Apps for
Work. Em cinco meses, os serviços de gerenciamento de mudanças custaram US$ 212.500 (consulte a Tabela
8 para saber mais detalhes sobre os custos de gerenciamento de mudanças de terceiros).
Os custos de gerenciamento de mudanças podem variar de organização para organização, dependendo da
resistência à adoção, orçamentos e outros fatores internos e externos. Para compensar, esse custo foi ajustado
ao risco para mais em 20%. O custo ajustado ao risco do gerenciamento de riscos no primeiro ano foi de
US$ 255.000, ou US$ 2.550 a cada 100 usuários. Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes.
17
Com uma implementação de tecnologia afetando quase toda a organização, é importante fornecer treinamento
adequado. Um benefício do Google Apps for Work é que muitos funcionários já usam o Google Drive, o Gmail
e uma combinação de outros aplicativos Google em suas vidas pessoais, reduzindo a curva de aprendizado.
No entanto, é importante não presumir que todos saibam usar o Google Apps para maximizar os benefícios
que os funcionários obterão de seu uso. Além disso, usar o Google Apps for Work normalmente requer um
entendimento diferente dos recursos de aprimoramento da produtividade (como a caixa de entrada prioritária
e filtros do Gmail) e dos comportamentos de suporte (ex.: como colaborar no Docs em um ambiente de trabalho,
juntamente com funções e níveis diferentes). Na Tabela 9, capturamos o custo associado ao tempo que os
funcionários passarão em sala de aula para serem treinados ou fazer os módulos de eLearning.
Nossa organização composta forneceu 2 horas de treinamento em sala de aula para todos os usuários
altamente colaborativos no primeiro ano. No Ano 2, uma hora adicional de tempo de autoaprendizagem foi
alocada para metade dos usuários altamente colaborativos, com 1 hora adicional para 10% desses usuários no
Ano 3. Para os funcionários menos colaborativos, 1 hora de autotreinamento foi alocada para webinars e acesso
às ferramentas de eLearning no primeiro ano. Com base em uma remuneração média de US$ 45 por hora,
aumentando 3% por ano, isso resultou em custos de treinamento interno em valor presente de US$ 636.888
(consulte a Tabela 9 para saber os detalhes sobre as horas do funcionário e os custos de treinamento interno).
Os custos de treinamento interno podem variar de organização para organização, dependendo da exposição da
força de trabalho ao Google Apps antes da implantação e outros fatores externos. Para compensar, esse custo
foi ajustado ao risco para mais em 10%. O custo ajustado ao risco do treinamento interno ao longo de três anos
foi de US$ 700.576, ou US$ 7.006 a cada 100 usuários. Consulte a seção sobre riscos para obter mais detalhes.
TABELA 8
Serviços de gerenciamento de mudanças
Ref.
G1
G2
Gt
Métrica
Meses de gerenciamento de
mudanças
Custos de gerenciamento de
mudanças ao mês
Serviços de gerenciamento de
mudanças
Ajuste ao risco
Gtr
Serviços de gerenciamento
de mudanças (ajustados ao
risco)
Fonte: Forrester Research, Inc.
Cálculo
G1*G2
Iniciais
Ano 1
Ano 2
Ano 3
5
0
0
US$ 42.500
US$ 42.500
US$ 42.500
US$ 0
US$ 212.500
US$ 0
US$ 0
US$ 0
US$ 255.000
US$ 0
US$ 0
 20%
18
TABELA 9
Custos de treinamento interno
Ref.
Métrica
Cálculo
Iniciais
Com base no total de
Ano 1
Ano 2
Ano 3
10.000
5.300
1.339
H1
Número de funcionários treinados
H2
Remuneração por hora por
funcionário
US$ 45
US$ 46
US$ 48
H3
Horas de treinamento para
profissionais altamente
colaborativos
1,5
1,0
1,0
H4
Horas de treinamento para
profissionais menos colaborativos
1,0
0,0
0,0
H5
Porcentagem de profissionais
altamente colaborativos que
usam o Google Apps for Work
50%
50%
50%
Ht
Custos de treinamento interno
US$ 0
US$ 562.500
US$ 122.828
US$ 31.962
US$ 0
US$ 618.750
US$ 135.110
US$ 35.158
Ajuste ao risco
Htr
Custos de treinamento interno
(ajustados ao risco)
usuários
(H1*H2*H3*H5)+
(H1*H2*H4*(1-H5))
 10%
Fonte: Forrester Research, Inc.
Custos totais
A Tabela 10 mostra o total de todos os custos, bem como valores presentes associados, descontados em 10%. Em três
anos, a organização composta espera que os custos totais somem um valor presente líquido de um pouco mais que
US$ 4,2 milhões, ou US$ 41.314 para cada 100 usuários.
19
TABELA 10
Custos totais (ajustados ao risco)
Ref.
Etr
Categoria dos custos
Taxas de licença de
software
Ano 1
US$
1.200.000
Ano 2
US$
1.236.000
Ano 3
US$
1.273.080
Total
US$
3.709.080
Valor
presente
US$
3.068.881
US$
231.000
US$ 0
US$ 0
US$ 0
US$
231.000
US$
231.000
Iniciais
US$ 0
Ftr
Serviços profissionais
(integrador
terceirizado)
Gtr
Serviços de
gerenciamento de
mudanças
US$ 0
US$
255.000
US$ 0
US$ 0
US$
255.000
US$
231.818
Htr
Custos de treinamento
interno
US$ 0
US$
618.750
US$
135.110
US$
35.158
US$
789.019
US$
700.576
US$
231.000
US$
2.073.750
US$
1.371.110
US$
1.308.238
US$
4.984.099
US$
4.232.275
Custos totais
(ajustados ao risco)
Fonte: Forrester Research, Inc.
FLEXIBILIDADE
Flexibilidade, conforme definido pela TEI, representa um investimento na capacidade ou habilidade adicional que pode ser
transformado em benefício de negócio para um futuro investimento adicional. Isso fornece a uma organização o "direito" ou
a habilidade de contratar futuras iniciativas, mas não a obrigação de fazer isso. Existem vários cenários em que um cliente
pode escolher implantar o Google Apps for Work e, posteriormente, perceber outros usos e oportunidades de negócio.
A flexibilidade também seria quantificada quando avaliada como parte de um projeto específico (descrito em mais detalhes
no Apêndice B).
O Google Apps Marketplace oferece recursos e funcionalidades adicionais que podem ser integrados ao software
Google Apps for Work por uma taxa ou, às vezes, sem custo. Como esses são módulos de software de terceiros criados
especificamente para uso com o Google Apps, eles são considerados opções de flexibilidade. Para a finalidade deste
estudo, as opções de mercado de aplicativos de terceiros não foram incluídas na avaliação devido à variabilidade de uso
entre as empresas entrevistadas.
RISCOS
A Forrester define dois tipos de risco associados a essa análise: "risco de implementação" e "risco de impacto". O risco
de implementação é o risco de um investimento proposto no Google Apps for Work poder desviar dos requisitos originais
ou esperados, resultando em custos mais altos que os previstos. Risco de impacto refere-se ao risco que o negócio ou
a necessidade de tecnologia que uma organização pode não encontrar investindo no Google Apps for Work, resultando em
benefícios abaixo do total geral. Quanto maior a incerteza, maior a abrangência do alcance potencial dos resultados para
custos e benefícios estimados.
20
TABELA 11
Ajustes ao risco de benefícios e custos
Benefícios
Aumento da eficiência na colaboração
Ajuste
Benefício do aumento da mobilidade – economia de viagens da gerência
 10%
Redução dos custos de TI legados
 10%
Redução dos custos de telefonia
 20%
Custos
Ajuste
Serviços profissionais
 10%
Taxas de gerenciamento de mudanças
 20%
Custos de treinamento interno
 10%
 15%
Fonte: Forrester Research, Inc.
A captura quantitativa do risco de implementação e do risco de impacto através do ajuste direto dos resultados das
estimativas financeiras fornece estimativas mais precisas e significativas, bem como uma projeção mais precisa do retorno
sobre o investimento. Em geral, os riscos afetam os custos aumentando as estimativas originais e afetam os benefícios
reduzindo as estimativas originais. Os números ajustados ao risco devem ser considerados como expectativas “realistas”,
já que representam valores esperados que consideram o risco.
Os riscos de impacto a seguir que afetam os benefícios são identificados como parte desta análise:
›
Aumento da eficiência na colaboração. Uma variedade de melhorias de colaboração foram identificadas, juntamente
com o risco na adoção de recursos de colaboração, levando a um ajuste ao risco de 15%.
›
Benefício do aumento da mobilidade – economia de viagens da gerência. A variabilidade em demandas de viagens
da gerência de uma organização resultou em um ajuste ao risco de 10%.
›
Redução dos custos de TI legados. O tamanho de infraestrutura atual de email e armazenamento da organização pode
variar, o que leva a um ajuste ao risco de 10%.
›
Economia de serviços de telefonia legados. Dependendo do ciclo de substituição de telefones e das demandas de
conferência de uma organização, uma ampla variedade de economias pode ser obtida. Um ajuste ao risco de 20% foi
aplicado à conta para essa variedade de resultados potenciais.
Os riscos de implementação a seguir que afetam os custos são identificados como parte desta análise:
›
Serviços profissionais. Algumas organizações podem ter tempos de implementação mais longos ou custos mais
elevados, dependendo da complexidade da integração e de fornecedores terceirizados específicos. Um ajuste ao risco
de 10% foi aplicado à conta para essas variáveis.
›
Gerenciamento de mudanças. Os custos dependem muito da cultura de uma organização em relação a mudanças e da
vontade de adotar um novo software e melhores práticas. Um ajuste ao risco de 20% foi aplicado às taxas de
gerenciamento de mudanças.
›
Custos de treinamento interno. Um ajuste ao risco de 10% foi aplicado com base na curva de aprendizado de cada
força de trabalho única.
21
A organização composta identificou riscos relacionados à substituição das soluções de software atuais que não foram
incluídas nos benefícios deste caso de negócios. Essas soluções incluem: licenças anteriores de programas de redação
e planilhas, serviços de backup e recuperação de desastres, um gerenciador de auditoria de compartilhamento de arquivos
e segurança de documentos confidenciais. Algumas organizações entrevistadas arcaram com custos adicionais além de
suas soluções incrementais anteriores de software de terceiros. Esses custos não foram incluídos no caso de negócios,
uma vez que nem todas as organizações demonstraram essa necessidade.
A Tabela 11 mostra os valores usados para ajustar as estimativas de custo e benefício com os riscos e incertezas para
a organização composta. Os leitores são estimulados a aplicarem suas próprias variações de risco com base no próprio
grau de confiança nas estimativas de custos e benefícios.
Resumo financeiro
Os resultados financeiros calculados nas seções Benefícios e Custos podem ser usados para determinar o retorno do
investimento em potencial, o VPL e o período de retorno para o investimento da organização composta no Google Apps for Work.
A Tabela 12, abaixo, mostra os valores de risco ajustado de retorno do investimento em potencial, VPL e períodos de
retorno. Esses valores são determinados pela aplicação dos valores de ajuste ao risco da Tabela 11, na seção Riscos,
aos resultados não ajustadas em seção de custos e benefícios relevante.
FIGURA 3
Gráfico de fluxo de caixa (ajustado ao risco)
Análise financeira (ajustada ao risco)
Fluxos de caixa
$20,000,000
US$
20.000.000
$15,000,000
US$
15.000.000
$10,000,000
US$
10.000.000
$5,000,000
US$
5.000.000
US$
$00
(US$
5.000.000)
($5,000,000)
Initial
Iniciais
Year
1
Ano 1
Total costs
Custos
totais
Year
2
Ano 2
Totalde
benefits
Total
benefícios
Year
Ano 33
Cumulative
total
Total
cumulativo
Fonte: Forrester Research, Inc.
TABELA 12
Fluxo de caixa (ajustado ao risco)
Resumo
Custos totais
Total de benefícios
Total
ROI
Período de retorno (em meses)
Fonte: Forrester Research, Inc.
Iniciais
(US$
231.000)
US$ 0
(US$
231.000)
Ano 1
(US$
2.073.750)
US$
4.895.180
US$
2.821.430
Ano 2
(US$
1.371.110)
US$
6.523.910
US$
5.152.800
Ano 3
(US$
1.308.238)
US$
9.638.808
US$
8.330.569
Total
(US$
4.984.099)
US$
21.057.897
US$
16.073.799
Valor
presente
(US$
4.232.275)
US$
17.083.603
US$
12.851.328
304%
um mês
22
Google Apps For Work: visão geral
As informações a seguir são fornecidas pela Google. A Forrester não validou nenhuma declaração e não endossa a Google
ou suas ofertas.
O Google Apps for Work é um conjunto de aplicativos que inclui Gmail, Google Drive (armazenamento e compartilhamento
de arquivos), Hangouts (reuniões e bate-papo com vídeo), Docs, Sheets, Slides, Forms, Calendar e Sites, além de controles
administrativos desenvolvidos especificamente para uso em empresas. Os aplicativos do Google funcionam em
navegadores da Web sem qualquer software adicional para instalar, bem como nativamente no iPhone, iPad e telefones
e tablets Android. A Google também gerencia a infraestrutura de back-end em seus data centers escaláveis, confiáveis
e seguros. Por isso, os clientes não precisam comprar, configurar, corrigir ou atualizar servidores ao longo do tempo.
O GOOGLE APPS FOR WORK INCLUI:
›
O Gmail fornece email comercial, incluindo filtragem avançada de spam, pesquisa instantânea de mensagens, texto
integrado, bate-papo de voz e vídeo com várias pessoas e outras melhorias de produtividade, como a Caixa de entrada
prioritária. É possível acessar o Gmail em qualquer dispositivo móvel por um aplicativo de email padrão e tem aplicativos
móveis dedicados para iOS e Android.
›
O Google Drive é um serviço de sincronização e compartilhamento de arquivos que permite que os funcionários
acessem a versão mais recente de seu trabalho em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, incluindo smartphones
e tablets. Com o Drive, os funcionários podem armazenar qualquer arquivo de até 5 TB e visualizar instantaneamente
formatos comuns, incluindo documentos, PDFs, imagens e até mesmo vídeos em HD direto de seu navegador ou
dispositivo móvel. As equipes podem compartilhar arquivos ou pastas inteiras, e com permissões de arquivo granulares,
é simples controlar quem pode ver, comentar sobre ou editar cada arquivo. O Google Drive está disponível com
armazenamento ilimitado e tem aplicativos móveis dedicados para iOS e Android, bem como aplicativos para sincronizar
arquivos de computadores Windows e Mac.
›
O Google Hangouts é um serviço de videoconferência online que permite que até 15 pessoas se conectem em HD
a partir de seus notebooks, tablets, telefones ou salas de conferência. O Hangouts inclui compartilhamento de tela para
melhorar a colaboração, bem como chamadas de voz e mensagens instantâneas para conversas rápidas. O Google
Hangouts tem aplicativos móveis dedicados para iOS e Android.
›
O Google Docs traz colaboração em tempo real para documentos, para que as equipes possam trabalhar no mesmo
documento ao mesmo tempo e concluir projetos mais rapidamente. O Google Docs aceita imagens, tabelas, equações,
desenhos, links e muito mais. Os comentários sociais permitem uma rápida reunião de feedback e aprovações das
pessoas certas. Com o Google Docs, os funcionários podem editar documentos criados em outro software de
processamento de texto ou converter formatos de documento populares, como .doc, .docx e .rtf no Google Docs para
ativar funções de colaboração. O Google Docs funciona com ou sem conexão com a Internet e tem aplicativos móveis
dedicados para iOS e Android.
›
O Google Sheets é um editor de planilhas avançado que permite que os funcionários colaborem em planilhas ao mesmo
tempo. O Google Sheets aceita ferramentas como fórmulas avançadas, gráficos inseridos, filtros e tabelas dinâmicas para
obter novas perspectivas sobre os dados. O Sheets permite que os funcionários compartilhem listas, gerenciem projetos,
analisem dados ou acompanhem resultados juntos. Com o Google Sheets, os funcionários podem editar planilhas criadas
em outro software de planilha ou converter formatos de planilha populares, como .xls, .xlsx e .csv no Google Sheets para
ativar funções de colaboração. O Google Sheets funciona com ou sem conexão com a Internet e tem aplicativos móveis
dedicados para iOS e Android.
23
›
O Google Slides permite que as equipes criem apresentações em conjunto, com suporte para vídeos inseridos,
animações e transições dinâmicas de slides. Os funcionários podem compartilhar apresentações em particular com
colegas ou parceiros ou podem publicá-las na web para que os clientes vejam. Com o Google Slides, os funcionários
podem editar apresentações criadas em outro software de apresentação ou converter formatos de apresentação
populares, como .ppt e .pptx no Google Slides para ativar funções de colaboração. O Google Slides funciona com ou
sem conexão com a Internet e tem aplicativos móveis dedicados para iOS e Android.
›
O Google Forms permite criar formulários da web personalizados para pesquisas e questionários com a mesma
facilidade com que se redige documentos. Os formulários do Google Forms podem ser compartilhados por email,
inseridos em um site ou compartilhados por canais de redes sociais. As respostas dos formulários são reunidas em
uma planilha instantaneamente quando são enviadas e podem ser analisadas diretamente no Google Sheets.
›
O Google Calendar permite que os funcionários gerenciem suas agendas, criem calendários de projetos, agendem
horários com os colegas e adicionem recursos compartilhados, como salas de conferência. Vários calendários podem ser
sobrepostos para mostrar instantaneamente uma exibição composta da agenda de várias pessoas. É possível acessar
o Google Calendar em qualquer dispositivo móvel com um aplicativo de calendário padrão e tem aplicativos móveis
dedicados para iOS e Android.
›
O Google Sites permite que os funcionários criem e compartilhem sites de projetos e páginas de intranet sem
qualquer conhecimento de programação ou suporte técnico. O Google Sites ajuda a manter todos na mesma página –
literalmente – tornando mais fácil centralizar e organizar documentos, calendários, vídeos etc. da equipe. Com apenas
alguns cliques, os sites podem ser otimizados para visualização em smartphones e tablets.
›
O Google Apps Vault é uma ferramenta de retenção, arquivamento e descoberta eletrônica do Google Apps. O Google
Apps Vault permite que os administradores de TI gerenciem informações importantes da empresa e se preparem para
o inesperado, como um processo judicial ou a saída de um funcionário. O Google Apps Vault pode reduzir o tempo e os
custos associados ao atendimento de solicitações de descoberta legal, auditorias ou investigações internas. Se um
funcionário sair da organização, o Google Apps Vault poderá ajudar a controlar o status dos projetos e das comunicações
nos quais ele estava envolvido.
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Centenas de aplicativos de terceiros disponíveis no Google Apps Marketplace estendem o Google Apps com
funcionalidades como CRM, gerenciamento de projetos, contabilidade e finanças, bem como ferramentas de vendas
e marketing que funcionam perfeitamente com o Google Apps, incluindo a facilidade de acesso por logon único (SSO).
SEGURANÇA DE ÚLTIMA GERAÇÃO
Milhões de organizações (incluindo a Google Inc.) confiam na infraestrutura da Google para manter seus dados corporativos
mais importantes em segurança. A rede de data centers da Google foi projetada para oferecer segurança, confiabilidade
e redundância, e ainda conta com o suporte de alguns dos maiores especialistas do mundo em segurança da informação.
A segurança física para data center da Google tem um modelo de segurança em camadas, incluindo proteções como
cartões de acesso eletrônicos personalizados, alarmes, barreiras de acesso de veículos, cerca perimetral, detectores de
metal e biometria, e o chão do data center possui detecção de intrusão com feixes de laser. Os data centers da Google são
monitorados 24/7 por câmeras internas e externas de alta resolução que podem detectar e rastrear invasores. Logs de
acesso, registros de atividade e filmagens das câmeras estão disponíveis para o caso de incidentes. Os data centers
também são patrulhados rotineiramente por guardas de segurança experientes que passaram por uma rigorosa verificação
de antecedentes e treinamento. A equipe de segurança da informação da Google é formada por mais de 500 profissionais
de segurança e privacidade, parte da divisão de engenharia e operações de software, que monitoram as redes e os
aplicativos contra ameaças.
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As práticas de segurança da Google são verificadas por análises de terceiros independentes. Para demonstrar
conformidade com os padrões de segurança da indústria, a Google tem buscado e recebido certificações de segurança,
como a certificação ISO 27001 e auditorias SOC 2 e SOC 3 Tipo II. Para clientes que são sujeitos às exigências do HIPAA
(Health Insurance Portability and Accountability Act), o Google Apps também pode oferecer suporte para a conformidade
com o HIPAA. A Google também é certificada pelo US-EU Safe Harbor e oferece um modelo de cláusulas de contrato como
um meio adicional de conformidade com a Diretiva Europeia de Proteção a Dados.
CONFIABILIDADE, GARANTIA DE TEMPO DE ATIVIDADE E SUPORTE
O Acordo de Nível de Serviço (SLA) da Google garante que o Google Apps estará disponível em pelo menos 99,9% do
tempo, e o desempenho histórico do sistema tem sido significativamente maior do que esse limiar do SLA. A Google
fornece suporte de nível empresarial para clientes, incluindo suporte por telefone 24x7 para problemas administrativos
críticos.
Mais informações sobre o Google Apps for Work estão disponíveis em google.com/apps.
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Apêndice A: Descrição da organização composta
Para este estudo TEI, a Forrester criou uma organização composta para ilustrar os custos e benefícios quantificáveis
da implementação do Google Apps for Work. A organização composta tem o objetivo de representar uma empresa
multinacional de serviços B2B com receita anual de US$ 4 bilhões. A organização composta tem escritórios espalhados
por todo o mundo, o que significa que seus 12.000 funcionários estão espalhados por vários escritórios e pelo campo.
A empresa está focada em melhorar a colaboração e a inovação. Ela reunir seus funcionários para melhorar seus produtos
e a experiência do cliente. A empresa composta tem 10.000 usuários do Google Apps for Work.
Ao comprar o Google Apps for Work, a empresa composta tem os seguintes objetivos:
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Melhorar a colaboração e a comunicação na organização.
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Aumentar a produtividade e a mobilidade dos funcionários.
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Reduzir os custos de TI.
Para a finalidade da análise, a Forrester presume que a organização composta tenha 100 servidores legados locais de
email e armazenamento atualmente em uso e possa desativar esses servidores depois de migrar para o ambiente na
nuvem do Google Apps. Além disso, a Forrester presume que 400 gerentes tenham de viajar para treinar e avaliar a força
de trabalho da organização composta.
SUPOSIÇÕES DA ESTRUTURA
A Tabela 13 mostra os modelos de suposição que a Forrester utilizou nessa análise.
A taxa de desconto utilizada nos cálculos VP e VPL é 10%, e o horizonte de tempo utilizado para a criação do modelo
financeiro é de três anos. As organizações normalmente utilizam taxas de desconto entre 8% e 16% com base em seus
ambientes atuais. Os leitores são encorajados a consultar os respectivos departamentos de finanças de suas empresas
para determinar a taxa de desconto mais apropriada a ser usada em suas próprias organizações.
TABELA 13
Modelo de suposições
Ref.
Métrica
Cálculo
Valor
I1
Número de gerentes viajantes
400
I2
Número de servidores de email
e armazenamento
100
I3
Telefones planejados para desativação
I4
Custo médio por telefone
I5
Média salarial dos usuários do Google App
I6
Por hora
Fonte: Forrester Research, Inc.
7.800
US$ 226
US$ 93.600
US$ 45
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Apêndice B: Visão geral do Total Economic Impact™
O Total Economic Impact é uma metodologia desenvolvida pela Forrester Research que aprimora os processos de tomada
de decisão sobre a tecnologia da empresa e auxilia os fornecedores na comunicação da proposta de valor de seus produtos
e serviços para os clientes. A metodologia TEI ajuda as empresas a demonstrar, justificar e perceber o valor tangível de
iniciativas de TI para a gerência sênior e outros interessados principais da empresa. A TEI ajuda os fornecedores de
tecnologia a conquistar, atender e reter clientes.
A metodologia TEI consiste em quatro componentes para avaliar o valor de um investimento: benefícios, custos,
flexibilidade e riscos.
BENEFÍCIOS
Os benefícios representam o valor entregue para a organização usuária – TI e/ou unidades de negócios – pelo produto ou
projeto proposto. Geralmente, a justificativa de um produto ou projeto se concentra apenas nos custos de TI e na redução
de custos, menosprezando a análise do efeito da tecnologia na organização como um todo. A metodologia TEI e o modelo
financeiro resultante têm o mesmo peso na avaliação dos benefícios e dos custos, permitindo um exame completo do
efeito da tecnologia na organização como um todo. O cálculo estimado dos benefícios envolve um diálogo claro com
a organização do usuário para entender o valor específico criado. Além disso, a Forrester também exige que exista uma
linha clara de responsabilidade estabelecida entre a avaliação e a justificativa das estimativas de benefícios depois da
conclusão do projeto. Isso garante que as estimativas de benefícios estejam vinculadas diretamente ao resultado.
CUSTOS
Os custos representam o investimento necessário para capturar o valor ou os benefícios do projeto proposto. A TI ou as
unidades de negócios podem incorrer em custos na forma de mão de obra com carga total, terceirizações ou materiais.
Os custos consideram todos os investimentos e despesas necessários para entregar o valor proposto. Além disso,
a categoria de custos dentro da TEI abrange custos incrementais sobre o ambiente existente para custos contínuos
associados à solução. Todos os custos devem estar vinculados aos benefícios criados.
FLEXIBILIDADE
Dentro da metodologia TEI, benefícios diretos representam uma parte do valor do investimento. Embora a principal maneira
para se justificar um projeto possa ser os benefícios diretos, a Forrester acredita que as organizações devem ser capazes
de avaliar o valor estratégico de um investimento. A flexibilidade representa o valor que pode ser obtido para investimentos
adicionais futuros somados ao investimento inicial. Por exemplo, um investimento em uma atualização que abrange toda
a empresa de um pacote de produtividade do escritório pode aumentar a padronização (para aumentar a eficiência)
e reduzir os custos de licença. De qualquer maneira, um recurso de colaboração integrado pode ser convertido em uma
maior produtividade dos trabalhadores se ativado. A colaboração somente pode ser usada com investimento adicional em
treinamento em algum momento no futuro. Entretanto, ter a capacidade de capturar esse benefício tem um VP que pode
ser estimado. O componente de flexibilidade da TEI captura esse valor.
RISCOS
Os riscos medem a incerteza do benefício e as estimativas de custo contidas no investimento. A incerteza é medida
de duas maneiras: 1) a probabilidade de que os custos e benefícios estimados atendam às projeções originais e 2)
a probabilidade de que as estimativas sejam medidas e acompanhadas ao longo do tempo. Os fatores de risco da TEI
são baseados em uma função de densidade da probabilidade conhecida como “distribuição triangular” aos valores
inseridos. No mínimo, três valores são calculados para estimar o fator de risco ao redor de cada custo e benefício.
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Apêndice C: Glossário
Período de retorno: o ponto de equilíbrio de um investimento. Esse é o ponto no tempo em que os benefícios líquidos
(benefícios menos custos) equivalem ao investimento ou custo inicial.
Retorno sobre o investimento (ROI): uma medida do retorno esperado de um projeto em termos de porcentagem. O ROI
é calculado pela divisão dos benefícios líquidos (benefícios menos custos) pelos custos.
Taxa de desconto: a taxa de juros usada na análise do fluxo de caixa para levar em conta o valor temporal do dinheiro. As
empresas definem sua própria taxa de desconto baseada no ambiente de negócios e investimentos. A Forrester prevê uma
taxa de desconto anual de 10% nessa análise. As organizações normalmente utilizam taxas de desconto entre 8% e 16%
com base em seus ambientes atuais. Leitores são encorajados a consultar suas respectivas organizações para determinar
a taxa de desconto apropriada para usar nos seus próprios ambientes.
Valor presente (VP): o valor presente ou atual (descontado) do custo e do benefício estimados dada a taxa de interesse
(a taxa de desconto). Os custos e benefícios de VP são alimentados ao VPL total dos fluxos de caixa.
Valor presente líquido (VPL): o valor presente ou valor atual de futuros fluxos de caixa líquidos (descontados) dada a taxa
de juros (a taxa de desconto). Um VPL de projeto positivo normalmente indica que o investimento deve ser feito, a não ser
que outros projetos tenham VPLs maiores.
UMA OBSERVAÇÃO SOBRE AS TABELAS DE FLUXO DE CAIXA
A seguir, uma observação sobre as tabelas de fluxo de caixa usadas neste estudo (veja o exemplo na tabela abaixo).
A coluna de investimento inicial contém custos incorridos no “tempo 0” ou no início do Ano 1. Esses custos não são
descontados. Todos os outros fluxos de caixa nos anos 1 ao 3 são descontados usando a taxa de desconto (mostrada na
sessão Suposições da estrutura) no final do ano. Os cálculos de valor presente (VP) são feitos para cada estimativa de total
de custos e benefícios. Os cálculos de valor presente líquido (VPL) não são feitos até que as tabelas de resumo totalizem
o investimento inicial e os fluxos de caixa descontados em cada ano.
Os cálculos das somas e dos valores presentes das tabelas Total de benefícios, Custos totais e Fluxo de caixa podem não
ter uma soma exata, já que alguns valores podem ter sido arredondados.
TABELA [EXEMPLO]
Tabela de exemplo
Ref.
Métrica
Fonte: Forrester Research, Inc.
Cálculo
Ano 1
Ano 2
Ano 3