larissa campos pinto - Secretariado Executivo Trilíngue

Transcrição

LARISSA CAMPOS PINTO
DIAGNÓSTICO DO PLANEJAMENTO E DA
REALIZAÇÃO DO IV SIMPÓSIO DE MEIO AMBIENTE,
REALIZADO PELO CBCN, NA CIDADE DE VIÇOSA –
MG.
MONOGRAFIA
Universidade Federal de Viçosa
Viçosa - MG
Brasil
2008
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES
DEPARTAMENTO DE LETRAS
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILÍNGÜE
Diagnóstico do Planejamento e da Realização de IV Simpósio
de Meio Ambiente, realizado pelo CBCN, na cidade de Viçosa
– MG.
Monografia
apresentada
ao
Departamento de Letras da Universidade
Federal de Viçosa, como exigência da
disciplina SEC 499 – Monografia – e como
requisito para a conclusão do curso de
Secretariado Executivo Trilíngüe, tendo como
orientadora a professora Maria Carmen Aires
Gomes.
Larissa Campos Pinto
Viçosa - MG
Brasil
2008
A monografia intitulada
Diagnóstico do Planejamento e da Realização do IV Simpósio de Meio
Ambiente, realizado pelo CBCN, na cidade de Viçosa – MG.
elaborada por
Larissa Campos Pinto
como exigência da Disciplina SEC 499 – Monografia – e como requisito para
conclusão do curso de Secretariado Executivo Trilíngüe, foi aprovada por todos
os membros da Banca Examinadora.
Viçosa, 29 de maio de 2008.
Prof.ª Maria Carmen Aires Gomes (DLA/UFV)
Orientadora
Prof.ª Rosália Beber de Souza (DLA/UFV)
Examinadora
Prof. Odemir Vieira Baêta (DLA/UFV)
Examinador
Nota______
iii
“Eu sei que os sonhos são pra sempre (...)
Eu vou ser mais do que eu sou
Para cumprir as promessas que eu fiz
Porque eu sei que é assim
Que os meus sonhos dependem de mim
Eu vou tentar sempre
E acreditar que sou capaz
De levantar uma vez mais
Eu vou seguir sempre
Saber que ao menos eu tentei
E vou tentar mais uma vez
(...)Eu vou correndo atrás
Aprendi que nunca é demais
Vale a pena insistir
Minha guerra é encontrar minha paz.”
Música “Eu vou Seguir”.
Versão de Marina Elali e Dud Falcão
iv
Agradecimentos
Primeiramente, agradeço a Deus, que me deu forças para prosseguir e conforto
mesmo quando tudo parecia distante.
Aos meus pais, Sebastião Francisco da Silva Pinto e Carla Vieira Campos Pinto,
pelos ensinamentos, crença, confiança e incentivo. Aos meus irmãos, Laís e Werley pela
alegria e confiança.
A toda minha família, por acreditar no meu potencial.
Ao Gilberto, pela constante presença ao meu lado, pelos momentos de felicidade
proporcionados (inclusive nas épocas de maior angústia), pelo carinho, atenção e paciência
em todas as horas.
Á minha orientadora, Profa. Maria Carmen Aires Gomes, que me apoiou e me
levantou quando tudo parecia perdido. Obrigada pela paciência e dedicação!
Em especial, às professoras Ana Maria Ferreira Barcelos e Maria Cristina Pimentel
Campos por terem participado como professoras, chefes, conselheiras e amigas durante toda
minha graduação.
A todos os que conviveram comigo no Curso de Extensão em Língua Inglesa –
CELIN –, que me acolheu para estágio logo no 1° período do curso e me proporcionou
grandes conhecimentos práticos da área Secretarial e ensinamentos para a vida.
A todos que compartilharam comigo a experiência do estágio supervisionado no
Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável -CBCN-, em
especial à Tatiana minha conselheira e ao Diretor Administrativo Leonardo Paiva.
Aos meus amigos, Ádini, Aline, Anita, Douglas, Lílian e Maria Amália, que
estiveram sempre presentes nos momentos difíceis, quando eu mais precisava de apoio e
atenção. Obrigada por todos os momentos sublimes que passamos juntos!
A todos os meus outros amigos e colegas, de Juiz de Fora, Gadsden e outras cidades
por onde passei, pois cada um deu sua contribuição de alegria e atenção.
Às pessoas que não acreditaram em mim, fazendo o possível para que eu falhasse,
me ensinando quão cruel podem ser as pessoas, e assim, fizeram-me lutar cada vez mais para
alcançar meus objetivos.
Obrigada a todos que participaram e participarão ainda desse meu caminho
acadêmico!
v
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO..........................................................................................................................8
1 FUNDAMENTO TEÓRICO.................................................................................................11
1.1 Conceituação de Eventos................................................................................................11
1.2 Classificação de eventos.................................................................................................12
1.3 Tipologia de eventos e suas características ....................................................................14
1.4 Etapas para a realização de um evento ...........................................................................15
1.4.1. Pré-Evento..............................................................................................................15
1.4.2 Evento ......................................................................................................................20
1.4.3 Pós-Evento...............................................................................................................20
2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ..........................................................................22
2.1 Classificações da Pesquisa .............................................................................................22
2.2 Etapas da Pesquisa..........................................................................................................23
3. DESENVOLVIMENTO.......................................................................................................28
3.1 Descrição do IV Simpósio de Meio Ambiente...............................................................28
3.1.1 Classificação e tipificação do IV Simpósio de Meio Ambiente ...............................28
3.1.2 O Processo de Surgimento do Evento .....................................................................29
3.2 Aspectos observados no IV Simpósio de Meio Ambiente .............................................36
4 CONCLUSÃO.......................................................................................................................48
Limitações da pesquisa.........................................................................................................50
Contribuições........................................................................................................................50
5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................................51
6 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................53
7 APÊNDICES .........................................................................................................................54
Apêndice I – Modelo de Cronograma para organização anual de eventos
(adaptado de MARTIN, 2003: 120) .........................................................................................55
Apêndice II – Pré-projeto para organização de eventos
(adaptado de MARTIN, 2003: 130) .........................................................................................56
Apêndice III – Check-list para organização de eventos
(adaptado de MARTIN, 2003: 122- 125) .................................................................................57
Apêndice IV – Questionário aplicado aos organizadores do IV Simpósio de Meio Ambiente
e suas respostas.........................................................................................................................59
vi
8 ANEXOS ..............................................................................................................................70
Anexo I - Proposta do IV Simpósio de Meio Ambiente .......................................................71
Anexo II - Documento de apresentação de patrocínio ao IV Simpósio de Meio Ambiente .78
Anexo III - Cartaz .................................................................................................................83
Anexo IV - Folder .................................................................................................................84
Anexo V - Carta convite com ficha de inscrição...................................................................86
Anexo VI - Gráficos de Avaliação do evento........................................................................88
Lista de Quadros
Quadro 1 – Quadro Sinóptico das Classificações de Eventos. .................................................13
Quadro 2 – Organograma funcional para eventos (MARTIN, 2003:81). ................................17
Quadro 3 – Organograma do IV Simpósio de Meio Ambiente...............................................24
Quadro 4 – Quadro Sinóptico das Classificações do IV Simpósio de Meio Ambiente. ..........29
Quadro 5 – Categorias e valores das taxas de inscrição do IV Simpósio de Meio Ambiente..33
Quadro 6 – Categorias e valores das cotas de patrocínio do IV Simpósio de Meio Ambiente.
.............................................................................................................................................33-34
Quadro 7 – Quadro-sinóptico das análises apresentadas nesta pesquisa.............................45-47
Lista de Ilustrações
Ilustração 1 – Objetivos do IV Simpósio de Meio Ambiente...................................................31
Ilustração 2 – Justificativa do IV Simpósio de Meio Ambiente...............................................32
Lista de Gráficos
Gráfico 1 .................................................................................................................................36
Gráfico 2 .................................................................................................................................37
Gráfico 3 .................................................................................................................................39
Gráfico 4 .................................................................................................................................39
Gráfico 5 .................................................................................................................................40
Gráfico 6 .................................................................................................................................41
Gráfico 7 .................................................................................................................................42
Gráfico 8 .................................................................................................................................43
Gráfico 9 .................................................................................................................................44
Gráfico 10................................................................................................................................44
vii
INTRODUÇÃO
Segundo Dias (1996), o acontecimento de eventos teve sua origem nas comemorações
religiosas e civis, como casamentos e eleições, porém esses eram realizados de maneira
precária, pouco sistematizada, embora, mesmo assim, demandassem certo ordenamento e
ritual.
Sobre eventos empresariais, Giacaglia (2006) conta que a história da realização desses
no Brasil foi iniciada em 1958, com a Feira Nacional da Indústria Têxtil - FENIT. Os
primeiros eventos empresariais realizados não tinham objetivo comercial de venda no local,
mas sim institucional. Eventos com objetivo de venda só ocorreram no Brasil a partir da
abertura de mercado datada de 1990. Com o crescente número de ocorrência de eventos,
novas modalidades foram surgindo com diferentes objetivos. Em apenas 50 anos, observa-se a
grande evolução e desenvolvimento nessa área de negócios. Com essa evolução, novas
exigências têm surgido nesse ramo, acompanhando as mudanças no mercado.
Atualmente, o termo evento é definido por Dias (1996:15) como “uma estratégia
gerencial da modernidade que tem o objetivo de conquistar os públicos de interesse de uma
organização persuadindo-os e atraindo-os através do exercício do poder que a legitima”.
Eventos possibilitam aumento da rede de contatos empresariais e profissionais, pois há
uma maior divulgação das organizações – públicas ou privadas –, conquistando o público,
proporcionando aproximação mercadológica e, assim, benefícios econômicos.
Melo Neto (1999:21) ressalta que “o sucesso do evento está diretamente direcionado
às sensações geradas antes, durante e após a realização do evento”, por isso, muitos são os
estudos que abordam o assunto, desde o planejamento até a avaliação final do evento.
Nessa ótica, o presente trabalho pretende diagnosticar o IV Simpósio de Meio
Ambiente (IV SMA), realizado pelo Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e
Desenvolvimento Sustentável – CBCN –, a fim de se confrontar a teoria com a prática,
8
detectando os pontos negativos e sugerindo melhorias para as próximas edições do evento.
A promoção de eventos não só enriquece quem promove, mas quem apóia,
contribui ou participa. Quanto mais se divulga conhecimento, mais se aprende, sendo assim a
instituição que executa este tipo de projeto busca levar conhecimento às pessoas de maior
interesse de um assunto específico, acarretando grandes benefícios para a empresa, para os
estudantes e para os organizadores de eventos.
O IV SMA foi promovido pelo CBCN, uma entidade ambientalista, de base
tecnológica, fundada em 1967, que tem como principal missão servir como agente de
desenvolvimento municipal e empresarial a partir de ações nas áreas ambiental e social que
vinculem, de forma interdisciplinar, diferentes setores do ensino, pesquisa e extensão.
O CBCN propõe-se, também, a coordenar eventos e proporcionar treinamento,
extensão, aperfeiçoamento e pesquisa, suprindo demandas de estudantes, profissionais,
prefeituras e empresas conveniadas com a instituição.
A principal motivação para a realização desta pesquisa foi o interesse pessoal da
pesquisadora, que realizou estágio no CBCN, uma organização que, conforme descrito
anteriormente, promove muitos eventos nacionais. Além disso, o aprofundamento no assunto
poderia, também, contribuir para outros profissionais que atuam na área e para a ONG nos
demais eventos.
Três razões podem ser apontadas como justificativas do estudo. Primeiro, em virtude
de eventos ser uma das muitas áreas, onde o profissional de Secretariado Executivo Trilíngüe
pode atuar e, neste sentido, tornando-se de grande importância este estudo para os estudantes
e professores do referido curso, uma vez que o conhecimento do assunto pode ser
“considerado a grande estratégia da persuasão na concorrência de mercado, produto, demanda
e procura”. (DIAS, 1996:16)
Segundo, porque um trabalho dessa natureza pode contribuir como material de
pesquisa para estudantes que pensam em seguir carreira, nesse mercado de trabalho, além de
fornecer ao discente a possibilidade de melhor compreender como as teorias que tratam de
eventos se adequam à prática.
Terceiro, porque permitirá à empresa realizadora do evento um estudo e uma melhor
avaliação do mesmo, podendo obter sugestões para um próximo simpósio.
As bases teóricas sobre as quais o trabalho será desenvolvido serão: negócios e festas,
desenvolvido por Miranda (2003), eventos no geral, com os trabalhos de Giacaglia (2006) e
Tenan (2004), e sobre o âmbito prático da realização de eventos, discutido por Martin (2003)
e Gomes (2004).
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O objetivo geral desta pesquisa é fazer um diagnóstico, desde o planejamento até a
avaliação final do IV Simpósio de Meio Ambiente, evento que ocorreu em Viçosa -MG-, no
período de 17 a 19 de setembro de 2007, organizado pelo Centro Brasileiro para Conservação
da Natureza e Desenvolvimento Sustentável -CBCN- e realizado pelo Instituto Ícone para
Conhecimento Empresarial, é o objetivo geral desta pesquisa.
Para se alcançar o objetivo geral, foi preciso atingir os seguintes objetivos específicos:
(i) Explicar as etapas de organização do simpósio; (ii) Descrever o IV Simpósio de Meio
Ambiente, detalhando pontos importantes; e (iii) Detectar os pontos negativos, sugerindo
possíveis soluções para as próximas realizações.
No capítulo 1 desta pesquisa, foram apresentadas as teorias sobre a organização de
eventos, suas conceituações, classificações, tipologias e etapas para sua realização. No
capítulo 2, indicaram-se os procedimentos metodológicos utilizados para a efetivação deste
estudo científico. Logo após, no capítulo 3, apontaram-se os pontos observados na prática do
IV Simpósio de Meio Ambiente (evento estudado) “discordantes” às teorias apresentadas no
capítulo 1. Terminando esta pesquisa, no último capítulo, foram indicadas algumas sugestões
de melhorias para o evento analisado, uma vez que realizou-se um trabalho diagnóstico, além
de uma visão geral sobre organização de eventos e seu mercado de trabalho.
10
1 FUNDAMENTO TEÓRICO
1.1 Conceituação de Eventos
Segundo Martin (2003), não existe uma conceituação perfeita e única para eventos,
dada a natureza dinâmica da atividade. Para a autora, estes são parte do dia-a-dia de todas as
pessoas, ocorrendo em qualquer tipo de atividade econômica e, dependendo de quem os
realiza, podem ter variações com relação à conceituação. A estudiosa conceitua evento como
sendo um agrupamento de pessoas com interesses comuns, objetivando divulgar, obter
conhecimentos e, ou comprar/vender produtos e serviços.
Por outro lado, Tenan (2004:13) define o termo como “acontecimento não rotineiro”,
sem continuidade, planejado e organizado no intuito de reunir indivíduos com as mesmas
aspirações.
Miranda (2003:118) apresenta vários conceitos para eventos, como, por exemplo,
pessoas com os mesmos objetivos, dispostas em um mesmo local e no mesmo espaço de
tempo, além de “a ação profissional através da pesquisa, do planejamento, da organização, da
coordenação, do controle e da implantação de um projeto visando a atingir o seu público alvo
com medidas concretas e resultados projetados”.
Para Giacaglia (2006), o tema central, a missão e os objetivos do evento determinarão
sua morfologia. Como tema central, entende-se o próprio título do evento ou a sua descrição;
a missão deve ser de longo prazo, ultrapassando a duração do evento, e deve expressar
claramente o propósito e a contribuição promovida ao mercado; os objetivos buscam
mensurar os resultados quantitativos e qualitativos que se deseja alcançar.
De acordo com a definição geral e superficial dada a eventos pela autora Martin
11
(2003), a definição simplista e pouco abrangente de Tenan (2004) e a conceituação muito
específica de Giacaglia (2006), sem levar em consideração as etapas de realização de um
evento, como planejamento e resultados, neste estudo será adotada a proposta de Miranda
(2003), visto que a autora discute em seus estudos a importância de todas as etapas de
realização de um evento e não só a sua conceituação.
1.2 Classificação de eventos
Os eventos podem ser classificados com base em vários critérios:
Quanto à freqüência de realização, podem ser permanentes, esporádicos, únicos ou de
oportunidade. De acordo com Tenan (2004), eventos permanentes são aqueles que seguem
uma periodicidade: mensal, semestral, anual, e outros. Os esporádicos são os que não
apresentam regularidade de acontecimento; já únicos são os que ocorrem uma única vez,
como lançamentos e noites de autógrafos. Os de oportunidade são os que ocorrem
paralelamente, atrelados ao mesmo clima, tendo amplitude até mesmo internacional. São
marcantes, históricos ou tradicionais, como, por exemplo, os eventos esportivos em época de
Olimpíadas.
Quanto à localização, Tenan (2004) postula que podem ser fixos (quando acontecem
sempre em uma mesma cidade ou região) ou itinerantes (quando migram a cada edição).
Com relação à forma de participação [ou, para MARTIN (2003:41)], “por tipo de
adesão”, o evento pode ser fechado - quando a participação é restrita através de convites
advindos do organizador - ou aberto - quando a adesão acontece por meio de pagamento de
inscrição ou acesso livre sem taxas.
No quesito alcance do público, o evento pode ser de massa (pessoas com diferentes
objetivos em um mesmo evento) ou de nicho (os participantes compartilham de um objetivo
comum ou apresentam uma formação específica), conforme definição de Tenan (ibid).
Martin (2003) aponta que, no que tange à dimensão, o macroevento é a classe dada
quando o evento é organizado por centenas de pessoas, atraindo milhares de indivíduos, sendo
geralmente realizado por entidades públicas, com abrangência mundial. Abaixo do
macroevento, tem-se o evento de grande porte, que também apresenta milhares de
participantes, porém realizado por empresa privada. Continuando a escala decrescente, têm-se
os eventos de médio porte, que apresentam menos de mil participantes. O evento de pequeno
porte tem um público menor, geralmente tendo como público-alvo um único nicho ou
segmento.
Relativamente ao perfil dos participantes, o mesmo autor postula que o evento
12
classificado como geral apresenta participantes de vários segmentos, com vários grupos de
interesses comuns. O específico ou especializado tem como participantes técnicos e
profissionais de certa área e com atividades afins.
Quanto à categoria, têm-se os eventos públicos, organizados por entidades públicas, e
ou privados, realizados por empresas privadas.
Já a abrangência pode ser, segundo Tenan (2004), local, municipal, regional, estadual,
nacional ou mundial.
Martin (2003) prega que, de acordo com o objetivo ou área de interesse, os eventos
podem ser científicos, educacionais, sociais, cívicos, institucionais, culturais, folclóricos,
comerciais, políticos, artísticos, assistenciais, desportivos, promocionais, ecoturísticos,
empresariais, expositivos, filantrópicos, gastronômicos, governamentais, informativos,
religiosos, técnicos e turísticos.
Quadro Sinóptico das Classificações Apresentadas
Freqüência
Localização
Forma de Participação
Alcance do Público
Dimensão
Perfil dos Participantes
Categoria
Abrangência
Área de Interesse
Permanente
Esporádico
Único
De oportunidade
Fixo
Itinerante
Aberto
Fechado
Massa
Nicho
Macroevento
Grande Porte
Médio Porte
Pequeno Porte
Geral
Específico/Especializado
Públicos
Privados
Local, Municipal, Regional, Estadual, Nacional,
Mundial
Científicos,
Educacionais,
Sociais,
Cívicos,
Institucionais, Culturais, Folclóricos, Comerciais,
Políticos, Artísticos, Assistenciais, Desportivos,
Promocionais,
Ecoturísticos,
Empresariais,
Expositivos,
Filantrópicos,
Gastronômicos,
Governamentais, Informativos, Religiosos, Técnicos
e Turísticos
Quadro 1 – Quadro Sinóptico das Classificações de Eventos.
13
1.3 Tipologia de eventos e suas características
Levando em consideração os estudos desenvolvidos por Miranda (2003); Martin
(2003) e Gomes (2004), definiremos a seguir algumas tipologias fundamentais para esta
pesquisa.
Conferência, segundo Miranda (2003), é uma reunião informativa, em que uma
autoridade expõe formalmente um assunto por um tempo determinado. Os questionamentos
acontecem após a explanação do pesquisador convidado.
Congresso, conforme preconiza Gomes (2004), é um acontecimento complexo, que
engloba outros tipos de eventos, como seminários, debates e conferências. É geralmente
promovido por entidades associativas com a finalidade de estudar e debater conteúdos de
interesse de uma classe profissional. Sua complexidade exige uma equipe de organização
plena e concentrada.
O autor define convenção como um evento de cunho restrito, para grupos específicos,
geralmente, promovido por entidades empresariais em comemorações tipo almoços e
coquetéis, com finalidades de treinamento, apresentação de diretrizes e aperfeiçoamento
profissional.
De acordo com Martin (2003), o curso visa o aprendizado e aperfeiçoamento, sendo
com curta, média ou longa duração (respectivamente horas, meses ou anos).
O debate é tipificado por Tenan (2004) como uma discussão entre oradores e, ou
palestrantes com pontos de vistas divergentes sobre o assunto proposto. Há um moderador
para conduzir os trabalhos, as regras e a exposição das perguntas dos outros participantes. Em
geral, não ocorre participação de audiência, mas, quando há, esta se pronuncia somente com
aplausos e manifestações não-formais.
Encontro, para Gomes (2004), objetiva expor trabalhos, estudos e pesquisas, além de
possibilitar a troca de experiências relativas a uma determinada área. Tem duração variável e
assemelha-se ao congresso, porém de menor porte.
Miranda (2003) conceitua fórum como um evento que foca a participação da platéia
na discussão de um problema de caráter geral. Permite o acesso livre de pessoas e pode durar
um ou mais dias.
Já, mesa-redonda, para a autora, reúne de 3 a 4 pessoas para discutirem um tópico de
interesse de todos os presentes. Cada debatedor expõe sua concepção por um tempo
estipulado e, ao final, o grupo discute o assunto junto com a audiência. O moderador é
denominado Presidente de Mesa e tem a função de coordenar e fazer cumprir as diretrizes.
14
As palestras consistem em uma apresentação para que um público obtenha
conhecimentos sobre um tema, como coloca Martin (2003). Após o término da preleção têm
lugar os questionamentos. É muito comum, ainda, o acontecimento de ciclos de palestras.
Para Tenan (2004), os seminários são reuniões de especialistas ou interessados em
uma questão específica, a fim de desenvolverem capacidades, saberes e aprendizado conjunto.
O objetivo não é chegar a conclusões ou resultados, e sim agregar conhecimentos e juntar
experiências.
Finalmente, os simpósios, segundo Gomes (2004), possuem as mesmas características
dos seminários, porém com temas, geralmente, de caráter científico. O moderador não
interfere na apresentação, e não há a necessidade deste ser um especialista no assunto tratado.
O ouvinte é denominado assistência e participa somente com questionamentos no final.
Gomes (2004) ressalta que, além dos tipos explicitados, existem os eventos sociais,
como casamentos, batizados e aniversários, os eventos oficiais, como homenagens e posses, e
outros, entretanto, para organizar qualquer evento, é necessário conhecer as etapas de
preparação para a realização do mesmo. Mas nos interessa nesta pesquisa apenas os eventos
científicos.
1.4 Etapas para a realização de um evento 1
Para que um evento suceda-se bem, independentemente de seu porte ou importância, é
preciso um planejamento, que norteará a equipe organizadora, os fornecedores, os
participantes, enfim, todos os envolvidos no processo. Qualquer falha ou problema poderá
comprometer a imagem da empresa promotora e da realizadora, bem como de suas
respectivas equipes.
De acordo com Martin (2003), existem três fases de um evento: Pré-evento, Evento e
Pós-evento. Todas as etapas de realização devem ser seguidas cuidadosamente, após o
surgimento da idéia de realização de um evento.
1.4.1. Pré-Evento
Segundo Martin (2003), o primeiro passo para a realização de um evento é a
1
MIRANDA, Luiza. Negócios e Festas: Cerimonial e Etiqueta em Eventos. 2 ed. Belo Horizonte: Autêntica, 2003.
MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2003.
GOMES, Fernanda Rodrigues. A Organização de Eventos na Universidade Federal de Viçosa –UFV. (monografia 2004)
15
contratação de uma empresa que se encarregará de executar as tarefas necessárias para o
acontecimento (aqui, chamada de empresa organizadora ou promotora). Visto que todo o
evento depende do desempenho desta organização, tornam-se essenciais o cuidado e a atenção
para a escolha desta ou daquela prestadora de serviços. A empresa realizadora irá reunir-se
com a empresa promotora escolhida, apresentar a idéia e solicitar a apresentação de uma
proposta em uma próxima reunião, quando tal proposta deverá ser analisada e aprovada, ou,
caso necessite de alguma alteração, deverá ser corrigida e apresentada em versão final para o
aceite. Nesse primeiro encontro, devem ser definidas, precisamente, as responsabilidades, as
atividades e as funções da organizadora do evento. Martin (2003) ressalta que se faz
necessário explicitar que todos os fornecedores a serem contratados devem ter boa reputação,
comprovada no mercado através de mais de uma indicação e de informações sobre os
mesmos. Todas as pessoas envolvidas no acontecimento devem ser idôneas; e as empresas
prestadoras de serviços, devem, ainda, ter competência técnica e administrativa, qualidade,
reputação, bem como tradição no mercado e na área de atuação.
De acordo com a mesma autora, nessa etapa, é preciso compor a Comissão
Organizadora, delineando-se, assim, o organograma funcional do evento, desenhado na
próxima página.
Segundo Gomes (2004), pode haver uma ou mais reuniões com os envolvidos, os
funcionários, as empresas terceirizadas (bufê, recepção, entre outros.) e os parceiros, para a
divisão das atribuições de cada um. É importante, também, um documento contendo: um
cronograma do evento, um roteiro para o pré-projeto (vide apêndices I e II) e as
responsabilidades de cada envolvido. Depois de aprovada a proposta, parte-se para a
elaboração do projeto.
16
Comissão Executiva (empresa
realizadora)
Organizadora
do evento
Comissão de
Marketing
Comissão de
Finanças
Comissão
Social
Comissão de
Vendas
Comissão
Técnica
Subcomissão de
Imprensa
Subcomissão de
Tesouraria
Subcomissão de
Inscrições
Subcomissão
Convidados
Subcomissão de
Relações
Públicas
Subcomissão
de contas a
pagar
Subcomissão de
Comercialização
Subcomissão
Palestrantes
Comissão de
Segurança
Comissão de
Cerimonial e
Protocolo
Subcomissão de
Promoção
Subcomissão de
Publicidade
Quadro 2 – Organograma funcional para eventos (MARTIN, 2003:81).
Para Giacaglia (2006), devem-se estabelecer os objetivos do evento, que devem ser
claros, precisos e divididos em geral e específicos. Nesta fase, delimitam-se, ainda, as
expectativas e os resultados almejados, além das justificativas para a execução do evento.
Cabe mencionar que objetivos bem formulados devem responder aos seguintes
questionamentos: o quê, como, quando e quanto.
17
A seleção do tema é de grande relevância para a realização do evento, conforme
defende Giacaglia (2006), visto que outras tarefas dependem desta definição, como a
divulgação, a escolha do local e a confecção dos materiais a serem providenciados (camisetas,
convites e outros). O tema deve ser um resumo exato dos objetivos do evento em uma frase
curta e de impacto.
Na elaboração do projeto é que se define o público-alvo do acontecimento. Gomes
(2004) diz que essa decisão norteia com relação aos segmentos da sociedade que terão o perfil
para participar do evento e no que se refere aos agrupamentos empresariais e profissionais que
serão convidados. Igualmente, tal definição dá um melhor direcionamento no que tange local,
decoração, tarifas e taxas.
A postura de Miranda (2003) é que na escolha da data tenha-se cuidado com os dias
comemorativos e com os eventos festivos da cidade, região e nação onde o evento terá lugar,
para que não se tenha problemas com a adesão e a presença do público-alvo. Se possível,
deve-se conseguir o calendário de eventos municipais e regionais e das datas comemorativas
nacionais. Os aspectos naturais, da mesma forma, devem ser considerados, para que não
prejudiquem a participação no evento (como, por exemplo, frio ou calor extremo, terremotos,
dentre outros). A data deve ser o mais conveniente possível para os participantes, para as
empresas patrocinadoras e colaboradoras, para os associados e para o governo.
Além da data, deve-se observar o lugar onde ocorrerá o evento. De acordo com Martin
(2003), o local deve apresentar características que viabilizem a estada dos palestrantes e dos
participantes, como acessibilidade a aeroportos, rodovias, farmácias e lojas, vagas de
estacionamento suficientes, facilidade para a utilização de transportes públicos e privados,
número adequado de atendentes rápidos e eficientes, sinalização do evento apropriada e de
grande visibilidade, entrada principal condizente com o número de participantes, além de
elevadores e rampas de acesso que atendam a todos. Do mesmo modo, é importante
disponibilizar recursos audiovisuais e equipamentos para uso dos prelecionistas.
Para essa pesquisadora é necessário escolher criteriosamente também as salas ou
centros para a realização de exposições e apresentações, levando-se sempre em conta a
acústica, a capacidade máxima de pessoas que o espaço comporta, a distância da área de
atendimento, a facilidade de locomoção para deficientes, a limpeza, a localização e
quantidade suficiente de banheiros, a luminosidade, a ventilação e a segurança.
Atualmente, existem hotéis e flats especialmente estruturados para sediar eventos,
otimizando o trabalho dos organizadores no que tange à etapa de seleção do local.
18
Na definição das salas, deve-se buscar a pertinência com a programação do evento,
levando-se em consideração, por exemplo, a distância entre as salas dos próximos
acontecimentos.
Segundo Martin (2003:94), programação “é a descrição organizada, seqüencial das
diferentes atividades que acontecerão no evento, ou seja, é o fluxo das diversas atividades,
ordenadas por tema, data e horário de realização”. Na formulação do programa, serão também
decididos os tipos de eventos a realizar-se dentro do evento principal (workshops e painéis,
por exemplo), o número de coffee-break, necessários, a forma de encerramento (coquetel,
jantar) e a cerimônia de abertura.
Gomes (2004) ressalta a importância dos materiais de divulgação, convites, folhetos,
folderes e cartazes. É essencial também providenciar e conferir os crachás, as pastas, os
blocos de anotações, os kits palestrante, os brindes e a lista de inscritos. Definir promoções
para tornar o acontecimento menos cansativo e mais divertido é uma opção interessante, pois
esse tipo de atividade influi na integração social e quebra a rotina dos participantes e dos
palestrantes.
O autor coloca que à equipe de divulgação cabe definir os mecanismos de divulgação
(como mídia impressa, rádio e instituições de setores afins ao tema do evento), assim como
contratar uma assessoria de imprensa para cobrir o acontecimento. A equipe de secretaria
deve preparar o cadastro dos participantes e a lista de participação, além de se responsabilizar
pela distribuição dos questionários para avaliação final do evento e das cartas de
agradecimento a empresas patrocinadoras, palestrantes e parceiros. Tal grupo também fará o
contato com os prelecionistas com antecedência, a fim de obter confirmação da presença
destes.
Um estudo da viabilidade econômica do evento é uma tarefa primordial, em
conformidade com o que pontua Martin (2003). Todos os gastos são estimados e analisa-se
quanto se deve ter de receita para um acontecimento sem prejuízos.
Tal pesquisadora postula que, para o levante de receita, algumas ações podem ser
tomadas. Cobram-se taxas de inscrição com categorias definidas (associados, estudantes),
com valores, prazos e formas específicas de pagamento (boleto, cheque pré-datado), para cada
uma dessas categorias. Há, também, a venda de quotas. Gomes (2004) coloca que, para
realizá-la, deve-se montar um documento de apresentação do evento, advindo do projeto, que
contenha informações completas e atrativas, isto é, que dê maior destaque para o retorno
institucional e financeiro que as organizações terão patrocinando o acontecimento, seja
através da divulgação das mesmas, seja pelas possibilidades de negócios. Tais quotas podem
19
ser de patrocínio, apoio, venda de estandes ou participação em salas especiais, que viabilizem
as negociações, tendo a empresa publicidade em diferentes níveis, dependendo do valor
investido. A fim de aumentar os investimentos (e, assim, ter maior êxito no evento), é mister
identificar todas as possibilidades de comercialização durante o acontecimento, definindo
valores para apresentar às instituições com interesse no ramo.
Para terminar a fase do pré-evento, segundo Gomes (2004), é de grande auxílio ter um
check-list (vide apêndice III) com tudo o que deve ser organizado e realizado durante essa
etapa, para que nada seja esquecido. Além disso, para se ter sucesso, vale citar o que o autor
aconselha: preparar uma equipe responsável e eficiente e fazer o planejamento com
antecedência.
1.4.2 Evento
Essa é a fase de execução do evento, assim, onde deve-se fazer uma checagem do
check-list e ver como foram planejadas todas as atividades para poder coordená-las.
Verificando e analisando todos os preparos para o início do evento, é possível evitar
grandes falhas durante o trabalho. Com isso o passo inicial é enumerar as atividades e os
procedimentos a serem seguidos possibilitando rearranjos quando necessários.
Com relação à secretaria, Martin (2003) afirma que ela é a “chave” do evento, pois é a
responsável por coordenar, supervisionar e controlar as atividades que estarão acontecendo.
Da mesma forma, fica a cargo dessa equipe a recepção, o direcionamento e a assessoria aos
participantes, patrocinadores, convidados, contratados, fornecedores e palestrantes; as novas
inscrições (caso necessário); a entrega dos materiais ao público e dos kits aos palestrantes e
convidados; as informações relacionadas ao acontecimento; e a entrega dos certificados. O
que contraria a autora, visto que a secretaria não está discriminada no organograma que a
mesma indica para a realizaçãp de um evento de sucesso.
Aos palestrantes deve ser dispensado um tratamento especial, se possível, valendo-se
de uma sala de hospitalidade com serviços especiais, como mesa de café, equipamento
eletrônico para checagem da palestra e assessoria permanente, conforme explicitado por
Martin (2003).
Deve-se verificar, com rigor, cada item da estrutura física, como equipamentos
audiovisuais, microfones, som, iluminação, limpeza e segurança, para perfeito funcionamento.
1.4.3 Pós-Evento
O pós-evento inicia-se com a desmontagem de toda estrutura física do evento. É o
20
momento de liquidar as dívidas administrativas e contábeis (caso existam) e prestar contas à
empresa contratante através de relatórios.
Nesta fase, analisam-se as informações dos questionários de avaliação respondidos
pelos envolvidos no evento, para que sejam apurados os pontos positivos e negativos, o
conteúdo científico das palestras e a qualidade dos serviços. (MARTIN, 2003)
A assessoria de imprensa documentará o que for publicado em jornais, revistas e sites,
bem como fará a avaliação do impacto obtido pelo evento.
A secretaria montará o arquivo de todo material de divulgação e das correspondências;
preparará e enviará os anais aos participantes; encaminhará as cartas de agradecimento aos
palestrantes e patrocinadores; organizará o acervo fotográfico e os vídeos; fará a tabulação
dos questionários de avaliação; e elaborará um relatório final para averiguar o alcance dos
objetivos e os pontos a serem melhorados. (MARTIN, 2003)
De acordo com Dias (1996:116) “a determinação do sucesso ou fracasso de um evento
está na relação estreita e direta com a precisão com que seus objetivos foram alcançados”.
A partir da explanação sobre as etapas de realização de um evento, pôde-se perceber
quantos detalhes cada uma delas apresenta para serem lembrados, e por isso a grande
importância de se estudar se na prática as teorias são observadas e utilizadas, sendo este o
objetivo principal desta pesquisa.
21
2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
2.1 Classificações da Pesquisa
Esta pesquisa se caracteriza como descritiva, de acordo com Best 2 (1972, apud
Marconi; Lakatos, 2002), uma vez que aborda descrição, registro, análise e interpretação de
situações atuais com objetivo de evidenciar o funcionamento do objeto, no caso, desta
pesquisa, um evento. Assim, aqui foram descritas e registradas todas as atividades que
envolviam a organização do IV Simpósio de Meio Ambiente.
De acordo com Barros e Lehfeld (2000), a pesquisa descritiva engloba dois tipos: a
bibliográfica e a de campo, que serão abordadas no tópico de levantamento de dados.
Utilizou-se, nesta pesquisa, para fins metodológicos, com o objetivo de melhor
descrever o evento supracitado, o diagnóstico. De acordo com Lima (2007:01), tal método se
representa da seguinte forma
“Um diagnóstico se constitui em um processo sistemático de coleta de dados e
análise de informações, por meio de instrumentos estruturados e/ou semiestruturados para avaliar questões relativas a aspectos de administração e de áreas
específicas. O processo de diagnóstico tem como objetivo propiciar a apreensão, a
análise, e a compreensão da realidade organizacional. Como resultado, ele permite
ao administrador, (...), definir o tipo de mudança, se corretiva ou preventiva, os
modelos/métodos e os instrumentos para promovê-la”
Portanto, para atingir o conceito e os objetivos de uma pesquisa que utiliza o
diagnóstico, como método, foram utilizados aqui o questionário estruturado e a observação
participante como técnicas de coleta de dados. Assim, o objetivo desta pesquisa foi analisar,
avaliar e compreender as atividades relacionadas à Organização e Realização de Eventos,
2
BEST, 1972; apud MARCONI, M.A; LAKATOS, E.M. Técnicas de Pesquisa. 5.ed.São Paulo: Atlas, 2002.
22
tendo como objeto de estudo o IV Simpósio de Meio Ambiente, realizado em Viçosa – MG –,
ocorrido no período de 17 a 19 de setembro de 2007.
Sendo assim, primeiramente, foram descritas as características do evento, a saber:
atividades, missão, objetivos, público-alvo, entre outros, relacionando-as com as teorias e
traçando um paralelo entre o que é preconizado pelas teorias estudadas e o que foi realizado,
na prática, pelo Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento
Sustentável – CBCN –, observando-se fatores organizacionais e planejamento na realização
de eventos. Para legitimar os dados obtidos pela observação participante foram aplicados
questionários estruturados.
2.2 Etapas da Pesquisa
Este trabalho passou pelas seguintes etapas: busca de literatura através da pesquisa
bibliográfica, coleta dos dados e confronto destes com a teoria.
2.2.1 Levantamento de dados
2.2.1.1 Pesquisa Bibliográfica
De acordo com Marconi e Lakatos (2002), a pesquisa bibliográfica é um estudo geral
das importantes pesquisas já publicadas sobre o tema, para a captura de informações e dados
relevantes à pesquisa.
Para se realizar uma pesquisa bibliográfica, parte-se de três tipos de fontes, conforme
estudos de Cooper e Schindler (2003): primárias, secundárias e terciárias.
Fontes primárias, segundo os autores, são dados brutos, sem interpretação, que
representam posições oficiais, como, por exemplo, memorandos, cartas, leis, decisões,
geralmente, são dados governamentais. Fontes secundárias são documentos da fonte primária
interpretados. Exemplos: livros, artigos de jornais e revistas. Fontes terciárias são
interpretações de fontes secundárias, que são geralmente representadas por índices,
monografias e outros auxiliares de busca.
Nesta pesquisa, a principal fonte utilizada foi a fonte secundária, por meio de livros,
enciclopédias e artigos acerca de Organização de Eventos, sua tipologia, classificação,
planejamento e outras atividades relacionadas ao tema. Entretanto, as primárias e terciárias
também foram aproveitadas através de cartas para órgãos do governo e prefeituras, gráficos
de avaliação e monografia. Foi esquematizada a documentação de informações, com a
finalidade de se criar uma base teórica para a posterior pesquisa de campo.
O uso da pesquisa bibliográfica teve como objetivo levantar outros estudos sobre o
23
tema – eventos – e observar a concepção de autores a respeito do assunto, com intuito de
auxiliar na coleta de dados, deste trabalho.
2.2.1.2 Contatos Diretos
Segundo Marconi e Lakatos (2002), contatos diretos devem ser realizados com
pessoas capazes de fornecerem dados e sugerirem fontes de informações. O contato direto foi
realizado com os funcionários do CBCN. Cada um, com suas funções, indicou os melhores
caminhos a serem seguidos e fontes a serem procuradas. Através deste contato, foi possível
identificar a responsabilidade de cada ator no pré-evento, no evento e após a realização do
evento (pós-evento).
2.2.2 Coleta dos dados
2.2.2.1 Contexto e Participantes
Os questionários foram aplicados aos organizadores do IV Simpósio de Meio
Ambiente conforme observado o organograma abaixo.
Comissão
Executiva
CBCN
Organização
ÍCONE/
Secretária
Executiva
Marketing
WEB
DESIGNER
Finanças
PRESIDENTE
CBCN
Comunicação Social
ÍCONE
Vendas
CBCN e
ÍCONE
Técnica
ASSESSORA
TÉCNICA
CBCN
Segurança
DIRETOR
ADMINISTRATIVO
Cerimonial e
Protocolo
CERIMÔNIALISTA e
SECJr
Quadro 3 - Organograma do IV Simpósio de Meio Ambiente.
Fonte: Computador do Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial.
Optamos por aplicar os questionários aos representantes de cada setor do organograma
oficial do Evento, totalizando 11 (onze) membros conforme descrito abaixo:
•
Comissão Executiva (1): Presidente do Instituto Ícone, responsável geral .
24
•
Organização (2): Secretária Executiva do CBCN e Assistente do Instituto Ícone,
que participaram efetivamente de todas as etapas para a realização do IV SMA.
•
Marketing (1): responsável pelo Web Design e toda parte de divulgação.
•
Finanças (1): Presidente do CBCN, único responsável pela parte financeira.
•
Comunicação Social (1): Secretária Executiva do Ícone.
•
Vendas (1): Secretária Geral do CBCN.
•
Técnica (1): Assessora Técnica do CBCN.
•
Segurança (1): Diretor Administrativo do CBCN.
•
Cerimonial e Protocolo (2): Dois membros da Sec Jr.
2.2.2.2 Observação Participante
Foi utilizado o método etnográfico para coleta de dados, que é definido por Vergara
(2006) como sendo a inserção do pesquisador no dia-a-dia do fenômeno investigado, em que a
coleta de dados é realizada por meio da observação participante, que é uma das técnicas deste
tipo de método. As principais características desta técnica etnográfica, segundo a autora, são a
possibilidade de uma compreensão mais ampla da atuação dos indivíduos no ambiente
estudado, a descoberta de simbolismos no comportamento e relacionamento entre os
integrantes e as atividades a serem desenvolvidas, além de uma visão mais abrangente ao
permitir contato direto com o fenômeno pesquisado.
Foram feitas observações participantes, chamadas naturais por Marconi e Lakatos
(2003), uma vez que o observador-pesquisador pertencia e estava inserido no fenômeno
estudado.
Para Cooper e Schindler (2003:308), a “observação participante acontece quando o
observador entra no ambiente social e age como observador e como participante.” Os autores
apontam ainda algumas vantagens na utilização desta técnica etnográfica:
“Conseguir informações sobre pessoas ou atividades que não podem ser obtidas
através de experimentos ou questionários; evitar a filtragem e o esquecimento do
respondente; conseguir informações sobre o contexto ambiental; otimizar a
naturalidade do ambiente de pesquisa e reduzir a interferência”.
Essas observações foram realizadas no período de 30 de junho a 30 de setembro de
2007 e propiciaram o acompanhamento e análise de grande parte do processo para a
realização do evento. Marconi e Lakatos (2002) definem a observação como sendo uma
técnica de coleta de dados que proporciona a utilização dos sentidos para obtenção de
aspectos e informações do fato observado. Consiste em examinar e analisar o fato e/ou
fenômeno, e não apenas ouvir e ver. Já a observação participante é descrita, por eles, como a
25
participação real do observador que se incorpora no grupo do fenômeno estudado,
participando das mesmas atividades que os outros membros, e, com isso, ganhando a
confiança do grupo, fazendo-os compreender os objetivos e a missão da pesquisa a ser
desenvolvida.
2.2.2.3 Questionário estruturado
A partir das informações obtidas por meio da observação participante, foi elaborado
um questionário para confirmação ou não dos dados. Os questionários foram aplicados a
todos os membros da organização do IV Simpósio de Meio Ambiente, via e-mail em função
da distância entre os membros do Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e
Desenvolvimento Sustentável – CBCN e do Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial.
O questionário foi aplicado principalmente pela vantagem citada por Barros e Lehfeld
(2006:91): “o questionário pode garantir o anonimato, consequentemente maior liberdade nas
respostas, com menor risco de influência do pesquisador sobre elas.” Assim, essa técnica
juntamente com a observação participante torna essa pesquisa mais próxima da real
organização e planejamento do evento, sem influências, ou subjetividades do pesquisadorobservante.
Outras vantagens da aplicação de questionários, abordadas pelos autores supracitados,
também foram levadas em conta, como por exemplo, a maior abrangência de pessoas e de
informações em curto espaço de tempo, facilidade de tabulação dos dados, garantia do
anonimato dos respondentes, o que proporciona mais liberdade, além da economia de tempo e
recursos financeiros e humanos na aplicação do mesmo.
Além disso, os questionários podem corroborar as descrições alentadas pela
observação, uma vez que o questionário objetiva antes de tudo descrever ao invés de explanar,
explicar o fenômeno. No entanto, sabendo que uma das limitações do uso do questionário
como técnica de pesquisa é a superficialidade dos dados, em função da extensão das
perguntas, nos propomos a fazer um questionário em profundidade para investigarmos as
razões e motivos que os levaram a responder as questões propostas.
2.2.3 Análise e Interpretação de dados
Veloso (2005) descreve que, após a coleta de dados, o pesquisador deve confrontar o
obtido com o descrito na literatura. Esta fase de estudo é realizada através dos dados obtidos
por meio de experiência, verificação, anotações, vivência ao lado do caso e estudo do
particular pelo investigador.
26
Para Veloso (2005:105), “Ao interpretar os dados coletados, o pesquisador, mais do
que separar e classificar, faz comparações e confirma se as perguntas que os dados ajudam a
responder têm ou não ligação com outros conhecimentos ou outros questionamentos”.
De acordo com Marconi e Lakatos (2002:35), “em geral, a interpretação significa a
exposição do verdadeiro significado do material apresentado, em relação aos objetivos
propostos e ao tema”. Este trabalho expõe a teoria, e, logo após, a relaciona com os objetivos
e com o próprio IV SMA, confrontando a prática do evento com a literatura abordada.
A análise e a interpretação dos dados obtidos através da observação participante foram
feitas baseadas nas teorias apresentadas no fundamento teórico, que proporcionou uma visão
crítica para que os pontos denominados “discordantes” nesta pesquisa fossem confrontados
com as respostas dos questionários aplicados e, assim, foram avaliados e utilizando-se das
mesmas teorias foram elaboradas análises no intuito de contrapor com o preconizado.
A análise dos dados levará em conta as três fases do evento: o Pré-evento será
diagnosticado com base nos questionários e na observação do desenvolvimento de algumas
atividades; a fase denominada Evento foi diagnosticada com base no questionário dado aos
participantes pela organização do evento além da observação do pesquisador, e o Pós-evento,
analisou-se as respostas obtidas no questionário, confrontando com os dados obtidos durante
as duas primeiras fases do evento e o que a literatura aponta sobre tal fenômeno.
27
3. DESENVOLVIMENTO
3.1 Descrição do IV Simpósio de Meio Ambiente
3.1.1 Classificação e tipificação do IV Simpósio de Meio Ambiente
De acordo com as classificações apresentadas no Quadro Sinóptico das Classificações
de Eventos (p.13), o IV Simpósio de Meio Ambiente (SMA) apresenta as seguintes
especificações.
O IV SMA é classificado quanto à freqüência de realização, conforme Tenan (2004),
como um evento esporádico, visto que não tem regularidade de acontecimento. Com relação à
localização, é itinerante, pois, de acordo com Tenan (2004), esse tipo de evento não apresenta
lugar fixo para todas as edições.
Considerando a classificação descrita por Martin (2003) quanto à forma de
apresentação ou tipo de adesão, o evento foi aberto, porque aconteceu por meio de pagamento
de inscrição (apesar de ter contado com alguns convidados). No que se refere ao alcance do
público, é classificado como sendo de massa, respaldado na definição de Tenan (2004), uma
vez que, apesar de apresentar algumas palestras específicas, o tema “Meio Ambiente” é um
assunto compartilhado por pessoas de vários setores e nichos.
Segundo classificação de Martin (2003) no que se refere à dimensão, o Simpósio foi
de médio porte, por ter englobado menos de mil participantes e, no que tange o perfil destes,
foi um evento dirigido, uma vez que houve a participação de vários grupos, mas todos com
um interesse comum – o meio ambiente.
No item categoria, de acordo com Tenan (2004), o IV SMA foi privado, visto que foi
realizado por uma organização privada. Quanto ao escopo geográfico/abrangência, pode ser
28
classificado como nacional, haja vista a presença de representantes de todas as regiões
brasileiras. Segundo Martin (2003), referente ao objetivo ou área de interesse, foi científicoeducacional, havendo participação de pesquisadores, profissionais e estudantes.
Quanto à tipologia, a nomenclatura “Simpósio” foi corretamente empregada, uma vez
que corrobora o que foi dito por Gomes (2004): “É uma reunião de especialistas(...), para
apresentação de tema de grande interesse e geralmente de caráter científico, a uma assistência
selecionada. (...) A assistência participa somente no final, com perguntas (...) sem teor de
polêmica.” Portanto, o IV SMA pode ser definido como uma reunião de caráter científico uma
vez que apresentou especialistas/interessados em meio ambiente, tendo por finalidade
divulgar, desenvolver conhecimento, além de compartilhar experiências. O público somente
participou ao final das exposições, com questionamentos e comentários.
Quadro Sinóptico das Classificações do IV Simpósio de Meio Ambiente
Categoria
Classificação
Freqüência
Esporádico
Localização
Itinerante
Apresentação ou tipo de adesão
Aberto
Alcance do público
Massa
Dimensão
Médio porte
Categoria
Privado
Escopo geográfico ou abrangência
Nacional
Objetivo ou área de interesse
Científico-Educacional
Quadro 4 – Quadro Sinóptico das Classificações do IV Simpósio de Meio Ambiente.
3.1.2 O Processo de Surgimento do Evento
A idéia de continuar a edição do Simpósio de Meio Ambiente surgiu do projeto da
Secretária Executiva do CBCN de se fazer um jantar comemorativo dos 40 anos do Centro
Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável – CBCN – no mês
de setembro, próximo ao Dia da Árvore. As expectativas sobre a realização do evento
apresentadas nos questionários foram que o evento seria grandioso, bem sucedido, de boa
qualidade, sem falhas, onde haveria intercâmbio de informações e os participantes sairiam
satisfeitos. Esses dados são confirmados pelas respostas abaixo:
29
Ex.: 01
“Atingir um grande público e oferecer-lhes um evento de qualidade, visando divulgar novas
tecnologias e difundir conhecimentos aos participantes.” Assessora Técnica do CBCN.
“Expectativas de um evento grandioso e bem sucedido com palestras e mini-cursos de bom
nível.” Diretor Administrativo do CBCN.
Concordando com a teoria apresentada por Martin (2003:72) sobre as atividades a
serem realizadas durante o período chamado, pela autora, de “Pré-Evento”, o primeiro passo
deve ser a contratação da “fornecedora-base”, ou seja, a empresa organizadora de eventos. No
caso do IV SMA, a escolhida foi o Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial, sediado
em Belo Horizonte – MG, organização de reconhecida qualidade e reputação, fundada por e
tendo como Presidente a ex-Secretária Executiva do CBCN. Assim, de acordo com as
respostas dos questionários aplicados aos organizadores do evento, haveria maior segurança
com relação à competência técnica e administrativa da promotora, principalmente pela
formação específica da Presidente do Ícone em Secretariado Executivo Trilíngüe, além de
maior divulgação, organização e menor número de problemas no evento. A proposta foi por
ela apresentada e aprovada (vide anexo I), como comprovam as declarações dos
organizadores:
Ex.: 02
“As expectativas quanto a contratação do Instituto Ícone eram de uma maior divulgação,
organização e marketing para o IV SMA.” Presidente do CBCN.
“Esperava-se maior velocidade na organização e melhor planejamento.” Secretária Geral do
CBCN.
Os fornecedores também foram escolhidos em função das habilidades técnicas e da
tradição no ramo de atuação específico, confirmando a teoria de Martin (2003) sobre a
importância da boa reputação, idoneidade e competência técnica e administrativa, além de
tradição no mercado e na área de atuação, de todos os fornecedores e prestadores de serviços
na organização do evento.
A empresa Multiciclagem, sediada em São Paulo – SP –, confeccionou os materiais do
evento com matéria-prima reciclada, visto que o tema foi o meio ambiente e sua preservação.
A Empresa Júnior de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Viçosa, de
Viçosa – MG – (Sec Jr.), ficou responsável pela secretaria, recepção e cerimonial das
palestras, em virtude do conhecimento adquirido pelos seus membros nas aulas teóricas do
30
curso de Secretariado Executivo Trilíngüe da referida instituição de ensino.
Para o cerimonial e protocolo, optou-se por um mestre de cerimônias da UFV, que
ficou responsável por todos os trâmites nesse âmbito.
Para a montagem do site e dos materiais de divulgação, um especialista em web
designer e informática, que já havia trabalhado para o CBCN no III Simpósio de Meio
Ambiente, foi recrutado.
O bufê ficou a cargo de uma empresa local, que apresentou vantagens em relação às
concorrentes no que se referia à tomada de preços e às indicações, pois como Miranda
(2003:152) descreve: “Deve-se informar sobre a idoneidade do bufê com pessoas ou
comissões de formatura que já tenha utilizado os serviços do mesmo”.
Os operadores dos recursos audiovisuais vinham de uma empresa indicada, que presta
serviços para vários departamentos da UFV, além disso, conforme contato feito com os
usuários, a empresa apresenta competência técnica para a realização do serviço prestado.
Seguindo teoria de Giacaglia (2006) sobre a definição clara e precisa dos objetivos, a
empresa organizadora estabeleceu, então, como sendo os descritos na imagem abaixo.
Ilustração 1- Objetivos do IV Simpósio de Meio Ambiente.
Fonte: Documento de apresentação do IV Simpósio de Meio Ambiente ( vide anexo II)
31
A justificativa do projeto do evento foi conforme descrita na imagem abaixo.
Ilustração 2 – Justificativa do IV Simpósio de Meio Ambiente.
Fonte: Documento de apresentação do IV Simpósio de Meio Ambiente (vide anexo II)
Seguindo estudo de Martin (2003) que preconiza a delineação de um organograma
funcional do evento para que todos os envolvidos no processo de organização tenham
conhecimento de suas responsabilidades, foi montado um modelo para o IV SMA
englobando: o CBCN, o Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial, a Empresa Júnior de
Secretariado Executivo da UFV, o Mestre de Cerimônias e o profissional de web designer,
conforme quadro abaixo.
Comissão
Executiva
CBCN
Organização
ÍCONE/
Secretária
Executiva
Marketing
WEB
DESIGNER
Finanças
PRESIDENTE
CBCN
Comunicação Social
ÍCONE
Vendas
CBCN e
ÍCONE
Técnica
ASSESSORA
TÉCNICA
CBCN
Cópia do Quadro 3, p. 24 - Organograma do IV Simpósio de Meio Ambiente.
32
Segurança
DIRETOR
ADMINISTRATIVO
Cerimonial e
Protocolo
CERIMÔNIALISTA e
SECJr
Conforme pesquisa de Gomes (2004) sobre a importância da definição do públicoalvo, por ser uma decisão que influencia tanto o material, quanto a forma de divulgação, para
o evento estudado, foram definidos como público-alvo estudantes de graduação e pósgraduação, professores universitários, pesquisadores e profissionais da área, dirigentes do
Terceiro Setor, ambientalistas e entidades públicas de pesquisa, conforme descrito no
documento de apresentação do IV SMA (vide anexo II).
Através do estudo da viabilidade econômica realizado pelo Ícone (vide proposta,
anexo I), foi observada a necessidade de se buscar investimentos financeiros para realização
do evento, portanto foram utilizadas duas estratégias descritas por Martin (2003) como
possíveis para o levante de receita: cobrança de taxa de inscrição e venda de cotas de
patrocínio.
Os participantes foram divididos em categorias, estipulando-se valores de inscrição
para cada uma destas, conforme quadro abaixo.
Quadro 5 - Categorias e valores das taxas de inscrição do IV Simpósio de Meio Ambiente.
Foi montada, também para o levante de receita, uma proposta (vide anexo II) para ser
apresentada às possíveis empresas patrocinadoras do Simpósio. No documento foram listadas
todas as formas de retorno para a patrocinadora, de acordo com o valor desembolsado,
conforme quadro abaixo.
COTAS
BENEFÍCIOS
Platinum
Inclusão da logomarca em todas as peças publicitárias;
R$10.000,00
Distribuição de material publicitário nas pastas dos participantes;
Um banner no auditório do evento;
Logomarca corporativa nos Anais em CD;
Inclusão da logomarca corporativa no site do evento com hiperlink;
Receber listagem completa com dados dos participantes em correio
eletrônico;
Direito de divulgar o apoio nas suas ações de comunicação;
33
6 inscrições no Simpósio.
Gold
R$5.000,00
Distribuição de material publicitário nas pastas dos participantes;
Inclusão da logomarca corporativa no site do evento com hiperlink;
Silver
R$2.500,00
Apoio
R$1.250,00
1 inscrição no Simpósio.
Quadro 6 - Categorias e valores das cotas de patrocínio do IV Simpósio de Meio Ambiente.
Em concordância com a teoria de Martin (2003) sobre o desígnio do local, a
observância das características necessárias para a realização do evento e a facilitação para os
envolvidos, como acessibilidade a rodovias e aeroportos, serviços de transporte público e
privado adequado e espaço suficiente, escolheram-se as salas de aulas do Pavilhão de Aulas I
da Universidade Federal de Viçosa para a realização de mini-cursos porque tinham boas
carteiras e quadro para explanação, além de apresentarem facilidade para a montagem de
equipamento audiovisual. Já o espaço Fernando Sabino da referida instituição foi escolhido
para a cerimônia de abertura do evento e para as palestras, por ser um espaço com dimensão
suficiente para os 800 inscritos esperados, seguindo teoria da mesma autora que afirma que o
local “deve ser compatível com a capacidade total de participantes, bem como a correta
realização de todas as atividades idealizadas” (MARTIN, 2003:84). O espaço também
oferecia os pontos abordados pela autora como importantes de serem observados, como
iluminação, ventilação, limpeza, recursos audiovisuais e eletrônicos, púlpito para a abertura,
estacionamento, entrada principal, cozinha para a colocação da equipe do bufê e espaço
adequado para a realização do coffee-break e do coquetel comemorativo.
A programação, caracterizada pela autora, como fluxo de todas as atividades,
ordenadas pelo tema, data e horário de acontecimento, foi definida pelo presidente e pelo
vice-presidente desta instituição e pela presidente do Instituto Ícone. O contato com os
palestrantes ficou sob a responsabilidade da Secretária Executiva devido ao seu conhecimento
teórico e acadêmico.
34
De acordo com Gomes (2004:17) “(...) existem inúmeras possibilidades de materiais
promocionais que poderão servir de apoio às palestras e ao próprio evento, como crachás,
tarjeta de mala, kit palestra, menu e brindes”. No IV SMA foram utilizados cartazes, folderes,
cartas (vide anexos III, IV e V) e o próprio site do evento (http://www.cbcn.org.br/simposio).
Foram confeccionados também crachás, pastas, blocos, kits para palestrantes e brindes. Para
depois do evento, foram montados CD’s dos anais do simpósio e cartas de agradecimento. Os
referidos anais e as fotos tiradas foram disponibilizados para download no site da empresa
realizadora. Para melhor divulgação, foram colocadas matérias no site da UFV e no jornal
Folha da Mata, além de terem sido enviados cartazes, cartas e folderes para instituições de
ensino da região sudeste, inclusive de Viçosa. Esses materiais de divulgação e secretaria
foram preparados pela Secretária Executiva do CBCN e pelo profissional de web design, de
acordo com seus conhecimentos obtidos na academia.
Durante o período descrito por Martin (2003:72) como “Evento”, a Secretária
Executiva do CBCN ficou responsável pela secretaria, seguindo teoria da autora quanto à
importância da mesma para coordenar e controlar as atividades do evento. Esta foi a chave da
realização, uma vez que teve um lugar próprio para, além de coordenar todos os envolvidos,
também solucionar os eventuais problemas, prestar informações, cadastrar novos participantes
e entregar materiais e certificados. A presidente do Instituto Ícone, por sua formação em
Secretariado Executivo, foi escalada para recepção, direcionamento e assessoramento de
palestrantes, patrocinadores e convidados.
Ao final, durante a fase nomeada por Martin (2003:72) como “Pós-Evento”,
caracterizado pela desmontagem da estrutura física, prestação de contas, apresentação da
avaliação do evento e montagem do arquivo com os documentos sobre o acontecimento, os
gráficos de avaliação do IV Simpósio de Meio Ambiente (vide anexo VI) foram elaborados
pela Assessora de Eventos, que também possui formação em Secretariado Executivo
possibilitando uma melhor análise do evento. O próprio web designer, responsável pelo
marketing, enviou reportagens, elaboradas pela assessora, ao jornal Folha da Mata, à revista
Águas do Rio doce e ao site “Descubra-me” (http://www.descubrame.com.br), que cobriram o
evento, com o propósito de divulgar o acontecimento. Além disso, a secretaria ordenou os
arquivos com todo o material que fora utilizado, para possível busca quando da realização de
outros simpósios.
35
3.2 Aspectos observados no IV Simpósio de Meio Ambiente
A partir de agora serão indicados os pontos “discordantes” da teoria apresentada no
fundamento teórico desta pesquisa e que foram levantados através da observação participante
e confrontados por meio de questionários aplicados aos organizadores e participantes do
evento.
Primeiramente, o Simpósio de Meio Ambiente deveria ser permanente e não
esporádico, de acordo com a classificação de Tenan (2004), pois, conforme ressalta Martin
(2003), os eventos são utilizados para promover marcas, organizações, produtos e serviços,
além de uma aproximação mercadológica, o que é necessário ao CBCN, visto que, por ser um
tipo de Organização Não-Governamental (ONG), ele depende de empresas investidoras para
sua sobrevivência. Esta falta de investimentos empresariais para o acontecimento periódico do
evento causa uma discrepância quanto à regularidade das edições. De acordo com 100% das
respostas do questionário aplicado aos organizadores, a regularidade de ocorrência de um
evento promove a legitimidade, a tradicionalidade, evidencia o tema e principalmente fideliza
o público através da credibilidade do evento e da organização que o promove.
Ex.: 03
Pergunta: Você acha importante que o evento
“A realização freqüente de um
tenha uma freqüência estipulada, por exemplo,
evento confere legitimidade e garante
anualmente? Isso influencia no sucesso do
sucesso. O público interessado passa
evento?
a vê-lo como tradicional.” Membro da
Sec Jr.
0%
“Com a realização freqüente
Sim
Não
do IV SMA o evento ganharia
100%
credibilidade com o participante e
com o colaborador.” Presidente do
Gráfico 1
Ícone.
Alguns problemas, que poderiam ser facilmente resolvidos, foram observados e
citados nos questionários: (i) falta de um organograma completo com subdivisões de
responsabilidades e cronograma estipulando os prazos; (ii) os objetivos do evento não foram
divididos entre geral e específicos; (iii) falta de expectativas e resultados esperados claros e
definidos; (iv) o tema do evento não foi um resumo dos objetivos em uma frase de atração; (v)
a escolha da data foi feita sem prévia consulta ao calendário de eventos da UFV; (vi) o local
escolhido para os mini-cursos não foi adequado; (vii) o bufê não fez o coffee-break de acordo
36
com o combinado; (viii) a programação não apresenta pausas para questionamentos; e (ix) o
planejamento não foi realizado com antecedência adequada. Cada um desses pontos será
explicado adiante.
Em primeiro lugar, não foi montado um organograma completo como o modelo citado
por Martin (2003) e sim um organograma simples (ver p. 24), o que causou algumas dúvidas
quanto à subdivisão de responsabilidades, como apresentamos na página seguinte para melhor
visualização. Também não foi elaborado um cronograma, diferentemente do que aborda o
estudo de Gomes (2004) sobre a importância da elaboração deste para a definição de
responsabilidades. Tal acontecimento dificultou a cobrança e o cumprimento dos prazos,
conforme confirmam 85% das respostas dos organizadores, como mostram as afirmações
abaixo:
Ex.: 04
“Houve falha no aspecto de saber
Pergunta: O organograma funcional do IV
SMA não foi montado com subdivisões de
responsabilidades, assim como não foi
elaborado um cronograma de atividades. A
falta desses proporcionou alguma falha de
realização de atividades, além de dificuldade
de cobrança e cumprimento de prazos?
quem era responsável por determinada
atividade a ser concluída. Com o
cronograma não teríamos esse problema.”
Diretor Administrativo do CBCN.
15%
“Causou
Sim
Não
dificuldade
principalmente a quem recorrer em
hipótese de problema, o que dizer em
85%
determinadas situações e quando se
Gráfico 2
deveria entregar algo pronto.” Membro
Sec Jr.
37
Comissão
Executiva
CBCN
Comissão Executiva (empresa
realizadora)
Organizadora
do evento
Comissão de
Marketing
Comissão de
Finanças
Comissão
Social
Comissão de
Vendas
Comissão
Técnica
Subcomissão de
Imprensa
Subcomissão de
Tesouraria
Subcomissão de
Inscrições
Subcomissão
Convidados
Subcomissão de
Relações Públicas
Subcomissão de
contas a pagar
Subcomissão de
Comercialização
Subcomissão
Palestrantes
Comissão de
Segurança
Organização
ÍCONE/
Secretária
Executiva
Comissão de
Cerimonial e
Protocolo
Marketing
Finanças
ComunicaWEB
PRESIDEN ção Social
DESIGNER TE CBCN
ÍCONE
Vendas
CBCN e
ÍCONE
Técnica
ASSESSORA
TÉCNICA
CBCN
Segurança
DIRETOR
ADMINISTRATIVO
CBCN
Subcomissão de
Promoção
Cerimonial
e Protocolo
CERIMÔNIALISTA
e SECJr
Cópia do Quadro 3, p. 24 - Organograma do IV Simpósio de Meio
Ambiente.
Fonte: Computador do Instituto Ícone para Conhecimento
Empresarial.
Subcomissão de
Publicidade
Cópia do Quadro 2, p. 17 – Organograma funcional para eventos
(MARTIN, 2003:81).
38
Os objetivos do evento não foram divididos em gerais e específicos, conforme
indicação de Giacaglia (2006), tornando-se mesclados, imprecisos, perdendo-se o foco do que
era de fato o objetivo principal. 85% dos organizadores responderam que esta questão não
prejudicou a visão do objetivo principal, pois as áreas específicas estavam esclarecidas no
material de divulgação distribuído ao público-alvo, como comprovam as declarações abaixo:
Ex.: 05:
Pergunta: Os objetivos do evento não foram
divididos em gerais e específicos conforme
indicam as teorias. Em sua opinião, isso os
torna imprecisos, dificultando o foco do
objetivo principal?
“Os
temas
específicos
selecionados dentro de um tema geral
puderam
ser
esclarecidos
na
divulgação.” Secretária Executiva do
CBCN.
15%
Sim
Não
85%
“Acredito que todos puderam
perceber o foco e os objetivos do evento
através da divulgação.” Assistente do
Gráfico 3
Ícone.
Sobre as expectativas e os resultados esperados, só foram traçadas expectativas quanto
ao número de participantes e não quanto aos investimentos ou quanto à participação de
convidados importantes para futuros acordos educacionais. A definição de expectativas e
resultados, seguindo a teoria de Giacaglia (2006), faz falta para direcionar as ações de toda a
equipe. 92% das respostas dos organizadores indicaram que a falta de expectativas claras,
principalmente quanto às despesas para a realização do evento e a quantia necessária de
patrocínios dificultou o foco da equipe, conforme esclarecem as respostas:
Ex.: 06
Pergunta: Para a realização do evento, foram
traçadas expectativas específicas quanto ao
número de participantes. Expectativas quanto
aos investimentos e quanto à participação de
convidados importantes para futuros acordos
educacionais não foram traçadas claramente.
Houve problemas na realização dessas metas?
“Na
Sim
opinião
faltou
planejamento com relação aos gastos
que o evento teve com palestrantes.”
Diretor Administrativo do CBCN.
“Não
8%
minha
tivemos
expectativas
quanto a quem buscar para acordos
Não
para o evento e dificultou muito as
92%
atitudes.” Assistente do Instituto Ícone.
Gráfico 4
39
Não houve um tema descrito como um resumo preciso dos objetivos em uma frase
curta e de impacto, conforme Giacaglia (2006) propõe para maior atração de patrocinadores e
participantes. O IV Simpósio de Meio Ambiente teve como tema somente “Meio Ambiente”,
o que é vasto e pode abranger vários assuntos. Nesse ponto os organizadores tiveram opiniões
divergentes: 54% afirmam que o tema geral dificultou a atração de público diretamente
interessado no que se propunha o evento; e 46% afirmam que não dificultou, pois o evento
necessitava de atingir o maior número de participantes possível para o evento, assim o tema
geral é mais abrangente e eficiente para o caso. Para exemplificar seguem abaixo citações dos
organizadores no questionário:
Ex.: 07
Pergunta: Conforme teoria de Giacaglia
(2006) o tema de um evento deve ser um
resumo dos objetivos em uma frase curta e
atrativa. Você considera que um tema de um
Simpósio, construído conforme teoria acima,
seja mais eficiente do que um tema geral?
46%
Sim
54%
Não
“A elaboração do tema depende
do objetivo do evento. Como no nosso
caso o evento deveria ser amplo e
atingir o maior número de pessoas
possível, logo o tema precisaria se
global.” Assessora Técnica do CBCN.
“Um tema específico seria mais
eficiente, pois atrairia somente pessoas
realmente interessadas no assunto do
Gráfico 5
evento, ou seja, atinge diretamente o
público-alvo.” Secretária Geral do CBCN.
A escolha da data foi feita sem uma prévia consulta ao calendário mensal dos eventos
ocorridos e que iriam acontecer em Viçosa, o que vai de encontro ao estudo de Miranda
(2003), que preconiza a observação do calendário para evitar a realização de eventos em dias
festivos ou próximo a outros eventos realizados na mesma região, para maior adesão de
participantes. O IV SMA teve dificuldades para atingir o número de participantes planejados,
visto que há menos de duas semanas havia sido realizado um evento sobre biologia, e duas
semanas após haveria um de entomologia. O público-alvo dos três era o mesmo, assim, as
pessoas que já haviam feito as inscrições para o evento de biologia não se interessaram em
desembolsar uma taxa para outro aperfeiçoamento. 92% dos organizadores indicaram que a
falta de consulta ao calendário da UFV prejudicou a adesão do público por ter sido realizado
próximo a eventos de naturezas semelhantes, porém 8% diz que isso não atrapalhou o
suficiente, pois o IV SMA teve maior impacto que os outros eventos, conforme confirmam as
afirmações:
40
Ex.: 08
Pergunta: A escolha da data foi feita sem
prévia consulta ao calendário de eventos da
UFV, culminando na realização de três eventos
com temas de mesma natureza num curto
espaço de tempo. A observação do calendário
de eventos teria contribuído para um maior
número de interessados no IV SMA?
“Um
projeto
bem
feito,
observando o calendário de eventos da
UFV, contribuiria para uma maior
participação no evento.” Membro Sec
Jr.
“Creio que a não observância
8%
do calendário não prejudicou a adesão
Sim
Não
de participantes, pois o nosso evento
impactou
92%
mais
que
os
outros.”
Assessora Técnica do CBCN.
Gráfico 6
O local para a apresentação das palestras foi pertinente com o estudo proposto por
Miranda (2003) que pontua as características necessárias para o lugar adequado, como
acessibilidade, facilidade de transporte, visibilidade, iluminação, entre outros, todos foram
atendidos pelo Espaço Fernando Sabino, confirmado por 97% dos participantes no
questionário de avaliação. Já as salas do Pavilhão de Aulas I da UFV foram mal selecionadas.
Não se levou em conta que alguns participantes gostariam de assistir aos mini-cursos na hora,
sem terem feito as inscrições, além de patrocinadores e palestrantes que também se
interessaram em participar, assim, tais salas ficaram muito cheias, às vezes, até sem lugar para
outras pessoas que gostariam de ter comparecido aos mini-cursos, não seguindo a teoria de
Miranda (2003) sobre a necessidade de acomodações e conforto para todos os envolvidos.
Esses aspectos evidenciaram, nas respostas dos participantes ao questionário de
avaliação do evento, que para 3% os mini-cursos foram ruins, 23%, como bons e 15%, como
sem condições de responder (vide anexoVI), pois não conseguiram participar efetivamente
dos mini-cursos em função da dificuldade de se encontrar lugares e lugares confortáveis.
Sobre isso Martin (2003:84) afirma que:
“O local escolhido deve ter capacidade e infra-estrutura básica, mínima e adequada
para o evento proposto. Deve ser compatível com a capacidade total de participantes
prevista e adequada e proporcionar conforto e perfeita acomodação de todos os
participantes”.
41
O bufê foi feito de forma segura, confiando-se na experiência da empresa na
realização de coffee-break e coquetéis para eventos do porte do IV Simpósio de Meio
Ambiente. Conforme Miranda (2003:152) esclarece:
“É importante pesquisar, pois o setor de bufês oferece diversas empresas sérias com
perfis diferentes desde grandes bufês tradicionais com sofisticação e qualidade, até
bufês que estão há pouco tempo no mercado, mas que tiveram cuidado de se
estruturar de forma a oferecer um serviço de alto nível, criativo e inovador”.
Entretanto, como é esperado, imprevistos podem acontecer durante a realização do
evento, mas é fundamental que os organizadores fiquem atentos para resolver em tempo hábil
não deixando transparecer os erros cometidos. O coffee-break na pausa dos mini-cursos não
foi muito bem realizado, pois os produtos oferecidos não estavam conforme acordado, além
da repetição dos cardápios apontada por 15% dos organizadores. Depois do ocorrido, a
Secretária Executiva e a Assessora Técnica do CBCN conversaram com a equipe do bufê e
providenciaram as alterações para que o fato não ocorresse novamente, nem no outro coffeebreak, nem no coquetel. As frases que seguem confirmam o descontentamento dos
organizadores quanto ao bufê.
Ex.: 09
Pergunta: O bufê (coffee-break e coquetel)
“O bufê repetiu o mesmo
cardápio todos os dias nos coffee-
atendeu às expectativas da organização?
breaks, o que pode ter sido cansativo
15%
para os presentes.” Membro Sec Jr.
Sim
Não
“Acredito
que
faltou
maior
variedade de guloseimas durantes os
85%
coffee-breaks.” Presidente do Ícone.
Gráfico 7
Martin (2003) ressalta a importância dos detalhes da programação, alegando que todas
as atividades, inclusive as pausas devem estar descritas no documento citado. No IV SMA
não foram considerados espaços para discussão das exposições feitas. Ainda, as palestras
foram muito curtas e sem possibilidade de prolongamento. 77% dos organizadores indicaram
essa falta de pausas para questionamentos como um problema grave que deve ser observado
nos próximos eventos, visto que 28% dos participantes opinaram as palestras como ruins e
13% como boas e suas justificativas foram a falta de espaço para esclarecimento de dúvidas.
42
Ex.: 10
Pergunta: A programação apresentou
palestras curtas e sem pausas para
questionamentos do público. Você acha que
isso prejudicou o andamento e o sucesso do
evento?
23%
“O público sentiu falta de um
espaço
para
questionamentos
e
esclarecimentos.” Participante A 3 .
“Tecnicamente
prejudicou
o
andamento do evento, foi a maior
Sim
Não
reclamação dos participantes e foi um
ponto fraco, que deverá ser corrigido
77%
nos
Gráfico 8
próximos
eventos.”
Secretária
Executiva do Ícone.
O planejamento com maior antecedência, citado por Martin (2003) para melhor
agilidade no desempenho das tarefas da organização do evento, também foi um ponto
ressaltado pelos organizadores. Em virtude do tempo, houve problemas na captação de
patrocínios e na disponibilidade de palestrantes. Na semana de véspera do evento, ainda não
estavam confirmados todos os prelecionistas, e não havia patrocínio suficiente para cobrir
todos os custos. Isso acarretou problemas, como a falta de logomarcas de patrocinadores nos
materiais de divulgação e o atraso no envio dos conteúdos das palestras para a montagem dos
Anais em CD. Segundo a autora, o planejamento é a base para o sucesso do evento, portanto,
deve ser feito com bastante antecedência, principalmente no que tange ao contato com os
palestrantes e patrocinadores, que são o pilar para que principalmente um evento científico se
realize de forma eficiente e eficaz. Os prelecionistas precisam de tempo suficiente para
programarem a ausência dos postos de trabalho, bem como para montarem as palestras. Já os
patrocinadores demandam antecedência suficiente para colocarem a cota de patrocínio em
aprovação pelos responsáveis da empresa patrocinadora, providenciando a burocracia da saída
do recurso e o envio dos dados e materiais necessários para a divulgação. 92% dos
organizadores apontaram que o planejamento não foi feito com a devida antecedência o que
provocou os problemas citados acima. As declarações abaixo afirmam os dados descritos:
3
Resposta retirada do questionário de avaliação aplicado pela empresa organizadora, Ícone, no final do IV SMA.
43
Ex.: 11
“O planejamento não foi feito
Pergunta: O planejamento do evento foi feito
com a antecedência necessária? Houve
dificuldades na organização do quadro de
prelecionistas, patrocinadores e montagem dos
Anais do evento?
com
a
Houve
antecedência
muita
organização
do
necessária.
dificuldade
na
quadro
de
prelecionistas e patrocinadores, pois
8%
tudo ficou pra ser resolvido em cima
Sim
Não
da hora.” Secretária Geral do CBCN.
“O evento foi programado e
92%
organizado em apensa 6 meses. O
Gráfico 9
ideal são 12 meses. Houve demora
em montar os anais.” Secretária
Executiva do Ícone.
Apesar dos pontos citados durante essa pesquisa o evento atingiu seus objetivos e
obteve sucesso, conforme confirmam 100% dos organizadores e participantes que afirmaram
a satisfação no espaço reservado a observações no questionário de avaliação do IV Simpósio
de Meio Ambiente.
Pergunta: O evento atingiu seus objetivos
primários? A organização obteve sucesso?
0%
Sim
Não
100%
Gráfico 10
44
Quadro-sinóptico das análises apresentadas nesta pesquisa
Expectativas no Pré-Evento Realização no Evento
Opinião no Pós-Evento
Quanto à realização do evento:
Esperava-se sucesso, bom O
nível,
sem
falhas,
evento
com público,
teve
grande O
intercâmbio
evento
atingiu
seus
de objetivos e obteve sucesso.
satisfação dos participantes, informações, divulgação de
intercâmbio de informações, novas tecnologias ambientais
divulgação
de
novas e difusão de conhecimento,
tecnologias
ambientais
difusão
conhecimentos falhas, como a falta de
de
e mas aconteceram algumas
para um público numeroso.
pausas para questionamentos.
Quanto às palestras e mini-cursos:
Esperava-se
despertar
o As palestras e mini-cursos Os problemas com o coffee-
interesse das pessoas para ocorreram
conforme
novas áreas de interesse, com planejado,
o break, a escolha das salas e
pausas
para
palestrantes reconhecidos e problemas apenas com os questionamentos
foram
que
atendessem
existindo as
diversas coffee-breaks,
áreas de interesse do público, espaço/conforto
detectados e serão levados
nas
salas em
consideração
para
a
com ótimos temas, além de escolhidas e pausas para organização de um próximo
abrir espaços para empresas questionamentos.
patrocinadoras
de
evento.
ONG’s
para falar sobre suas atuações
em conservação ambiental e
desenvolvimento sustentável.
Quanto à contratação de empresas específicas para a organização do evento, como Bufê,
Ícone, Multiciclagem e Sec Jr.:
Esperava-se maior, melhor e Apenas o bufê apresentou Foi
mais
rápida
organização,
para
a
divulgação, problemas e a etapa do realização do evento, apesar
marketing
planejamento,
e planejamento
não
foi dos problemas.
menos realizada com antecedência
problemas e que fossem uma necessária.
equipe-apoio
importante
para
tarefas
operacionais.
45
Quanto à freqüência do evento:
O IV SMA deveria ter Ainda
freqüência estipulada.
não
apresenta As próximas edições serão
freqüência.
realizadas anualmente.
Quanto ao tema do evento:
Que atraísse o maior número Ocorreu
conforme Não
foi
considerado
de participantes, portanto foi expectativas, pois atraiu um problema.
feito um tema geral.
grande
número
de
participantes.
Quanto à importância da elaboração de um projeto do evento:
É essencial para o sucesso, Foi
realizado
conforme Obteve aprovação.
pois é um planejamento e o esperado.
sucesso do evento depende
disto, além de contribuir para
a divulgação aos parceiros,
patrocinadores,
empresas,
público e fornecedores.
Quanto aos objetivos do evento que não foram divididos em gerais e específicos:
O objetivo principal era o O objetivo principal pôde ser Não
Meio
Ambiente,
conservação
e
há
necessidade
de
sua observado por todos e não dividir os objetivos em geral
o perdeu o foco, enquanto os e específicos.
Desenvolvimento
específicos
foram
Sustentável.
desdobramento
e
um
estavam
incluídos nos materiais de
divulgação.
Quanto à falta de organograma e cronograma:
Não havia necessidade, pois Houve problemas quanto a Deverá ser feito no próximo
a
equipe
trabalharia
conjunto.
em prazos, cobranças e a quem evento.
recorrer em caso de outros
problemas.
Quanto à falta de expectativas e resultados esperados definidos e claros:
Foram traçadas expectativas Faltaram expectativas quanto Não prejudicou o evento.
quanto
ao
número
de aos investimentos e despesas.
participantes.
46
Quanto à escolha da data sem prévia consulta ao calendário de eventos da UFV:
A data foi escolhida por ser o Houve problemas quanto à Os próximos eventos serão
mês da árvore e os 40 anos atração de público, pois dois marcados
do CBCN.
com
mais
outros eventos de natureza antecedência e serão sempre
semelhante
aconteceram em setembro.
próximos ao IV SMA.
Quanto ao bufê:
Foi
contratado
indicações,
degustação
por Não atendeu as expectativas, Os
e pois houve problemas com o resolvidos
tomada de preço. Esperava- coffee-break.
se
uma
problemas
e
foram
não
comprometeram o evento.
apresentação
excelente.
Quanto à falta de pausas para os questionamentos:
A programação foi realizada A falta dessas pausas e os O problema foi detectado e
com cuidado.
delongamentos
palestrantes
de
alguns será
tornaram
considerado
nos
o próximos eventos.
evento “corrido”.
Quanto à antecedência do planejamento:
O evento foi programado e Houve
organizado
em apenas
6 captação
meses e deveria ser 1 ano.
problemas
de
prelecionistas
para O próximo evento começou a
patrocínio, ser programado assim que
e
para
a este findou.
confecção dos Anais.
Quanto à divulgação:
Foi planejada e realizada Atraiu o público.
Foi considerada satisfatória.
dentro de Viçosa e nas
prefeituras e faculdades da
região.
Quadro 7 – Quadro-sinóptico das análises apresentadas nesta pesquisa.
A partir desse quadro-resumo das análises realizadas durante esta pesquisa pode-se
observar que apesar de alguns problemas terem acontecido, o evento obteve sucesso e os erros
cometidos foram considerados para que não se repitam nos próximos eventos.
47
4 CONCLUSÃO
Retomando os objetivos desta pesquisa, primeiramente, foi apresentado um resumo de
diferentes teorias realizadas sobre a organização de eventos, suas classificações, tipologias e
etapas para um acontecimento de sucesso. Este estudo das teorias proporcionou grande
enriquecimento profissional, teórico e até pessoal, criando, assim, um direcionamento para a
continuação deste trabalho, da vida acadêmica (e, talvez, no mercado de trabalho).
Numa segunda etapa, o IV Simpósio de Meio Ambiente foi descrito detalhadamente
desde o surgimento da idéia do evento até a apresentação da avaliação final, relacionando,
sempre, a prática do acontecimento com a teoria abordada. Após, foram abordados aspectos
observados durante a organização do evento que foram realizados em discordância com as
teorias apresentadas no fundamento teórico desta pesquisa.
Agora, na conclusão, serão arroladas algumas sugestões de melhoria para os próximos
eventos, dos aspectos chamados nesse trabalho de “discordantes”. Para que o evento seja
permanente e, assim, cause maior aproximação do mercado, além de investimentos
financeiros, é necessário começar o planejamento para o próximo simpósio com uma boa
antecedência para a busca de patrocínios, acordos de colaboração e organização geral, pois,
como descreve Martin (2003:70), o planejamento é a “espinha dorsal do evento. É ele que dá
norte, que define o rumo para onde se deve ir, onde obter a sustentação econômica”.
Outro aspecto abordado foi falta de um organograma completo com subdivisão de
responsabilidades, conforme indicação da autora supracitada e de um cronograma para maior
cumprimento dos prazos. Portanto, para que um organograma e um cronograma sejam
eficientes na operacionalização do evento, a autora aponta que eles devem ser elaborados em
reunião com todos os envolvidos, facilitando a visualização das funções e necessidades
interligadas entre eles.
48
Para maior atração de patrocinadores e participantes, o tema deve ser um resumo curto
dos objetivos com forte impacto para chamar atenção, conforme define Giacaglia (2006).
De acordo com Martin (2003:91) na escolha da data de realização do evento “deve-se
ter cuidado especial para evitar a proximidade com a realização de eventos de qualquer
natureza, tamanho, ou correlato que possam atrapalhar ou dificultar a adesão e participação do
público-alvo a seu evento”. Portanto, a observância do calendário de eventos nacionais,
regionais e municipais é importante para que o sucesso de adesão não seja afetado como
acontecido no IV SMA.
A autora acima preconiza a realização de contrato com os fornecedores para delinear
todas as responsabilidades de ambas as partes. A assinatura de um contrato com a empresa de
bufê do IV Simpósio de Meio Ambiente resolveria os problemas tidos com o coffe-break
durante o evento.
A programação do IV SMA deveria seguir a teoria da autora quanto à relevância do
detalhamento das atividades, inclusive as pausas para alimentação e discussão. Ainda, como o
evento estudado foi classificado como Simpósio, e na definição deste termo por Gomes
(2004) existe a necessidade de apresentar espaço para questionamentos do público após as
exposições, durante a elaboração da programação este tempo para perguntar deveria ter sido
incluído.
Seguindo a teoria de Martin (2003:70):
“não existe bons eventos sem que sua concepção, sua idéia e seus objetivos também
o sejam. Para que isso se torne realidade, o início de um evento é sinônimo de
trabalho cuidadoso e bem delineado e envolve a definição de todos os aspectos de
seu planejamento e organização”.
Apesar de o simpósio ter sido um evento de médio porte, foi possível observar o quão
necessário é preparar-se para a organização de um evento. Independente do tamanho, os
passos para que o evento se realize com satisfação, tanto para a equipe organizadora, quanto
para os participantes e demais envolvidos, são os mesmos, porém em diferentes proporções.
A partir desta pesquisa pôde-se observar e constatar que as teorias existentes e, aqui,
abordadas sobre organização de eventos podem ser eficientemente comprovadas na prática
com a realização do IV Simpósio de Meio Ambiente.
Este estudo proporcionou, através dos conhecimentos apresentados, engrandecimento
profissional, contribuição para o aprendizado e ensino deste tema aos alunos de Secretariado
Executivo Trilíngüe, o que é importante para o progresso do curso.
49
A organização de eventos é uma área dinâmica, ativa e promissora, pois a cada dia
mais empresas têm se utilizado dessa estratégia gerencial para construir conhecimentos,
gerando um amplo mercado de trabalho.
Limitações da pesquisa
Segundo Cooper e Schindler (2003:309), “A observação participante gera um duplo
problema para o observador. O registro pode interferir na participação e a participação pode
interferir na observação. O papel do observador pode interferir na maneira como os outros
agem”. Caso houvesse interferência do pesquisador, não aconteceria uma observação
participante que era o objetivo de método desse estudo, e sim uma pesquisa participante. Para
que isto não acontecesse neste trabalho, a pesquisadora teve o cuidado de separar seu lado
profissional participante da organização do IV Simpósio de Meio Ambiente, do seu lado
pesquisadora, que observava os passos do evento para futura análise, além da confirmação ou
não dos pontos obtidos pela observação participante com os questionários aplicados aos
organizadores do IV Simpósio de Meio Ambiente.
Contribuições
Esta pesquisa foi realizada com base em estudos que apresentam pouco fundamento
teórico sobre as fases denominadas como Evento e Pós-Evento, portanto estudos abrangendo
estes itens serão, praticamente, pioneiros e servirão de material para próximas pesquisas,
assim como esta pesquisa servirá de base para outras.
50
5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BARROS, Aidil J. S.; LEHFELD, N. A. S. Fundamentos de Metodologia Científica. São
Paulo: Pearson Makron Books, 2000.
BOAVENTURA, Edivaldo M., Metodologia da Pesquisa: monografia, dissertação, tese.
São Paulo: Atlas, 2004.
COOPER, Donald R.; SCHINDLER, Pámela, S. Métodos de Pesquisa em Administração.
7.ed. Porto Alegre: Bookman, 2003.
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53
7 APÊNDICES
54
Apêndice I –Modelo de Cronograma para organização anual de eventos (adaptado de
MARTIN, 2003: 120)
CRONOGRAMA
J F M A M J J A S O N D
Apresentação da proposta ao cliente
Aprovação da proposta
Elaboração e aprovação da versão final
Preparação da campanha
Campanha para venda de quotas de patrocínio
Contrato com fornecedores
Contratação dos palestrantes
Lançamento do site
Envio de malas diretas
Veiculação dos outdoors
Telemarketing
Recebimento de inscrições
Lançamento do workshop
Pesquisa (checar qualidade e necessidade)
Tabulação e compilação dos dados
Cartas de agradecimento
Fechamento do evento
55
Apêndice II – Pré-projeto para organização de eventos (adaptado de MARTIN, 2003:
130)
ROTEIRO PARA PRÉ-PROJETO E PROJETO
Item
Descrição
Objetivos gerais e específicos
o que?
como?
quando?
quanto?
Tipologia e título
número
tipologia
abrangência
assunto
Cidade/Local
Data
Público-Alvo
Justificativa
Temário, programação e formato
56
Status
Apêndice III – Check-list para organização de eventos (adaptado de MARTIN, 2003:
122- 125)
CHECK-LIST ATIVIDADES OFICIAIS
Atividade
Execução até
Apresentação da proposta ao cliente
Aprovação da proposta
Elaboração e aprovação da versão final
Preparação da campanha
Campanha para venda de quotas de patrocínio
Contrato com fornecedores
Contratação dos palestrantes
Lançamento do site
Envio de malas diretas
Veiculação dos outdoors
Telemarketing
Recebimento de inscrições
Lançamento do workshop
Pesquisa (checar qualidade e necessidade)
Tabulação e compilação dos dados
Cartas de agradecimento
Fechamento do evento
CHECK-LIST ATIVIDADES
Atividade
Descrição
Status
Tamanho do grupo
Dia/ horário
Cidade
Local
Decoração
Tema
57
Status
Cores toalhas
Arranjos florais
Mesas
Cardápio
Pratos
Tipo de serviço
Equipamentos
Sonorização
Iluminação
Palco
Pista de dança
RH
Mestre
Recepcionista
Buffet
Música
Estilo
Dimensão do equipamento
Músicos/banda
Tema
Infra-estrutura
Banheiros
Ar-condicionado
Estacionamento
Acesso para deficientes
Procedimentos
Taxas
Sala especial
58
Apêndice IV – Questionário aplicado aos organizadores do IV Simpósio de Meio
Ambiente e suas respostas.
Monografia – Eventos: Diagnóstico do IV Simpósio de Meio Ambiente, realizado pelo
Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável CBCN-, na cidade de Viçosa – MG.
Questionários organizadores do evento.
Favor, responder com a maior riqueza de detalhes possível para que a pesquisa
seja verdadeira e profunda.
Obrigada.
Função durante o IV Simpósio de Meio Ambiente:
1. Quais eram as expectativas gerais quanto:
a. à realização do evento?
Presidente do Instituto Ícone (P.I.): “Promover intercâmbio de informações entre
os participantes e entre os palestrantes.”
Diretor Administrativo do CBCN (D.A): “Expectativas de um evento grandioso e
bem sucedido com palestras e mini-cursos de bom nível.”
Secretária Geral do CBCN (S.G.): “Que juntasse o maior número de pessoas
preocupadas com o meio ambiente.”
Assessora Técnica do CBCN (A.T.): “Atingir um grande público e oferecer-lhes um
evento de qualidade, visando divulgar novas tecnologias e difundir conhecimentos
aos participantes.”
Membro 1 da Sec Jr. (Sec Jr 1): “Que fosse excelente, sem falhas e com todos os
participantes satisfeitos.”
Membro 2 da Sec Jr. (Sec Jr 2): “A expectativa era de uma repercussão muito
positiva.”
Secretária Executiva do Ícone (S.E.I.): “Que fosse um evento de média qualidade.”
Secretária Executiva do CBCN (S.E.): “Que fosse um sucesso e promovesse a
integração de empresas de meio ambiente e o público.”
Web Designer (W.D.): “A expectativa era de um grande evento que divulgasse o
Centro Brasileiro para Conservação da Natureza.”
Presidente do CBCN (P.): “Que difundisse conhecimentos sobre o meio ambiente e
59
apresentasse os patrocinadores e suas ações na conservação da natureza e no
desenvolvimento sustentável.”
Assistente do Instituto Ícone (A.I.): “Que o evento ocorresse bem e atraísse
grande público.”
b. às palestras e mini-cursos?
P.I.: “Abrir espaço para as empresas patrocinadoras bem como ONG’s e
organizações governamentais para falar sobre a atuação de cada uma para a
conservação do meio ambiente e do Desenvolvimento Sustentável.”
D.A.: “Ótimos temas com bons palestrantes.”
S.G.: “Que acontecesse tranquilamente.”
A.T.: ”Despertar o interesse das pessoas (principalmente estudantes) para novas
áreas existentes, em que existe uma demanda do mercado por profissionais.”
Sec.Jr. 1: “Que tudo ocorresse bem durante o evento.”
Sec.Jr. 2: “Que abrangesse diferentes áreas de interesse público.”
S.E.I.: ”Que suas realizações transcorressem perfeitamente.”
S.E.: “Que tivesse palestrantes reconhecidos.”
W.D.: ”Que compartilhassem informações com os participantes.”
P.: “As expectativas quanto as palestras era que elas fossem realizadas por
prelecionistas nomeados de empresas e organizações responsáveis com o meio
ambiente.”
A.I.: “Expectativas que fossem aulas sobre novas tecnologias ambientais.”
c. a contratação de empresas específicas para a organização do evento (Ícone e
Sec Jr), para a elaboração dos materiais de divulgação (Multiciclagem e web
designer) e para a realização de coffee-break e coquetel?
P.I.: “Divulgação e marketing.”
D.A.: “Melhor organização do evento e planejamento.”
S.G.: “Esperava-se maior velocidade na organização e melhor planejamento.”
A.T.: “Que fosse indispensável para o evento.”
Sec. Jr. 1: “Sempre tem-se altas expectativas quando se contrata profissionais
competentes, especializados na área.”
Sec. Jr. 2: “Que fossem equipes para serviço de apoio às tarefas operacionais e
mesmo a procedimentos específicos de um campo de trabalho.”
60
S.E.I.: “Que o evento transcorresse perfeitamente.”
S.E.:
“Que
direcionasse
os
envolvidos
nas
suas
respectivas
áreas
de
especialização.”
W.D.: “Que o trabalho de cada área fosse o melhor possível.”
P.: “Expectativas quanto a contratação do Instituto Ícone eram de uma maior
divulgação, organização e marketing para o IV SMA.”
A.I.: “Que tivesse sua organização melhor planejada.”
2. Você acha importante que o evento tenha uma freqüência estipulada, por
exemplo, anualmente? Isso influencia no sucesso do evento?
P.I.: “Sim. Com a realização freqüente do SMA o evento ganharia credibilidade com
os participantes e com o colaborador.”
D.A: “Sim, com isso o evento teria credibilidade.”
S.G.: “Sim, pois o assunto pode estar sempre em evidencia.”
A.T.: “Sim, um evento regular gera credibilidade.”
Sec. Jr. 1: “Sim. Um evento que tem data para acontecer, sua realização fica mais
fácil, tudo pode ser melhor organizado e planejado.”
Sec. Jr. 2: “Sim, A realização freqüente de um evento confere a legitimidade e
garante o sucesso. O público passa a vê-lo como tradicional.”
S.E.I.: “Sim. Gera credibilidade e fideliza o público.”
S.E.: “Sim, é mais fácil o planejamento e a organização do evento, além de passar a
ter tradicionalidade.”
W.D.: “Sim, pois seria uma grande forma de divulgação para o CBCN.”
P.: “Sim, porque o CBCN e o SMA estariam sempre em divulgação e teríamos um
público fiel.”
A.I.: “Sim, a freqüência facilitaria toda a parte de planejamento e os participantes se
tornariam legítimos.”
3. Conforme teoria de Giacaglia (2006) o tema de um evento deve ser um resumo
dos objetivos em uma frase curta e atrativa. Você considera que um tema de um
Congresso, construído conforme teoria acima, seja mais eficiente do que um tema
geral? Que tipo de público você esperava com o tema selecionado?
P.I.: “Sim, o evento foi realizado em Viçosa, dentro do campus da UFV. Esperava-se
a participação em massa da comunidade acadêmica, que foi o que ocorreu.”
61
D.A.: “Sim. Esperava um público interessado em questões ambientais com
reconhecimento público pelo meio ambiente.”
S.G.: “Sim. Um tema específico seria mais eficiente, pois atrairia somente pessoas
realmente interessadas no assunto do evento, ou seja, atinge diretamente o públicoalvo.”
A.T.: “A elaboração do tema depende do objetivo do evento. Como no nosso caso o
evento deveria ser amplo e atingir o maior número de pessoas possível, logo o tema
precisaria ser global.”
Sec. Jr. 1: “Sim, mas acredito que, para um simpósio, seja difícil sintetizar os
objetivos em uma única frase.”
Sec. J.r 2: “O tema pode ser geral, desde que sejam apresentadas nos meios de
divulgação as áreas específicas que aquele tema geral irá abranger. O público era
de estudantes, professores e demais interessados na área, por exemplo,
pesquisadores científicos.”
S.E.I.: “Sim, é mais eficiente, pois atrai pessoas certas e dispostas a partilhar
conhecimentos.”
S.E.: “Não, os temas específicos selecionados dentro de um tema geral puderam ser
esclarecidos na divulgação.”
W.D.: “Sim, meio ambiente é um tema muito geral que atrai pessoas de vários
nichos.”
P.: “Não, pois nossa proposta era de atração de todos os interessados em Meio
Ambiente, e dentro do material de divulgação estavam o desmembramento dos
temas.”
A.I.: ”Sim, pois pode atrair muitas pessoas desinteressadas aos temas específicos
do evento.”
4. Qual a importância da elaboração do projeto do IV SMA? O mesmo contribuiu
para o sucesso do evento? De que forma?
P.I.: “Sim, para a divulgação do evento, entre os patrocinadores, palestrantes e
demais empresas e pessoas que contribuem de alguma forma para a conservação
do meio ambiente.”
D.A.: “Sim. Contribuiu para a conscientização do público em questões ambientais,
como preservar o meio ambiente.
S.G.: “Sim, para que as etapas do evento ocorressem com tranqüilidade.”
62
A.T.: “Sim. Um projeto é essencial para o sucesso de um evento. Sempre.”
Sec. Jr. 1: “Sim. A elaboração de um projeto, para qualquer evento, deve ser feita,
pois se o mesmo é bem planejado, sua execução é tranqüila.”
Sec. Jr. 2: “Sim. O sucesso de um evento depende da qualidade do planejamento.
Quanto mais informações se tem sobre o público-alvo, palestrantes e local de
realização, mais bem organizado e direcionado será o evento.”
S.E.I.: “Sim, é importante, pois dá a parceiros, público e fornecedores a visão geral
do que será o evento.”
S.E.: “Sim, o projeto é o apanhado inicial do que se deseja fazer e todo seu
planejamento, daí começa a organização e os outros detalhes.”
W.D.: “Sim, pois através do projeto vê-se os detalhes do evento e sua realização.”
P.: “Sim, visto que a partir dele começam os preparativos para que o evento seja um
sucesso.”
A.I.: “Sim, porque é nele que estão as informações necessárias para a realização do
evento.”
5. Os objetivos do evento não foram divididos em gerais e específicos conforme
indicam as teorias. Em sua opinião, isso os torna imprecisos, dificultando o foco do
objetivo principal?
P.I.: “Não. O objetivo principal é a conservação do meio ambiente e promoção do
desenvolvimento sustentável. Os objetivos específicos são um desdobramento do
geral.”
D.A.: “Não.”
S.G.: “Creio que não.”
A.T.: “Não.”
Sec. Jr. 1: “Não, pois nos folderes todas as informações estavam presentes sobre
os objetivos que o evento abrangeria.”
Sec. Jr. 2: “Não, pois podem ser esclarecidos na divulgação.”
S.E.I.: “Sim. Evento sem objetivos específicos não gera os resultados esperados.”
S.E.: “Sim. Os participantes não têm uma visão clara do que irão obter através do
evento.”
W.D.: “Não, no material de divulgação estão presentes todas as áreas e
esclarecimentos.”
P.: “Não, o foco é o meio ambiente, os objetivos específicos estão incluídos no
63
geral.”
A.I.: “Não. Todos puderam perceber o foco e os objetivos do SMA.”
6. O organograma funcional do IV SMA não foi montado com subdivisões de
responsabilidades, assim como não foi elaborado um cronograma de atividades. A
falta desses proporcionou alguma falha de realização de atividades, além de
dificuldade de cobrança e cumprimento de prazos?
P.I.: “Não, pois o organograma não foi desenhado. No entanto é de praxe do Ícone
manter uma planilha com os nomes dos envolvidos e as responsabilidades e prazos
que cabem a cada um.”
D.A.: “Sim. Houve falha no aspecto de saber quem era responsável por determinada
atividade a ser concluída. Com o cronograma não teríamos esse problema.”
S.G.: “Claro. Para que um planejamento ocorra com harmonia é preciso que se faça
um organograma com as divisões de tarefas.
A.T.: “Não, quando a equipe trabalha bem em conjunto não é necessário definir
funções, uns ajudam os outros como uma engrenagem.”
Sec. Jr. 1: “Sim. Montar um cronograma de atividade facilita bastante a organização
dos eventos, no sentido de prazos poderem ser cobrados. As subdivisões de
responsabilidades mesmo que um organograma não tenha sido elaborado, ficam
explicitas na realização do evento, mas a falta de um ‘documento oficial’, escrito,
pode dificultar a cobrança das atividades por parte dos organizadores.”
Sec. Jr. 2: “Sim. Causou dificuldade principalmente a quem recorrer em hipótese de
problema, o que dizer em determinadas situações e quando se deveria entregar algo
pronto.”
S.E.I.: “Sim, o trabalho de todos seria mais eficiente se houvesse divisões de
funções.”
S.E.: “Sim, o organograma e o cronograma são importantes para acompanhamento
dos prazos e atividade.”
W.D.: “Sim, a falta do cronograma causou problemas no tempo de conclusão de
atividades.”
P.: “Sim, um documento com organograma e cronograma daria aos organizadores
mais segurança para cobrar prazos. A próxima edição contará com um documento.”
A.I.: “Sim, houve dificuldades em realizar atividades que não se sabia quem deveria
fazer.”
64
7. Para a realização do evento, foram traçadas expectativas específicas quanto ao
número de participantes. Expectativas quanto aos investimentos e quanto à
participação de convidados importantes para futuros acordos educacionais não
foram traçadas claramente. Houve problemas na realização dessas metas?
P.I.: “Sim. Tivemos expectativas de 600 participantes e o evento recebeu 800.”
D.A.: “Na minha opinião faltou planejamento com relação aos gastos que o evento
teve com palestrantes.”
S.G.: “Sim, faltou um planejamento detalhado de expectativas.”
A.T.: “Sim, mas foram contornados de forma eficiente.”
Sec. Jr. 1: “Não.”
Sec. Jr. 2: “Sim. É sempre importante fazer previsões de investimentos, número de
participantes e de outros detalhes de planejamento que, no futuro, podem evitar
problemas de ordem mais grave.”
S.E.I.: “Sim, tivemos problemas quanto ao direcionamento da equipe.”
S.E.: “Sim. Teríamos conseguido melhor aproveitamento do evento se as
expectativas detalhadas tivessem sido definidas.”
W.D.: “Sim, faltou definição dos resultados que os organizadores esperavam.”
P.: “Sim. A falta de claras definições quanto a expectativas específicas e resultados
esperados provocou uma falta de direção dos envolvidos.”
A.I.: “Sim. Não tivemos expectativas quanto a quem buscar para acordos para o
evento e dificultou muito as atitudes.”
8. A escolha da data foi feita sem prévia consulta ao calendário de eventos da UFV,
culminando na realização de três eventos com temas de mesma natureza num curto
espaço de tempo. A observação do calendário de eventos teria contribuído para um
maior número de interessados no IV SMA?
P.I.: “Sim. A escolha da data do IVSMA foi propositadamente no mês de setembro
quando se comemora os 40 anos do CBCN.”
D.A.: “Com certeza se tivesse verificado o calendário teríamos melhor público.”
S.G.: “Sim, pois os eventos na UFV devem ser planejados de acordo com os
estudantes.”
A.T.: “Não. Creio que a não observância do calendário não prejudicou a adesão de
participantes, pois o nosso evento impactou mais que os outros.”
Sec. Jr. 1: “Certamente. Um projeto bem feito, observando o calendário de eventos
65
da UFV, contribuiria para uma maior participação no evento.”
Sec. Jr. 2: “Sim. Eventos de mesma natureza não podem ser realizados em datas
próximas, afinal para se buscar a tradição do evento é importante que ele seja único
e ocupe uma data de destaque.”
S.E.I.: “Com certeza.”
S.E.: “Claro que atrairia mais participantes,”
W.D.: “Sim, seria mais eficiente na atração de público.”
P.: “Certamente que a observância do calendário teria contribuído para a atração do
público.”
A.I.: “Sim.”
9. O bufê (coffee-break e coquetel) atendeu às expectativas da organização?
P.I.: “Não. Acredito que faltou maior variedade de guloseimas durante os coffeebreaks.”
D.A.: “Na minha opinião sim.”
S.G.: “Sim.”
A.T.: “Não.”
Sec. Jr. 1: “Não. O bufê repetiu o mesmo cardápio todos os dias nos coffee-breaks,
o que pode ter sido cansativo para os presentes.”
Sec. Jr. 2: “Não, poderia ter atendido melhor nos intervalos das palestras.”
S.E.I.: “Sim”
S.E.: “Sim, atendeu a todos os participantes.”
W.D.: “Ao meu ver sim.”
P.: “Sim, mas poderia ter caprichado um pouco mais.”
A.I.: ”Sim.”
10. A programação apresentou palestras curtas e sem pausas para questionamentos
do público. Você acha que isso prejudicou o andamento e o sucesso do evento?
P.I.: “Sim. Além da falta da pausa ainda aconteceram delongamentos de palestras
que promoveram atrasos.”
D.A.: “Não, o ideal seria a parada para questionamentos mas isso não chegou a
prejudicar o evento.”
S.G.: “Não. Isso não prejudicou o evento.”
A.T.: “Não atrapalhou o sucesso do evento.”
66
Sec. Jr. 1: “Sim, o público sentiu falta de questionamentos depois das palestras.”
Sec. Jr. 2: “Sim, acredito que seja importante intervalo de aproximadamente uma
hora entre as palestras.”
S.E.I.: “Tecnicamente prejudicou o andamento do evento, foi a maior reclamação
dos participantes e foi um ponto fraco, que deverá ser corrigido nos próximos
eventos.”
S.E.: “Sim prejudicou, mas não ocorrerá futuramente.”
W.D.: “Sim atrapalhou um pouco o evento.”
P.: “Sim prejudicou a fluência do evento e será corrigido nas próximas edições.”
A.I.: “Sim prejudicou o andamento do evento, mas não o sucesso.”
11. O planejamento do evento foi feito com a antecedência necessária? Houve
dificuldades na organização do quadro de prelecionistas, patrocinadores e
montagem dos Anais do evento?
P.I.: “Não foi feito com antecedência necessária. Sim, aconteceram esses
problemas.”
D.A.: “Na minha opinião teve tempo hábil pra tudo.”
S.G.: “O planejamento não foi feito com a antecedência necessária. Houve muita
dificuldade na organização do quadro de prelecionistas e patrocinadores, pois tudo
ficou para ser resolvido em cima da hora.”
A.T.: “Não, foi tudo organizado muito rapidamente.”
Sec. Jr. 1: “Não, foi difícil completar o quadro de envolvidos no evento e para a
montagem e distribuição dos anais.”
Sec. Jr. 2: “Não. Poderia ter sido realizado com maior antecedência evitando os
problemas citados.”
S.E.I: “O evento foi programado e organizado em apenas 6 meses. O ideal são 12
meses. Houve demora em montar os anais..”
S.E.: “Não foi feito com a antecedência necessária e por isso aconteceram
problemas quanto aos palestrantes e anais.”
W.D.: “Não, o que derivou nos problemas apresentados.”
P.: “A idéia do evento ocorreu com bastante antecedência, mas o planejamento só
começou diretamente a 6 meses da ocorrência do evento, por isso alguns problemas
ocorreram.”
A.I.: “O planejamento não foi iniciado com a antecedência necessária, mas os
67
problemas citados foram contornados pela equipe.”
12. A divulgação do evento foi considerada satisfatória? Justifique.
P.I.: “Sim, pois atingiu o público-alvo.”
D.A.: “Sim, foram feitos cartazes, folderes, distribuídos pela UFV e enviados pelo
correio para propaganda.”
S.G.: “Sim, foram colocados pôsteres, cartazes e distribuídos panfletos pela UFV.”
A.T.: “Sim, mas poderia ser mais efetiva fora de Viçosa.”
Sec. Jr. 1: “Sim, havia bastantes cartazes e folderes espalhados.”
Sec. Jr. 2: “Sim.”
S.E.I.: “Sim”
S.E.: “Sim, o público-alvo teve acesso a cartazes, folderes, cartas-convites por toda
região próxima a Viçosa.”
W.D.: “Sim, utilizamos todos os meios possíveis: cartazes, site, folderes e cartas.”
P.: “Sim, o público-alvo foi abordado por vários tipos de materiais de divulgação,
como folderes, cartazes e até cartas.
A.I.: “Sim.”
13. O evento atingiu seus objetivos primários? A organização obteve sucesso?
P.I.: “Sim. O evento foi considerado ótimo dentro de seus temas apresentados.”
D.A.: “Sim”
S.G.: “Sim”
A.T.: “Claro.”
Sec. Jr. 1: “Sim”
Sec. Jr. 2: “Certamente.”
S.E.I.: “Sim, teve muito sucesso.”
S.E.: “Sim, o sucesso foi comentado pelos participantes.”
W.D.: “Sim.”
P.: “Sim, o evento teve grande sucesso comentado em toda a região.”
A.I.: “Sim”
14. Você considera importantes as respostas dos questionários de avaliação
aplicados ao público? É uma forma de feedback?
P.I.: Sim, muito importante. É a única forma de feedback do público.”
D.A.: “Sim, é a forma de saber quais foram os pontos fracos e fortes.”
68
S.G.: “Sim, para melhor avaliação do evento.”
A.T.: “Sim. Extremamente importante para não cometer os mesmos erros
futuramente.”
Sec. Jr. 1: “Sim, muito importante. A organização do evento pode tirar muitas
conclusões do feedback do público.”
Sec. Jr. 2: “Sim”
S.E.I.: “Com certeza.”
S.E.: “Sim é uma forma de avaliação do trabalho realizado.”
W.D.: ”Sim.”
P.: “É de extrema importância para avaliação do evento para evitar os mesmo erros
nas próximas edições.”
A.I.: “Sim”
15. Enumere em ordem de prioridade para realização de eventos. De 1 a 9
(considerando 9 o melhor e 1 o pior), o que você considera relevante para o sucesso
de um evento acadêmico-científico.
( ) Divulgação satisfatória
( ) Coffee-break bem organizado
( ) Projeto bem elaborado
( ) Serviço de secretaria e cerimonial
( ) Planejamento do evento realizado
eficientes
com antecedência
( ) Infra-estrutura adequada
( ) Participação de convidados
( ) Localização
legitimados
( ) Tema atual e atrativo
P.I.:
“7
1
3
4
9
8
6
5
2”
D.A.:
“7
8
9
6
1
2
4
5
3”
S.G:
“8
7
9
6
1
3
4
2
5”
A.T.:
“6
7
4
5
1
2
8
3
9”
Sec. Jr, 1:
“7
8
5
6
2
4
3
1
9”
Sec. Jr. 2:
“4
5
1
2
8
7
6
9
3”
S.E.I.:
“5
4
1
6
9
2
7
8
3”
S.E.:
“1
3
5
7
9
8
6
4
2”
W.D.:
“1
5
6
9
8
3
2
4
7”
P.:
“2
5
1
8
9
3
7
6
4”
A.I.:
“3
9
1
4
7
6
2
5
8”
Obrigada pela prestatividade e atenção. Larissa Campos
69
8 ANEXOS
70
ANEXO I – Proposta do IV Simpósio de Meio Ambiente
Proposta
Viçosa - Minas Gerais
Julho de 2007
71
INFORMAÇÕES SOBRE A ORGANIZAÇÃO
Nome e sigla da organização proponente
Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento
Sustentável – CBCN
Endereço completo (endereço, bairro, CEP, cidade, estado)
Rua Professor Alberto Pacheco, 125 – sala 506 – Bairro de Ramos – 36570000 Viçosa, MG
Telefone, fax, e-mail, página na Internet
(31) 3892-4960 – [email protected] – www.cbcn.org.br
Data de fundação da organização conforme ata registrada em cartório
21 de Setembro de 1967
Tipo de organização (associação sem fins econômicos, OSCIP,
associação comunitária, rede etc.)
Associação civil de direito privado sem fins lucrativos, de caráter Científico
e Cultural dedicada à Conservação da Natureza e Desenvolvimento
Sustentável
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), se a organização receberá recursos
diretamente
26.121.368/0001-00
Nome e cargo das pessoas responsáveis por este projeto
Laércio Couto, Ph.D. – Presidente
Sebastião Renato Valverde, D. Sc. – Vice-Presidente
Lairson Couto, Ph.D. – Diretor Cientifico
Elizabeth Neire Fernandes, M. Sc. – Assistente Técnica
Objetivos da organização
Apoio ao desenvolvimento sustentável do País, considerando os aspectos Sociais,
Econômicos, Culturais e Ambientais, por meio de ações e a realização e gerenciamento de
projetos relacionados com a conservação da biodiversidade e dos recursos naturais renováveis
e não renováveis, em especial a flora, a fauna, as águas, o solo, o ar, os recursos minerais, as
paisagens e os monumentos naturais, bem como a preservação dos bens materiais e imateriais
do patrimônio cultural e histórico. O CBCN se propõe também a coordenar eventos,
proporcionar treinamentos, realizar trabalhos de extensão, reciclagem de conhecimentos e
72
apoio à pesquisas cientificas e de desenvolvimento tecnológico, suprindo demandas de
pesquisadores, professores e estudantes universitários, profissionais liberais, de empresas e de
órgãos governamentais, prefeituras, empresas e organizações do terceiro setor.
INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO
Nome e sigla da organização proponente
Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento
Sustentável – CBCN
Nome do evento
I Simpósio sobre o Meio Ambiente
Resumo
A exploração dos recursos naturais e ocupação desordenada e acelerada do
território brasileiro tem uma longa história. A região da Zona da Mata Mineira
é um exemplo vivo disso.
O IV Simpósio de Meio Ambiente, que será realizado de 19 a 21 de setembro
de 2007, em Viçosa, MG, tem como objetivo ampliar a difusão de idéias e
soluções a cerca da questão ambiental, que se torna cada dia mais urgente e
necessário. O foco estratégico deste evento será a busca por soluções
alternativas que minimizem os impactos ambientais, e ao mesmo tempo
apontem para um horizonte ambientalmente menos degradante.
Durante o Simpósio, especialistas, pesquisadores, dirigentes públicos e representantes do
setor privado debaterão o tema de forma a alavancar possibilidades concretas de superação
dos problemas que afetam o meio ambiente.
A primeira edição do Simpósio de Meio Ambiente foi realizado em 2002 na Universidade
Federal do Espírito Santo (UFES), e teve como tema Manejo e Conservação do Estado do
Espírito Santo. Naquela ocasião, participaram cerca de 300 pessoas. Em virtude do sucesso,
realizou-se o II Simpósio de Meio Ambiente em 2003, ainda na UFES. O Evento reuniu mais
de duas mil pessoas atestando a carência de eventos nessa área. A terceira edição realizada em
Viçosa- MG no ano de 2005, contou com a participação efetiva de 500 participantes. Nossa
meta atual é conseguir a participação de 800 pessoas, capacidade máxima de nosso auditório.
Objetivos específicos (o que o projeto conseguirá de forma concreta)
73
-
Aumentar a consciência ambiental dos participantes de forma a impactar,
positivamente, a sociedade na qual os mesmos atuam;
-
Gerar propostas e alternativas viáveis à sustentabilidade do meio em que vivemos,
visando a melhoria da qualidade de vida na sociedade na qual estamos inseridos;
-
Proporcionar uma visão atualizada sobre o meio ambiente e as estratégias utilizadas
por empresas para minimizar e, ou mitigar os possíveis impactos;
-
Investir na abertura de canais estratégicos de comunicação institucional entre
universidades, órgãos governamentais e setor empresarial;
-
Facilitar e promover a interação entre pesquisadores, profissionais da área ambiental
com futuros profissionais e a sociedade;
-
Investir em uma melhor qualidade de vida para a sociedade;
-
Discutir todos os temas mais recentes na área ambiental.
Justificativa
É crescente a cada dia, a magnitude dos problemas ambientais causados pela ocupação das
terras e pelo desenvolvimento da humanidade. Mais do que nunca, os efeitos dessas ações
antrópicas estão começando a afetar diretamente a vida de cada um de nós. O
desenvolvimento segue em ritmo acelerado e as questões ambientais são normalmente
relegadas a segundo plano.
Os constantes e graves problemas ambientais que tem surgido em todo o mundo denunciam a
baixa aplicabilidade dos conhecimentos gerados em nossas instituições de ensino e pesquisa.
Tais problemas têm afetado direta e indiretamente a vida humana, e por extensão a sociedade
como um todo.
Nesse contexto, é necessário e urgente a busca e difusão de conhecimentos que estejam
relacionados a novas formas de desenvolvimento da humanidade sem afetar o meio ambiente.
Desta forma, espera-se com o IV Simpósio sobre Meio Ambiente, focado em Cenários e
Perspectivas, apoiar as comunidades acadêmicas e cientificas na busca de soluções para esta
questão tão importante, que não pode mais esperar ou ser deixada para a posteridade. A cada
dia que passa, torna-se mais difícil a mitigação dos efeitos causados pelo homem ao meio
ambiente, e É crescente a cada dia, a magnitude dos problemas ambientais causados pela
ocupação das terras e pelo desenvolvimento da humanidade. Mais do que nunca, os efeitos
dessas ações antrópicas estão começando a afetar diretamente a vida de cada um de nós.
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O desenvolvimento segue em ritmo acelerado e as questões ambientais são normalmente
relegadas a segundo plano.
Como e por quem o projeto será monitorado/acompanhado durante seu período de
realização
O CBCN tem uma equipe técnica, uma equipe administrativa e uma equipe executiva, cada
uma coordenada pelo seu respectivo Diretor. Além disso, o coordenador geral do projeto,
como auxílio de sua Secretária Executiva e de seus diretores, acompanha passo a passo o
desenvolvimento do projeto por meio de uma planilha e cronograma físico financeiro onde
são observados mensalmente os resultados obtidos em relação ao planejado.
Benefícios ambientais e sociais do projeto e como serão mantidos depois de seu final
-
Aumento da interação entre as várias entidades ligadas ao setor (governos, empresas,
população, universidade, ONGs, etc.);
-
Contribuição para o desenvolvimento dos cursos de graduação e pós-graduação nas
áreas relacionadas;
-
Esclarecimento da sociedade, preparando-a para a aceitação de novas tecnologias e
difusão das mesmas;
-
Aceleração no processo de evolução do setor por veicular rapidamente as informações
(novas tecnologias, trabalhos, etc.)
Divulgação dos resultados
-
Divulgação e distribuição dos Anais em CD Room;
-
Manter uma Homepage para preservar e ampliar o leque de abrangência do CBCN e
agilizar a troca permanente de informações na área em consideração;
-
Jornais e publicações.
PLANO DE TRABALHO
Resultados
Atividades para
(impactos)
atingir os resultados
1 Divulgação do Evento, convites aos 1.1 Folders, Cartazes, E-mails
participantes, inscrições
1.2 Cartas aos convidados
1.3 Elaboração do Programa Técnico
2 Realização do IV Simpósio sobre o 2.1 Apresentação de Palestras e discussões
Meio Ambiente
2.2 Realização das Mesas Redondas e debates
2.3 Interação entre os participantes
3. Reunir e organizar os trabalhos 3.1 Realização do I Simpósio
apresentados durante o Simpósio na 3.2 Apresentação e Discussão das Palestras e Mesas
forma de Anais, normatizados Redondas
permitindo
a
sua
publicação, 3.3 Normatização e editoração dos Anais e sua
reprodução e distribuição
distribuição
75
ORÇAMENTO DO SIMPÓSIO
ITEM
QUANTIDADE
MATERIAL GRÁFICO
Identidade Visual - editoração de peças
Folder - 1ª edição (Policromia, papel
couchê)
Cartazes (Policromia, papel couchê 180)
Programa (Policromia, papel vergê, arte
final)
Certificado (policromia, papel couche, arte
final)
Perguntas e Respostas
Questionário de avaliação
Sub-Total
1
VALOR
UNITÁRIO
TOTAIS
1.200,00
1.200,00
2000
1,50
3.000,00
250
1,50
375,00
300
1,70
510,00
300
1,00
300,00
300
300
0,35
0,35
105,00
105,00
5.595,00
ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO
Manutenção do Site
Divulgação do Evento
Sub-Total
1
1
500,00
2.500,00
500,00
2.500,00
3.000,00
PALESTRANTES e ORGANIZAÇÃO
Passagens aéreas nacionais
Hospedagem
Refeições Palestrantes
Transfer in/ out para Palestrantes
Sub-Total
10
10
10
10
1.200,00
150,00
12,00
120,00
12.000,00
1.500,00
120,00
1.200,00
14.820,00
MATERIAL CONGRESSISTA
Pastas
Canetas
Blocos
Crachás
Anais
Sub-Total
700
700
700
700
700
3,33
0,82
2,00
1,02
12,00
2.331,00
574,00
1.400,00
714,00
8.400,00
13.419,00
DECORAÇÃO E SINALIZAÇÃO
Painel - Mesa Diretora
Banner's 3,00 x 2,00
Sub-Total
1
2
800,00
250,00
800,00
500,00
1.300,00
SEDE DO EVENTO
Aluguel da Sala de Conferências
Sub-Total
1
500,00
500,00
500,00
76
Continuação
ITEM
QUANTIDADE
VALOR
UNITÁRIO
TOTAIS
MIDIA DESK
Tela de Projeção 200"/300"
1
500,00
500,00
Projetor Multimidia 1500 ANSI Lumens c/
CPU
2
500,00
1.000,00
Ponteira Laser
1
20,00
20,00
Sistemas de som c/ Mesa, potência
Amplificador e Caixas Acústicas
1
700,00
700,00
Microfones sem Fio
4
120,00
480,00
Microfones com fio
3
80,00
240,00
Suporte Pedestal
1
25,00
25,00
Operador Técnico
1
150,00
150,00
Técnico de Informática
1
150,00
150,00
Computador
Pentium
IV,2.66Ghz,grav.CD,win XP,USB
1
140,00
140,00
Impressoras
cartuchos
1
140,00
140,00
Impressoras Laser HP1020 c/ cartucho
1
235,00
235,00
Fotografia Profissional
Gravação CD
1
700,00
700,00
Jato
Tinta
HP3845
para
c/
Evento
Sub-Total
4.480,00
DESPESAS OPERACIONAIS
Postagem Cartazes
500
1,80
900,00
Postagem Folders
1.500
0,75
1.125,00
Sub-Total
2.025,00
ALIMENTOS E BEBIDAS
Coffee Break
500
Sub-Total
9,00
4.500,00
4.500,00
TOTAL
49.639,00
77
ANEXO II – Documento de apresentação do IV Simpósio de Meio Ambiente
78
79
80
81
82
ANEXO III – Cartaz
83
ANEXO IV – Folder
84
85
ANEXO V – Carta convite com ficha de inscrição
86
87
ANEXO VI – Gráficos de Avaliação do evento
Local do Evento
Espaço disponível
ruim
bom
3%
muito bom
excelente
sem condições
de responder
97%
Organização
ruim
0%
3%
bom
25%
muito bom
49%
excelente
23%
Atendimento da
equipe
3%
sem condições
de responder
ruim
bom
5%
20%
muito bom
42%
excelente
30%
sem condições
de responder
88
ruim
Limpeza
0%
0%
bom
25%
35%
muito bom
40%
Acesso
excelente
ruim
1%
17%
26%
bom
muito bom
excelente
sem condições
de responder
56%
Palestras
ruim
13%
28%
bom
muito bom
3%
56%
excelente
sem condições
de responder
Mini-cursos
15%
ruim
3%
23%
bom
muito bom
excelente
40%
19%
sem condições
de responder
89

larissa campos pinto - Secretariado Executivo Trilíngue

Transcrição

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