Gestão de Cerimonial no Município

Gestão do Cerimonial no Município
Eliane Ubillús
Há algum tempo, o cerimonial deixou de ser emergencial para ser institucional.
O que foi privilégio das monarquias, presidências e dos governos dos Estados,
atualmente, é uma realidade nos municípios, ministérios, empresas, aeroportos, igrejas,
etc., pois grande parte dessas entidades já conta com uma equipe de cerimonial.
Aqui no Brasil, o cerimonial era apenas desenvolvido por diplomatas, mas logo houve a
necessidade de que outros profissionais se dedicassem ao estudo das regras, leis,
decretos, usos e costumes, segurança, logística, linguagem cênica e tantos outros itens
inerentes à atividade.
Alguns prefeitos, em seu gabinete, têm como prioridade o serviço do cerimonial.
Outros, menos avisados, crêem que este serviço possa ser feito pela secretária ou pela
assessoria de imprensa, o que é um grande erro. Todos os profissionais são importantes
na administração pública ou privada, desde que sejam capacitados para a sua função.
Cerimonial é com cerimonialista.
Nomear pessoas que possuem boa aparência, ou por circularem facilmente na
sociedade, mas que jamais tenham feito um curso de cerimonial, é inadmissível. Hoje
não existe espaço para amadorismo. Ainda que o cerimonial, ainda hoje, seja apenas
uma atividade e não profissão, terá que ser desempenhado com rigor, seriedade e
profissionalismo.
Regulamentos
Muito se fala e ensina sobre o Decreto 70274 e a Lei 5700 que são os norteadores do
cerimonial brasileiro, mas na verdade existem alguns mais.
No Brasil, temos diversas resoluções, portarias, regimentos, regulamentos, decretos
estaduais, assentos que também são instrumentos para definição de precedências dentro
dos órgãos específicos. Alguns deles são:
R. CONTI - Regulamento de Continências, Honras, Sinais de Respeito e Cerimonial
Militar das Forças Armadas - Usado no cerimonial castrense.
Portaria /Presi/ N. 110-728 de 19/11/2003, do TRF da 1ª Região – Tribunal Regional
Federal
Decreto nº 11.074, que Aprova as Normas do Cerimonial do Estado de São Paulo
Resolução nº 263, de 30/10/2003, regula o Cerimonial do Supremo Tribunal Federal
Decreto nº 4 4447, de 29 de outubro de 2002 - Aprova o Cerimonial da Marinha
Assento Regimental Nº 376/2005 de 2/9/2005 – DOJ de 5/12/2005 - Tribunal de Justiça
do Estado de São Paulo
Decreto 56 435 de 8/6/1965 - Promulga a Convenção de Viena sobre Relações
Diplomáticas - Cerimonial e condutas diplomáticas.
(Conclusão e assinatura – Viena / Áustria em 18/4/1961 - Entrada em vigor em 24/4/1964 – No Brasil,
foi aprovado pelo Decreto Legislativo Nº 103, de 18 de novembro de 1964, entrando em vigor em
24/4/1965 e a promulgação pelo Decreto 56435 datado de 8/6/1965) .
Decreto Estadual 30 012 de 31/12/1980 – Normas de Cerimonial do Estado do Rio
grande do Sul.
Existem ainda muitos mais documentos no gênero que o leitor poderá conseguir por
meio de pesquisas.
Administrando problemas
Uma questão muito especial, é que o cerimonialista administra, com mais sensibilidade,
as relações entre as autoridades e a população ou mesmo com os diversos segmentos
dos funcionários da entidade. Nos momentos que existem situações de conflito, como
uma “rebelião” dos lixeiros ou uma greve do transporte público, a equipe do cerimonial,
por certo, saberá administrar o assunto de como convidá-los para uma reunião e atendêlos eficazmente, até que as autoridades competentes os recebam para buscar uma
solução.
Uma boa equipe de cerimonial deve ser estruturada de acordo com as necessidades de
cada município, mas de nada servirá ter profissionais altamente qualificados se não lhes
dão infra-estrutura básica. Propusemo-nos aqui a apresentar uma sugestão do quadro de
pessoal, seguido de equipamentos, e recomendações, acrescidas de “pitadas” de
comentários não apenas sobre o que está intrinsecamente ligado, mas também o que
completa a atividade do cerimonial.
Equipe para o Departamento do Cerimonial
Chefe ou Diretor do Cerimonial (há instituições que tratam o cargo como
superintendente ou gerente do cerimonial)
Sub-Chefe ou Chefe Adjunto / Sub-Diretor ou Diretor Adjunto de Cerimonial
Mestre de Cerimônias
Assistentes (todos devem ter conhecimentos básicos de informática)
Técnico de informática (para elaboração de convites, mapas de localização dos eventos,
cartões etc.)
Calígrafos (que podem ser contratados segundo a necessidade)
Motoristas (que sejam treinados para tal fim)
Equipamento para o Departamento de Cerimonial
Mesas para que cada um tenha a sua com a respectiva cadeira
Poltronas ou cadeiras para que as pessoas que recebemos possam sentar-se.
Computador com gravador de CD e leitor de DVD, com programas Adobe
Acrobat Reader, Power Point, Corel, Autocad, Windows Media Player, e as fontes das
letras Shelley Andante, Shelley Volante y Shelley Alegro que são as letras do tipo
manuscrito.
Internet com alta velocidade / endereço eletrônico personalizado do cerimonial
Impressora de alta qualidade, (para que eventualmente se possa imprimir convites com
urgência)
Scanner
Cartões de citação (nominatas) com os nomes das pessoas de maior precedência, seus
cargos e formas de tratamento).
Papéis tipo A4 e envelopes de boa qualidade para ofícios e correspondências, em geral
120gr.
Papéis e envelopes para convites feitos de última hora - Vergé / Opalina / 180gr. e
240gr.
Cartões de mensagens c/ envelopes tamanho aproximado de 10x15cm
Cartões de visita para o prefeito e a para a equipe de cerimonial
Guarda-chuvas grandes
Bandeiras internas e externas
Mastros / suportes / Lanças
Panos de placas de vários tamanhos
Tribuna
Copos para uso nas mesas de reuniões / Porta copos de louça ou cristal
Toalhas de várias cores e tamanhos de tecido encorpado
Bandejas / panos para bandejas
Serviços de café e chá completos em louça de boa qualidade para atender as reuniões
internas
bem como pequenas visitas.
Canetas esferográficas de boa qualidade para uso nas assinaturas de contratos e
convênios
Pastas ou porta-folhas
Data show / e tela
Praticáveis de diversos tamanhos especialmente com 30cm de altura x 1.50m x 1m
Celulares
Rádios intercomunicadores
Prismas para as mesas de reuniões
Veículos
Devemos preparar e atualizar com freqüência
Mailing list com todos os nomes, cargos, endereços, e e-mails de todas as autoridades
municipais, estaduais ou e do governo federal.
Mailing list com nomes, cargos, endereços e e-mails de algumas celebridades locais
Mailing list dos convidados do prefeito (amigos, companheiros de partido, família etc.)
Arquivo de fotos dos eventos
Arquivo da lista de convites enviados
Arquivo dos convites enviados
Arquivo com anotações de datas, nome dos eventos e o traje usado pelo Prefeito (a), o
cônjuge e o chefe do cerimonial.
Arquivo com anotações sobre uniformes, (se os tiver), que foram usados pela equipe de
cerimonial.
Arquivo com o menu que foi servido em cada evento, com data e lista de convidados.
Arquivo com lista de presentes, a quem foram dados e datas.
Buscando a perfeição
Devemos buscar o “erro zero” a cada dia. O menor deslize, ainda que não seja da nossa
competência, como a falta de energia elétrica, que sabemos ser difícil prever, com
certeza a “culpa” será atribuída à equipe do cerimonial. Qualidade total tem que ser
nossa meta constante. Não temos o direito de errar. Em razão disto, temos que estudar
sempre e nos dedicar com todo afinco a esta atividade tão envolvente.
Regulamentos, leis e precedências
Nós, cerimonialistas, não inventamos regulamentos, nem tampouco criamos as leis.
Apenas temos o dever de conhecê-las, já que são a base da nossa atividade, para que
saibamos aplicá-las propiciando a existência regulamentar do respeito entre as pessoas,
para com os símbolos nacionais, entre os veículos quando em situação protocolar etc.
O princípio da física se faz presente de forma significativa no cerimonial: “Dois corpos
não ocupam o mesmo espaço”, e, sendo assim, cada um deve estar no seu lugar.
Correspondência
A correspondência recebida pelo Prefeito, no que se refere a convites, deverá ser
respondida, em no máximo 24 horas, pelo cerimonial, em forma de ofício ou cartão,
aceitando e confirmando presença ou comunicando que o representará o Senhor ou a
Senhora “tal”, que ocupa o cargo “X”. Quando é impossível o comparecimento, deve-se
agradecer, com as desculpas da ausência. Os telegramas de condolências ou de
congratulações também são expedidos pela equipe do cerimonial.
Acompanhando autoridades
O Chefe do Cerimonial ou seus assistentes deverão acompanhar o Prefeito e o Viceprefeito a todos os eventos a que eles comparecerem.
Conhecendo os gostos e necessidades do (da) chefe
Fumante: devemos ter sempre à mão cinzeiro e isqueiro e, se possível, até o maço de
cigarros preferido da autoridade a quem servimos, porém, o mais conveniente, é sugerir
a ele /ela que deixe de fumar.
Alérgico: Nossa atenção deve ser máxima para que a autoridade fique longe do que lhe
causa alergia, especialmente se for alimentação.
Gosto por balas e chocolates: Deixar próximo (em mesinhas de centro ou laterais) ou
ter no bolso para oferecer. Quando for mesa diretora, deixar no lugar que autoridade irá
ocupar.
Óculos
Muitas autoridades não carregam os óculos consigo. É interessante que, para facilitar a
logística, o prefeito tenha dois pares de óculos do mesmo grau, para que um sempre
esteja disponível através da equipe de cerimonial.
Os cartões de citação (nominatas)
O cerimonialista atento terá vários jogos de cartões de citação prontos. Cada jogo
completo de autoridades presentes a um ato é entregue ou pelo menos oferecido a uma
autoridade para que ela possa ter conhecimento de que pessoas estão presentes ou como
algumas gostam citá-las uma a uma.
Trajes, e outros
Nas grandes cidades é mais comum que os prefeitos usem roupas formais, porém, no
interior muitas vezes é uma verdadeira “batalha” conseguir que se vistam com este tipo
de roupa. A eterna conversa de que “Aqui somos muito simples”, ou algo assim, nos
leva a ter um assunto a mais para administrar, porque nem sempre eles podem vestir
traje informal, ainda que atualmente se note o uso deste traje em muitos países.
Equipe de Segurança
Nas grandes cidades é comum ter uma boa equipe de segurança, mas nas cidades
pequenas isso é raro. Quando não há este tipo de serviço tudo é mais difícil. Os
profissionais de segurança ajudam muito aos cerimonialistas. Na falta deles somos nós
que temos que definir percursos, e tempos de traslados; nos eventos, marcar e reservar
local para estacionar os carros das autoridades, e uma série de outras providências que
são inerentes ao pessoal da segurança.
Equipe de Comunicação / Imprensa
É tão indispensável como a do cerimonial e a da segurança. Trabalhamos muito
próximos. São eles que muitas vezes nos solicitam que seja criado um evento para
reverter determinada situação político-administrativa delicada. A equipe é formada por
jornalistas, fotógrafos e cinegrafistas.
Cerimônias mais comuns do Executivo
Posses, Inaugurações, Pedra Fundamental
Assinatura de convênios
Visitas Governamentais e não Governamentais
Conferências
Coletiva de imprensa
Audiências Públicas
Reuniões
Desfiles cívicos (Independência / aniversário da cidade)
Cerimônias mais comuns do Legislativo
Sessões Ordinárias
Sessões Solenes de Posse / homenagens / recepção a altas autoridades
Visitas Governamentais e não Governamentais
Entrega de Títulos e Honrarias
Palestras sobre temas específicos
Audiências Públicas
Eventualmente (mais comuns do poder executivo)
Apresentação de Livros
Congressos
Jornadas (internas / externas)
Luto oficial
Eventos culturais (Festivais de cinema, música, folclore)
Eventos desportivos (Jogos municipais, Regionais, Campeonato de Futebol)
Aniversário da cidade, dia da bandeira, das crianças, dos professores etc.
Festas Natalinas (para o povo ou apenas entre funcionários)
As coletivas de imprensa, devem ser preparadas pela equipe de comunicação, porém,
toda a logística é de nossa responsabilidade. Hoje se usa muito convidar os jornalistas
para tomar café da manhã, ou para o lanche da tarde, ocasião em que acontecem
encontros entre autoridades e imprensa. É uma forma simpática e descontraída que
auxilia nos momentos de “saia justa” e nas relações interpessoais.
O Funeral não deixa de ser um evento e ainda que nenhum cerimonialista sinta o desejo
de realizá-lo, terá que fazê-lo, dando atenção a muitos detalhes. Este é um evento,
composto de vários atos, em que cerimonialistas e participantes estão envolvidos
também pela emoção. Durante o velório, o desgaste físico é maior que em qualquer
outro evento, por isso todo cuidado é pouco. Todas as providências têm que ser
tomadas, o mais rápido possível.
Primeiro deve-se decidir junto a autoridade de maior precedência se vai ou não ser
decretado o luto oficial.
Apenas depois do decreto assinado é que se deve comunicar a todos para que seja
hasteada a bandeira a bandeira do município a meio mastro (no caso de luto municipal),
e conforme a importância do (s) falecido (s) poderão ser preparadas para a distribuição,
pequenas fitas pretas, com alfinetes, para que todos usem na lapela. O procedimento
deste hasteamento é descrito no capítulo “Vexilologia”. Caso o falecimento seja do
Prefeito, na sede da Prefeitura serão baixadas as 3 bandeiras. A Lei 5700 regulamenta:
Art . 18. Hasteia-se a Bandeira Nacional em funeral nas seguintes situações, desde que não coincidam
com os dias de festa nacional:
IV - Nos edifícios-sede dos Governos dos Estados, Territórios, Distrito Federal e Municípios, por motivo
do falecimento do Governador ou Prefeito, quando determinado luto oficial pela autoridade que o
substituir;
Se o luto é por falecimento do governante ou de pessoa muito importante na cidade, as
exéquias passaram a ser um grande evento, e necessitarão de quase tudo que é comum
para uma completa organização de eventos, porém, com uma dificuldade: É de uma
hora para outra. Não há tempo para planejar.
Atenção para com as Bandeiras
Ainda que haja a Guarda Municipal, ou Guarda Civil, na prefeitura municipal, o
cerimonial acaba sendo o responsável por comprar as bandeiras internas e externas, os
mastros, ponteiras, panóplias e todo o material necessário para este fim. A atenção com
a qualidade de todas as peças é importante, mas especialmente para com as bandeiras.
As bandeiras de baixo custo não são bordadas e sim coladas (no caso de ter brasão,
símbolos ou estrelas) e não sendo bordadas, temos que trocá-las com muita freqüência,
pois as estrelas caem, o brasão fica sem uma parte, e outros tantos desenhos se
deterioram.
Comentários
O cerimonialista deve conhecer um pouco de cada tipo de cerimonial, para que o
sucesso seja constante, ainda que caminhemos para as especialidades, existentes em
todas as atividades.
Cada evento tem as características próprias do local. As posses, inaugurações, desfiles
cívicos, e outros, seguem regras ou regimentos protocolares comuns a todos,
respeitando-se em todos os casos, os hábitos do município.
Nas prefeituras as dificuldades são maiores que nos Governos de Estado ou na
Presidência da República, porém, neste sentido, jamais poderemos nos acomodar e
sermos negligentes, pois a excelência do trabalho deve ser a mesma. Sabemos que nas
prefeituras, de municípios pequenos, não existem as Polícias Federais ou Militares para
dar segurança aos prefeitos como fazem no governo federal e estadual. A maioria das
Guardas Municipais não pode trabalhar armada e com isso, acabamos descobertos de
segurança. Muitas vezes trabalhamos sobre fortes riscos. Por mais que a PM nos dê
cobertura, não é a mesma coisa que ter uma guarda pessoal, 24 horas por dia, cuidando
da autoridade e, por tabela, de nós!
Quando tivermos que criar um departamento de cerimonial, a paciência será a nossa
primeira e mais forte aliada. Não se consegue tudo, do dia para a noite, mesmo que o
prefeito dê muita importância ao cerimonial. É um trabalho de formiguinha. De tempos
em tempos conseguimos algo mais, porém, em “porções diminutas”.
Mesmo assim, não devemos nem podemos desistir. Temos que nos superar a cada dia
sendo melhores profissionais altamente éticos e acima de tudo leais.
Reflexão
O mundo do cerimonial é fascinante para quem se dedica ao trabalho de corpo e alma.
Não importa se estamos na cidade pequena ou numa capital.
O poeta Pablo Neruda, que era filho de um maquinista de trem, nasceu em Parral, uma
cidade que dista 400 km ao sul de Santiago do Chile. Até o fim dos seus dias, viveu
uma vida simples, numa pequena cidade.
Dentro desta simplicidade, acabou recebendo o Premio Nobel de Literatura, ou seja, foi
o melhor no que fazia. Com humildade, devemos nos espelhar na vida do grande poeta.
Muitas vezes, em uma pequena cidade do interior, encontramos cerimonialistas que são
extremamente competentes.
Aprendemos todos os dias. O valor está em cada um de nós!
Finalizando, deixo um pensamento do Professor Nelson Speers:
“Todo homem deve ter seu espaço psico-emocional e sócio-cultural respeitado assim
como tem o dever de respeitar o do outro.
O caminho é o cerimonial.
A finalidade é a harmonia e a paz universal.”