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Manual versão 12.3 - 08/03/2013-11:03:25
Sistema Integrado para Gestão de Frotas (11) 3025-6308
www.fleetmax.com.br
O Sistema FleetMax foi desenvolvido com a finalidade de nossos clientes
conseguirem liderar com a ferramenta completa o mercado no seu ramo de atividade e
acelerar de forma automatizada as rotinas que envolvem a locação de veículos,
fornecendo informações fundamentais para o apoio às decisões.
O sistema ainda permite o tratamento da parte financeira, e o suporte à adoção de
estratégias de marketing e vendas e outros recursos de administração da empresa
franqueada. Os recursos de integração utilizados tem por finalidade maior, favorecer
tanto a empresa como ao cliente.
Este manual foi feito para ajudar você a entender o sistema FleetMax e ver que
quando bem organizada sua frota pode lhe render mais.
Equipe FleetMax.
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Para iniciar as operações com o sistema FleetMax, basta clicar no ícone de atalho
sua área de trabalho e poderá visualizar a tela apresentada abaixo:
que está na tela de
Na parte superior da tela visualizamos a versão do FleetMax que você está utilizando.
No campo Servidor/Base de dados pode-se escolher qual banco de dados vai se utilizar. Como por exemplo
Treinamento e Acesso Externo.
Cada pessoa que for acessar o sistema terá que ser previamente cadastrado com suas permissões, tendo um
nome de usuário e senha.
O rodapé da tela mostra o IP do servidor onde está a aplicação servidora seguido do IP do servidor de banco
de dados, mais o nome do banco de dados.
Caso seja digitado um usuário inexistente no sistema, será exibida uma tela com a frase: “O usuário ‘CA’ não
foi encontrado.”
E, ao clicar em OK, será exibida a tela de login para que o usuário digite seus dados novamente. Se for
digitado um usuário ou senha inexistente por três vezes consecutivas, o sistema será encerrado.
Após digitar o nome de usuário, digite a senha de acesso ao FleetMax. Se for digitada a senha errada, o
programa exibirá esta tela:
Uma vez digitada a identificação e senha correta, confirme os dados pressionando a tecla Enter ou clicando
no botão Confirmar. Em seguida aparecerá a tela inicial (Desktop) do sistema FleetMax.
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Ao abrir o sistema você terá a tela inicial:
Colocando o logo da empresa como tela de fundo do sistema:
Para criar ou alterar o papel de parede, crie uma imagem no formato JPG com as dimensões de 800 pixels de largura por
600 pixels de altura e grave no diretório (pasta) em que está gravado o sistema FleetMax, normalmente é o diretório
c:\Arquivos de programas\FleetMax\, com o nome LOCADORA.PNP. Na próxima vez que você acessar o sistema, o "papel de
parede" do sistema estará alterado. Faça isso em todas as estações que desejar alterar o logotipo que aparece na área de
trabalho do Sistema FleetMax.
Para acessar o menu, você pode clicar com o mouse sobre a palavra desejada ou via teclado utilizar a tecla ALT+(letra
sublinhada) EX: ALT+A -> acessa o menu de Arquivos.
Para facilitar o entendimento dos usuários, sempre que for feita referência a uma opção de menu neste manual,
utilizaremos a seguinte notação Arquivos -> Clientes -> País. Isto quer dizer que você deverá acessar o menu escolhendo a
opção Arquivos, a sub-opção Clientes e dentro desta escolha País.
Na opção Arquivos, você tem acesso a pesquisa e cadastramento das informações básicas para o funcionamento do
sistema. Cadastrar os clientes, fornecedores, contas correntes, forma de pagamento aceitos pela locadora também deve ser
feito por aqui. Aqui, será possível relacionar os veículos existentes na locadora bem como os diferentes modelos.
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Os procedimentos do ítem Aluguel possibilitam a automatização do processo de locação de automóveis por meio de
contrato diário ou de frota, bem como realizar consultas. Este grupo, abrange as etapas de reserva, abertura e fechamento dos
contratos com todos os cálculos pertinentes.
É possível, ainda, registrar os valores das tarifas e seguros (Proteção) praticados pela locadora.
A opção Finanças permite o acesso aos procedimentos de controle de
faturamento, incluindo: contas a pagar e a receber, contratos a pagar e
receber, cadastramento de contas regulares (leasing, consórcios, despesas com
água, luz, etc.) e uma projeção orçamentária para a empresa.
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As tarefas de prospecção de novos clientes, controle de visitas a clientes novos e antigos,
emissão de mala direta e de seleção de grupos de clientes com características comuns podem ser
efetuadas na opção Marketing.
A opção Veículos aborda todas rotinas necessárias ao controle efetivo da frota de veículos de uma locadora tais como:
manutenção, controle de tráfego, deslocamentos para abastecimento, uso interno ou viagens, acompanhamento de sinistros,
rastreamento de multas e muito mais. É possível também gerenciar os veículos de perto pela simples observação da posição de
cada um no momento, além de descrever as ordens de serviços e movimentação de estoque.
Ao clicar no menu, Relatórios, é possível visualizar vários demonstrativos e diferentes opções de listagens para as
opções de locação, marketing, administração da frota de veículos e também das rotinas financeiras do sistema.
Em Sistema, encontram-se arquivos de informações cadastrais necessárias ao sistema. É nesse bloco que você inclui os
dados da agência, dos usuários bem como seus direitos e permissões e, ainda, registra uma série de outras informações
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complementares para o auxílio nas atividades diárias em Operacionais.
O menu Janela mostra as telas que eventualmente estão abertas.
O menu Adicionais, tem como objetivo acessar páginas eletrônicas na internet e poderá ser personalizado de acordo
com as preferências do usuário, ou seja poderão ser incluídos endereços da internet de maior necessidade do usuário.
Para isso, procure o arquivo CONFIG.INI e digite as seguintes linhas por exemplo:
[MENU]
"Detran do Paraná;http://www.pr.gov.br/detran/"
"FleetMax Suporte;http://www.FleetMax.com.br/suporte/"
"Aim Expresso;http://www.aol.com.br/aim/aim_express/startqb.htm"
Repare como é feita a criação do menu:
"Detran do Paraná;http://www.pr.gov.br/detran/"
Ordem em que vai aparecer no menu
Nome no menu
Endereço na internet
A opção help te auxilia no suporte, a este manual, ao Fleet
Max Informa e ao Acesso Remoto com a equipe do suporte Fleet Max.
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O Alerta de Pendências no Sistema (Somente para versão FULL) é uma janela que avisa pendências no Ítens do Menu e
sua quantidade, que é aberto automaticamente ao Fleet Max.
O sistema FleetMax está munido de alertas para que cada funcionário, em sua respectiva função, seja informado de
pendências em aberto ou mesmo futuras (manutenção preventiva, por exemplo). Para isso é necessário que o usuário seja
contemplado de tais permissões.
Se por algum motivo a tela de Alerta se fechou, é só dar duplo clique em cima do nome do seu computador. (Para
dúvidas posteriores consultar a página 4 deste manual)
Para visualisar um ítem é só dar duplo clique em cima do escolhido que abre-se uma nova janela com a relação de todas
os ítens da tarefa escolhida, conforme o exemplo abaixo.
Os botões da barra de ferramentas permite o acesso rápido às tarefas mais comuns de uma locadora, como segue
abaixo:
Para selecionar uma opção da barra de ferramentas
clique sobre o ícone desejado.
É possível alterar a barra de ferramentas com os ícones
mais utilizados pelo usuário, para isso basta dar duplo clique no
fim da barra, fora de qualquer ícone, ao aparecer a tela ao lado
é só incluir os ícones de sua preferência ou alterar a ordem.
Embora exista uma opção Arquivos->Sair e o ícone Sair
na barra de ferramentas, é possível utilizar as teclas [Alt + F4]
que também servem para o encerramento do sistema FleetMax.
Em todas as telas operacionais existem um conjunto de botões para auxilio rápido das informações em questão, estes
botões estão sempre do lado direito das telas. Eles podem ser acionados através do mouse ou via teclado, utilizando a tecla de
função correspondente.
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Inclui [F2]: Limpa os campos para iniciar uma nova inclusão de dados — o primeiro campo já é habilitado para o
início da inclusão.
Aplicar [F7]: Depois de salvar as operações de inclusão/alteração, é necessário o uso deste botão para que elas
possam ser efetivamente registradas no servidor de banco de dados.
Altera [F3]: Permite que se modifique o conteúdo de um ou mais campos de um registro, desde que lhe seja
permitido fazê-lo. Para mudar uma informação basta clicar em Alterar e digitar o seu novo conteúdo.
Pesq [F8]: Usado para localizar dados de formas diversas.
Exclui [F4]: Apaga o registro em exibição na tela. O programa solicita a confirmação da exclusão e, em caso
afirmativo, os dados correspondentes ao registro em uso são eliminados. Antes da exclusão o sistema verifica se o
registro pode ser excluído, se ele não está sendo utilizado em outro campo no sistema. Caso negativo, e se for
executada a opção Aplicar, este registro é excluído sem possibilidade de recuperação posterior.
Impr [F11]: Este botão abre uma janela com o modelo de impressão na tela, para ser enviado para a impressora.
Em alguns casos permite que o usuário defina quais dados ele deseja no relatório.
Ao clicar nesse botão aparece uma tela como a abaixo:
Este é o criador de relatórios. Ele aparece quando uma função do
sistema Fleet Max não tem filtros e relatórios específicos.
O botão
adiciona campo no relatório, o botão
remove campo
no relatório e o botão
cancela o campo no relatório, ou seja limpa todos
os campos selecionados em Campos do Relatório.
Salva [F5]: As operações de inclusão e de alteração de dados
exigem o uso deste botão; tudo o que for feito deve ser salvo
[F5] e depois aplicado [F7].
Canc [F6]: Este botão serve para o usuário cancelar as
modificações ou inclusões efetuadas no registro atual, desde
que ele não tenha utilizado a opção Aplicar.
Refresh [F9]: Atualiza os dados da tela, buscando-os no banco
de dados.
Sair: Botão padrão de saída da tela atual e conseqüente retorno à tela anterior ou à área de trabalho.
Após realizar uma pesquisa quatro setas aparecerão abaixo do conjunto de botões acima que indicam o
sentido do deslocamento nos dados pesquisados:
(|<) primeiro, (<) anterior, (>) seguinte e (>|) último.
Freqüentemente será necessário digitar datas em campos da tela.
O sistema possui um recurso bastante eficiente para auxiliar a
digitação. Clicando na seta do lado direito do campo é exibido um calendário
onde basta clicar na data desejada para preencher o campo em questão.
Você pode também escolher o mês anterior “<” ou o mês seguinte “>”.
Ao clicar sobre o nome do mês você poderá escolher outros meses e as setas
passarão a mudar de ano e não mais de mês.
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Muitas vezes, quando solicitado impressão de relatórios, será exibido a impressão em tela para que se possa conferir ou
consultá-lo sem ter que utilizar papel. Esta visualização apresentará o seguinte menu de comandos:
Botão de atalho a cadastros, normalmente acompanha campos que trazem informações de outros cadastros, facilitando
o acesso à inclusão de um registro necessário para a tela em que o usuário esteja trabalhando.Ex. Em um cadastro de cliente,
se for necessário cadastrar uma cidade que não consta no sistema, basta clicar no botão de atalho, incluir a cidade e
continuar o preenchimento do cadastro do cliente.
Este botão possibilita buscar informações de algum registro que seja relacionado ao que se está
cadastrando. Um exemplo está na tela de cadastro de clientes, ao clicar nesse botão na frente do campo Cep, o
sistema mostra a tela de pesquisa de cep, caso se tenha apenas o nome da rua.
A pesquisa no FleetMax é feita da mesma forma em todas as telas, ao clicar nesse botão o sistema
apresenta uma tela semelhante, como exemplo abaixo, uma pesquisa em Aluguel -> Aluguel Diário.
1.
Preencha um ou mais campos, no caso do campo acompanhado de “%” é para
pesquisa onde só se sabe parte da informação, por exemplo no campo
Ped./Sinistro%, digite parte do código.
2.
Em caso de erro na pesquisa ou para facilitar a
visualização, clique no botão Limpa. Em
Campos, selecione qual filtro deseja, onde
aparece “Igual” na verdade tem uma lista de
opções: Igual, Maior, Menor, Entre, Diferente e
Iniciando. Clique no botão para adicionar um
campo para digitar a informação.
3. Como mostra a figura, em Campos foi selecionada a opção Status, igual, Aberto, e
pode ser selecionado quantos filtros mais necessitar. Clique no botão Filtra, o
sistema apresenta os dados pesquisados numa tela “planilha', clique no rodapé da
tela em Edit, para visualizar as informações na tela de edição.
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Caso não saiba ou não queira digitar toda a informação a ser pesquisada, por
exemplo o nome de uma razão social, como FleetMax Serviços, na primeira tela
de exemplo selecione em Campos, Cliente, onde mostra Igual, selecione
Iniciando, clique no digite FleetMax e clique em Filtra, o sistema trará todos os
clientes que começarem com FleetMax.
Ao Pesquisar...
... Ver Resultado
Em muitos momentos será necessário utilizar a pesquisa para encontar determinado(s) registro(s).
Após realizar a pesquisa o sistema apresentará uma tela com o resultado na forma de um grid, conforme a figura
representada abaixo. Para retornar à tela de edição, utiliza-se a tela [F12], ou clica-se em Editar Registro. E para retornar a
grade, clica-se em Ver Resultado, ou tecla-se [F12].
<F12>
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