Guia de Compra Centralizada de Passagens Aéreas

GRUPO DE GESTÃO DE AQUISIÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS - SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
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SISTEMA D
Governo do Estado de São Paulo
Governador do Estado
Geraldo Alckmin
Secretário de Planejamento e Gestão
Marcos Antonio Monteiro
Coordenador Respondendo pelo Expediente da Unidade de Desenvolvimento
e Melhoria das Organizações: Ivani Maria Bassotti
Grupo de Gestão de Aquisição de Passagens Aéreas: Daniel Guimarães Araújo,
Danielson Ramos Vieira, Jorge Orlando Costa, Luiz Gustavo de Castro Oliveira
e Murilo de Oliveira Junqueira
Equipe de Edição
Conteúdo: Daniel Guimarães Araújo, Jorge Orlando Costa, Cristina Precioso
do Amaral Melo
Redação: Adriana Maricato de Souza
Projeto Gráfico: Brand Idea Design Estratégico
Diagramação e Revisão: Brand Idea Design Estratégico
É permitida a reprodução parcial ou total para fins não-comerciais, desde
que indicada a fonte
Janeiro/2015
Secretaria de Planejamento e Gestão
Rua Bela Cintra, 847
01415-000 - São Paulo - SP
[email protected]
Guia de Compra Centralizada de Passagens Aéreas
Sistema de compra pela internet
Adriana Maricato de Souza
Cristina Precioso do Amaral Melo
Daniel Guimarães Araújo
Jorge Orlando Costa
1ª Edição
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO
SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
São Paulo, 2015
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação – CIP
S729g
Souza, Adriana Maricato de
Guia de compra centralizada de passagens aéreas: sistema de compra pela
internet / Adriana Maricato de Souza ... [et al.]. – São Paulo: Secretaria de
Planejamento e Gestão, 2015.
Autores: Adriana Maricato de Souza; Cristina Precioso do Amaral; Daniel
Guimarães Araújo; Jorge Orlando Costa.
ISBN: 978-85-67686-04-2
1. Acompanhamento e avaliação. 2. Administração pública. 3. Padronização de
informações. 4. Gestão. 5. Política de conformidade “compliance”. I. Amaral, Cristina
Precioso do. II. Araújo, Daniel Guimarães. III. Costa, Jorge Orlando. IV. Título.
CDU 658.7
CDU 35
GUIA DE COMPRA CENTRALIZADA DE PASSAGENS AÉREAS
SUMÁRIO
1.
REDUÇÃO DE
CUSTOS E MELHOR
NEGOCIAÇÃO
DE PREÇOS
2.
PLANEJAMENTO
ANUAL DE
COMPRA
5.
6.
FUNCIONAMENTO
A POLÍTICA DE
DO SISTEMA DE
COMPRAS PELA
INTERNET
VIAGENS
3.
QUEM SÃO
4.
A MELHOR TARIFA
7.LINKS
8.
LEGISLAÇÃO
OS PASSAGEIROS
PELO MELHOR
PREÇO
GUIA DE COMPRA CENTRALIZADA DE PASSAGENS AÉREAS
1.
REDUÇÃO DE CUSTOS E MELHOR
NEGOCIAÇÃO DE PREÇOS
O sistema de autoagendamento de passagens
aéreas na internet está disponível para as
organizações públicas do Estado de São Paulo que
participam da compra centralizada de passagens
aéreas, feita pela Secretaria de Planejamento e
Gestão. O sistema garante transparência sobre o
uso do dinheiro público na compra desse serviço.
A compra centralizada por meio da Ata de Registro
de Preços (ARP) reduz os custos e fortalece o
poder de compra do Estado de São Paulo: o volume
de bens e serviços comprados dá o poder de
negociar melhores preços e condições. Assim, os
recursos públicos podem ser melhor investidos.
As organizações públicas que participaram da ARP
2014 não fizeram sua própria licitação, um processo
que demora em média 170 dias.
SISTEMA DE COMPRA
PELA INTERNET
O sistema permite reservar, emitir e cancelar
passagem aérea. Ele induz à compra de
passagens aéreas segundo critérios definidos
na política de viagens. O sistema também gera
relatórios usados para avaliar a evolução dos
gastos com passagens aéreas e melhorar o
uso do dinheiro público.
GUIA DE COMPRA CENTRALIZADA DE PASSAGENS AÉREAS
A ata é referência de preço válida por 12 meses,
com início em qualquer mês.A organização faz um
contrato administrativo com a agência de turismo
que deve estar dentro do ano fiscal (de 1 de
janeiro a 31 de dezembro).
CICLO DA ATA DE
REGISTRO
DE PREÇOS
DE PASSAGENS
AÉREAS
Fase 1 – Grupo de Gestão de Aquisição de
Passagens Aéreas da Secretaria de Planejamento e
Gestão faz pesquisa de mercado e elabora texto do
edital de licitação.
Fase 2 – Grupo de Gestão de Aquisição de Passagens
Aéreas convida organizações estaduais e municipais para
participar do processo. Cada uma delas informa quantas
passagens espera usar durante o período de vigência do
contrato do órgão, que pode superar 12 meses.
Fase 3 – Secretaria de Planejamento e Gestão faz o
pregão e publica Ata de Registro de Preços, válida por 12
meses. Cada organização faz um contrato individual com a
agência de viagens com data de validade máxima de 31 de
dezembro.
A agência de viagens contratada treina os servidores para
compreender o funcionamento do mercado de passagens
aéreas e usar o sistema (agendamento eletrônico, emissão,
remarcação, cancelamento de passagens; relatórios de
violação da política de viagens e gerenciais).
Somente a partir da assinatura do seu contrato, a empresa
fará o cadastro de cada operador do sistema. O operador
da organização receberá login e senha para comprar
passagens aéreas pelo sistema.
Fase 4 – Ajuste anual de contratos individuais.
Os contratos anuais com a agência de viagens terminam
no mês de dezembro. Em 31 de dezembro devem ser
ajustados até dezembro do ano seguinte. No ano que
inicia, o contrato pode ser assinado assim que o crédito
orçamentário estiver disponível para a organização.
Não perca a data do ajuste: se isso
acontecer, a compra de passagens aéreas ficará
interrompida até o contrato ser ajustado.
GUIA DE COMPRA CENTRALIZADA DE PASSAGENS AÉREAS
2.
PLANEJAMENTO ANUAL
DE COMPRA
A organização pode fazer o planejamento anual de compra
de passagens para eventos previstos – congressos
anuais, reuniões mensais de conselhos e comitês, aulas
periódicas – de maneira a comprar o maior volume de
passagens com antecedência.
Assim, a organização consegue bons preços de passagens.
De acordo com a Associação Brasileira de Empresas Aéreas
(Abear), o melhor preço é obtido 14 dias antes do embarque.
14 dias antes
do embarque
melhor
preço
Um professor universitário dá aulas periodicamente no
mesmo dia da semana em outra cidade. Se ele comprar
passagens por um período longo (seis meses) ao preço
promocional de R$ 99,00, sem previsão de reembolso no
caso de não-comparecimento (no show), será um bom
negócio mesmo que ele perca um voo.
$
DIAS PARA O
EMBARQUE
Em alguns casos, por falta de opção, a compra da passagem
aérea é feita na véspera da viagem e o preço pago é o mais
alto: reunião não prevista em outra cidade, ou cumprimento
de ordens judiciais com data e horário determinados (como
comparecimento a teste de DNA ou transporte de preso de
alta periculosidade capturado em outro Estado).
O sistema de compra de passagens aéreas registra
automaticamente os trechos de voos contratados e gera
relatórios sobre as compras feitas pela organização.
Com seus relatórios gerenciais de compras – economia
obtida no período, violações da política de viagens, total
de bilhetes emitidos por companhia aérea – a organização
pode avaliar seus gastos e buscar formas de melhorar o
uso dos seus recursos.
Esses relatórios são examinados pelos técnicos do Grupo de
Gestão de Aquisição de Passagens Aéreas da Secretaria de
Planejamento e Gestão e enviados para a Corregedoria Geral
da Administração (CGA). Com padrões de compra – rotas,
companhias e períodos de voos mais frequentes – e volume
de gastos identificados, os técnicos negociam descontos
adicionais para as organizações estaduais e municipais que
participam da ARP.
GUIA DE COMPRA CENTRALIZADA DE PASSAGENS AÉREAS
3.
QUEM SÃO
OS PASSAGEIROS
O sistema atende às necessidades de viagem
corporativa das organizações: a trabalho, com
destino frequente, dia da semana e horário
regulares, com prazo de duração e fim específico.
Ele serve exclusivamente para a compra de
passagens aéreas que atendam às necessidades
do órgão público. O sistema não serve para fazer
consultas a viagens de turismo.
Por meio do sistema, a organização compra
passagens aéreas para seus próprios funcionários
que viajam a trabalho, para seus convidados ou
para usuários dos seus serviços, como atletas e
pacientes em tratamento de saúde.
As passagens aéreas compradas pelo sistema
destinam-se a passageiros que viajam
exclusivamente para atender às necessidades
das organizações públicas:
• Artistas
• Atletas
• Cientistas
• Coordenadores de equipe de trabalho
• Gestores de projetos
• Membros de comissões e comitês
• Menores em custódia transferidos
• Pacientes da rede de saúde para continuar
tratamento em outra cidade
• Palestrantes
• Participantes de congressos
• Presos transferidos
• Técnicos
Essa lista não esgota as necessidades
específicas de cada organização.
GUIA DE COMPRA CENTRALIZADA DE PASSAGENS AÉREAS
4.
A MELHOR
TARIFA
X
PELO MELHOR
PREÇO
Se não houver uma boa combinação entre os critérios de
economia e o conforto do passageiro, uma compra barata
pode sair cara. De nada adianta economizar dinheiro
público no preço da passagem aérea e desperdiçá-lo em
outras despesas, também pagas com recurso público.
Um critério decisivo sobre o deslocamento deve ser o
conforto do passageiro. Ao selecionar um voo oferecido
pelo sistema, o comprador deve considerar:
• horário.
• tempo e custo de deslocamento até o aeroporto.
• preço de estacionamento no aeroporto.
• duração total do voo, escalas e intervalos para conexão.
• duração total da viagem.
• necessidades de alimentação e descanso do passageiro
durante a viagem.
• se funcionário público, dias de ausência do local de
trabalho.
• diárias a serem pagas.
• condições em que passageiro chegará ao destino de final.
• custos adicionais ao preço da passagem aérea: transporte
até o aeroporto e diárias, entre outros.
Se o passageiro chegar ao destino final exausto
ou faminto, será um caso clássico de ‘o barato
que sai caro’, para o passageiro ou para a
organização que financia a viagem.
Evite sacrificar o passageiro!
GUIA DE COMPRA CENTRALIZADA DE PASSAGENS AÉREAS
Compra de passagem para voo que parta de aeroporto
muito distante do passageiro – principalmente nas
grandes cidades, onde tempo, custo e desgaste
no trânsito devem ser considerados – sacrifica o
passageiro e sai caro para a organização.
Se o passageiro mora perto do aeroporto de Congonhas,
na capital, e a diferença de preço entre um voo partindo
de Congonhas e de Guarulhos é pequena, o comprador
pode escolher Congonhas. Mas, se houver uma
diferença muito grande entre preços de voos partindo
de Guarulhos – a 40 minutos de Congonhas – ou de
Campinas – a 1 hora de Congonhas – é conveniente
comprar uma passagem de voo partindo de Campinas.
Aeroporto
distante
Horário
conveniente
Na capital, algumas companhias aéreas oferecem ônibus
gratuito para o transporte de seus passageiros entre os
aeroportos de Congonhas, Cumbica e Viracopos.
Se a organização tem veículo e motorista para transportar
um passageiro a uma cidade a 500 km da capital do
Estado, é preciso considerar que o motorista deve
descansar em intervalos fixos. Ou seja, o trecho de ida da
viagem dura pelo menos 8 horas e o retorno será no dia
seguinte. O barato – evitar comprar passagem aérea –
ao final sai caro: há despesas com combustível, pedágios
e 4 diárias (2 para o passageiro e 2 para o motorista).
Numa viagem longa, se o motorista não descansar
adequadamente antes do retorno, ele colocará em
risco sua própria vida e a do passageiro.
Marcar voos em horários inconvenientes sacrifica o
passageiro. Se um funcionário morador da zona sul da
capital de São Paulo tem uma reunião às 14h em Brasília
e sua organização comprou passagem para as 4 da
manhã para voo sem escala partindo de Guarulhos, seu
rendimento será ruim: o funcionário dormiu pouco na
véspera, saiu de sua casa às 2h, chegou ao aeroporto às
3h, passou 13 horas acordado até a hora do compromisso
de trabalho. Ao retornar, ainda precisará descansar
durante o dia útil seguinte.
Menor
tempo de
deslocamento
Por que
escolher
transporte
aéreo
Comprar passagem para voo com escala e grande
intervalo entre conexões sacrifica o passageiro. Se o voo
de retorno para o trecho São Paulo-Recife-São Paulo
tiver uma escala com intervalo de 5 horas para conexão,
o passageiro viaja durante todo o dia, alimenta-se mal
(preços nos aeroportos são altos) e chega exausto.
Se ele é servidor público, não pode trabalhar durante
esse dia e o seguinte, porque precisou descansar. A
passagem mais barata custou pelo menos dois dias
de salário para a organização, gerando desperdício
de dinheiro público.
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5.
FUNCIONAMENTO DO SISTEMA
DE COMPRA PELA INTERNET
Por meio do sistema de compras pela internet, o servidor
responsável pela compra pode reservar e emitir passagens
aéreas, além de cancelar voos marcados. Cada transação
operada é automaticamente registrada.
O sistema para compra de passagens aéreas induz à
seleção de voos segundo os critérios da ‘política de
viagens’: compra com antecedência mínima de 5 dias da
data do embarque, seleção da melhor tarifa pelo menor
preço e veto a preferência por companhia aérea. A agência
de viagens contratada recebe um valor fixo – taxa de
transação – por operação do sistema.
Dessa maneira, o sistema permite que o comprador leve
em conta a oportunidade da compra, combinando o melhor
preço disponível com o conforto do passageiro. Quando um
critério da política de viagens não puder ser obedecido, o
comprador deve justificar o fato no sistema.
O gestor de viagens pode verificar informações sobre
todas as compras feitas até o momento da consulta,
por qualquer período de tempo – por exemplo, no mês
anterior, no mês atual, na quinzena – e baixar relatórios
de Vendas/Emissões, de Economia (Lost Savings), de
Violação de Política de Viagem e de Percentual de Atrasos
e Cancelamentos.
O gestor analisará regularmente os relatórios para
acompanhar a evolução da compra de passagens aéreas
e programar os pagamentos. Os relatórios do sistema
também são usados para prestar contas aos órgãos de
controle, como Tribunal de Contas do Município (TCM) ou
Tribunal de Contas do Estado (TCE).
Todas as informações sobre as compras feitas por meio do
sistema são publicadas no portal da Transparência Estadual
- http://www.transparencia.sp.gov.br. Assim, o Estado
de São Paulo garante que os cidadãos tenham acesso às
informações sobre o uso dos recursos públicos na compra
de passagens aéreas por meio da ARP.
ATENÇÃO! Não use o sistema para
fazer cotação de voo internacional sem
compromisso de compra: cada pesquisa
custa US$ 0,25 à sua organização.
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COMO USAR O SISTEMA PARA COMPRA DE PASSAGENS AÉREAS
O gestor de viagens recebe um formulário
preenchido com dados do passageiro, origem,
destino, data de ida, data de retorno e horários
desejados, além da autorização de compra.
No sistema de voos, ele pesquisa os voos
disponíveis, com intervalo de duas horas para
mais ou para menos do horário indicado pelo
passageiro. São exibidas opções de voo de
todas as companhias aéreas para o horário e o
comprador seleciona uma delas.
LEMBRE-SE: um critério
decisivo sobre o deslocamento
é o conforto do passageiro.
INTERESSADO
preenche
formulário e
encaminha
GESTOR
DE VIAGENS
pesquisa as opções
conforme a política,
avalia as alternativas,
reserva o voo
AUTORIZADOR
valida a pesquisa,
abona as
justificativas,
autoriza
RESERVA
EMISSÃO
REMARCAÇÃO
Selecione o voo desejado. O sistema
dá um prazo para confirmação da
reserva. Se você fizer reserva para mais
de 5 pessoas nos mesmos voos, peça
auxílio à agência de viagens. Ela pode
conseguir preços melhores para cada
passagem aérea quando negocia para
um grupo. No caso de voo internacional,
só faça reserva tendo em mãos a cópia
do passaporte do passageiro: se houver
erro nos dados do e-ticket, ele corre o
risco de não embarcar. Sempre procure
orientação da agência de viagens para
a contratação (obrigatória) do seguroviagem para o passageiro.
Emita o e-ticket (passagem aérea)
dentro do prazo de confirmação. O
e-ticket tem as seguintes informações:
código de reserva, número da passagem,
dados do passageiro, data e horário
do voo e as regras tarifárias. As regras
determinam valores de reembolso no
caso de cancelamento e seus prazos.
Passagens promocionais podem prever
ausência de reembolso: se o passageiro
perder o voo, perde a passagem e o
recurso público usado em sua compra.
Se o passageiro alterar data ou
horário de voo por motivo de trabalho,
remarque a passagem.
O custo da remarcação será pago pelo
órgão. Se o passageiro for alterar data e
horário por motivos pessoais – esticar o
final de semana, emendar com férias –,
não use o sistema. Ele deve entrar em
contato diretamente com a companhia
aérea e pagar os custos da remarcação.
O passageiro não receberá diárias pelos
dias de viagem a mais.
GESTOR
DE VIAGENS
emite e-ticket
CANCELAMENTO
E REEMBOLSO
Se o passageiro não vai embarcar em
voo para o qual foi emitido um e-ticket,
o órgão pode pedir reembolso do valor
da passagem com dedução das multas
previstas nas regras tarifárias. Esse
valor é devolvido à organização.
GUIA DE COMPRA CENTRALIZADA DE PASSAGENS AÉREAS
6. A POLÍTICA DE VIAGENS
A aplicação dos critérios da política de viagens
garante o melhor uso possível dos recursos públicos
na compra de passagens aéreas. Quando um critério
da política de viagens não puder ser obedecido, o
comprador deve preencher um campo do sistema
com justificativa completa e sintética.
Ao comprar uma passagem aérea, observe:
A melhor tarifa pelo melhor preço – o sistema apresenta
todos os voos disponíveis para o horário por ordem de
preço (do menor para o maior). O comprador escolhe a
melhor combinação de fatores (local de partida, horário,
conforto do passageiro).
COMO FAZER UMA
JUSTIFICATIVA POR VIOLAÇÃO
DA POLÍTICA DE VIAGENS
Se um critério da política de viagens não
foi respeitado, o comprador deve informar
o motivo de forma sintética e completa.
Sem preferência por companhia aérea – o sistema apresenta os
melhores preços para todas as opções de horário pesquisadas.
Antecedência mínima – a compra de passagem aérea deve ser
feita no mínimo 5 dias antes do embarque. Lembre-se: você
conseguirá o melhor preço 14 dias antes da data de embarque.
Violações da política de viagens – os relatos sobre a
violação da política de viagens podem indicar, para os
gestores da organização, a necessidade de melhorar o
planejamento das viagens.
Para os técnicos do Grupo de Gestão de Aquisição de
Passagens Aéreas, as justificativas podem sugerir
adequações dos critérios de compras às necessidades
de deslocamento do órgão.
Por exemplo: na terça-feira à tarde, um juiz
determina que médico perito residente na
capital São Paulo compareça na quarta-feira,
para fazer um teste de DNA, no fórum de
Presidente Prudente.
Ninguém na organização poderia prever a
viagem e solicitar reserva com antecedência.
O gestor de viagens faz a compra e preenche
campo no sistema:
Justificativa: Em atendimento a ordem judicial
a ser cumprida no prazo de 24 horas ou menos,
não foi possível fazer a compra
com antecedência.
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7. LINKS
ORIENTAÇÕES, FORMULÁRIOS E CONTATOS
SOBRE COMPRA CENTRALIZADA DE
PASSAGENS AÉREAS
Grupo de Gestão de Aquisição de Passagens Aéreas
ÔNIBUS ENTRE AEROPORTOS
Trechos, horários e regras de transporte gratuito
entre aeroportos.
Gol - http://www.voegol.com.br/pt-br/servicos/transporte-para-
http://udemo.sp.gov.br/passagens-aereas/
aeroportos/paginas/default.aspx
TAM - https://www.tam.com.br/b2c/vgn/v/index.jsp?vgnextoid=
5ef993f30bb2d210VgnVCM1000009508020aRCRD
Azul - http://www.voeazul.com.br/experiencia-azul/onibus-azul
INFORMAÇÕES SOBRE FECHAMENTO DE AEROPORTOS,
ATRASOS E CANCELAMENTOS DE VOOS
Aeroporto Internacional de Cumbica (Guarulhos/SP)
http://www.gru.com.br
Aeroporto de Congonhas (São Paulo/SP)
http://www.infraero.gov.br/index.php/aeroportos/sao-paulo/
aeroporto-de-sao-paulo-congonhas.html
Aeroporto Internacional de Viracopos (Campinas/SP)
http://www.viracopos.com/home.html
Outros aeroportos brasileiros: Empresa Brasileira
de Infraestrutura Aeroportuária (Infraero)
http://www.infraero.gov.br/index.php/br/aeroportos.html
TRECHOS, HORÁRIOS E REGRAS DO AIRPORT
BUS SERVICE (TRANSPORTE PAGO)
http://www.airportbusservice.com.br/
DENÚNCIAS E RECLAMAÇÕES SOBRE SERVIÇOS
PRESTADOS PELAS COMPANHIAS AÉREAS
Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC)
http://www.anac.gov.br
EMISSÃO DE PASSAPORTE
Polícia Federal - http://www.dpf.gov.br/servicos/passaporte
PESQUISA DE VOOS, HOTÉIS E ALUGUÉIS DE CARROS
Skyscanner - http://www.skyscanner.com.br
GUIA DE COMPRA CENTRALIZADA DE PASSAGENS AÉREAS
8. LEGISLAÇÃO
DECRETO ESTADUAL 59.327/2013
http://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2013/
decreto-59327-28.06.2013.html
RESOLUÇÃO SECRETARIA DE
PLANEJAMENTO E GESTÃO 10/2013
http://www.imprensaoficial.com.br/PortalIO/DO/GatewayPDF.
aspx?link=/2013/executivo%20secao%20i/abril/03/pag_0011_
FAMD84GU32TCCe239GGUP3G212C.pdf
DECRETO ESTADUAL 53.546/2008
http://www.pregao.sp.gov.br/legislacao/decretos/decreto53546.html
LEI FEDERAL DE LICITAÇÕES 8666/1993
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666compilado.htm
O GRUPO DE GESTÃO DE AQUISIÇÃO DE
PASSAGENS AÉREAS, FORMADO POR ESPECIALISTAS
EM POLÍTICAS PÚBLICAS DA SECRETARIA DE
PLANEJAMENTO E GESTÃO:
Realiza pesquisa de mercado (preços, melhores práticas, condições de
prestação do serviço), elabora o texto do edital e promove a adesão de
órgãos estaduais e municipais à compra unificada de passagens aéreas.
Integra a Equipe de Apoio ao Pregão Eletrônico, da Secretaria de Planejamento
e Gestão, que faz a contratação da agência de viagem corporativa e publica
anualmente uma Ata de Registro de Preços de Passagens Aéreas.
Monitora os serviços prestados pela empresa contratada por meio da
análise de relatórios gerados pelo sistema eletrônico de compras.
Monitora o pagamento das compras efetuadas.
Avalia a qualidade do gasto de recursos públicos na compra de passagens
aéreas pelos órgãos públicos participantes do contrato.
Identifica e incorpora as melhores práticas na compra de passagens aéreas
na contratação pelo Estado de São Paulo.
Orienta os órgãos participantes sobre as ações para atender às exigências
formais dos contratos.