Como Organizar Uma Conferência

COMO ORGANIZAR UMA CONFERENCIA
MIRIAM FUCKNER
Assistente Social
Área de Desenvolvimento Social - EMATER
CURITIBA, MAIO DE 2015
COMO ORGANIZAR UMA CONFERÊNCIA
Muitos Conselhos de políticas públicas realizam, de tempos em tempos, uma
CONFERÊNCIA, em geral municipal, estadual e nacional.
1. O QUE É UMA CONFERÊNCIA:
Você já deve ter ouvido falar e até mesmo participado de uma conferência de Saúde,
de Segurança Alimentar e Nutricional, de Assistência Social, das Cidades, de
Educação, de Desenvolvimento Rural Sustentável, de ATER, entre outras.
A conferência é um espaço democrático aberto pelo poder público e articulado com a
sociedade para que todos possam participar na elaboração e avaliação de políticas
públicas.
A conferência não é um evento isolado, está sempre vinculada a um conselho de
política pública ou um tema que esteja em debate na sociedade.
Antes de se realizar uma conferência nacional, sempre ocorrem as conferências
municipais, regionais ou territoriais e estadual.
2. POR QUE REALIZAR UMA CONFERÊNCIA:
Os objetivos de uma conferência estão ligados ao setor (assistência social, segurança
alimentar e nutricional, saúde, desenvolvimento rural, ATER e outros) no âmbito
municipal, estadual ou federal, e tem por finalidade:
Dar voz e voto aos vários segmentos sociais, onde participam representantes do
poder público gestor da política em questão e beneficiários da política pública,
organizações não governamentais, movimentos sociais e profissionais ligados ao
tema. A conferência é um momento de debate para avaliar e propor melhorias na
gestão da política pública, por isso é importante garantir espaço para os diversos
segmentos da sociedade como jovens, mulheres, populações indígenas e de
comunidades tradicionais entre outros.
Avaliar o andamento da política pública, o alcance de seus objetivos e publico
beneficiário, a disponibilidade e o uso de recursos, identificando desafios e
propondo mudanças, de modo a garantir o acesso universal aos direitos sociais.
Definir princípios e diretrizes das políticas setoriais do tema em questão, com a
proposição de um plano estratégico apontando as prioridades daquela política
pública.
Debater e deliberar sobre o funcionamento dos conselhos, as formas de
participação, a representatividade e composição, suas atribuições. Em algumas
conferências ocorre a eleição dos membros titulares e suplentes que compõem o
conselho.
(POLIS:2003)
A gestão da maioria políticas públicas sociais é realizada pelos conselhos que são
formados em nível nacional, estadual e municipal. Alguns destes conselhos já prevêem
em sua organização a realização das conferências, em períodos de dois ou quatro
anos, dependendo de como está regulamentado. Nestes casos os conselhos começam
a se organizar para a realização da conferência, com antecedência.
Ocorrendo a decisão política sobre a organização da Conferência é preciso discutir
com os envolvidos como a Conferência será organizada.
3. ORGANIZAÇÃO GERAL
Os passos para a realização de uma conferência nacional, estadual ou municipal são
praticamente os mesmos. A proposta deste guia é orientar a realização de
CONFERÊNCIAS MUNICIPAIS.
1º Passo: ORGANIZAÇÃO DA COMISSÃO ORGANIZADORA
Será a responsável pela realização da Conferência. Deverá ser composta por
representantes do poder publico e da sociedade civil, sendo aprovada pelo Conselho.
Para facilitar o trabalho, a comissão organizadora poderá criar subcomissões,
distribuindo assim as responsabilidades entre os envolvidos. Algumas subcomissões
são fundamentais para o bom andamento dos trabalhos, como: Subcomissão
Executiva; Subcomissão de conteúdo, metodologia e documentação; Subcomissão de
infra-estrutura; subcomissão de mobilização e comunicação.
2º Passo: ENCAMINHAMENTOS SOBRE A CONFERÊNCIA
É recomendável que todas as decisões da Comissão Organizadora e subcomissões,
sejam apreciadas e deliberadas pelo Conselho. Inicialmente a Comissão deverá decidir
sobre:
a) Data e local do evento: Deve ser organizada com pelo menos 30 dias de
antecedência, observando-se os prazos definidos pela conferência nacional e
estadual. A escolha do local deve se feita levando em conta o número de
delegados e a capacidade financeira.
b) Número de Delegados: Deve ser o mais representativo possível. Uma
Conferência com menos de 50 delegados, mesmo para município de pequeno
porte, é pouco representativa. Para definir o numero de delegados pode-se usar
como indicativo a população beneficiária da política pública tema da conferência.
A proporção de representantes do poder público e da sociedade civil, em geral,
vem definida nas orientações da Conferência Nacional e Estadual, quando não
estão previstas na Lei. Tem sido comum exigir paridade de gênero e definir
cotas para a participação de jovens, indígenas, representantes de comunidades
tradicionais e outros segmentos, de acordo com os temas a serem discutidos.
c) Demais Participantes: Podem-se convidar outras pessoas para participar da
conferencia como convidados ou observadores. Convidados serão pessoas que
têm atuação relevante ligada ao tema da conferência e que poderão contribuir
com o debate e encaminhamento das propostas. Convidados não têm direito a
voto. Observadores participam da conferência para observar o debate e o
funcionamento da conferência, e não tem direito nem a voz e nem voto.
d) Temário: Os temas e sub temas são definidos pela comissão organizadora
nacional e estadual e em geral estão relacionados aos desafios e propostas de
mudança da política pública a que se refere a conferência. Em geral são
abordados temas relacionados ao funcionamento da política, à gestão e
financiamento.
e) Palestras e Palestrantes: A Conferência é um espaço de participação social e
deve-se deixar a maior parte do tempo para os delegados se manifestarem. No
entanto, algumas palestras relacionadas ao tema da Conferência podem trazer
informações que contribuirão nos debates e decisões. Para proferir as palestras
podem ser convidadas pessoas de fora da cidade, desde que tenham
conhecimento da realidade local e facilidade de se comunicar. Quando possível
é
importante
convidar
pessoas do
município,
aproveitando
assim
as
experiências locais.
f) Pré-conferências: são espaços que permitem uma maior divulgação da
conferência, e tem, entre outras, a finalidade de escolher os delegados da
conferência municipal, principalmente onde não tem associações formais;
estimular a participação popular; iniciar o debate sobre o tema da conferencia,
preparando os delegados. Como o próprio nome diz, deve ser realizada antes da
conferência e podem ser previstas no regulamento da Conferencia.
g) Despesas com a Conferência: É necessário definir quanto vai custar e de onde
vem os recursos para realizar a Conferência, pois é este item que irá direcionar
todos os encaminhamentos relacionados aos itens anteriores.
Entre as principais despesas a serem previstas pode-se citar as seguintes:
Material gráfico: Confecção de folder, cartazes, faixas e painéis, programação,
regimento e certificados para os participantes; Material de apoio, composto por
pastas, canetas, blocos e crachás, equipamentos para a secretaria do evento;
Alimentação, para os participantes e palestrantes; Hospedagem e Transporte
para os participantes que vem de longe e palestrantes.
4. DOCUMENTAÇÃO
Para que uma conferência seja legitima, isto é tenha validade legal, há necessidade de
que a mesma seja documentada. Alguns documentos são importantes e têm prazos
para terem validade.
a) Decreto de Convocação: O Prefeito convoca legalmente a Conferência, com
no mínimo 1 (um) mês de antecedência. O Decreto deve ser publicado de
acordo com os trâmites legais do Município. Se o Prefeito não convocar a
conferência esta poderá ser convocada pelo conselho municipal ou movimentos
sociais, desde que previsto em lei.
A conferência estadual será convocada pelo governador ou secretário estadual
da secretária que abriga a política publica a que se refere a conferencia.
A conferência nacional será convocada pela presidência da república.
b) Portarias ou Resoluções: São expedidas pelo Conselho com a finalidade de
publicar as normas de organização e funcionamento da Conferencia. É por este
instrumento que se nomeia a Comissão Organizadora e define suas funções,
estabelece prazos e normas.
c) Regimento: Regulamenta o processo de organização da conferencia e sempre
terá por base os Regimentos da Conferencia Nacional e Estadual. Este
documento é dividido por capítulos que definem objetivos; temário; prazos;
organização – comissões, suas funções e funcionamento; participantes;
delegados; etapas; recursos financeiros e disposições gerais ou finais. Será
elaborado e apresentado pela Comissão Organizadora para apreciação e
aprovação do Conselho.
d) Regulamento: Documento que será aprovado pelos delegados no inicio da
Conferência, define o funcionamento da conferência, no dia em que ela ocorre.
Deve estar em concordância com o regimento e prevê capítulos sobre: objetivos;
temário;
participantes
e
delegados;
funcionamento
e
organização;
funcionamento da plenária; eleição de delegados para instâncias superiores da
conferência; disposições gerais ou finais. Todos os participantes devem ter uma
cópia do regulamento em suas pastas.
e) Programação:
Na
qual
constará
o
programa
indicando
horário
de
credenciamento e entrega de material; abertura, palestras ou painéis; tempo
para debates; intervalos para lanche e almoço; duração dos trabalhos em grupo;
duração da plenária final, tempo para eleição de delegados; encerramento.
f) Relatório Final: Ao final da Conferência, será organizado um relatório no qual
constarão as propostas deliberadas na Conferência. Em geral o modelo de como
este relatório deverá ser organizado é orientado pelas Conferencias Nacional e
Estadual. Atualmente com a facilidade de acesso à internet, algumas
conferências encaminham as decisões da plenária em sistemas via web.
g) Outros Documentos: Junto com o relatório final da Conferência Municipal,
outros documentos deverão ser enviados, como: Lista de presença de
delegados, convidados e outros participantes; ata de eleição de delegados
titulares e suplentes; ficha de inscrição dos delegados titulares e suplentes;
moções ou cartas políticas.
4. PREPARATIVOS PARA A CONFERÊNCIA:
A Comissão Organizadora deverá coordenar as subcomissões na realização dos
trabalhos, que devem iniciar com antecedência para garantir o alcance dos objetivos da
conferência.
a) Mobilização do Público: Divulgar os objetivos da conferência e estimular as
pessoas para participarem.
b) Confirmação dos Delegados: Confirmar a presença, local, hospedagem e
transporte se houver e outras informações necessárias.
c) Convite aos Palestrantes: Os palestrantes devem ser convidados com
antecedência. Solicitar confirmação e em caso de haver impossibilidade de
participação, providenciar de imediato um substituto. Após confirmação, passar
dados de transporte e hospedagem. Uma semana antes voltar a confirmar
presença.
d) Convites para compor a Mesa de Abertura: Deve ser enviado no mínimo duas
semanas antes do evento, mandar junto programação. Solicitar confirmação.
e) Material áudio-visual: Verificar com os palestrantes o tipo de equipamento a
ser utilizado para a palestra. Providenciar com antecedência e testar todo o
equipamento antes do evento.
f) Material de divulgação: Preparar todo o material como faixas e banners que
serão utilizados para divulgação do evento. Podem ser expostos painéis para
divulgar ações e conteúdos, ligados ao tema da Conferência.
g) Arrumação das Pastas: As pastas devem ser arrumadas com antecedência
com a programação, o regulamento, assim como o documento base e outros se
houver.
h) Crachás: Se possível, fazer crachás usando a mesma logomarca do certificado
e demais materiais de divulgação da conferência. É aconselhável identificar os
crachás dos delegados, dos participantes
e observadores, por cores
diferenciadas.
5. NO DIA DA CONFERÊNCIA:
No dia da Conferência, os preparativos iniciam-se logo cedo, e há necessidade que as
responsabilidades estejam bem distribuídas entre as pessoas para que tudo ocorra de
forma organizada. Para isso é necessário observar alguns itens importantes:
5.1. CREDENCIAMENTO:
5.1.1 Dos Delegados: Caso as inscrições tenham sido feitas com antecedência dá
para levar a lista de presença pronta só para ser assinada. Se não foram feitas as
inscrições antes, levar listas com cabeçalhos prontos, para serem preenchidas e
assinadas no momento do recebimento do material. No momento do credenciamento
será necessário verificar os percentuais de participação da sociedade civil e poder
público e outros, conforme está previsto no regimento e regulamento.
5.1.2 Dos Convidados, observadores e autoridades: Assinam uma lista em
separado no momento do credenciamento.
5.1.3. Observação: Na lista de presença devem constar algumas informações que
ajudarão no controle da categoria de participantes. Sugere-se definir o gênero
(masculino ou feminino), a idade (para identificar jovens e idosos), destacar quando
são de povos indígenas, comunidades tradicionais ou outras categorias, outros
públicos que sejam de interesse da conferencia.
5.2. MESA DE ABERTURA:
Deve fazer parte da mesa de abertura o Prefeito, o secretário do tema da conferência e
as
autoridades
presentes
como:
o
Secretário
Estadual
ou
representante,
representantes de entidades regionais ligadas ao temas da conferência, o bispo ou o
padre, o presidente da câmara de vereadores, o juiz e/ou promotor, o presidente ou
representante do Conselho Municipal, deputados, presidentes de instituições
representativas do publico participante da conferência, entre outros.
É importante lembrar-se de mesclar a composição da mesa entre homens e mulheres e
entre representantes do poder publico e sociedade civil.
5.2.1. Regras Básicas:

O prefeito representa todo o seu secretariado não é necessário outro secretário
além do que representa o tema da conferência, pois pode gerar conflitos
chamando um e não todos.

Deve ir para a mesa o menor número de pessoas possível, como também o
tempo de fala deve ser reduzido.

A abertura dos trabalhos é feita pelo Coordenador Geral da Conferência ou
Secretário Municipal. Não há necessidade de todos os integrantes da mesa
fazerem uso da fala. Discursam por último as autoridades mais representativas
por ordem hierárquica.
Existem diferente regras para dispor pessoas em algum evento:

Regra do centro métrico: Esta é a regra mais utilizada. A pessoa com maior hierarquia se
localiza no centro. A partir dela se localizam o restante alternando entre a direita e a esquerda,
começando pela direita. Nesse caso a quantidade de pessoas a serem chamadas deve ser
ímpar.

Como se determina a hierarquia das pessoas que participarão nessa disposição? Há duas
possibilidades:

Por Presidência: Pode ser unipessoal ou compartilhada. Pode estar dada por ser o anfitrião
do evento, a comissão organizadora ou quem eles decidirem que ocupará o “lugar de honra”.

Por precedência: É a disposição pelos méritos das pessoas. Pode dar-se segundo os níveis
de poder e de honras ou por cortesia (pela preeminência social, se participarem homens e
mulheres).
Ordem de Fala: Do menos importante para o mais importante. O Presidente da cerimônia
fecha o evento, dá a última palavra.
Fonte: http://protocolocomentarios.blogspot.com.ar/
Os esquemas abaixo apresentam exemplos de composição de mesas de honra.
Mesa com número ímpar de lugares
Legenda:
1 – Presidente do ato ou maior autoridade
2 – Segunda maior autoridade
3 – Anfitrião (quando não for o presidente)
4 – Terceira autoridade na precedência
5 – Quarta autoridade
6 – n, n’ – ordem em que continua a
montagem, para mesas de 7 lugares, 9
lugares, etc.
Mesa com número par de lugares (para este tipo de mesa deve ser estabelecida uma
linha imaginária no centro da mesa).
Legenda:
1 – Presidente do ato ou maior
autoridade
2 – Anfitrião (quando não for o
presidente do ato)
3 – Segunda maior autoridade
4 – Terceira maior autoridade
5 – n, n’ – continuação da montagem
para 8, 10 pessoas, etc.
5.3. Instalação das mesas de trabalho:
O apresentador ou mestre de cerimônia (caso não tenha, o coordenador da
Conferência assume este papel), chama o coordenador da mesa que apresentará o
currículo do palestrante e o convidará para a mesa.
5.4. Debates:
O coordenador de cada mesa deverá conduzir os debates de forma a aproveitar o
máximo do tempo disponível, se tiverem muitas pessoas inscritas, juntar grupos de três
falas antes do palestrante se pronunciar, enquanto a platéia faz as perguntas o
coordenador vai direcionando as perguntas escritas para serem respondidas junto com
as que foram feitas oralmente.
5.5. Intervalos:
Os intervalos de lanche e de almoço devem ser combinados com o pessoal que está
coordenando as mesas para evitar que os lanches sejam servidos antes do término dos
trabalhos, dispersando os participantes e ou o contrário, no horário dos intervalos o
lanche não esteja pronto.
5. 6. Trabalhos de Grupo:
Tem por objetivo sintetizar os problemas levantados e formular propostas sobre a
política Municipal que está em debate, para um período determinado no Regimento.
Os trabalhos de grupo devem ser organizados conforme o tempo disponível para
realização dos mesmos.
Os temas a serem discutidos no grupo devem estar relacionados ao tema central e
subtemas da Conferência.
A conferência municipal deve seguir as orientações sobre a metodologia de trabalho,
determinadas pela Comissão Nacional e/ou Estadual.
Para facilitar a condução dos trabalhos, é necessário que a comissão organizadora
indique um relator para cada grupo, pois o mesmo será responsável pela leitura do
relatório do grupo na plenária final. Poderá ser escolhido pelo próprio grupo um
coordenador para atuar como mediador do grupo e garantir a participação de todos.
É interessante que os relatos sejam reunidos antecipadamente e se prepare um roteiro
de discussão sobre o tema. Embora cada grupo discuta um tema específico, quando
surgirem propostas de outros temas o relator deve anotar e incorporar ao relatório
específico.
Para dividir as pessoas em cada grupo, a comissão organizadora deverá ter alguns
cuidados:

Obedecer a paridade entre representantes da sociedade civil e poder público;

Distribuir os participantes e convidados em todos os grupos;

Distribuir os profissionais da área afeta ao tema e de outros órgãos conforme
sua ocupação no órgão;
Quem ficar responsável pelo credenciamento deve conhecer a divisão dos grupos.
A divisão dos grupos deve ser feita pela própria comissão organizadora.
Quando a inscrição for feita com antecedência, pode-se dar a oportunidade para o
delegado escolher o grupo que quer participar, não se esquecendo de observar a
paridade e número de pessoas.
Os relatórios dos grupos são apresentados através de leitura do relator de cada grupo,
obedecendo aos trâmites estabelecidos no regulamento da Conferencia.
5.7. Plenária Final
Tem por finalidade aprovar as propostas apresentadas e moções se existirem, e
escolher delegados para a Conferência Territorial/Regional, quando houver ou
Estadual, quando for o caso. Todo o processo de conclusão da plenária final deve estar
previsto no Regulamento. Antes do seu início deve se explicar as regras para os
delegados e negociar os conflitos.
Em anexo tem um modelo de Regulamento que explica o funcionamento da plenária
final.
Para facilitar o processo de votação, é bom separar o espaço físico dos delegados e
demais participantes e convidados, colocando-os de um lado ou nas cadeiras da frente
do local do evento. Também se podem usar crachás de cores diferenciadas.
A coordenação da Plenária Final deve ser realizada pelo Coordenador Geral da
Conferência, juntamente com 2 membros do conselho municipal, e 2 representantes do
publico da conferência.
Contudo estes não devem aproveitar do seu papel de moderador na mesa para usar a
palavra mais que os outros. Quando tiver alguém que não é delegado assessorando o
evento e o coordenador o chamar para a mesa na plenária final, deve ser submetido a
plenária ou informado à mesma da autorização prévia da comissão organizadora da
conferencia. Este não vota e não poderá emitir juízo de valor sobre qualquer assunto.
Conselho Nacional e ou Conselho Estadual.
5.8. Eleição de Delegados:
Quando a Conferência tiver como finalidade escolher os delegados para a Conferência
regional/territorial ou Estadual há necessidade de prever na agenda, um tempo
adequado para que cada segmento que esteja participando na conferência escolha
as/os delegadas/os que irão representá-los.
Sempre escolha delegados titulares e suplentes, para o caso de algum motivo impedir
a participação do delegado eleito.
É importante observar as orientações enviadas pela organização das conferencias
estadual e/ou nacional, as quais definem o número de delegados, a proporcionalidade
de representantes do poder público e sociedade civil, de mulheres, de jovens e idosos,
de povos indígenas e comunidades tradicionais, bem como público com necessidades
especiais, quando for necessário.
6. RELATÓRIO FINAL
O Relatório Final é um documento que registra as decisões da Conferência, o mesmo
deve ser divulgado no Município e encaminhado cópia para as instâncias superiores da
conferência, conforme determinado pela Comissão Organizadora. É importante que as
instituições que participaram da Conferência, recebam uma cópia do relatório.
O relatório final deve apresentar as principais discussões da Conferência e detalhar
propostas apresentadas pelos diversos grupos.
Descreveremos a seguir alguns pontos que devem conter no relatório:

Introdução – colocando aspectos gerais de organização da Conferência e
metodologia;

Caracterização dos participantes na conferencia – resumo indicando número de
representantes da sociedade civil, do poder público, mulheres, homens e outras
características solicitadas pela comissão organizadora;

Resumos dos temas e subtemas apresentados – não é preciso descrever a fala
de todos os palestrantes e sim um resumo. É bom pedir a cada palestrante uma
síntese da sua apresentação;

Propostas - devem ser apresentadas todas as propostas de cada grupo,
organizadas por temas específicos;

Conclusão – deve-se fazer uma avaliação da Conferência;

Quando forem escolhidos os delegados para a Conferência Regional/territorial
ou Estadual, enviar a relação dos mesmos.
7. ANEXOS:
7.1. Modelo de Decreto de Convocação
DECRETO Nº _____
O Prefeito Municipal de (nome do município), de acordo com as atribuições legais que
lhe confere a Lei Orgânica do Município.
DECRETA,
Artigo 1º - Fica convocada a (Nº) Conferência de (nome da conferencia) do Município
para os dias (data), sob a coordenação da Secretaria Municipal de (nome da
secretaria) e do Conselho Municipal de (nome do conselho).
Artigo 2º - O tema central da Conferência será, “(tema central)”.
Artigo 3º - A Conferência de XXXX, será realizada (local do evento).
Artigo 4º - A Conferência será presidida pelo Prefeito Municipal e coordenada pela
Secretaria Municipal de XXXXX.
Artigo 5º - As normas de organização e funcionamento da Conferência, serão
expedidas em Portaria deliberadas pelo Conselho Municipal de (nome do conselho)
Artigo 6º - Publique-se, divulgue-se, cumpra-se.
(nome do município), (data)
(nome e assinatura do Prefeito)
7.2. MODELO DE PORTARIA OU RESOLUÇÃO:
PORTARIA Nº XXX, de (data: dia mês e ano)
O CONSELHO MUNICIPAL DE (nome do conselho), DE (nome do município), neste ato
representado por seu Presidente (nome do presidente), considerando os termos da decisão da
Plenária da (numero da reunião) reunião Ordinária realizada em (data),
RESOLVE.
Artigo 1º - Fica convocada a Xª Conferência Municipal de (nome da conferência) de (nome do
município) conforme determinação legal do Decreto (nº e data) do Prefeito Municipal.
Artigo 2º - A Conferência Municipal de (nome da conferência) será presidida pelo (nome e
cargo) e na sua ausência pelo Coordenador Geral da Conferência.
Artigo 3º - A Conferência será realizada na (local), situado na rua (endereço).
Artigo 4º - A Conferência terá uma Comissão Organizadora que se responsabilizará por todas
as atividades de sua execução.
Artigo 5º - A Comissão Organizadora terá a seguinte composição:
Presidente: (nome)
Coordenador Geral: (nome)
Secretaria Executiva: (nome)
Subcomissão de Metodologia e documentação:
(nome)
(nome)
Subcomissão de Infra-estrutura e logística
(nome)
(nome)
Secretaria de Mobilização e Comunicação:
(nome)
(nome)
Artigo 6º - A Comissão Organizadora terá as seguintes atribuições:
I - Coordenar a organização geral e a realização da conferência, atendendo aos aspectos
técnicos e políticos.
II - Elaborar orientações para a realização da conferencia normatizadas em Regimento Interno
e Manual de Orientação, definindo os critérios de participação para garantir a
representatividade, diversidade e pluralidade dos participantes.
III - Coordenar a elaboração da relação de convidados/as e observadores/as para participação
na Conferência.
Parágrafo Único: As Subcomissões devem apoiar o funcionamento da Comissão Organizadora.
Art. 7º - A Secretaria Executiva tem as seguintes atribuições:
I- Promover as atividades relacionadas com a operacionalização da Conferência.
II - Elaborar a previsão e provimento dos recursos financeiros necessários à realização da
conferência.
IV - Preparar e encaminhar para a aprovação do Conselho (Nome do conselho) a prestação de
contas da Conferencia.
Art. 8º – A Subcomissão de Metodologia e Documentação tem as seguintes atribuições:
I – Definir a metodologia e a documentação para a conferência, seguindo as orientações
oriundas da Comissão Organizadora da conferencia estadual.
II – Estabelecer instrumentos de operacionalização da proposta metodológica durante a
conferência.
III – Acompanhar a execução do processo metodológico na conferência orientando os
apoiadores.
V – Avaliar os resultados alcançados pela aplicação da proposta metodológica, com indicação
de aperfeiçoamento;
VI – Elaborar e encaminhar a documentação solicitada e necessária para a validação da
conferência.
Art. 9º – A Subcomissão de Mobilização e Divulgação tem as seguintes atribuições:
I - Promover a mobilização dos participantes do poder público e da sociedade civil para
participação na Conferência.
II – Acompanhar as ações de mobilização dos delegados eleitos para a etapa estadual e
nacional da Conferencia.
III – Avaliar os resultados alcançados com o processo de mobilização, indicando
aperfeiçoamentos para processos similares.
IV – Realizar ações para divulgação da Conferência em jornais locais e regionais, rádio e TV.
Artigo 7º - Serão realizadas (nº) Pré-Conferências nos bairros e distritos rurais que terão por
finalidade levantar os problemas por área geográfica e escolher os delegados da Conferência
Municipal.
Artigo 8º - As Pré-Conferências serão realizadas nos seguintes locais:
1.
2.
Artigo 9º - Os relatos das Pré-Conferências farão parte do Plano Municipal e do Relatório Final
da Conferência Municipal.
Artigo 10º - Os demais delegados serão indicados pelas entidades legalmente constituídas no
Município.
Artigo 11º - A Secretaria Municipal de (nome da secretaria) dará o apoio necessário ao
desenvolvimento das atividades da Comissão Organizadora.
Artigo 12º - Publique-se, divulgue-se e cumpra-se.
(nome do município), (data)
(nome do Presidente do Conselho)
7.3. MODELO DE REGULAMENTO:
CONSELHO MUNICIPAL DE (nome do Conselho)
SECRETARIA MUNICIPAL DE (nome da Secretaria)
XXª CONFERÊNCIA MUNICIPAL DE (nome da conferencia)
REGULAMENTO INTERNO
Art. 1º – O presente Regulamento será aprovado pelos Delegados no início dos trabalhos do
dia XXXX, conforme programação da XXª Conferência Municipal de (nome da conferencia)
Parágrafo único - A aprovação do Regimento Interno desenvolver-se-á da seguinte forma:
a) Durante a leitura, os artigos em que não houver destaque serão considerados
aprovados por unanimidade;
b) Em havendo destaque, os participantes deverão manifestar-se e as propostas de
alteração deverão ser encaminhadas, por escrito, à mesa coordenadora que as submeterá à
plenária ao final da leitura;
c) Os propositores de destaques terão no máximo 2 (dois) minutos para defesa da
proposta;
d) No caso de discordância com a proposta apresentada, a plenária poderá apresentar
outra ou defender a manutenção do texto, também contando com 2 (dois) minutos para
exposição.
CAPITULO I - DO OBJETIVO
Art. 2º - XXª Conferência Municipal de (nome da conferencia) do (nome do município), tem por
finalidade propor diretrizes, prioridades e estratégias para a construção da política (nome da
política) e do Plano Municipal de (nome do Plano)
CAPÍTULO II - DA REALIZAÇÃO
Art. 3º - A XXª Conferência Municipal de (nome da conferencia) oficializada pela Resolução nº
XXX, de XXX do (nome do conselho) é etapa que precede a XXª Conferência Estadual de
(nome da conferencia) e será realizada nos dias XXX na (endereço do local).
Art. 4º - A realização da (nome da conferencia) é de responsabilidade do Conselho Municipal
de (nome do conselho), órgão colegiado, integrante da estrutura da Secretaria Municipal
da (nome da secretaria), integrado por representantes do poder público e da sociedade
civil.
§ 1º - A (nome da conferencia) é presidida pelo Secretário de Municipal da (nome da
secretaria) e, na sua ausência ou impedimento eventual, pelo Presidente e/ou Conselheiro/a do
(nome do conselho), indicado/a pelo Secretário Municipal (nome da secretaria).
§ 2º - A realização da (nome da conferencia) foi precedida por XX Pré-Conferências
reconhecidas e validadas conforme o Regimento Geral da (nome da conferencia).
CAPÍTULO III - DO TEMÁRIO
Art. 5º - (nome da conferencia) tem como Tema Geral: (nome do tema)
§ 1º Serão contemplados os seguintes eixos temáticos:
I–
II –
III Art. 6º - A (nome da conferencia) tem como objetivos (colocar os objetivos).
CAPÍTULO IV - DOS PARTICIPANTES
Art. 7º - A (nome da conferencia) será realizada com a participação de (numero) delegadas/os,
(numero) convidadas/os e (numero) observadoras/es.
Art. 8º - Os membros da (nome da conferencia) se distribuem em três categorias:
I.
Delegadas/os com direito a voz e voto;
II.
Convidadas/os com direito a voz;
III.
Observadoras/es sem direito a voz e voto.
Art. 9º - São delegados (as) na (nome da conferencia):
I.
II.
III.
(numero) Conselheiras/os do (nome do conselho), denominadas/os delegadas/os
natas/os;
(numero) membros entre os componentes da Comissão Organizadora das
subcomissões Executiva, de Metodologia e Documentação, de Mobilização e
Comunicação, denominados delegados natos.
(numero) Delegados (as) Eleitos (as) nas Préconferências.
§ 1º - Os delegados oriundos da Comissão Executiva Estadual, da Secretaria Executiva
Estadual e das Subcomissões nominadas no item II deste artigo serão eleitos entre e pelos
componentes destas comissões e subcomissões.
Art. 10 - Deverá ser observada a paridade de gênero e a cota de 20% de jovens e a
proporcionalidade de 2/3 de representantes da sociedade civil e 1/3 de representantes do
poder publico. (verificar a orientação da Comissão Estadual ou Nacional)
Art. 11 - O credenciamento das/os delegadas/os, convidadas/os e observadoras/es da (nome
da conferencia):será realizado pela Secretaria Executiva até às XX horas do dia XX.
§ 1º - No ato do credenciamento, os participantes e delegados da (nome da
conferencia) receberão crachá de identificação, no qual constará o Grupo de Trabalho (GT) que
fará parte, e o material necessário para subsidiar os debates.
§ 2º - Somente no impedimento do delegado titular será credenciado o suplente,
conforme a ficha de inscrição, enviada anteriormente a Comissão Executiva.
CAPÍTULO VII - DA ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Art. 12 - A (nome da conferencia): contará com palestras, trabalho em grupo e plenária de
deliberação, para aprofundar a reflexão sobre a política ..... (descrever resumidamente o que
acontecerá na conferência).
SEÇÃO I - DOS TRABALHOS EM GRUPO
Art. 13 - Os Grupos de Trabalho servirão para aprofundar a reflexão sobre cada um dos eixos
temáticos e elaborar propostas a serem discutidas e aprovadas na plenária final.
§ 1º - Em cada um dos grupos de trabalho, será respeitada, sempre que possível, a
participação de representantes de todas as categorias de delegados, a paridade de gênero e a
cota de jovens, sendo este o critério de prioridade para a formação dos Grupos de Trabalho.
§ 2º - A Comissão Executiva indicará um facilitador para cada Grupo de Trabalho, com
a função de assessoramento aos debates e um relator que terá como função sistematizar os
debates, redigir as propostas aprovadas pelo grupo e apresentá-las na plenária.
§ 3º - Cada Grupo de Trabalho elegerá um coordenador que conduzirá os trabalhos no
grupo.
§ 4º - O Documento Final com as propostas aprovadas no Grupo de Trabalho deve ser
entregue à Secretaria Executiva da (nome da conferencia), em arquivo eletrônico gerado pelo
programa informatizado disponibilizado ao Grupo de Trabalho.
§ 5º - A sistematização das propostas por grupo de trabalho será viabilizada através de
uma Comissão de Relatoria composta pelos coordenadores e relatores de cada grupo e por
representantes da Subcomissão de Metodologia e Documentação, cujo resultado integrará o
relatório único a ser apreciado na Plenária Final.
SEÇÃO II - DO PLENÁRIO
Art. 14 - O Plenário da (nome da conferencia) instalar-se-á no dia XX às XX horas para
aprovação do Regimento Interno e estenderá seus trabalhos até o dia XX com a finalidade de
apreciar as propostas apresentadas pelos Grupos de Trabalho, moções apresentadas e
eleição das/os delegadas/os à Etapa Estadual (ou Nacional)
§1º - É prerrogativa das/os Delegadas/os aprovar ou rejeitar, em parte ou na totalidade,
as propostas relacionadas com o tema da (nome da conferencia), observando-se este
Regimento e a programação da Conferencia.
§ 2º - Cada Delegada/o, devidamente credenciada/o e identificada/o com crachá na cor
(definir cor), terá direito a voz e voto.
§ 3º - Convidadas/os identificadas/os com crachá na cor (definir cor), terão direito
apenas a voz.
§ 4° - Observadoras/es identificadas/os com crachá na cor (definir cor), não terão
direito nem a voz e nem a voto.
§ 5° - As votações na Plenária serão feitas levantando o crachá de votação (cor) para
voz e voto.
§ 6° - Em caso de perda do crachá de identificação o mesmo não será reposto.
SUB-SEÇÃO I - DA APRESENTAÇÃO DO RELATÓRIO DOS GRUPOS E APROVAÇÃO
DAS PROPOSTAS
Art. 15 - A apresentação das contribuições/propostas dos Grupos de Trabalho serão
apresentadas na ordem sequencial dos grupos, do 1 (um) ao X (numero), na seguinte forma:
a) O grupo apresenta as contribuições/propostas, utilizando no máximo XX (XX)
minutos. Durante a apresentação, e até o seu final, a plenária pode manifestar a intenção de
apresentar destaques, levantando o crachá de identificação e manifestando-se oralmente.
b) A Mesa, ao final da apresentação do grupo, abre a palavra a quem solicitou
destaque, seguindo a ordem de sequência do relatório, limitando a 2 (dois) minutos a
apresentação de cada destaque.
c) A Mesa consultará o relator do grupo se há concordância quanto a incorporação do
destaque no relatório.
d) Havendo concordância do relator do grupo, a Mesa consultará na sequência a
plenária quanto a concordância para incorporação do destaque ao relatório.
e) Não havendo concordância do relator e da plenária a Mesa abrirá para inscrição de
um delegado para a defesa do texto do relatório do grupo e outro para a defesa da inclusão do
destaque apresentado, limitando a participação em 2 minutos para cada um.
f) Após as defesas a Mesa consulta a plenária sobre a necessidade de novos
esclarecimentos encaminhando o texto para votação, sendo a proposta aprovada por maioria
de votos dos delegados.
g) A aprovação das propostas se dará por maioria simples (50% mais 1) dos votos dos
delegados presentes, por contraste, recorrendo-se a contagem em caso de dúvida.
h) Os pontos que não forem destacados serão considerados aprovados por
unanimidade.
Art. 16: Encerrada a votação dos destaques do relatório final, a mesa procederá à leitura das
moções escritas em formulário próprio, até XX horas do dia XX aprovadas nos grupos de
trabalho ou contendo assinatura de no mínimo 30% do total das/os delegadas/os, facultando-se
tempo máximo de 2 minutos aos delegados, convidados que queiram manifestar-se a favor ou
contrariamente à moção, sendo reservado, posteriormente, o mesmo tempo para defesa.
SUB-SEÇÃO II - DA ELEIÇÃO DOS DELEGADOS
Art. 17 - A (nome da conferencia), elegerá em plenária, após a aprovação das
propostas/contribuições dos grupos de trabalho, XX (numero) delegadas/os titulares e seus
suplentes, para participarem da (nome da conferencia) Regional/Territorial (ou Estadual ou
Nacional), representando o (nome do município).
§ 1º - A representação das/os delegadas/os eleitas/os na (nome da conferencia),
observará a proporção de (2/3) de sociedade civil (número) e (1/3) do setor governamental
(número), respeitando-se a paridade de gênero. (Observar as orientações da conferencia
estadual ou nacional)
Art. 18 - A eleição de Delegadas/os para a Etapa Regional/Territorial (ou Estadual ou Nacional)
acontecerá da seguinte forma:
a) Escolha dos representantes por segmentos específicos, em momento próprio,
determinado na programação da (nome da conferencia).
b) Cada segmento elegerá, por maioria simples, as/os delegadas/os titulares e
suplentes, observando-se o número de vagas determinados no regulamento da (nome da
conferencia),
c) Apresentação à Plenária, e homologação dos (as) delegados, por segmento.
§ 1º - Somente poderão ser eleitas/os para a (nome da conferencia), as/os
Delegadas/os, por segmento, que participarem de forma integral da (nome da conferencia), e
estiverem presentes no momento da homologação.
§ 2º - As despesas de deslocamentos, hospedagem e alimentação das/os Delegadas/os
eleitas/os para participar da Etapa Regional/Territorial (ou Estadual ou Nacional), correrão a
conta do (nome da instituição que arcará com as despesas).
CAPÍTULO VIII - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 20 - Nos casos conflitantes ou omissos deste Regimento Interno caberá recurso à
Comissão Executiva e, em última instância, à Plenária da (nome da conferencia).
Nome do Município, data
5.4. Modelo de Certificado
Os certificados podem ser feitos na gráfica ou impresso no computador podendo ser usada
a marca d’água da Prefeitura ou a logo da Conferência.
CERTIFICADO
Certificamos que (nome) _____________________________, participou da
Conferência Municipal de (nome da conferencia)
de (município)________________, nos dias ___________, na condição de
(delegado, palestrante ou participante).
______________________
Secretário de (Nome da secretaria)
Coordenador Geral
_______________________
Presidente da Conferencia
Prefeito Municipal
5.5. Modelo de Convite
O Prefeito de (município) e o Secretário Municipal de (nome da secretaria),
obedecendo aos preceitos constitucionais e a decisão do Conselho de (nome do
conselho) têm a honra de convidar Vossa Excelência para compor a mesa de honra
da solenidade de abertura da Conferência Municipal de (nome da Conferencia) de
(município).
Data:
Hora:
Local:
5.6. Modelo de Ficha de Inscrição:
CONFERENCIA (nome da conferencia) de (nome do município)
FICHA DE INSCRIÇÃO
Nome __________________________________________________________
Endereço ______________________________________________________
Bairro ___________________ Cidade ______________CEP _____________
Fone _______________________________ Fax ________________________
Profissão ________________________________________________________
Entidade que representa __________________________________________
REPRESENTAÇÃO:
( ) agricultor familiar; ( ) indígena; ( ) quilombola; ( ) faxinalense; ( ) pescador;
( ) juventude; ( ) mulheres;
( ) técnico: Citar formação e entidade/organização:____________________________
( ) gestor publico: Citar cargo e instituição:__________________________________
5.7. Modelo de Formulário para Moção:
CONSELHO MUNICIPAL DE (NOME DO CONSELHO)
PREFEITURA MUNICIPAL DE (NOME DO MUNICIPIO)
Nª CONFERÊNCIA (NOME DA CONFERENCIA)
Realizada de (período da conferencia)
FORMULÁRIO DE MOÇÃO
1. Assunto: _________________________________________________________
2. Tipo de Moção ( ) Apoio ( ) Repúdio
( ) Outros_______________________
3. Texto da Moção: (Máximo 10 linhas)
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.8. – Modelo de relatório da Conferencia:
RELATORIO CONFERENCIA MUNICIPAL DE (nome da conferencia)
2. DATA DE REALIZAÇÃO:
1. MUNICIPIO:
3. ENDEREÇO:
4 – Composição da Comissão Executiva Organizadora:
NOME
INSTITUIÇÃO
FUNÇÃO
Presidente
5 – Público Participante Total: (numero de participantes)
Categoria
Numero
Percentual em relação ao total
Homens
Mulheres
Agricultura familiar
Jovens Masculinos
Jovens Femininos
Indígenas
Quilombolas
Faxinalenses
Convidados
Observadores
Outros
6 – Representação Poder Publico:
REPRESENTAÇÃO
Técnico
Gestor Municipal
Gestor Estadual
7 – Propostas:
1.
2.
3.
4.
5..
NUMERO
PERCENTUAL
8 - DELEGADAS/OS ELEITAS/OS:
REPRESENTANTES DA SOCIEDADE CIVIL - TITULARES
NOME
CATEGORIA
SEXO
MUNICÍPIO
REPRESENTANTES DA SOCIEDADE CIVIL - SUPLENTES
NOME
CATEGORIA
SEXO
MUNICÍPIO
REPRESENTANTES DO PODER PUBLICO - TITULARES
NOME
ENTIDADE
SEXO
MUNICÍPIO
REPRESENTANTES DO PODER PUBLICO - SUPLENTES
NOME
ENTIDADE
MUNICÍPIO
8. REFERÊNCIAS:
BRASIL: Ministério da Defesa – Exército Brasileiro. Vade-Mécum 07 - Prática de
Cerimonial e Protocolo. Portaria Nº 522, de 15 de outubro de 2001. Disponível em
<http://www.sgex.eb.mil.br/index.php/vadem-mercum/86-cerimonial/vade-mecum/118pratica-de-cerimonial-e-protocolo>.
CONASEMS - Conselho Nacional dos Secretários Municipais de Saúde. Conferências
Municipais de Saúde Passo a Passo. Julho 2003.