Para as empresas que possuam microcomputadores e não vão

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
DEPARTAMENTO DE PESSOAL
Para as empresas que possuam microcomputadores e não vão processar um volume grande de informações, a folha de pagamento poderá ser feita através de programas disponíveis no mercado, ou através de programa elaborado por empresa especializada para atender as particularidades da empresa contratante.
5.1.19. CONTABILIZAÇÃO
As pessoas jurídicas obrigadas à escrituração comercial devem observar algumas exigências legais na contabilização da folha de pagamento. Considerando que a folha de pagamento tem caráter confidencial, é conveniente
que o próprio departamento pessoal proceda à sua contabilização, de forma que o setor contábil processe somente os lançamentos já realizados.
5.1.19.1. LEGISLAÇÃO PREVIDENCIÁRIA
A legislação previdenciária determina que as empresas estão obrigadas a lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições,
o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.
Os lançamentos referentes às contribuições, escriturados nos livros Diário e Razão, serão exigidos
pela fiscalização após 90 dias contados da ocorrência dos fatos geradores das contribuições, devendo
obrigatoriamente:
a) atender ao princípio contábil do regime de competência;
b) registrar, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições previdenciárias de
forma a identificar, clara e precisamente, as rubricas integrantes e não integrantes do salário-de-contribuição, bem como as contribuições descontadas do segurado, as da empresa e os totais recolhidos,
por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços;
c) manter à disposição da fiscalização os códigos ou abreviaturas que identifiquem as respectivas rubricas utilizadas na elaboração da folha de pagamento, bem como os utilizados na escrituração contábil.
5.1.19.2. DISPENSA DE ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
Não estão obrigados a cumprir o exposto no subitem anterior, por estarem dispensados da escrituração
contábil:
a) o pequeno comerciante, que exerce em um só estabelecimento atividade artesanal ou outra atividade em que predomine o seu próprio trabalho ou de pessoa da família, sendo amparado pelo DecretoLei 486, de 3-3-69 (DO-U de 4-3-69);
b) a microempresa e a empresa de pequeno porte, inscritas no SIMPLES, desde que mantenham escrituração do Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário;
c) a pessoa jurídica tributada com base no lucro presumido, desde que mantenha a escrituração do Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário.
5.1.19.3. FISCALIZAÇÃO
É prerrogativa do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) o exame da contabilidade da empresa, ficando obrigados a empresa e o segurado a prestar todos os esclarecimentos e informações solicitadas.
5.1.19.4. LEGISLAÇÃO DO SALÁRIO-EDUCAÇÃO
As operações concernentes à receita e à despesa com o recolhimento do Salário-Educação e com a
manutenção direta ou indireta de ensino deverão ser lançadas sob o título “Salário-Educação”, tanto na
escrituração da empresa quanto na da escola.
5.1.19.5. LEGISLAÇÃO CONCERNENTE AO SALÁRIO-MATERNIDADE
As operações relativas ao pagamento do Salário-Maternidade e à contribuição previdenciária respectiva
devem ser lançadas na escrituração da empresa sob o título específico de “Salário-Maternidade”. Isto somente prevalecerá se a empresa mantiver convênio com o INSS para pagamento do Salário-Maternidade.
5.1.19.6. LEGISLAÇÕES TRABALHISTA E DO IMPOSTO DE RENDA
As legislações trabalhista e do imposto de Renda não interferem na forma de contabilização dos valores constantes das folhas de pagamento das empresas. Portanto, a empresa utilizará títulos próprios
que identifiquem as operações realizadas, de acordo com o Plano de Contas respectivo, obedecidas as
normas de contabilidade vigentes.
5.1.19.7. REGIME DE COMPETÊNCIA
O regime de competência costuma ser definido, em linhas gerais, como aquele em que as receitas ou
despesas são computadas, respectivamente, em função do momento em que nasce o direito ao rendimento ou à obrigação de pagar a despesa.
Em obediência ao Regime de Competência, as despesas pagas ou incorridas em determinado período
nele devem ser consideradas para efeitos de dedutibilidade.
Portanto, a fim de que seja observado o regime de competência, os valores relativos à folha de pagamento pagos no mês seguinte ao da prestação dos serviços deverão ser contabilizados no mês a que
se referirem.
FASCÍCULO 5.1
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