O processo

Sistema de gestão de viagens
Corporativas
Introdução
O Sistema Corporativo:
 É um sistema de gestão de viagens que permite aos viajantes e assistentes criarem suas
próprias reservas de voo, de hotel, solicitações de seguro de viagem, de atendimento
aeroporto, locação de veículos e traslados, via sistema e as submetam para aprovação.
 As reservas são validadas em um workflow, quanto à política de viagem da empresa que
podem variar em função dos diferentes níveis hierárquicos.
 Uma vez aprovadas, as reservas são encaminhadas para os emissores, que fazem os
procedimentos de emissão e as enviam aos solicitantes.
Objetivo
 Auxiliar o processo de gestão de viagens:
Agilidade na reserva sem interferência de terceiros (50 a 80% de redução de tempo);
Garantia de disponibilidade e valor para data desejada ( 2 dias = menos 25% do valor);
Validação das políticas de viagens (redução de 20% no custo total de viagens);
Aprovação da viagem com visão comparativa (horários e cias);
Transparência no processo;
Relatórios de acompanhamento e gestão (Business Intelligence).
Vantagens
Permite arquivo e acesso a todo histórico de viagens para fins estatístico, negociações
com fornecedores ou planejamento de gastos com o setor.
Facilidade de treinamento e utilização, pois a empresa não precisará repetir isto em caso
de mudança da agência fornecedora
Liberdade de ação para inclusão e exclusão de toda parte cadastral (funcionários, centro
de custos, políticas de viagens, etc);
Acesso à relatórios sem necessidade de solicitar à agência ou fornecedor.
O processo
1. Usuário acessa o sistema e faz a busca:
 O sistema aceita o nome da cidade/aeroporto ou código IATA.
 A direita, está informado a política de viagens para este viajante que está no grupo: “Diretoria”.
ADMINISTRADOR – Configurações Avançadas
Políticas de Viagem
O processo
2 – Visualização da disponibilidade Aéreo + Hotel
Abas de Ida, Volta e Hotel,
permitem mudar a escolha a
qualquer momento.
 Indicando um horário de
preferência o sistema indica
“Recomendações de Voo” que
são opções próximas ao horário
escolhido e que estejam dentro
da política de viagem.
 Abaixo da recomendação
exibe-se opções alternativas.
 No exemplo, escolhe-se uma
tarifa mais cara.
O processo
2 – Visualização da disponibilidade Aéreo + Hotel
•
Interfaces de Hotel:
 Trend
 E-HTL
 Cmnet
 Hoteis Net
 Transhotel
 Bedsonline
 Hotel Do
 Cangooroo
•
Interface de locação de
carro com RDCar e Sabre
•
Política de Hotel baseada
em Range de valor.
O processo
3 – O Sistema valida a política
 O sistema informa o usuário que a política de viagem não está sendo cumprida.
O processo
4 – Conclusão da reserva
• Do cadastro do Viajante o
sistema inclui o centro de
custo padrão e cartões de
milhagem.
• O tarifamento de Aéreo +
Hotel é exibido em conjunto,
facilitando a visualização do
valor total.
O processo
5 - Reserva criada e finalização do processo:
• Os dados do viajante e
centro de custo já estarão
preenchidos;
• Os
dados
do
voo
escolhido são exibidos.;
• Pode-se
desta
tela
adicionar:
 Outros trechos de aéreo
 Hotel Online
 Offline de Carro
 Seguro
 Traslado
 Hotel Offline
O processo
•
•
•
•
•
Visualização das políticas respeitadas/não respeitadas
Comparativos de voos.
Escolha do Aprovador
Escolha de motivo e justificativa
Envio para aprovação de todo o processo
O processo
Avaliação das políticas e preços:
 O sistema registra a avaliação das políticas de viagem.
O sistema registra os dados de:
 Voo escolhido
 Voo mais barato do dia inteiro
 Voos mais baratos que o escolhido,
próximo ao horário do voo escolhido.
O processo
Pedidos off line e adiantamento de viagens


O processo
Sistema de prestação de contas:
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6 – Aprovador recebe e-mail para aprovar:
• Todas
as
informações
relativas
a
viagem
são
disponibilizadas:
 Valores dos serviços;
 Avaliação das políticas de
viagem;
 Motivo da Viagem;
 Link para aprovação ou
reprovação rápida;
 Visualização e aprovação
funcionam em qualquer
Smartphone / Tablet
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7 – Comprovante de e-tkt:
 Comprovante único
 Todas as informações relativas a viagem
são disponibilizadas:
Dados do passageiro;
Dados do atendimento aeroporto;
Informações de voo por cia aérea;
Informações de hospedagem;
 Informações de serviços;
Regras tarifárias.
Outros Cadastros
• Cadastro e Rateio de Centros de Custo;
• Centro de Custo com atribuição de orçamento;
• Cartões Corporativos/EBTA/CTA;
• Cadastro de cartões por período de aplicação;
• Cartão de crédito do Passageiro;
• Cartões de Milhagem;
• Grupos de Empresas;
• Cadastro de Motivos e Justificativas;
Relatórios
Emissões
Relatórios
True Savings
No Show
Relatórios
Analítico
Quem Está Onde ?
Geográfico
Relatórios
Analítico de destinos
Relatórios
Construtor de relatórios
Relatórios
Outros Relatórios
•Desvio de políticas de viagens
• Cartões de crédito utilizados
•Embarque e desembarque
•Crédito de carbono
•Outros
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