Fundo Fixo e Adiantamento para Despesas

Vigência: 31/12/2014
Fundo Fixo e
Adiantamento para despesas
Data: 04/2014
Versão: 2.0
Sumário
1. Objetivo
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2. Finalidades
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2.1. Fundo Fixo
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2.2. Adiantamento de despesas
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3. Abertura e Responsabilidade
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4. Controle e Reposição
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5. Alteração do Valor do Fundo Fixo
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6. Documentação Comprobatória dos Gastos
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7. Anexos
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Fundo Fixo e
Adiantamento para despesas
Data: 04/2014
Versão: 2.0
1. Objetivo
Definir para todos os colaboradores, os procedimentos, critérios, limites adequados
para o funcionamento, controle dos Fundos Fixos e dos Adiantamentos de Despesas
para todos setores ordenadores de despesas.
2. Finalidades
2.1
Fundo Fixo
Fundo Fixo é um valor que se destina a realização de pequenos gastos, cujos valores
unitários sejam de até R$ 1.000,00 obedecendo ao critério de cada gestor e condição
de pagamento a vista. Valores superiores devem ser requisitados e justificados pelo
Gestor.
O Fundo Fixo poderá ser utilizado em caráter emergencial para compras de materiais
utilizados nos empreendimentos, desde que o valor observe o presente item. É
necessário prestar contas quinzenalmente e no mês que ocorrer a despesa.
2.2 Adiantamentos de Despesas
Adiantamento de Despesas é um valor que se destina ao pagamento de pequenos
valores/serviços como emolumentos e taxas de cartórios, emissões de certidões,
guias e adiantamentos para despachantes, dentre outros desde que estejam nas
mesmas especificações dos itens acima.
Todo Adiantamento de Despesas somente será liberado após autorização do
responsável da área, de acordo com o limite de alçada.
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É vedada a concessão de um segundo adiantamento de despesas ao solicitante sem
que tenha realizada prestação de contas do adiantamento anterior.
Os gastos realizados com o adiantamento de despesas, para que sejam aceitos,
deverão ser comprovados através de nota fiscal de venda ao consumidor ou cupom
fiscal, sempre com CNPJ e razão social da empresa emitente, para que tenham
validade fiscal e contábil.
Deverão ser apresentados em até três (03) dias úteis após a ocorrência da despesa.
A reposição do Fundo Fixo só poderá ser efetuada mediante a prestação de contas
do mesmo. O valor a ser reposto será igual às despesas apresentadas, e será reposto
em dinheiro para o responsável.
Devem ser anexados os documentos comprobatórios das despesas devidamente
classificados. Toda essa documentação, depois de aprovada nos termos do “Limite de
Alçadas”, deverá ser enviada diretamente para a área de tesouraria.
3. Abertura e Responsabilidade
A Tesouraria manterá relação atualizada dos Fundos Fixos e dos Adiantamentos de
Despesas existentes na Empresa, mencionando o valor e o responsável por ele.
Os responsáveis deverão assinar Termo de Responsabilidade conforme modelo do
Anexo I que será enviado para a Tesouraria, que o manterá devidamente arquivado.
Sempre que houver alguma mudança nos responsáveis pelo Fundo Fixo, a
Tesouraria deve imediatamente providenciar a baixa do responsável anterior e
cadastrado do novo no Banco de Informações, bem como novo Termo de
Responsabilidade.
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Adiantamento para despesas
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Versão: 2.0
4. Alteração do valor do Fundo Fixo
O valor do Fundo Fixo somente poderá ser modificado com autorização do Diretor ou
Gerente da área de acordo com o limite de alçada.
5. Documentação Comprobatória dos Gastos
Serão considerados documentos hábeis para comprovação da despesa: Notas
Fiscais, Cupons Fiscais que suportem as despesas incorridas. Esses documentos
deverão ser emitidos com a razão social da empresa para validade fiscal e contábil.
No caso específico de Notas Fiscais que se referem alimentação, deve constar na
justificativa o(s) nome(s) da(s) pessoa(s) que participara(m) da composição da
despesa.
Para as despesas com deslocamento, como “táxi”, serão aceitos recibos,
mencionando: placa do veículo, data, itinerário, nome e assinatura do usuário.
6. Horário de Atendimento
Tesouraria: 08h30 às 09h30 e se estende de 15h às 16h30.
Entrega de Notas Fiscais / a Pagar ao Financeiro: 08 às 10h.
7. Anexos
Anexo I – Formulário de Fundo Fixo.
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