POP CAG - 03 - Utilização do fundo fixo de caixa
Transcrição
POP CAG - 03 - Utilização do fundo fixo de caixa
PROCEDIMENTO OPERACIONAL Título Relatório: N. O CAG -03 UTILIZAÇÃO DO FUNDO FIXO DE CAIXA E REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM Data: Usina: Depto./Setor: Página: Compras 1 COMERCIAL AGROMEN 26/06/2014 1 – OBJETIVO Normatizar os processos de compras das Comerciais Agromen e padroniza-los com base no modelo utilizado nas outras empresas do grupo. 2 – PROCEDIMENTO – UTILIZAÇÃO DO FUNDO FIXO DE CAIXA E REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM. Deverá ser estabelecido um valor para o fundo fixo de caixa de cada unidade de forma a ser reposto quinzenalmente. A reposição será feita mediante apresentação da prestação de contas e notas fiscais justificando o desembolso no período. 2.1 – Limite de valores a serem reembolsados pela empresa Refeições: deve ser apresentada a nf com os gastos reais. O reembolso será limitado a R$ 18,00 por pessoa/refeição. Hospedagem: hotel três estrelas, apartamento econômico e duplo, se aplicável. Frigobar: somente água Lavanderia: não será reembolsado Despesas com telefone: cada caso deve ser analisado e aprovado previamente pela diretoria. Nota: No verso de cada nota deverá conter a descrição da despesa e nome dos funcionários. Despesas excedentes ou fora do padrão acima descrito deverão ser arcadas pelo funcionário. PROCEDIMENTO OPERACIONAL Título Relatório: N. O CAG -03 UTILIZAÇÃO DO FUNDO FIXO DE CAIXA E REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM Data: Usina: Depto./Setor: Página: Compras 2 COMERCIAL AGROMEN 26/06/2014 2.2 – Outras despesas de pequena monta O fundo fixo de caixa é destinado ao pagamento de pequenas despesas tais como correios e cartório. Todo e qualquer tipo de material deve passar pelo processo de normal de compras através do sistema Sigma. (caso existam outras despesas corriqueiras, urgentes e frequentes, que os responsáveis julguem necessário o pagamento através do caixa deve ser formalizada uma lista e encaminhada para préaprovação da diretoria). 2.3 – FORMALIZAÇÃO DO RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM E RELATÓRIO DE MOVIMENTO DE CAIXA PARA SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO. Segue abaixo modelo padrão a ser utilizado por todas as unidades: digitalizar.pdf Relatório de despesas de viagem.xlsx O relatório de movimento de caixa deve conter a assinatura do responsável pelo caixa e do Gerente responsável pela filial. O relatório de despesas de viagem deve conter a assinatura do Gerente responsável pela área e do funcionário. PROCEDIMENTO OPERACIONAL Título Relatório: N. O CAG -03 UTILIZAÇÃO DO FUNDO FIXO DE CAIXA E REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM Data: Usina: Depto./Setor: Página: Compras 3 COMERCIAL AGROMEN 26/06/2014 2.4 – CONFERÊNCIA PARA PAGAMENTO O Depto. Contábil deverá emitir a AP e se certificar de que os limites acima mencionados estejam sendo respeitados. 2.5 – PAGAMENTO O Depto. Financeiro deverá emitir a listagem de títulos registrados para pagamento na data, conferir com as APs e efetuar o pagamento. 3 – ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES 3.1 – Responsável pelo caixa - Comercial Agromen Manter os numerários em caixa em local seguro Controlar os numerários liberando somente o necessário (baseado nas nomas citadas neste pop) mediante formalização e assinatura de vale. Quando da apresentação das despesas de viagem verificar os limites com base nas definições citadas neste POP Formalizar o relatório de movimento de caixa, assinar e colher assinatura do responsável pela filial e encaminhar para reembolso/ Orlândia. 3.2 – Contabilidade Verificar se os limites e restrições discriminados neste POP foram respeitados Emitir a AP 3.3 – Contas a pagar Se certificar de que todos os títulos com pagamento programado para a data serão pagos. Efetuar pagamento. PROCEDIMENTO OPERACIONAL Título Relatório: N. O CAG -03 UTILIZAÇÃO DO FUNDO FIXO DE CAIXA E REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM Data: Usina: Depto./Setor: Página: Compras 4 COMERCIAL AGROMEN 26/06/2014 3.4 – Auditoria Mapear outras situações que, por ventura, não foram inclusas neste POP. Realizar auditoria esporádica conforme estabelecido no anual. 4 - DO NÃO CUMPRIMENTO O não cumprimento do presente procedimento acarretará nas sanções específicas de acordo com o art. 482 da CLT. 1° ato deverá o colaborador receber uma advertência verbal (orientação); 2° ato, advertência por escrito; 3° ato, suspensão de até 30 dia e 4° ato, ocasionará a demissão do colaborador por justa causa. 5 – DOCUMENTOS E ANEXOS Modelo de relatório de despesas de viagem e de movimentação de caixa 6 – INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES N/A 7 – HISTÓRICO DE REVISÃO Histórico de revisão N.o. Data Responsável Revisão Controladoria Aprovador N. PROCEDIMENTO OPERACIONAL O CAG -03 Título Relatório: UTILIZAÇÃO DO FUNDO FIXO DE CAIXA E REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM Data: Usina: Depto./Setor: Página: Compras 5 COMERCIAL AGROMEN 26/06/2014 8 – APROVAÇÕES Responsável pela elaboração: Revisão da Controladoria: Responsável pela aprovação: Data:___/___/______ Data:___/___/______ Aline Gabin Menassi Data:___/___/______ 9 – CIÊNCIA DOS ENVOLVIDOS Data __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___ Nome Área/Cargo Filial Assinatura