Manual de Viagens

Processo de Solicitação de Viagem GENS S.A.
Manual do Colaborador
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1 Apresentação
Apresentamos o Processo de Viagens GENS – Manual do Colaborador.
Este Manual é parte integrante do Processo de Viagens GENS.
1.1 Objetivos
Esta política tem por objetivo estabelecer as diretrizes a respeito dos Processos de Viagens
Corporativas, com o intuito de padronizar as atividades referentes à solicitação,
autorização e comprovação de ressarcimento das despesas de uma viagem.
1.2 Áreas Envolvidas
Esta composição se aplica a todos os participantes do grupo Gens S/A.
1.3 Definições
Adiantamento – numerário creditado em conta ou qualquer outra modalidade que atenda
o objetivo do viajante.
Check-in – Embarque aéreo e/ou entrada no hotel
Check-out – Saída no hotel
No-show – multa pela não utilização do quarto reservado com o custo igual ao valor da
diária
Boarding Pass – ticket comprobatório do vôo
Setor – diz respeito ao setor no qual o cliente se enquadra
Unidade – diz respeito a unidade na qual o cliente se enquadra
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2. DIRETRIZES:
2.1 Premissas Gerais de Solicitação de Viagens
2.1.1 Estão incluídas nas Solicitações de Viagens as passagens aéreas, hospedagens, locação
de veículos e adiantamentos.
2.1.2 Todas as solicitações devem ser realizadas respeitando o prazo mínimo de dois dias úteis
2.1.3 A Equipe Corporativa responsável pelos processos de viagem só inicia o tratamento
logístico após a solicitação ter sido 100% aprovada. Qualquer exceção de antecedência ou
falta de aprovação será analisada pontualmente, após aprovação da Direção.
2.1.4 Nas viagens em que os custos forem cobrados do cliente, essas mesmas diretrizes
devem ser respeitadas.
2.2 Passagens Aéreas
2.2.1 As passagens aéreas serão emitidas nas melhores tarifas (custo x benefício),
considerando o período de duas horas antes e depois do horário solicitado.
2.2.2 As passagens são emitidas em classe econômica.
2.2.3 Alterações deverão ser enviadas com o motivo ao Processo de Viagens, que será
analisado considerando custos diretos / indiretos, com antecedência suficiente que possibilite
a adequada alteração quando necessária pelo Processo de Viagens.
2.2.4 A não utilização de trechos emitidos deverá ser comunicado formalmente ao Processo
de Viagens, que acompanhará o reembolso ou a reutilização do bilhete.
2.2.5 É necessário que o participante entregue na prestação de contas o Boarding Pass.
2.2.6 Após emissão das reservas solicitadas, o participante receberá por e-mail os dados da
viagem.
2.2.7 Diferenças de tarifas decorridas pela perda do embarque somente serão reembolsadas
mediante aprovação da Direção em situação de extrema excepcionalidade.
2.3 Hospedagens
2.3.1 A Gens possui acordos com diversos Hotéis.
2.3.2 A reserva é efetuada na menor tarifa, respeitando custo/benefício x localização do
cliente/unidade (este deve ser informado no campo observação)
2.3.3 O faturamento para a Gens é de: Diárias + Café da manhã.
2.3.4 Os extras devem ser pagos no check-out e o reembolso solicitado na prestação de
contas de acordo com os limites estipulados no ANEXO I.
2.3.5 O Check-in deve ser iniciado às 12hs e check-out às 12hs do próximo dia (corrido)
2.3.6 Não é permitido o reembolso de multa ou despesas extras decorrentes do não
cumprimento do horário acima.
2.3.7 Qualquer alteração deve ser solicitada ao Processo de Viagens com o motivo, que será
analisada considerando custos diretos / indiretos.
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4.3.9 Os imprevistos que impeçam a entrada no hotel reservado devem ser comunicados
formalmente ao Processo de Viagens.
2.4 Locação de Veículo
2.4.1 A locação de veículo (ao invés da utilização de táxi) é analisada pelo Processo de
Viagens, considerando: custo/benefício/necessidade do viajante/ localização do cliente.
2.4.2 Apenas as diárias de locação serão faturadas para a GENS.
2.4.3 Exigências para locação de veículo:
• Cartão de Crédito pessoal com saldo disponível de no mínimo R$ 700,00 (Setecentos
Reais), que será bloqueado como caução para eventuais cobranças de extras.
• Habilitação válida emitida há pelo menos dois anos.
• Ser maior de vinte e um anos.
2.4.4 A categoria utilizada é de veículos básicos (sem ar condicionado e direção hidráulica).
Necessidades diferentes da regra devem ser formalizadas/discutidas com o Processo de
Viagens.
2.4.5 Cancelamento ou alterações devem ser formalizados ao Processo de Viagens.
2.5 Adiantamentos
2.5.1 A Gens adianta um montante por dia para despesas em viagens, conforme ANEXO I.
2.5.2 Os valores são calculados de acordo com o período da viagem.
2.5.3 O crédito acontecerá em dois dias úteis após a aprovação finalizada.
2.5.4 Nas viagens solicitadas sem antecedência mínima (ver item 2.1.2), o adiantamento só
será realizado, caso o participante ainda esteja em viagem na data do crédito (ver item 2.5.4).
2.5.5 Não serão realizados novos adiantamentos para participantes com 02 ou mais
prestações de contas em aberto. O bloqueio é automático.
2.6 Fluxo de Viagens
Ver anexo II.
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3. REGISTRO DE REVISÕES
Não aplicável. Trata-se de uma nova política.
4. APROVAÇÕES
Direção
Nelson Berny Pires
Data
Giovane Zanardo dos Santos
Local
Porto Alegre / RS
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ANEXO I
Descrição
Valores
Observações
Adiantamento de viagem
R$ 50,00
Total por dia para viagens
Reembolso de quilometragem
R$ 0,55
Total por quilômetro rodado
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ANEXO II
Processo de Viagem
Etapa 01 – Solicitação de Viagem
Etapa 02 – Liberação de Viagem
• Autorização da viagem pelo Gestor da Área e/ou Direção
• Orçamento Prévio das Despesas de Viagem
• Aquisição dos Itens de Viagem
Etapa 03 – Prestação de Contas de Despesas de Viagem
Etapa 04 – Reembolso de Despesas de Viagem
Etapa 01 – Solicitação de Viagem
A Solicitação de Viagem poderá ser executada por qualquer Participante GENS (Solicitante) e
deverá seguir o procedimento descrito abaixo:
O Solicitante da Viagem deverá preencher o Formulário de Solicitação e Adiantamento de
Viagem que está disponível na Intranet http://www.gens.com.br/intranet
O Solicitante deve encaminhar o Formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem para
aprovação do Gestor da sua Área, com a indicação de quem será o responsável pelo
reembolso das despesas de viagem (Gens S/A ou Cliente) e com o preenchimento obrigatório
de todos os campos do formulário.
Importante: Caso o Gestor da Área esteja ausente, encaminhar o formulário de Solicitação e
Adiantamento de Viagem para a aprovação da Direção.
O Gestor da Área avalia a necessidade da realização de viagem, não havendo a necessidade
de realização da viagem, o Gestor da Área deverá devolver o formulário para o Solicitante
com a justificativa da Não Aprovação. Havendo a necessidade da realização da viagem, o
Gestor da Área deve aprovar previamente a viagem assinando o formulário e devolvendo este
para o Solicitante.
O Solicitante deverá encaminhar o formulário de Solicitação de Viagem, devidamente
assinado e aprovado pelo Gestor da Área, para o Processo de Viagens no Setor Corporativo.
Caso haja a solicitação de adiantamento de viagem, este será efetuado dois dias úteis após
o Formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem ser entregue completamente
preenchido e assinado ao Processo de Viagens.
Orientações:
Os campos Setor e Unidade, do formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem
deverão ser preenchidos com a área e a unidade em que será alocada a despesa.
Caso o reembolso das despesas da viagem seja de responsabilidade do Cliente, o Gerente
do Projeto ou o Gestor da Área deve sempre verificar a possibilidade com o Cliente de este
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realizar a compra da passagem aérea e realizar a reserva do hotel. Caso não seja possível ser
feita a compra das passagens aéreas e a reserva do Hotel pelo cliente, solicitar formalmente
do cliente um documento onde ele se responsabiliza pelo reembolso destas despesas.
Nos casos de Cancelamento de Viagem e Hospedagem, é de responsabilidade do viajante
avisar com antecedência ao Processo de Viagens para que sejam providenciados os
cancelamentos necessários. O Gestor da Área deverá ser avisado simultaneamente do
Cancelamento da Viagem e Hospedagem pelo viajante. Caso o reembolso da viagem seja de
responsabilidade do Cliente e a solicitação de cancelamento de viagem ocorrer por solicitação
deste, é importante salientar com o Cliente que as despesas decorrentes do cancelamento
serão de sua responsabilidade.
Etapa 02 – Liberação de Viagem
O Processo de Viagens deverá receber o Formulário de Solicitação e Adiantamento de
Viagem corretamente preenchido e com a autorização do Gestor da Área ou em caso da
ausência do Gestor da Área a assinatura da Direção.
O Processo de Viagens fará a cotação das passagens aéreas e hospedagem e de acordo com
os custos diretos / indiretos
Existindo disponibilidade dentro do orçamento da área para a viagem, as passagens aéreas
e a hospedagem serão adquiridas pelo Processo de Viagens e enviados via e-mail para o
Participante.
Diferenças de tarifas decorridas pela perda do embarque somente serão reembolsadas
mediante aprovação da Direção em situação de extrema excepcionalidade.
Etapa 03 – Prestação de Contas de Despesas de Viagem
O Participante deverá prestar contas das despesas de viagem ao Processo de Viagens após
o término da viagem;
O participante deverá pegar na intranet o Formulário de Despesas de Viagem, o qual
deverá ter todos os campos preenchidos corretamente, inclusive caso houve adiantamento de
viagem, deverá lançar o valor adiantado.
O Formulário de Despesas de Viagem deverá ser enviado ao Gerente do Projeto, bem como
ao Gestor da Área para o controle das despesas com o Projeto;
O Participante deverá entregar o Formulário de Despesas de Viagem ao Gerente
Corporativo para que seja assinado e entregue ao Processo de Viagens para análise e
validação dos lançamentos;
O Processo de Viagens após análise e conferência do documento, não encontrando
nenhuma irregularidade, encaminhará o Formulário de Despesas de Viagem para o Setor de
Contas a Pagar, caso houver a necessidade de reembolso ao Participante.
IMPORTANTE:
- O Relatório de Despesas de Viagem estando em desacordo com as regras de preenchimento
e as regras do Manual de Viagens será devolvido para o Participante refazê-lo.
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- Caso o Participante tenha valores a devolver para a Gens S/A, este deverá fazer na hora da
entrega do relatório ao Setor de Viagens.
Orientações:
O Formulário de Despesas de Viagem deverá ser criado individualmente por Cliente;
O Formulário de Despesas de Viagem só será aceito se for relativo a uma viagem que tenha
sido analisada pelo Processo de Viagens e o orçamento da Viagem seja autorizado pela
Direção.
Etapa 04 – Reembolso de Despesas de Viagem
O reembolso dos valores das despesas de viagem será efetuado pelo Setor de Contas a
Pagar após cinco dias úteis da entrega do Formulário de Despesas de Viagem pelo Processo de
Viagens.
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