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Caderno de encargos Anexo ao Convite à apresentação de propostas Convite à apresentação de propostas n.º EMSA/EMCDDA/OP/08/2012 relativo a Prestação de um serviço de catering a favor da Agência Europeia da Segurança Marítima (AESM) e do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT), bem como funcionamento da cantina e da cafetaria Em caso de discrepância entre a versão portuguesa e a versão inglesa do Caderno de Encargos, a versão em Inglês prevalecerá. 1. A Introdução Agência Europeia da Segurança Marítima (AESM) foi instituída pelo Regulamento 1406/2002/CE com vista a garantir um nível elevado, uniforme e eficaz de segurança marítima. A Agência tem como função, entre outras, proporcionar apoio técnico e científico à Comissão Europeia e aos Estados-Membros em matérias relacionadas com o controlo da aplicação correta da legislação da União Europeia no domínio da segurança marítima e da poluição pelos navios. Para obter mais informações sobre a Agência, sua estrutura e atividades, visite o sítio Web da AESM, em http://www.emsa.europa.eu. O endereço atual da Agência é: AESM, Cais do Sodré, 1249-289 Lisboa, Portugal. O Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT) foi instituído pelo Regulamento (CEE) n.º 302/93 do Conselho, de 8 de Fevereiro de 1993, e é uma das agências descentralizadas da UE. O OEDT constitui o ponto de referência central da UE em matéria de informação no domínio da droga. Com sede em Lisboa, tem como objetivo fornecer à União Europeia e aos seus Estados-Membros informações objetivas, fiáveis e comparáveis sobre o fenómeno da droga e da toxicodependência. Para obter mais informações sobre o Observatório, sua estrutura e atividade, visite o sítio Web do OEDT, em http://www.emcdda.europa.eu. O endereço atual é: OEDT, Cais do Sodré, 1249-289 Lisboa, Portugal. 2. Objetivo, âmbito e descrição do contrato A Agência Europeia da Segurança Marítima (AESM) e o Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT) estão a lançar um convite à apresentação de propostas com vista a seleccionar um prestador de serviços adequado para prestar serviços de cafetaria, cantina e catering na sede da AESM e do OEDT, em Lisboa, Portugal (Cais do Sodré, 1249-289 Lisboa). O contratante deverá prestar serviços de cantina no edifício do Palacete do Relógio (Lote 1), serviços de catering ao OEDT em todos os edifícios do OEDT e no Centro de Conferências Loyola de Palacio (Lote 2), 1 serviços de cafetaria na sede da AESM (Lote 3) e serviços de catering à AESM no edifício da AESM e no Centro de Conferências Loyola de Palacio (Lote 4). Com o presente convite à apresentação de propostas, a AESM e o OEDT visam celebrar quatro contratos (dois contratos de serviço e dois contratos-quadro) que deverão abranger os serviços de catering, cantina e cafetaria a prestar a ambas as agências. Para efeitos de avaliação, os proponentes deverão preencher as grelhas de preços por lote, utilizando os quadros anexos. As grelhas de preços contêm todos os itens mais frequentemente incluídos num serviço de cantina/bar, cafetaria e catering. No entanto, os proponentes são convidados a incluir nas suas propostas uma lista de itens suplementares que estejam em condições de providenciar, caso isso lhes seja solicitado. Por razões de ordem técnica, serão avaliados apenas os proponentes que apresentarem propostas para os quatro lotes, excluindo-se os proponentes que não cumpram este requisito. Pretende-se que os 4 contratos sejam adjudicados a um único contratante. 2.1 Serviços a prestar 2.1.1 Lote 1: Contrato de serviço gerido pelo OEDT com vista à prestação de serviços de cantina e de bar no edifício do Palacete do Relógio, situado no Cais do Sodré, Lisboa. O serviço a prestar no edifício do Palacete do Relógio consiste num serviço de pequenos-almoços e almoços, preparados em total conformidade com as regras e legislação de higiene aplicáveis e utilizando produtos de alta qualidade. As refeições confecionadas serão servidas ao pessoal de ambas as agências, bem como aos seus convidados e visitantes. O OEDT não se responsabiliza pela utilização dos serviços de cantina pelo pessoal e/ou visitantes. A título indicativo, presentemente, o número médio de refeições servidas por semana é de 450 (OEDT + AESM). Este número é afetado pelo modelo de exploração do contratante vencedor. No entanto, poderá variar grandemente no futuro. Por razões de ordem técnica e de segurança, não é permitida a entrada na cantina de clientes que não façam parte do pessoal da AESM ou do OEDT ou que não estejam devidamente identificados como visitantes das agências. O edifício do Palacete do Relógio dispõe de um serviço de segurança a funcionar no local até às 20h00. O OEDT reserva-se o direito de alterar a qualquer momento o horário do serviço de segurança. O prestador dos serviços definirá pelo menos 2 refeições de tipo «prato do dia» a um preço máximo de 7 euros (IVA incluído), incluindo uma bebida, uma sopa ou entrada, um prato principal, uma sobremesa e um café, podendo igualmente ser propostas outras fórmulas/combinações de ementas (por exemplo, mini-menu com um prato principal e uma bebida, pratos separados e refeições ligeiras). 2 O prestador dos serviços tem de assegurar uma oferta diária de pelo menos quatro tipos diferentes de pratos quentes, dos quais pelo menos dois devem ser pratos do dia, nomeadamente: 1 prato de carne, 1 prato de peixe, 1 prato vegetariano e 1 prato dietético (por exemplo, peixe cozido e salada), diferentes tipos de pão, diferentes tipos de sopa, 4 tipos diferentes de saladas pré-preparadas ou buffet de saladas, 4 tipos diferentes de sobremesa e fruta e diferentes tipos de bebidas, refrigerantes, sumos naturais, água, vinho e cerveja, cafés e chás. Os serviços de cantina/restaurante devem estar abertos para almoço das 12h00 às 14h30. A cantina/restaurante deve estar aberta em todos os dias de trabalho das agências. A cantina funcionará em regime de self-service, ou seja, os clientes serão servidos diretamente ao balcão. O prestador dos serviços tem de garantir a disponibilidade de pessoal suficiente para evitar a formação de filas de espera. O prestador dos serviços será responsável pela limpeza e a higiene do restaurante, bar, arrumos, zonas de preparação de alimentos, cave, escritório, elevador para transporte de alimentos, zona de recolha de resíduos orgânicos, casas-de-banho e chão do restaurante/bar. O prestador dos serviços tem de prestar um serviço de carrinho no edifício principal do OEDT. Este serviço deve ser prestado 2 vezes ao dia (horário a confirmar) no edifício do OEDT, devendo incluir, no mínimo, os seguintes artigos: 3 tipos diferentes de sanduíches, vários bolos de pastelaria diferentes, chocolates, 2 sumos de fruta naturais diferentes, salada de frutas, diferentes tipos de iogurtes, etc. O bar do Palacete tem de estar aberto durante os serviços de almoço do restaurante. O bar do Palacete pode estar aberto das 8h00 às 17h30. O serviço de jantar deve ser prestado quando solicitado. As instalações do bar podem ser utilizadas para servir refeições ligeiras, cafés e bebidas. Para efeitos de avaliação, os proponentes devem preencher a amostra de lista de preços dos produtos a fornecer no âmbito dos serviços no anexo A, no quadro «Lista de preços da cantina/bar do OEDT - Lote 1». A lista de preços do anexo A inclui as refeições mais pedidas e será utilizada para fins de avaliação. Além disso, os proponentes são convidados a incluir na sua proposta uma lista de itens suplementares que estejam em condições de providenciar, caso isso lhes seja solicitado, bem como os respetivos preços. 2.1.2 Lote 2: Contrato-quadro gerido pelo OEDT com vista à prestação de serviços de catering nos eventos/reuniões do OEDT. O prestador deve assegurar determinados serviços, incluindo o de intervalo para café, bebidas, pessoal adicional, talheres e todos os artigos necessários para prestar os serviços de catering às reuniões gerais organizadas pelo OEDT no edifício do Palacete do Relógio, no Centro de Conferências Loyola de Palacio e no edifício principal do OEDT. Estas reuniões podem ser organizadas a título de reuniões internas ou de reuniões com parceiros externos e visitantes VIP. Poderá ser pedido ao proponente vencedor que preste o serviço de intervalo para café durante um período de tempo limitado, não superior a 30 minutos, ou que assegure aos participantes esse serviço em regime de selfservice, de duração mais prolongada. 3 Intervalos para café Intervalo para café no decurso de reunião interna: termo de café de filtro (café de tipo americano), chá, garrafas de 1,5L de água natural e gaseificada, chávenas, copos, açúcar e leite (preço por pessoa, serviço na sala de reuniões indicada). Intervalo para café 1: café expresso, café de tipo americano, descafeinado, chá, sumos de fruta, água natural e gaseificada e biscoitos (preço por pessoa, serviço no local indicado), com um empregado a servir o buffet durante um período de 30 minutos. Intervalo para café 2: café expresso, café de tipo americano, descafeinado, chá, sumos de fruta fresca, água natural e gaseificada, biscoitos e bolinhos (preço por pessoa, serviço no local indicado), com um empregado a servir o buffet durante um período de 30 minutos. Serviço permanente de intervalo para café com carrinho e buffet: café expresso, café de tipo americano, descafeinado, chá, sumos de fruta, água natural e gaseificada, biscoitos e bolinhos, preparados e deixados num carrinho, na sala de reuniões, durante 4 horas (preço por pessoa, serviço no local indicado). Águas colocadas na mesa em salas de reunião Águas n.º1: garrafas de 1L ou 1,5 L de água natural e gaseificada (1L por cada 3 participantes) e copos. Águas n.º2: garrafas pequenas de água natural e gaseificada (1 garrafa por participante), bases para copos, copos e doces/aperitivos colocados na mesa de reunião (preço por pessoa). Pessoal de serviço adicional e aluguer de mesas, cadeiras, toalhas de mesa e guardanapos. Custo por hora de um empregado adicional Custo do aluguer de mesas, cadeiras, toalhas de mesa, guardanapos e outros artigos necessários por pessoa. Para efeitos de avaliação, os proponentes devem preencher a amostra de lista de preços dos produtos a fornecer no âmbito destes serviços no anexo A, no quadro «Lista de preços do serviço de catering do OEDT - Lote 2». A lista de preços do anexo A inclui os tipos de serviço de catering mais solicitados e será utilizada para fins de avaliação. Além disso, os proponentes são convidados a incluir na sua proposta uma lista de itens suplementares relacionados com o serviço que estejam em condições de providenciar, caso isso lhes seja solicitado, bem como os respetivos preços. O prestador de serviços deverá preparar diferentes tipos de serviço de catering, de acordo com o nível do evento. 2.1.3 Lote 3: Contrato de serviço gerido pela AESM com vista à prestação de serviços de cafetaria ao pessoal e visitantes/convidados da AESM. O prestador dos serviços deve ter disponíveis, tanto para o pessoal como para os visitantes/convidados da AESM, produtos de cafetaria/bar como bebidas quentes e frias, sanduíches, torradas, tostas, saladas, sopas e salgados, preparados em total conformidade com as regras e legislação de higiene aplicáveis e utilizando produtos de alta qualidade. Produtos alimentares e bebidas a servir na cafetaria: Bebidas quentes: café e chá, entre outras. 4 Bebidas frias: deve estar disponível uma grande variedade de refrigerantes gaseificados de garrafa/lata, bem como de sumos de fruta fresca, e ainda garrafas pequenas e grandes de água natural e gaseificada. Sopas/saladas/sanduíches/outros pratos: para dar a possibilidade de consumir um almoço ligeiro no edifício, deve estar disponível uma boa variedade de sopas, saladas, sanduíches feitas na hora, wraps, quiches, hambúrgueres, outras refeições ligeiras quentes adequadas e uma alternativa vegetariana. É também desejável a disponibilização de salgados como pastéis de bacalhau, croquetes, empadas de galinha, etc.. Iogurtes: deve estar disponível uma seleção de iogurtes, incluindo iogurtes magros. Fruta: deve ser servida uma seleção de fruta da época. Pastelaria: deve estar disponível uma vasta série de produtos de pastelaria (croissants, pastéis de nata, etc.). Os serviços de cafetaria devem funcionar das 8h00 às 17h00. As refeições ligeiras acima indicadas devem ser servidas das 12h00 às 14h30. A cafetaria estará aberta em todos os dias de trabalho das agências. Funcionará em regime de self-service, ou seja, os clientes serão servidos diretamente ao balcão. Deve ser fornecida uma amostra da lista de preços dos produtos a fornecer no âmbito destes serviços, utilizando o quadro «Lista de preços de cafetaria da AESM – Lote 3», anexo ao presente Caderno de encargos. A lista de preços anexa inclui as refeições mais pedidas e será utilizada para fins de avaliação. No entanto, os proponentes são convidados a incluir na sua proposta uma lista de itens suplementares que estejam em condições de providenciar, caso isso lhes seja solicitado, bem como os respetivos preços. 2.1.4 Lote 4: Contrato-quadro gerido pela AESM com vista à prestação de serviços de catering nos eventos/reuniões operacionais da AESM. O prestador de serviços deve servir almoços, jantares e cocktails, assegurar serviços de intervalo para café, servir bebidas, dotar-se de pessoal adicional e possuir talheres e os produtos necessários para prestar serviços de catering aquando nas reuniões gerais organizadas pela AESM na sua sede e no Centro de Conferências Loyola de Palacio. Ao longo do ano, a AESM organiza diferentes tipos de reuniões que contam com serviços de catering: formação (serviço permanente de intervalo para café), seminários (intervalos para café e almoço com buffet), reunião do Conselho de Administração (intervalos para café, serviço de buffet e cocktail para VIP), apresentações durante o almoço (buffet de sanduíches). O prestador deve preparar diferentes tipos de serviço de catering, de acordo com o nível do evento. Convém referir que a lista que se segue e o conteúdo de cada opção não são exaustivos, tendo sido definidos para avaliar as diferentes propostas de forma equitativa. O prestador de serviços pode sugerir outras opções/conteúdos/qualidades na sua proposta. Intervalos para café Intervalo para café no decurso de reunião interna: termo de café de filtro (café de tipo americano), chá, garrafas de 1,5L de água natural e gaseificada, 5 chávenas, copos, açúcar e leite (preço por pessoa, serviço na sala de reuniões indicada). Intervalo para café 1: café expresso, café de tipo americano, descafeinado, chá, sumos de fruta, água natural e gaseificada e biscoitos (preço por pessoa, serviço no local indicado), com um empregado a servir o buffet durante um período de 30 minutos. Intervalo para café 2: café expresso, café de tipo americano, descafeinado, chá, sumos de fruta fresca, água natural e gaseificada, biscoitos e bolinhos (preço por pessoa, serviço no local indicado), com um empregado a servir o buffet durante um período de 30 minutos. Serviço permanente de intervalo para café com carrinho e buffet: café expresso, café de tipo americano, descafeinado, chá, sumos de fruta, água natural e gaseificada, biscoitos e bolinhos, preparados e deixados num carrinho, na sala de reuniões, durante 4 horas (preço por pessoa, serviço no local indicado). Almoços/jantares Buffet de sanduíches: atum, lombo de porco, frango, presunto e queijo, em diferentes tipos de pão (estimativa de 2 sanduíches por pessoa), sumos, refrigerantes, cerveja, águas, café e chá (preço por pessoa, serviço no local indicado). Buffet n.º 1: saladas várias, sanduíches de atum, fatiadas, de panado e de lombo de porco e de vaca, fruta ou sobremesa, sumos, água, vinho, refrigerantes, cerveja, café e chá (preço por pessoa, serviço no local indicado). Buffet n.º 2: saladas várias, sanduíches de atum, fatiadas, de panado e de lombo de porco e de vaca, salada russa, salada de feijão, quiches, fruta e sobremesa, diferentes tipos de pão, sumos, água, vinho, refrigerantes, cerveja, café e chá (preço por pessoa, serviço no local indicado). Buffet n.º 3: 2 opções de prato quente, normalmente um de carne e outro de peixe, queijos, fruta e sobremesas regionais, diferentes tipos de pão, sumos, água, vinho, refrigerantes, cerveja, café e chá (preço por pessoa, serviço no local indicado). Buffet VIP: uma sopa, 6 tipos de saladas diferentes com guarnições específicas para cada, mesa de frios, mesa de queijos com um mínimo de 6 tipos de opções portuguesas e internacionais, servidos com diversos tipos de pão e torradas, quiches vegetarianas ou tartes, duas opções de prato quente, normalmente um de carne e outro de peixe, salada de frutas e pequenas peças de fruta, 2 sobremesas diferentes. Almoço/jantar VIP: servida à mesa, a refeição VIP deve incluir uma entrada, um prato principal, uma sobremesa, café/chã e doces, água natural e gaseificada e vinhos condizentes com os pratos servidos. A ementa deve apresentar uma descrição precisa dos pratos, que devem ser confecionados com produtos frescos e da melhor qualidade e podem ser quentes ou frios. Deve também existir uma ementa vegetariana suplementar (preço por pessoa, serviço no local indicado). Cocktails Cocktail n.º1: vinho branco e tinto, cerveja, refrigerantes, sumos, água, frutos secos salgados e batatas fritas, acepipes (preço por pessoa, serviço no local indicado). Cocktail servido em pé. 6 Cocktail n.º2: vinho do Porto e moscatel, vinho branco e tinto, cerveja, refrigerantes, sumos, água, frutos secos salgados e batatas fritas, acepipes, canapés (preço por pessoa, serviço no local indicado) Cocktail servido em pé. Cocktail n.º3: vinho espumante (méthode champagnoise ou semelhante), vinho branco e tinto, cerveja, refrigerantes, sumos, água, frutos secos salgados e batatas fritas, acepipes, canapés, aperitivos, frios, queijos. Cocktail servido em pé. Cocktail n.º4: igual ao anterior, mas com maior quantidade de comida e sobremesa (cocktail dinatoire, equivalente a uma refeição completa para os participantes). Cocktail VIP: vinho espumante de alta qualidade (méthode champagnoise ou semelhante), vinhos do Porto (branco e tinto) e moscatel de boa qualidade, whisky, gim, vodka (todos de marcas reputadas), vinho branco e tinto, vários tipos de cerveja, sumos de fruta fresca, águas, bebidas de mistura, refrigerantes, canapés quentes e frios confecionados com produtos frescos e da melhor qualidade e, sempre que possível, com produtos locais e da gastronomia portuguesa. Águas colocadas na mesa em salas de reunião Águas n.º1: garrafas de 1l de água natural e gaseificada (1l por cada 3 participantes) e copos. Águas n.º2: garrafas pequenas de água natural e gaseificada (1 garrafa por participante), bases para copos, copos e doces/aperitivos colocados na mesa de reunião. Pessoal de serviço adicional e aluguer de mesas, cadeiras, toalhas de mesa e guardanapos. Custo por hora de um empregado adicional Custo do aluguer de mesas, cadeiras, toalhas de mesa, guardanapos e outros artigos necessários por pessoa. Deve ser fornecida uma amostra da lista de preços dos produtos a fornecer no âmbito destes serviços, utilizando o quadro «Lista de preços do serviço de catering da AESM – Lote 4», anexo ao presente Caderno de encargos. A lista de preços anexa inclui as refeições mais pedidas e será utilizada para fins de avaliação. 2.2 Condições gerais para todos os lotes A utilização do bar, cozinha e arrumos (não equipados), eletricidade e água será disponibilizada pela AESM e o OEDT sem custos para o prestador de serviços. Se necessário, o prestador de serviços será responsável por equipar as instalações de acordo com as necessidades da sua atividade e às suas próprias custas, com o acordo das agências. O prestador de serviços tem de providenciar pratos, talheres, copos e guardanapos em números suficientes para a cantina, o bar e a cafetaria. Por princípio, não devem ser utilizados artigos descartáveis. Recomenda-se ao contratante que empregue procedimentos e produtos amigos do ambiente. 7 Existem mesas e cadeiras para a zona interna da cafetaria. No entanto, o prestador de serviços deverá assegurar também a existência de mesas e cadeiras na esplanada da AESM. Importa ressalvar que as mesmas não devem ostentar denominações de marcas. O prestador de serviços deve cumprir todos os requisitos aplicáveis impostos pela legislação nacional (seja ela obrigatória, regulamentar ou outra) à prestação dos serviços em causa. O prestador de serviços é responsável pela contratação dos seguros para o pessoal de serviço da cafetaria e da cantina. O prestador de serviços assumirá total responsabilidade pela conduta e desempenho do pessoal que contratar. O prestador de serviços será responsável pela limpeza e a higiene do restaurante, bar, arrumos, zonas de preparação de alimentos, cave, escritório, elevador para transporte de alimentos e recolha de resíduos orgânicos. A AESM e/ou o OEDT podem, a qualquer momento, solicitar às autoridades locais/nacionais competentes em matéria de saúde e higiene que atestem que o prestador de serviços cumpre as exigentes normas de segurança e higiene alimentar aplicáveis. O prestador de serviços deve respeitar todas as regras de segurança adotadas para a sede da AESM e do OEDT e o edifício do Palacete do Relógio. O prestador de serviços deve reunir com o serviço de segurança para fornecer todas as informações necessárias sobre o registo de todos os funcionários que irão circular entre os edifícios. O prestador de serviços tem de coordenar todas as entregas de produtos em conformidade com as regras de segurança adotadas por ambas as agências. O prestador de serviços deve afetar aos serviços de cantina, cafetaria e catering pessoal habilitado, incluindo um diretor/supervisor, e fluente na língua inglesa, de modo a poder comunicar com a equipa de gestão de contratos da AESM e do OEDT, bem como com os visitantes e o pessoal de ambas as agências. O pessoal que sirva à mesa, que trabalhe no bar e restaurante do edifício do Palacete do Relógio, que preste o serviço de carrinho no edifício principal do OEDT, que trabalhe na cafetaria da AESM e que preste os serviços de catering tem de ter conhecimentos da língua inglesa compatíveis com os serviços a prestar. O prestador de serviços fará por garantir o cumprimento das regras estabelecidas no Acordo dos Sindicatos dos Trabalhadores da Indústria da Hotelaria, Catering e Similares (Boletim do Trabalho e Emprego, n.º 25, 8/7/2009). O prestador de serviços será responsável pela organização e atualização de documentos relevantes (incluindo faturas de empresas, contratos de empregados, recibos de salários, relatórios de caixa, etc.), bem como pela apresentação dos mesmos junto da AESM e do OEDT, a pedido destes. O prestador de serviços dará aos funcionários das agências a possibilidade de pagarem os seus consumos tanto por via eletrónica como em numerário. O prestador de serviços tem de afetar às caixas trocos suficientes para os funcionários poderem efetuar pagamentos com notas de até 50 euros. 8 O prestador de serviços disponibilizará uma caixa de comentários na qual os funcionários possam deixar comentários sobre a qualidade do serviço prestado ou sugestões para a melhoria do mesmo. O prestador de serviços assegurará a afixação permanente dos preços, por artigo, num local bem visível para os funcionários. 2.3 Degustação Será realizada uma sessão de degustação de uma lista de produtos selecionados dos proponentes que passem os critérios de seleção. A degustação terá lugar nos meses de Setembro e Outubro. Os proponentes serão atempadamente informados sobre as datas e o programa. 3. Entidade responsável pela gestão de contratos O Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência – Unidade de Administração, Infraestruturas e Logística – será responsável pela gestão do Lote 1, Contrato de serviço de cantina do edifício do Palacete do Relógio, e do Lote 2, Contrato-quadro de serviços de catering em eventos gerais do OEDT. A Agência Europeia da Segurança Marítima – Unidade A.1, Recursos Humanos – será responsável pela gestão do Lote 3, Contrato de serviço de cafetaria da AESM, e do Lote 4, Contrato-quadro de serviços de catering em eventos gerais da AESM. 4. Planeamento A fim de garantir a qualidade dos serviços prestados, bem como a satisfação dos clientes internos (pessoal da AESM e do OEDT) e externos (convidados e visitantes da AESM e do OEDT), durante o período do contrato, serão elaborados e realizados vários inquéritos, cujos resultados serão comunicados à empresa selecionada. Serão realizadas reuniões regulares entre as agências e o prestador de serviços para avaliar a qualidade e a prestação dos serviços, tendo em consideração os resultados dos inquéritos acima mencionados e os comentários deixados na caixa referida no ponto 2.2. Será agendada uma reunião com o serviço de segurança para comunicar e facultar ao prestador de serviços todas as regras adotadas nas instalações da AESM e do OEDT. Posteriormente, poderão ser agendados encontros regulares para acompanhar as atividades diárias. O prestador de serviços informará as agências das ementas previstas para a semana seguinte. Cabe também ao prestador de serviços definir uma ementa semanal, a afixar em local bem visível na cantina e na cafetaria. 5. Calendarização 9 Lote 1: Contrato de serviço de cantina do Palacete do Relógio – Assinatura do contrato prevista para Dezembro de 2012 Lote 2: Contrato-quadro executado através de formulários de encomenda individuais para a prestação de serviços de catering em eventos de caráter geral do OEDT Assinatura do contrato prevista para Dezembro de 2012 Lote 3: Contrato de serviço de cafetaria na sede da AESM - Assinatura do contrato prevista para Dezembro de 2012 Lote 4: Contrato-quadro executado através de formulários de encomenda individuais para a prestação de serviços de catering em eventos de caráter geral da AESM – Assinatura do contrato prevista para Dezembro de 2012. Os contratos de serviço e contratos-quadro mencionados serão inicialmente adjudicados por um período de 12 meses e podem ser renovados até 3 vezes, sendo que cada renovação deve ter uma duração máxima de 12 meses. A cessação do contrato pelo prestador de serviços ficará sujeita a um prazo de aviso prévio de seis meses. A execução dos contratos não poderá começar antes da respetiva data de entrada em vigor. Após a assinatura do contrato, será realizada uma reunião inicial na sede da AESM ou do OEDT para acertar todos os pormenores. O diretor do contratante, responsável pelo serviço, deverá estar presente nessa reunião. 6. Valor estimado do contrato Lote 1: No total, a AESM e o OEDT têm atualmente cerca de 350 funcionários. O objetivo do contrato de serviço de cantina do Palacete do Relógio é assegurar a oferta de refeições confecionadas ao pessoal e aos convidados e visitantes de ambas as agências. As agências não se responsabilizam pela utilização dada pelo pessoal e/ou pelos visitantes aos serviços da cantina. O pessoal e os visitantes pagam por sua conta e diretamente ao prestador de serviços. Além do pessoal, durante o ano, ambas as agências organizam um número significativo de reuniões nas suas instalações. Sendo os participantes convidados a utilizar a cantina do Palacete, o número de pessoas a servir pode aumentar substancialmente. Lote 2: O valor estimado deste contrato é de 40.000 euros (sem IVA), por um período máximo de validade de 4 anos. Lote 3: Presentemente, a AESM tem cerca de 250 funcionários. O contrato de serviço na cafetaria da AESM visa a prestação ao seu pessoal de serviços regulares de cafetaria. A AESM não se responsabiliza pela utilização dada pelo pessoal e/ou pelos visitantes aos serviços de cafetaria. O pessoal e os visitantes pagam por sua conta e diretamente ao prestador de serviços. Lote 4: O orçamento máximo disponível para este contrato é de 300.000 euros (sem IVA), por um período máximo de validade de 4 anos. 7. Condições de pagamento Lote 1: Nos serviços de cantina, o pessoal e os visitantes pagarão diretamente ao prestador de serviços. Lote 2: Para a prestação de serviços de catering, os pagamentos devem ser emitidos nos termos do disposto no esboço de contrato-quadro. 10 Lote 3: Nos serviços de cafetaria, o pessoal e os visitantes pagarão diretamente ao prestador de serviços. Lote 4: Para a prestação de serviços de catering, os pagamentos devem ser emitidos nos termos do disposto no esboço de contrato-quadro. 8. Termos contratuais Ao elaborar a sua proposta, o proponente deve ter em consideração os termos dos esboços de contrato-quadro de serviço e dos esboços de contrato de serviço disponíveis na secção de aquisições («Procurement»), convite à apresentação de propostas n.ºEMSA/OP/08/2012, do sítio da AESM, no seguinte endereço: www.emsa.europa.eu. Antes da assinatura do contrato, a AESM pode desistir da aquisição ou cancelar o processo de adjudicação, sem que os proponentes tenham direito a qualquer indemnização. 9. Garantias financeiras Não aplicável. 10. Subcontratação Se o proponente pretender subcontratar parte do serviço ou prestá-lo em cooperação com outros parceiros, deve indicar na sua proposta que parte do serviço será subcontratada, bem como o nome e as habilitações do subcontratante ou parceiro. (NB: A responsabilidade geral pelo serviço continua a incumbir ao proponente). Se o proponente depender das capacidades dos subcontratantes para cumprir os critérios de seleção estabelecidos no ponto 14.5 (capacidade técnica e profissional), cada subcontratante será obrigado a facultar os elementos comprovativos necessários à luz dos critérios de seleção e de exclusão. Depender das capacidades de um subcontratante não significa que o prestador de serviços tenha de recorrer às entregas ou serviços de outra empresa, mas sim que esta empresa e as suas capacidades específicas são fundamentais para o prestador de serviços poder cumprir o contrato, não sendo facilmente alteráveis ou substituíveis. A avaliação dos critérios de exclusão e dos critérios de seleção relativos à «capacidade económica e financeira» incidirá sobre cada operador económico a título individual. No que toca aos critérios de seleção em função da «capacidade técnica e profissional», os elementos comprovativos apresentados serão verificados para garantir o cumprimento dos critérios por parte quer do proponente quer dos seus subcontratantes. 11. Requisitos aplicáveis às propostas As propostas podem ser apresentadas em qualquer uma das línguas oficiais da UE. A língua de trabalho da Agência é o inglês. As propostas têm de incluir uma versão na língua inglesa dos documentos solicitados nos pontos 14.5 e 15.1 do presente Caderno de encargos. O proponente deve preencher a checklist do proponente. 11 Se o proponente pretender subcontratar parte do serviço ou prestá-lo em cooperação com outros parceiros (propostas conjuntas), deve indicá-lo na sua proposta preenchendo o formulário – Informações sobre propostas conjuntas e subcontratação. A proposta tem de ser apresentada como se segue e incluir: Carta de acompanhamento assinada indicando o nome e o cargo da pessoa autorizada a assinar o contrato e a conta bancária na qual os pagamentos devem ser efetuados. Formulário financeiro preenchido, assinado e carimbado. Disponível na secção «Procurement» («Financial Form») do sítio Web da AESM, no seguinte endereço: www.emsa.europa.eu Formulário de pessoa coletiva preenchido, assinado, carimbado e acompanhado da documentação solicitada. Disponível na secção «Procurement» («Legal Entity Form») do sítio Web da AESM, no seguinte endereço: www.emsa.europa.eu Os proponentes ficam isentos de apresentar os formulários de pessoa coletiva e financeiro solicitados se já os tiverem preenchido e enviado anteriormente para a AESM ou outra instituição da UE. Neste caso, o proponente deve apenas indicar na carta de acompanhamento o número da conta bancária a utilizar para os pagamentos em caso de adjudicação. Parte A: Todas as informações e documentação exigidas pela entidade adjudicante para a apreciação das propostas com base nos pontos 13, 14.2 e 14.3 do presente Caderno de encargos (parte dos Critérios de exclusão); Parte B: Todas as informações e documentação exigidas pela entidade adjudicante para a apreciação das propostas com base na Capacidade económica e financeira (parte dos Critérios de seleção) prevista no ponto 14.4 do presente Caderno de encargos; Parte C: Todas as informações e documentação exigidas pela entidade adjudicante para a apreciação das propostas com base na Capacidade técnica e profissional (parte dos Critérios de seleção) prevista no ponto 14.5 do presente Caderno de encargos. Parte D: Todas as informações e documentação exigidas pela entidade adjudicante para a apreciação das propostas com base nos Critérios de adjudicação estabelecidos no ponto 15 do presente Caderno de encargos; Parte E: Estabelecimento dos preços em conformidade com o ponto 12 do presente Caderno de encargos. 12. Preços Os preços para a prestação de um serviço de catering à Agência Europeia da Segurança Marítima (AESM) e ao Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT), bem como para a exploração da cantina e da cafetaria, devem incluir quatro listas de preços para os serviços identificados nos pontos 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3 e 2.1.4. Os preços devem ser expressos em euros, com base nas taxas de conversão publicadas na série C do Jornal Oficial da União Europeia no dia da publicação do anúncio do concurso (esta disposição não se aplica aos países da Zona Euro). Nos termos dos artigos 3.º e 4.º do Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia, a AESM está isenta de quaisquer direitos, impostos e outros encargos, incluindo o IVA. Esta disposição aplica-se à AESM em conformidade com o Regulamento 1406/2002/CE. Por conseguinte, estes direitos, impostos e outros encargos 12 não podem entrar no cálculo incluído na proposta. O valor do IVA deve ser indicado separadamente. 13. Proposta conjunta As propostas podem ser apresentadas por agrupamentos, independentemente da sua forma jurídica. Depois de formarem um agrupamento, os proponentes podem apresentar uma proposta conjunta, sob condição de esta respeitar as regras da concorrência. Tais agrupamentos (ou consórcios) têm de especificar a empresa ou pessoa que lidera o projeto e apresentar uma cópia do documento que autoriza essa empresa ou pessoa a apresentar uma proposta. Cada membro do consórcio tem de apresentar os elementos comprovativos necessários à luz dos critérios de seleção e de exclusão. A avaliação dos critérios de exclusão e dos critérios de seleção relativos à «capacidade económica e financeira» incidirá sobre cada operador económico a título individual. No que toca aos critérios de seleção em função da «capacidade técnica e profissional», os elementos comprovativos apresentados por cada membro do consórcio serão verificados para garantir o cumprimento dos critérios por parte do consórcio em geral. Em caso de adjudicação, o contrato será assinado pela pessoa autorizada por todos os membros do consórcio. As propostas de consórcios de empresas ou grupos de prestadores de serviços, contratantes ou fornecedores têm de especificar as funções, habilitações e experiência de cada membro ou grupo. 14. Informações sobre a situação pessoal do prestador de serviços e informações e formalidades necessárias para a avaliação da capacidade económica, financeira e técnica mínima exigida 14.1 Situação jurídica – meios de prova necessários Ao apresentarem a sua proposta, os proponentes devem preencher e anexar o Formulário da pessoa coletiva e a documentação de acompanhamento solicitada, disponível na secção «Procurement» («Legal Entity Form») do sítio Web da AESM, no seguinte endereço: www.emsa.europa.eu 14.2 Motivos de exclusão – Critérios de exclusão Para serem elegíveis para participar neste processo de adjudicação, os proponentes não devem incorrer em nenhum dos seguintes motivos de exclusão: a) estarem em situação de falência ou serem objeto de um processo de falência, de liquidação, de cessação de atividade, ou estarem sujeitos a qualquer outro meio preventivo de liquidação de património ou em qualquer outra situação análoga resultante de um processo da mesma natureza nos termos da legislação e regulamentação nacionais; b) terem sido condenados por um delito relacionado com a sua conduta profissional numa sentença judicial transitada em julgado; c) terem cometido falta grave em matéria profissional, comprovada por qualquer meio que a entidade adjudicante possa apresentar; 13 d) estarem em situação irregular relativamente ao pagamento de contribuições para a Segurança Social ou ao pagamento de impostos de acordo com as disposições legais do país onde se encontram estabelecidos, do país da entidade adjudicante ou do país em que o contrato deve ser executado; e) terem sido condenados por sentença transitada em julgado por fraude, corrupção, participação em organização criminosa ou qualquer outra atividade ilegal lesiva dos interesses financeiros da União; f) terem sido sujeitos a sanção administrativa por serem culpados de falsas declarações ao fornecerem as informações exigidas pela entidade adjudicante como condição de participação no concurso ou não terem fornecido essas informações, ou por terem sido declarados em situação de violação grave das suas obrigações contratuais cobertas pelo orçamento. 14.3 Elementos comprovativos a fornecer pelos proponentes Para este fim, deve ser preenchida e assinada a Declaração de Honra disponível na secção «Procurement» do sítio Web da AESM (www.emsa.europa.eu). As propostas que não incluírem a Declaração de Honra não serão consideradas para efeito de avaliação. Convém ressalvar que o proponente a quem o contrato for adjudicado deve apresentar elementos suplementares comprovando a sua elegibilidade. A AESM aceita como prova suficiente de que o proponente não se encontra numa das situações previstas na alínea a), b) ou e) supra a apresentação de uma certidão recente do registo criminal ou, na sua ausência, de um documento recente e equivalente emitido por uma autoridade judiciária ou administrativa do país de origem ou de proveniência que permita inferir que estes requisitos se encontram satisfeitos. A AESM aceita como prova suficiente de que o proponente não se encontra na situação prevista na alínea d) supra a apresentação de uma certidão recente emitida pela autoridade competente do Estado em causa. Se essa certidão não for emitida no país em causa, pode ser substituída por uma declaração juramentada ou, na sua ausência, por uma declaração solene do interessado perante uma autoridade judiciária ou administrativa, um notário ou um organismo profissional qualificado do seu país de origem ou de proveniência. Se o proponente a quem for adjudicado o contrato tiver já apresentado elementos comprovativos pertinentes à AESM, estes permanecem válidos por 1 ano a contar da data de apresentação. Nesse caso, deve ser mencionada a referência do(s) projeto(s) respetivo(s) e o prestador de serviços é obrigado a apresentar uma declaração atestando que a sua situação continua inalterada. 14 14.4 Capacidade económica e financeira – Critérios de seleção A fim de provarem a sua capacidade económica e financeira, os proponentes devem juntar à proposta: g) os balanços ou extratos de balanços e as contas de lucros e perdas referentes aos últimos três exercícios dados como encerrados; h) uma declaração do volume de negócios total e o volume de negócios relativo aos serviços pertinentes dos últimos três exercícios. 14.5 Capacidade técnica e profissional – Critérios de seleção A prova da capacidade técnica relevante do proponente tem de abarcar a experiência do proponente na prestação dos serviços em causa, bem como quaisquer informações disponíveis sobre os meios existentes para a prestação de serviços comparáveis. Para provarem a sua capacidade técnica e profissional, os proponentes têm de juntar às suas propostas todos os documentos a seguir referidos: 15. lista dos principais serviços prestados nos últimos 3 anos, com as correspondentes datas e clientes, indicando se estes eram públicos ou privados; descrição dos pratos, talheres, copos, equipamento técnico, utensílios e materiais a utilizar na prestação de serviços à AESM e ao OEDT; descrição dos procedimentos previstos para garantir a qualidade dos serviços a prestar (nomeadamente, normas e procedimentos em matéria de higiene, saúde e segurança); habilitações e experiência do chefe de cozinha; habilitações e experiência do diretor do serviço; documento escrito comprovando a experiência anterior no setor da catering, num estabelecimento com pelo menos 100 lugares; se aplicável, lista das empresas subcontratadas e descrição das respetivas funções e obrigações. Critérios de adjudicação Apenas as propostas que satisfaçam os requisitos dos critérios de seleção e de exclusão serão avaliadas em termos de qualidade e preço. Os contratos de serviço e os contratos-quadro serão adjudicados ao proponente que apresentar a proposta economicamente mais vantajosa (ou seja, a proposta com a maior pontuação para os quatro lotes). Cada lote será avaliado com base nos seguintes critérios e ponderações associadas: Qualidade do conteúdo da proposta (50 %) 1. Critério de qualidade 1 – qualidade com base nos produtos constantes da proposta e na sessão de degustação ( 25 %) 2. Critério de qualidade 2 – gama de produtos a fornecer ( 10 %) 3. Critério de qualidade 3 – organização e recrutamento de pessoal, incluindo a garantia de continuidade do serviço ( 15 10 %) 4. Critério de qualidade 4 – descrição de considerações de natureza ambiental, nomeadamente, procedimentos e medidas de prevenção e reciclagem de resíduos ( 5 %) 5. Preço da proposta (50 %) Os avaliadores classificarão todas as propostas atribuindo uma pontuação entre 0 e 10 (podem ser atribuídos meios pontos) a cada critério de qualidade. A pontuação é calculada com a fórmula onde: A qualidade média do critério de qualidade é ∑ A qualidade ponderada global é ∑ A pontuação da qualidade é ∑ A pontuação do preço é ∑ A pontuação final atribuída a cada proponente será calculada da seguinte forma: Pontuação do Lote 1 + Lote 2 +Lote 3 +Lote 4 = Total Onde a pontuação do Lote 1 determinará 35 % da pontuação final de cada proponente Onde a pontuação do Lote 2 determinará 10 % da pontuação final de cada proponente Onde a pontuação do Lote 3 determinará 25 % da pontuação final de cada proponente e Onde a pontuação do Lote 4 determinará 30 % da pontuação final de cada proponente O vencedor será selecionado após a comparação das pontuações finais totais. Apenas as propostas com um mínimo de 70 cálculo da pontuação da qualidade 16. de qualidade serão consideradas para o , da pontuação do preço e da pontuação . Os contratos não serão adjudicados a proponentes que, durante o concurso: a) se encontrem em situação de conflito de interesses; b) sejam considerados culpados de falsas declarações ao fornecerem as informações exigidas pela entidade adjudicante como condição de participação no concurso ou não tenham fornecido essas informações. 16 17. Falsas declarações Sem prejuízo da aplicação das sanções previstas no contrato, os proponentes e prestadores de serviços que tenham sido declarados culpados de falsas declarações nas situações referidas nos pontos 14 e 15 ou de falta grave em razão do incumprimento das suas obrigações contratuais no âmbito de um concurso ou subvenção anterior ficam sujeitos às sanções administrativas e financeiras previstas no artigo 134.º-B do Regulamento n.º 2342/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002 (JO L 357 de 31/12/2002). 17