Aprenda a gerir o seu dia-a-dia e ganhe espaço para tudo

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[S A Ú D E ]
Aprenda a gerir o seu dia-a-dia
e ganhe espaço para tudo
Especialistas
e gestores de topo
juntam-se num guião
em 16 passos para
esticar o tempo
e ganhar uma
vida nova
por Carmen Saraiva
À
s vezes penso em como seria bom se o dia tivesse 35
horas. Acho que só assim a divisão entre o tempo dedicado ao trabalho e a vida pessoal, o chamado «work-life
balance», poderia ser equilibrada. E tenho a certeza de
que não estou sozinha. Não é fácil gerir 24 horas de um
dia quando estas simplesmente voam. Algumas tarefas acabam sempre
por se perder pelo caminho, porque ainda ninguém inventou uma
varinha de condão que faça o tempo esticar. Mas existem alguns passos
essenciais que podem ajudar a controlar melhor a sua rotina. Com a ajuda de Nicole Eifler, psicóloga organizacional, e dos conselhos de Cláudia
Goya, directora geral da Microsoft Portugal e Cristiani Oliveira, managing director da Fohat, construímos um verdadeiro kit da boa gestão do
tempo. Tenha o poder sobre os ponteiros do relógio, a partir de hoje.
TFALCETTA SIMONE/aNNA/RCS/ATLÂNTICOPRESS Estas imagens de moda não foram produzidas para este artigo
OTempo
meu
O fim-de-semana
«Não vale a pena levar
consigo documentos que
não vai ter tempo para ler
ou relatórios que não vai
conseguir acabar – isso
vai arruinar todo o seu
fim-de-semana», afirma
Nicole Eifler.
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Conheça o seu ritmo
Quando programa o seu plano diário precisa de ter em conta
o seu ciclo de energia. Todas temos o nosso «horário nobre»:
descubra o seu e reserve as tarefas mais difíceis para esse período.
Por exemplo, se for de manhã, deixe as actividades menos exigentes,
como responder a e-mails ou telefonemas, para depois de almoço,
e vice-versa. Nicole Eifler afirma que «os e-mails que precisem de
menos atenção, porque são rotina ou são respondidos em duas frases,
são tarefas ideais para depois de almoço, quando a nossa concentração está em baixo e o corpo foca a energia na digestão».
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Defina prioridades
Pergunte a si própria qual é a melhor utilização que pode dar ao seu tempo. Se tiver
duas tarefas em mãos, em que uma é importante e
a outra urgente, a maior parte das pessoas opta por
começar e concluir a urgente, para a colocar de parte e
poder passar à seguinte. Isto não está correcto, já que
o «importante» tem de ter prioridade sobre o «urgente». Cristiani Oliveira considera que «um inimigo da
eficiência é achar que é tudo urgente, que é tudo para
ontem». É importante saber diferenciar a ordem de
tarefas. Geralmente, as tarefas importantes são aquelas
que contribuem para os resultados que quer alcançar,
e as urgentes são as que têm um prazo limite próximo.
Mas nem sempre são realmente importantes.
Planeie pausas de 15 minutos
de duas em duas horas para relaxar
e parar por alguns momentos
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Delegue
Tenha a capacidade de delegar sempre que possível. Pode
estar a desperdiçar tempo com tarefas que são de nível
inferior às suas competências e em que alguém poderia facilmente
substitui-la. Delegar só tem vantagens: terá mais tempo para
desempenhar funções importantes, e a sua equipa tornar-se-á
mais qualificada e empenhada. Além disso, demonstrará as suas
excelentes capacidades de gestão. «Quando faço o planeamento
das minhas tarefas, avalio sempre o que posso delegar à minha
equipa, tendo sempre o cuidado de não sobrecarregar ninguém»,
explica Cristiani Oliveira.
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Cumpra o «coffee break»
É importante ter tempo para recuperar a energia,
mesmo que tenha um projecto importantíssimo
em mãos. Estar activa de manhã à noite não é uma boa
utilização do tempo. Planeie pausas de 15 minutos de duas
em duas horas para relaxar e parar por alguns momentos.
Ninguém trabalha sempre ao melhor nível, sem parar. Nicole Eifler explica porquê. «As pausas são necessárias para a
recuperação da nossa concentração e da nossa produtividade.
Para sentir os efeitos relaxantes desta pausa deve caminhar
no jardim, ou pelo menos fora do edifício, e evitar qualquer actividade que exija atenção, como ler jornais, revistas
ou pesquisar na Internet. Ficar eternamente em frente ao
computador para finalizar o trabalho em menos tempo tem,
na realidade, o efeito contrário.»
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Diga «não»
Em determinadas alturas todos temos solicitações de tempo
que excedem o limite da nossa capacidade. É nestas ocasiões
que deve dizer «não». Quando aceita mais do que consegue cumprir, a
qualidade e o timing de entrega de todos os projectos podem ficar comprometidos, por isso só deve aceitar até ao ponto em que sabe que pode
concretizar. Cláudia Goya não contabiliza as vezes que é obrigada a
dizer «não», mas sabe que o faz «as vezes necessárias para assegurar uma
gestão eficiente das tarefas que requerem execução imediata». Cristiani
Oliveira utiliza a mesma estratégia. «Digo “não” sempre que sei que, ao
aceitar aquela tarefa, estarei a prejudicar o cumprimento de outros compromissos assumidos.
O planeamento
Mas como gestora, tenho também que avaliar
Deve planear a
qual é o impacto que um “não” pode ter, quer
sua semana com
para os clientes, quer para a minha equipa. O
antecedência. A melhor
altura para o fazer
mesmo acontece na vida pessoal», explica.
é durante a tarde de
sexta-feira. Depois,
deve guardar o final da
tarde de cada dia para
planear o seguinte.
Usufrua dos transportes públicos
Se trabalha no centro de uma cidade com uma boa rede de transportes públicos, comece a tirar
mais partido dessa vantagem. Se for possível, vá de metro, comboio ou autocarro. Poupa tempo,
dinheiro e paciência (no trânsito, e depois a procurar um lugar para estacionar), e também ajuda o ambiente,
além de optimizar a sua eficiência. Cristiani Oliveira afirma que «mesmo detestando andar de metro, prefiro
15 minutos de “sofrimento” subterrâneo a uma hora de desespero no trânsito».
«Uma hora de almoço vai contribuir
para recuperar melhor
a concentração»,
explica a especialista
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Reserve tempo para almoçar
Não vale a pena comer à secretária para tentar aproveitar todos os momentos disponíveis e adiantar o trabalho. Isso vai acabar por se tornar contraproducente. Nicole
Eifler assegura que «a pausa de uma hora durante o almoço
vai contribuir para recuperar melhor a concentração. Além
disso é importante que seja uma refeição completa, ainda que
leve, para reduzir a quebra de energia após o almoço. Mesmo
que o nosso cérebro tenha apenas dois por cento do nosso
peso, precisa de 20 por cento da energia dos alimentos que
consumimos. Estudos científicos provam que a melhor alimentação para o cérebro é à base de peixe, legumes, e fruta.»
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Siga o ABC da reunião
As reuniões são um inimigo frequente da gestão do tempo,
porque muitas são desnecessárias, mal planeadas e têm objectivos pouco claros. Uma das formas de libertar tempo e se tornar mais
produtiva é pôr um fim às reuniões que não têm qualquer finalidade e
aperfeiçoar aquelas que são mesmo indispensáveis. Cristiani Oliveira
confessa que «relativamente às reuniões, tenho sempre uma agenda e
sou rigorosa quanto ao tempo. Uma das armadilhas mais comuns é o
que chamo de “Síndrome da Reunião Interminável”.» Cláudia Goya
afirma que as normas chave para uma reunião são «a definição prévia
da agenda, tempos atribuídos a cada ponto da ordem de trabalhos,
hora para começar e para terminar».
A psicóloga Nicole Eifler aponta as 10 principais regras para uma
reunião eficaz e concisa.
1. Definir claramente o tema da reunião.
2. Assegurar que são convocadas apenas as pessoas para quem o tema tem
relevância.
3. Elaborar uma agenda com hora de início e fim da reunião, e tempos limite
atribuídos a cada ponto.
4. Distribuir a agenda a todos os participantes.
5. Manter a agenda visível durante toda a reunião.
6. Acordar com os participantes a autoridade de quem preside à reunião.
7. O presidente deve apresentar cada ponto da agenda, facilitar a discussão e
tomar nota da conclusão.
8. O presidente deve certificar-se que o tempo limite para cada ponto é cumprido.
9. Fecho da reunião na hora prevista, com um resumo das conclusões.
10. Envio posterior da acta com as conclusões a cada um dos participantes.
O erro mais
comum
«As pausas são
necessárias
para recuperar a
concentração e a
produtividade. Ficar
eternamente em frente
ao computador para
finalizar o trabalho
em menos tempo tem,
na realidade, o efeito
contrário», defende
Nicole Eifler, psicóloga
organizacional.
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Evite levar trabalho para casa
Deve conseguir diferenciar o horário de trabalho e o tempo
que dispõe para os assuntos pessoais. Cláudia Goya afirma
que «é preciso planear bem a hora em que o dia começa e termina e
jamais deixar que a vida pessoal e familiar saiam sucessivamente prejudicadas a favor dos imperativos profissionais». Mas se tem mesmo que
levar trabalho para casa durante o fim-de-semana, não faça disso um
hábito, e tenha em mente que tem de reservar tempo para essa tarefa.
«Não vale a pena levar consigo documentos que não vai ter tempo para
ler ou relatórios que não vai conseguir acabar – isso vai arruinar todo o
seu fim-de-semana», afirma Nicole Eifler.
Tanto as chamadas recebidas
como as efectuadas podem ser uma perda de tempo.
Utilize o e-mail sempre que possível
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Não adie
Quando o trabalho não nos agrada, ou se
não nos sentimos seguras quanto à execução,
temos tendência para o adiar continuamente. Há sempre
algo mais importante ou mais urgente para fazer. Mas se não
começar, não pode acabar, e não poderá pôr de parte essa
tarefa, que vai estar continuamente pendente e, pior, deixá-la
mais frustrada quando perceber que terá de a completar num
espaço de tempo ainda menor. Decida-se a começar agora!
Assim que a tiver iniciado, vai parecer-lhe menos «assustadora». Um truque: dê a si própria uma recompensa por terminar uma parte do trabalho (pode ser algo tão simples como
um chocolate ou um café), e acabe com as interrupções.
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Prefira o e-mail
Tanto as chamadas recebidas como as efectuadas podem ser
uma perda de tempo. Pense nas chamadas que faz que são
completamente desnecessárias ou nas várias tentativas que faz para ligar
a alguém que nunca está disponível para atender, ou já saiu. Por estas razões deve preferir sempre o e-mail, a não ser que o assunto seja de grande
urgência. Nicole Eifler refere que «em situações urgentes o telefone é
mais eficaz porque permite obter a informação num menor espaço de
tempo. Mas se tivermos de enviar uma informação de alta importância ou muito complexa, o e-mail é mais indicado.» Cristiani Oliveira
também prefere o e-mail. «Acho-o mais útil, porque permite consultar
posteriormente a informação trocada.»
Se o volume de trabalho
começa a acumular-se, faça uma lista e analise o que pode
ser eliminado da sua agenda
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Tire partido da tecnologia
Aproveite a ajuda preciosa das novas tecnologias e substitua a agenda em formato papel. Compre um
Blackberry ou um PDA. Nicole Eifler diz-nos que «temos de reconhecer que as agendas electrónicas
têm algumas vantagens, nomeadamente ao nível da sincronização e actualização constante de tarefas, entre o
Blackberry e o Outlook». Cláudia Goya afirma que «as novas tecnologias tornaram-se aliadas imprescindíveis
de um bom planeamento ou organização. Confio no meu Outlook para me indicar a urgência e a importância
das tarefas pendentes, que previamente defini.» No caso de Cristiani Oliveira, a vantagem de ter um Blackberry
é sobretudo «poder aproveitar tempos mortos para enviar e-mails ou ler notícias. Muitas vezes quando chego ao
escritório já li e respondi a todos os e-mails.»
Presente
envenenado
«O grande risco dos
“gadgets” portáteis é
a ligação permanente
ao trabalho. Ter a
possibilidade de
verificar o e-mail a
qualquer hora do dia
e em qualquer lugar,
mesmo ao fim-desemana, impede-nos
de relaxar», considera
Nicole Eifler.
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Organize a secretária
Limite o espaço da sua secretária ao absolutamente essencial.
Nicole Eifler afirma que «para uma concentração óptima na
tarefa devemos evitar qualquer tipo de distracção. Cada item a mais na nossa
mesa pode desconcentrar-nos.» Cláudia Goya explica que armazena a maior
parte dos documentos importantes no computador portátil que transporta
consigo, evitando assim o excesso de papelada supérflua. Cristiani Oliveira
considera-se bastante organizada. «Na minha secretária só tenho os papéis
com que estou a trabalhar nessa semana. E quando saio, ao final do dia, deixo
tudo arrumado», afirma a gestora.
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Planeie a semana
Esta é uma das regras de ouro. Deve planear a
sua semana com antecedência e definir todas
as tarefas que deverá iniciar/completar/terminar. A melhor
altura para o fazer é durante a tarde de sexta-feira. Depois,
deve guardar o final da tarde de cada dia para planear o
seguinte. Cristiani Oliveira explica que planeia sempre a sua
agenda semanalmente. «Mas deixo sempre uma parte livre,
porque sei que surgem sempre reuniões de última hora.»
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Defina prazos e cumpra-os
Chegar cedo e sair tarde não é sinónimo de produtividade. É necessário definir o tempo limite para
cada tarefa e cumpri-lo, para evitar a dispersão e estar eternamente
a trabalhar no mesmo assunto. Nicole Eifler explica um fenómeno interessante que acontece a muitas de nós. «O desempenho de
uma tarefa leva exactamente o tempo que temos para a completar.
Se tivermos pouco tempo, vamos conseguir fazer a tarefa dentro
deste prazo. Se tivermos mais, vamos preenchê-lo todo na execução da mesma.» Imponha-se a si mesma o desafio de terminar o
relatório em tempo limite, e surpreenda-se quando o conseguir.
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Acabe com o inútil e desnecessário
Se o volume de trabalho começa a acumular-se, faça uma lista e analise o
que pode ser eliminado da sua agenda. Podem ser relatórios mensais cuja
informação nunca mais vai ser consultada ou usada, reuniões a que não tem necessariamente
de comparecer ou a que pode enviar alguém para a substituir, ou tarefas que pode começar a
delegar aos membros da sua equipa. Cristiani Oliveira confessa que «tenho sempre muitas
coisas para fazer, mas raramente assumo mais compromissos do que sou capaz de cumprir.
Quando isso acontece, compenso de alguma forma, eliminando tarefas sem importância.» >
LIVROS
Estique o seu tempo
OS MELHORES TRUQUES PARA GERIR
O TEMPO, DENTRO E FORA DO ESCRITÓRIO
«Gestão do Tempo», Polly Bird, Actual Editora.
«Gestão do Tempo», Marion E. Haynes, Monitor.
«151 Ideias Práticas para Gerir Bem o seu Tempo», Robert
E. Dittmer, Publicações Europa América.
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A especialista
Nicole Eifler é autora
de palestras sobre
motivação, formadora
e coach, e trabalha
actualmente em
Portugal e Alemanha.