código de ética

CÓDIGO DE ÉTICA
MENSAGEM
DO PRESIDENTE
DO CONSELHO
DE ADMINISTRAÇÃO
Na CUF, há uma Química que nos Une. E essa paixão pela Química atravessou
várias gerações de accionistas e de colaboradores. Vem de longe, do Passado,
e perspectiva-se no Futuro. Mas, acima de tudo, está connosco hoje, no nosso
Presente, fazendo a diferença.
Essa Química que nos Une ajuda a resolver problemas do quotidiano, oferece soluções que melhoram o nosso nível de vida. Respeita o ambiente, defende os
recursos naturais e preserva o bem-estar dos habitantes do planeta. Acima de
tudo, molda a Humanidade e permite-nos chegar a um estádio mais elevado da
nossa civilização. Sem esta Química, nunca aqui teríamos chegado.
Mas, na CUF, acreditamos que tudo isto não se pode conquistar a qualquer preço.
Por sermos uma empresa familiar e centenária, acreditamos que os valores são essenciais. Regemo-nos por princípios éticos inabaláveis, em todos os níveis da nossa
organização e com o exterior – concorrentes, parceiros e comunidades vizinhas.
Este Código de Ética é um exemplo deste posicionamento. Reflecte a nossa postura empresarial e a Visão que temos do mundo. Não queremos apenas colaboradores empenhados, mas sim cidadãos de corpo inteiro. Por isso, somos uma
empresa química de cidadania - que recusa qualquer tipo de discriminação, que
salvaguarda o ambiente e a biodiversidade, que defende as comunidades vizinhas
e os seus stakeholders, que é intransigente em matérias de qualidade e segurança, que combate a corrupção e defende a sã concorrência.
Só através deste caminho, a CUF alcançará o desígnio estratégico que ambiciona:
ser uma empresa de referência na Indústria Química.
3
OS VALORES
DA CUF
A CUF é o principal grupo privado português no sector Químico, com presença
nos mercados internacionais. Segue uma cultura de qualidade e de defesa do
ambiente, de forma a desenvolver as suas empresas, a satisfação dos Accionistas
e realização dos Colaboradores.
Quer em negócios consolidados, quer em projectos de futuro, os valores da CUF
estão alinhados com os do grupo José de Mello e baseiam-se em três pilares:
COMPETÊNCIA
Aos Colaboradores da CUF pede-se que actuem com determinação e rigor, concretizando soluções e tomando decisões com conhecimento e coerência. Qualidade, prazo e valor são pressupostos inquestionáveis.
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INOVAÇÃO
Aos Colaboradores da CUF, pede-se espírito de antecipação e capacidade para
gerar alternativas e soluções novas, evitando as rotinas, evidenciando uma forte
abertura ao diálogo e aceitando sempre a mudança e a diferença.
DESENVOLVIMENTO HUMANO
Aos Colaboradores da CUF, gente que sabe crescer com a organização, é grato
acreditar nas pessoas que os rodeiam, apostar no contributo individual para a
obtenção de resultados colectivos e fazer do dia-a-dia um permanente desafio de
troca de experiências.
5
PORQUE
TEMOS UM
CÓDIGO
DE ÉTICA?
6
Acreditamos que investir tempo e energia no diálogo, ensinar e aprender, saber
ouvir e comunicar, sem nunca faltar aos compromissos assumidos e às regras
estabelecidas, são as melhores garantias do nosso futuro colectivo.
O presente Código de Ética demonstra o compromisso da CUF em actuar em
todas as circunstâncias com ética e integridade, respeitando sempre os direitos
dos seus Colaboradores enquanto indivíduos.
A CUF acredita que os elevados padrões que caracterizam a sua relação com as
partes interessadas no negócio constituem a base de um relacionamento sólido
e duradouro. Neste contexto, a CUF desenvolveu o presente Código de Ética com
o intuito de definir linhas de orientação relativamente à forma como a empresa
deve lidar e trabalhar com os seus Colaboradores, Clientes, Fornecedores e outros parceiros, servir os seus Accionistas e interagir com a Sociedade.
O Código pretende, ainda, servir de guia de apoio na tomada de decisão por parte
dos Colaboradores da CUF, tendo sempre presente a protecção dos interesses do
negócio e a reputação da empresa.
Todos os Colaboradores deverão conhecer e cumprir todas as normas legais que
regulam o seu vínculo com a empresa, todos os regulamentos e directivas internas da CUF e, bem assim, todas as normas que regem as suas actividades no seio
da CUF. Todos os Colaboradores deverão conhecer e cumprir todas as normas
constantes do presente Código.
A CUF reserva-se o direito de modificar qualquer secção deste Código em qualquer momento, se necessário. Todas as alterações significativas feitas ao Código
de Ética serão devidamente comunicadas a todos os Colaboradores e divulgadas. O
Website da CUF conterá o Código de Ética em cada momento em vigor na empresa.
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1
COLABORADORES
8
No presente Código, a expressão Colaboradores abrange todos os profissionais
que trabalham ou prestam serviços à CUF, seja através de um vínculo laboral ou
outro, abrangendo, assim, os seus trabalhadores, administradores, e avençados
de todas as suas empresas participadas.
As normas que integram o presente Código devem ser compreendidas, aceites e
praticadas por todos os Colaboradores da CUF, independentemente da posição
hierárquica, funções e responsabilidades específicas.
A CUF incentiva a que todos os Colaboradores promovam a divulgação do presente Código a todos os interlocutores profissionais, dando-lhes a conhecer as
normas e princípios pelos quais a CUF se rege no exercício da sua actividade e
vertidos no presente Código.
Todos os Colaboradores têm a obrigação de informar internamente qualquer incumprimento ou violação ao Código de Ética que presenciem durante o desempenho das suas actividades.
Esta comunicação deverá ser sempre feita através do email disponibilizado para
esse efeito.
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1.1 RESPEITO PELOS DIREITOS
FUNDAMENTAIS
A CUF é uma empresa consciente de que todos os seres humanos são livres e
iguais, e onde todos os direitos humanos fundamentais dos indivíduos são sempre
respeitados. A CUF está firmemente comprometida com a igualdade de oportunidades, e não permite no seu seio qualquer tipo de discriminação no emprego,
nomeadamente em função da idade, raça, cor, sexo, estado civil, orientação sexual,
local de nascimento, status social, opções políticas, religião, deficiência, ou outra.
A referida política aplica-se a todas as decisões relacionadas com emprego, incluindo recrutamento, contratação, formação, rotatividade de trabalho, promoções, práticas de remuneração, benefícios e acções disciplinares.
A CUF está empenhada em criar um ambiente de trabalho diversificado e inclusivo,
baseado no respeito mútuo e livre de comportamentos não profissionais. A CUF
proíbe estritamente qualquer forma de coacção no trabalho, incluindo comportamentos agressivos, intimidantes ou violentos, passíveis de criar um ambiente de
trabalho hostil. Todas estas atitudes ou outras de cariz degradante, ofensivo ou
humilhante que venham a ser adoptadas por qualquer Colaborador da CUF são veementemente reprovadas e serão exemplarmente sancionadas nos termos da lei.
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1.2 HONESTIDADE, INTEGRIDADE
E TRANSPARÊNCIA
No exercício das suas actividades profissionais na CUF, os Colaboradores deverão
respeitar e pautar a sua actuação pelos mais elevados padrões de honestidade,
integridade e transparência, devendo abster-se de quaisquer condutas ou comportamentos que colidam com estes princípios.
Todas as práticas comerciais que possam ser consideradas desleais, enganosas
ou que, de alguma forma, envolvam a utilização coacção e/ou influência indevida,
e que sejam susceptíveis de afectar os direitos e interesses legalmente protegidos dos Colaboradores, Clientes, Fornecedores da CUF, e/ou do mercado onde
esta actua, são seriamente reprovadas pela empresa e serão exemplarmente punidas por esta em conformidade com a Lei.
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1.3 SAÚDE, SEGURANÇA E AMBIENTE
No exercício da sua actividade a CUF assume internamente, e de forma voluntária, os princípios vertidos no compromisso da Actuação Responsável da Indústria
Química a seguir expostos:
1. A empresa assegura que a definição e a aplicação da sua política em
matéria de saúde, segurança e ambiente está em correspondência com a
“Actuação Responsável”, sendo esta entendida como parte integrante da
sua política geral.
2. A empresa assegura que, a todos os níveis, se conheça e aplique este
compromisso em todas as suas actividades.
3. A empresa nas suas diversas actividades, procura, constante e continuamente, proteger a saúde dos seus empregados e da comunidade,
assim como o ambiente.
4. A empresa informa as autoridades, os seus empregados e a comunidade sobre os riscos dos seus produtos e instalações no que respeita à saúde, à segurança e ao ambiente e as medidas de protecção necessárias,
nomeadamente as medidas internas destinadas a prevenir os acidentes
ou a limitar-lhes as consequências, assim como dos procedimentos externos correspondentes.
5. A empresa aconselha os seus clientes acerca das operações de manipulação, utilização, transporte e tratamento de resíduos dos seus produtos no respeito pela saúde, segurança e ambiente.
6. A empresa esforça-se por utilizar da melhor maneira possível os seus
recursos e minimizar a produção de resíduos, por aplicação, entre outros,
do princípio da reciclagem, assegurando que a sua eliminação respeite a
saúde, a segurança e ambiente.
7. A empresa contribui para a investigação dos efeitos dos seus produtos, processos de produção e resíduos sobre a saúde, a segurança e o
ambiente.
8. A empresa assegura-se de que os empreiteiros e subempreiteiros apliquem regras de saúde, segurança e protecção do ambiente equivalente
à sua própria prática e considera esta actuação como critério importante
na apreciação das relações desenvolvidas entre si.
9. A empresa avalia com rigor o impacte das suas actividades sobre a
saúde e a segurança do seu pessoal, dos seus clientes, do público e sobre
o ambiente, para minimizar os seus efeitos negativos. A empresa coopera
com as autoridades e organismos qualificados no desenvolvimento e aplicação das disposições que se destinem a proteger a comunidade, os seus
trabalhadores e o ambiente.
10. A empresa contribui para a divulgação deste compromisso e para a
sua aplicação, compartilhando experiências e oferecendo a sua ajuda a
outras empresas do sector.
12
Deste modo, a CUF assume perante os seus Colaboradores, respectivas famílias
e comunidade, o dever de zelar pela saúde e segurança no trabalho e pelo meio
ambiente. A CUF cumpre ainda rigorosos procedimentos nesta área, estando
comprometida na mais eficaz divulgação de toda a informação relevante destinada a proteger a vida e saúde dos seus Colaboradores e meio ambiente.
Cada Colaborador é responsável por trabalhar com segurança em todos os momentos e deve conhecer e cumprir todos os procedimentos, normas corporativas
e leis aplicáveis nesta matéria.
Cada Colaborador tem ainda o dever de relatar internamente a ocorrência de
qualquer situação perigosa ou outras de que tenha conhecimento e que comprometam a saúde, segurança e/ou meio ambiente, com o objectivo de reduzir a
incidência de acidentes e implementar as medidas correctivas adequadas.
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1.4 PRIVACIDADE E INFORMAÇÃO PESSOAL
A CUF respeita a privacidade dos seus Colaboradores e parceiros de negócios.
Todos os dados pessoais recolhidos e mantidos pela CUF são processados de
forma justa, transparente, cuidadosa e totalmente em conformidade com a legislação de protecção de dados aplicável.
A privacidade acima referida inclui a inviolabilidade do email profissional, das comunicações pessoais efectuadas através dos computadores e/ou telefones da empresa.
O acesso aos dados pessoais dos Colaboradores da CUF está limitado aos Colaboradores que têm autorização apropriada e uma necessidade de o fazer no âmbito dos seus deveres e obrigações profissionais para aceder a essa informação.
As informações confidenciais dos Colaboradores não serão divulgadas a ninguém
fora da empresa sem a devida autorização ou a não ser que exigido por lei.
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1.5 DESENVOLVIMENTO DO CAPITAL HUMANO
O desenvolvimento profissional e pessoal dos seus Colaboradores constitui uma
prioridade para a CUF que, assim, define e realiza planos anuais de formação
para os mesmos, promovendo activamente a sua participação. A formação contínua dos seus Colaboradores é, para a CUF, um elemento essencial para um
melhor desempenho e motivação dos seus Colaboradores.
Os Colaboradores da CUF deverão prosseguir o seu desenvolvimento profissional
no sentido da melhoria contínua dos seus conhecimentos e competências, procurando dar o melhor uso e obter os melhores resultados da formação profissional
proporcionada pela empresa.
15
2
NEGÓCIO
A sustentabilidade e sucesso da CUF depende do modo como a empresa gere o
seu negócio e da forma como lida e reponde às expectativas dos seus Accionistas,
Clientes e Fornecedores.
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2.1 COMPROMISSOS COM ACCIONISTAS,
CLIENTES E FORNECEDORES
• ACCIONISTAS
A CUF compromete-se a criar valor para os seus Accionistas do ponto de vista
financeiro, patrimonial e humano, de um modo sustentado e suportado nos seus
valores éticos e na qualidade do seu desempenho.
A CUF assume o compromisso do tratamento igualitário dos seus Accionistas,
disponibilizando de forma transparente, completa, rigorosa e em tempo útil, toda
a informação relevante, nomeadamente os elementos qualitativos e quantitativos
que identificam riscos económicos, financeiros, sociais e ambientais.
• CLIENTES
A CUF está empenhada em ouvir atentamente os seus Clientes, compreender as
suas necessidades e apresentar propostas comerciais honestas, transparentes e
com as soluções mais adequadas às suas solicitações.
A CUF respeita o dever de confidencialidade e lealdade para com os seus Clientes,
bem como todos os compromissos com eles contratualizados, procurando satisfazer e superar as suas expectativas e contribuir, desta forma, para a sua criação
de valor e aumento de competitividade.
A CUF está determinada em dar resposta, dentro dos prazos razoáveis, a todas
as solicitações, dúvidas ou reclamações dos seus clientes, através da disponibilização de informação relevante e rigorosa, em linguagem adequada às diversas
necessidades ou situações.
A CUF compromete-se ainda a proceder em todas as situações com correcção,
cortesia e brio profissional nas relações com os seus Clientes, respeitando os
seus direitos, sensibilidades e diversidade.
• FORNECEDORES E PRESTADORES DE SERVIÇOS
Na selecção de Fornecedores e Prestadores de serviços ou na negociação com os
mesmos, a CUF mantém critérios claros e imparciais do ponto de vista ético, técnico e económico, não favorecendo indivíduos ou negócios específicos com base
em qualquer outro factor que não os melhores interesses da empresa.
A CUF compromete-se a não recomendar aos seus clientes, quaisquer fornecedores
ou prestadores de serviços sempre que tal não esteja devidamente enquadrado nos
procedimentos da empresa ou possa ser visto como uma limitação da concorrência.
A CUF é responsável por cumprir todas as condições contratualizadas com os
seus fornecedores e prestadores de serviços e de respeitar a confidencialidade
da informação partilhada, bem como todas as questões relacionadas com a Propriedade Intelectual.
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2.2 CONCORRÊNCIA HONESTA
A CUF compromete-se a competir nos mercados em que actua de forma leal e em
respeito com a legislação em cada momento em vigor.
Todos os Colaboradores da CUF deverão evitar quaisquer situações passíveis de
constituir ilícitos concorrenciais, sendo as mesmas severamente punidas nos termos da lei.
2.3 CONFLITO DE INTERESSES
Verifica-se a ocorrência de um conflito de interesses sempre que os interesses
pessoais (familiares ou de qualquer outra natureza) dos Colaboradores da CUF se
opõem ou estão em risco de colidir com os interesses da CUF, impedindo aqueles
de cumprir de forma adequada os seus deveres profissionais na empresa. Todos
os Colaboradores deverão estar atentos e evitar situações que possam dar lugar
a um conflito de interesses.
Sempre que um Colaborador se sinta numa situação de potencial conflito de interesses, deverá comunicá-la internamente, por meio do email disponibilizado
para esse fim.
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2.4 USO E PROTECÇÃO DA PROPRIEDADE DA
EMPRESA E DOS PARCEIROS DE NEGÓCIO
Todos os Colaboradores da CUF devem assegurar a protecção do património físico, financeiro e intelectual da empresa, a fim de evitar perdas, roubos, danos
ou utilização para fins não autorizados. Estes activos abrangem organogramas,
tecnologias de processamento, métodos de fabrico, estudos, dados de mercado,
carteira de clientes e fornecedores, planos de desenvolvimento de negócio, bem
como estratégias de marketing e publicidade, entre outros.
Da mesma forma, a CUF assegura o respeito pela protecção e o uso não abusivo do
património e informação dos seus parceiros de negócio, impondo aos seus Colaboradores o estrito cumprimento das normas legais ou regulamentares vigentes.
2.5 REGISTOS COMERCIAIS E FINANCEIROS
Os registos comerciais e financeiros são o suporte de todas as decisões internas
da CUF e são a base dos relatórios divulgados a accionistas, investidores, credores,
agências governamentais e outras partes interessadas. Assim, a CUF mantém e
elabora os seus registos de forma correcta, transparente, precisa e integral, de
acordo com a lei e os princípios contabilísticos vigentes e outras exigências relacionadas.
A CUF compromete-se ainda a manter procedimentos de prevenção e detecção
de práticas ilegais em matérias financeiras e contabilísticas.
19
3
SOCIEDADE
A CUF é uma empresa empenhada no exercício da cidadania, envolvendo-se com a comunidade por meio
de projectos, doações e apoio prático a iniciativas louváveis e solidárias.
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3.1 RESPONSABILIDADE PELO PRODUTO
A CUF está determinada em garantir a segurança e a qualidade dos seus produtos ao longo de todas as etapas do seu ciclo de vida, incluindo o desenvolvimento,
fabrico, venda, distribuição e aplicação.
Neste sentido, a CUF compromete-se a aplicar práticas que assegurem que tanto
a produção e armazenamento como o transporte e utilização dos seus produtos
ocorrem de acordo com as melhores regras de segurança, minimizando desta
forma o risco de ocorrência de incidentes e acidentes, tanto laborais como ambientais, e antecipando e respondendo às expectativas e exigências da sociedade.
De forma a garantir que todos os seus clientes, transportadores e entidades públicas, utilizam e manuseiam os seus produtos da forma mais correcta e segura,
a CUF empenha-se na vasta divulgação de toda a informação relevante acerca
dos mesmos.
A CUF colabora activamente com a Autoridade Nacional para a Proibição das Armas Químicas, respondendo, de forma periódica, a um rigoroso questionário de
verificação e inspecção com vista à não proliferação de armas químicas. Assumindo internamente os princípios do Responsible Care, a CUF apoia e cumpre
todos os requisitos para uma gestão responsável dos produtos químicos que fabrica, contribuindo também, desta forma, para a não proliferação de armas.
21
3.2 PROTECÇÃO AMBIENTAL
E SUSTENTABILIDADE
A protecção do meio ambiente é um factor essencial para o sucesso do negócio
da CUF, pelo que esta se compromete a desenvolver as suas actividades de modo
a prosseguir os seguintes objectivos ambientais:
• Avaliar e controlar os riscos para os Colaboradores, ambiente e populações vizinhas, decorrentes das suas actividades através da aplicação de
medidas de prevenção e monitorização eficazes;
• Implementar um elevado sentido de responsabilidade ambiental em todos
os níveis da organização, através de acções de formação e sensibilização.
Através da monitorização próxima dos dados ambientais e do estabelecimento de
um programa de Objectivos, Metas e Acções Ambientais, a CUF compromete-se a
gerir de forma responsável os seus principais impactos ambientais e a monitorizar todos os incidentes ambientais ocorridos, elaborando acções correctivas com
o objectivo de evitar a sua recorrência no futuro.
A CUF estabelece que os elementos ar, água e terra podem ser usados para fins
industriais só no âmbito das aprovações concedidas pelas autoridades competentes. O mesmo se aplica sempre que erguer e operacionalizar ou alterar instalações de produção. Toda a libertação não autorizada de substâncias deve ser
evitada e os resíduos devem ser eliminados em conformidade com os requisitos
legais. Caso este serviço seja subcontratado, deve ser assegurado que a empresa
em questão também cumpre as regulamentações ambientais em vigor da CUF.
Adicionalmente, a CUF promove um sistema de gestão ambiental alinhado com
os requisitos específicos das directrizes internacionais do sector químico: Responsible Care e Euro Chlor, através das quais está determinada em controlar de
forma sistemática os principais aspectos ambientais de cada uma das suas actividades, nomeadamente: consumo de energia, água e produção de emissões
atmosféricas, efluentes e resíduos.
22
3.3 ACTIVIDADES POLÍTICAS
E CONTRIBUIÇÕES
É proibida a utilização, sob qualquer forma, do nome ou imagem da CUF, ou a
referência aos seus negócios e actividades, em propaganda e actividades políticas
por qualquer Colaborador da CUF.
Os recursos financeiros e materiais da CUF não devem ser utilizados para apoiar
qualquer candidato a cargo público, partido político ou funcionário público e eventuais excepções a esta regra requerem prévia autorização por parte da Assessoria
Jurídica da CUF.
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3.4 RELACIONAMENTO COM O PÚBLICO
E ÓRGÃOS DE COMUNICAÇÃO
Sempre que um Colaborador receba uma solicitação exterior à qual não tem autorização para dar resposta, deverá solicitar autorização ao seu responsável hierárquico para fazer o correcto acompanhamento da questão.
Adicionalmente, todas as solicitações relacionadas com órgãos de Comunicação Social deverão ser encaminhadas para a Assessoria de Comunicação Externa da CUF.
Em todas as comunicações para o exterior, devem ser cumpridas as seguintes regras:
• Respeitar os Valores da CUF;
• Respeitar a marca registada, os direitos autorais, os segredos de negócio, as normas de divulgação financeira e as directrizes da empresa;
• Não divulgar qualquer informação confidencial pertencente à CUF ou aos
seus Colaboradores, Clientes, Fornecedores ou outros Parceiros de negócios;
• Não referir Clientes, Fornecedores ou Parceiros de negócios da CUF,
sem a sua prévia aprovação;
• Não endossar produtos da CUF sem a aprovação prévia da empresa;
• Nunca divulgar dados pessoais sobre terceiros, nomeadamente dados
pessoais obtidos através dos seus relacionamentos com a CUF.
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3.5 DONATIVOS E VOLUNTARIADO
CORPORATIVO
A CUF tem uma preocupação especial com a comunidade envolvente e procura
incutir esse sentimento de responsabilidade social aos seus Colaboradores, através do incentivo à contribuição com donativos e à sua participação em programas
de voluntariado corporativo.
Nenhum Colaborador deverá fazer uma doação a instituições de caridade em
nome da CUF ou representar a empresa em processos públicos ou fóruns de
cariz social, a menos que expressamente solicitado e designado pela empresa.
25
4
ACOMPANHAMENTO
DO CÓDIGO
26
De forma a garantir o acompanhamento e a observância do Código de Ética da
CUF, as seguintes acções estão previstas:
• Fomentar a existência de mecanismos internos de comunicação de irregularidades, assegurando-se de que os mesmos observam as normas legais,
designadamente em matéria de confidencialidade, do processo de tratamento da informação e da inexistência de represálias sobre participantes;
• Zelar para que não tenha lugar nenhuma represália sobre os empregados ou terceiros que comuniquem, de boa fé, supostos descumprimentos
do Código de Ética;
• Manter um registo estatístico das actualizações realizadas;
• Periodicamente rever e propor à Comissão Executiva a aprovação de
alterações ao Código de Ética.
Todos os Colaboradores, Accionistas, Clientes, Fornecedores e Prestadores de serviços podem colocar qualquer dúvida ou solicitar esclarecimentos, reportar alguma ocorrência ou situação irregular que possa violar as
normas deste Código, através do email disponibilizado para esse efeito:
([email protected])
Não será permitido o anonimato do denunciante, porém será garantido o sigilo
às pessoas que participem qualquer ocorrência no âmbito do presente Código de
Ética, sejam elas pertencentes ao quadro de pessoal ou não.
A participação deverá ser idónea e plausível e conter o nome, morada e contactos
do denunciante, bem como uma descrição detalhada da situação participada.
27
CODE OF ETHICS
30
MESSAGE FROM
THE CHAIRMAN
OF THE BOARD
At CUF, there is a chemistry that unites us. And this passion for chemistry has
passed through several generations of shareholders and employees. It goes far
back into the past, and it will continue far into the future. But, above all, it is with
us today, in our present, making a difference.
This chemistry that unites us helps us solve everyday problems, offers solutions
that improve our standard of living, respects the environment, defends the natural
resources and preserves the well-being of the inhabitants of our planet. Above all,
it shapes mankind and allows us to reach a higher stage of civilization. Without
this chemistry we would never have arrived where we are now.
But at CUF we believe that all this is not something to be achieved at any cost. Because we are a family and a century-old company, we believe that good values are
essential. We follow strict ethical principles at all levels of our organization and in
our dealings with others - competitors, partners and neighbouring communities.
This Code of Ethics is an example of that positioning. It reflects our corporate attitude and the vision we have of the world. Not only do we want engaged employees,
but complete citizens as well. So we are a chemical company of citizenship – one
which rejects any kind of discrimination, safeguards the environment and biodiversity, supports the surrounding communities and their shareholders, is uncompromising on quality and safety issues, fights corruption and advocates healthy
competition.
It is only in this way that CUF will be able to achieve its strategic ambition: to be a
key company in the chemical industry.
31
CUF
VALUES
CUF is the leading Portuguese private group in the chemical sector, with presence
in international markets. It pursues a culture of quality and environmental protection in order to develop its businesses, satisfy its shareholders and fulfil the
potential of its employees.
In consolidated business or in future projects CUF’s values are aligned with those
of the José de Mello group and are based on three pillars:
COMPETENCE
Employees of CUF are asked to act with determination and rigor, implementing
solutions and making informed and coherent decisions. Quality, timing and value
are unquestioned assumptions.
32
INNOVATION
Employees of CUF are asked to demonstrate a spirit of anticipation and the ability
to generate new alternatives and solutions, by avoiding routines, showing a mind
open to dialogue and always accepting change and difference.
HUMAN DEVELOPMENT
Employees of CUF, who know how to grow with the organization, are thankful for
the opportunity to believe in the people around them, bet on individual contribution
to achieve collective results and make their day-to-day lives a permanent challenge of exchanging experiences.
We believe that investing time and energy in dialogue, teaching and learning, listening and communicating, without ever failing to keep commitments and follow the
established rules, are the best guarantee of our collective future.
33
WHY DO
WE HAVE
A CODE OF
ETHICS?
34
The Code of Ethics demonstrates the commitment of CUF to act ethically and with
integrity at all times, respecting the rights of its employees as individuals.
CUF believes that the high standards that characterize its relationship with partners in business form the basis of a strong and lasting relationship. In this context, CUF has developed this Code of Ethics in order to set guidelines as to how the
company should handle and work with its employees, customers, suppliers and
other partners, to best serve its shareholders and interact with society.
The Code also aims to serve as a support guide in decision making on the part
of employees of CUF, always bearing in mind the protection of business interests
and the company’s reputation.
All employees must know and comply with all the legal rules governing their relationship with the company, all regulations and internal directives of CUF and, also,
all the rules governing their activities within CUF.
All employees must know and comply with all the requirements of this Code.
CUF reserves the right to modify any section of this Code at any time, if necessary.
All significant changes to the Code of Ethics will be communicated to all employees and disseminated. The CUF website always contains the most recent updated
version of the company’s Code of Ethics.
35
1
EMPLOYEES
36
In the present Code, the expression “employees” covers all professionals working
with, or providing services to CUF, either through an employment relationship
or other, and therefore covers its employees, directors and persons who are on
regular retainers at its subsidiaries.
The rules which are part of this Code must be understood, accepted and practiced
by all employees of CUF, regardless of rank, functions and specific responsibilities.
CUF encourages all employees to promote the dissemination of this Code to all
their professional interlocutors, transmitting to them the rules and principles by
which CUF is governed in the exercise of its activity, as set forth in this Code.
All employees are obliged to internally report any breach or violation of the Code
of Ethics which they may witness during the performance of their activities.
This communication must always be made via email provided for this purpose.
37
1.1 RESPECT FOR FUNDAMENTAL RIGHTS
CUF is a company aware of the fact that all human beings are free and equal,
and where all the fundamental human rights of individuals are always respected.
CUF is firmly committed to equal opportunities, and does not allow in its midst
any type of discrimination in employment, including discrimination by age, race,
colour, gender, marital status, sexual orientation, place of birth, social status,
political options, religion, disability, or other.
This policy applies to all decisions related to employment, including recruitment,
hiring, training, job rotation, promotions, compensation practices, benefits and
disciplinary actions.
CUF is committed to creating a diverse and inclusive work environment based
on mutual respect and free of unprofessional behaviour. CUF strictly prohibits
any form of coercion at work, including bullying, intimidation or violence, which
could create a hostile work environment. All these attitudes or any others of a
degrading, offensive or humiliating nature adopted by any employee of CUF are
strongly disapproved and violators will subject to exemplary punishment under
the terms of law.
38
1.2 HONESTY, INTEGRITY
AND TRANSPARENCY
In carrying out their professional activities in the company, employees should respect and guide their actions by the highest standards of honesty, integrity and
transparency and should refrain from any conduct or behaviour that conflicts with
these principles.
All commercial practices that may be considered unfair, misleading or that somehow involve the use of coercion and / or undue influence, and that may affect
the rights and legally protected interests of employees, customers, suppliers of
CUF, and / or the market where it operates, will be condemned by the company in
the strongest terms and the company will prosecute violators to the full extent of
the law.
39
1.3 HEALTH, SAFETY AND ENVIRONMENT
In the exercise of its activity, CUF internally undertakes and voluntarily follows the
principles described below, which are set forth in its commitment to Responsible
Performance of the Chemistry Industry:
1. The company ensures that the definition and implementation of its policy on health, safety and environment is in accordance with the “Responsible Care”, which is understood as part of its general policy.
2. The company shall ensure that, at all levels, this commitment is known
and applied in all its activities.
3. The company, in its various activities, constantly and continuously seeks to protect the health of its employees, of the community and of the
environment.
4. The company informs the authorities, its employees and the community
about the risks of its products and facilities with regard to health, safety
and the environment and the necessary protective measures, including
internal measures to prevent accidents or to limit their consequences, as
well as the corresponding external procedures.
5. The company advises its customers about the handling, use, transport
and waste treatment of their products with respect to health, safety and
the environment.
6. The company strives to use its resources in the best possible way and
to minimize waste production by applying, among others, the principle of
recycling, ensuring that their elimination respects health, safety and the
environment.
7. The company contributes to the investigation of the effects of their products, production processes and wastes on health, safety and the environment.
8. The company ensures that contractors and subcontractors apply rules of health, safety and environmental protection equivalent to its own
practice and considers this act as an important criterion in assessing the
relationships developed between them and the company.
9. The company rigorously evaluates the impact of its activities on the health and safety of its staff, its customers, the public and the environment,
to minimize their negative effects. The company cooperates with the authorities and qualified organizations in the development and application
of the provisions intended to protect the community, its employees and
the environment.
10. The company contributes to the dissemination of this commitment
and its application, by sharing experiences and offering help to other
companies in the sector.
40
In this way, CUF assures its employees, their families and the community of its
commitment to preserve the health and safety of the environment. CUF also ensures strict procedures in this area and is committed to the more effective disclosure of all relevant information to protect the life and health of its employees and
the environment.
Each employee is responsible for working safely at all times and must know and
comply with all procedures, corporate standards and applicable laws in this regard.
Each employee also has the duty to internally report the occurrence of any dangerous situation or other data in his/her possession that may compromise health,
safety and / or the environment, with the aim of reducing the incidence of accidents and implementing the appropriate corrective measures.
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1.4 PRIVACY AND PERSONAL INFORMATION
CUF respects the privacy of its employees and business partners. All personal
information collected and maintained by CUF is processed in a fair, transparent
and careful manner, in full compliance with data protection legislation.
The above privacy includes the inviolability of professional email and / or personal
communications by computer and / or company phone.
Access to the personal data of CUF’s employees is limited to employees who have
appropriate authorization and a business need to access this information. Confidential information of employees will not be disclosed to anyone outside the company without permission, unless required by law.
42
1.5 HUMAN CAPITAL DEVELOPMENT
The professional and personal development of its employees is a priority for CUF,
which therefore defines and conducts annual training plans for them, actively promoting their participation. This continuous training of its employees is for CUF an
essential element for the higher performance and motivation of its employees.
Employees of CUF should continue their professional development through the
continuous improvement of their knowledge and skills, trying to make the best
use and obtain best results of the vocational training provided by the company.
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2
BUSINESS
The sustainability and success of CUF depend on
how the company manages its business and the
way it handles and responds to the expectations
of its shareholders, customers and suppliers.
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2.1 COMMITMENTS TO SHAREHOLDERS,
COSTUMERS AND SUPPLIERS
• SHAREHOLDERS
CUF is committed to creating value for its shareholders from a financial, patrimonial and human point of view, in a sustained, way and based on its ethical values
and the quality of its performance.
CUF is committed to the equal treatment of its shareholders, providing in a transparent, complete, accurate and timely manner all relevant information, including
qualitative and quantitative elements that identify economic, financial, social and
environmental risks.
• CUSTOMERS
CUF is committed to listening carefully to its customers, understanding their needs and presenting honest and transparent business proposals with the most appropriate solutions to their requests.
CUF respects the duty of confidentiality and loyalty to its customers, as well as
all commitments contracted with them, by seeking to satisfy and exceed all their
expectations and to contribute in this way to their value creation and increased
competitiveness.
CUF is determined to respond, within a reasonable time, to all requests, questions
or complaints of its customers, by providing relevant and accurate information in
language that is appropriate to the diverse needs or situations,.
CUF also commits to acting at all times with propriety, courtesy and professional
pride in its relationships with customers, in respect for their rights, sensitivities
and diversity.
• SUPPLIERS AND SERVICE PROVIDERS
In selecting suppliers and service providers, or negotiating with them, CUF maintains clear and impartial criteria, ethically, technically and economically, not favouring specific individuals or businesses based on any factor other than the best
interests of the company.
CUF pledges to not recommend to their customers any suppliers or service providers whenever such is not included in the procedures of the company or can be
viewed as a restriction of competition.
CUF is responsible for complying with all conditions contracted with its suppliers
and service providers and for respecting the confidentiality of the shared information, and all issues related to intellectual property.
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2.2 HONEST COMPETITION
CUF pledges to compete in the markets where it operates with loyalty and respect
for the law.
All employees of CUF should avoid any situations that could constitute unlawful
competition, the same being severely punished under the law.
2.3 CONFLICT OF INTEREST
A conflict of interests exists when the personal interests (family or those of any
other nature) of CUF’s employees oppose or are at risk of colliding with the interests of CUF, preventing them from properly performing their professional duties
in the company.
All employees must be vigilant and avoid situations that may give rise to a conflict
of interest.
Whenever an employee feels he or she is in a situation of potential conflict of
interest, this should communicated internally, through the e-mail made available
for this purpose.
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2.4 USE AND PROTECTION OF COMPANY
PROPERTY AND BUSINESS PARTNERS
All CUF employees should ensure the protection of the physical, intellectual and
financial assets of the company in order to prevent loss, theft, damage or use
for unauthorized purposes. These assets include organizational charts, process
technologies, manufacturing methods, studies and business development plans,
as well as marketing and advertising strategies.
Similarly, CUF guarantees respect for the protection and proper use of the assets
and information of its business partners by requiring from its employees strict
compliance with the legal or prescribed norms.
2.5 BUSINESS AND FINANCIAL RECORDS
Business and Financial records are the support of all internal decisions of CUF
and are the basis of the reports disclosed to shareholders, investors, creditors,
government agencies and other partners. Therefore, CUF pledges to prepare its
records in a proper, transparent, accurate and complete manner, according to
the law and the prevailing accounting principles and other related requirements.
CUF further pledges to maintain procedures for the prevention and detection of
illegal practices in financial and accounting matters.
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3
SOCIETY
CUF is a company committed to the exercise
of citizenship by engaging with the community through projects, donations and practical
support of laudable and solidarity initiatives.
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3.1 PRODUCT RESPONSIBILITY
CUF is determined to ensure the safety and quality of its products through all
stages of their life cycle, including development, manufacture, sale, distribution
and application.
In this sense CUF pledges to apply practices that ensure that production, storage,
transport and use of their products take place in accordance with the best safety
regulations, by minimizing the risk of incidents and accidents, both labour and
environmental, by anticipating and responding to the expectations and demands
of society.
To ensure that all its customers, carriers and public entities use and handle their
products in the safest and most correct way, CUF strives to disseminate all relevant product information in the broadest manner.
CUF actively cooperates with the National Authority for the Prohibition of Chemical Weapons, responding periodically to a rigorous questionnaire of a checklist
and inspection for the non-proliferation of chemical weapons. Internally assuming
the principles of Responsible Care, CUF supports and meets all requirements for
responsible management of the chemical products it manufactures, thus contributing also to non-proliferation.
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3.2 ENVIRONMENTAL PROTECTION
AND SUSTAINABILITY
Protecting the environment is a key factor in the success of CUF business, so the
company is committed to developing its activities in order to pursue the following
environmental objectives:
• Assess and monitor risks to the employees, the environment and neighbouring populations, arising from its activities, by implementing effective
prevention and monitoring measures;
• Implement a high sense of environmental responsibility at all levels of
the organization, through training and awareness actions.
Through close monitoring of the environment and by establishing a program of
Objectives, Targets and Environmental Actions, CUF is committed to responsibly
managing its main environmental impacts and to monitoring all environmental
incidents, developing corrective actions in order to prevent their recurrence in
the future.
CUF affirms that the elements of air, water and land can be used for industrial
purposes only within the framework of approvals granted by competent authorities. The same applies when erecting and operating or changing production facilities. All the unauthorized release of substances must be avoided and waste material must be disposed of in accordance with legal requirements. If this service is
subcontracted steps must be taken to ensure that the company in question also
complies with the same environmental regulations that CUF does.
In addition, CUF promotes an environmental management system in line with the
specific requirements of the international guidelines of the chemical sector: Responsible Care and Euro Chlor, which establish a systematic control of the main
environmental aspects of each of its activities, in particular: energy consumption,
water and production of air emissions, effluents and waste.
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3.3 POLITICAL ACTIVITIES
AND CONTRIBUTIONS
The use of the CUF name or image in any form, or a reference to its business and activities in propaganda or political activities by any employee of CUF is strictly prohibited.
Financial and material resources of CUF may not be used to support any candidate
for public office, political party or public official and any exceptions to this rule require prior approval from the Legal Counsel of CUF.
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3.4 RELATIONS WITH GOVERNMENT
AND COMMUNICATION AGENCIES
Whenever an employee receives an outside request to which he or she is not allowed to respond, he or she must ask for authorization from the corresponding
supervisor, in order to properly monitor the matter.
Additionally, all requests related to media entities should be directed to the External Communication Department of CUF.
In all communications to the outside the following rules must be observed:
• Respect the values of CUF;
• Respect the trademark, copyright, trade secrets, standards of financial
reporting and the guidelines of the company;
• Do not disclose any confidential information belonging to CUF or their
employees, customers, suppliers or other business partners;
• Do not mention customers, suppliers or business partners of CUF without their prior approval;
• Do not endorse products of CUF without the prior approval of the company;
• Never disclose personal data about others, including personal data obtained through relationships with CUF.
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3.5 DONATIONS AND CORPORATE
VOLUNTEERING
CUF has a special concern for the surrounding community and seeks to instil this
sense of social responsibility in its employees, by encouraging their contribution
with donations and participation in corporate volunteer programs.
No employee shall make a donation to charity on behalf of CUF or represent the
company in public processes or forums of a social nature, unless expressly requested and assigned by the company.
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MONITORING
THE CODE
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To ensure the monitoring and compliance with the CUF Code of Ethics, the following actions are planned:
• Foster the existence of internal mechanisms for reporting irregularities,
making sure that they observe the laws, particularly with regard to confidentiality of the data processing procedures and the absence of reprisals
against participants;
• Ensure that no retaliation takes place against employees or third parties
who disclose, in good faith, alleged breaches of the Code of Ethics;
• Keep a statistical record of all updates;
• Periodically review and recommend amendments to the Code of Ethics
for the Executive Committee’s approval.
All employees, shareholders, customers, suppliers and service providers can ask
any questions or request clarification, report any occurrence or irregular situation
that may violate the rules of this Code, via the email made available for this purpose.
([email protected])
The anonymity of whistle-blowers is not allowed, but confidentiality will be guaranteed to people who report any event under this Code of Ethics, whether they
belong to the staff or not.
The report must be made in a respectful and plausible manner and contain the
name, address and contacts of the whistle-blower, as well as a detailed description of the situation being denounced.
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