sistema de reformulação financeira

Encontro
com Fundações
CENPES/GTEC/RCT
06-04-2009
Sumário
•
Agenda
•
Informações Gerais
•
Acompanhamento Administrativo Financeiro
•
Ações para aprimorar o Relacionamento com a comunidade de C & T
Cronograma de Atividades
08:00 – 08:15 – Entrega de Crachás
08:15 – 10:30 – Apresentação
10:30 – 10:45 – Intervalo
10:45 – 13:00 – Apresentação
13:00 – 14:00 – Brunch
14:00 – 15:30 –Perguntas
Contrato de Concessão
•
A Cláusula de Investimento em P & D, constante dos Contratos de
Concessão para Exploração, Desenvolvimento e Produção de Petróleo
e/ou Gás Natural, assinados entre a PETROBRAS e a Agência Nacional
do Petróleo - ANP, desde 1998, estabelece a obrigatoriedade do
concessionário investir o valor correspondente a 1% da receita bruta de
um determinado Campo na realização de despesas qualificadas em
pesquisa e desenvolvimento, quando para tal Campo incidir
Participação Especial.
•
Esta cláusula determina que o concessionário aplique, pelo menos, 50% deste
valor em despesas qualificadas pela ANP na contratação de Instituições de
Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) Nacionais, previamente credenciadas
pela Agência. Enquanto não for realizado o credenciamento serão aceitas as
despesas realizadas com Instituições que receberam recursos financeiros do
Plano Nacional de Ciência e Tecnologia para o Setor de Petróleo e Gás CTPetro.
Despesas Admitidas – Gastos Externos (itens 8.1.3 e 8.2)
•
Despesas referentes às atividades de pesquisa e desenvolvimento
contratadas junto às instituições de pesquisa e desenvolvimento
credenciadas pela ANP, com:
–
serviços tecnológicos, projetos e ou programas de pesquisa básica
e aplicada e/ou desenvolvimento experimental;
–
construção e instalação de protótipo e de unidade - piloto.
•
Situações em que é necessário submeter os projetos à autorização
prévia da ANP:
–
8.2.1 - Gestão tecnológica de programas tecnológicos e projetos
–
8.2.2 - Programas tecnológicos específicos de formação de recursos
humanos
–
8.2.3 - Implantação de infra-estrutura laboratorial
–
8.2.4 - Contratação de pessoal administrativo e técnico-operacional
–
8.2.5 - Programas tecnológicos para desenvolvimento e capacitação
técnica de fornecedores
–
8.2.6 - Projetos/programas específicos de P&D em Tecnologia Industrial
Básica
–
8.2.7 - Projetos/programas específicos de P&D em Energia,
preferencialmente em Biocombustíveis
Fundações de Apoio serem envolvidas no processo de elaboração dos projetos.
Objetivo:
•
Evitar problemas futuros na fase de execução do projeto;
•
Evitar desentendimentos pelo impedimento da fundação realizar determinadas
formas de pagamento;
•
Garantir planilhas de Desembolso alinhadas com os procedimentos de
prestação de contas
CONTRATO –
CAPÍTULO V DO MPC
CONVÊNIO/ TERMO DE COOPERAÇÃO –
CAPÍTULO VII DO MPC
Acordo de vontades com interesses divergentes e não
conflitantes.
Acordo de vontades com interesses convergentes, visando à
execução de objeto de cunho social, educacional ou cultural
(convênio) ou de cunho tecnológico (termo de cooperação).
Proposta.
Plano de trabalho.
Restrições a contratos com escopo indeterminado – contrato
guarda-chuva.
Quando se pretender cooperação ampla com definição de
projetos em tempo futuro poderão ser utilizados termos de
cooperação instrumentalizados por convênios específicos
(caso das Redes Temáticas e Núcleos Regionais).
Obrigações, preço e pagamentos.
Encargos, aporte financeiro e repasses.
Multas e rescisão com penalidades.
Denúncia e encerramento sem penalidades.
As partes não podem se retirar do negócio unilateralmente.
Qualquer das partes pode se retirar do negócio mediante
comunicação com antecedência.
Aditivos limitados a 25%.
Não há limitação.
CONTRATO –
CAPÍTULO V DO MPC
CONVÊNIO/ TERMO DE COOPERAÇÃO –
CAPÍTULO VII DO MPC
Repasses mediante prestação de contas e comprovação da
Pagamento mediante contraprestação dos serviços (mensal,
boa utilização dos recursos. (parcelas no mínimo semestrais,
por evento, etc., sendo a última parcela paga contra a entrega
sendo que a última no mínimo 4 meses antes do término do
do produto final).
instrumento).
Pagamentos mediante nota fiscal de serviços.
Repasses mediante recibo.
Incidência de tributos.
Não há incidência de tributos.
Não existe acompanhamento da aplicação dos recursos.
Existe acompanhamento da aplicação dos recursos. Não
pode haver desvio da finalidade prevista no plano de
trabalho.
Os saldos de recursos deverão ser aplicados em instituição
financeira.
Os pagamentos serão efetuados em conta informada pela
contratada.
Necessário a abertura de conta específica para depósito dos
repasses.
Termo de Recebimento Definitivo (TRD) mediante término
dos serviços.
Prestação de contas final.
Restituição dos saldos do aporte financeiro não utilizados,
inclusive das receitas auferidas com a aplicação dos
recursos, ou ainda que foram indevidamente utilizados.
CONTRATO –
CAPÍTULO V DO MPC
CONVÊNIO/ TERMO DE COOPERAÇÃO –
CAPÍTULO VII DO MPC
Contratada deverá reunir qualificação técnica para executar
serviços.
Proibido previsão de despesas a título de complementar a
qualificação técnica requerida na contratação como, por
exemplo, cursos, seminários, etc.
Por se tratar de interesses divergentes, a contratada foi
escolhida por reunir tais qualificações e por ter toda a infraestrutura adequada.
Permitido a previsão de despesas para a complementação da
qualificação técnica.
Por se tratar de interesses convergentes, poderá haver o
interesse na complementação dessa qualificação.
Permitido despesas com infra-estrutura (obras, melhorias nas
instalações e equipamentos/material permanente).
Taxa de administração (CENPES/GTEC/CO – 457/2005)
Até 1.000.000 – máximo de 10%
De 1.000.000 até 5.000.000 – máximo de 5%.
Acima de 5.000.000 – máximo de 3%
Despesas operacionais e administrativas, limitadas a 5%,
com comprovação das despesas.
Propriedade dos resultados - 100% Petrobras.
Sigilo unilateral - 20 anos.
Divulgação – unilateral.
Propriedade dos resultados bilateral (acordo ANDIFES).
Sigilo bilateral - 10 anos (acordo ANDIFES).
Divulgação – bilateral (acordo ANDIFES).
Importância da Prestação de Contas
•
Verificação da correta aplicação do recurso perante as normas e padrões da
PETROBRAS;
•
Governança Corporativa ( Sarbannes Oxley );
•
Necessidade de controle apontado pela Auditoria Interna;
•
Agentes fiscalizadores externos (CGU, TCU, ANP etc);
•
Alinhamento com o planejamento estratégico da PETROBRAS.
Obrigação da fundação
Segundo Cláusula do Convênio sobre o assunto:
“X.X – São encargos da fundação:
c) responsabilizar-se pela gestão administrativa das atividades sob sua
responsabilidade, referente ao presente CONVÊNIO ESPECÍFICO
apresentando à PETROBRAS e à EXECUTORA, Relatórios de
Acompanhamento, ... , contendo a situação das atividades relacionadas ao
presente CONVÊNIO ESPECÍFICO, bem como a prestação de contas
relativas a aplicação do repasse feito pela PETROBRAS no período
imediatamente anterior”
Liberação de parcelas
• Conforme estabelecida no instrumento contratual.
•
Atualmente, na maioria dos casos, a 1º parcela é solicitada após a assinatura
do instrumento contratual;
•
As parcelas seguintes exigem o cumprimento de 2 etapas,
concomitantemente:
1 – Aprovação Financeira – RCT;
2 – Aprovação Técnica – Gestor.
•
É importante ressaltar que a entrada dos recursos na conta do projeto é
realizada após 30 dias da data de emissão da mesma;
Nota: Enviar somente uma prestação de contas por parcela liberada.
Conta Corrente Específica
Cada convênio deve ter uma conta corrente específica, os repasses efetuados
pela Petrobras necessitam de acompanhamento individual.
O saldo a permanecer na conta corrente deverá ser o mínimo necessário para
manutenção da conta movimento, o restante do aporte deverá ser mantido em
aplicação financeira.
Aplicação Financeira
Segundo Cláusula do Convênio sobre o assunto:
X.X´ - Os saldos dos repasses do CONVÊNIO ESPECÍFICO, enquanto
não utilizados, deverão ser aplicados em caderneta de poupança ou
fundo de aplicação financeira, se a previsão de seu uso for igual ou
superior a 01 (um) mês;
X.X´´ - As receitas financeiras auferidas consoante aplicações previstas no
item X.X´ serão obrigatoriamente levadas a crédito do CONVÊNIO
ESPECÍFICO e aplicadas, exclusivamente, no objeto de sua finalidade.
Tipos de Prestação de Contas
•
Parcial - para liberação da parcela seguinte;
•
Final – é a comprovação da utilização do total dos recursos na
consecução integral do objeto do convênio.
Deverá ser apresentada em até 60 dias posteriores à vigência do convênio.
O convênio só será considerado encerrado após a resolução de todas as
pendências referentes às prestações de contas do convênio, e mediante
aprovação técnica do gestor.
Devolução de Recursos
•
A devolução dos recursos é solicitada após análise e aprovação da
Prestação de Contas Final e confirmação do saldo a devolver, se houver.
•
Os recursos remanescentes devem permanecer aplicados até a efetiva
devolução.
•
Maiores esclarecimentos no Informe Ano 2 - Nº 09 - Outubro de 2008 Devolução de saldo de Convênio.
Fluxograma do Processo de Prestação de Contas
•
A Fundação deverá apresentar a Prestação de Contas com antecedência
de 60 dias para liberação da parcela conforme cronograma de desembolso.
•
O Setor Financeiro da Petrobras efetua o pagamento após 30 dias da data
de emissão do recibo, Nota Fiscal ou Fatura.
•
O Documento de Pagamento deverá chegar na RCT até o dia 16 do mês
da emissão do mesmo, acompanhado da declaração de isenção da
fundação.
FUNDAÇÃO
RCT
Prepara e envia as
prestações de contas
com a respectiva
documentação
de
suporte
Recebe a prestação de
contas
confere
a
documentação
RCT
E-mail
N
Documentação está
completa
?
S
Analisa e Revisa
Prestação de Contas
FUNDAÇÃO
Recebe e-mail do RCT com
as pendências e providencia
a regularização
S
E-mail
1
Revisão
apontou
pendência
?
N
1
a
GESTOR
S
RCT solicita parecer
técnico
Aprovou
?
E-mail
N
A PC é
Final?
S
1
2
N
RCT
Arquivo
RCT
Aguardando nova
posição do Gestor
Recebe o parecer técnico
e solicita documento para
pagamento
E-mail
RCT
Efetiva o pagamento
encaminha
para
gerência responsável.
FUNDAÇÃO
ou
a
Doc.
Pagamento
Envia
documento
pagamento
de
2
RCT
Envia à FUNDAÇÃO os
dados bancários da
Petrobras
FUNDAÇÃO
E-mail
Efetua a devolução na
conta
corrente
da
Petrobras e envia os
devidos comprovantes
FINANCEIRO
RCT
Confirma o crédito
Recebe as informações da
Fundação e solicita a
confirmação do crédito ao
Financeiro
RCT
Recebe a confirmação e
arquiva a prestação de
contas
FIM
E-mail
Para obtenção da senha, é necessário enviar um e-mail
para: [email protected], com o a Razão Social e o
CNPJ da Instituição e eles enviarão a senha de acesso.
Composição da Prestação de Contas
O convenente deverá apresentar ao CENPES um conjunto de documentos
composto por:
• Formulários – Padrão Petrobras;
• Cópia dos comprovantes das despesas (notas fiscais, recibos, contratos de
câmbio e etc.);
• Cópia dos extratos bancários (conta corrente e aplicação financeira);
• Relação da equipe executora informando o nome, CPF, cargo / função, HH
utilizado e o valor pago no período;
• Planilha de desembolso atualizada com os remanejamentos aprovados,
juntamente com o documento de aprovação do gestor;
• Relatório de Acompanhamento Gerencial
•
Este Relatório é parte integrante da prestação de contas, desta forma,
sendo um dos condicionantes para a liberação da parcela subseqüente.
•
Diferente do Relatório Técnico, cujo modelo é definido pelo Gestor
conforme a particularidade da sua Rede/ Núcleo ou seu grau de exigência
de acompanhamento das atividades.
•
A responsabilidade pelo envio do Relatório é da Convenente (Fundação de
apoio), que solicitará ao Coordenador do Projeto o seu preenchimento.
•
Será emitido em breve um Informe sobre o assunto.
FUNDAÇÃO
RCT
ENCAMINHA A
PRESTAÇÃO DE
CONTAS
REGISTRA
RECEBIMENTO E
ENCAMINHA O
RELATÓRIO
GERENCIAL AO
GESTOR
GESTOR
AVALIA RELATÓRIO
APROVA OU
REPROVA
Análise da Prestação de Contas
Cada despesa informada no formulário-padrão é verificada através de:
•
•
•
Extratos bancários;
Documentos de comprovação da despesa;
Planilha de desembolso atualizada.
O procedimento estabelecido pela Petrobras para a comprovação dos
gastos é a cópia do comprovante de cada despesa efetuada.
A classificação da relevância das pendências obedece o seguinte critério:
•
Baixa: Preenchimento incorreto de formulários e/ou falta de
documentação de suporte cujos valores sejam irrelevantes;
•
Média: Falta de documentação suporte quando individualmente ou a soma
dos valores for inferior ou igual a 10% do total da parcela por rubrica;
•
Alta: Falta de documentação suporte quando individualmente ou a soma
dos valores for superior a 10% do total da parcela por rubrica e/ou falta de
documentação suporte (formulários, recibos, etc) que impossibilite a análise
da prestação de contas, exceto extratos bancários;
•
Altíssima: Falta de documentação suporte quando individualmente ou a
soma dos valores for superior a 50% do total da parcela por rubrica e/ou
falta de qualquer extrato bancário que impossibilite a análise da prestação
de contas.
Definição de Pessoa Física e Pessoa Jurídica
• Pessoa Física – Pessoal não Vinculado:
a) Colaboradores Contratados pela Fundação em Regime de CLT
b) Colaboradores autônomos que prestem serviço ao projeto
c) Bolsistas participantes do projeto.
• Pessoa Jurídica – Pessoal Vinculado:
Pessoal Vinculado a entidade executora (professores que sejam funcionários
da Universidade) que dediquem parte de suas horas atuando no projeto.
Maiores esclarecimentos no Informe Ano 3 - Nº 11 - Abril de 2009 –
Comprovação dos Gastos com Pessoa Física e Jurídica.
Nota: É necessário encaminhar a relação da equipe executora.
• Cópia da folha de pagamento – destacar a página que constam os colaboradores envolvidos. Informar os encargos incidentes recolhidos e anexar cópias dos respectivos comprovantes de pagamento, ou
Pessoa Física‐ Pessoal Não Vinculado
•Enviar ofício –
a) Colaboradores contratados pela fundação em regime de CLT
1) Se o recolhimento dos tributos for em guia única para o projeto, informar nome, CPF, cargo, horas trabalhadas no período referente à prestação de contas, valor do recolhimento dos tributos e anexar cópias dos comprovantes de pagamento. 2) Se o recolhimentos dos tributos for em guia única para a entidade, deverão ser especificados os colaboradores do projeto que estão vinculados ao recolhimento. Informar nome, valor e horas trabalhadas. Dessa forma, será
demonstrado que no total geral recolhido está incluso parte dos colaboradores que prestaram serviço como pessoa física no projeto.
b) Colaboradores autônomos que prestem serviço ao projeto
•Recibo de serviço – destacar período, horas trabalhadas, valor pago, impostos retidos, informar (declarar) se o colaborador é inscrito no INSS e se foi recolhido a parte do INSS relativo à fonte pagadora.
c) Bolsistas participantes do projeto
•Recibo – destacar período, horas trabalhadas, valor pago e impostos retidos, se houver.
Conforme informe é complementar ao Ano 2 - Nº 5- Dezembro 2007 Remuneração da Equipe Executora de Projeto.
Pessoa Jurídica ‐ Pessoal Vinculado
Pessoal vinculado a entidade executora (professores que sejam funcionários da universidade) que dediquem parte de suas horas para atuar no projeto.
•
Quando a fundação de apoio repassar os recursos para a Executora efetivar o pagamento, devem ser apresentados:
1)
Ofício emitido pela entidade executora para informar que liberou o colaborador para dedicar horas ao projeto (quantificar o número de horas trabalhadas);e
2)
Ofício emitido pela fundação para informar o valor repassado para a executora, nome do colaborador, CPF e quantidade de horas.
•
Quando o pagamento for efetuado direto pela fundação de apoio, a fundação deverá emitir recibo – destacar período,horas trabalhadas, valor pago e imposto retidos, se houver.
Conforme informe é complementar ao Ano 2 - Nº 5- Dezembro 2007 Remuneração da Equipe Executora de Projeto.
Despesas Operacionais e Administrativas
•
São destinadas à Fundação de Apoio, limitadas a 5% do valor do
instrumento contratual, conforme permitido pela ANP.
Visão ANP – Lei de Inovação:
“ Ao firmar um convênio com uma instituição de C&T a Petrobras torna-se
obrigada a cumprir integralmente o art. 11, do Dec. 5.563/05 que limita em
5% (cinco por cento) o valor total dos recursos financeiros destinados à
execução do projeto, para cobertura de despesas operacionais e
administrativas.”
Nota: A partir de maio/2009, as despesas bancárias serão por conta da
fundação. A Petrobras não aceitará a inclusão delas como despesa do
convênio.
Custos Indiretos
Vedados em projetos de infra-estrutura.
•
Custos indiretos são aqueles gastos que não podem ser alocados diretamente
ao projeto. Ex.: luz do laboratório onde são desenvolvidos mais de um projeto
(necessidade de rateio).
•
Tais custos são destinados à Executora, sendo limitados a 10% do valor do
projeto, excluídas as despesas de capital (obras/instalações e equipamentos/
material permanente).
•
Nos Convênios e Termos de Cooperação tais custos deverão ser comprovados
através de recibo da Executora informando o valor fechado das despesas. A
memória de cálculo e os documentos comprobatórios poderão ser solicitados a
qualquer momento.
Principais Origens de Pendências
•
Falta de extratos;
•
Despesas não identificadas na relação de itens;
•
Comprovação dos gastos diferente do valor debitado no banco;
•
Falta de comprovantes de pagamento;
•
Preenchimento de valores incorretos nos formulários;
•
Alocação de Pessoa Física ou Jurídica de forma divergente do que foi
aprovado no plano de trabalho;
•
Baixa Realização.
Erros mais comuns nas prestações de contas ( 1 )
•
Faltam extratos de conta corrente e de investimentos (de todo o período da
prestação de contas, ou parte dele).
•
Aquisições e pagamentos não identificados na relação de itens.
•
Documento enviado para comprovação dos gastos é diferente do valor
realmente debitado no banco.
•
Falta da guia de recolhimento de impostos, ou envio da guia em valor
superior ao pago na rubrica sem identificar o valor referente ao convênio.
Erros mais comuns nas prestações de contas ( 2 )
• Falta de contrato de câmbio, nota fiscal ou invoice, referentes às aquisições
de equipamentos importados;
• A data inicial do “Período abrangido pelo Relatório" apresentada no
formulário da 1ª prestação de contas diverge da data da 1ª liberação de
recursos.
• Preenchimento de valores incorretos nos formulários ou até mesmo a falta
de preenchimento dos mesmos.
Ex.1: Nos formulários "Relatório de Execução Financeira" os valores
previstos acumulados e no período diferem do cronograma de desembolso;
Ex.2: Nos formulários "Demonstrativo de Execução de Despesas" a
alocação da despesa em uma rubrica e o imposto referente a esta despesa
em outra rubrica.
Erros mais comuns nas prestações de contas ( 3 )
Falta de comprovantes de pagamento, ou envio de documentos sem validade.
Ex.: envio de relatórios internos ao invés de recibos, notas fiscais,
guias de recolhimento de impostos ou comprovantes de depósito.
• Divergências entre valores apresentados no extrato e nos formulários
Ex. Valores constantes no extrato, porém, faltantes nos formulários
ou constantes nos formulários e faltantes no extrato.
• Divergência entre o total das receitas financeiras identificadas no extrato da
conta de investimento e o total das receitas especificadas no formulário
"Demonstrativo de Receitas e Despesas".
• Alocação de Pessoa Física ou Jurídica de forma divergente do que foi
aprovado no plano de trabalho
REFORMULAÇÃO FINANCEIRA - DEFINIÇÕES
REMANEJAMENTO FINANCEIRO
REFORMULAÇÃO DE ITENS
APROVADOS
Alteração dos valores alocados
aos itens de despesas que
compõem
a
Planilha
de
Desembolso, desde que mantidos
os valores totais aprovados para
cada parcela do convênio. Os
valores
passíveis
de
remanejamento financeiro incluem
apenas a parcela liberada.
Substituição ou inclusão de
materiais,
bens ou serviços
constantes na Relação de Itens da
Planilha de Desembolso.
Esta
alteração não poderá modificar o
valor total aprovado para este item
Nota: Estes procedimentos NÃO CONTEMPLAM ALTERAÇÃO DAS PARCELAS
REFORMULAÇÃO FINANCEIRA - LIMITAÇÕES IMPOSTAS PELA ANP
ITENS PERMITIDOS POR TIPO DE DESPESA
PROJETO DE
INFRA-ESTRUTURA
• Material de Consumo - para teste e
calibração de equipamentos;
PROJETO DE P&D
• Passagens e Despesas com locomoção;
• Diárias;
• Pessoal não vinculado - bolsas de
pesquisa NÃO são permitidas;
• Pessoal Vinculado e Serviços de Pessoa
Jurídica
• Material de Consumo
• Pessoal não vinculado;
• Obras e Instalações;
• Pessoal Vinculado e Serviços de Pessoa
Jurídica;
• Equipamentos e Material Permanente
• Equipamentos e Material Permanente
REFORMULAÇÃO FINANCEIRA - PROCEDIMENTOS – INFORME nº 10
Aprovação direta pelo Gestor
Despesas Correntes (Diárias / Passagens / Material de Consumo / Pessoa
Física / Pessoa Jurídica)
• Remanejamento Financeiro
• Reformulação de itens
• Reformulação da equipe executora
Documentos necessários : Planilha de remanejamento atualizada, planilha de
desembolso atualizada (detalhamento das alterações) e justificativa técnica.
Gestor
Fundação/ coordenador
Gera pedido de reformulação financeira
Fundação/ coordenador
Envia eletronicamente pelo site C&T
Sistema de Reformulação Financeira Analisa pedido, Aprova ou não Comunica eletronicamente a decisão do gestor
REFORMULAÇÃO FINANCEIRA - PROCEDIMENTOS – INFORME nº 10
Analisados previamente pela RCT
Despesas de Capital (Obras e instalações / Material e equipamento permanente)
• Remanejamento Financeiro
• Reformulação de itens aprovados
Documentos necessários : Planilha de remanejamento atualizada, planilha
de desembolso atualizada (com todos os remanejamentos aprovados até o
momento) e justificativa técnica.
RCT
Fundação/ coordenador
Gera pedido de reformulação financeira
Fundação/ coordenador
Envia eletronicamente pelo site C&T
1
Sistema de Reformulação Financeira Analisa pedido de reformulação
Inadequado
Adequado
Devolve eletronicamente o pedido
Gestor
Analisa o pedido, aprova ou não
Fundação
Corrige e reencaminha o pedido
1
Comunica eletronicamente a decisão do gestor
ATUALIZAÇÃO DA RELAÇÃO DE ITENS
Identificados na Análise da Prestação de Contas - RCT
Definição : consiste na atualização da Planilha de Desembolso, de acordo
com a relação de itens não aprovados, apontados no Processo de Prestação
de Contas.
Documentos necessários : Planilhas de Desembolso e de Remanejamento
atualizadas.
Nota: O último Cronograma de Desembolso aprovado pelo remanejamento
deverá estar em conformidade com o “Relatório de Execução Financeira”
enviado na prestação de contas.
ATUALIZAÇÃO DA RELAÇÃO DE ITENS
Identificados na Análise da Prestação de Contas - RCT
Processo prestação de contas
Comunica eletronicamente a decisão do gestor e solicita atualização de itens S
Gestor
RCT
Encaminha form. eletrônico liberação parcela e aprovação itens
Analisa pedido, aprova ou não
Os itens estão aprovados?
RCT
1
Fundação/ coordenador
Envia eletronicamente pelo site C&T
N
Sistema de Reformulação Financeira RCT
Valida pedido de atualização de itens
Comunica eletronicamente a fundação
Solicita a fundação devolução dos recursos
Fundação
Altera relação itens e envia eletronicamente
1
USO DOS RENDIMENTOS DA APLICAÇÃO FINANCEIRA
Aprovação direta pelo Gestor
Definição : juros obtidos pela aplicação financeira da parcela liberada
enquanto a mesma não for utilizada, conforme o Plano de Trabalho aprovado.
* A utilização das receitas acima deverão ser utilizadas, exclusivamente, no
objeto do convênio, conforme instrumento contratual.
Documentos necessários : Planilha de uso de rendimento aplicação
financeira e justificativa técnica.
Nota : O valor aprovado para Uso dos Rendimentos da Aplicação Financeira
deverá estar em conformidade com o “Demonstrativo de Utilização
Rendimento Aplicação Financeira” enviado na prestação de contas.
Fundação/ coordenador
Fundação/ coordenador
Gera pedido de reformulação
Envia eletronicamente pelo site C&T
Gestor
Sistema de Reformulação Financeira Analisa pedido, Aprova ou não Comunica eletronicamente a decisão do gestor
PROCESSO
S
Processo prestação de contas
1
Fundação
Comunica a fundação eletronicamente
Altera relação itens e envia eletronicamente
Gestor
Encaminha form. eletrônico liberação parcela e aprovação itens
Aprova ou não solicitação via form eletrônico
N
Fundação/ coordenador
Envia eletronicamente pelo site C&T
1
Os itens estão aprovados?
RCT
Fundação/ coordenador
Gera pedido de reformulação financeira
RCT
Atualização itens aprovados
Reformalação financeira
RCT
Analisa pedido de reformulação
Comunica a fundação eletronicamente
Gestor
Gestor
Analisa pedido, Aprova ou não Comunica sua decisão eletronicamente
Uso aplic fin
Desp Cor
Sistema de Reformulação Financeira 1
RCT
Desp Capital
Fundação
RCT
Corrige e reencaminha o pedido
Devolve pedida a Fundação
Inadequado
Adequado
RCT
Gestor
RCT
Comunica a decisão eletronicamente
Aprova ou não solicitação via form eletrônico
Encaminha form. eletrônico ao gestor
RCT
Analisa pedido de reformulação
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela de acesso ao
Sistema ou Cadastro
do usuário
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela informando o
envio do e-mail após
opção de cadastro
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela Menu do Sistema
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela para pesquisa
dos convênios ativos da
instituição
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela de resultado da
pesquisa dos convênios
ativos da instituição
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela para pesquisa de
solicitações já cadastradas
através do número de
protocolo
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela de resultado da
pesquisa das solicitações
já cadastradas
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela de classificação
da Solicitação de
Reformulação
Financeira
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela de cadastro da
Solicitação da
reformulação Financeira
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela para “UpLoad”
do Documento (Word,
Excel ou Imagem)
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela de identificação
do arquivo carregado
(Descrição)
SISTEMA DE REFORMULAÇÃO FINANCEIRA
• Tela de confirmação
(Protocolo) do envio da
solicitação
ADITIVO CONTRATUAL
Definição: todas as alterações relativas ao instrumento contratual
originalmente assinado, devem ser submetidas a RCT para providenciar um
aditivo contratual.
PRAZO
ADITIVO
CONTRATUAL
VALOR
ESCOPO
ADITIVO CONTRATUAL - PRAZO
Definição: Dilação do prazo original estabelecido no instrumentos contratual.
• Contrato de Prestação de Serviço : pode ser aditado em prazo por um
período igual ao originalmente contratado.
• Termo de cooperação : pode ser aditado em prazo independentemente
do prazo originalmente acordado.
Documentos necessários : Oficio da fundação e justificativa técnica.
Prazo para envio da solicitação : Prazo de solicitação 3 meses.
Nota 1 : A falta do instrumento contratual aditado implicará em não pagamento
de parcelas em aberto.
Nota 2 : Os recursos só poderão ser utilizados dentro do prazo de vigência do
Instrumento contratual.
ADITIVO CONTRATUAL - VALOR
Definição: Solicitação de recursos adicionais ao original estabelecido no
instrumentos contratual, visando a conclusão do projeto.
Documentos necessários : Oficio da fundação, justificativa técnica, Planilha
“De-Para” (identificando claramente as variações de custo e a inclusão de
novos), Plano de Trabalho e Planilha de Desembolso revisados (as parcelas
que já foram liberadas, na nova revisão, não poderão ter valores diferentes do
projeto vigente) e Relatório de Acompanhamento Gerencial.
Autorização Prévia ANP :
• Projetos de Infra-estrutura – terão suas solicitações de aditamento de valor
encaminhado a ANP para aprovação prévia
• Projetos de Pesquisa – não tem necessidade de aprovação prévia da ANP.
ADITIVO CONTRATUAL - ESCOPO
Definição: Solicitação de alteração do trabalho definido inicialmente como
necessário para a execução do projeto.
Documentos necessários : Oficio da fundação, justificativa técnica, Planilha
“De-Para” (identificando claramente as variações de recursos e a inclusão de
novos), Plano de Trabalho e Planilha de Desembolso revisados (as parcelas
que já foram liberadas, na nova revisão, não poderão ter valores diferentes do
projeto vigente) e Relatório de Acompanhamento Gerencial.
Autorização Prévia ANP :
• Projetos de Infra-estrutura – terão suas solicitações de aditamento de
escopo encaminhado a ANP para aprovação prévia.
• Projetos de Pesquisa – não tem necessidade de aprovação prévia da ANP.
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Divulgação de Informes;
Contratação de mais profissionais;
Criação de e-mails por grupo de trabalho ( Ex. Análise, prestação de contas,
remanejamento, aplicação financeira e aditivo );
Disponibilização de consulta do status da prestação de contas na INTRANET(
consulta interna ) ;
Realização de reuniões mensais com gestores da Petrobras;
Criação do Site de Relacionamento com a Comunidade de C&T
site: www.petrobras.com.br/cienciaetecnologia
Realização de reuniões regionais com as fundações;
Treinamento de 48 horas para as Fundações;
Contratação de um projeto para desenvolvimento de ferramenta de gestão que
melhore o acompanhamento Administrativo-Financeiro dos convênios;
Plano de Visita às Fundações
A agenda será definida ao longo do ano de 2009.
As solicitações devem ser encaminhadas para os respectivos endereços:
•
Prestação de contas –
[email protected]
•
Remanejamento Financeiro - [email protected]
•
Rendimentos de Aplicação Financeira –
[email protected]
•
Aditivo - [email protected]
Obs: Esta apresentação estará disponível no Site dentro de 15 dias.
www.petrobras.com.br/cienciaetecnologia