Referenzen ELO - Inway Systems

ELO Kundenreferenzen
ELO Kundenlösungen im Überblick
Anregungen & Inspiration für Ihr Business
1
Starke Lösungen gebaut für
die Bedürfnisse unserer Kunden
Lieber Leser,
wir leben in einer Zeit des Wandels. Globalisierende Märkte
verursachen einen immer härteren Wettbewerb. Bei dieser
rasanten Entwicklung stellt sich natürlich die Frage, wie
man als Einzelner und als Unternehmen überhaupt noch
mithalten kann.
Schnelligkeit, Performance, Qualität und Kundennähe sind
heute mehr denn je eine Frage der richtigen Werkzeuge,
Konzepte und intelligent automatisierter Prozesse. ECMSysteme wie ELO bieten hierzu die ideale Lösungsplattform,
damit Sie diese Ziele erreichen können.
Die Lösungsszenarien sind dabei so vielfältig wie die Profile jedes einzelnen Unternehmens.
Ich selbst bin immer wieder erstaunt, in welcher und vor allem kreativen Art und Weise
unsere Lösungen im Kundenumfeld eingesetzt werden. Da ist z.B. der Logistikarbeiter,
der einen Scanprozess von Frachtpapieren steuert, indem er das System im laufenden
Arbeitsprozess mit einer Barcodepistole bedient. Oder es rollen mobile, speziell
konstruierte ELO Arbeitsplätze im Werkstattbereich, nehmen Prüfprotokolle auf und führen
Serviceunterlagen mit.
Der optimale Geschäfts- und Arbeitsprozess steht immer im Mittelpunkt, unabhängig von
Branche und Größe eines Unternehmens. Wer erfolgreich arbeiten will, sollte Medienbrüche
vermeiden und manuelle Tätigkeiten durch automatisierte Schritte ersetzen. Nur so ist
gewährleistet, dass die benötigten Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur
Verfügung stehen.
In der vorliegenden Broschüre haben wir Ihnen einige Beispiele aus der Praxis zusammengestellt. Sie sollen Ihnen Anregungen und Inspiration für die eigene Arbeit liefern. Ganz
nach dem Motto: „Aus der Praxis für die Praxis“.
Ich bin mir sicher, dass der ein oder andere nützliche Hinweis zur Optimierung Ihrer Arbeitsund Geschäftsprozesse vorhanden ist und wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen.
Mit freundlichem Gruß
ELO Digital Office GmbH
H. Mosbach,
Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH
1. AKN Eisenbahn AG
Branche: Schwerpunkte: Stichworte: Schienenverkehr
Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung
Anbindungen an SAP und Lotus Notes
6
2. Allresto GmbH
10
3. August Mink KG
14
4. Autohaus Boris Becker
18
5. Brückner Gruppe
22
6. Coko Werk GmbH & Co. KG
26
7. DBE
30
Branche: Schwerpunkte: Stichworte: Branche: Schwerpunkte: Stichworte: Branche:
Schwerpunkt: Stichworte: Branche: Schwerpunkte: Stichworte: Branche: Schwerpunkte: Stichworte: Branche: Schwerpunkt: Stichworte: 8. Eura Mobil
Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Gastronomie/ 100%ige Tochter der Flughafen München GmbH
Umfassende ECM Lösung, Archivierung von > 1,5 Mio. Datensätzen
Anbindungen an Microsoft Dynamics NAV
Industrie / Hersteller technischer Bürsten
Umfassende ECM Lösung, Archivierung von 90.000 Zeichnungen, elektronischer Rechnungsversand
Elektronische Signatur, ERP FORMAT von e-bootis
Automobil
Elektronische Fahrzeugakte
Anbindung an IBM iSeries (AS/400), diverse Mercedes Applikationen, CIDCAR für Chrysler und C/A/R/E für Renault
Industrie / Folienrecktechnologie
Umfassende ECM Lösung, E-Mail Archivierung
Anbindungen an SAP
Industrie / Verarbeitung thermoplastischer Kunststoffe
Elektronische Bestellmappe
Anbindung an ifax.OPEN, Barcode
Entsorgung
Archivierung von CAD-Zeichnungen, standortübergreifende Informations-Verfügbarkeit
CAD-Integration, SAP-Integration
Reisemobilhersteller
Elektronische Fahrzeugakte
300-600 aktive Workflows, Buchungsschnittstelle zu DATEV
34
9. FernUniversität in Hagen
38
10. Freedom Scientific
42
11. Gewerkschaft der Polizei
46
12. HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik
50
Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Hochschule
Elektronische Studierendenakte
Anbindung an das Studierendenorganisations-System HIS-SOS
Medizintechnik
Zentraler Informationspool für SAP-Belege, E-Mails, Office-Dokumente, Zoll- und Versandpapiere
Anbindungen an SAP, und Microsoft Exange
Gewerkschaft
Digitaler durch Workflows automatisierter Posteingang, zentrales Unternehmensarchiv
Anbindung Lexware Buchhalter und eigene Mitgliederverwaltung, 750.000 archivierte Dokumente
Schiffbau
Informationsmanagement, 3 Mio. archivierte Dokumente, weltweiter Zugriff auf Informationen
Anbindung an Infor
13. Hoffmann + Krippner
54
14. Lufthansa Technik Logistik GmbH
58
15. MAN
62
Branche: Schwerpunkt: Stichworte:
Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Branche: Schwerpunkt:
Stichworte: 16. Maredo
Branche: Schwerpunkt: Stichworte: 17. Pari
Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Industrie / Tastaturen
Zentrale Wissensplattform
Anbindung an Infor
Airline Logistiker
Umfassende ECM-Lösung
Aufbau einer einheitlichen IT-Infratsruktur
Maschinenbau
Rechtskonforme Archivierung der Motorenbegleitbelege, Schnelles Finden von Informationen
Workflows, Barcode, 24h Systemperformance
Gastronomie
Automatisierung von Ein- und Ausgangsbelegen, Workflowgesteuerter Rechnungsfreigabeprozess
Anbindung an IBM AS/400-Umgebung, Barcode
Aerosoltechnologie
Papier-Eliminierung im Service-Bereich, Zentrales Unternehmensarchiv
Anbindung an das ERP System BaaN und später SAP
66
70
18. Pernod Ricard
74
19. Steuerverwaltung Basel Stadt
78
20. Sunpoint
82
Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Spirituosen
Rechtskonforme E-Mail Archivierung, Workflowgesteuerte Urlaubs- und Dienstreiseanträge
Anbindung an Microsoft Exchange
Öffentliche Verwaltung
Elektronische Steuerakte
Anbindung an Steuerverwaltungssoftware Nest und Scansoftware CaptureTax
Wellness und Solarien
Zentrales Unternehmensarchiv
Anbindung an Sage, Barcode, Zugriff von Außenmitarbeiter auf Dokumente über Terminalserver
21. Weimarer Wohnstätte GmbH
86
22. W.I.R. – Personaldienstleistung
90
23. Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.H.
94
Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Branche: Schwerpunkt: Stichworte: Immobilien
Elektronische Mieterakte
Anbindung zur wohnungswirtschaftlichen Software AS/400 und Wohndata
Dienstleistung
Zentrales Archiv mit unternehmensweiter Verfügbarkeit von Informationen
Barcode
Nahrungs- und Genussmittelindustrie
Zentrales Archiv, Digitalisierung des Posteinganges
ELO Mobile Client, hauseigenes ERP System (CSB)
AKN Eisenbahn AG
1
AKN Eisenbahn AG
Land: Deutschland
Branche: Schienenverkehr
Schwerpunkte: Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung
Stichworte: Anbindungen an SAP und Lotus Notes
Das Unternehmen
Für 12,7 Millionen Fahrgäste hat die AKN Eisenbahn AG eine Schlüsselfunktion für
die Mobilität in der Metropol-Region Hamburg und dem schleswig-holsteinischen
Binnenland.
Die Herausforderung
Bereitstellen einer Vertragsdatenbank für ca. 7000 Verträge. Eine Rechnungsverarbeitung sollte für das vorhandene SAP R/3 System eingerichtet werden. Schnittstellen
zum bestehenden Kommunikationssystem Lotus Notes und dem Windows Betriebssystem waren nötig.
Lösung
Mit ELOenterprise stehen alle Verträge mit den dazugehörigen Dokumenten vollständig im Unternehmen zur Verfügung. Automatische Überwachung von Fristen,
Zahlungsterminen etc. ist gewährleistet. Rahmenvereinbarungen stehen bei der
Rechnungseingangsverarbeitung sofort zur Gegenkontrolle zu Verfügung.
Nutzen
Schnellere Bearbeitung. Erhöhte Transparenz (Rechnungsstatus ist jederzeit
ersichtlich). Systematische Erfassung der Rechnungen durch Scanner-Arbeitsplatz.
Senkung der Prozesskosten um ca. 20%.
„Durch die gesamte Umstellung konnten wir
eine Senkung der Prozesskosten um ca. 20%
erreichen. Das sind für uns aussagekräftige
Zahlen. Darüber hinaus wurden die Durchlaufzeiten erheblich reduziert.“
Frank Dubberke,
Projektleiter bei AKN Eisenbahn AG
AKN Eisenbahn AG
Der Einsatz eines
Dokumentenmanagement Systems
sah auch die AKN Eisenbahn AG automatisierte Prozesse
Die AKN hat mit ELOenterprise ihre Prozesskosten um
Erfolg. Die Einführung eines Archivierungs- und Dokumen-
ca. 20 % gesenkt. In ELO stehen alle Verträge mit den
tenmanagement-Systems (DMS) lag daher sehr nahe.
als Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltigen
dazugehörigen Dokumenten dem Unternehmen vollständig zur Verfügung. Automatische Überwachung
leistet. Zudem wurde eine Rechnungsverarbeitung für
7.000 Verträge,
14.000 Eingangsrechnungen
das vorhandene SAP R/3 System eingerichtet, was eine
Die AKN verwaltet rund 7.000 Verträge. Diese und die
schnelle Bearbeitung und eine erhöhte Transparenz
dazugehörigen Dokumente standen bislang nicht jederzeit
beim Rechnungsstatus ermöglicht. Das bestehende
vollständig zur Verfügung. Der Zeitverlust beim Suchen der
Kommunikationssystem Lotus Notes ist ebenfalls mit ELO
Verträge und Dokumente war enorm. Der Rechnungs-
verzahnt.
eingang mit ca. 14.000 Eingangsrechnungen jährlich
von Fristen, Zahlungsterminen etc. ist dank ELO gewähr-
erfolgte papiergestützt. Fristen und Zahlungstermine wurEinsteigen bitte... der Zug fährt in Kürze ab! Mehr als
den nicht automatisch kontrolliert, was zu Fehlerquellen
100 Jahre lang war diese Aufforderung an die Fahrgäste
führte und somit einen hohen Verwaltungsaufwand
im Eisenbahnverkehr der Hinweis darauf, dass die Reise
bedingte. Zur Optimierung dieser Prozesse sollten eine
beginnt. Auch bei der AKN ist das nicht anders. Das
Vertragsdatenbank mit der Anbindung an SAP/R3 sowie
Streckennetz der AKN breitet sich über den Süden Schles-
die Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung
wig-Holsteins in einer Gesamtlänge von 255 Kilometern aus.
realisiert werden. Ziel war es zum einen, alle Verträge
Das Unternehmen befördert seine Fahrgäste zu insge-
erstmals vollständig, strukturiert und schnell im Unterneh-
samt 66 Bahnhöfen in Hamburg und Schleswig-Holstein.
men zugänglich zu machen, und zum anderen, den Work-
Auch im Güterverkehr ist die AKN tätig. Sie bietet 357
flow bei der Rechnungseingangsverwaltung effizienter zu
Beschäftigten attraktive Arbeitsplätze in technischen und
gestalten. Mit dem Einsatz von ELOprofessional wurden alle
kaufmännischen Berufen. Doch die beschaulichen Zeiten
gesteckten Ziele erreicht. Mittlerweile hat die AKN weitere
sind lange vorbei. Schnelligkeit, Pünktlichkeit und Taktver-
Abteilungen an das DMS/Archiv-System angebunden.
kehre bestimmen die Fahrpläne und sind die wesentlichen
Merkmale eines Wettbewerbs, der auch im Nahverkehr auf
der Schiene über den Erfolg entscheidet. Wer nicht „just
in
„Zum einen war es mit Sicherheit die Bedienung, die zur Entscheidung für ELO geführt hat,
aber auch die offene Architektur
und die zur Verfügung stehenden Schnittstellen waren für die
Projektgruppe entscheidend;
darüber hinaus kann man individuelle Wünsche über Scripts
schnell und einfach realisieren.“
Frank Dubberke,
Projektleiter bei AKN Eisenbahn AG
time“
sein
Ziel
Die ersten Überlegungen zum Einsatz eines Dokumenten-
erreicht, bleibt im Wett-
management-Systems
bewerb auf der Strecke.
angestellt: Neben der Vertragsdatenbank für die Juristen
Ob
im
wurden
im
Frühjahr
2003
Personenver-
sollte für die Finanzbuchhaltung eine Rechnungsverarbei-
kehr oder beim Güter-
tung eingerichtet werden, die sich mit dem vorhandenen
transport pünktlich und
SAP-System verbinden ließ. SAP sollte auch nach Einfüh-
zuverlässig das Ziel zu
rung der DMS-/Archiv-Lösung das führende System
erreichen,
unab-
bleiben. Weitere relevante Faktoren waren die Einbindung
sind
des sich im Einsatz befindenden Kommunikationssystem
dingbar.
ist
Heute
Mobilität und Rücksicht
auf unsere Umwelt die
neuen Richtgrößen. Um
„just in time“ zu bleiben,
Weitläufige Ziele
Lotus Notes und dem Betriebssystem Windows.
Zukunftsorientierte Technologie
Ziel erreicht, weitere Schritte
Im Oktober 2003 startete die AKN den Pilotbetrieb mit
Die ursprünglich gesteckten Ziele sind erreicht – mittler-
ELOprofessional 4.0. Bereits im Februar 2004 folgte der
weile hat die AKN weitere Abteilungen wie Einkauf und
Kick-off in den Produktivbetrieb: Scannen und Archivieren
Controlling an das DMS-/Archiv-System angebunden. Die
der Eingansrechnungen sowie Übernahme der Daten aus
AKN rechnet künftig mit weiter steigenden Datenmengen
der Vertragsdatenbank in das Archiv. Knapp ein Jahr später
insbesondere aus der Notwendigkeit einer Compliance-
konnte das System für weitere Bereiche live geschaltet
konformen E-Mail Archivierung. Um hierfür gewappnet zu
werden. Im ersten Halbjahr 2006 wurde auf die java-
sein, hat sich das Unternehmen für ein modernes Storage-
ELOenterprise
System mit hoher Verfügbarkeit entschieden. Zum Einsatz
migriert – inklusive des ELO-Moduls zur serverseitigen
kommt seit Ende Januar 2007 das Speichersystem DR550
E-Mail-Archivierung aus Lotus Notes. Die Plattformunab-
von IBM. Es handelt sich dabei um eine Speicherlösung
hängigkeit und die skalierbare Systemarchitektur über-
auf Hard-Disk-Basis, die zusätzliche Schutzmechanis-
zeugte das Projektteam, auf ELOenterprise umzustellen.
men für die Datensicherheit bietet. Die Ansteuerung der
Zukunftsorientierte Optionen waren ausschlaggebend für
DR550 erfolgt über eine zertifizierte Schnittstelle von
diese Entscheidung. Zum einen ergibt sich die Möglichkeit
ELOenterprise zum IBM Tivoli System Storage Archive
der Verteilbarkeit von Serverprozessen auf mehrere eigen-
Manager DR550.
basierte
Content-Management
Lösung
ständige Servereinheiten. Dies bringt nicht nur eine
Leistungssteigerung des Gesamtsystems mit sich, sondern
Weiterhin geplant ist die vollständige Digitalisierung der
erlaubt auch ein dediziertes Recovery einer Teilfunktion im
Finanzbuchhaltung. So werden künftig die Ausgangsrech-
Gesamtsystem. Zum anderen ist eine asynchrone Prozess-
nungen beim Rechnungsdruck automatisch digital in ELO
verarbeitung möglich, die sicherstellt, dass eine Einzel-
archiviert und zeitgleich in SAP verbucht.
störung nicht das gesamte System belastet.
Automatisierte Prozesse
Mittels ELOprofessional wurden bereits bei der Erstellung
der Vertragsdatenbank wesentliche Prozesse optimiert. Die
Ablage aller Vertragsdokumente geschieht unter einem
vorgangsorientierten Register. Die Überwachung eines
Vertrages zur Laufzeit erfolgt durch dynamische Verschlagwortungsmasken, diese steuern die Ablage des Vertrages
in die Wiedervorlage der Mitarbeiter. Die Rechnungseingangsverwaltung wurde zudem durch ELOprofessional und
der Erstellung einer Prozesskette vom Öffnen der Post bis
zum Einbuchen in SAP R/3 optimiert. Der ELO Workflow
stellt die richtige Zuordnung und korrekte weitere Bearbeitung der Belege sicher. Das tägliche Dokumentenaufkommen wird nach der Migration vollständig in ELOenterprise
verwaltet, die Finanzbuchhaltung wird komplett mit allen
Aufgaben abgebildet und archiviert. Zwischenzeitlich werden mit ELO rund 10.000 Rechnungen pro Jahr verwaltet.
Allresto GmbH
10
2
Allresto GmbH
Land: Deutschland
Branche: Gastronomie / 100%ige Tochter der Flughafen
München GmbH
Schwerpunkte: Umfassende ECM Lösung,
Archivierung von > 1,5 Mio. Datensätze
Stichworte: Anbindung an Microsoft Dynamics NAV
Das Unternehmen
Die Allresto GmbH nimmt die Führung der Gastronomie mit ca. 800 Mitarbeitern in
den Terminals sowie im Tagungsbereich und in den verschiedenen Bereichen des
Franchise wahr. 40 Betriebe mit einem Umsatz von ca. 55 Mio. Euro pro Jahr unterstehen dem Unternehmen, das eine 100%ige Tochter der Flughafen München
GmbH ist.
Die Herausforderung
•
Straffen der Aufbauorganisation und Ablauforganisation
•
Schneller Zugriff auf alle gewünschten Daten
•
Abbau des Papier-Archives
Lösung
Durch den Workflow in ELOprofessional wird der Fluss aller Rechnungen und Bestellungen automatisiert, die gesamte Bearbeitungskette ist jetzt elektronisch abgebildet, Massendaten werden revisionssicher archiviert, über ELO kann auf Daten aus
Navision zugegriffen werden.
Nutzen
18% Einsparungspotenzial in der Materialwirtschaft; wesentliche Einsparungen bei
den Druckkosten; Mieteinsparungen für nicht mehr benötigte Archivräume; 100
Kostenstellen in der FiBu, die zusammengeführt werden; 1,5 Mio Seiten im Verwaltungsbereich pro Jahr digital auf einen Blick; 15.000 Kassenbons am Tag – nur
Gaststätten ohne Handel, die automatisch archiviert werden. Systemverfügbarkeit: 24
Stunden – 7 Tage pro Woche auch feiertags (alle Bons und die Kassenberichte
werden in der Nacht elektronisch ins Archiv übernommen).
„Nur eine gute Software reicht nicht, Sie
brauchen auch einen Lieferanten, der seine
Software beherrscht und seinem Kunden von
Anfang an sagen kann, worauf er zu achten
hat, und worauf es bei einem solchen System
ankommt.“
Roland Düngfelder,
Leiter kaufmännische Verwaltung
11
Allresto GmbH
Systemverfügbarkeit 24 Stunden,
7 Tage die Woche
die Überlegungen mit einzubeziehen. Die Allresto arbeitet
Mit ELO realisiert die Allresto GmbH 18% Einsparungs-
resultierenden Massendaten (Kartons mit Bons aus den
potenzial in der Materialwirtschaft, wesentliche Ein-
Restaurants) sollten rechtskonform aus den Ordnern in ein
sparungen bei den Druckkosten sowie Mieteinsparungen
elektronisches Archiv-System übertragen werden. ELO
für nicht mehr benötigte Archivräume. 1,5 Mio. Seiten
verarbeitet diese COLD Daten über ein einfaches Script
stehen den Mitarbeitern im Verwaltungsbereich pro Jahr
dessen Anpassung innerhalb nur eines Tages erfolgte.
mit ELO digital auf einen Blick zur Verfügung. 15.000
Heute hat die Allresto sofortigen Zugriff auf alle Belege.
Kassenbons am Tag aus den Gaststätten werden
„Für uns ist es wichtig, dass jeder Kunde eine Rechnung
automatisch archiviert. Die ELO Systemverfügbarkeit ist 24
erhält“, sagt Roland Düngfelder. „Die Journale werden
Stunden – 7 Tage pro Woche gegeben.
anschließend ausgewertet, die Bons werden mit den Listen
mit einem amerikanischen Kassensystem. Die daraus
verglichen, um Ungereimtheiten zu vermeiden“, so Herr
Ein Flughafen, wie ihn München bietet, ist für unzählige
Düngfelder weiter. Die Finanzberichte der Kassensysteme
Menschen inzwischen mehr als nur ein Ort, an dem
müssen so aufgebaut sein, dass der Artikelumsatz dem
Flugzeuge starten und landen, es ist ein Meetingpoint,
Finanzumsatz entspricht, gleichzeitig muss er zu den
Freunde zu treffen, ein Ort zum Leben, Feiern und
Steuerberichten und zur Zahlungsart passen, hier dürfen
Wohlfühlen… und dass dies so ist, dafür sorgt die Allresto
keine Differenzen entstehen.
Flughafen München Hotel und Gaststätten GmbH. Das
Unternehmen wurde 1978 als Flughafen München
Restauration GmbH gegründet und ist eine 100%ige
Informationen auf Knopfdruck
Tochter der Flughafen München GmbH. Die Führung der
Neben der Massendatenverarbeitung war das nächste Ziel
Gastronomie in den Terminals sowie im Tagungsbereich
die Volltextrecherche. Die Geschäftsleitung legt großen
und in den verschiedenen Bereichen des Franchise werden
Wert darauf, wichtige Dokumente sofort zur Verfügung zu
von der Allresto GmbH wahrgenommen. Für das
haben. Hier ist das Dokumentenaufkommen zwar
Management des Flughafenhotels „Kempinski Hotel
entsprechend geringer, aber genau in diesem Bereich ist
Airport“ und der Betriebscasinos wurde ein Betriebs-
ein schneller Zugriff von hoher Bedeutung. Während die
führungsvertrag mit der Kempinski Gruppe bzw. der Eurest
Buchhaltung ausschließlich über die Verschlagwortung
GmbH abgeschlossen. Beide im Namen und auf Rechnung
arbeitet, kommt in der Führungsebene die Volltextrecherche
der Allresto GmbH.
zum Einsatz. Auch dieses Modul war im Basispaket von
ELOprofessional enthalten. Der manuelle Durchlauf der
Eingangsrechnungen wurde komplett abgeschafft, weil der
Vorausschauende Prozesse
Prozess heute über die Workflow-Komponente von
Im Rahmen der Einführung des DMS wurden mehrere
ELOprofessional
vollautomatisch
Dinge erwogen. Primär gehörte dazu das Straffen der
Nachdem
Eingangsrechnungen
Aufbau„Ich finde es einfach genial, ich
öffne meine Aufgaben und sehe
auf einen Blick, alles was heute
wichtig ist.“
Roland Düngfelder,
Leiter kaufmännische Verwaltung
und
abgewickelt
dezentral
wird.
an
Ablauf-
Arbeitsplatz-Scannern erfasst wurden, gehen sie via
ELO war
Workflow zur Prüfung in die Fachabteilung. Danach werden
zunächst ein Baustein
die Rechnungen sofort im Aufwand verbucht. Der Stand
im
Das
der Monatsabrechnung Aufwand/Ertrag wird laufend
Archiv
aktualisiert, was einen vollständigen und transparenten
organisation
–
Gesamtbild.
elektronische
jedoch
zwang
die
Projektgruppe, alles zu
überdenken und ELO in
12
die
Überblick gewährleistet.
„B-Nummer“
Die so genannte „B-Nummer“ ist mittlerweile zum
Zukunftsperspektive und langfristiger Ausblick
Hauptkriterium des Archivsystems geworden. Diese
Die
Nummer ist der Schlüssel zum ERP-System Navision. Der
Millionenhöhe werden im Augenblick archiviert. Darüber
Fluss fast aller Bestellungen und Rechnungen konnte so
hinaus soll die vorhandene Altablage rückwirkend bis zur
automatisiert werden. Zusätzlich werden Bestellungen
Grenze der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nacherfasst
über Dateiaustausch durchgeführt, die beim Lieferanten
werden. Dabei handelt es sich um Berge von Papier zum
zur schnellen Erstellung von Ladelisten führen. Von der
Beispiel Vergleichsangebote, die unter Berücksichtigung
Bestellung über den Lieferschein zur Rechnung und wenn
der Versionskontrolle archiviert werden.
Baupläne
aller
Bauvorhaben
in
mehrstelliger
nötig zur Mahnung mit ELO wurde es möglich, die gesamte
Bearbeitungskette elektronisch abzubilden. Und was am
bemerkenswertesten ist, nicht nur geübte IT-Mitarbeiter
bedienen das System, sondern auch Anwender, deren
Profession auf völlig anderen Gebieten liegt. Bereits viele
der Allresto Lieferanten erhalten heute statt unzähliger
einzelner Bestellungen eine Datei, die direkt in deren
System eingelesen wird. Im Gegenzug erhält Allresto den
Katalog ebenfalls elektronisch, so dass beispielsweise
Preisänderungen sofort auf diesem Wege im System
bekannt sind. Die Lieferanten haben sich inzwischen an
das System gewöhnt, denn nur wenn die B-Nummer von
ihnen akzeptiert wird, läuft alles einwandfrei.
Das zentrale Archiv
Durch das ELO Archiv konnte im Lager auf die Installation
des ERP-Systems verzichtet werden, was Lizenzkosten
spart, da alle Informationen über die B-Nummern oder
andere
Attribute
vorgangsbezogen
aus
dem
ELO
Archivsystem jederzeit und überall zur Verfügung stehen.
Die Personalverwaltung wurde ebenfalls mit einbezogen.
Sobald ein neuer Personalstammsatz im ERP-System
erfasst wird, erstellt ELO automatisch einen Personalordner
mit entsprechenden Mappen und Registern, so dass ab
diesem Zeitpunkt eine automatische Archivierung in diese
Personalakte erfolgt. Kein Mitarbeiter muss mehr in den
Keller, um Akten und Belege zu suchen. Rückrufe werden
vermieden, da alle Informationen vorgangsbezogen am
Bildschirm zur Verfügung stehen, welche die Bearbeiter für
klärende Gespräche benötigen.
13
August Mink KG
14
3
August Mink KG
Land: Deutschland
Branche:
Industrie / Hersteller technischer Bürsten
Schwerpunkte: Umfassende ECM Lösung, Archivierung von
90.000 Zeichnungen, elektronischer Rechnungsversand
Stichworte: Elektronische Signatur,
Anbindung an ERP-System FORMAT von e-bootis
Das Unternehmen
Die August Mink KG produziert jährlich über 6 Mio. technische Bürsten. Das
Unternehmen hat weltweit über 15.000 Kunden und erzielt einen Umsatz von über
30 Mio. Euro pro Jahr.
Die Herausforderung
Schneller Zugriff zu Aufträgen, die bereits mehrere Jahre zurückliegen. Alle Informationen zu Kunden auf einen Blick. Rechnungsversand soll ohne Papier realisiert werden. Die Papierarchivierung soll wegfallen.
Lösung
Einscannen von 90.000 Zeichnungen. Überführung aller Lieferscheine, Aufträge usw.
aus dem ERP-System (FORMAT von e-bootis) ins ELO Archiv. Rechnungsversand per
E-Mail und Fax. Über die Auftragsbestätigungsnummer finden Mitarbeiter alle
Dokumente auf Knopfdruck.
Nutzen
Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern – Auskunftsbereitschaft just in time.
Aktualität – Kunden können immer den aktuellen Status über das Versandavis
abrufen (Link verknüpft mit UPS). Enorme Abnahme der Rückfragen durch OnlineAbfrage des Versandstatus.
„Auskünfte sind auf Knopfdruck auf dem
Bildschirm. Der Nutzen von ELO für unsere
Kunden ist riesig.”
Von rechts:
Daniel Zimmermann,
Controlling/Projektleiter und
Andreas Lindauer,
Vertriebsleiter Mink KG
15
August Mink KG
Vorsprung durch ein
Dokumentenmanagement-System
Kunden eingereicht wurden. Durch das umfangreiche
Mink realisiert mit ELO als eines der ersten Unternehmen
Herstellung nach Zeichnungen der Kunden, mussten diese
Deutschlands den Versand von Rechnungen voll-
Zeichnungen früher gesucht, kopiert und wieder einsortiert
automatisch via Fax oder E-Mail und setzt dabei die vom
werden. Diese Arbeiten entfallen heute komplett.
Sortiment an Standardbürsten und der individuellen
Gesetzgeber vorgeschriebene qualifizierte elektronische
Signatur ein. 90.000 Zeichnungen sind ins ELO eingedem ERP-System FORMAT von e-bootis ins ELO
Volle Systemakzeptanz bei den
Mitarbeitern
übernommen. Alle Informationen zu Kunden stehen den
Daniel Zimmermann ist in leitender Funktion bei Mink tätig
Mitarbeitern somit auf einen Blick und per Knopfdruck
und verantwortlich für die Einführung eines unter-
bereit.
nehmensweiten
scannt worden, Lieferscheine, Aufträge u.s.w. wurden aus
DMS.
Sehr
schnell
konnte
die
Leistungsfähigkeit von ELOprofessional überzeugen. Die
„Nichts auf der Welt ist so mächtig wie eine Idee, deren
neben ELO betrachteten Systeme passten nicht zum
Zeit gekommen ist“, dieses Zitat von Victor Hugo ist ein
Mittelstand, so die Meinung von Daniel Zimmermann. Die
Leitsatz für das Unternehmen August Mink KG. Mink-
Benutzerfreundlichkeit
Bürsten blickt auf eine 160-jährige Firmengeschichte
Ausschlag gegeben. Es wurden 80 Arbeitsplätze mit ELO
zurück, die geprägt ist von Tradition verbunden mit einer
ausgestattet.
offenbar unerschöpflichen Innovationskraft. Mink-Bürsten
Unternehmen, der nicht mit dem System zurecht kommt“,
produziert nicht nur jährlich über 6 Millionen technischer
meint Daniel Zimmermann, „und…keiner will zurück zum
Bürsten, sondern das Unternehmen versteht sich auch als
Papier! Das System genießt volle Akzeptanz.“
„Wir
von ELOprofessional
haben
heute
hat
niemanden
den
im
Dienstleister, der vor allen Dingen die absolute Zufriedenheit
seiner Kunden im Blick hat.
90.000 eingescannte Zeichnungen
Im Oktober 2003 startete das Pilotprojekt, bei dem die
Kundenzufriedenheit dank schneller
Auskunft
gesamten 90.000 Zeichnungen eingescannt und im DMS
archiviert wurden. Die entscheidende Vorgabe an dieser
Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-
Stelle war, möglichst wenig eingeben zu müssen. Es
Systems
die
genügte die Kunden- und Artikelnummer, alle anderen
Kundenzufriedenheit verbessert werden und daraus
Daten wurden anschließend aus einem Excel-Sheet
schließend eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter
eingespielt, so dass diese beiden Attribute ausreichten, um
gegeben sein. Ist der Mitarbeiter sofort auskunftsbereit,
eine eindeutige Identifikation sicherzustellen. Kurz darauf
wenn ein Kunde anruft und Informationen über einen
konnten alle Lieferscheine, Aufträge usw. aus dem ERP-
mehrere Jahre zurückliegenden Auftrag haben möchte,
System (FORMAT von e-bootis) übernommen und über
dann entsteht sofort eine angenehme partnerschaftliche
die COLD-Schnittstelle ins Archiv überführt werden.
(DMS)
sollte
daher
vor
allem
Basis für das weitere Gespräch. Dieses Szenario gehört
dank des ELO DMS heute zum alltäglichen Service-Bild bei
Mitarbeitern als Suchkriterium und sofort ist der Vorgang
Einsparungen und positive
Kundenresonanz
am Bildschirm verfügbar. Ein weiteres Ziel bei der DMS
Im April 2004 lag der Rechnungsversand per Fax oder E-
Einführung war, Doppelarbeit einzusparen, die automatisch
Mail im Fokus. Da bereits alle Rechnungen nach Erstellung
entstand, wenn nach längerer Zeit Folgeaufträge von
automatisch aus dem ERP-System FORMAT in ELO archiviert
Mink. Die Auftragsbestätigungsnummern dienen den
16
werden, wurde ein automatisierter Rechnungsversand
Finanzbuchhaltung
angestrebt. Die 150-200 Rechnungen täglich sollten nicht
Leasingunterlagen sind bereits im Archiv. In der Produktion
mehr via Post die Kunden erreichen, sondern per E-Mail.
wäre es denkbar, die Anweisungen für Maschinen-
Tätigkeiten wie Ausdrucken, Einkuvertieren, Frankieren etc.
einstellungen und Betriebsanleitungen zu archivieren.
sind
dadurch
Einsparungen
überflüssig
bei
geworden
und
Verwaltungstätigkeiten,
Porto
bereits
umgesetzt.
Auch
alle
haben
und
Briefpapier zur Folge. Darüber hinaus versprachen sich die
Der Erfolgsfaktor
Verantwortlichen einen verbesserten Kundenservice. Die
Die Erfolge durch die Einführung von ELOprofessional
darauffolgende positive Resonanz auf diese Änderung
liegen klar auf der Hand:
hatte selbst ein innovatives Unternehmen wie MinkBürsten überrascht. Als einer der ersten Unternehmen
•
Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern
Deutschlands hat Mink somit den Versand von Rechnungen
•
Auskunftsbereitschaft just in time
vollautomatisch via Fax oder E-Mail realisiert und setzt
•
Aktualität – Kunden können immer den aktuellen
dabei bereits die vom Gesetzgeber vorgeschriebene
Status über das Versandavis abrufen (Link verknüpft
qualifizierte elektronische Signatur ein. Nur 6 % aller
mit UPS)
Kunden machen von diesem Service keinen Gebrauch.
•
Enorme Abnahme der Rückfragen durch OnlineAbfrage des Versandstatus
Kundenservice auf Knopfdruck
•
Einsparungspotenzial, allerdings nicht auf Kosten der
Mitarbeiter: Die Mitarbeiterin, die früher die manuelle
„Jedem vertriebsorientierten Unternehmen kann man nur
Ablage gemacht hat, erledigt heute die ELO-
raten, nach einer Kunden- und Auftragsstruktur zu
Archivierung.
archivieren. Der Vorteil bei uns: Will ein Kunde nach zwei
Jahren wieder etwas bei uns bestellen, hat unser Mitarbeiter innerhalb weniger Sekunden den kompletten
Auftragsvorgang vor sich von der Anfrage über das Angebot,
die Bestellung, den Lieferschein bis hin zur Rechnung. Das
imponiert den Kunden. Früher rief der Kunde an und wollte
das Gleiche bestellen wie vor zwei Jahren. Dann musste
unser Mitarbeiter seinen Rückruf avisieren, in die Ordner
schauen und alles kopieren. Das war zeit- und kostenintensiv“, so Daniel Zimmermann.
Ausblick
Es gibt bei Mink-Bürsten sowohl im Einkauf als auch im
Vertrieb keine manuelle Ablage mehr. Das Papieraufkommen in Bezug auf eingehende Dokumente hat sich
zwar nicht reduziert, durch den Einsatz von ELOprofessional
entfällt allerdings die Aufbewahrung in unübersichtlichen
Papierarchiven. „Es läuft alles perfekt“, resümiert Daniel
Zimmermann. Innerhalb der Verwaltung wurden alle zu
optimierenden Prozesse bis auf die Bereiche Personal und
17
Autohaus Boris Becker
18
4
Autohaus Boris Becker
Land: Deutschland
Branche: Automobil
Schwerpunkte: Elektronische Fahrzeugakte
Stichworte: Anbindung an IBM iSeries /AS/400), diverse Mercedes
Applikationen, CIDCAR für Chrysler und C/A/R/E für Renault
Das Unternehmen
Die Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG ist in Vorpommern mit drei Standorten
vertreten. In den letzten 15 Jahren hat sich das Unternehmen zu einem leistungsfähigen Mehrmarkenbetrieb in Stralsund, Greifswald und Ribnitz-Damgarten entwickelt.
Das Spektrum der Autohäuser reicht von Beratung und Verkauf, von Neu- und
Gebrauchtwagen über Reparaturservice bis hin zu Finanzdienstleistungen.
Die Herausforderung
Alle Vorgänge und Dokumente zu einem Reparaturvorgang sollten auf einen Blick
ersichtlich sein. Die Kosten im Druckbereich sollten gesenkt werden.
Lösung
Mit ELOprofessional liegen jetzt alle Dokumente zu einem Reparaturvorgang im ELOArchiv. Das Dealermanagement-System Alphaplus (IBM AS/400) sowie diverse
Mercedes-Benz Applikationen wurden mit ELO verzahnt. Die Übernahme der
Dokumente geschieht automatisch. Mit einer Formularmanagementlösung wurde
ein effektives Druckmanagement realisiert.
Nutzen
„Das Projekt ist genauso abgelaufen, wie wir
uns das vorgestellt haben und wie es gemeinsam mit dem ELO Business-Partner abgesprochen war.“
Der Papierverbrauch und die Druckkosten wurden gesenkt, der Verwaltungsaufwand
verringert und ein zentrales Informationspool für den Innen- und Außendienst
geschaffen. Der Kundenservice ist um ein Vielfaches verbessert worden.
Hans-Joachim Kloth (rechts im Bild),
IT-Leiter, Autohaus Boris Becker
19
Autohaus Boris Becker
Schnelles Arbeiten durch ein
zentrales Informationspool
einzuführen. Ein Auswahlkriterium war vor allem das Bran-
Mit ELOprofessional hat das Autohaus Boris Becker den
hend erhielt das Autohaus Boris Becker eine ganzheitliche
Verwaltungsaufwand verringert und ein zentrales Infor-
Branchenlösung, die exakt auf das Unternehmen zuge-
mationspool für den Innen- und Außendienst geschaffen.
schnitten ist. „Das Preis-Leistungs-Verhältnis für das ELO
Anfragen von Kunden können jetzt direkt und schnell
Gesamtpaket hat uns überzeugt. Angefangen vom Druck-
bearbeitet werden. Zudem konnten mit einer Formular-
management bis hin zur Archivierung war es genau das,
management-Lösung Druckkosten gespart werden.
was wir wollten“, so der IT-Leiter Hans-Joachim Kloth.
Die Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG ist in Vorpom-
chenwissen des ELO Business-Partners. Damit einherge-
mern mit drei Standorten vertreten. In den letzten 15 Jah-
Optimierung des Reparaturservices
ren hat sich das Unternehmen zu einem leistungsfähigen
Wie in vielen Unternehmen ohne DMS üblich, hatten auch
Mehrmarkenbetrieb in Stralsund, Greifswald und Ribnitz-
die Mitarbeiter beim Autohaus BB ihre Unterlagen auf per-
Damgarten entwickelt. Angefangen als Mercedes-Benz Au-
sönlichen File Servern abgelegt. Unübersichtlichkeit, keine
tohausgruppe sind die Marken smart, Chrysler, Jeep, Dodge
prozessbezogene Ablage, langes Recherchieren und die
und Renault dazugekommen. Das Spektrum der Autohäu-
fehlende Aktualität der Informationen an allen drei Stand-
ser reicht von Beratung und Verkauf, von Neu- und Ge-
orten waren die Folge.
brauchtwagen über Reparaturservice bis hin zu Finanz-
Für die Zukunft ist daher geplant, mit ELO eine elektro-
dienstleistungen. Dabei steht der Faktor Dienstleistungs-
nische Fahrzeugakte „Verkauf für Neu- und Gebrauchtfahr-
qualität an erster Stelle.
zeuge“ zu realisieren, in der alle Informationen zu einem
Verkaufsvorgang übersichtlich zu finden sind.
Vorteil Becker in Vorpommern
In der ersten Projektphase beschloss das Autohaus mit der
Für das Autohaus Boris Becker (BB) ist Dienstleistungsqua-
Optimierung des Reparaturservices zu beginnen. Einer der
lität mehr als nur ein Bekenntnis, es ist ein Erlebniswert,
elementarsten Überlegungen war hier die Strukturierung
der für die Kunden den entscheidenden Unterschied
der elektronischen Ablage, denn nur dadurch ist die blitz-
macht. Der Anspruch für den Service am Kunden wird da-
schnelle Recherche der Dokumente möglich. Dazu wird
her beim Autohaus BB groß geschrieben. Um diesen Stan-
als einmaliges Merkmal eines Fahrzeuges die Fahrgestell-
dard halten zu können, braucht es eine optimale Koordina-
nummer genutzt. Dieser werden alle Dokumente bzgl. ei-
tion der Standorte in Vorpommern sowie den Überblick
ner Fahrzeugreparatur in der elektronischen Fahrzeugakte
beim Mehrmarkenbetrieb.
„Service“ automatisiert zugeordnet. Damit ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter alle Serviceleistungen am
Individuelle Branchenlösung
System sofort nachvollziehen kann. Alle handschriftlich
erstellten Dokumente zur Reparatur werden an einer
zentralen Stelle eingescannt und dann dem jeweiligen
zehn Jahre und des Fehlens eines zentralen Informations-
Fahrzeug automatisiert zugeordnet. „Kommt ein Kunde mit
pools für das gesamte Unternehmen, beschloss das Auto-
einem Reparaturauftrag zu uns, so kann ich im ELO das
haus Boris Becker ein Dokumentenmanagement-System
Fahrzeugkennzeichen oder einen adäquaten Ident einge-
(DMS) einzuführen. Die bereits im Haus befindliche Archi-
ben. Das System druckt mir den Reparaturauftrag aus und
vierungslösung konnte dem ganzheitlichen Anspruch einer
das erste Dokument für den Reparaturvorgang wird dem
effizienten DMS Lösung nicht gerecht werden. Das Auto-
Fahrzeug im Archiv automatisch zugeordnet“, beschreibt
haus entschied daher ELOprofessional als zentrales DMS
Hans-Joachim Kloth einen gängigen Service Vorgang.
20
Aufgrund der steigenden Papierflut über die letzten fünf-
Innerhalb einer Reparatur kommen dann noch Dokumen-
automatisiert verschlagwortet und dem digitalen Repara-
te wie Materialentnahmescheine oder Prüfprotokolle hin-
turvorgang im ELO zugeführt.
zu. Auch werden Rechnungen oder Mahnungen direkt aus
Heute können Kundenanfragen sofort im direkten
der Finanzbuchhaltung den jeweiligen Reparatur-Vorgän-
Gespräch geklärt werden. Es ist nicht mehr notwendig, die
gen zugeordnet.
benötigten Dokumente aus dem Archiv zu holen und den
Kunden warten zu lassen. Schnell und exakt können
Absprachen, Angebote und Aufträge im ELO eingesehen
Ganzheitliche Lösung
durch flexible Anbindungen
und bearbeitet werden.
Um eine ganzheitliche Archivierung der im Service- und
ten, war es wichtig ELO an eine IBM iSeries (AS/400), mit
Kostensparen mit effektivem
Druckmanagement
dem Dealermanagement-System Alphaplus anzubinden.
Zudem sollte auch eine neue Formularmanagementlösung
Dokumente, die jetzt aus Alphaplus generiert werden,
für Einsparungen bei den Druckkosten sorgen. Eine auf
archiviert ELO automatisch. Informationen zu den Fahrzeu-
Druck-/Outputmanagement spezialisierte Partner-Firma
gen werden zudem aus diversen Mercedes-Benz Applika-
hat hierzu ein effektives Formularmanagementsystem
tionen ins Archiv übergeben. Dokumente aus den weiteren
(Branchenlösung für Autohäuser) realisiert. Das Autohaus
eingesetzten
Verkaufsprozess anfallenden Dokumenten zu gewährleis-
hier
muss jetzt keine teuren Formulare einkaufen und mit dem
System CIDCAR für Chrysler und C/A/R/E für Renault
Dealermanagement-Systemen,
wie
Nadeldrucker ausgeben. Durch die neue Lösung wird der
übernimmt ELO auch automatisch ins Archiv. „Der Ansatz
in Alphaplus generierte Originalauftrag oder Rechnung mit
war, dass sämtliche im Serviceprozess anfallenden
den dazugehörigen Formularen entsprechend der Corpo-
Dokumente automatisch in das ELO Archiv übergeben und
rate Identity aufbereitet und gedruckt. Die Formularma-
in einer digitalen Fahrzeugakte „Service“ vorgangsbezogen
nagementlösung ist nahtlos in ELO integriert.
abgelegt werden. Zur Optimierung der Service-Prozesse
sollten alle Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus
ELO eine Verbesserung der Gewährleistungsabwicklung
Standortübergreifender
Informationszugriff
herbeigeführt werden“, erklärt Hans Joachim Kloth die
Alle drei Standorte sind über den Internetgateway (IGW)
Anforderung an das neue DMS.
ans ELO-Archiv angebunden. Die Mitarbeiter in Stralsund,
auffindbar sein. Ebenso sollte durch die Einführung von
Greifswald und Ribnitz-Damgarten haben so den gleichen
Kundenanfragen direkt und schnell
bearbeiten
Informationstand. Vor allem für die Kundenberater im Service bedeutet diese Lösung eine enorme Arbeitserleichterung. Sehr schnell kann nachvollzogen werden, welche
Vom System gedruckte Dokumente (Serviceaufträge,
Reparaturen noch anliegen, was in der Vergangenheit bei
Rechnungen, Einlagerungen, Tagesabschlusslisten etc.)
einem bestimmten Fahrzeug bereits gemacht wurde und
fließen jetzt automatisch mit Verschlagwortung ins ELO.
wie der jetzige Stand des Vorgangs ist. Ein professionelleres
Ferner findet ein Abgleich der archivierten Dokumente
Auftreten dem Kunden gegenüber ist hierdurch möglich.
(Rechnungen) mit der eingesetzten Fibu (T-Systems) statt.
„Auch in der Buchhaltung können unsere Mitarbeiter bei
Ebenso werden Mahnungen abgelegt, mit entsprechender
Anfragen oder Reklamationen über den IGW direkt einse-
Verknüpfung zu den gemahnten Rechnungen. Von Hand
hen, welche Aktionen im Service gelaufen sind und dem-
ausgefüllte Dokumente (z.B. für die Garantieabwicklung
entsprechend schnell reagieren“, so Hans Joachim Kloth.
wichtig) werden nach Auftragsabschluss eingescannt,
21
Brückner Gruppe
22
5
Brückner Gruppe
Land: Deutschland
Branche: Industrie / Folienrecktechnologie
Schwerpunkte: Umfassende ECM Lösung, E-Mail Archivierung
Stichworte: Anbindung an SAP
Das Unternehmen
Die Brückner-Gruppe in Siegsdorf ist mit technologisch anspruchsvollen und
zukunftsträchtigen Produkten weltweit führend im Bereich des Maschinen- und
Anlagebaus
Die Herausforderung
•
•
•
•
•
•
•
Vergleich von neuen mit bestehenden Projekten
Wachsende Papierarchive
Umfangreiche Recherche
Falschablage
Dokumente müssen 30 Jahre aufbewahrt werden
Fehlende Informationen aus Niederlassungen
Hohes E-Mail-Aufkommen
Lösung
Mit ELOprofessional liegen jetzt alle Dokumente im ELO-Archiv. Eingangsrechnungen
werden früh erfasst. Workflows steuern die Bearbeitung bzw. Prüfung in den Fachabteilungen. Die Anzeige der Dokumente erfolgt immer in ELO. E-Mails werden automatisch verschlagwortet und projektbezogen archiviert.
Nutzen
•
•
•
•
Verkürzte Durchlaufzeiten
Effizientere Recherche
Automatische Zuordnung des großen E-Mail-Aufkommens
Großes Einsparungspotenzial bei den Raumkosten für das Papier-Archiv
„Das Schöne an ELOprofessional ist, dass
man es flexibel an alle Anforderungen
anpassen kann. Es lässt sich komfortabel so
konfigurieren, dass unsere Benutzer effizienter
arbeiten können als früher, weil die Suche
nach Dokumenten wesentlich beschleunigt
werden konnte.“
Elfi Mittermeier,
Projektleiterin Brückner-Gruppe
23
Brückner Gruppe
Effizientes Arbeiten durch den
Einsatz von ELOprofessional
menten gestaltete sich immer sehr langwierig. Brückner
Die Brückner-Gruppe verkürzt mit ELOprofessional ihre
(DMS) einzuführen. Nach einer gründlichen Evaluierung
Durchlaufzeiten und sorgt dafür, dass bei der Folienher-
von DMS Herstellern entschloss sich die Brückner-Gruppe
stellung alles glatt läuft.
für ELOprofessional.
beschloss daher ein Dokumentenmanagement-System
Die Brückner-Gruppe mit Sitz im oberbayerischen Siegsdorf ist eine international tätige Unternehmensgruppe im
Maßgeschneiderte Lösung
Maschinen- und Anlagenbau mit rund 1.400 Beschäf-
Dokumente liegen jetzt im ELO-Archiv und sind jederzeit
tigten. Brückner Maschinenbau ist seit 1960 Pionier der
verfügbar. Die Daten der „lebenden“ Vorgänge, wie Bestell-
Folien-Recktechnologie und Weltmarktführer bei Folien-
daten, liegen im SAP-System. Über die ELO ArchivLink-
Reckanlagen mit über 50% Marktanteil. Gereckte Folien
Schnittstelle wird auch hier ein direkter Zugriff auf die
werden vor allem als hochwertiges Verpackungsmaterial
Dokumente aus SAP ermöglicht. Das Papier-Archiv gehört
und in technischen Anwendungsbereichen (z.B. Konden-
nun der Vergangenheit an. Darüber hinaus passt sich die
sator- und High-Tech-Bildschirmfolien) eingesetzt. Derzeit
flexible Struktur von ELOprofessional den Prozessen und
sind 600 Brückner-Reckanlagen in der ganzen Welt in
Wünschen des Unternehmens an. Mitarbeiter können über
Betrieb. Brückner Formtec ist weltweiter Lieferant für Anla-
komfortable Scripte die Software weiter programmieren
gen zur Produktion von Folien, die zu Schalen und Bechern
und für sich maßgeschneiderte Anpassungen vornehmen.
weiter verarbeitet werden. Brückner Servtec erfüllt die
wachsenden Service-Anforderungen der Kunden. Seit
2006 beschäftigt sich Brückner Biotec mit der schlüsselfer-
Schnelles Finden statt langem Suchen
tigen Errichtung von Biogas-Anlagen. Kiefel und Kiefel
Der Wunsch, bei neuen Projekten festzustellen, ob es
Extrusion sind weltweit führende Hersteller von Kunststoff-
bereits ähnliche Fälle gegeben hat, wurde durch eine
Verarbeitungsmaschinen für die Automobil- und Medizin-
schwierige Suche oft wieder verworfen. Das Projektziel war
technik und die Verpackungsindustrie.
ganz klar: Schnelles Finden statt langem Suchen. Mit der
Einführung von ELOprofessional im März 2003 wurde
zuerst die Rechnungsprüfung ins Visier genommen.
Leistung braucht Ordnung
Hierzu gehörten Aufgaben wie das frühe Erfassen der
Das umfassende Leistungsspektrum von Brückner zieht
Eingangsrechnungen und die Workflow-Anbindung an SAP.
eine Menge an Verwaltung, Papier und Archiv-Lagerfläche
Der Workflow steuert und überwacht neben der
nach sich. Besonders
Rechnungsprüfung auch die Prüfung in der Fachabteilung.
im
einer
Heute erfolgt die Anzeige der Dokumente immer in ELO,
Projekt-Realisierung ha-
alles läuft über die ArchiveLink-Schnittstelle. Im Work-Item
ben sich die Defizite
und im Rechnungsbeleg selbst befindet sich der Link, über
beim
den die Anzeige der Rechnung erfolgt. Das führende
„Die Benutzeroberfläche von
ELOprofessional hat den involvierten Mitarbeitern mit Abstand
am besten gefallen, weil sie den
täglichen Abläufen im Büro
entspricht und der elektronische
Schreibtisch viele Parallelen
zum bisherigen Arbeitsumfeld
zur Verfügung stellt.“
Elfi Mittermeier,
Projektleiterin Brückner-Gruppe
24
Rahmen
Arbeiten
mit
Papier aufgezeigt. Oft
werden
System ist SAP.
Dokumente
benötigt, die über eine
Es wäre umständlich, wenn die vollständige Verschlagwor-
Gesamtlaufzeit von 30
tung noch einmal in ELO gemacht werden müsste, deshalb
Jahren verfügbar sein
werden alle Infos, die aus SAP kommen, sofort nach ELO
müssen.
Suche
übernommen. Alle 10 Minuten werden beispielsweise die
nach relevanten Doku-
Bestellungen in die ELO Struktur eingeordnet. Es werden
Die
Bestellmappen erzeugt, so dass der Benutzer nur noch die
zum Bestellvorgang gehörenden Dokumente zuordnet.
Auch das Tochterunternehmen Brückner ServTec erhält für
die Wartung der Anlagen Zugang zu den nötigen Unterlagen, da alle Dokumente der Projektordner und Anlagedokumentationen über die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
Projektbezogene E-Mail Archivierung
Eine weitere Optimierung mit ELOprofessional betrifft die
projektbezogene E-Mail Archivierung. Kurz vor der Ablage
der E-Mail werden die Schlagworte automatisch aus dem
Projektordner mit zur E-Mail übernommen. Dazu die
Projektleiterin Elfi Mittermeier: „Denn wenn die Mitarbeiter
mit hunderten von E-Mails von den Baustellen zurückkommen, kann man ihnen nicht zumuten, jede E-Mail eigens
zu verschlagworten“. Für jedes Projekt gibt es einen öffentlichen Ordner in Outlook. Die gleichen Ordner wurden
äquivalent in ELO erstellt, so dass die Übernahme voll
automatisch erfolgen kann. Die direkte Anbindung auf den
Baustellen erfolgt über Citrix.
Der Blick nach vorne
„Wir haben noch einiges vor uns“, sagt Elfi Mittermeier. Der
nächste große Schritt betrifft die Ausweitung der E-MailArchivierung (ca. 5.000 Mails pro Projekt) auf alle operativen Abteilungen des Unternehmens. Dieses Projekt hat
für die Mitarbeiter nur Vorteile, denn sie selbst haben keine
zusätzliche Arbeit, da die Projektzuordnung automatisch
erfolgt, aber jeder Mitarbeiter erzielt sofort schnelle
Rechercheerfolge. Gleichzeitig erfüllen wir damit die
nötigen gesetzlichen Vorgaben. Danach kümmern wir uns
um die elektronische Übernahme von MS-Objekten, wie
Word-Dokumente, Berichte, Excel-Auswertungen etc..
Upgrades laufen unproblematisch, obwohl viele individuelle Anpassungen zu berücksichtigen sind. Aus der heutigen Sicht war die Entscheidung für ELO – auch rückwirkend betrachtet – eine gute Wahl.“ so Elfie Mittermeier
abschließend.
25
Coko Werk GmbH & Co. KG
26
6
Coko Werk GmbH & Co. KG
Land: Deutschland
Branche: Industrie / Verarbeitung thermoplastischer Kunststoffe
Schwerpunkte: elektronische Bestellmappe
Stichworte: Anbindung an ifax.OPEN, Barcode
Das Unternehmen
Coko Werk bietet als Systemlieferant – von der Entwicklung über die Konstruktion
und den Werkzeugbau bis zur Montage fertiger Baugruppen-Komplettservices aus
einer Hand. Das Unternehmen hat eine Spitzenstellung im deutschen Markt, richtet
sich zunehmend auch international aus.
Die Herausforderung
Die Masse der ein- und ausgehenden Belege in physischen Ordnern wurde als zunehmendes Problem erkannt. Das hohe Volumen der kaufmännischen Dokumente
als auch die Vielfalt der geschäftsrelevanten Informationen, die zum Teil physisch als
Papier und teilweise in digitaler Form vorlagen, führten im Fall einer Vorgangsrecherche zu einem hohen Arbeitsaufwand.
Lösung
Die Archivierung aller relevanten Dokumente wurde mit ELO auf einer einheitlichen
Plattform komplett automatisiert. Es gibt eine elektronische Bestellmappe. Mit dem
umfassenden Workflow-Management wurden Arbeitsabläufe in und zwischen den
Abteilungen optimiert.
Nutzen
Direkter Zugriff auf gewünschte Belege und Lieferungen. Nachhaltige Minimierung
des Zeitaufwands und der Kosten für bestimmte Aufgabenbereiche. Hohe Transparenz der Prozesse, Minimierung der Ressourcen für aufwendige Projektsteuerung.
„ELOprofessional ist eine Lösung, die uns
stetige Verbesserungen bringt. In einer komplexen Organisation wie der unseren gibt es
unendlich viele Dokumente und Prozesse. Die
Lösung bietet uns ein großes Potenzial für die
Zukunft und kann sich mit unseren Anforderungen weiterentwickeln.
Andreas Kleinelanghorst,
Leiter EDV und Organisation Coko Werk
27
Coko Werk GmbH & Co. KG
Nachhaltige Kostenminimierung
ELO auf einer einheitlichen Plattform komplett automati-
Mit ELO erhält Coko Werk eine hohe Transparenz der
siert. Mit dem umfassenden Workflow-Management
Arbeitsprozesse und kann die Ressourcen für aufwen-
wurden Arbeitsabläufe in und zwischen den Abteilungen
dige Projektsteuerung minimieren. Die Archivierung aller
optimiert. Mit ELOprofessional konnte Coko Werk einen
relevanten Dokumente wurde mit ELO auf einer einheit-
Meilenstein setzen hin zu einer nachhaltigen Minimierung
lichen Plattform komplett automatisiert. Es gibt eine
des Zeitaufwandes und der Kosten für diese Aufgaben-
elektronische Bestellmappe. Mit dem umfassenden
bereiche.
Workflow-Management wurden Arbeitsabläufe in und
zwischen den Abteilungen optimiert. Mitarbeiter können direkter auf gewünschte Belege und Lieferungen
Effiziente Implementierung
zugreifen.
Die Einführung von ELO erfolgte schnell und unkompliziert.
Das Branchentemplate sowie die Realisierungsmethodik
Die Coko Werk GmbH & Co. KG mit Sitz in Bad Salzuflen
des ELO Business-Partners ermöglichten eine rasche und
ist Spezialist für die Verarbeitung von thermoplastischen
kosteneffiziente Implementierung. Mitte Dezember 2005
Kunststoffen. Das Unternehmen ist mit über 500 Mitarbei-
fand das Projekt-Kick-Off statt. Das ehrgeizige erste Ziel,
tern und einem Umsatz von etwa 60 Millionen Euro pro
bereits ab Januar 2006 sämtliche Eingangslieferscheine
Jahr eines der modernsten der Branche. Als Systemliefe-
und Rechnungen über ELOprofessional durch Anbindung
rant bietet Coko Werk von der Entwicklung über die
an ifax.OPEN automatisiert zu archivieren, wurde gemein-
Konstruktion und den Werkzeugbau bis zur Montage
sam mit dem ELO Business-Partner problemlos erreicht. Im
fertiger Baugruppen Komplettservices aus einer Hand. Das
nächsten Schritt wurde in nur vier Tagen im Januar 2006
Unternehmen hat eine Spitzenstellung im deutschen
die Integration mit dem PPS-System ifax.OPEN auch für
Markt, richtet sich aber zunehmend auch international aus.
alle ausgehenden Belege realisiert. Die Lieferscheine
Derzeit wickelt der eigene Fuhrpark täglich einen
werden am Wareneingang in ELOprofessional erfasst. Die-
Durchsatz von ca. 1.000 Europaletten ab, Tendenz
se Belege werden im PPS-System gebucht und damit wird
steigend. Coko Werk steht für hohe Produktqualität und
automatisch ein Barcode erzeugt. Der Inhalt des Barcodes
vorbildlichen Service weit über das Produkt hinaus. Diesen
ist die Wareneingangsnummer. Beim Einscannen der
Anspruch stellt das Unternehmen auch an seine internen
Belege wird dieser Barcode ausgelesen, und die Informati-
Prozesse. Dabei wurde die klassische Aufbewahrung der
onen zum jeweiligen Lieferschein werden ergänzt. Die Ver-
Masse ein- und ausgehender Belege in physischen
schlagwortung erfolgt über den Barcode. Wenn die Rech-
Ordnern als zunehmendes Problem erkannt.
nung zu einem Lieferschein eingeht, kann diese leicht
anhand des archivierten Lieferscheins geprüft werden.
Eingansrechnungen werden zur Rechnungskontrolle eben-
Eine Lösung, die überzeugt
Sowohl
das
hohe
Volumen
der
falls im PPS-System erfasst. Damit wird wiederum ein Barkaufmännischen
codeetikett erzeugt, das auf die Rechnung aufgeklebt wird.
Dokumente als auch die Vielfalt der geschäftsrelevanten
Scannt man diese Rechnung nach der Bezahlung ein,
Informationen, die zum Teil physisch als Papier und
werden
teilweise in digitaler Form vorlagen, führten im Fall einer
wörter zugelesen, und die Ablage kann problemlos über
Vorgangsrecherche zu einem hohen Arbeitsaufwand. Vor
ELOprofessional erfolgen.
automatisch
die
entsprechenden
Schlag-
diesem Hintergrund fällte Coko Werk die Entscheidung,
die verschiedenen Abteilungen mit der Einführung von
Selbstständig die Lösung ausbauen
Die Archivierung aller relevanten Dokumente wurde mit
Im Vertriebsprozess werden heute ebenfalls alle wesent-
28
ELOprofessional im Tagesgeschäft dauerhaft zu entlasten.
lichen Prozesse über ELOprofessional erfasst: Von der
und E-Mail-Dokumente in die Archivierung eingebunden
Bestellung und Auftragsbestätigung über Lieferscheine und
werden.
Ladelisten bis hin zu den entsprechenden Ausgangrech-
Dokumentation der Kommunikation mit Kunden und
nungen. Wichtig für das Coko Werk war außerdem, dass
Lieferanten
die Lösung nach der ersten Implementierungsphase spä-
Projektmanagement von der Werkzeugentstehung bis zum
ter selbstständig erweitert werden kann. ELOprofessional ist
fertigen Produkt. Diese Prozesse werden künftig ebenfalls
über eine Visual Basic-Schnittstelle steuerbar. Coko Werk
in ELOprofessional abgebildet. Da diese Workflows komplex
verfügt intern über entsprechendes Visual Basic Know-how
und viele Mitarbeiter daran beteiligt sind, erfordert dies
und erledigt durch die Zusammenarbeit mit dem ELO
eine gründliche interne Vorbereitung. In der aktuellen
Business-Partner jetzt viele Dinge selbst.
Projektphase wird betrachtet, wie die Prozesse derzeit
Auf
diese
Weise
sichergestellt.
wird
Coko
eine
Werk
vollständige
nutzt
ein
laufen und wie sie mit Hilfe der neuen Lösung optimiert
Der Anwender profitiert auf ganzer
Linie
werden können. Damit erreicht Coko Werk eine wesentlich
höhere Transparenz bei den Abläufen. Zeit und Ressourcen
für die aufwändige Projektsteuerung werden minimiert.
Die Schulung der Benutzer war auch dank der komfortablen Nutzeroberfläche der ELO DMS Lösung ein voller Erfolg.
Mitarbeiter,
die
mit
dem
Scannen
von
Belegen
betraut sind, benötigten einen halben Tag Schulung, um
mit der neuen Lösung selbstständig zu arbeiten.
Endanwender, die nur die Suchfunktionalitäten von
ELOprofessional nutzen, konnten bereits nach einer zweistündigen Einweisung sicher mit der Lösung arbeiten. Die
erste Schulung wurde durch den ELO Business-Partner
vorgenommen. Anschließend konnte Coko Werk die
Trainings der weiteren Anwendergruppen selbst durchführen. Die Benutzer loben, dass Dokumente heute schnell
und einfach gefunden werden. „Lieferscheine wurden
früher jeweils über einen ganzen Arbeitstag gesammelt
und am folgenden Tag zur Fakturierung an die Buchhaltung weitergeleitet. Somit musste man jeweils einen
kompletten Tag warten, um Einsicht auf die Lieferscheine
zu erhalten.
Heute haben unsere Mitarbeiter direkten Zugriff auf den
entsprechenden Beleg und sehen sofort, ob eine
Lieferung versendet wurde,“ so der Leiter der EDV und
Organisation Andreas Kleinelanghorst.
Potenzial für die Zukunft
Neben der Einbindung von externen Belegen sowie
Informationen aus dem PPS-System sollen künftig Office-
29
DBE
CAD Zeichnungen sicher aufbewahren
Die Deutsche Gesellschaft zum Bau und Betrieb von
Die DBE hat mit ELOprofessional ihre CAD-Zeichnungen
Endlagern (DBE) plant, errichtet und betreibt Anlagen des
im Griff und kann sie den Mitarbeitern standortüber-
Bundes zur Endlagerung von radioaktiven Abfällen im
greifend zur Verfügung stellen. Auch gestaltet sich die
Auftrag des Bundesamtes für Strahlenschutz (BfS). Die
Suche nach den Zeichnungen jetzt um ein Vielfaches
DBE führt zurzeit den Offenhaltungsbetrieb des Erkun-
schneller.
dungsbergwerkes Gorleben. Sie bereitet nach den
30
7
DBE
Land: Deutschland
Branche: Entsorgung
Schwerpunkte: Archivierung von CAD-Zeichnungen,
standortübergreifende Informations-Verfügbarkeit
Stichworte: CAD-Integration, SAP-Integration
Das Unternehmen
Die Deutsche Gesellschaft zum Bau und Betrieb von Endlagern (DBE) plant, errichtet
und betreibt Anlagen des Bundes zur Endlagerung von radioaktiven Abfällen im Auftrag des Bundesamtes für Strahlenschutz (BfS).
Die Herausforderung
Die strukturierte Ablage der CAD-Zeichnungen inklusive der Referenzzeichnungen.
Die standortübergreifende Verfügbarkeit der Informationen sowie die Einbindung aller Informationen aus Anwendungen wie SAP, MS Office und den unternehmenseigenen Programmen.
Lösung
Das CAD Modul wurde an ELOprofessional angebunden ebenso wie SAP, die MS
Office- und unternehmenseigenen Anwendungen. Die Standorte sind miteinander
über eine Standleitung vernetzt.
Nutzen
Zeichnungen stehen allen Mitarbeitern jetzt zentral zur Verfügung. Die CAD-Zeichnungen plus Referenzierungen sind revisionssicher archiviert. Insgesamt sind die Prozesse durchgängiger und transparenter.
„Mit ELO haben wir die einzelnen Bausteine
unserer Unternehmens IT zu einem Ganzen
zusammen gefügt. Dadurch sind die Prozesse
transparenter und durchgängiger geworden.“
Anja Teschke,
DBE
31
DBE
Vorgaben des Bundes die Umrüstung der Schachtanlage
der Zeichnungen im ELO definiert. So befinden sich im
Konrad in ein Endlager für radioaktive Abfälle vor und ist
CAD 1 die Zeichnungsdateien, die einer steten Bearbei-
Betriebsführer des ehemaligen Endlagers für radioaktive
tung unterliegen. Unter CAD 2 liegen die Zeichnungen, die
Abfälle in Morsleben (ERAM).
freigegeben sind und sich nicht mehr verändern dürfen,
und CAD 3 enthält Zeichnungen, die nach der Freigabe in
Kriterien für die richtige Entscheidung
ein PDF-Format gewandelt wurden und somit allen zur
Verfügung stehen. Beim Starten des Befehls zur Archivie-
Rund um die Planung, den Bau und Betrieb eines Endla-
rung wird eine Zeichnungsdatei ausgewählt. Im Hinter-
gers in der Zentrale der DBE in Peine (Niedersachsen)
grund laufen das Auslesen der Schriftfeldinformationen
fallen eine Menge von CAD-Zeichnungen an. Diese gilt es
und die Sichtung externer Referenzen. ELO sucht hierbei
zu verwalten, zu bearbeiten und weiter zu entwickeln.
als Merkmal nach Dateien mit identischen Namen, jedoch
Besonders komplex bei der DBE sind hierbei die tiefen
unterschiedlicher Datei-Endung, denn die CAD-Zusatzda-
Referenzierungen der einzelnen CAD-Zeichnung, die eine
teien haben alle denselben Dateinamen. Vor der
16- bis 20-fache Tiefe erreichen kann. Die DBE suchte
endgültigen Ablage wird vom System zudem eine Dublet-
daher ein Dokumentenmanagement-System (DMS), dass
tenprüfung durchgeführt. ELO befüllt bei der Archivierung
vor allem die strukturierte Ablage der CAD-Zeichnungen
die CAD-Maske automatisch mit den Informationen aus
inklusive der Referenzen ermöglicht. Die standortübergrei-
dem Schriftfeld der Zeichnungen.
fende Verfügbarkeit der Informationen sowie die Einbindung aller Informationen aus Anwendungen wie SAP,
MS Office und den unternehmenseigenen Programmen
Geschützte Freigabeprozesse
sollten hierbei selbstverständlich sein. Aufgrund der
Zwecks einfachem Zugriff wurden im ELO Client fünf Buttons
möglichen Anbindung des CAD Moduls an ELOprofessional
mit folgenden Funktionen angelegt. Der erste Button startet
entschloss sich die DBE für den Einsatz der DMS Lösung
die Neuablage von Zeichnungen ins ELO. Der zweite Button
aus Stuttgart. Vor allem die komfortable und revisionssi-
zeigt dem Nutzer Referenzen und alle weiteren Informati-
chere Verwaltung der Zeichnungen einschließlich externer
onen zur Zeichnung an. Der dritte Button sammelt die
Referenzen sowie die unternehmensweite Verfügbarkeit
jeweilige Zeichnung inklusive der Zusatzdateien, verpackt
überzeugten die DBE.
diese in eine ZIP-Datei und bedient damit den E-Mail
Client. Der vierte Button stellt die gewählte Zeichnung und
Durchdachte Strukturierung
alle Zusatzdateien außerhalb von ELO als Kopie zur Verfügung und der fünfte ermöglicht ein Verfahren zur Sicherung
Seit den 90er Jahren haben sich bei der DBE ca. 20.000
von Zeichnungen während der Freigabephase innerhalb von
Zeichnungen plus Zusatzdateien angesammelt. Bisher hat
ELO. „Am Freigabeprozess sind viele Personen beteiligt, da-
ein fremdes Zeichnungssystem diese verwaltet. Im April
her kann sich der Prozess über Wochen hinziehen. In diesem
2006 wurden die Daten aus diesem System ins ELO
Zeitraum ist es sehr wichtig, die Zeichnung vor weiterer Bear-
übernommen. Die Anbindung von ELO an das CAD Modul
beitung zu schützen“, erklärt Anja Teschke, Projektleiterin bei
wurde vom ELO Business-Partner realisiert. Neben der
der DBE, die wichtige Funktion des fünften Buttons. Beim
Hauptzeichnung und deren Referenzen archiviert ELO auch
Auschecken wird die Zeichnung im ELO gegen Bearbeitung
weitere Zusatzdateien und
Informationen automatisch.
geschützt und die weiteren Zusatzdateien werden nur als
Dabei handelt es sich in der Regel um Steuerdateien wie
Kopie zur Verfügung gestellt. Wird die Zeichnung wieder ein-
z.B. *.stb, *.lay, *.pcp und Schriftfeldinhalte sowie die Aus-
gecheckt, führt ELO eine Kollisionskontrolle durch, um eine
gabedatei PLT (Patent Lay Treaty). Gemeinsam mit dem
redundante Ablage zu vermeiden. Die CAD-Maske im ELO
ELO Business-Partner hat die DBE eine strukturierte Ablage
wird dann bei jedem Einchecken automatisch befüllt.
32
Verschlagwortung mit eingebauter Logik
werden und nur die Metadaten zu den Dokumenten liegen
Innerhalb der Verschlagwortungsmaske hat der ELO Busi-
auf dem zentralen Server.“ In Peine steht der Access
ness-Partner Sicherheitsabfragen programmiert. So gibt es
Manager in direkter Kommunikation mit dem jeweiligen
z.B ein Pflichtfeld, welches die korrekte Eingabe des
Access Manager der anderen Standorte, dies ermöglicht
Projektnamens verlangt. Anja Teschke erklärt die Funktion:
eine zeitnahe Bearbeitung. Erstellt also z.B. ein Mitarbeiter
„Gibt der Nutzer statt dem Projekt Gorleben z.B. Gurleben
in Gorleben eine Zeichnung für ein Fahrzeug und parallel
ein, übernimmt ELO das Wort nicht, sondern lässt das Feld
dazu erstellt ein Mitarbeiter in Morsleben die Zeichnung für
leer und der Nutzer sieht, dass es hier einer Korrektur
eine Gebäudedarstellung, so hat der Mitarbeiter in Peine
bedarf. Diese Funktion ist sehr wichtig, um später alle Infor-
die Möglichkeit, beide Zeichnungen zeitnah in Relation
mationen zu einem Projekt auch wieder zu finden.“
zueinander zu sehen. Zur Sichtung wurde ELO an den
Viewer RxHighlight der Firma Grafex angebunden. Dadurch
können die Mitarbeiter auch CAD-Zeichnungen einsehen,
Optimale Druckergebnisse
ohne dass ein CAD Programm auf dem jeweiligen
Das korrekte Drucken von Zeichnungen wurde seitens des
Arbeitsplatz installiert sein muss.
ELO Business-Partners angepasst. Um Fehlplots zu
vermeiden, ist es wichtig, dass zu den Zeichnungen für
den Druck auch der richtige Plotter angegeben wird. In der
Sichtbarer Nutzen
Vergangenheit ist es bei der DBE beim Drucken oft zu
Mittlerweile verwaltet das ELO DMS ganze 279,3 GB
technischen Problemen und Fehldrucken gekommen, da
(291.604 Dateien) auf alle vier Standorte verteilt. Die DBE
nicht alle Plotdateien auf jedem Plotter druckbar sind. Dank
hat ihre Dokumente jetzt zentral und übersichtlich zur
der Anpassung macht das System jetzt eine Abfrage, für
Verfügung. Standortunabhängig können Mitarbeiter an
welchen Plotter die Datei geschrieben worden ist und stellt
Zeichnungen arbeiten. Dokumente und Informationen
dann den entsprechenden Drucker zur Verfügung.
laufen aus allen Applikationen des Unternehmens zentral
in ELO zusammen und können dadurch auch sehr schnell
gefunden werden. Die Mitarbeiter schätzen vor allem die
Standortübergreifendes Arbeiten
zentrale Ablage. Dazu Anja Teschke: „Wir hatten vorher an
Eines der wichtigsten Kriterien bei der Einführung von ELO
etlichen Stellen Zeichnungen, Dokumente in Papierform
war zudem, dass die Mitarbeiter an den drei Standorten in
oder Dokumente in digitaler Form liegen. An jeder
Morsleben (Sachsen-Anhalt), Gorleben (Niedersachsen)
Geschäftsstelle stehen mehrere Server, allein in Peine sind
und der Schachtanlage Konrad (Salzgitter-Bleckenstedt,
es 14. Daher kann man sich leicht vorstellen, wo überall
Niedersachsen) denselben Zugriff auf die gewünschten
Dokumente und wichtige Informationen verstreut lagen.
Informationen haben, wie die Mitarbeiter in Peine. Die
Mit ELO profitieren wir vor allem davon, dass jetzt alles an
DBE hat sich hier bewusst gegen die Replikation
einer Stelle geschützt abgelegt – und auch dement-
entschieden, da die aktuelle Zeichnung zu jeder Tageszeit
sprechend wieder gut auffindbar ist. Die redundante
an allen drei Standorten greifbar sein muss. Anja Teschke
Datenhaltung hat sich erheblich verringert. Die Mitarbeiter
begründet
„Die
schicken z.B. Links auf die Dokumente weiter und es
allen
fliegen
Replikation
die
Entscheidung
müsste
folgendermaßen:
gewährleisten,
dass
an
keine
Kopien
mehr
durch
die
Gegend.“
Betriebsstätten rund um die Uhr die Dateien gleich sind. Es
Zusammenfassend sind die Prozesse bei der DBE durch
gibt bei uns allerdings Zeichnungen, die sind mehrere
ELO durchgängiger, transparenter und sicherer geworden.
hundert Megabyte groß, eine Standleitung wäre innerhalb
kürzester Zeit überlastet, deswegen haben wir uns
entschieden, dass die Daten jeweils vor Ort gehalten
33
Eura Mobil
Eine flexible Unternehmenskultur
braucht eine flexible Lösung
Maßstäbe an Entwicklung und Produktion. Der direkte
Mit der Einführung von ELOprofessional hat die für Eura
versteht sich als Reisemobilhersteller zum Anfassen. Daher
Mobil eine zentrale Fahrzeugakte realisiert, in der alle
wird viel Wert auf eine flexible und persönliche Unterneh-
Informationen zu einem Fahrzeug auf Mausklick zur
mensstruktur gelegt.
Kontakt zum Kunden ist selbstverständlich. Eura Mobil
Verfügung stehen. Kunden und Partner profitieren
dadurch von einem wesentlich schnelleren Service.
bearbeitung effektiv und durchgängig gestaltet, was
Zuverlässige und praxisgerechte
Software
dem Unternehmen vor allem Skonto Kosten spart.
Ein Reisemobil sollte, neben der zuverlässigen Konstrukti-
Mit ELO Workflows wurde die Rechnungseingangs-
on, vor allem praxisgerecht sein. Eura Mobil geht bei der
Ausstattung keine Kompromisse ein und sorgt für funktio-
Mobil rund um die Thematik der Reisemobile. Der Spezia-
nelle und alltagstaugliche Komponenten. Die Ansprüche
list für Reisemobilherstellung legt seit über 40 Jahren
an die Produktion ziehen sich durchs gesamte Unterneh-
„Herzblut“ und Erfahrung in die Reisemobilfertigung. Das
men und dessen Strukturen. Eura Mobil erkannte daher
Unternehmen in Sprendlingen setzt dabei höchste
sehr schnell einen Optimierungsbedarf der Geschäftspro-
34
Qualitätserfahren, zuverlässig und praxisgerecht ist Eura
8
Eura Mobil
Land: Deutschland
Branche: Reisemobilhersteller
Schwerpunkte: Elektronische Fahrzeugakte
Stichworte: 300-600 aktive Workflows,
Buchungsschnittstelle zu DATEV
Das Unternehmen
Eura Mobil ist der Spezialist für die Reisemobilherstellung und legt seit über 40
Jahren Herzblut und Erfahrung in die Reisemobilfertigung. Das Unternehmen hat
seinen Sitz in Sprendlingen.
Die Herausforderung
Eine elektronische Fahrzeugakte soll realisiert werden, darin sollen alle Infos zu einem
Reisemobil über den gesamten Lebenszyklus erfasst sein. Ein- und Ausgangsrechnungen sollen elektronisch archiviert und deren Freigabeprozess elektronisch
gesteuert werden.
Lösung
Alle Papierbelege zu einem Fahrzeug werden in ELOprofessional eingescannt und
dort in einer elektronischen Akte abgelegt. ELO Workflows steuern den Freigabeprozess
der Eingangsrechnungen.
Nutzen
Informationen zu einem Fahrzeug stehen auf Mausklick zur Verfügung. Dadurch
ist der Service erheblich verbessert worden. Durchgängige Freigabeprozesse bei
Eingansrechnungen sichern Skonto und sparen Geld.
„Durch ELO bleibt der Informationsfluss in
Gang und wird garantiert.“
Bernd Hartmann,
IT Manager bei Eura Mobil
35
Eura Mobil
zesse. Im Laufe der Jahre sind die Archive im Unterneh-
Digital archivieren & wiederfinden
men stark gewachsen. Das Finden von Dokumenten und
Als ELO im Frühjahr 2006 produktiv gegangen ist, hat Eura
Informationen zu bestimmten Kunden oder Service-Aufträ-
Mobil direkt damit begonnen, alle neu anfallenden Belege
gen beanspruchte daher immer mehr Zeit. Viele Geschäfts-
der aktuellen Service Prozesse in ELO einzuscannen.
vorgänge durchlaufen bei Eura Mobil unterschiedliche
Parallel dazu waren zwei Mitarbeiterinnen nur damit
Fachabteilungen. Aufgrund des papiergestützten Arbeitens
beschäftigt, die bereits vorhandenen Dokumente einzu-
fehlte oft die Übersicht in Bezug auf den Status der
scannen und im ELO zu verschlagworten. Aufgrund der
jeweiligen Bearbeitung. Einige Geschäftsprozesse bean-
Masse der Daten ist dieser Prozess noch im Gange. Dazu
spruchten daher sehr viel Zeit. Eura Mobil beschloss, die
Bernd Hartmann: „Jedes Dokument wird manuell in ELO
Unternehmensprozesse effektiver zu gestalten und ein
archiviert und verschlagwortet. Da die Dokumente von
Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen.
ihrer Beschaffenheit her sehr heterogen sind, wäre eine
Nach der Evaluierung mehrerer DMS Hersteller haben sich
Automatisierung zu aufwendig und würde sich nicht
die Verantwortlichen bei Eura Mobil für die Einführung von
lohnen.“ In einer Akte befinden sich unter anderem E-Mails
ELOprofessional entschieden. „Trotz der hohen Funktions-
von Händlern, Prüfprotokolle oder Fotos, die bestimmte
vielfalt ist die Handhabung von ELOprofessional sehr
Sachverhalte dokumentieren.
einfach, dies war für uns eines der wichtigsten Kriterien bei
der Auswahl der Software“, so Bernd Hartmann, IT
Manager bei Eura Mobil.
Steigerung des Kundenservices
Das Hauptsuchkriterium für ein Fahrzeug innerhalb der
Akte ist die Fahrgestellnummer, dieser werden alle
Verkürzung der Suchzeiten
anderen Dokumente untergeordnet, so z.B. TÜV-Beschei-
Gemeinsam mit dem ELO Business-Partner hat Eura Mobil
nigungen, Garantiebelege und viele andere. Der ELO
im
Fahrzeugakte
Business-Partner hat die Suche noch um externe Daten-
realisiert, die vor allem das Bearbeiten von externen Anfra-
ersten
Schritt
quellen erweitert, damit auch Fahrzeug-Zusatzinform-
gen erheblich beschleunigen sollte. Täglich werden
ationen wie Modelljahr, Herkunft u.a. in der richtigen
Fahrgestelle unterschiedlicher Autohäuser bei Eura Mobil
Struktur abgelegt werden. Dies ermöglicht zudem die
angeliefert, die dann in der Reisemobil-Produktion veredelt
selektierte Suche in beide Richtungen. Der Mitarbeiter
werden. Innerhalb des Lebenszyklus eines Reisemobils
kann sich beispielsweise lediglich alle Gutschriften zu
fallen eine Menge Dokumente an. „Täglich stapelt sich bei
einem Fahrzeug anzeigen lassen. Umgekehrt ist es ebenso
uns gut ein halber Meter neuer Dokumente. Das sind zum
möglich, nach allen Fahrzeugen, zum Beispiel eines
Beispiel Rechnungen und Gutschriften, Fahrzeugpapiere,
Baujahres, zu suchen.
Garantiebelege,
eine
elektronische
Produktionsunterlagen,
Prüfprotokolle
oder allgemeine Korrespondenz mit Händlern und
Endkunden. Durch das Ablegen in Ordnern hat es in der
Übersicht garantiert
Vergangenheit immer sehr lange gedauert, bis Mitarbeiter
Durch die zentral verfügbare Fahrzeugakte ist der
bestimmte Informationen zu einem Fahrzeug gefunden
Lebenszyklus eines Fahrzeuges jetzt übersichtlich darge-
haben. Allein für die Suche musste in vielen Fällen min-
stellt. Anfragen können direkt nachvollzogen und bearbei-
destens eine halbe Stunde mit eingerechnet werden“, er-
tet werden. „Durch die Fahrzeugakte in ELO haben wir
zählt Bernd Hartmann rückblickend. Durch die Einführung
unseren Service wesentlich verbessert, die Vorgänge sind
von ELOprofessional spart Eura Mobil effektiv Zeit, da die
dem jeweiligen Projekt zugeordnet und können transpa-
langwierige Suche nach den Dokumenten wegfällt.
rent nachvollzogen werden, das bedeutet eine enorme
Arbeitserleichterung für uns alle“, so Bernd Hartmann.
36
Durchgängige Prozesse
ELO automatisch ein Feld mit den Kontierungsinformati-
Im zweiten Schritt stand bei Eura Mobil die Bearbeitung
onen
der Eingangsrechnungen auf dem Projektplan. In der
eingetragen werden. Aus dieser Kontierung heraus wird
Vergangenheit
geöffnet
und
die
Kontierung
kann
direkt
der
der Stempel in ELO generiert und aufgebracht. Die
Buchhaltung kopiert und gingen an die jeweiligen Fachab-
Buchungsinformationen werden automatisch aus ELO in
teilungen zwecks Prüfung und Freigabe. Dort lagen die
eine Excel Tabelle übernommen. Die Buchhaltung über-
Rechnungen oft lange unbearbeitet, so dass der Firma
prüft anhand dieser Tabelle noch einmal die Buchungen
Skonto verloren ging. Die Abstimmung zwischen Buchhal-
und lässt sie manuell in das Buchungssystem übertragen.
tung und Fachabteilungen gestaltete sich schwierig und
ELO ist nicht mit dem Buchungssystem von Eura Mobil
vor allem nicht transparent. Diese Szenarien gehören dank
verbunden, da geplant ist, in naher Zukunft ein neues
ELOprofessional heute der Vergangenheit an.
Buchungssystem einzuführen. Für Eura Mobil bedeutet die
wurden
Eingangsrechnungen
in
Lösung dennoch eine große Arbeitserleichterung, wie
Individuell angepasst
Bernd Hartmann bestätigt: „Obwohl es keine Anbindung
zwischen ELO und unserem Buchhaltungssystem gibt,
Eingangsrechnungen werden jetzt eingescannt, verschlag-
spart die Excel Tabelle der Buchhaltung sehr viel Zeit.
wortet und dem elektronischen Workflow übergeben.
„Früher wurden die einzelnen Buchungen aus Belegmap-
Erfüllt die Rechnung bestimmte Kriterien, wird sie direkt
pen zusammengetragen und dann erst ins System
verbucht. In der Regel steuert der Workflow sie aber zu
übernommen“. Bernd Hartmann weiter „bezeichnend für
den jeweiligen Fachabteilungen zur Prüfung und Freigabe.
die Akzeptanz des Systems ist, dass die Mitarbeiterinnen
Der Sachbearbeiter wird dann automatisch per E-Mail
der Buchhaltung dem DMS zu Anfang sehr skeptisch
benachrichtigt, wenn er innerhalb eines Workflows aktiv
gegenüber standen und heute einer der größten Fürspre-
werden soll. Die E-Mail-Benachrichtigung ist vor allem für
cher von ELO sind.“
die Mitarbeiter sinnvoll, die nicht tagtäglich mit dem ELO
Archiv arbeiten. Die Workflows werden zentral von der
Buchhaltung aus gesteuert. Für den optimalen Überblick
Durchdachte Projekte
hat der ELO Business-Partner den Workflow individuell
Vor jedem Projekt erstellt der ELO Business-Partner einen
angepasst. Jeder aktive Workflow wird als Referenz in der
Projektplan. Das ist sehr wichtig, um den optimalen Einsatz
Buchhaltung bzw. im Arbeitsordner abgebildet. Hier sieht
einer DMS Lösung zu gewährleisten. Die Analyse der
die Buchhaltung, welchen Status die jeweiligen Workflows
Prozesse und Anforderungen des Kunden stehen dabei im
haben. Bernd Hartmann erläutert den Nutzen: „Diese
Vordergrund. Ein weiterer Punkt auf der Agenda ist die
Anpassung ist für uns sehr wichtig. Täglich sind zwischen
zentrale Archivierung der Ausgangsrechnungen. Hierzu hat
300 bis 600 Workflows aktiv, durch die Referenz behält die
der ELO Business-Partner bereits eins von drei speziellen
Buchhaltung den Überblick über die Freigabeprozesse und
Wohnmobilhersteller-Systemen an ELO angeschlossen.
kann, falls erforderlich, auch eingreifen, wenn ein Prozess
Zudem wurde eine Buchungsschnittstelle zu DATEV
in der Bearbeitung stockt.“
realisiert. Jetzt ist die Archivierung der Garantiegutschriften,
inklusive Referenz in die Fahrzeugakte möglich. Im nächs-
Umfassende Optimierung
ten Schritt sollen die Fahrzeugrechnungen archiviert
werden. Auch hier wird eine zusätzliche Referenz in der
Die Rechnungen werden von den Mitarbeitern in ELO
Fahrzeugakte erzeugt. Die Mitarbeiter erhalten dadurch
durch einen Stempel freigegeben. Physische Stempel sind
einen umfassenden Blick auf die Geschäftsprozesse. Die
komplett durch die elektronischen Stempel im ELO ersetzt
Anbindung der anderen Programme wird sukzessive
worden. Bei der Erfassung der Eingangrechnungen wird in
folgen.
37
FernUniversität in Hagen
38
FernUniversität in Hagen
Land: Deutschland
Branche: Hochschule
9
Schwerpunkte: Elektronische Studierendenakte
Stichworte: Anbindung an das Studierendenorganisations-System HIS-SOS
Das Unternehmen
In nur drei Jahrzehnten ist die weltweit einzige deutschsprachige, staatliche
FernUniversität eine respektierte Institution in der wissenschaftlichen Welt geworden,
zukunftsweisend im Einsatz Neuer Medien, Informations- und Kommunikationstechnologien in der Lehre. Über 50.000 Studierende haben sich für ein Studium an der
FernUniversität in Hagen entschieden.
Die Herausforderung
Kein umständliches und langwieriges Suchen mehr von Studierendenakten in
Kellerräumen. Die Informationen zu einem Studierenden sollen auf einem Blick
ersichtlich sein. Es soll ein einheitlicher Zugriff darauf möglich sein.
Lösung
Einsatz von ELOprofessional. Die Anbindung von ELO an das StudierendenorganisationsSystem HIS-SOS. Die Informationen zu den Studierenden sind in einer elektronischen
Studierendenakte den Beschäftigten zentral verfügbar. Einsatz des ELO Barcode bei der
Rückmeldung zum Semester.
Nutzen
Schnelle und effiziente Recherche. Informationen stehen auf Knopfdruck zur
Verfügung. Einsparungen bei Raum und Betriebsmitteln. Die alten Archivräume
werden nicht mehr benötigt. Der Studierendenservice wurde erhöht.
„Der Service für die Studierenden ist dank
ELO um ein Vielfaches gesteigert worden.“
Wilfried Bergmann,
Organsiationsentwicklung FernUniversität in Hagen
39
FernUniversität in Hagen
Mit ELO den Service für Studierende
erhöhen und Betriebsmittel sparen
Mit ELOprofessional hat die FernUniversität in Hagen eine
das Archiv zurück gesandt und erneut abgelegt werden.
elektronische Studierendenakte realisiert. Alle Informati-
Effizientes Arbeiten für die Zukunft
onen zu den Studierenden sind somit zentral sicherge-
Neben diesem aufwändigen Prozess sorgen organisato-
stellt und für die Beschäftigten auf Knopfdruck verfügbar.
rische Veränderungen dafür, dass die Archivräume künftig
Diese profitieren von effizienten und schnellen Arbeits-
nicht mehr zur Verfügung stehen. Die FernUniversität
prozessen und die Studierenden von einem gesteigerten
Hagen hat daher beschlossen, ein Dokumentenmanage-
Service. Frühere Archivräume für die Papierakten sind
ment-System (DMS) einzuführen. Die Möglichkeiten der
dank ELO nicht mehr notwendig.
digitalen Archivierung versprachen die beschriebene
Problematik zu lösen. Nach Evaluierung von verschiedenen
In nur drei Jahrzehnten ist die weltweit einzige deutsch-
DMS-Anbietern entschied sich die FernUniversität in
sprachige staatliche Fernuniversität eine respektierte Insti-
Hagen für die Einführung von ELOprofessional mit dem
tution in der wissenschaftlichen Welt geworden, zukunfts-
Ziel, die Aktenverwaltung erheblich zu erleichtern. ELO
weisend im Einsatz Neuer Medien, Informations- und
erfüllt insgesamt die Anforderungen der FernUniversität.
Kommunikationstechnologien in der Lehre. Erstmals macht
„Es ist einfach in der Bedienung, und die Beschäftigten
sie es vor allem Berufstätigen möglich, durch ein wissen-
haben sich schnell an die neue Arbeitsweise gewöhnt“, so
schaftliches Studium neue Perspektiven zu finden, ohne
der Projektverantwortliche Wilfried Bergmann.
den Berufsweg unterbrechen zu müssen. Auch Menschen
mit Behinderung, Pflegenden und Erziehenden ermöglicht
das Studium an der FernUniversität in Hagen bewusst als
Übersichtlicher Aktenplan
und Recherche auf Knopfdruck
Alternative zum Präsenzstudium. Das einzigartige Kennzei-
Mit Hilfe von Hochleistungsscannern wurden die Akten in
chen der Uni war und ist die Vermittlung von wissenschaft-
den Archivräumen Stück für Stück abgearbeitet. Gemein-
lichen Inhalten auf medialem Weg.
sam mit dem ELO Business-Partner hat die FernUniversität
sie diesen Weg. Individuell orientierte Menschen wählen
in Hagen einen übersichtlichen Aktenplan konzipiert. Die
Überblick verschaffen bei 60.000
Studierendenakten
Recherche erfolgt mit der Matrikelnummer und kann
sowohl über eine Suchmaske als auch über den strukturierten Aktenplan erfolgen.
Über 50.000 eingeschriebene Studierende sprechen für
die Qualität des Studiums an der FernUniversität in Hagen.
Über eine flexible Schnittstelle zum Studierendenorganisa-
Eine Menge Verwaltungsarbeit müssen die Fakultäten
tions-System HIS-SOS holt sich ELO Daten wie Name,
daher bewältigen. Wichtige Informationen wie Anmeldung,
Geburtdatum, Matrikelnummer usw. und füllt damit auto-
Immatrikulation, Zeugnisse, Zahlungsunterlagen u.v.m.
matisch die Studierendenakte im Archiv. Die Beschäftigten
verwaltet das Dezernat 2 (Studierendensekretariat). Allein
können die Akte jetzt unmittelbar ohne Zeitverzögerung
dort wurden rund 60.000 Studierendenakten in Kellerräu-
auf dem PC an ihrem Arbeitsplatz einsehen und weitere
men gelagert. Dementsprechend schwierig gestalteten
elektronische Dokumente direkt der Akte hinzufügen. Über
sich die Arbeitsprozesse. Wurde eine Akte benötigt, so
die Eingabe der Matrikelnummer erscheint die komplette
mussten die jeweiligen Beschäftigten diese im Archiv an-
Akte des Studierenden mit allen dazugehörigen Informati-
fordern. Die Beschäftigten im Archiv suchten daraufhin die
onen einschließlich jeglicher Korrespondenz.
gewünschte Akte und leiteten diese an die Beschäftigten
weiter. Nach der Bearbeitung musste die Akte wieder an
40
Schnelles, automatisches Archivieren
Bei der Rückmeldung der Studierenden zum Semester
setzt die FernUniversität in Hagen den ELO Barcode ein.
Die Studierenden sind im System bereits mit ihrer Matrikelnummer registriert. Aus HIS-SOS wird der Barcode
generiert und auf dem Rückmeldeformular angebracht.
Beim Scannen ins Archiv liest ELO die Barcodes und wertet
die Informationen gezielt aus. Die Rückmeldung wird automatisiert verschlagwortet, der jeweiligen Studierendenakte
zugeordnet und archiviert. Was zuvor zeitaufwendig und
manuell erfolgte, läuft über ELO jetzt schnell und automatisiert.
Optimale Verwaltungsabläufe
und Kosteneinsparungen
Mittlerweile sind die alten Akten aufgearbeitet und die
Kellerräume werden als Archive nicht mehr benötigt. Durch
die zentrale und revisionssichere Arbeitsspeicherung
entfallen die an einzelnen Arbeitsplätzen durchgeführten
Sicherheits- und Arbeitskopien. Die FernUniversität in
Hagen kann dadurch Kosteneinsparungen bei Betriebsmitteln und Raum realisieren. Zudem ist mit ELO die Aktualität,
Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen
zentral sichergestellt.
Für neue Wege im World Wide Web
Um auch in den Fakultäten der FernUniversität die Möglichkeit zu geben auf das ELO Archiv zuzugreifen und
Dokumente wie bspw. Prüfungsunterlagen digital zu archivieren, stellt die FernUniversität in Hagen ihr System im
Moment auf ELO Webservices um. Dies ermöglicht den
bequemen Zugriff und die Nutzung des zentralen ELO
Archivs im Internet durch die Fakultäten. Über einen Browser können die Beschäftigten auf die gewünschten Informationen zugreifen. Darüber hinaus verfügen die Web
Services über fast alle Programmelemente, die auch der
ELO Windows Client bietet. Zur Zeit arbeitet beispielsweise
das Prüfungsamt Wirtschaftswissenschaften mit ELO.
41
Freedom Scientific
42
10
Freedom Scientific
Land: Schweiz
Branche: Medizintechnik
Schwerpunkte: Zentraler Informationspool für SAP Belege,
E-Mails, Office-Dokumente, Zoll- und Versandpapiere
Stichworte: Anbindung an SAP und Microsoft Exchange
Das Unternehmen
Die Freedom Scientific Inc. ist einer der weltweit führenden Hersteller von
elektronischen Hilfsmitteln für Menschen mit Sehbehinderungen. Die Zentrale
befindet sich in Tägerwilen/Schweiz. Zudem verfügt das Unternehmen über ein
Supportzentrum in Hamburg.
Die Herausforderung
Die Suche in den Exchange-Postboxen bzw. öffentlichen Ordnern nach z.B. SAPBelegen oder Zoll- und Versandpapieren gestaltete sich immer extrem aufwändig.
Manuelle Arbeitsprozesse nahmen sehr viel Zeit in Anspruch. Die alte und zukünftige
E-Mail-Kommunikation sollte digitalisiert werden, das Gleiche galt für den vorhandenen
Bestand der SAP-Ausgangsbelege.
Lösung
Mit der Entscheidung für die DMS-Lösung ELOprofessional ist jetzt ein zentraler
Informationspool für SAP-Belege, E-Mails, Office-Dokumente, Zoll- und Versandpapiere geschaffen worden. Über Workflows, wie z.B. die Rechnungsfreigabe, werden
die Geschäftsprozesse gesteuert und im ELO transparent abgebildet.
Nutzen
Alle benötigten Informationen stehen jetzt auf Mausklick zentral zur Verfügung. Die
Arbeitsprozesse laufen automatisch und dadurch effizienter ab. Der hohe Qualitätsanspruch an den Kundenservice ist sichergestellt.
„Durch die Kombination der ERP-Lösung SAP
Business One mit der DMS-Lösung ELOprofessional über den SAP Business One
ArchiveLink für ELO wurden die Geschäftsabläufe der Freedom Scientific GmbH in hohem
Maße optimiert und effizient gestaltet.“
Tobias Winnes,
Geschäftsführender Gesellschafter
Freedom Scientific GmbH
43
Freedom Scientific
Informationszugang ohne Barrieren
gestellt werden, dass alle autorisierten Mitarbeiter rasch
Mit der DMS-Lösung ELOprofessional schafft Freedom
und zuverlässig Zugriff auf alle erforderlichen Informati-
Scientific einen zentralen Informationspool für SAP-
onen hatten.
Belege, E-Mails, Office-Dokumente, Zoll- und Versandpapiere. Über Workflows, wie die Rechnungsfreigabe,
werden die Geschäftsprozesse gesteuert und im ELO
Überblick dank DMS
transparent abgebildet. Alle benötigten Informati-
Ob Preisauskünfte, Prüfung von Updateberechtigungen,
onen stehen auf Mausklick zentral zur Verfügung. Die
Seriennummernsuche oder der Suche nach bestimmter
Arbeitsprozesse laufen automatisch und dadurch effi-
Mail-Kommunikation, der Freedom Scientific fehlte ein
zienter ab. Der hohe Qualitätsanspruch an den Kun-
zentraler Informationspool. Die Suche in den Exchange-
denservice ist sichergestellt.
Postboxen bzw. öffentlichen Ordnern nach z.B. SAP-Belegen oder Zoll- und Versandpapieren gestaltete sich immer
Die Freedom Scientific Blind/Low Vision Group ist ein
extrem aufwändig.
weltweit führender Hersteller von elektronischen Hilfsmitteln für Sehbehinderte. Das Unternehmen wurde im April
Mit dem Ziel, den Kundenanforderungen nicht nur gerecht
2000 mit Sitz in St. Petersburg, Florida, gegründet. Die
zu werden, sondern diese zu übertreffen, entschied das
Europazentrale befindet sich am Bodensee in Tägerwilen
Unternehmen, ein Dokumentenmanagement-System ein-
in der Schweiz, das europäische Supportzentrum agiert
zuführen. Mit der Entscheidung für die DMS-Lösung
von Hamburg aus. Derzeit vertreibt Freedom Scientific
ELOprofessional ist jetzt ein zentraler Informationspool für
seine Programme in 65 Ländern und koordiniert die Loka-
SAP-Belege, E-Mails, Office-Dokumente, Zoll- und Versand-
lisierung bzw. Anpassung für 25 Sprachen. Außerdem
papiere geschaffen worden.
gewährleistet das Unternehmen die technische Unterstützung der europäischen Händler. Die Voraussetzung dafür
de ohne Barrieren an die von ihnen gewünschten Informa-
E-Mails und SAP-Belege in
digitaler Ordnung
tionen gelangen, dies ist das erklärte Ziel von Freedom
Als Weltmarktführer im Bereich der elektronischen Hilfs-
Scientific. Hierfür setzt das Unternehmen sein ganzes
mittel für Blinde und Sehbehinderte investiert die Freedom
Know-how ein. Der Weltmarktführer für elektronische
Scientific ihre Ressourcen in die weiterführende Entwick-
Hilfsmittel für Blinde und Sehbehinderte investiert seine
lung, Produktion und den Vertrieb ihrer Produkte. Ein exzel-
Ressourcen vorrangig in die weiterführende Entwicklung,
lenter Service und der Respekt gegenüber dem Kunden
Herstellung und den Vertrieb seiner Produkte. Dabei
sind für das Unternehmen dabei selbstverständlich. Für
haben ein hervorragender Kundenservice und der Respekt
dieses Selbstverständnis ist es wichtig, ein effizientes und
gegenüber dem Kun-
benutzerfreundliches DMS im Einsatz zu haben, das all
den einen hohen Stel-
diesen Anforderungen gerecht wird.
zu schaffen, dass auch Seh- bzw. Lesebehinderte und Blin-
„Dank der Verzahnung von SAP
Business One mit ELOprofessional über den ArchiveLink konnten unsere Geschäftsabläufe in
hohem Maße optimiert und
effizient gestaltet werden.“
Tobias Winnes,
Geschäftsführender Gesellschafter
Freedom Scientific GmbH
44
lenwert: Die Herausforderung lautete also, die
Freedom Scientific CH setzt die ERP-Lösung SAP Business
Kundenanforderungen
One ein. Nach der Analyse der Unternehmensprozesse
nicht nur zu erfüllen,
wurden im Dezember 2006 ELOprofessional mit Volltext-
sondern sogar zu über-
datenbank und ELO-Exchange (XC) eingeführt. ELO XC sorgt
treffen. Um hierfür die
für die serverbasierte, automatische Archivierung der bis
notwendige Basis zu
dato vorhandenen und zukünftigen E-Mail-Kommunikati-
schaffen, musste sicher-
on. Ca. 70.000 E-Mails (Bestand seit 2003) wurden nach-
träglich im ersten Projektschritt automatisiert übernommen
Eingesetzte Produkte
und in das DMS abgelegt. Im Februar 2007 folgte mit der
· SAP Business One
Produktiv-Schaltung des SAP Business One ArchiveLink für
· ELOprofessional
ELO der zweite Schritt. Der vorhandene Bestand von ca.
· ELOprofessional Fulltext
60.000 SAP-Ausgangsbelegen (seit Januar 2005) wurde
· ELO XC
vollautomatisch abgelegt und verschlagwortet. Neu erstell-
· ELO Barcode
te Belege wie Lieferscheine und Zolldokumente kommen
· ELO XML Importer
jetzt selbsterschließend hinzu. Durch den ArchiveLink
· SAP Business One ArchiveLink für ELO
erfolgt die Umsetzung in Verschlagwortungsinformationen
· OLE DB Schnittstelle des ELO Business-Partners
und die Ablage der Dokumente ins Archiv ohne manuelle
Bearbeitung. Der ArchiveLink übernimmt die Zuweisung
zur SAP-Referenz bzw. dem Auftrag. Per E-Mail eingehende
Rechnungen der Zentrale in Florida werden über ELO XC
automatisiert ausgefiltert und über den ArchiveLink weiter
verarbeitet.
Freie Sicht auf Geschäftsprozesse
Die Arbeitsabläufe, die zuvor zeitaufwendig und manuell
erfolgten, übernimmt nun das ELOprofessional System
automatisiert. Über einen einfachen Mausklick werden die
Belege aus SAP Business One heraus in Sekundenschnelle
im ELO angezeigt. Die Mitarbeiter haben so auch die Möglichkeit, SAP Dokumente einzusehen, ohne dass ihr
Arbeitsplatz eine SAP-Anbindung hat oder sie über SAP
Wissen verfügen müssen. Über Workflows, wie die Rechnungsfreigabe, werden die Geschäftsprozesse gesteuert
und im ELO transparent abgebildet.
Durch die Kombination der ERP-Lösung SAP Business One
mit der DMS-Lösung ELOprofessional über den SAP Business One ArchiveLink für ELO wurden die Geschäftsabläufe
der Freedom Scientific GmbH in hohem Maße optimiert
und effizient gestaltet.
Ausblick
Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der Archiv-/DMSLösung plant Freedom Scientific, die bisher noch in Papierform ein- bzw. ausgehenden Zollbelege in den elektronischen
Prozess mit einzubinden, um Medienbrüche zu verhindern.
Die eidgenössische Zollverwaltung EZV ist derzeit dabei, ihre
Prozesse auf beleglose Verarbeitung umzustellen.
45
Gewerkschaft der Polizei
46
11
Gewerkschaft der Polizei
Land: Deutschland
Branche: Gewerkschaft
Schwerpunkte: Digitaler durch Workflows automatisierter Posteingang,
zentrales Unternehmensarchiv
Stichworte: Anbindung Lexware Buchhalter und eigene Mitgliederverwaltung,
750.000 archivierte Dokumente
Das Unternehmen
Die Bayerische Gewerkschaft der Polizei gehört mit über 15.000 Mitgliedern zu
einer der größeren Landesbezirke Deutschlands. In Verhandlungen und Gesprächen
mit politischen Mandatsträgern und den Verantwortlichen der Ministerien, aber auch
mit Demonstrationen und Aktionen in der Öffentlichkeit und in den Medien verfolgt
die Bayerische Gewerkschaft der Polizei die Interessen ihrer Mitglieder.
Die Herausforderung
Überquellende Ordner, das Aktenarchiv war am Ende der physikalischen Kapazität.
Die Suche nach Informationen gestaltete sich sehr langwierig. Der Posteingang sollte
digitalisiert und automatisiert werden.
Lösung
•
Einsatz von ELOprofessional
•
Die alten Dokumente wurden ins ELO Archiv eingescannt
•
Der Posteingang wurde digitalisiert
•
Workflows steuern die weiteren Bearbeitungsprozesse
Nutzen
•
Aktenarchiv ist um über 90% minimiert
•
Informationen stehen den Mitarbeiter auf Mausklick zur Verfügung
•
Verbesserter Service
•
Papierlose Workflows ermöglichen transparente und durchgängige Prozesse
„Nach eingehenden Recherchen, Gesprächen
und Tests mit verschiedenen Systemanbietern
hat uns das elektronische Dokumentenmanagement-System ELOprofessional überzeugt. Gerade das intuitive Arbeiten mit der
Software hat für uns den Ausschlag gegeben.“
Alexander Baschek,
IT Leiter der GdP im Landesverband Bayern
47
Gewerkschaft der Polizei
Mitgliederservice erhöhen
Leiter der GdP im Landesverband Bayern: „Nach
Die Bayerische Gewerkschaft der Polizei verwaltet mit
eingehenden Recherchen, Gesprächen und Tests mit
dem ELO Dokumentenmanagement-System 750.000 Do-
verschiedenen Systemanbietern hat uns ELOprofessional
kumente. Das Aktenarchiv konnte dadurch um über 90%
überzeugt. Gerade das intuitive Arbeiten mit der Software
minimiert werden. Der Service für die Mitglieder wurde
hat für uns den Ausschlag gegeben.“
durch Auskunft „On-Demand“ erheblich gesteigert. Mitarbeiter werden bei Ablage- und Recherchearbeiten entlastet und können noch effizienter und effektiver arbeiten.
Individuelle und schnelle
Systemanpassung
Mit über 15.000 Mitgliedern ist die Bayerische Gewerk-
Zu Projektbeginn hat der ELO Business-Partner die Ist-
schaft der Polizei (GdP) einer der größeren Landesbezirke
Situation bei der GdP analysiert und in Beratungsge-
Deutschlands. Nach ihrer Gründung im Jahr 1953 ent-
sprächen die speziellen Anforderungen ermittelt. In der
wickelte sich die Gewerkschaft zum Sprachrohr der Polizei-
Realisierungsphase wurde das elektronische Dokumenten-
beschäftigten im Freistaat. Ständige Verbesserung der
managementprogramm
Arbeitsbedingungen, Laufbahnstrukturen, intensive Vertre-
Software-Systeme (MS-Office, Lexware Buchhalter und
tungs- und Betreuungsarbeit, Kompetenz und Sachkennt-
insbesondere Anbindung an die eigene Mitgliederverwal-
nis in Verhandlungen, Anerkennung in der Gesellschaft
tung) bei der GdP individuell abgestimmt. Nach nur vier
sind der Schlüssel zum Erfolg. In Verhandlungen und Ge-
Tagen war die komplette Software-Einführung reibungslos
sprächen mit politischen Mandatsträgern und den
abgeschlossen.
dann
auf
die
bestehenden
Verantwortlichen der Ministerien, aber auch mit Demonstrationen und Aktionen in der Öffentlichkeit und in den
Medien verfolgt die Bayerische Gewerkschaft der Polizei
Mitarbeiterakzeptanz
die Interessen ihrer Mitglieder.
Bei der Einführung eines neuen Systems ist die Akzeptanz
der Mitarbeiter ausschlaggebend, schließlich sollen sie das
System effektiv nutzen. Mit maßgeschneiderten Schu-
Dokumentenflut im Griff
lungen für die einzelnen Sachgebiete wurden die Mitarbei-
Die GdP in Bayern vertritt über 15.000 Mitglieder, dies
ter nach der DMS Einführung begleitet. „Bereits nach einer
fordert außergewöhnliches Organisationsgeschick: Anfra-
halbtägigen Schulung waren unsere Mitarbeiter überzeugt
gen,
„Das System ist ein Arbeitsmittel, das wir nicht mehr missen
möchten. Deshalb haben wir
ELO auch vielen anderen Landesbezirken und dem Bundesverband empfohlen. Durchweg
positives Mitglieder-Feedback
hat uns zudem gezeigt, dass die
Umstellung die absolut richtige
Entscheidung war.
Alexander Baschek,
IT Leiter der GdP im Landesverband
Bayern
48
Anträge,
Anre-
von dem eleganten und komfortablen Arbeiten mit dem
gungen alles landet in
Dokumentenmanagement-System“, begeistert sich Alex-
gedruckter
ander Baschek.
Papierform
bei den Mitarbeitern der
Gewerkschaft und muss
Der Anwender sieht sein gewohntes Arbeitsumfeld 1:1 auf
gesichtet,
verarbeitet,
einer elektronischen Ebene abgebildet, denn die vertrauten
beantwortet oder wei-
Ordnungsmechanismen Archiv, Aktenschrank, Ordner und
tergeleitet werden. Um
Register sind auf ELO übertragen worden.
der steigenden Papierflut Herr zu werden, hat
die GdP Bayern im Jahr
Die Effizienz steht klar im Vordergrund
2001 ein elektronisches
Die vorhandenen Dokumente wurden ins ELO Archiv
DMS eingeführt. Dazu
eingescannt und automatisch verschlagwortet. Mittlerweile
Alexander Baschek, IT
verwaltet das System 750.000 Dokumente. Alle Informati-
onen und der gesamte Schriftverkehr liegen bei der GdP
sensvertreter der Polizeibeschäftigten oder unsere Mit-
jetzt in digitaler Form vor und sind so jederzeit im Netz-
glieder betreffen, etwa aktuelle politische Entscheidungen
werk individuell verfügbar. Die Einganspost wird direkt ins
oder Sachverhalte, die in besonderem Fokus der Öffent-
ELO eingescannt und abgelegt. Gerade was die Papierabla-
lichkeit stehen.“
ge betrifft profitiert die GdP auch wirtschaftlich von der
elektronischen Verwaltung wie Alexander Baschek erläutert: „Die Einsparungen sind exorbitant. Früher nahm die
Die richtige Entscheidung
Papiermenge jährlich um 20 Laufmeter zu. Heute
Mit ELOprofessional kann die GdP ihre Aufgaben jetzt
beschränkt sich das Papieraufkommen auf den täglichen
schneller und effizienter durchführen. Das zeitintensive
Posteingang, der aber umgehend für die weitere Verarbei-
Durchforsten der Aktenarchive fällt weg und Kosten für
tung digitalisiert wird. Der überwiegende Teil an Schreiben,
umfangreiche Lagerräume werden gespart. Die GdP ist
Informationen oder Meldungen erreicht uns heute auf
rund um zufrieden mit der Entscheidung für ein DMS wie
elektronischem Wege per Mail oder Fax. Früher fasste al-
Alexander Baschek abschließend bestätigt:
lein unser Mitgliederarchiv über 400 Aktenordner. Heute
sind es gerade noch 36 – weniger als zehn Prozent.“
„Das System ist ein Arbeitsmittel, das wir nicht mehr
missen möchten. Deshalb haben wir ELO auch vielen
Reibungslose und sichere Prozesse
anderen
Landesbezirken
und
dem
Bundesverband
empfohlen. Durchaus positives Mitglieder-Feedback hat
Durch die Digitalisierung stehen die Informationen den
uns zudem gezeigt, dass die Umstellung die absolut
Mitarbeitern jetzt zentral im ELO Archiv zur Verfügung und
richtige Entscheidung war.“
können somit umgehend weiterverarbeitet werden. Elektronische Workflows steuern die Bearbeitung des Posteingangs und stellen sicher, dass die Prozesse reibungslos
funktionieren. Zudem können Daten standortübergreifend
ausgetauscht werden. Mitarbeiter in Außenstellen greifen
über Netzwerke direkt auf das zentrale Archiv zu. Nachdem die Dokumente bearbeitet worden sind, werden sie
gemäß der gesetzlichen Richtlinien archiviert.
Informationen sekundenschnell
abrufbar
Der Service für die Mitglieder der GdP ist durch das elektronische Verwalten der Dokumente um ein Vielfaches
gesteigert worden. Schon während eines Telefonats haben
Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks alle Details aus der
Akte eines Anrufers parat und können umgehend helfen
oder themenbezogene Informationen zur Verfügung stellen.
Dazu
Alexander
Baschek:
„Dieser
Service
verblüfft unsere Mitglieder immer wieder. Zudem haben
wir durch kurze Reaktionszeiten die Chance schnell auf
aktuelle Entwicklungen einzugehen, die uns als Interes-
49
HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik
50
world-wide service
12
HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik
Land: Deutschland
Branche: Schiffbau
Schwerpunkte: Informationsmanagement, 3 Mio. archivierte Dokumente,
weltweiter Zugriff auf Informationen
Stichworte: Anbindung an Infor
Das Unternehmen
Die HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik GmbH & Co. KG zählt seit über 85 Jahren
zu den führenden Partnern im Schiffbau. Der Umsatz lag im Jahr 2007 bei ca. 90
Millionen Euro.
Die Herausforderung
Archivlösung war vorhanden, aber kein flexibles Informationsmanagement. Der
direkte Zugriff über Suchwörter auf alle Auftragsakten sollte den Mitarbeitern aber
digital im DMS zur Verfügung stehen.
Lösung
Im HATLAPA-Archiv werden aktuell mit ELO ca. 3.000.000 Dokumente verwaltet.
Dabei wird die ELO Volltext-Suche für anfangs nicht vollständig verschlagwortete
Dokumente erfolgreich genutzt.
Nutzen
Mitarbeiter können von unterwegs via gesicherter VPN-Verbindung auf die
Informationen (weltweit) zugreifen. Digitalisierte Auftragsunterlagen können bis in
das Jahr 1974 zurückverfolgt werden, so dass auch Ersatzteilanfragen für in diesen
Jahren ausgelieferte Maschinen sehr schnell beantwortet werden können.
„Ein starkes Unternehmen braucht ein starkes
Back Office. Dafür benötigt man nicht nur gut
ausgebildete Mitarbeiter, sondern auch
professionelle Werkzeuge - wie z.B.
ELOprofessional.“
Lars Becker,
Leiter IT und Organisation HATLAPA
51
HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik
Hoher Informationsfluss sorgt für eine
optimale Kundenbetreuung
haben so direkten Zugriff über Suchbegriffe wie ‚Auftrag‘,
HATLAPA realisiert mit ELO ein überaus umfassendes Infor-
so der Leiter der IT & Organisation, Lars Becker. „Dabei
mationsmanagement. Im HATLAPA-Archiv werden aktuell
kann auf unterschiedliche Versionen von Zeichnungen
mit ELO über 3.000.000 Dokumente verwaltet. Mitarbeiter
ebenso zugegriffen werden, wie auf die geführte (E-Mail)-
können von unterwegs via gesicherter VPN-Verbindung
Korrespondenz.“
‚Kunde‘, ‚Schiff‘, ‚Reederei‘, ‚Maschinen-Nummer‘, usw.“,
auf die Informationen weltweit zugreifen. Das bedeutet
eine schnellere und optimale Betreuung für die HATLAPA
Für das DMS waren neben der ELO Digital Office GmbH
Kunden.
noch zwei weitere Mitbewerber in der engeren Auswahl.
Letztendlich fiel die Entscheidung zugunsten des Stuttgar-
Weltweiten Service und hohe Verfügbarkeit bietet die HAT-
ter Herstellers. Ausschlaggebend dafür war die offene
LAPA Uetersener Maschinenfabrik GmbH & Co. KG für ihre
Systemarchitektur und die ELO-API (application program-
Produkte. Das Traditions-Unternehmen zählt seit über 85
ming interface), die HATLAPA in die Lage versetzt, eigene
Jahren zu den führenden Partnern im Schiffbau und stellt
Applikationen, z.B. die eigens entwickelte Reklamationsbe-
Winden, Kompressoren und Ruderanlagen her. Das Unter-
arbeitung zu integrieren.
nehmen beschäftigt ca. 300 festangestellte Mitarbeiter am
Heimatstandort. Zudem gibt es Vertriebs- und Konstruktionsstandorte in Schwerin, England und Zypern sowie mehrere internationale Vertretungen und Beteiligungen.
Weltweiter Zugriff auf gewünschte
Informationen
Alle Alt-Akten wurden aus dem Archivsystem nach ELO
Mit einem Umsatz von ca. 90 Mio. (im Jahr 2007) hat sich
konvertiert. In allen Abteilungen am Standort Uetersen
das Unternehmen eine führende Position am Markt erar-
können die Mitarbeiter jetzt auf ELO zugreifen. Über Termi-
beitet. Die kontinuierliche Umsatzsteigerung wird auch
nalserver
aufgrund der weltweit anerkannten Service-Qualität des
Hamworthy Marine Compressors Ltd., Poole UK, HATLAPA
DIN-ISO zertifizierten Unternehmens erzielt.
EastMed Ltd., Limassol Cyprus und KGW Marine GmbH
sind
die
Tochterunternehmen
HATLAPA
Schwerin direkt verbunden. Mitarbeiter können von
unterwegs via gesicherter VPN-Verbindung auf die
Der Entscheidungsprozess
Informationen (weltweit) zugreifen. Digitalisierte Auftrags-
HATLAPA arbeitet im ERP-Bereich mit INFOR. Über einen
unterlagen können bis in das Jahr 1974 zurückverfolgt
Scandienstleister wurden die Auftragsakten digitalisiert und
werden, so dass auch Anfragen für die in diesem Jahr
im System archiviert. Die damit realisierte Archivlösung er-
ausgelieferte Maschinen sehr schnell beantwortet werden
füllte jedoch nicht alle Anforderungen an ein flexibles Infor-
können. Auf Grund des gestiegenen Speicherplatzbedarfes
mationsmanagement, so dass sich das Traditionsunterneh-
für die digitalen Dokumente hat sich das Unternehmen für
men im Jahr 2004 ausgiebig nach einem Dokumenten-
eine von ELO zertifizierte Storage-Lösung des Herstellers
management-System
NetApp entschieden. Der „Umzug“ der archivierten
(DMS) umschaute. „Die
Dokumente verlief reibungslos.
„Selbstverständlich hängt der
Erfolg einer solchen unternehmensweiten Lösung auch von der
Akzeptanz der Mitarbeiter ab.“
Markus Blohm,
Projektbetreuung intern, HATLAPA
52
kompletten
Auftrags-
akten sollen mit allen
zugeordneten Unterla-
Offene Systemarchitektur
gen digital im DMS zur
Die IT-Abteilung arbeitet am liebsten eigenständig und
Verfügung stehen. Un-
schätzt daher besonders die „offene Systemarchitektur“
sere Service-Mitarbeiter
des eingesetzten ELO-Produktes. Neben der Anbindung
world-wide service
des DMS an das ERP-System (INFOR) wurde auch die
Anbindung an das selbstentwickelte Reklamationsmanagementsystem mit ELO realisiert. „Die ELO Digital Office
GmbH stellt ihren Kunden eine ausführliche API-Beschreibung zur Verfügung, und mit unserem betreuenden
Systemhaus haben wir einen kompetenten Ansprechpartner“, erzählt Markus Blohm, der das Projekt hausintern betreut. „Selbstverständlich“, so Markus Blohm weiter, „hängt
der
Erfolg
einer
solchen
unternehmensweiten
Lösung auch von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. So
wurden fast 150 Mitarbeiter im Rahmen einer InhouseSchulungsaktion durch den ELO Business-Partner mit Tipps
& Tricks für den täglichen Einsatz ihres Anwendungsprogramms vertraut gemacht.“
Aufbewahrungsfristen von
30-40 Jahren
Die Laufzeiten der von HATLAPA gelieferten Maschinen
betragen über 30-40 Jahre, so dass auf die Unterlagen aus
diesem Zeitraum zu Servicezwecken unverzüglich zugegriffen werden muss. Gleichzeitig sollte der damit verbundene enorme Papieraktenberg abgetragen werden. Über ein
Jahr hat das Wirtschaftsprüfungsunternehmen mit der
zuständigen Finanzdirektion in Kiel verhandelt – inzwischen kann das Unternehmen dank einer Verfahrensdokumentation und der revisionssicheren Archivierung in ELO
fast vollständig auf die Originalbelege verzichten.
Das System lebt
„Selbstverständlich wachsen auch bei uns stetig die
Anforderungen. Die Anbindung an das Finanzbuchhaltungssystem (Varial) steht noch bevor. Wir werden u.a. die Prüfung
von Eingangsrechnungen mit dem ELO Workflow-System
optimieren können“, da ist sich der verantwortliche IT- und
Organisationsleiter, Lars Becker, auf Grund der bislang
gemachten positiven Erfahrungen sicher.
53
Hoffmann + Krippner
54
13
Hoffmann + Krippner
Land: Deutschland
Branche: Industrie
Schwerpunkte: Zentrale Wissenplattform
Stichworte: Anbindung an Infor
Das Unternehmen
Hoffmann + Krippner entwickelt und produziert kundenspezifische Tastaturen für
industrielle Anwendungen. Das Lieferspektrum erstreckt sich von einfachen flexiblen
Folientastaturen bis hin zu „intelligenten Eingabesystemen“ mit integrierter Elektronik
und definierter Schnittstelle. Seit der Gründung 1972 hat sich das Unternehmen als
die erste Adresse für komplexe Komplettlösungen mit definierter Schnittstelle und
Gehäuse entwickelt.
Die Herausforderung
Informationen zu Kunden und Produkten sollten den Mitarbeitern auf Knopfdruck zur
Verfügung stehen. Das DMS sollte an das ERP-System Infor gekoppelt sein.
Lösung
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und der allgemeine Schriftverkehr
aus Office-Dokumenten oder E-Mails werden komplett in ELOenterprise erfasst und
archiviert. Auch die Altbelege in Papierform wurden digitalisiert und stehen ebenfalls
im zentralen Archiv zur Verfügung.
Nutzen
Braucht ein Mitarbeiter jetzt Informationen zu Kunden oder Produkten, stehen ihm
diese auf Knopfdruck zur Verfügung. Die Nähe zum Kunden kann dadurch gelebt
werden. Das Wissen des Unternehmens befindet sich wieder im produktiven Umlauf
und wird optimal genutzt.
„Mit ELOenterprise steigern wir unsere
Produktivität und den Service gegenüber dem
Kunden deutlich und können interne Zeit- und
Kostenvorteile erzielen.“
Ralf Krippner,
Geschäftsführer Hoffmann + Krippner
55
Hoffmann + Krippner
Hoher Service dank zentraler
Archivierung und Workflow
auch bei der Optimierung der Unternehmens-prozesse auf
Mit ELOenterprise stehen Hoffmann + Krippner Informati-
tenmanagement-System (DMS) einzuführen.
wegweisende Technologien zu setzen und ein Dokumen-
onen zu Kunden und Produkten auf Knopfdruck zur Verfügung. Das DMS ist an das ERP-System Infor gekoppelt.
der allgemeine Schriftverkehr aus Office-Dokumenten
Transparente Prozesse erhöhen die
Produktivität
oder E-Mails werden komplett in ELOenterprise erfasst und
Über 35 Jahre Erfahrung und Erfolg im Entwickeln von
archiviert. Das Wissen des Unternehmens befindet sich
maßgeschneiderten Tastaturen sprechen für sich. Mit dem
wieder im produktiven Umlauf und wird optimal genutzt.
Erfolg geht aber auch eine Menge Dokumentenverwaltung
Die Nähe zum Kunden kann durch ELO optimal gelebt
einher. Daher sollte das vorhandene physische Archiv digi-
werden.
talisiert werden, damit wichtige Informationen zu Kunden
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und
und Produkten auf einen Blick zur Verfügung stehen. GeraBei Hoffmann + Krippner – dem führenden Hersteller von
de bei abteilungsübergreifenden Prozessen ist diese Art
kundenspezifischen Tastaturen in Deutschland – werden
der Transparenz wichtig, um produktives Arbeiten zu
nicht nur einfach Tastaturen hergestellt, sondern Lösungen
ermöglichen. Die einfache Anbindung des DMS an das
entwickelt. Denn Tastatur ist nicht gleich Tastatur. Einige
bestehende ERP-System Infor sowie die Integration der
sind von innen beleuchtet, andere weisen jede Art von
Dokumente und E-Mails aus den Office Anwendungen
Schmutz von sich oder befinden sich direkt am Bildschirm.
wurde als selbstverständlich erachtet. Bei der Evaluierung
Schließlich braucht es in hygienisch anspruchsvollen
der verschiedenen DMS Anbieter spielte für Hoffmann +
Umgebungen andere Tastaturen als in der öffentlichen
Krippner aber auch die intuitive Anwendung des DMS eine
Verwaltung. Wegweisende Technologie und kundennahe
entscheidende Rolle. Eine benutzerfreundliche Lösung,
Projektabwicklung sind daher bei Hoffmann + Krippner
mit der auch ungeschulte Mitarbeiter gleich arbeiten
das A und O.
können, war somit Grundvoraussetzung. Kurz und knapp:
Den Anspruch, den das Unternehmen an seine eigene
Optimale Prozesse für wegweisende
Technologien
Technologie und Kundenphilosophie legte, erwartete es
auch von der Qualität und dem Service des DMS Anbieters. Nach umfangreicher Evaluierung unterschiedlicher
Das Produktportfolio des Unternehmens erfüllt dabei
DMS Lösungen hat sich Hoffmann + Krippner für
höchste Anforderungen von der einfachen Folientastatur
ELOenterprise entschieden.
bis hin zu komplexen Spezialentwicklungen. Dieses
Angebot erfordert aufwändige und komplexe Prozesse im
gesamten Unternehmen. Daher ist die schnelle Recherche
„Die schnelle Umsetzung des
DMS Projektes war für uns
natürlich sehr positiv, da sich
die Einführungskosten dadurch
reduziert haben.“
Ralf Krippner,
Geschäftsführer
von Informationen und
Die Komponentenserver-Architektur von ELOenterprise
die Transparenz der Ge-
ermöglicht es auf einfache Weise, komplexe Schnittstellen
schäftsabläufe
unab-
zu operativen Systemen zu entwerfen. ELO besitzt zudem
dingbar, um dem hohen
trotz der umfangreichen Funktionalitäten eine intuitive
Anspruch an Qualität
Benutzeroberfläche. Darüber hinaus haben die Kompe-
und Kunden-Service ge-
tenz und der Service des ELO Business-Partners die
recht
Geschäftsleitung überzeugt.
zu
werden.
Hoffmann + Krippner
hat daher beschlossen,
56
Durchdachte Projekte sparen Kosten
In nur wenigen Wochen wurde das Projekt ELOenterprise
klar: DMS ist nicht gleich DMS. Die individuelle Anpassung
bei Hoffmann + Krippner realisiert. Die Kosten für die
mit ELOenterprise an die Bedürfnisse und Prozesse bei
Einführung des DMS konnten dadurch deutlich reduziert
Hoffmann + Krippner ermöglichen es dem Unternehmen,
werden. Die Anbindung von ELO an das ERP-System Infor
die Leitmaximen Kundennähe und Qualität noch besser
ermöglicht heute die automatische Archivierung von
umzusetzen. Darüber hinaus trägt die flexible ELO Techno-
Belegen. Hierfür wurde eine flexible und standardisierte
logie den weiteren Erfolg von Hoffmann + Krippner mit.
Schnittstellenlösung des Business-Partners genutzt, die
eine nahtlose Integration gewährleistet. Auch Altbelege in
Papierform wurden digitalisiert und sind nun ebenfalls in
die Lösung eingefügt.
Offene Systemarchitektur
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen sowie
der allgemeine Schriftverkehr aus Office-Dokumenten oder
E-Mails werden komplett in ELOenterprise erfasst und
archiviert. Auch die Altbelege in Papierform wurden
digitalisiert. Sie stehen ebenfalls im zentralen Archiv zur
Verfügung. Braucht ein Mitarbeiter jetzt Informationen zu
Kunden oder Produkten, kann er diese auf Knopfdruck
abrufen. Das Wissen des Unternehmens befindet sich somit wieder im produktiven Umlauf und wird optimal genutzt.
Weiter denken
Der nächste wichtige Schritt bei Hoffmann + Krippner ist
die Standardisierung der Prozesse mit ELOenterprise. Für
Bestellungen werden Musterserien produziert, die der
Kunde evaluiert. Das alles geschieht bisher mit Formularen
und viel Papieraufwand. Zudem wird der Prozess parallel in
verschiedenen Abteilungen bearbeitet. Dadurch kam es in
der Vergangenheit oft zu redundanten Kundenanfragen.
Die im ELOenterprise integrierten Workflows können
Abläufe und zeitliche Vorgaben zielgenau definieren und
steuern. Prozesse bleiben dadurch in Gang, stagnieren
also nicht. Fällt ein Mitarbeiter aus, werden klare Vertreterregeln geschaffen – so bleibt der Bearbeitungsfluss garantiert. Der gesamte Vorgang und die komplette Abstimmung
mit dem Kunden werden sauber dokumentiert. Das bringt
dem Unternehmen enorme Qualitätsverbesserungen,
Zeiteinsparungen und Kostenreduzierungen. Das Fazit ist
57
Lufthansa Technik Logistik
58
14
Lufthansa Technik Logistik
Land: Deutschland
Branche: Airline Logistiker — Tochter der Lufthansa Technik
Schwerpunkte: Umfassende ECM-Lösung
Stichworte:
Aufbau einer einheitlichen IT-Infrastruktur
Das Unternehmen
Die Lufthansa Technik Logistik GmbH (LTL) ist ein stark wachsendes Unternehmen,
das zukunftsweisende Logistiklösungen für Kunden der Luft- und Raumfahrtindustrie
entwickelt und umsetzt. Mit einer breitgefächerten Palette anspruchsvoller Services
ist die LTL in der Lage, ein komplettes Supply-Chain-Management anzubieten.
Die Herausforderung
ELO wurde 1998 als unternehmensweite DMS-Lösung eingeführt. Ziel des neuesten
Projektes ist es, das komplette Redesign in Richtung Server-Landschaft, Konsolidierung
der Schnittstellen und Umstieg auf ELOenterprise.
Lösung
•
•
•
•
•
•
•
Konsolidierung der Schnittstellen
Abschaltung der dezentralen Lokations-Server
Beibehaltung der Funktionalität und Prozessunterstützung
Alle ELO-Applikationen laufen produktiv auf der neuen Plattform ELOenterprise
Kopplung der Server-Applikationen via Webservice
Implementierung von Services für applikationsübergreifende Schnittstellen
u.v.m.
Nutzen
Die Verfügbarkeit liegt im Augenblick bei 99,8%. Erfüllung und Einhaltung der
Anforderungen des Luftfahrt-Bundesamtes und internationaler Gremien sind sichergestellt durch dokumentengestützten Nachweis.
Resümee: Ein sicherer Betrieb, stabile Schnittstellen, zufriedene Kunden, hohe
Stabilität des Gesamtsystems.
„Mit unserem ersten ELO-Produkt
ELOprofessional wurde für die Mitarbeiter
eine Brücke geschlagen aus ihrer bisherigen
Praxis in die neue Arbeitsumgebung. Dementsprechend ist die Akzeptanz hoch und was
besonders erfreulich ist, man kann sich ein
Arbeiten ohne ELO nicht mehr vorstellen.“
Hartmut Obens,
Produktverantwortlicher Projektleiter Dokumenten Management
59
Lufthansa Technik Logistik
Hoher Service dank zentraler
Archivierung und Workflow
eigentlich alles aus über unsere Wertschätzung. Dazu
Der Umstieg auf eine elektronische Ablage verschaffte
und des Managements.“
geführt haben das Wohlverständnis der ELO-Mitarbeiter
der Lufthansa Technik Logistik GmbH (LTL) schon 1998
mehr Vorgangstransparenz. 2006 folgte dann ein
Redesign zur homogenen Unternehmenslösung.
Erfolgreiche Zielssetzung
Vier strategisch wichtige Einsatzgebiete gibt es für das
Die Lufthansa Technik Logistik GmbH (LTL) ist ein stark
wachsendes
Unternehmen,
das
zukunftsweisende
Dokumentenmanagement-System:
Logistiklösungen für Kunden der Luft- und Raum-
ELO Opal
fahrtindustrie entwickelt und umsetzt. Mit einer breit
•
gefächerten Palette anspruchsvoller Services ist die LTL in
Das unternehmensweite Dokumentenmanagement
der Lage, ein komplettes Supply-Chain-Management
ELO AOG (Aircraft On Ground)
anzubieten.
•
Zum
Angebot
gehören
nicht
nur
Die Vorgangsunterstützung bei der schnellen
schnellstmögliche und zuverlässige Transportabwicklungen,
Behebung von Problemen innerhalb des regulären
sondern sofortige Materialbeschaffung, Organisation und
Flugbetriebes am Flugzeug
Optimierung
von
Reparaturkreisläufen,
sachgemäße
Lagerung und Distribution sowie ein weltweiter 24-Stunden
ELO C@LL
AOG-Service (Aircraft on Ground).
•
Customer Service Management-Feedback
Management
Der Anfang einer erfolgreichen
Partnerschaft
ELO TMD
•
Bereits 1998 hat LTL erkannt, für den wichtigen Bereich
Transport Management System für besondere
Transporte (z.B. Triebwerke), Transportsteuerung
AOG mehr Vorgangstransparenz zu schaffen. Der AOG-
•
Planung
Service ist 365 Tage im 24 Stunden-Betrieb für die schnelle
•
Verwaltung von Dokumenten und Fotos
Behebung von Problemen innerhalb des regulären
Flugbetriebes am Flugzeug zuständig. Zudem sollte die
Diese Anwendungen wurden zu einem erfolgskritischen
systematische und revisionssichere Archivierung von
Faktor für das gesamte Unternehmen.
Beschaffungs- und Geschäftsunterlagen vorangetrieben
werden. Damit einher ging die Ablösung der „Handakten“.
„Das ELO-AOG-System hat sich über die Jahre hin bewährt
Von den betrachteten Produkten erschien dem Projektteam
und ist für diese Bereiche das wichtigste IT-System zur
mit seinem Projektleiter Hartmut Obens ELOprofessional
Steuerung
(damals
am
workflowbasiertes Archivierungssystem oder — die Formu-
praktikabelsten und flexibelsten, um die gesteckten Ziele
lierung archivierungsbasiertes Workflow Management trifft
zu erreichen. Hinzu kam, dass die anwenderfreundliche
es wohl genauer - weil es in erster Linie um Vorgänge und
Designgestaltung ein angenehmes Look & Feel vermittelte
die komfortable Möglichkeit Vorgänge mit Dokumenten zu
und darüber hinaus das System ausgesprochen gut
verknüpfen geht“, begeistert sich Hartmut Obens.
gerade
auf
den
Markt
gekommen)
der
Vorgänge
geworden.
Es
ist
ein
geeignet war, die Applizierbarkeit für betriebsindividuelle
Prozesse zu unterstützen.
Diese Projekte waren die Erfahrungsbasis für Folgeprojekte.
Hartmut Obens: „LTL hat sich nach dem ersten Projekt
Andere Unternehmensbereiche konnten beobachten, was
entschlossen, dass ELO strategischer Partner wird. Das sagt
erreicht werden kann. So ließ die Einrichtung eines
60
unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Systems für
Userverwaltung an das Rollenkonzept des Unternehmens
Dokumente der Lufthansa Technik nicht lange auf sich
durch Anbindung an das „LH GOVERNOR“ angeglichen.
warten-ein Servicepool für Dokumente mit einer großen
Hartmut Obens: „Zur nahen Zukunft gehört auch die
Zahl betrieblicher Anforderungen aus den verschiedensten
Produktqualifizierung – insbesondere, was die Plattform
Bereichen.
betrifft – in Bezug auf „ELO goes WEB“ und wir gehen mit.“
Aufgrund der globalisierten Aufgabenstellung ist das für
LTL unumgänglich. Für weiterführende Changerequests in
Redesign zur IT-Harmonisierung
Richtung Berechtigungskonzept wird die neue WCM-
Im Laufe des Betriebs ergab sich schließlich die
Komponente von ELO zum Einsatz kommen.
Notwendigkeit, die über Jahre hinweg gewachsenen ITStrukturen
der
Client-Server-Welt,
die
individuellen
Applikationen und die damit verbundenen heterogenen
Durchblick
Schnittstellen zu konsolidieren und einem Redesign zu
Betriebliche Synergien haben dazu geführt, dass die
unterziehen.
Zusammenarbeit mit ELO im Laufe der Jahre erweitert und
Weitere Ziele dieses Redesigns waren unter anderem die
vertieft wurde. Das erste Projekt hatte gezeigt, wie gut und
Sicherstellung der steigenden Anforderungen an eine
kooperativ man zusammenarbeiten kann. „Es dauerte
Hochverfügbarkeitssystemumgebung und die Senkung
nicht lange, bis wir als Referenzkunde viel Besuch
der Betriebskosten für dezentrale Lokations-Server. Der
bekamen“, erinnert sich der Projektleiter. „Wir sind ein
Umstieg auf ELOenterprise für ein unternehmensweites,
wenig stolz darauf, einen gewissen Anteil an der
prozessgestütztes, webfähiges Dokumentenmanagement
Erfolgsgeschichte dieser Firma zu haben.“ Das Hauptziel
gehörte
Grund-
des Redesign-Projektes, die Sicherung der Stabilität der
voraussetzung dafür war, alle vier Anwendungen auf eine
Hochverfügbarkeit für weltweite und unternehmensweite
UNIX-basierte Plattform zu heben. Mail- und Fax-
Anwendungen
Schnittstellen sowie Serviceleistungen gegenüber anderen
Verfügbarkeit liegt im Augenblick bei 99,8%. Zum
Programmen (Archive LINK Anbindung) zur Verfügung zu
Projekterfolg befragt, sagt Hartmut Obens: „Es ist ein
stellen. Nach Abschluss dieses Projektes – die Lösung ist
100%iger Erfolg, mehr kann ich dazu nicht sagen. Es gibt
seit Sommer 2007 produktiv – kann resümiert werden,
keinen Punkt auf meiner Agenda, den ich als nicht
dass die Ziele vollständig erreicht wurden. Höchste Priorität
abgeschlossen bezeichnen könnte.“
ebenfalls
zum
Projektauftrag.
Die
ist
erreicht,
die
durchschnittliche
für die Luftfahrtindustrie hatte auch der dokumentengestützte
Nachweis,
dass
die
Anforderungen
des
Luftfahrtbundesamtes und internationaler Gremien erfüllt
werden, z.B. zum Schutz vor gefälschten Ersatzteilen.
Weiter Horizont für die Zukunft
In naher Zukunft startet ein Projekt, das die Automatisierung
der
Eingangsrechnungsbearbeitung
durch
den
ELO
DocXtractor zum Ziel hat. Der papierlose Bestellprozess
wird Thema eines Projektes, das die „Elektronische
Signatur“ ebenso einbezieht, wie automatisierte Faxe in
Kombination mit dem SAP Workflow-Verfahren. Im Rahmen
einer konzernweiten Berechtigungsverwaltung wird die
61
MAN Nutzfahrzeuge AG
62
15
MAN Nutzfahrzeuge AG
Land: Deutschland
Branche: Automobilindustrie / Nutzfahrzeuge / Maschinenbau
Schwerpunkte: Rechtskonforme Archivierung der Motorenbegleitbelege,
Schnelles Finden von Informationen
Stichworte: Workflows, Barcode, 24h Systemperformance
Das Unternehmen
MAN ist eines der führenden Fahrzeug-, Motoren- und Maschinenbauunternehmen
in Europa mit jährlich rund 15,5 Mrd. Euro Umsatz. MAN ist Anbieter von LKW,
Bussen, Dieselmotoren, Turbomaschinen sowie Industriedienstleistungen und
beschäftigt weltweit rund 55.000 Mitarbeiter. Die MAN Unternehmensbereiche halten führende Positionen auf ihren Märkten. Die MAN AG, München, gehört zu den
30 führenden Unternehmen im deutschen Aktienindex (DAX).
Die Herausforderung
Die rechtskonforme Archivierung der Motorenbegleitbelege. Die schnelle Suche nach
Informationen. Eine 24-Stunden-Verfügbarkeit und Stabilität des Systems. Die
Entwicklung von Workflows, um Arbeitsprozesse leistungsorientiert zu steuern.
Lösung
Einsatz von ELOprofessional. Die „Geburtsurkunde“ wurde mit einem Barcode versehen, ins ELO eingescannt und automatisch verschlagwortet. Effizientes WorkflowKonzept.
Nutzen
Die Dokumente stehen zentral auf Knopfdruck zur Verfügung. Die Servicequalität
gegenüber den Fahrzeugwerken und Kunden wurde erheblich gesteigert. Workflows
gewährleisten transparente und fließende Prozesse in der Problembearbeitung. Das
System läuft stabil und steht 24 Stunden zur Verfügung.
„Mit dem ELO Business-Partner haben wir
einen zuverlässigen und kompetenten Partner.
Durch die langjährige Erfahrung kennen sie
die Geschäftsprozesse bei der MAN genau und
wissen, was mit ELO bei uns möglich ist.
Ulli Weinmann,
Modulleiter MAN Fahrzeugwerke
63
MAN Nutzfahrzeuge AG
24 Stunden Hochleistung
der Regel immer zur Aufklärung der Fachwerksservice vor
Die MAN schafft mit ELO 24 Stunden hocheffiziente,
Ort kann gezielt und schnell handeln. Stehen die Daten
übersichtliche und schnelle Arbeitsprozesse. Dokumente
nicht sofort zur Verfügung, sondern müssen erst in großen
stehen der MAN zentral auf Knopfdruck zur Verfügung.
Papierarchiven gesucht werden, kommt es zu erheblichen
Die Servicequalität gegenüber den Fahrzeugwerken und
Verzögerungen und Wartezeiten bei der Aufklärung und
Kunden wurde erheblich gesteigert. ELO Workflows ge-
Fehlerbehebung.
währleisten transparente und fließende Prozesse in der
Problembehebung. Das System läuft stabil und steht 24
Stunden zur Verfügung.
Rechtskonforme Archivierung und
schnelle Suche
MAN ist eines der führenden Fahrzeug-, Motoren- und
In Nürnberg werden täglich über 500 LKW-Motoren
Maschinenbauunternehmen in Europa mit jährlich rund
produziert, parallel zu jeder Motormontage erfolgt das
15,5 Mrd. Euro Umsatz. Als Anbieter von LKW, Bussen,
Ausstellen der „Geburtsurkunde“. Dort werden Basisdaten
Dieselmotoren, Turbomaschinen sowie Industriedienst-
dokumentiert:
leistungen beschäftigt MAN weltweit rund 55.000 Mitarbei-
Konfigurationen des Motors und die Motorzusammen-set-
ter und blickt 2008 auf eine 250-jährige Erfolgsgeschichte
zung sowie technische Änderungen jeder Art. Eine Menge
zurück. Damals wie heute gelten die vier Kernwerte:
Informationen kommen dabei auf zwei bis vier DIN A4
Zuverlässigkeit, Innovation, Dynamik und Offenheit. Das
Seiten zusammen. Früher wurden diese „Geburtsurkun-
bedeutet vor allem eine kontinuierliche Weiterentwicklung
den“ zusammengefasst, einsortiert und in Leitzordnern in
der Motoren, so auch in der MAN Nutzfahrzeuge AG in
riesigen Aktenschränken und Archiven abgelegt. Zwei Per-
Nürnberg. Ausschließlich dort werden die LKW-Motoren
sonen waren nur damit beschäftigt, die tägliche Flut an
entwickelt und produziert. Aus Nürnberg treten sie dann
Papieren einzusortieren und abzulegen. Von einer
ihre Reise in alle elf MAN Fahrzeugwerke in Europa an.
prozessbezogenen oder gar rechtskonformen Archivierung
Abgaswerte,
Schraubendrehmomente,
konnte keine Rede sein. Zudem gestaltete sich die Suche
Das Change Management arbeitet auf
Hochtouren
nach den Dokumentationen immer sehr zeitaufwendig.
Ulli Weinmann, Leiter der Abteilung Change Management
in Nürnberg, hat schnell erkannt, dass im technischen
Viele Kommunikationsschnittstellen führen von Nürnberg
Änderungsdienst mit der Einführung eines Dokumenten-
zu den jeweiligen Fahrzeugwerken. Dies erfordert einen
management-Systems die Arbeitsprozesse bei MAN
ausgeklügelten und schnellen Informationsaustausch. Bei
umfassend optimiert werden können. Ziel war es im
Unstimmigkeiten in Bezug auf Einbau, Inbetriebnahme
ersten Schritt, die rechtskonforme Archivierung aller wich-
und sonstigen Fragen rund um den fertigen Motor muss
tigen Prozessdokumentationen voranzutreiben. Dadurch
die Antwort schnell ge-
sollte vor allem die Recherche benötigter Informationen
funden werden. Dabei
um ein Vielfaches beschleunigt und vereinfacht werden
„Erlebt man ein DMS wie ELO
live und sieht, wie viel dadurch
effektiv an Zeit gewonnen wird,
dann gibt es kein Zurück mehr
in die alten und überholten
Strukturen.“
ist es wichtig, den Mon-
mit dem Ergebnis, dass bei Anfragen jeglicher Art sofort
tagezeitraum exakt zu
und zuverlässig gehandelt werden kann.
daten des Motors oder
Durchdachte Prozesse bringen Erfolg
Ulli Weinmann,
Modulleiter MAN Fahrzeugwerke
der Motorserie zugrei-
Gemeinsam mit dem ELO Business-Partner hat MAN sich
fen zu können. Diese
Gedanken darüber gemacht, welche Geschäftsprozesse
Informationen führen in
bei MAN vorhanden sind und wie diese abgebildet werden
64
ermitteln, um auf alle
benötigten Entstehungs-
können: Jeder LKW-Motor hat eine „Geburtsurkunde“
erreicht der Vorgang gezielt die zuständigen Mitarbeiter, die
(Motorbegleitbeleg), ein Formular, das bei Produktions-
das Problem weiter bearbeiten und lösen. Damit ist ein
beginn aus dem Auftragsabbildungssystem inklusive
schneller und lösungsorientierter Arbeitsprozess gewährleistet.
Barcode generiert wird. Die „Geburtsurkunde“ des LKWMotors begleitet den Produktionsprozess. Alle wichtigen
Daten werden dort eingetragen und unterzeichnet. Jeder
Fortschritt für die Zukunft
Mitarbeiter haftet mit seiner Unterschrift für den von ihm
Die nächsten Schritte bei MAN Nürnberg sind, das DMS
vorgenommenen Vorgang. Die Vorgabe der Unterzeich-
konzernweit einzusetzen. Aus diesem Grund hat sich MAN
nung sichert in einem Nonstop Betrieb wie in Nürnberg
zur Migration auf ELOenterprise entschieden. Der Vorteil ist
die Einhaltung der Qualitätsstandards bei der MAN. Am
hierbei vor allem die Mandantenfähigkeit der Lösung.
Ende der Produktionsschritte wird die „Geburtsurkunde“
Geplant ist der Einsatz von ELOenterprise in der
eingescannt und automatisch als TIFF im ELO rechts-
Motorerprobung als zentrales Dokumentenmanagement
konform archiviert. Durch die Erweiterung der „Geburts-
und als Wissensdatenbank. Damit sind einerseits wichtige
urkunde“ um den Barcode wurde die automatische
Informationen sekundenschnell verfügbar und gleichzeitig
Verschlagwortung in ELO realisiert. Dokumentationen
wird Doppelarbeiten, Doppelentwicklungen und vor allem
stehen jetzt zentral und auf Knopfdruck verfügbar im
Informationsverlusten entgegengewirkt. Durch die Einbind-
Archiv. Über eine von MAN selbstdefinierte Suchmaske
ung des Internet Gateways wird es zudem möglich, dass
kann der Mitarbeiter parametergesteuert Motornummer,
Mitarbeiter in Ankara (Türkei) oder in Steyr (Österreich)
Auftragsnummer, Kundennummer, Fahrgestellnummer,
Zugriff auf das zentrale ELO Archiv bekommen, ohne dass
Bandauflage, Motortyp, Montagegang usw. abfragen. Ulli
bei ihnen vor Ort ein ELO System installiert sein muss.
Weinmann betont hier vor allem die Bedeutung der
Damit geht MAN gemeinsam mit ELO konsequent den
Suchmaske: „Ein gutes DMS muss diese Informationen
Weg in Richtung Zuverlässigkeit, Innovation, Dynamik und
schnell liefern können. Das muss reibungslos funktionie-
Offenheit.
ren und stabil laufen. Für uns erfüllt ELO hier alle
Voraussetzungen.“
Starke Technologie braucht fließende
Prozesse
„Einer der Hauptgründe, warum ich mich damals für ELO
entschieden habe, ist die Möglichkeit, ganz einfach über
die grafische Oberfläche Workflows selber zu kreieren.“
Ulli Weinmann, Modulleiter MAN Fahrzeugwerke
Gerade bei der Erstellung komplexer Workflows ist ein
durchdachtes Konzept entscheidend für den Erfolg.
Gemeinsam mit dem ELO Business-Partner wurde für den
Bereich LKW-Produktion ein Workflow konzipiert und ein
spezielles Beanstandungsformular entwickelt. Erkennt oder
bekommt der Montagearbeiter ein defektes Bauteil, so
startet er eine Beanstandungsmeldung in ELO, diese
gelangt direkt zur Qualitätssicherung. Über den Workflow
65
Maredo
66
16
Maredo
Land: Deutschland
Branche: Gastronomie
Schwerpunkte: Automatisierung von Ein- und Ausgangsbelege,
Workflowgesteuerter Rechnungsfreigabeprozess
Stichworte: Anbindung an IBM AS/400-Umgebung, Barcode
Das Unternehmen
Die Maredo Restaurants Holding ist mit über 1.700 Mitarbeitern in
Service, Grill, Küche, und Verwaltung sowie insgesamt 60 Restaurants (57 in Deutschland und 3 in Österreich) die Nummer 1 im SteakRestaurant-Markt. Darüber hinaus rangiert Maredo an zweiter Stelle im ServiceRestaurant-Sektor und ist aktuell die Nummer 17 in der gesamten deutschen
Gastronomie. Der Netto-Umsatz der Gruppe belief sich im Geschäftsjahr 2007 auf
rund 99,4 Mio. Euro.
Die Herausforderung
Archivierung und weitere Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie eine bessere
Auffindbarkeit von Belegen allgemein. Archivierung ausgehender Belege aus einer
IBM AS/400-Umgebung sowie die Abarbeitung von Eingangsrechnungen über einen
komplexen Workflow.
Lösung
Einsatz von ELOprofessional mit Workflow. Dieser Workflow beinhaltete Komponenten wie Barcode-Erkennung, Abbildung einer mehrstufigen Genehmigungshierarchie
sowie eine Datenbankanbindung auf der IBM AS/400-Seite.
Nutzen
„Die Mitarbeiter haben sich sehr schnell an
das ELO DMS System gewöhnt und möchten heute diese Möglichkeit der optimierten
Arbeitsabläufe nicht mehr missen.”
Dokumente werden zu einem erheblichen Teil automatisch archiviert und können
auf Knopfdruck wiedergefunden werden. Durchgängige und transparente Prozesse
sind durch den ELO Workflow gegeben.
Andreas Neumann,
Systems Manager
67
Maredo
Zukunftsfähig dank leistungsfähiger
IT-Infrastruktur
Datenbankanbindung auf einer IBM DB2 Datenbank.
Getreu dem Motto „Service mit Herz“ stehen bei Magrund. Daher setzt MAREDO auch hinter den Kulissen auf
Hohe Flexibilität für betriebsspezifische
Prozesse
moderne und effiziente Strukturen. Mit dem Einsatz
Nach einer umfassenden Evaluierung fiel die Wahl auf das
von ELOprofessional wurde die strukturierte Ablage von
Archiv-/ DMS-System ELOprofessional aus dem Hause ELO
Dokumenten – insbesondere von Ein- und Ausgangs-
Digital Office. „Überzeugt hat uns vor allem die hohe
belegen – realisiert sowie die bessere Auffindbarkeit von
Flexibilität des Client-/Server-Systems des Stuttgarter ECM-
Belegen ermöglicht.
Anbieters. Besonders gut gefallen hat uns die an eine
redo stets der Gast und seine Zufriedenheit im Vorder-
konventionelle Ablage angelehnte und daher sehr anwenDie Maredo Restaurants Holding ist mit über 1.700
derfreundliche Aktenstruktur“, erklärt Andreas Neumann,
Mitarbeitern in Service, Grill, Küche und Verwaltung sowie
IT-Leiter Organisation DMS und Systems Manager bei
insgesamt 60 Restaurants (57 in Deutschland und 3 in
Maredo. „Außerdem erschien uns die Lösung prädestiniert,
Österreich) die Nummer 1 im Steak-Restaurant-Markt.
um unsere betriebsspezifischen Prozesse abzubilden.“
Darüber hinaus rangiert Maredo an zweiter Stelle im Service-Restaurant-Sektor und ist aktuell die Nummer 17 in
der Gruppe belief sich im Geschäftsjahr 2007 auf rund
Standortunabhängig dank ELO InternetGateway
99,4 Mio. Euro. Beeindruckende Zahlen eines ebenso
Die Implementierung begann im März 2004 und konnte
beeindruckenden Unternehmens. Ein vielfältiges Service-
termingerecht Ende des Jahres 2004 abgeschlossen wer-
angebot der gastronomischen Standorte rundet das
den. Bei Projektstart wurden zunächst 25 Arbeitsplätze in
Gesamtbild des Konzerns ab.
der Finanzbuchhaltung mit der ELO-Software ausgestattet.
der gesamten deutschen Gastronomie. Der Netto-Umsatz
Zug um Zug wurde das DMS dann in weiteren Abteilungen
wie der Lohnbuchhaltung, der Personal- und der Property-
Die Zielsetzung des Projekts
Abteilung sowie dem Einkauf – sprich der gesamten
Um die Marktführerschaft beizubehalten, setzt die Gruppe
Verwaltung – eingeführt. 65 Anwender verwalten seither
auch hinter den Kulissen auf moderne und effiziente
unterschiedlichste Verträge, Einkaufsspezifikationen oder
Strukturen. Dazu gehört auch eine leistungsfähige IT-
hinterlegte Standards mit dem System. Darüber hinaus
Landschaft. In diesem Zusammenhang fiel im Juli 2003 in
sind sieben Regionaldirektoren über das ELO Internet-
der Maredo Hauptverwaltung die Entscheidung, ein
Gateway angebunden. Sie loggen sich über ihren
Archivierungs-
Dokumentenmanagementsystem
Web-Browser ein und können so standortunabhängig
(DMS) einzuführen. Dabei war die Zielsetzung relativ
Rechnungen freigeben oder Listen der Personalabteilung
schnell umrissen: Es ging um die strukturierte Ablage von
bzw. Finanzverwaltung einsehen.
und
Dokumenten – insbesondere von Ein- und Ausgangsbelegen – sowie deren bessere Auffindbarkeit. Im Detail ging
es vorab um die Archivierung ausgehender Belege aus
Automatische Rechnungsverarbeitung
einer IBM „System i“ (ehemals: AS/400) Umgebung
Eine wesentliche Herausforderung war die Archivierung
sowie die Abarbeitung von Eingangsrechnungen über ei-
und Weiterbearbeitung von Eingangsrechnungen. „Sobald
nen komplexen Workflow. Dieser Workflow beinhaltete
eine Rechnung eingeht, wird sie eingescannt, mit einem
Komponenten wie Barcode-Erkennung, Abbildung einer
Barcode versehen und zur hausinternen Verarbeitung an
mehrstufigen
den ELO Workflow weitergereicht. Noch während der Beleg
68
Genehmigungshierarchie
sowie
eine
durch
das
ELO-Archiv
wandert,
wird
er
in
der
richtet sich am Maredo Hauptsitz zurzeit das Augenmerk
Finanzbuchhaltung mit allen relevanten Daten gebucht“,
auf eine komfortable E-Mail-Archivierung. Zudem sollen
erläutert Neumann. Als Schlüsselwert wird der Barcode
zukünftig
erfasst, sowohl im ELO-Archiv als auch im IBM „System i“.
angebunden werden. Dabei werden das Internet-Gateway
ELO übernimmt sodann die komplette Verschlagwortung,
und der Workflow-Server eine wichtige Rolle spielen.
weitere
Restaurants
an
ELOprofessional
wie sie in der IBM-Plattform hinterlegt wurde, die als
führendes System für die Lohn- und Gehalts- sowie
Finanzbuchhaltung fungiert. Auch die Stammdaten neuer
Mehr Effizienz und Transparenz
Mitarbeiter werden automatisch aus dem ‚System i’ in das
Insgesamt war die Einführung der Archiv-/DMS-Lösung bei
ELO-Archiv übernommen.
Maredo mit einer Umstrukturierung der gewachsenen
Arbeitsabläufe
Schnelle Durchlaufzeiten und niedrige
Fehlerquote
verbunden.
Anfangs
benötigten
die
Mitarbeiter Zeit, um die Workflow-Konzepte anzunehmen.
Doch schon nach kurzer Zeit war auch hier ganz klar
ersichtlich, dass die mit ELO geschaffenen Monitoring- und
Von einem elektronischen Workflow versprach sich Maredo
Eskalationsmechanismen zu einer besseren Übersicht und
neben
effizienteren Abarbeitung beitragen.
einer
niedrigeren
Fehlerquote
schnellere
Durchlaufzeiten. Die Besonderheit besteht in der Abbildung
eines mehrstufigen Genehmigungsverfahrens, das in
Abhängigkeit von der Rechnungssumme automatisch
greifen soll: „Bis zu einer gewissen Summe darf der
Vorhandene Ablagestruktur 1:1
umgesetzt
zuständige Sachbearbeiter bei uns eine Rechnung
Seit Herbst 2004 werden auch Lohnabrechnungen sowie
genehmigen. Überschreitet der Betrag das autorisierte
andere Belege aus der Lohnbuchhaltung elektronisch
Limit,
muss
die
zusätzlich
von
der
archiviert. Durch die 1:1-Abbildbarkeit der vorhandenen
werden.
Und
ab
Ablagestruktur konnte für diesen Bereich bei Maredo die
Hierarchiestufe drei wird dann noch zusätzlich die
so genannte „elektronische Personalakte“ realisiert werden.
Geschäftsführung in den Freigabeprozess mit einbezogen“,
Aktuell arbeitet nahezu der gesamte Verwaltungsbereich
beschreibt Andreas Neumann das interne Prozedere. Um
bei Maredo mit dem DMS – insgesamt etwa 65 Anwender
diese Anforderung zu erfüllen, war es notwendig, die ELO
in der Zentrale plus sieben Regionaldirektoren an
Standardfunktion
unterschiedlichen
Abteilungsleitung
Rechnung
genehmigt
‚Haftnotizen’
durch
zusätzliche
Programmierarbeit zu erweitern. Hier kam das Know-how
Standorten.
Der
Nutzen
für
die
Mitarbeiter ist sehr groß.
des beauftragten ELO Business-Partners zum Tragen, der
das Workflow- und Genehmigungsverfahren entsprechend
anpasste. „Wir erreichen nun einen wesentlich rascheren
Durchlauf. Dank der Vertreterregelung gibt es so gut wie
keine Liegezeiten mehr. Unsere Sachbearbeiter können
offene Rechnungen schneller begleichen und dabei auch
Skonti zum Abzug bringen“, so Neumann weiter.
Ausblick
Ein weiterer zahlenmäßiger Ausbau der ELO-Arbeitsplätze
in Düsseldorf ist mittelfristig nicht in Planung. Vielmehr
69
PARI
70
17
PARI
Land: Deutschland
Branche: Aerosoltechnologie
Schwerpunkte: Papier-Eliminierung im Service-Bereich.
Zentrales Unternehmensarchiv
Stichworte: Anbindung an das ERP-System BaaN und später SAP
Das Unternehmen
Die PARI Medical Holding GmbH entwickelt und produziert Inhalationssysteme. Sie
ist weltweit in mehr als 70 Ländern vertreten und hält einen Marktanteil von mehr als
50% in Deutschland, Österreich, Schweiz, Malaysia, Singapur und Korea.
Die Herausforderung
Alle Informationen aus den unterschiedlichen DV Systemen sollten zentral in einem
Archiv zur Verfügung stehen. Papier soll aus hygienischen Gründen aus dem ServiceBereich verschwinden. Anbindung an das ERP System BaaN und später SAP.
Lösung
Rechnungen, Lieferscheine, die gesamte Verwaltung werden jetzt über ELO weiterverarbeitet. Seit Juli 2003 verwalten 160 User ca. 500.000 Dokumente im ELO.
Nutzen
Schnelles Finden der Informationen, hohe Motivation der Mitarbeiter, optimierte und
zeitsparende Prozesse. Papierlose und somit hygienische Abwicklung im Service
Bereich.
„ELOprofessional bietet die Flexibilität, individuelle Anforderungen einfach und schnell
über Möglichkeiten und Customizing oder
über die ELO Scripte anzupassen.“
Ronald Schmidt,
Projektleiter bei PARI
71
PARI
ELO bildet den Mittelpunkt für eine
schnelle Recherche
Wissen muss zugänglich sein
Mit ELO werden bei PARI Rechnungen, Lieferscheine und
Projekte wurden abgeschlossen und alle dazugehörigen
die gesamte Verwaltung weiterverarbeitet. Alle Informa-
Objekte hatten die Eigenart, schnell einen Status der
tionen aus den unterschiedlichen DV Systemen stehen
Unveränderbarkeit zu erreichen. Deshalb entschied das
zentral in einem Archiv zur Verfügung. Die Folge: Schnelles
Unternehmen, mit ELOprofessional ein Dokumenten-
Finden der Informationen, hohe Motivation der Mitarbei-
management System zu installieren. Damit eng verknüpft
ter, optimierte und zeitsparende Prozesse. Papierlose und
waren die Überlegungen, alle Informationen aus den un-
somit hygienische Abwicklung im Service Bereich.
terschiedlichen DV Systemen zentral in einem Archiv zu
Viele Dokumente hatten sich bei PARI angesammelt.
vereinen, um sie gezielt wiederzufinden. Mit der
Ein modernes Märchen: Von der kleinen Manufaktur zum
Dokumentenmanagement-Lösung von ELO konnten alle
weltweit anerkannten Spezialisten in der Atemwegstherapie.
Anforderung erfüllt werden. Mittlerweile hat PARI vom da-
Dieser Satz beschreibt die Entwicklung der Firma PARI seit
maligen BaaN als ERP-Lösung zu SAP gewechselt. Die
der Firmengründung vor 100 Jahren bis heute. Aus dem
ELO ArchiveLink Schnittstelle für SAP R/3 (und andere ERP-
kleinen, handwerklich orientierten Familienbetrieb ist die
Systeme) ermöglichte eine nahtlose Anbindung an die
PARI
vorhandene Systemumgebung.
Firmengruppe
entstanden,
die
mit
eigener
Forschungseinheit und eigener Produktion internationale
Standards in der Aerosoltechnologie setzt und weltweit ca.
400 Mitarbeiter beschäftigt.
Intuitive Benutzung mit ELO
Aufgrund der offenen Systemstruktur und des intuitiv zu
PARI ist bis heute ein unabhängiges Unternehmen ohne
bedienenden
Fremdbeteiligung geblieben. So ist das Unternehmen in
ELOprofessional sehr schnell. „Die Oberfläche passte zu
der Lage, seine hohen Ansprüche in Bezug auf Technologie
den Vorstellungen der Anwender, jeder kannte sich sofort
sowie Qualität unbeeinflusst von Dritten unmittelbar zu
aus und was uns besonders gut gefiel: Die Dokumente
verwirklichen. Sinn und Ziel der Arbeit ist es, den Men-
sind nur einmal vorhanden, obwohl wir unsere abteilungs-
schen, die an Atemwegserkrankungen leiden, und denen,
bezogene Struktur behalten wollten,“ so der Projektleiter
die sich um sie sorgen, das Leben zu erleichtern. In Bezug
Ronald Schmidt. Die Einführung von ELO startete mit der
auf Qualität ist das Unternehmen sehr anspruchsvoll. Das
Optimierung des Handlings der Eingangsrechnungen unter
gilt für die Qualität der
Berücksichtigung aller rechtlichen Anforderungen. Im
Produkte genauso wie
nächsten Schritt wurden der Verkauf und das Service Cen-
für das Wissen und Kön-
ter angeschlossen – Rechnungen, Lieferscheine – die
nen
Mitarbeiter,
gesamte Verwaltung läuft jetzt über ELO und nicht mehr
denn: Der gute Ruf, den
über BaaN bzw. SAP, weil hier die Vollständigkeit aller zu
PARI weltweit genießt,
einem Vorgang gehörenden Objekte gewährleistet ist. „Es
verpflichtet.
gibt wenig Reibungsverluste“, sagt Projektleiter Ronald
„Die Mitarbeiter sind äußerst
kooperativ, wenn es gilt,
schnell etwas von der Idee
in die Tat umzusetzen, wie
beispielsweise der Wunsch der
elektronischen Signatur mit Versionsverwaltung – das ist außerordentlich wichtig für uns, denn
eine rechtsgültige Unterschrift
ist Voraussetzung für PARI, die
Geschäftsprozesse via Workflow
zu automatisieren.“
Ronald Schmidt,
Projektleiter bei PARI
72
der
Systems
fiel
die
Entscheidung
für
Schmidt, „man ist sehr schnell unterwegs, denn beide
Systeme sind leicht anzupassen. Wir haben inzwischen
auch Schnittstellen zu Excel gebaut, um die Archivierung
der diversen existierenden Minidatenbanken zu automatisieren“.
Elementarer Mehrwert
Wer den Nutzen in Euro und Cent errechnen will, hat den
Wert eines solchen Systems für das Gesamtunternehmen
(u.a. schnelles Finden von Informationen und dadurch
gute Motivation der Mitarbeiter) nicht verstanden“, so die
Meinung des Projektleiters. Einen elementaren Nutzen
zieht der Technische Service aus dem System. Wenn
Geräte zurückkommen, liegen generell Begleitschreiben
bei. Papier sollte jedoch – aus hygienischen Gründen –
aus dem Service Bereich verbannt werden. Seit der ELO
Einführung erfolgt durch die frühe Erfassung der Dokumente eine vollelektronische Bearbeitung, so dass der
Forderung
nach
„papierloser“
Abwicklung
komplett
entsprochen werden kann.
Der Ausblick
Als nächster Schritt ist geplant, die elektronischen Signatur
mit in die Versionsverwaltung einzubinden – für Pari ist das
sehr wichtig, denn eine rechtsgültige Unterschrift ist Voraussetzung für das Unternehmen, die Geschäftsprozesse
via Workflow zu automatisieren.“
„Das steht bei mir verständlicher Weise im Augenblick ganz
oben in den Prioritäten und wird die nächste wirkliche Herausforderung. Sobald das läuft, setzen wir auch Workflow
ein, z.B. für Änderungsanträge. Gibt es eine neue Version,
ist die alte nicht mehr aktiv. Deshalb sollen einzelne Versionen signiert werden können“, so Ronald Schmidt.
Die DMS-Lösung von ELO passt sich den Veränderungen
des Unternehmens an. Die Mitarbeiter lassen durch ihre
Arbeit das System wachsen und fügen je nach Situation
neue Funktionen hinzu. „Die Systeme werden nie fertig
und das ist gut so, sobald sich das Unternehmen verändert, ändern sich unsere Systeme mit“, begeistert sich Ronald Schmidt.
73
Pernod Ricard
74
18
Pernod Ricard
Land: Deutschland
Branche: Spirituosen
Schwerpunkte: Rechtskonforme E-Mail Archivierung,
Workflowgesteuerte Urlaubs- und Dienstreiseanträge
Stichworte: Anbindung an Microsoft Exchange
Das Unternehmen
Weltweit vertreibt und vermarktet Pernod Ricard in über 70 Niederlassungen
Spirituosen und Weine. Als deutsche Tochtergesellschaft des internationalen
Spirituosen- und Weinkonzerns Groupe Pernod Ricard vermarktet Pernod auf dem
deutschen Markt ein Portfolio von bekannten Premium-Spirituosenmarken und
Weinen. Pernod Ricard Deutschland beschäftigt 160 Mitarbeiter.
Die Herausforderung
E-Mail-Systeme überschreiten bereits die 10-GB-Grenze. Pernod Ricard wechselt von
Lotus Notes zu Exchange als E-Mail-Programm. Die E-Mails sollen ausgelagert und
archiviert werden. Zudem sollen Urlaubs- und Dienstreiseanträge per Workflow
gesteuert werden.
Lösung
Mit der Anbindung von ELOprofessional an Exchange werden alle E-Mails, die älter als
ein Jahr sind, automatisch im ELO-Archiv archiviert. Der ELO Workflow steuert die
Urlaubs- und Dienstreiseanträge.
Nutzen
Das E-Mail-Programm arbeitet performanter und sicherer. Die Mitarbeiter müssen sich
nicht umgewöhnen, da die Archivierung im Hintergrund abläuft und völlig transparent
ist. Urlaubs- und Dienstreiseanträge sind mit ELO durchgängig und transparent.
„Die Zusammenarbeit mit ELO läuft
einwandfrei. Wir sind sehr zufrieden mit
dem professionellen Consulting, dass sie
uns bieten.“
Holger Marks,
Projektleiter Pernod Ricard Deutschland
75
Pernod Ricard
Reibungslose und sichere Abläufe
Mitarbeiterfreundlich
Mit ELOprofessional hat Pernod Ricard Deutschland
seine E-Mails revisionssicher archiviert. Durch
die Anbindung von Exchange an ELO läuft das
E-Mail-Programm performanter und sicherer.
Zudem werden Urlaubs- und Dienstreiseanträge
reibungslos mit dem ELO Workflow gesteuert.
Gemeinsam mit dem ELO Business-Partner hat sich
Pernod Ricard für die serverbasierte E-Mail-Archivierung
entschieden. Dies gewährleistet zum einen, dass alle
geschäftsrelevanten E-Mails sicher und zentral abgelegt
werden. Zum anderen wird das E-Mail-System durch die
Auslagerung der E-Mails entlastet und performant gehalten.
Nach definierten Kriterien holt ELO die E-Mails automatisch
Weltweit vertreibt und vermarktet die Gruppe Pernod
aus Exchange heraus und ersetzt sie durch einen Link im
Ricard in über 70 Niederlassungen Spirituosen und
Outlook. So werden alle E-Mails inklusive Anhänge, die
Weine. Pernod Ricard Deutschland bedient als deutsche
älter als ein Jahr sind, aus Exchange entfernt und ins ELO
Tochtergesellschaft des internationalen Spirituosen- und
archiviert. Für den Anwender sieht es nach wie vor so aus,
Weinkonzerns den deutschen Markt mit einem Portfolio
als sei die E-Mail noch im Outlook vorhanden. Lediglich ein
von
und
ELO Hinweis in der Betreffzeile weist daraufhin, dass die
Weinen. Mit der Ausrichtung auf maximale Kunden- und
E-Mail auf dem externen Server liegt. Das ELO-Archiv setzt
Verbrauchernähe werden sämtliche klassische Instrumente
hier auf dem SQL Server auf.
bekannten
Premium-Spirituosenmarken
des Marketing-Mix angewandt. Im Geschäftsjahr 2006/
2007
erzielte
das
Unternehmen
einen
Brutto
Umsatz vor MwSt. von 400 Mio. Euro. Pernod Ricard
Sicher archiviert
Deutschland beschäftigt 160 Mitarbeiter. Ein Großteil der
Benötigt der Anwender eine bereits archivierte E-Mail, so
Geschäftskommunikation läuft bei Pernod Ricard über
reicht das Anklicken des Links im Outlook und ELO stellt dem
E-Mails. Die Systeme einiger Mitarbeiter überschritten
Anwender die E-Mail wieder zur Verfügung. „Für unsere
hierbei allerdings bereits die 10-GB-Grenze. Häufig kam es
Mitarbeiter hat sich nicht viel geändert, sie arbeiten wie
dadurch zu Systemabstürzen. Pernod Ricard Deutschland
gehabt mit dem E-Mail-Programm. Was allerdings auffällt ist,
beschloss daher, ein Dokumentenmanagement-System
dass durch die Auslagerung der E-Mails das Programm um
(DMS) einzuführen, das die sichere E-Mail Archivierung
ein Vielfaches performanter und stabiler ist“, betont Holger
gewährleistet und zudem auch einen Workflow für die
Marks den Vorteil der E-Mail Archivierung. Zudem sind
Urlaubs- und Dienstreiseanträge abbilden kann. „Da
die E-Mails, die ins ELO überführt werden, revisionssicher
wir parallel gerade dabei waren, von Lotus Notes auf
abgelegt. Bei der Archivierungsstruktur übernimmt ELO die
Exchange als E-Mail-Programm zu wechseln, war uns eine
Outlook Strukturen der Mitarbeiter eins zu eins ins Archiv.
nahtlose
Anbindung
des DMS an das neue
„Für unsere Mitarbeiter hat
sich nicht viel geändert, sie
arbeiten wie gehabt mit dem EMail-Programm. Was allerdings
auffällt ist, dass durch die Auslagerung der E-Mails in ELO
unser Outlook um ein Vielfaches
performanter und stabiler ist.“
E-Mail-Programm sehr
Reibungslose Anträge
wichtig. Bei ELO hat
Mit
uns
Dienstreiseanträge gesteuert. Ein Mitarbeiter stellt einen
Holger Marks,
Projektleiter Pernod Ricard Deutschland
diese
im
Besonderen
Integration
Exchange
dem
ELO
Workflow
werden
Urlaubs-
und
in
Antrag, dieser wird per E-Mail an den jeweils nächsten
überzeugt“,
Vertreter geschickt. Wird der Antrag genehmigt, steuert
begründet Holger Marks,
der Workflow ihn weiter bis zur endgültigen Freigabe
Projektleiter bei Pernod
und Rücksendung an den Antragsteller. Hierdurch ist
Ricard Deutschland die
gewährleistet, dass der Prozess durchgängig und transparent
Entscheidung für ELO.
läuft. Zudem hat der Mitarbeiter die Möglichkeit der
Übersicht zu allen Urlaubs- und Dienstreiseanträgen. Dazu
76
Holger Marks: „Wir hatten bereits eine ähnliche Lösung
damals in Lotus Notes, mit der wir sehr zufrieden waren.
Daher sind wir begeistert darüber, dass der ELO BusinessPartner neben der E-Mail Archivierung auch denselben
Workflow wie damals in Lotus Notes ganz einfach in ELO
realisieren konnte.“
Zufrieden auf ganzer Linie
Zurzeit ist ein weiterer Ausbau des Projektes noch nicht
in Planung. „Wir haben mit ELO genau das umgesetzt,
was wir wollten und sind mit dem Ergebnis mehr als
zufrieden. Natürlich werden wir uns jetzt nach und nach
die Features anschauen, die das Programm noch bietet
und entscheiden, ob und wie wir noch weitere Arbeitsprozesse optimieren können“, so Holger Marks abschließend.
77
Steuerverwaltung Basel Stadt
78
19
Steuerverwaltung Basel Stadt
Land: Schweiz
Branche: Öffentliche Verwaltung
Schwerpunkte: Elektronische Steuerakte
Stichworte: Anbindung an Steuerverwaltungssoftware Nest
und Scansoftware Capture Tax
Das Unternehmen
Die Steuerverwaltung des Kantons Basel-Stadt ist zuständig für die Erhebung der
kantonalen Steuern und der direkten Bundessteuer. Die Steuerverwaltung beschäftigt
226 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Der Kanton mit der drittgrößten Stadt der
Schweiz hat 188.000 Einwohner.
Die Herausforderung
Jährlich werden 140.000 Steuererklärungen verarbeitet, das sind 7 Millionen Seiten
pro Jahr. Der Verwaltungsaufwand und die dadurch bedingten Kosten waren enorm.
Die Recherche in den Steuerakten war daraus folgend sehr aufwendig.
Lösung
ELOprofessional als Dokumentenmanagement-System bildet die Grundlage für die
elektronische Steuerakte. Formulare werden eingescannt, die Werte erfasst und mit
ELO automatisch weiterverarbeitet. ELO holt sich über die Schnittstelle zu CaptureTax
die erfassten Daten ab und importiert diese in das ELO-Archiv. Die Daten können so
von den Mitarbeitern einfach und schnell im ELO bearbeitet werden.
Nutzen
Die Aktenablage ist mit ELO jetzt sicherer und komfortabler. Die Durchlaufzeiten wurden optimiert. Die Arbeitsproduktivität wurde wesentlich erhöht. Bei telefonischen
Anfragen bekommen die Steuerpflichtigen eine zeitnahe und bessere Dienstleistungsqualität. Der Aufwand für die Lagerung und die Bewirtschaftung von Steuerakten
konnte darüber hinaus deutlich reduziert werden.
„Insbesondere der schnellere Zugriff auf
Steuerakten hat zu einer merkbaren Steigerung
der Kundenzufriedenheit geführt, was auf eine
rasche Auskunft mittels der elektronischen
Steuerakte zurück zu führen ist.“
Herr Binggeli,
Projektverantwortlicher
der Steuerverwaltung Basel-Stadt
79
Steuerverwaltung Basel Stadt
Steuererklärung – unkompliziert und
zufriedenstellend
ten war demzufolge sehr aufwendig, die Kosten durch die
Mit ELOprofessional hat die Steuerverwaltung Basel-Stadt
dementsprechend gering. Für die wichtigen Kernaufgaben
die elektronische Steuerakte realisiert. Durchlaufzeiten
blieb den Mitarbeitern kaum Zeit. Bereits 2004 hat die
wurden dadurch optimiert und der Aufwand für die
Steuerverwaltung mit neuen übersichtlichen und leicht
Bewirtschaftung von Steuerakten konnte deutlich reduziert
verständlichen Formularen den ersten Schritt in Richtung
werden. Neben der erhöhten Arbeitsproduktivitäten
„Steuererklärung leicht gemacht“ getan. Der nächste kon-
profitieren vor allem auch die Steuerpflichtigen von einer
sequente Schritt war die Einführung von ELOprofessional
besseren Dienstleistungsqualität.
als DMS Lösung. Dadurch wurden die Durchlaufzeiten op-
Lagerung und den Aufwand sehr hoch und die Effizienz
timiert und die Grundlage geschaffen, den SteuerpflichtiDie Steuererklärung so einfach wie möglich zu gestalten,
gen schneller und besser Auskunft geben zu können. Der
ist das ausgesprochene Ziel der Steuerbehörde des
Aufwand für die Lagerung von Steuerakten konnte darüber
Kantons Basel-Stadt in der Schweiz. Die Steuerverwaltung,
hinaus deutlich reduziert werden.
zuständig für die Erhebung der kantonalen Steuern und
der direkten Bundessteuer, hat beschlossen, ihren Service
und ihre Organisation mit einem Dokumentenmanage-
Warum ELO?
ment-System (DMS) grundlegend zu verbessern. Ziel ist
„Um den Kunden und vor allem auch den Mitarbeitern das
die Automatisierung der Erhebung der Einkommens- und
Arbeitsleben zu erleichtern, war die Bedienerfreundlichkeit
Vermögenssteuer von natürlichen Personen. Vorder-
des neuen DMS Grundvoraussetzung für die Steuerverwal-
gründiges Ergebnis sollte dabei die Steigerung der
tung“, so der Projektverantwortliche bei der Steuerbehör-
Kundenzufriedenheit durch eine qualitative und zeitnahe
de Herr Binggeli, „die intuitive Oberfläche gehört zu einer
Beratung sein, ganz nach dem Motto „Steuererklärung
der herausragenden Stärken von ELOprofessional.“
leicht gemacht“.
Auch mit der im Standard gegebenen Funktionsvielfalt
konnte sich die Stuttgarter Lösung gegen die Mitbewerber
Kosten sparen durch eine vollständig
automatisierte Verarbeitung
durchsetzen. Insbesondere zukünftige Anforderungen, wie
z.B.
Workflow-Management,
werden
heute
schon
standardmäßig in ELO angeboten und müssen nicht
Vor der Einführung des DMS durchliefen die Steuerakten
individuell
die konventionelle Prozedur, überwiegend in Papierform.
werden.
für
die
Steuerverwaltung
programmiert
Nach der Einreichung begann der üblich lange Weg durch
die einzelnen Fachab„Um den Kunden und vor allem
auch den Mitarbeitern das Arbeitsleben zu erleichtern, war die
Bedienerfreundlichkeit des neuen DMS Grundvoraussetzung für
uns. Die intuitive Oberfläche gehört zu einer der herausragenden
Stärken von ELOprofessional.“
Herr Binggeli,
Projektverantwortlicher
der Steuerverwaltung Basel-Stadt
80
die Werte abgetippt und
Effizient, kostengünstig und lückenlos
abgewickelt
analysiert,
Akten
Die Steuerverwaltung des Kantons Basel-Stadt geht mit
registriert, hin und her
ELOprofessional jetzt neue Wege. Über die Scansoftware
transportiert,
getrennt
CaptureTax werden die Formulare gescannt, die Werte
und wieder zusammen-
erfasst und mit ELO automatisch weiterverarbeitet. ELO holt
geführt, um schließlich
sich über die Schnittstelle zu CaptureTax die erfassten
am Ende in riesigen Ak-
Daten ab und importiert diese in das ELO-Archiv. Als
tenlagern archiviert zu
elektronische Steuerakte können die Daten jetzt von den
werden. Die Recherche
Mitarbeitern einfach und schnell in ELO bearbeitet
in den alten Steuerak-
werden.
teilungen. Dort wurden
die
Die Schnittstelle zur Steuerverwaltungssoftware NEST
ermöglicht über einen Button im Nest-Veranlagungs-Dialog
einen direkten Zugriff auf die archivierten Daten in ELO.
Der in NEST angezeigte Steuerfall bildet die Grundlage für
die Suche in ELO. Die entsprechenden Suchkriterien
werden automatisch übernommen. Der Output aus NEST
wird über den OMR-Marker für Druck und Verpackung
aufbereitet. Die dabei erstellten PDF-Dateien werden im
ELO-Archiv abgelegt, so dass die Mitarbeiter der Steuerverwaltung jederzeit auf die versendeten Rechnungen,
Mahnungen etc. zugreifen können.
Steuererklärung leicht gemacht
Vom Papier zur elektronischen Akte – das bedeutete für
die Mitarbeiter der Steuerverwaltung zwar eine massive
Umstellung, die intuitive Bedienung von ELO und die
schnellere Verfügbarkeit der Informationen leistete aber
schnelle
Überzeugungsarbeit.
Herr
Binggeli
fasst
zusammen: „Die Aktenablage ist mit ELO jetzt sicherer und
komfortabler. Die Arbeitsproduktivität wurde wesentlich
erhöht. Durch die jeweils sofort elektronisch verfügbaren
Steuerakten werden die Auskunftsmöglichkeiten bei
telefonischen Anfragen von Steuerpflichtigen inhaltlich und
zeitlich wesentlich verbessert.“ Dies führt zu einer
optimierten Dienstleistungsqualität und -effizienz. Ganz
nach der Devise: „Steuererklärung leicht gemacht.“
81
Sunpoint
82
20
Sunpoint
Land: Deutschland
Branche: Wellness und Solarium
Schwerpunkte: Zentrales Unternehmensarchiv
Stichworte: Anbindung an Sage, Barcode,
Zugriff von Außenmitarbeiter auf Dokumente über Terminalserver
Das Unternehmen
SUNPOINT Holding GmbH & Co. KG ist bundesweiter Franchisinggeber für Sonnenstudios. Mit einem Jahresumsatz von ca. 205 Mio. Euro gehört SUNPOINT unter den
Sonnenstudios zur Nummer 1 in Deutschland.
Die Herausforderung
Wachsende Papierarchive. Langes Suchen von gewünschten Informationen. Es soll
revisionssicher archiviert werden.
Lösung
Einsatz von ELOprofessional. Die Anbindung von ELO an das Warenwirtschafts- und
Buchhaltungssystem Sage. In Sage erzeugte Dokumente werden ins TIFF-Format
konvertiert, automatisch verschlagwortet und archiviert. Einsatz ELO Barcode.
Nutzen
Informationen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Direkte Anfragen von Kunden
und Lieferanten können jetzt sofort am Telefon beantwortet werden.
„Unsere Erwartungen an das System sind
mehr als übertroffen worden.“
M. Salomon,
IT-Leiter SUNPOINT Holding
83
Sunpoint
Benutzerfreundlichkeit,
Funktionsvielfalt und Flexibilität
Individuelle Optimierung der Prozesse
Hinter den Kulissen hat die Nr. 1 unter den Sonnenstudios
für
mit ELOprofessional ihre Prozesse fit gemacht. Informa-
terminalserverfähig ist. Ein wichtiger Punkt für die
tionen stehen den Mitarbeitern jetzt auf Knopfdruck zur
SUNPOINT Holding, denn in Pulheim greifen neben den
Verfügung. Direkte Anfragen von Kunden und Lieferanten
internen Anwendern auch externe Mitarbeiter im Home
können sofort am Telefon beantwortet werden. Ergebnis:
Office
Zufriedene Kunden und hoch motivierte Mitarbeiter.
Anwendungsprogramme zu. Der nächste Schritt bei der
Ein weiteres ausschlaggebendes Entscheidungskriterium
ELOprofessional
über
war,
Microsoft
dass
die
DMS
Terminalserver
Lösung
auf
die
Implementierung war die Anbindung von ELO an das
Entspannte Prozesse führen bei der SUNPOINT Holding
Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystem Sage (ehemals
GmbH & Co. KG zu entspannten Mitarbeitern und
Sage). Der ELO Business-Partner vor Ort passte die
glücklichen Kunden. Der bundesweite Franchisinggeber für
Schnittstelle dazu individuell an. Alle wichtigen in Sage
Sonnenstudios gehört mit einem Jahresumsatz von ca.
erzeugten Dokumente werden jetzt ins TIFF-Format
205 Mio. Euro unter den Sonnenstudios zur Nummer 1 in
konvertiert, automatisch verschlagwortet und archiviert.
Deutschland. Das oberste Ziel von SUNPOINT ist
Bei eingehenden Dokumenten wie Eingangsrechnungen
die Zufriedenheit der Kunden und Partner. Durch den
oder Auftragsbestätigung wird mit dem „Späten Scannen“
wachsenden Erfolg sind allerdings die Papierarchive in der
gearbeitet. Gibt ein Mitarbeiter Informationen aus einem
Zentrale in Pulheim stetig gewachsen. Das ständige Rennen
Dokument ins Sage ein, werden über einen speziellen
ins Archiv, um Dokumente zu suchen, kostete die
Barcode-Drucker entsprechende Barcode-Etiketten erzeugt.
Angestellten viel Zeit und viele Nerven. Die Mitarbeiter
Diese kommen anschließend auf das jeweilige Dokument
waren damals mehr mit der Suche nach Dokumenten
und werden dann direkt ins ELOprofessional eingescannt.
beschäftigt statt mit ihren eigentlichen Kernaufgaben –
Das ELO Barcode-Modul erkennt anhand der Barcodes die
von Entspannung keine Spur.
eingescannten Dokumente und übernimmt automatisch
die vollständige Verschlagwortung und Archivierung in ELO.
Der Weg zu produktiven Mitarbeitern
Die Dokumente werden auf einem UDO-WORM Laufwerk
Um den Service am Kunden hoch zu halten und die
(30 GB) revisionssicher archiviert. Das ELO Backup-Modul
Zufriedenheit der Mitarbeiter, Lieferanten und Partner zu
prüft dabei regelmäßig den Bestand der Dokumente und
gewährleisten, entschloss SUNPOINT, ein Dokumenten-
speichert gefundene, ungesicherte Dokumente inklusive
management System (DMS) einzuführen. Nach einer
der Verschlagwortungsdaten.
intensiven
Evaluierungsphase
von
DMS
Lösungen
entschied sich die SUNPOINT Holding für ELOprofessional.
Die Software Lösung aus Stuttgart überzeugte durch ihre
Sonnige Zeiten
benutzerfreundliche Oberfläche, die Funktionsvielfalt und
Direkte Anfragen von Kunden und Lieferanten können jetzt
die Flexibilität des Systems. Aufgrund der Umstellung auf
sofort am Telefon beantwortet werden. Die gesteigerte
das digitale Archiv konnten die laufenden Lager- bzw.
Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter überträgt
Archivierungskosten bei der SUNPOINT Holding reduziert
sich selbstredend auch auf die Kunden und Lieferanten.
werden. Die Anfangsinvestitionen werden sich somit
schnell amortisieren. Die sekundenschnelle Dokumentenrecherche steigert die Produktivität und die Zufriedenheit
der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten gleichermaßen.
84
Der Ausblick
„Unsere Erwartungen an das System sind mehr als
übertroffen worden“, so der IT-Leiter der SUNPOINT
Holding M. Salomon über ELOprofessional. Daher wird
weiter gedacht. Als nächstes soll mit den in ELOprofessional
integrierten
Workflowkomponenten
vom
bisherigen
„späten Scannen“ auf das „frühen Scannen“ umgestellt
werden. Eingehende Dokumente sollen direkt in der
Postabteilung gescannt und vollständig digital weiter
verarbeitet werden. Weiterhin geplant ist die Anbindung
von ELO an den bereits vorhandenen Microsoft Office
SharePoint Server (MOSS). Dadurch hätten Kunden bzw.
Lieferanten die Möglichkeit, direkt Online auf das Archiv
zuzugreifen. Weitere Entspannung und Zufriedenheit ist
somit vorprogrammiert.
Projektübersicht:
Projektstart: Ende 2004
ELO Arbeitsplatze: 50
Eingesetzte Module
•
ELOprofessional
•
ELOprofessional FULLTEXT
•
ArchiveLink for Sage
•
ELOprofessional Barcode Modul
•
LWP DOKScan
Schnittstellen
•
Archive Link for Sage
Besondere Merkmale
•
Revisionssichere Archivierung mit spätem Scannen
•
Einsatz unter Terminalserver
•
Anbindung an Sage
•
Speicherung auf externem UDO-Laufwerk
85
Weimarer Wohnstätte GmbH
86
21
Weimarer Wohnstätte GmbH
Land: Deutschland
Branche: Immobilien
Schwerpunkte: Elektronische Mieterakte
Stichworte: Anbindung zur Wohnwirtschaftssoftware AS/400
und Wohndata
Das Unternehmen
Als hundertprozentige Tochter der Stadt Weimar vermietet und verkauft die Weimarer
Wohnstätte GmbH bezahlbaren Wohnraum. 7000 Wohnungen und 1000 gewerbliche
Flächen, Garagen, etc. werden verwaltet. 58 Mitarbeiter beschäftigt das
Unternehmen.
Die Herausforderung
Schneller und übersichtlicher Zugriff auf Akten der Mieter durch alle Mitarbeiter von
jedem Arbeitsplatz der Weimarer Wohnstätte GmbH. Schnittstelle zur wohnungswirtschaftssoftware AS/400 und Wohndata.
Lösung
Mieterakten, Eingangs- und Ausgangspost werden mit ELOprofessional bearbeitet und
elektronisch archiviert. Betriebskostenabrechnungen werden aus der Wohnwirtschaftssoftware über die ELO COLD Schnittstelle automatisch in die elektronische ELOMieterakte integriert.
Nutzen
Erhöhte Kundenzufriedenheit, Optimierung des Informationsflusses im Unternehmen, effektive Geschäftsprozesse.
„Es wurde die Möglichkeit geschaffen, dass
gewaltige Datenmengen in nur ca. 20 Minuten
als Dokumente in ELO – für jeden Mieter
individuell – archiviert werden können. Das
ist nicht nur eine enorme Arbeitserleichterung,
sondern eine gravierende Zeitersparnis; die
gewonnene Zeit nutzen wir heute für wirklich
sinnvolle Dinge.”
Dr. A. Wernicke,
IT-Management und Projektleitung
Weimarer Wohnstätten GmbH
87
Weimarer Wohnstätte GmbH
Effektive Geschäftsprozesse durch
optimalen Informationsfluss
den kann. Die Weimarer Wohnstätte hat sich die Evaluie-
Mit ELO erhöht die Weimarer Wohnstätte Ihre Kunden-
Insbesondere deshalb, weil die bereits im Einsatz
zufriedenheit. Die Mitarbeiter erhalten von jedem
befindliche Lösung für das Kerngeschäft ebenfalls eine
Arbeitsplatz aus einen schnellen und übersichtlichen
Archivkomponente anbietet. Nach umfassender andert-
Zugriff auf Akten der Mieter. Eingangs- und Ausgangs-
halbjähriger
post
und
unterschiedlichen Archiv- und Dokumentenmanagement-
Betriebskostenabrechnungen
Systemen und einiger praktischer Anwenderbesuche bei
aus der Wohnwirtschaftssoftware Software AS/400 und
anderen Wohnungsunternehmen wurde eine Unterneh-
Wohndata integriert ELO über die ELO COLD Schnittstelle
mensentscheidung für ELOprofessional getroffen.
werden
elektronisch
mit
ELOprofessional
archiviert.
bearbeitet
rung der Archivierungssoftware nicht einfach gemacht.
Recherche
sowie
dem
Vergleich
von
automatisch in die elektronische ELO-Mieterakte. Die
Folgen:
Erhöhte
Kundenzufriedenheit,
Optimierung
des UnternehmensInformationsflusses sowie effektive
Geschäftsprozesse.
Intuitiv bedienbar ohne großen
Lernaufwand
Trotz elektronischer Mieterakte wurde im Unternehmen
Die Weimarer Wohnstätte GmbH schafft Lebensräume…
mit einem zentralen Papierarchiv gearbeitet. Das Suchen
vor allem dann, wenn es um die Vermietung oder den
nach Informationen aus einer Mieterakte war mühsam
Verkauf
und
von
bezahlbarem
Wohnraum
geht.
Als
zeitaufwendig.
Wesentliche
Kriterien
für
die
hundertprozentige Tochter der Stadt Weimar arbeitet und
Entscheidung, ELO als elektronisches Archivierungssystem
handelt die Weimarer Wohnstätte im Verständnis einer
einzusetzen, waren neben der einfachen und intuitiven
zukunftsorientierten Stadtentwicklung und -bebauung. Das
Bedienbarkeit die schnelle Erlernbarkeit. Vor allem
Engagement orientiert sich in erster Linie an den Interessen
beeindruckte auch die Flexibilität in der Anpassung an das
und Vorstellungen der Mieter und Wohnungseigentümer.
im Hause genutzte wohnungswirtschaftliche System. Die
„Wir schaffen Lebensräume“ ist nicht nur das Versprechen
Verbindung beider Softwaresysteme dauerte nur einen
für bezahlbaren Wohnraum, es ist vielmehr das Bekenntnis
Tag. Heute ist jede Information auf Tastendruck – auch von
für mehr Wohnkultur und Lebensqualität.
Service-Centern außerhalb der Zentrale – völlig ohne
Zeitverlust mit ELOprofessional sofort verfügbar.
Flexibel und zukunfttragend
stätte GmbH ihre Mieterakten bereits elektronisch. Die
„Kompetent, flexibel und engagiert in
allen Fragen rund ums Wohnen“…,
Wohnwirtschaftssoftware sollte aber in den nächsten
Wenn dies Kunden über die Mitarbeiter/innen eines Unter-
Vor der Einführung von ELO archivierte die Weimarer Wohn-
Jahren
„Auch viele MS-Office-Dokumente werden bereits in ELO
archiviert – es ist eine sehr
komfortable Lösung, die zum
Standardpaket des ELO-ArchivSystems gehört, ich bin total
begeistert.“
Dr. A. Wernicke, IT-Management und
Projektleitung Weimarer Wohnstätten
88
modernisiert
nehmens sagen, kann es mit Recht stolz darauf sein. Die
werden. Seit 2003 war
Weimarer Wohnstätte bietet beispielsweise einen 24-Stun-
klar, für die Langzeitar-
den-Service für alle technischen Probleme rund um die
chivierung muss auf ein
Wohnung der Mieter. In jedem großen Wohngebiet findet
innovatives,
flexibles
sich ein Service-Center der Weimarer Wohnstätte. Genauso
und vor allem unabhän-
engagiert und kompetent werden auch die Eigentümerin-
giges Archivsystem ge-
teressen, zum Beispiel bei der Verwaltung und Instandhal-
setzt werden, das auch
tung derer Wohnhäuser und Gebäude, gehandhabt. In An-
mit jeder anderen Soft-
betracht des Engagements rund um die Mieter und
ware verbunden wer-
Eigentümer ist das elektronische ELO Archiv für das Unter-
nehmen ein wichtiges Mittel, die Kundenzufriedenheit zu
Mieter
als
positiven
erhöhen.
abrechnungsergebnisse,
Faktor.
die
früher
„Die
Heizkosten-
in
meterhohen
Papierlisten von externen Abrechnungsunternehmen angeliefert wurden, passen heute mit rund 7.000 Datensätzen
Auf dem Weg zur Zufriedenheit
auf 2 CDs“, so die Projektleiterin Frau Dr. Wernicke.
Die Weimarer Wohnstätte hat ihr ELO-Projekt mit der
Bearbeitung und Archivierung der aktiven Mietverhältnisse
begonnen. Zur ELO-Ablagestruktur gehören Vertrags- und
Der Ausblick
Korrespondenzakten, wie z.B. Mietverträge, Veränderungen
Das elektronische ELO-Archiv-System ist ein ständig
der
wachsendes System, mit Hilfe dessen viele Arbeitsprozesse
Miete
oder
Einzugsermächtigungen.
Weitere
Aktenbestandteile sind Dokumente zu gerichtlichen
Aktivitäten,
zu
Kautionen
und
Bürgschaften,
effizienter gestaltet werden können.
zu
Betriebskostenabrechnungen und zu sonstigen Zahlungsvereinbarungen. Informationen rund um die Wohnung
werden im ELO in einer Wohnungsakte archiviert, wie z.B.
Grundrisse, Bilder und Pläne.
Im Rahmen der geschilderten Aktenarchivierung wurden
Arbeitsabläufe
innerhalb
des
Unternehmens
gezielt
vereinfacht, so dass die geschulten Mitarbeiter im Bereich
der Wohnungswirtschaft ihre eigenen Dokumente in einem
Arbeitsgang
selbst
archivieren
können.
In
diesem
Zusammenhang organisierte die Weimarer Wohnstätte
GmbH die elektronische Archivierung von E-Mail- und FaxDokumenten aus Lotus Notes in die elektronische
Mieterakte von ELO. Mit der ELO COLD Schnittstelle können
die Mitarbeiter automatisch Betriebskostenabrechnungsschreiben aus dem wohnungswirtschaftlichen System
AS/400 Data und Wohndata in die ELO-Mieterakten
einspeisen.
Mehrwert der Archivierung
Einfache
Bedienung
und
die
Kopplung
zum
wohnungswirtschaftlichen System bewirkten eine hohe
Akzeptanz des DMS bei allen Mitarbeitern der Weimarer
Wohnstätte. Das Archiv-System ist zu einem wichtigen
Bestandteil im täglichen Arbeitsprozess geworden und
nicht mehr wegzudenken. ELO steht jedem Mitarbeiter,
auch denen, die in Außenbüros in Weimar arbeiten, zur
Verfügung. Schnelles Reagieren, Sofortauskunft und den
bedarfsgerechten Ausdruck von Kopien verbuchen die
89
W.I.R. Personaldienstleistung
90
22
W.I.R. Personaldienstleistung
Land: Deutschland
Branche: Dienstleistung
Schwerpunkte: zentrales Archiv mit unternehmensweiter
Verfügbarkeit von Informationen
Stichworte: Barcode
Das Unternehmen
Die W.I.R/IRW Unternehmensgruppe ist einer der führenden Personal- und
Industriedienstleister in Deutschland mit derzeit bundesweit 57 Niederlassungen.
Über 2.000 Mitarbeiter sorgen für eine Umsatzleistung im mittleren zweistelligen
Millionenbereich. Zentraler Sitz beider Unternehmen ist Erkrath bei Düsseldorf.
Die Herausforderung
Abläufe sollen optimiert und Ressourcen effizienter genutzt werden, um die
Zusammenarbeit zwischen der Zentrale und den Standorten zu unterstützen.
Informationen sollen unternehmensweit zur Verfügung stehen. Das DMS muss
einfach in das operative System bei W.I.R integriert werden können.
Lösung
Der Einsatz des ELO Barcodes beim Scannen der Dokumente in den Niederlassungen.
Automatisch daraus wird der passende Workflow in ELO gestartet, der die Dokumente
in jedem Schritt dem zuständigen zentralen Sachbearbeiter vorlegt. Die Kommunikation
erfolgt online.
Nutzen
Optimale Abstimmung zwischen den Niederlassungen. Schnelleres und effizienteres
Arbeiten. Alle Informationen stehen den Mitarbeitern sofort zur Verfügung und
können bei Bewerbergesprächen direkt mit einfließen. Eine enorme Zeitersparnis,
die vor allem auch dem Kundenservice zu Gute kommt.
„Mit ELOprofessional haben wir perfekt
abgestimmte Softwaretechnologien, die
richtigen Workflows und ein robustes
Gesamtkonzept, das unser Tagesgeschäft
optimal und zuverlässig unterstützt.“
Peter Friedrich,
Leiter IT und Organisation-Projektleiter
91
W.I.R. Personaldienstleistung
Standortunabhängige
Informationen „on demand“
mationen mussten unternehmensweit zur Verfügung
Die W.I.R setzt mit ELO ihre Ressourcen effizienter ein und
bei W.I.R integriert werden können. Zudem galt es, durch
optimiert die Zusammenarbeit zwischen der Zentrale
Workflows die Arbeitsprozesse zu steuern und umfassend
und den Standorten. Informationen zu Kunden stehen
zu unterstützen. Nach der Evaluation von 10 Anbietern
unternehmensweit zur Verfügung und werden ganz
entschied sich die W.I.R für ELOprofessional. Sämtliche
einfach in das operative System bei W.I.R integriert. Eine
Basisanforderungen
enorme Zeitersparnis für die Mitarbeiter, die vor allem
Management (ECM) Lösung im Standard erfüllen – vor
auch dem Kundenservice zu Gute kommt.
allem überzeugte die hervorragende automatisierte
stehen. Die Lösung sollte einfach in das operative System
konnte
die
Enterprise
Content
Prozessunterstützung.
Die digitale Vernetzung fordert neben anpassungsfähigen
Technologien auch eine flexible Arbeitswelt. Die W.I.R/IRW
Unternehmensgruppe, führender Personal- und Industrie-
Kurze Einarbeitungszeiten
dienstleister
57
Nach der Entscheidung für ELO konnte in nur vier Monaten
Niederlassungen wird diesem Bedürfnis gerecht. Zum
das unternehmensweite Roll-Out stattfinden. Pro Nieder-
Angebotsspektrum der Unternehmensgruppe gehören
lassung gab es eine Einführung der Lösung an nur einem
Personalvermittlung, Zeitarbeit „Try & Hire“ sowie Industrie-
Tag. Genauso lang dauerte auch das Training für die
Services, Instandhaltung, Outsourcing und Projektgeschäfte
Anwender aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche von
für nahezu alle Bereiche und Branchen.
ELO. Einen Tag darauf wurden die Mitarbeiter in der
in
Deutschland,
mit
bundesweit
Anwendung der neuen Lösung noch begleitet, anschließend
konnten sie problemlos selbstständig mit der Applikation
Starke Prozessunterstützung für
Zukunftssicherheit
arbeiten. Die Lösung unterstützt heute das komplette
Tagesgeschäft im Bewerber-, Personal- und Kunden-
Die W.I.R baut ihre Niederlassungen Schritt für Schritt aus.
management. Parallel dazu wurde eine Testumgebung in
Der kontinuierlichen Expansion Rechnung tragend hat das
Betrieb genommen. Dort können alle Anwender Prozesse
Unternehmen beschlossen, ihre Sachbearbeitung zentral
durchspielen und haben so die Möglichkeit, immer weiter
in der Hauptniederlassung in Erkrath (NRW) abzuwickeln
zu optimieren und neue Anforderungen an das System
und dahingehend zu optimieren. In der Vergangenheit
anzupassen.
wurden
beispielsweise
die
komplette
Bewerber-,
Mitarbeiter- und Kundenverwaltung von den jeweiligen
Standorten
durchgeführt.
Die
Abläufe
waren
zeitaufwendig,
„Die Filialen hatten früher zum
Teil unterschiedliche Arbeitsweisen. Durch die Workflow-Steuerung in ELOprofessional sind sie
nun in standardisierte Prozesse
eingebunden. Dadurch hat sich
die Zahl der Fehler wesentlich
reduziert.“
Peter Friedrich,
Leiter IT und Organisation-Projektleiter
92
oft
Schnelles und effizientes Arbeiten
fehler-
Heute werden Unterlagen in den Niederlassungen mit
anfällig und nicht trans-
einem Barcode versehen, eingescannt und über einen
parent. Die W.I.R suchte
File-Router online an die Zentrale nach Erkrath übertragen.
eine Lösung, um die
Über den Barcode wird dort identifiziert, um welche Art
Abläufe zu optimieren,
von Dokument es sich handelt und wo es erfasst wurde.
Ressourcen
effizienter
Auf dieser Basis wird für den jeweiligen Vorgang automatisch
einzusetzen sowie die
der passende Workflow gestartet, der die Dokumente in
Zusammenarbeit
zwi-
jedem Schritt dem zuständigen zentralen Sachbearbeiter
schen der Zentrale und
vorlegt. Die Ablaufinformationen hierfür werden direkt aus
den
zu
einer Datenbank gelesen, welche die W.I.R-Prozess-
unterstützen. Die Infor-
beschreibungen enthält. Der Sachbearbeiter kann das
Standorten
Dokument jetzt prüfen, akzeptieren oder ablehnen und bei
„Für uns war die Umsetzung dieser zentralisierten Lösung
Bedarf zusätzliche Informationen aus der Niederlassung
ein riesiger Fortschritt“, kommentiert Peter Friedrich
anfordern. Die Kommunikation erfolgt dabei ebenfalls
abschließend. „Mit der neuen Technologie und Methodik
online. So erhält der Mitarbeiter in der Niederlassung
können unsere Anwender in allen Unternehmensbereichen
unmittelbar eine Rückmeldung und kann z.B. noch
heute bedeutend schneller und effizienter arbeiten.“
während eines Bewerbergesprächs das Feedback der
Sachbearbeitung direkt einfließen lassen. Dies bedeutet
für W.I.R eine enorme Zeitersparnis.
Der Gewinn wertvoller Zeit und
Ressourcen
„Heute findet die Sachbearbeitung komplett in der Zentrale
in Erkrath statt. Die Filialen können sich voll auf den Vertrieb
und die Mitarbeiterbetreuung konzentrieren. So sparen wir
wertvolle Zeit und Ressourcen. Gleichzeitig können wir
Kapazitätsschwankungen in den einzelnen Niederlassungen
besser managen“, erklärt der Leiter IT und Organisation
Peter Friedrich. Die Arbeitsqualität hat sich nachhaltig
verbessert.
„Die
Filialen
hatten
früher
zum
Teil
unterschiedliche Arbeitsweisen. Durch die WorkflowSteuerung in ELOprofessional sind sie nun in standardisierte
Prozesse eingebunden. Dadurch hat sich die Zahl der
Fehler wesentlich reduziert“, so Peter Friedrich. Über die
Prozessbeschreibungsdatenbank können wir dynamische
Workflows automatisch generieren.“
Ausbau dank Mehrwert
ELOprofessional hat sich in kurzer Zeit mehr als bewährt.
Die Anwendung wird künftig weiter ausgebaut werden. Die
Einbindung
der
Buchhaltung
sowie
der
Bereiche
Arbeitssicherheit, Administration und Geschäftsführung ist
geplant. Auch die Integration in den Microsoft SharePoint
Portal Server als Intranet- und Kundenportal-Lösung ist
vorgesehen. Außerdem wird das Schwesterunternehmen
IRW Industriedienstleistung Reinigung und Wartung als
Spezialist für Industriedienstleistungen in die neue Lösung
eingebunden. So können Prozesse und Services zwischen
den beiden Unternehmen in Zukunft noch besser
abgestimmt werden.
93
Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.H.
94
23
Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.H.
Land: Österreich
Branche: Nahrungs- und Genussmittelindustrie
Schwerpunkte: Zentrales Archiv, Digitalisierung des Posteingangs
Stichworte: ELO mobile Client, hauseigenes ERP-System (CSB)
Das Unternehmen
Die Firma Ybbstaler ist ein renommierter Hersteller von Fruchtsaftkonzentraten und
natürlichen Getränkegrundstoffen. Mit ihren Verarbeitungswerken in Europa zählt die
Unternehmensgruppe weltweit zu den Größten dieser Branche.
Die Herausforderung
•
•
Das Papieraufkommen im Unternehmen soll reduziert werden
Informationen sollen dem Unternehmen zentral zur Verfügung stehen und
schnell auffindbar sein
Lösung
•
•
•
Einsatz von ELOprofessional
Dokumente werden bei der Beschaffung direkt eingescannt und teils
automatisch und teils manuell verschlagwortet
Anbindung von MS Office und Outlook
Nutzen
•
•
•
Schnellere Bearbeitung
Reduzierung des Papieraufkommens
Mitarbeiter haben die Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung.
„Dank des Dokumentenmanagement-Systems
von ELO konnten wir den aufwändigen Transport der Papierbelege auf ein Mindestmaß
reduzieren und damit die Kommunikationswege innerhalb des Unternehmens erheblich
beschleunigen.“
Reinhard Spreitzer,
IT-Leiter Ybbstaler Fruchtsaft Ges. m.b.H.
95
Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.H.
Qualität fordert fließende und
durchdachte Prozesse
von DMS Herstellern setzt die Firma Ybbstaler jetzt auf
Mit Hilfe von ELO hat das niedrösterreichische Unter-
durch Scripting genau an unsere Bedürfnisse anzupassen
nehmen Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.H. seine
und vor allem die Tatsache der einfachen Bedienung des
Unternehmensprozesse vereinfacht und beschleunigt.
Systems, haben uns überzeugt“, so der IT-Leiter der
Mit wenigen Mausklicks können die Mitarbeiter standort-
Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.H., Reinhard Spreitzer.
unabhängig in Sekundenschnelle auf die richtigen Infor-
Im Frühjahr 2007 fiel der Startschuss für das ELO Projekt.
ELOprofessional als DMS Lösung. „Die Möglichkeit, ELO
mationen zugreifen. Das Druckvolumen konnte dadurch
erheblich reduziert werden.
Die Firma Ybbstaler ist ein renommierter Hersteller
Die Umkehrung langwieriger
und umständlicher Prozesse
von Fruchtsaftkonzentraten und natürlichen Getränke-
Vor der Einführung von ELOprofessional begann der
grundstoffen. Mit ihren Verarbeitungswerken in Europa
Papierfluss bei der Brückenwaage. Hier werden die
zählt die Unternehmensgruppe weltweit zu den Größten
ankommenden Fahrzeuge vor und nach der Entladung
dieser Branche. Seit Jahrzehnten profitieren die Kunden
gewogen, um die tatsächliche Liefermenge zu ermitteln.
von der Erfahrung und dem Know-how aus dem Hause
An
Ybbstaler. Um den jährlich steigenden Bedarf an Früchten
Übernahmeschein ausgestellt und unterschrieben als auch
weiter decken zu können, wurden 1995 zusätzliche
Zollpapiere,
Ybbstaler-Einkaufsgesellschaften in Rumänien und Ungarn
übergeben. Die Dokumente werden dann an das Labor,
gegründet. Aufgrund der positiven Entwicklung auf den
an die Zollabteilung bzw. an die Buchhaltung weiter-
Absatzmärkten werden seit 1998 die Fruchtsaftkonzentrate
geleitet. Da mehrere Abteilungen unabhängig voneinander
und Getränkegrundstoffe von Ybbstaler nicht mehr nur am
mit den Belegen arbeiten, mussten die Papiere mehrfach
Hauptsitz in Österreich, sondern auch in einem weiteren
kopiert und dann an die entsprechenden Bearbeiter
Verarbeitungswerk im Osten Polens hergestellt. Seit vielen
weitergegeben werden. Dies hatte einen langwierigen,
Jahren erzeugt und vertreibt das Unternehmen Ybbstaler
umständlichen und vor allem unübersichtlichen Prozess
hochwertige Qualitätsprodukte für die unterschiedlichen
zur Folge.
dieser
Stelle
werden
Zertifikate
und
sowohl
Wiege-
und
Untersuchungsprotokolle
Bereiche der Lebensmittel- und Getränkeindustrie. Ein
hoher Anspruch wird dabei auf die Natürlichkeit der zu
verarbeitenden Rohstoffe gelegt. Ybbstaler liefert seine
Produkte weltweit aus.
Klare Prozesse dank
strukturierter Konzeption
Mit
ELOprofessional
gehören
diese
umständlichen
Prozeduren der Vergangenheit an: Sämtliche Papiere
Individuelle Lösung und intuitive
Nutzung
werden sofort nach ihrer Übernahme an zentraler Stelle
eingescannt und in elektronischer Form archiviert. Die
Qualität fordert fließende und durchdachte Prozesse.
Verschlagwortung geschieht dabei in ELO teils automatisch,
Gerade im Beschaffungsbereich erkannte die Firma
teils manuell. Unter einer vorher vom Unternehmen
Ybbstaler Optimierungsbedarf und
beschloss, ein
festgelegten Struktur werden alle Dokumente dem
Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen.
jeweiligen Vorgang zugeordnet. Mit dem Einsatz des ELO
Lange
für
Barcode, der aus dem hauseigenen ERP System (CSB)
Papierbelege sollten damit der Vergangenheit angehören.
generiert wird, geschieht die Zuordnung und Erfassung
Vor allem galt es, benötigte Informationen schnell, einfach
der Liefer- und Wiegescheine ins ELO Archiv ebenso voll
und zentral wieder zu finden. Nach gründlicher Evaluierung
automatisch. Ab diesem Zeitpunkt kann von jedem
96
Transport-
und
Kommunikationswege
beliebigen Arbeitsplatz innerhalb des Unternehmens auf
Rohware (Materialien wie Kartonagen, Verpackung sowie
die Daten zugegriffen werden. ELO fungiert hier als
Etiketten). Auch hier sollen sämtliche Eingangsdaten im
zentraler Informationspool.
ELO-System elektronisch erfasst und effizient bearbeitbar
sein.
Kosten reduzieren und
Umwelt schonen
Teilprojekt 3:
Die Firma Ybbstaler spart jetzt nicht nur jede Menge Papier,
Rechnungswesen in das DMS mit seiner zentralen
sondern schont durch die Papierreduzierung auch die
Datenspeicherung zu integrieren. Hier sollen Workflows
Umwelt. „Allein bei der Warenübernahme konnten wir das
die Rechnungsfreigabe steuern. Auch die direkte Einbindung
Druckvolumen drastisch reduzieren. Die Arbeitsabläufe
eines elektronischen Fax-Systems in die ELO-Umgebung ist
sind dadurch erheblich beschleunigt worden“, begeistert
vorgesehen.
In
der
abschließenden
Phase
ist
geplant,
das
sich Reinhard Spreitzer. Die IT-Verantwortlichen der Firma
Ybbstaler haben zudem an einer ELO Scripting Schulung
Phase eins ist bereits abgeschlossen, der Abschluss der
teilgenommen und sind jetzt in der Lage, die Struktur und
noch offenen Projektpunkte ist für das zweite Halbjahr
Ablagevorgaben selbst zu programmieren und vor allem
2008 vorgesehen.
zu
automatisieren.
Das
bietet
dem
Unternehmen
Unabhängigkeit und Flexibilität, um auch in Zukunft eine
optimale Anpassung von ELO an die Arbeitsprozesse zu
gewährleisten.
Akzeptanz und Optimierung
auf ganzer Linie
„Die neuen, vereinfachten Arbeitsabläufe wurden von den
Drei Schritte zum umfassenden Erfolg
Mitarbeitern mit großer Begeisterung aufgenommen“,
schildert Reinhard Spreitzer den bisherigen Einsatz von
Vor der Einführung von ELO hat sich die Firma Ybbstaler
ELO, „wo früher bei nachträglichen Recherchen zu einer
gemeinsam mit dem ELO Business-Partner ein Einfüh-
Lieferung riesige Aktenberge durchforstet werden mussten,
rungskonzept überlegt. Bei einem DMS Projekt steht und
reichen heute wenige Handgriffe am Computer aus, um
fällt der Erfolg mit einem gut durchdachten Projektplan.
die gesuchten Informationen auf den Bildschirm zu holen“.
Die Einführung von ELO wird in drei Schritten realisiert.
25 Angestellte von Ybbstaler sind bereits auf dem neuen
System eingeschult. Bereits nach dem Abschluss der ersten
Teilprojekt 1:
Projektphase sind bei Ybbstaler die Arbeitsprozesse stark
Hier werden sämtliche Anschaffungen von Obst oder
optimiert worden. Dokumente werden nicht mehr vielfach
anderen
zur
kopiert und kreuz und quer durch die gesamte Firma
Büroklammer bereits über das ELO-System verwaltet.
transportiert, es reichen dank ELOprofessional wenige
Zudem können alle Dokumente aus MS Office und Outlook
Mausklicks, um die gewünschten Informationen zu
im ELO direkt zum dazugehörigen Vorgang archiviert
erhalten. Im nächsten Schritt folgt jetzt die Einführung von
werden. Der Nutzen für die Mitarbeiter ist enorm. Sie
ELO im Finanz- und Rechnungswesen.
Rohstoffen
über
Maschinen
bis
hin
können schnell und übersichtlich auf alle früheren
Angebote
zurückgreifen
und
hierdurch
effizient
Preisvergleiche anstellen.
Teilprojekt 2:
Umfasst ebenfalls den Bereich Einkauf rund um die
97
ELO Kundenreferenzen
Hauptsitz Deutschland
ELO Digital Office GmbH
Heilbronner Strasse 150
70191 Stuttgart
Internet:
E-Mail:
Telefon:
www.elo.com
[email protected]
+49 711 806089-0
Internet:
E-Mail:
Telefon:
www.elo.com
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