Erläuterungen zum Berechnungsbogen Abschreibung Arbeitsmittel

Erläuterungen zum Berechnungsbogen
Abschreibung Arbeitsmittel
für die Steuererklärung 2005
Der „Berechnungsbogen Abschreibung Arbeitsmittel 2005“ ermöglicht die
Berechnung der Abschreibung bei Arbeitsmitteln, die in 2005 angeschafft
wurden. Er ist konzipiert für die Ermittlung der Abschreibung bei Computern
(z.B. PC, Laptop, Notebook, Server, Workstation), Peripheriegeräten und
Zubehör (z.B. Bandsicherung, Brenner, Drucker, EDV-Kabel, Laufwerke,
Lautsprecher, Maus, Modem, Monitor, Scanner, Tastatur), Software (z.B.
Betriebssystem, PC-Programme) und Telekommunikationsgeräten (z.B. Telefonanlage, Telefon, Handy, Autotelefon, Telefax, Anrufbeantworter, Internet-Router, USB-Adapter, Freisprecheinrichtung, Headset, ISDN-Karte, Modem).
Unser Tip: Sie können den Berechnungsbogen auch zur Berechnung der
Abschreibung bei anderen Arbeitsmitteln verwenden.
1. Bei Gegenständen, die mehr als 410 € netto (d.h. ohne Umsatzsteuer) gekostet
haben (brutto bei 16% Umsatzsteuer also maximal 475,60 €), kann der gesamte
Kaufpreis nicht sofort im Jahr der Zahlung, sondern nur verteilt über die Nutzungsdauer steuermindernd geltend gemacht werden. Dies wird als Abschreibung oder Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet.
2. Der Abschreibungszeitraum richtet sich nach der Nutzungsdauer, die in der amtlichen AfA-Tabelle festgeschrieben ist.
3. In der nachfolgenden Übersicht haben wir die Nutzungsdauer für die wichtigsten
Arbeitsmittel zusammengestellt:
Arbeitsmittel richtig abschreiben
Büromöbel
Nutzungsdauer
Abschreibungssatz
13 Jahre =
156 Monate
7,69 %
Büromaschinen
8 Jahre =
96 Monate
12,50 %
Peripheriegeräte wie Monitor, Drucker etc.
3 Jahre =
36 Monate
33,33 %
Fotokopiergerät
7 Jahre =
84 Monate
14,29 %
Personalcomputer
3 Jahre =
36 Monate
33,33 %
Schreibmaschine
9 Jahre = 108 Monate
11,11 %
Telefoneinrichtung
8 Jahre =
96 Monate
12,50 %
Telefaxgerät
6 Jahre =
72 Monate
16,67 %
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Stand: 01.04.2006
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Abschreibung Arbeitsmittel 2005
4. Eine kürzere Nutzungsdauer ist ausnahmsweise bei außergewöhnlicher technischer oder wirtschaftlicher Abnutzung möglich. Ein allgemeiner Hinweis auf die
rasante technische Entwicklung wird als Begründung von der Finanzverwaltung
regelmäßig nicht akzeptiert.
5. Unser Tip: Bei gebrauchten Computern sollten Sie maximal 2 Jahre ansetzen,
falls es sich nicht ohnehin um ein sog. geringwertiges Wirtschaftsgut, abgekürzt
GWG, handelt.
6. Gegenstände, die nicht mehr als 410 € netto gekostet haben (GWG), können sofort im Jahr der Zahlung steuermindernd geltend gemacht werden (sog. Sofortabschreibung).
7. Unser Tip: Es bleibt Ihnen unbenommen, auch die Anschaffungskosten für GWG
auf die Nutzungsdauer zu verteilen. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn
Sie Verluste erwirtschaften.
8. Wichtig: Eine Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter ist nur bei Wirtschaftsgütern möglich, die selbständig nutzbar sind.
9. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs sind Peripheriegeräte und Zubehör ohne
Computer nicht selbständig nutzungsfähig (BFH-Urteil vom 19.02.2004, Az. VI R
135/01, st 11158). Bei folgenden Anschaffungen ist daher eine Sofortabschreibung als GWG nicht möglich:
• Bandsicherung
• Maus
• Brenner
• Modem
• Drucker
• Monitor
• EDV-Kabel
• Scanner
• Laufwerke
• Tastatur
• Lautsprecher
10. Eine Ausnahme gilt lediglich in den beiden folgenden Fällen. Hier ist eine Sofortabschreibung möglich, wenn die Anschaffungskosten 410 € netto nicht übersteigen:
a. Unabhängig vom PC nutzbares Kombigerät (z.B. All-in-One-Geräte mit
Drucker, Fax und Kopierer)
b. Externer Datenspeicher
11. Die Abschreibung ist für jedes Gerät gesondert vorzunehmen. Die Nutzungsdauer
beträgt grundsätzlich 3 Jahre.
12. Unser Tip: Bei einem Kaufpreis bis max. 100 € (Kabel, Maus, Tastatur etc.) akzeptieren Finanzämter regelmäßig eine Sofortabschreibung, falls dieses Zubehör
nicht zusammen mit dem PC gekauft wurde.
13. Bei Erweiterungen eines Computers (Aufrüstung bzw. Nachrüstung wie z.B. größere oder zusätzliche Festplatte oder Erweiterung des Arbeitsspeichers)·ist keine
Sofortabschreibung als GWG möglich, da es sich nicht um selbständige Wirt-
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schaftsgüter handelt. Die Kosten sind daher als nachträgliche Anschaffungskosten zusammen mit dem PC regulär abzuschreiben. Eine Ausnahme gilt nur,
wenn der PC bereits voll abgeschrieben ist.
14. Die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung ermittelt sich bei Erweiterungen
wie folgt:
Ursprünglicher Kaufpreis des PC
./. bisher vorgenommene Abschreibung
= Restwert des PC
+ Kosten der Auf- bzw. Nachrüstung (sog. nachträgliche Anschaffungskosten)
= neue Abschreibungs-Bemessungsgrundlage
15. Unser Tip: Ist für Sie ausnahmsweise eine längere Abschreibung steuerlich vorteilhaft, können Sie beim Austausch wesentlicher Bestandteile die Rest-Nutzungsdauer des Computers verlängern. Dies akzeptieren die Finanzämter regelmäßig.
16. Wichtiger Hinweis: Werden defekte Bestandteile – in etwa gleichwertig – ersetzt
(z.B. neue Festplatte, wenn alte defekt), handelt es sich nicht um eine Erweiterung, sondern um sofort abzugsfähigen Erhaltungsaufwand.
17. Reparaturkosten sind grundsätzlich sofort im Jahr der Zahlung als Erhaltungsaufwand abzugsfähig (unabhängig von der Höhe der Kosten).
18. Software (Betriebssystem und PC-Programme) ist auf eine Nutzungsdauer von 3
Jahren abzuschreiben.
19. Wichtige Ausnahme: Trivialprogramme können sofort als GWG abgeschrieben
werden. Dabei gilt folgende Vereinfachungsregel: Computerprogramme, deren
Kaufpreis max. 410 € netto beträgt, sind stets als Trivialprogramme zu behandeln
(R 5.5 Abs. 1 EStR 2005).
Aktueller Hinweis: In den neuen EStR 2005 wurde die Formulierung geändert,
daß Computerprogramme, deren Anschaffungskosten nicht mehr als 410 € netto
betragen, stets als Trivialprogramme zu behandeln sind, Nunmehr sind sie wie
Trivialprogramme zu behandeln. Diese Formulierung ist als Fiktion sprachlich korrekter. Inhaltlich ändert sich dadurch nichts.
20. Ist Software beim Kauf von Hardware enthalten, ohne daß der Preis gesondert
ausgewiesen ist, müssen Hard- und Software gemeinsam abgeschrieben werden.
Unser Tip: Vereinbaren Sie mit dem Verkäufer einen gesonderten Ausweis der
Software-Preise. Dann ist eine Sofortabschreibung des anteiligen Kaufpreises
möglich, falls die Anschaffungskosten 410 € nicht übersteigen.
21. Bei sowohl privater als auch beruflicher Nutzung ist bei Systemsoftware (z.B. Betriebssystem Windows XP) dieselbe Aufteilung wie für den PC vorzunehmen.
22. Unser Tip: Beruflich genutzte PC-Programme – zum Beispiel das Kalkulationsprogramm Excel – sind auch dann in voller Höhe abzugsfähig, wenn der Compu-
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ter selbst nicht oder nur anteilig anerkannt wird (FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom
15.03.2000, Az. 1 K 1484/98, st 02159).
23. Bis 2003 gab es folgende Vereinfachungsregel: Volle Jahres-AfA bei Anschaffung
im ersten Halbjahr, halbe Jahres-AfA bei Kauf in der zweiten Jahreshälfte. Seit
dem 01.01.2004 gilt diese Vereinfachungsregel nicht mehr. Die Abschreibung
muß jetzt monatsgenau erfolgen.
24. Wichtig: Bei Arbeitnehmern ist nur eine lineare – also gleichmäßige – Verteilung
des Kaufpreises auf die Nutzungsdauer möglich. Die steuerlich im Regelfall günstigere degressive Abschreibung kann nur von Freiberuflern und Gewerbetreibenden in Anspruch genommen werden.
25. Die Finanzverwaltung geht grundsätzlich die Höhe Ihrer Aufwendungen nichts an.
Die Notwendigkeit wird nicht geprüft. Es ist Ihre Entscheidung, ob Sie beispielsweise einen billigen No-Name-Computer oder einen teuren PC nutzen.
26. Kaufnebenkosten wie Versand- oder Verpackungskosten bilden zusammen mit
dem Kaufpreis die Anschaffungskosten.
27. Unser Tip: Vergessen Sie nicht die Kosten für die Fahrt zum PC-Shop, für Anpassungen an Ihre individuellen Bedürfnisse (Aufstellen, Konfiguration des PC)
und Beratungshonorare im Zusammenhang mit der Anschaffung.
28. Bekommt ein Arbeitnehmer einen PC vom Arbeitgeber geschenkt, der zuvor
steuerfrei überlassen wurde, kann der Arbeitnehmer den lohnsteuerpflichtigen
Betrag (Wert im Zeitpunkt der Schenkung) abschreiben.
29. Bei Totalschaden (z.B. Sturz eines Laptops) kann der Restwert sofort steuermindernd geltend gemacht werden. Bei Beschädigungen ist unter bestimmten Voraussetzungen eine sog. Teilwert-Abschreibung möglich.
30. Verbrauchsmaterialien (wie CD-ROM, Disketten, Farbbänder, Papier und Toner)
sind ebenso sofort im Jahr der Zahlung steuerlich abzugsfähig wie alle sonstigen
Computer- und Telekommunikationskosten. Typische Beispiele sind:
• Fachliteratur (Fachmagazine, Handbücher, PC-Ratgeber)
• Telekommunikationsdienstleistungen (z.B. Gesprächsgebühren, Onlinekosten, sonstige Verbindungsentgelte, Anschlußgebühren, Grundgebühren)
• Kreditzinsen
• Laufende Beratung
• Schulungen
• Leasingraten
• Strom
• Versicherung
• Wartung
31. Wichtiger Hinweis: Selbständige müssen die Einnahmen aus dem Verkauf eines
gebrauchten betrieblichen PC versteuern, Arbeitnehmer grundsätzlich nicht.
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