Checkliste – Gewerbeumzug

Checkliste – Gewerbeumzug: So zieht Ihre Firma stressfrei und
termingerecht um
1. Langfristige Vorbereitung
Bestimmen Sie einen Umzugsbeauftragten. Dieser fungiert als
Ansprechpartner für die Mitarbeiter aller Abteilungen und koordiniert den
reibungslosen Umzugsverlauf.
Kündigen Sie Ihren bestehenden Mietvertrag. Beachten Sie dabei
besonders die Kündigungsfrist und Ihre Renovierungspflichten.
Unterschreiben Sie den neuen Mietvertrag.
Sprechen Sie mit dem Vermieter/Käufer/Nachmieter die Übernahme fest
eingebauter Möbel oder Gegenstände (z. B. Küche, Schränke) ab.
Legen Sie den Umzugstermin fest.
Fertigen Sie eine umfangreiche Inventarliste an.
Verschaffen Sie sich den Grundriss der neuen Räumlichkeiten.
Prüfen Sie die Notwendigkeit von Renovierungsarbeiten im alten und
neuen Objekt.
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2. 3 – 4 Wochen vor dem Umzug
Benachrichtigen Sie alle Mitarbeiter bzw. Abteilungen, wann genau der
Umzug stattfinden wird. Planen Sie das Personal fürs Einpacken und für
die Umzugstage.
Holen Sie Angebote von verschiedenen Speditionsunternehmen ein und
vergleichen Sie diese.
Beauftragen Sie das Speditionsunternehmen Ihrer Wahl.
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Prüfen Sie, ob neue Einrichtungsgegenstände bzw. technische Geräte
benötigt werden.
Überprüfen Sie, ob Steckdosen und Telefonanschlüsse in ausreichender
Anzahl vorhanden sind und lassen Sie diese ggf. zusätzlich installieren.
Erstellen Sie auf der Grundlage von schematischen Zeichnungen der neuen
Räumlichkeiten detaillierte Möbelstellpläne.
Ermitteln Sie den Bedarf an Umzugskartons und weiterem
Verpackungsmaterial und bestellen Sie diese.
Veranlassen Sie, dass am Tag vor dem Umzug die EDV-Anlagen
fachgerecht für den Transport vorbereitet werden.
Fertigen Sie Aufkleber zur Kennzeichnung der Umzugskartons an. Dabei ist
es wichtig, sich an die vorher festgelegte Raumaufteilung zu halten und
die jeweiligen Raumbezeichnungen zu verwenden.
Stellen Sie sicher, dass es für die Umzugsautos an den Umzugstagen
genügend Haltemöglichkeiten gibt.
Geben Sie die Adressänderung bei allen wichtigen Stellen bekannt:
Kunden
Lieferanten
Geschäftspartner
Banken/Sparkassen
Telekommunikationsanbieter (Telefon, Internet)
GEZ
Kabelfernsehen
Energieversorger (ggf. Ablesetermine vereinbaren):
Wasser
Strom
Gas
Fernwärme
Amtsgericht (Handelsregister)
Versicherungen
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Finanzamt
Krankenkassen
Zeitungen
Stellen Sie einen Nachsendeauftrag bei der Post.
Lassen Sie neue Geschäftsunterlagen (Briefpapier, Visitenkarten etc.)
gestalten und drucken.
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3. 2 – 3 Tage vor dem Umzug
Stellen Sie fest, wo sich in den neuen Räumen die Sicherungen und die
Wasseranschlüsse befinden.
Notieren Sie die Zählerstände von Strom, Wasser, Gas und Heizung in den
neuen Räumlichkeiten.
Packen Sie alle Schrank-, Regal- und Schreibtischinhalte in Kartons.
Verwenden Sie für Bücher und Akten spezielle Bücherkartons.
Zerbrechliche Gegenstände müssen extra in Papier oder Luftpolsterfolie
verpackt werden. Kennzeichnen Sie die Kartons mit den vorbereiteten
Aufklebern.
Sammeln Sie alle Schlüssel der alten Räumlichkeiten ein.
Legen Sie die Reihenfolge der Transportgegenstände fest. Die wichtigsten
Gegenstände werden als Letztes eingepackt, kommen aber in das erste
Umzugsauto.
Organisieren Sie die Erreichbarkeit der Firma während des Umzugs, z. B.
durch eine Rufumleitung, eine Direktumschaltung oder Mobiltelefone.
Stellen Sie das Gießen der Pflanzen ein bzw. entfernen Sie das Wasser aus
den Übertöpfen.
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Räumen Sie die Kühlschränke aus und lassen Sie sie abtauen.
Bestimmen Sie in den neuen Räumlichkeiten einen „Abstellraum“, in dem
unmarkierte Gegenstände zunächst abgestellt und gesammelt werden.
Organisieren Sie Verpflegung für die Helfer der Umzugstage.
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4. Nach dem Umzug
Überprüfen Sie, ob wirklich alle alten Räume völlig leer sind.
Lesen Sie in den alten Räumlichkeiten die Zählerstände für Strom, Wasser,
Gas und Heizung ab.
Lassen Sie Strom, Wasser, Gas und Heizung absperren.
Überprüfen Sie, ob beim Umzug Schäden verursacht worden sind.
Veranlassen Sie die Regulierung dieser Schäden.
Teilen Sie die neuen Schlüssel an die Mitarbeiter gegen Unterschrift aus.
Machen Sie sich mit den Notausgängen vertraut und erstellen Sie eventuell
einen Flucht- und Rettungswegeplan.
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