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OUTLOOK 2010
Ordnung braucht nicht viel
© Yuri/istockphoto.com
Die Mail-Flut bringt es mit sich: Irgendwann ist die Ablagestruktur in Outlook so umfangreich,
dass der Überblick verloren geht. Befreien Sie sich von dem Wust und legen Sie alle Mails in
nur einem Ordner ab – mit einem überzeugenden System.
Wohl in den meisten Büros landen
Mails mehr oder weniger überlegt
in vielen Ordnern und Unterordnern.
Man weiß ja nie, welche man noch einmal braucht – und überhaupt ... Doch die
vielen Unterordner bringen eine Reihe
von Nachteilen mit sich:
__ Sie erfordern viel Zeit für die Ablage.
__ Sie werden öfter mal überflüssig,
zum Beispiel, wenn ein Projekt abgewww.workingoffice.de
schlossen ist, bleiben jedoch meist
dennoch bestehen.
__ Der Ordner, den Sie am häufigsten
brauchen, befindet sich vermutlich
irgendwo in den Tiefen des Ordnerbaumes und Sie müssen sich immer
wieder mühsam durch viele Unterordner klicken.
__ In einigen Ordnern befindet sich nur
eine einzige E-Mail, aber gerade die
hat eben in keinen anderen Ordner
gepasst.
__ Wenn Sie aus Versehen eine E-Mail
in den falschen Ordner ablegen, ist
die Suche mühsam.
So eine Ordnerstruktur wächst immer
weiter, und das macht den Überblick
nicht gerade einfacher. Und falls jemand
mal Ihre Vertretung übernehmen muss
oder gar Ihre Nachfolge antritt, weil Sie
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multimedia Ablage
Abbildung 2: Die OutlookLeiste nach der 1-OrdnerMethode.
Abbildung 1: Ein unübersichtlicher Ordnerbaum ...
Abbildung 3: Kategorisieren Sie Ihre
E-Mails und lösen Sie Ihre Ordner auf.
Abbildung 4: Suchordner
zeigen Verknüpfungen zu
den gesuchten Mails dauerhaft an.
Abbildung 5: Über verschiedene Suchtools sind E-Mails schnell entdeckt.
den Job wechseln, dann ist ein Reinfinden in „Ihr“ System womöglich so gut
wie aussichtslos.
Immer mehr Ordner
Wahrscheinlich nutzen Sie die Ordner in
Ihrem Mail-System hauptsächlich dazu,
um E-Mails abzulegen. Wenn Sie aber
eine E-Mail suchen, machen Sie das eher
per Suchfunktion, weil das viel schneller
zum Ergebnis führt, als sich durch ellenlange Ordnerbäume zu klicken. Die
meisten Outlook-User gehen so vor. Ein
Beispiel aus der Praxis: Eine Teamassistentin hatte für mehrere Chefs, Kunden,
Lieferanten usw. in ihrem Posteingang
jeweils einen Ordner angelegt. Jeder
Ordner hatte wiederum mehrere Unterordner, zum Beispiel für den allgemeinen
Schriftverkehr, Angebote, Ablage,
Arbeitsanweisungen usw. Um alle Unterordner zu öffnen, wäre sie sicher mehrere Minuten beschäftigt gewesen. Irgendwann benötigte sie mehr Zeit für die
Ablage von E-Mails als für deren Bearbeitung. Sie stellte deshalb konsequent
auf die Ein-Ordner-Methode um.
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Zuerst legte sie einen Ablageordner
an, quasi einen Masterordner für alle
ein- und ausgehenden E-Mails. Dann
löste sie nach und nach die vorhandene
Ordnerstruktur auf: Sie zog die Mails
aus den Ordnern einfach in den Masterordner und löschte dann die nun leeren
Ordner. Wollte sie bestimmte E-Mails
zusammengefasst lassen, vergab sie
Kategorien, bevor sie auch diese E-Mails
in den Masterordner zog. Zu einigen
Kategorien legte sie Suchordner an. Das
tat sie aber nur bei wenigen Ordnern;
nicht jeder Ordner wurde durch einen
Suchordner ersetzt. Bei einigen nicht
kategorisierten E-Mails veränderte sie
den Betreff, damit sie später mit der
Suchfunktion nach dem Betreff filtern
konnte. Mit der Umstellung auf die EinOrdner-Methode schrumpfte der Ordnerbaum auf einen Ablageordner und
drei flexible Suchordner.
Die Umstellung bedeutet etwas Zeitaufwand, doch der lohnt sich. So stellen
Sie Schritt für Schritt auf die Ein-Ordner-Methode um: Legen Sie einen Ablageordner an. Erstellen Sie zunächst einen
neuen Ordner für Ihre gesamte Ablage.
Sie können ihn zum Beispiel Große Ablage oder Masterablage oder einfach nur
Ablage nennen. Am besten legen Sie ihn
gleich in Ihre Favoritenleiste, um schnell
darauf zugreifen zu können.
Arbeiten Sie mit Kategorien
Kategorien sind das ideale Werkzeug,
um personen-, themen- oder projektspezifische Daten zu bündeln.
Anhand der Kategorisierung können
Suchordner nach E-Mails filtern. Normalerweise legen Sie eine E-Mail in
nur einem Ordner ab, obwohl sie thematisch in mehrere Ordner passen
würde. Wenn Sie mit Kategorien
arbeiten, können Sie einer E-Mail
mehrere Kategorien zuordnen und sie
dadurch in verschiedenen Suchordnern anzeigen lassen.
Bei der Umstellung auf die Ein-Ordner-Methode können Sie für die E-Mails
eines jeden Ordners selbstverständlich
eine separate Kategorie vergeben, bevor
Sie diese in den Masterordner schieben.
Oder Sie kategorisieren im Nachhinein
05.2015 | working@office
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mithilfe der Suchmaschine. Sinnvoll ist
es allerdings, nur die E-Mails zu kategorisieren, mit denen Sie aktuell arbeiten.
Sehen Sie Ihre jetzigen Ordner durch
und überlegen Sie, wann eine thematische Zusammenfassung Sinn macht.
Legen Sie Kategorien an. Gehen Sie
in Gedanken jeden Ordner durch: Mit
welchen Ordnern arbeiten Sie noch und
wo benötigen Sie weiterhin eine Zusammenfassung in einem Ordner? Sind Sie
großzügig bei Ihrer Auswahl. Legen Sie
wirklich nur Kategorien für die E-Mails
an, auf deren Ordner Sie tatsächlich oft
zugreifen und nicht nur dort ablegen.
Notieren Sie schriftlich, welche Kategorien Sie anlegen möchten.
Kategorisieren können Sie überall
dort, wo Sie das vierfarbige Quadrat
sehen, zum Beispiel in der Menüleiste,
durch einen Rechtsklick auf eine E-Mail
im Untermenü usw. Mit einem Klick auf
Alle Kategorien … öffnen sich die Farbkategorien. Legen Sie hier die benötigten
Kategorien an.
Wenn Sie Kategorien angelegt haben,
ordnen Sie ihnen die jeweiligen E-Mails
zu und lösen Sie Ihre vorhandene Orderstruktur auf. Das gelingt am besten so:
__ Öffnen Sie den ersten Ordner, den
Sie auflösen wollen.
__ Markieren Sie den gesamten Inhalt
mit Strg+A (Alles markieren)
__ Nun ziehen Sie entweder alle
E-Mails per Drag & Drop auf den
Masterablageordner und vertrauen
der hervorragenden Suchfunktion
oder Sie vergeben vorher noch eine
Kategorie. Um eine E-Mail zu kategorisieren, machen Sie einen Rechtsklick in die E-Mail und wählen im
Untermenü Kategorisieren aus. Kürzer ist der Weg, wenn Sie den
Rechtsklick auf das kleine Quadrat
hinter dem Betreff einer markierten
E-Mail setzen. Damit umgehen Sie
den Weg über das Untermenü und
gelangen direkt zur Kategorienauswahl.
__ Löschen Sie den leeren Ordner und
lösen Sie alle anderen Ordner ebenfalls nach dieser Methode auf.
www.workingoffice.de
Schnell gefunden
In Suchordnern finden Sie alle E-Mails,
denen Sie vorher bestimmte Kriterien
zugeordnet haben. Die Ordner befinden
sich rechts unterhalb des Posteingangs.
Sie selbst enthalten keine Nachrichten,
sondern zeigen lediglich die Verknüpfungen zu den Original-E-Mails, die in
dem Masterablage-Ordner abgelegt
sind. Wenn Sie E-Mails über die Suchfunktion suchen, wird das Ergebnis nur
kurz angezeigt. In den Suchordnern
bleibt das Suchergebnis bestehen.
Legen Sie am besten nicht für jede
Kategorie einen neuen Suchordner an,
sondern nur für die, mit denen Sie häufig arbeiten. Kategorisierte E-Mails im
Masterablageordner können Sie jederzeit nachträglich in einem Suchordner
zusammenfassen oder über die Suchfunktion filtern. So legen Sie Suchordner zu Ihren Kategorien an:
__ Gehen Sie in den Navigationsbereich E-Mail.
__ Klicken Sie mit einem Rechtsklick
auf Suchordner, dann auf Kategorisierte E-Mail, dann auf Auswählen.
__ Klicken Sie die entsprechende Kategorie an, dann OK.
Statt Ordner für Ordner nach einer
bestimmten E-Mail zu durchsuchen,
können Sie es sich einfacher machen:
__ Gehen Sie in den Navigationsbereich E-Mail.
__ Klicken Sie entweder in das weiße
Suchfenster oberhalb Ihrer E-Mails
oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+E, um direkt in das
Suchfenster zu wechseln.
__ Mit einem Klick in das Suchfenster
wird automatisch die bis dahin nicht
eingeblendete Registerkarte Suchen
angezeigt.
__ Geben Sie einen Suchbegriff ein, klicken Sie Enter. Der aktuelle Ordner
wird durchsucht.
__ Mit einem Klick auf den MenüBereich Alle Outlook-Elemente werden Ihnen alle E-Mails, Aufgaben,
Kontakte, Termine etc. aus allen
Ordnern aufgelistet, die den Suchbegriff enthalten. Am Symbol vor
dem jeweiligen Element erkennen
Sie den Elementtyp.
__ Mit einem Klick auf Alle E-Mail-Elemente werden Ihnen nur die Ergebnisse aus den E-Mails angezeigt.
__ Erhalten Sie zu viele Ergebnisse,
können Sie über Verfeinern die
Suche mit weiteren Suchkriterien
eingrenzen.
Tipp: Finden Sie die gewünschte E-Mail
nicht, suchen Sie doch einmal in Ihren
Gelöschten Elementen. Diesen Ordner
spart Outlook bei der Suche mit Alle
Outlook-Elemente aus.
Kategorien nachträglich vergeben
Sie können E-Mails, die in Ihrer Masterablage liegen, jederzeit auch noch
nachträglich eine Kategorie zuordnen.
Gehen Sie über die Registerkarte Suchen
und filtern Sie nach Ihren Kriterien,
zum Beispiel nach der E-Mail-Adresse
oder nach Wörtern im Betreff. Ist das
Suchergebnis zufriedenstellend, markieren Sie mit der Tastenkombination
Strg+A (Alles markieren) alle angezeigten E-Mails und vergeben über einen
Rechtsklick die gewünschte Kategorie.n
Karina Treutlein, Trainerin und Buchautorin
Zum Weiterlesen
99 Praxistipps & Tricks mit Microsoft Office Outlook 2010
für Ihr erfolgreiches Zeitmanagement, von Karina Treutlein,
2014, Treutlein Seminare, 105 Seiten, 39,95 Euro.
und
99 Praxistipps & Tricks mit Microsoft® Outlook® 2013
für Ihr erfolgreiches Zeitmanagement, von Karina Treutlein
2015, Treutlein Seminare, 122 Seiten, 39,95 Euro.
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